RANCANGAN SISTEM INFORMASI PERAWATAN BER
RANCANGAN SISTEM INFORMASI PERAWATAN BERBASIS
KOMPUTER
(Studi Kasus Di Laboratorium Mekanik Politeknik Manufaktur Negeri Bangka Belitung)
Arianto1, Harwadi2, Muhammad Rivai3
Jurusan Teknik Mesin, Program Studi Teknik Mesin Dan Manufaktur
Politeknik Manufaktur Negeri Bangka Belitung
Kawasan Industri Air Kantung, Sungailiat, 33311
Telp. 0717-93586,95252. Fax. 0717-93585
Email : polman@polman-babel.ac.id
Http ://www.polman-babel.ac.id
ABSTRACT
Machinery availability is important for educational institutions particularly for State Polytechnic.
Maintenance plays an important role to support learning activities and production. At the moment,
maintenance management at State Polytechnic Manufacture of Bangka Belitung be run manually, such
as work requests (work orders), scheduling, maintenance execution, documentation, reporting, search of
general information machines and securing maintenance data (documents). It has many disadventages
and difficulty to make maintenance policy because the require data is untraceable. Therefore Computer
Based Maintenance Information System is designed by utilizing Microsoft Office Access as a database
and Microsoft Visual Studio 2010 (Visual Basic.NET 2010) to build display interface. The stages of
designing a computer based maintenance information system starts from identification problem
(interviews, observation, literature study), formulation problem, data collection, design, system
manufacturing, testing, analysis, conclusions and suggestions. The results of experiments proofed that
the design of Computer Based Maintenance Information System capable to generate a work order and
maintenance schedules, displays work specifications and general information machines, monitoring
maintenance activities, record maintenance activities, create maintenance reports and secure
maintenance data (documents).
Keywords : Maintenance activities, Manually, Computer based maintenance information system,
Database
ABSTRAK
Kondisi mesin dan peralatan yang siap pakai merupakan suatu hal yang sangat penting bagi instansi
pendidikan politeknik manufaktur khususnya di Politeknik Manufaktur Negeri Bangka Belitung. Fungsi
perawatan disadari atau tidak memegang peranan yang sangat penting dalam mendukung aktifitas
pembelajaran dan produksi. Berdasarkan kondisi saat ini kegiatan perawatan masih dilakukan dengan
cara manual, seperti permintaan kerja (work order), penjadwalan, pelaksanaan perawatan,
pendokumentasian, pelaporan, pencarian data umum mesin serta pengamanan data (dokumen)
perawatan. Hal tersebut menyebabkan sulitnya untuk mengontrol kegiatan perawatan, pihak
manajemen juga kesulitan untuk membuat kebijakan perawatan karena data-data perawatan yang
dibutuhkan sulit ditelusuri keberadaannya. Menyikapi hal tersebut, dirancang Sistem Informasi
Perawatan Berbasis Komputer dengan memanfaatkan Microsoft Office Access sebagai database dan
Microsoft Visual Studio 2010 (Visual Basic.NET 2010) untuk membuat tampilan antar muka. Tahapantahapan dalam merancang sistem informasi perawatan berbasis komputer ini dimulai dari identifikasi
masalah (wawancara, observasi, study literature), rumusan masalah, pengumpulan data, perancangan
sistem, pembuatan sistem, uji coba, analisis, kesimpulan dan saran. Berdasarkan hasil uji coba yang
dilakukan Sistem Informasi Perawatan Berbasis Komputer yang dirancang mampu men-generate
perintah kerja (work order) dan jadwal perawatan, menampilkan spesifikasi kerja dan data umum
mesin, memantau kegiatan perawatan, menyimpan riwayat perawatan, membuat laporan perawatan,
serta mengamankan data (dokumen) perawatan.
Kata kunci : Kegiatan perawatan, Manual, Sistem informasi perawatan berbasis komputer, Database
1.
PENDAHULUAN
Perawatan (maintenance) dapat diartikan sebagai kegiatan untuk memelihara atau menjaga
fasilitas atau peralatan pabrik dan mengadakan kegiatan pemeliharaan, perbaikan, penyesuaian,
maupun penggantian sebagian peralatan yang diperlukan agar sarana fasilitas pada kondisi yang
diharapkan dan selalu dalam kondisi siap pakai. Tujuan dari kegiatan perawatan itu sendiri, yaitu.
1.
2.
3.
4.
5.
Memperpanjang usia kegunaan aset.
Menjamin ketersediaan optimum peralatan yang dipasang untuk produksi.
Menjamin kesiapan operasional dari seluruh peralatan yang diperlukan dalam keadaan darurat
setiap waktu, misalnya unit cadangan, unit pemadam kebakaran dan sebagainya.
Menjamin keselamatan operator yang menggunakan sarana tersebut.
Kerugian baik material maupun personel akibat kerusakan dapat dihindari sedini mungkin.
Peranan kegiatan perawatan dirasakan sangat besar pengaruhnya terhadap kelancaran fungsi
mesin. Kegiatan perawatan merupakan penunjang untuk menjaga kestabilan dari proses kegiatan
operasional.[1]
Adapun urutan langkah dalam manajemen perawatan yaitu request, approval, plan, schedule,
performing work, record data, accounting for cost, developing management information, updating
equipment history, management control reports.[2]
Manajemen perawatan dapat digunakan untuk membuat sebuah kebijakan mengenai strategi
perawatan, dengan berdasarkan data-data riwayat perawatan sebelumnya. Keberadaan dan
kelengkapan dokumen perawatan sangat penting dalam proses perencanaan strategi perawatan.
Mengendalikan kegiatan perawatan karena informasi yang ada merupakan dasar penentuan kebijakan
perawatan yang akan diambil agar kebijakan perawatan yang dibuat nantinya sesuai dengan yang
dibutuhkan. Sistem manajemen perawatan yang masih dilaksanakan secara manual dapat dengan
memanfaatkan fungsi komputer dengan tujuan untuk mempermudah dalam pelaksanaannya. Sistem
manajemen perawatan berbantuan komputer, biasa disingkat CMMS (Computerized Maintenance
Management Systems) yang merupakan sebuah perangkat lunak yang berisi semua aspek kehidupan
suatu organisasi. Komputerisasi manajemen pemeliharaan dan perbaikan memungkinkan tersedianya
semua informasi di semua bagian yang terkait dengan fungsi pemeliharan, seperti manajer, supervisor,
perencana, personal gudang, dan bagian akunting. Keunggulan komputerisasi manajemen pemeliharaan
diantaranya yaitu.[3]
1.
2.
3.
4.
5.
Meningkatkan efisiensi.
Mengurangi Biaya Perawatan.
Mengurangi biaya down-time (waktu perbaikan) peralatan.
Menghasilkan rekaman sejarah pemeliharaan suatau alat, untuk mempermudah membuat
perencanaan pemeliharaan dan biaya perbaikan.
Menghasilkan laporan hasil pemeliharaan dengan format yang diperlukan oleh pemakai
maupun manajemen.
Politeknik Manufaktur Negeri Bangka Belitung adalah salah satu institusi pendidikan dengan
kurikulum pembelajaran yang lebih banyak berhubungan dengan kelas praktik, dimana kondisi mesin
dan peralatan yang siap pakai merupakan suatu hal yang sangat penting. Berdasarkan kondisi saat ini
kegiatan perawatan masih dilakukan dengan cara manual, seperti permintaan kerja (work order),
penjadwalan, pelaksanaan perawatan, pendokumentasian, pelaporan, pencarian data umum mesin
serta pengamanan data (dokumen) perawatan.
Menyikapi hal tersebut dirancang Sistem Informasi Perawatan Berbasis Komputer di
Laboratorium Mekanik Politeknik Manufaktur Negeri Bangka Belitung dengan kemampuan mampu
men-generate perintah kerja (work order) dan jadwal perawatan, menampilkan spesifikasi kerja dan
data umum mesin, memantau kegiatan perawatan, menyimpan riwayat perawatan, membuat laporan
perawatan, serta mengamankan data (dokumen) perawatan.
2.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan adalah studi kasus. Kegiatan-kegiatan disusun dalam bentuk
flowchart, dengan tujuan agar tindakan yang dilakukan lebih terarah dan terkontrol sehingga
target-target yang diharapkan dapat tercapai. Kegiatan dalam metodologi penelitian ini ditunjukkan oleh
Gambar 1 berikut ini.
Gambar 1. Diagram alir metodologi penelitian
2.1. ANALISIS KONDISI PERAWATAN
Metode perawatan yang diterapkan pada Laboratorium Mekanik Politeknik Manufaktur Negeri
Bangka Belitung saat ini adalah perawatan preventive dan perawatan corrective. Namun metode
perawatan yang diterapkan tersebut masih dilakukan dengan cara-cara manual, seperti permintaan
kerja (work order), penjadwalan, pelaksanaan perawatan, pendokumentasian, pelaporan serta
pencarian data umum mesin. Permintaan kerja (work order) yang dikeluarkan tidak terpantau apakah
sudah dilakukan atau belum dan dokumentasi riwayat pekerjaan yang telah dilakukan penyimpanannya
tidak terpusat. Penjadwalan yang dibuat secara manual menghabiskan banyak waktu dan tenaga.
Pelaksanaan kegiatan tidak terpantau apakah sudah dilakukan atau belum karena prosedur pelaksanaan
masih manual. Pendokumentasian secara manual membutuhkan ruang penyimpanan yang luas serta
memiliki batas waktu pemakaian, dikarenakan bentuk dokumen masih berupa kertas disamping itu
keberadaan dokumen perawatan sulit untuk dijaga keberadaannya dikarenakan banyak pihak yang
membutuhkan. Pembuatan laporan yang masih manual membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak
sedikit, ditambah lagi dengan keberadaan dokumen perawatan yang sulit ditelusuri. Untuk mencari data
umum mesin masih menggunakan manual book dengan tiap mesin yang memiliki manual book yang
berbeda pula, ditambah lagi dengan kondisi fisik manual book yang mulai rusak dimakan usia sehingga
menyulitkan baik bagi mahasiswa ataupun tim perawatan untuk mengambil informasi mengenai mesin
terkait. Dikarenankan banyak pihak yang membutuhkan dokumen perawatan tidak terkecuali
mahasiswa, menyebabkan tim perawatan kesulitan baik untuk menjaga keberadaan dokumen
perawatan ataupun membatasi hak akses demi menjaga kelengkapan dan keberadaannya.
Berdasarkan hasil analisis kebutuhan sistem, dirancang sistem informasi perawatan dengan
fitur sebagai berikut.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Sistem keamanan
Home
Data mesin
Personil
Jadwal PM
WO (work order)
Riwayat perawatan
Uraian kegiatan
Laporan
2.2. PERANCANGAN SISTEM
Tahap ini terdiri dari dua perancangan yaitu, perancangan database dan perancangan sistem.
Perancangan database memanfaatkan Microsoft Office Access dan Microsoft Visual Studio 2010 (Visual
Basic.NET 2010) untuk membuat tampilan antar muka. Hasil rancangan aplikasi diberi nama Polman
Maintenance System (PMS). Berikut rancangan menu pada aplikasi Polman Maintenance System (PMS)
dapat dilihat pada Gambar 2. berikut.
Gambar 2. Hirarki menu utama
3.
ANALISIS
Analisis ini dilakukan untuk mengetahui apakah hasil rancangan Sistem Informasi Perawatan
Berbasis Komputer dapat membantu mengatasi permasalahan yang sedang dihadapi oleh tim
perawatan di Laboratorium Mekanik Polman Babel saat ini. Analisis ini dilakukan dengan
membandingkan kondisi yang sebelumnya dengan perkiraan dampak yang ditimbulkan bila rancangan
ini diterapkan. Data perbandingan antara kondisi awal dengan kondisi yang diinginkan dapat dilihat pada
table 1. dibawah ini.
Tabel 1. Perbandingan performa antara kondisi awal dengan kondisi yang akan diinginkan
Kondisi awal
Kondisi yang diinginkan
Permintaan kerja (work order) masih dilakukan
secara manual.
Untuk permintaan kerja(work order) dapat
langsung di-generate dan data permintaan
langsung tersimpan didatabase.
Sistem
mampu
men-generate
jadwal
perawatan berdasarkan tingkat kerumitan
mesin dan periode yang dipilih serta jadwal
dapat otomatis berulang.
Sistem penjadwalan yang dibuat secara manual
menghabiskan banyak waktu dan sumberdaya.
Pelaksanaan kegiatan perawatan tidak
terpantau apakah sudah dilakukan atau belum
karena prosedur pelaksanaan masih manual.
Sistem mampu memunculkan kegiatan
perawatan yang belum dilakukan serta
mencetak spesifikasi kerja.
Pendokumentasian
secara
manual
membutuhkan ruang penyimpanan yang luas
serta memiliki batas waktu pemakaian,
disamping itu keberadaan dokumen perawatan
sulit untuk dijaga keberadaannya dikarenakan
banyak pihak yang membutuhkan.
Pembuatan laporan yang masih manual
membutuhkan waktu dan sumberdaya yang
tidak sedikit dalam hal rekapitulasi data,
ditambah lagi dengan keberadaan dokumen
perawatan yang sulit ditelusuri.
Untuk mencari data umum mesin masih
menggunakan manual book dengan tiap mesin
yang memiliki manual book yang berbeda pula,
ditambah lagi dengan kondisi fisik manual book
yang mulai rusak dimakan usia sehingga
Dokumen perawatan disimpan dalam bentuk
database dimana keberadaan dokumen
perawatan sudah terpusat, serta persentase
kerusakan data untuk pemakaian normal
sangat kecil, disamping itu media penyimpanan
ini tidak memerlukan ruang yang luas.
Rekapitulasi data untuk pelaporan lebih cepat
dan mudah, dokumen laporan dapat disimpan
dalam bentuk pdf, Microsoft word ataupun
Microsoft excel.
Pencarian data umum mesin mudah ditelusuri
karena sudah terintegrasi database sehingga
waktu yang diperlukan untuk mengakses
informasi yang dibutuhkan lebih cepat.
menyulitkan baik bagi mahasiswa ataupun tim
perawatan untuk mengambil informasi
mengenai mesin terkait.
Setiap pengguna yang memerlukan dokumen
perawatan dapat dengan leluasa mengakses
informasi tanpa dibatasi hak akses, yang
menyebabkan tim perawatan kesulitan
menjaga keberadaan dan kelengkapan data.
Pengguna dapat lebih leluasa mengakses
informasi, namun hak akses dibatasi sesuai
dengan ID login yang digunakan.
Berdasarkan Tabel 1. dapat diketahui bahwa hasil rancangan Sistem Informasi Perawatan
Berbasis Komputer dapat mengatasi permasalahan yang sedang dialami oleh tim perawatan. Hasil
rancangan Sistem Informasi Perawatan Berbasis Komputer dapat melakukan pencarian data yang sudah
terotomasi dengan cepat karena sudah dikelompokkan dan dikodekan menggunakan GT (group
technology) dalam database. Dengan adanya database, data-data yang ada di departemen perawatan
dapat terorganisir dengan baik, tidak ada redundasi data, data selalu update.
4. KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. KESIMPULAN
Dari berbagai penjelasan yang telah diuraikan dalam laporan ini, maka dapat diambil
kesimpulan bahwa Sistem Informasi Berbasis Komputer mampu:
1.
2.
3.
Men-generate perintah kerja (work order), jadwal perawatan serta laporan perawatan.
Menampilkan spesifikasi kerja, data umum mesin serta riwayat perawatan.
Memantau kegiatan perawatan serta mengamankan data (dokumen) perawatan.
4.2. SARAN
1. Sesuai dengan tuntutan kebutuhan informasi perawatan di Laboratorium Mekanik Polman
Babel, rancangan Sistem Informasi Perawatan Berbasis Komputer ini dapat dilakukan
pengembangan lebih lanjut (upgrade) seperti beroperasi pada jaringan online atau berbasisi
web serta dapat dapat menampilkan informasi MTTR /MTBF.
2. Sebelum menggunakan aplikasi hasil rancangan ini user hendaknya ditraining terlebih dahulu.
5.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Manajemen perawatan [Online], diakses pada 08 Maret 2017, Available :
ttps://www.scribd.com/doc/27044568/manajemen-perawatan-teori#.
[2] Kris Bagadia, computerized Maintenance management systems made easy, USA : McGraw-Hill,
2006.
[3] Salim, Sistem manajemen pemeliharaan dan perbaikan berbantuan computer[Online], Diakses
pada 10 Maret 2017, Available : http://salim-8.blogspot.co.id/2011/01/sistem-manajemenpemeliharaan-dan_15.html.
[4] Antony Corder, Teknik Manajemen Pemeliharaan, Jakarta : Erlangga, 1992.
[5] Raymond Murphy & John Martin, Computerized Preventive Maintenance,chapter 8,
Maintenance Engineering handbook, Lindley R Higgins, Editor in Chief L.C.Morrow, New York :
McGraw-Hill, 1977.
[6] B.S. Dhillon, Maintainability, Maintenance, and Reliability for Engineers, New York : CRC Press,
2006.
[7] Jerry FitzGerald, Ardra F.FitzGerald & Warren D.Stallings, Jr, Fundamentals of system analysis
2nd ed, New York: John Wiley & Sons, 1981.
[8] Notohadiprawiro, Tejoyuwono, Sistem informasi pengertian dan kepentingannya [Online],
diakses
pada
03
Maret
2017,
Available:
http://soil.faperta.ugm.ac.id/tj/1981/1990%20SISTEM%20INFORMASI.pdf.
KOMPUTER
(Studi Kasus Di Laboratorium Mekanik Politeknik Manufaktur Negeri Bangka Belitung)
Arianto1, Harwadi2, Muhammad Rivai3
Jurusan Teknik Mesin, Program Studi Teknik Mesin Dan Manufaktur
Politeknik Manufaktur Negeri Bangka Belitung
Kawasan Industri Air Kantung, Sungailiat, 33311
Telp. 0717-93586,95252. Fax. 0717-93585
Email : polman@polman-babel.ac.id
Http ://www.polman-babel.ac.id
ABSTRACT
Machinery availability is important for educational institutions particularly for State Polytechnic.
Maintenance plays an important role to support learning activities and production. At the moment,
maintenance management at State Polytechnic Manufacture of Bangka Belitung be run manually, such
as work requests (work orders), scheduling, maintenance execution, documentation, reporting, search of
general information machines and securing maintenance data (documents). It has many disadventages
and difficulty to make maintenance policy because the require data is untraceable. Therefore Computer
Based Maintenance Information System is designed by utilizing Microsoft Office Access as a database
and Microsoft Visual Studio 2010 (Visual Basic.NET 2010) to build display interface. The stages of
designing a computer based maintenance information system starts from identification problem
(interviews, observation, literature study), formulation problem, data collection, design, system
manufacturing, testing, analysis, conclusions and suggestions. The results of experiments proofed that
the design of Computer Based Maintenance Information System capable to generate a work order and
maintenance schedules, displays work specifications and general information machines, monitoring
maintenance activities, record maintenance activities, create maintenance reports and secure
maintenance data (documents).
Keywords : Maintenance activities, Manually, Computer based maintenance information system,
Database
ABSTRAK
Kondisi mesin dan peralatan yang siap pakai merupakan suatu hal yang sangat penting bagi instansi
pendidikan politeknik manufaktur khususnya di Politeknik Manufaktur Negeri Bangka Belitung. Fungsi
perawatan disadari atau tidak memegang peranan yang sangat penting dalam mendukung aktifitas
pembelajaran dan produksi. Berdasarkan kondisi saat ini kegiatan perawatan masih dilakukan dengan
cara manual, seperti permintaan kerja (work order), penjadwalan, pelaksanaan perawatan,
pendokumentasian, pelaporan, pencarian data umum mesin serta pengamanan data (dokumen)
perawatan. Hal tersebut menyebabkan sulitnya untuk mengontrol kegiatan perawatan, pihak
manajemen juga kesulitan untuk membuat kebijakan perawatan karena data-data perawatan yang
dibutuhkan sulit ditelusuri keberadaannya. Menyikapi hal tersebut, dirancang Sistem Informasi
Perawatan Berbasis Komputer dengan memanfaatkan Microsoft Office Access sebagai database dan
Microsoft Visual Studio 2010 (Visual Basic.NET 2010) untuk membuat tampilan antar muka. Tahapantahapan dalam merancang sistem informasi perawatan berbasis komputer ini dimulai dari identifikasi
masalah (wawancara, observasi, study literature), rumusan masalah, pengumpulan data, perancangan
sistem, pembuatan sistem, uji coba, analisis, kesimpulan dan saran. Berdasarkan hasil uji coba yang
dilakukan Sistem Informasi Perawatan Berbasis Komputer yang dirancang mampu men-generate
perintah kerja (work order) dan jadwal perawatan, menampilkan spesifikasi kerja dan data umum
mesin, memantau kegiatan perawatan, menyimpan riwayat perawatan, membuat laporan perawatan,
serta mengamankan data (dokumen) perawatan.
Kata kunci : Kegiatan perawatan, Manual, Sistem informasi perawatan berbasis komputer, Database
1.
PENDAHULUAN
Perawatan (maintenance) dapat diartikan sebagai kegiatan untuk memelihara atau menjaga
fasilitas atau peralatan pabrik dan mengadakan kegiatan pemeliharaan, perbaikan, penyesuaian,
maupun penggantian sebagian peralatan yang diperlukan agar sarana fasilitas pada kondisi yang
diharapkan dan selalu dalam kondisi siap pakai. Tujuan dari kegiatan perawatan itu sendiri, yaitu.
1.
2.
3.
4.
5.
Memperpanjang usia kegunaan aset.
Menjamin ketersediaan optimum peralatan yang dipasang untuk produksi.
Menjamin kesiapan operasional dari seluruh peralatan yang diperlukan dalam keadaan darurat
setiap waktu, misalnya unit cadangan, unit pemadam kebakaran dan sebagainya.
Menjamin keselamatan operator yang menggunakan sarana tersebut.
Kerugian baik material maupun personel akibat kerusakan dapat dihindari sedini mungkin.
Peranan kegiatan perawatan dirasakan sangat besar pengaruhnya terhadap kelancaran fungsi
mesin. Kegiatan perawatan merupakan penunjang untuk menjaga kestabilan dari proses kegiatan
operasional.[1]
Adapun urutan langkah dalam manajemen perawatan yaitu request, approval, plan, schedule,
performing work, record data, accounting for cost, developing management information, updating
equipment history, management control reports.[2]
Manajemen perawatan dapat digunakan untuk membuat sebuah kebijakan mengenai strategi
perawatan, dengan berdasarkan data-data riwayat perawatan sebelumnya. Keberadaan dan
kelengkapan dokumen perawatan sangat penting dalam proses perencanaan strategi perawatan.
Mengendalikan kegiatan perawatan karena informasi yang ada merupakan dasar penentuan kebijakan
perawatan yang akan diambil agar kebijakan perawatan yang dibuat nantinya sesuai dengan yang
dibutuhkan. Sistem manajemen perawatan yang masih dilaksanakan secara manual dapat dengan
memanfaatkan fungsi komputer dengan tujuan untuk mempermudah dalam pelaksanaannya. Sistem
manajemen perawatan berbantuan komputer, biasa disingkat CMMS (Computerized Maintenance
Management Systems) yang merupakan sebuah perangkat lunak yang berisi semua aspek kehidupan
suatu organisasi. Komputerisasi manajemen pemeliharaan dan perbaikan memungkinkan tersedianya
semua informasi di semua bagian yang terkait dengan fungsi pemeliharan, seperti manajer, supervisor,
perencana, personal gudang, dan bagian akunting. Keunggulan komputerisasi manajemen pemeliharaan
diantaranya yaitu.[3]
1.
2.
3.
4.
5.
Meningkatkan efisiensi.
Mengurangi Biaya Perawatan.
Mengurangi biaya down-time (waktu perbaikan) peralatan.
Menghasilkan rekaman sejarah pemeliharaan suatau alat, untuk mempermudah membuat
perencanaan pemeliharaan dan biaya perbaikan.
Menghasilkan laporan hasil pemeliharaan dengan format yang diperlukan oleh pemakai
maupun manajemen.
Politeknik Manufaktur Negeri Bangka Belitung adalah salah satu institusi pendidikan dengan
kurikulum pembelajaran yang lebih banyak berhubungan dengan kelas praktik, dimana kondisi mesin
dan peralatan yang siap pakai merupakan suatu hal yang sangat penting. Berdasarkan kondisi saat ini
kegiatan perawatan masih dilakukan dengan cara manual, seperti permintaan kerja (work order),
penjadwalan, pelaksanaan perawatan, pendokumentasian, pelaporan, pencarian data umum mesin
serta pengamanan data (dokumen) perawatan.
Menyikapi hal tersebut dirancang Sistem Informasi Perawatan Berbasis Komputer di
Laboratorium Mekanik Politeknik Manufaktur Negeri Bangka Belitung dengan kemampuan mampu
men-generate perintah kerja (work order) dan jadwal perawatan, menampilkan spesifikasi kerja dan
data umum mesin, memantau kegiatan perawatan, menyimpan riwayat perawatan, membuat laporan
perawatan, serta mengamankan data (dokumen) perawatan.
2.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan adalah studi kasus. Kegiatan-kegiatan disusun dalam bentuk
flowchart, dengan tujuan agar tindakan yang dilakukan lebih terarah dan terkontrol sehingga
target-target yang diharapkan dapat tercapai. Kegiatan dalam metodologi penelitian ini ditunjukkan oleh
Gambar 1 berikut ini.
Gambar 1. Diagram alir metodologi penelitian
2.1. ANALISIS KONDISI PERAWATAN
Metode perawatan yang diterapkan pada Laboratorium Mekanik Politeknik Manufaktur Negeri
Bangka Belitung saat ini adalah perawatan preventive dan perawatan corrective. Namun metode
perawatan yang diterapkan tersebut masih dilakukan dengan cara-cara manual, seperti permintaan
kerja (work order), penjadwalan, pelaksanaan perawatan, pendokumentasian, pelaporan serta
pencarian data umum mesin. Permintaan kerja (work order) yang dikeluarkan tidak terpantau apakah
sudah dilakukan atau belum dan dokumentasi riwayat pekerjaan yang telah dilakukan penyimpanannya
tidak terpusat. Penjadwalan yang dibuat secara manual menghabiskan banyak waktu dan tenaga.
Pelaksanaan kegiatan tidak terpantau apakah sudah dilakukan atau belum karena prosedur pelaksanaan
masih manual. Pendokumentasian secara manual membutuhkan ruang penyimpanan yang luas serta
memiliki batas waktu pemakaian, dikarenakan bentuk dokumen masih berupa kertas disamping itu
keberadaan dokumen perawatan sulit untuk dijaga keberadaannya dikarenakan banyak pihak yang
membutuhkan. Pembuatan laporan yang masih manual membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak
sedikit, ditambah lagi dengan keberadaan dokumen perawatan yang sulit ditelusuri. Untuk mencari data
umum mesin masih menggunakan manual book dengan tiap mesin yang memiliki manual book yang
berbeda pula, ditambah lagi dengan kondisi fisik manual book yang mulai rusak dimakan usia sehingga
menyulitkan baik bagi mahasiswa ataupun tim perawatan untuk mengambil informasi mengenai mesin
terkait. Dikarenankan banyak pihak yang membutuhkan dokumen perawatan tidak terkecuali
mahasiswa, menyebabkan tim perawatan kesulitan baik untuk menjaga keberadaan dokumen
perawatan ataupun membatasi hak akses demi menjaga kelengkapan dan keberadaannya.
Berdasarkan hasil analisis kebutuhan sistem, dirancang sistem informasi perawatan dengan
fitur sebagai berikut.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Sistem keamanan
Home
Data mesin
Personil
Jadwal PM
WO (work order)
Riwayat perawatan
Uraian kegiatan
Laporan
2.2. PERANCANGAN SISTEM
Tahap ini terdiri dari dua perancangan yaitu, perancangan database dan perancangan sistem.
Perancangan database memanfaatkan Microsoft Office Access dan Microsoft Visual Studio 2010 (Visual
Basic.NET 2010) untuk membuat tampilan antar muka. Hasil rancangan aplikasi diberi nama Polman
Maintenance System (PMS). Berikut rancangan menu pada aplikasi Polman Maintenance System (PMS)
dapat dilihat pada Gambar 2. berikut.
Gambar 2. Hirarki menu utama
3.
ANALISIS
Analisis ini dilakukan untuk mengetahui apakah hasil rancangan Sistem Informasi Perawatan
Berbasis Komputer dapat membantu mengatasi permasalahan yang sedang dihadapi oleh tim
perawatan di Laboratorium Mekanik Polman Babel saat ini. Analisis ini dilakukan dengan
membandingkan kondisi yang sebelumnya dengan perkiraan dampak yang ditimbulkan bila rancangan
ini diterapkan. Data perbandingan antara kondisi awal dengan kondisi yang diinginkan dapat dilihat pada
table 1. dibawah ini.
Tabel 1. Perbandingan performa antara kondisi awal dengan kondisi yang akan diinginkan
Kondisi awal
Kondisi yang diinginkan
Permintaan kerja (work order) masih dilakukan
secara manual.
Untuk permintaan kerja(work order) dapat
langsung di-generate dan data permintaan
langsung tersimpan didatabase.
Sistem
mampu
men-generate
jadwal
perawatan berdasarkan tingkat kerumitan
mesin dan periode yang dipilih serta jadwal
dapat otomatis berulang.
Sistem penjadwalan yang dibuat secara manual
menghabiskan banyak waktu dan sumberdaya.
Pelaksanaan kegiatan perawatan tidak
terpantau apakah sudah dilakukan atau belum
karena prosedur pelaksanaan masih manual.
Sistem mampu memunculkan kegiatan
perawatan yang belum dilakukan serta
mencetak spesifikasi kerja.
Pendokumentasian
secara
manual
membutuhkan ruang penyimpanan yang luas
serta memiliki batas waktu pemakaian,
disamping itu keberadaan dokumen perawatan
sulit untuk dijaga keberadaannya dikarenakan
banyak pihak yang membutuhkan.
Pembuatan laporan yang masih manual
membutuhkan waktu dan sumberdaya yang
tidak sedikit dalam hal rekapitulasi data,
ditambah lagi dengan keberadaan dokumen
perawatan yang sulit ditelusuri.
Untuk mencari data umum mesin masih
menggunakan manual book dengan tiap mesin
yang memiliki manual book yang berbeda pula,
ditambah lagi dengan kondisi fisik manual book
yang mulai rusak dimakan usia sehingga
Dokumen perawatan disimpan dalam bentuk
database dimana keberadaan dokumen
perawatan sudah terpusat, serta persentase
kerusakan data untuk pemakaian normal
sangat kecil, disamping itu media penyimpanan
ini tidak memerlukan ruang yang luas.
Rekapitulasi data untuk pelaporan lebih cepat
dan mudah, dokumen laporan dapat disimpan
dalam bentuk pdf, Microsoft word ataupun
Microsoft excel.
Pencarian data umum mesin mudah ditelusuri
karena sudah terintegrasi database sehingga
waktu yang diperlukan untuk mengakses
informasi yang dibutuhkan lebih cepat.
menyulitkan baik bagi mahasiswa ataupun tim
perawatan untuk mengambil informasi
mengenai mesin terkait.
Setiap pengguna yang memerlukan dokumen
perawatan dapat dengan leluasa mengakses
informasi tanpa dibatasi hak akses, yang
menyebabkan tim perawatan kesulitan
menjaga keberadaan dan kelengkapan data.
Pengguna dapat lebih leluasa mengakses
informasi, namun hak akses dibatasi sesuai
dengan ID login yang digunakan.
Berdasarkan Tabel 1. dapat diketahui bahwa hasil rancangan Sistem Informasi Perawatan
Berbasis Komputer dapat mengatasi permasalahan yang sedang dialami oleh tim perawatan. Hasil
rancangan Sistem Informasi Perawatan Berbasis Komputer dapat melakukan pencarian data yang sudah
terotomasi dengan cepat karena sudah dikelompokkan dan dikodekan menggunakan GT (group
technology) dalam database. Dengan adanya database, data-data yang ada di departemen perawatan
dapat terorganisir dengan baik, tidak ada redundasi data, data selalu update.
4. KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. KESIMPULAN
Dari berbagai penjelasan yang telah diuraikan dalam laporan ini, maka dapat diambil
kesimpulan bahwa Sistem Informasi Berbasis Komputer mampu:
1.
2.
3.
Men-generate perintah kerja (work order), jadwal perawatan serta laporan perawatan.
Menampilkan spesifikasi kerja, data umum mesin serta riwayat perawatan.
Memantau kegiatan perawatan serta mengamankan data (dokumen) perawatan.
4.2. SARAN
1. Sesuai dengan tuntutan kebutuhan informasi perawatan di Laboratorium Mekanik Polman
Babel, rancangan Sistem Informasi Perawatan Berbasis Komputer ini dapat dilakukan
pengembangan lebih lanjut (upgrade) seperti beroperasi pada jaringan online atau berbasisi
web serta dapat dapat menampilkan informasi MTTR /MTBF.
2. Sebelum menggunakan aplikasi hasil rancangan ini user hendaknya ditraining terlebih dahulu.
5.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Manajemen perawatan [Online], diakses pada 08 Maret 2017, Available :
ttps://www.scribd.com/doc/27044568/manajemen-perawatan-teori#.
[2] Kris Bagadia, computerized Maintenance management systems made easy, USA : McGraw-Hill,
2006.
[3] Salim, Sistem manajemen pemeliharaan dan perbaikan berbantuan computer[Online], Diakses
pada 10 Maret 2017, Available : http://salim-8.blogspot.co.id/2011/01/sistem-manajemenpemeliharaan-dan_15.html.
[4] Antony Corder, Teknik Manajemen Pemeliharaan, Jakarta : Erlangga, 1992.
[5] Raymond Murphy & John Martin, Computerized Preventive Maintenance,chapter 8,
Maintenance Engineering handbook, Lindley R Higgins, Editor in Chief L.C.Morrow, New York :
McGraw-Hill, 1977.
[6] B.S. Dhillon, Maintainability, Maintenance, and Reliability for Engineers, New York : CRC Press,
2006.
[7] Jerry FitzGerald, Ardra F.FitzGerald & Warren D.Stallings, Jr, Fundamentals of system analysis
2nd ed, New York: John Wiley & Sons, 1981.
[8] Notohadiprawiro, Tejoyuwono, Sistem informasi pengertian dan kepentingannya [Online],
diakses
pada
03
Maret
2017,
Available:
http://soil.faperta.ugm.ac.id/tj/1981/1990%20SISTEM%20INFORMASI.pdf.