Peranan Tata Ruang Kantor Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

`

TUGAS AKHIR

PERANAN TATA RUANG KANTOR DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI PADA DEPARTEMEN

MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh:

DODO SUDIONO NADEAK 092103076

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Salam sejahtera

Segala puji syukur penulis panjatkan hanya bagi Tuhan Yang Maha Kuasa, pemelihara seluruh alam raya, yang atas limpahan Rahmat, penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Puji Tuhan penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul “Peranan Tata Ruang kantor Dalam Meningkatkan Efektivitas kerja Pegawai Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara’’, yang merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Studi Kesekretariatan Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapatkan bimbingan serta dorongan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Oleh sebab itu, dengan segala kerendahan hati penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M. &H, M.Sc. (C.T.M), Sp.A.(K), Selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara.

3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak, selaku Pembantu Dekan I Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

4. Bapak Ami Dilham, SE, M.Si selaku Pembantu Dekan III Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

5. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dan Selaku Dosen Pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu, pikiran, dan tenaga untuk membimbing penulis dalam menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini.

6. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

8. Secara khusus dan teristimewa penulis berikan kepada Ayahanda O. Nadeak dan Ibunda tercinta T. Sinaga yang selalu memberikan dukungan moril maupun material bagi penulis untuk meraih cita-cita.

9. Untuk saudara dan teman-temanku Lundu, dwi dan spesial buat Nia yang selalu mendukung dan mensupport penulis agar tetap semangat. Terima kasih ya semuanya.

Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan Tugas Akhir ini, mengingat keterbatasan yang dimiliki penulis. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan di masa yang akan datang.

Akhir salam penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga Tugas Akhir ini selesai, dan Doa nya, agar kebaikan dan bantuan yang di berikan kepada penulis dapat di balas oleh Tuhan. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca khusus nya Penulis.

Medan, Februari 2014 Penulis

(Dodo S Nadeak)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 6

C. Tujuan Penelitian ... 6

D. Manfaat Penelitian ... 6

E. Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penulisan... 7

1. Jadwal Kegiatan... 7

2. Sistematika Penulisan... 7

BAB II PROFIL INSTANSI/PERUSAHAAN A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.. 10

1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... .. 11

2. Misi Fakultas Ekonomi universitas Sumatera Utara ... .. 11

3. Tujuan Fakultas Ekonomi universitas Sumatera utara ... .. 12

B. Kegiatan Organisasi ... .. 12

C. Struktur Organisasi ... .. 13

D.Uraian Tugas/ Job Description ... .. 17

E. Kegiatan Usaha... ... .. 19

F Kinerja Usaha Terkini ... ... .. 20

G. Rencana Kegiatan ... .. 21

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Tata Ruang Kantor ... .. 22

B. Tujuan Tata Ruang Kantor ... .. 27

C. Peranan Tata Ruang Kantor ... .. 30

D. Pengertian Efektivitas Kerja ... .. 31

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... .. 36

B. Saran ... .. 37

DAFTAR PUSTAKA ... .. 38

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Ditinjau secara fisik, kantor adalah suatu ruangan atau bagian dari suatu bangunan tempat melaksanakan segenap pekerjaan kantor. Kantor juga merupakan satuan organisasi yang berfungsi sebagai pusat pembagian pekerjaan, penyusunan suatu hubungan pekerjaan sehari-hari yang terdiri dari staf dan pegawai, biasanya dalam rangka membantu pekerjaan pimpinan. Pada setiap kantor tertentu terdapat setiap pimpinan yang memegang wewenang dalam pekerjaan kantor. Pimpinan ini melakukan koordinasi dan komunikasi sehingga semua petugas dalam kantor tersebut dapat mencapai tujuan yang ditentukan.

Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran. Agar proses arus kerja para Pegawai dapat berjalan dengan lancar dan baik diperlukan pula penataan ruang kantor yang baik.

Manajemen merupakan salah satu Departemen yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dimana penataan ruang yang baik dibutuhkan pada departemen manajemen untuk mendukung kelancaran tugas para pegawai Departemen Manajemen yang juga berarti membantu dosen dan mahasiswa untuk memperlancar proses belajar mengajar.

Tata ruang kantor Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dibuat dengan konsep tata ruang berkamar dan terbuka atau dengan kata lain dengan konsep tata ruang gabungan. Untuk ruangan Ketua

Departemen dan Sekretaris departemen dibuat ruangan berkamar dan untuk ruangan-ruangan pegawainya dibuat terbuka. Sedangkan ruangan dosen pada saat ini sedang direnovasi yang rencananya akan dibuat terbuka. Dengan menggunakan konsep tata ruang kantor ini lebih fleksibel dalam menyusun ruang kantornya sehingga mahasiswa dapat lebih mudah dalam pengurusan akademik dan administratif, seperti pengurusan seminar, transkip nilai, Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS) bisa langsung berhubungan dengan pegawai-pegawainya.

Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara prinsip tata ruang kantor belum dilakukan sepenuhnya. Dan perlu adanya penambahan ruangan yang cukup, selama ini terlihat bentuk perkakas dan peralatan kantor diletakkan dekat sekali dengan pegawainya, maka orang yang berjalan akan menyentuh bangku pegawainya. Pegawai juga tidak dapat bekerja dengan baik dan leluasa bergerak dalam ruangan. Perkakas dan peralatannya juga kurang memadai. Seperti lemari untuk menyimpan arsip, sampul arsip (folder), sekat (guide), map dan filling cabinet masih kurang sehingga tidak jarang ditemukan arsip yang bertumpuk-tumpuk dimeja pegawainya. Hal ini menyebabkan arsip yang disimpan akan susah dicari dan menyebabkan kehilangan arsip.

Tetapi Departemen Manajemen sudah menyusun meja-meja pegawainya sedemikian rupa sehingga tidak ada yang terpaksa menghadap cahaya yang tidak disuka dan kesatuan perlengkapan yang bercampur sudah dipisahkan, sehingga tercapai efisiensi kerja para pegawainya.

Oleh karena pentingnya peranan tata ruang kantor maka Departemen Manajemen perlu memahami dengan pasti segala persoalan yang berhubungan dengan peranan tata ruang tersebut. Sudah menjadi kebiasaan manusia bila memperhatikan sesuatu terutama dilihat dari fisiknya. Kebiasaan ini juga berlaku bila kita memperhatikan suatu kantor maka secara tidak langsung kantor tersebut dituntut menciptakan suasana yang baik, teratur, sehingga orang yang melihat mendapat kenyamanan, efektif, dan efisien dalam bekerja.

Dalam suatu kantor terdapat berbagai sumber daya, dimana sumber daya manusia merupakan faktor utama dari keberadaan suatu kantor dituntut dapat menciptakan kondisi fisik kantor yang baik. Seorang karyawan tidak mungkin dapat bekerja dengan baik jika tidak tersedia tempat kerja yang cukup, tempat untuk menempatkan perkakas, bahan-bahan dan bebas bergerak tanpa mengganggu teman-teman sekerjanya.

Peranan tata ruang kantor sangat penting demi terciptanya efektifitas dan efisiensi kerja karyawan di suatu perusahaan. Penataan ruang kantor yang baik akan mendukung peningkatan mutu kegiatan perkantoran sesuai sasaran dan tujuan utama kantor. Oleh karena itu, semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan tekhnologi, menuntut perusahaan untuk terus menerapkan penataan ruang yang sesuai dengan prosedur kerja pada kantor tersebut.

Tidak semua kantor menganggap pengaturan tata ruang itu penting, bahkan sering kali keadaan seperti ini kita lihat di suatu perusahaan atau kantor dimana mereka menganggap kantor hanyalah tempat sementara pada waktu bekerja, sehingga syarat-syarat tata ruang kantor yang baik tidak menjadi perhatian. Hal seperti ini dapat mengakibatkan rangkaian aktivitas kantor berjalan

kurang lancar, karena pengawasan terhadap pekerjaan tidak dapat dilaksanakan dengan mudah.

Di Indonesia, tata ruang perkantoran masih kurang mendapat perhatian dalam instansi-instansi Pemerintah. Misalnya sering sekali kita lihat banyak suatu instansi yang melayani publik ditaruh di belakang, sehingga orang-orang harus bertanya dengan mondar-mandir sebelum dapat menjumpainya. Tentu saja ini dapat menghabiskan waktu dan tenaga serta mengganggu para Pegawai lain yang setiap kali harus memberi petunjuk itu. Apabila tata ruang kantor itu disusun berdasarkan suatu tehnik yang tepat, maka para Pegawai tidak perlu mondar-mandir dan melayani publik yang bertanya pun akan lebih mudah.

Adapun ukuran pengukuran tata ruang kantor yang baik adalah:

1) Suatu tata ruang kantor yang baik adalah suatu pengaturan tempat kerja yang dapat mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lancar dan efisien.

2) Dari sudut pegawai, suatu kantor yang baik adalah ruang kerja yang dapat menambah kesenangan dan semangat kerjanya dan tata ruang kerja yang tidak direncanakan dengan baik akan mengakibatkan pengaruh yang tidak baik dalam pencapaian tujuan dari organisasi tersebut.

3) Dengan adanya pengaturan tata ruang yang baik, akan memudahkan pengawasan dan penghematan dari segi waktu, tenaga, biaya dikarenakan komunikasi lebih sempurna dan aliran pekerjaan yang lebih lancar.

Dalam melakukan tugas kantor seperti yang sudah didefinisikan di atas, sangat diperlukan konsentrasi penuh dalam menata ruang kantor karena yang melaksanakan pekerjaan tersebut adalah seorang karyawan, semangat kerja Karyawan dipengaruhi oleh lingkungan kerja. Oleh sebab itu perencanaan ruang

kantor merupakan hal yang efisien menimbulkan kepuasan kerja bagi para Pegawai, dalam melaksanakan pekerjaan kantor, menyusun tempat kerja, meletakkan perlengkapan kantor pada tempatnya, menyusun ruang kantor yang jauh dari pemborosan tenaga, waktu maupun hal-hal yang merugikan Perusahaan tanpa mengurangi tujuan yang hendak dicapai Perusahaan atau Universitas.

Demikian halnya di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sebagai salah satu kantor di Departemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang tugasnya menyimpan arsip nilai, memasukkan nilai ke dalam kartu evaluasi nilai, menghitung Indeks Prestasi Mahasiswa per semester ke dalam kartu evaluasi, mengoreksi transkip nilai Mahasiswa. Dimana penataan ruang yang sangat baik dibutuhkan pada Departemen Manajemen untuk mendukung kelancaran tugas para pegawai Departemen Manajemen yang juga berarti membantu Dosen dan Mahasiswa untuk memperlancar proses belajar mengajar.

Untuk memperlancar kegiatan tersebut, pemakaian ruangan secara efisien sangatlah penting agar pengawasan kerja mudah dilaksanakan serta terciptanya suasana yang menyenangkan. Penataan ruang kantor secara efisien sangat berpengaruh besar terhadap kinerja kerja para Pegawai. “Performance atau kinerja. Kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau kelompok orang dalam suatu organisasi, sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam rangka upaya mencapai tujuan organisasi bersangkutan secara legal dan tidak melanggar hukum serta sesuai dengan moral maupun etika”.

A. Perumusan Masalah

Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka perlu diobservasi sejauh mana Tata Ruang Kantor pada Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mendukung efektivitas kerja pagawai yang sesuai dengan apa yang menjadi tujuan organisasi.

B. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan tujuan Penulis melakukan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana peranan tata ruang kantor pada bagian Departemen Manajemen dalam hal mendukung efektifitas kerja para pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

C. Manfaat Penelitian

Manfaat yang diperoleh dari Penelitian ini adalah :

1) Dapat dijadikan sebagai bahan masukan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bahwa tata ruang kantor dan penyusunan alat-alat kantor dapat meningkatkan kelancaran kerja karyawan dan mendukung pencapaian tujuan Perusahaan.

2) Sebagai bahan tambahan pengetahuan bagi Penulis, tentang tata ruang kantor yang baik serta menerapkan pengetahuan yang diperoleh dari perkuliahan.

3) Untuk memberikan manfaat dan berguna untuk penelitian selanjutnya, serta sebagai pertimbangan dan masukan dalam menyempurnakan penelitian-penelitian selanjutnya.

D. Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penulisan 1) Jadwal Kegiatan

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, Penulis membuat jadwal kegiatan yang diperlukan untuk bisa memanage waktu dengan baik. Supaya penulisan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan dengan tepat waktu. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan Penulis Tugas Akhir dapat dilihat pada tabel 1.1.

TABEL 1.1

Jadwal Kegiatan Oktober 2013 sampai November 2013

No. Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III 1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan Sumber : Penulis (2014)

Penulis melakukan survei di lingkungan kantor Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. M.T Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara Medan. Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 09 Oktober 2013, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan. Setelah melakukan penelitian, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya, Penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.

2) Sistematika Penulisan

Penulis akan memberikan gambaran rencana isi dari penulisan Tugas Akhir yang dapat membuat lebih terarah penulis membagi luas pembahasan tugas akhir ini dalam

empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul tugas akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan tugas akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Di dalam bab ini, penulis akan menguraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian dan rencana yang terjadi dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI

Dalam bab ini penulis akan menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, uraian tugas (Job Description), kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III : PEMBAHASAN

Penulis akan memberikan gambaran rencana isi yang membuat lebih terarahnya penulisan Tugas Akhir ini penulis membagi luas pembahasan tugas akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul tugas akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan tugas akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut : Dalam bab ini Penulis akan menjelaskan mengenai Pengertian tata ruang kantor, Tujuan Tata Ruang Kantor, Peranan Tata Ruang Kantor, Pengertian Efektivitas Kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran tentang Peranan Tata Ruang Kantor dalam hal mendukung efektifitas kerja para pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa mendatang.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi

No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : Departemen Ekonomi

Pembangunan, Departemen Manajemen dan Departemen Akuntansi. Program Diploma-III terdiri dari : Program Studi Kesekretariatan, Program Studi Keuangan, dan Program Studi Akuntansi. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

B. Kegiatan Organisasi

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan ini ditetapkan demi tercapainya tujuan umum yaitu untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Menurut Gie ( 2001 : 114 ) suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi

melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut :

Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

(2013)

Gambar 2.1

Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013)

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec, Acc, Ak

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak Pembantu Dekan II : Drs. H Arifin Lubis,M.M,Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si PROGRAM S-1

Plt. DEKAN

Prof. Dr. Azhar maksum, M. Ec, Ak NIP. 19560407 198002 1 001

PUDEK III Ami Dilham, SE, M,Si NIP. 19670607 199303 1 002 PUDEK II

Drs. Arifin Lubis, MM,Ak NIP. 19560101 198203 1 005 PUDEK I

Fahmi N Nst, SE, M.Acc,Ak NIP. 19750408 20212 1 002

Kepala Bagian Tata Usaha Ridwan Saleh, SH, CN NIP. 19600924198102 1 001

Kepala Sub Bagian Kepegawaian Maslan, SE, M.Si NIP. 19630428 198802

1 001

Kepala Sub Bagian Akademik Dra. Cut Nilawati

NIP. Kepala Sub Bagian

Umum & Keuangan Ahmad Faizul, SE, MSi NIP. 19661220 198703

1 003

Kepala Sub Bagian Perlengkapan

Sodali, SE NIP.

Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan

Zailina, S. Sos NIP. 19620206 198802 2 001 Pembuat Daftar Gaji

Santoso NIP. 19620729 198703

1 002

Pembukuan Mulyadi. YS, Amd NIP. 19740313 200910

1 001

Administrasi Kasnawati, SE NIP. 19681209 199103

DEPARTEMEN

Ketua Departemen

Sekretaris Departemen

Ketua Program Studi : Irsyad Lubis, M. Soc, Ph. D Sekretaris Program Studi : Paidi Hidayat SE, M. Si

Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Sekretaris Departemen

Ketua Program Studi : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M. Si Sekretaris Program Studi : Dra. Friska Sipayung, M. Si

Ketua Departemen

Sekretaris Departemen

Ketua Program Studi : Drs. Firman Syarif, M. Si, Ak Sekretaris Program Studi : Dra. Mutia Ismail, M. Si, Ak

PROGRAM DIPLOMA III Keuangan

Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si

Sekretaris

Akuntansi

Ketua

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM Sekretaris : Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si

D. Uraian Tugas /Job Description

Berikut ini Job Description pada setiap unit bagian Departemen Manajemen di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1) Ketua Departemen Manajemen

Tugas dari Ketua Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu :

a. Mengelola aktivitas penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian di Program Studi.

b. Mengalokasikan tugas mengajar, meneliti dan pengabdian dosen. c. Mengawasi pelaksanaan kegiatan belajar mengajar.

d. Mengawasi pengalokasian pembimbing skripsi.

e. Melaksanakan pelaksanaan KRS dan KHS Mahasiswa. f. Memimpin rapat dosen program studi.

g. Memimpin jalannya seminar proposal, ujian skripsi dan seminar magang. 2) Sekretaris Departemen Manajemen

Tugas dari Sekretaris Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

a. Membantu ketua program studi mengelola aktivitas penyelenggaraan pendidikan dan pengabdian di program studi.

b. Menyusun alokasi tugas mengajar, meneliti dan pengabdian dosen. c. Mengesahkan dan mengalokasikan judul skripsi dan dosen pembimbing. d. Membuat notulen rapat dosen program studi.

e. Memimpin jalannya seminar propsal, ujian skripsi dan seminar magang, apabila ketua program studi berhalangan hadir.

3) Pegawai Administrasi.

Tugas dari Pegawai Administrasi Departemen Manajemen adalah sebagai berikut :

a. Menyimpan arsip nilai.

b. Memasukkan nilai kedalam kartu evaluasi nilai.

c. Menghitung Indeks Prestasi mahasiswa persemester kedalam kartu evaluasi.

d. Mengoreksi transkip nilai mahasiswa.

e. Menyimpan dan menyusun dokumen, surat yang berhubungan dengan program Akademik Departemen Manajemen.

f. Memasukkan judul skripsi ke dalam database skripsi manajemen. g. Mengawasi ujian Tengah Semester (setiap 6 bulan sekali).

h. Membuat laporan evaluasi diri (LED) Departemen Manajemen setiap semester.

i. Mengawasi Ujian Akhir Semester (setiap 6 bulan sekali)

j. Membuat surat keluar Departemen Manajemen setiap semester. k. Memasukkan judul skripsi ke dalam buku daftar judul.

l. Menempelkan nomor urut di skripsi.

m.Memberi stempel pada skripsi yang telah di tanda tangani oleh ketua Departemen.

o. Mengarsip data alumni, seminar, dosen-dosen yang honor di manajemen. p. Membagikan KRS dan KHS kepada mahasiswa.

q. Membuat form pengesahan seminar proposal.

r. Menyiapkan ruang seminar dan menyediakan perlengkapan infocus.

s. Menerima/memeriksa berkas mahasiswa yang berhak mengikuti ujian meja hijau (Comprehenship) Departemen Manajemen.

t. Menyiapkan berkas ujian meja hijau (Comprehenship).

D. Kegiatan Usaha

Departemen Manajemen adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat. Departemen manajemen berada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap Perguruan Tinggi menginginkan kinerja usaha yang berdaya guna, tetapi harus dijalankan sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai oleh Perguruan Tinggi, tetapi masih butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Departemen Manajemen terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Departemen Manajemen dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa mengenai ilmu-ilmu manajemen, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya dibidang manajemen yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat dan lain sebagainya. Departemen Manajemen juga terus melakukan pembinaan terhadap dosen, pegawainya dan mahasiswa agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang memiliki kualitas yang baik.

F. Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi

Untuk mencapai program kerja Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut :

1. Meningkatkan kegiatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan.

2. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada pada rumpun ilmunya.

3. Bagi dosen yang mengajar di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus melaksanakan pengabdian masyarakat dan penelitian.

4. Meningkatkan kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umum tentang ilmu-ilmu manajemen.

5. Menyiapkan laporan barang, laporan evaluasi diri per semester, laboratorium dosen untuk meningkatkan nilai akreditas manajemen yang baik.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Tata Ruang Kantor

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa Inggris yaitu “office layout”.

Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak (George, 1988:200). Tata ruang kantor dalam suatu pekerjaan sangat mempengaruhi sikap, produktivitas, dan interaksi karyawan terhadap sesama rekan kerja. Penataan ruang kantor dalam suatu instansi sebaiknya disesuaikan dengan perkembangan zaman dan teknologi yang ada. Seperti lemari dan meja kerja yang di rancang sesuai dengan perkembangan zaman dan juga kenyamanan penggunanya. Begitu juga hal nya dengan interior ruangan kantor dan juga alat-alat kantor yang digunakan. Rancangan ruang kantor saat ini mengarah ke sistem kantor terbuka yang mempermudah komunikasi dan terjalinnya kerjasama yang harmonis.

Lingkungan kantor sedikit banyaknya akan mempengaruhi fisik maupun psikologi Pegawai ketika melakukan pekerjaannya. Dalam melaksanakan tata usaha, suatu pekerjaan kantor adalah faktor penting yang turut menentukan kelancaran pekerjaan. tata ruang kantor ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor sebaik-baiknya.

Pada dasarnya Tata Ruang Kantor berhubungan langsung dengan manajemen perkantoran. Penggunaan ruang kantor merupakan hal penting dari perencanaan manajemen perkantoran, untuk mendukung setiap segi proses

pekerjaan yang produktif. Ruangan kantor yang dilengkapi dengan alat-alat perkantoran ini bertujuan untuk mendukung semua pekerjaan kantor, dengan meletakkan perlengkapan alat-alat kantor pada tempatnya serta pengaturan ruangan secara efisien akan membuat para Pegawai merasa nyaman. Yang dimaksud dengan efisien disini adalah suatu susunan ruangan kantor yang jauh dari pemborosan tenaga dan waktu maupun hal lain yang dapat merugikan, yaitu tanpa ada pengurangan akan tujuan yang sebelumnya hendak dicapai oleh Perusahaan. Ruangan yang tidak sehat dan tidak menyenangkan akan menghasilkan pekerjaan yang kurang baik. (Gie, 2007:207).

Di semua kota pencarian lebih banyak ruang kantor untuk tempat bagi suatu pabrik atau kantor yang sedang berkembang terus berlanjut. Biaya yang tinggi untuk ruang kantor tersebut, peningkatan biaya kebersihan dan pemeliharaan, dan usaha untuk menyelesaikan masalah produksi dan status pekerja melalui lingkungan kerja yang lebih baik adalah faktor-faktor yang menimbulkan motivasi untuk memberikan perhatian yang lebih besar bagi pengaturan ruang kantor.

Ruang yang tersedia untuk melakukan pekerjaan kantor merupakan “geografi” dari kantor tersebut. Sampai sekarang pengertian “tata letak kantor” biasanya digunakan untuk menggolongkan pembahasan mengenai bagaimana menggunakan ruang kantor secara efektif. Konsep yang lebih baru dengan penekanan alokasi ruang untuk pekerjaan kantor telah mengarah pada penggunaan pengertian “manajemen ruang” untuk menggantikan “tata letak kantor”. Untuk memahami konsep terbaru mengenai manajemen ruang, perlu diingat bahwa fungsi kantor adalah untuk mengolah informasi. Dalam kantor, informasi mengalir

dalam suatu alur bagaimana aliran bahan mentah dalam sebuah pabrik. Masing-masing memiliki rute atau jalur pengangkutan, waktu perjalanan masing-masing harus diminimumkan, dan masing-masing-masing-masing harus memiliki keinginan yang kuat untuk menjaga jumlah tempat kerja untuk memuat atau mengeluarkan informasi (atau bahan mentah) pada jumlah minimum tanpa mengorbankan kemudahan mendapatkan jasa atau produk tersebut. Dengan mengabaikan jenis produk (produk pabrik, produk kertas atau hanya komunikasi lisan), bagaimana ruang direncanakan dan digunakan mempengaruhi efisiensi dan produktivitas pekerja (Steward dan Stewart, 1983:53).

Semua orang harus mempertimbangkan juga kebenaran konsep kantor masa lalu sebagai pusat pelayanan dari suatu perusahaan. Propst, Presiden dari

Herman Miller Research Corporation dan seorang kritikus fungsi kantor yang bermutu, berpendapat bahwa tujuan kantor masa lalu adalah “untuk menyediakan satu lingkungan yang kondusif bagi individu untuk bekerja”. Kantor tersebut harus tumbuh bersama dan menjadi satu perluasan dari individu dan pekerjaan yang dilakukan individu tersebut.

Kebutuhan untuk mengatur ruang secara cermat merupakan hal penting ketika satu gedung kantor baru sedang direncanakan, satu gedung tua sedang direnovasi, atau tata letak gedung saat ini sedang dianalisa dengan tujuan akan mengurangi jumlah orang, perabotan dan peralatan. Perencanaan sebuah gedung kantor baru atau renovasi sebuah gedung lama membutuhkan satu kajian yang cermat untuk menentukan penggunaan ruang yang paling efisien. Dalam bab ini tujuan dan prinsip-prinsip manajemen ruang didiskusikan dan penerapan tata letak yang baik diuji dan digambarkan.

Untuk lebih memahami arti pentingnya peranan tata ruang kantor, saya menuliskan pengertian tata ruang kantor menurut beberapa ahli yaitu :

1) “Office layout may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available floor space”.

(Tata ruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia).

Gie (2007:186)

2) “Office layout is the determination of the space requirements and of the detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the office work within reasonable costs”.

(Tata ruang kantor merupakan penentuan atau penyusunan tentang mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari ruang kantor untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak).

3) Nuraida dalam bukunya Manajemen Administrasi Perkantoran adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pekerja.

4) Gie dalam bukunya yang berjudul “ Administrasi Perkantoran Modern” menyebutkan bahwa tata ruang perkantoran adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai.

Di dalam UU No. 24/1992 tentang “Peranan Tata Ruang Kantor”, didefinisikan sebagai wujud struktur suatu pemanfaatan ruang yang direncanakan maupun tanpa perencanaan. Adapun penataan ruang meliputi proses perencanaan tata ruang, pemanfaatan ruang dan pengendalian dalam pemanfaatan ruang. Dalam tulisan ini ditelusuri pelbagai teori dan praktek yang berkembang dan memberikan warna spesifik dalam penataan ruang Indonesia. Perlu disadari, proses penataan ruang yang menghasilkan tata ruang negara, propinsi serta kota dan desa dipengaruhi sejarah serta keadaan politik, pemerintahan, ekonomi, sosial dan lingkungan hidup setempat yang tentu berbeda dengan negara, masyarakat dan bangsa lain.

Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :

1. Mencegah penghambatan tenaga da waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.

2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.

4. Mencegah para pegawai di bagian lain tergantung oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu (Gie, 1983:162)

B. Tujuan Tata Ruang Kantor

Manajemen ruang kantor menyangkut penampilan fisik kantor, terutama yang berkaitan dengan desain gedung (misal : lokasi jendela, lift, dan sistem pipa air, pemanas, listrik), kebutuhan organisasi termasuk lokasi bagian-bagian kantor, fasilitas khusus seperti, pelayanan lokasi, instalasi komputer dan kebutuhan eksekutif kantor, tempat pekerjaan dilakukan, sifat dan jumlah pekerja yang saat ini bekerja sebagaimana jumlah yang direncanakan di masa depan, dan peralatan dan perabotan yang dibutuhkan untuk melengkapi pekerjaan yang ditetapkan (Littlefield dan Peterson, 1956:117).

Pada Manajemen ruang kantor memiliki tujuan spesifik (Gie,1983:162): 1. Untuk menyediakan ruang kantor yang cukup dan memaksimumkan

penggunaannya.

2. Untuk meyakinkan pekerja juga pelanggan dan publik umum mengenai kenyamanan dan ketenangan.

3. Untuk mengembangkan alur kerja yang efektif dan berbiaya rendah.

4. Untuk mendisain tempat kerja yang kondusif bagi metode kerja yang baik dan yang sejalan dengan sistem alur kerja.

5. Untuk mengkoordinasi penggunaan ruang dengan semua faktor-faktor lingkungan yang berkaitan (seperti : pemanas, lampu, warna dan pengatur kebisingan).

6. Untuk mengizinkan fleksibilitas tata letak bagi pengaturan ulang tempat kerja dan untuk perluasan atau pengembangan kebutuhan ruang.

7. Untuk mempertimbangkan secara cermat kebutuhan komunikasi antar personil kantor dengan menyediakan satu lingkungan yang bebas dari penghalang komunikasi.

8. Untuk meninjau secara periodik semua aspek program manajemen ruang dan melakukan perbaikan jika diperlukan.

Dalam menyusun ruang kerja kantor, ada beberapa tujuan yang perlu di capai. Tujuan itu merupakan syarat-syarat yang hendaknya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik (Muther,1955:175)

Tujuan yang hendaknya dijadikan pedoman itu adalah :

1) Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.

2) Rangkaian aktivitas tatausaha dapat mengalir secara lancar.

3) Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan. 4) Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara 5) Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan 6) Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan

yang baik tentang organisasi itu.

7) Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan.

Dua ahli Inggris yaitu Mills dan Standingford (1955:150) menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata ruang yang baik bagi suatu kantor adalah :

1. Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi. 2. Ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar.

3. Pelayanan – pelayanan tersedia sepanjang diperlukan seperti tenaga listrik, telepon dan lain-lain.

4. Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang. 5. Pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja.

6. Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara 7. Komunikasi dan arus kerja diperlancar.

8. Pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian dipisahkan. 9. Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu.

10. Saling ganggu diantara para Pegawai harus dihindarkan.

Tujuan dari peranan tata ruang kantor yang dibuat oleh Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah untuk menciptakan dan memberikan kesan yang baik bagi para Tamu, Pegawai dan Mahasiswa yang berkunjung di ruangan tersebut agar tidak bosan. Dan untuk menghilangkan kejenuhan atau kebosanan tersebut, maka sebaiknya akan selalu diadakan perubahan-perubahan susunan tata ruang kantor dan senyaman mungkin dalam mewujudkan tujuan yang hendak dicapai.

C. Peranan Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor merupakan salah satu faktor yang memiliki peranan penting dalam menentukan kelancaran suatu pekerjaan lembaga atau organisasi. Sukses tidaknya suatu lembaga / organisasi tergantung pada tata ruang kantor (Ahyari,1986:128). Tata ruang kantor yang baik akan memberikan manfaat antara lain arus pekerjaan akan berjalan lancar, lalu lintas kantor lebih baik,

mempermudah pengawasan, dapat mendatangkan suasana kerja yang menyenangkan dan mengurangi ketegangan yang akhirnya dapat membangkitkan semangat kerja dan selanjutnya meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.

Lingkungan kerja baik itu fisik maupun non fisik sangat berperan penting dalam suatu lembaga atau organisasi. Kebersihan yang terjaga, keamanan yang terjamin serta fasilitas umum yang memadai akan membuat kenyamanan dan ketenangan pegawai dalam bekerja. Selain itu lingkungan non fisik yang terjalin dengan baik akan meningkatkan hubungan yang baik dengan atasan maupun teman sekerja (Handoko,1995:84).

Pada dasarnya, tata ruang kantor berhubungan langsung dengan Manajemen perkantoran. Penggunaan ruang kantor merupakan hal penting dari perencanaan manajemen perkantoran, untuk mendukung setiap segi proses perkantoran yang produktif. Kantor yang dilengkapi dengan alat-alat kantor bertujuan untuk mendukung pekerjaan kantor, meletakkan perlengkapan kantor pada tempatnya serta pengaturan ruangan secara efisien. Efisien maksudnya adalah susunan ruangan kantor yang jauh dari pemborosan tenaga, waktu maupun hal-hal yang dianggap merugikan, tanpa mengurangi tujuan yang hendak dicapai perusahaan. Tata ruang kantor yang baik merupakan pengaturan tempat kerja yang dapat menjadikan pekerjaan kantor lebih lancar, efisien dan bagaimana cara menyusun: perabot, mesin dan sebagainya dalam ruangan kantor yang disediakan. Ruangan yang tidak sehat dan tidak menyenangkan akan menghasilkan pekerjaan yang kurang baik (Steward dan Stewart, 1983:53).

Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan peranan tata ruang kantor sebagai rangkaian efektivitas seperti

perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, dan pengendalian pekerjaan kantor untuk mencapai tujuan serta memberikan perhatian terhadap aspek-aspek tujuan organisasi perencanaan dan peralatan kerja Pegawai terhadap ruang kantor.

D. Pengertian Efektivitas Kerja

Pengertian Efektivitas kerja terdiri dari dua kata yaitu efektivitas dan

kerja. Sedangkan pengertian Efektivitas Kerja Pegawai menurut beberapa Ahli, yaitu :

1) Menurut Steers (2000: 1)

Efektivitas yang berasal dari kata efektif, yaitu suatu pekerjaan dikatakan efektif jika suatu pekerjaan dapat menghasilkan satu unit keluaran (output). Suatu pekerjaan dikatakan efektif jika suatu pekerjaan dapat diselesaikan tepat pada waktunya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

2) Menurut Siswanto (2001:62)

Efektivitas berarti menjalankan pekerjaan yang benar. 3) Menurut Sutarto (2000:95)

Efektivitas kerja adalah suatu keadaan dimana aktifitas jasmaniah dan rohaniah yang dilakukan oleh manusia dapat mencapai hasil akibat sesuai yang dikehendaki. Efektivitas kerja merupakan suatu ukuran tentang pencapaian suatu tugas atau tujuan (Schermerhorn, 2000:5)

4) Menurut Handoko (2001:7)

Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang ditetapkan.

5) Menurut Siagian (2005:152)

Efektivitas kerja berarti penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya seperti yang telah ditetapkan sebelumnya.

6) Menurut Devung

Efektivitas adalah tingkat kemampuan untuk mencapai tujuan dengan tepat dan baik (Devung, 1999:25).

7) Menurut kamus Administrasi perkantoran

Efektivitas berasal dari kata efektif yang berarti terjadinya suatu efek yang dikehendaki dalam suatu perbuatan.

Selanjutnya akan peneliti kemukakan pengertian kerja menurut Gie (1990:42) yaitu: "Kerja adalah keseluruhan pelaksanaan aktivitas-aktifitas jasmaniah dan rohaniah yang dilakukan oleh manusia untuk mencapai tujuan tertentu atau mengandung suatu maksud tertentu. Terutama yang berhubungan dengan kelangsungan hidupnya."

Berdasarkan pada pengertian efektivitas dan kerja tersebut, maka penulis akan menarik kesimpulan bahwa pengertian efektivitas kerja ialah tercapainya usaha atau pekerjaan dengan baik sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

Untuk lebih jelasnya berikut ini pengertian efektivitas kerja menurut Siagian (1985:151), sebagai berikut: "Efektivitas berarti penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditetapkan. Artinya apakah pelaksanaan tugas dinilai

baik atau tidak sangat tergantung pada bilamana cara melaksanakannnya dan berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu."

Berdasarkan dari uraian diatas, tercapai atau tidaknya suatu tujuan organisasi, terutama ditentukan oleh cara-cara bekerja yang efektif dan efisien. Semua pekerjaan perlulah mengembangkan dan memelihara jiwa efektivitas dan efisiensi dalam dirinya. Ini merupakan perubahan sikap mental, kebiasaan bertindak dan cara bekerja yang selama ini dianut. Keberatan terhadap perubahan-perubahan itu dapat diringankan apabila disadari sepenuhnya faedah efektivitas dan efisiensi kerja pada diri pribadi maupun tujuan masyarakat.

Alat Ukur Efektivitas Kerja Menurut Richard dan Steers (1985:220) meliputi unsur kemampuan menyesuaikan diri

1. Kemampuan Menyesuaikan Diri

Kemampuan manusia terbatas dalam sagala hal, sehingga dengan keterbatasannya itu menyebabkan manusia tidak dapat mencapai pemenuhan kebutuhannya tanpa melalui kerjasama dengan orang lain. Hal ini sesuai pendapat Ricard M. Steers yang menyatakan bahwa kunci keberhasilan organisasi adalah kerjasama dalam pencapaian tujuan. Setiap organisasi yang masuk dalam organisasi dituntut untuk dapat menyesuaikan diri dengan orang yang bekerja didalamnya maupun dengan pekerjaan dalam organisasi tersebut. Jika kemampuan menyesuaikan diri tersebut dapat berjalan maka tujuan organisasi dapat tercapai.

2. Prestasi Kerja

Prestasi kerja adalah suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dan didasarkan atas kecakapan, pengalaman, kesungguhan dan waktu.

Dari pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa dengan kecakapan, pengalaman, kesungguhan waktu yang dimiliki oleh pegawai maka tugas yang diberikan dapat dilaksanakan sesuai dengan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.

3. Kepuasan Kerja

Tingkat kesenangan yang dirasakan seseorang atas peranan atau pekerjaannya dalam organisasi. Tingkat rasa puas individu bahwa mereka mendapat imbalan yang setimpal, dari bermacam-macam aspek situasi pekerjaan dan organisasi tempat mereka berada.

Ada pula teori yang memperlihatkan bahwa keefektifitasan adalah “ukuran dari sesuatu yang luas kedalam sebuah alternative kebijakan yang dipertemukan pada sasaran-sasaran yang sudah ditetapkan tanpa memperhatikan/menghiraukan banyaknya biaya-biaya yang dikeluarkan atau dilibatkan.

Berdasarkan urian di atas dapat disimpulkan sementara bahwa efektifitas merupakan dampak atau pengaruh dari membuat atau menghasilkan produk yang sesuai dengan keinginan atau sasaran yang ingin dicapai, akan tetapi tetap menjadi tanggung jawab yang juga akan dirasakan dan dialami sendiri oleh individu yang menciptakan dan menjalankannya dan pada akhirnya akan kembali lagi kepada apa yang menjadi fokus atau tujuan semula tanpa harus menghiraukan hal-hal atau

melibatkan pengorbanan yang menyangkut biaya sekalipun. Sering kali efektifitas tersebut dalam kenyataan di lapangan kerja diukur dan dikatakan memiliki efektifitas tinggi dinilai atau dilihat dari tingkat keamanan dalam bekerja, kepuasan kerja, upah yang tinggi dan kualitas hidup pekerja itu sendiri.

Dalam hal ini pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyatakan bahwa efektivitas merupakan suatu konsep yang sangat penting karena mampu memberikan gambaran mengenai keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai sasarannya, atau dapat dikatakan bahwa efektivitas merupakan tingkat ketercapaian tujuan dari aktivasi-aktivasi yang telah dilaksanakan dibandingkan dengan target yang telah ditetapkan sebelumnya.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari penjabaran di setiap Bab, Penulis mengambil kesimpulan mengenai Peranan Tata Ruang Kantor Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

1. Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan tata ruang kantor yang dibuat dengan konsep tata ruang berkamar dan terbuka atau dengan kata lain dengan konsep tata ruang gabungan. Untuk ruangan ketua departemen, sekretaris departemen dan ruangan dosen dibuat ruangan berkamar sedangkan untuk ruangan-ruangan pegawainya dibuat terbuka.

2. Tata ruang kantor pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah berperan dalam mendukung kelancaran kerja Pegawai.

A. Saran

Setelah melakukan aktivitas penelitian dan mengambil kesimpulan dari penelitian yang penulis lakukan, ada beberapa saran yang ingin disampaikan penulis guna untuk dijadikan sebagai masukan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan para pembaca yaitu :

1. Menambah ruangan tunggu bagi mahasiswa agar tidak lagi mengganggu orang yang ingin masuk ke dalam ruangan. Perlu dibuat Daftar inventaris ruangan pengawasan untuk memudahkan dalam inventaris di dalam kantor

2. serta memiperhatikan pengelolaan kebersihan, karena pada awal hari bekerja sering ditemukan inventaris seperti meja yang berdebu dan sampah yang berserakan yang dapat menimbulkan rasa tidak nyaman bagi Pegawai maupun Stakeholders lainnya.

3. Tata ruang kantor memilki pengaruh yang positif terhadap efisiensi dan efektifitas kerja pegawai. Oleh karena itu, pihak Fakultas harus senantiasa memperhatikan faktor-faktor yang dapat dijadikan tolak ukur dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja Pegawai. Sehingga Pegawai dapat bekerja dengan lebih efektif dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

Ahyari, Agus. 2005. Peranan Tata Ruang Kantor . Materiskripsi.blogspot.com

Bisma, Soetrisno. 2009. Tujuan Tata Ruang Kantor. Syarnubi.wordpress.com

Fitriani, Ade. 2008. Peranan Tata Ruang Kantor Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Tugas Akhir, Medan: Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Gie, The Liang. 2009. Pengertian Tata Ruang Kantor

Hani, Handoko. 2001. Manajemen. Yogyakarta. BPFEB

Hesel. 2005. Encyclopedia Of Public Administration and Public Policy. Eprints.uny.ac.id

Quible. 2002. Tujuan Penyusunan Tata Ruang. Ephastikoz.blogspot.com

Schermerhen,John . 2000. Management. Hoboken. New York

Siagian, Sondang. 2005. PengertianTentang Efektifitas. http:othenk.blogspot.com

Siswanto. 2001. Pengantar Manajemen. Jakarta. Bumi Aksara

Sutarto. 2000. Ensiklopedi Administrasi. Jakarta. Gunung Mulia

Steers. Richard. 2000. Efektivitas Organisasi. Cetakan Pertama. Jakarta. Erlangga

baik atau tidak sangat tergantung pada bilamana cara melaksanakannnya dan berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu."

Berdasarkan dari uraian diatas, tercapai atau tidaknya suatu tujuan organisasi, terutama ditentukan oleh cara-cara bekerja yang efektif dan efisien. Semua pekerjaan perlulah mengembangkan dan memelihara jiwa efektivitas dan efisiensi dalam dirinya. Ini merupakan perubahan sikap mental, kebiasaan bertindak dan cara bekerja yang selama ini dianut. Keberatan terhadap perubahan-perubahan itu dapat diringankan apabila disadari sepenuhnya faedah efektivitas dan efisiensi kerja pada diri pribadi maupun tujuan masyarakat.

Alat Ukur Efektivitas Kerja Menurut Richard dan Steers (1985:220) meliputi unsur kemampuan menyesuaikan diri

1. Kemampuan Menyesuaikan Diri

Kemampuan manusia terbatas dalam sagala hal, sehingga dengan keterbatasannya itu menyebabkan manusia tidak dapat mencapai pemenuhan kebutuhannya tanpa melalui kerjasama dengan orang lain. Hal ini sesuai pendapat Ricard M. Steers yang menyatakan bahwa kunci keberhasilan organisasi adalah kerjasama dalam pencapaian tujuan. Setiap organisasi yang masuk dalam organisasi dituntut untuk dapat menyesuaikan diri dengan orang yang bekerja didalamnya maupun dengan pekerjaan dalam organisasi tersebut. Jika kemampuan menyesuaikan diri tersebut dapat berjalan maka tujuan organisasi dapat tercapai.

2. Prestasi Kerja

Prestasi kerja adalah suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dan didasarkan atas kecakapan, pengalaman, kesungguhan dan waktu.

Dari pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa dengan kecakapan, pengalaman, kesungguhan waktu yang dimiliki oleh pegawai maka tugas yang diberikan dapat dilaksanakan sesuai dengan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.

3. Kepuasan Kerja

Tingkat kesenangan yang dirasakan seseorang atas peranan atau pekerjaannya dalam organisasi. Tingkat rasa puas individu bahwa mereka mendapat imbalan yang setimpal, dari bermacam-macam aspek situasi pekerjaan dan organisasi tempat mereka berada.

Ada pula teori yang memperlihatkan bahwa keefektifitasan adalah “ukuran dari sesuatu yang luas kedalam sebuah alternative kebijakan yang dipertemukan pada sasaran-sasaran yang sudah ditetapkan tanpa memperhatikan/menghiraukan banyaknya biaya-biaya yang dikeluarkan atau dilibatkan.

Berdasarkan urian di atas dapat disimpulkan sementara bahwa efektifitas merupakan dampak atau pengaruh dari membuat atau menghasilkan produk yang sesuai dengan keinginan atau sasaran yang ingin dicapai, akan tetapi tetap menjadi tanggung jawab yang juga akan dirasakan dan dialami sendiri oleh individu yang menciptakan dan menjalankannya dan pada akhirnya akan kembali lagi kepada apa yang menjadi fokus atau tujuan semula tanpa harus menghiraukan hal-hal atau

melibatkan pengorbanan yang menyangkut biaya sekalipun. Sering kali efektifitas tersebut dalam kenyataan di lapangan kerja diukur dan dikatakan memiliki efektifitas tinggi dinilai atau dilihat dari tingkat keamanan dalam bekerja, kepuasan kerja, upah yang tinggi dan kualitas hidup pekerja itu sendiri.

Dalam hal ini pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyatakan bahwa efektivitas merupakan suatu konsep yang sangat penting karena mampu memberikan gambaran mengenai keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai sasarannya, atau dapat dikatakan bahwa efektivitas merupakan tingkat ketercapaian tujuan dari aktivasi-aktivasi yang telah dilaksanakan dibandingkan dengan target yang telah ditetapkan sebelumnya.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari penjabaran di setiap Bab, Penulis mengambil kesimpulan mengenai Peranan Tata Ruang Kantor Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

1. Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan tata ruang kantor yang dibuat dengan konsep tata ruang berkamar dan terbuka atau dengan kata lain dengan konsep tata ruang gabungan. Untuk ruangan ketua departemen, sekretaris departemen dan ruangan dosen dibuat ruangan berkamar sedangkan untuk ruangan-ruangan pegawainya dibuat terbuka.

2. Tata ruang kantor pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah berperan dalam mendukung kelancaran kerja Pegawai.

A. Saran

Setelah melakukan aktivitas penelitian dan mengambil kesimpulan dari penelitian yang penulis lakukan, ada beberapa saran yang ingin disampaikan penulis guna untuk dijadikan sebagai masukan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan para pembaca yaitu :

1. Menambah ruangan tunggu bagi mahasiswa agar tidak lagi mengganggu orang yang ingin masuk ke dalam ruangan. Perlu dibuat Daftar inventaris ruangan pengawasan untuk memudahkan dalam inventaris di dalam kantor

2. serta memiperhatikan pengelolaan kebersihan, karena pada awal hari bekerja sering ditemukan inventaris seperti meja yang berdebu dan sampah yang berserakan yang dapat menimbulkan rasa tidak nyaman bagi Pegawai maupun Stakeholders lainnya.

3. Tata ruang kantor memilki pengaruh yang positif terhadap efisiensi dan efektifitas kerja pegawai. Oleh karena itu, pihak Fakultas harus senantiasa memperhatikan faktor-faktor yang dapat dijadikan tolak ukur dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja Pegawai. Sehingga Pegawai dapat bekerja dengan lebih efektif dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

Ahyari, Agus. 2005. Peranan Tata Ruang Kantor . Materiskripsi.blogspot.com

Bisma, Soetrisno. 2009. Tujuan Tata Ruang Kantor. Syarnubi.wordpress.com

Fitriani, Ade. 2008. Peranan Tata Ruang Kantor Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Tugas Akhir, Medan: Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Gie, The Liang. 2009. Pengertian Tata Ruang Kantor

Hani, Handoko. 2001. Manajemen. Yogyakarta. BPFEB

Hesel. 2005. Encyclopedia Of Public Administration and Public Policy. Eprints.uny.ac.id

Quible. 2002. Tujuan Penyusunan Tata Ruang. Ephastikoz.blogspot.com

Schermerhen,John . 2000. Management. Hoboken. New York

Siagian, Sondang. 2005. PengertianTentang Efektifitas. http:othenk.blogspot.com

Siswanto. 2001. Pengantar Manajemen. Jakarta. Bumi Aksara

Sutarto. 2000. Ensiklopedi Administrasi. Jakarta. Gunung Mulia

Steers. Richard. 2000. Efektivitas Organisasi. Cetakan Pertama. Jakarta. Erlangga

Terry. George. 2001. Pengertian Tata Ruang Kantor. Ephastikoz.blogspot.com