LKP : Rancang Bangun Sistem Aplikasi Inventarisasi Aset Pada CV. Daun Muda Communication.

LAPORAN KERJA PRAKTEK

RANCANG BANGUN SISTEM APLIKASI INVENTARISASI ASET PADA CV. DAUN MUDA COMMUNICATION

Nama : Nanda Cahya Priaditya

NIM : 08.41010.0045

Program Studi : Strata 1

Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

v

ABSTRAK

Keberadaan sistem informasi merupakan hal yang tidak dapat dihindari lagi pada zaman seperti sekarang ini. Seluruh pekerjaan manusia yang dilakukan secara manual sebelumnya, akan berubah menjadi sistem yang terintegrasi dan teratur. Bagian Administrasi pada CV. Daun Muda Communication yang bergerak dibidang pengolahan data persediaan inventaris aset, ingin meningkatkan pelayanan kepada pegawai. Bidang administrasi ingin mengubah sistemnya menjadi lebih baik dari sekarang ini.

Berdasarkan bidang pekerjaan administrasi yang bergerak dibidang pengolahan data persediaan inventaris, sistem aplikasi inventarisasi aset dianggap penting. Oleh karena itu diperlukan suatu aplikasi yang dapat menangani transaksi yang berhubungan dengan persediaan.

Untuk membangun sistem informasi persediaan inventaris, perlu melakukan pengumpulkan data serta menganalisis sistem yang ada, setelah itu barulah penulis mendesain sistem yang dapat membantu menyelesaikan permasalahan yang ada di bidang administrasi inventaris.

Sistem Aplikasi Inventarisasi Aset ini bertujuan membantu bidang Administrasi dalam mengolah data persediaan inventaris dan memberikan pelayanan kepada pegawai dengan lebih baik. Selain itu juga membantu supervisor dalam pembuatan laporan dengan cepat, tepat, dan tepat agar dapat mengambil tindakan dengan baik.

Kata kunci: Sistem Aplikasi Inventarisasi Aset, Inventaris, dan CV Daun Muda Communication.

viii

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Kontribusi ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 7

2.1 Identitas Perusahaan ... 7

2.2 Uraian Tentang Perusahaan ... 10

2.3 Visi dan Misi Perusahaan ... 8

2.3.1 Visi Perusahaan... ... 8

2.3.2 Misi Perusahaan... ... 8

2.4 Struktur Organisasi ... 8

BAB III LANDASAN TEORI ... 9

3.1 Inventarisasi ... 9

ix

Halaman

3.1.3 Pencatatan Inventarisasi... ... 10

3.1.4 Penerimaan dan Pengeluaran Barang... ... 12

3.2 Sistem ... 13

3.3 Sistem Informasi ... 13

3.4 Analisis dan Perancangan Sistem ... 14

3.4.1 ERD ... 14

3.4.2 DFD... ... 15

3.5 Database ... 17

3.6 Sistem Basis Data ... 17

3.7 Database Management System ... 18

3.8 Interaksi Manusia dan Komputer ... 19

3.9 Microsoft Visual Studio 2005 ... 20

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 21

4.1 Menganalisis Sistem ... 22

4.2 Mendesain Sistem ... 26

4.3 Mengimplementasi Sistem ... 64

4.4 Melakukan Pembahasan terhadap Implementasi Sistem ... 67

BAB V PENUTUP ... 82

5.1 Kesimpulan ... 82

5.2 Saran ... 82

DAFTAR PUSTAKA ... 83

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat saat ini berpengaruh terhadap kemajuan bisnis di berbagai instansi. CV. Daun Muda Communication (DMC) merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pembuatan produk multimedia dan komunikasi visual seperti pembuatan buku tahunan untuk sekolah, web profile perusahaan, desain kemasan, logo, video iklan dan juga merambah ke usaha event organizer. Perusahaan ini merupakan perusahaan yang sedang berkembang dan memiliki sejumlah barang pendukung produksi yang menjadi aset perusahaan, barang-barang ini dapat dipinjam oleh karyawan yang sedang membutuhkannya untuk mendukung pengerjaan produk pesanan pelanggan. CV. Daun Muda Communication (DMC) memiliki suatu bagian pekerjaan yang menangani pendataan barang peralatan produksi multimedia dan perlengkapan event yang menjadi aset perusahaan,.

Dalam proses bisnisnya, CV. Daun Muda Communication (DMC) saat ini dalam pengelolaan asetnya pada tahap awal melakukan pencatatan data barang yang menjadi aset perusahaan ke dalam file Microsoft Excel, untuk proses transaksi peminjamannya dilakukan hanya dengan meminta izin staff administrasi yang menangani aset perusahaan. Apabila ada peminjaman aset maka data peminjaman berupa nama peminjam dan nama barang hanya di catat dalam sebuah buku transaksi, untuk transaksi pengembalian peminjaman aset sendiri prosesnya hanya menyerahkan barang yang dipinjam saja. Untuk proses

2

pelaporan, direktur mendapatkan laporan data aset yang sudah dicatat, laporan peminjaman aset serta pengembalianya. Namun terkadang laporan tentang data aset, peminjaman dan pengembaliannya kurang lengkap dan kadang tidak sesuai dengan kondisi yang terjadi untuk pendataan aset yang ada. Seiring berkembangnya waktu, menjadi kurang efektif untuk perusahaan. Saat ini

direktur membutuhkan pelaporan yang tepat waktu, praktis, dan valid. Hal ini

dapat dilihat dari belum terkomputerisasinya layanan pelaporan yang diberlakukan saat ini.

Oleh karena itu, untuk membantu mengontrol pengelolaan aset dan membuat proses peminjaman dan pengembalian lebih sistematis dan terkontrol

serta mewujudkan pelaporan yang praktis dan valid maka dibangun suatu sistem

informasi inventarisasi aset berbasis desktop yang terkomputerisasi. Sistem informasi tersebut berisi informasi tentang pendataan aset, transaksi peminjaman aset, dan pelaporan data aset serta peminjaman dan pemgembalianya.. Dengan adanya sistem informasi yang dibuat, diharapkan membantu CV. Daun Muda Communication (DMC) dalam mengontrol pendataan aset dan peminjamanya serta mengurangi resiko terjadinya kehilangan yang menyebabkan kerugian juga memperoleh pelaporan yang cepat, akurat, dan sistematis.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas perlu dirumuskan suatu masalah. Perumusan masalah tersebut dijabarkan di bawah ini:

Bagaimana membuat sistem informasi inventarisasi aset berbasis desktop yang dapat membantu user agar lebih mudah untuk melakukan pengolahan data inventaris aset perusahaan.

3

1.3 Batasan Masalah

Dalam membuat sistem informasi ini diperlukan pembatasan agar tidak menyimpang dari topik yang diambil. Pembatasan sistem informasi tersebut dijelaskan di bawah ini:

1. Sistem informasi ini tidak membahas tentang penyusutan aset.

2. Sistem informasi ini dibuat menggunakan Microsoft Visual Studio 2005 dan

database yang digunakan menggunakan Microsoft SQL Server 2000.

1.4 Tujuan

Dengan melihat perumusan masalah yang ada, dalam kerja praktek ini didapatkan tujuan yang akan dibahas. Tujuan tersebut dijelaskan di bawah ini:

1. Sistem informasi ini dibuat untuk menghasilkan informasi yang melaporkan

penerimaan persediaan aset, mencatat peminjaman asset dan pengembalian aset.

2. Membuat sistem informasi inventarisasi aset berbasis desktop yang berisi

fitur-fitur untuk menyimpan data inventaris aset, menyimpan transaksi penerimaan persediaan aset, pemakaian aset, pengembalian peminjaman aset .

3. Membuat sistem informasi yang membuat efektif dan efisien dalam

pencatatan maupun pelaporan sehingga data yang dihasilkan valid, lengkap,

dan cepat dalam pelaporan.

4. Membuat sistem informasi dengan tampilan menu yang user friendly dengan

tujuan untuk memudahkan dan mempercepat user dalam menggunakan aplikasi.

4

1.5 Kontribusi

Adapun kontribusi atau manfaat yang didapat CV. Daun Muda Communication (DMC) dengan adanya sistem informasi inventarisasi aset ini adalah :

1. Kegiatan pendataan dan transaksi peminjaman dan pengembalian aset

perusahaan dapat dilakukan dengan mudah.

2. Dengan adanya sistem ini instansi dapat menghemat waktu dalam melakukan

pengolahan data inventaris asset perusahaan dan kebutuhan akan perlengkapan produksi instansi dapat terpenuhi sehingga dapat meningkatkan kinerja instansi tersebut.

3. Keadaan persediaan aset instansi dapat dipantau pemakai dan pemakaiannya

dengan mudah.

4. Instansi bisa dengan cepat memperoleh suatu informasi maupun laporan

penggunaan aset yang akurat.

5. Mempermudahkan pengguna dalam melakukan proses transaksi penerimaan

persediaan, pemakaian persediaan, pengembalian persediaan kepada pegawai dan melakukan penyimpanan yang akurat setiap kali proses transaksi terjadi.

6. Mempermudahkan pengguna dalam melakukan pelayanan terhadap pegawai

secara cepat, tepat, dan efisien sehingga customer mendapatkan pelayanan yang lebih baik.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan kerja praktek ini dapat dibagi dalam lima bab yaitu

5

pembahasan serta penutup. Masing-masing bab terdiri atas beberapa sub bahasan sebagai berikut:

 BAB I: PENDAHULUAN

Pada bab ini diuraikan hal–hal yang menjadi latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan yang ingin dicapai, kontribusi serta sistematika penulisan laporan kerja praktek ini.

 BAB II: GAMBARAN UMUM INSTANSI

Pada bab ini menjelaskan tentang profil instansi, meliputi profil instansi dan struktur organisasi dari instansi.

 BAB III: LANDASAN TEORI

Pada bab ini membahas teori yang berhubungan dengan pembuatan rancang bangun sistem aplikasi inventarisasi asset pada CV. Daun Muda Communication yaitu teori tentang Interaksi Manusia dan Komputer, Konsep Dasar Sistem Pendukung Keputusan, Konsep Dasar Basis Data, Testing dan Implementasi Sitem. Teori-teori diatas yang digunakan untuk membantu memecahkan masalah yang ada.

 BAB IV: DESKRIPSI SISTEM

Pada bab ini membahas mengenai gambaran sistem yang sedang berjalan

dalam bentuk Document Flow, System Flow, Context Diagram, Hierarchical

Input Process Output (HIPO), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship

Diagram (ERD), dan desain Input Out mengenai perancangan sistem yang

6

 BAB V: PENUTUP

Pada bab ini membahas mengenai kesimpulan dari perancangan dan pembuatan sistem dengan tujuan dan permasalahan yang ada, disertakan pula saran dan kritik untuk pengembangan sistem dimasa mendatang.

7

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1

Identitas Perusahaan

Profil Perusahaan

Nama

:

CV.Daun

Muda

Communication

Alamat

:

Delta

Sari

Indah Blok BL no. 28 Sidoarjo

No Telp./Fax

: (031) - 70089909

E-mail

:

daunmudastudio@gmail.com

Contact Person

: Achmad Hafid

Jabatan

:

Direktur

Bisnis Utama

: Production house

2.2

Uraian Tentang Perusahaan

CV Daun Muda Communication didirikan oleh Rizal Roshady, Achmad Hafid,

dan Rudolf Cristian pada tahun 2011 dan berlokasi di Delta Sari Indah Blok BL no. 28 ,

Sidoarjo, telp (031) - 70089909. Perusahaan ini bergerak pada bidang jasa multimedia

dan event organizer.

Bisnis utama dari perusahaan ini adalah layanan jasa editing video, pembuatan

video, dokumentasi, pembuatan album foto kenangan,dll.

8

2.3 Visi dan Misi Perusahaan

2.3.1 Visi perusahaan

Daun Muda Communication bekerja focus untuk memberikan produk terbaik

terhadap costumer dengan memberikan solusi sederhana bagi costumer. Daun Muda

Communication bekerja pada market tertentu dimana daun muda bisa memberikan

kontribusi didalamnya yang bergantung juga pada kapabilitas daun muda

2.3.2 Misi perusahaan

Daun Muda Communication memiliki misi untuk menghasilkan produk-produk

multimedia yang memiliki kualitas serta memberikan layanan terbaiknya untuk mencapai

tingkat kepercayaan costumer terhadap daun muda communication

2.3

Struktur Organisasi

Komisaris

Direktur

Staff Art

Director

Staff

Administrasi

Staff

Lapangan

Staff

Marketing

   

9

BAB III LANDASAN TEORI

Dalam bab ini akan dijelaskan landasan teori yang digunakan untuk mendukung penyusunan laporan kerja praktek ini. Landasan teori yang akan dibahas meliputi permasalahan-permasalahan atau prosedur-prosedur yang berlaku saat ini serta beberapa pengertian tentang ilmu yang berkaitan dengan permasalahan.

3.1 Inventarisasi

Setiap kantor berkepentingan mengetahui secara persis semua barang yang menjadi harta kekayaannya dan bagainmana keadaanya. Setiap penambahan dan pengurangan barang berarti penmabahan dan pengurangan harta kekayaan, maka harus diketahui secara cermat. Oleh karena itu pentinglah menyelenggarakan inventarisasi barang secara terperinci, lengkap dan teratur. Inventarisasi barang adalah kegiatan dan usaha untuk memperoleh data mengeneai barang-barang perlengkapa yang dimiliki oleh perusahaan baik dari hasil usaha pembuatan sendiri, pembelian, hadiah maupun hibah.

3.1.2.Klasifikasi dan Pemberian Nomor Barang

Agar inventaris dilakukan secara sistematis, sebaknya barang-barang di klasifikasikan ke dalam beberapa golongan, kemudian diberi nomor kode berdasarkan penggolongan tersebut. Kodifikasi dapat memakai abjad dapat pula

10

 

memakai angka. Nomor tersebut dipakai dalam buku inventaris dan juga sebaiknya dicantumkan pada barang yang di inventariskan.

3.1.3. Pencatatan Inventarisasi

Ada beberapa macam tata cara pencatatan inventarisasi, dari yang sederhana hingga yang kompleks sifatnya, bergantung pada besar kecilnya organisasi dan banyak sedikitnya barang yang harus diinventarisasi dan semua barang harus tercatat secara jelas, rinci dan sesuai kenyataan.

Salah satu cara menginventariskan barang adalah dengan menggunakan beberapa perangkat semisal buku induk barang inventaris, buku catatatn barang noninventaris, buku golongan barang, dan buku laporan periodic (per triwulan, pertahun, dan sebagainya).

a. Buku Induk Barang Inventaris

Buku induk barang inventaris dipakai untuk mencatat semua barang inventaris tak habis pakai menurut tanggal penerimaanya.

Gambar 3.1 Buku Induk Barang Inventaris

b. Buku Golongan Barang Inventaris

Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang inventaris menurut golongan barang yang telah ditentukan.data buku

11

 

golongan inventaris diambil dari buku induk barang inventaris. Tiap golongan barang dicatat dalam satu buku tersendiri.

Gambar 3.2 Buku Golongan Barang Inventaris

c. Buku Catatan Barang Noninventaris

Buku catatan barang noninventaris dipakai untu mencatat barang-barang yang habis pakai dan belum jelas statusnya.

Gambar 3.3 Buku Golongan Barang Inventaris

d. Laporan Periodik

Laporan Periodik adalah laporan berisi tentang keterangan-keterangan penerimaan, pengeluaran dan persediaan yang ada sampai dengan akhir jangka waktu tertentu. Keterangan tersebut kemudaian dimasukkan ke dalam daftar isian barang inventaris, yaitu laporan tahunan asil kegiatan inventaris perlengkapan

12

 

milik/kekayaan kantor pada saat berakhirnya tahun anggaran, berupa daftar-daftar barang inventaris yang tersusun menurut golongan kode barang yang bersangkutan. Data dari daftar isian barang inventaris dapat digabungkan dan disusun sebagai daftar rekapitulasi barang inventaris, yang pada hakikatnya menunjukkan jumlah dan harga barang inventaris pada akhir tahun anggaran.

3.1.4. Penerimaan dan Pengeluaran Barang

Penerimaan dan pengeluaran barang yang tidak terkontrol dengan baik akan merugikan. Oleh karena itu berita acara, buku catatatan, bon, atau laporan harus disiapkan sebaik-baiknya.

a. Penerimaan Barang

Dalam penerimaan berang , perlu diperhatikan kesesuaian antara isi surat pengantar dan keadaan barang yang sesungguhnya. Pihak penerima perlu melakukan pemeriksaan cermat atas barang yang diterimanya. Agar ada bukti jelas bahwa barang telah diterima dan diperiksa, biasanya dibuatkan berita acara pemeriksaan barang dan berita acara serah terima barang, khususnya barang yang diserahterimakan itu banyak jumlahnya atau mahal harganya. Selanjutnya , peristiwa penerimaan barang harus segera dicatat dalam buku penerimaan barang. Kemudian, barang disimpan di dalam gudang.

b. Pengeluaran Barang

Proses pengeluaran barang dari gudang harus dilakukan melalui prosedur yang tertib dan cermat agar keberadaan dan keamanan barang dapat sungguh

13

 

terjamin dan dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu harus tersedia catatan yang akurat mengenai setiap pengeluaran barang.

3.2 Sistem

Menurut Herlambang dan Tanuwijaya (2005:116), definisi sistem dapat dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.

Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua jenis, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Pada sistem terbuka merupakan sistem yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai elemen pengendali. Sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan dihubungkan pada lingkungan sekitarnya.

3.3 Sistem Informasi

Menurut Herlambang dan Tanuwijaya (2005:121), data adalah fakta-fakta atau kejadian-kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara ringkas, Informasi adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi penggunanya. Sehingga sistem informasi dapat didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh penggunanya.

14

 

3.4 Analisis dan Perancangan Sistem

Menurut Kendall dan Kendall (2003:7), analisis dan perancangan sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi. Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.

3.4.1 Entity Relationship Diagram (ERD)

Menurut Marlinda (2004:28) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah

gambaran pada sistem dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity

beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam

suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya

mempunyai atribute yang merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan

antar entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar

entity.

Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan

hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity dan partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh

15

 

perancang database. Untuk itu Entity Relationship Diagram dibagi menjadi dua

jenis model, yaitu:

a. Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang menggambarkan

hubungan antar tabel secara konseptual.

b. Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan

hubungan antar tabel secara fisikal.

3.4.2 Data Flow Diagram (DFD)

Pada tahap ini, penggunaan notasi dapat membantu komunikasi dengan pemakai/user sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem ini

dikenal dengan nama Diagram Arus Data (Data Flow Diagram). DFD berfungsi

untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan untuk melakukan dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih kecil dan yang lebih sederhana. DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses data tersebut (Kendall dan Kendall, 2003:241). Simbol-simbol dasar dalam DFD tersebut antara lain:

a. External Entity

Suatu External Entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen,

16

 

informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat. Gambar 3.4 merupakan simbol entitas dalam DFD dengan model Gane dan Sarson.

Gambar 3.4 Simbol External Entity

b. Data Flow

Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data Flow

menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau

entitas dengan proses. Gambar 3.5 merupakan simbol Data Flow.

 

Gambar 3.5 Simbol Data Flow

c. Process

Suatu proses yang merupakan beberapa tindakan atau sekelompok tindakan

dijalankan. Gambar 3.6 merupakan simbol Process.

 

17

 

d. Data Store

Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses

penyimpanan data. Gambar 3.7 merupakan simbol data store.

 

Gambar 3.7 Simbol Data Store

3.5 Database

Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan

data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi

optimal yang diperlukan pemakainya. Penyusunan satu database digunakan untuk

mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi,

multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi

(kesatuan), dan masalah data independence (kebebasan data).

3.6 Sistem Basis Data

Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi atau perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan. Pada sebuah sistem basis

18

 

Sistem Operasi (Operating System), Basis Data (Database), Sistem (Aplikasi atau

Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data (DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi

(Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).

3.7 Database Management System

Menurut Marlinda (2004:6), Database Management System (DBMS)

merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.

Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah: 1. Data Definition Language (DDL)

Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang

disebut data dictionary/directory.

2. Data Manipulation Language (DML)

Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.

3. Query

Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.

DBMS memiliki fungsi sebagai berikut: 1. Data Definition

19

 

DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data. 2. Data Manipulation

DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk mengakses data.

3. Data Security dan Integrity

DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh

DBA.

4. Data Recovery dan Concurrency

a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data

yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan

sebagainya.

b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila

satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan.

5. Data Dictionary

DBMS harus menyediakan data dictionary.

3.8 Interaksi Manusia dan Komputer

Menurut Wicaksono (2006:4), Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) adalah sebuah disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya. Deskripsi lain dari IMK adalah suatu ilmu yang mempelajari perencanaan dan desain tentang cara manusia dan komputer saling bekerja sama, sehingga manusia dapat merasa puas dengan cara yang paling efektif. Dikatakan juga bahwa sebuah desain antar muka yang

20

 

ideal adalah yang mampu memberikan kepuasan terhadap manusia sebagai pengguna dengan faktor kapabilitas serta keterbatasan yang terdapat dalam sistem. Pada implementasinya, IMK dipengaruhi berbagai macam faktor antara lain organisasi, lingkungan, kesehatan, pengguna, kenyamanan, antar muka, kendala dan produktifitas.

3.9 Microsoft Visual Studio 2005

Menurut Leong (2004:5) Visual Basic .NET adalah suatu konsep pemrograman yang dibangun dengan teknologi yang dapat berjalan pada berbagai platform sistem operasi dan perangkat keras. Konsep pemrograman ini

menggunakan engine .NET framework yang terdiri atas 2 komponen utama, yaitu

Common Language Runtime (CLR) dan Class Library. CLR adalah dasar dari

framework, sedangkan Class Library adalah komponen lain yang menjadi objek

dasar pengembangan kode program dan tampilan grafis.

Hal yang membedakan antara Visual Basic klasik dengan Visual Basic

.NET adalah tentang penggunaan Object Oriented Programming (OOP). Di dalam

.NET, semua pemrograman yang kita lakukan adalah merupakan objek. Visual Basic versi ini menerapkan konsep OOP secara penuh dan murni. Oleh karena itu, agar penggunaan .NET menjadi lebih mudah, kita perlu memahami betul tentang konsep dari OOP itu sendiri.

21

BAB IV

DESKRIPSI PEKERJAAN

Berdasarkan hasil survey yang dilakukan pada saat kerja praktek di CV

Daun Muda Communication, secara garis besar permasalahan yang ada dalam perusahaan ini adalah proses perhitungan persediaan masih dilakukan dengan cara manual yaitu dalam hal pencatatan persediaan, tanpa ada perhitungan stok keluar masuknya barang. Dalam pencatatan transaksi pun masih menggunakan formulir-formulir berupa kertas, sehingga sering terjadi redudansi data dan adanya

kesulitan pada waktu pencarian data atau history penerimaan, pemakaian, dan

pengembalian persediaan.

Dalam kerja praktek ini, berusaha menemukan permasalahan yang ada dan mempelajari serta mengatasi masalah tersebut. Permasalahan pada CV. Daun Muda Communication yaitu mengenai masalah pencatatan semua transaksi yang ada serta perhitungan stok persediaan inventaris. Untuk mengatasi masalah yang ada di atas maka diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menganalisis Sistem

2. Mendesain Sistem

3. Mengimplementasikan Sistem

4. Melakukan Pembahasan terhadap Implementasi Sistem

Pada langkah-langkah tersebut di atas ditunjukkan untuk dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada pada CV. Daun Muda Communication untuk lebih jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab di bawah ini.

22

4.1 Menganalisis Sistem

Menganalisis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Dalam langkah ini harus dilakukan analisis terhadap permasalahan yang ada dalam CV. Daun Muda Communication khususnya mengenai penanganan transaksi penerimaan, pemakaian, dan pengembalian persediaan. Untuk dapat membuat sistem yang baru, terlebih dahulu harus mengetahui alur transaksi yang

masih digunakan sampai saat ini. Maka dibuatlah document flow yang berfungsi

untuk mengetahui secara detail alur transaksi tersebut. Penerimaan persediaan terjadi ketika pegawai dari bagian Perencanaan Pengusahaan datang ke bagian administrasi dengan membawa nota yang berisi data-data persediaan yang telah dibeli. Setelah dilakukan penerimaan persediaan, kemudian bagian administrasi akan membuat surat pengadaan material persediaan rangkap dua, yang salah satunya diserahkan kepada bagian Perencanaan Pengusahaan.

Transaksi pemakaian persediaan terjadi ketika pegawai mendatangi bagian administrasi untuk melakukan pemakaian atau peminjaman persediaan. Transaksi pemakaian persediaan tersebut dapat dilakukan atau tidak dapat dilakukan berdasarkan stok persediaan yang tersedia cukup atau tidak.

23

Selesai Mulai Bagian Perencanaan

Pengusahaan Bagian Administrasi

Menerima & Mencatat Penerimaan

Inventaris Surat Pengadaan

Inventaris

Pengadaan Material Inventaris Pengadaan

Material Inventaris

Menmbuat Bukti Penerimaan

Inventaris Surat Pengadaan

Inventaris

Data Inventaris

Gambar 4.1 Document Flow Penerimaan Persediaan Inventaris

Bila stok persediaan tidak mencukupi, maka user akan menawarkan

alternatif yaitu pemakaian persediaan dapat dilakukan dengan jumlah stok persediaan yang tersedia saja atau transaksi dibatalkan. Seperti terlihat pada

gambar 4.2 Document Flow Pemakaian. Apabila proses transaksi pemakaian

persediaan dilakukan, kemudian bagian administrasi akan membuat tanda terima persediaan rangkap dua, yang salah satunya diserahkan kepada pegawai yang bersangkutan.

24

Mulai

Surat Peminjaman Inventaris

Selesai

Pegawai Bagian Administrasi

Mengecek Data Pegawai Terdaftar ? Mengecek Data Inventaris 1 Stok Inventaris Tersedia ? Mencetak Bukti Pemakaian Inventaris Tanda Terima Peminjaman Inventaris Tanda Terima Peminjman Inventaris 1 Tidak Ya Tidak Ya Surat Peminjaman Inventaris Menerima Surat Peminjaman Inventaris Data Pegawai Data Inventaris

Gambar 4.2 Document Flow Pemakaian Persediaan Inventaris

Untuk transaksi pengembalian persediaan, dapat dilakukan jika pegawai telah melakukan transaksi pemakaian persediaan. Dalam transaksi ini identitas pengembalian transaksi harus sama dengan identitas pada pemakaian transaksi.

25

Jika data pegawai yang melakukan pengembalian persediaan tidak sesuai dengan data pegawai yang melakukan pemakaian persediaan maka transaksi tidak dapat dilakukan. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi kesalahan pada saat pencatatan.

Seperti terlihat pada gambar 4.3 Document Flow Pengembalian.

Surat Pengembalian

Inventaris

Mulai

Pegawai Bagian Administrasi

Mengecek Data Pegawai Terdaftar ? Mengupdate Data Inventaris 1 Tidak Ya Tanda Pengembalian Inventaris Tanda Pengembalian Inventaris Selesai 1 Mencetak Bukti Pengembalian Inventaris Surat Pengembalian Inventaris Menerima Surat Pengembalian Inventaris Data Pegawai Data Inventaris

26

4.2 Mendesain Sistem

Setelah melakukan analisis sistem, maka selanjutnya dilakukan desain sistem. Langkah-langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah:

1. System Flow

2. Context Diagram

3. HIPO

4. Data Flow Diagram (DFD)

5. Entity Relationship Diagram (ERD)

6. DBMS

7. Desain Input Output

Ketujuh langkah tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:

1. System Flow

System flow adalah gambaran tentang sistem yang akan dibangun. System

flow yang dibangun ini berisi bahwa ketika pertama kali pegawai dari bagian

Perencanaan Pengusahaan datang ke bagian administrasi dengan membawa surat pengadaan material persediaan yang berisi data-data persediaan yang telah dibeli, dalam hal ini dimaksudkan untuk diserahkan kepada bagian administrasi. Dan setelah diterima oleh bagian administrasi akan memasukkan seluruh data-data termasuk sumber suppliernya. Jika data supplier belum terdaftar, maka akan dilakukan proses penyimpanan data supplier baru terlebih dahulu. Kemudian bagian Perencanaan Pengusahaan akan menerima tanda pengadaan material persediaan rangkap dua. Tanda pengadaan material persediaan yang pertama disimpan oleh bagian administrasi dan tanda pengadaan material persediaan yang ke-dua

27

diserahkan kepada bagian Perencanaan Pengusahaan. Gambar 4.4

menggambarkan system flow penerimaan persediaan.

Pengadaan Inventaris

Menyimpan Seluruh Transaksi Penerimaan Inventaris Selesai Mulai Barang Inventaris Penerimaan Inventaris Detil Penerimaan Inventaris Bagian Perencanaan

Pengusahaan Bagian Administrasi

Surat Pengadaan

Inventaris

Mencetak Tanda Pengadaan Inventaris Mengupdate Stok Persediaan

Inventaris

Tanda Pengadaan Inventaris

C Menentukan Data Supplier

Supplier Terdaftar ? Tidak Ya Menyimpan data Supplier Surat Pengadaan Inventaris Data Supplier

Gambar 4.4 System Flow Penerimaan Persediaan Inventaris

Kemudian untuk memakai persediaan tersebut dapat dilakukan ketika pegawai datang ke bagian asdministrasi untuk melakukan transaksi pemakaian persediaan dengan membawa surat pemakaian persediaan.

28

memasukkan data pegawai tersebut untuk dicari oleh sistem. Kemudian user

menginputkan seluruh kebutuhan yang diperlukan dan mencatak tanda terima persediaan rangkap dua. Tanda terima persediaan pertama akan disimpan oleh bagian administrasi dan tanda terima persediaan yang ke-dua akan diserahkan kepada pegawai.

29

Mulai

Peminjaman Inventaris

Menentukan Data Pegawai Surat Pemakaian

Inventaris

Surat Pemakaian Inventaris

Mengecek Data Inventaris

Stok Inventory Mencukupi ? Selesai Tanda Terima Peminjaman Inventaris

Menyimpan Seluruh Transaksi Pemakaian Inventaris Ya Tidak Pegawai Inventaris Pemakaian Inventaris Detil Pemakaian Inventaris Detil Pemakaian Inventaris Temp. 1

Pegawai Bagian Administrasi

1

Terdaftar ? Tidak

Ya

Mencetak Tanda Terima Peminjaman Inventaris

Tanda Terima Peminjaman

Inventaris

C Mengupdate Stok Inventaris

30

Transaksi pengembalian persediaan terjadi ketika pegawai mendatangi

bagian administrasi dengan membawa tanda terima persediaan. User harus

memasukkan data pegawai untuk dilakukan pengecekan oleh sistem, jika data sesuai maka seluruh data pengembalian akan disimpan dan dicetak tanda pengembalian persediaan rangkap dua. Gambar 4.6 menggambarkan

31

32

Input data kota terjadi ketika pegawai bagian Supervisor mendatangi bagian

Amdinistrasi dengan membawa Informasi Data Kota. User harus

memasukkan data Kota untuk dilakukan proses penyimpanan oleh sistem, jika data sesuai maka seluruh data pengembalian akan disimpan .Gambar 4.7

menggambarkan system flow Input data kota

Data Kota

Input Data Kota

Menyimpan Data Kota Mulai

Data Kota

Akhiri Transaksi

Ya Tidak

Supervisor Bagian Administrasi

Data Kota

Selesai

Gambar 4.7 System Flow Input Data Kota

Input data bagian terjadi ketika pegawai bagian Supervisor mendatangi

bagian Administrasi dengan membawa Informasi Data bagian. User harus

memasukkan data bagian untuk dilakukan proses penyimpanan oleh sistem, jika data sesuai maka seluruh data pengembalian akan disimpan .Gambar 4.8

33

Gambar 4.8 System Flow Input Data Bagian

Input data bidang terjadi ketika pegawai bagian Supervisor mendatangi bagian

Administrasi dengan membawa Informasi bidang. User harus memasukkan data

bidang untuk dilakukan proses penyimpanan oleh sistem, jika data sesuai maka

seluruh data pengembalian akan disimpan .Gambar 4.9 menggambarkan system

flow Input data bidang

34

Input data supplier terjadi ketika pegawai bagian Supervisor mendatangi

bagian Administrasi dengan membawa Informasi Data supplier. User harus

memasukkan data supplier untuk dilakukan proses penyimpanan oleh sistem, jika data sesuai maka seluruh data pengembalian akan disimpan

.Gambar 4.10 menggambarkan system flow Input data supplier

Gambar 4.10 System Flow Input Data Supplier

Input data Pegawai terjadi ketika pegawai bagian Supervisor mendatangi

bagian Administrasi dengan membawa Informasi Data Pegawai. User harus

memasukkan data Pegawai untuk dilakukan proses penyimpanan oleh sistem, jika data sesuai maka seluruh data pengembalian akan disimpan

35

Gambar 4.11 System Flow Input Data Pegawai

Input data Persediaan terjadi ketika pegawai bagian Supervisor mendatangi

bagian Administrasi dengan membawa Informasi Data Persediaan. User

harus memasukkan data Persediaan untuk dilakukan proses penyimpanan oleh sistem, jika data sesuai maka seluruh data pengembalian akan disimpan

.Gambar 4.12 menggambarkan system flow Input data persediaan

Data Inventaris

Input Data Inventaris

Menyimpan Data Inventaris Mulai

Data Inventaris

Akhiri Transaksi

Ya Tidak

Supervisor Bagian Administrasi

Data Inventaris

Selesai

36

2. Context Diagram

Context diagram adalah gambaran menyeluruh dari DFD. Didalam context

diagram terdapat 4 (empat) external entity, yaitu: Help Desk, Perencanaan

Pengusahaan, Supplier, dan Supervisor. Untuk detailnya pada gambar 4.13 dibawah ini.

Laporan Persediaan Inventaris Informasi Laporan Persediaan Inventaris

Laporan Peminjaman Inventaris Informasi Supplier

Informasi Laporan Penerimaan Inventaris

Informasi Laporan Peminjaman Inventaris Laporan Penerimaan Inventaris

Bukti Pengembalian Persediaan Bukti Pemakaian Persediaan

Bukti Penerimaan Persediaan Surat Pengadaan Persediaan

Surat Pengembalian Persediaan Surat Pemakaian Persediaan

Informasi Pegawai

Informasi Bidang Informasi Bagian Informasi Persediaan

0

Sistem Aplikasi Inventarisasi Aset CV Daun Muda Communication

+ Pegawai

Perencanaan Pengusahaan

Supervisor

Gambar 4.13 Data Flow Diagram Level Context

3. HIPO

HIPO berguna sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi. Berikut ini adalah

hierarchy chart dari Sistem Aplikasi Inventarisasi Aset pada CV. Daun

37

Gamba 4.8 Hierarchy Chart ”Sistem Informasi Persediaan”

Gambar 4.1

4

Hi

erarch

y Char

t

”A

p

likasi Inventarisas

i A

38

4. Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sisem yang terstruktur. DFD dapat menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas.

[Informasi Laporan Persediaan Inventaris]

[Laporan Persediaan Inventaris] [Laporan Peminjaman Inventaris]

Data Detil Persediaan

Data Detil Persediaan Data Supplier

Data Supplier Data Supplier Baru

[Informasi Supplier]

Data Persediaan Data Persediaan Baru

Data Persediaan yang Diubah

Data Pegawai Baru

Data Pegawai yang Diubah Data Bidang yang Diubah

Data Bagian yang Diubah

Data Bidang Data Bagian

Data Detil Pemakaian Persediaan Temp

Data Persediaan Data Pegawai Data Detil Pemakaian Persediaan

Data Pemakaian Persediaan Data Detil Penerimaan Persediaan

Data Penerimaan Persediaan

Data Detil Pemakaian Persediaan Temp

Data Detil Pengembalian Persediaan Data Pengembalian Persediaan

Data Pemakaian Persediaan

Data Detil Pemakaian Persediaan

Data Penerimaan Persediaan Data Detil Penerimaan Persediaan

ID Persediaan NID Pegawai

[Bukti Penerimaan Persediaan] [Surat Pengadaan Persediaan]

[Bukti Pengembalian Persediaan] [Bukti Pemakaian Persediaan] [Surat Pengembalian Persediaan]

[Surat Pemakaian Persediaan]

Data Pegawai

Data Persediaan Data Bidang Baru Data Bagian Baru

[Informasi Laporan Penerimaan Inventaris] [Informasi Laporan Peminjaman Inventaris]

[Laporan Penerimaan Inventaris] [Informasi Pegawai] [Informasi Bidang] [Informasi Bagian] [Informasi Persediaan] Perencanaan Pengusahaan Perencanaan Pengusahaan Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Supervisor Supervisor Supervisor SupervisorSupervisor Supervisor Supervisor 1 Mengelola Data + 2 Melakukan Transaksi + 3 Membuat Laporan + 1 Pegawai 2 Persediaan 3 Bagian 4 Bidang 5 Penerimaan Persediaan

6 Detil Penerimaan Persediaan

7 Pemakaian

Persediaan

8 Detil Pemakaian Persediaan

9 Pengembalian Persediaan

10 Detil Pengembalian Persediaan 11 Detil Pemakaian

Persediaan Temp

12 Supplier

14 Detil Persediaan

39

Pada sub proses yang terjadi pada sistem aplikasi inventarisasi aset ini yaitu mengelola data, melakukan transaksi, dan membuat laporan. Tabel yang terlihat antara lain pegawai, persediaan, bagian, bidang, kota, supplier, penerimaan persediaan, detil penerimaan persediaan, pemakaian persediaan, detil pemakaian persediaan, detil pemakaian persediaan temp, pengembalian persediaan, dan detil pengembalian persediaan.

[Data Detil Persediaan]

[Data Kota Baru] [Data Kota]

[Data Supplier] [Data Supplier Baru] [Informasi Supplier]

[Informasi Kota]

[Data Persediaan Baru]

[Data Persediaan yang Diubah] [Data Persediaan] [Data Pegawai Baru]

[Data Pegawai yang Diubah] [Data Pegawai] [Data Bidang Baru]

[Data Bidang yang Diubah] [Data Bidang] [Data Bagian yang Diubah] [Data Bagian Baru] [Data Bagian]

[Informasi Pegawai] [Informasi Bagian]

[Informasi Persediaan] [Informasi Bidang]

SupervisorSupervisorSupervisor Supervisor 3 Bagian 1 Pegawai 4 Bidang 2 Persediaan 1.1 Mengelola Data Bagian 1.2 Mengelola Data Bidang 1.3 Mengelola Data Pegawai 1.4 Mengelola Data Persediaan 12 Supplier 13 Kota 1.5 Mengelola Data Supplier 1.6 Mengelola Data Kota

14 Detil Persediaan

40

Pada DFD level 1 proses mengolah data terdapat 6 (enam) sub proses, yaitu mengelola data bagian, bidang, pegawai, persediaan, kota, dan supplier. Sub proses mengelola data bagian berfungsi untuk mengelola data-data bagian. Sub proses mengelola data bidang berfungsi untuk mengelola data-data bidang. Sub proses mengelola data pegawai berfungsi untuk mengelola data-data pegawai yang telah terdaftar. Sub proses mengelola data-data persediaan berfungsi untuk mengelola data-data persediaan yang telah tersimpan. Sub proses mengelola data kota berfungsi untuk mengelola data-data kota. Dan sub proses mengelola data supplier berfungsi untuk mengelola data-data supplier yang telah terdaftar.

[Data Detil Persediaan]

[Data Persediaan]

[Data Detil Pengembalian Persediaan]

[Data Pengembalian Persediaan]

[Data Detil Pemakaian Persediaan Temp]

[Data Detil Pemakaian Persediaan Temp]

[Data Detil Pemakaian Persediaan] [Data Pemakaian Persediaan] [Data Detil Penerimaan Persediaan]

[Data Penerimaan Persediaan]

[ID Persediaan]

[NID Pegawai]

[Surat Pemakaian Persediaan] [Surat Pengembalian Persediaan]

[Bukti Pengembalian Persediaan]

[Bukti Pemakaian Persediaan] [Bukti Penerimaan Persediaan]

[Surat Pengadaan Persediaan]

Perencanaan Pengusahaan Perencanaan Pengusahaan Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai 1 Pegawai

6 Detil Penerimaan Persediaan

5 Penerimaan

Persediaan

8 Detil Pemakaian Persediaan 7 Pemakaian Persediaan 9 Pengembalian Persediaan 10 Detil Pengembalian Persediaan

11 Detil Pemakaian Persediaan Temp 11 Detil Pemakaian Persediaan Temp 2.1 Melakukan Penerimaan Persediaan 2.2 Melakukan Pemakaian Persediaan 2.3 Melakukan Pengembalian Persediaan 2 Persediaan 2 Persediaan 14 Detil Persediaan

41

Pada gambar 4.17 tersebut digambarkan proses transaksi yang dapat

dilakukan oleh user. Ketika user yang berhasil masuk ke dalam sistem, maka

user tersebut dapat melakukan penerimaan persediaan ketika pegawai dari

bagian Perencanaan Pengusahaan memberikan surat pengadaan persediaan.

User tersebut pun juga dapat melayani pegawai yang akan melakukan

pemakaian dan pengembalian persediaan.

[Laporan Persediaan Inventaris]

[Laporan Penerimaan Inventaris] [Laporan Peminjaman Inventaris]

[Informasi Laporan Peminjaman Inventaris]

[Informasi Laporan Persediaan Inventaris]

[Data Detil Persediaan] [Data Supplier]

[Data Detil Pemakaian Persediaan]

[Data Pemakaian Persediaan]

[Data Detil Penerimaan Persediaan] [Data Penerimaan Persediaan]

[Data Persediaan] [Data Pegawai]

[Informasi Laporan Penerimaan Inventaris] SupervisorSupervisor Supervisor 5 Penerimaan Persediaan 6 Detil Penerimaan Persediaan 7 Pemakaian Persediaan 8 Detil Pemakaian

Persediaan 1 Pegawai 2 Persediaan 3.2 Mencetak Laporan 12 Supplier

14 Detil Persediaan

Gambar 4.18 DFD Level 1 Proses Membuat Laporan

Pada DFD level 1 proses membuat laporan ini berguna untuk membantu supervisor dalam pengambilan keputusan. Proses ini berawal ketika supervisor menentukan kriteria laporan yang akan dicetak. Kriteria laporan yang dimaksud adalah jenis laporan yang tersedia serta periode yang dipilih.

5. Entity Relationship Diagram (ERD)

42

a. Conceptual Data Model (CDM)

CDM dari Sistem Aplikasi Inventarisasi Aset terdapat 14 (empatbelas) tabel yaitu tabel pegawai, persediaan, kota, supplier, bagian, bidang, penerimaan_persediaan, detil_penerimaan_persediaan dan lain-lainnya. CDM dari Sistem Aplikasi Inventarisasi Aset, dapat terliahat pada gambar 4.19 di bawah ini.

data_persediaan mengacu id_persediaan id_t ransaksi_kembali id_t ransaksi_pakai id_persediaan id_persediaan id_t ransaksi_pakai id_transaksi_pakai nid id_persediaan

id_t ransaksi_t erima id_supplier id_kota id_kot a id_bidang id_bagian Bagian id_bagian nama_bagian bidang id_bidang nama_bagian pegawai nid nama_pegawai tanggal_masuk_pegawai tanggal_lahir jenis_kelamin agama alamat email telepon status pers ediaan id_persediaan nama_persediaan jumlah pemakaian_pers ediaan id_trans aksi_pakai tanggal_trans aksi detil_pemakaian_pers ediaan jumlah kota id_kota nama_kota jumlah supplier id_s upplier jumlah nama_s upplier alamat kode_pos telepon fax webs ite penerimaan_pers ediaan id_trans aksi_terima tanggal_trans aksi detil_penerimaan_pers ediaan jumlah detil_pemakaian_pers ediaan_temp jumlah pengembalian_persediaan id_trans aksi_kembali tanggal_trans aksi_kembali detil_pengembalian_persediaan jumlah kondisi detil persediaan nomor jumlah kondisi

Gambar 4.19 CDM

b. Physical Data Model (PDM)

PDM dari Sistem Aplikasi Inventarisasi Aset CV. Daun Muda Communication terdapat 14 (empatbelas) tabel dengan tipe data dan panjangnya, dapat dilihat pada gambar 4.14 di bawah ini.

43

NO MO R = NO MO R

I D_PERSEDIAAN = ID_PERSE DI AAN

I D_PE RSEDIA AN = I D_P ERSEDI AAN I D_TRA NSAKSI_KEMBALI = ID_T RANSA KSI _KEMB ALI

ID_TRANS AKS I_PAK AI = I D_TRA NSAKSI _PAKAI

I D_PERSEDIA AN = ID_P ERSEDI AAN I D_PERSEDI AAN = ID_PERSE DIAAN

ID_TRANSAKSI_PAKAI = I D_TRANSAKSI _PA KAI

I D_TRA NSAKSI_PAKAI = I D_TRANSAKS I_PA KAI NID = NI D

ID_PE RSE DI AAN = I D_P ERSEDI AA N I D_TRANSAKS I_TE RIMA = ID_T RANS AKSI _T ERI MA

I D_SUP PLIER = ID_SUPPLIER I D_KO T A = I D_KO T A

I D_KO T A = I D_KO T A

ID_BI DANG = ID_BIDA NGNID = NI D ID_BA G IAN = ID_BAG I AN

BAGIAN ID_BA GIAN varchar(50) NAMA_BAGIAN varchar(50)

BIDANG ID_BIDANG varchar(50) ID_BA GIAN varchar(50) NID varchar(50) NAMA_BAGIAN varchar(50) PEGAWAI NID varchar(50) ID_BIDANG varchar(50) ID_KOTA varchar(50) NAMA_PEGAWAI varchar(50) T ANGGAL_MAS UK_PEGAWAI date T ANGGAL_LAHIR date J ENIS _KELAMIN varchar(50) AGAMA varchar(10) ALAMAT varchar(50) EMAIL varchar(50) T ELEPON varchar(50) STATUS varchar(50)

PERSEDIAAN ID_PE RSEDIAA N varchar(50) NAMA_PERSEDIAAN varchar(50) J UMLAH2 numeric (25) PEMAKAIAN_PERSEDIAAN

ID_TRANSAKSI_PAKAI varchar(50) NID varchar(50) TANGGAL_TRA NSAKSI varchar(50)

DETIL_PEMAKAIAN_PERSEDIAAN ID_T RANSAKSI_PAKAI varchar(50) J UMLAH numeric (50) ID_PE RSEDIAA N varchar(50) KOT A

ID_KOTA varchar(50) NAMA_KOTA varchar(50) J UMLAH2 numeric (25)

SUPPLIER ID_SUPPLIER varchar(50) ID_KOTA varchar(50) J UMLAH2 numeric (25) NAMA_SUPPLIER varchar(50) ALAMAT varchar(50) KODE_POS varchar(50) TELEPON varchar(50) FAX varchar(50) WEBSITE varchar(50) PENERIMAAN_PERSEDIAAN ID_T RANSAKSI_T ERIMA varchar(50) ID_SUPPLIER varchar(50) TANGGAL_TRA NSAKSI varchar(50)

DET IL_PENERIMAAN_PERSEDIAAN ID_TRANSAKSI_TERIMA varchar(50) J UMLAH numeric (50) ID_PE RSEDIAA N varchar(50)

DETIL_PEMAKAIAN_PERSEDIAAN_T EMP ID_T RANSAKSI_PAKAI varchar(50) J UMLAH numeric (50) ID_PE RSEDIAA N varchar(50) PENGEMBALIAN_PERSEDIAAN

ID_TRANSAKSI_KEMBALI varchar(10) ID_TRANSAKSI_PAKAI varchar(50) TANGGAL_TRA NSAKSI_KEMBALI date

DETIL_PENGEMBALIAN_P ERSEDIAA N ID_TRANSAKSI_KEMBALI varchar(10) J UMLAH numeric (50) ID_PE RSEDIAA N varchar(50) NOMOR numeric KONDISI varchar(25)

DETIL_PERSEDIAAN NOMOR numeric ID_PE RSEDIAA N varchar(50) J UMLAH numeric (25) KONDISI varchar(25)

Gambar 4.20 PDM

6. DBMS

Struktur tabel pada Sistem Aplikasi Inventarisasi Aset pada CV. Daun Muda Communication adalah sebagai berikut:

a. Tabel User_dmc

Primary Key : User_name

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk memulai menjalankan aplikasi

Tabel 4.1 Struktur Tabel User_dmc

Field Type Data Length Constraint

User_name Varchar 50 Primary Key

44

b. Tabel Bagian

Primary Key : Id_bagian

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data bagian pekerjaan

Tabel 4.2 Struktur Tabel Bagian

Field Type Data Length Constraint

Id_bagian Varchar 50 Primary Key

Nama_bagian Varchar 50

c. Tabel Bidang

Primary Key : Id_bidang

Foreign Key : Id_bagian reference dari Tabel Bagian, Nid reference

Dari Tabel Pegawai

Fungsi : Menyimpan data bidang dari bagian pekerjaan

Tabel 4.3 Struktur Tabel Bidang

Field Type Data Length Constraint

Id_bidang Varchar 50 Primary Key

Id_bagian Varchar 50 Foreign Key

Nid Varchar 50 Foreign Key

Nama_bidang Varchar 50

d. Tabel Kota

Primary Key : Id_kota

Foreign Key : -

45

Tabel 4.4 Struktur Tabel Kota

Field Type Data Length Constraint

Id_kota Varchar 50 Primary Key

Nama_kota Varchar 50

Jumlah Numeric 25

e. Tabel Pegawai

Primary Key : Nid

Foreign Key : id_bidang reference dari Tabel Bidang, Id_kota

reference dari Tabel Kota

Fungsi : Menyimpan data pegawai

Tabel 4.5 Struktur Tabel Pegawai

Field Type Data Length Constraint

Nid Varchar 50 Primary Key

Nama_pegawai Varchar 50

Tanggal_masuk_pegawai Datetime

Id_kota Varchar 50 Foreign Key

Tanggal_lahir Datetime

Jenis_kelamin Varchar 50

Agama Varchar 10

Alamat Varchar 100

Email Varchar 50

Telepon Varchar 50

Status Varchar 50

46

f. Tabel Supplier

Primary Key : Id_supplier

Foreign Key : Id_kota reference dari Tabel Kota

Fungsi : Menyimpan data supplier

Tabel 4.6 Struktur Tabel Supplier

Field Type Data Length Constraint

Id_supplier Varchar 50 Primary Key

Nama_supplier Varchar 50

Jumlah Numeric 25

Alamat Varchar 100

Id_kota Varchar 50 Foreign Key

Kode_pos Varchar 10

Telepon Varchar 50

Fax Varchar 50

Website Varchar 50

g. Tabel Persediaan

Primary Key : Id_persediaan

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data persediaan

Tabel 4.7 Struktur Tabel Persediaan

Field Type Data Length Constraint

Id_persediaan Varchar 50 Primary Key

Nama_persediaan Varchar 50

47

h. Tabel Penerimaan_persediaan

Primary Key : Id_transaksi

Foreign Key : Id_supplier reference dari Tabel Supplier

Fungsi : Menyimpan data penerimaan persediaan

Tabel 4.8 Struktur Tabel Penerimaan_persediaan

Field Type Data Length Constraint

Id_transaksi Varchar 50 Primary Key

Tanggal_transaksi Date

Id_supplier Varchar 50 Foreign Key

i. Tabel Detil_penerimaan_persediaan

Primary Key : Id_transaksi

Foreign Key : Id_persediaan reference dari Tabel Persediaan

Fungsi : Menyimpan data penerimaan persediaan yang ada

Tabel 4.9 Struktur Tabel Detil_penerimaan_persediaan

Field Type Data Length Constraint

Id_transaksi Varchar 50 Primary Key,

Foreign Key

Id_persediaan Varchar 50 Foreign Key

Jumlah Numeric 50

j. Tabel Pemakaian_persediaan

Primary Key : Id_transaksi

Foreign Key : Nid reference dari Tabel Pegawai

48

Tabel 4.10 Struktur Tabel Pemakaian_persediaan

Field Type Data Length Constraint

Id_transaksi Varchar 50 Primary Key

Tanggal_transaksi Date

Nid Varchar 50 Foreign Key

k. Tabel Detil_pemakaian_persediaan

Primary Key : Id_transaksi

Foreign Key : Id_transaksi reference dari TabelPemakaian_persediaan,

Id_persediaan reference dari Tabel Persediaan

Fungsi : Menyimpan data pemakaian persediaan yang ada

Tabel 4.11 Struktur Tabel Detil_pemakaian_persediaan

Field Type Data Length Constraint

Id_transaksi_pakai Varchar 50 Primary Key,

Foreign Key

Id_persediaan Varchar 50 Foreign Key

Jumlah Numeric 50

l. Tabel Detil_pemakaian_persediaan_temp

Primary Key : Id_transaksi

Foreign Key : Id_transaksi reference dari Tabel

Pemakaian_persediaan, Id_persediaan reference dari

Tabel Persediaan

Fungsi : Menyimpan data pemakaian persediaan yang ada dan mengupdate jumlah stok persediaan

49

Tabel 4.12 Struktur Tabel Detil_pemakaian_persediaan_temp

Field Type Data Length Constraint

Id_transaksi_pakai Varchar 50 Primary Key, Foreign Key

Id_persediaan Varchar 50 Foreign Key

Jumlah Numeric 50

m. Tabel Pengembalian Persediaan

Primary Key : Id_transaksi_kembali

Foreign Key : Id_transaksi reference dari TabelPemakaian_persediaan

Fungsi : Menyimpan data pengembalian persediaan

Tabel 4.13 Struktur Tabel Pengembalian Persediaan

Field Type Data Length Constraint

Id_transaksi_kembali Varchar 50 Primary Key

Tanggal_transaksi_kembali Date

Id_transaksi_pakai Varchar 50 Foreign Key

n. Tabel Detil_Pengembalian_Persediaan

Primary Key : Id_transaksi_kembali

Foreign Key : Id_persediaan reference dari Tabel Persediaan,

Id_transaksi_kembali reference dari Tabel

Pengembalian Persediaan, Nomor reference dari

Tabel Detil Persediaan

50

Tabel 4.14 Struktur Tabel Detil_Pengembalian_Persediaan

Field Type Data Length Constraint

Id_transaksi_kembali Varchar 10 Primary Key,

Foreign Key

Id_persediaan Varchar 50 Foreign Key

Nomor Numeric 25 Foreign Key

Jumlah Numeric 25

Kondisi Varchar 25

o. Tabel Detil_persediaan

Primary Key : Nomor

Foreign Key : Id_persediaan reference dari Tabel Persediaan,

Fungsi : Menyimpan data detil persediaan yang ada

Tabel 4.15 Struktur Tabel Detil_persediaan

Field Type Data Length Constraint

Nomor Numeric 25 Primary Key,

Foreign Key

Id_persediaan Varchar 50 Foreign Key

Jumlah Numeric 25

Kondisi Varchar 25

7. Desain Input Output

Desain input output digunakan untuk memberikan gambaran terhadap desain

halaman aplikasi berbasis desktop yang akan dibangun. Berikut ini desain

input output dari Ststem Aplikasi Inventarisasi Aset pada CV. Daun Muda

Communication.

a. Halaman Login

Halaman ini merupakan tampilan dari aplikasi yang nantinya akan dijalankan. Pada halaman ini pegawai dari bagian Administrasi sebagai

51

user sistem memasukkan username dan password kemudian menekan

tombol login. Apabila username dan password tersebut sudah benar

maka user dapat membuka halaman yang lainnya.

Login

USER NAME :

Sistem Informasi Inventarisasi Aset

PASSWORD :

OK CANCEL

Gambar 4.21 Halaman Login

b. Halaman Utama

Halaman ini akan tampil ketika user berhasil masuk ke aplikasi. Menu yang akan ditampilkan sesuai dengan kedudukan user yang masuk. Misalkan yang masuk adalah seorang admin maka user tersebut dapat melihat seluruh menu yang tersedia.

52

Gambar 4.22 Halaman Utama

c. Halaman Ganti Password

Halaman ini merupakan salah satu fitur tambahan yang berguna untuk

mengganti password milik user yang bersangkutan demi keamanan.

Fitur ini dapat diakses seteleh user berhasil masuk ke dalam aplikasi.

Penggantian password secara berkala akan membuat rumit pihak lain

untuk mengetahui password milik user yang bersangkutan.

Gambar 4.23 Halaman Ganti Password

d. Halaman Kota

Halaman ini berguna untuk menambah dan mengubah data kota. User

yang berhasil masuk ke sistem dapat menambah data kota dengan

memasukkan data pada field nama kota. Misalnya ketika nama kota yang

baru telah dimasukkan, tombol simpan digunakan untuk menyimpan

data kota baru ke dalam database, tombol batal digunakan untuk

menghapus isi field nama kota yang baru saja dimasukkan. Tombol close

53

Gambar 4.24 Halaman Kota

e. Halaman Bagian

Halaman ini berguna untuk menambah dan mengubah data bagian. User

yang berhasil masuk ke sistem dapat menambah data bagian dengan

memasukkan data bagian baru pada field nama bagian. Misalnya ketika

nama bagian yang baru telah dimasukkan, tombol simpan digunakan

untuk menyimpan data bagian baru ke dalam database, dan tombol batal

digunakan untuk menghapus isi field nama bagian yang baru saja

dimasukkan. Sedangkan tombol ubah akan aktif setelah user mengeklik

view data bagian. Kemudian data bagian lama akan muncul secara

otomatis pada field nama bagian. Dan user dapat mengganti isi field

54

Gambar 4.25 Halaman Bagian

f. Halaman Bidang

Halaman ini berguna untuk menambah dan mengubah data bidang. Pada halaman ini kategori nama bagian akan muncul secara otomatis sesuai

dengan database bagian yang telah dimanfaatkan oleh user. User yang

berhasil masuk ke sistem dapat menambah data bidang dengan

memasukkan data bidang baru pada field nama bagian. Misalnya ketika

nama bagian dan nama bidang yang baru telah dimasukkan, tombol simpan digunakan untuk menyimpan data bidang baru ke dalam

database, tombol batal digunakan untuk menghapus isi field nama

55

Gambar 4.26 Halaman Bidang

g. Halaman Pegawai

Halaman ini berguna untuk menambah dan mengubah data pegawai.

User yang berhasil masuk ke sistem dapat menambah data pegawai

dengan memasukkan seluruh data pegawai baru. Misalnya ketika data pegawai yang baru telah dimasukkan, tombol simpan digunakan untuk

menyimpan data pegawai baru ke dalam database, tombol batal

digunakan untuk menghapus isi seluruh field pegawai yang baru saja

dimasukkan. Sedangkan tombol ubah akan aktif setelah user mengeklik

view data pegawai. Kemudian data pegawai lama akan muncul secara

otomatis pada seluruh field. Dan user dapat mengganti isi field tersebut

lalu klik tombol simpan untuk mengubah data. User yang berhasil masuk

ke sistem juga dapat mencari data pegawai dengan memasukkan data

56

pegawai. Misalnya ketika tombol cari diklik, maka data pegawai yang

dicari akan ditampilkan pada seluruh field.

Gambar 4.27 Halaman Pegawai

h. Halaman Supplier

Halaman ini berguna untuk menambah dan mengubah data supplier.

User yang berhasil masuk ke sistem dapat menambah data supplier

dengan memasukkan seluruh data supplier baru. Misalnya ketika data supplier yang baru telah dimasukkan, tombol simpan digunakan untuk

menyimpan data supplier baru ke dalam database, tombol batal

digunakan untuk menghapus isi seluruh field supplier yang baru saja

dimasukkan. Sedangkan tombol ubah akan aktif setelah user mengeklik

view data supplier. Kemudian data supplier lama akan muncul secara

otomatis pada seluruh field. Dan user dapat mengganti isi field tersebut

lalu klik tombol simpan untuk mengubah data. User yang berhasil masuk

57

yang diketahui pada field kata kunci, dalam hal ini nama supplier.

Misalnya ketika tombol cari diklik, maka data supplier yang dicari akan

ditampilkan pada seluruh field.

Gambar 4.28 Halaman Supplier

i. Halaman Persediaan

Halaman ini berguna untuk mengecek/melihat data stok persediaan. User

yang berhasil masuk ke sistem dapat mengecek/melihat data stok persediaan dengan memasukkan nama persediaan. Misalnya ketika nama persediaan telah dimasukkan, tombol cari digunakan untuk menampilkan data stok persediaan.

58

Gambar 4.29 Halaman Persediaan Inventaris

j. Halaman Penerimaan Persediaan

Halaman ini digunakan untuk menyimpan transaksi penerimaan

persediaan. Untuk menggunakan halaman ini, user harus mengisi seluruh

field yang ada secara lengkap. Pada halaman ini user tidak perlu

memasukkan nama supplier secara lengkap, cukup dengan huruf awalan

nama supplier lalu sistem akan melakukan filtering secara otomatis dan

memberikan pilihan nama supplier yang dimaksudkan. Ketika tombol simpan diklik maka data tersebut akan langsung tersimpan ke dalam

database. Apabila user ingin menghapus isi field yang baru saja

dimasukkan, dapat dilakukan dengan mengeklik tombol batal. Sedangkan untuk mengakhiri transaksi, dapat mengeklik tombol selesai dan akan dicetak tanda pengadaan material persediaan.

59

Gambar 4.30 Halaman Penerimaan Persediaan

Sedangkan untuk mengakhiri transaksi peminjaman persediaan ini, dapat mengeklik tombol selesai dan akan langsung dicetak tanda terima persediaan seperti yang terlihat pada gambar 4.31 di bawah ini.

60

k. Halaman Pemakaian Persediaan Inventaris

Halaman ini digunakan untuk menyimpan transaksi pemakaian

persediaan inventaris. Untuk menggunakan halaman ini, user harus

mengisi seluruh field yang ada secara lengkap. Pada halaman ini user

tidak perlu memasukkan nama atau nid pegawai secara lengkap, cukup dengan huruf awalan nama pegawai atau nomor awal nid pegawai, lalu

sistem akan melakukan filtering secara otomatis dan memberikan pilihan

nama pegawai atau nid pegawai yang dimaksudkan.

Gambar 4.32 Halaman Pemakaian Persediaan

Ketika tombol simpan diklik maka data tersebut akan langsung

tersimpan ke dalam database. Apabila user ingin menghapus isi field

61

batal. Sedangkan untuk mengakhiri transaksi, dapat mengeklik tombol selesai dan akan dicetak tanda terima persediaan. Sedangkan untuk mengakhiri transaksi peminjaman persediaan ini, dapat mengeklik tombol selesai dan akan langsung dicetak tanda terima persediaan seperti yang terlihat pada gambar 4.33 di bawah ini.

Gambar 4.33 Tanda Terima Persediaan Inventaris

l. Halaman Pengembalian Persediaan

Halaman ini digunakan untuk menyimpan transaksi pengembalian

persediaan. Untuk menggunakan halaman ini, user harus mencari data

pegawai yang memakai persediaan beserta detil-detilnya. Dalam hal

pencarian data tersebut, dilakukan filtering berdasarkan tahun, bulan,

dan hari. Ketika tombol view diklik, maka akan ditampilkan data

62

dimaksudkan. Ketika tombol batal sebelah kiri diklik, akan

membersihkan seluruh field dan view transaksi. Ketika tombol simpan

diklik maka data tersebut akan langsung tersimpan ke dalam database.

Apabila user ingin menghapus isi field yang baru saja dimasukkan, dapat

dilakukan dengan mengeklik tombol batal sebelah kanan.

Gambar 4.34 Halaman Pengembalian Persediaan Inventaris

Sedangkan untuk mengakhiri transaksi pengembalian persediaan ini, dapat mengeklik tombol selesai dan akan langsung dicetak tanda penegmbalian persediaan seperti yang terlihat pada gambar 4.35.

63

Gambar 4.35 Tanda Pengembalian Persediaan Inventaris

m. Halaman Laporan Penerimaan Persediaan

Halaman ini digunakan untuk menampilkan laporan transaksi penerimaan persediaan. Laporan ini dapat ditentukan berdasarkan tahun,

bulan, tanggal, dan nama supplier. Ketika tombol view diklik, maka akan

64

n. Halaman Laporan Pemakaian Persediaan

Halaman ini digunakan untuk menampilkan laporan transaksi pemakaian persediaan. Laporan ini dapat ditentukan berdasarkan tahun, bulan,

tanggal, dan nama pegawai atau nid pegawai. Ketika tombol view diklik,

maka akan tampil laporan sesuai dengan seleksi kriteria yang diinginkan.

Gambar 4.36 H

alaman La

p

oran Pe

ne

rimaa

n

Per

sedia

65

o. Halaman Laporan Cek Stok Persediaan

Halaman ini digunakan untuk menampilkan laporan stok persediaan.

Ketika tombol view diklik, maka akan tampil laporan yang berisi seluruh

jumlah stok akhir awal dan akhir persediaan. Tombol close dapat

digunakan untuk menutup halaman.

G

ambar 4.37

Halaman La

p

o

ran Pem

66

Gambar 4.38 Halaman Laporan Cek Stok Persediaan

4.3 Mengimplementasi Sistem

Sistem yang dipergunakan untuk dapat menjalankan program Sistem Aplikasi Inventarisasi Aset sebagai berikut.

a. Software Pendukung

1. Sistem Operasi Microsoft Windows 7

2. Microsoft Visual Basic .NET 2008

3. Microsoft SQL Server 2005

4. Microsoft Visio 2010

5. Power Designer 6

b. Hardware Pendukung

1. Microprocessor Pentium IV atau lebih tinggi.

2. VGA dengan resolusi 800 x 600 atau lebih tinggi dan mendukung

Microsoft Windows.

67

4.4 Melakukan Pembahasan Terhadap Implementasi Sistem

Implementasi dimaksudkan untuk menggambarkan jalannya sistem yang sudah dibuat, dalam hal ini akan dijelaskan fungsi dari halaman tersebut. Pada

gambar di bawah ini adalah tampilan user interface dari sistem:

1. Halaman Login

Gambar 4.39 Halaman Login

Halaman login ini adalah halaman pertama kali aplikasi ini dijalankan. Ketika

tombol login diklik, maka akan dilakukan pengecekan terhadap user yang

masuk. Jika berhasil masuk, maka akan dihubungkan ke halaman utama.

2. Halaman Utama

Halaman utama ini adalah tampilan ketika seorang user telah berhasil masuk

ke dalam aplikasi. Apabila user berstatus sebagai admin, maka user tersebut

dapat mengakses seluruh menu-menu yang telah disediakan. Jika user yang

berstatus sebagai supervisor, maka user tersebut hanya dapat mengakses menu

laporan saja dan apabila user yang berstatus sebagai admin, maka user

68

Gambar 4.40 Halaman Utama

3. Halaman Ganti Password

Gambar 4.41 Halaman Ganti Password

Halaman ganti password ini berguna untuk mengubah password user yang

69

tersebut harus memasukkan password yang sekarang digunakan dan

memasukkan password baru sebanyak dua kali. Jika password yang sekarang

tidak sesuai, maka akan tampil peringatan kesalahan. Jika sudah sesuai maka

user dapat mengubah password barunya dengan mengeklik tombol OK.

Setelah diklik akan tampil peringatan berhasil.

4. Halaman Kota

Halaman ini berguna untuk menambah dan mengubah data kota. User yang

berhasil masuk ke sistem dapat menambah data kota dengan memasukkan data

pada field nama kota. Misalnya ketika nama kota yang baru telah dimasukkan,

tombol simpan digunakan untuk menyimpan data kota baru ke dalam

database, tombol batal digunakan untuk menghapus isi field nama kota yang

70

Gambar 4.42 Halaman Kota

5. Halaman Bagian

Halaman ini berguna untuk menambah dan mengubah data bagian. User yang

berhasil masuk ke sistem dapat menambah data bagian dengan memasukkan

data bagian baru pada field nama bagian. Misalnya ketika nama bagian yang

baru telah dimasukkan, tombol simpan digunakan untuk menyimpan data

bagian baru ke dalam database, tombol batal digunakan untuk menghapus isi

field nama bagian yang baru saja dimasukkan. Sedangkan tombol ubah akan

aktif setelah user mengeklik view data bagian. Kemudian data bagian lama

akan muncul secara otomatis pada field nama bagian. Dan user dapat

mengganti isi field tersebut lalu klik tombol simpan untuk mengubah data.

71

6. Halaman Bidang

Halaman ini berguna untuk menambah dan mengubah data bidang. Pada halaman ini kategori nama bagian akan muncul secara otomatis sesuai dengan

database bagian yang telah dimanfaatkan oleh user. User yang berhasil masuk

ke sistem dapat menambah data bidang dengan memasukkan data bidang baru

pada field nama bagian. Misalnya ketika nama bagian dan nama bidang yang

baru telah dimasukkan, tombol simpan digunakan untuk menyimpan data

bidang baru ke dalam database, tombol batal digunakan untuk menghapus isi

field nama bidang yang baru dan field nama bagian yang baru saja

dimasukkan.

72

7. Halaman Pegawai

Halaman ini berguna untuk menambah dan mengubah data pegawai. User

yang berhasil masuk ke sistem dapat menambah data pegawai dengan memasukkan seluruh data pegawai baru. Misalnya ketika data pegawai yang baru telah dimasukkan, tombol simpan digunakan untuk menyimpan data

pegawai baru ke dalam database, tombol batal digunakan untuk menghapus isi

seluruh field pegawai yang baru saja dimasukkan. Sedangkan tombol ubah

akan aktif setelah user mengeklik view data pegawai. Kemudian data pegawai

lama akan muncul secara otomatis pada seluruh field. Dan user dapat

mengganti isi field tersebut lalu klik tombol simpan untuk mengubah data.

User yang berhasil masuk ke sistem juga dapat mencari data pegawai dengan

memasukkan data yang diketahui pada field kata kunci, dalam hal ini nama

pegawai dan nid pegawai. Misalnya ketika tombol cari diklik, maka data

pegawai yang dicari akan ditampilkan pada seluruh field.

73

8. Halaman Supplier

Halaman ini berguna untuk menambah dan mengubah data supplier. User

yang berhasil masuk ke sistem dapat menambah data supplier dengan memasukkan seluruh data supplier baru. Misalnya ketika data supplier yang baru telah dimasukkan, tombol simpan digunakan untuk menyimpan data

supplier baru ke dalam database, tombol batal digunakan untuk menghapus isi

seluruh field pegawai yang baru saja dimasukkan. Sedangkan tombol ubah

akan aktif setelah user mengeklik view data supplier. Kemudian data supplier

lama akan muncul secara otomatis pada seluruh field. Dan user dapat

mengganti isi field tersebut lalu klik tombol simpan untuk mengubah data.

User yang berhasil masuk ke sistem juga dapat mencari data supplier dengan

memasukkan data yang diketahui pada field kata kunci, seperti nama supplier.

Dan apabila tombol cari diklik, maka data supplier yang dicari akan

ditampilkan pada seluruh field.

74

9. Halaman Persediaan

Halaman ini berguna untuk mengecek atau melihat data stok persediaan. User

yang berhasil masuk ke sistem dapat mengecek atau melihat data stok persediaan dengan memasukkan nama persediaan. Misalnya ketika nama persediaan telah dimasukkan, tombol cari digunakan untuk menampilkan data stok persediaan.

Gambar 4.47 Halaman Persediaan Inventaris

10.Halaman Penerimaan Persediaan

Halaman ini digunakan untuk menyimpan transaksi penerimaan persediaan.

75

secara lengkap. Pada halaman ini user tidak perlu memasukkan nama supplier

secara lengkap, cukup dengan huruf awalan nama supplier lalu sistem akan

melakukan filtering secara otomatis dan memberikan pilihan nama supplier

yang dimaksudkan. Jika data supplier yang akan dimasukkan belum terdaftarm maka harus klik tombol baru untuk mendaftarkan data supplier yang baru. Ketika tombol simpan diklik maka data tersebut akan langsung

tersimpan ke dalam database. Apabila user ingin menghapus isi field yang

baru saja dimasukkan, dapat dilakukan dengan mengeklik tombol batal.

76

Sedangkan untuk mengakhiri transaksi, dapat mengeklik tombol selesai dan akan langsung dicetak tanda pengadaan material persediaan dan diserahkan kepada bagian Perencanaan Pengusahaan.

Gambar 4.49 Tanda Pengadaan Material Persediaan

11.Halaman Pemakaian Persediaan

Halaman ini digunakan untuk menyimpan transaksi pemakaian persediaan.

Untuk menggunakan halaman ini, user harus mengisi seluruh field yang ada

secara lengkap. Pada halaman ini user tidak perlu memasukkan nama atau nid

pegawai secara lengkap, cukup dengan huruf awalan nama pegawai atau

nomor awal nid pegawai, lalu sistem akan melakukan filtering secara otomatis

dan memberikan pilihan nama pegawai atau nid pegawai yang dimaksudkan. Ketika tombol simpan diklik maka data tersebut akan langsung tersimpan ke

77

jumlah pemakaian akan terhapus secara otomatis untuk pengisian data berikutnya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.52 di bawah ini.

Gambar 4.50 Halaman Pemakaian Persediaan

Apabila user ingin menghapus isi field yang baru saja dimasukkan, dapat

dilakukan dengan mengeklik tombol batal. Sedangkan untuk mengakhiri transaksi, dapat mengeklik tombol selesai dan akan langsung dicetak tanda terima persediaan.

78

Gambar 4.51 Tanda Terima Persediaan

12.Halaman Pengembalian Persediaan

Halaman ini digunakan untuk menyimpan transaksi pengembalian persediaan.

Untuk menggunakan halaman ini, user harus mencari data pegawai yang

memakai persediaan beserta detil-detilnya. Dalam hal pencarian data tersebut,

dilakukan filtering berdasarkan tahun, bulan, dan hari. Ketika tombol view

diklik, maka akan ditampilkan data transaksi pemakaian persediaan yang dilakukan pegawai yang dimaksudkan. Ketika tombol batal sebelah kiri diklik,

akan membersihkan seluruh field dan view transaksi. Ketika tombol simpan

diklik maka data tersebut akan langsung tersimpan ke dalam database.

Apabila user ingin menghapus isi field yang baru saja dimasukkan, dapat

79

Gambar 4.52 Halaman Pengembalian Persediaan

Untuk mengakhiri transaksi dapat mengeklik tombol selesai dan akan langsung dicetak tanda pengembalian persediaan dan akan diserahkan kepada pegawai.

80

13.Halaman Laporan Penerimaan Persediaan

Halaman ini digunakan untuk menampilkan laporan transaksi penerimaan persediaan. Laporan ini dapat ditentukan berdasarkan tahun, bulan, tanggal,

dan nama supplier. Ketika tombol view diklik, maka akan tampil laporan

sesuai dengan kriteria yang diinginkan. Tombol close dapat digunakan untuk

menutup halaman.

Gambar 4.54 Halaman Laporan Penerimaan Persediaan

14.Halaman Laporan Pemakaian Persediaan

Halaman ini digunakan untuk menampilkan laporan transaksi pemakaian persediaan. Laporan ini dapat ditentukan berdasarkan tahun, bulan, tanggal,

dan nama pegawai atau nid pegawai. Ketika tombol view diklik, maka akan

81

Gambar 4.55 Halaman Laporan Pemakaian Persediaan

15.Halaman Laporan Cek Stok Persediaan

Halaman ini digunakan untuk menampilkan laporan stok persediaan. Ketika

tombol view diklik, maka akan tampil laporan yang berisi seluruh jumlah stok

akhir awal persediaan dan stok akhir persediaan. Tombol close dapat

digunakan untuk menutup halaman.

82

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dari hasil uji coba dan implementasi terhadap sistem aplikasi inventarisasi aset ini , maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Aplikasi yang dibuat pada saat kerja praktek ini dapat membantu bidang administrasi

dalam mengolah data inventaris. Dengan kata lain, bidang administrasi sekarang dapat memberikan informasi mengenai bukti transaksi kepada pegawai dengan lebih mudah, cepat, dan tepat.

2. Aplikasi ini dapat memberikan informasi mengenai stok akhir persediaan inventaris setiap

saat, sehingga dapat membuat pekerjaan tersebut lebih efisien dan mengurangi resiko kesalahan dalam perhitungan.

3. Aplikasi ini dapat membantu manajer yang membutuhkan informasi transaksi

penerimaan, pemakaian, dan pengembalian persediaan inventaris beserta detailnya sehingga dapat diperoleh laporan dalam periode tertentu agar dapat mengambil tindakan dengan baik.

5.2 Saran

Dari aplikasi yang dibuat pada saat pelaksanaan kerja praktek ini masih terdapat beberapa kekurangan yang diharapkan di kemudian hari dapat diperbaiki oleh pihak lain. Beberapa kekurangan tersebut antara lain:

1. Aplikasi ini masih menggunakan koneksi database biasa belum digabungkan dengan web

service. Jadi untuk kedepannya aplikasi ini diharapkan dapat dikembangkan menggunakan web service untuk menambah fitur web ini agar lebih luas aksesnya.

79

Gambar 4.52 Halaman Pengembalian Persediaan

Untuk mengakhiri transaksi dapat mengeklik tombol selesai dan akan langsung dicetak tanda pengembalian persediaan dan akan diserahkan kepada pegawai.

13. Halaman Laporan Penerimaan Persediaan

Halaman ini digunakan untuk menampilkan laporan transaksi penerimaan persediaan. Laporan ini dapat ditentukan berdasarkan tahun, bulan, tanggal, dan nama supplier. Ketika tombol view diklik, maka akan tampil laporan sesuai dengan kriteria yang diinginkan. Tombol close dapat digunakan untuk menutup halaman.

Gambar 4.54 Halaman Laporan Penerimaan Persediaan 14. Halaman Laporan Pemakaian Persediaan

Halaman ini digunakan untuk menampilkan laporan transaksi pemakaian persediaan. Laporan ini dapat ditentukan berdasarkan tahun, bulan, tanggal, dan nama pegawai atau nid pegawai. Ketika tombol view diklik, maka akan tampil laporan sesuai dengan seleksi kriteria yang diinginkan.

81

Gambar 4.55 Halaman Laporan Pemakaian Persediaan

15. Halaman Laporan Cek Stok Persediaan

Halaman ini digunakan untuk menampilkan laporan stok persediaan. Ketika tombol view diklik, maka akan tampil laporan yang berisi seluruh jumlah stok akhir awal persediaan dan stok akhir persediaan. Tombol close dapat digunakan untuk menutup halaman.

82 PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dari hasil uji coba dan implementasi terhadap sistem aplikasi inventarisasi aset ini , maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Aplikasi yang dibuat pada saat kerja praktek ini dapat membantu bidang administrasi dalam mengolah data inventaris. Dengan kata lain, bidang administrasi sekarang dapat memberikan informasi mengenai bukti transaksi kepada pegawai dengan lebih mudah, cepat, dan tepat.

2. Aplikasi ini dapat memberikan informasi mengenai stok akhir persediaan inventaris setiap saat, sehingga dapat membuat pekerjaan tersebut lebih efisien dan mengurangi resiko kesalahan dalam perhitungan.

3. Aplikasi ini dapat membantu manajer yang membutuhkan informasi transaksi penerimaan, pemakaian, dan pengembalian persediaan inventaris beserta detailnya sehingga dapat diperoleh laporan dalam periode tertentu agar dapat mengambil tindakan dengan baik.

5.2 Saran

Dari aplikasi yang dibuat pada saat pelaksanaan kerja praktek ini masih terdapat beberapa kekurangan yang diharapkan di kemudian hari dapat diperbaiki oleh pihak lain. Beberapa kekurangan tersebut antara lain:

1. Aplikasi ini masih menggunakan koneksi database biasa belum digabungkan dengan web service. Jadi untuk kedepannya aplikasi ini diharapkan dapat dikembangkan menggunakan web service untuk menambah fitur web ini agar lebih luas aksesnya.

83

2. Aplikasi ini hanya terbatas pada pengolahan data persediaan inventaris saja, jadi aplikasi ini masih memerlukan perhitungan dalam proses akuntansi. Untuk kedepannya mungkin aplikasi ini dapat dikembangkan dengan menambah fitur untuk akuntansinya juga sehingga dapat langsung diproses dalam akuntansinya.

3. Aplikasi ini tidak dapat diimpor dalam data. Untuk selanjutnya mungkin dapat dikembangkan sehingga dapat diimpor data pada format apapun dan diharapkan agar proses input data menjadi lebih cepat dan efisien

84  

Herlambang, Soendoro, dan Tanuwijaya, Haryanto. 2005. Sistem Informasi: konsep, teknologi, dan manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Kendall, K.E. dan Kendall, J.E.. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta: Prenhallindo.

Koher, L.A. Eric. 2007. Inventory dan Gudang Terkomputerisasi. Bandung: Offset.

Loeng, Marlon. 2004. Pemrograman Dasar Microsoft Visual Basic.NET. Yogyakarta: Andi Offset.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: ANDI OFFSET. Rahman, Arif. 2004. Panduan Praktis Visio 2003. Yogyakarta: Andi Offset. Suparjati, 2000, Tata Usaha dan Kearsipan (Seri Administrasi Perkantoran),

Yogyakarta: Kanisius.

Wicaksono, Soetam Rizky. 2006. Interaksi Manusia dan Komputer. Surabaya: STIKOM Surabaya.