34
akademika untuk mendapatkan informasi yang lengkap mengenai SMA Swadaya bandung
4.1.3. Pemilihan Metodologi Perencanaan
Dalam pendekatan metodologi penelitian dalam menyusun perencanaan arsitektur enterprise di SMA Swadaya Bandung, penelitian ini terdiri dari
metodologi EAP yang terdiri dari tahapan sebagai berikut: 1.
Insialisasi perencanaan. 2.
Model bisnis dan teknologi saat ini. 3.
Arsitektur data, aplikasi dan teknologi. 4.
Implementasi.
4.2. Pemodelan Bisnis
Model bisnis mendefinisikan bisnis dari suatu organisasi yang menjelaskan dan menggambarkan fungsi-fungsi bisnis organisasi tersebut yang dapat diuraikan
menjadi kegiatan-kegiatan yang dilakukan organisasi. Fungsi-fungsi bisnis dapat dibagi ke dalam subfungsi-subfungsi yang lebih sederhana. Pada tahap
pengembangan model bisnis ini, tahapan yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1.
Mendokumentasikan struktur organisasi 2.
Mengidentifikasi dan mendefinisikan fungsi-fungsi bisnis
4.2.1. Struktur Organisasi
Struktur organisasi SMA Swadaya Bandung menggunakan struktur organisasi lurus atau linier, dimana pada bentuk ini, kekuasaan dari puncak
pimpinan organisasi dilangsungkan kepada para pejabat yang memimpin kesatuan-kesatuan dalam organsasi tersebut. Struktur organisasi tersusun secara
sederhana, jalur perintah dan jalur koordinasi terlihat jelas dan tegas. Penyelenggaraan pendidikan tingkat atas di SMA Swadaya Bandung,
dikelola pada empat lapis hirarki pelaksanaan tugas dan wewenang. Urutan keempat lapis tersebut adalah: Yayasan Pendidikan Nasional Swadaya, SMA
Swadaya Bandung, Unit Implementasi atau Jurusan dan Staf Akademik. Dalam
35
pelaksanaan dan implementasinya, SMA Swadaya Bandung dikelola oleh seorang Kepala Sekolah yang dibantu oleh para Pembantu Kepala Sekolah dan unsur
Pimpinan Jurusan yaitu Ketua Jurusan, serta pelaksana yaitu Staf Akademik Guru. Didukung oleh unit-unit kerja yang meliputi, Kepala Bagian Administrasi
Keuangan, Kepala Badan Administrasi Akademik dan Kesiswaan, Kepala Bagian Administrasi Umum dan Kepala Unit Pelaksanaan Teknis.
4.2.2. Identifikasi dan Definisi Fungsi Bisnis SMA Swadaya Bandung
Untuk mengidentifikasikan dan mendefinisikan fungsi bisnis yang terdapat di SMA Swadaya Bandung, penulis melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Mendefiniskan area-area fungsional utama menggunakan konsep rantai nilai
Michael Porter. 2.
Memecahmendekomposisikan tiap area fungsional menjadi subfungsi sampai fungsi tersebut menjadi single action, dapat dilakukan berulang-ulang,
memiliki outcome dan dapat dikaitkan dengan unit organisasi tertentu menggunakan Four Stage Life Cycle Business System Planning.
3. Membuat relasi antara fungsi-fungsi yang telah terinci dengan unit-unit
organisasi yang melaksanakannya dalam bentuk matrik.
4.2.2.1. Identifikasi Area-Area Fungsional Utama
Pendefinisian aktivitas area-area fungsional di SMA Swadaya Bandung menggunakan rantai nilai Michael Porter seperti yang diuraikan pada gambar 4.1.
Dalam gambar 4.1 tersebut, fungsi-fungsi bisnis di SMA Swadaya Bandung dikelompokan menjadi dua yaitu primary activities dan support activities, dengan
rincian sebagai berikut: 1.
Primary Activities, terdiri dari: a.
Penerimaan Siswa Baru b.
Pengelolaan Kegiatan akademik c.
Pelepasan Akademik 2.
Support Activities, terdiri atas: a.
Pengelolaan Keuangan
36
b. Pengelolaan Sumber Daya Manusia dan Sarana-Prasarana
c. Pengelolaan Laboratorium
d. Pengelolaan Perpustakaan
Gambar 4.1. Rantai Nilai SMA Swadaya Bandung
4.2.2.2. Dekomposisi Area-Area Fungsional
Fungsi-fungsi utama di SMA Swadaya Bandung yang diperoleh dari hasil analisis rantai nilai Michael Porter kemudian diturunkan atau didekomposisi
sehingga mendapatkan fungsi-fungsi turunan menggunakan tool Four Stage Life Cycle Business System Planning. Dengan menggunakan Four Stage Life Cycle,
fungsi-fungsi utama akan didekomposisi dengan meninjau siklus dari fungsi tersebut. Terdapat empat tahapan siklus yaitu:
1. Fungsi Perencanaan dan Kebutuhan requirements, adalah aktivitas yang
menentukan bagaimana
produksumber daya
diperlukan, rencana
mendapatkannya serta pengukuran dan kontrol terhadap perencanaan. 2.
Fungsi Akuisisi atau Implementasi acquisition, adalah aktivitas-aktivitas yang dilakukan untuk mengembangkan produk atau layanan atau
mendapatkan sumber daya yang akan digunakan untuk pengembangan. 3.
Fungsi Pengelolaan stewardship, adalah aktivitas untuk membentuk, memperbaiki, memodifikasi atau memelihara sumber daya.
4. Fungsi Disposisi retirement, adalah aktivitas untuk mengakhiri tanggung
jawab terhadap layanan atau berakhirnya penggunaan sumber daya.
37
Tabel 4.1. Four Stage Life Cycles Fungsi
Bisnis Organisasi
Requirement Kebutuhan
Acquisition Implementasi
Stewardship Pengelolaan
Retirement Disposisi
Penerima- an Siswa
Baru Perencanaan
Strategis Penerimaan
Siswa Baru 1.
Penetapan Tim PSB
2. Penyusunan
Anggaran PSB
3. Penjadualan
Kegiatan PSB
1. Promosi PSB
2. Pendaftaran
Calon Siswa Baru
3. Pengelolaan
Seleksi Masuk
1. Registrasi
Siswa Baru 2.
Pelaksana- an Masa
Orientasi Sekolah
3. Evaluasi
PSB Pengelola-
an Kegiatan
Akademik Perencanaan
Strategis Akademik
1. Registrasi
Siswa 2.
Pengelolaan Kalender
Akademik
3. Pengelolaan
Kurikulum 1.
Penetapan Guru Bidang
Studi dan Wali Kelas
2. Penetapan
Kelas, Gedung dan
Ruang Belajar
3. Pengelolaan
Jadual Belajar 1.
Pengelolaan Nilai
2. Penetapan
Siswa Pindah
Sekolah
3. Evaluasi
Akademik
Pelepasan Akademik
Perencanaan Strategis
Pelepasan Akademik
Penetapan Panitia
Kelulusan Penetapan
Syarat Kelulusan
Pelaksanaan Kelulusan
Pengelola- an
Keuangan Perencanaan
Strategis Anggaran dan
Investasi Penyusunan
Anggaran Belanja
Tahunan 1.
Revisi Anggaran
2. Pengelolaan
Biaya Pendidikan
Evaluasi Anggaran
38
Tabel 4.1. Four Stage Life Cycles lanjutan Fungsi
Bisnis Organisasi
Requirement Kebutuhan
Acquisition Implementasi
Stewardship Pengelolaan
Retirement Disposisi
Pengelolaan SDM,
Sarana dan Prasarana
Perencanaan Strategis
Sumber Daya Manusia
Rekuitmen Pegawai
Evaluasi Pegawai
Rekapitulasi Gaji Pegawai
Perencanaan Strategis
Sarana dan Prasarana
Pengadaan Aset Pengelolaan Aset
Evaluasi Aset
Pengelolaan Laborato-
rium Perencanaan
Strategis Laboratorium
Pengelolaan Jadual
Laboratorium Pengelolaan
Aset Laboratorium
Evaluasi Aset Laboratorium
Pengelolaan Perpustaka-
an Perencanaan
Strategis Perpustakaan
Penetapan Anggota
Perpustakaan Pengelolaan
Bahan Bacaan Evaluasi
Perpustakaan
Sumber: data primer, diolah tahun 2013
4.2.2.3. Bagan Hirarki Fungsi Bisnis SMA Swadaya Bandung
Setelah melakukan inisialisasi terhadap era fungsi bisnis organisasi dengan rantai nilai dan penelaahan siklus dari setiap fungsi bisnis seperti yang diuraikan
sebelumnya, maka selanjutnya yang akan dilakukan adalah menyusun struktur dekomposisi fungsi bisnis dengan menggunakan bagan hirarki fungsi bisnis.
Sesuai dengan ruang lingkup pada batasan masalah penelitian tesis ini, dihasilkan dekomposisi area fungsional utama ke dalam fungsi-fungsi turunan
level terendah. Bagan dibawah ini menunjukan hasil dekomposisi area-area fungsional utama penerimaan siswa baru, pengelolaan kegiatan akademik,
pelepasan akademik dan pengelolaan keuangan untuk fungsi-fungsi perencanaan atau kebutuhan requirement, akuisisi acquisition, pengelolaan stewardship
serta disposisi retirement. Hasil dekomposisi fungsi disajikan dalam bentuk bagan hirarki fungsi.
Bagan Hirarki Fungsi Bisnis SMA Swadaya Bandung dedefinisikan sebagai berikut:
39
1. Penerimaan Siswa Baru
, aktivitas ini berfokus pada pengelolaan penerimaan siswa baru dan rencana pembentukan tim PSB Penerimaan
Siswa Baru sampai calon siswa melakukan daftar ulang registrasi 1.1.
Rencana PSB 1.1.1.
Penetapan Tim PSB 1.1.2.
Penyusunan Anggaran PSB 1.1.3.
Penjadualan Kegiatan PSB 1.2.
Promosi PSB 1.3.
Seleksi Masuk 1.3.1.
Pendaftaran Calon Siswa Baru 1.3.2.
Pengelolaan Seleksi Masuk 1.4.
Registrasi Siswa Baru 1.5.
Pelaksanaan Masa Orientasi Sekolah 1.6.
Evaluasi PSB 2.
Pengelolaan Kegiatan Akademik , aktivitas yang termasuk dari mulai
registrasi siswa tiap akhir tahun ajaran baru sampai pengelolaan nilai akhir. Kegiatan proses belajar mengajar selama siswa berada dalam masa akademik
termasuk aktivitas yang dikelola pada kegiatan ini. 2.1.
Registrasi Siswa 2.2.
Kegiatan Belajar Mengajar 2.2.1.
Pengelolaan Kalender Akademik 2.2.2.
Pengelolaan Kurikulum 2.2.3.
Penetapan Guru Bidang Studi dan Wali Kelas 2.2.4.
Penetapan Kelas, Gedung dan Ruang Belajar 2.2.5.
Pengelolaan Jadual Belajar 2.2.6.
Pengelolaan Nilai 2.3.
Penetapan Siswa Pindah Sekolah 2.4.
Evaluasi Akademik 3.
Pelepasan Akademik , aktivitas yang berkaitan dengan manajemen akhir
akademik atau pelepasan akademik sebagai akhir dari belajar siswa.
3.1. Penetapan Panitia Kelulusan
40
3.2. Penetapan Syarat Kelulusan
3.3. Pelaksanaan Kelulusan
4.
Pengelolaan Keuangan
, adalah aktivitas yang berkaitan dengan usaha untuk memberikan dukungan manajemen keuangan yang berkisar pada perencanaan
anggaran, investasi serta pemeliharaan infrastruktur, sarana dan prasarana organisasi
4.1. Pengelolaan Anggaran Belanja Tahunan
4.2. Revisi Anggaran
4.3. Pengelolaan Biaya Pendidikan
4.4. Evaluasi Anggaran
5. Pengelolaan Sumber Daya Manusia dan Sarana-Prasarana
, aktivitas pendukung kegiatan organisasi khususnya dalam kegiatan akademik, baik
dari sumber daya manusia maupun sarana-prasarana. 5.1.
Sumber Daya Manusia 5.1.1.
Rekuitmen Pegawai 5.1.2.
Evaluasi Pegawai 5.1.3.
Rekapitulasi Gaji Pegawai 5.2.
Sarana dan Prasarana 5.2.1.
Pengadaan Aset 5.2.2.
Pengelolaan Aset 5.2.3.
Evaluasi Aset 6.
Pengelolaan Laboratorium , aktivitas pengelolaan sumber daya laboratorium
komputer. 6.1.
Pengelolaan Jadual Laboratorium Komputer 6.2.
Pengelolaan Aset Laboratorium Komputer 6.3.
Evaluasi Aset Laboratorium Komputer 7.
Pengelolaan Perpustakaan
, aktivitas
pengelolaan sumber
daya perpustakaan.
7.1. Penetapan Anggotaan Perpustakaan
7.2. Pengelolaan Bahan Bacaan
7.3. Evaluasi Perpustakaan
41
4.2.2.4. Relasi Antara Fungsi-Fungsi Bisnis dengan Unit-Unit Organisasi
Analisis rantai nilai pada bagian sebelumnya mendeskripsikan fungsi- fungsi yang dijalankan enterprise namun kurang dapat dipahami oleh pelaku
organisasi karena dianggap berbeda dengan deskripsi kerja dan unit organisasi yang dimiliki karena analisis rantai nilai menekankan pada cross function. Agar
model bisnis dapat dipahami dengan baik maka fungsi-fungsi bisnis yang telah terdefinisi dapat dihubungkan dengan unit organisasi dalam bentuk matrik. Matrik
fungsi bisnis dengan unit organisasi mengilustrasikan siapa pembuat keputusan untuk setiap proses.
Matrik fungsi dan organisasi dibuat untuk perencanaan organisasi dimana setiap fungsi pada tingkatan paling detil harus dilaksanakan setidaknya oleh satu
unit organisasi dan tiap posisi dalam unit organisasi harus melakukan setidaknya satu fungsi. Pada tabel 4.2 - 4.6, hubungan antara unit organisasi dengan proses
bisnis dalam bentuk matrik terdiri atas tiga jenis, yaitu menunjukan unit
organisasi memiliki tanggung jawab besar dan pembuat keputusan terhadap suatu proses,
menunjukan adanya keterlibatan penuh suatu unit organisasi terhadap suatu proses sedangkan
menunjukan bahwa unit organisasi terlibat dalam sejumlah proses saja. Matrik fungsi organisasi secara lengkap diuraikan pada tabel
4.2 - 4.6. Keterhubungan antara fungsi dan unit organisasi pada tabel 4.2 - 4.6
sangatlah penting dalam perencanaan pengembangan sistem ke depan karena dapat menjadi acuan dalam menentukan siapa unit organisasi mana yang benar-
benar membuat dan menggunakan data serta informasi dari suatu fungsi bisnis. Orang atau unit organisasi yang paling baik dalam menyediakan informasi
mengenai suatu fungsi bisnis adalah orang atau unit organisasi yang benar-benar melakukan fungsi bisnis tersebut.
42
Tabel 4.2. Matrik Relasi Fungsi Bisnis PSB dengan Unit Organisasi yang terlibat
Fungsi Bisnis Organisasi
Rencana PSB
P ro
m o
si P
S B
Seleksi Masuk
R eg
is tr
as i
S is
w a
B ar
u
P el
ak sa
n aa
n M
O S
E v
al u
as i
P S
B
P en
et ap
an T
im P
S B
P en
y u
su n
an
A n
g g
ar an
P S
B
P en
ja d
u al
an
K eg
ia ta
n P
S B
P en
d af
ta ra
n C
al o
n
S is
w a
B ar
u
P en
g el
o la
an S
el ek
si
M as
u k
Ketua ■
■ Pembantu Ketua I
Pembantu Ketua II Pembantu Ketua III
■ ■
■ ■
■ BAK
BAA BAU
Ketua Jurusan ■
Guru Pengelolaan Laboratorium
Pengelolaan Perpustakaan Sumber: data primer, diolah tahun 2013.
43
Tabel 4.3. Matrik relasi Fungsi Bisnis Pengelolaan Kegiatan Akademik dengan Unit Organisasi yang terlibat
Fungsi Bisnis Organisasi
R eg
is tr
as i
S is
w a
Kegiatan Belajar Mengajar
P en
et ap
an S
is w
a P
in d
ah
S ek
o la
h E
v al
u as
i A
k ad
em ik
P en
g el
o la
an K
al en
d er
A k
ad em
ik P
en g
el o
la an
K u
ri k
u lu
m
P en
et ap
an G
u ru
B id
an g
S tu
d i
d an
W al
i K
el as
P en
et ap
an K
el as
, G
ed u
n g
d an
R .
B el
aj ar
P en
g el
o la
an J
ad u
al
B el
aj ar
P en
g el
o la
an N
il ai
Ketua ■
Pembantu Ketua I ■
■ ■
■ Pembantu Ketua II
Pembantu Ketua III BAK
BAA ■
■ ■
BAU Ketua Jurusan
■ Guru
Pengelolaan Laboratorium Pengelolaan Perpustakaan
Sumber: data primer, diolah tahun 2013.
44
Tabel 4.4. merupakan matrik relasi Fungsi Bisnis Pelepasan Akademik dan Pengelolaan Keuangan dengan Unit Organisasi yang terlibat
Fungsi Bisnis Organisasi
Pelepasan Akademik
Pengelolaan Keuangan
P en
et ap
an P
an it
ia
K el
u lu
sa n
P en
et ap
an S
y ar
at
K el
u lu
sa n
P el
ak sa
n aa
n K
el u
lu sa
n
P en
g el
o la
an A
n g
g ar
an
B el
an ja
T ah
u n
an
R ev
is i
A n
g g
ar an
P en
g el
o la
an B
ia y
a
P en
d id
ik an
E v
al u
as i
A n
g g
ar an
Ketua ■
■ Pembantu Ketua I
■ ■
■ ■
■ Pembantu Ketua II
■ Pembantu Ketua III
■ ■
BAK BAA
BAU Ketua Jurusan
Guru Pengelolaan Laboratorium
Pengelolaan Perpustakaan Sumber: data primer, diolah tahun 2013
45
Tabel 4.5. Matrik Relasi Fungsi Bisnis Pengelolaan SDM dan Sarana Prasarana dengan unit Organisasi yang terlibat
Fungsi Bisnis Organisasi
Sumber Daya Manusia
Sarana dan Prasarana
R ek
u it
m en
P eg
aw ai
E v
al u
as i
P eg
aw ai
R ek
ap it
u la
si
G aj
i P
eg aw
ai
P en
g ad
aa n
A se
t P
en g
el o
la an
A se
t E
v al
u as
i A
se t
Ketua Pembantu Ketua I
Pembantu Ketua II Pembantu Ketua III
BAK BAA
BAU ■
■ ■
Ketua Jurusan Guru
Pengelolaan Laboratorium Pengelolaan Perpustakaan
Sumber: data primer, diolah tahun 2013
46
Tabel 4.6. Matrik Relasi Fungsi Bisnis Pelayanan Teknis dengan Unit Organisasi yang terlibat
Fungsi Bisnis Organisasi
Pengelolaan Laboratorium
Pengelolaan Perpustakaan
P en
g el
o la
an J
ad u
al
L ab
o ra
to ri
u m
P en
g el
o la
an A
se t
L ab
o ra
to ri
u m
E v
al u
as i
A se
t
L ab
o ra
to ri
u m
P en
et ap
an A
n g
g o
ta
P er
p u
st ak
aa n
P en
g el
o la
an B
ah an
B ac
aa n
E v
al u
as i
P er
p u
st ak
aa n
Ketua Pembantu Ketua I
■ Pembantu Ketua II
Pembantu Ketua III BAK
BAA BAU
Ketua Jurusan Guru
Pengelolaan Laboratorium ■
■ ■
Pengelolaan Perpustakaan ■
■ ■
Sumber: data primer, diolah tahun 2013
4.3. Arsitektur Sistem dan Teknologi yang Sedang Berjalan
Kategori