BAB I PENDAHULUAN - Peranan Tata Ruang Kantor Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Ditinjau secara fisik, kantor adalah suatu ruangan atau bagian dari suatu

  bangunan tempat melaksanakan segenap pekerjaan kantor. Kantor juga merupakan satuan organisasi yang berfungsi sebagai pusat pembagian pekerjaan, penyusunan suatu hubungan pekerjaan sehari-hari yang terdiri dari staf dan pegawai, biasanya dalam rangka membantu pekerjaan pimpinan. Pada setiap kantor tertentu terdapat setiap pimpinan yang memegang wewenang dalam pekerjaan kantor. Pimpinan ini melakukan koordinasi dan komunikasi sehingga semua petugas dalam kantor tersebut dapat mencapai tujuan yang ditentukan.

  Agar proses arus kerja para Pegawai dapat berjalan dengan lancar dan baik diperlukan pula penataan ruang kantor yang baik. Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor- faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

  Oleh karena pentingnya peranan tata ruang kantor maka manajemen perlu memahami dengan pasti segala persoalan yang berhubungan dengan peranan tata ruang tersebut. Dan sudah menjadi kebiasaan manusia bila memperhatikan sesuatu terutama dilihat dari fisiknya. Kebiasaan ini juga berlaku bila kita memperhatikan suatu kantor maka secara tidak langsung kantor tersebut dituntut menciptakan suasa yang baik, teratur, sehingga orang yang melihat mendapat kenyamanan, keefektifitasan, dan keefisienan dalam bekerja.

  Dalam suatu kantor terdapat berbagai sumber daya, dimana sumber daya manusia merupakan faktor utama dari keberadaan suatu kantor dituntut dapat menciptakan kondisi fisik kantor yang baik. Seorang karyawan tidak mungkin dapat bekerja dengan baik jika tidak tersedia tempat kerja yang cukup, tempat untuk menempatkan perkakas, bahan-bahan dan bebas bergerak tanpa mengganggu teman-teman sekerjanya. Dengan adanya mesin atau tumpukan- tumpukan bahan keadaan tertentu kepadatan tempat bekerja dapat berakibat buruk bagi kesehatan pegawai dan bagi produktifitasnya.

  Peranan penataan/tata ruang kantor sangat penting demi terciptanya efektifitas dan efisiensi kerja karyawan di suatu perusahaan. Penataan ruang kantor yang baik akan mendukung peningkatan mutu kegiatan perkantoran sesuai sasaran dan tujuan utama kantor. Tata ruang kantor dibutuhkan oleh semua bentuk organisasi, baik perusahaan, instansi pemerintahan maupun badan usaha lainnya. Oleh karena itu, semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan tekhnologi, menuntut perusahaan untuk terus menerapkan penataan ruang yang sesuai dengan prosedur kerja pada kantor tersebut.

  Tidak semua kantor menganggap pengaturan tata ruang itu penting, bahkan sering kali keadaan seperti ini kita lihat di suatu perusahaan atau kantor dimana mereka menganggap kantor hanyalah tempat sementara pada waktu bekerja, sehingga syarat-syarat tata ruang kantor yang baik tidak menjadi perhatian. Hal seperti ini dapat mengakibatkan rangkaian aktivitas kantor berjalan kurang lancar, karena pengawasan terhadap pekerjaan tidak dapat dilaksanakan dengan mudah.

  Di Indonesia, tata ruang perkantoran masih kurang mendapat perhatian dalam instansi-instansi Pemerintah dan Perusahaan-perusahaan Swasta. Misalnya sering sekali kita lihat banyak suatu instansi atau pejabat yang melayani publik ditaruh di belakang, sehingga orang-orang harus bertanya dengan mondar-mandir sebelum dapat menjumpainya. Tentu saja ini dapat menghabiskan waktu dan tenaga serta mengganggu para Pegawai lain yang setiap kali harus memberi petunjuk itu. Apabila tata ruang kantor itu disusun berdasarkan suatu tehnik yang tepat, maka para Pegawai tidak perlu mondar-mandir dan melayani publik yang bertanya pun akan lebih mudah.

  Adapun ukuran pengukuran tata ruang kantor yang baik adalah: 1)

  Suatu tata ruang kantor yang baik adalah suatu pengaturan tempat kerja yang dapat mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lancar dan efisien.

  2) Dari sudut pegawai, suatu kantor yang baik adalah ruang kerja yang dapat menambah kesenangan dan semangat kerjanya dan tata ruang kerja yang tidak direncanakan dengan baik akan mengakibatkan pengaruh yang tidak baik dalam pencapaian tujuan dari organisasi tersebut.

  3) Dengan adanya pengaturan tata ruang yang baik, akan memudahkan pengawasan dan penghematan dari segi waktu, tenaga, biaya dikarenakan komunikasi lebih sempurna dan aliran pekerjaan yang lebih lancar.

  Dalam melakukan tugas kantor seperti yang sudah didefinisikan di atas, sangat diperlukan konsentrasi penuh dalam menata ruang kantor karena yang melaksanakan pekerjaan tersebut adalah seorang Karyawan, semangat kerja Karyawan dipengaruhi oleh lingkungan kerja. Oleh sebab itu perencanaan ruang kantor merupakan hal yang efisien menimbulkan kepuasan kerja bagi para Pegawai, dalam melaksanakan pekerjaan kantor, menyusun tempat kerja, meletakkan perlengkapan kantor pada tempatnya, menyusun ruang kantor yang jauh dari pemborosan tenaga, waktu maupun hal-hal yang merugikan Perusahaan tanpa mengurangi tujuan yang hendak dicapai Perusahaan atau Universitas.

  Demikian halnya dengan kantor di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU. Sebagai salah satu kantor di Departemen Fakultas Ekonomi USU yang tugasnya menyimpan arsip nilai, memasukkan nilai ke dalam kartu evaluasi nilai, menghitung Indeks Prestasi mahasiswa per semester ke dalam kartu evaluasi, mengoreksi transkip nilai mahasiswa. Dimana penataan ruang yang baik dibutuhkan pada Departemen Manajemen untuk mendukung kelancaran tugas para pegawai Departemen Manajemen yang juga berarti membantu dosen dan mahasiswa untuk memperlancar proses belajar mengajar.

  Untuk memperlancar kegiatan tersebut, pemakaian ruangan secara efisien sangatlah penting agar pengawasan kerja mudah dilaksanakan serta terciptanya suasana yang menyenangkan. Penataan ruang kantor secara efisien sangat berpengaruh besar terhadap kinerja kerja para Pegawai. “Performance atau kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau kelompok orang dalam suatu organisasi, sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam rangka upaya mencapai tujuan organisasi bersangkutan secara legal dan tidak melanggar hukum serta sesuai dengan moral maupun etika”.

  A. Perumusan Masalah Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka perlu diteliti

sejauh sejauh mana Tata Ruang Kantor pada Bagian Departemen Manajemen

  

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mendukung efektivitas kerja

pagawai guna mencapai keefektifan kerja yang sesuai dengan apa yang menjadi

tujuan organisasi.

  B. Tujuan Penelitian Adapun tujuan tujuan Penulis melakukan penelitian ini adalah untuk

mengetahui bagaimana peranan tata ruang kantor pada bagian Departemen

  

Manajemen dalam hal mendukung efektifitas kerja para pegawai pada Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

  C. Manfaat Penelitian

  Manfaat yang diperoleh dari Penelitian ini adalah : 1)

  Dapat dijadikan sebagai bahan masukan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU bahwa tata ruang kantor dan penyusunan alat-alat kantor dapat meningkatkan kelancaran kerja karyawan dan mendukung pencapaian tujuan Perusahaan. 2)

  Sebagai bahan tambahan pengetahuan bagi Penulis, tentang tata ruang kantor yang baik serta menerapkan pengetahuan yang diperoleh dari perkuliahan.

  3) Untuk memberikan manfaat dan berguna untuk penelitian selanjutnya, serta sebagai pertimbangan dan masukan dalam menyempurnakan penelitian-penelitian selanjutnya.

D. Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penulisan

  1) Jadwal Kegiatan

  Dalam penulisan Tugas Akhir ini, Penulis membuat jadwal kegiatan yang diperlukan untuk bisa memanage waktu dengan baik. Supaya penulisan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan dengan tepat waktu. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan Penulis Tugas Akhir dapat dilihat pada tabel 1.1.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan No. Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III

  1 Persiapan

  2 Pengumpulan Data

  3 Penulisan Laporan

  Penulis melakukan penelitian (survey) di lingkungan kantor Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M Hanafiah Kampus USU Medan. Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 27 Februari 2012, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan. Setelah melakukan penelitian, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya, Penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.

  2) Sistematika Penulisan

  Penulis akan memberikan gambaran rencana isi dari penulisan Tugas Akhir

yang dapat membuat lebih terarah penulis membagi luas pembahasan tugas akhir ini

dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang

dianggap penting dan relevan dengan judul tugas akhir yang dimaksud, dengan tujuan

agar penulisan tugas akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya

adalah sebagai berikut :

  BAB I : PENDAHULUAN Di dalam Bab ini, Penulis akan menguraikan tentang latar belakang,

  permasalahan, tujuan penelitian dan rencana yang terjadi dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.

  BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI Dalam bab ini penulis akan menguraikan tentang sejarah singkat instansi,

  struktur organisasi dan personalia, uraian tugas (Job Description), kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

  BAB III : PEMBAHASAN Penulis akan memberikan gambaran rencana isi yang membuat lebih

terarahnya penulisan Tugas Akhir ini penulis membagi luas pembahasan tugas akhir

ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal

  

yang dianggap penting dan relevan dengan judul tugas akhir yang dimaksud, dengan

tujuan agar penulisan tugas akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun

uraiannya adalah sebagai berikut : Dalam bab ini Penulis akan menjelaskan mengenai

Pengertian tata ruang kantor, Tujuan Tata Ruang Kantor, Peranan Tata Ruang Kantor,

Pengertian Efektivitas Kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian

  dalam

  terdahulu dan memberikan saran-saran tentang Peranan Tata Ruang Kantor

  

hal mendukung efektifitas kerja para pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara

  yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa mendatang.