Analisis Kebutuhan Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

54

4.1.1.2 Service Time

Sistem kas kecil yang ada pada saat ini di PT Suryaniaga Lokalestari masih merupakan sistem kas kecil yang semi komputerisasi. Maksudnya semi komputerisasi adalah proses penginputan dan pelaporan menggunakan excel biasa, tetapi sebagian besar proses pencatatan masih dilakukan secara manual. Proses yang dijalankan masihlah belum efisien dari segi waktu. Staff admin masih harus melakukan pemeriksaan secara berulang dan melakukan pencatatan pelaporan beberapa kali, serta untuk penyerahan pelaporan masih harus dilakukan secara manual.

4.1.1.3 Use Case Diagram Yang Sedang Berjalan

Use case diagram diagram use case adalah diagram yang menyajikan interaksi antara use case dan actor. Dimana actor dapat berupa orang, peralatan atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem yang sedang dibangun. Use case menggambarkan fungsionalitas sistem atau persyaratan – persyaratan yang harus dipenuhi sistem dari pandangan pemakai. Berilkut ini adalah gambar model Use Case Diagram sistem kas kecil yang sedang berjalan : 55 Gambar 4. 2 Use Case Sistem Kas Kecil yang sedang berjalan

4.1.1.4 Skenario Use Case Yang Sedang Berjalan

Skenario Use Case digunakan untuk memudahkan dalam menganalisa skenario yang akan kita gunakan pada fase-fase selanjutnya dengan melakukan penilaian terhadap skenario tersebut. Adapun tahapan dari skenario use case pada sistem kas kecil yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: Tabel 4. 1 Skenario use case proses peminjamanpemakaian kas sistem yang sedang berjalan Judul Proses peminjamanpemakaian kas No. Use case UC-CPETTYCASH-01 Deskripsi Use Case Aktor membuat permohonan untuk pengambilan dana dari kas kecil Aktor Staff admin, peminjam Trigger Peminjam menyerahkan bukti transaksi. Kondisi Awal Staff admin ada dan siap membuat permohonan pengambilan dana. Skenario Normal 56 Aksi- Aktor Reaksi Sistem 1. Peminjam datang untuk meminta meminjam dari kas kecil. 2. Peminjam menyerahkan bukti transaksi kepada staff admin. 3. Staff admin memeriksa kebenaran data yang bukti transaksi. 4. Staff admin memberikan dana sesuai dengan bukti transaksi. 5. Staff admin melakukan pencatatan data peminjamanpenggunaan kas kecil. Kondisi Akhir Skenario Normal: 1. Data peminjamanpenggunaan kas kecil dicatat dalam buku pelaporan, dan bukti transaksi disimpan. Tabel 4. 2 Skenario use case membuat pelaporan sistem yang sedang berjalan Judul Membuat pelaporan No. Use case UC-CPETTYCASH-02 Deskripsi Use Case Aktor membuat data pelaporan penggunaan kas kecil Aktor Staff admin, Bagian Keuangan, Kepala Divisi Trigger Transaksi penggunaan kas kecil selesai Kondisi Awal Data bukti transaksi tersedia. 57 Skenario Normal Aksi- Aktor Reaksi Sistem 1. Staff admin memeriksa data bukti transaksi. 2. Staff admin mencatat data transaksi dan data peminjamanpenggunaan kas kecil pada buku. 3. Staff admin mencatat data penggunaan kas kecil pada program excell. 4. Data transaksi tersimpan pada database excell. 5. Staff Admin menyerahkan data laporan pada manager workshop untuk ditandatangani. 6. Kepala Divisi menandatangani laporan dan menyerahkan pada bagian keuangan. 7. Bagian keuangan menerima laporan untuk diarsipkan. Kondisi Akhir Skenario Normal: Data peminjamanpenggunaan kas kecil dicatat dalam buku pelaporan tersimpan dalam pengarsipan. Tabel 4. 3 Skenario use case pengisian persediaan kas sistem yang sedang berjalan Judul Pengisian persediaan kas No. Use case UC-CPETTYCASH-03 Deskripsi Use Case Staff admin membuat permohonan untuk pengisian dana kas kecil Aktor Staff admin, bagian keuangan Trigger Dana kas kecil mencapai batas minimum. 58 Kondisi Awal Staff admin membuat permohonan pengisian persediaan dana kas kecil. Skenario Normal Aksi- Aktor Reaksi Sistem 1. Staff admin membuat form permohonan pengisian dana kas kecil dan menyediakan bukti-bukti transaksi yang telah dilakukan. 2. Staff admin menyerahkan bukti transaksi dan form permohonan kepada bagian keuangan. 3. Bagian keuangan melakukan pemeriksaan form dan bukti-bukti transaksi. 4. Bagian keuangan memberikan dana untuk pengisian dana kas kecil sesuai dengan data transaksi yang diterima. Kondisi Akhir Skenario Normal: Dana kas kecil kembali terisi.

4.1.1.5 Activity Diagram Yang Sedang Berjalan

Pada bagian ini akan digambarkan dokumentasi alur kerja pada sistem yang sedang berjalan yang bertujuan untuk melihat alur proses sistem yang sedang berjalan. 59 Gambar 4. 3 Proses peminjamanpemakaian kas sistem yang sedang berjalan Gambar 4. 4 Proses Membuat laporan sistem yang sedang berjalan 60 Gambar 4. 5 Proses pengisian persediaan kas sistem yang sedang berjalan

4.1.2 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

Dari hasil identifikasi yang telah dilakukan, sistem yang berjalan pada saat ini memiliki beberapa kelemahan yang berdampak kepada produktivitas perusahaan. Berikut ini adalah uraian permasalahannya dan sebuah rancangan pemecahan masalahnya. Dimana sistem informasi pengeluaran kas kecil akan dirancang sebagai solusi masalah yang akan diajukan : Tabel 4. 4 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan No Permasalahan Bagian Pemecahan 1 Sistem informasi pengeluaran kas kecil di PT. Suryaniaga Lokalestari masih dilakukan secara manual. Admin Bag. Keuangan Membuat sistem informasi pengeluaran kas kecil yang terkomputerisasi 61 2 Belum maksimalnya pengolahan dan pencatatan data pengeluaran kas kecil Admin Bag. Keuangan Membuat sistem informasi yang dapat mengolah dan menginput data pengeluaran kas dengan baik 3 Masih terdapat kesalahan perhitungan dalam sistem keuangan saat ini karena human error. Admin Bag. Keuangan Membuat sistem informasi pengeluaran kas kecil dengan perhitungan yang otomatis 4 Belum maksimalnya tahapan pembuatan laporan pengeluran kas kecil. Admin Bag. Keuangan Dengan adanya sistem informasi pengeluaran kas diharapkan bisa memaksimalkan pembuatan laporan pengeluaran kas yang baik

4.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah gambaran, perancangan dan pembuatan skema atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan mempunyai fungsi dan tujuan. Elemen-elemen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user. Dalam perancangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menambah kinerja sistem yang ada, baik secara keseluruhan maupun meningkatkan kinerja sistem yang telah ada. Pada tahap perancangan sistem ini akan dijelaskan mengenai perancangan sistem pada objek yang digunakan, perancangan arsitektur program yang akan dibuat, perancangan tampilan dan perancangan menu.

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem yang Diusulkan

Tujuan utama dari perancangan sistem adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada pemakai mengenai sistem informasi yang baru. Perancangan 62 sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan prosedur dan proses yang sedang berjalan untuk menghasilkan sesuatu yang baru atau memperbaharui sistem yang ada untuk meningkatkan kinerja sistem itu sendiri, agar dapat memenuhi hasil yang diinginkan. Rancangan sistem yang baru, akan diterapkan suatu kegiatan untuk menemukan dan mengembangkan metoda, prosedur dan proses suatu data agar tujuan dari suatu organisasi dapat tercapai. Adapun tujuan dari perancangan sistem ini adalah untuk menghasilkan suatu rancangan sistem yang memperbaharui sistem yang sudah ada untuk memaksimalkan proses pengeluaran kas kecil yang sedang berjalan pada PT Suryaniaga Lokalestari.

4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Gambaran umum tentang sistem yang diusulkan pada proses perancangan ini adalah suatu sistem yang digunakan untuk mengolah data transaksi pengeluaran kas kecil pada PT Suryaniaga Lokalestari dan menangani proses pelaporan dengan harapan mampu menangani permasalahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan, terkhusus pada optimalisasi waktu yang dibutuhkan dan membantu dalam proses pelaporan dan penyimpanan data transaksi pengeluaran kas kecil. Sistem ini diharapkan akan membantu efektifitas dan optimalisasi waktu serta menghindari adanya ketidaksesuaian data atau kemungkinan data miss pada kas kecil PT Suryaniaga Lokalestari. Sistem informasi ini diharapkan dapat membantu mengatasi masalah yang ada, dan dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat, dan akurat.