Pengelolaan Pengetahuan Di Divisi IT PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Kantor Distribusi
BIODATA PENULIS Data Pribadi:
Nama : Muhammad Valeri Hamzah Tempat, Tanggal Lahir : Bandung, 6 Januari 1991 Jenis Kelamin : Laki
- – laki Alamat : Jl. Bapa Ilus Gg.Bapa Ilus No.137/18B
Nomor Handphone : 085721141960 Email : vhamzah@gmail.com
PendidikanFormal :
2009 : Universitas Komputer Indonesia Bandung
- – 2016 2006 : SMA Pasundan 1 Bandung – 2009 2003 - 2006 : SMP Negri 11 Bandung 1997 - 2003 : SD Assalam Bandung
PENGELOLAAN PENGETAHUAN DI DIVISI IT PT.PLN
(PERSERO) DISTRIBUSI JAWA BARAT DAN BANTEN
KANTOR DISTRIBUSI
Skripsi
Semester Ganjil Tahun Akademik 2015/2016
OLEH:
Muhammad Valeri Hamzah
10109456
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknik Dan Ilmu Komputer
Universitas Komputer Indonesia
2016
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum wr. wb, Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah
SWT yang telah melimpahkan rahmat hidayah dan karunia-Nya, shalawat serta salam semoga selalu tercurah kepada Rasulullah SAW serta doa restu dari kedua orang tua, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul “Penerapan Knowledge Management system di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Kantor Distribusi
”. Tugas Akhir ini disusunsebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan studi jenjang strata satu (S1) di Program Studi Teknik Informatika, Universitas Komputer Indonesia.
Penulis membutuhkan peran serta dari pihak lain untuk proses penyelesaian Tugas Akhir ini, karena keterbatasan ilmu dan pengetahuan. Oleh karena itu ijinkanlah penulis untuk menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Allah SWT, yang telah memberikan rahmat, hidayah, dan karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan baik.
2. Ayahanda Tjetjep Saefudin dan Ibunda Kustini yang selalu memberikan doa yang tidak pernah putus, dukungan yang tidak pernah tidak berhenti baik secara moril dan materil, serta sebagai alasan bagi penulis untuk tetap berjuang menyelesaikan pendidikan ini.
3. Adik tercinta Belinda Dwi Khaerunisa dan Thauriq Tri Nugroho yang selalu memberikan doa dan dukungan untuk penulis.
4. Utami Dewi W, S.Kom., M.Kom. Selaku dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu guna mengarahkan dan memberikan petunjuk yang sangat berharga dalam menyusun Tugas Akhir.
5. Richi Dwi Agustia, M.Kom. Selaku Riviewer (penguji) yang telah memberikan masukan dan saran kepa dapenulis.
6. Ibu Sufaatin S.T, M.Kom. selaku dosenwalidanKetua Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia Bandung.
7. Bapak Tjetjep Saefudin S.Kom selaku General Manager dan SuperVisor Infrastruktur Teknologi Informasi PT.PLN (Persero) Bandung yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian. Kepada Hasan Maulana telah membimbing selama penulis melakukan penelitian.
8. Sahaba Seperjuangan (PejuangSkripsi) Muhammad Sayaf, Febby Habibie, Kiki Mustopadan masih banyak lagi yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang selalu memberikan dukungan baik dalam suka dan duka, dan selalu memberikan bantuan dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
9. Irfan HeriN S.Kom dan Damalia Suci Asihna yang telah mengerah kandan mengajarkan penulis, sehingga penulis lebih mengerti dengan topik yang dibahas.
10. Teman-teman IF-11 2009 yang selalu memberikan dukungan baik dalam suka dan duka, dan selalu memberikan bantuan dalam penyusunan Tugas Akhir ini, semoga kita sukses bersama. Salam perjuangan.
11. Serta semua pihak yang telah turut membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini, yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dengan segala kekurangan. Penulis mengharapkan adanya kritik dan saran yang membangun dari semua pihak demi kesempurnaan Tugas Akhir ini. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis pada khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.
Bandung, 29 Juli 2016 Penulis
DAFTAR ISI
1.6 Sistematika Penulisan ................................................................................ 10
2.2.1 Pengertian Data, Informasi, dan Knowledge .................................. 15
2.2 Landasan Teori ........................................................................................... 15
2.1.3 Deskripsi Pekerjaan ........................................................................ 14
2.1.2 Struktur Organisasi PT PLN .......................................................... 13
2.1.1 Visi dan Misi PT PLN .................................................................... 13
2.1 Tinjauan Perusahaan .................................................................................. 13
BAB II TUJUAN PUSTAKA .............................................................................. 13
1.5.2 Metode Pengembangan Perangkat Lunak ...................................... 10
ABSTRAK ............................................................................................................... i ABSTRACT ............................................................................................................ ii KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii DAFTAR ISI ............................................................................................................ v DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. ix DAFTAR TABEL ................................................................................................ xiii DAFTAR SIMBOL .............................................................................................. xiv DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... xvii
1.5.1 Metode Pengumpulan Data .............................................................. 4
1.5 Metodologi Penelitian .................................................................................. 4
1.4 Batasan Masalah........................................................................................... 3
1.3 Maksud dan Tujuan ...................................................................................... 3
1.2 Rumusan Masalah ........................................................................................ 2
1.1 Latar Belakang Masalah ............................................................................... 1
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
2.2.2 Explicit dan Tacit Knowledge ........................................................ 15
2.3 Knowledge Management Sistem (KMS) .................................................... 17
2.3.1 Knowledge Management Infrastructure ........................................ 17
Knowledge Management Roadmap............................................................ 19
2.4
2.5 Analisis SWOT .......................................................................................... 26
2.6 Rule-Based Reasoning expert system ( RBR ) ........................................... 27
2.7 PHP ........................................................................................................... 31
2.8 Pengertian XAMPP .................................................................................... 33
2.9 Pengertian Internet ..................................................................................... 33
2.10 Pengertian Data .......................................................................................... 33
2.10.1 Basis Data ( DataBase ) ................................................................. 33
2.10.1 Flow Map ....................................................................................... 34
2.11 Pemodelan Data ......................................................................................... 35
2.12 Data Flow Diagram ( DFD ) ...................................................................... 36
2.12.1 Level DFD ...................................................................................... 37
BAB IIIANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ..................................... 39
3.1 Analisis Sistem ........................................................................................... 39
3.2 Analisis Masalah ........................................................................................ 39
3.3 Analisis Sistem Berjalan ............................................................................ 39
3.4 Aturan Bisnis .............................................................................................. 41
3.5 Model Knowmedge Management System .................................................. 42
3.5.1 Fase 1 Step 1 Analisis Keberadaan Infrastruktur ........................... 42
3.5.1.1 Analisis Jaringan, Perangkat lunak, dan Keras .............................. 42
3.5.1.1.1 Analisis Jaringan ............................................................. 42
3.5.1.1.2 Analisis PerangkatLunak ................................................ 43
3.5.1.1.3 Analisis Perangkat Keras ................................................ 44
3.6 Pengelarasan KMS dan Strategi Bisnis ...................................................... 47
3.7 Fase 2 Step 1 Desain Infrastruktur Knowledge Management .................... 56
3.7.1 Arsitektur KM dan Pengelolaan Pengalaman ................................ 56
3.7.2 Arsitektur KM dan Pengelolaan Pengalaman Tindakan ................ 59
3.8 Fase 2 Step 4 Audit dan Analisis Knowledge ............................................ 60
3.9 Rule-based reasoning (RBR) ..................................................................... 62
3.10 Fase 5 Step 1 Desain Tim KM .................................................................. 69
3.11 Fase 3 Step 2 Membuat BluePrint Sistem KM ......................................... 70
3.11.1 Analisis Data ................................................................................. 70
3.11.2 Entity Relationship Diagram (ERD) ............................................. 70
3.11.3 Analisis Kebutuhan Fungsional .................................................... 73
3.11.4 Diagram Konteks ........................................................................... 73
3.11.5 Data Flow Diagram ........................................................................ 74
3.11.6 Spesifikasi Proses ........................................................................... 86
3.11.6.1 Spesifikasi Proses Tambah Modul .................................. 86
3.11.6.2 Spesifikasi Proses Hapus Modul ..................................... 86
3.11.6.3 Spesifikasi Proses Cari Modul ........................................ 87
3.11.6.4 Spesifikasi Proses Download Modul .............................. 87
3.11.6.5 Spesifikasi Proses Tambah SOP ..................................... 87
3.11.6.6 Spesifikasi Proses Hapus SOP ........................................ 88
3.11.6.7 Spesifikasi Proses Edit SOP ............................................ 88
3.11.6.8 Spesifikasi Proses Cari SOP ........................................... 88
3.11.6.9 Spesifikasi Proses Download SOP .................................. 89
3.11.6.10 Spesifikasi Proses Tambah Pengalaman ....................... 89
3.11.6.11 Spesifikasi Proses Hapus Pengalaman .......................... 89
3.11.6.12 Spesifikasi Proses Cari Pengalaman ............................. 90
3.11.6.13 Spesifikasi Proses Download Pengalaman ................... 90
3.11.6.14 Spesifikasi Proses Tambah Solusi ................................. 91
3.11.6.15 Spesifikasi Proses Hapus Solusi ................................... 91
3.11.6.16 Spesifikasi Proses Cari Solusi ....................................... 91
3.11.6.17 Spesifikasi Proses Download Solusi ............................. 92
3.11.6.18 Spesifikasi Proses Hitung Kemiripan ........................... 92
3.11.7 Kamus Data .................................................................................... 92
3.11.8 Perancangan Data ........................................................................... 95
3.11.9 Tabel Relasi .................................................................................... 95
3.11.10 Struktur Tabel................................................................................ 96
3.11.11 Perancangan Struktur Menu .......................................................... 98
3.11.11.1 Perancangan Antarmuka (Interface) ............................ 100
3.12 Perancangan Pesan ........................................................................... 111
3.13 Perancangan Jaringan Semantik ....................................................... 113
3.14 Analisis Prosedural .......................................................................... 115
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM ................................ 125
4.1 Implementasi Sistem ................................................................................ 125
4.1.1 Implementasi Prangkat Keras ...................................................... 125
4.1.2 Implementasi Perangkat Lunak .................................................... 125
4.1.3 Implementasi Basis Data .............................................................. 126
4.1.4 Implementasi Antar Muka............................................................ 128
4.2 Pengujian Sistem ...................................................................................... 131
4.2.1 Pengujian Black Box .................................................................... 131
4.2.1.1 Pengujian dan Hasil Pengujian Black Box ....................... 132
4.2.1.2 Kesimpulan Pengujian Black Box .................................... 141
4.2.2 Pengujian Beta ............................................................................. 142
4.2.2.1 Wawancara Pengguna ...................................................... 142
4.2.2.2 Kesimpulan Pengujian Beta ............................................. 147
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN .............................................................. 149
5.1 Kesimpulan .............................................................................................. 149
5.2 Saran ......................................................................................................... 149 DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 150
DAFTAR PUSTAKA [1].
Sommerville, I. (2003). Software Enginering, Jakarta: Erlangga. [2].
Tiwana, Amrit. (2002). The Knowledge Management Toolkit : Orchestrating IT,Strategy and Knowledge Platform 2nd edition. Upper Saddle River: Prentice Hall. [3].
Fathansyah. (2004). Sistem Basis Data, Bandung: Informatika. [4].
MADCOMS. (2005). Aplikasi Manajemen Database Pendidikan Berbasis Web dengan PHP & Mysql, Yogyakarta: ANDI OFFSET. [5].
Prayitno, Dr. (1997). Pelayanan Bimbingan Dan Konseling: Buku III, Sekolah Menengah Umum, Jakarta:PT. Ikrar Mandiriabadi. [6].
Kusumadewi, S., 2003, Artificial Intelligence, Graha Ilmu : Yogyakarta. [7].
Guritno, I. (2011). Theory and Aplication of IT Research Metodologi Peneltian Teknologi Informasi, Yogyakarta: Andi Offset. [8].
Nonaka, Ikujiro, Hirotaka Takaeuchi. 1995. The Knowledge-Creating Company:How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. New York: Oxford University Press.
[9].
Kusrini, Sri Hartati, Retantyo Wardoyo, Agus Harjoko., (2009). Perbandingan metode nearest neighbor dan algoritma C4.5 untuk menganalisis pengunduran diri calon mahasiswa STMIK AMIKOM YOGYAKARTA, Yogyakarta: STIMIK AMIKOM Yogyakarta.
[10].
Sidik, B. (2012). Menggunakan Framework CodeIgniter 2.x untuk Memudahkan
Pengembangan Pemrograman Aplikasi WEB dengan PHP 5. Bandung : Informatika.
[11].Hoiri, M. Budi Santoso, P. (2015). Case base reasoning untuk menjaga mutu pelayanan purna jual otomotive. Malang: Universitas Brawijaya, Jurusan Teknik Industri.
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
PT.PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten kantor Distribusi mempunyai visi yaitu menjadikan perusahaan listrik negara sebagai perusahaan kelas dunia yang bertumbuh kembang unggul dan terpecaya dengan bertumpu pada potensi
- – insani. Potensi insani yaitu pembentukan skill yang baik dan membuat inovasi inovasi agar PT.PLN menjadi perusahaan yang unggul.DiPT.PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten khususnya di divisi IT selalu ada kebutuhan untuk mendapatkan pengetahuan, informasi, data yang handal, riset dan analisisnya, serta berorientasi ke depan agar dapat menjawab permasalahan yang ada. Sumber daya manusia yang dimiliki oleh PLN itu begitu bernilai,Sejak 1999 sampai sekarang karyawannya umumnya rangking 1 sampai 10 dari universitas terbaik, memiliki karyawan bergelar doktor sebanyak 20 orang dan 600 orang bergelar master [ 1 ]. Semua itu merupakan asset paling penting dikarenakan pembelajaran dan pengalaman karyawan IT yang dimiliki oleh PLN dan jangan sampai semua itu sia-sia keberadaannya terutama karyawan IT yang sudah berstatus pensiun. Betapa pentingnya karyawan ITknowledge yang mereka miliki diorganisasi baik itu knowledge yang dimiliki oleh karyawan IT ataupun perusahaan.
Masalah yang muncul dari knowledge yang ada didalam perusahaan adalah sebagian besar knowledge yang ada di dalam perusahaan sulit untuk disimpan oleh perusahaan secara umum yang masih berupa berupa hardcopy dan karyawan IT jarang sekali berkunjung ke perpustakaan PLN. Kendala dalam knowledgeyang dimiliki karyawan IT yaitu knowledge-knowledge tersebut sebagian masih bersifat individual (intelectual asset) dan bukan milik perusahaan seperti pengetahuan karyawan IT yang sudah ber status pensiun yang knowledge belum di dokumentasikan. Masalah lain yang pada umunya terjadi adalah banyak kendala yang
1 ditemui dalam proses pengidentifikasian knowledge yang ada dalam perusahaan seperti contohnya karyawan divisi IT tidak tahu apa yang terjadi diluar perusahaan dan karyawan divisi IT tidak mengerti apa yang dipikirkan oleh Manager
IT.Karyawan divisi IT mengalami kesulitan dalam pekerjaannya, hal ini menyebabkan penyelesaian dalam pekerjaan tidak sesuai dengan pencapaian target pekerjaan karyawan karena proses penyelesaian solusi pekerjaan mengacu berdasarkan SOP yang ada di perusahaan tidak semua karyawan divisi IT faham atau mengerti dengan penjelasan isi SOP yang sudah disediakan oleh perusahaan.
Dibutuhkan suatu sistem untuk memfasilitasi sharing dan pengeloaan SOP, modul, pengalaman karyawan dan tanya jawab antara karyawan ahli dengan karyawan lainnya pada divisi IT di PT.PLN (Persero).Knowledge Management
System merupakanlangkah-langkah sistematik dalam pengelolaan aset pengetahuan
(mengumpulkan, menyimpan dan mengunakan atau menyebarkan pengetahuan) dalam rangka meningkatkan kinerja perusahaan secara berkelanjutan [ 2 ]. Berdasarkan masalah yang telah dijabarkan, maka penulis akan membuat aplikasi berbasis web yang berjudul “PENGELOLAAN PENGETAHUAN DI DIVISI IT
PT.PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAWA BARAT DAN BANTEN KANTOR
DISTRIBUSI ”1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian di latar belakang masalah, maka rumusan sebuah masalah dalam penelitian ini adalah Bagaimana penerapansistem untuk knowledge
management system Berbasis web pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan
Banten kantor Distribusi.1. Karyawan Divisi IT sulit mengelola pengetahuan berupa membuat, menyimpan, dan menyebarkan pengetahuan.
2. Sulitnya mancari Solusi permasalahan dalam pekerjaannya yang sesuai dengan judul atau topik SOP.
1.3 Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun sistem informasi Pengelolaan Pengetahuan di divisi IT PT.PLN (Persero) DIstribusi Jawa Barat dan Banten Kantor Distribusi.
Sedangkan, untuk menanggapi latar belakang permasalahan yang ada, maka tujuan yang ingin dicapai dalam penyusunan tugas akhir ini adalah
1. Memudahkan pengelolaan pengetahuan yaitu membuat, menyimpan dan menyebarkan dokumen pengetahuan, pembaharuan SOP, dan inovasi karyawan divisi IT yang berupa proses penciptaan/penyempurnaan produk, metode atau proses dari pengetahuan yang tersedia ide atau gagasan yang dimiliki karyawan.
2. Mempermudah karyawan divisi IT untuk pencarian solusi permasalahan pekerjaan yang sesuai dengan judul atau topik SOP.
1.4 Batasan Masalah
Terdapat beberapa batasan masalah dari KMS ini adalah sebagai berikut:
1. Aplikasi yang dibangun berbasis Website menggunakan Intranet
2. Ruang lingkup hanya berfokus pada Divisi IT PT PLN 3.
Pemodelan yang digunakan adalah pemodelan struktural menggunakan DFD.
4. Perancangan knowledge management menggunakan acuan “The 10-Step Knowledge
Management Roadmap” oleh Amrit Tiwana, sampai menggunakan 1-7 Step.
5. Menggunakan analisis SWOTdigunakan sebagai dasar untuk merancang
strategi dan program kerja, Prosedur dalam tiap langkah disesuaikan oleh kebutuhanKnowledge Management System
6. Penambahanmodul materi IT berupapengalaman pengetahuan dan tanya jawab di ruang lingkup divisi IT di PT PLN.
7. Penerapan AI diterapkan pada pengambilan pengetahuan yang tersembunyi
pada manusia yang sangat detailmenggunakan Rule-Based Reasoning(RBR).
8. Metode yang digunakan dalam Knowledge Management System pada
karyawan di Divisi IT adalah Rule-Based Reasoningsebagai berikut : a.
Inisialisasi.
b.
Inferensi.
c.
Rules.
d.
Query.
e.
Pembaharuan status Rules / Premis.
f.
Evaluasi Rules.
1.5 Metodologi Penelitian
Metode pengumpulan data dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1.5.1 Metode Penelitian
Metodologi Penelitan berisi tahapan-tahapan yang dilakukan oleh penelitidalam proses iniadalah Artificial Intelligence (AI) yaitu menggunakan rase base reasoning (RBR)adalah sistem pakar yang menggunakan kaidah (rules) untuk merepresentasikan pengetahuan di dalam basis pengetahuannya dan transfer pengetahuan menggunakan model SECI, pengolahan data menggunakan dengan metode Artificial Intelligence (AI). Dengan alur pemikiran dibuat dengan tujuannyaagar agar penelitian dilakukan secara sistematis dan terencana sehingga tujuandari penelitian ini yaitu Untuk merancang dan menerapkan knowledge management system, menurut Tiwana (2002) ada sepuluh langkah stratejik yang bisa dilakukan oleh organisasi. Siklus transfer pengetahuan akan terus berputar dan berkembang dan menggunakan
“The 10-step knowledge management roadmap”Amrit Tiwana untuk pembangunan knowledge managemant system [ 3
].
Gambar 1.1 Metode PenelitianMetodepengumpulan data dilakukan untuk mendapatkan informasi mengenai
knowledge management yang sedang berjalan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa
Barat dan Banten,mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan dari sistem yang ada, dan untukmendapatkan gambaran secara global mengenai kondisi perusahaan saat ini.Adapun teknik dari pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan teknik observasi, wawancara dan studi literature,sebagai berikut :
1. Pengumpulan Data a.
Tahap Observasi
Observasi yang dilakukan dalam penelitian ini adalah observasi secara langsung yang mana peneliti bertindak sebagai
partisipan dengan menjadi bagian dari bagian divisi IT.
Dengan menjadi partisipan secara langsung maka peneliti dapat mengidentifikasi kelemahan dan kelebihan dari Knowledge
Management System divisi IT tersebut.
b.
Tahap Wawancara Pada tahapan ini peneliti melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak divisi IT yang terkait secara langsung dengan
Knowledge Management System divisi IT ini. Adapun data dan
informasi yang dikumpulkan meliputi keadaan infrastruktur saat ini dan posisi penggunaan knowledge yang ada dalam perusahaan.
c.
Tahap Studi Literatur Pada tahapan ini peneliti melakukan pengumpulan data melalui
paper, buku, jurnal, catatan-catatan yang berkaitan dengan knowledge management. Data merupakan data sekunder yang digunakan untuk
mendukung data-data yang diperoleh dari proses observasi dan wawacara.
d.
Identifikasi Masalah Pada tahap ini peneliti melakukan analisis tentang masalah yang terjadi di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten
Kantor Distribusi terutama dalam bidang divisi IT.
2. Analisis Infrastruktur
Pada langkah ini dilakukan analisis-analisis terhadap infrastruktur dan strategi bisnis perusahaan yang ada di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Kantor Distribusi. a.
Analisis Implementasi Infrastruktur yang berjalan baik dari segi jaringan, hardware, software dan pengguna.
b.
Menghubungkan Knowledge Management dan Strategi Perusahaan.
3. Penyelarasan KM dan Strategi Bisnis
Pada langkah ini, peneliti melakukan identifikasi dan analisis terhadap strategi bisnis yang ada pada bidang divisi IT di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Kantor Distribusi untuk diselaraskan dengan rancangan knowledge management yang diusulkan. Adapun tahapan- tahapannya yaitu : a.
Analisis SWOT Peneliti melakukan analisis SWOT untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang ada pada bagian divisi IT bila knowledge management system yang diusulkan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Kantor Distribusi.
Dengan mengetahui kekuatan dan kelemahan dari perusahaan, maka peneliti dapat mengusulkan suatu rancangan knowledge
management system yang optimal sesuai dengan kemampuan yang
sekolah miliki sehingga nantinya sistem yang diusulkan dapat memanfaatkan peluang yang ada dan meminimalisir ancaman yang muncul dari pihak asing ataupun dari pihak perusahaan itu sendiri.
4. Analisis KMS, desain dan pengembangan Berdasarkan analisis-analisis yang telah diperoleh dari tahapan sebelumnya,maka pada tahapan ini dilakukan analisis dan perancangan
knowledgemanagement system. Berdasarkan analisis-analisis yang telah
diperoleh dari tahapan sebelumnya, maka pada tahapan ini dilakukan analisis dan perancangan knowledge management system. Adapun langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut : a.
Desain infrastruktur Knowledge Management.
Pada tahap desain infrastruktur KM dilakukan pembangunan arsitektur KM dan integrasi model dibangun terhadap usulan infrastruktur yang dihasilkan dari analisis yang sudah dilakukan. dalam tahapan ini menjelaskan dua tahapan yaitu a.
Modul input data b.
Modul proses Knowledge Management System (KMS) c. Modul proses perhitungan pengalaman karaywan divisi IT d.
Modul analisa system pakar e. Modul output KMS dan pengelolaan pengalaman karyawan divisiIT.
Arsitektur Knowledge Management dan Pengelolaan Pengalaman Tindakan Terintegrasi dengan infrastruktur.Pada tahapan ini menjelaskan Knowledge SDM yang dimiliki bidang divisi IT perlu ditingkatkan, maka teknologi informasi sebagai pendukung dalam penerapan proses KM. Teknologi berbasiskan web dipilih untuk mempermudah karyawan bidang divisi IT mengelola pengetahuan dan karyawan yang bersetatus pensiun dapat menambah pengetahuan tidak hanya di jam kerja atau pada saat dinas saja tetapi bisa dilakukan di rumah dan dimana saja, hal ini dikarenakan karyawan divisi IT memiliki jam kerja yang berbeda-beda.
Penerapan KMS menggunakan teknologi berbasis web merupakan suatu pendekatan yang menyediakan akses berbagai informasi untuk menemukan, menciptakan, memperoleh dan menyebarkan knowledge pengalaman tindakan, dan SOP.
5. Audit dan analisis Knowledge
Pada tahap ini menjelaskan tentang pohon pengetahuan yang ada di PT PLN (Persero) Distribusi Jawabarat dan Banten Kantor Distribusi dan penerapan metode sistem pakar menggunakan RuleBase Reasoning
(RBR)untuk penentuan solusi dan algoritma Backward Chaining untuk pembobotan dan perhitungan Rules.
Runut balik atau Backward Chiningmerupakan strategi pencarian yang arahnya kebalikan dari runut maju. Proses pencarian dimulai dari tujuan, yaitu kesimpulan yang menjadi solusi permasalahan yang dihadapi. Mesin inferensi mencari kaidah-kaidah atau Rules dalam basis pengetahuan yang kesimpulannya merupakan solusi yang ingin dicapai, kemudian dari kaidah-kaidah atau Rules yang diperoleh, masing-masing kesimpulan dirunut balik jalur yang mengarah ke kesimpulan tersebut. Jika informasi- informasi atau nilai dari atribut-atribut yang mengarah ke kesimpulan tersebut sesuai dengan data yang diberikan maka kesimpulan tersebut merupakan solusi yang dicari, jika tidak sesuai maka kesimpulan tersebut bukan merupakan solusi yang dicari. Runut balik atau Backward Chining memulai proses pencarian dengan suatu tujuan sehingga strategi ini disebut juga goal-driven.
6. Desain Tim Knowledge Management.
Perancangan tim dilakukan untuk mengidentifikasi dan menyusun parakaryawan yang akan berperan aktif dalam knowledge management
systemyang akan dibangun. Hasil rancangan tim nantinya melibatkan
partisipasi darisemua karyawan di bidang divisi ITyang ada dalam perusahaan dan kewenangan setiapanggota tim dalam menggunakan sistemdibatasi sesuai dengan peran yangdidapat dalam tim.
7. Membuat Blueprint Knowledge Management System.
Setelah dilakukannya analisis terhadap kebutuhan sistem, desain infrastruktur, daftar anggota tim serta identifikasi aset knowledge, maka langkah terakhir yang dilakukan adalah membuat blueprint knowledge
management system yang disesuaikan dengan aturan Seven layer arsitektur knowledge management.
1.5.2 Analisis Prosedur Metodologi Penelitian 1.
Mengidentifikasi suatu permasalahan yang terjadi di PT PLN (Persero) Distribusi Jawab Barat dan Banten Kantor Distribusi yang berkaitan dengan bidang divisi IT.
2. Mengumpulkan data yang akan di analisis dan berwawancara dengan masing-masing bidang divisi ITterhadap suatu permasalahan karyawanyang terjadi di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Kantor Distribusi.
3. Menyimpulkan suatu permasalahan sesuai hasil wawancara dengan
Manager dan karyawan disivi IT bahwa sulitnya berbagi pengetahuan atar bidang dalam bidang divisi IT sehingga pengetahuan yang ada hanya dimiliki oleh bidang tertentu dan menjadi sangat terbatas dan tidak bersifat selamanya.
4. Perancangan sistem yang akan di bangun untuk menangani sulitnya berbagi pengetahuan dan pengetahuan yang ada masih bersifat sementara.
5. Pembangunan Knowledge Management System Pada Bidang divisi IT di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Kantor Distribusi.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tugas akhir ini disusun untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut.
BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang permasalahan, identifikasi masalah, maksud dan
tujuan penelitian, yang kemudian diikuti dengan perbatasan masalah, metodologi penelitian serta sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI Bab ini berisi profil, visi dan misi, tujuan dan struktur organisasi. Selain itu metodologi penelitian yang digunakan dalam penelitian dijelaskan pada bab ini. BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi tentang hasil identifikasi dan analisis terhadap infrastruktur
organisasi, penyelarasan strategi bisnis dengan knowledge management, SWOT
analysis, perancangan platform yang digunakan, identifikasi aset-aset knowledge
yang ada dalam organisasi, perancangan tim dan blueprint knowledge management system.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM Bab ini berisi tentang implementasi dari hasil analisis dan perangcangan yang
telah dibuat kedalam bentuk aplikasi pemograman, kemudian dilakukan pengujian terhadap aplikasi yang dibangun.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini menjelaskan tentang implementasi, perangkat pendukung yang
digunakan, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software),implementasi aplikasi, implementasi antar muka serta pengujian terhadap sistem.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Tinjauan Perusahaan
Tinjauan perusahaan berisi penjelasan yang memaparkan tentang visi dan misi serta struktur organisasi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten di Bandung
2.1.1 Visi dan Misi PT PLN
Berikut penjabaran dari visi dan misi PT PLN adalah: a.
Visi Menjadikan Perusahaan Listrik Negarasebagai Perusahaan Kelas Dunia yang Bertumbuh kembang, Unggul dan Terpercaya dengan bertumpu pada Potensi Insani.
b.
Misi
1. Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan dan pemegang saham
2. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat.
3. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi.
4. Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.
2.1.2 Struktur Organisasi PT PLN
Struktur organisasi merupakan kerangka yang menunjukan seluruh kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi, hubungan antar fungsi serta wewenang dan tanggung jawabnya. Struktur organisasi di PT PLN (Persero) dijelaskan pada Gambar 2.1 sebagai berikut :
14
Gambar 0.1Struktur Organisasi Divisi IT PT PLN
2.1.3 Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan adalah seperangkat fungsi dan tugas tanggung jawab yang dijabarkan ke dalam kegiatan pekerjaan.
1. Manager, Budaya pembelajar dan berbagi pengetahuan dibangun dan terus menerus dikomunikasikan kepada kepada seluruh Pegawai.
2. Manager, KM dilaksanakan secara memadai, efektif, menciptakan nilai tambah dan meningkatkan kinerja Perseroan.
3. Manager, Peningkatan kompetensi yang terkait dengan Knowledge Management dapat dilaksanakan.
4. Manager, Sistem pengukuran unjuk kerja KM dapat dilaksanakan.
5. Supervisor DataBase, Pengambilan keputusan strategis yang berdampak besar terhadap kelangsungan bisnis Perseroan dengan memberikan arahan, atas nama Direksi dalam penyusunan Rencana Strategis Knowledge Management 6. Supervisor DataBase, Validasi Knowledge Taxonomy dan Aset
Pengetahuan, dalam hal ini Komite Ahli bertindak sebagai Subject
Matter Expert PT PLN (Persero) 7.
Supervisor Jaringan dan Aplikasi, Perencanaan strategis
KnowledgeManagement 8.
Supervisor Jaringan dan Aplikasi, Pengembangan kebijakan
15
9. Supervisor Jaringan dan Aplikasi, Pengelolaan program
KnowledgeManagement 10.
Supervisor Jaringan dan Aplikasi, Audit KnowledgeManagement 2.2.
Landasan Teori
Landasan teori membahas mengenai materi atau teori apa saja yang digunakan sebagai acuan dalam membuat tugas akhir ini. Landasan teori yang diuraikan merupakan hasil studiliteratur, baik dari buku, maupun situs internet.
2.2.1. Pengertian Data, Informasi, dan Knowledge
Menurut Jogianto, sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata adalah suatu objek nyata, seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Sedangkan menurut Murdick, R.G, Suatu sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau prosedur prosedur/bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang.
2.2.2 Knowledge Management System (KMS)
Dalam satu dasawarsa terakhir pengelolaan pengetahuan (knowledge management), menjadi salah satu metode peningkatan produktifitas suatu sekolah, perusahaan atau instansi. Hal ini dapat dimengerti karena kompetisi tidak lagi mengandalkan sumber daya alam, tetapi berpindah kepada pemanfaatan sumber daya manusia secara optimal.
Pemanfaatan sumber daya manusia melalui potensi kreativitas dan inovasi, agar dapat meningkatkan produktivitas suatu instansi [ 1 ].
Berbagi pengetahuan (knowledge sharing) merupakan salah satu metode dalam knowledge management yang digunakan untuk memberikan kesempatan kepada anggota suatu sekolah, instansi atau perusahaan untuk
16 berbagi ilmu pengetahuan, teknik, pengalaman dan ide yang mereka miliki kepada anggota lainnya. Berbagi pengetahuan hanya dapat dilakukan bilamana setiap anggota memiliki kesempatan yang luas dalam menyampaikan pendapat, ide, kritikan, dan komentarnya kepada anggota lainnya Disinilah peran berbagi pengetahuan dikalangan karyawan menjadi amat penting untuk meningkatkan kemampuan karyawan agar mampu berpikir secara logika yang diharapkan akan mengahasilkan suatu bentuk inovasi. Jadi inovasi merupakan suatu proses dari ide melalui penelitian dan pengembangan akan menghasilkan prototipe yang bisa dikomersialkan. Sebenarnya menurut para ahli misalnya Carl Davidson dan Philip Voss mengatakan bahwa mengelola knowledge sebenarnya merupakan bagaimana sekolah mengelola staf mereka, sebenarnya bahwa knowledge management adalah bagaimana orang-orang dari berbagai tempat yang saling berbeda mulai saling bicara.
Wakil perusahaan dari Rover Group (Collin Jones) mengatakan bahwa sebagai bagian dari knowledge management strategy, Rovernet mengatakan bahwa intranet merupakan bagian yang sangat membantu mereka dalam mengaplikasikan learning dan share best practice mereka. Menurut David J.Skryme bahwa salah satu tantangan knowledge management adalah menjadikan manusia berbagai knowledge mereka. Untuk mengahadapi tantangan tersebut dia menyarankan tiga C yaitu: Culture, Co-opetition (menyatukan kerjasama dengan persaingan) dan Commitment.
Banyak perusahaan belum atau tidak mengetahui potensi knowledge (pengetahuan + pengalaman) tersembunyi yang dimiliki oleh karyawannya, mengapa demikian ?
Research Delphi Group menunjukkan bahwa knowledge dalam sekolah tersimpan dengan struktur adalah sbb: a.
42 % dipikiran (otak) karyawan b.
26 % dokumen kertas c. 20 % dokumen elektroni
17 d.
12 % knowledge based-electronics.
2.3 Karakteristik Knowledge Management System (KMS)
Oleh karena tidak ada konsensus mengenai apa sebenarnya KMS, jelas tidak ada kesepakatan mengenai karakteristik standar KMS. Untuk mengelola pengetahuan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan misalnya : 1.
Analisis dan identifikasi proses kerja/bisnis dalam organisasi 2. Pemahaman tentang proses pengetahuan di dalam proses kerja 3. Pemahaman nilai, konteks, dan dinamika pengetahuan dan informasi 4. Idenfikasi penciptaan, pemeliharaan dan pemanfaatan aset pengetahuan 5. Pemetaan aliran pengetahua 6. Manajemen perubahan 7. Pemanfaatan teknologi informasi untuk mendukung pemanfaatan pengetahuan
8. Pemahaman tentang komunitas kerja untuk memperoleh dukungan dan kerjasama
9. Manajemen kegiatan/proyek 10.
Stukturisasi dan arsitektur informasi.
11. Manajemen aliran dokumen dan informasi 12.
Pemahaman tentang prinsip-prinsip manajemen informasi. Agar potensi knowledge setiap karyawan dapat dimanfaatkan dan dikembangkan, tentu perusahaan memerlukan informasi secara lengkap mengenai asset berharga ini, sebagai sebuah langkah untuk mendeteksi adanya tacit knowledge ini
2.3.1Arsitektur Knowledge management System (KMS)
Menurut SECI Model [ 4 ], terjadi empat proses transfer pengetahuan, yaitu socialization, externalization, combination dan internalization.
Socialization(tacit ke tacit) adalah proses transfer informasi diantara orang-orang dengan cara conversation atau percakapan.Untuk mendukung proses aktivitas dan pengembangan suber daya manusia di suatu organisasi yang merupakan perwujudan dari model socialization,
18
externalization, combination, internalization (SECI), menurut Nonaka
dan Takeuci [ 4 ] digunakan perangkat teknologi informasi yang ada di organisasi melalui empat cara konversi, sebagaimana pada Gambar 2.2.
Gambar 2.2Penyebaran Empat Cara Konverdi Pengetahuan SECI
Proses selanjutnya adalah externalization, yaitu transfer dari tacit knowledge ke explicit knowledge. Misalnya, penulisan buku, jurnal, majalah dan lain-lain.
Combinationadalah transfer dari explicit knowledge ke explicit
knowledge. Misalnya, merangkum buku. Internalizationadalah transfer dari explicit knowledge ke tacit knowledge. Misalnya, guru mengajar didalam kelas.