BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara - Peranan Komunikasi Dalam Aktivitas Kerja Pegawai Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di

  luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

  Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

  Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan Diploma-III.

  Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :

  a. Departemen Ekonomi Pembangunan

  b. Departemen Manajemen

  c. Departemen Akuntansi Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :

  a. Jurusan Kesekretariatan

  b. Jurusan Keuangan

  c. Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

  Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

  Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

  Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

  Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

  a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.

  b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

  c.

  Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

  d.

  Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

  e.

  Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.

  Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

  Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

  a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

  b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembang / perubahan.

B. Jenis Kegiatan

  Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

  Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian- penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

  Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya. Sehingga agar memberikan dan menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

C. Struktur Organisasi

  Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

  Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.

  Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.

  Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1.

  

DEKAN

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

PUDEK II PUDEK III PUDEK I Drs.Arifin Lubis,MM,Ak Ami Dilham, SE, MSi Fahmi N Nasution SE,M.Acc,Ak KEPALA BAGIAN TATA USAHA M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasubag Kasubag Kasubag Kasubag Kasubag Kepegawaian Keuangan dan Perlengkapan Akademik Kemahasiswaan Maslan, SE Umum Ahmad Fepty Aniar, Zailiana, S.Sos Eka Yuliani, SE Faizul, SE, SE

  Msi

  Sumber : Buku Pedoman Dan Informasi Fakultas Ekonomi USU (2012)

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

  Universitas Sumatera Utara Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.2.

  Sumber : Buku Pedoman Dan Informasi Fakultas Ekonomi USU (2012)

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian

  Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

  PUDEK I Fahmi N Nasution SE,M.Acc,Ak PUDEK II Drs.Arifin Lubis,MM,Ak PUDEK III Ami Dilham, SE, MSi KEPALA BAGIAN TATA USAHA M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasubag Akademik Fepty Aniar, SE Kasubag Kemahasiswaan Zailiana, S.Sos

Kasubag

Kepegawaian

  

Maslan, SE

Kasubag Keuangan dan Umum Eka Yuliani, SE Kasubag Perlengkapan Ahmad Faizul, SE, Msi

  

DEKAN

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Anggota Djumono Anggota Dianty putri

  D.

   Deskripsi Pekerjaan

  Berikut ini adalah Deskrispsi Pekerjaan dari setiap unit pada Bagian Kepegawaian, Bagian Pendidikan dan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara yang tediri dari : 1. Bagian Kepegawaian.

  Tugasnya adalah : a.

  Proses Surat Menyurat yakni mencatat surat masuk dari pimpinan, pengarsipan.

  b.

  Proses Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Dosen dan Pegawai, pengonsepan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) masing-masing Departemen, konsep di kirim ke Departemen, setelah di isi (acc) lalu di ketik, di setujui pimpinan, pengarsipan.

  c.

  Proses Pembuatan Surat Keterangan untuk Mendapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4) Dosen dan Pegawai dengan memberikan formulir Surat Keterangan untuk Mendapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4) ke setiap Dosen dan Pegawai, formulir di isi (di tanda tangani) langsung diketik, di setujui pimpinan, pengarsipan.

  d.

  Proses Kenaikan Pangkat Dosen dan Pegawai, yakni dengan cara menerima dosen dan pegawai yang naik pangkat, penelitian berkas (berkas diperiksa), pengetikan berkas apabila berkas kurang di informasikan kepada yang bersangkutan, mengadakan rapat pimpinan, pengetikan usul kenaikan pangkat, di setujui pimpinan, di kirim ke

  Rektor, menerima Surat Keterangan Fungsional / Naik Pangkat dari Rektor, menerima Surat Keterangan naik pangkat Pegawai, foto copy Surat Keterangan, menyerahkan Surat Keterangan ke Bendaharawan Gaji, memasukkan berkas ke dalam arsip.

  e.

  Proses Absensi Pegawai di mulai dari pengetikan daftar hadir pegawai setiap bulannya, pengetikan daftar hadir Dosen dan Pegawai setiap Upacara di Biro, pengarsipan.

  f.

  Proses Usul Pegawai Tidak Tetap dengan menerima berkas pegawai, mengetikan nama-nama pegawai tidak tetap yang diusulkan setiap tahun, di setujui Pimpinan, di kirim ke Rektor, menerima Surat Keterangan Rektor pegawai tidak tetap, pengarsipan.

  g.

  Prosedur Pembuatan Gaji Berkala Dosen dan Pegawai dengan cara pengetikan gaji berkala setiap bulan, di setujui pimpinan, di serahkan ke Bendaharawan gaji, pengarsipan, rekapitulasi pegawai atau absensi pegawai, pengurusan pensiun dosen dan pegawai.

2. Bagian Pendidikan

  Tugasnya adalah : a. Menyusun program kerja tahunan Sub Bagian.

  b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat. c. Menghimpun, menelaah, dan mengandalkan peraturan perundang- undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

  d. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

  e. Mempersiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

  f. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

  g. Memonitor pelaksanaan administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

  h. Melakukan pencatatan, pengolahan, dan analisis data perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. i. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja Sub Bagian. j. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

3. Bagian Akademik

  Tugasnya adalah : a. Menyusun program kerja tahunan Bagian. b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang akademi yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

  c. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang registrasi dan evaluasi perkembangan kemajuan belajar mahasiswa per mata kuliah pada setiap jurusan dan program studi.

  d. Menghimpun, menelaah, dan menggandakan peraturan perundang- undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.

  e. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang akademik, sarana akademik, registrasi, pencatatan evaluasi perkembangan kemajuan belajar, dan statistik mahasiswa.

  f. Mengkoordinasi pelaksanaan pendaftaran ujian masuk ke Universitas.

  g. Melaksanakan pencatatan pengolahan, dan analisis data perkembangan pelaksanaan program akademik serta mempersiapkan usul pengadaan blanko ijazah dan penyusutan kalender akademik.

  h. Menyimpan dan memelihara dokumen, surat, dan warkat yang berhubungan dengan program akademik, sarana akademik serta evaluasi kemajuan belajar, registrasi, dan statistik mahasiswa. i. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja Bagian.

E. Kinerja Organisasi

  Setiap perusahaan/ organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

  Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja di dalam organisasi yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat. Serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

  Sedangkan kinerja organisasi terkini yang dilakukan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara adalah :

  a. Melaksanakan urusan registrasi dan stasistik mahasiswa yang meliputi data pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS yang di capai Indeks prestasi (IP), jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa.

  b. Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik, dan sarana akademik serta registrasi mahasiswa.

  c. Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa. d. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi akademik.

  e. Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi.

  f.

  Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

  g. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

  h. Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya, penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan dan pengajaran dan pengabdian masyarakat.

F. Rencana Kegiatan

  1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Adalah : a.

  Menyusun jadwal perkuliahan semester genap Tahun Ajaran 2012/2013.

  b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil Tahun Ajaran 2012/2013.

  c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester ganjil/genap.

  d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.

  2. Rencana kegiatan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.

  b.

  Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk mahasiswa.

  c.

  Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan administrasi program akademik dan sarana akademik.

  d.

  Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

  e.

  Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian.

  f.

  Mempersiapkan bahan penyusunan kalender pendidikan dan pengajaran.