6. Bagian kesiswaan akan menyerahkan laporan data siswa alumni dimana lembar pertama diserahkan kepada Kepala Sekolah dan lembar yang kedua
akan disimpan untuk dijadikan arsip data alumni. 7. Orang alumni yang membutuhkan data alumni yang lain, maka orang
alumni tersebut harus datang ke bagian kesiswaan di sekolah. 8. Alumni akan diberi sebuah formulir dan harus mengisi formulir dengan
lengkap. 9. Bagian kesiswaan akan melakukan pencarian data alumni yang dibutuhkan di
dalam tumpukan arsip. 10. Bagian kesiswaan akan mengcopy data alumni tersebut.
11. Data alumni yang sudah difotocopy diserahkan kepada orang alumni yang membutuhkan informasi data alumni tersebut.
4.1.2.1. Flowmap Prosedur yang sedang Berjalan
Penjabaran prosedur pengolahan data alumni dan pencarian data alumni di SMA Negeri 1 Subang diatas, selanjutnya akan dibuat flowmap atau diagram alir
untuk menunjukan arus alir dokumen dalam proses pengolahan data alumni dan pencarian data alumni. Agar lebih jelas, berikut flowmap prosedur pengolahan
data alumni dan pencarian data alumni di SMA Negeri 1 Subang yang sedang berjalan seperti dibawah ini :
Gambar 4.1 Flowmap Prosedur Pengolahan Data Alumni
Dan Pencarian Data Alumni yang sedang berjalan
Keterangan :
A : Arsip laporan data alumni
B : Arsip formulir minta informasi
4.1.2.2. Diagram Konteks yang sedang Berjalan
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level
tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Diagram konteks memiliki kelompok pemakai, baik pihak internal
maupun pihak eksternal organisasi yang biasa disebut entitas luar. Diagram konteks memberikan gambaran seperti apa hubungan interaksi antara entitas luar
dengan sistem, hubungan tersebut digambarkan dengan aliran data yang mengalir dari lingkungan luar sistem entitas luar ke dalam sistem atau sebaliknya.
Ada 2 entitas luar yang terlibat dalam sistem pengolahan data alumni dan pencarian data alumni yaitu alumni dan Kepala Sekolah. Fungsi dari diagram
konteks adalah untuk memperjelas gambaran mengenai interaksi yang berlangsung di dalam sistem secara umum. Untuk memberi gambaran yang lebih
jelas mengenai sistem pengolahan data alumni dan pencarian data alumni yang sedang berjalan di SMA Negeri 1 Subang, berikut diagram konteks yang sedang
berjalan di SMA Negeri 1 Subang yaitu :
Gambar 4.2 Diagram Konteks Pengolahan Data Alumni
Dan Pencarian Data Alumni yang sedang berjalan
4.1.2.3. Data Flow Diagram
Diagram aliran data atau Data Flow Diagram merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil.
Fungsi dari DFD atau data flow diagram adalah untuk lebih memperjelas gambaran mengenai sistem tersebut terutama aliran data dalam sistem tersebut.
Pada umumnya tahapan dimulai dari level 0, 1, 2, dan seterusnya. Level 0 menggambarkan sistem secara global, DFD Level 0 biasa disebut juga diagram
konteks. Tahapan Level 1 menggambarkan sistem secara global, hanya saja disertai dengan menggambarkan database yang akan menampung aliran data,
namun semua proses hanya digambarkan sebagai sebuah sistem secara umum dan tidak terinci. Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah
memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan.
Adapun Data Flow Diagram yang sedang berjalan di SMA Negeri 1 Subang yaitu :
Gambar 4.3
Data Flow Diagram Pengolahan Data Alumni Dan Pencarian Data Alumni yang sedang berjalan
4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
