Hasil Penelitian T1 2162012016 BAB IV

63 BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Dalam bab ini diuraikan mengenai hasil dan pembahasan dari penelitian yang telah dilakukan di lapangan. Hasil dan pembahasan penelitian ini merupakan jawaban dari tujuan yang telah ditetapkan pada bab sebelumnya. Penelitian ini berkaitan dengan tata ruang kantor tata usaha untuk mencapai efisiensi kerja. Oleh karena itu, ruang yang dijadikan tempat observasi dan objek penelitian adalah ruang tata usaha yang merupakan bagian dari SMK Negeri 1 Salatiga.

4.1. Hasil Penelitian

4.1.1. Gambaran Umum SMK Negeri 1 Salatiga a. Identitas Sekolah 1. Nama Sekolah : SMK Negeri 1 Salatiga 2. Alamat :Jalan Nakula Sadewa I 3 Kembangarum, Kel. Dukuh, Kec. Sidomukti, Salatiga 3. Kota : Salatiga 4. Kode Pos : 50722 5. Provinsi : Jawa Tengah 6. Nomor TelponFax : 0298 323566 7. E-mail :smk1salatigayahoo.com 8. Website : www.smeansa.co.cc 9. Logo SMK N 1 Salatiga : 64 b. Sejarah Singkat SMK Negeri 1 Salatiga Pada tahun1967 belum ada Sekolah Menengah Kejuruan SMK Negeri di Salatiga. Pada tahun itu pula dibentuk panitia pendiri SMEA Negeri yang diketahui oleh Bapak Wali kota madya Salatiga Bp. Letkol S. Soegiman pada waktu itu dan didukung oleh bapak-bapak Muspida. Perolehan izin dari kepala kantor perwakilan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Jawa Tengah No. IDPE435D67, tanggal 17 Januari 1967, maka berdirilah SMEA yang berstatus persiapan di Salatiga. Atas dasar surat Bapak Kepala Kantor Perwakilan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Jawa Tengah tersebut, mengajukan permohonan ke Departemen Pendidikan dan Kebudayaan di Jakarta agar ditingkatkan status SMEA persiapan Negeri No. M30115 tanggal 25 Mei 1968, yang dilampiri rekomendasi dari IDPE Provinsi Jawa Tengah, dan akhirnya mendapatkan surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor: 191UUK-31969 tanggal 25 Mei 1968, yang merubah status persiapan menjadi Negeri. Perolehan surat keputusan Menteri tersebut merupakan awal dari sebuah perjuangan mendirikan pendidikan yang berkualitas. Hal ini disebabkan SMEA Negeri pada waktu itu belum memiliki gedung sekolah sendiri. Atas jasa dari Kepala SMEP Negeri Salatiga walaupun pada waktu itu SMEP Negeri juga masih menumpang di asrama SPG Negeri Salatiga disewakan SMEA Negeri ini sebanyak 4 lokal dan masuk pada siang hari, 65 pimpinan sekolah pada waktu itu ditunjuk Bapak Sri Sadana, B. A.Almarhum. Pada tahun 1973 SMEA Negeri atas perkenan Bapak Walikota madya Salatiga, yang pada saat itu dijabat oleh Bapak Letkol. S. Soegiman diberi izin untuk menempati gedung bekas sekolah Cina milik BAPERKI yang digunakan proses belajar mengajar. Mula-mula gedung yang hanya terdiri dari enam lokal di sebelah barat beserta aula yang sekarang digunakan untuk menyimpan barang inventaris meja kursi guru, awal mulanya aula tersebut di sekat-sekat 3 lokal untuk mencukupi ruang belajar dan sebagian untuk ruang guru ruang Tata Usaha TU. Setahun kemudian didirikan ruang belajar di sebelah timur oleh BP3 dibantu oleh Pemda setempat. Ruang-ruang belajar tersebut pernah di rehab dengan dana pelita pada tahun 1983 sehingga menjadi baik, dan dapat digunakan keterangan belajar. Selain ruang tersebut juga ruangan belajar di sebelah utara serta ruangan perpustakaan pernah di rehab dengan dana pelita tahun 1984. Beberapa tahun kemudian setelah jumlah kelas menjadi 15 lokal dengan diikuti perkembangan alat-alat teori maupun praktik siswa serta tempat sepeda, lapangan volley ball, rehab lapangan tennis dan pagar keliling. Tanah lapangan dan bangunan SMEA Negeri Jl. Jend. A. Yani 14 Salatiga pada saat ini masih dalam proses penyertifikatan. Gedung yang baru di lokasi Desa Kembangarum kurang lebih 15.000 m 2 tanahnya dan ruang teori ada 18 kelas biaya pembangunan dari ADB Asean Development Bank, menghabiskan dana sekitar 1,7 Milyar dan termasuk voced II Second 66 Vocational Education. Demikian pula perabot dan peralatan praktiknya dilengkapi juga dengan dana ADB sekitar 2 milyar. Sejak tanggal 1 Agustus 1992 SMEA Negeri Salatiga melaksanakan upacara yang dihadiri pula Bapak Kakanwil Depdikbud Provinsi Jateng beserta ibu dan para pejabat setempat. Pada saat boyongan kelas I dan II yang pindah ke lokasi baru, adapun kelas III tetap di Jl. A. Yani 14 Salatiga hingga akhir Maret 1993. Gedung baru memiliki alat teori dan alat praktik yang lengkap terdiri dari ruangan pertemuan dll. Pengembangan SMK 1 menjadi SMK Besar tahun pertama 2004-2005 menerima 10 kelas, terdiri dari Akuntansi 2 kelas, Tata Boga 2 Kelas, dan Tata kecantikan 1 kelas. Pada tahun kedua dan ketiga 2005-2006 dan 2006- 2007 penerimaan siswa baru sebanyak 12 kelas, masing-masing program keahlian 2 kelas, sehingga komposisi kelas saat ini, kelas III 10 kelas, kelas II 12 kelas dan kelas I 12 kelas, total kelas di SMK Negeri 1 Salatiga saat ini 34 kelas. c. Visi dan Misi Sekolah Visi Sekolah “Menghasilkan lulusan yang beriman, kompeten, dan kompetitif serta berwawasan lingkungan”. Misi Sekolah 1. Meningkatkan Keimanan dan Ketaqwaan peserta didik. 2. Mendidik peserta didik menjadi warga Negara yang bertanggungjawab dan berkarakter. 67 3. Mendidik peserta didik, mampu menerapkan hidup sehat, memiliki wawasan pengetahuan, lingkungan dan seni. 4. Mendidik dan melatih peserta didik memiliki ketrampilan sesuai kompetensi keahliannya. 5. Menumbuhkan jiwa dan semangat wirausaha. 6. Membekali peserta didik dengan ilmu pengetahuan dan ketrampilan sebagai bekal bagi yang berminat untuk melanjutkan pendidikan. d. Tujuan Sekolah 1. Tujuan Umum 1. Menghasilkan lulusan yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa. 2. Menghasilkan lulusan yang sehat, cerdas, kreatif, mandiri, bertanggungjawab serta peduli terhadap lingkungan. 3. Menghasilkan lulusan yeng memiliki pengetahuan, sebagai bekal untuk melanjutkan pada jenjang pendidikan yang lebih tinggi. 2. Tujuan Khusus 1. Menghasilkan lulusan yang siap mengisi lapangan kerja di dunia usaha, dunia industri sesuai dengan kompetensi keahliannya. 2. Menghasilkan lulusan yang mampu memilih karir, ulet, dan gigih dalam kompetisi, mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja dan siap mengembangkan sikap profesional pada kompetensi keahliannya. 68 KA. Komp. Keahlian busana butik Winarsih Komite Sekolah BKK Indrianto Prakerin PAR Istiningsih Adm Pembelajaran Suratman Peng. Kur Peng. Lab. NA Nugroho Prakerin BM Widyo Harsono Eval. Pembelajaran Suratman Perpustakaan Sri Kustiyah WEB IT Florens N, Staff Teknis Nining M. WAKA. KETENAGAAN M. SYAFI’I Staff Teknis Q Martini Erlin W.W. Staf Sosial Nunuk B Farida WAKA. KESISWAAN MARTANA WAKA SARPRAS SURIPAN Sekretaris Sri Susana Ektrakuliler Idah Wahyuti Beasiswa Titik Ruwaidah Organisasi Indrianto Prestasi Ismawati SS Tata Upacara Awaludin Koordinator BPBK Taskiyah Keimanan dan Ketakwaan Untoro KA. KOMP. KEAHLIAN AKUNTANSI Sri Makmuri TKM KA. KOM KEAHLIAN ADM PERKANT. Lina A KA. KOMP. KEAHLIAN PEMASARAN Gendi Dwijanti KA. KOMP. KEAHLIAN JASA BOGA Siti Manzuzatun KOOR. MAPEL NON KEJURUAN Tedjo Sukmono, S. Pd KA. KOMP. kecantikam Siti Manzuzatun GURU DAN KARYAWAN 3. Menghasilkan lulusan yang memiliki jiwa dan semangat wira usaha. e. Struktur Organisasi SMK N 1 Salatiga Gb. 4.1 Struktur Organisasi SMK N 1 Salatiga Periode 2015-2019 Kepala Sekolah Haris Wahyudi Institusi Pasangan WAKA KURIKULUM VICTOR HARUMAN WAKA HUMASHUBIN DRS. NiAM ABADI WAKA MANAJ MUTU AMAR MA’RUF 69 Keterangan: Kepala Sekolah : Haris Wahyudi, S. Pd, M. Pd Koord. Tata Usaha : Dra. Budiati Waka Manajemen Mutu : Amar Ma’ruf, M. Pd 1. Staff Teknis :Nining Marianingsih, S. Pd Waka Kurikulum : Victor Haruman, S. P 1. Peng.Kur. Peng.Lab.NA:Nugroho D.S., M. Pd 2. Admin. Pembelajaran : Wiwik E.N., S. Pd 3. Perpustakaan : Dra. Hj. Sri Kustiyah Staff : Sutrisno. A. Md 4. Evaluasi Pembelajaran : Suratman, S. Pd Waka Humas Hubind : Drs. Niam Abadi 1. Prakerin BM : Widyo Harsono, S.P 2. Prakerin PAR : Istiningsih, S. Pd 3. BKK : Drs. Indrianto N 4. WEB IT : Florens N., S. Pd Waka Ketenagaan : M. Syafi’i, S. Ag, S. H., M. KN., M. Pd.I 1. Staff teknis : a. Q. Martini, S. Pd : b. Erlin W. W., S. Pd 2. Staff Sosial : a. Dra. Nunuk Biasati :b. Farida, S. Pd.Ing Waka Kesiswaan : Martana, S. Pd 1. Sekretaris : Sri Susana, S. Pd 70 2. Tata Upacara : Awaludin, S. Si 3. Keimanan dan ketakwaan : Drs. Untoro, M. Pd 4. Prestasi : Ismawati SS, S. Pd 5. Koordinator BP BK : Taskiyah, S. Pd 6. Ekstrakulikuler : Lilis Julianti, M. Pd 7. Beasiswa : Dra.Titik Ruwaidah 8. Organisasi : Indrianto Nugroho, S. Pd Waka Sarpras : Suripan, S. Pd KA. Komp. Keahlian Adm. Perkantoran: Dra. Lina Andraswati KA. Komp. Keahlian Akuntansi : Sri Makmuri Titi K. M., S. Pd KA. Komp. Keahlian Pemasaran : Gendi Dwijanti, S. Pd KA. Komp. Keahlian Busana Butik: Winarsih, S. Pd KA. Komp. Keahlian Jasa Boga : Siti Manzuzatun, S. Pd., M.Pai KA. Komp. Kecantikan Rambut : Yustina Denik R., S. Pd f. Kebijakan MutuBudaya Mutu SMK Negeri 1 Salatiga bertekat akan memberikan layanan berupa jasa pendidikan dan latihan yang berfokus pada kebutuhan akan persyaratan pelanggan stakeholder. Oleh karena itu SMK Negeri 1 Salatiga akan berusaha selalu meningkatkan mutu layanannya dengan menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang selalu berusaha melakukan perbaikan secara berkelanjutan Continual Improvement. Dengan demikian sebagai konsekuensinya maka setiap sumber daya manusia di SMK Negeri 1 Salatiga harus bertanggung jawab terhadap pelaksanaan dan penyempurnaan mutu 71 layanan produk jasa pendidikan d an latihan agar dapat memenuhi kepuasan pelanggan. Dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari, SMK Negeri 1 Salatiga menerapkan budaya mutu dengan semboyan “DINAMIS”, yang berarti bahwa: DDedikasi : Mempunyai komitmen terhadap budaya mutu yang diterapkan sekolah serta memiliki rasa percaya dan kesanggupan yang tinggi dalam menyelesaikan tugasnya sebagai agen perubahan dalam dunia pendidikan. I Integritas : Mempunyai keutuhan moral yang tinggi, dengan mengutamakan kejujuran untuk mencapai tujuan. N Normatif : Memiliki perilaku yang didasarkan atas nilai-nilai agama, budaya dan norma-norma susila yang berlaku di lingkungan sekolah maupun di masyarakat. A Asah, Asih, Asuh:Mampu memberikan pelayanan jasa pendidikan dan latihan yang didasari dengan sikap kasih sayang yang tulus demi keberhasilan siswa. MMandiri :Mampu memberikan pelayanan jasa pendidikan dan untuk dapat menyelesaikan pekerjaannya sendiri tetapi tetap selalu dapat bekerja sama dengan orang lain. I Inovatif : Memiliki daya cipta, rasa dan karsa yang tinggi dengan berani melakukan pembaharuan dan perbaikan dalam bidang pendidikan dan pengajaran. 72 S Semangat: Mempunyai semangat pantang menyerah dalam menghadapi berbagai macam persoalan dan berusaha mencari solusi yang terbaik. Dengan menerapkan budaya mutu “DINAMIS,mencerminkan semangat seluruh warga SMK Negeri 1 Salatiga untuk selalu berubah kearah yang lebih baik dalam upaya membentuk siswa dan tamatan yang tangguh dan kompeten. 4.1.2. Deskripsi Permasalahan Penelitian 4.1.2.1. Penataan Ruang Kantor Ruang tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga berada di sebelah kiri dekat pintu masuk utama gedung sekolah. Sebelum memasuki tata usaha di sebelah kanan terdapat bagian resepsionis yang melayani baik internal yaitu warga sekolah, maupun dari eksternal yaitu stakeholder yang memiliki hubungan dengan SMK Negeri 1 Salatiga. Sedangkan ruang guru berada di lantai dua atau tepat di atas ruang tata usaha sekolah. Ruang tata usaha di SMK memiliki organisasi di dalamnya dengan kepala sekolah sebagai pimpinan utama. Organisasi ini ada karena ada tujuan yang ingin dicapai. Semua staff tata usaha melaksanakan peranannya di dalam suatu ruangan yang telah ditetapkan oleh sekolah. Setiap bagian atau unit saling berhubungan dan menjadi satu kesatuan dalam menjalankan pekerjaan kantor guna capai tujuan sekolah. 73 Adapun gambar denah ruang tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga adalah sebegai berikut: Gambar 4.2. Denah ruang tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga a. Bentuk ruang kantor Adapun bentuk ruang tata usaha di SMK N 1 Salatiga ini terdiri dari satu ruang yang luas yang ditempati oleh beberapa staff tata usaha dan pimpinan atau koordinator tata usaha serta semua barang-barang yang diperlukan dalam bekerja. Ruangan tata usaha ini berukuran 9 m x 12 m. Tepat di depan pintu masuk terdapat meja agendaris berbentuk almari kecil berisi arsip, tepat dibagian atas meja tersebut terdapat printer dan toples berisi kabel-kabel. Di depan meja tersebut terdapat sebuah filling cabinet yang letakkan dekat dengan tembok. Di sebelah Skala 1:90 74 kanan meja arsip menerima tamu adalah meja kerja agendaris yang melayani kegiatan administrasi kantor kaitannya dengan surat menyurat. Disebelah meja kerja agendaris adalah meja kerja bagian keamanan biasanya meja digunakan untuk tempat duduk ketika sedang rapat. Di sebelah kanan pintu masuk terdapat beberapa meja yang disusun berdasar fungsinya. Meja paling ujung ialah meja untuk membuat minuman bagi staff dan guru di SMK Negeri 1 Salatiga. Di samping meja untuk meletakkan minuman, terdapat meja meletakkan dispenser atau minum air putih yang disediakan bagi staff tata usaha di sebelah meja dispenser terdapat satu buah meja telepon yang di atasnya terdapat pesawat telepon dan buku telepon. Bagian dinding di atas meja telepon terdapat tempat untuk menggantungkan kunci dari berbagai pintu di lingkup sekolah, tempat ini terbuat dari kayu beserta kaca untuk menutupnya. Di sebelah meja telepon terdapat empat almari arsip berbentuk dua pintu berisi data kepegawaian dan kesiswaan yang dijadikan satu almari. Sebelah almari arsip ini tepat di ujung pojok kanan depan adalah pintu alternatif dari samping yang digunakan dalam mobilisasi staff tata usaha dalam menjalankan pekerjaannya. Tepat di depan empat almari arsip ini terdapat pula dua buah almari arsip yang saling membelakangi. Almari arsip ini tepat berada di samping kanan dan kiri ketika staff maupun orang melintasi pintu alternatif samping itu. 75 Di balik dua almari terdapat dua meja staff bagian keuangan yaitu bagian bendahara komite sekolah dan staff bagian pemungut iuran komite sekolah. Meja yang disusun tanpa adanya jarak. Meja dilengkapi dengan kursi yang letaknya tidak ada jarang juga dengan meja staff dibelakangnya. Tepat dibelakang meja staff bagian bendahara komite sekolah ialah meja kerja bendahara gaji dan BOS. Kemudian dibelakangnya meja bendahara gaji dan BOS ialah meja untuk meletakkan mesin ketik manual disertai dengan kursinya. Tepat di sebelah kiri dari meja kerja staff pemungut iuran komite sekolah terdapat meja kecil dan loket pembayaran iuran komite dari para siswa di SMK Negeri 1 Salatiga. Loket ini terbuat jendela kaca yang diberi rongga atau lubang untuk memberikan iuran kepada staff. Di samping loket terdapat dua buah almari arsip dan tiga buah filling cabinet yang digunakan untuk menyimpan arsip yang masih diperlukan. Paling ujung pojok belaknag terdapat pintu alternatif yang jarang sekali digunakan sebagai akses mobilisasi staff. Staff tata usaha ditempatkan sejajar dan menghadap ke arah yang sama. staff bagian kesiswaan dan kepegawaian berada di belakang meja kerja agendaris. Jarak kursi agendaris dengan meja staff bagian kepegawaian dan kesiswaan terlalu rapat dan tidak ada jarak, jadi berhimpitan, begitu pula jarak meja staff bagian kesiswaan dan kepegawaian dengan meja staff di belakangnya yang menangani urusan kesiswaan yang merangkap dengan urusan Proses Belajar Mengajar, 76 Dapat Pokok Pendidikan dan Sistem Informasi Manajemen. Kemudian, di samping kanan dari pegawai ini terdapat dua almari arsip, satu meja tempat arsip dan buku-buku, satu almari arsip dan meja komputer disertai mesin penghancur kertas yang diletakkan berdekatan. Adapun di sepanjang jalan terdapat dokumen, arsip dna kursi yang memenuhi jalan yang digunakan staff dalam berpindah. Di belakang mesin penghancur kertas terdapat sebuah ruangan yang disekat menggunakan kaca dan kayu tanpa adanya sebuah penutup. Ruangan tersebut berisi beberapa almari, meja komputer dan komputer, sebuah kursi dan beberapa benda lainnya seperti tinta yang diletakkan pada kaca, stand microphone, kardus diletakkan di atas almari, beberapa owdner, dan lain sebagainya. Ruang ini digunakan untuk menyimpan data pokok pendidikan sekolah. Disamping kiri dari ruang ini terdapat sebuah kardus yang diletakkan dilantai berisi beberapa kertas yang tidak terpakai. Disamping kardus terdapat dua meja staff bagian sarana dan prasarana dan koordinator tata usaha yang diletakkan paing belakang. Di belakangnya terdapat empat filling cabinet dan dua almari arsip berukuran cukup besar yang ditutupi dengan cordyn dengan motif sama cordyn jendela ruang tata usaha. Di dinding ruangan ini terdapat beberapa papan yang digantungkan pada tembok. Adapun papan yang dimaksud ialah sebuah papan mekanisme pengadaan barang, sebuah papan mekanisme kerja ka subag tata usaha, sebuah papan mekanisme kerja pengelolaan sekolah, 77 sebuah papan program kerja tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga yang sudah tidak berlaku karena menunjukkan periode lama, sebuah papan daftar guru SMK Negeri 1 Salatiga, sebuah papan data staff tata usaha, sepasang foto presiden dan wakil presiden Republik Indonesia, sebuah papan mekanisme persuratan, dan sebuah papan struktur organisasi SMK Negeri 1 Salatiga. Selain itu, terdapat enam buah lampu dan satu buah lampu mati. Ruangan juga dilengkapi satu buah televisi, satu buah CCTV dan satu buah kipas angin. b. Sistem dan prosedur Tata usaha di SMK N 1 Salatiga memiliki sebuah sistem yang mengatur berbagai unit-unit yang ada dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Hal ini ditunjukkan dalam menyelesaikan pekerjaan melalui tahapan-tahapan yang sudah ditentukan. Sebagai contoh adalah prosedur dalam membuat surat dan menyimpan surat yang berkaitan dengan kegiatan pelayanan di tata usaha. Contoh lainnya ialah prosedur dalam pengadaan barang-barang yang diperlukan bagi tata usaha, prosedur surat masuk dan surat keluar dan masih banyak prosedur lainnya. c. Kondisi umum ruang tata usaha Kondisi ruang tata usaha secara umum ditunjukkan beberapa barang, arsip, dan dokumen yang berserakan. Selain itu, terdapat beberapa tumpukan kardus dan kursi kosong yang ada disekitar lorong untuk jalan staff. Hal ini menjadikan staff tata usaha harus menghindar 78 dan menyingkirkan barang tersebut ketika berjalan melewati rintangan. Bukan hanya peletakan barang yang tidak sesuai dengan letaknya namun dalam perpindahan dalam berjalan pun terganggu karena sempitnya penempatan meja dan kursi sehingga hampir tidak ada jarak antara staff yang satu dengan staff yang lain. d. Ruang khusus di dalam ruang tata usaha Selain itu, terdapat suatu ruangan khusus yang diletakkan dalam ruang tata usaha ini. Ruangan yang dimaksud adalah ruang Data Pokok Pendidikan Menengah Dapodikmen. Adapun ruang Dapodikmen merupakan tempat untuk mengatur sistem informasi manajemen dari pendidikan yang ada di sekolah. Letak dari ruang ini berada di dalam ruangan tata usaha SMK, tepatnya berada di pojok ruangan. Kondisi dari ruangan tersebut terdapat beberapa komputer dan, meja komputer, dua almari, owdner diletakkan diatas almari secara berserakan, kardus- kardus kosong yang tidak terpakai di atas almari, alat penyangga microphone, beberapa tinta printer yang diletakkan pada sekat kaca. e. Akses ruang kantor Staff tata usaha dan koordinator memanfaatkan akses keluar masuk menggunakan 3 pintu, yaitu 1 pintu utama dan 2 pintu alternatif dari samping depan dan samping belakang. Namun hanya 2 pintu saja yang sering digunakan dalam jalur akses keluar masuk staff staff tata usaha yaitu pintu utama dan pintu samping depan. Pintu utama atau pintu yang berada di depan merupakan akses keluar masuk dari staff 79 tata usaha, guru-guru dan tamu atau stake holder, siswa-siswi yang memiliki kepentingan tertentu serta pihak-pihak sekolah lainnya. Penyusunan ruangan yang ada di sekolah dapat dirubah jika sewaktu- waktu diadakan perubahan susunan penempatan staff tata usaha, peralatan dan perabot kantor yang digunakan untuk menyelesaikan tugas dan pekerjaan. 4.1.2.2. Penempatan staff tata usaha Pengaturan tata ruang bukan hanya pada penataan barang-barang yang diatur sedemikian rupa untuk memudahkan penjangkauan, namun juga memperhatikan penempatan staff tata usaha. Adapun penggambaran pengaturan tempat kerja staff tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga sebagai berikut: a. Penempatan meja kursi staff Pengaturan meja dan kursi staff tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga menghadap ke arah yang sama. Penataan tempat meja kerja dimulai dari bagian depan adalah bagian pelayanan umum atau agendaris bersama satpam, di sebelah kanan agendaris adalah bagian keuangan atau bendahara baik komite, gaji maupun BOS. Di belakang agendaris adalah bagian kepegawaian, inventaris dan dapodik. Paling belakang adalah koordinator tata usaha dan bagian sarana prasarana. Masing- masing bagian memiliki tugas dan fungsi yang berbeda satu dengan yang lain sehingga untuk memudahkan dalam koordinasi kerja maka 80 penempatan meja kerja staff dikelompokkan sesuai jenis pekerjaan yang serumpun. Adapun tugas pokok dan fungsi dari masing-masing staff tata usaha seperti bagian bendahara komite sekolah, bendahara gaji dan BOS, pemungut iuran komite, urusan kepegawaian SDM, urusan kepegawaianProses Belajar Mengajar Sistem Informasi Manajemen Data Pokok Pendidikan, urusan perlengkapan inventaris barang, urusan agendaris, teknisi listrik,air,telepon, penggandaaan, transportasi, urusan PLH7K, keamanansatpam, gudang, sarana prasarana dan perpustakaan dan penjaga malamsiang. Berbagai pembagian tugas pokok dan fungsi dari masing-masing staff akan berkaitan satu dengan yang lainnya. Adanya pembagian tugas pokok dan fungsi ini akan menyebabkan penempatan kerja staff yang berbeda. Penempatan meja kerja untuk staff tata usaha maupun koordinator tata usaha ditempatkan pada satu ruangan tanpa ada bilik-bilik pada meja kerja staff. Jarak antar meja staff tata usaha terlalu rapat bahkan hampir tidak ada jarak antara meja staff yang satu dnegan staff yang lain. Perpindahan gerak staff tata usaha dilakukan dengan menyingkirkan dahulu kursi maupun barang lain yang merintangi seperti meja staff lain, kursi yang ada di lorong untuk jalan, dan berbagai dokumen yang ada di lantai. b. Meja kursi untuk penerima telepon 81 Adapun bagian paling depan pada ruang tata usaha terdapat meja telepon dan meja khusus meletakkan teko untuk membuat minuman staff. Letak telepon dengan staff tata usaha cukup jauh karena staff tata usaha harus berpindah dan menggeser kursi menuju telepon. Penerima telepon ini harus menghentikan pekerjaan yang sedang dikerjakannnya. Setelah menerima informasi telepon maka ia harus menyampaikan informasi yang diterimanya kepada pihak yang dituju agar segera diproses maupun dilaksanakan. Hal ini menunjukkan bahwa adanya tugas ganda yang harus dilakukan oleh beberapa staff yang menerima telepon ketika menyelesaikan pekerjaannya. c. Perpindahan gerak staff tata usaha Luas lantai yang tersedia untuk jumlah staff tata usaha dan berbagai perabot serta peralatan lainnya menjadikan lorong untuk jalan menjadi sempit. Para staff tata usaha akan bergantian dalam melewati lorong ketika berpapasan dengan staff lain. Selain itu, rintangan bagi staff yang hendak berpindah dalam menyelesaikan pekerjaan terhalang oleh beberapa peralatan dan perabot seperti meja dan kursi kosong ditempati oleh beberapa dokumen dan barang lain. Hal ini akan menyenggol barang-barang yang ada di kursi maupun di meja. 4.1.2.3. Pengaturan Peralatan dan Perabot Kantor Peralatan dan perabotan merupakan fasilitas yang digunakan untuk membantu proses penyelesaian tugas dan masing-masing pekerjaan staff tata usaha. Penataan peralatan dan perabotan yang ada di ruang tata 82 usaha dilakukan berdasarkan pertimbangan kedekatan staff dengan peralatan yang dipakai seperti bagian depan perabot digunakan oleh agendaris, bagian belakang staff yang menangani BOS, bagian samping untuk staff yang menangani keuangan dan paling belakang perabot yang digunakan oleh koordinator tata usaha. a. Penempatan peralatan dan perabot Luas lantai yang ada digunakan dalam penempatan perabot- perabot yang ada seperti meja, kursi, meja telepon, almari arsip, filling cabinet maupun peralatan seperti mesin ketik manual, mesin penghancur kertas, printer dan lain-lain dalam satu ruangan. Khususnya peletakkan perabot kantor seperti almari arsip kepegawaian dan kesiswaan yang diletakkan dibagian paling depan sehingga membuat cahaya dari luar terhalang karena adanya almari besar. b. Jarak antar perabot kantor Selain penempatan perabot-perabot kantor di ruang tata usaha, hal lain yang mengganggu ialah jarak meja staff terlalu rapat, jarak kursi staff dengan meja staff lain sangat dekat, jarak antar almari arsip berhimpitan dan tidak beraturan, adanya ruang khusus penyimpan arsip penting mengenai data pokok pendidikan yang berdekatan dengan perabot yang lain. Pengaturan tanpa adanya jarak antar perabotan seperti meja dan kursi staff yang satu dengan staff yang lainnya akan mengganggu dalam hal perpindahan staff yang hendak keluar masuk 83 dari meja dan kursinya menuju tempat lain dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaannya. c. Peralatan yang sering digunakan Penataan lainnya ialah penataan peralatan yang digunakan seperti printer yang diletakkan di bagian depan. Sedangkan setiap staff tidak semua memiliki printer dan hanya beberapa saja yang digunakan. Beberapa staff tata usaha merasakan sedikit terhambat pekerjaan karena dalam penjangkauan printer yang terlalu jauh tata letaknya dengan tempat duduk, sedangkan ada juga staff lain yang hendak menggunakan printer tersebut. Oleh karena itu, printer digunakan oleh dua pekerjaan bahkan lebih dalam waktu bersamaan. Hal ini mengakibatkan antrian penggunaan printer antar staff tata usaha bahkan terkadang staff yang sudah memiliki printer tetap menggunakan printer staff lainnya. d. Jangkauan peralatan dan perabot Penataan peralatan dan perabotan di ruang tata usaha dalam proses pengambilannya harus melewati beberapa barang yang merintangi seperti barang-barang di lantai seperti buku, kertas dan barang lainnya. Pengambilan peralatan maupun barang yang diperlukan membutuhkan waktu untuk mengambilnya, bahkan tidak langsung didapatkan melainkan bisa juga barang hilang maupun bertumpuk dengan dokumen lainnya.Bahkan terkadang antar staff saling meminta tolong untuk mengambilkan barang yang diperlukan dimana barang tersebut letaknya dekat staff lain. Selain itu, pengaturan listrik melalui 84 kabel stop kontak tata letaknya cukup jauh sehingga kesulitan untuk mengalirkan listrik yang dibutuhkan dalam rangka menyelesaikan pekerjaan kantor. Disisi lain masing-masing staff diperlengkapi dengan sebuah meja yang terdapat laci untuk menyimpan barang-barang pribadi, arsip maupun barang lainnya yang sering digunakan. Penyimpanan barang pun dapat disimpan di laci maupun di atas meja, namun barang yang dapat disimpan akan terbatas jumlahnya. Keterbatasan ini mengakibatkan staff menyimpan arsip yang penting dalam jumlah cukup banyak pada alamari arsip atau filling cabinet untuk menyimpan. e. Jenis peralatan dan perabot kantor Adapun peralatan dan perabot kantor yang digunakan dalam menyelesaikan pekerjaan adalah sebagai berikut: Tabel 4.1. Peralatan dan Perabot Kantor Tata Usaha SMK N 1 Salatiga No Jenis Barang Jumlah Kondisi barang 1 Almari dorong filling cabinet 2 buah Baik 2 PVC Cut Cutter 1 buah Baik 3 Meja staff 13 buah Baik 4 Laminator 1 buah Baik 5 Komputer 3 buah Baik 6 Printer 3 buah Baik 7 Digital microphone 1 buah Baik 8 Monet detector 1 buah Baik 85 9 Airphone 2 buah Baik 10 Filling cabinet 8 buah Kurang baik 11 Almari arsip 2 pintu 1 set Kurang baik 12 Kursi guru kursi pipa Baik 13 Alat penghancur kertas 1 buah Baik 14 Telephone 1 buah Baik 15 Mesin faximile 1 buah Rusak 16 Mesin tik manual 1 buah Baik 17 Laptop 8 buah Baik Peralatan dan perabot kantor yang lama masih digunakan dan disimpan dalam ruang tata usaha. Penambahan jumlah peralatan dan perabot kantor dalam setiap tahunnya mengakibatkan barang tetap dimasukkan ke dalam ruang tata usaha yang kemudian ditempatkan pada lokasi yang dirasa cukup untuk peletakkan perabot tersebut. Pemakaian yang terus menerus maupun lamanya waktu pemakaian barang menyebabkan kerusakan pada barang. Hal ini juga terjadi pada kantor tata usaha SMKN Negeri 1 Salatiga. Kerusakan yang banyak terjadi adalah pada meja dan kursi yang dipakai para staff. Lamanya pemakaian perabot kantor menjadikan sebagian komponen yang hilang seperti kurang lengkapnya komponen kursi berupa sandaran yang rusak, meja laci yang tidak dapat terkunci dan lain sebagainya. 86 f. Peralatan dan perabot yang belum ada Peralatan dan perabotan yang digunakan di tata usaha SMK N 1 Salatiga masih ada yang dibutuhkan seperti mesin fotokopi yang belum ada, kursi dan meja khusus tamu atau stakeholder tata usaha yang berkunjung untuk kepentingan tertentu, printer, Air Conditioner untuk memperlancar sirkulasi udara dan menghindari asap rokok yang ada di ruang tata usaha dan laptop karena tidak semua staff memiliki laptop. Selain itu, masih kurangnya perabot kantor seperti almari arsip karena saat ini almari arsip digabungkan untuk menyimpan dokumen kesiswaan dan arsip kepegawaian. Kekurangan almari penyimpanan ini menimbulkan dokumen-dokumen lain tersebar dan berserakan dimana- mana seperti diatas almari, lantai, meja kerja dan lain-lain. Perawatan peralatan kantor cukup mendapat perhatian staff tata usaha karena sudah menjadi tanggungjawab masing-masing staff tata usaha. Perawatan yang dilakukan tidak begitu rumit yaitu membersihkan setiap meja, laci dan kursi yang digunakan, maupun perabot yang lain seperti almari dan filling cabinet. Kegiatan membersihkan ini secara serempak dilaksanakan setiap minggunya pada hari jumat. Jumat bersih merupakan kegiatan wajib semua warga sekolah untuk membersihkan lingkungan sekitarnya. Adapun peralatan yang sering rusak adalah printer dan laptop. Namun hal ini tidak menjadi kendala karena pihak sekolah memiliki tempat yang menjadi langganan dalam memperbaiki peralatan yang seringkali rusak. 87 4.1.2.4. Lingkungan Fisik Penataan ruang kerja kantor tidak jauh dari lingkungan fisik yang ada di sekitarnya. Beberapa hal yang dapat ditinjau dari segi lingkungan di sekitar kantor ialah pengaturan udara, cahaya, warna dinding ruangan, dan suara. Adapun kondisi lingkungan yang ada pada penataan ruang kantor tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga digambarkan sebagai berikut; a. Pengaturan Udara Pengaturan udara di dalam ruangan tata usaha berasal dari udara terbuka atau dengan kata lain langsung dari alam. Sirkulasi udara ruangan melalui ventilasi maupun dua pintu yang sering dibuka untuk akses keluar masuk staff dan tamu. Pengaturan udara terbuka atas pertimbangan di kota Salatiga memiliki udara yang sejuk karena termasuk daerah dekat pegunungan sehingga tidak menggunakan AC di dalam ruangan. Sebenarnya tata usaha sudah memiliki kipas angin dalam membantu sirkulasi udara yang ada, namun berhubung kondisi kipas angin tersebut rusak dan belum diperbaiki jadi tidak digunakan lagi. Akibat dari pengaturan udara seperti ini udara baik yang berasal dari ventilasi maupun dari dua pintu yang dibuka selama jam kerja menimbulkan udara yang keluar masuk terlalu banyak. Sirkulasi udara menyebabkan angin yang masuk cukup kencang dan menerbangkan kertas-kertas yang ada di atas meja staff tata usaha. Selain itu, banyaknya angin yang masuk menyebabkan dokumen-dokumen penting 88 menjadi hilang dan berpindah tempat bahkan debu yang terbawa oleh angin masuk dan mengakibatkan ruangan cepat kotor. Pengaturan udara secara alami akan membuat staff tata usaha tidak memperhatikan udara yang ada di dalam ruangan. Hal ini ditunjukkan dengan adanya staff tata usaha yang merokok dan menyebabkan asap rokok berada di dalam ruang kerja. Asap rokok sebenarnya tidak hanya berasal dari staff tata usaha saja melainkan para guru yang sering berkunjung di dalam ruangan tersebut. Pamakaian rokok menimbulkan ruangan dipenuhi asap rokok yang akan mengganggu staff tata usaha yang lainnya dalam bekerja. b. Pengaturan Cahaya Cahaya di dalam ruangan tata usaha bersumber dari cahaya matahari dan lampu di dalam ruangan yang berjumlah 6 buah, 5 buah masih bisa digunakan namun 1 buah mati. Secara keseluruhan cahaya didapatkan lebih banyak berasal dari cahaya matahari yang tembus ke dalam ruang tata usaha melalui ventilasi dan dua pintu yang dibuka sebagai jalur akses keluar masuk staff dan tamu. Penempatan perabot-perabot kantor seperti almari dan filling cabinet dua pintu di dekat pintu samping mengakibatkan cahaya yang masuk ke dalam ruangan terhalang. Pengaturan perabot yang diletakkan di bagian depan ruang tata usaha menjadi agak gelap. c. Pengaturan warna dinding ruangan dan peralatan 89 Penataan warna pada dinding ruang tata usaha sudah cukup terang yaitu crem. Pewarnaan dinding ini tidak ada pembeda dengan ruang sekolah lainnya karena memiliki warna yang sama. Warna yang dimiliki perabot-perabot kantor yang digunakan ialah warna klasik karena bahan terbuat dari kayu. Namun, kondisi pewarnaan dinding dan peralatan atau perabot kantor sudah mulai pudar atau usang dan terdapat kotoran yang berada disekitar dinding ruangan. Beberapa perabot seperti almari menunjukkan kepada kerusakan karena rapuh dimakan binatang kecil seperti rayap dan binatang kecil lainnya. Pewarnaan tersebut dapat dilakukan bukan saja pada dinding ruangan namun juga pada peralatan maupun perabotan seperti almari maupun meja dan kursi staff. d. Pengaturan Suara Keadaan suara yang ada di ruang tata usaha terkadang cukup gaduh. Hal ini ditunjukkan dengan adanya sumber suara yang berasal baik dari dalam ruangan maupun luar ruangan. Adapun sumber suara yang berasal dari dalam ruangan ialah berasal dari staff tata usaha sendiri dan para guru yang memiliki kepentingan tertentu sehingga seringkali berdiskusi mengenai topik tertentu. Sedangkan sumber suara yang berasal dari luar ruangan ialah siswa-siswi, motor dan mobil dari jalan. Staff tata usaha dekat dengan staff tata usaha yang lainnya tanpa dibatasi suatu sekat-sekat diantara meja kerja staff. Penempatan staff 90 tata usaha menjadi satu ruangan memudahkan merekanberinteraksi antar staff pada suatu waktu mengenai topik tertentu. Mereka seringkali tidak segera menyelesaikan tugas yang sedang dikerjakan namun juga membicarakan beberapa topik pembicaraan di luar kepentingan pekerjaan. Sumber suara yang berasal dari luar ruangan salah satunya ialah suara kendaraan baik mobil maupun sepeda motor. Suara yang ditimbulkan tidak begitu bising dan terjadi hanya pada waktu-waktu tertentu saja. Suara yang bersumber dari luar lainnya ialah dari siswa- siswa yang berada di luar ketika pembelajaran diluar atau olahraga dan ketika sedang jam istirahat. Suara keributan siswa hanya terjadi pada jam-jam tertentu saja. Selain itu, siswa siswa terkadang keluar masuk meminta dokumen atau presensi kelas, pengisian spidol dan kepentingan lainnya. Selain itu guru-guru datang dengan kepentingan tertentu dan singgah di dalam ruang tata usaha dengan membicarakan topik tertentu. Kegiatan tersebut bukan hanya dilakukan satu atau dua guru melainkan beberapa guru lainnya. Bahkan terkadang para guru juga menyelesaikan laporan tertentu berkaitan dengan kepentingan sekolah maupun kepegawaian dikerjakan di dalam ruangan staff tata usaha. Hal ini tentunya mengganggu beberapa staff tata usaha yang lainnya yang berada di dalam ruangan yang sedang mengerjakan tugas pekerjaan tertentu. 91 Akses keluar masuk staff tata usaha maupun tamu yang berkepentingan melalui pintu utama dan pintu samping digunakan oleh banyak orang antara lain guru, tamu, juga warga sekolah lainnya untuk keluar masuk melalui pintu tersebut. Sebenarnya pintu yang dapat digunakan guru-guru dan siswa ialah melalui pintu utama namun karena pintu samping sebagai pintu alternatif yang dapat tembus dengan waktu yang lebih cepat jika dibandingkan dengan pintu utama maka mereka menggunakan pintu samping sebagai akses keluar masuk. Jadi, pintu dua akses ini sebenarnya bukan jalur umum keluar masuknya pihak lain selain staff tata usaha. 4.1.2.5. Efisiensi Kerja Penataan ruang kantor tata usaha dilakukan atas dasar berbagai pertimbangan. Segala keadaan yang ada berperan dalam penentuan efisiensi kerja. Efisiensi yang dimaksud ialah mendapatkan hasil sesuai dengan apa yang diberikan. Adapun beberapa hal kondisi yang menunjukkan prinsip efisiensi dilihat dari perbandingan penataan ruang kantor dengan waktu, biaya, tenaga, dan hasil yang diperoleh dalam menyelesaikan suatu tugas pekerjaan. a. Waktu Kondisi penataan ruang kantor tata usaha yang ada ditinjau dari waktu yang dihabiskan terdapat keterlambatan karena penataan arak antar meja yang hampir tidak ada. Hal ini ditunjukkan dengan penggunaan akses keluar masuk dan membutuhkan waktu untuk 92 menyingkirkan perabotan yang menghalangi untuk berjalan seperti meja dan kursi. Selain itu, barang-barang banyak berserakan di lantai, tepi meja, dan di atas meja yang menyebabkan ketidakleluasaan dalam berjalan karena lorong yang sempit. Staff juga membutuhkan waktu lama dalam mencari dokumen yang sedang dibutuhkan karena barang terkadang terselip, lupa menyimpan, rusak dan bahkan hilang. Semua barang akan menjadi tercampur dan tidak dapat menemukan dengan waktu yang singkat. Pekerjaan yang banyak dan menumpuk menyebabkan staff tata usaha akan lembur kerja dan tidak menghemat listrik karena butuh peralatan elektronik seperti laptop dalam bekerja. Kemungkinan besar dengan menumpuknya pekerjaan staff tata usaha dapat mengalami keterlambatan dalam menyelesaikan suatu tugas tertentu. Sebagai contoh dalam penyelesaian tugas seorang agendaris tata usaha pernah mengalami keterlambatan karena penataan yang tidak sesuai. Luas lantai tata usaha sekolah tergolong agak luas dan cukup banyak perabot yang dapat menyimpan arsip-arsip atau dokumen- dokumen penting. Luasnya ruangan tersebut staff tata usaha akan menghabiskan beberapa waktu untuk berjalan dan mencari dan mengambil barang tertentu yang dibutuhkan. Apabila staff tidak dapat menemukan barang pada suatu tempat maka ia akan mencarinya di tempat yang lain. Proses pencarian arsip atau dokumen inilah yang membutuhkan waktu cukup banyak. Jika melihat pekerjaan lain perlu 93 untuk segera diselesaikan maka pencarian dokumen dengan melalui rintangan akan sedikti menghambat. b. Biaya Penataan ruang kantor dalam prinsip efisiensi berkaitan pula dengan biaya yang dihabiskan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Penempatan staff tata usaha yang dijadikan satu dalam satu ruangan menggunakan informasi yang tercentral. Hal ini dikarenakan semua staff staff berada pada satu ruangan dan komunikasi pun dalam satu ruang sehingga terjadi penurunan biaya jika dibandingkan staff tata usaha yang dibedakan dalam ruangan yang berbeda. Hal ini mengakibatkan adminitrasi tidak perlu menggandakan surat atau informasi yang diteruskan kepada unit lain sebagai tembusan. Penggunaan biaya dapat diminimalisir dari segi informasi yang digunakan. Apabila staff tata usaha tidak segera menyelesaikan tugas dan pekerjaan maka ia akan lembur pekerjaan. Akibatnya penggunaan listrik pun akan bertambah dan menambah pula biaya yang diperlukan. Keterbatasan peralatan seperti mesin foto kopi akan menambah biaya dalam penyelesaian tugas karena apabila memiliki mesin tersebut maka tidak perlu menambah biaya dan lebih menghemat biaya. c. Tenaga Luas ruang tata usaha termasuk memiliki luas yang cukup besar sehingga dalam hal ini staff tata usaha membutuhkan tenaga yang lebih untuk melakukan pekerjaan. Hal ini ditunjukkan dengan staff tata usaha 94 yang ingin beranjak dari tempat duduknya ke tempat lain ia harus menarik kursinya, meminta izin staff yang lain karena jarak antar meja dengan meja lain sempit, lorong yang dilewati pun sempit, masih ada perabot seperti meja yang menghalangi karena kursi yang diletakkan ditengah lorong yang merupakan akses jalan, dan lain-lain. Kegiatan berpindah posisi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan akan sedikit terhambat dengan adanya perabotan lain yang tidak pada tempatnya. Kondisi lain menunjukkan bahwa penyelesaian tugas yang terlambat akan berdampak pada tenaga yang dibutuhkan dalam menyelesaikannya. Seperti halnya dalam pencarian dokumen atau barang yang tidak mudah diketemukan akan menghabiskan tenaga dalam mencarinya. Jadi semua hal ini akan sangat erat dan berkaitan satu dengan yang lainnya. Namun jika dilihat dari perbandingan jumlah siswa dan tenaga yang ada cukup memenuhi beban tugas yang harus diselesaikan. d. Hasil Penggunaan peralatan yang bersamaan dan melayani pihak yang berkepentingan secara bersama-sama menimbulkan antrian. Selain itu menimbulkan keterlambatan pula dalam bekerja. Antrian dalam mengerjakan tugas dan pekerjaan dapat pula terjadi dalam kondisi seperti ini. Berdasarkan beberapa kondisi yang ada beberapa staff tata usaha masih ada yang merasa kurang puas dengan penataan yang ada 95 sekarang ini. Selain itu staff tata usaha juga merasa kurang nyaman dalam bekerja dengan keadaan ruangan yang ada seperti penataan dokumen yang berserakan dan tidak pada tempatnya, kurang rapi dan diletakkan diatas meja, lantai ataupun di atas almari. Selain itu, keadaan suara yang terlalu ramai dan luasnya ruangan juga menjadikan staff tata usaha merasa kurang nyaman.

4.2. Pembahasan