219790320 Rancangan Pengembangan ERP HRM

BAB 4 RANCANGAN PENGEMBANGAN ERP

4.1. Innovate Phase

Pada fase ini akan diusulkan proses–proses baru berdasarkan hasil analisa pada fase sebelumnya. Dalam fase ini, terdapat Future Activity Based Costing dari setiap proses baru dan melalui melalui metode ini akan terlihat pengembangan dalam setiap proses. Kemudian akan terlihat perbedaaan antara proses yang lama dengan yang baru dalam hal waktu dan biaya yang dikeluarkan. Perbedaan tersebut akan terlihat pada tabel perbandingan Current & Future Activity Based Costing.

4.1.1. Future Activity Based Costing

Untuk melihat penggunaan waktu dan biaya pada proses baru, maka dibuat Future Activity Based Costing bagi proses yang diusulkan untuk dikembangkan, yaitu Recruitment Process, Employee Database Process, Resignation/Termination Process, Training Management Process, Performance Management Process, Purchasing (Man Power), Purchasing (Site Project), Purchasing (Head Office). Dengan menggunakan metode dan estimasi biaya yang sama, maka Future Activity Based Costing adalah sebagai berikut :

Tabel 4.1. Activity Based Costing (Future Process)-Recruitment Process

Biaya lain-

Wakt Waktu

tahunan Trans trans

lain-lain transa

Nama Proses

per hari

transaksi

(per- perio (men (menit

(F+I)

(J/B)

(Jx3)

(D/X*100)

+ (HxB)

Pencarian calon terbaik dari

13 3 12.500 625,00 930,63 0 46,53 671,53 671,53 2.014,59 4,05% database applicant Pembukaan

15 5 12.500 1.041,67 930,63 2.000 2.077,55 3.119,22 3.119,22 9.357,66 6,76% lowongan

Profile Match Up (Qualification dan

13 3 12.500 625,00 930,63 0 46,53 671,53 671,53 2.014,59 4,05% Requirement)

Penjadwalan wawancara dan

13 3 12.500 625,00 930,63 0 46,53 671,53 671,53 2.014,59 4,05% test Pelaksanaan test 1 30 30 12.500 6.250,00 930,63 60 525,32 6.775,32 6.775,32 20.325,95 40,54%

Interview 1 30 30 12.500 6.250,00 930,63 0 465,32 6.715,32 6.715,32 20.145,95 40,54% karyawan

Total 6 74 74 75.000 15.416,67 5.583,78 2.060 3.207,78 18.624,44 18.624,44 55.873,33 100,00%

Aktivitas baru pada proses ini adalah pencarian calon terbaik dari database applicant dan profile match up (qualification dan requirement). Pada proses sebelumnya calon terbaik yang akan direkrut dicari dari kumpulan file CV, baik yang baru diterima maupun yang sudah ada sebelumnya. Apabila sudah didukung dengan sistem informasi yang baru, dimungkinkan untuk melakukan pencarian calon terbaik dari database applicant. Sedangkan profile match up (qualification dan requirement) merupakan aktivitas yang belum ada sebelumnya. Melalui profile match up, maka requirement pada posisi yang kosong akan dicocokkan dengan qualification dari calon karyawan. Hal ini dapat dilakukan apabila proses maintain database applicant sudah diterapkan dan perusahaan sudah membuat Qualification Matrix.

Keterangan :

- Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-

Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-

- Biaya lain-lain per jam :

Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-

Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt

AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,

Ruang kerja divisi HR terdiri dari : 1 buah lampu, 3 buah AC, 3 buah laptop dan 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :

BL = internet + lampu + AC + laptop

= Rp 250,- + (Rp 45 + (3xRp 832,50)) + Rp 45 = Rp 930, 63

- Biaya lain-lain per transaksi : Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar = Rp 60,-

Tabel 4.2. Activity Based Costing (Future Process)-Employee Database Process

Biaya Usaha

tahunan tahunan

tran transak

Nama Proses Trans saks

per hari

transaksi

( per- perio

(F+I)

(J/B)

(Jx3)

(D/X*100) Input database

Pemindahan data applicant ke

karyawan Pengisian Form

perubahan data

Update data karyawan dan

3,357.66 27.78% Compensation &

Benefit

Total

Aktivitas baru pada proses ini adalah, input database applicant, pemindahan data applicant ke database karyawan, dan update data karyawan dan Compensation & Benefit . Aktivitas input database applicant diusulkan untuk mendukung kemudahan dalam melakukan pencarian calon terbaik (Recruitment Process). Data penting harus dimasukkan ke dalam sistem adalah data kualifikasi yang dimiliki oleh calon karyawan. Hal ini diperlukan untuk melakukan profile match up pada Recruitment Process.

Keterangan : - Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-

Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-

- Biaya lain-lain per jam :

Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-

Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt

AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,

Ruang kerja divisi HR terdiri dari : 1 buah lampu, 3 buah AC, 3 buah laptop dan 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :

BL = internet + lampu + AC + laptop

= Rp 250,- + (Rp 45 + (3xRp 832,50)) + Rp 45 = Rp 930, 63

- Biaya lain-lain per transaksi : Biaya lemari : Rp 400.000,- / 8 laci / 200 map = Rp 250,-

Tabel 4.3. Activity Based Costing (Future Process)-Resignation/Termination Process

Biaya Usaha

tahunan tahunan Trans trans

per hari

transaksi

Nama Proses (per- seme (men

ster) it)

(F+I)

(J/B)

(Jx2) (D/X*100)

60) + (HxB)

Pemberian informasi jumlah

2 12.500 416,67 930,63 0 31,02 447,69 447,69 895,38 14,29% hak & kewajiban

Exit interview 1 10 10 12.500 2.083,33 930,63 0 155,11 2.238,44 2.238,44 4.476,88 71,43% Update database

2 12.500 416,67 930,63 0 31,02 447,69 447,69 895,38 14,29% karyawan

Total 3 14 14 37.500 2.917 2.792 0 217 3.134 3.133,81 6.268 100%

Aktivitas baru pada proses ini yaitu, Pemberian informasi jumlah hak & kewajiban dan update database karyawan. Pemberian informasi jumlah hak & kewajiban karyawan berdasarkan atas informasi yang ada pada sistem database karyawan yang mana sebelumnya,

data tentang hak dan kewajiban tidak tersimpan dalam sistem. Sehinga diperlukan waktu yang lebih lama bagi Compensation & Benefit Staff untuk melakukan pengecekkan dan perhitungan mengenai hak dan kewajiban karyawan. Update database karyawan berguna untuk

mengubah status kepegawaian dari karyawan yangtelah mengajukan pengunduran diri. Aktivitas ini sebelumnya tidak ada sehingga karyawan bagian HRD tidak memiliki informasi yang terbaru mengenai status kepegawaian seseorang.

Keterangan :

- Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-

Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-

- Biaya lain-lain per jam :

Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-

Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt

AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,

Ruang kerja divisi HR terdiri dari : 1 buah lampu, 3 buah AC, 3 buah laptop dan 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :

BL = internet + lampu + AC + laptop

= Rp 250,- + (Rp 45 + (3xRp 832,50)) + Rp 45 = Rp 930, 63

Tabel 4.4. Activity Based Costing (Future Process)-Training Management Process

Biaya lain-

Wakt Waktu

Trans trans

per hari

transaksi

Nama Proses

(per- seme (men (menit

ster) it)

(F+I)

(J/B)

(Jx2)

(D/X*100)

(HxB)

Pengiriman undangan Training

12 2 12.500 416,67 930,63 0 31,02 447,69 447,69 895,38 11% via email Penerimaan konfirmasi

12 2 12.500 416,67 930,63 0 31,02 447,69 447,69 895,38 11% kehadiran

Penyusunan bahan training, jadwal dan

79% peserta

Total 3 19 19 37.500 3.958,33 2.791,89 0 294,70 4.253,03 4.253,03 8.506,07 100%

Aktivitas baru pada proses ini yaitu, pengiriman undangan training via email dan penerimaan konfirmasi kehadiran. Pengiriman undangan training untuk karyawan didasari oleh hasil dari penilaian pada Performance Management Process. Dari hasil penilaian tersebut akan diperoleh nama karyawan yang perlu untuk mengikuti pelatihan. Proses pendaftaran yang sebelumnya berupa pengisisan formulir, akan diusulkan untuk dikirim melalui email dan konfirmasi kehadiran juga dilakukan oleh karyawan melalui email.

Keterangan : - Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-

Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-

- Biaya lain-lain per jam :

Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-

Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt

AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,

Ruang kerja divisi HR terdiri dari : 1 buah lampu, 3 buah AC, 3 buah laptop dan 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :

BL = internet + lampu + AC + laptop

= Rp 250,- + (Rp 45 + (3xRp 832,50)) + Rp 45 = Rp 930, 63

- Biaya lain-lain per transaksi : Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar = Rp 60,-

Tabel 4.5. Activity Based Costing (Future Process)-Performance Management Process

Biaya Usaha

Wakt Waktu

tahunan tahunan

u per

transa pegaw

Transa trans ksi per

Nama Proses ksi

per hari

transaksi

(men (menit tahun) it)

(F+I)

(J/B)

(Jx1) (D/X*100)

+ (HxB)

Penilaian kinerja karyawan berdasarkan

11 10 110 31.250 57.291,67 928,75 0 1.702,71 58.994,38 5.363,13 58.994 71% Qualification Matrix

Penyerahan hasil 11 2 22 31.250 11.458,33 930,63 60 1.001,23 12.459,56 1.132,69 12.460 14% evaluasi prestasi

Penyimpanan dokumen

11 2 22 31.250 11.458,33 930,63 250 3.091,23 14.549,56 1.322,69 14.550 14% penilaian

Total 33 14 154 93.750 80.208,33 2.790 310 5.795,17 86.003,50 7.818,50 86.004 100%

Aktivitas baru pada proses ini yaitu, penilaian kinerja karyawan berdasarkan Qualification Matrix. Aktivitas ini diusulkan untuk melakukan penilaian terhadap kinerja karyawan dengan membandingkan kualifikasi yang dimiliki karyawan dengan standar kualifikasi perusahaan dalam Qualification Matrix. Pada proses lama, penilaian diawali dengan sosialisasi dan presentasi kepada karyawan kemudian melakukan pendiskusian terhadap tingkat prestasi kerja dengan adanya Qualification Matrix tidak diperlukan lagi sosialisasi maupun pendiskusian karena setiap karyawan akan mengetahui standar penilaian kinerja.

Keterangan : - Biaya Manajer : Estimasi gaji Manajer per bulan Rp 5.000.000,-

Sehingga biaya per jam = Rp 5.000.000,- / 160 = Rp 31.250,-

- Biaya lain-lain per jam :

Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-

Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt

AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,

Ruang meeting terdiri dari :

6 buah lampu, 2 buah AC, 1 buah laptop, 1 buah Infocus dan akan diisi oleh 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) : BL= internet + lampu + AC + laptop + Infocus = Rp 250,- + ((6xRp 45,-) + (2xRp 832,50)) + Rp 45,- +Rp 150,-

=Rp 928,75,- - Biaya lain-lain per transaksi : Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar = Rp 60,- Biaya lemari : Rp 400.000,- / 8 laci / 200 map = Rp 250,-

Tabel 4.6. Activity Based Costing (Future Process)-Purchasing (Man Power)

transa pegaw

nsak trans ksi per

per hari

transaksi

Nama Proses

(per

- peri (men (menit ode) it)

(D/X*

(BxC)

(DxE/60)

(F+I)

(J/B)

Pembuatan Purchase 1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5% Requisition

Pembuatan Purchase 1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5% Order

Pembuatan Payment 1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5% Request

Pencatatan pembelian perlengkapan ke

1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5% database

Pengiriman

0 9.000 9.000,00 15.250,00 15.250,00 61.000,00 79% perlengkapan ke Klien

Total 5 38 38 62.500 7.916,67 1.930,00 9.000 9.064,33 16.981,00 16.981,00 67.924,00 100%

Aktivitas pada proses ini tidak mengalami banyak perubahan hanya saja, waktu yang diperlukan dalam melakukan aktivitas tersebut mengalami perubahan dikarenakan penerapan sistem baru untuk Purchasing Process. Pada proses lama seluruh aktivitas dilakukan secara manual menggunakan formulir untuk mencatat semua aktivitas pembelian. Pembuatan laporan perlengkapan yang sebelumnya ada pada proses lama dialihkan ke proses baru yaitu, Inventory, Asset and Supplier Database Process.

Keterangan : - Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-

Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-

- Biaya lain-lain per jam :

Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-

Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt

AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,

Ruang kerja divisi GA terdiri dari : 1 buah lampu, 1 buah PC. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :

BL = internet + lampu + PC

= Rp 250,- + Rp 45,- + Rp 187,50 = Rp 482,50

- Biaya lain-lain per transaksi : Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar = Rp 60,- Biaya bensin : Rp 4.500/L

Tabel 4.7. Activity Based Costing (Future Process)-Purchasing (Site Project)

Biaya lain-

Wakt Waktu

tahunan Trans trans

u per

transak pegaw

lain-lain transak

Nama Proses aksi

per hari

transaksi

(per- perio (meni

(F+I)

(J/B)

(Jx4)

(D/X*100) Pembuatan Purchase

+ (HxB)

12 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5% Requisition

Pembuatan 12 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5% Purchase Order

Pembuatan 12 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5% Payment Request

Pencatatan pembelian

12 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5% peralatan ke

database Pengiriman peralatan ke

1 30 30 12.500 6.250,00 0 9.000 9.000,00 15.250,00 15.250,00 61.000,00 79% Klien

X Total 5 38 38 62.500 7.916,67 1.930,00 9.000 9.064,33 16.981,00 16.981,00 67.924,00 100%

Aktivitas pada proses ini tidak mengalami banyak perubahan hanya saja, waktu yang diperlukan dalam melakukan aktivitas tersebut mengalami perubahan dikarenakan penerapan sistem baru untuk Purchasing Process. Pada proses lama seluruh aktivitas dilakukan secara manual menggunakan formulir untuk mencatat semua aktivitas pembelian. Pembuatan laporan peralatan yang sebelumnya ada pada proses lama dialihkan ke proses baru yaitu, Inventory, Asset and Supplier Database Process.

Keterangan : - Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-

Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-

- Biaya lain-lain per jam :

Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-

Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt

AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,

Ruang kerja divisi GA terdiri dari : 1 buah lampu, 1 buah PC. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :

BL = internet + lampu + PC

= Rp 250,- + Rp 45,- + Rp 187,50 = Rp 482,50

- Biaya lain-lain per transaksi : Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar = Rp 60,- Biaya bensin : Rp 4.500/L

Tabel 4.8. Activity Based Costing (Future Process)-Purchasing (Head Office)

Usaha Transaks transa

Biaya lain-

tahunan i

lain per

lain per rata-rata

per hari

transaksi

Nama Proses (per-

(meni periode) t)

(F+I)

(J/B)

(Jx4)

(D/X*100)

0) + (HxB)

Pembuatan Purchase

0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 15% Requisition

Pembuatan Purchase

0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 15% Order Pembuatan Payment

0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 15% Request Pencatatan pembelian perlengkapan

0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 15% dan peralatan ke database Pelaporan hasil lelang

Total 5 13 13 62.500 2.708,33 2.412,50 120 224,54 2.932,88 2.932,88 11.731,50 100%

Aktivitas pada proses ini tidak mengalami banyak perubahan hanya saja, waktu yang diperlukan dalam melakukan aktivitas tersebut mengalami perubahan dikarenakan penerapan sistem baru untuk Purchasing Process. Pada proses lama seluruh aktivitas dilakukan secara manual menggunakan formulir untuk mencatat semua aktivitas pembelian. Pembuatan laporan asset dan update asset yang sebelumnya ada pada proses lama dialihkan ke proses baru yaitu, Inventory, Asset and Supplier Database Process.

Keterangan : - Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-

Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-

- Biaya lain-lain per jam :

Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-

Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt

AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,

Ruang kerja divisi GA terdiri dari : 1 buah lampu, 1 buah PC. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :

BL = internet + lampu + PC

= Rp 250,- + Rp 45,- + Rp 187,50 = Rp 482,50

- Biaya lain-lain per transaksi : Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar = Rp 60,-

4.1.2. Perbandingan Waktu dan Biaya untuk Current & Future Activity Based Costing

Dari hasil future ABC yang dibuat pada setiap proses dari aktivitas yang memerlukan pengembangan / penambahan aktivitas baru maka didapat perbandingan waktu dan biaya pada current ABC dan future ABC:

Perbandingan Waktu

Perbandingan waktu dihasilkan dari perhitungan waktu transaksi current ABC dengan future ABC. Tabel 4.9. Perbandingan Waktu Current & Future Recruitment Process

Recruitment Process Penghematan waktu

((Lama - Baru) /

Keterangan Lama Baru Lama) Persentase Simulasi waktu

Tabel 4.10. Perbandingan Waktu Current & Future Employee Database Process

Employee Database Process Penghematan waktu

((Lama - Baru) /

Keterangan Lama Baru Lama) Persentase Simulasi waktu

Tabel 4.11. Perbandingan Waktu Current & Future Resignation/Termination Process

Resignation/Termination Process

Penghematan waktu ((Lama - Baru) /

Keterangan Lama Baru Lama) Persentase Simulasi waktu

Tabel 4.12. Perbandingan Waktu Current & Future Training Management Process

Training Management Process

Penghematan waktu ((Lama - Baru) /

Keterangan Lama Baru Lama) Persentase Simulasi waktu

Tabel 4.13. Perbandingan Waktu Current & Future Performance Management Process

Performance Management Process

Penghematan waktu ((Lama - Baru) /

Keterangan Lama Baru Lama) Persentase Simulasi waktu

Tabel 4.14. Perbandingan Waktu Current & Future Purchasing (Man Power) Process

Purchasing (Man Power) Penghematan waktu

((Lama - Baru) /

Keterangan Lama Baru Lama) Persentase Simulasi waktu

Tabel 4.15. Perbandingan Waktu Current & Future Purchasing (Site Project) Process

Purchasing (Site Project) Penghematan waktu

((Lama - Baru) /

Keterangan Lama Baru Lama) Persentase Simulasi waktu

Tabel 4.16. Perbandingan Waktu Current & Future Purchasing (Head Office) Process

Purchasing (Head Office) Penghematan waktu

((Lama - Baru) /

Keterangan Lama Baru Lama) Persentase Simulasi waktu

Dari hasil perbandingan waktu, terdapat selisih waktu yang cukup banyak sehingga dapat dikatakan proses pada setiap aktivitas yang future ABC lebih efektif karena dapat menghemat waktu pengerjaan tugas-tugas karyawan sehingga lebih cepat.

Perbandingan Biaya

Selain melihat perbandingan waktu, manfaat future ABC dapat dilihat dari hasil perbandingan biaya yang menunjukkan selisih biaya antara current ABC dan future ABC. Berikut adalah tabel perbandingan biaya : Tabel 4.17. Perbandingan Biaya Current & Future Recruitment Process

Recruitment Process Penghematan

biaya ((Lama -

Keterangan Lama Baru Baru) / Lama) Persentase Simulasi biaya 26682.82 18624.44 0.30 30%

Tabel 4.18. Perbandingan Biaya Current & Future Employee Database Process

Employee Database Process Penghematan

biaya ((Lama -

Keterangan Lama Baru Baru) / Lama) Persentase Simulasi biaya 10453.75 3193.81 0.69 69%

Tabel 4.19. Perbandingan Biaya Current & Future Resignation/Termination Process

Resignation/Termination Process

Penghematan biaya ((Lama -

Keterangan Lama Baru Baru) / Lama) Persentase Simulasi biaya 4476.88 3134.81 0.30 30%

Tabel 4.20. Perbandingan Biaya Current & Future Training Management Process

Training Management Process

Penghematan biaya ((Lama -

Keterangan Lama Baru Baru) / Lama) Persentase Simulasi biaya 7894.53 4253.03 0.46 46%

Tabel 4.21. Perbandingan Biaya Current & Future Performance Management Process

Performance Management Process

Penghematan biaya ((Lama -

Keterangan Lama Baru Baru) / Lama) Persentase Simulasi biaya 24147.88 7818.5 0.68 68%

Tabel 4.22. Perbandingan Biaya Current & Future Purchasing (Man Power) Process

Purchasing (Man Power) Penghematan

biaya ((Lama -

Keterangan Lama Baru Baru) / Lama) Persentase Simulasi biaya 28592.5 16981

Tabel 4.23. Perbandingan Biaya Current & Future Purchasing (Site Project) Process

Purchasing (Site Project) Penghematan

biaya ((Lama -

Keterangan Lama Baru Baru) / Lama) Persentase Simulasi biaya 28532.5 16981

Tabel 4.24. Perbandingan Biaya Current & Future Purchasing (Head Office) Process

Purchasing (Head Office) Penghematan

biaya ((Lama -

Keterangan Lama Baru Baru) / Lama) Persentase Simulasi biaya 16648.13 2932.88 0.82 82%

Berdasarkan hasil perbandingan biaya, perusahaan dapat menghemat biaya yang dikeluarkan untuk mendukung kegiatan operasionalnya. Dengan aktivitas dari setiap proses pada future ABC diharapkan dapat meningkatkan kinerja perusahaan dan kualitas kerja yang pada akhirnya akan memberikan efek terhadap pertambahan nilai bagi perusahaan seperti tujuan perusahaan untuk memiliki sistem HR yang responsif dan teratur.

4.1.3. Output

Sesuai dengan kerangka pikir yang ada maka output yang diperoleh, yaitu:

a. ABC untuk proses baru yang diusulkan terdapat pada sub bab 4.1.1.

b. Perbandingan waktu dan biaya untuk Current and Future ABC yang terdapat pada sub bab 4.1.2.

4.2. People Phase

Fase ini menjelaskan tentang kebutuhan untuk sumber daya manusia baru yang nantinya akan mendukung proses baru dalam proyek ini. Untuk mengetahui kemampuan yang harus dipenuhi oleh tiap karyawan maka akan dibuat People Capability Matrix untuk proses baru. Kemudian akan muncul gap dari People Capability Matrix lama dan People Capability Matrix baru yang akan menentukan kompetensi mana saja yang perlu untuk dikembangkan lebih lanjut. Setelah itu akan dibuat perancangan ulang terhadap peran dalam setiap proses menggunakan RASCI Model. Berdasarkan perancangan ulang tersebut, maka akan menghasilkan usulan struktur organisasi baru.

4.2.1. New People Capability Matrix

PCM berikut ini adalah PCM yang diperlukan apabila proses baru sudah dilaksanakan. Dengan metode yang sama seperti PCM sebelumnya, maka PCM baru adalah sebagai berikut :

Tabel 4.25. New People Capability Matrix

Knowledge Capabilities/ skill Required

Critical

Core Competencies

Competencies

Key Process

R S N K N N K N N T N R E R Y H Y Recruitment Process

11 32 1 211 1 1 Employee Database Process

21 32 1 212 1 2 Resignation / Termination

Process

21 32 1 212 1 2 Training Management Process

11 32 1 212 1 2 Performance Management Process

11 32 1 212 1 1 Purchasing (Man Power)

11 32 1 212 1 2 Purchasing

(Site Project)

11 32 1 212 1 2 Purchasing

(Head Office)

Nilai yang disajikan dalam Critical Competencies, terdapat perubahan terutama pada Computer Literacy. Perubahan ini didasari oleh sistem informasi baru yang diusulkan, di mana dengan adanya sistem informasi baru, interaksi karyawan dengan komputer akan meningkat. Sehingga nilai kompetensi Computer Literacy yang awalnya diperlukan menjadi diwajibkan. Sedangkan bagi Core Competencies tidak mengalami perubahan, karena nilai tersebut harus dimiliki oleh setiap karyawan, baik ada atau tidaknya perubahan dalam proses bisnis.

Manfaat dari PCM baru yang dibuat adalah berguna untuk mengetahui sejauh mana kemampuan yang dimiliki karyawan untuk memenuhi standar kemampuan yang harus / wajib dimiliki karyawan agar mendukung kinerja operasional perusahaan setelah penerapan BPM. Oleh karena itu karyawan dituntut memiliki critical competencies yang berbeda dari sebelum penerapan BPM dan penggunaan sistem.

Keterangan :

Core Competencies yang dipilih adalah berdasarkan kompetensi dari kapasitas ideal yang diharapkan oleh PT Estetika Se Laras. Nilai yang disajikan dengan skala 1 sampai

3. 1 adalah untuk Core Competencies yang bersifat wajib atau harus dimiliki oleh setiap karyawan dan 3 adalah untuk Core Competencies yang diharapkan untuk dimiliki oleh karyawan namun tidak diwajibkan.

4.2.2. Process Gap Analysis PCM

Process Gap Analysis PCM bertujuan untuk menyediakan perbandingan tentang kebutuhan akan kemampuan karyawan pada proses lama dengan proses yang baru.

Tabel 4.26. Process Gap Analysis PCM

Nilai

Nilai Sesudah Nilai

Innovate Gap Technical Competencies

Sebelum

Innovate

Phase Analysis

Phase

Recruitment Process

- Computer Literacy

3 1 -2 - English Literacy

2 1 -1

Employee Database Process

- Computer Literacy

2 1 -1

Resignation/Termination Process

- Computer Literacy

3 1 -2

Training Management Process

- Computer Literacy

2 1 -1

Performance Management Process

- Computer Literacy

2 1 -1 - English Literacy

2 1 -1

Purchasing (Man Power) Process

3 1 -2 - English Literacy

- Computer Literacy

3 2 -1

Purchasing (Site Project) Process

- Computer Literacy

3 1 -2 - English Literacy

3 2 -1

Purchasing (Head Office) Process

- Computer Literacy

3 1 -2 - English Literacy

3 2 -1

Dari hasil Process Gap Analysis, maka didapat nilai yang menunjukkan adanya gap pada Technical Competencies yaitu, Computer Literacy dan English Literacy pada Recruitment Process, Employee Database Process, Resignation/Termination Process, Training Management Process, Performance Management Process, Purchasing (Man Power) Process, Purchasing (Site Project) Process, dan Purchasing (Head Office) Process. Untuk itu, setiap posisi yang bertanggung jawab atas proses tersebut harus memenuhi standar kompetensi yang baru. Hal ini dimaksudkan karena pada proses yang baru akan didukung dengan sistem informasi, sehingga kemampuan menggunakan komputer dan pemahaman dalam bahasa inggris sangat diperlukan. Maka apabila terdapat karyawan yang belum memenuhi standar kompetensi baru, akan diberikan pelatihan secara intensif terkait sistem informasi baru.

4.2.3. Role Redesign

Pada People Phase, peran mulai didefinisikan pada level yang lebih tinggi. Diperlukan sebuah metode dalam menggambarkan komponen utama untuk mengalamatkan selama proses pembuatan aktivitas dan peran. RASCI Model adalah metode yang dapat digunakan untuk membantu dalam mengidentifikasi aktivitas, peran, dan tanggung jawab pada People Phase. Model ini juga dapat membantu untuk Pada People Phase, peran mulai didefinisikan pada level yang lebih tinggi. Diperlukan sebuah metode dalam menggambarkan komponen utama untuk mengalamatkan selama proses pembuatan aktivitas dan peran. RASCI Model adalah metode yang dapat digunakan untuk membantu dalam mengidentifikasi aktivitas, peran, dan tanggung jawab pada People Phase. Model ini juga dapat membantu untuk

Singkatan:

R = Responsibility, orang yang bertanggung jawab terhadap aktivitas

A = Accountable, orang yang memberikan persetujuan pekerjaan sebelum dijalankan

S = Supportive, orang yang bisa menyediakan sumber daya atau informasi lain untuk peran pendukung dalam menyelesaikan proses atau aktivitas

C = Consulted, orang yang mempunyai banyak informasi dan atau kemampuan penting untuk menyelesaikan proses atau aktivitas

I = Informed, orang yang harus diinformasikan atas hasil dari proses atau aktivitas

Manfaat dari pembuatan RASCI model yaitu untuk menentukan peran pada tiap aktivitas yang ada sehingga dapat memperjelas pembagian tanggung jawab dan alur kerja dalam menyelesaikan proses.

Tabel 4.27. RASCI Recruitment Process Activity Recruitment Klien

Officer/ Project

Coordinator

Pencarian calon RC terbaik dari database applicant

Pembukaan RA lowongan Profile Match Up

RS (Qualification dan Requirement)

Penjadwalan RI wawancara dan test

Pelaksanaan test RA Interview karyawan

Pemilihan karyawan

Yang bertanggung jawab pada Recruitment Process sebagian besar adalah Recruitment Officer/Project Coordinator. Klien bertugas untuk memberikan persetujuan pada aktivitas pembukaan lowongan dan pemilihan karyawan. Selain itu, adanya penjadwalan wawancara dan test juga diinformasikan kepada Klien.

Tabel 4.28. RASCI Employee Database Process

Activity

Compensation Karyawan

& Benefit Staff

Input database RA applicant Pemindahan data

RA applicant ke database karyawan

Pengisian Form

I RAS

perubahan data karyawan Update data karyawan

dan Compensation & Benefit

Pada proses ini, Compensation & Benefit Staff adalah posisi yang paling memiliki peran penting dalam seluruh aktivitas di dalamnya. Namun karyawan juga terlibat dalam proses ini yaitu sebagai pihak yang memiliki informasi yang nantinya akan diolah oleh Compensation & Benefit Staff ke dalam Employee Database. Tabel 4.29. RASCI Resignation Termination Process

Activity

Karyawan Recruitment

Client’s

Benefit Staff

Coordinator

Pengajuan RI A surat pengunduran diri Pemberian

I RAS informasi jumlah hak & kewajiban Exit interview

Update RA database karyawan

Yang berperan dalam menjalankan proses ini adalah Recruitment Officer/Project Coordinator, Client’s Representative dan Compensation and Benefit Staff. Pada saat karyawan ingin mengundurkan diri maka ia mengajukan surat pengunduran diri kepada Client’s Representative. Setelah disetujui, maka surat tersebut diajukan kepada Recruitment Officer/Project

Coordinator. Selanjutnya Compensation and Benefit Staff bertugas memberikan informasi terkait hak dan kewajiban yang masih dimiliki oleh karyawan. Exit interview dilaksanakan oleh Recruitment Officer/Project Coordinator untuk karyawan yang mengundurkan diri secara baik. Kemudian dilakukan update terhadap database karyawan oleh Compensation and Benefit Staff.

Tabel 4.30. RASCI Training Management Process

Activity

Karyawan Recruitment

Project Coordinator

Analisa kebutuhan

I RA karyawan berdasarkan kompetensi GAP Pengiriman

I RA undangan training via email Penerimaan

RA I konfirmasi kehadiran Menentukan

R A trainer dan sumber daya Penyusunan bahan

I RA training, jadwal dan peserta Pelaksanaan

RA training

Karyawan, Recruitment Officer/Project Coordinator, dan HR Manager masing-masing memiliki tanggung jawab pada setiap aktivitas dalam proses ini. Karyawan bertanggung jawab untuk melakukan konfirmasi kehadiran dan mengikuti training. Recruitment Officer/Project Coordinator Karyawan, Recruitment Officer/Project Coordinator, dan HR Manager masing-masing memiliki tanggung jawab pada setiap aktivitas dalam proses ini. Karyawan bertanggung jawab untuk melakukan konfirmasi kehadiran dan mengikuti training. Recruitment Officer/Project Coordinator

Tabel 4.31. RASCI Performance Management Process Activity Client’s HR

Recruitment Operation

Director Penilaiam kinerja

Representative Manager

Officer

RA karyawan berdasarkan Qualification Matrix Peyerahan hasil

RS I evaluasi prestasi Pengusulan

RA I training yang diperlukan Penyimpanan

RA dokumen penilaian Pengajuan

R A kenaikan gaji

Pada proses ini terdapat empat peran yang bertanggung jawab pada masing-masing aktivitas. Client’s Representative bertanggung jawab untuk melakukan penilaian kinerja karyawan dan menyerahkan hasil evaluasi prestasi kepada HR Manager. HR Manager bertanggung jawab mengusulkan training yang dibutuhkan dan mengajukan kenaikan gaji. Recruitment Officer bertanggung jawab untuk menyimpan dokumen penilaian, sedangkan Operation Director bertanggung jawab untuk memberikan persetujuan atas pengajuan kenaikan gaji.

Tabel 4.32. RASCI Purchasing Man Power Process

Activity

Project Purcha Inventory

Treasu Operation

ry Director

purchase requisition Pembuatan

R A purchase order Pembuatan

RA payment request Pencatatan

RA pembelian perlengkap an ke database Pengiriman

perlengkap an ke klien

Tabel 4.33. RASCI Purchasing Site Project Process

Activity Project Purcha Inventory

Treasu Operation

ry Director

purchase requisition Pembuatan

R A purchase order Pembuatan

RA payment request Pencatatan

RA pembelian peralatan ke database Pengiriman

perlengkapan ke klien

Tabel 4.35. RASCI Purchasing Head Office Activity

Purchasing Inventory

Treasury Operation

Asset Staff

Pembuatan RA purchase requisition Pembuatan

R A purchase order Pembuatan

RA payment request Pencatatan

RA pembelian peralatan ke database Penyimpanan ke

RA warehouse Pendistribusian

RA barang ke karyawan Pelaporan kondisi

RA asset Pelelangan asset

I A Pelaporan hasil

RA I lelang

Penghibahan asset

Sebagian besar aktivitas pada proses ini dilakukan oleh sub divisi General Affair (GA). Purchasing Staff dan Inventory & Asset Staff memiliki tanggung jawab yang saling berkaitan. Diawali dengan pembuatan PR oleh Project Coordinator kemudian PR diajukan kepada Purchasing Staff, yang jika disetujui akan dibuatkan PO dan mengajukannya kepada HR Manager. Sedangkan Treasury berperan dalam pembuatan Payment Request atas pengajuan pembelian barang untuk disetujui oleh Operation Director. Inventoy & Asset Staff bertanggung jawab melakukan pencatatan terhadap pembelian. Kemudian Purchasing Staff akan menyimpan barang ke Sebagian besar aktivitas pada proses ini dilakukan oleh sub divisi General Affair (GA). Purchasing Staff dan Inventory & Asset Staff memiliki tanggung jawab yang saling berkaitan. Diawali dengan pembuatan PR oleh Project Coordinator kemudian PR diajukan kepada Purchasing Staff, yang jika disetujui akan dibuatkan PO dan mengajukannya kepada HR Manager. Sedangkan Treasury berperan dalam pembuatan Payment Request atas pengajuan pembelian barang untuk disetujui oleh Operation Director. Inventoy & Asset Staff bertanggung jawab melakukan pencatatan terhadap pembelian. Kemudian Purchasing Staff akan menyimpan barang ke

Tabel 4.36. RASCI Qualification Matrix Management Process

Operation Karyawan

Manager Director Analisa kebutuhan

Divisi

S RA setiap posisi

Pembuatan kualifikasi RA untuk setiap posisi Pembuatan skala

RA kualifikasi Konsolidasi

RA I Qualification Matrix

HR Manager adalah posisi yang memiliki peranan penting pada proses ini. Hampir semua aktivitas dalam proses ini menjadi tanggung jawab HR Manager. Namun dalam melakukan analisa kebutuhan setiap posisi, HR Manager dibantu oleh Manager tiap divisi sebagai penyedia informasi yang diperlukan. Operation Director merupakan posisi yang memberikan persetujuan terhadap Qualification Matrix yang telah dibuat oleh HR Manager. Kemudian dalam melakukan konsolidasi, karyawan adalah pihak yang diberikan informasi.

Tabel 4.37. RASCI Asset, Inventory and Supplier Database Process

Activity

Inventory Supervisor

GA Manager

Asset Staff

Input data pembelian RA peralatan / perlengkapan ke database asset & inventory Penyimpanan data supplier

RA ke database supplier

Input data pemakaian RA peralatan dan atau perlengkapan Update data supplier jika

RA ada perubahan Pelaporan asset & inventory

RA I

Pada proses baru yang diusulkan ini Inventory & Asset Staff dalam sub divisi GA adalah posisi yang bertanggung jawab khususnya pada aktivitas Input data pembelian, penyimpanan data supplier, input data pemakaian peralatan/perlengkapan, dan update data supplier. Pelaporan asset & inventory dilakukan oleh Supervisor GA yang kemudian diinformasikan kepada HR Manager.

4.2.4. Struktur Organisasi Baru

Dari hasil analisa pada setiap proses dan berdasarkan RASCI Model yang sudah dibuat, dihasilkan struktur organisasi yang baru seperti berikut:

Gambar 4.1. Strukur Organisasi Baru PT Estetika Se Laras

Perbedaan struktur organisasi yang lama dengan yang baru terletak pada adanya Departemen IT dan munculnya sub-departemen baru pada Human Resources yaitu, General Affair. Diusulkannya Departemen IT pada PT Estetika Se Laras adalah untuk dapat mendukung berjalannya proses bisnis dengan adanya sistem informasi baru. Selama ini,

Departemen IT belum ada, sehingga apabila ada masalah yang terjadi pada karyawan terkait dengan sistem ataupun kerusakan perangkat komputer, maka perusahaan hanya menyewa jasa pihak ketiga untuk menanganinya. Kendala yang sering muncul adalah terkadang teknisi yang diperlukan untuk menangani permasalahan yang terjadi, tidak dapat memenuhi permintaan perusahaan pada saat itu juga. Untuk itu, dengan adanya Departemen IT tentu akan memudahkan proses penanganan dan pemeliharaan sistem, perangkat lunak maupun perangkat keras yang digunakan. Pada Departemen IT diisi oleh tiga posisi yaitu, Manager, End User Support, dan System Administrator yang masing-masing mempunyai tugas:

• Manager, bertanggung jawab untuk memastikan proses penanganan masalah yang dihadapi user, pengelolaan database,

sistem, dan jaringan pada perusahaan berjalan dengan baik.

• End User Support, bertanggung jawab atas penanganan masalah yang dihadapi oleh user terkait dengan perangkat lunak maupun

perangkat keras. Selain itu, End User Support juga harus mampu untuk memberikan solusi atas masalah yang bersifat teknis.

• System Administrator, bertanggung jawab atas pengelolaan database, sistem, dan jaringan pada perusahaan

Selain itu, munculnya sub-departemen General Affair pada Human Resources adalah karena mulai banyaknya proses yang ditangani Selain itu, munculnya sub-departemen General Affair pada Human Resources adalah karena mulai banyaknya proses yang ditangani

• Supervisor, bertanggung jawab untuk memastikan proses pembelian, penyimpanan, pemeliharaan, dan pendistribusian peralatan dan perlengkapan telah berjalan dengan baik.

• Inventory & Asset Staff, bertanggung jawab atas penyimpanan, persediaan, dan pelaporan asset.

• Purchasing Staff, bertanggung jawab atas pembelian asset.

4.2.5. Output

Sesuai dengan kerangka pikir yang ada, maka output yang dihasilkan yaitu:

a. Menghasilkan People Capability Matrix untuk area yang termasuk dalam proyek yang terdapat pada sub bab 4.2.1.

b. Process Gap Analysis PCM yang terdapat pada sub bab 4.2.2.

c. RASCI yang terdapat pada tabel 4.27 sampai tabel 4.37.

d. Usulan struktur organisasi baru yang terdapat pada sub bab 4.2.4.

4.3. Development Phase

Pada tahapan ini akan diusulkan proses bisnis baru yang akan digambarkan dengan metode Business Process Modeling Notation (BPMN). Dari hasil analisa terhadap proses bisnis yang baru, usulan sistem ERP yang sesuai akan dipaparkan.

4.3.1. Business Process Modeling Notation (BPMN)

Untuk menggambarkan proses bisnis yang telah dikembangkan maka digunakan Business Process Modeling Notation. Proses yang dikembangkan antara lain : Recruitment Process, Employee Database Process, Resignation / Terminator Process, Training Management Process, Performance Management Process, Purchasing Process (Man Power, Site Project, Head Office ).

BPMN ini dibuat berdasarkan hasil analisa pada rich picture proses yang memerlukan pengembangan sehingga dalam BPMN ini dapat tergambar dengan jelas pengembangan aktivitas dari setiap proses.

Dalam penggambaran proses bisnis dengan BPMN, aktivitas lama yang tidak mengalami perubahan dibedakan dengan aktivitas baru yang diusulkan.

Notasi:

Start event Association

End Event

Gateway

task pool

Sequence flow Lane

Message Flow

Gambar 4.2. BPMN Recruitment Process

Keterangan :

= Aktivitas baru yang diusulkan