BAB II KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA (KPRI) ”MEDIA” DINAS KOMUNIKASI INFORMASI DAN INFORMATIKA (DISKOMINFO) MEDAN A. Sejarah Singkat Koperasi - Prosedur Penyusunan Anggaran Laba Rugi Pada Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI)"Media" Dinas Komun
BAB II KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA (KPRI) ”MEDIA” DINAS KOMUNIKASI INFORMASI DAN INFORMATIKA
(DISKOMINFO) MEDAN
A. Sejarah Singkat Koperasi
Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) ”Media” Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan ini dulu bernama Departemen Penerangan (DEPPEN) dan dengan akte perubahan No. 518/BH/PAD/XI/2002, nama Departemen Penerangan (DEPPEN) diubah menjadi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) ”Media” Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan. Oleh sebab itu koperasi ini dinamakan Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) ”Media” Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan yang beralamatkan dijalan H.M Said No. 27 Medan. Adapun mengenai keanggotaan KPRI ”Mediia” Medan sampai saat ini tercatat sebanyak 185 orang (tahun yang sedang berjalan tahun 2008).
B. Struktur Organisasi Koperasi
Organisasi adalah merupakan suatu alat untuk mencapai tujuan atas dasar kerjasama yang mempunyai bentuk atau susunan yang secara jelas dan formil merumuskan bidang tugas masing-masing unsur serta meneger hubungan antara yang satu dengan yang lain dalam rangkaian hirarki. Struktur organisasi merupakan susunan dari jabatan-jabatan yang suda ditetapkan dan merupakan salah satu faktor yang mempengauhi orang yang tergabung didalamnya. Karena setiap pimpinan maupun bawahan yang ada dalam organisasi akan mengetahui dengan jelas sampai dimana kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan, batas- batas serta kekuasaan yang ada padanya, kepada siapa ia harus bertanggung jawab kepadanya.
Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan baik banyak dibantu atau dipengaruhi oleh mengerti atau tidaknya seseorang atau individu yang tergabung dalam organisasi itu. Dengan demikian struktur organisasi bukanlah menjadi tujuan perusahaan, tetapi merupakan alat yang dipergunakan dalam mencapai tujuan.
Satu kesatuan kerja dari setiap departemen harus dimiliki suatu perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya, karena tujuan dari suatu perusahaan hanya dapat dicapai dengan kerjasama yang baik dan terkoordinasinya para anggota.
Dalam rangka mencapai efisiensi dan efektivitas usaha diatur pembagian tugas masing-masing fungsi/ pelaksanaan penanggung jawab secara tertulis sebagai berikut :
C. Job Description (Uraian Tugas)
1. Dewan Penasehat (Pembina)
Dewan penasehat (Pembina) berfungsi memberikan saran-saran, pendapat, usul, dan pertimbangan-pertimbangan kepada pengurus atau rapat anggota mengenai masalah tertentu baik diminta maupun tidak, demi untuk kemajuan koperasi yang bersangkutan. Dewan penasehat tidak diberi gaji tetapi dapat dapat diberi uang jasa yang disetujui oleh rapat anggota. Disamping itu Dewan penasehat (Pembina) tidak mempunyai hak dalam rapat anggota dan rapat pengurus.
Tanggung jawab dari Dewan penasihat (Pembina) secara lebih jelas adalah
a) Memberikan nasehat yang berhubungan dengan kegiatan operasional koperasi.
b) Mengkoordinir tugas-tugas perencanaan, pengorganisasian dan pemberian pengarahan kerja.
c) Pengawasan dan pelaksanaan yang berkaitan dengan pendayagunaan aktiva dan passiva untuk mencapai tujuan koperasi.
2. Pengurus
Jabatan yang memungkinkan mengangkat karyawan yang akan dituangkan dalam SK Pengurus.
3. Badan Pengawas
Untuk menghindari hal-hal yang bersifat negative, maka dibentuk suatu badan pengawas untuk melakukan pengawasan (Control) melalui audit secara periodik dengan frekuensi kegiatan sekurang-kurangnya tiga bulan sekali dengan pasal 38 UU No. 25 Thn 1992.
Adapun tugas dan kewajiban Badan Pengawas adalah :
a) Mengawasi pelaksanaan tata kehidupan organisasi dan usaha serta pelaksanaan kebijaksanaan dan tindakan-tindakan pengurus. b) Memeriksa, meneliti kebenaran buku-buku dan catatan-catatan yang berhubungan dengan organisasi dan usaha koperasi.
c) Mengadakan pemeriksaan sewaktu-waktu mengenai:
Persediaan barang-barang serta kekayaan koperasi
Bidang keuangan dengan membuat berita acara pemeriksaan kas
Laporan keuangan
4. Ketua I
Ketua I mempunyai tugas sebagai berikut : 1. Memimpin kegiatan Struktur organisasi Koperasi Pegawai Republik
Indonesia (KPRI) ”Media” Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan berdasarkan Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga dan Keputusan Rapat Anggota Tahunan serta kebijaksanaan yang ditetapkan oleh rapat pengurus.
2. Mewakili/ penanggung jawab Struktur organisasi Koperasi Pegawai
Republik Indonesia (KPRI) ”Media” Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan kedalam maupun keluar.
3. Memimpin rapat pleno (rapat pengurus lengkap) maupun rapat pengurus harian
4. Memimpin, mengarahkan serta mengawasi seluruh kegiatan pelaksanaan rencana kerja Struktur organisasi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) ”Media” Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan Sebagai koordinator umum Struktur organisasi
Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) ”Media” Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan
5. Ketua II
Ketua II mempunyai tugas sebagai berikut :
a) Mewakili seluruh pelaksanaan tugas ketua
b) Mengadakan pembinaan terhadap departemen-departemen yang berada dibawah naungannya.
c) Mewakili ketua I dalam tugasnya.
1) Menandatangani seluruh bukti pengeluaran uang Struktur organisasi
Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan jika ketua berhalangan.
2) Memimpin rapat pengurus jika mendapat pendelegasian dari ketua I.
d) Mengkoordinir bidang organisasi Struktur organisasi Koperasi Pegawai
Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan .
6. Sekretaris I
Tugas sekretaris I sebagai berikut :
a) Mengkoordinir dari seluruh kegiatan administrasi . Struktur Koperasi
Pegawai Republik Indonesia (KPRI) ”Media” Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan Mengkoordinir kegiatan secretariat pengurus koperasi sehari-hari. b) Membantu mempersiapkan rencana kegiatan Koperasi Pegawai Republik
Indonesia (KPRI) ”Media” Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan baik yang bersifat umum maupun bidang organisasi.
c) Mengkoordinir bidang pembelian barang konsumsi dan barang sandang.
7. Sekretaris II
Tugas sekretaris II sebagai berikut :
a) Membantu sekretaris sebelum melaksanakan tugas kesekretariatan
Struktur organisasi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan.
1) Membuat buku notulen rapat. 2) Membuat buku daftar anggota. 3) Membuat buku agenda surat masuk dan surat keluar. 4) Membuat buku tamu.
b) Mempersiapkan surat-surat yang dibutuhkan.
8. Bendahara
Tugas bendahara sebagai berikut :
a) Membantu ketua dalam merumuskan kebijaksanaan dalam bidang keuangan sesuai dengan keputusan rapat pengurus dan rapat anggota.
b) Menandatangani cheque/ giro dan sebagian orang pertama yang berhak menandatangani cheque/ giro Struktur organisasi Koperasi Pegawai
Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan. c) Mengupayakan mencari sumber dana dari anggota yang dapat digunakan untuk pelaksanaan rencana kerja.
d) Menyimpan dan mengadministrasikan keuangan Struktur organisasi
Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan.
Menghadiri rapat anggota tahunan dan pertemuan yang dilaksanakan dalam rangka pengembangan dan pembinaan unit-unit Struktur organisasi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan.
D. Prosedur Penyusunan Anggaran Laba Rugi pada Koperasi
Anggaran yang dapat dipergunakan dalam suatu koperasi ternyata terdiri dari berbagai macam jenis dan ragam. Pertaanyaan yang kemudian timbul adalah dari mana manajemen koperasi akan menyusun anggaran tersebut, karena masing- masing anggaran mempunyai keterkaitan dan hubungan antara satu dengan yang lainnya. Untuk menyusun anggaran yang lengkap yang akan dapat dipergunakan di dalam koperasi secara sekaligus tidak lah mungkin. Dengan demikian perlu diketahui bagaimana penyusunan anggaran dalam koperasi tersebut harus dilaksanakan ditinjau dari anggaran yang akan disusun tersebut. Perlu diketahui bahwa anggaran yang dalam koperasi adalah saling berhubungan antara anggaran yang satu dengan anggaran yang lain
Untuk keperluan penyusunan anggaran ini, manajemen perusahaan dapat mendasarkaan diri kepada peramalan penjualan produk perusahaan. Di dalam hal pemilihan model yang menajemen.
1. Penyusunan Anggaran Pendapatan Jasa Simpan Pinjam
Sumber pendapatan dari Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan dapat diklasifikasikan dalam dua bagian dari usaha dan pendapatan dari luar usaha.
Anggaran pendapatan-pendapatan tersebut beserta jumlahnya yang diambil dari data laporan keuangan tahun 2012. dapat dilihat pada berikut :
Tabel 2.1
Anggaran Pendapatan
KODE URAIAN ANGGARAN 1 TAHUN (Rp)PENDAPATAN USAHA
a. Jasa Simpan Pinjam 2.655.000
b. Jasa Alat Terapi 12.800.000
c. Jasa Kaca Mata 360.000
d. Jasa Handphone (HP) 340.000
e. Jasa Usaha PKPRI Ko. Medan 851.617.421 Tahun 2008
TOTAL 128.189.354
Sumber : Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Medan
Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran pendapatan pada tahun 2011 adalah Rp. 128.189.354
Tabel 2.2 Anggaran Pendapatan Diluar Usaha KODE URAIAN ANGGARAN 1 TAHUN (Rp)Honorarium Pengurus/ BAPEM 11.700.000 Jasa Simpanan Berjangka 3.660.000 Jasa Sukarela 2.938.680
TOTAL 18.298.680
Sumber : Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Medan Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran pendapatan diluar usaha adalah Rp. 18.298.680
2. Penyusunan Anggaran Beban Operasi
Dalam menyusun anggaran untuk masing-masing pusat tanggung jawab, manajer yang bersangkutan harus bertindak sesuai dengan petunjuk-petunjuk umum yang ditetapkan oleh manajer lenih tinggi, program-program kerja yang direncanakan dan pertimbangan mereka sendiri.
Pada umumnya anggaran biaya didasarkan pada rencana-rencana dan program-program tertentu. Pengalaman yang lalu disesuaikan dengan perubahan- perubahan yang diharapkan dalam kebijakan manajemen dan kondisi-kondisi umum perekonomian, sangat membantu dalam menyusun anggaran biaya. Setelah kita memperhatikan faktor-faktor tersebut, maka anggaran biaya telah dapat disusun. Anggaran biaya dibuat berdasarkan biaya yang dikeluarkan untuk penghasilan tersebut ditambah dengan biaya yang dikeluarkan bukan untuk mendapatkan penghasilan yakni biaya overhead. Untuk itu biaya dalam Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan adalah sebagai berikut : 1.
Biaya Usaha 2. Biaya Diluar Usaha 3. Biaya Overhead
Prosedur Penyusunan Anggaran Biaya Pada Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan dimulai dari pembuatan anggaran yang dirincikan dalam tabel-tabel berikut :
Tabel 2.3 Anggaran Biaya Usaha
KODE URAIAN ANGGARAN 1 TAHUN (Rp)
Biaya Usaha :a. Biaya Publikasi 150.000
b. Alat Tulis Kantor 504.000
c. Beli Kalkulator 105.500
d. Biaya Cetak Buku 2.000.000
e. Cetak Blanko 876.000
Sub Total 3.635.500
d. Biaya Rapat 140.000
b. Transport Anggota 9.600.000
a. Insentif Bendahara Gaji 180.000
KODE URAIAN ANGGARAN 1 TAHUN (Rp)
Tabel 2.5 Anggaran OverheadRp. 10.140.000
Sumber : Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Medan Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran biaya diluar usaha adalah
TOTAL 10.140.000
c. Dana Pendidikaan 3.000.000
Biaya Usaha Sampingan
b. Dana Sosial 2.000.000
a. Diambil Dana Cadangan 5.000.000
KODE URAIAN ANGGARAN 1 TAHUN (Rp)
Tabel 2.4 Anggaran Biaya Diluar Usaha3.635.500
Sumber : Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Medan Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran biaya usaha adalah Rp.
TOTAL 3.635.500
1. BIAYA PEGAWAI
c. Transport tamu,undangan dan 1.650.000 Honor Pembantu
d. Biaya Bingkisan THR/ Natal 18.900.000 Untuk Anggota (189 x @ Rp.
100.000)
Sub Total 30.330.000
2. BIAYA BARANG DAN JASA
a. Beli Kipas Angin 185.000
b. Cleanning Service: untuk 330.000 Adm. Transport + Bingkisan THR/ Natal
c. Biaya Transport 160.000
d. Pembellian Snack 2.300.000
e. Pembelian Nasi 3.296.000
f. Buku, Hekter, Tip-Ex 45.000
g. Fotocopy 45.125
Sub Total 6.361.125 TOTAL 36.691.125
Sumber : Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Medan Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran Overhead adalah Rp.
36.691.125
Setelah kita memperhatikan faktor-faktor tersebut, maka anggaran biaya telah dapaat disusun. Anggaran biaya untuk tahun 2012 dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 2.6
Anggaran Biaya Tahun 2012
KODE URAIAN ANGGARAN 1 TAHUN(Rp)
Biaya Usaha 3.635.500 Biaya Diluar Usaha 10.140.000 Biaya Overhead 36.691.125
TOTAL 50.466.625
Sumber : Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Medan Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran biaya tahun 2008 adalah
Rp. 50.466.625
3. Penyusunan Anggaran Laba rugi
Setelah anggaran pendapatan disusun maka disusun pula anggaran biaya yang menjadi unsur dalam anggaran laba rugi. Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Medan dalam menyusun anggaran laba rugi juga dibagi menjadi tiga bagian laba rugi yakni sebagai berikut :
1. Anggaran Laba Rugi Usaha
Anggaran ini di dapat dari hasil pengurangan pendapatan usaha dengan biaya usaha. Berikut data anggaran laba rugi tahun 2012 :
Tabel 2.7
Anggaran Laba Rugi Usaha Tahun 2012
KODE URAIAN ANGGARAN 1 TAHUN(Rp)
Pendapatan Usaha 128.189.354 Biaya Usaha 3.635.500
TOTAL 124.553.854
Sumber : Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Medan Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran laba rugi usaha tahun 2012 adalah Rp. 124.553.854
2. Anggaran Laba Rugi Diluar Usaha
Anggaran ini didapat dari hasil pengurangan pendapatan diluar usaha dengan biaya diluar usaha. Berikut data anggaran laba rugi diluar usaha tahun 2012.
Tabel 2.8
Anggaran Laba Rugi Di Luar Usaha Tahun 2012
KODE URAIAN ANGGARAN 1 TAHUN(Rp)
Pendapatan Diluar Usaha 18.298.680 Biaya Diluar Usaha 10.140.000
TOTAL 8.158.680
Sumber : Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Medan
Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran laba rugi diluar usaha tahun 2012 adalah Rp. 8.158.682
3. Anggaran Laba Rugi Usaha Penunjang
Anggaran ini didapat dari penambahan anggaran laba rugi usaha dan anggaran laba rugi diluar usaha yang dikurangkan dengan biaya overhead. Berikut data anggaran laba rugi usaha penunjang tahun 2012.
Tabel 2.9 Anggaran Laba Rugi Usaha Penunjang Tahun 2012KODE URAIAN ANGGARAN 1 TAHUN (Rp)
Laba Rugi Usaha 124.553.854 Laba Rugi Diluar Usaha 8158.80
Sub Total 132.712.534
Biaya Overhead 36.691.125
Laba Rugi Usaha Penunjang 169.403.659
Sumber : Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Medan Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran laba rugi usaha penunjang tahun 2012 adalah Rp. 169.403.659
E. Fungsi Anggaran Laba Rugi Sebagai Suatu Alat Perencanaan
1. Anggaran Laba Rugi Sebagai Suatu Alat Perencanaan
Dalam bidang perencanaan anggaran akan membantu manajemen dalam bidang penentuan aktivitas yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan perusahaan. Disamping itu dengan penyusunan anggaran maka aktivitas perusahaan akan lebih terarah ketujuan yang akan dapat dicapai. Karena dengan adanya anggaran akan memaksa manajemen untuk berfikir jauh kedepan dn mendasarkan kepada penelitian yang jauh lebih cermat. Anggaran juga akan membantu manajemen dalam mengarahkan sumber daya yang ada secara efektif.
Perencanaan dalam organisasi adalah penting, karena dalam kenyataannya perencanaan memegang peranan lebih dibanding fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi-fungsi pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sebenarnya hanya melaksanakan keputusan-keputusan perencanaan. Perencanaan yang baik dicapai dengan mempertimbangkan kondisi waktu yang akan datang dimana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode berjalan pada saat rencana dibuat.
2. Anggaran Laba Rugi Sebagai Suatu Alat Pengawasan
Sebagaimana dijelaskan pada sub bab terdahulu bahwa perusahaan melalui devisi keuangan telah menyusun anggaran untuk periode yang bersangkutan.
Setelah anggaran selesai disusun kemudian disahkan dan selanjutnya dibagi- bagikan keseluruh bagian yang ada dalam perusahaan, maksudnya agar semua bagian-bagian mengetahui apa yang menjadi tujuan perusahaan dan bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut. Sebab dengan diketahuinya apa yang menjadi tujuan perusahaan dan bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut, maka setiap bagian dan karyawan yang terlibat dalam operasi perusahaan akan dapat mengerjakan apa yang menjadi tanggung jawabnya sesuai dengan yang digariskan. Dengan kata lain semua bagian yang melakukan tugasnya dalam rangka kegiatan operasi perusahaan harus berpedoman kepada anggaran operasional.
Penyusunan dilakukan setiap bulan dengan membuat laporan pelaksanaan maka tindakan pengawasan terhadap pelaksanaan apa yang telah dianggarkan telah dilakukan. Laporan ini berfungsi sebagai alat informasi bagi manajemen mengenai perkembangan yang terjadi dalam perusahaan. Setelah dianalisa laporan perbandingan antara anggaran dan realisasinya disampaikan kepada kepala cabang. Kemudian kepala cabang mangambil keputusan bagaimana mangatasi penyimpangan tersebut sehingga diharapkan tidak terulang pada bulan-bulan berikutnya. Dengan demikian penyempurnaan terhadap kekurangan yang ada dapat dilakukan secara terus menerus sehingga tujuan yang ingin dicapai perusahaan semakin mudah tercapai. Fungsi anggaran laba rugi sebagai alat pengawasan bagi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Medan. Adalah : a.
Untuk mengawasi kegiatan-kegiatan operasi tertentu. Meskipun tujuan utama penganggaran adalah untuk menetapkan kegiatan yang paling menguntungkan bagi perusahaan yang harus dilaksanakan menyusun serta mengkoordinasi program, anggaran juga berfungsi sebagai alat pengawas kegiatan operasi perusahaa.
b.
Mencegah pemborosan-pemborosan. Sebenarnya ini adalah tujuan utama dari pengawasan. Pengawasan terhadap pelaksanaan diharapkan dapat mengurangi pemborosan-pemborosan.