BAB III TINJAUAN KHUSUS APOTEK KESHIA FARMA
3.1. Letak
Apotek Keshia Farma berlokasi di Jalan A.R. Hakim No. 300 Medan depan wisma umum. Lokasi Apotek Keshia Farma tergolong strategis karena
merupakan daerah dekat pusat perbelanjaan, pemukiman penduduk dan di tepi jalan sehingga mudah dijangkau dan dilalui oleh kendaraan umum, juga terdapat
beberapa tempat praktek dokter di sekitarnya.
3.2. Struktur Organisasi
Apotek Keshia Farma dikelola oleh Imelda Ferendina, S.Si., Apt. selaku Apoteker Pengelola Apotek APA sekaligus Pemilik Sarana Apotek PSA.
Kegiatan apotek dilakukan setiap hari mulai pukul 08.00 WIB sampai dengan pukul 23.00 WIB dimana pengaturan tenaga kerja dibagi dalam dua shift yaitu
shift pagi dan shift sore. Struktur organisasi apotek Keshia Farma dapat dilihat di bawah ini.
APOTEKER PENGELOLA APOTEK APA PSA
PELAYANAN FARMASI ADMINISTRASI
PELAYANAN RESEP
PENJUALAN BEBAS
PEMBELIAN KEUANGAN
Gambar 1. Struktur Organisasi Apotek Keshia Farma
3.3. Pembelian 3.3.1. Perencanaan Pembelian
Perencanaan pembelian dilakukan dengan menetapkan jenis dan jumlah barang yang akan dipesandibeli dengan memperhatikan kebutuhan pada ruang
peracikan dan penjualan bebas yang disesuaikan dengan permintaan masyarakat, menentukan pemasok dengan mempertimbangkan legalitasnya, kondisi pembelian
dan pembayaran yang diberikan, dan juga kecepatan pengiriman barang. Dalam hal penentuan jumlah pembelian, salah satu yang juga menjadi pertimbangan
adalah adanya kemungkinan naikturunnya harga sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan. Barang yang sudah habis atau stok yang sedikit dapat dilihat pada buku
penjualan dan pada kotak tempat penyimpanan obat dan kemudian dicatat ke
dalam buku pemesanan. Jumlah barang yang akan dibeli disesuaikan dengan sifat barang, fast moving atau slow moving.
3.3.2. Pelaksanaan Pembelian
Pembelian di Apotek Keshia Farma dilakukan dengan cara menghubungi pemasok untuk menanyakan ketersediaan barang yang dibutuhkan dan selanjutnya
membuat surat pemesanan yang ditandatangani oleh APA. Untuk pembelian narkotika dan psikotropika dilakukan dengan
menggunakan surat pesanan khusus narkotika dan psikotropika. Untuk psikotropika ditujukan pada Pedagang Besar Farmasi PBF tertentu yang
menyediakannya dan ditandatangani oleh APA. Untuk narkotika, pemesanan ditujukan langsung ke PBF Kimia Farma Medan dengan menggunakan Surat
Pesanan Narkotika Formulir N-9 rangkap 4 yang ditandatangani APA yaitu satu lembar pesanan untuk satu item pesanan narkotika.
3.3.3. Penerimaan Barang
Prosedur penerimaan barang adalah sebagai berikut: 1.
Petugas menerima barang dari pemasok disertai dengan surat pengantar barang faktur dan surat pesanan.
2. Dilakukan pemeriksaan yang meliputi:
⇒ Penyesuaikan faktur dengan barang yang diterima dalam hal jumlah, jenis, keadaan, kesesuaian harga, potongan harga yang telah
disepakati, nama perusahaan pemasok. ⇒ Meminta penjelasan pemasok apabila keadaan barang tidak sesuai
dengan yang diinginkan sebagaimana tertulis dalam faktur untuk segera dikoreksi.
3. Bila sesuai, petugas menandatangani faktur dan membubuhkan stempel
apotek. Satu lembar copy faktur sebagai pertinggal untuk apotek dan faktur asli beserta copy faktur lainnya dikembalikan pada petugas pengantar
barang. 4.
Setelah barang diterima, barang dikarantina sementara dengan meletakkannya di tempat tertentu untuk kemudian diperiksa kembali dan
diberi harga.
3.4. Penyimpanan
Apotek Keshia Farma mempunyai gudang khusus untuk penyimpanan barang. Stok barang dalam jumlah yang banyak disimpan dalam rak-rak tertentu.
Penyusunan barang di Apotek Keshia Farma dilakukan berdasarkan bentuk sediaan secara alfabetis dan menggunakan sistem FIFO First In First Out. Obat-
obat golongan narkotika dan psikotropika disimpan di lemari khusus dan terkunci sedangkan obat-obat seperti supositoria, vaksin dan serum disimpan dalam lemari
pendingin.
3.5. Pelayanan
Kegiatan pelayanan di Apotek Keshia Farma Medan dapat berupa pelayanan resep tunai, pelayanan swamedikasi dan pelayanan penjualan bebas.
Selain itu apotek ini juga melayani pembelian obat secara kredit pada beberapa rumah sakit, melayani para dokter, bidan dan perawat yang membutuhkan, Balai
Pengobatan dan klinik.
3.5.1. Pelayanan Resep
Pelayanan terhadap resep dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1.
Petugas menerima resep dari pasien dan diteruskan ke ruang peracikan. 2.
Pengecekan ketersediaan obat. 3.
Penetapan harga obat dalam resep dan diberitahukan kepada pasien. 4.
Ditanya kepada pasien apakah setuju untuk membeli semua obat atau tidak. Jika setuju maka disiapkan obatnya, diracik untuk obat yang perlu
diracik, lalu diberi etiket, diperiksa, dan dikemas. 5.
Obat diberikan ke depan bagian penjualan untuk diperiksa kembali kelengkapan dan ketepatan obat yang diberikan dengan yang tertulis di
resep, serta penulisan etiketnya.
6. Penyerahan obat kepada pasien disertai dengan penjelasanpelayanan
informasi tentang obat yang ada pada resep obat tersebut. 7.
Pembeli membayarkan harga resep. Jika dibutuhkan, berikanlah kuitansi dan copy resep pada pasien.
8. Resep asli disimpan sebagai arsip.
3.5.2. Pelayanan Penjualan Bebas
Pelayanan penjualan bebas dilakukan sebagai berikut: 1.
Petugas di ruang penjualan menerima permintaan barang dari pasien dan menginformasikan harga.
2. Jika pasien yang datang dengan keluhan menderita penyakit maka
Apoteker Pengelola Apotek atau Asisten Apoteker membantu memilih obat yang sesuai dengan penyakit yang dikeluhkan dengan disertai
informasi tentang obat yang digunakan. 3.
Bila harga sesuai maka barang diserahkan dan pasien membayarnya.
3.6. Administrasi
Administrasi apotek harus dikelola dengan baik dan benar sehingga apabila suatu saat diperlukan dokumen tersebut dapat ditujukan sebagai bahan
pengawasan, pertanggungjawaban dan sebagai bahan pembantu bagi Apoteker Pengelola Apotek dalam mengambil keputusan.
Petugas Administrasi melaksanakan pencatatan: 1.
Administrasi pembukuan mencatat arus uang dan arus barang terdiri dari: ⇒ Buku pembelian, mencatat semua barang yang diterima dari pemasok.
⇒ Buku penjualan, mencatat omset penjualan barang baik dari resep maupun dari penjualan bebas.
⇒ Buku pemesanan barang mencatat barang yang diperlukan untuk dipesan kepada pemasok.
2. Administrasi pelaporan yaitu pelaporan narkotika dan psikotropika
Pelaporan narkotika dilakukan sebulan sekali paling lambat tanggal 10, sedangkan psikotropika 2 kali dalam 1 tahun. Laporan ini ditandatangani
oleh Apoteker Pengelola Apotek APA.
BAB IV PEMBAHASAN
Apotek merupakan suatu bisnis yang harus dikelola dengan baik agar memperoleh keuntungan guna menutupi beban biaya operasional sehingga apotek
tetap dapat menjaga kelangsungan hidupnya. Akan tetapi dalam kegiatannya, bisnis apotek juga tidak melupakan fungsi sosialnya didalam mendistribusikan
perbekalan farmasi khususnya obat kepada masyarakat, sehingga keberadaan apotek turut membantu pemerintah dalam memelihara dan menjaga kesehatan
masyarakat. Seorang apoteker diberi kepercayaan untuk mengelola apotek dengan tujuan agar pendistribusian dan penggunaan perbekalan farmasi di masyarakat
dapat terkendali. Letak Apotek Keshia Farma strategis yaitu tepat di pinggir jalan pada
daerah yang mudah dijangkau dengan kendaraan umum, memiliki tempat parkir yang cukup, dekat dengan pemukiman penduduk, praktek dokter, praktek bidan,
klinik ataupun rumah sakit. Selain itu, tepat di depan apotek terdapat wisma yang pengunjungnya berasal dari berbagai tempat. Ini sangat menunjang fungsi apotek,
baik fungsi ekonomi maupun fungsi sosial. Pengelolaan perbekalan farmasi di Apotek Keshia Farma dilakukan
menurut prosedur yang terdiri dari: perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan penjualan. Penanganan perbekalan farmasi dilakukan oleh apoteker yang juga
bertindak sebagai Pemilik Sarana Apotek dibantu oleh karyawan-karyawan lainnya. Pelaksanaan penyimpanan dan penyaluran sediaan farmasi dilakukan
Kategori