Struktur Organisasi dan Tata Tertib Perpustakaan SMAN 20 Surabaya Prosedur Perpustakaan SMA Negeri 20 Surabaya

Surabaya tampaknya masih melekat, padahal sejak tahun itu, sekolah tersebut tak lagi terkena dampak banjir. Pembangunan gedung SMA Negeri 20 yang dimulai sejak 1988 dan selesai 1989, pada awalnya hanya terdiri dua buah gedung terbagai atas enam ruang kelas belajar. Kemudian pada 1991, mendapat tambahan sebuah gedung lagi yang terdiri dari tiga tambahan ruang kelas belajar, dua ruang kelas. Demikian juga, pada 1993, sekolah tersebut juga kembali mendapat tambahan pembangunan gedung, yang terdiri tiga ruang kelas belajar. Dengan begitu, pada saat itu, SMA Negeri 20 telah memiliki 13 ruang kelas belajar seiring dengan perjalanan waktu dan kini totalnya menjadi 28 ruang kelas belajar dengan berbagai sarana dan prasarana yang cukup memadai atau representative dan sarana ini terus ditingkatkan seiring waktu.

2.2 Struktur Organisasi dan Tata Tertib Perpustakaan SMAN 20 Surabaya

Gambar 2.1 Struktur Organisasi SMA Negeri 20 Surabaya Tiap – tiap perpustakaan harus mempunyai tata tertib untuk mengatur jalannya perpustakaan. Dan untuk menjalankan sirkulasi di dalam perpustakaan setiap harinya. Demikian pula yang terdapat di SMA Negeri 20 Surabaya. Tata tertib perpustakaan telah ditentukan semenjak perpustakaan tersebut berdiri. Berikut adalah tata tertib terlulis yang ada di SMA Negeri 20 Surabaya. Gambar 2.2 Tata Tertib Perpustakaan SMA Negeri 20 Surabaya

2.3 Prosedur Perpustakaan SMA Negeri 20 Surabaya

Perpustakaan SMA Negeri 20 Surabaya adalah satu – satunya perpustakaan yang ada di dalam wilayah SMAN 20 Surabaya. Perpustakaan ini telah dibenahi dekorasi dan tata ruangannya menjadi lebih bagus daripada sebelumnya. Perpustakaan SMAN 20 telah dilengkapi dengan sistem informasi perpustakaan sebagai berikut : Halaman utama merupakan tampilan antarmuka keseluruhan dari sebuah website . Dimana memiliki beberapa link informasi yang bisa dilihat hanya dengan mengklik link tersebut. biasanya terdiri dari beberapa submenu seperti pada Gambar 2.3 Gambar 2.3 Halaman Utama Sistem Informasi Perpustakaan Gambar 2.3 merupakan tampilan halaman awal Home dari sebuah website Sistem Informasi Perpustakaan SMA Negeri 20 Surabaya yang terdapat berita dan informasi terbaru serta memiliki beberapa link yang terkait dengan informasi tersebut. Halaman profil ini adalah penjelasan mengenai latar belakang suatu organisasi untuk diketahui oleh pengunjung. Dalam hal ini, akan fokus membahas sirkulasi, grafik pengunjung, grafik peminjaman dan buku tamu saja. Gambar di halaman selanjutnya adalah halaman login. Di halaman login ini hanya diperuntukkan bagi admin yang mempunyai username dan password dengan mengklik link Sirkulasi dari halaman utama Home. Gambar 2.4 Halaman Login Admin Gambar 2.4 merupakan halaman login admin yang menjadi salah satu faktor yang mendukung suatu Sistem Informasi Perustakaan agar dapat digunakan sebagai sarana manipulasi data anggota dan data buku serta transaksi peminjaman dan pengembalian buku secara sistematis. Halaman berikutnya menampilkan menu – menu untuk siap digunakan admin dalam bertransaksi setelah login Gambar 2.5 Halaman Sirkulasi Gambar 2.5 merupakan halaman sirkulasi dimana halaman ini adalah tampilan pertama halaman sirkulasi setelah admin melakukan Login. Dalam halaman ini, terdapat banyak menu diantaranya sebagai berikut : a. Menu Anggota Menu anggota disediakan untuk admin yang ingin melakukan manipulasi data terhadap anggota yang mendaftarkan diri menjadi anggota perpustakaan SMA Negeri 20 Surabaya. Menu anggota, terdiri dari beberapa menu pilihan diantaranya menu Tambah Data Anggota, Edit Data Anggota dan Lihat Data Anggota. Berikut merupakan tampilan interface dari menu-menu yang terdapat pada menu anggota. Gambar 2.6 Halaman Form Tambah Data Anggota Gambar 2.6 Halaman Form Tambah Data Anggota. Halaman form ini digunakan untuk menambah data anggota baru dengan mengisi field yang telah tersedia Gambar selanjutnya adalah halaman form edit data anggota yang menampilkan data-data anggota yang telah tersimpan ke dalam database. Admin dapat mengubah data yang dimiliki anggota dan mengupdate menjadi data yang paling benar. Tetapi admin tidak dapat merubah No_ID anggota yang sebelumnya telah dimasukkan Admin dan tersimpan ke dalam database. Apabila admin ingin merubah semua data anggota beserta No_ID Anggota yang bersangkutan, sebaiknya admin menghapus data yang ingin dirubah dan memasukkan kembali data anggota secara benar. Gambar 2.7 Halaman form Edit Data Anggota Di halaman form edit data anggota ini terdapat 2 menu, Ubah atau Update untuk mengubah data anggota dan menu Hapus untuk menghapus data anggota. Admin dapat mengupdate data anggota yang datanya kurang benar atau perlu ditambahkan. Tetapi admin tidak dapat merubah No_ID anggota yang sebelumnya telah dimasukkan Admin dan tersimpan ke dalam database. Gambar 2.8 Halaman Form Edit Data Anggota Gambar 2.8 merupakan form edit data anggota yang digunakan untuk mengubah atau mengedit data anggota yang sebelumnya telah tersimpan dalam database. Halaman selanjutnya merupakan form lihat data anggota. Form ini berfungsi untuk menampilkan seluruh data anggota yang telah terupdate informasinya. Dalam form ini juga terdapat field detail untuk menampilkan detail dari data anggota tersebut. Admin dapat melihat keseluruhan data anggota yang telah tersimpan ke dalam database. Sehingga mempermudah Admin untuk melihat jumlah anggota yang telah menjadi anggota perpustakaan SMA Negeri 20 Surabaya. Gambar 2.9 Halaman Form Lihat Data Anggota Gambar 2.9 merupakan halaman form lihat data anggota dan Gambar 2.10 merupakan halaman form detail dari data anggota Gambar 2.10 Halaman Form Detail Anggota b. Menu Buku Disediakan untuk admin yang melakukan manipulasi data buku yang tersedia dan menjadi koleksi SMAN 20. Menu buku, terdiri dari beberapa menu pilihan diantaranya menu Tambah Data Buku, Edit Data Buku dan Lihat Data Buku. Berikut merupakan tampilan interface dari menu yang terdapat pada menu buku. Gambar 2.11 Halaman Form Tambah Data Buku Gambar 2.11 merupakan Halaman Form Tambah Data Buku. Halaman form ini digunakan untuk menambah data buku baru dengan mengisi field yang telah tersedia. Halaman selanjutnya adalah form edit data buku yang menampilkan data – data buku yang telah tersimpan di dalam database. Gambar 2.12 Halaman form Edit Data Buku Sedangkan di halaman form edit data buku ini terdapat 2 menu, diantaranya adalah menu Ubah atau Update untuk mengubah data buku dan menu Hapus untuk menghapus data buku yang sudah tidak diperlukan lagi. Berikut adalah halaman form untuk megedit data buku update atau ubah. Admin dapat merubah dan mengupdate data buku yang datanya kurang benar atau perlu ditambahkan lagi. Tetapi admin tidak dapat merubah No_ID buku yang sebelumnya telah dimasukkan Admin dan tersimpan ke dalam database. Berikut ini adalah halaman form untuk megedit data buku update atau ubah. Gambar 2.13 Halaman Form Edit Data Buku Gambar 2.13 merupakan form edit data buku yang digunakan untuk mengubah atau mengedit data buku yang sebelumnya telah tersimpan dalam database. Halaman berikutnya merupakan form lihat data buku. Form ini berfungsi untuk menampilkan seluruh data buku yang telah terupdate informasinya. Dalam form ini juga terdapat field detail untuk menampilkan detail dari data buku tersebut. Admin dapat melihat seluruh koleksi yang dimiliki oleh SMA Negeri 20 Surabaya dan juga dapat melihat jumlah buku yang masih tersedia di perpustakaan. Gambar 2.14 Halaman Form Lihat Data Buku Gambar 2.14 merupakan halaman form lihat data buku dan Gambar 2.15 merupakan halaman form detail buku dari lihat data buku. Gambar 2.15 Halaman Form Detail Buku c. Menu Peminjaman Menu peminjaman merupakan tempat transaksi peminjaman buku. Gambar 2.16 Halaman Form Peminjaman Buku Halaman Form Peminjaman Buku merupakan sarana transaksi peminjaman buku yang dilakukan oleh admin. Dalam hal ini, tanggal pinjam dan tanggal harus kembali telah di atur secara otomatissesuai dengan tanggal peminjaman hari ini dan tanggal harus kembali seminggu kemudian. Halaman selanjutnya merupakan form lihat peminjaman. Form ini berfungsi untuk menampilkan seluruh data peminjaman buku yang masih dipinjam. Dalam form ini juga terdapat field detail untuk menampilkan detail dari data peminjaman buku tersebut. Admin dapat melihat seluruh transaksi data buku yang dipinjam oleh anggota. Juga dapat mengecek keterlambatan pengembalian buku dan berapa besar dendanya. Gambar 2.17 Halaman Form Lihat Peminjaman Sedangkan Gambar 2.18 merupakan halaman form detail peminjaman buku perpustakaan Gambar 2.18 Halaman Form Detail Peminjaman Gambar 2.19 akan menampilkan seluruh data laporan peminjaman mulai dari tanggal yang diinginkan secara manual sampai dengan hari ini yang di atur secara otomatis sebelum masuk ke data laporan peminjaman. Gambar 2.19 Halaman Pengaturan Tanggal Laporan Peminjaman Setelah pengaturan tanggal yang diinginkan, selanjutnya klik OK. Gambar 2.20 Halaman Form Data Laporan Peminjaman Pada halaman data laporan peminjaman ini menampilkan keseluruhan data buku. Juga terdapat field detail untuk menampilkan detail dari data laporan peminjaman buku. Gambar 2.21 merupakan halaman form detail dari data laporan peminjaman. Gambar 2.21 Halaman Form Detail Laporan Peminjaman d. Menu Pengembalian Halaman form pengembalian buku yang dilakukan oleh admin dengan menginputkan ID anggota yang mau mengembalikan buku. Gambar 2.22 Halaman Form Pengembalian Buku Setelah admin memasukkan ID anggota dan mengklik Cari, maka sistem akan segera menampilkan halaman data pengembalian sesuai dengan ID anggota yang diinputkan sebelumnya seperti Gambar 2.23. Gambar 2.23 Halaman Form Data Pengembalian Gambar 2.23 merupakan halaman form data pengembalian dengan ID anggota 102. dalam hal ini, ID tersebut telah meminjam 2 buku dan masing-masing buku mendapatkan denda yang sama. Apabila ID buku 8661 dikembalikan, klik kembali pada link kembali maka ID 102 yang meminjam buku dengan ID 8661 telah sukses dikembalikan seperti gambar 2.24. Gambar 2.24 Tampilan Warning Data Buku Berhasil Kembali Selanjutnya, sistem akan menambahkan kedalam data pengembalian dan menampilkan data pengembalian seperti Gambar 2.25. Gambar 2.25 Halaman Form Setelah Buku Kembali Gambar 2.26 menampilkan keseluruhan data buku yang telah dikembalikan beserta denda yang dibebankan kepada peminjam buku. Dalam form ini juga terdapat field detail untuk menampilkan detail dari data laporan peminjaman buku tersebut. Gambar 2.26 Halaman Form Lihat Pengembalian e. Menu Admin Menu untuk memanipulasi data lookup administrator. Lookup ini hanya dapat diakses oleh admin yang username dan password tersimpan di database. Gambar 2.27 Halaman Form Data Lookup Administrator Untuk menambah data admin baru, klik link Masukkan Data Baru, maka sistem akan menampilkan form tambah admin. Gambar 2.28 Halaman Form Tambah Admin Baru Setelah semua field terisi, klik submit untuk memproses dan sistem akan segera menampilkan warning data telah masuk seperti Gambar 2.29. Gambar 2.29 Tampilan warning Data Telah Masuk Kemudian, sistem akan menambahkan dan menampilkan informasi terbaru dari Data Look Up Administrator. Gambar 2.30 di halaman berikutnya merupakan halaman penambahan data administrator baru. Gambar 2.30 Halaman Data Lookup Administrator Terbaru f. Halaman katalog Gambar 2.31 Halaman Data Katalog Halaman katalog merupakan halaman yang menampilkan data-data buku yang ada pada perpustakaan SMA Negeri 20 Surabaya g. Halaman Buku Tamu Gambar 2.32 Halaman Pengisian Buku Tamu Halaman Buku Tamu ini merupakan media untuk menyalurkan aspirasi siswa atau pengunjung yang bersifat membangun. Pengunjung bisa mengisi buku tamu untuk memberikan saran atau kritik yang sudah disiapkan oleh admin sebagai sarana komunikasi. Setelah pengujung mengisi form buku tamu maka akan tampil data seperti Gambar 2.33 : Gambar 2.33 Halaman Tampilan Data Buku Tamu Gambar 2.33 merupakan halaman yang menampilkan kritik dan saran yang telah diisi sebelumnya oleh pengunjung di dalam form buku tamu. Apabila pengunjung telah mengisi buku tamu, maka secara otomatis grafik pengunjung akan bertambah berdasarkan bulan ke berapa pengunjung tersebut mengisi buku tamu. h. Halaman Grafik Halaman grafik merupakan grafik yang menunjukkan prosentase suatu transaksi. Dalam hal ini, Sistem Informasi Perpustakaan SMA Negeri 20 Surabaya terdapat dua halaman grafik, yaitu seperti pada Gambar 2.34 i. Grafik Pengunjung Gambar 2.34 Halaman Grafik Pengunjung Terdapat satu grafik lagi Gambar 2.35 yaitu grafik peminjaman. j. Grafik Peminjaman Gambar 2.35 Halaman Grafik Peminjaman Gambar 2.35 merupakan grafik peminjaman yang datanya diambil dari sirkulasi laporan peminjaman SMA Negeri 20 Surabaya. Setiap kali ada transaksi peminjaman yang diinputkan admin, secara otomatis grafik akan bertambah berdasarkan bulan dimana transaksi tersebut berlangsung.

2.4 Dasar Teori Aplikasi