Peran Pustakawan Terhadap Pengguna Dalam Menelusur Informasi Di Layanan Referensi
PERAN PUSTAKAWAN TERHADAP PENGGUNA DALAM MENELUSUR INFORMASI DI LAYANAN REFERENSI
MAKALAH D I S U S U N
OLEH : JUNAIDA, S.Sos NIP. 19780602 200312 2 004
PERPUSTAKAAN DAN SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2011
Universitas Sumatera Utara
Daftar Isi Daftar isi............................................................................................................ i Kata Pengantar ................................................................................................... ii Pendahuluan.......................................................................................................... 1 Pengertian Pelayanan Referensi ................................................................... 3 Tujuan Pelayanan Referensi ........................................................................... 4 Jenis-jenis koleksi Referensi ......................................................................... 4 Pelayanan Pemberian Informasi..................................................................... 9 Pelayanan Pemberian Bantuan........................................................................ 11 Bantuan Dalam Penelusuran ........................................................................... 13 Pertanyaan yang Sering Diajukan................................................................. 13 Kode Etik Pustakawan...................................................................................... 14 Peran pustakawan Referensi......................................................................... 15 Penutup................................................................................................................ 17 Daftar Pustaka.................................................................................................. 18
Universitas Sumatera Utara
Kata Pengantar
Syukur Alhamdulillah Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat Rahmat-Nya Penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “ Peran Pustakawan Terhadap Pengguna Dalam Menelusur Informasi Di Layanan Referensi Perpustakaan” ini dengan baik. Makalah ini menceritakan mengenai pelayanan referensi, bagaimana menjawab pertanyaan pengguna dengan baik dan juga memberi bantuan pengguna cara menelusur informasi yang dibutuhkan dilayanan referensi. Makalah ini merupakan hasil karya tulis untuk melengkapi persyaratan mengajukan Fungsional Pustakawan Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, untuk itu penulis sangat menghargai kritik dan saran sifatnya membangun untuk perbaikan di masa yang akan datang. Akhir kata penulis mengharap kiranya makalah ini dapat berguna bagi orang yang membacanya.
Wassalam, Junaida, S.Sos
Universitas Sumatera Utara
Peran Pustakawan Terhadap Pengguna Dalam Menelusur Informasi Di Layanan Referensi Perpustakaan
Pendahuluan Pelayanan referensi adalah salah satu kegiatan pokok yang
dilakukan diperpustakaan yang khusus melayankan atau menyanjikan koleksi referensi kepada para pemakai atau pengunjung perpustakaan. Serta dapat membantu para pemakai pengunjung menemukan informasi dengan cara antara lain menerima pertanyaan-pertanyaan dari para pemakai atau pengunjung perpustakaan dan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi, dimana bimbingan untuk menemukan koleksi referensi dan mencari informasi yang dibutuhkan, dimana bimbingan kepada para pemakai tentang pengguna bahan pustaka koleksi referensi.
Untuk dapat mencapai pelayanan referensi yang baik, petugas referensi harus terampil, ramah dan cekatan, dan juga koleksi referensi harus memadai sesuai dengan keperluan pamakainya. Disamping itu petugas juga harus mampu sebagai pembuka jalan atau harus mempunyai pengetahuan dasar dalam pelayanan referensi, petugas harus mempunyai pengetahuan dasar dalam pelayanan referensi, petugas harus mampu menjawab pertanyaan pemakai atau dapat membimbing bagaimana cara menelusur informasi yang dibutuhkan.
Bila ada pertanyaan secara tidak langsung melalui surat, telepon dan media komunikasi lainnya kepada petugas referensi, petugas harus
Universitas Sumatera Utara
mengetahui identitas dan latar belakang sipenanya. Bila menggunakan telepon informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dapat langsung dijawab dan bila menggunakan surat, harus ada tenggang waktu menjawab 2 (dua) atau 3 (tiga) minggu dan biaya dibebankan kepada pengguna. Bila informasi yang dibutuhkan tidak ada pada referensi maka harus diadakan penelusuran untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh sipenanya.
Sarana penelusuran yang digunakan adalah katalog, bibliografi, abstrak, indeks tercetak. Untuk mempermudah dan mempercepat penelusuran koleksi disediakan sarana melalui CD-ROM atau jasa internet. Di layanan referensi Perpustakaan USU terdapat jenis-jenis koleksi referensi antara lain kamus, ensiklopedi, bibliografi, sumber biografi, indeks dan abstrak, buku pedoman, direktori, almanak, buku tahunan, sumber-sumber ilmu bumi, serta terbitan pemerintah. Bagian layanan referensi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU) selain memiliki koleksi tercetak juga memiliki koleksi elektronik, serta memiliki fasilitas akses internet gratis bagi pengguna. Koleksi referensi tidak boleh dipinjam atau dibawa pulang. Dengan kata lain koleksi referensi hanya dapat dibaca ditempat atau di fotokopi. Adapun pokok permasalahan yang dibahas dalam uraian diatas maka penulis memilih judul adalah “ Peran Pustakawan Terhadap Pengguna Dalam Menelusuri Informasi Dilayanan Referensi Perpustakaan “
Universitas Sumatera Utara
Pengertian pelayanan referensi Menurut Lasa (1994: 33) referensi berasal dari bahasa Inggris
”reference” berarti menunjuk kepada, menyebut. Sering diartikan pula dengan acuan, rujukan, sebab jenis koleksi ini sengaja dipersiapkan untuk memberikan informasi, penjelasan dalam hal-hal tertentu. Mungkin informasi itu meliputi kata, pokok masalah ,tempat, pustaka, nama tokoh, petunjuk, ukuran dan lain sebagainya. Jenis koleksi ini tidak perlu dipelajari secara keseluruhan sebagaimana buku teks maupun buku fiksi. Karena jenis ini banyak peminatnya dan sering diperlukan, maka pada umumnya tidak boleh dipinjam untuk dibawa pulang. Kecuali itu mungkin ada pertimbangan lain, misalnya jenis koleksi harganya mahal dan kadang sulit dicari. Untuk memudahkan pengenalan, maka dibedakan dengan koleksi lain dengan bilalmana kode “R” pada sandi pustaka yang tertulis pada punggung buku, kartu buku maupun kartu katalog buku. Sebaiknya koleksi ini disendirikan dalam almari/rak khusus dan lebih baik lagi jika disediakan ruang khusus referensi.
Sedangkan menurut Depdikbud (1982: 37) pelayanan referensi adalah suatu kegiatan pelayanan untuk membantu pemakai perpustakaan menemukan informasi dengan cara menjawab dengan menggunakan koleksi referensi.
Berdasarkan uraian diatas, maka disimpulkan bahwa pelayanan referensi adalah merupakan rujukan dan koleksinya tidak boleh dibawa pulang karena informasinya sangat penting dan terbatas.
Universitas Sumatera Utara
Tujuan pelayanan Referensi Pelayanan ini lebih dititik beratkan pada pelayanan individu agar
mereka mampu mendayagunakan sumber-sumber rujukan itu. Kemandirian ini sangat penting untuk memperlancar tugas-tugas keperpustakaan. Juga mereka akan lebih menghemat tenaga dan waktu. Pelayanan ini memiliki beberapa tujuan antara lain: a. Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar memanfaatkan
semaksimal mungkin akan koleksi yang dimilik suatu perpustakaan. Mereka diharapkan mampu mandiri dalam menggunakan sumber tersebut. b. Memilihkan sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan dalam bidang tertentu. c. Member pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan mereka dalam suatu topik karena penjelasan suatu masalah diberikan oleh beberapa sumber daya dengan gaya yang berbeda. d. Mendayagunakan sumber rujukan semaksimal mungkin dalam pengembangan ilmu pengetahuan. e. Tercapainya efisiensi tenaga, biaya dan waktu.
Tujuan pelayanan ini adalah membantu pengguna mengunakan layanan referensi dan membantu pengguna menjawab pertanyaan yang diajukan oleh sipenanya.
Jenis-jenis Koleksi Referensi Menurut Lasa Hs (1994: 38) untuk menjawab persoalan-
persoalan yang sering muncul dalam berbagai bidang, maka dipersiapkan jenis-jenis koleksi referensi antara lain:
Universitas Sumatera Utara
1. Kamus/dictionary Kamus dalam bahasa Inggris adalah ”Dictionary” yang diartikan sebagai kumpulan kata-kata. Kamus akan memberikan pertolongan pembaca yang menemukan kesulitan tentang kata. Sebab koleksi ini berisi daftar kata yang disusun alfabetis, tiap kata dianalisis dan diolah menurut asal kata, ucapannya, artinya maupun cara penggunaanya juga sering diberikan sinonim, lawan kata. Kadang diberi foto, grafik maupun gambar untuk memperjelas arti. Contoh Kamus Besar Bahasa Indonesia 2. Ensiklopedi/ encyclopedia Salah satu koleksi referensi yang banyak dipergunakan pemakai adalah ensiklopedi. Jenis karya ini merupakan karya universal, menyeluruh yang berisi ukuran ringkas tentang berbagai cabang ilmu atau bidang ilmu pengetahuan. Entri-entrinya disusun alfabetis seperti pada kamus dan uraiannya dalam bentuk artikel-artikel yang terpisah. Contoh yaitu : Americana, Brittanica, Colliers danWorld Book” 3. Bibliografi/bibliography Kata ”bibliografi” berasal dari bahasa yunani kuno/greek ”biblion” yang berarti buku dan ”graphein” berarti menulis. Kemudian arti ini berkembang menjadi pengertian menulis tentang buku. Juga dapat diartikan sebagai daftar pustaka yag disusun menurut aturan maupun pola tertentu. 4. Sumber Biografi Kata biografi berasal dari kata “bio” berarti hidup dan “grapheine” yang berarti menulis dan mencatat. Maka biografi diartikan catatan maupun tulisan-tulisan tentang riwayat hidup seseorang atau beberapa orang sejak kecil sampai dewasa yang ditulis seobjektif mungkin. Riwayat hidup ini ditulis sendiri atau ditulis oleh orang lain. Riwayat
Universitas Sumatera Utara
hidup yang ditulis sendiri oleh pelakunya disebut autobiografi. Contoh : Biografi nasional : Yakni biografi yang mencantumkan sejumlah nama, tokoh dalam bidangnya dalam suatu negara dan biografi khusus: Biografi yang hanya mencantumkan nama-nama orang yang ahli atau tokoh dalam bidang tertentu. 5 Indeks/abstrack 1. Indeks Indeks dapat diartikan sebagai tanda atau petunjuk indikasi. Misalnya IP= indeks prestasi berarti menunjukkan prestasinya juga misalnya indeks bahan makanan, indeks harga dan lain sebagainya. 2. Abstrak Abstak sering diartikan dengan sari karangan, ringkasan karya tulis. Karya ini dilengkapi data bibliogafi sehingga memudahkan proses temu kembali karena adanya indentifikasi tertentu. Susunan sari karangan ini pada umumnya berisi: a. Judul asli atau terjemahan dalam bahasa inggris b. Nama pengarang, penulis c. Alamat instansi, lembaga tempat penulisan itu bekerja d. Data bibliografis seperti: judul, naskah, majalah, volume, nomor, tahun terbit dan lain-lain e. Uraian f. Nama penyusun abstrak 6 Buku pedoman/handbook/manual & guidebook Yang dimaksud buku pedoman atau pegangan disini berbeda dengan buku pegangan untuk mengajar bagi guru-guru SD-SMTA. Akan tetapi jenis ini pada umumnya berisi uraian yang dapat dipergunakan untuk mengerjakan sesuatu. Juga merupakan petunjuk ringkas tetapi
Universitas Sumatera Utara
menyeluruh dalam satu bidang. Di dalam buku ini petunjuk-petunjuknya diberikan secara mendalam dan dilengkapi dengan gambar-gambar agar mudah digunakan. Koleksi ini sangat berguna terutama bagi mereka yang sedang mendalami bidang tertentu. Para peneliti/research worker pun akan banyak mendapat pertolongan melalui buku ini. 1. Manual Yang disebut manual pada prinsipnya hampir sama dengan handbook. Hanya saja manual ini memberikan instruksi/perintah tentang cara mengerjakan sesuatu, bagaimana mengindentifikasi sesuatu dan bagaimana cara menulis materi tertentu. Contoh : Glenn’s auto repair manual Buku ini akan memberikan petunjuk bagaimana cara mereparasi, memperbaiki mobil. 2. Guidebook Buku ini dipersiapkan untuk para wisatawan atau mereka yang akan mengunjungi daerah, negara lain. Disini dicakup tentang tempat-tempat rekreasi, pusat pendidikan, stasiun, terminal, jalur kereta api, bank, rumah sakit, kantor polisi dan lain-lain. 7 Directori/directory Koleksi ini berupa daftar nama-nama orang, lembaga, organisasi maupun perkumpulan lain yang disusun alfabetis maupun sistematis. Dicantumkan pula data pendukung lainnya seperti: alamat, profesi, pendidikan dan lain-lain. Jenis ini berguna terutama untuk menghubungi orang-orang tertentu maupun akan mengunjungi lembaga tertentu. Contoh: Direktori Perpustakaan Indonesia 1970-1971
Universitas Sumatera Utara
8 Almanak Almanak mula-mula diartikan sebagai kalender, penanggalan dalam waktu satu tahun. Kemudia arti ini berkembang menjadi catatan peristiwa dalam berbagai bidang selama waktu tertentu. Pada umumnya, almanak menyajikan fakta, statistik serta informasi dasar tentang berbagai hal sejak soal-soal pertanian sampai pada binatang. Almanak merupakan bahan rujukan tentang kependudukan, bisnis, olahraga serta soal-soal statistik pertanian. Bagi ilmuwan, almanak sangat membantu kegiatan mereka. Sebagian dicatat pula tentang gerakan benda-benda angkasa seperti bulan, bintang, matahari, planet. contoh:1. Almanak Indonesia, 1968 2. Almanak Djakarta, 1971/1972 9 Buku Tahunan/yearbook/annual Terbitan ini dapat disebut pula sebagai suplemen ensiklopedi/encyclopedia supplements, lmanac/almanacs, terbitan tahunan/annual. Menurut A.L.A.glossary of library terms, kata ”annual” berarti terbitan tahunan yang menyajikan kejadian-kejadian penting atau perkembangan-perkembangan baru dalam satu tahun. Sedangkan yearbook” diartikan sebagai publikasi tahunan yang berisi informasi mutakhir yang disajikan dalam bentuk deskripsi atau bentuk statistik. Contoh-contoh dan keterangan: Statistik Indonesia (Statistik Yearbook of Indonesia) Jakarta : biro pusat statistik 10 Sumber-sumber Ilmu bumi/geographical sources Sumber informasi ini akan memberikan keterangan tentang kota, pulau, gunung, danau, sungai dan sumber-sumber alam maupun hasil karya manusia yang berkaitan dengan kealaman. Koleksi ini sangat berguna
Universitas Sumatera Utara
untuk penelitian sumber daya alam, penjelajahan, peperangan, pariwisata, transportasi maupun kepentingan keilmuan yang lain. 1. Gazeter/gazetters Yakni kamus ilmu bumi yang berupa daftar nama tempat yang disusun alfabetis. Disana disajikan informasi tiap-tiap tempat seperti lokasinya, statistiknya, sejarah maupun kebudayaannya. 11 Penerbitan pemerintah Terbitan ini menyajikan informasi yang perlu diketahui oleh masyakarat pada umumnya. Sumber informasi ini tidak dijual belikan di toko-toko buku meskipun isinya diperlukan masyarakat. Penerbitan resmi ini merupakan informasi resmi dalam bidang-bidang pertanian, statistik, peraturan perundangan, pendidikan, pertahanan dan lainnya. Bahkan data statistik dalam almanak juga biasanya berdasarkan sumber resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah. Secara garis besar, terbitan ini mencakup: 1. Kegiatan pemerintah yang perlu diketahui oleh masyarakat awam
seperti: pemilihan umum, sensus penduduk, dan lain-lain 2. Informasi resmi yang dapat dipergunakan sebagai bahan studi
maupun penelitian. 3. Perundang-undangan, peraturan, ketetapan pemerintah yang harus
diketahui oleh tiap warga negara maupun kelompok masyarakat tertentu seperti : pajak, undang-undang lalu lintas, undang-undang perkawinan, undang-undang pendidikan dan lain-lain.
Pelayanan Pemberian Informasi (Information Service) Menurut Trimo (1992: 60) tampaknya memang tidak mudah
untuk memberikan perbedaan antara pelayanan referensi dengan
Universitas Sumatera Utara
pelayanan informasi yang diberikan oleh suatu perpustakaan hal ini banyak diakibatkan oleh adanya kemajuan-kemajuan dan perkembangan-perkembangan yang terakhir dalam pemberian pelayanan referensi yang cenderung bersifat inklusif pada dewasa ini. Kenyataan seperti ini dapat kita lihat pada pandangan-pandangan yang diberikan oleh beberapa pakar dalam dunia perpustakaan, misalnya saja pendapat-pendapat dari: 1. Donald Davinson, dalam bukunya yang berjudul reference Service (1980, p, 11) yang mengatakan ”reference and information service in the activity undertaken by librarians and associated types of staff from reference libraries,using collections mada available for home reading or other use outside the library”. Pernyataan atau pendapat ini jelas-jelas tidak berusaha membedakan antara pelayanan referensi dengan pelayanan informasi serta seakan-akan kedua jenis layanan itu dijalankan oleh para pustakawan referensi pada setiap perpustakaan. 2. William A.katz dalam bukunya yang berjudul I ntroduction the Reference work : vol II, Reference service (1969, p, 6) mencoba memberikan pengertian tentang pelayanan informasi ini dalam rangka pembedaan antara reference work, reference service dan information service. Ia berpendapat antara lain; bahwa pelayanan informasi itu adalah istilah yang secara masih baru dalam bidang pelayanan referensi.
Disamping itu, yang termasuk kedalam bentuk pelayanan informasi ini adalah misalnya buku-buku penuntun cara-cara meggunakan perpustakaan termasuk peraturan-peraturan peminjaman, bahan-bahan pustaka, pembuatan dan pemasangan petunjuk-petunjuk atau guides pada ruang stock dan katalog, mengedarkan daftar
Universitas Sumatera Utara
tambahan buku baru, buku-buku panduan dalam mendayagunakan fasilitas-fasilitas yang disediakan oleh perpustakaan (misalnya, penggunaan koleksi-koleksi bahan pustaka tertentu, fasilitas photocopy computer dan sebagainya), mengadakan pajangan/pameran buku-buku atau dokumen-dokumen lain yang berkaitan dengan objek/peristiwa tertentu lengkap dengan informasi-informasi yang berkaitan dan pemanjangan sampul buku-buku baru agar diketahui oleh para pembaca.
Pelayanan Pemberian Bantuan
Menurut Trimo (1992: 65), inilah suatu jenis pelayanan
perpustakaan dalam membantu dan memberi guidance kepada para
pengunjung/masyarakat yang dilayani olehnya. Contoh bentuk pelayanan
ini adalah seorang mahasiswa, misalnya datang ke perpustakaan dan
meminta bantuan kepada petugas perpustakaan mungkin sekali dengan
perantaraan surat dari dosen yang bersangkutan dalam mengatasi
kesukaran
yang
dihadapi
dalam
membuat
skripsi/tesis/laporan/makalahnya ataupun dalam proses bagian
reader’s advisory work untuk membantu sedapat dan sejauh mungkin
mahasiswa itu. Dalam hal ini sangat dibutuhkan bimbingan yang tepat
dari seorang ahli perpustakaan agar mahasiswa itu akhirnya dapat
membuat sendiri tugasnya dengan kemampuan yang ada padanya.
Kebijaksanaan, ketrampilan dan pengetahuan dalam guidance sangat
diperlukan dalam hal ini. Mungkin sekali kesukaran mahasiswa tersebut
hanya berkisar pada (1) kurang tepatnya ia memilih bahan-bahan yang
akan dipakai dalam pembuatan skripsi/laporan itu, atau (2) tidak tahu
bagaimana ia seharusnya menyortir dan mengorganisasi bahan-bahan
yang telah diperolehnya dan sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
Termasuk dalam jenis pelayanan ini adalah antara lain pembuatan label-label atau etiket-etiket yang akan menunjukkan kepada para pengunjung perpustakaan penggolongan bidang-bidang ilmu pengetahuan di perpustakaan tersebut, membantu para pembaca dalam memperluas minat dalam membacanya, memperbaiki mutu pembaca para mahasiswa, mengadakan pameran buku-buku baru yang akan menarik perhatian para pengunjung. Khususnya bagi perpustakaan-perpustakaan IKIP di Indonesia yang memiliki sekolah-sekolah laboratorium hendaknya diingat bahwa pelayanannya haruslah diperluas hingga dapat melayani sekolah-sekolah tersebut. Dalam hal yang terakhir ini, perpustakaan dapat mengadakan story hours dan ruandi dengan khusus untuk anakanak didik sekolah tadi dengan tujuan memberikan bimbingan kepada mereka agar minat, selera dan kecakapan membaca mereka bertambah.
Ketiga bentuk pelayanan tersebut di atas tadi hanyalah merupakan sebagian saja dari macam-macam pelayanan yang dapat dan mungkin dilaksanakan oleh suatu perpustakaan perguruan tinggi. Bagi setiap perpustakaan, bentuk-bentuk pelayanan apa dan bagaimana tahapan yang akan diberikan itu bergantung sepenuhnya pada beberapa faktor, yakni tenaga yang tersedia di perpustakaan yang bersangkutan, kekuatan koleksinya, fasilitas yang ada pada perpustakaan tersebut dan faktor geografisnya. Di samping itu perlu diperhatikan bahwa semua pelayananan ini membutuhan adanya inisiatif kebijaksanaan, dan know how dari kepala perpustakaan universitas atau institute yang bersangkutan di samping adanya kerja sama yang bak dan saling mengerti antara staf pengajar, kepala perpustakaan pusat dan pimpinan universitas atau instiut yang bersangkutan
Universitas Sumatera Utara
Bantuan Dalam Penelusuran Menurut Syahrial-Pamunjak (2000: 109), dalam memberikan
bantuan penelusuran, petugas mengembangkan suatu teknik untuk mewawancarai sipenanya. Dengan sopan, ia harus terus bertanya sampai terang baginya apa yang dicari pertanyaan lalu di analisa ke dalam istilah-istilah yang digunakan dalam buku referensi yang akan digunakan. Kalau petugas tidak memahami subyek yang ditanyai itu, ia sebaiknya mencari dalam ensiklopedi atau buku pengantar sederhana, apa arti subyek itu. Sebelum ia mulai mencari informasi yang diminta. Penelusuran diadakan selagi penanya hadir, ia terus diminta pendapat selama pencarian dilakukan.
Pertanyaan yang dapat dijawab dengan menggunakan buku referens, meminta dari petugas pengetahuan tentang buku-buku tersebut. Untuk permintaan akan informasi yang lebih mendalam, dari itu diperlukan teknik pencarian dengan cara yang tepat guna. Pertama harus ditinjau apa yang ada di perpustakaan dengan melihat katalog perpustakaan. Jika itu pun belum memuaskan, perlu diperiksa dalam buku referens, apakah ada penunjukkan ke literature lain. Pemahaman pustakawan mengenal perpustakaan lain atau sumber lain yang mungkin memiliki lmanacal itu sangatlah diperlukan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan Syahrial-Pamunjak (2000: 109) seringnya pertanyaan diajukan
kabur maksudnya. Pustakawan dengan sopan dan sabar harus mewawancari penanya sampai jelas, bagian apa yang sebenarnya menjadi pokok persoalan. Meskipun kedengaran sederhana saja, penanganannya harus sama teliti dicarinya mungkin sangat penting.
Universitas Sumatera Utara
Pertanyaan yang agak sulit mencari jawabannya atau tidak terjawab, baiknya dicatat dalam buku tulis khusus atau pada formulir yang kemudian di simpan menurut subyek pertanyaan. Jika pertanyaan yang serupa kelak diajukan lagi, keterangan itu dapat digunakan. Juga dapat dilihat pertanyaan macam apa yang selalu kembali diajukan. Kalau koleksi buku referens yang dimiliki tidak mencukupi untuk menjawab pertanyaan yang selalu timbul kembali, catatan ini dapat digunakan sebagai pedoman penambahan judul buku referens yang baru.
Kode Etik Pustakawan Menurut Rachman Hermawan (2006: 105) kode etik pustakawan
Indonesia pada hakikatnya tidak jauh berbeda dengan kode etik yang terdapat pada organisasi pustakawan di negara-negara lain. Kode etik pustakawan Indonesia hanya berlaku bagi pustakawan Indonesia. Yang dimaksud dengan pustakawan dalam kode etik adalah pustakawan yang dinyatakan dalam AD/ART IPI. Pustakawan ialah “seorang yang melaksanakan kegiatan perpustakaan dengan jalan memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan tugas lembaga induknya berdasarkan pengetahuan kepustakawan,yang dimilikinya melalui pendidikan”.
Dalam pembukaannya, kode etik pustakawan Indonesia terdiri dari tiga alinea: 1. Alinea pertama, “ Pustakawa Indonesia adalah seorang yang berkarya secara profesional di bidang perpustakaan dan dokumentasi yang sadar pentingnya sosialisasi profesi pustakawan kepada masyarakat luas, dan perlu menyusun etika sebagai pedoman kerja”
Universitas Sumatera Utara
Dalam alinea ini terdapat tidak pernyataan/penegasan IPI, sebagai berikut: 1. Batasan/definisi pustakawan. 2. Perlunya sosialisasi profesi pustakawan kepada masyarakat luas
(public) 3. Perlunya etika profesi sebagai pedoman kerja. 2. Alinea kedua, “Di alam keterbukaan informasi, perlu ada kebebasan intelektual dan memperluas akses informasi bagi kepentingan masyarakat luas. Pustakawan ikut melaksanakan kelancaran arus informasi dan pemikiran yang bertanggung jawab bagi keperluan generasi sekarang dan yang akan datang. Pustakawan berperan aktif melakukan tugas sebagai pembawa perubahan dan meningkatkan kecerdasan masyarakat untuk mengantisipasi perkembangan dan perubahan di masa datang”.
Peran Pustakawan Referensi Menurut Hermawan (2006: 57) peranan pustakawan dalam
melayani penggunanya sangat beragam. Dalam banyak hal pustakawan memainkan berbagai peran (berperan ganda) yang dapat disingkat dengan akronim emas yaitu: 1. Educator
Dalam melaksanakan tugasnya harus berfungsi dan berjiwa sebagai pendidik. 2. Manajer Mengelola informasi pada satu sisi dengan pengguna informasi disisi lain. Sebagai manajer pustakawan harus mempunyai jiwa kepemimpinan. Kemampuan memimpin dan menggerakkan, serta
Universitas Sumatera Utara
mampu bertindak sebagai coordinator dan integrator dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari. 3. Administrator Sebagai administrator pustakawan harus mampu menyusun, melaksanakan dan mengevaluasi program perpustakaan, serta dapat melakukan analisis atas hasil yang telah dicapai kemudian melakukan upaya-upaya perbaikan untuk mencapai hasil yang lebih baik. 4. Supervisor Sebagai pustakawan harus: a. Dapat melaksanakan pembinaan profesional. b. Dapat meningkatkan prestasi, pengetahuan dan keterampilan. c. Mempunyai wawasan yang luas.
Universitas Sumatera Utara
Penutup
Berdasarkan hasil uraian diatas dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Koleksi referensi merupakan koleksi yang informasinya singkat dan
tidak boleh dipinjamkan dibawa pulang hanya bisa digunakan di Perpustakaan 2. Dilayanan referensi terdapat beberapa jenis koleksi seperti kamus, ensiklopedi, bibliografi, sumber biografi, indeks, abstrak, buku pedoman, direktori, almanac, buku tahunan, sumber-sumber ilmu bumi, penerbitan pemerintah 3. Jenis kegiatan yng dilakukan di layanan referensi yaitu memberikan informasi yng bersifat umum, memberikan bantuan untuk menelusur bahan pustaka koleksi referensi dengan menggunakan katalog, bibliografi, computer dan memberikan bimbingan kepada para pemakai untuk mengenal berbagai jenis bahan pustaka koleksi referensi. 4. Peran seorang pustakawan referensi di Perpustakaan yaitu menjawab seluruh pertanyaan yang telah ditanyakan oleh pengguna dan menelusur informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. 5. Sedangkan kendala yng dihadapi antara lain masih kurangnya pemahaman user (pengguna) tentang perbedaan buku referensi dengan buku standart, terjadinya kerusakan pada hardware komputer sehingga penelusuran melalui online sering terganggu, dan dalam membeli ensiklopedi-ensiklopedi terbaru tidak semuanya bisa dibeli karena harganya sangat mahal.
Universitas Sumatera Utara
Daftar Pustaka Depdikbud. 1982. Pedoman Pelayanan Sirkulasi dan Referensi. Jakarta:
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Hermawan, Rachman. 2006. Etika Kepustakawanan: Suatu Pendekatan
Terhadap Profesi dan Kode Etik Pustakawan Indonesia. Jakarta: Sagung Seto. HS, Lasa. 1994. Pelayanan Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: Gajah MadaUniversity Press. Syharial, Rusina dan Pamunjak. 2000. Pedoman penyelenggaraan Sumardji, P. 1992. Pelayanan Referensi di Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius. Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Universitas Terbuka. Trimo, Soejono. 1992. Pedoman Pelaksanaan Perpustakaan. Bandung: Remaja Rosda Karya.
Universitas Sumatera Utara
MAKALAH D I S U S U N
OLEH : JUNAIDA, S.Sos NIP. 19780602 200312 2 004
PERPUSTAKAAN DAN SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2011
Universitas Sumatera Utara
Daftar Isi Daftar isi............................................................................................................ i Kata Pengantar ................................................................................................... ii Pendahuluan.......................................................................................................... 1 Pengertian Pelayanan Referensi ................................................................... 3 Tujuan Pelayanan Referensi ........................................................................... 4 Jenis-jenis koleksi Referensi ......................................................................... 4 Pelayanan Pemberian Informasi..................................................................... 9 Pelayanan Pemberian Bantuan........................................................................ 11 Bantuan Dalam Penelusuran ........................................................................... 13 Pertanyaan yang Sering Diajukan................................................................. 13 Kode Etik Pustakawan...................................................................................... 14 Peran pustakawan Referensi......................................................................... 15 Penutup................................................................................................................ 17 Daftar Pustaka.................................................................................................. 18
Universitas Sumatera Utara
Kata Pengantar
Syukur Alhamdulillah Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat Rahmat-Nya Penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “ Peran Pustakawan Terhadap Pengguna Dalam Menelusur Informasi Di Layanan Referensi Perpustakaan” ini dengan baik. Makalah ini menceritakan mengenai pelayanan referensi, bagaimana menjawab pertanyaan pengguna dengan baik dan juga memberi bantuan pengguna cara menelusur informasi yang dibutuhkan dilayanan referensi. Makalah ini merupakan hasil karya tulis untuk melengkapi persyaratan mengajukan Fungsional Pustakawan Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, untuk itu penulis sangat menghargai kritik dan saran sifatnya membangun untuk perbaikan di masa yang akan datang. Akhir kata penulis mengharap kiranya makalah ini dapat berguna bagi orang yang membacanya.
Wassalam, Junaida, S.Sos
Universitas Sumatera Utara
Peran Pustakawan Terhadap Pengguna Dalam Menelusur Informasi Di Layanan Referensi Perpustakaan
Pendahuluan Pelayanan referensi adalah salah satu kegiatan pokok yang
dilakukan diperpustakaan yang khusus melayankan atau menyanjikan koleksi referensi kepada para pemakai atau pengunjung perpustakaan. Serta dapat membantu para pemakai pengunjung menemukan informasi dengan cara antara lain menerima pertanyaan-pertanyaan dari para pemakai atau pengunjung perpustakaan dan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi, dimana bimbingan untuk menemukan koleksi referensi dan mencari informasi yang dibutuhkan, dimana bimbingan kepada para pemakai tentang pengguna bahan pustaka koleksi referensi.
Untuk dapat mencapai pelayanan referensi yang baik, petugas referensi harus terampil, ramah dan cekatan, dan juga koleksi referensi harus memadai sesuai dengan keperluan pamakainya. Disamping itu petugas juga harus mampu sebagai pembuka jalan atau harus mempunyai pengetahuan dasar dalam pelayanan referensi, petugas harus mempunyai pengetahuan dasar dalam pelayanan referensi, petugas harus mampu menjawab pertanyaan pemakai atau dapat membimbing bagaimana cara menelusur informasi yang dibutuhkan.
Bila ada pertanyaan secara tidak langsung melalui surat, telepon dan media komunikasi lainnya kepada petugas referensi, petugas harus
Universitas Sumatera Utara
mengetahui identitas dan latar belakang sipenanya. Bila menggunakan telepon informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dapat langsung dijawab dan bila menggunakan surat, harus ada tenggang waktu menjawab 2 (dua) atau 3 (tiga) minggu dan biaya dibebankan kepada pengguna. Bila informasi yang dibutuhkan tidak ada pada referensi maka harus diadakan penelusuran untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh sipenanya.
Sarana penelusuran yang digunakan adalah katalog, bibliografi, abstrak, indeks tercetak. Untuk mempermudah dan mempercepat penelusuran koleksi disediakan sarana melalui CD-ROM atau jasa internet. Di layanan referensi Perpustakaan USU terdapat jenis-jenis koleksi referensi antara lain kamus, ensiklopedi, bibliografi, sumber biografi, indeks dan abstrak, buku pedoman, direktori, almanak, buku tahunan, sumber-sumber ilmu bumi, serta terbitan pemerintah. Bagian layanan referensi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU) selain memiliki koleksi tercetak juga memiliki koleksi elektronik, serta memiliki fasilitas akses internet gratis bagi pengguna. Koleksi referensi tidak boleh dipinjam atau dibawa pulang. Dengan kata lain koleksi referensi hanya dapat dibaca ditempat atau di fotokopi. Adapun pokok permasalahan yang dibahas dalam uraian diatas maka penulis memilih judul adalah “ Peran Pustakawan Terhadap Pengguna Dalam Menelusuri Informasi Dilayanan Referensi Perpustakaan “
Universitas Sumatera Utara
Pengertian pelayanan referensi Menurut Lasa (1994: 33) referensi berasal dari bahasa Inggris
”reference” berarti menunjuk kepada, menyebut. Sering diartikan pula dengan acuan, rujukan, sebab jenis koleksi ini sengaja dipersiapkan untuk memberikan informasi, penjelasan dalam hal-hal tertentu. Mungkin informasi itu meliputi kata, pokok masalah ,tempat, pustaka, nama tokoh, petunjuk, ukuran dan lain sebagainya. Jenis koleksi ini tidak perlu dipelajari secara keseluruhan sebagaimana buku teks maupun buku fiksi. Karena jenis ini banyak peminatnya dan sering diperlukan, maka pada umumnya tidak boleh dipinjam untuk dibawa pulang. Kecuali itu mungkin ada pertimbangan lain, misalnya jenis koleksi harganya mahal dan kadang sulit dicari. Untuk memudahkan pengenalan, maka dibedakan dengan koleksi lain dengan bilalmana kode “R” pada sandi pustaka yang tertulis pada punggung buku, kartu buku maupun kartu katalog buku. Sebaiknya koleksi ini disendirikan dalam almari/rak khusus dan lebih baik lagi jika disediakan ruang khusus referensi.
Sedangkan menurut Depdikbud (1982: 37) pelayanan referensi adalah suatu kegiatan pelayanan untuk membantu pemakai perpustakaan menemukan informasi dengan cara menjawab dengan menggunakan koleksi referensi.
Berdasarkan uraian diatas, maka disimpulkan bahwa pelayanan referensi adalah merupakan rujukan dan koleksinya tidak boleh dibawa pulang karena informasinya sangat penting dan terbatas.
Universitas Sumatera Utara
Tujuan pelayanan Referensi Pelayanan ini lebih dititik beratkan pada pelayanan individu agar
mereka mampu mendayagunakan sumber-sumber rujukan itu. Kemandirian ini sangat penting untuk memperlancar tugas-tugas keperpustakaan. Juga mereka akan lebih menghemat tenaga dan waktu. Pelayanan ini memiliki beberapa tujuan antara lain: a. Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar memanfaatkan
semaksimal mungkin akan koleksi yang dimilik suatu perpustakaan. Mereka diharapkan mampu mandiri dalam menggunakan sumber tersebut. b. Memilihkan sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan dalam bidang tertentu. c. Member pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan mereka dalam suatu topik karena penjelasan suatu masalah diberikan oleh beberapa sumber daya dengan gaya yang berbeda. d. Mendayagunakan sumber rujukan semaksimal mungkin dalam pengembangan ilmu pengetahuan. e. Tercapainya efisiensi tenaga, biaya dan waktu.
Tujuan pelayanan ini adalah membantu pengguna mengunakan layanan referensi dan membantu pengguna menjawab pertanyaan yang diajukan oleh sipenanya.
Jenis-jenis Koleksi Referensi Menurut Lasa Hs (1994: 38) untuk menjawab persoalan-
persoalan yang sering muncul dalam berbagai bidang, maka dipersiapkan jenis-jenis koleksi referensi antara lain:
Universitas Sumatera Utara
1. Kamus/dictionary Kamus dalam bahasa Inggris adalah ”Dictionary” yang diartikan sebagai kumpulan kata-kata. Kamus akan memberikan pertolongan pembaca yang menemukan kesulitan tentang kata. Sebab koleksi ini berisi daftar kata yang disusun alfabetis, tiap kata dianalisis dan diolah menurut asal kata, ucapannya, artinya maupun cara penggunaanya juga sering diberikan sinonim, lawan kata. Kadang diberi foto, grafik maupun gambar untuk memperjelas arti. Contoh Kamus Besar Bahasa Indonesia 2. Ensiklopedi/ encyclopedia Salah satu koleksi referensi yang banyak dipergunakan pemakai adalah ensiklopedi. Jenis karya ini merupakan karya universal, menyeluruh yang berisi ukuran ringkas tentang berbagai cabang ilmu atau bidang ilmu pengetahuan. Entri-entrinya disusun alfabetis seperti pada kamus dan uraiannya dalam bentuk artikel-artikel yang terpisah. Contoh yaitu : Americana, Brittanica, Colliers danWorld Book” 3. Bibliografi/bibliography Kata ”bibliografi” berasal dari bahasa yunani kuno/greek ”biblion” yang berarti buku dan ”graphein” berarti menulis. Kemudian arti ini berkembang menjadi pengertian menulis tentang buku. Juga dapat diartikan sebagai daftar pustaka yag disusun menurut aturan maupun pola tertentu. 4. Sumber Biografi Kata biografi berasal dari kata “bio” berarti hidup dan “grapheine” yang berarti menulis dan mencatat. Maka biografi diartikan catatan maupun tulisan-tulisan tentang riwayat hidup seseorang atau beberapa orang sejak kecil sampai dewasa yang ditulis seobjektif mungkin. Riwayat hidup ini ditulis sendiri atau ditulis oleh orang lain. Riwayat
Universitas Sumatera Utara
hidup yang ditulis sendiri oleh pelakunya disebut autobiografi. Contoh : Biografi nasional : Yakni biografi yang mencantumkan sejumlah nama, tokoh dalam bidangnya dalam suatu negara dan biografi khusus: Biografi yang hanya mencantumkan nama-nama orang yang ahli atau tokoh dalam bidang tertentu. 5 Indeks/abstrack 1. Indeks Indeks dapat diartikan sebagai tanda atau petunjuk indikasi. Misalnya IP= indeks prestasi berarti menunjukkan prestasinya juga misalnya indeks bahan makanan, indeks harga dan lain sebagainya. 2. Abstrak Abstak sering diartikan dengan sari karangan, ringkasan karya tulis. Karya ini dilengkapi data bibliogafi sehingga memudahkan proses temu kembali karena adanya indentifikasi tertentu. Susunan sari karangan ini pada umumnya berisi: a. Judul asli atau terjemahan dalam bahasa inggris b. Nama pengarang, penulis c. Alamat instansi, lembaga tempat penulisan itu bekerja d. Data bibliografis seperti: judul, naskah, majalah, volume, nomor, tahun terbit dan lain-lain e. Uraian f. Nama penyusun abstrak 6 Buku pedoman/handbook/manual & guidebook Yang dimaksud buku pedoman atau pegangan disini berbeda dengan buku pegangan untuk mengajar bagi guru-guru SD-SMTA. Akan tetapi jenis ini pada umumnya berisi uraian yang dapat dipergunakan untuk mengerjakan sesuatu. Juga merupakan petunjuk ringkas tetapi
Universitas Sumatera Utara
menyeluruh dalam satu bidang. Di dalam buku ini petunjuk-petunjuknya diberikan secara mendalam dan dilengkapi dengan gambar-gambar agar mudah digunakan. Koleksi ini sangat berguna terutama bagi mereka yang sedang mendalami bidang tertentu. Para peneliti/research worker pun akan banyak mendapat pertolongan melalui buku ini. 1. Manual Yang disebut manual pada prinsipnya hampir sama dengan handbook. Hanya saja manual ini memberikan instruksi/perintah tentang cara mengerjakan sesuatu, bagaimana mengindentifikasi sesuatu dan bagaimana cara menulis materi tertentu. Contoh : Glenn’s auto repair manual Buku ini akan memberikan petunjuk bagaimana cara mereparasi, memperbaiki mobil. 2. Guidebook Buku ini dipersiapkan untuk para wisatawan atau mereka yang akan mengunjungi daerah, negara lain. Disini dicakup tentang tempat-tempat rekreasi, pusat pendidikan, stasiun, terminal, jalur kereta api, bank, rumah sakit, kantor polisi dan lain-lain. 7 Directori/directory Koleksi ini berupa daftar nama-nama orang, lembaga, organisasi maupun perkumpulan lain yang disusun alfabetis maupun sistematis. Dicantumkan pula data pendukung lainnya seperti: alamat, profesi, pendidikan dan lain-lain. Jenis ini berguna terutama untuk menghubungi orang-orang tertentu maupun akan mengunjungi lembaga tertentu. Contoh: Direktori Perpustakaan Indonesia 1970-1971
Universitas Sumatera Utara
8 Almanak Almanak mula-mula diartikan sebagai kalender, penanggalan dalam waktu satu tahun. Kemudia arti ini berkembang menjadi catatan peristiwa dalam berbagai bidang selama waktu tertentu. Pada umumnya, almanak menyajikan fakta, statistik serta informasi dasar tentang berbagai hal sejak soal-soal pertanian sampai pada binatang. Almanak merupakan bahan rujukan tentang kependudukan, bisnis, olahraga serta soal-soal statistik pertanian. Bagi ilmuwan, almanak sangat membantu kegiatan mereka. Sebagian dicatat pula tentang gerakan benda-benda angkasa seperti bulan, bintang, matahari, planet. contoh:1. Almanak Indonesia, 1968 2. Almanak Djakarta, 1971/1972 9 Buku Tahunan/yearbook/annual Terbitan ini dapat disebut pula sebagai suplemen ensiklopedi/encyclopedia supplements, lmanac/almanacs, terbitan tahunan/annual. Menurut A.L.A.glossary of library terms, kata ”annual” berarti terbitan tahunan yang menyajikan kejadian-kejadian penting atau perkembangan-perkembangan baru dalam satu tahun. Sedangkan yearbook” diartikan sebagai publikasi tahunan yang berisi informasi mutakhir yang disajikan dalam bentuk deskripsi atau bentuk statistik. Contoh-contoh dan keterangan: Statistik Indonesia (Statistik Yearbook of Indonesia) Jakarta : biro pusat statistik 10 Sumber-sumber Ilmu bumi/geographical sources Sumber informasi ini akan memberikan keterangan tentang kota, pulau, gunung, danau, sungai dan sumber-sumber alam maupun hasil karya manusia yang berkaitan dengan kealaman. Koleksi ini sangat berguna
Universitas Sumatera Utara
untuk penelitian sumber daya alam, penjelajahan, peperangan, pariwisata, transportasi maupun kepentingan keilmuan yang lain. 1. Gazeter/gazetters Yakni kamus ilmu bumi yang berupa daftar nama tempat yang disusun alfabetis. Disana disajikan informasi tiap-tiap tempat seperti lokasinya, statistiknya, sejarah maupun kebudayaannya. 11 Penerbitan pemerintah Terbitan ini menyajikan informasi yang perlu diketahui oleh masyakarat pada umumnya. Sumber informasi ini tidak dijual belikan di toko-toko buku meskipun isinya diperlukan masyarakat. Penerbitan resmi ini merupakan informasi resmi dalam bidang-bidang pertanian, statistik, peraturan perundangan, pendidikan, pertahanan dan lainnya. Bahkan data statistik dalam almanak juga biasanya berdasarkan sumber resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah. Secara garis besar, terbitan ini mencakup: 1. Kegiatan pemerintah yang perlu diketahui oleh masyarakat awam
seperti: pemilihan umum, sensus penduduk, dan lain-lain 2. Informasi resmi yang dapat dipergunakan sebagai bahan studi
maupun penelitian. 3. Perundang-undangan, peraturan, ketetapan pemerintah yang harus
diketahui oleh tiap warga negara maupun kelompok masyarakat tertentu seperti : pajak, undang-undang lalu lintas, undang-undang perkawinan, undang-undang pendidikan dan lain-lain.
Pelayanan Pemberian Informasi (Information Service) Menurut Trimo (1992: 60) tampaknya memang tidak mudah
untuk memberikan perbedaan antara pelayanan referensi dengan
Universitas Sumatera Utara
pelayanan informasi yang diberikan oleh suatu perpustakaan hal ini banyak diakibatkan oleh adanya kemajuan-kemajuan dan perkembangan-perkembangan yang terakhir dalam pemberian pelayanan referensi yang cenderung bersifat inklusif pada dewasa ini. Kenyataan seperti ini dapat kita lihat pada pandangan-pandangan yang diberikan oleh beberapa pakar dalam dunia perpustakaan, misalnya saja pendapat-pendapat dari: 1. Donald Davinson, dalam bukunya yang berjudul reference Service (1980, p, 11) yang mengatakan ”reference and information service in the activity undertaken by librarians and associated types of staff from reference libraries,using collections mada available for home reading or other use outside the library”. Pernyataan atau pendapat ini jelas-jelas tidak berusaha membedakan antara pelayanan referensi dengan pelayanan informasi serta seakan-akan kedua jenis layanan itu dijalankan oleh para pustakawan referensi pada setiap perpustakaan. 2. William A.katz dalam bukunya yang berjudul I ntroduction the Reference work : vol II, Reference service (1969, p, 6) mencoba memberikan pengertian tentang pelayanan informasi ini dalam rangka pembedaan antara reference work, reference service dan information service. Ia berpendapat antara lain; bahwa pelayanan informasi itu adalah istilah yang secara masih baru dalam bidang pelayanan referensi.
Disamping itu, yang termasuk kedalam bentuk pelayanan informasi ini adalah misalnya buku-buku penuntun cara-cara meggunakan perpustakaan termasuk peraturan-peraturan peminjaman, bahan-bahan pustaka, pembuatan dan pemasangan petunjuk-petunjuk atau guides pada ruang stock dan katalog, mengedarkan daftar
Universitas Sumatera Utara
tambahan buku baru, buku-buku panduan dalam mendayagunakan fasilitas-fasilitas yang disediakan oleh perpustakaan (misalnya, penggunaan koleksi-koleksi bahan pustaka tertentu, fasilitas photocopy computer dan sebagainya), mengadakan pajangan/pameran buku-buku atau dokumen-dokumen lain yang berkaitan dengan objek/peristiwa tertentu lengkap dengan informasi-informasi yang berkaitan dan pemanjangan sampul buku-buku baru agar diketahui oleh para pembaca.
Pelayanan Pemberian Bantuan
Menurut Trimo (1992: 65), inilah suatu jenis pelayanan
perpustakaan dalam membantu dan memberi guidance kepada para
pengunjung/masyarakat yang dilayani olehnya. Contoh bentuk pelayanan
ini adalah seorang mahasiswa, misalnya datang ke perpustakaan dan
meminta bantuan kepada petugas perpustakaan mungkin sekali dengan
perantaraan surat dari dosen yang bersangkutan dalam mengatasi
kesukaran
yang
dihadapi
dalam
membuat
skripsi/tesis/laporan/makalahnya ataupun dalam proses bagian
reader’s advisory work untuk membantu sedapat dan sejauh mungkin
mahasiswa itu. Dalam hal ini sangat dibutuhkan bimbingan yang tepat
dari seorang ahli perpustakaan agar mahasiswa itu akhirnya dapat
membuat sendiri tugasnya dengan kemampuan yang ada padanya.
Kebijaksanaan, ketrampilan dan pengetahuan dalam guidance sangat
diperlukan dalam hal ini. Mungkin sekali kesukaran mahasiswa tersebut
hanya berkisar pada (1) kurang tepatnya ia memilih bahan-bahan yang
akan dipakai dalam pembuatan skripsi/laporan itu, atau (2) tidak tahu
bagaimana ia seharusnya menyortir dan mengorganisasi bahan-bahan
yang telah diperolehnya dan sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
Termasuk dalam jenis pelayanan ini adalah antara lain pembuatan label-label atau etiket-etiket yang akan menunjukkan kepada para pengunjung perpustakaan penggolongan bidang-bidang ilmu pengetahuan di perpustakaan tersebut, membantu para pembaca dalam memperluas minat dalam membacanya, memperbaiki mutu pembaca para mahasiswa, mengadakan pameran buku-buku baru yang akan menarik perhatian para pengunjung. Khususnya bagi perpustakaan-perpustakaan IKIP di Indonesia yang memiliki sekolah-sekolah laboratorium hendaknya diingat bahwa pelayanannya haruslah diperluas hingga dapat melayani sekolah-sekolah tersebut. Dalam hal yang terakhir ini, perpustakaan dapat mengadakan story hours dan ruandi dengan khusus untuk anakanak didik sekolah tadi dengan tujuan memberikan bimbingan kepada mereka agar minat, selera dan kecakapan membaca mereka bertambah.
Ketiga bentuk pelayanan tersebut di atas tadi hanyalah merupakan sebagian saja dari macam-macam pelayanan yang dapat dan mungkin dilaksanakan oleh suatu perpustakaan perguruan tinggi. Bagi setiap perpustakaan, bentuk-bentuk pelayanan apa dan bagaimana tahapan yang akan diberikan itu bergantung sepenuhnya pada beberapa faktor, yakni tenaga yang tersedia di perpustakaan yang bersangkutan, kekuatan koleksinya, fasilitas yang ada pada perpustakaan tersebut dan faktor geografisnya. Di samping itu perlu diperhatikan bahwa semua pelayananan ini membutuhan adanya inisiatif kebijaksanaan, dan know how dari kepala perpustakaan universitas atau institute yang bersangkutan di samping adanya kerja sama yang bak dan saling mengerti antara staf pengajar, kepala perpustakaan pusat dan pimpinan universitas atau instiut yang bersangkutan
Universitas Sumatera Utara
Bantuan Dalam Penelusuran Menurut Syahrial-Pamunjak (2000: 109), dalam memberikan
bantuan penelusuran, petugas mengembangkan suatu teknik untuk mewawancarai sipenanya. Dengan sopan, ia harus terus bertanya sampai terang baginya apa yang dicari pertanyaan lalu di analisa ke dalam istilah-istilah yang digunakan dalam buku referensi yang akan digunakan. Kalau petugas tidak memahami subyek yang ditanyai itu, ia sebaiknya mencari dalam ensiklopedi atau buku pengantar sederhana, apa arti subyek itu. Sebelum ia mulai mencari informasi yang diminta. Penelusuran diadakan selagi penanya hadir, ia terus diminta pendapat selama pencarian dilakukan.
Pertanyaan yang dapat dijawab dengan menggunakan buku referens, meminta dari petugas pengetahuan tentang buku-buku tersebut. Untuk permintaan akan informasi yang lebih mendalam, dari itu diperlukan teknik pencarian dengan cara yang tepat guna. Pertama harus ditinjau apa yang ada di perpustakaan dengan melihat katalog perpustakaan. Jika itu pun belum memuaskan, perlu diperiksa dalam buku referens, apakah ada penunjukkan ke literature lain. Pemahaman pustakawan mengenal perpustakaan lain atau sumber lain yang mungkin memiliki lmanacal itu sangatlah diperlukan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan Syahrial-Pamunjak (2000: 109) seringnya pertanyaan diajukan
kabur maksudnya. Pustakawan dengan sopan dan sabar harus mewawancari penanya sampai jelas, bagian apa yang sebenarnya menjadi pokok persoalan. Meskipun kedengaran sederhana saja, penanganannya harus sama teliti dicarinya mungkin sangat penting.
Universitas Sumatera Utara
Pertanyaan yang agak sulit mencari jawabannya atau tidak terjawab, baiknya dicatat dalam buku tulis khusus atau pada formulir yang kemudian di simpan menurut subyek pertanyaan. Jika pertanyaan yang serupa kelak diajukan lagi, keterangan itu dapat digunakan. Juga dapat dilihat pertanyaan macam apa yang selalu kembali diajukan. Kalau koleksi buku referens yang dimiliki tidak mencukupi untuk menjawab pertanyaan yang selalu timbul kembali, catatan ini dapat digunakan sebagai pedoman penambahan judul buku referens yang baru.
Kode Etik Pustakawan Menurut Rachman Hermawan (2006: 105) kode etik pustakawan
Indonesia pada hakikatnya tidak jauh berbeda dengan kode etik yang terdapat pada organisasi pustakawan di negara-negara lain. Kode etik pustakawan Indonesia hanya berlaku bagi pustakawan Indonesia. Yang dimaksud dengan pustakawan dalam kode etik adalah pustakawan yang dinyatakan dalam AD/ART IPI. Pustakawan ialah “seorang yang melaksanakan kegiatan perpustakaan dengan jalan memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan tugas lembaga induknya berdasarkan pengetahuan kepustakawan,yang dimilikinya melalui pendidikan”.
Dalam pembukaannya, kode etik pustakawan Indonesia terdiri dari tiga alinea: 1. Alinea pertama, “ Pustakawa Indonesia adalah seorang yang berkarya secara profesional di bidang perpustakaan dan dokumentasi yang sadar pentingnya sosialisasi profesi pustakawan kepada masyarakat luas, dan perlu menyusun etika sebagai pedoman kerja”
Universitas Sumatera Utara
Dalam alinea ini terdapat tidak pernyataan/penegasan IPI, sebagai berikut: 1. Batasan/definisi pustakawan. 2. Perlunya sosialisasi profesi pustakawan kepada masyarakat luas
(public) 3. Perlunya etika profesi sebagai pedoman kerja. 2. Alinea kedua, “Di alam keterbukaan informasi, perlu ada kebebasan intelektual dan memperluas akses informasi bagi kepentingan masyarakat luas. Pustakawan ikut melaksanakan kelancaran arus informasi dan pemikiran yang bertanggung jawab bagi keperluan generasi sekarang dan yang akan datang. Pustakawan berperan aktif melakukan tugas sebagai pembawa perubahan dan meningkatkan kecerdasan masyarakat untuk mengantisipasi perkembangan dan perubahan di masa datang”.
Peran Pustakawan Referensi Menurut Hermawan (2006: 57) peranan pustakawan dalam
melayani penggunanya sangat beragam. Dalam banyak hal pustakawan memainkan berbagai peran (berperan ganda) yang dapat disingkat dengan akronim emas yaitu: 1. Educator
Dalam melaksanakan tugasnya harus berfungsi dan berjiwa sebagai pendidik. 2. Manajer Mengelola informasi pada satu sisi dengan pengguna informasi disisi lain. Sebagai manajer pustakawan harus mempunyai jiwa kepemimpinan. Kemampuan memimpin dan menggerakkan, serta
Universitas Sumatera Utara
mampu bertindak sebagai coordinator dan integrator dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari. 3. Administrator Sebagai administrator pustakawan harus mampu menyusun, melaksanakan dan mengevaluasi program perpustakaan, serta dapat melakukan analisis atas hasil yang telah dicapai kemudian melakukan upaya-upaya perbaikan untuk mencapai hasil yang lebih baik. 4. Supervisor Sebagai pustakawan harus: a. Dapat melaksanakan pembinaan profesional. b. Dapat meningkatkan prestasi, pengetahuan dan keterampilan. c. Mempunyai wawasan yang luas.
Universitas Sumatera Utara
Penutup
Berdasarkan hasil uraian diatas dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Koleksi referensi merupakan koleksi yang informasinya singkat dan
tidak boleh dipinjamkan dibawa pulang hanya bisa digunakan di Perpustakaan 2. Dilayanan referensi terdapat beberapa jenis koleksi seperti kamus, ensiklopedi, bibliografi, sumber biografi, indeks, abstrak, buku pedoman, direktori, almanac, buku tahunan, sumber-sumber ilmu bumi, penerbitan pemerintah 3. Jenis kegiatan yng dilakukan di layanan referensi yaitu memberikan informasi yng bersifat umum, memberikan bantuan untuk menelusur bahan pustaka koleksi referensi dengan menggunakan katalog, bibliografi, computer dan memberikan bimbingan kepada para pemakai untuk mengenal berbagai jenis bahan pustaka koleksi referensi. 4. Peran seorang pustakawan referensi di Perpustakaan yaitu menjawab seluruh pertanyaan yang telah ditanyakan oleh pengguna dan menelusur informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. 5. Sedangkan kendala yng dihadapi antara lain masih kurangnya pemahaman user (pengguna) tentang perbedaan buku referensi dengan buku standart, terjadinya kerusakan pada hardware komputer sehingga penelusuran melalui online sering terganggu, dan dalam membeli ensiklopedi-ensiklopedi terbaru tidak semuanya bisa dibeli karena harganya sangat mahal.
Universitas Sumatera Utara
Daftar Pustaka Depdikbud. 1982. Pedoman Pelayanan Sirkulasi dan Referensi. Jakarta:
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Hermawan, Rachman. 2006. Etika Kepustakawanan: Suatu Pendekatan
Terhadap Profesi dan Kode Etik Pustakawan Indonesia. Jakarta: Sagung Seto. HS, Lasa. 1994. Pelayanan Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: Gajah MadaUniversity Press. Syharial, Rusina dan Pamunjak. 2000. Pedoman penyelenggaraan Sumardji, P. 1992. Pelayanan Referensi di Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius. Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Universitas Terbuka. Trimo, Soejono. 1992. Pedoman Pelaksanaan Perpustakaan. Bandung: Remaja Rosda Karya.
Universitas Sumatera Utara