T1 2162012016 BAB IV

63

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Dalam bab ini diuraikan mengenai hasil dan pembahasan dari penelitian yang telah dilakukan di lapangan. Hasil dan pembahasan penelitian ini merupakan jawaban dari tujuan yang telah ditetapkan pada bab sebelumnya. Penelitian ini berkaitan dengan tata ruang kantor tata usaha untuk mencapai efisiensi kerja. Oleh karena itu, ruang yang dijadikan tempat observasi dan objek penelitian adalah ruang tata usaha yang merupakan bagian dari SMK Negeri 1 Salatiga.

4.1. Hasil Penelitian

4.1.1. Gambaran Umum SMK Negeri 1 Salatiga a. Identitas Sekolah

1. Nama Sekolah : SMK Negeri 1 Salatiga

2. Alamat :Jalan Nakula Sadewa I/ 3 Kembangarum, Kel. Dukuh, Kec. Sidomukti, Salatiga

3. Kota : Salatiga

4. Kode Pos : 50722 5. Provinsi : Jawa Tengah 6. Nomor Telpon/Fax : (0298) 323566

7. E-mail :smk1salatiga@yahoo.com 8. Website : www.smeansa.co.cc 9. Logo SMK N 1 Salatiga :

64 b. Sejarah Singkat SMK Negeri 1 Salatiga

Pada tahun1967 belum ada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri di Salatiga. Pada tahun itu pula dibentuk panitia pendiri SMEA Negeri yang diketahui oleh Bapak Wali kota madya Salatiga (Bp. Letkol S. Soegiman pada waktu itu) dan didukung oleh bapak-bapak Muspida. Perolehan izin dari kepala kantor perwakilan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Jawa Tengah No. IDPE/435/D/67, tanggal 17 Januari 1967, maka berdirilah SMEA yang berstatus persiapan di Salatiga.

Atas dasar surat Bapak Kepala Kantor Perwakilan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Jawa Tengah tersebut, mengajukan permohonan ke Departemen Pendidikan dan Kebudayaan di Jakarta agar ditingkatkan status SMEA persiapan Negeri No. M/30/115 tanggal 25 Mei 1968, yang dilampiri rekomendasi dari IDPE Provinsi Jawa Tengah, dan akhirnya mendapatkan surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor: 191/UUK-3/1969 tanggal 25 Mei 1968, yang merubah status persiapan menjadi Negeri.

Perolehan surat keputusan Menteri tersebut merupakan awal dari sebuah perjuangan mendirikan pendidikan yang berkualitas. Hal ini disebabkan SMEA Negeri pada waktu itu belum memiliki gedung sekolah sendiri. Atas jasa dari Kepala SMEP Negeri Salatiga (walaupun pada waktu itu SMEP Negeri juga masih menumpang di asrama SPG Negeri Salatiga) disewakan SMEA Negeri ini sebanyak 4 lokal dan masuk pada siang hari,

65

pimpinan sekolah pada waktu itu ditunjuk Bapak Sri Sadana, B. A.(Almarhum).

Pada tahun 1973 SMEA Negeri atas perkenan Bapak Walikota madya Salatiga, yang pada saat itu dijabat oleh Bapak Letkol. S. Soegiman diberi izin untuk menempati gedung bekas sekolah Cina milik BAPERKI yang digunakan proses belajar mengajar. Mula-mula gedung yang hanya terdiri dari enam lokal di sebelah barat beserta aula yang sekarang digunakan untuk menyimpan barang inventaris (meja kursi guru), awal mulanya aula tersebut di sekat-sekat 3 lokal untuk mencukupi ruang belajar dan sebagian untuk ruang guru/ ruang Tata Usaha (TU).

Setahun kemudian didirikan ruang belajar di sebelah timur oleh BP3 dibantu oleh Pemda setempat. Ruang-ruang belajar tersebut pernah di rehab dengan dana pelita pada tahun 1983 sehingga menjadi baik, dan dapat digunakan keterangan belajar. Selain ruang tersebut juga ruangan belajar di sebelah utara serta ruangan perpustakaan pernah di rehab dengan dana pelita tahun 1984. Beberapa tahun kemudian setelah jumlah kelas menjadi 15 lokal dengan diikuti perkembangan alat-alat teori maupun praktik siswa serta tempat sepeda, lapangan volley ball, rehab lapangan tennis dan pagar keliling. Tanah lapangan dan bangunan SMEA Negeri Jl. Jend. A. Yani 14 Salatiga pada saat ini masih dalam proses penyertifikatan. Gedung yang baru di lokasi Desa Kembangarum kurang lebih 15.000 m2 (tanahnya) dan ruang teori ada 18 kelas biaya pembangunan dari ADB (Asean Development Bank), menghabiskan dana sekitar 1,7 Milyar dan termasuk voced II (Second

66

Vocational Education). Demikian pula perabot dan peralatan praktiknya dilengkapi juga dengan dana ADB sekitar 2 milyar.

Sejak tanggal 1 Agustus 1992 SMEA Negeri Salatiga melaksanakan upacara yang dihadiri pula Bapak Kakanwil Depdikbud Provinsi Jateng beserta ibu dan para pejabat setempat. Pada saat boyongan kelas I dan II yang pindah ke lokasi baru, adapun kelas III tetap di Jl. A. Yani 14 Salatiga hingga akhir Maret 1993. Gedung baru memiliki alat teori dan alat praktik yang lengkap terdiri dari ruangan pertemuan dll.

Pengembangan SMK 1 menjadi SMK Besar tahun pertama 2004-2005 menerima 10 kelas, terdiri dari Akuntansi 2 kelas, Tata Boga 2 Kelas, dan Tata kecantikan 1 kelas. Pada tahun kedua dan ketiga (2005-2006 dan 2006-2007) penerimaan siswa baru sebanyak 12 kelas, masing-masing program keahlian 2 kelas, sehingga komposisi kelas saat ini, kelas III 10 kelas, kelas II 12 kelas dan kelas I 12 kelas, total kelas di SMK Negeri 1 Salatiga saat ini 34 kelas.

c. Visi dan Misi Sekolah Visi Sekolah

“Menghasilkan lulusan yang beriman, kompeten, dan kompetitif serta berwawasan lingkungan”.

Misi Sekolah

1. Meningkatkan Keimanan dan Ketaqwaan peserta didik.

2. Mendidik peserta didik menjadi warga Negara yang bertanggungjawab dan berkarakter.

67

3. Mendidik peserta didik, mampu menerapkan hidup sehat, memiliki wawasan pengetahuan, lingkungan dan seni.

4. Mendidik dan melatih peserta didik memiliki ketrampilan sesuai kompetensi keahliannya.

5. Menumbuhkan jiwa dan semangat wirausaha.

6. Membekali peserta didik dengan ilmu pengetahuan dan ketrampilan sebagai bekal bagi yang berminat untuk melanjutkan pendidikan.

d. Tujuan Sekolah 1. Tujuan Umum

1. Menghasilkan lulusan yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

2. Menghasilkan lulusan yang sehat, cerdas, kreatif, mandiri, bertanggungjawab serta peduli terhadap lingkungan.

3. Menghasilkan lulusan yeng memiliki pengetahuan, sebagai bekal untuk melanjutkan pada jenjang pendidikan yang lebih tinggi. 2. Tujuan Khusus

1. Menghasilkan lulusan yang siap mengisi lapangan kerja di dunia usaha, dunia industri sesuai dengan kompetensi keahliannya.

2. Menghasilkan lulusan yang mampu memilih karir, ulet, dan gigih dalam kompetisi, mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja dan siap mengembangkan sikap profesional pada kompetensi keahliannya.

68 KA. Komp. Keahlian busana butik Winarsih Komite Sekolah BKK Indrianto Prakerin PAR Istiningsih Adm Pembelajaran Suratman Peng. Kur

&Peng. Lab. NA Nugroho Prakerin BM Widyo Harsono Eval. Pembelajaran Suratman Perpustakaan Sri Kustiyah

WEB & IT

Florens N, Staff Teknis Nining M. WAKA. KETENAGAAN M. SYAFI’I Staff Teknis Q Martini & Erlin W.W.

Staf Sosial Nunuk B & Farida

WAKA. KESISWAAN MARTANA WAKA SARPRAS SURIPAN Sekretaris Sri Susana Ektrakuliler Idah Wahyuti Beasiswa Titik Ruwaidah Organisasi Indrianto Prestasi Ismawati SS Tata Upacara Awaludin Koordinator BP/BK Taskiyah Keimanan dan Ketakwaan

Untoro

KA. KOMP. KEAHLIAN AKUNTANSI Sri Makmuri TKM KA. KOM KEAHLIAN ADM

PERKANT. Lina A

KA. KOMP. KEAHLIAN PEMASARAN Gendi Dwijanti

KA. KOMP. KEAHLIAN JASA BOGA Siti Manzuzatun

KOOR. MAPEL NON KEJURUAN Tedjo Sukmono, S. Pd

KA. KOMP. kecantikam Siti Manzuzatun

GURU DAN KARYAWAN

3. Menghasilkan lulusan yang memiliki jiwa dan semangat wira usaha.

e. Struktur Organisasi SMK N 1 Salatiga

Gb. 4.1 Struktur Organisasi SMK N 1 Salatiga Periode 2015-2019 Kepala Sekolah Haris Wahyudi Institusi Pasangan WAKA KURIKULUM VICTOR HARUMAN WAKA HUMAS/HUBIN

DRS. NiAM ABADI

WAKA MANAJ MUTU

69 Keterangan:

Kepala Sekolah : Haris Wahyudi, S. Pd, M. Pd Koord. Tata Usaha : Dra. Budiati

Waka Manajemen Mutu : Amar Ma’ruf, M. Pd

1. Staff Teknis :Nining Marianingsih, S. Pd Waka Kurikulum : Victor Haruman, S. P

1. Peng.Kur.& Peng.Lab.NA:Nugroho D.S., M. Pd 2. Admin. Pembelajaran : Wiwik E.N., S. Pd 3. Perpustakaan : Dra. Hj. Sri Kustiyah

Staff : Sutrisno. A. Md

4. Evaluasi Pembelajaran : Suratman, S. Pd Waka Humas/ Hubind : Drs. Niam Abadi

1. Prakerin BM : Widyo Harsono, S.P 2. Prakerin PAR : Istiningsih, S. Pd

3. BKK : Drs. Indrianto N

4. WEB & IT : Florens N., S. Pd Waka Ketenagaan : M. Syafi’i, S. Ag, S. H., M. KN., M. Pd.I

1. Staff teknis : a. Q. Martini, S. Pd : b. Erlin W. W., S. Pd 2. Staff Sosial : a. Dra. Nunuk Biasati

:b. Farida, S. Pd.Ing Waka Kesiswaan : Martana, S. Pd

70

2. Tata Upacara : Awaludin, S. Si 3. Keimanan dan ketakwaan : Drs. Untoro, M. Pd 4. Prestasi : Ismawati SS, S. Pd 5. Koordinator BP/ BK : Taskiyah, S. Pd 6. Ekstrakulikuler : Lilis Julianti, M. Pd 7. Beasiswa : Dra.Titik Ruwaidah 8. Organisasi : Indrianto Nugroho, S. Pd Waka Sarpras : Suripan, S. Pd

KA. Komp. Keahlian Adm. Perkantoran: Dra. Lina Andraswati KA. Komp. Keahlian Akuntansi : Sri Makmuri Titi K. M., S. Pd KA. Komp. Keahlian Pemasaran : Gendi Dwijanti, S. Pd

KA. Komp. Keahlian Busana Butik: Winarsih, S. Pd

KA. Komp. Keahlian Jasa Boga : Siti Manzuzatun, S. Pd., M.Pai KA. Komp. Kecantikan Rambut : Yustina Denik R., S. Pd f. Kebijakan Mutu/Budaya Mutu

SMK Negeri 1 Salatiga bertekat akan memberikan layanan berupa jasa pendidikan dan latihan yang berfokus pada kebutuhan akan persyaratan pelanggan (stakeholder). Oleh karena itu SMK Negeri 1 Salatiga akan berusaha selalu meningkatkan mutu layanannya dengan menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang selalu berusaha melakukan perbaikan secara berkelanjutan (Continual Improvement). Dengan demikian sebagai konsekuensinya maka setiap sumber daya manusia di SMK Negeri 1 Salatiga harus bertanggung jawab terhadap pelaksanaan dan penyempurnaan mutu

71

layanan produk jasa pendidikan d an latihan agar dapat memenuhi kepuasan pelanggan.

Dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari, SMK Negeri 1 Salatiga

menerapkan budaya mutu dengan semboyan “DINAMIS”, yang berarti

bahwa:

(D)Dedikasi : Mempunyai komitmen terhadap budaya mutu yang diterapkan sekolah serta memiliki rasa percaya dan kesanggupan yang tinggi dalam menyelesaikan tugasnya sebagai agen perubahan dalam dunia pendidikan.

(I) Integritas : Mempunyai keutuhan moral yang tinggi, dengan mengutamakan kejujuran untuk mencapai tujuan.

(N) Normatif : Memiliki perilaku yang didasarkan atas nilai-nilai agama, budaya dan norma-norma susila yang berlaku di lingkungan sekolah maupun di masyarakat.

(A) Asah, Asih, Asuh:Mampu memberikan pelayanan jasa pendidikan dan latihan yang didasari dengan sikap kasih sayang yang tulus demi keberhasilan siswa.

(M)Mandiri :Mampu memberikan pelayanan jasa pendidikan dan untuk dapat menyelesaikan pekerjaannya sendiri tetapi tetap selalu dapat bekerja sama dengan orang lain.

(I) Inovatif : Memiliki daya cipta, rasa dan karsa yang tinggi dengan berani melakukan pembaharuan dan perbaikan dalam bidang pendidikan dan pengajaran.

72

(S) Semangat: Mempunyai semangat pantang menyerah dalam menghadapi berbagai macam persoalan dan berusaha mencari solusi yang terbaik.

Dengan menerapkan budaya mutu “DINAMIS,mencerminkan semangat seluruh warga SMK Negeri 1 Salatiga untuk selalu berubah kearah yang lebih baik dalam upaya membentuk siswa dan tamatan yang tangguh dan kompeten.

4.1.2. Deskripsi Permasalahan Penelitian 4.1.2.1. Penataan Ruang Kantor

Ruang tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga berada di sebelah kiri dekat pintu masuk utama gedung sekolah. Sebelum memasuki tata usaha di sebelah kanan terdapat bagian resepsionis yang melayani baik internal yaitu warga sekolah, maupun dari eksternal yaitu stakeholder yang memiliki hubungan dengan SMK Negeri 1 Salatiga. Sedangkan ruang guru berada di lantai dua atau tepat di atas ruang tata usaha sekolah. Ruang tata usaha di SMK memiliki organisasi di dalamnya dengan kepala sekolah sebagai pimpinan utama. Organisasi ini ada karena ada tujuan yang ingin dicapai. Semua staff tata usaha melaksanakan peranannya di dalam suatu ruangan yang telah ditetapkan oleh sekolah. Setiap bagian atau unit saling berhubungan dan menjadi satu kesatuan dalam menjalankan pekerjaan kantor guna capai tujuan sekolah.

73

Adapun gambar denah ruang tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga adalah sebegai berikut:

Gambar 4.2. Denah ruang tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga

a. Bentuk ruang kantor

Adapun bentuk ruang tata usaha di SMK N 1 Salatiga ini terdiri dari satu ruang yang luas yang ditempati oleh beberapa staff tata usaha dan pimpinan atau koordinator tata usaha serta semua barang-barang yang diperlukan dalam bekerja. Ruangan tata usaha ini berukuran 9 m x 12 m. Tepat di depan pintu masuk terdapat meja agendaris berbentuk almari kecil berisi arsip, tepat dibagian atas meja tersebut terdapat printer dan toples berisi kabel-kabel. Di depan meja tersebut terdapat sebuah filling cabinet yang letakkan dekat dengan tembok. Di sebelah

74

kanan meja arsip menerima tamu adalah meja kerja agendaris yang melayani kegiatan administrasi kantor kaitannya dengan surat menyurat. Disebelah meja kerja agendaris adalah meja kerja bagian keamanan biasanya meja digunakan untuk tempat duduk ketika sedang rapat.

Di sebelah kanan pintu masuk terdapat beberapa meja yang disusun berdasar fungsinya. Meja paling ujung ialah meja untuk membuat minuman bagi staff dan guru di SMK Negeri 1 Salatiga. Di samping meja untuk meletakkan minuman, terdapat meja meletakkan dispenser atau minum air putih yang disediakan bagi staff tata usaha di sebelah meja dispenser terdapat satu buah meja telepon yang di atasnya terdapat pesawat telepon dan buku telepon. Bagian dinding di atas meja telepon terdapat tempat untuk menggantungkan kunci dari berbagai pintu di lingkup sekolah, tempat ini terbuat dari kayu beserta kaca untuk menutupnya. Di sebelah meja telepon terdapat empat almari arsip berbentuk dua pintu berisi data kepegawaian dan kesiswaan yang dijadikan satu almari. Sebelah almari arsip ini tepat di ujung pojok kanan depan adalah pintu alternatif dari samping yang digunakan dalam mobilisasi staff tata usaha dalam menjalankan pekerjaannya. Tepat di depan empat almari arsip ini terdapat pula dua buah almari arsip yang saling membelakangi. Almari arsip ini tepat berada di samping kanan dan kiri ketika staff maupun orang melintasi pintu alternatif samping itu.

75

Di balik dua almari terdapat dua meja staff bagian keuangan yaitu bagian bendahara komite sekolah dan staff bagian pemungut iuran komite sekolah. Meja yang disusun tanpa adanya jarak. Meja dilengkapi dengan kursi yang letaknya tidak ada jarang juga dengan meja staff dibelakangnya. Tepat dibelakang meja staff bagian bendahara komite sekolah ialah meja kerja bendahara gaji dan BOS. Kemudian dibelakangnya meja bendahara gaji dan BOS ialah meja untuk meletakkan mesin ketik manual disertai dengan kursinya. Tepat di sebelah kiri dari meja kerja staff pemungut iuran komite sekolah terdapat meja kecil dan loket pembayaran iuran komite dari para siswa di SMK Negeri 1 Salatiga. Loket ini terbuat jendela kaca yang diberi rongga atau lubang untuk memberikan iuran kepada staff. Di samping loket terdapat dua buah almari arsip dan tiga buah filling cabinet yang digunakan untuk menyimpan arsip yang masih diperlukan. Paling ujung pojok belaknag terdapat pintu alternatif yang jarang sekali digunakan sebagai akses mobilisasi staff.

Staff tata usaha ditempatkan sejajar dan menghadap ke arah yang sama. staff bagian kesiswaan dan kepegawaian berada di belakang meja kerja agendaris. Jarak kursi agendaris dengan meja staff bagian kepegawaian dan kesiswaan terlalu rapat dan tidak ada jarak, jadi berhimpitan, begitu pula jarak meja staff bagian kesiswaan dan kepegawaian dengan meja staff di belakangnya yang menangani urusan kesiswaan yang merangkap dengan urusan Proses Belajar Mengajar,

76

Dapat Pokok Pendidikan dan Sistem Informasi Manajemen. Kemudian, di samping kanan dari pegawai ini terdapat dua almari arsip, satu meja tempat arsip dan buku-buku, satu almari arsip dan meja komputer disertai mesin penghancur kertas yang diletakkan berdekatan. Adapun di sepanjang jalan terdapat dokumen, arsip dna kursi yang memenuhi jalan yang digunakan staff dalam berpindah.

Di belakang mesin penghancur kertas terdapat sebuah ruangan yang disekat menggunakan kaca dan kayu tanpa adanya sebuah penutup. Ruangan tersebut berisi beberapa almari, meja komputer dan komputer, sebuah kursi dan beberapa benda lainnya seperti tinta yang diletakkan pada kaca, stand microphone, kardus diletakkan di atas almari, beberapa owdner, dan lain sebagainya. Ruang ini digunakan untuk menyimpan data pokok pendidikan sekolah. Disamping kiri dari ruang ini terdapat sebuah kardus yang diletakkan dilantai berisi beberapa kertas yang tidak terpakai. Disamping kardus terdapat dua meja staff bagian sarana dan prasarana dan koordinator tata usaha yang diletakkan paing belakang. Di belakangnya terdapat empat filling cabinet dan dua almari arsip berukuran cukup besar yang ditutupi dengan cordyn dengan motif sama cordyn jendela ruang tata usaha.

Di dinding ruangan ini terdapat beberapa papan yang digantungkan pada tembok. Adapun papan yang dimaksud ialah sebuah papan mekanisme pengadaan barang, sebuah papan mekanisme kerja ka subag tata usaha, sebuah papan mekanisme kerja pengelolaan sekolah,

77

sebuah papan program kerja tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga yang sudah tidak berlaku karena menunjukkan periode lama, sebuah papan daftar guru SMK Negeri 1 Salatiga, sebuah papan data staff tata usaha, sepasang foto presiden dan wakil presiden Republik Indonesia, sebuah papan mekanisme persuratan, dan sebuah papan struktur organisasi SMK Negeri 1 Salatiga. Selain itu, terdapat enam buah lampu dan satu buah lampu mati. Ruangan juga dilengkapi satu buah televisi, satu buah CCTV dan satu buah kipas angin.

b. Sistem dan prosedur

Tata usaha di SMK N 1 Salatiga memiliki sebuah sistem yang mengatur berbagai unit-unit yang ada dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Hal ini ditunjukkan dalam menyelesaikan pekerjaan melalui tahapan-tahapan yang sudah ditentukan. Sebagai contoh adalah prosedur dalam membuat surat dan menyimpan surat yang berkaitan dengan kegiatan pelayanan di tata usaha. Contoh lainnya ialah prosedur dalam pengadaan barang-barang yang diperlukan bagi tata usaha, prosedur surat masuk dan surat keluar dan masih banyak prosedur lainnya.

c. Kondisi umum ruang tata usaha

Kondisi ruang tata usaha secara umum ditunjukkan beberapa barang, arsip, dan dokumen yang berserakan. Selain itu, terdapat beberapa tumpukan kardus dan kursi kosong yang ada disekitar lorong untuk jalan staff. Hal ini menjadikan staff tata usaha harus menghindar

78

dan menyingkirkan barang tersebut ketika berjalan melewati rintangan. Bukan hanya peletakan barang yang tidak sesuai dengan letaknya namun dalam perpindahan dalam berjalan pun terganggu karena sempitnya penempatan meja dan kursi sehingga hampir tidak ada jarak antara staff yang satu dengan staff yang lain.

d. Ruang khusus di dalam ruang tata usaha

Selain itu, terdapat suatu ruangan khusus yang diletakkan dalam ruang tata usaha ini. Ruangan yang dimaksud adalah ruang Data Pokok Pendidikan Menengah (Dapodikmen). Adapun ruang Dapodikmen merupakan tempat untuk mengatur sistem informasi manajemen dari pendidikan yang ada di sekolah. Letak dari ruang ini berada di dalam ruangan tata usaha SMK, tepatnya berada di pojok ruangan. Kondisi dari ruangan tersebut terdapat beberapa komputer dan, meja komputer, dua almari, owdner diletakkan diatas almari secara berserakan, kardus-kardus kosong yang tidak terpakai di atas almari, alat penyangga microphone, beberapa tinta printer yang diletakkan pada sekat kaca. e. Akses ruang kantor

Staff tata usaha dan koordinator memanfaatkan akses keluar masuk menggunakan 3 pintu, yaitu 1 pintu utama dan 2 pintu alternatif dari samping depan dan samping belakang. Namun hanya 2 pintu saja yang sering digunakan dalam jalur akses keluar masuk staff staff tata usaha yaitu pintu utama dan pintu samping depan. Pintu utama atau pintu yang berada di depan merupakan akses keluar masuk dari staff

79

tata usaha, guru-guru dan tamu atau stake holder, siswa-siswi yang memiliki kepentingan tertentu serta pihak-pihak sekolah lainnya. Penyusunan ruangan yang ada di sekolah dapat dirubah jika sewaktu-waktu diadakan perubahan susunan penempatan staff tata usaha, peralatan dan perabot kantor yang digunakan untuk menyelesaikan tugas dan pekerjaan.

4.1.2.2. Penempatan staff tata usaha

Pengaturan tata ruang bukan hanya pada penataan barang-barang yang diatur sedemikian rupa untuk memudahkan penjangkauan, namun juga memperhatikan penempatan staff tata usaha. Adapun penggambaran pengaturan tempat kerja staff tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga sebagai berikut:

a. Penempatan meja kursi staff

Pengaturan meja dan kursi staff tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga menghadap ke arah yang sama. Penataan tempat meja kerja dimulai dari bagian depan adalah bagian pelayanan umum atau agendaris bersama satpam, di sebelah kanan agendaris adalah bagian keuangan atau bendahara baik komite, gaji maupun BOS. Di belakang agendaris adalah bagian kepegawaian, inventaris dan dapodik. Paling belakang adalah koordinator tata usaha dan bagian sarana prasarana. Masing-masing bagian memiliki tugas dan fungsi yang berbeda satu dengan yang lain sehingga untuk memudahkan dalam koordinasi kerja maka

80

penempatan meja kerja staff dikelompokkan sesuai jenis pekerjaan yang serumpun.

Adapun tugas pokok dan fungsi dari masing-masing staff tata usaha seperti bagian bendahara komite sekolah, bendahara gaji dan BOS, pemungut iuran komite, urusan kepegawaian/ SDM, urusan kepegawaian/Proses Belajar Mengajar /Sistem Informasi Manajemen /Data Pokok Pendidikan, urusan perlengkapan/ inventaris barang, urusan agendaris, teknisi listrik,air,telepon, penggandaaan, transportasi, urusan PLH/7K, keamanan/satpam, gudang, sarana prasarana dan perpustakaan dan penjaga malam/siang. Berbagai pembagian tugas pokok dan fungsi dari masing-masing staff akan berkaitan satu dengan yang lainnya. Adanya pembagian tugas pokok dan fungsi ini akan menyebabkan penempatan kerja staff yang berbeda.

Penempatan meja kerja untuk staff tata usaha maupun koordinator tata usaha ditempatkan pada satu ruangan tanpa ada bilik-bilik pada meja kerja staff. Jarak antar meja staff tata usaha terlalu rapat bahkan hampir tidak ada jarak antara meja staff yang satu dnegan staff yang lain. Perpindahan gerak staff tata usaha dilakukan dengan menyingkirkan dahulu kursi maupun barang lain yang merintangi seperti meja staff lain, kursi yang ada di lorong untuk jalan, dan berbagai dokumen yang ada di lantai.

81

Adapun bagian paling depan pada ruang tata usaha terdapat meja telepon dan meja khusus meletakkan teko untuk membuat minuman staff. Letak telepon dengan staff tata usaha cukup jauh karena staff tata usaha harus berpindah dan menggeser kursi menuju telepon. Penerima telepon ini harus menghentikan pekerjaan yang sedang dikerjakannnya. Setelah menerima informasi telepon maka ia harus menyampaikan informasi yang diterimanya kepada pihak yang dituju agar segera diproses maupun dilaksanakan. Hal ini menunjukkan bahwa adanya tugas ganda yang harus dilakukan oleh beberapa staff yang menerima telepon ketika menyelesaikan pekerjaannya.

c. Perpindahan gerak staff tata usaha

Luas lantai yang tersedia untuk jumlah staff tata usaha dan berbagai perabot serta peralatan lainnya menjadikan lorong untuk jalan menjadi sempit. Para staff tata usaha akan bergantian dalam melewati lorong ketika berpapasan dengan staff lain. Selain itu, rintangan bagi staff yang hendak berpindah dalam menyelesaikan pekerjaan terhalang oleh beberapa peralatan dan perabot seperti meja dan kursi kosong ditempati oleh beberapa dokumen dan barang lain. Hal ini akan menyenggol barang-barang yang ada di kursi maupun di meja.

4.1.2.3. Pengaturan Peralatan dan Perabot Kantor

Peralatan dan perabotan merupakan fasilitas yang digunakan untuk membantu proses penyelesaian tugas dan masing-masing pekerjaan staff tata usaha. Penataan peralatan dan perabotan yang ada di ruang tata

82

usaha dilakukan berdasarkan pertimbangan kedekatan staff dengan peralatan yang dipakai seperti bagian depan perabot digunakan oleh agendaris, bagian belakang staff yang menangani BOS, bagian samping untuk staff yang menangani keuangan dan paling belakang perabot yang digunakan oleh koordinator tata usaha.

a. Penempatan peralatan dan perabot

Luas lantai yang ada digunakan dalam penempatan perabot-perabot yang ada seperti meja, kursi, meja telepon, almari arsip, filling cabinet maupun peralatan seperti mesin ketik manual, mesin penghancur kertas, printer dan lain-lain dalam satu ruangan. Khususnya peletakkan perabot kantor seperti almari arsip kepegawaian dan kesiswaan yang diletakkan dibagian paling depan sehingga membuat cahaya dari luar terhalang karena adanya almari besar.

b. Jarak antar perabot kantor

Selain penempatan perabot-perabot kantor di ruang tata usaha, hal lain yang mengganggu ialah jarak meja staff terlalu rapat, jarak kursi staff dengan meja staff lain sangat dekat, jarak antar almari arsip berhimpitan dan tidak beraturan, adanya ruang khusus penyimpan arsip penting mengenai data pokok pendidikan yang berdekatan dengan perabot yang lain. Pengaturan tanpa adanya jarak antar perabotan seperti meja dan kursi staff yang satu dengan staff yang lainnya akan mengganggu dalam hal perpindahan staff yang hendak keluar masuk

83

dari meja dan kursinya menuju tempat lain dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaannya.

c. Peralatan yang sering digunakan

Penataan lainnya ialah penataan peralatan yang digunakan seperti printer yang diletakkan di bagian depan. Sedangkan setiap staff tidak semua memiliki printer dan hanya beberapa saja yang digunakan. Beberapa staff tata usaha merasakan sedikit terhambat pekerjaan karena dalam penjangkauan printer yang terlalu jauh tata letaknya dengan tempat duduk, sedangkan ada juga staff lain yang hendak menggunakan printer tersebut. Oleh karena itu, printer digunakan oleh dua pekerjaan bahkan lebih dalam waktu bersamaan. Hal ini mengakibatkan antrian penggunaan printer antar staff tata usaha bahkan terkadang staff yang sudah memiliki printer tetap menggunakan printer staff lainnya.

d. Jangkauan peralatan dan perabot

Penataan peralatan dan perabotan di ruang tata usaha dalam proses pengambilannya harus melewati beberapa barang yang merintangi seperti barang-barang di lantai seperti buku, kertas dan barang lainnya. Pengambilan peralatan maupun barang yang diperlukan membutuhkan waktu untuk mengambilnya, bahkan tidak langsung didapatkan melainkan bisa juga barang hilang maupun bertumpuk dengan dokumen lainnya.Bahkan terkadang antar staff saling meminta tolong untuk mengambilkan barang yang diperlukan dimana barang tersebut letaknya dekat staff lain. Selain itu, pengaturan listrik melalui

84

kabel stop kontak tata letaknya cukup jauh sehingga kesulitan untuk mengalirkan listrik yang dibutuhkan dalam rangka menyelesaikan pekerjaan kantor.

Disisi lain masing-masing staff diperlengkapi dengan sebuah meja yang terdapat laci untuk menyimpan barang-barang pribadi, arsip maupun barang lainnya yang sering digunakan. Penyimpanan barang pun dapat disimpan di laci maupun di atas meja, namun barang yang dapat disimpan akan terbatas jumlahnya. Keterbatasan ini mengakibatkan staff menyimpan arsip yang penting dalam jumlah cukup banyak pada alamari arsip atau filling cabinet untuk menyimpan. e. Jenis peralatan dan perabot kantor

Adapun peralatan dan perabot kantor yang digunakan dalam menyelesaikan pekerjaan adalah sebagai berikut:

Tabel 4.1. Peralatan dan Perabot Kantor Tata Usaha SMK N 1 Salatiga

No Jenis Barang Jumlah Kondisi barang 1 Almari dorong filling cabinet 2 buah Baik

2 PVC Cut Cutter 1 buah Baik

3 Meja staff 13 buah Baik

4 Laminator 1 buah Baik

5 Komputer 3 buah Baik

6 Printer 3 buah Baik

7 Digital microphone 1 buah Baik

85

9 Airphone 2 buah Baik

10 Filling cabinet 8 buah Kurang baik 11 Almari arsip 2 pintu 1 set Kurang baik

12 Kursi guru/ kursi pipa Baik

13 Alat penghancur kertas 1 buah Baik

14 Telephone 1 buah Baik

15 Mesin faximile 1 buah Rusak 16 Mesin tik manual 1 buah Baik

17 Laptop 8 buah Baik

Peralatan dan perabot kantor yang lama masih digunakan dan disimpan dalam ruang tata usaha. Penambahan jumlah peralatan dan perabot kantor dalam setiap tahunnya mengakibatkan barang tetap dimasukkan ke dalam ruang tata usaha yang kemudian ditempatkan pada lokasi yang dirasa cukup untuk peletakkan perabot tersebut. Pemakaian yang terus menerus maupun lamanya waktu pemakaian barang menyebabkan kerusakan pada barang. Hal ini juga terjadi pada kantor tata usaha SMKN Negeri 1 Salatiga. Kerusakan yang banyak terjadi adalah pada meja dan kursi yang dipakai para staff. Lamanya pemakaian perabot kantor menjadikan sebagian komponen yang hilang seperti kurang lengkapnya komponen kursi berupa sandaran yang rusak, meja laci yang tidak dapat terkunci dan lain sebagainya.

86

f. Peralatan dan perabot yang belum ada

Peralatan dan perabotan yang digunakan di tata usaha SMK N 1 Salatiga masih ada yang dibutuhkan seperti mesin fotokopi yang belum ada, kursi dan meja khusus tamu atau stakeholder tata usaha yang berkunjung untuk kepentingan tertentu, printer, Air Conditioner untuk memperlancar sirkulasi udara dan menghindari asap rokok yang ada di ruang tata usaha dan laptop karena tidak semua staff memiliki laptop. Selain itu, masih kurangnya perabot kantor seperti almari arsip karena saat ini almari arsip digabungkan untuk menyimpan dokumen kesiswaan dan arsip kepegawaian. Kekurangan almari penyimpanan ini menimbulkan dokumen-dokumen lain tersebar dan berserakan dimana-mana seperti diatas almari, lantai, meja kerja dan lain-lain.

Perawatan peralatan kantor cukup mendapat perhatian staff tata usaha karena sudah menjadi tanggungjawab masing-masing staff tata usaha. Perawatan yang dilakukan tidak begitu rumit yaitu membersihkan setiap meja, laci dan kursi yang digunakan, maupun perabot yang lain seperti almari dan filling cabinet. Kegiatan membersihkan ini secara serempak dilaksanakan setiap minggunya pada hari jumat. Jumat bersih merupakan kegiatan wajib semua warga sekolah untuk membersihkan lingkungan sekitarnya. Adapun peralatan yang sering rusak adalah printer dan laptop. Namun hal ini tidak menjadi kendala karena pihak sekolah memiliki tempat yang menjadi langganan dalam memperbaiki peralatan yang seringkali rusak.

87 4.1.2.4. Lingkungan Fisik

Penataan ruang kerja kantor tidak jauh dari lingkungan fisik yang ada di sekitarnya. Beberapa hal yang dapat ditinjau dari segi lingkungan di sekitar kantor ialah pengaturan udara, cahaya, warna dinding ruangan, dan suara. Adapun kondisi lingkungan yang ada pada penataan ruang kantor tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga digambarkan sebagai berikut;

a. Pengaturan Udara

Pengaturan udara di dalam ruangan tata usaha berasal dari udara terbuka atau dengan kata lain langsung dari alam. Sirkulasi udara ruangan melalui ventilasi maupun dua pintu yang sering dibuka untuk akses keluar masuk staff dan tamu. Pengaturan udara terbuka atas pertimbangan di kota Salatiga memiliki udara yang sejuk karena termasuk daerah dekat pegunungan sehingga tidak menggunakan AC di dalam ruangan. Sebenarnya tata usaha sudah memiliki kipas angin dalam membantu sirkulasi udara yang ada, namun berhubung kondisi kipas angin tersebut rusak dan belum diperbaiki jadi tidak digunakan lagi.

Akibat dari pengaturan udara seperti ini udara baik yang berasal dari ventilasi maupun dari dua pintu yang dibuka selama jam kerja menimbulkan udara yang keluar masuk terlalu banyak. Sirkulasi udara menyebabkan angin yang masuk cukup kencang dan menerbangkan kertas-kertas yang ada di atas meja staff tata usaha. Selain itu, banyaknya angin yang masuk menyebabkan dokumen-dokumen penting

88

menjadi hilang dan berpindah tempat bahkan debu yang terbawa oleh angin masuk dan mengakibatkan ruangan cepat kotor.

Pengaturan udara secara alami akan membuat staff tata usaha tidak memperhatikan udara yang ada di dalam ruangan. Hal ini ditunjukkan dengan adanya staff tata usaha yang merokok dan menyebabkan asap rokok berada di dalam ruang kerja. Asap rokok sebenarnya tidak hanya berasal dari staff tata usaha saja melainkan para guru yang sering berkunjung di dalam ruangan tersebut. Pamakaian rokok menimbulkan ruangan dipenuhi asap rokok yang akan mengganggu staff tata usaha yang lainnya dalam bekerja.

b. Pengaturan Cahaya

Cahaya di dalam ruangan tata usaha bersumber dari cahaya matahari dan lampu di dalam ruangan yang berjumlah 6 buah, 5 buah masih bisa digunakan namun 1 buah mati. Secara keseluruhan cahaya didapatkan lebih banyak berasal dari cahaya matahari yang tembus ke dalam ruang tata usaha melalui ventilasi dan dua pintu yang dibuka sebagai jalur akses keluar masuk staff dan tamu.

Penempatan perabot-perabot kantor seperti almari dan filling cabinet dua pintu di dekat pintu samping mengakibatkan cahaya yang masuk ke dalam ruangan terhalang. Pengaturan perabot yang diletakkan di bagian depan ruang tata usaha menjadi agak gelap.

89

Penataan warna pada dinding ruang tata usaha sudah cukup terang yaitu crem. Pewarnaan dinding ini tidak ada pembeda dengan ruang sekolah lainnya karena memiliki warna yang sama. Warna yang dimiliki perabot-perabot kantor yang digunakan ialah warna klasik karena bahan terbuat dari kayu.

Namun, kondisi pewarnaan dinding dan peralatan atau perabot kantor sudah mulai pudar atau usang dan terdapat kotoran yang berada disekitar dinding ruangan. Beberapa perabot seperti almari menunjukkan kepada kerusakan karena rapuh dimakan binatang kecil seperti rayap dan binatang kecil lainnya. Pewarnaan tersebut dapat dilakukan bukan saja pada dinding ruangan namun juga pada peralatan maupun perabotan seperti almari maupun meja dan kursi staff.

d. Pengaturan Suara

Keadaan suara yang ada di ruang tata usaha terkadang cukup gaduh. Hal ini ditunjukkan dengan adanya sumber suara yang berasal baik dari dalam ruangan maupun luar ruangan. Adapun sumber suara yang berasal dari dalam ruangan ialah berasal dari staff tata usaha sendiri dan para guru yang memiliki kepentingan tertentu sehingga seringkali berdiskusi mengenai topik tertentu. Sedangkan sumber suara yang berasal dari luar ruangan ialah siswa-siswi, motor dan mobil dari jalan.

Staff tata usaha dekat dengan staff tata usaha yang lainnya tanpa dibatasi suatu sekat-sekat diantara meja kerja staff. Penempatan staff

90

tata usaha menjadi satu ruangan memudahkan merekanberinteraksi antar staff pada suatu waktu mengenai topik tertentu. Mereka seringkali tidak segera menyelesaikan tugas yang sedang dikerjakan namun juga membicarakan beberapa topik pembicaraan di luar kepentingan pekerjaan.

Sumber suara yang berasal dari luar ruangan salah satunya ialah suara kendaraan baik mobil maupun sepeda motor. Suara yang ditimbulkan tidak begitu bising dan terjadi hanya pada waktu-waktu tertentu saja. Suara yang bersumber dari luar lainnya ialah dari siswa-siswa yang berada di luar ketika pembelajaran diluar atau olahraga dan ketika sedang jam istirahat. Suara keributan siswa hanya terjadi pada jam-jam tertentu saja. Selain itu, siswa siswa terkadang keluar masuk meminta dokumen atau presensi kelas, pengisian spidol dan kepentingan lainnya.

Selain itu guru-guru datang dengan kepentingan tertentu dan singgah di dalam ruang tata usaha dengan membicarakan topik tertentu. Kegiatan tersebut bukan hanya dilakukan satu atau dua guru melainkan beberapa guru lainnya. Bahkan terkadang para guru juga menyelesaikan laporan tertentu berkaitan dengan kepentingan sekolah maupun kepegawaian dikerjakan di dalam ruangan staff tata usaha. Hal ini tentunya mengganggu beberapa staff tata usaha yang lainnya yang berada di dalam ruangan yang sedang mengerjakan tugas pekerjaan tertentu.

91

Akses keluar masuk staff tata usaha maupun tamu yang berkepentingan melalui pintu utama dan pintu samping digunakan oleh banyak orang antara lain guru, tamu, juga warga sekolah lainnya untuk keluar masuk melalui pintu tersebut. Sebenarnya pintu yang dapat digunakan guru-guru dan siswa ialah melalui pintu utama namun karena pintu samping sebagai pintu alternatif yang dapat tembus dengan waktu yang lebih cepat jika dibandingkan dengan pintu utama maka mereka menggunakan pintu samping sebagai akses keluar masuk. Jadi, pintu dua akses ini sebenarnya bukan jalur umum keluar masuknya pihak lain selain staff tata usaha.

4.1.2.5. Efisiensi Kerja

Penataan ruang kantor tata usaha dilakukan atas dasar berbagai pertimbangan. Segala keadaan yang ada berperan dalam penentuan efisiensi kerja. Efisiensi yang dimaksud ialah mendapatkan hasil sesuai dengan apa yang diberikan. Adapun beberapa hal kondisi yang menunjukkan prinsip efisiensi dilihat dari perbandingan penataan ruang kantor dengan waktu, biaya, tenaga, dan hasil yang diperoleh dalam menyelesaikan suatu tugas pekerjaan.

a. Waktu

Kondisi penataan ruang kantor tata usaha yang ada ditinjau dari waktu yang dihabiskan terdapat keterlambatan karena penataan arak antar meja yang hampir tidak ada. Hal ini ditunjukkan dengan penggunaan akses keluar masuk dan membutuhkan waktu untuk

92

menyingkirkan perabotan yang menghalangi untuk berjalan seperti meja dan kursi. Selain itu, barang-barang banyak berserakan di lantai, tepi meja, dan di atas meja yang menyebabkan ketidakleluasaan dalam berjalan karena lorong yang sempit. Staff juga membutuhkan waktu lama dalam mencari dokumen yang sedang dibutuhkan karena barang terkadang terselip, lupa menyimpan, rusak dan bahkan hilang. Semua barang akan menjadi tercampur dan tidak dapat menemukan dengan waktu yang singkat.

Pekerjaan yang banyak dan menumpuk menyebabkan staff tata usaha akan lembur kerja dan tidak menghemat listrik karena butuh peralatan elektronik seperti laptop dalam bekerja. Kemungkinan besar dengan menumpuknya pekerjaan staff tata usaha dapat mengalami keterlambatan dalam menyelesaikan suatu tugas tertentu. Sebagai contoh dalam penyelesaian tugas seorang agendaris tata usaha pernah mengalami keterlambatan karena penataan yang tidak sesuai.

Luas lantai tata usaha sekolah tergolong agak luas dan cukup banyak perabot yang dapat menyimpan arsip-arsip atau dokumen-dokumen penting. Luasnya ruangan tersebut staff tata usaha akan menghabiskan beberapa waktu untuk berjalan dan mencari dan mengambil barang tertentu yang dibutuhkan. Apabila staff tidak dapat menemukan barang pada suatu tempat maka ia akan mencarinya di tempat yang lain. Proses pencarian arsip atau dokumen inilah yang membutuhkan waktu cukup banyak. Jika melihat pekerjaan lain perlu

93

untuk segera diselesaikan maka pencarian dokumen dengan melalui rintangan akan sedikti menghambat.

b. Biaya

Penataan ruang kantor dalam prinsip efisiensi berkaitan pula dengan biaya yang dihabiskan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Penempatan staff tata usaha yang dijadikan satu dalam satu ruangan menggunakan informasi yang tercentral. Hal ini dikarenakan semua staff staff berada pada satu ruangan dan komunikasi pun dalam satu ruang sehingga terjadi penurunan biaya jika dibandingkan staff tata usaha yang dibedakan dalam ruangan yang berbeda. Hal ini mengakibatkan adminitrasi tidak perlu menggandakan surat atau informasi yang diteruskan kepada unit lain sebagai tembusan.

Penggunaan biaya dapat diminimalisir dari segi informasi yang digunakan. Apabila staff tata usaha tidak segera menyelesaikan tugas dan pekerjaan maka ia akan lembur pekerjaan. Akibatnya penggunaan listrik pun akan bertambah dan menambah pula biaya yang diperlukan. Keterbatasan peralatan seperti mesin foto kopi akan menambah biaya dalam penyelesaian tugas karena apabila memiliki mesin tersebut maka tidak perlu menambah biaya dan lebih menghemat biaya.

c. Tenaga

Luas ruang tata usaha termasuk memiliki luas yang cukup besar sehingga dalam hal ini staff tata usaha membutuhkan tenaga yang lebih untuk melakukan pekerjaan. Hal ini ditunjukkan dengan staff tata usaha

94

yang ingin beranjak dari tempat duduknya ke tempat lain ia harus menarik kursinya, meminta izin staff yang lain karena jarak antar meja dengan meja lain sempit, lorong yang dilewati pun sempit, masih ada perabot seperti meja yang menghalangi karena kursi yang diletakkan ditengah lorong yang merupakan akses jalan, dan lain-lain. Kegiatan berpindah posisi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan akan sedikit terhambat dengan adanya perabotan lain yang tidak pada tempatnya.

Kondisi lain menunjukkan bahwa penyelesaian tugas yang terlambat akan berdampak pada tenaga yang dibutuhkan dalam menyelesaikannya. Seperti halnya dalam pencarian dokumen atau barang yang tidak mudah diketemukan akan menghabiskan tenaga dalam mencarinya. Jadi semua hal ini akan sangat erat dan berkaitan satu dengan yang lainnya. Namun jika dilihat dari perbandingan jumlah siswa dan tenaga yang ada cukup memenuhi beban tugas yang harus diselesaikan.

d. Hasil

Penggunaan peralatan yang bersamaan dan melayani pihak yang berkepentingan secara bersama-sama menimbulkan antrian. Selain itu menimbulkan keterlambatan pula dalam bekerja. Antrian dalam mengerjakan tugas dan pekerjaan dapat pula terjadi dalam kondisi seperti ini.

Berdasarkan beberapa kondisi yang ada beberapa staff tata usaha masih ada yang merasa kurang puas dengan penataan yang ada

95

sekarang ini. Selain itu staff tata usaha juga merasa kurang nyaman dalam bekerja dengan keadaan ruangan yang ada seperti penataan dokumen yang berserakan dan tidak pada tempatnya, kurang rapi dan diletakkan diatas meja, lantai ataupun di atas almari. Selain itu, keadaan suara yang terlalu ramai dan luasnya ruangan juga menjadikan staff tata usaha merasa kurang nyaman.

4.2. Pembahasan

4.2.1 Penataan Ruang Kantor

Pelaksanaan kegiatan administrasi dalam suatu organisasi tertentu membutuhkan adanya sebuah tempat. Tempat dimana segala komponen-komponen melakukan segala tugas dan pekerjaan demi tercapainya suatu tujuan. Begitu pula dengan organisasi sekolah di SMK Negeri 1 Salatiga yang memiliki pusat administrasi yang ditempatkan pada sebuah tempat tertentu agar tujuan sekolah dapat tercapai. Tempat tersebut terdiri dari tenaga kerja yang mengoperasikan berbagai informasi dan data-data yang berkaitan dengan kegiatan sekolah dan peralatan yang digunakan serta beberapa prosedur yang digunakan dalam melakukan suatu pekerjaan. Hal ini sesuai dengan Nuraida yang mengemukakan bahwa kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha yang di dalamnya terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur kerja untuk menangani data dan informasi

96

mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkannya kepada pihak-pihak yang berkepentingan.1

Kantor digunakan sebagai tempat dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan kebutuhan yang diperlukan oleh pimpinan. Adapun pembagian pekerjaan yang dilakukan staff tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga berkaitan dengan segala kegiatan yang berhubungan baik secara internal maupun eksternal antara lain berkaitan dengan kegiatan proses pembelajaran, surat menyurat, kesiswaan, kepegawaian, keuangan, sarana dan prasarana serta stakeholder yang berkaitan dengan sekolah tersebut. Oleh karena itu, segala hal yang berkaitan dengan tata usaha perlu penataan yang baik agar kegiatan berjalan dengan lancar. Salah satu penataan yang penting disini ialah penataan ruang kantor yang bermanfaat dalam kelancaran bekerja.

Penataan ruang kantor di SMK Negeri 1 Salatiga dilakukan berdasarkan luas ruangan yang tersedia bagi kegiatan administrasi sekolah. Pengaturan ruang kantor melibatkan beberapa sumber daya yang digunakan dalam suatu ruangan termasuk tenaga kerja dan beberapa komponen yang berada didalamnya seperti peralatan dan lingkungan fisik disekitarnya. Sumber daya manusia terdiri dari beberapa staff tata usaha yang memiliki tugas melayani segala keperluan dan informasi yang diperlukan baik internal maupun eksternal. Hal ini sesuai dengan pendapat Umam ciri pekerjaan kantor ialah

1

Ida Nuraida, 2014, Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, Yogjakarta, hal 1.

97

bersifat pelayanan2. Pelayanan dilakukan dalam memenuhi segala informasi yang dibutuhkan oleh pihak-pihak tertentu. Kegiatan operasional administrasi tersebut berkaitan dengan penanganan surat keluar masuk, data kesiswaan, data kepegawaian, inventaris, sistem informasi manajemen sekolah, data pokok pendidikan menengah, iuran komite dan keuangan lainnya.

Ruang tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga terdiri dari staff baik bagian paling depan yang melayani publik hingga koordinator tata usaha yang berada di belakang ruang tata usaha, peralatan dan perabot yang digunakan dijadikan dalam satu ruangan. Jenis ruang tata usaha SMK N 1 Salatiga ini adalah terbuka, hal ini sesuai dengan teori Standingford bahwa kantor terbuka yaitu kantor dimana juru tulis, penyelia dan kadang manajer ditampung di dalam satu wilayah yang luas3. Pelaksanaan pekerjaan dikerjakan bersama dalam mencapai tujuan organisasi. Adapun bentuk penempatan staff tata usaha saling berdekatan dan tidak disertai adanya sekat-sekat yang memisahkan meja kerja antar staff. Hal ini mengakibatkan staff tata usaha mudah berinteraksi satu dengan yang lainnya disela-sela pekerjaan mereka. Selain itu, penempatan meja kerja diatur dalam garis lurus atau sejajar berdasarkan kelompok dan bagian untuk memperoleh pemanfaatan ruang yang optimal. Hal ini dimaksudkan agar staff tata usaha fokus dengan pekerjaan masing-masing dan tidak memandang kegiatan staff yang lainnya. Apabila datang seorang tamu

2

Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia, Bandung, hal. 46.

3

GeoffreyMills, Oliver Standingford dan Robert C. Appleby, 1991, Manajemen

Perkantoran Modern Edisi ketujuh dari Office Organization and Methods, Bina Rupa Aksara,

98

untuk menemui kordinator maka tidak ada keinginan untuk melihat siapa yang datang menemui koordinator tata usaha.

Beberapa kondisi lain di tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga antara lain barang-barang atau dokumen-dokumen baik yang masih digunakan maupun yang tidak digunakan diletakkan di lantai, meja, kursi, di atas almari, dan sekitar ruangan tata usaha. Barang dan dokumen ini juga diletakkan di dalam ruangan khusus menyimpan data pokok pendidikan menengah (dapodikmen) bahkan nampak beberapa kardus dan barang-barang lainnya yang seharusnya tidak disimpan dalam ruang dapodikmen. Penataan barang-barang ini tidak rapi dan berserakan. Hal ini menyebabkan akses untuk jalan staff terasa sulit karena terhalang oleh barang-barang dan dokumen yang berserakan. Staff akan menggeser dokumen, barang yang merintangi ketika mereka melintas di jalan ruang tata usaha. Kondisi ini menyebabkan staff tata usaha terhambat dalam menyelesaikan pekerjaan karena harus menggeser terlebih dahulu.

Hal ini tidak sesuai dengan teori yang diungkapkan oleh Nuraida

tujuan dalam penataan ruang kantor adalah ... memudahkan setiap gerakan para pegawai dari tempat penyimpanan arsip, memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi, ... menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu perusahaan.4

4

Ida Nuraida, 2014, Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, Yogjakarta, hal 162.

99

Kondisi penataan ruang kantor yang demikian menunjukkan beberapa kendala bagi staff dalam menyelesaikan pekerjaan mereka. Penataan yang kurang baik akan menyulitkan dalam pencarian kembali arsip, kehilangan dokumen, dan unsur ketidakrapian. Selain itu, penataan ruang kantor yang kurang baik akan memberikan citra yang kurang baik pula kepada stakeholder

yang berkunjung. Penampilan ruangan akan menunjukkan bagaimana kepribadian sekolah. Oleh karena itu, perlu untuk memperhatikan penataan ruang kantor tata usaha karena penataan ruang kantor akan memperoleh banyak manfaat. Seperti yang dikemukakan oleh Gie manfaat penataan antara lain mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan modar-mandir yang sebetulnya tidak perlu, menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan, memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya, mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu. 5

Sebuah ruangan yang berisi data pokok pendidikan (dapodik) berada dalam satu ruangan tata usaha. Ruangan ini bersifat rahasia karena berisi data-data dan informasi yang penting kaitannya sistem informasi manajemen sekolah. Bahkan hanya pegawai tertentu yang dapat diperbolehkan untuk masuk ke dalam ruangan tersebut. Ruangan ini hanya dibatasi oleh sebuah sekat kayu dan kaca tanpa penutup. Ruangan ini tidak efektif bila diletakkan di dalam ruang tata usaha karena selain bersifat rahasia, ruang dapodik ini cukup

5

The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, hal. 188.

100

memakan tempat ruang tata usaha. Bukan hanya letak yang kurang tepat, pengalihan fungsi terjadi dalam ruang dapodik ini karena ruangan tersebut bukan hanya berisi seperangkat alat penyimpan informasi namun juga dijadikan tempat penyimpanan barang lain seperti tumpukan kertas yang berantakan, beberapa kardus kosong, peralatan upacara yaitu stand microphone, tinta printer, owdner yang berserakan, dan barang-barang lainnya. Ruang yang tidak rapi akan berdampak pada citra sekolah karena penataan ruangnya. Oleh karena itu, perlu untuk diperhatikan lagi dalam menempatkan ruang yang ada di ruang tata usaha berisi data pokok pendidikan sekolah.

Keadaan tersebut tidak sesuai dengan teori Sukoco menyatakan bahwa layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat beberapa diantaranya adalah mengoptimalkan penggunaan ruang yang efektif, mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai, dan memberikan kesan yang positif terhadap masyarakat. 6Dengan demikian dapat ditunjukkan bahwa penempatan ruangan dapodik kurang memberikan manfaat dalam hal penggunaan ruang secara efektif. Tamu juga akan menilai dalam penataan ruang yang ada di tata usaha bagaimana kondisi yang ada ruang dapodik ini. Hal ini kaitannya pemberian citra kepada sekolah yang bersangkutan mengenai penataan ruang kantor.

Kegiatan operasional yang dijalankan oleh staff tata usaha membutuhkan akses untuk jalan keluar masuk dari ruang tata usaha menuju ruang yang lain sesuai tujuan yang diperlukan. Ruang tata usaha memiliki tiga

6

Badri Munir Sukoco, 2007, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta, hal. 189.

101

akses pintu, yang pertama ada pintu utama semua orang melewati pintu tersebut, yang kedua dan ketiga adalah pintu sampaing sebagai pintu alternatif yang digunakan staff untuk mempercepat akses jalan keluar dari ruang tata usaha dan menuju tempat lain. Pintu samping sering digunakan oleh banyak orang baik guru, siswa terkadang juga tamu yang datang. Kegiatan keluar masuk oleh semua orang melalui pintu alternatif sering terjadi, sehingga setiap orang yang melewati pintu tersebut akan menggangu konsentrasi setiap staff yang bekerja dalam ruangan. Secara otomatis, staff akan melihat dan terkadang juga tegur sapa sehingga fokus pekerjaan akan berkurang.

Selain itu, orang lain mudah masuk khususnya para guru yang datang untuk menerima layanan tata usaha bahkan diselingi dengan percakapan atau diskusi. Percakapan yang sering dilakukan ini menjadikan staff tidak menyelesesaikan pekerjaannya sesuai target. Kursi dan meja terkadang juga digunakan oleh tamu dan para guru ketika datang ke ruang tata usaha. Penggunaan meja kursi ini menghambat staff bekerja karena tempat duduk dipakai oleh mereka. Diskusi yang cukup keras mengurangi daya konsentrasi karyawan yang ada di ruangan. Oleh karena itu, perlu untuk diperhatikan penggunaan akses keluar masuk pintu samping tata usaha demi kelancaran pekerjaan staff.

Oleh karena itu, perlu ditinjau bagaimana penggunaan pintu samping yang digunakan oleh semua orang itu. Jika dimungkinkan pintu tersebut ditutup atau ada kebijakan untuk membatasi akses keluar masuk setiap orang yang hendak melintas melalui pintu tersebut. Hal ini dimaksudkan menghindari

102

kurangnya fokus pegawai dan upaya mengurangi angin yang masuk ke dalam ruangan. Angin yang dapat masuk berakibat menerbangkan kertas, membawa banyak debu. Ruang tata usaha menjadi cepat kotor dan tidak sehat. Oleh karena itu perlu untuk diperhatikan keberadaan pintu alternatif ini.

4.2.2 Penempatan Staff Tata Usaha

Penempatan pegawai staff tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga diurutkan berdasarkan tugas pokok dan fungsi dari masing-masing pegawai dengan menghadap arah yang sama. Bagian depan melayani surat menyurat atau seorang agendaris yang disambung dengan bagian keamanan. Di belakang agendaris adalah bagian inventaris dan kepegawaian. Sebelah kepegawaian adalah bagian bendahara baik bendahara komite sekolah, bendahara gaji dan dan BOS, bendahara pemungut iuran komite sekolah. Di belakang staff kepegawaian adalah bagian Proses Belajar Mengajar/ Sistem Informasi Manajemen/ Data Pokok Pendidikan. Paling belakang adalah koordinator staff tata usaha dan bagian sarana dan prasarana. Pembagian kerja tata usaha selain berdasar tugas pokok dan fungsi juga dikarenakan sifat tata usaha yang melakukan pelayanan. Pelayanan staff tidak dapat dikerjakan secara individu melainkan saling berhubungan antar bagian yang lain. Hal ini sesuai dengan teori yang diungkapkan oleh Richard Muther (dalam Nuraida bahwa penataan ruang kantor terdiri dari beberapa asas salah satunya ialah asas rangkaian kerja, dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus para pegawai dan alat-alat

103

kantor ditempatkan menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan.7

Asas ini akan bermanfaat jika diterapkan sebagaimana mestinya agar tercipta efisiensi kerja bagi staff tata usaha. SMK Negeri 1 Salatiga dalam kenyataannya sudah menerapkan asas tersebut karena pegawai ditempatkan berdasarkan tugas pokok dan fungsi masing-masing pegawai yang dimulai dari depan bagian pelayanan umum dengan staff bagian lain dibelakangnya diikuti bagian paling belakang adalah pimpinan tata usaha sebagai koordinator urusan ketatausahaan.

Jarak meja antar staff hampir tidak ada jarak. Penataan meja kerja yang demikian akan menghambat staff jika hendak beranjak dari meja kerjanya menuju tempat lain dalam menyelesaikan pekerjaannya. Hal ini disebabkan staff harus menggeser kursi staff lain atau meminta izin dan menunggu staff lain beranjak atau harus berputar mencari jalan untuk keluar. Belum lagi di setiap jalan terdapat rintangan yang menghadang seperti kursi, berkas-berkas, buku, arsip dan barang-barang lainnya sehingga mereka harus menghindari barang-barang tersebut atau menggesernya. Lorong utama untuk jalan staff juga sempit sehingga terkadang bergantian ketika berpapasan dengan staff lain.

7

Ida Nuraida, 2014, Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, Yogjakarta, hal 165-166.

104

Berikut digambarkan alur kerja penanganan surat masuk oleh agendaris tentang permohonan izin penelitian di SMK Negri 1 Salatiga adalah sebagai berikut:

Gambar 4.3. Denah penempatan staff tata usaha SMK N 1 Salatiga

Keterangan: 1. Surat masuk

2. Surat diterima, didiposisikan ke kepala sekolah 3. Surat dikelola agendaris

4. Tindak lanjut dari isi surat kepada koordinator tata usaha 5. Surat diserahkan untuk diarsipkan

Denah pada gambar tersebut menunjukkan kasus pengelolaan surat masuk dari stake holder.Stake holder harus menunggu proses jalannya surat masuk, bahkan surat harus ditinggal dalam pemrosesan surat. Kemudian surat diterima oleh bagian agendaris dengan melampiri lembar disposisi, lalu agendaris membawa surat kepada kepala sekolah untuk mengisi lembar

2

1 3

4 5

105

disposisi surat, setelah lembar disposisi diisi oleh kepala sekolah staff bagian agendaris membawa surat kembali untuk dikelola dimasukkan kedalam pencatatan surat masuk, kemudian agendaris menindaklanjuti surat kepada koordinator tata usaha karena sebagai pihak yang bersangkutan dalam isi surat tersebut. Surat diterima dan diproses, lalu dikembalikan kepada agendaris untuk disimpan sebagai arsip. Penanganan tersebut merupakan bukti contoh staff yang bertugas melayani bagian surat menyurat. Kasus ini mengenai penanganan surat masuk seorang peneliti yang akan melakukan penelitian di SMK Negeri 1 Salatiga.

Prosedur penanganan surat dilakukan berdasar urutan atau tahapan dalam menangani surat masuk dari pihak yang berkepentingan. Penanganan surat tidak terlepas dari pergerakan staff dalam memproses surat masuk kepada pihak-pihak terkait seperti kepala sekolah dan koordinator tata usaha sebagai pihak yang dituju. Pergerakan yang terjadi dapat dilihat bahwa agendaris harus melewati berbagai rintangan yang ada seperti tumpukan dokumen, arsip, buku, bahkan kursi yang ada ditengah-tengah lorong untuk jalan. Agendaris harus menyingkirkan berdiri, beranjak dari tempat duduknya, kemudian melewati rintangan dengan menggeser barang-barang yang ada didepannya. Dapat pula menyenggol dokumen tersebut. Kemudian ia harus berjalan melewati lorong utama dalam melakukan mobilisasi menuju ruang kepala sekolah. Staff kemudian kembali lagi menuju tempat duduknya dan mengelola arsip yang ada. Setelah dikelola maka ia harus mendistribusikan surat tersebut kepada pihak yang terkait dalam kasus ini ialah koordinator tata usaha. Setelah surat

106

beserta disposisinya diterima oleh koordinator tata usaha, maka ia harus menindaklanjuti isi surat tersebut dan menyerahkan surat kepada agendaris untuk disimpan sebagai arsip sekolah.

Serangkaian proses dalam penanganan surat disertai adanya pergerakan yang harus dilalui. Perpindahan yang terjadi seringkali harus melewati berbagai rintangan. Denah tersebut menunjukkan bahwa staff harus menempuh jarak yang cukup jauh untuk menuju ke bagian yang dituju. Jauhnya jarak yang diperlukan juga membutuhkan tenaga yang harus dihabiskan dalam menyelesaikan tugas tersebut. Bukan hanya tenaga, melainkan waktu yang dimiliki staff akan terbuang lebih banyak karena memiliki gerakan menyingkirkan barang-barang yang menghalangi, jauhnya jarak dan sempitnya lorong.

Lorong sebagai akses mobilisasi staff menunjukkan jarak yang sangat sempit. Dalam proses perpindahan pun akan menjumpai staff yang lain yang sedang mengerjakan tugasnya akan bertemu di lorong utama. Kondisi yang sempit dan kurang lebar inilah yang menjadikan staff yang satu dengan staff yang lain harus bergantian dalam berjalan melewati lorong. Waktu pun akan menjadi semakin lama karena banyaknya hambatan yang harus dilalui oleh staff dalam menangani surat. Lamanya waktu yang diperlukan dalam penanganan pekerjaan tertentu, untuk kasus ini adalah surat masuk maka pekerjaan lain pun akan tertunda sementara karena harus menangani surat masuk. Pekerjaan lain akan menunggu dan proses penyelesaian pun akan

107

tertunda. Jika kejadian seperti ini dilakukan secara terus menerus maka proses penyelesaian pekerjaan pun tidak selesai tepat waktu.

Beberapa kondisi tersebut akan menghambat waktu penyelesaian pekerjaan menjadi lebih lama serta menjadikan jarak tempuh menjadi lebih panjang. Hal tersebut tidak sesuai dengan teori Gie yang menyatakan bahwateknik yang dapat digunakan adalah ... diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para pegawai sebaiknya di bagian tengah terdapat sebuah lorong utama yang lebarnya 120 cm, lorong-lorong lainnya cukup selebar 80 cm. Lebar 120 cm itu dibuat berdasarkan perhitungan bahwa lebar badan seseorang yang normal kira-kira 60 cm sehingga lorong tersebut dapat dijalani dua orang dengan tanpa bersinggungan waktu berpapasan oleh 2 orang. Sedangkan teknik lainnya adalah jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau dibelakangnya (ruang untuk duduk pegawai) selebar 80 cm.8

Hal ini diperkuat dengan prinsip tata ruang yang diungkapkan oleh Nurasih dan Rahayuadalah usahakan untuk menjadikan tata ruang yang bisa membuat aliran pekerjaan menjadi sederhana, ruang lantai harus terbebas dari semua rintangan, setiap perlengkapan kerja harus berada dekat dengan penggunanya, jumlah jalan atau koridor yang memadai pada setiap ruangnya dan luasnya harus memadai.9Maka jelaslah bahwa penataan ruang kantor tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga hendaknya diperhatikan lagi khususnya dalam

8

The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, hal. 193-194.

9

Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang, Dunia Cerdas, Jakarta, hal. 132.

108

penataan tempat duduk staff. Hal ini akan lebih baik jika adanya penataan kembali penempatan staff kaitannya dengan jarak antar meja dan lorong utama sebagai lalu lintas staff diberi jarak yang sesuai agar dalam perpindahannya staff tidak mengalami kesulitan, sedikit beranjak, menempuh jarak yang pendek agar tidak berputar mencari jarak yang bisa dilewati antara meja kerja staff.

Selain alur yang digunakan agendaris dalam melaksanakan pekerjaan kantor melalui lorong yang harus memutar tempat ke belakang, alternatif lain yang biasanya digunakan oleh agendaris ialah menggunakan jalan dengan menggeser kursi yang ada disebelahnya.

Gambar 4.3. Alur Perpindahan Penanganan Surat Masuk SMK N 1 Salatiga

Keterangan: 1. Surat masuk

1 3

4 5

109

2. Surat diterima, didiposisikan ke kepala sekolah 3. Surat dikelola agendaris

4. Tindak lanjut dari isi surat kepada koordinator tata usaha 5. Surat diserahkan untuk diarsipkan

Perbedaan alur kerja yang dilaksanakan oleh agendaris dari gambar tersebut terletak pada alur nomor dua, dimana agendaris berjalan melalui jalan dengan menggeser kursi yang ada di sebelahnya. Jika dalam perpindahan, kursi milik keamanan tidak ditempati oleh seseorang maka ia langsung menggesernya dan berpindah tempat menuju ruang kepala sekolah. Namun, jika kursi ditempati oleh orang lain baik staff yang lain, guru maupun tamu maka ia harus minta izin untuk melintasi jalan di sela-sela kursi tersebut, kemudian orang yang menempati harus menggser kursinya sehingga agendaris dapat lewat melalui jarak yang disediakan walaupun dengan memiringkan badannya. Alternatif ini dapat membantu hanya saja ia harus meinta izin terlebih dahulu dan menunggu orang lain menggeser kursinya terlebih dahulu.

Hal ini akan lebih menguntungkan antar staff yang satu dengan staff yang lain apabila kursi dan meja antar staff terdapat jarak yang dapat dilintasi dalam perpindahan. Jarak yang cukup tidak akan menggeser kursi lainnya dan meminta izin terlebih dulu sehingga mempercepat waktu yang digunakan dalam menyelsaikan pekerjaan. Selain tidak berputar ke belakang dan melewati rintangan di jalan seperti buku dan barang lainnya, pastinya akan menghemat tenaga dalam berjalan mengingat pekerjaan masih banyak yang harus dikerjakan. Waktu tempuh pun menjadi lebih singkat karena dapat berjalan dengan mudah.

110

Namun seringkali staff tata usaha harus melakukan beberapa tugas tambahan seperti menerima telepon masuk. Biasanya telepon berasal dari pihak luar atau stake holder yang berkepentingan dalam menjalin kerjasama maupun tugas lainnya. Adapun meja dan kursi untuk menerima telepon berada di bagian depan ruangan. Ketika telepon berbunyi maka salah satu dari anggota staff yang berada di ruang tata usaha harus mengangkatnya. Melihat gerak yang sulit bagi staff untuk berpindah dari tempat duduknya akan membutuhkan waktu untuk datang ke meja telepon dna mengangkatnya. Belum lagi siapa pun yang menerima telepon akan menghentikan sejenak pekerjaannya dan pergi menuju meja telepon. Panggilan telepon dalam sehari bisa berkali-kali sehingga staff harus bolak-balik menerima telepon dan meninggalkan sementara pekerjaannya. Hal ini cukup mengganggu karena staff memiliki tugas ganda selain tugasnya masing-masing. Frekuensi menerima telepon akan membuat lelah staff dan saling tunggu staff yang satu dengan yang lain untuk menerima telepon. Dengan demikian, dapat pula sekolah memperhatikan hal tersebut dalam melihat efisiensi kerja yang ada pada staff tata usaha. mereka akan membutuhkan banyak waktu dan tenaga dalam berpindah dan pekerjaan tertunda.

4.2.3 Pengaturan Peralatan dan Perlengkapan Kantor

Penataan peralatan dan perlengkapan kantor di ruang tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga sebagian sudah memperhatikan kedekatan letak peralatan yang sering digunakan oleh masing-masing pegawai. Kedekatan peralatan yang sering digunakan seperti meja dan laci memudahkan staff dalam

111

menjangkau peralatan/ perabot yang sering digunakan dan mempertimbangkan efisiensi tenaga dan waktu yang digunakan. Hal ini sudah sesuai dengan teori Gie prinsip menyusun ruang kantor adalah ... lemari dan alat-alat perlengkapan lainnya taruh didekat pagawai-pegawai yang paling sering mempergunakan benda-benda itu.10 Penyimpanan barang-barang dapat disimpan didekat meja staff, baik dilaci, bawah meja maupun di atas meja. Namun, penyimpanan barang-barang, dokumen dan arsip akan terbatas jumlah mengingat daya tampung laci yang terbatas, sehingga memerlukan tempat atau perabot lain yang dapat menyimpan arsip yang perlu untuk disimpan. Almari-almari akan sangat dibutuhkan kaitannya dalam penyimpanan dokumen penting. Apabila dalam pencarian kembali dokumen tersebut dapat segera diketemukan dengan waktu yang relatif singkat.

Disisi lain, penjangkauan beberapa peralatan atau perabot lain oleh beberapa staff dirasa cukup jauh karena harus berpindah tempat dari tempat duduknya dengan melewati rintangan yang ada pada lorong. Hal akan memerlukan waktu yang lebih lama karena harus berputar dari meja ke meja untuk bisa keluar. Bukti bahwa adanya jarak yang cukup jauh dan sulit menjangkau ialah staff tata usaha meminta dalam pengambilan barang kepada staff yang berada di dekatnya barang yang dibutuhkan. Perabotan dan peralatan yang digunakan sudah memadai karena staff dapat mengerjakan segala tugas dan pekerjaan masing-masing. Namun tidak memungkiri bahwa dalam

10

The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, hal. 195.

112

pelaksanaannya masih terdapat keterbatasan peralatan maupun perabot yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu.

Penggabungan penyimpanan arsip kesiswaan dengan arsip kepegawaian yang ada di filling cabinet dua pintu yang berada di bagian depan ruang tata usaha sebagai bukti terbatasnya peralatan atau perabot yang digunakan. Beberapa almari/perabot yang lainnya sudah cukup rapuh dan tua. Penumpukan almari dikarenakan perabot-perabot tersebut berasal dari bantuan pemerintah dan tidak ada tempat untuk menyimpan sehingga masih tetap digunakan. Selain itu, almari arsip pada bagian kesiswaan masih dirasa kurang karena beberapa dokumen kesiswaaan dan kepegawaian diletakkan di luar almari seperti di atas meja, atas almari, lantai dan beberapa tempat kosong lainnya. Keadaan yang yang kurang tertata ini menyebabkan ruangan terasa sesak karena berbagai dokumen dan barang-barang diletakkan diberbagai tempat seperti disekitar lantai, diatas meja yang kosong, diatas almari bahkan diatas kursi.

Hal ini akan lebih baik jika penataan berkas dan dokumen sesuai pada tempatnya, bukan disembarang tempat. Penambahan perabot kantor dapat dilakukan demi menunjang penyimpanan arsip. Arsip akan mudah diketemukan apabila ada tempat yang menampung dan diberi kode agar mudah dalam pencarian pada suatu saat membutuhkannya. Selain itu, citra sekooah akan nampak dari ruang yang tertata rapi. Tamu yang berkunjung sebelum menemui pihak yang dituju, pertama kali akan datang kepada tata usaha untuk

113

menyampaikan maksud dan tujuannya datang. Hal ini akan memberikan penilaian terhadap wajah sekolah melalui ruang tata usaha.

Akibat lain dari penggunaan almari lama yang rapuh akan berdampak pada arsip didalam almari tersebut karena proses pelapukan yang terjadi akan memakan kertas yang berada pada almari dan memudarkan warna kertas lebih cepat. Hal ini tidak sesuai dengan teori Nurasih dan Rahayu yang menyatakan bahwa fasilitas kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk mencapai produktifitas pekerjaan kantor yang seefisien mungkin secara tenaga, biaya maupun waktu.11

Keterbatasan peralatan yang hendak digunakan dalam membantu menyelesaikan pekerjaan seperti jumlah printer yang digunakan secara bersamaan dalam waktu sama akan menghambat kelancaran pekerjaan staff tata usaha. Akibatnya adalah antrian antar staff tata usaha dalam menggunakan printer khusunya milik agendaris yang sering dipakai. Staff tata usaha pada dasarnya beberapa dari mereka dilengkapi sebuah printer dalam menunjang pekerjaan. Namun karena kerusakan dan faktor lain sehingga staff bagian dapodik, koordinator tata usaha, maupun bagian lain lebih sering menggunakan printer milik agendaris. Kebutuhan mesin fotokopi dalam proses pekerjaan yang tidak tersedia di tata usaha menyebabkan pegawai harus berjalan menuju ruang penggandaan, tempat foto kopi yang membutuhkan biaya tambahan.

Fasilitas lain yang dapat meningkatkan kenyamanan dan kesehatan ialah Air Conditioner(AC). SMK Negeri 1 Salatiga belum memiliki fasilitas

11

Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia Cerdas,Jakarta, hal. 132.

114

AC di dalam ruang tata usaha. Moekijat dalam Nuraida menyatakan bahwa Air Conditioner (AC) mengatur keadaan udara dengan mengawasi suhu, peredaran, kelembapan, dan kebersihan. Efisiensi pegawai kantor menunjukkan kenaikan rata-rata 20 persen setelah diberi AC. Terpenuhinya kualitas dan kuantitas udara yang baik akan memberikan banyak keuntungan bagi kantor antara lain: meningkatkan produksi tetap, meningkatkan mutu kerja kantor, menjaga kesehatan pegawai, meningkatkan semangat kerja, menimbulkan kesan yang menyenangkan bagi para tamu.12 Keadaan ruang tata usaha tidak sesuai dengan teori tersebut, bahkan kondisi lain yang memprihatinkan ialah staff lain maupun para guru merokok di dalam ruang tata usaha. Udara yang bebas akan membuat orang di dalam ruangan tersebut merokok dengan bebas pula. Tidak adanya AC akan membuat staff tata usaha akan merokok ketika jam kerja. Hal ini bukan hanya menimbulkan dampak bagi perokok aktif melainkan juga perokok pasif yang ada di sekitar ruang tata usaha.

Oleh karena itu dibutuhkan pengadaan peralatan yang dibutuhkan agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat. Penambahan peralatan dan perabotan akan membantu karyawan dalam mengelola peralatan tersebut demi tercapainya tujuan sekolah. Produktifitas yang tinggi, kenyamanan dan kesehatan akan dimiliki staff tata usaha jika pengaturan peralatan dapat diperhatikan dengan baik. Penambahan peralatan maupun perabot kantor antara lain almari arsip dan penggantian almari yang lama, printer, AC, meja kursi

12

Ida Nuraida, 2014, Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, Yogjakarta, hal 178.

115

tamu tata usaha, mesin fotokopi, dan beberapa peralatan dan perabot lainnya yang dibutuhkan demi kelancaran pekerjaan tata usaha. Terpenuhinya peralatan dan perabot kantor akan membantu staff dalam bekerja, bukan hanya dari kualitas kerja yang baik melainkan kenyamanan dan kepuasan dalam bekerja akan menentukan efisiensi kerja yang ada.

Tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga juga memiliki rekan kerja dalam memperbaiki peralatan yang rusak seperi laptop, printer dan lain sebagainya. Berbagai kegiatan perbaikan dilakukan agar peralatan tersebut dapat menunjang dalam penyelesaian pekerjaan kantor. Hal ini sesuai dengan pendapat Laksmi, Fuad Gani dan Budiantoro menyatakan bahwa pemeliharaan peralatan, perabotan, dan gedung kantor perlu diperhatikan oleh semua pekerja. Peralatan seperti komputer, listrik, gedung, sofa, karpet perawatannya membutuhkan keahlian tertentu, tidak bisa dilakukan oleh sembarang orang.13Pemeliharaan dan perawatan peralatan maupun perabot yang digunakan akan menghemat setiap kerusakan yang hendak terjadi. Oleh karena itu apabila peralatan yang digunakan memiliki keawetan pekerjaan staff tata usaha pun tidak akan terganggu karena apabila sudah rusak maka pegawai akan menunggu dan menunda pekerjaan jika menggunakan peralatan tersebut. Bentuk perawatannya lainnya ialah dengan menjalankan kesepakatan bersama yaitu mengikuti jumat bersih yang diadakan satu kali dalam seminggu. Kegiatan ini hendaknya dapat dilakukan oleh semua pihak tata usaha dalam memelihara peralatan dan perabot agar ruangan menjadi rapi dan nyaman.

13

Laksmi, Fuad Gani dan Budiantoro, 2015, Manajemen Perkantoran Modern, Grafindo Persada, Jakarta, hal. 39.

116

Barang-barang dapat diminimalisir dari keadaan disekitar lantai, diatas almari dan lain sebagainya.

4.2.4 Lingkungan Fisik

Penataan ruang kantor tidak terlepas dari adanya lingkungan fisik yang berada disekitar tempat ruang kerja. Lingkungan fisik di SMK Negeri 1 Salatiga dapat dikelompokkan menjadi beberapa bagian yaitu dari udara, cahaya, warna pada dinding dan peralatan, dan suara yang ditimbulkan disekitar ruang tata usaha. Aspek lingkungan fisik ini akan memengaruhi berbagai aktivitas yang dikerjakan oleh staff. Kepuasan dan kenyamanan dalam bekerja merupakan hal yang sangat penting untuk didapatkan oleh masing-masing pegawai. Menurut Moekijat kesenangan dan rasa puas pegawai sangat dipengaruhi oleh tata ruang.14

a. Udara

Faktor-faktor lingkungan fisik yang pertama dijelaskan dengan adanya keadaan udara di ruangan kantor. Udara yang bersih akan membuat nyaman semua pegawai yang sedang bekerja. Namun, SMK Negeri 1 Salatiga masih menggunakan udara alami tanpa ada alat pengontrol udara. Akses dua pintu dan ventilasi yang dibuka pada jam kerja mengakibatkan angin masuk cukup besar dan membawa banyak debu dan kotoran ke dalam ruangan. Kondisi yang kotor akan menjadi sebab penyakit. Hal ini tidak sesuai dengan teori Nuraida bahwa Air Conditioner (AC) mengatur

14

Moekijat, 2002,Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Mandar Maju, Bandung, hal. 120.

122

penutupan pintu samping tata usaha yang dijadikan sebagai pintu alternatif atau adanya kebijakan dalam pemakaian pintu alternatif sebagai akses lalu lintas.

4.2.5 Efisiensi Kerja

Penataan ruang kantor tata usaha dilakukan atas dasar berbagai pertimbangan. Segala keadaan yang ada akan berperan dalam penentuan efisiensi dalam bekerja. Efisiensi yang dimaksud ialah mendapatkan hasil sesuai dengan apa yang diberikan. Adapun beberapa hal kondisi yang menunjukkan prinsip efisiensi dilihat dari perbandingan penataan ruang kantor dengan waktu, biaya, tenaga, dan hasil dalam menyelesaikan suatu tugas pekerjaan.

a. Waktu

Dampak yang diakibatkan dari segi waktu yang dihabiskan ialah menghambat dalam proses penyelesaian pekerjaan. Hal ini ditandai dengan lamanya proses pencarian kembali arsip yang dapat menyebabkan keterlambatan proses surat-menyurat karena cukup luasnya ruangan, tenaga yang dihabiskan bolak-balik karena terbatasnya peralatan seperti printer atau mesin fotokopi. Jarak yang sempit mengakibatkan jarak tempuh yang lebih panjang karena harus minta izin untuk lewat lorong yang bersentuhan dengan tempat duduk staff lain bahkan harus berputar untuk keluar dari tempat duduk. Lorong untuk jalan terdapat rintangan yang menghadang seperti tumpukan kertas, buku, kursi dan barang-barang lainnya. Penumpukan pekerjaan pada waktu tertentu menyebabkan staff

123

tata usaha akan lembur kerja dan tidak menghemat listrik karena butuh peralatan elektronik seperti laptop dalam bekerja. Kemungkinan besar dengan menumpuknya pekerjaan staff tata usaha dapat mengalami keterlambatan dalam menyelesaikan suatu tugas tertentu. Kondisi yang demikian tidak sesuai dengan teori Umam bahwa efisien waktu, adalah tujuan dapat dicapai secara optimal, namun waktu yang dihabiskan hanya

sedikit atau waktu yang singkat.22

b. Biaya

Efisiensi biaya yang dapat dilakukan pada staff tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga dapat dilihat dari penempatan staff tata usaha dalam satu ruangan. Pengaturan ruang terbuka akan menurunkan penggandaan informasi yang ada, komunikasi menjadi satu kesatuan dan tersentral antar unit yang lainnya. Hal ini akan menurunkan biaya yang dibutuhkan. Namun apabila staff tidak dapat menyelesaikan tepat waktu maka biaya akan dikeluarkan lebih banyak karena staff harus lembur dan memerlukan biaya listrik lebih banyak. Selain itu, keterbatasan peralatan seperti mesin fotokopi akan memerlukan biaya yang lebih pula karena harus pergi keluar untuk menggandakan. Keterlambatan ini sebenarnya tidak sering terjadi karena staff mengerjakan sesuai pekerjaannya. Namun jika diperhitungkan lamanya waktu yang diperlukan oleh staff dalam berpindah tempat untuk menyelesaikan pekerjaan yang terhalang oleh penataan meja kursi dan

22

Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia, Bandung, hal. 170.

124

barang-barang yang merintangi dalam berjalan. Hal ini dapat menyebabkan keterlambatan dalam pekerjaan.

c. Tenaga

Prinsip efisiensi ditinjau dari tenaga yang diperlukan kaitannya penataan ruang tata usaha sedikit menghambat. Keadaan ruang yang cukup luas mengakibatkan staff tata usaha harus membutuhkan tenaga lebih banyak dalam melaksanakan pekerjaannya. Beberapa kendala dalam tenaga yang dihabiskan adalah staff yang berusaha keluar dari tempat duduknya untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu sehingga harus menarik kursinya, meminta izin atau menunggu staff lainnya berpindah karena jarak kursi dengan meja terlalu rapat. Bukan hanya kondisi jarak antar meja dan kursi namun terdapat rintangan seperti kursi yang berserakan, dokumen, barang-barang, buku-buku dan arsip lainnya yang berada diatas lantai. Apabila ada jarak yang cukup maka staff tidak perlu melakukan gerakan berlebihan seperti menggeser terlebih dahulu dan berputar untuk berpindah dalam menyelesaikan pekerjaan. Penggunaan tenaga yang cukup banyak ialah penjangkauan dalam mencari arsip yang ada didalam almari yang cukup jauh dari tempat duduk sehingga harus melewati rintangan dalam berjalan. Seringkali dalam mencari arsip yang diperlukan staff tidak langsung mendapatkan melainkan harus mencari di almari lainnya. Berbagai aktivitas tersebut akan menghabiskan tenaga lebih banyak. Dari berbagai kegiatan yang dilakukan menunjukkan bahwa penataan ruang kantor ditinjau dari tenaga yang diperlukan tidak sesuai

125

dengan teori yang dikemukakan oleh Umam bahwa efisiensi tenaga, untuk

mencapai hasil yang optimal cukup menggunakan tenaga yang minimal.23

d. Hasil

Prinsip efisiensi ditinjau dari hasil yang diberikan kaitannya pada penataan ruang kantor tata usaha ialah hasil pekerjaan dapat dikerjakan dengan baik meskipun terkadang mengalami sedikit keterlambatan dan penumpukan pekerjaan pada waktu tertentu saja. Hal ini disebabkan karena penumpukan tugas dari pemerintah pada waktu-waktu tertentu. Seringkali terjadi antrian dalam melayani pihak-pihak tertentu karena banyaknya tugas pekerjaan harus segera diselesaikan. Bahkan terjadi kendala seperti antrian peralatan seperti printer sehingga menunggu staff lainnya dalam menggunakan printer. Pekerjaan yang kurang terorganisir ini akan menghambat dalam penyelesaian tepat waktu sehingga lembur kerja sebagai solusinya. Lembur kerja yang dilakukan pada waktu tertentu akan menambah tenaga untuk menyelsaikannya, biaya listrik yang digunakan, penambahan waktu untuk menyelesaikannya, dan lain-lain. Hal ini tidak sesuai dengan teori Umam bahwa cara efisien dan efektif dilakukan agar dalam melaksanakan pekerjaan harus terhindar dari pemborosan energi atau material waktu, karena kalau terjadi pemborosan enerji atau pemborosan sumber-sumber kerja, maka akan mempengaruhi

23

Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia, Bandung, hal. 170.

126

hasil kerja atau akan menurunkan tingkat produktifitas organisasi

perusahaan.24

Penataan memberi dampak yang berarti dalam efisiensi baik waktu, tenaga, biaya dan hasil yang dicapai dalam mencapai tujuan sekolah. Oleh karena itu perlu memperhatikan peralatan atau perabot yang digunakan yang mengakibatkan ruangan terasa sesak dan sempit, kondisi peralatan yang ada sehingga dapat diperbaiki maupun diganti serta ditambahkan. Penambahan beberapa perabot menentukan kualitas pekerjaan staff tata usaha. Peralatan dan perabot yang perlu untuk ditambah ialah almari kearsipan, printer, AC, mesin fotokopi, meja kursi tamu tata usaha, penambahan staff tata usaha bagian penerima telepon. Bukan hanya penambahan material saja melainkan kebijakan baru seperti menaati kegiatan kebersihan pada jumat bersih, pembatasan penggunaan pintu samping tata usaha oleh pengguna akses, kesepakatan mengurangi interaksi yang berlebihan yang dapat mengganggu konsentrasi staff tata usaha, pemindahan ruang dapodik, pembuatan ruang koordinator tata usaha dan ketaatan pelaksanaan prosedur kerja.

Proses penyelesaian pekerjaan membutuhkan usaha dalam mencapainya. Pekerjaan kantor meliputi kegiatan membuat, menerima, mengumpulkan, mengolah, mengganda, dan mengirim informasi yang diperlukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Pekerjaan kantor dilakukan oleh tata usaha dalam rangka mencapai tujuan sekolah. Tata

24

Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia, Bandung, hal. 168.

127

usaha sebagai pusat informasi maka perlu untuk memberikan pelayanan baik kepada pihak internal maupun eksternal.

Beberapa usaha yang dapat dilakukan ialah dengan memberikan tenaga, waktu dan biaya yang dapat menunjang proses penyelesaian pekerjaan. Kegiatan operasional kantor tidak terlepas dari ruang kantor sebagai tempat dalam mengolah informasi. Oleh karena itu, penggunaan tenaga, waktu dan biaya kaitannya dalam kondisi penataan ruangan yang tepat harus memberikan hasil pekerjaan yang optimal dan efisien. Dapat disimpulkan temuan dalam penelitian ini adalah penghamburan tenaga, waktu dan biaya karena kondisi penataan ruang kantor dalam proses penyelesaian pekerjaan yang kurang tepat menjadikan hasil pekerjaan kurang optimal dan efisien. Hal ini diperkuat dengan adanya kondisi lingkungan di sekitar kantor dan segala komponen didalamnya yang kurang mendukung akan menghambat proses pekerjaan tersebut. Oleh karena itu, penghematan tenaga, waktu dan biaya dalam proses penyelesaian pekerjaan akan menghasilkan efisiensi kerja yang dapat menunjang staff tata usaha mencapai tujuan sekolah.