BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi - Tata Kelola Kegiatan Administrasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Lahir di kota Medan atau di

  luar Propinsi Sumatera Utara.Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh) dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr.Teuku Isikandar.

  Yayasan Universitas Sumatera tersendiri pada waktu itu berada di kota Medan,namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara.Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

  Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala,maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan Menteri perguruan Tinggi dan Ilmu pengetahuan R.I No64/1961 tentang penegrian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam

  8 lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 oktober 1961.

  Sesuai dengan keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No.0535/0/1983,tanggal 08 November 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No.131/DIKTI/Kep/1987,dan disusun surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987,dan terakhir dengan Surat Keputusan Direktur Jendral Pendidikan No.208/DIKTI/Kep/1996. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.Pada tanggal 11 Juli 1996 tentang jurusan pada Program sarjana di Lingkungan Universitas Sumatera Utara.

  Fakultas Ekonomi mendirikan program pendidikan Stara-1 dan Diploma

  III Progaram Pendidikan Stara-1 Meliputi 3 Departemen,yaitu : a.

  Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

  Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a.

  Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

B. Sejarah Ringkas Administrasi Kepegawaian

  Administrasi kepegwaian adalah manajemen sumber daya manusia yang berstatus sebagai pegawai,yang mempelajarkan tentang kebijaksanaan,sasaran dan proses pembinaannya.Untuk tujuan apakah Pemerintah mengangkat pegawai,kearah manakah pembinaannya diarahkan,bagaimanakah peranan pegawai dalam pembangunan,keseluruhannya merupakan bahan yang menarik untuk dipelajari.

  Pertumbuhan Administrasi Kepegawaian dimulai sejak Bangsa Indonesia membentuk pemerintahan yang merdeka dan berdaulat (1945).Sejak itu dirasakan kebutuhan untuk mengurus manusia,baik dalam pembagian tugas,wewenang dan tanggung jawab.Kebutuhan dirasakan semakin meningkat pada saat pemerintah membentuk kabinet yang membawahi departemen.kendatipun administrasi pemerintah secara keseluruhan belum teratur,namun fungsi administrasi kepegawaian mulai tumbuh.

  Pembinaan pegawai melalui berbagai kegiatan pendidikan dan pelatihan segera dilaksanakan,yang kemudian disusul dengan pembinaan pegawai secara sistematik dan terarah.Untuk itu ditetapkan Undang-undang No.8 tahun 1974 tentang pokok-pokok Kepegawaian sebagai pengganti Undang-undang No.18 tahun 1961 tentang ketentuan-ketentuan pokok kepegawaian.

  Perbedaan antara kedua Undang-undang terletak pada tujuan pembinaan,sistem pengembangan karier serta kesejahteraannya.pada Undang- undang No.8 tahun 1974 unsur-unsur tersebut lebih tegas tercantum.sejak ditetapkannya Undang-undang No.8 tahun 1974 terjadi pengembangan pesat dalam pembinaan pegawai negeri.seperti terlihat dalam pendataan dan pencatatan pegawai,penetapan kebijaksanaan pelaksanaan yang berupa peraturan pemerintah ataupun keputusan prensiden,sehingga tercipta proses pembinaan pegawai yang seragam dan terpadu di seluruh tanah air.

  Pendataan pegawai yang tersusun dengan rapi memungkinkan diketahuinya jumlah,jenis dan penyebaran pegawai.Hal ini memungkinkan pula perencanaan anggaran belanja pegawai yang tepat. Sejak tahun 1974 pengelolaan pegawai semakin membaik yang menumbuhkan harapan bahwa dikemudian hari efektifitas pengelolaan sumber daya manusia dapat tercapai.

  Namun pedoman teknis dari kebijaksanaan yang bertujuan menyeragamkan penyelenggaraan administrasi kepegawaian sedemikian rincinya, mengakibatkan seorang penyelenggara kepegawaian terjebak dalam masalah- masalah rutin,yang mempersempit wawasanya terhadap sistim yang lebih besar.

  Bahkan kerap kali terjadi seorang penyelenggara tidak menyadari rasionalitas dibalik suatu kebjaksanaan, yang sumber-sumbernya berasal dari administrasi kepegawaian atau kebijaksanaan yang lebih tinggi tingkatannya.Dengan sendirinya hal ini memperlemah perana administrasi kepegawaian sebagai pendukung administrasi pembangunan.

  Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

  Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

  Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara a.

  Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar, b.

  Meningkatkan kualitas proses balajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen, c.

  Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas dalam status PT. BHMN, d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (costumer) dan Stakeholder lainnya, e.

  Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan instusi swasta dan pemerintahan serta organisasi professional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

  Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

  Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara : a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional, b.

  Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.

C. Struktur Organisasi

  Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanyag hubungan atau keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

  Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur suatu aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam suatu instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

  Suatu lembaga/instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok yang berfungsi melaksanakan kegiatan tertentu juga mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.

Gambar 1.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

  Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

  

Rektor dan

Pembantu Rektor

Dekan dan

Pembantu Dekan

  Dewan Pertimbangan Fakultas

Ketua dan

  

Sekretaris

Departemen

Kepala Bagian Tata Usaha

  Fakultas Unit Penunjang Fakultas

  Ketua Lab/Studio/ Bengkel Ketua Program

  Studi Intra Departemen Kepala Sub Bagian Tata

  Usaha Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas

  Ketua Program Studi Inter Departemen

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU

  Dekan : Plt. Drs.H Arifin Lubis, MM, Ak Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan II : Drs.H Arifin Lubis, MM, Ak Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU

  Ketua : Drs.M.Lian Dalimunte, M.Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Anggota : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak

  Drs. H Arifin Lubis, MM, Ak Ami Dilham, SE, M.Si Prof.Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA Prof.Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak Prof.Dr. Ritha F.Dalimunte, SE, M.Si Prof.Dr. Paham Ginting, SE, MS Prof.Dr. Rismayani, MS Prof.Dr.Ramli, MS Prof.Dr.Sy’ad Afifuddin Sembiring, MEc Prof.Dr. Lic.rer.reg Sirozujilam, SE Drs.Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Dr.Murni Daulay, SE, M.Si

  DEPARTEMEN Ekonomi Pembangunan

  Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syarir Hakim Nasution, M.Si

  Manajemen

  Ketua : Dr.Isfenti Sadalia, SE, ME

  Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

  Akuntansi

  Ketua : Dr. Syafruddin Ginting S, SE, M.A.F.I.S, Ak, CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak

  DIPLOMA Keuangan

  Ketua : Plt. Drs.Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang SE, M.Si

  Akuntansi

  Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak

  Kesekretariatan

  Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM

  Bagian Tata Usaha

  Kepala Bagian Tata usaha : Ridwan Shaleh, SH, CN Kasub.Keuangan : Hj.Eka Yuliana, SE Kasub.Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub.Akademik : Hj.Febty Aniar, SE Kasub.Kemahasiswaan : Hj.Zailiana, S.Sos Kasub.Kepegawaian : Maslan, SE Kepala Perpustakaan : Meylita, SE

D. Job Description Dekan 1.

  Melakukan pengawasan atas jalannya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada Masing-masing bagian.

  2. Melakukan pengawasan atas pelaksanaan peraturan dan kebijaksanaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada Masing-masing bagian.

  3. Mengawasi pelaksanaan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada Masing-masing bagian.

  Bagian Tata Usaha 1.

  Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

  2. Menghimpun dan menelaah peraturan Perundang-undangan di bidang ketatausahaan Akademik, Administrasi umum dan Keuangan, Kemahasiswaan dan Alumni, Kepegawaian dan Perlengkapan.

  3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di Bidang Akademik, Administrasi umum dan Keuangan, Kemahasiswaan dan Alumni, Kepegawaian dan Perlengkapan.

  4. Melaksanakan kegiatan surat menyurat, Perlengkapan, Kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

  5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan Fakultas.

  6. Melaksanakan Administrasi Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian / Pelayanan kepada Masyarakat.

  7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni Fakultas.

  8. Melaksanakan pemantauan dan Evaluasi kegiatan di lingkungan Fakultas.

  9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

  10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan Fakultas.

  11. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

  Bagian Akademik 1.

  Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

  2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan,penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

  3. Melakukan Administrasi akademik.

  4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

  5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.

  6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas.

  7. Melakukan Administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan Fakultas.

  8. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bisnis.

  Bagian Umum dan Keuangan 1.

  Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

  2. Mengumpulkan dan mengolah data Ketatausahaan dan Kerumahtanggan.

  3. Melakukan kegiatan surat menyurat dan kearsipan di lingkungan Fakultas.

  4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas.

  5. Mengumpulkan dan mengelolah data Keuangan.

  6. Melakukan penerimaan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggung jawaban Keuangan.

  7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, evaluasi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

  8. Mengoprasikan sistem informasi keuangan.

  9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

  10. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mepersiapkan penysunan laporan bagian.

  Bagian Kepegawaian 1.

  Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

  2. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian.

  Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

  7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan pelayanan kesejahteraan mahasiswa.

  6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiwaan tingkat Universitas.

  5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

  4. Melakukan urusan pemberian Izin/Rekumendasi kegiatan kemahasiswaan.

  3. Melakukan administarsi kemahasiswaan.

  2. Mengumpul dan mengelolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

  Bagian Kemahasiswaan dan Alumni 1.

  3. Melaksanakan proses pangadaan dan pengangkatan pegawai.

  10. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

  9. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

  8. Memproses SK jabatan structural dan Fungsional.

  7. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.

  6. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap/Emiritus, uji dan cuti.

  5. Menverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

  4. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

  8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

  9. Mengoprasikan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

  10. Melakukan penyajian iformasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.

  11. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

  Bagian Perlengkapan 1.

  Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

  2. Mengumpul dan mengelolah data perlengkapan.

  3. Mengoprasikan sistem informasi kerumah tanggaan dan perlengkapan.

  4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumah tanggaan dan perlengkapan.

  5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

  6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

  7. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

  Sub Bagian Perpustakaan

  Tugasnya adalah : a.

   Controller Inventaris Ruang Baca/ Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU.

  Kinerja Pegawai/ Staf Administrasi Ruang Baca.

  Proses Registrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai jurusan.

  Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca.

  b.

  Laporan i.

  Sesuai usulan maasiswa/staf pengajar mengajukan permohonan pembelian buku-buku atau jurnal baru kepada dekanat baik secara lisan/surat sebagai proses pendukung prosses belajar. ii.

  Permintaan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan. iii.

  Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar, staf administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca tidak sesuai dengan peraturan yang ditetapkan dekanat.

E. Kinerja Usaha Terkini

  Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud.

  Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

  Kegiatan-kegiatan kerohaniaan juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a M’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma- norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

  Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a.

  Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

  b.

  Perkuliahan semester genap/ganjil.

  c.

  Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil.

  d.

  Wisuda mahasiswa.