Analisis Sistem Informasi Absensi Di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung Pada Anak Cabang Batu Jajar

Diajukan untuk memenuhi Syarat melakukan Praktek Kerja Lapangan Program strata satu jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Yogie Prawirakusumah NIM 10507518

Yusuf Kahfi

NIM 10507521

PRODI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

2010

BATUJAJAR

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek Program Studi Sistem Informasi

Oleh :

Yogie Prawirakusumah NIM 10507518

Yusuf Kahfi

NIM 10507521

Bandung, ... 2010

Pembimbing Jurusan,

... NIP. 4127. 70. 26. ...

Pembimbing Lapangan,

...

NIP. ………

Ketua Program Studi Sistem Informasi

Dadang Munandar, S.E., M.Si. NIP. 4127. 70. 26. 019

Bismillaahirrahmaanirrohim Assalaamu’alaikum Wr. Wb.

Segala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunianya, serta berkat bantuan dan dorongan baik moril maupun materil dari berbagai pihak, sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini dengan baik.

Laporan Kerja Praktek ini merupakan hasil dari praktek di dunia kerja. Sebagai salah satu syarat yang harus ditempuh pada mata kuliah Kerja Praktek Lapangan di Jurusan Manajemen Informatika agar dapat menerapkan teori-teori yang ada dan telah diterima digunakan di dunia kerja.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangannnya. Namun berkat bantuan bimbingan pembimbing dan pengarahan dari berbagai pihak, Alhamdulillah penulis dapat menyelesaikan dan menyajikan laporan ini.

1. Bapak Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, Msc., Selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Bapak Prof. Dr. Ir. Ukun Sastraprawaira, Msc., Selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

3. Bapak Dadang Munandar, S.E., M.si, Selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi dan Wali Dosen MI-12.

4. Bapak Agung Ismail Mardiana M.Si karena selalu memberi motivasi dan semangat untuk terus berjuang menyelesaikan laporan ini.

5. Kepada teman-teman yang selalu memberi hiburan ketika penulis kehilangan inspirasi untuk menyusun laporan.

6. Seluruh staf di Dinas PDAM Tirta Raharja

7. Kepada Sehu Jamez dan Madam Vevhey yang telah membantu hingga selesainya laporan ini.

8. Semua teman-teman MI 12 dan MI 2 yang telah memberikan bantuan dan dukungannya.

Wabillahitaufiq wal hidayah Wassalaamu’alaikum Wr. Wb.

Bandung, Oktober 2010

LEMBAR PENGESAHAN

KATA PENGANTAR... i

DAFTAR ISI... iii

DAFTAR TABEL... vi

DAFTAR GAMBAR... vii

DAFTAR SIMBOL... viii

DAFTAR LAMPIRAN... xi

BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan... 1

1.2.Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah... 3

1.2.1 Identifikasi Masalah... 3

1.2.2 Rumusan Masalah... 4

1.3.Maksud dan Tujuan... 4

1.4.Batasan Masalah... 5

1.5.Lokasi dan Waktu Kerja Praktek... 5

BAB II. LANDASAN TEORI 2.1.Pengertian Sistem... 7

2.1.1. Elemen Sistem... 8

2.1.2. Karakteristik Sistem... 11

2.1.3. Klasifikasi Sistem... 14

2.2. Pengertian Informasi... 15

2.3. Pengertian Sistem Informasi... 16

2.4. Metode Analisis dan Pereancangan Terstuktur... 17

2.4.1. Flow Map... 17

2.4.2. Diagram Kontek... 17

BAB IV. ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

4.1. Analisis Sistem yang Berjalan ... 24

4.1.1. Analisis Dokumen... 24

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan... 25

4.1.2.1. Flow Map... 28

4.1.2.2. Diagram Kontek... 29

4.1.2.3. Data Flow Diagram (DFD)... 30

4.1.3. Evaluasi Sistem yang Berjalan... 31

4.2. Usulan Perancangan Sistem... 31

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem... 32

4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan... 32

4.2.2.1. Flow Map... 34

4.2.2.2. Diagram Kontek... 35

4.2.2.3. Data Flow Diagram (DFD)... 36

4.2.2.4. Kamus Data... 36

4.2.3. Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan... 38

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan... 39

5.2. Saran... 39

Gambar 3.1. Peta Pelayanan Air Bersih PDAM Tirta Raharja Kabupaten.... 20

Gambar 3.2. Struktur Organisasi PDAM Tirta Raharja Kabupaten... 23

Gambar 4.1. Diagram Kontek Surat Masuk Diskominfo... 28

Gambar 4.2. Diagram Konteks yang sedang berjalan... 29

Gambar 4.3. DFD yang sedang berjalan... 30

Gambar 4.4. Flow Map yang diusulkan... 34

Gambar 4.5. Diagram Konteks yang diusulkan... 35

Akhmad Agus, Dian Rahayu, M Iqbal S. (2001). “ Sistem Keamanan Pada Pengembangan Sistem Informasi “. Universitas Indonesia. Jakarta.

Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr. “ Definition of System “.England

Jogianto Hartono, MBA, PhD.( 1999). “Pengenalan Komputer”. Andi. Yogyakarta.

Martin dan Estrin (1967). “The Using of Algorithm Program with Data Flow Diagram “. US

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Salah satu penyebab utama globalisasi adalah perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat. Dewasa ini, informasi merupakan suatu hal yang penting dalam kehidupan manusia. Saat ini hampir semua pengelolaan informasi telah menggunakan teknologi informasi, karena lebih efisien dalam penyimpanannya, serta cepat dalam pencarian saat dibutuhkan apabila dibandingkan dengan pengelolaan informasi atau data secara manual. Perkembangan teknologi informasi terutama komputer juga telah merambah ke berbagai bidang termasuk dalam bidang absensi.

Absensi adalah suatu pendataan kehadiran, bagian dari pelaporan aktifitas suatu institusi, atau komponen institusi itu sendiri yang berisi data-data kehadiran yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pihak yang berkepentingan.

Absensi salah satu hal penting dalam sebuah perusahaan . Absensi pegawai dalam suatu perusahaan bisa menjadi suatu hal yang sangat penting karena menyangkut ke dalam besar kecilnya para pegawai dan kemajuan sebuah perusahaan. Ini sudah menjadi suatu hal yang sangat penting pada sebuah perusahaan, karena seorang pegawai bisa mendapatkan bonus gaji, potongan gaji atau bahkan bisa dikeluarkan atau dipecat dari pekerjaannya karena absensinya.

Perkembangan teknologi informasi pada masa sekarang ini mengalami kemajuan yang sangat pesat. Perkembangan teknologi informasi tersebut ditandai dengan adanya pengolahan bidang pekerjaan yang pada awalnya dikelola menggunakan cara yang manual, kini telah dikelola menggunakan hasil teknologi. Baik itu berupa mesin, peralatan digital bahkan teknologi pengolahan yang menggunakan komputer. Dengan menggunakan suatu sistem yang baik maka para staff pegawai disuatu perusahaan akan dapat lebih meningkatkan kualitas kerjanya. Absensi atau daftar kehadiran akan ikut menentukan nasib seorang pegawai. Misalnya jika seorang pegawai tidak masuk kerja tanpa alasan maka pegawai tersebut akan dikenakan sangsi potongan gaji. Atau jika seorang pegawai selalu terlambat masuk kerja maka pegawai tersebut pun akan dikenakan sangsi. Absensi atau daftar hadir dalam suatu perusahaan tidak hanya berpengaruh pada gaji saja, tetapi berpengaruh juga pada prestasi kerja.

Kita mengenal beberapa jenis absensi. Yang membedakan jenis-jenis absensi tersebut adalah cara penggunaanya dan tingkat daya gunanya. Cara umum jenis-jenis absensi dapat dikelompokan menjadi dua, yaitu absensi manual dan absensi non manual (dengan menggunakan alat). Absensi non manual adalah suatu cara pengentrian kehadiran dengan menggunakan sistem terkomputerisasi, bisa menggunakan kartu dengan barcode, finger print ataupun dengan menggunakan webcam dan sebagainya. Saat ini tidak semua perusahaan sudah menggunakan absensi non manual (dengan menggunakan alat), masih ada yang melakukan proses absensi secara manual. Seperti halnya yang terjadi di PDAM

Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada anak cabang Batujajar. Dimana proses absensi yang terjadi pada anak cabang ini masih dilakukan secara manual.

Mengingat adanya penyajian informasi absensi seperti diatas, maka penulis mencoba membuat suatu laporan yang berjudul : “ANALISIS SISTEM INFORMASI ABSENSI DI PDAM TIRTA RAHARJA KABUPATEN BANDUNG PADA ANAK CABANG BATUJAJAR”

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah

Masalah yang terdapat di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar diidentifikasikan dan dirumuskan oleh penulis sebagai berikut :

1.2.1 Identifikasi Masalah

Dalam laporan ini, lingkup permasalahan hanya mencakup kepada analisis sistem informasi absensi di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung Pada Anak Cabang Batujajar. Berdasarkan alasan diatas, maka penulis akan mencoba menguraikan beberapa permasalahan yang ada sebagai berikut :

1. Belum efektifnya sistem absensi di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung Pada Anak Cabang Batujajar Pengolahan data absensi pegawai memakan waktu banyak, karena masih manual.

2. Pengolahan data absensi pegawai memakan waktu banyak, karena masih manual.

1.2.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana sistem absensi yang sedang berjalan di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung Pada Anak Cabang Batujajar. 2. Bagaimana sistem absensi yang diusulkan di PDAM Tirta

Raharja Kabupaten Bandung Pada Anak Cabang Batujajar.

1.3 Maksud dan Tujuan

Maksud dilaksanakannya Kerja Praktek ini adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat dibangku perkluliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya dilapangan, sedangkan tujuannya dilaksanakan Kerja Praktek ini adalah untuk :

1. Untuk mengetahui sistem absensi yang sedang berjalan di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung Pada Anak Cabang Batujajar.

2. Untuk membuat perancangan sistem absensi di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung Pada Anak Cabang Batujajar.

1.4 Batasan Masalah

Dalam pengerjaan tugas kerja praktrek ini kami ingin membatasi masalah yang dikaji dalam kerja praktek ini, maka kami hanya memfokuskan pada bidang yang kami kerjakan pada saat kerja praktek di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung Pada Anak Cabang Batujajar yaitu pada sistem informasi absensi. Berikut pembatasan masalah yang kami tulis :

1. Tidak membahas tentang penggajian pada PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung Pada Anak Cabang Batujajar.

2. Penulis hanya membahas tentang absensi saja di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung Pada Anak Cabang Batujajar.

3. Penulis tidak membahas secara keseluruhan yang ada pada PDAM Tirta Raharja.

1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek

Praktek Kerja Lapangan ini dilakukan di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung Pada Anak Cabang Batujajar. Peraktek Kerja Lapangan ini dilakukan selama kurang lebih 1 bulan yaitu dimulai dari 17 Juli 2010 sampai dengan 17 september 2010, dengan tahapan sebagai berikut :

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan kerja praktek

NO Waktu Kegiatan

Tahun 2010

Juli Agustus September

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Observasi

2. Analisis Sistem Berjalan

3. Perancangan Sistem

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem yaitu menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada komponen dan elemen.

Jogiyanto HM (1995: 89) mendefinisikan dari sistem yang lebih menekankan pada prosedur yaitu sebagai berikut :

“ Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama suatu sasaran yang tertentu“.

Jogiyanto HM (1995: 98) mendefinisikan dari sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen adalah sebagai berikut :

“ Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu“.

Menurut Gordon B. Davis (1999: 111) model umum dari suatu sistem adalah terdiri dari masukan, pengolahan, dan keluaran. Dan dapat digambarkan sebagai berikut :

input output

Gambar 2.1 Model Umum Suatu Sistem (sumber : Buku Analisis dan Desain Sistem Informasi oleh Al-Bahra bin Ladjamuddin )

2.1.1 Elemen Sistem

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :

1. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.

2. Masukan ( input )

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh

masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).

3. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.

4. Keluaran ( output )

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

5. Batas ( boundary )

Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain.

Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.

6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

7. Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Suatu prosedur adalah suatu urutan-urutan operasi klerikal (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari interaksi-interaksi bisnis yang yterjadi.

“ Suatu prosedur adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan interaksi yang menerangkan apa ( what ) yang harus dikerjakan, siapa ( who ) yang mengerjakan, kapan ( when ) dikerjakan dan bagaimana ( how ) mengerjakannya.” Jogiyanto (1995:45)

1. Komponen sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan, komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian-bagian dari sistem.

2. Batasan sistem

Batasan sistem ( boudary ) merupakan daerah yang membatas antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas ini memungkinkan suatu sistem di pandang sebagai satu kesatuan.

3. Lingkungan luar sistem

Lingkungan luar ( environment ) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut, lingkungan-lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem, sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus di tahan dan dikendalikan.

4. Penghubung sistem

Penghubung ( interface ) merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan sub sistem yang lainnya. Keluaran ( output ) dari satu sistem akan menjadi masukan ( input ) untuk sub sistem yang lainnya, dengan penghubung satu sub sistem dapat berintegrasi dengan sub sistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan sistem

Masukan ( input ) adalah energi yang dimasukan kedalam sistem masukan perawatan ( maintenence input ) dan masukan sinyal ( Signal input ) maintenence input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang di proses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran sistem

Keluaran ( output ) adalah hasil dari energi yang diolah dan klasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan, keluaran dapat merupakan masukan untuk sub sistem yang lain atau kepada supra sistem.

7. Pengelolaan sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran, sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

8. Sasaran sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan ( goal ) atau sasaran ( objektiv ).

Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya ( perbedaan tujuan dan sasaran )

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen lainnya, karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada didalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan kedalam beberapa sudut pandang yaitu :

1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide yang tidak tampak seara fisik, contoh : sistem teologi. Sistem fisik adalah sistem yang tampak secara fisik, contoh : sistem komputer.

2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat oleh manusia, sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi manusia dengan mesin.

3. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu.

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi dengan bagian-bagianya dapat di deteksi dengan pasti sehingga

keluaranya dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu tidak dapat diramalkan karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka.

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya, tetapi pada kenyataanya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

2.2 Pengertian Informasi

Informasi adalah merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah oleh unit pengolah. Contoh informasi adalah daftar pegawai berdasarkan departemen, daftar pegawai berdasarkan golongan, rekapitulasi transaksi penjualan pada akhir bulan, dan lain-lain.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Gordon. B. Davis (2001: 105)bahwa informasi adalah :

“Information is data that has been processed into a form that is meaningful to

the recipient and is of real or perceived value in current or prospective decisions.”

Artinya :

“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam

keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.”

Raymond McLeod (1995: 78) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna sehingga dapat dijadikan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.

2.4 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur 2.4.1 Flow Map

Flow map merupakan diagram yang menunjukan aliran data berupa formulir ataupun keterangan berupa dokumentasi sistem yang mengalir di dalam suatu sistem. Adapun fungsi flow map adalah untuk mempermudah penggambaran aliran data yang berupa dokumen sistem yang sedang berjalan maupun sistem yang diusulkan.

2.4.2 Diagram Konteks

Diagram Konteks adalah bagian dari Data Flow Diagram (DFD) yang berfungsi memetakan model lingkungan, yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.

2.4.3 Data Flow Diagram

DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

1.5 Definisi Absensi

Absensi adalah suatu pendataan kehadiran , bagian dari pelaporan aktifitas suatu institusi, atau komponen institusi itu sendiri yang berisi data-data kehadiran yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pihak yang berkepentingan.

1.6 Jenis Absensi

Kita mengenal beberapa jenis absensi. Yang membedakan jenis-jenis absensi tersebut adalah cara penggunaannya, dan tingkat daya gunanya. Secara umum jenis-jenis absensi dapat di kelompokkan menjadi dua, yaitu :

1. Absensi manual

Absensi manual adalah cara pengentrian kehadiran dengan cara menggunakan pena (tanda tangan).

2. Absensi non manual (dengan menggunakan alat)

Absensi non manual adalah suatu cara pengentrian kehadiran dengan menggunakan sistem terkomputerisasi, bisa menggunakan kartu dengan barcode, finger print ataupun dengan menggunakan web cam dan sebagainya.

3.1 Tinjauan umum perusahaan

Perusahaan Daerah Air minum Tirta Raharja Kabupaten Bandung adalah satu-satunya Badan Usaha Milik Daerah ( BUMD), yang mempunyai tugas memberikan pelayanan air bersih untuk masyarakat Kabupaten Bandung, yang didirikan berdasarkan peraturan Daerah (PERDA) Nomor : XVII tahun 1977 dan disahkan dengan keputusan Gubernur kepala Daerah Tingkat 1 Jawa Barat No. 510/HKJ/011/SK/77 serta diubah terakhir kalinya melalui Peraturan Daerah Nomor 5 Tahun 2005.

Secara administrator wilayah pelayanan PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung meliputi 3 Daerah Otonom Yaitu Kabupaten Bandung yang berpendudukan IK 3,1 juta jiwa, Kota Cimahi yang berpendudukan Ik 548 Ribu jiwa, dan Kabupaten Bandung Barat yang berpenduduk Ik 1,5 Juta jiwa, Dengan jumlah total penduduk Ik 5,1 Juta jiwa dan jumlah penduduk terlayani saat ini Ik 409 Ribu jiwa atau setara dengan 51.331 sambungan rumah hingga bulan Desember 2008 yang terdiri dari :

1. Kabupaten Bandung = 28.850 SR (56%)

3. Kabupaten Bandung Barat = 10.498 SR (21%),

maka masih banyak potensi demand yang belum dapat dipenuhi oleh PDAM Tirta Raharja. Disamping itu, sebagai salah satu pemicu perkembangan ekonomi masyarakat diharapkan PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung dapat dijadikan salah satu parameter peningkatan Indek Pembangunan Manusia (IPM) di Kabupaten Bandung pada sektor Kesehatan dan peningkatan taraf hidup masyarakat melalui pelayanan air minum.

Gambar 3.1 Peta Wilayah Pelayanan Air Bersih PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung sumber buku panduan PDAM Tirta Raharja

VISI DAN MISI PDAM TIRTA RAHARJA

VISI :

Profesional, handal menuju pelayanan prima.

MISI :

Memberikan pelayanan air bersih secara baik dengan mengacu pada : Kualitas, Kuantitas, dan Kontinuitas yang memadai, dengan harga yang terjangkau, sehingga diharapkan dapat memberikan dampak peningkatan kesehatan masyarakat pengguna air bersih.

8 Strategi Corporate Plan 2006 - 2010

1. Peningkatan sambungan langganan dan penjualan air.

2. Membuka kesempatan investasi dengan pihak ke-3 guna

mempercepat peningkatan pelayanan (coverage).

3. Efisiensi operasional.

4. Kerja sama operasi dengan pihak ke-3. 5. Optimalisasi pelayanan.

6. Peningkatan efektivitas penagihan dan kualitas SDM. 7. Penurunan tingkat kehilangan air.

Target KPI (Key Performance Indicator)

9 KPI TAHUN 2010

1. Tingkat Keuntungan/Profit 5 %

2. Efektivitas Penagihan 100,5 %

3. Penanganan Pengaduan Selesai 24 Jam

4. Pemasangan Baru Terpasang 3 Hari

5. Kehandalan Proses (K3) 21,5 Jam/Hari

6. Tingkat Kehilangan Air Turun 2 %/Tahun

7. Rasio Produktifitas Pegawai 130 Juta/Pegawai

8. TARGET PEMAKAIAN AIR 130 Jt/M3/Th

3.1 Struktur Organisasi

Direktur Utama

Kepala Bag. Cabang

Kepala Bag. Anak Cabang

GAMBAR 3.2 Struktur Organisasi PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar Sumber buku panduan PDAM

Tirta Raharja Kabupaten Bandung

3.2 Deskripsi Kerja a. Direktur Utama

Bekerja untuk memantau PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung dan memvalidasi laporan-laporan yang ada pada PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung.

b. Kepala Bag. Cabang

Bekerja untuk menngkatkan kualitas pegawai pada bagian cabang di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung.

c. Kepala Bag. Anak Cabang

Bertugas untuk mewakili dan melaksanakan pekerjaan yang diperintahkan oleh Kepala Bag. Direktur Cabang.

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Dalam Kerja Praktek ini penulis menganalisis tentang Sistem Informasi Absensi di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar. Analisis terhadap Sistem Informasi Absensi di di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar untuk mengetahui bagaimana cara kerja sistem informasi absensi di di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar.

4.1.1. Analisis Dokumen

Analisis dokumen yang ada di di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar terdiri dari nama, item data, jumlah dan periode.

Adapun analisis dokumen tersebut adalah sebagai berikut :

1. _{Nama Dokumen : Data Absensi}

Fungsi : Sebagai data pegawai.

Item Data : Nip, Nama, Alamat, Tempat Tanggal Lahir, Jam Masuk, Jam Keluar.

Jumlah : -

Periode : Setiap Hari Kerja.

2. _{Nama Dokumen : Data Laporan Pegawai}

Fungsi : Sebagai laporan Data untuk proses kerja pegawai

Item Data : Nip, Nama, Alamat, Tempat Tanggal Lahir, Jam Masuk, Jam Keluar.

Jumlah : -

Periode : Setiap 1 Bulan

3. _{Nama Dokumen : Laporan Daftar Hadir Pegawai.}

Fungsi : Sebagai bukti laporan kerja pegawai.

Item Data : No, Tanggal, Warna, Kode Barang, Stok, Ukuran, Diskon,cash back, Harga Jual, Keterangan.

Jumlah : 1 lembar.

Periode : Setiap 1 Bulan

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang berjalan

Berdasarkan metode analisis yang penulis ambil dan gunakan, maka langkah pertama yang dilakukan adalah menentukan kebutuhan dari

pengguna dengan cara menganalisis sistem yang sedang berjalan, kemudian dievaluasi.

Prosedur sistem absensi di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Pada bagian absensi membuat dokumen absensi yang diterima dari bagian SDM.

2. Pada pagi hari petugas bagian absensi membagikan daftar masuk pegawai .

3. Kemudian bagian absensi mengecek daftar masuk yang di terima apakah ada pegawai yang masuk atau tidak.

4. Bagian absensi menginputkan daftar masuk ke komputer dan di simpan di Excel.

5. Lalu pada sore hari petugas bagian absensi membagikan daftar keluar pegawai.

6. Kemudian bagian absensi mengecek daftar keluar pegawai yang di terima apakah ada pegawai yang pulang lebih awal atau tidak.

7. Bagian absensi menginputkan daftar keluar ke komputer dan di simpan di Excel.

8. Apabila semuanya sudah beres bagian absensi menggabungkan daftar masuk dan daftar keluar lalu membuatnya menjadi data absensi ke komputer dan di simpan di Excel.

9. Bagian SDM mengecek daftar hadir pegawai dari bagian absensi apakah sesuai dengan yang dilaporkan atau tidak.

10. Laporan daftar hadir pegawai diserahkan ke Direktur Utama setiap 1 bulan dan di simpan dibagian absensi untuk di arsipkan kemudian laporan di validasi.

4.1.2.1. Flow Map

Berikut ini flowmap prosedur sistem absensi di RSU dr. Slamet Kabupaten Garut :

SDM Bag.Absen Pegawai Pimpinan/

Direktur utama Data Absensi yang dibuat Data Absensi yang akan dibagikan Cek Data Absensi Cek Data Absensi yang sudah diinputkan Data Absensi yang sudah diinputkan Data Daftar

Absen Laporan Data Absensi Membuat Laporan Data Absensi Laporan Data Absensi Data Absensi yang sudah diinputkan Data Daftar Absen yang sudah dicek Penginputan Data Absensi Validasi Lap. Data Absensi Data Lap. Absensi yang sudah valid Laporan Data Absensi yang sudah valid Lap

4.1.2.2. Diagram Konteks

Berikut ini adalah Diagram Konteks yang sedang berjalan di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung Pada Anak Cabang Batujajar.

Sistem Informasi Absensi

SDM Data_Absen yang Baru Direktur Utama Bag. Absensi

Data Absensi

Laporan Data Absen

Laporan data Absen Valid Lap. Valid

Data Absensi

4.1.2.3. Data Flow Diagram

Berikut ini adalah Data Flow Diagram yang sedang berjalan di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar.

1.1 Cek Data Absensi

Bag. Absensi Lap. Absensi 1.5 Validasi Lap. Data Absensi SDM 1.2 Menginputkan data absensi Direktur Utama Data Absensi yang dibuat Dt. Absensi 1.3 mengecek data absensi yang sudah diinputkan 1.4 Membuat Laporan Data Absensi Data Absensi Lap. Absensi Lap. Absensi Dt. Absensi Dt. Absensi

4.1.3. Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan

Berdasarkan hasil yang penulis laksanakan pada waktu Kerja Prektek, dapat diketahui bahwa di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar sebagai berikut :

1. Masih manualnya proses data absensi yang sedang berjalan di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar.

2. Belum efektifnya prosedur absensi yang sedang berjalan sehingga membuat laporan data absensi mengalami keterlambatan.

4.2. Usulan Perancangan Sistem

Berdasarkan masalah sistem yang sedang berjalan di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar penulis mengusulkan sistem informasi absensi agar dapat membantu masalah-masalah yang ada di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan peerancangan sistem yang penulis buat adalah sebagai berikut :

1. Sistem absensi menggunakan komputerisasi agar dapat memberikan kecepatan data yang nantinya bisa membantu dalam pemrosesan data absensi lebih efektif dan efisien.

2. Usulan yang penulis coba berikan untuk mengoptimalkan kinerja pegawai yang ada di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar.

4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Perancangan sistem informasi Absensi ini secara sederhana dapat digambarkan sebagai sebuah bentuk fasilitas yang memberikan pelayanan bagi setiap pegawai PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung terutama pada Anak Cabang Batujajar ,mudah-mudahan dengan adanya sistem perancangan ini bisa menjadi penyelesaian masalah yang ada di Pdam Tirta Raharja pada Anak Cabang Batujajar. Prosedur sistem absensi yang diusulkan untuk PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Pegawai datang, lalu mengabsen dengan cara menginputkan NIP pada Sistem Informasi Absensi yang penulis coba usulkan . 2. Lalu secara otomatis NIP akan masuk ke dalam daftar hadir

pegawai tersebut.

3. Dan bagian absensi mencetak daftar hadir pegawai perhari, lalu bagian absensi merekap daftar hadir pegawai setiap 1 bulan sekali untuk dilaporkan pada Direktur Utama.

4.2.2.1. Flow Map

Adapun Flow Map perancangan prosedur yang penulis coba usulkan adalah sebagai berikut :

Pegawai Bag.Absen Pimpinan/

Direktur utama

Sistem Informasi

Absensi

Cetak daftar hadir pegawai

harian

Daftar hadir pegawai harian

Cetak daftar hadir pegawai perbulan

Daftar hadir pegawai perbulan

Daftar hadir pegawai perbulan Input NIP

4.2.2.2. Diagram Konteks

Diagram Konteks yang diusulkan adalah sebagai berikut :

Sistem Informasi Absensi

Pegawai Data Absensi Direktur Utama

Bag. Absensi

Dt. Absensi hadir

Lap. absensi

Lap. Dat. Absensi valid

4.2.2.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram yang diusulkan adalah sebagai berikut :

1.1 Input NIP Bag. Absensi Pegawai 1.2 Cetak Lap. Absensi Harian Data Absensi Dt. Absensi 1.3 Cetak Lap. Absensi Bulanan Data Absensi Dt. Absensi Direktur Utama

Lap. Absensi bulanan Lap. Absensi harian

Lap. Absensi Lap. Absensi

Lap. Absensi yang valid

Gambar 4.6 DFD Yang diusulkan

4.2.2.4. Kamus Data

1. Nama Arus Data : Dt. Absensi

Alias : -

Periode :-

Alur Data : Angota  Proses 1.1

Proses 1.1  Proses 1.2

File Data Absensi  periode 1.2

Bag. Absensi  Proses 1.2

Atribut : NIP, nama, bagian

2. Nama Arus Data : Lap. Absensi Harian

Alias : -

Periode : 1 hari sekali

Alur Data : Proses 1.2  proses 1.3

Atribut : No_lap, Nip, Nama, Bagian

3. Nama Arus Data : Lap. Absensi Bulanan

Alias : -

Periode : 1 bulan sekali

Alur data : Proses 1.3  F. Lap. Absensi

File Lap. Absensi  Direktur Utama

4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan/Dirancang

Sistem yang dirancang, prosedurnya lebih efektif dan efisien dibandingkan yang sedang berjalan di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar. Perancangan yang penulis buat belum diimplementasikan kedalam sebuah produk.

5.1. Kesimpulan

Dari hasil analisis kerja praktek di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang batujajar penulis mengambil kesimpulan yang tertampung dalam laporan ini, penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa sistem informasi yang sedang berjalan di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar masih ditemukan kekurangan dalam pengoperasian dan pengolahan sistem absensinya. Diantaranya belum diterapkannya aplikasi database untuk menyimpan data-data absensi para pegawai, hal ini menyebabkan kurang efektif dan efisiennya pengolahan data absensi yang berpengaruh pada kinerja para pegawai.

Sistem yang diusulkan dapat mempersingkat waktu dalam pengolahan data absensinya, sehingga tidak terjadi lagi keterlambatan dalam pelaporan data absen pegawai.

Batujajar menggunakan prosedur yang diusulkan oleh penulis agar pengolahan data absensi pegawai lebih efektif dan efisien. Dan memberikan dampak yang positif bagi perkembangan dalam penerapan aplikasi database di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung Anak Cabang Batujajar.

4.2.2.2. Diagram Konteks

Diagram Konteks yang diusulkan adalah sebagai berikut :

Sistem Informasi Absensi

Pegawai Data Absensi Direktur Utama

Bag. Absensi Dt. Absensi hadir

Lap. absensi

Lap. Dat. Absensi valid

36

4.2.2.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram yang diusulkan adalah sebagai berikut :

1.1 Input NIP Bag. Absensi Pegawai 1.2 Cetak Lap. Absensi Harian Data Absensi Dt. Absensi 1.3 Cetak Lap. Absensi Bulanan Data Absensi Dt. Absensi Direktur Utama

Lap. Absensi bulanan Lap. Absensi harian

Lap. Absensi Lap. Absensi

Lap. Absensi yang valid

Gambar 4.6 DFD Yang diusulkan

4.2.2.4. Kamus Data

1. Nama Arus Data : Dt. Absensi

Alias : -

Periode :-

Alur Data : Angota  Proses 1.1

Proses 1.1  Proses 1.2

File Data Absensi  periode 1.2

Bag. Absensi  Proses 1.2

Atribut : NIP, nama, bagian

2. Nama Arus Data : Lap. Absensi Harian

Alias : -

Periode : 1 hari sekali

Alur Data : Proses 1.2  proses 1.3

Atribut : No_lap, Nip, Nama, Bagian

3. Nama Arus Data : Lap. Absensi Bulanan

Alias : -

Periode : 1 bulan sekali

Alur data : Proses 1.3  F. Lap. Absensi

File Lap. Absensi  Direktur Utama

38

4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan/Dirancang

Sistem yang dirancang, prosedurnya lebih efektif dan efisien dibandingkan yang sedang berjalan di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar. Perancangan yang penulis buat belum diimplementasikan kedalam sebuah produk.

39 5.1. Kesimpulan

Dari hasil analisis kerja praktek di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang batujajar penulis mengambil kesimpulan yang tertampung dalam laporan ini, penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa sistem informasi yang sedang berjalan di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar masih ditemukan kekurangan dalam pengoperasian dan pengolahan sistem absensinya. Diantaranya belum diterapkannya aplikasi database untuk menyimpan data-data absensi para pegawai, hal ini menyebabkan kurang efektif dan efisiennya pengolahan data absensi yang berpengaruh pada kinerja para pegawai.

Sistem yang diusulkan dapat mempersingkat waktu dalam pengolahan data absensinya, sehingga tidak terjadi lagi keterlambatan dalam pelaporan data absen pegawai.

40 5.2. Saran

Sebaiknya PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung pada Anak Cabang Batujajar menggunakan prosedur yang diusulkan oleh penulis agar pengolahan data absensi pegawai lebih efektif dan efisien. Dan memberikan dampak yang positif bagi perkembangan dalam penerapan aplikasi database di PDAM Tirta Raharja Kabupaten Bandung Anak Cabang Batujajar.