Peranan Komunikasi Dalam Aktivitas Kerja Pegawai Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PERANAN KOMUNIKASI DALAM AKTIVITAS KERJA PEGAWAI PADA BAGIAN

KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

OLEH:

ANGGI AMANDA SARI

092103025

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR

NAMA : ANGGI AMANDA SARI

NIM : 092103025

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL :PERANAN KOMUNIKASI DALAM AKTIVITAS

KERJA PEGAWAI PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal:……….201

Ketua Program Studi

Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM NIP. 19741012 2OOOO3 2 003

Tanggal:……….201

Plt. Dekan

Drs. H. Arifin Lubis MM, Ak NIP. 19560101 198203 1 005

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : ANGGI AMANDA SARI

NIM : 092103025

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN KOMUNIKASI DALAM AKTIVITAS

KERJA PEGAWAI PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan,……….. 2012

Mengetahui Pembimbing

Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM NIP. 19741012 2OOOO3 2 003

KATA PENGANTAR

Bismillahirramanirrahim

Alhamdulillah, puji dan syukur kehadirat Allah SWT karena atas berkat dan rahmat – Nya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini tepat pada waktunya.

Tugas akhir ini disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dalam penyusunan tugas akhir ini penulis tidak terlepas dari bantuan dan dorongan dari banyak pihak. Untuk kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Prof Dr dr Syahril Pasaribu D.T.M & H M.Sc (CTM) Sp.A (K), selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. H. Arifin Lubis MM, Ak selaku Plt. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Alm. Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan dalam penyusunan tugas akhir ini.

6. Seluruh Staf Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan banyak informasi dan data-data yang penulis butuhkan. 7. Seluruh Staf Pengajar Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,

khususnya Program Studi Kesekretariatan yang telah memberikan ilmu dan bantuan kepada penulis.

8. Teristimewa buat kedua orangtua penulis tercinta H.Djaharis dan Hj.Zuraidah Nasution yang telah memberikan kasih sayang, sumber inspirasi dan senantiasa memberikan motivasi dan nasihat, serta doa yang selalu menyertai penulis.

9. Buat yang penulis sayangi, Mhd.Nur Hareko, Taufik Hidayat, Risda Adrina, Risya Hanika, serta Soraya Sarah, terimakasih untuk doa dan dukungan yang telah diberikan untuk penulis.

10.Sahabat-sahabat yang penulis sayangi sekaligus orang yang selalu sabar menemani dan membantu penulis sehingga proses Tugas Akhir ini dapat terselesaikan, Hasnidar Br Siahaan (Gadis), Fitriya Purnama Sari, Liza Fikrianti, Lukmanul H Rambe terimakasih untuk doa, dukungan, dan perhatian yang telah diberikan untuk penulis.

11.Teman-teman magang yang penulis sayangi, Ellya Hendrik Anthonie S, Wan Zairina Soraya, Haris Tisna, Endah Trisnani, Benyamin Situmorang, Nur Abra Juwita, Bambang Suryadi, Adam Syahputra, M.Fahmi Wulantara, Defri Mawarman, Putri Aulia Sukma, dan semua teman-teman magang yang lain.

Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, penulis sangat mengaharapkan dan menerima kritikan serta saran yang bersifat membangun untuk kesempurnaan Tugas Akhir ini. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak. Terima kasih.

Medan,.………2012 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 5

E. Jadwal Kegiatan ... 6

F. Sistematika Penulisan ... 7

BAB II PROFIL INSTANSI ... 8

A. Sejarah Ringkas ... 8

B. Jenis Kegiatan ... 11

C. Struktur Organisasi ... 11

D. Deskripsi Pekerjaan ... 15

E. Kinerja Organisasi ... 18

F. Rencana Kegiatan ... 20

BAB III PEMBAHASAN ... 22

A. Pengertian Komunikasi ... 22

B. Unsur-unsur Komunikasi ... 23

C. Bentuk dan Proses Komunikasi ... 24

D. Proses Komunikasi ... 31

E. Hubungan Komunikasi dengan Aktivitas Kerja Pegawai ... 37

F. Analisis dan Evaluasi ... 39

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 45

A. Kesimpulan ... 45

B. Saran ... 46

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman

Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara ……….. 13 Gambar 2.2 Bagan Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Komunikasi memegang peranan penting bagi kehidupan suatu perguruan tinggi, baik perguruan tinggi swasta maupun negeri. Komunikasi sangat penting untuk menjalin hubungan kerja sama antara manusia yang terlibat dalam suatu perguruan tinggi dan mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam proses pencapaian tujuan perguruan tinggi tersebut. Komunikasi akan memungkinkan setiap anggota perguruan tinggi untuk saling membantu dan mengadakan interaksi.

Komunikasi akan berhasil apabila pengirim pesan dan penerima pesan sama-sama mencapai pengertian dan kesimpulan yang sama-sama sesuai dengan yang dimaksudkan, tentang apa yang sebenarnya diinformasikan. Untuk itu sangat diperlukan keterampilan dalam pemakaian bentuk-bentuk komunikasi dalam suatu perguruan tinggi demi kelancaran aktivitasnya.

Tujuan dari pada komunikasi adalah menciptakan dan saling memberi pengertian (understanding) antara sesama komunikator (pengirim) dan komunikan (penerima), mengandung kebenaran, lengkap, mencakup keseluruhan menarik dan nyata. Tetapi hal ini tidak bisa dicapai begitu saja, karena ada banyak hambatan dalam komunikasi, misalnya: banyaknya perantara dalam proses penyampaian informasi yang disampaikan sehingga tidak lagi akurat, dan jika hal ini terjadi

akan mengakibatkan salah pengertian (misunderstanding) yang akan berdampak pada kesalahan pelaksanaan aktivitas kantor yang kemudian akan menghambat produktivitas karyawan, oleh karena itu komunikasi adalah hal yang sulit dan berbelit-belit serta memerlukan pemahaman yang baik.

Peranan komunikasi dalam meningkatkan produktivitas suatu perguruan tinggi sangat penting karena sistem komunikasi yang baik akan meningkatkan aktivitas kerja karyawan. Hal ini juga akan mengacu terhadap meningkatnya produktivitas. Komunikasi pada hakekatnya memegang peranan penting, tidak hanya di perguruan tinggi saja, tetapi juga di lembaga-lembaga lainnya. Begitu pula dalam pergaulan dengan masyarakat dan sebagainya.

Komunikasi memberikan keterangan-keterangan, tugas, perintah, penukaran informasi dan pendapat. Tanpa adanya komunikasi yang baik, maka akan sulit mengadakan koordinasi. Karena itu perwujudan komunikasi ini memiliki peran yang sangat penting. Komunikasi juga berperan penting dalam kehidupan sehari-hari. Komunikasi merupakan proses hubungan yang terjadi diantara dua orang atau lebih dengan menggunakan media, lambang, simbol untuk memberikan informasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Etika komunikasi juga perlu di perhatikan agar tidak terjadi prasangka buruk yang dapat mengakibatkan prasangka negatif terhadap pegawai lainnya. Contohnya, Setiap pegawai tidak boleh mengeluarkan kata-kata yang tidak sopan dan kurang enak di dengar yang bisa membuat perasaan orang lain menjadi tersinggung. Dengan demikian etika komunikasi memegang peran penting dalam

melakukan hubungan kerja di dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Pengurusan informasi atau information handling yakni penyampaian dan penerimaan berita, akan dapat berjalan dengan baik bila terdapat komunikasi yang efektif dan efisien. Komunikasi itu akan menciptakan iklim kerja yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi para pegawai kantor. Komunikasi merupakan alat utama untuk menyempurnakan hubungan dalam organisasi. Dan komunikasi mempunyai peranan penting dalam memperlancar kinerja.

Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan menilik hakikat sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan. suatu pekerjaan itu dilaksanakan oleh orang-orang, dan ditujukan untuk kepentingan orang-orang dimana kegiatan sangat ditentukan oleh aktifitas orang-orang yang ada dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Banyak sekali fenomena-fenomena yang terjadi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengenai komunikasi. Misalnya kesalahpahaman antara staf dan pegawai di akibatkan oleh komunikasi yang kurang baik. Hal ini disebabkan oleh miss communication dan perbedaan sudut pandang dalam melaksanakan suatu tugas. Terkadang hal ini juga yang menyebabkan terjadinya konflik antara staf dan pegawai.

Berdasarkan keterangan-keterangan diatas, maka penulis mengambil judul

“Peranan Komunikasi Dalam Meningkatkan Aktivitas Kerja Pegawai Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” B. Perumusan Masalah

Sistem komunikasi yang dilaksanakan dalam suatu perguruan tinggi akan mempengaruhi kelancaran kinerja para staf dan pegawainya. Oleh karena itu, sangat penting bagi perguruan tinggi untuk memperhatikan bagaimana cara-cara berkomunikasi yang efektif untuk meningkatkan aktivitas kerja staf dan pegawainya.

Berdasarkan uraian diatas maka perumusan masalah yang dapat diambil sebagai dasar kajian dalam penelitian yang dilakukan adalah :

Bagaimana peranan komunikasi dalam meningkatkan aktivitas kerja staf dan pegawai pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui peranan komunikasi yang diterapkan pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian ini adalah :

a. Untuk memberikan masukan serta menyampaikan saran yang mungkin bermanfaat bagi Fakultas Ekomoni Universitas Sumatera Utara, mengenai masalah yang dihadapi dibidang komunikasi.

b. Sebagai referensi bagi peneliti-peneliti lain yang berminat terhadap judul yang penulis teliti.

c. Bagi penulis sendiri sangat bermanfaat sebagai tambahan ilmu pengetahuan khususnya mengenai sistem komunikasi yang baik yang seharusnya dilaksanakan dalam suatu perguruan tinggi.

E. Jadwal Kegiatan

1. Jadwal survei /observasi

Penelitian ini dilakukan di bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl.T.M. Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1. di bawah ini.

Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan

NO. KEGIATAN

SEPTEMBER 2012 MINGGU KE

I II III

1 Persiapan

2 Pengumpulan data

3 Penulisan laporan Sumber: Penulis (2012)

Dalam kegiatan pengumpulan data, Penulis melakukan penelitian selama beberapa minggu mulai tanggal 11 September sampai dengan 29 September 2012 di bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

F. Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini, Penulis menjelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.

BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI

Dalam bab ini, Penulis menjelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini, menjelaskan tentang bagaimana komunikasi yang digunakan oleh staf dan pegawai pada bagian Kepegawaian di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : PENUTUP

Dalam bab ini, menjelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan di bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dan saran Penulis bagi bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, serta Daftar Pustaka yang mencantumkan semua referensi yang digunakan.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan Diploma-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembang / perubahan.

B. Jenis Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya. Sehingga agar memberikan dan menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Sumber : Buku Pedoman Dan Informasi Fakultas Ekonomi USU (2012)

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

PUDEK I Fahmi N Nasution

SE,M.Acc,Ak

PUDEK II Drs.Arifin Lubis,MM,Ak

PUDEK III Ami Dilham, SE, MSi

KEPALA BAGIAN TATA USAHA

M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasubag Akademik Fepty Aniar, SE Kasubag Kemahasiswaan Zailiana, S.Sos Kasubag Kepegawaian Maslan, SE Kasubag Keuangan dan Umum Eka Yuliani, SE

Kasubag Perlengkapan Ahmad Faizul, SE, Msi DEKAN

Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.2.

Sumber : Buku Pedoman Dan Informasi Fakultas Ekonomi USU (2012) Gambar 2.2 Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

PUDEK I Fahmi N Nasution

SE,M.Acc,Ak

PUDEK II Drs.Arifin Lubis,MM,Ak

PUDEK III Ami Dilham, SE, MSi

KEPALA BAGIAN TATA USAHA

M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasubag Akademik Fepty Aniar, SE Kasubag Kemahasiswaan Zailiana, S.Sos Kasubag Kepegawaian Maslan, SE Kasubag Keuangan dan Umum Eka Yuliani, SE

Kasubag Perlengkapan Ahmad Faizul, SE, Msi DEKAN

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Anggota Djumono

Anggota Dianty putri

D. Deskripsi Pekerjaan

Berikut ini adalah Deskrispsi Pekerjaan dari setiap unit pada Bagian Kepegawaian, Bagian Pendidikan dan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara yang tediri dari :

1. Bagian Kepegawaian.

Tugasnya adalah :

a. Proses Surat Menyurat yakni mencatat surat masuk dari pimpinan, pengarsipan.

b. Proses Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Dosen dan Pegawai, pengonsepan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) masing-masing Departemen, konsep di kirim ke Departemen, setelah di isi (acc) lalu di ketik, di setujui pimpinan, pengarsipan.

c. Proses Pembuatan Surat Keterangan untuk Mendapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4) Dosen dan Pegawai dengan memberikan formulir Surat Keterangan untuk Mendapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4) ke setiap Dosen dan Pegawai, formulir di isi (di tanda tangani) langsung diketik, di setujui pimpinan, pengarsipan.

d. Proses Kenaikan Pangkat Dosen dan Pegawai, yakni dengan cara menerima dosen dan pegawai yang naik pangkat, penelitian berkas (berkas diperiksa), pengetikan berkas apabila berkas kurang di informasikan kepada yang bersangkutan, mengadakan rapat pimpinan, pengetikan usul kenaikan pangkat, di setujui pimpinan, di kirim ke

Rektor, menerima Surat Keterangan Fungsional / Naik Pangkat dari Rektor, menerima Surat Keterangan naik pangkat Pegawai, foto copy Surat Keterangan, menyerahkan Surat Keterangan ke Bendaharawan Gaji, memasukkan berkas ke dalam arsip.

e. Proses Absensi Pegawai di mulai dari pengetikan daftar hadir pegawai setiap bulannya, pengetikan daftar hadir Dosen dan Pegawai setiap Upacara di Biro, pengarsipan.

f. Proses Usul Pegawai Tidak Tetap dengan menerima berkas pegawai, mengetikan nama-nama pegawai tidak tetap yang diusulkan setiap tahun, di setujui Pimpinan, di kirim ke Rektor, menerima Surat Keterangan Rektor pegawai tidak tetap, pengarsipan.

g. Prosedur Pembuatan Gaji Berkala Dosen dan Pegawai dengan cara pengetikan gaji berkala setiap bulan, di setujui pimpinan, di serahkan ke Bendaharawan gaji, pengarsipan, rekapitulasi pegawai atau absensi pegawai, pengurusan pensiun dosen dan pegawai.

2. Bagian Pendidikan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun program kerja tahunan Sub Bagian.

b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

c. Menghimpun, menelaah, dan mengandalkan peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

d. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

e. Mempersiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

f. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

g. Memonitor pelaksanaan administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

h. Melakukan pencatatan, pengolahan, dan analisis data perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

i. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja Sub Bagian.

j. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

3. Bagian Akademik

Tugasnya adalah :

b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang akademi yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

c. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang registrasi dan evaluasi perkembangan kemajuan belajar mahasiswa per mata kuliah pada setiap jurusan dan program studi.

d. Menghimpun, menelaah, dan menggandakan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik. e. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang

akademik, sarana akademik, registrasi, pencatatan evaluasi perkembangan kemajuan belajar, dan statistik mahasiswa.

f. Mengkoordinasi pelaksanaan pendaftaran ujian masuk ke Universitas. g. Melaksanakan pencatatan pengolahan, dan analisis data perkembangan

pelaksanaan program akademik serta mempersiapkan usul pengadaan blanko ijazah dan penyusutan kalender akademik.

h. Menyimpan dan memelihara dokumen, surat, dan warkat yang berhubungan dengan program akademik, sarana akademik serta evaluasi kemajuan belajar, registrasi, dan statistik mahasiswa.

i. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja Bagian.

E. Kinerja Organisasi

juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja di dalam organisasi yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat. Serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Sedangkan kinerja organisasi terkini yang dilakukan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara adalah :

a. Melaksanakan urusan registrasi dan stasistik mahasiswa yang meliputi data pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS yang di capai Indeks prestasi (IP), jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa.

b. Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik, dan sarana akademik serta registrasi mahasiswa.

c. Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa.

d. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi akademik.

e. Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi.

f. Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

g. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

h. Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya, penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan dan pengajaran dan pengabdian masyarakat.

F. Rencana Kegiatan

1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Adalah : a. Menyusun jadwal perkuliahan semester genap Tahun Ajaran

2012/2013.

b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil Tahun Ajaran 2012/2013.

c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester ganjil/genap.

d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.

a. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.

b. Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk mahasiswa.

c. Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan administrasi program akademik dan sarana akademik.

d. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

e. Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian. f. Mempersiapkan bahan penyusunan kalender pendidikan dan

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Komunikasi

Manusia sebagai mahluk individu maupun sosial memiliki dorongan ingin tahu, ingin maju dan berkembang, maka salah satu sarananya adalah komunikasi. Komunikasi merupakan kebutuhan yang mutlak bagi manusia. Dengan komunikasi manusia dapat menyampaikan informasi, opini, ide, konsepsi, pengetahuan, perasaan, sikap, perbuatan dan sebagainya kepada seseorang secara timbal balik. Baik sebagai pengirim maupun penerima komunikasi.

Komunikasi secara sederhana dapat dilukiskan sebagai tukar menukar informasi antara dua pelaku yakni pelaku pengirim dan pelaku penerima informasi. Komunikasi juga merupakan suatu tindakan untuk saling menukarkan pesan-pesan yang bermanfaat kepada pihak yang membutuhkan.

Komunikasi menurut Widjaja (1988) memberikan pengertian sebagai berikut:

“Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dan pengertian dari seseorang kepada orang lain”

Menurut Handoko (1995):

Menurut U.Efendi (1981):

“Komunikasi sebagai proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang {komunikator} kepada orang lain {komunikan}”.

Menurut Gie (2002):

“Komunikasi adalah salah satu dari fungsi-fungsi pokok kantor dan suatu proses yang penting bagi semua bentuk perusahaan”.

“Komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari satu orang kepada orang lain melalui pos, telepon, telex, pelayanan pesuruh atau sarana-sarana lain”.

B. Unsur-Unsur Komunikasi

Penegasan tentang unsur - unsur dalam proses komunikasi itu adalah sebagai berikut:

a. Sender : Orang / Lembaga yang menyampaikan pesan kepada seseorang

atau sejumlah orang.

b. Encoding : Penyandian, yakni proses pengalihan pikiran ke dalam bentuk

lambang.

c. Message : Pesan yang merupakan seperangkat huruf / kata –kata

bermakna yang disampaikan oleh komunikator.

d. Media : Saluran komunikasi tempat berlalunya pesan dari komunikator

e. Decoding : Pengawas sandian, yaitu proses dimana komunikan menetapkan makna pada lambang yang disampaikan oleh komunikator kepadanya.

f. Receiver : Komunikan yang menerima pesan dari komunikator.

g. Response : Tanggapan , seperangkat reaksi pada komunikan setelah

diterimanya pesan.

h. Feedback : Umpan balik, yakni tanggapan komunikasi apabila

tersampaikan atau disampaikan kepada komunikator.

i. Noise : Gangguan tak terencana dalam proses komunikasi sebagai akibat

diterimanya pesan lain oleh komunikan yang berbeda dengan pesan yang di sampaikan oleh komunikator kepadanya.

C. Bentuk dan Proses Komunikasi 1. Bentuk Komunikasi.

Menurut bentuknya komunikasi terdiri dari : a) Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui lisan maupun tulisan.

Komunikasi verbal sangat penting dalam suatu perguruan tinggi dan merupakan kunci sukses suatu perguruan tinggi. Begitu pentingnya komunikasi verbal, sehingga tanpa komunikasi ini aktivitas tidak dapat berfungsi dengan baik.

Komunikasi verbal ini terdiri dari komunikasi satu arah (one way communication) dan komunikasi dua arah (two way communication).

Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang berlangsung pada satu pihak saja, sedangkan komunikasi dua arah bersifat timbal balik dan melibatkan dua pihak. Komunikasi verbal dapat pula berupa tatap muka, wawancara, konsultasi bersama dan pidato. Komunikasi tatap muka merupakan komunikasi yang paling umum yakni berupa perintah-perintah, instruksi, permintaan, penyampaian infomasi dan sebagainya melalui pembicaraan antara dua orang atau lebih. Komunikasi tatap muka ini memiliki beberapa kelebihan, yakni komunikator dapat mengetahui apakah penerima pesan sudah mengerti akan pesan yang disampaikan.

Dengan demikian kecerdasan dan pengetahuan umum dari penerima pesan dalam mengetahui pokok persoalan akan menunjukkan gaya atau cara penyampaian suatu pesan. Namun selain kelebihan yang di jelaskan diatas, komunikasi tatap muka ini juga memiliki beberapa kekurangan yakni pada saat penerima pesan memerlukan petunjuk untuk melaksanakan tugasnya maka tanpa adanya catatan tertulis ada kemungkinan tugas yang dikerjakan menjadi kurang sesuai dengan yang diperintahkan, dan tentunya hal ini sangat merugikan.

Komunikasi yang baik dan efektif adalah komunikasi dua arah antara komunikator dan komunikan. Contoh sederhana dari komunikasi dua arah yaitu: seorang manager pemasaran menjelasksan kepada bawahannya, kemudian setelah itu ada respon ( umpan balik ) dari bawahannya yang menyatakan bagaimana mengatasi / menghindari kendala-kendala yang ada dalam pemasaran sedangkan

komunikasi satu arah mempunyai kekurangan karena bisa saja terjadi miss

communication karena tidak adanya umpan balik. Contoh sederhana dari

komunikasi satu arah adalah seseorang yang menyampaikan pesan kepada orang lain yang dituju, bisa saja pesan itu tidak sesuai dengan yang dimaksud, karena daya pikir orang untuk menerima informasi berbeda-beda. Jadi, alangkah baiknya bila suatu perguruan tinggi menggunakan komunikasi dua arah.

Dengan menggunakan alat komunikasi modern pada suatu perusahaan maka komunikasi yang baik dapat terlaksana tetapi hal itu tidak menjamin komunikasi tersebut dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu untuk melaksanakan komunikasi yang baik dalam suatu perguruan tinggi adalah adanya jalinan pengertian dari kedua belah pihak.

Alat-alat komunikasi yang modern dan mutakhir hanyalah sebagai alat untuk membantu melancarkan komunikasi. Jadi untuk dapat melaksanakan komunikasi yang baik perlu adanya pengertian-pengertian antara yang menyampaikan komunikasi dengan yang menerima komunikasi tersebut, sehingga apa yang di komunikasikan dapat dimengerti, dipikirkan, dan dapat dilaksanakan. Agar komunikasi yang disampaikan mudah dimengerti oleh penerima komunikasi, jangan menggunakan bahasa yang sulit dimengerti, tetapi gunakan bahasa yang sederhana sehingga mudah dimengerti. Meskipun dalam komunikasi kemungkinan terjadi hambatan-hambatan, tetapi bila kita dapat menghilangkan hambatan tersebut atau setidaknya dapat menguranginya, maka kemungkinan komunikasi yang dijalankan akan menjadi lebih baik, maka kita dapat

a. Kelancaran tugas-tugas lebih terjamin b. Biaya-biaya dapat ditekan

c. Dapat meningkatkan partisipasi

d. Pengawasan dapat dilakukan dengan baik

Perguruan tinggi sebagai wadah dalam menjalin kerjasama tentunya mengandung bagian-bagian yang mempunyai hubungan antara satu dengan yang lainnya. Hubungan antar bagian-bagian harus diatur sebaik-baiknya dalam rangka mencapai tujuan perguruan tinggi. Selanjutnya hubungan harus dipolakan menjadi saluran komunikasi yang jelas, pasti dan diketahui. Dengan cukupnya saluran komunikasi yang disusun sebaik-baiknya dan dipahami oleh setiap anggota, barulah kerjasama dapat berjalan dengan baik dan berlangsung secara memuaskan. Saluran komunikasi merupakan urat nadi suatu perguruan tinggi dimana komunikasi itu berwujud penyampaian berita, ide-ide dari satu pihak lain dan ini lazim disebut komunikasi perkantoran atau dapat dinyatakan juga sebagai tata hubungan.

b). Komunikasi Nonverbal.

Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang berupa penyampaian informasi dengan menggunakan isyarat-isyarat atau tanpa penggunaan kata-kata. Pesan nonverbal ini disampaikan melalui gerakan badan, kontak tubuh, postur tubuh, ekspresi wajah, gerakan tangan dan mata serta anggukan atau gelengan kepala. Aspek komunikasi nonverbal banyak sekali mempengaruhi jalannya pembicaraan antara orang yang satu dengan yang lainnya, baik dalam suatu

organisasi maupun lingkungan sosial lainya. Seperti aspek dari ekspresi wajah adalah menaikkan dan menurunkan alis mata, sedangkan bila marah matanya mengerut sehingga respon nonverbal diberikan oleh pendengar secara kontiniu tentang apa yang dikatakan pembicara. Komunikasi nonverbal lainya adalah bahasa tubuh, yang merupakan komunikasi oleh gerakan badan selama komunikasi tatap muka. Ada banyak gerakan tidak ketara atau tidak begitu nampak yang dilakukan oleh orang-orang tetapi mengandung arti tersendiri. Misalnya senyuman, kerut dahi, gerak mata, berjabat tangan dengan keras dan masih banyak gerakan badan lainya.

Komunikasi nonverbal penting bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir panjang, dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat.

Komunikasi nonverbal sering dikatakan dalam segi emosional dari suatu komunikasi, akan tetapi sebaiknya membaca kode komunikasi nonverbal dalam hubungan dengan kata-kata yang menyertainya. Komunikasi nonverbal memberikan umpan balik yang berharga bagi pembaca kode. Jadi pada hakekatnya, komunikasi adalah suatu cara atau rangkaian kegiatan yang menyampaikan berita dari seseorang kepada orang lain, dalam rangka kerjasama yang baik dalam mencapai tujuan tertentu.

2. Proses Komunikasi

Dari pengertian komunikasi sebagaimana yang telah diuraikan sebelumnya, dapat ditambahkan menurut Widjaja (1988) dalam bukunya “komunikasi”. Komponen yang terdapat dalam proses komunikasi adalah sebagai berikut:

a. Sumber (source)

b. Komunikator (communicator) c. Pesan (message)

d. Saluran (channel)

e. Komunikan (communicant) f. Hasil (effect)

a. Sumber (source)

Sumber adalah dasar yang digunakan didalam penyampaian pesan, yang digunakan dalam rangka memperkuat pesan itu sendiri. Sumber dapat berupa orang, lembaga, buku, dan sejenisnya.

b. Komunikator (communicator)

Yang dimaksud komunikator adalah pelaku yang menyampaian pesan, dimana pelaku dapat berupa pelaku perorangan atau kelompok. Sebagai seorang komunikator hendaknya memiliki kredibilitas yang tinggi, berpengetahuan luas, memiliki sikap dan daya tarik, keterampilan berkomunikasi, yakni dalam pengertian memiliki kemampuan untuk melakukan perubahan sikap dan penambahan pengetahuan bagi diri komunikan.

Komunikator dalam berkomunikasi juga dituntut untuk mengetahui siapa yang menjadi sasaran penyampaian pesan dan tanggapan apa yang diinginkannya melalui media yang efisien. Dan pada saat komunikator berhadapan dengan audiens, maka komunikator harus dapat bersikap empati, yaitu kemampuan seseorang untuk memproyeksikan dirinya kepada peranan orang lain, dapat merasakan apa yang dirasakan orang lain.

c. Pesan (Message)

Pesan adalah suatu gagasan dan ide berupa pesan, informasi, pengetahuan, ajakan, bujukan, atau ungkapan yang bersifat pendidikan dan emosi lain sebagaimana yang disampaikan komunikator kepada perorangan atau kelompok tertentu (komunikan). Adapun bentuk-bentuk dari pada pesan yang akan disampaikan itu dapat berupa lisan, tulisan, gambar atau gerakan anggota-anggota tubuh. Pesan yang akan disampaikan hendaknya dapat menarik perhatan sasaran yang akan dituju. Jadi pesan itu harus disesuaikan dengan tingkat pemahaman, kepentingan dan kebutuhan penerima pesan sehingga tercapai pengertian yang searah.

Saluran adalah alat komunikasi yang dapat berupa media, sarana atau saluran yang digunakan oleh komunikator dalam mekanisme penyampaian pesan-pesan terhadap pihak lain, baik didalam maupun diluar organisasi.

e. Penerima (Communican)

Yang dimaksud dengan penerima adalah pihak yang menerima pesan atau berita dari komunikator.

f. Hasil (effect)

Menurut Widjaja (1988): “Hasil adalah suatu dampak yang terjadi dalam proses penyampaian pesan-pesan tersebut, yang dapat berakibat positif maupun negativ menyangkut tanggapan, persepsi dan opini dari hasil komunikasi tersebut”.

Hasil dapat dilihat dari personal opinion, public opinion dan majority

opinion. Personal opinion adalah pendapat pribadi, hal ini dapat merupakan

akibat hasil yang diperoleh dari komunikasi.

Jadi personal opinion adalah sikap atau pendapat seseorang terhadap suatu masalah tertentu. Public opinion adalah pendapat umum, pengertiannya adalah penilaian sosial mengenai suatu hal yang berarti, atas dasar pertukaran yang di lakukan individu-individu secara sadar dan rasional. Majority opinion adalah pendapat bagian tersebar dari public atau masyarakat.

D. Proses Komunikasi

Komunikasi merupakan suatu proses yang mendasari terjadinya hubungan antara manusia, bahkan dalam keadaan paradaban yang primitif sekalipun. Dalam masyarakat yang tinggi peradabannya lebih kompleks, masalah komunikasi maupun kegunaannya turut berkembang. Perkembangan teknologi dalam hal ini mengirimkan, memproses, menyimpan, dan menerima informasi mengharuskan pesan-pesan disampaikan sederhana, jelas, dan tepat. Sehingga makna yang sebenarnya dapat terwujud.

Semakin kompleks sifat dari suatu organisasi semakin tinggi pula tingkat kemajemukan sistem komunikasi. Analisis sistem komunikasi yang paling sederhana sifatnya memperlihatkan adanya tiga jalur ( three way flow ).

1. Komunikasi kebawah ( Downwards Communication )

Bentuk komunikasi kebawah adalah komunikasi yang berbentuk instruksi atau informasi. Intruksi disampaikan dalam bentuk perintah, dapat pula beragam saran atau usul dengan ungkapan yang halus. Dibanding dengan perintah, arus informasi lebih umum sifatnya. Banyak jenis informasi yang diteruskan bermanfaat dan memadai, sekalipun ada yang tidak begitu mutlak atau malah merupakan pemborosan waktu. Misalnya, ringkasan tentang ramalan produksi yang dicatat melalui komputer, yang mungkin berguna untuk seorang pengawas, tetapi tampaknya ia tidak akan punya waktu untuk mempelajari catatan tersebut yang penuh angka sebanyak dua puluh atau lebih lembarannya.

2. Komunikasi keatas

Komunikasi keatas adalah arus komunikasi dari bawah keatas (pimpinan) lebih menekankan segi pertanggungjawaban antara bawahan kepada pimpinan. Bentuknya adalah surat pertanggungjawaban, saran, pengaduan dan permintaan untuk diberikan keputusan.

Komunikasi keatas paling sering berbentuk konsultasi antara karyawan dengan pimpinan, dengan memberi kesempatan kepada pihak karyawan mengajukan pendapat serta membahas masalah dengan pihak manajemen.

3. Komunikasi Horizontal

Komunikasi ini merupakan komunikasi yang terjadi antara dua pejabat atau dua belah pihak yang mempunyai kedudukan yang sama atau sederajat menurut tingkat hierarki.

Komunikasi horizontal perlu ditingkatkan peranannya. Dengan bertambahnya penggunaan bidang jasa spesialisasi, keharusan itu jelas tergambar. Pada jenjang dewan direksi arus horizontal terwujud dengan diadakanya rapat senat. Pada jenjang kebawah manfaat rapat dapat digunakan untuk tujuan yang sama.

4. Komunikasi Diagonal

Yaitu komunikasi antara pimpinan bagian dengan staf dari satu bagian lain atau antara kepala seksi dengan karyawan dari seksi lain yang ada hubungan dengan fungsional.

Menurut Drs.Soewoono Handayaningrat, komunikasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:

1. Komunikasi Secara Lisan

Komunikasi secara lisan ini dipergunakan komunikasi berhadapan muka atau komunikasi tatap muka (face to face). Hal ini dikecualikan kalau dilakukan komunikasi dengan menggunakan telepon, pidato, briefing dan media komunikasi yang lain.

2. Komunikasi Secara Tertulis

Komunikasi secara tertulis merupakan bagian yang sangat penting dalam kegiatan manajemen, karena kata-kata atau pesan-pesan dari pimpinan harus bersifat otentik, yang dicatat dalam suatu dokumen agar dapat digunakan sebagai bahan pemeriksaan kembali.

Hal yang tidak menguntungkan dari komunikasi yang bersifat tertulis adalah pemeliharaan atau penyimpanan yang bersifat up to date dan usaha untuk secara tepat mendapatkan kembali dokumen itu bila diperlukan dikemudian hari. Masalah lain dari komunikasi dengan dokumen tertulis dapat menjadi suatu sumber perselisihan kerena sistem formalitas dengan legalitas (prosedur pengaturan).

Suatu organisasi yang baik, dalam menyampaikan suatu warta akan mempergunakan segala macam saluran yang mungkin terutama saluran perintah dan tanggung jawab yang resmi. Disamping tidak mengabaikan saluran hubungan

mengadakan hubungan. Dengan demikian warta yang dikehendaki dapat mencapai tujuannya dengan efektif.

Dalam upaya menciptakan dan memelihara sistem komunikasi, seorang manajer diwajibkan untuk memahami azas-azas komunikasi dan menerapkannya dalam pelaksanaan tugasnya. Geoffry Mills dan Oliver Standdingford, mengemukakan empat azas pokok komunikasi, yaitu:

a. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain.

b. Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkan pada satu hal lain yang telah dimengerti.

c. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya mengerti.

d. Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta mempunyai suatu kewajiban untuk meminta suatu penjelasan.

Efektivitas suatu organisasi sangat tergantung kepada bermanfaat tidaknya data yang dikomunikasikan. Kegagalan komunikasi akan terjadi jika anggota organisasi menyampaikan segala hal yang tidak sesuai dengan data yang sebenarnya.

Komunikasi secara tertulis yang digunakan pada suatu perguruan tinggi terdiri dari :

Komunikasi Internal.

Komunikasi Internal biasanya juga diterapkan oleh sebagian besar kegiatan kantor dalam suatu perguruan tinggi yang meliputi hubungan-hubungan didalam lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar.

Komunikasi Internal yang terjadi misalnya :

a. Komunikasi antara pimpinan dengan karyawan.

b. Komunikasi antar pimpinan yang satu dengan pimpinan bagian lainnya. c. Komunikasi antara para karyawan.

Komunikasi External

Komunikasi External bertujuan menjalin hubungan yang baik antara pihak satu dengan pihak luar. Komunikasi ini dapat diwujudkan dengan telepon, berbicara langsung atau dengan pengiriman surat. Komunikasi external yaitu komunikasi yang terjadi dengan pihak luar. Jika hubungan-hubungan ke luar itu dapat dilaksanakan sebaik-baiknya, pastilah perguruan tinggi yang bersangkutan mendapat pandangan yang positif.

Komunikasi external harus dilaksanakan dengan baik agar tercipta hubungan yang harmonis. Hal ini merupakan salah satu cara yang dapat memajukan perguruan tinggi tersebut, sebab tidak ada satu lembagapun yang tidak membutuhkan pihak eksternal.

Komunikasi yang efektif mengandung arti pengiriman dan penerimaan informasi yang paling cermat, pengertian pesan yang mendalam oleh kedua pihak dan pengambilan tindakan yang tepat terhadap pertukaran informasi. Seorang pimpinan harus selalu mempertimbangkan biaya dan akibat agar tercapainya suatu tujuan yang efektif dan efisien dalam pemilihan dan penggunaan saluran organisasi dimana ini juga merupakan usahanya untuk mengembangkan dan memperbaiki komunikasi formal dalam organisasi. Dengan mengetahui peranannya dan saluran-saluran yang dilaluinya dapat memberikan perubahan-perubahan dalam organisasi, sehingga rintangan-rintangan dalam momunikasi dapat dikurangi.

Untuk dapat mencapai komunikasi yang efektif, seorang pengirim informasi hendaknya memberikan pesan secara ringkas dan jelas, serta menggunakan bahasa yang sesuai dengan pengetahuan dan kemampuan intelektual dari penerima pesan dengan menggunakan media yang tepat. Media yang paling tepat sebenarnya tergantung pada apa yang dikomunikasikan dan kemana komunikasi tersebut akan disampaikan.

American Management Assiciation (AMA) yang dikutip oleh Handoko

(1995) dalam bukunya “Manajement” telah menyusun sejumlah prinsip komunikasi yang disebut dengan “The Commandements Of good

Communication” (sepuluh pedoman komunikasi yang baik ), yaitu :

2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.

3. Pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan.

4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu dalam perencanaan komunikasi.

5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai dasar berita selama dikomunikasikan.

6. Ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu atau umpan balik.

7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan. 8. Perhatikan konsistensi komunikasi.

9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.

10.Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti. Prinsip-prinsip komunikasi AMA ini memberikan pedoman kepada para pimpinan untuk meningkatkan komunitas komunikasi. Jadi apabila para pimpinan mampu melaksanakan pimpinan yang baik maka akan dapat mengambil manfaat atau keuntungan-keuntungan seperti kelancaran tugas-tugas dapat terjamin, biaya-biaya dapat lebih ditekan dan dapat meningkatkan partisipasi serta pengawasan dapat dilakukan dengan lebih baik.

Dari uraian diatas dapat dikatakan setiap organisasi membutuhkan organisasi yang efektif agar seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian atau sasaran yang telah ditetapkan. Dengan kata lain organisasi tidak dapat berfungsi

jika komunikasi yang berlangsung dalam komunikasi tersebut tidak efektif, padahal kebanyakan organisasi berhasil dimulai dengan komunikasi yang efektif.

Meningkatkan aktivitas manusia dalam organisasi tidak hanya menyangkut penjadwalan pekerjaan dan keterangan yang diperlukan untuk itu, akan tetapi juga menyangkut kondisi, iklim, dan suasana kerja.

Salah satu cara dalam meningkatkan aktivitas yaitu dengan cara memperbaiki komunikasi dengan membuatnya lebih efektif secara terus-menerus. Jadi, jelaslah bahwa setiap organisasi memerlukan komuniksasi yang efektif agar seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian atau sasaran yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, organisasi tidak dapat berfungsi jika komunikasi yang berlangsung dalam organisasi tersebut tidak efektif.

F. Analisis dan Evaluasi

Setelah penulis menguraikan semua tentang komunikasi seperti yang telah tertera diatas, maka selanjutnya adalah menganalisis dan mengevaluasi komunikasi yang terdapat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara keseluruhan. Komunikasi yang diterapkan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah komunikasi dua arah. Komunikasi yang terjadi adalah komunikasi vertikal, horizontal, dan diagonal.

Komunikasi vertikal meliputi komunikasi keatas dan kebawah. Komunikasi vertikal yang terjadi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara seperti komunikasi antara Dekan dengan Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, Pembantu Dekan III, Dosen, Staf dan Pegawai. Sedangkan komunikasi keatas

berarti sebaliknya. Komunikasi antara Pembantu Dekan I dengan Dosen, Staf dan Pegawai. Komunikasi antara Pembantu Dekan II dengan Dosen, Staf dan Pegawai. Komunikasi Pembantu Dekan III dengan Dosen, Staf dan Pegawai. Sedangkan komunikasi keatas berarti sebaliknya.

Komunikasi horizontal yang terjadi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara seperti komunikasi antara sesama Pembantu Dekan. Komunikasi antara sesama Dosen, komunikasi antara sesama Staf dan komunikasi antara sesama Pegawai.

Komunikasi diagonal yang terjadi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara seperti Komunikasi antara Pembantu Dekan I dengan Staf dan Pegawai yang merupakan bawahan dari Pembantu Dekan II dan III. Begitu pula komunikasi antara Staf dan Pegawai dengan Pembantu Dekan II padahal mereka merupakan bawahan dari Pembantu Dekan I atau Pembantu Dekan III dan sebaliknya.

Proses komunikasi antara Dekan dengan Pembantu Dekan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berupa lisan dan tulisan. Komunikasi lisan yang dilakukan Dekan dengan Pembantu Dekan misalnya langsung bertatap muka, melalui telepon, dan rapat yang disebut dengan rapat pimpinan. Komunikasi tulisan yang dilakukan Dekan dengan Pembantu Dekan misalnya berupa surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan / tanggapan, dan sebagainya.

Pembantu Dekan. Jadi, Pembantu Dekan yang mengkomunikasikannya kepada Dosen, Staf dan Pegawai. Tetapi kadang kala diadakan rapat di Aula Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Misalnya, sebelum ujian tengah semester diadakan rapat antara Dekan dengan Staf dan Pegawai untuk membahas pelaksanaan ujian tengah semester tersebut sebab staf dan pegawai akan bertindak sebagai pengawas ujian. Sedangkan komunikasi secara tulisan antara Dekan dengan Dosen, Staf dan Pegawai misalnya berupa surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan / tanggapan, dan sebagainya.

Proses komunikasi antara Pembantu Dekan dengan Dosen, Staf dan Pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga berupa lisan dan tulisan. Komunikasi lisan yang dilakukan Pembantu Dekan dengan Dosen, Staf dan Pegawai misalnya langsung bertatap muka, melalui telepon, dan rapat. Tetapi hal ini jarang terjadi karena komunikasi secara tertulis yang paling sering dilakukan oleh Pembantu Dekan, misalnya berupa surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan/tanggapan, pengumuman atau penyampaian informasi melalui papan pengumuman yang ada pada ruang piket/ruang dosen dan sebagainya. Dalam bidang akademis, biasanya dosen tidak langsung berhubungan dengan Pembantu Dekan I, tetapi melalui Kepala Sub Bagian Akademik. Contoh : Kepala Sub Bagian akademik menyampaikan surat keputusan kepada dosen tentang jadwal pelaksanaan ujian terhadap mata kuliah yang diajarkannya. Hal ini mewajibkan dosen untuk segera memberikan soal ujian dengan batas waktu tertentu, kemudian wajib hadir untuk memantau pelaksanaan

ujian mata kuliah tersebut dan setelah selesai ujian dosen harus segera mengambil jawaban dari para mahasiswa untuk diperiksa. Setelah itu, dosen juga harus segera menyerahkan nilai kepada kasubbag akademik dengan batas waktu yang telah ditetapkan.

Dalam bidang keuangan, dosen juga jarang berhubungan dengan Pembantu dekan II, tetapi melalui bawahannya. Biasanya dosen berhubungan langsung dengan Kepala Sub Bagian Keuangan.

Proses komunikasi antara sesama dosen biasanya secara lisan dan bersifat pribadi (informal). Komunikasi antara sesama dosen terjalin cenderung lebih santai, akrab, dan tidak kaku. Komunikasi antara sesama dosen ini biasanya menggunakan bahasa yang mudah dipahami antara satu sama lain dan cenderung lebih fleksibel. Begitupula dengan komunikasi antara dosen dengan staf dan pegawai yang bekerja di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tersebut. Hal seperti ini juga terjadi dalam komunikasi antara sesama staf dan pegawai.

Di dalam kegiatan komunikasi, terkadang timbul kesalahpahaman. Begitupula dengan yang terjadi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan.

Kesalahpahaman dalam komunikasi disebabkan akibat kesalahan dalam menafsirkan komunikasi yang disampaikan oleh komunikator. Sebagaimana kita ketahui bahwa apabila terjadi kesalahpahaman dalam berkomunikasi, maka dapat menghambat aktivitas kerja staf dan pegawai pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tersebut. Oleh karena itu, hambatan – hambatan dalam berkomunikasi ini harus diatasi dengan tepat.

Ada beberapa cara yang dilakukan oleh para staf dan pegawai untuk mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam berkomunikasi di bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, seperti : Membuat suatu pesan secara lebih berhati–hati, menggunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, dan tidak bertele–tele, meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi (suara – suara musik, keributan di dalam ruangan kerja, dan lain sebagainya).

Dari hasil analisa dan evaluasi diatas, penulis menilai bahwa komunikasi telah diterapkan dengan baik pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Hal ini dapat dilihat dalam tercapainya tujuan secara efektif dan efisien. Dengan komunikasi yang baik pula, maka aktivitas kerja staf dan pegawai pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tersebut dapat meningkat. Peningkatan aktivitas kerja staf dan pegawai ini dapat menghemat biaya, waktu, dan metode kerja (tenaga dan pikiran).

Penulis menilai bahwa hambatan – hambatan komunikasi yang terjadi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara khususnya pada bagian Kepegawaian masih dalam taraf wajar, beda pendapat itu merupakan hal yang biasa. Kesalahpahaman yang terjadi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga dapat diatasi dengan tepat. Selain itu, penulis juga menilai bahwa proses komunikasi yang terjadi di bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga tetap berjalan dengan lancar. Seluruh staf dan pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga diberikan kesempatan untuk memberikan saran maupun ide – ide mereka kepada atasan dengan komunikasi yang baik dan sopan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Komunikasi mempunyai peranan yang sangat besar dalam meningkatkan aktivitas kerja staf dan pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara khususnya pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Hal ini dapat dilihat dari komunikasi yang dilakukan dengan baik oleh Dekan, Pembantu Dekan, Dosen, Staf dan Pegawai. 2. Sistem komunikasi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara terutama pada bagian kepegawaian yaitu sistem komunikasi dua arah. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga menggunakan sistem komunikasi tiga jalur ( three way flow ) yakni komunikasi vertikal, horizontal, dan diagonal.

B. Saran

1. Hendaknya hubungan baik antara pimpinan dengan bawahan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maupun sesama staf dan pegawai yang setara tingkatannya tetap terjalin dengan baik.

2. Komunikasi yang baik dan efektif adalah komunikasi dua arah antara komunikator dan komunikan karena komunikasi dua arah bersifat timbal balik dan melibatkan dua pihak sehingga dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan dalam kegiatan berkomunikasi pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Effendy, Onong Uchjana. 1998. IlmuKomunikasi Teori dan Praktek. Bandung PT. Remaja Rosda Karya

Muhammad, Arni .2009. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara

Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU 2009 Mulyana, Deddy. 2005. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar.

Bandung : PT. Remaja Rosdakarya.

Laporan Mingguan Magang Bagian Kepegawaian

Panuju, Redi. 2001. Komunikasi Organisasi. Yogyakarta : Pustaka Pelajar Widjaja, A.W. 1994. Komunikasi. Jakarta : Bina Aksar

Yuwono, S. 1991. Administrasi Perkantoran, Cetakan ke-14. Yogyakarta : Nur Cahaya

ujian mata kuliah tersebut dan setelah selesai ujian dosen harus segera mengambil jawaban dari para mahasiswa untuk diperiksa. Setelah itu, dosen juga harus segera menyerahkan nilai kepada kasubbag akademik dengan batas waktu yang telah ditetapkan.

Dalam bidang keuangan, dosen juga jarang berhubungan dengan Pembantu dekan II, tetapi melalui bawahannya. Biasanya dosen berhubungan langsung dengan Kepala Sub Bagian Keuangan.

Proses komunikasi antara sesama dosen biasanya secara lisan dan bersifat pribadi (informal). Komunikasi antara sesama dosen terjalin cenderung lebih santai, akrab, dan tidak kaku. Komunikasi antara sesama dosen ini biasanya menggunakan bahasa yang mudah dipahami antara satu sama lain dan cenderung lebih fleksibel. Begitupula dengan komunikasi antara dosen dengan staf dan pegawai yang bekerja di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tersebut. Hal seperti ini juga terjadi dalam komunikasi antara sesama staf dan pegawai.

Di dalam kegiatan komunikasi, terkadang timbul kesalahpahaman. Begitupula dengan yang terjadi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan.

Kesalahpahaman dalam komunikasi disebabkan akibat kesalahan dalam menafsirkan komunikasi yang disampaikan oleh komunikator. Sebagaimana kita ketahui bahwa apabila terjadi kesalahpahaman dalam berkomunikasi, maka dapat menghambat aktivitas kerja staf dan pegawai pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tersebut. Oleh karena itu, hambatan – hambatan dalam berkomunikasi ini harus diatasi dengan tepat.

Ada beberapa cara yang dilakukan oleh para staf dan pegawai untuk mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam berkomunikasi di bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, seperti : Membuat suatu pesan secara lebih berhati–hati, menggunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, dan tidak bertele–tele, meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi (suara – suara musik, keributan di dalam ruangan kerja, dan lain sebagainya).

Dari hasil analisa dan evaluasi diatas, penulis menilai bahwa komunikasi telah diterapkan dengan baik pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Hal ini dapat dilihat dalam tercapainya tujuan secara efektif dan efisien. Dengan komunikasi yang baik pula, maka aktivitas kerja staf dan pegawai pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tersebut dapat meningkat. Peningkatan aktivitas kerja staf dan pegawai ini dapat menghemat biaya, waktu, dan metode kerja (tenaga dan pikiran).

Penulis menilai bahwa hambatan – hambatan komunikasi yang terjadi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara khususnya pada bagian Kepegawaian masih dalam taraf wajar, beda pendapat itu merupakan hal yang biasa. Kesalahpahaman yang terjadi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga dapat diatasi dengan tepat. Selain itu, penulis juga menilai bahwa proses komunikasi yang terjadi di bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga tetap berjalan dengan lancar. Seluruh staf dan pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga diberikan kesempatan untuk memberikan saran maupun ide – ide mereka kepada atasan dengan komunikasi yang baik dan sopan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Komunikasi mempunyai peranan yang sangat besar dalam meningkatkan aktivitas kerja staf dan pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara khususnya pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Hal ini dapat dilihat dari komunikasi yang dilakukan dengan baik oleh Dekan, Pembantu Dekan, Dosen, Staf dan Pegawai. 2. Sistem komunikasi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara terutama pada bagian kepegawaian yaitu sistem komunikasi dua arah. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga menggunakan sistem komunikasi tiga jalur ( three way flow ) yakni komunikasi vertikal, horizontal, dan diagonal.

B. Saran

1. Hendaknya hubungan baik antara pimpinan dengan bawahan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maupun sesama staf dan pegawai yang setara tingkatannya tetap terjalin dengan baik.

2. Komunikasi yang baik dan efektif adalah komunikasi dua arah antara komunikator dan komunikan karena komunikasi dua arah bersifat timbal balik dan melibatkan dua pihak sehingga dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan dalam kegiatan berkomunikasi pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Effendy, Onong Uchjana. 1998. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung PT. Remaja Rosda Karya

Muhammad, Arni .2009. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara

Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU 2009 Mulyana, Deddy. 2005. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya.

Laporan Mingguan Magang Bagian Kepegawaian

Panuju, Redi. 2001. Komunikasi Organisasi. Yogyakarta : Pustaka Pelajar Widjaja, A.W. 1994. Komunikasi. Jakarta : Bina Aksar

Yuwono, S. 1991. Administrasi Perkantoran, Cetakan ke-14. Yogyakarta : Nur Cahaya