PSI : Sistem Informasi Penggajian dan Pengupahan Pada PT. Sinar Jatimitra Surabaya.

i

PADA PT. SINAR JATIMITRA SURABAYA

PROYEK SISTEM INFORMASI

Oleh:

Nama : Brama Puji Wijaya NIM : 01.39010.0044 Program : DIII (Diploma Tiga) Jurusan : Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

ii

SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN & PENGUPAHAN PADA PT. SINAR JATIMITRA SURABAYA

PROYEK SISTEM INFORMASI

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Ahli Madya Komputer

Oleh:

Nama : Brama Puji Wijaya NIM : 01.39010.0044 Program : DIII (Diploma Tiga) Jurusan : Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

iv

Sistem informasi menjadi sangat berguna dalam membantu kegiatan operasional perusahaan yang membutuhkan efektifitas dan efisiensi kerja yang tinggi. Apabila sistem manual dirasa sudah tidak dapat mengakomodasi kegiatan operasional perusahaan, maka sudah tentu sistem informasi terkomputerisasi yang dapat menutupi kekurangan sistem yang sedang berjalan merupakan suatu kebutuhan yang mutlak.

Permasalahan dari proyek sistem informasi penggajian dan pengupahan ini adalah bagaimana membangun sistem informasi untuk menangani proses transaksi pengiriman minyak, bagaimana membangun sistem informasi yang dapat menghitung besarnya upah yang akan diterima oleh para sopir, bagaimanakah untuk mempercepat proses penghitungan kehadiran karyawan, dan juga bagaimana membuat sistem informasi komputerisasi yang dapat menghitung besarnya gaji yang akan diterima oleh karyawan.

Dengan dibuatnya sistem informasi penggajian dan pengupahan yang meliputi pengelolaan absensi, perhitungan gaji karyawan, pencatatan transaksi pengiriman, perhitungan upah sopir, pengelolaan database kepegawaian serta penyajian laporan-laporan yang dibutuhkan bagi perusahaan, diharapkan akan tercipta pemberian kompensasi yang cepat, tepat, dan bermanfaat bagi para sopir dan karyawan.

vii DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAKSI... iv

KATA PENGANTAR... v

DAFTAR ISI... vii

DAFTAR TABEL... ix

DAFTAR GAMBAR... x

DAFTAR LAMPIRAN... xiii

BAB I PENDAHULUAN... 1

1.1 Latar Belakang Masalah... 1

1.2 Perumusan Masalah... 3

1.3 Batasan Masalah... 3

1.4 Tujuan... 5

1.5 Manfaat... 5

1.6 Sistematika Penulisan... 6

BAB II HASIL SURVEY... 8

2.1 Gambaran Umum PT. Sinar Jatimitra... 8

2.2 Struktur Organisasi... 8

2.3 Deskripsi Tugas... 9

2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan... 10

2.5 Dokumen I/O... 14

BAB III LANDASAN TEORI... 21

3.1 Kompensasi... 21

viii

BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM... 26

4.1Analisis Sistem Baru... 26

4.2Desain Sistem…... 27

4.2.1 Sistem flow... 27

4.2.2 Context diagram... 32

4.2.3 HIPO... 32

4.2.4 Data flow diagram (DFD)... 35

4.2.5 Entity relationship diagram (ERD)... 44

4.2.6 Struktur file... 46

4.2.7 Desain I/O baru... 55

BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN... 63

5.1 Sistem yang Digunakan... 63

5.1.1 Software... 63

5.1.2 Hardware... 63

5.2 Cara Setup Program... 64

5.3 Penjelasan Pemakaian Program... 66

BAB VI PENUTUP... 90

6.1 Kesimpulan... 90

6.2 Saran... 91

DAFTAR PUSTAKA... 92

ix

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 3.1 PTKP setahun... 22

Tabel 3.2 Tarif PPh dan PKP... 23

Tabel 4.1 Struktur file karyawan... 47

Tabel 4.2 Struktur file sopir... 47

Tabel 4.3 Struktur file pajak... 48

Tabel 4.4 Struktur file jabatan... 49

Tabel 4.5 Struktur file kompensasi kehadiran... 49

Tabel 4.6 Struktur file presensi... 50

Tabel 4.7 Struktur file kendaraan... 50

Tabel 4.8 Struktur file minyak... 51

Tabel 4.9 Struktur file tarif... 51

Tabel 4.10 Struktur file pengiriman... 52

Tabel 4.11 Struktur file pembayaranupah... 54

x

Halaman

Gambar 2.1 Struktur organisasi PT. Sinar Jatimitra... 9

Gambar 2.2 Sistem flow pembayaran gaji manual... 11

Gambar 2.3 Sistem flow pengiriman manual... 12

Gambar 2.4 Sistem flow pembayaran upah manual... 13

Gambar 2.5 Kartu absensi... 14

Gambar 2.6 Laporan pembayaran gaji bulanan... 15

Gambar 2.7 Print out gaji karyawan... 16

Gambar 2.8 Form delivery order... 17

Gambar 2.9 Form delivery note... 18

Gambar 2.10 Rekap pengiriman... 19

Gambar 2.11 Print out upah sopir... 20

Gambar 4.1 Sistem flow presensi komputerisasi... 28

Gambar 4.2 Sistem flow pembayran gaji komputerisasi... 29

Gambar 4.3 Sistem flow pengiriman komputerisasi... 30

Gambar 4.4 Sistem flow pembayaran upah komputerisasi... 31

Gambar 4.5 Context diagram... 32

Gambar 4.6 HIPO... 33

Gambar 4.7 HIPO pengelolaan data... 33

Gambar 4.8 HIPO presensi... 34

Gambar 4.9 HIPO penggajian... 34

Gambar 4.10 HIPO pengiriman... 34

xi

Gambar 4.12 HIPO pembuatan laporan... 35

Gambar 4.13 DFD level 0... 36

Gambar 4.14 DFD level 1 proses pengelolaan data... 37

Gambar 4.15 DFD level 2 proses input data... 37

Gambar 4.16 DFD level 2 proses edit data... 38

Gambar 4.17 DFD level 2 proses hapus data... 39

Gambar 4.18 DFD level 1 proses presensi... 40

Gambar 4.19 DFD level 1 proses penggajian... 41

Gambar 4.20 DFD level 1 proses pengiriman... 42

Gambar 4.21 DFD level 1 proses pengupahan... 43

Gambar 4.22 DFD level 1 proses laporan... 44

Gambar 4.23 Conceptual Data Model... 45

Gambar 4.24 Physical Data Model... 46

Gambar 4.25 Modul presensi... 56

Gambar 4.26 Modul pengiriman minyak... 57

Gambar 4.27 Modul pembayaran gaji... 57

Gambar 4.28 Modul pembayaran upah... 58

Gambar 4.29 Laporan kehadiran karyawan... 59

Gambar 4.30 Laporan pengiriman minyak dalam kota... 59

Gambar 4.31 Laporan pembayaran gaji karyawan... 60

Gambar 4.32 Laporan pembayaran upah sopir... 60

Gambar 4.33 Slip gaji karyawan... 61

Gambar 4.34 Slip upah sopir... 62

xii

Gambar 5.3 Menentukan group program... 66

Gambar 5.4 Menu untuk membuka sistem... 67

Gambar 5.5 Menu login... 67

Gambar 5.6 Tampilan menu utama sistem... 68

Gambar 5.7 Tampilan menu jika user kabag. personalia... 69

Gambar 5.8 Tampilan menu jika user staf akunting... 70

Gambar 5.9 Tampilan menu absensi... 71

Gambar 5.10 Tampilan menu data karyawan... 72

Gambar 5.11 Menu data sopir... 73

Gambar 5.12 Menu data personalia... 74

Gambar 5.13 Tab menu premi pajak... 75

Gambar 5.14 Tab menu kompensasi lain... 76

Gambar 5.15 Menu pengiriman minyak dalam kota... 77

Gambar 5.16 Menu data operasional... 79

Gambar 5.17 Tab menu tarif dan tujuan... 80

Gambar 5.18 Tab menu jenis minyak... 81

Gambar 5.19 Tab menu harga solar... 82

Gambar 5.20 Menu pembayaran upah sopir dalam kota... 83

Gambar 5.21 Print out slip upah... 85

Gambar 5.22 Menu pembayaran gaji karyawan... 86

Gambar 5.23 Print out slip gaji... 87

Gambar 5.24 Menu laporan... 88

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Teknologi informasi semakin berkembang pesat dewasa ini. Hampir semua aspek usaha dan bisnis menerapkan sistem informasi dalam kegiatan operasionalnya. Sistem informasi menjadi sangat berguna dalam membantu kegiatan operasional perusahaan yang membutuhkan efektifitas dan efisiensi kerja yang tinggi. Apabila sistem manual dirasa sudah tidak dapat mengakomodasi kegiatan operasional perusahaan, maka sudah tentu sistem informasi terkomputerisasi yang dapat menutupi kekurangan sistem yang sedang berjalan merupakan suatu kebutuhan yang mutlak.

PT. Sinar Jatimitra merupakan sebuah perusahaan pengangkutan (distributor) anak perusahaan dari PT. S.M.A.R.T. Tbk. produsen minyak goreng FILMA dan KUNCI MAS yang juga bagian dari group Sinar Mas yang berlokasi di Rungkut Industri. PT. Sinar Jatimitra melayani pengiriman minyak goreng ke berbagai pabrik di Jawa Timur dan sebagian Jawa Tengah yang menggunakan minyak goreng untuk melakukan proses produksinya.

Selama ini, segala proses pencatatan transaksi operasional masih dilakukan secara manual dan dibuat laporannya dengan menggunakan Microsoft Excel. Oleh karenanya perusahaan tidak memiliki database yang baik, bila sewaktu-waktu dibutuhkan harus mencari dari arsip-arsip laporan. Hal ini akan membutuhkan waktu yang lama.

Dalam melakukan perhitungan transaksi, seperti pada saat melakukan transaksi pengiriman, melakukan pembayaran upah dan juga pada saat melakukan pembayaran gaji juga sering ditemui beberapa kesulitan, hal ini dikarenakan adanya beberapa variabel yang mempengaruhi perhitungan. Kesulitan yang dijumpai pada saat melakukan transaksi pengiriman adalah dalam hal penentuan besarnya upah yang akan diterima oleh seorang sopir berdasarkan tujuan dan kendaraan yang digunakan. Karena daftar tarif dan tujuan jumlahnya banyak maka akan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mentukan upah yang akan diterima oleh seorang sopir.

Kesulitan yang sama juga dijumpai pada saat melakukan perhitungan gaji yang akan diterima oleh karyawan tetapnya. Penghitungan jumlah kehadiran yang berdasarkan kartu absensi relatif membutuhkan waktu yang lama, pun demikian dengan beragamnya variabel yang mempengaruhi besarnya gaji bersih yang akan diterima oleh seorang karyawan, juga dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk menghitungnya.

Meskipun dikerjakan oleh karyawan yang sudah berpengalaman, kesalahan yang disebabkan oleh faktor manusia masih mungkin terjadi. Untuk meminimalisasikan kesalahan-kesalahan yang disebabkan oleh faktor manusia itu tadi maka dibutuhkan sebuah aplikasi sistem informasi yang dapat digunakan untuk memperlancar proses operasional dari perusahaan tersebut. Aplikasi tersebut diharapkan dapat secara otomatis menentukan besarnya upah dan gaji serta menghasilkan laporan-laporan yang berguna bagi pengambilan keputusan untuk meningkatkan kinerja dari perusahaan dimasa yang akan datang.

3

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas maka dapat dirumuskan permasalahan antara lain:

a. Bagaimana membangun sistem informasi untuk menangani proses transaksi

pengiriman minyak?

b. Bagaimana membangun sistem informasi yang dapat menghitung besarnya

upah yang akan diterima oleh para sopir?

c. Bagaimanakah untuk mempercepat proses penghitungan kehadiran karyawan?

d. Bagaimana membuat sistem informasi komputerisasi yang dapat menghitung

besarnya gaji yang akan diterima oleh karyawan?

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka dapat dibatasi masalah-masalah pada sistem informasi ini adalah:

1. Pengiriman Minyak

a. Order pengiriman berdasarkan pesanan dari Kantor Pusat.

b. Semua transaksi yang dilakukan menggunakan pembayaran kontan.

c. Nama sopir, nopol dan jenis kendaraan, tujuan pengangkutan, tarif telah

ditentukan.

d. Hanya menangani proses pengiriman dalam kota saja.

2. Pembayaran Upah

a. Upah sopir dibayarkan langsung secara tunai setiap 2 (dua) hari sekali dan

dibuatkan slip rincian upahnya termasuk besarnya pajak yang dibebankan kepada sopir.

b. Upah sopir dihitung berdasar atas pengangkutan yang telah dilakukannya selama 2 (dua) hari.

c. Besarnya upah tergantung dari tarif yang telah ditentukan perusahaan yaitu

kombinasi antara tujuan dan kendaraan.

3. Absensi

a. Absensi dilakukan oleh setiap karyawan setiap hari melalui modul absensi

yang telah disediakan.

b. Data absensi nantinya akan digunakan untuk perhitungan penerimaan lain

yang akan diterima oleh karyawan.

4. Pembayaran Gaji Karyawan

a. Besarnya gaji tidak dipengaruhi oleh data absensi.

b. Gaji karyawan berasal dari gaji pokok dan tunjangan dinas.

c. Penerimaan lain karyawan berasal dari premi hadir, uang makan, dan uang

transport serta penerimaan lainnya.

d. Potongan gaji dihitung berdasarkan:

1. Potongan Askes dan Jamsostek sesuai dengan jabatan masing-masing.

2. PPh 21 sesuai dengan peraturan pajak yang telah ditentukan

pemerintah.

3. Potongan atas peminjaman uang tunai baik kepada Koperasi

perusahaan maupun Bank melalui perusahaan serta potongan lainnya.

e. Gaji dibayarkan setiap bulan secara tunai kepada karyawan pada tanggal

yang telah ditentukan.

5

1.4 Tujuan

Tujuan dari proyek sistem informasi ini adalah untuk membuat aplikasi penggajian dan pengupahan untuk PT. Sinar Jatimitra yang meliputi pengelolaan absensi, perhitungan gaji karyawan, pencatatan transaksi pengiriman, perhitungan upah sopir, pengelolaan database kepegawaian serta penyajian laporan-laporan yang dibutuhkan bagi perusahaan.

1.5 Manfaat

Manfaat yang diperoleh dari sistem informasi ini bagi PT. Sinar Jatimitra adalah:

1. Bagian Akunting (Keuangan) dan Operasional

a. Mempermudah pencatatan transaksi pengiriman minyak.

b. Mempermudah perhitungan upah dan gaji.

c. Mempermudah pembuatan database pengiriman, upah dan gaji yang baik.

2. Sopir dan Karyawan

Mempermudah memperoleh informasi tentang perincian kompensasi yang diterima (transparansi).

3. Personalia

Dapat lebih mempermudah dalam menangani data Sumber Daya Manusia (SDM) karena telah adanya sistem yang mengelola data karyawan perusahaan.

4. Manajer

Mempermudah pengontrolan kepada perusahaan karena laporan-laporan yang dibutuhkan dapat disajikan dengan cepat. tepat dan bermanfaaat serta secara

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan dari Proyek Sistem Informasi ini dibagi menjadi beberapa bab. Isi dari bab-bab tersebut adalah sebagai berikut:

Bab pertama pendahuluan membahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan serta manfaat dibuatnya Proyek Sistem Informasi ini.

Bab kedua hasil survey membahas tentang gambaran umum PT. Sinar Jatimitra meliputi struktur organisasi, deskripsi tugas masing-masing bagian, analisis sistem yang sedang berjalan dan juga dokumen I/O sistem yang sedang berjalan .

Bab ketiga landasan teori membahas tentang semua teori-teori ilmiah yang digunakan sebagai bahan rujukan untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi. Dalam bab ini dibahas tentang teori-teori yang berhubungan dengan kompensasi dan juga perpajakan khususnya pajak penghasilan serta teori yang berhubungan dengan pengertian sistem.

Bab keempat analisis dan desain sistem membahas tentang analisis sistem baru, desain sistem baru termasuk sistem flow, context diagram, HIPO, data flow diagram (dfd), entity relationship diagram (erd), struktur file, dan juga desain input-output yang baru.

Bab kelima implementasi dan pembahasan membahas tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan penerapan sistem informasi penggajian pada keadaan riil PT. Sinar Jatimitra meliputi sistem yang digunakan, software, hardware, cara setup program, dan juga penjelasan pemakaian program.

7

Bab keenam penutup membahas tentang kesimpulan setelah dibuatnya sistem informasi penggajian dan pengupahan pada PT. Sinar Jatimitra serta saran untuk pengembangan sistem informasi tersebut selanjutnya.

8

HASIL SURVEY

2.1 Gambaran Umum PT. Sinar Jatimitra

PT. Sinar Jatimitra merupakan sebuah perusahaan pengangkutan minyak goreng. Perusahaan tersebut merupakan anak perusahaan dari PT. S.M.A.R.T. Tbk, produsen minyak goreng Filma dan Kunci Mas yang merupakan bagian dari Sinar Mas Group.

Sebelum menjadi sebuah Perseroan Terbatas (PT) tersendiri, PT. Sinar Jatimitra merupakan divisi pengangkutan pada PT. S.M.A.R.T. Tbk,. Tetapi karena adanya kebijakan pemerintah pada waktu itu (sekitar tahun 1994) bahwa setiap perusahaan besar harus memiliki anak perusahaan, maka dipisahlah divisi pengangkutan menjadi sebuah PT. tersendiri, meskipun pada keadaan riilnya masih menjadi satu manajemen.

PT. Sinar Jatimitra melayani pengiriman minyak goreng dalam bentuk mentah maupun setengah jadi untuk konsumsi industri-industri besar (pabrik) di seluruh wilayah Jawa Timur dan sebagian Jawa Tengah. Pabrik-pabrik tersebut menggunakan minyak goreng sebagai bahan baku produksinya.

2.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi seperti pada gambar 2.1 memperlihatkan bahwa PT. Sinar Jatimitra secara struktur organisasi masih di bawah kendali dari manajemen perusahaan induknya (pusat), meskipun secara yuridis merupakan perusahaan yang berdiri sendiri. Struktur organisasi dari PT. Sinar Jatimitra adalah sebagai berikut:

9

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Sinar Jatimitra

2.3 Deskripsi Tugas

Deskripsi tugas masing-masing bagian pada PT. Sinar Jati Mitra adalah sebagai berikut:

a. Dewan Komisaris: Sebagai pemegang saham dan pengambil keputusan

tertinggi. Dewan Komisaris beranggotakan perwakilan dari PT. SMART Tbk. dan juga pemegang saham di luar PT. SMART Tbk.

b. Direktur Utama: Sebagai pengambil keputusan tertinggi dalam hal operasional perusahaan yang membutuhkan pengeluaran dana lebih dari 15 juta rupiah. c. Manajer Cabang: Merupakan penanggung jawab dan pengambil keputusan

kegiatan operasional sehari-hari pada perusahaan.

Dewan Komisaris

Direktur Utama (Kantor Pusat)

Manajer Cabang (Bpk. Max Sapulete)

KaBag. Akunting (Bpk. Sudimarjoyo)

KaBag. Personalia (Bpk. Didik) KaBag. Bengkel

& Gudang (Bpk. Bambang)

KaBag. Operasional (Bpk. Singgih)

Staf Staf Staf Staf Staf Staf

Staf Staf

Staf Staf

d. KaBag. Akunting: Bertanggung jawab atas segala masalah keluar-masuknya kas (uang) pada perusahaan.

e. Staf Akunting: Bertugas melakukan pencatatan administrasi dan pembuatan laporan yang berhubungan dengan keuangan serta melakukan penghitungan pembayaran upah dan gaji.

f. KaBag. Bengkel & Gudang: Bertanggung jawab atas kondisi dan perawatan kendaraan serta persediaan suku cadang kendaraan di gudang.

g. Staf Bengkel & Gudang: Bertugas melakukan perawatan terhadap kendaraan dan suku cadangnya, serta melakukan inventaris persediaan suku cadang. h. KaBag. Operasional: Bertanggung jawab atas kegiatan operasional pengiriman

minyak dari kantor pusat kepada konsumen.

i. Staf Operasional: Bertugas untuk melakukan pencatatan transaksi pengiriman minyak serta membuat laporannya.

j. KaBag. Personalia: Bertanggung jawab atas masalah-masalah personalia yang berhubungan dengan karyawan dan sopir dalam hal hukum, jaminan sosial dan juga kedisiplinan.

k. Staf Personalia: Bertugas untuk membantu tugas KaBag. Personalia dalam kegiatan operasional sehari-hari.

2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Sistem yang digunakan oleh PT. Sinar Jatimitra sekarang ini masih memakai sistem manual. Komputer hanya digunakan sebagai alat untuk mengetik dalam pembuatan laporan saja. Semua proses operasional sehari-harinya dikerjakan secara manual. Dalam sistem pembayaran gaji manual seperti yang terlihat pada gambar 2.2 proses dimulai dari proses input absensi yang dilakukan

11

oleh karyawan. Pada praktiknya proses ini dilakukan dengan cara para karyawan memasukkan kartu cek clock pada mesin absensi yang telah disediakan. Lalu data absensi tersebut dikumpulkan selama satu bulan dan diolah oleh bagian personalia bersama dengan data karyawan lainnya.

Gambar 2.2 Sistem Flow Pembayaran Gaji Manual

Pada saat melakukan perhitungan gaji karyawan, bagian akunting atau keuangan mengumpulkan data-data absensi dan data karyawan tadi untuk dihitung jumlah kehadiran dan pinjaman-pinjaman serta penerimaan-penerimaan yang didapatkan oleh karyawan untuk memperoleh besarnya gaji.

Setelah proses perhitungan gaji selesai maka bagian akunting membuat slip gaji yang nantinya akan diberikan kepada karyawan. Selain pembuatan slip

gaji bagian akunting juga menyimpan data pembayaran gaji yang telah dilakukannya serta membuat laporannya yang nantinya diberikan kepada manajer. Sistem pembayaran gaji manual selesai sampai di sini.

Pada sistem pengiriman manual seperti yang terlihat pada gambar 2.3, dimulai dari pada saat kantor pusat melakukan order pengiriman. Order diterima oleh bagian operasional setelah dicatat dan diproses transaksi pengirimannya, bagian operasional membuat laporan pengiriman yang nantinya diberikan kepada manajer dan datanya juga digunakan sebagai variabel untuk melakukan perhitungan upah yang akan diterima oleh sopir.

Gambar 2.3 Sistem Flow Pengiriman Manual

Pada sistem pembayaran upah manual seperti yang terlihat pada gambar 2.4, sistem dimulai dari proses hitung upah. Proses ini dilakukan oleh bagian

13

akunting atau keuangan yang data pengiriman dan data sopirnya diambil dari data yang dimiliki oleh bagian operasional. Gaji dihitung dengan mengumpulkan data pengiriman yang dilakukan oleh seorang sopir selama dua hari sekali. Setelah gaji dihitung bagian akunting membuat slip upah yang nantinya diberikan kepada sopir. Selain itu bagian akunting juga membuat laporan pembayaran upah yang diberikan kepada manajer.

Gambar 2.4 Sistem Flow Pembayaran Upah Manual

Penggunaan sistem yang sedang berjalan untuk sekarang ini sudah tidak dapat lagi mengakomodasi kegiatan operasional PT. Sinar Jatimitra. Tuntutan untuk bekerja secara efektif dan efisien dari manajemen pusat, jelas tidak dapat didukung oleh sistem yang sedang berjalan. Penggunaan sistem manual dirasa

memiliki banyak kekurangan dan hanya akan menghambat proses operasional PT. Sinar Jatimitra.

2.5 Dokumen I/O

Dalam melakukan proses presensi maka setiap karyawan akan mengisi kartu kehadiran yang telah disediakan oleh perusahaan dan tinggal melakukan proses cek clock pada mesin absensi yang telah tersedia setiap akan masuk dan saat akan pulang.

Gambar 2.5 Kartu Absensi

Kartu ini nantinya digunakan untuk merekap data kehadiran karyawan setiap bulannya. Contoh dokumen input absensi seperti pada gambar 2.5. Dari kartu absensi seperti pada gambar 2.5 nantinya akan direkap untuk membuat laporan kehadiran seluruh karyawan selama 1 (satu) bulan.

Hal ini bertujuan untuk menentukan jumlah kehadiran karyawan yang nantinya digunakan sebagai variabel penerimaan lain pada saat pembayaran gaji

15

karyawan. Output dari proses penghitungan gaji adalah laporan pembayaran gaji seperti pada gambar 2.6.

Laporan Pembayaran Gaji Karyawan PT. Sinar Jatimitra

Nopember 2005

No NIK Gaji Penerimaan

Lain Potongan Gaji Bersih

1

2

3

4

5

6

Total

Mengetahui

( ...)

Gambar 2.6 Laporan Pembayaran Gaji Bulanan

bagi pihak manajemen dan print out slip gaji bagi para karyawan seperti pada gambar 2.7.

Untuk melakukan pencatatan transaksi pengiriman minyak bagian operasional memiliki 2 buah form inputan yang disebut juga dengan form Delivery Order (DO) dan Delivery Note (DN). Bentuk dari form DO dapat dilihat pada gambar 2.8 dan form DN dapat dilihat pada gambar 2.9.

Gambar 2.7 Print Out Gaji Karyawan

Kedua form tersebut nantinya digunakan untuk mencatat transaksi pengiriman yang dilakukan dan juga digunakan sebagai bukti pengiriman yang

17

dilakukan oleh seorang sopir yang nantinya digunakan untuk menghitung besarnya upah yang akan ia terima.

Setiap hari form-form tersebut dikumpulkan dan dilakukan rekapitulasi untuk menghitung besarnya upah yang akan diterima oleh seorang sopir.

Hasil rekapnya seperti pada gambar 2.10. Di dalam rekap tersebut pengiriman dikelompokkan berdasarkan nomer kendaraan yang digunakan untuk melakukan pengiriman. Setiap pengiriman yang dilakukan pada hari itu dicatat dengan lengkap termasuk jumlah rit dan uang tunggu jika ada.

Gambar 2.9 Form Delivery Note

Setelah dikumpulkan per 2 (dua) hari sekali dilakukan rekapitulasi pengiriman. Hasil rekap ini yang digunakan sebagai acuan untuk memberikan upah kepada sopir.

Seorang sopir juga akan menerima print out upah atas pengiriman yang telah dilakukannya. Contoh print out upah sopir seperti pada gambar 2.11. Di

19

dalam print out upah disertakan detil pengiriman yang telah dilakukan seorang sopir selama 2 (dua) hari.

Selain detil pengiriman yang dilakukannya juga disertakan juga perhitungan tarif upah serta potongan-potongan upah yang dibebankan kepada sopir tersebut.

21 BAB III LANDASAN TEORI

3.1 Kompensasi

Menurut Nawawi (2003:315) kompensasi bagi organisasi/perusahaan berarti penghargaan/ganjaran pada para pekerja yang telah memberikan kontribusi dalam mewujudkan tujuannya, melalui kegiatan yang disebut bekerja.

Kompensasi yang berarti penghargaan/ganjaran ternyata tidak sekedar berbentuk pemberian upah/gaji sebagai akibat dari pengangkatannya menjadi tenaga kerja sebuah organisasi/perusahaan. Penghargaan atau ganjaran sebagai kompensasi harus dibedakan jenis-jenisnya sebagai berikut:

1. Kompensasi Langsung (Direct Compensation)

Kompensasi langsung adalah penghargaan/ganjaran yang disebut gaji atau upah, yang dibayar secara tetap berdasarkan tenggang waktu yang tetap.. 2. Kompensasi Tidak Langsung (Indirect Compensation)

Kompensasi tidak langsung adalah pemberian bagian keuntungan/manfaat lainnya bagi para pekerja di luar gaji atau upah tetap, dapat berupa uang atau barang. Misalnya THR, Tunjangan Hari Natal dan lain-lain.

3. Insentif

Insetif adalah penghargaan/ganjaran yang diberikan untuk memotivasi para pekerja agar produktivitas kerjanya tinggi, sifatnya tidak tetap atau sewaktu-waktu.

3.2 Pajak Penghasilan (PPh 21)

Berdasarkan ketentuan UU No. 6 Tahun 1983 tentang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan sebagaimana telah diubah terakhir dengan UU No. 16 Tahun 2000 (UU KUP) maka setiap Wajib Pajak baik itu orang maupun badan diwajibkan membayar pajak penghasilan setiap tahun.

Pajak Penghasilan sehubungan dengan pekerjaan, jasa, dan kegiatan yang dilakukan oleh Wajib Pajak orang pribadi yang disingkat PPh Pasal 21 atau PPh pasal 26 adalah pajak atas penghasilan berupa gaji, upah, honorarium, tunjangan, dan pembayaran lain dengan nama dan dalam bentuk apapun sehubungan dengan pekerjaan atau jabatan, jasa, dan kegiatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 dan Pasal 26 UU No.7 Tahun 1983 tentang Pajak Penghasilan sebagaimana telah diubah terkahir dengan UU No. 17 Tahun 2000.

Pada penghitungan PPh21 dibutuhkan beberapa komponen pajak yang harus diketahui, diantaranya adalah Pendapatan Tidak Kena Pajak (PTKP). Besarnya PTKP wajib pajak diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan No. 564/KMK.03/2004. Besarnya PTKP dalam setahun seperti yang terlihat pada tabel 3.1.

Tabel 3.1 PTKP Setahun Status PTKP

K/- Rp. 13.200.000 K/1 Rp. 14.400.000 K/2 Rp. 15.600.000 K/3 Rp. 16.800.000 TK/- Rp. 12.000.000 TK/1 Rp. 13.200.000 TK/2 Rp. 14.400.000 TK/3 Rp. 15.600.000

23

Selain PTKP juga ada Biaya Jabatan, Biaya Jabatan dikenakan hanya kepada wajib pajak pegawai tetap. Besarnya biaya jabatan dihitung dari 5% dari gaji kotor dan besarnya tidak boleh melebihi Rp. 108.000 tiap bulannya.

Tarif pajak yang nantinya dibebankan kepada wajib pajak besarnya disesuaikan dengan besarnya Penghasilan Kena Pajak (PKP) hal ini diatur dalam Pasal 17 UU PPh untuk WP Orang Pribadi, seperti yang dapat dilihat pada tabel 3.2.

Tabel 3.2 Tarif PPh dan PKP

PKP Tarif

dibawah Rp. 25.000.000 5% Rp. 25.000.000 – Rp. 50.000.000 10% Rp. 50.000.000 – Rp. 100.000.000 15% Rp. 100.000.000 – Rp. 200.000.000 25% diatas Rp. 200.000.000 35%

Untuk menghitung besarnya PPh21 terutang setiap bulan digunakan rumus sebagai berikut:

(Total Gaji – Biaya Jabatan) x 12 – PTKP = PKP PKP x Tarif = PPh21

Untuk lebih jelasnya cara menghitung PPh21 dapat dilihat pada contoh dibawah ini :

Gaji sebulan 10.000.000

Tunjangan sebulan 2.500.000

Jumlah 12.500.000

Pengurangan

Maksimum diperkenankan 108.000

Penghasilan Neto Sebulan 12.392.000

Penghasilan Neto Disetahunkan 148.704.000

PTKP(K/3) 16.800.000

Penghasilan Kena Pajak (PKP) 131.904.000 PPh21 Terutang Setahun

5% 25.000.000 1.250.000 10% 25.000.000 2.500.000 15% 50.000.000 7.500.000 25% 31.904.000 7.967.000

35% 0 0

19.226.000

PPh21 Terutang Sebulan 1.602.167

3.3 Sistem

Menurut Kristanto (2003:1) sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan sasaran tertentu.

Suatu sistem yang baik harus mempunyai tujuan dan sasaran yang tepat karena hal ini akan sangat menetukan dalam mendefinisikan masukan yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang dihasilkan.

Untuk mencapai tujuan dari suatu sistem yang dibuat, dibutuhkan 3 perangkat yang dapat meningkatkan kinerja dari sebuah sistem sehingga tujuan dari sistem tersebut dapat dicapai. Tiga perangkat tersebut meliputi: perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan perangkat manusia (braiware).

25

“Desain sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu keahlian perencanaan untuk elemen-elemen komputer yang akan menggunakan sistem baru. Ada beberapa alat bantu yang digunakan dalam desain sistem yaitu DFD (Data Flow Diagram), Kamus Data (Data Dictionary), Diagram Kontek (Context Diagram), Daftar Kejadian (Event List), dan Spesifikasi Proses (Process Spesification)” (Kristanto, 2003:55).

DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan iteraksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

Kamus data adalah kumpulan elemen-elemen atau simbol-simbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file di dalam sistem. Diagram kontek adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem.

Daftar kejadian digambarkan dalam bentuk kalimat sederhana dan berfungsi untuk memodelkan kejadian yang terjadi dalam lingkungan sehari-hari dan membutuhkan tanggapan atau respon dari sistem. Spesifikasi proses adalah suatu pendeskripsian proses yang terjadi pada level paling dasar dalam DFD.

26

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

4.1 Analisis Sistem Baru

Pada sistem yang sedang berjalan proses pencatatan absensi dan penghitungan upah membutuhkan waktu yang lama, karena masih bersifat manual. Pada sistem yang baru ini, semua proses yang memanfaatkan tenaga manusia diminimalisasi. Hal ini bertujuan untuk lebih mengefektifkan dan mengefisiensikan kinerja perusahaan serta juga bertujuan agar faktor kesalahan manusia tidak mempengaruhi sistem.

Di dalam sistem hampir tidak ada proses yang dilakukan secara manual. Satu-satunya proses manual hanya pada proses absensi, pada saat karyawan memasukkan NIM dan Passwordnya pada modul absensi yang telah disediakan.

Juga pada proses-proses lainnya, proses yang dilakukan secara manual hanyalah proses entri data saja. Seperti halnya pada proses pembayaran gaji, pencatatan transaksi pengiriman minyak, pembayaran upah serta pembuatan laporan, proses manual hanyalah pada saat mengentri data misal NIS, tujuan, tanggal yang diinputkan dan sebagainya.

Dengan sistem yang baru hampir sebagian besar prosesnya terkomputerisasi maka penanganan transaksi, pencatatan, perhitungan dan pembuatan laporan akan semakin cepat, tepat, akurat dan lebih bermanfaat daripada sistem yang sedang berjalan. Pihak manajemen pun akan merasa lebih terbantu dalam mengambil keputusan. Hal ini dikarenakan adanya dukungan dari

27

laporan-laporan yang dihasilkan sistem yang baru yang dapat berguna sebagai alat pendukung keputusan.

4.2 Desain Sistem

Berikut ini adalah desain sistem dari sistem informasi penggajian pada PT. Sinar Jatimitra.

4.2.1 Sistem flow

Pada sistem flow presensi yang dahulunya dilakukan secara manual sekarang diubah menjadi komputerisasi. Seperti yang terlihat pada gambar 4.1, sistem presensi komputerisasi dimulai dengan proses entry NIK, setelah NIK diinputkan maka sistem akan melakukan proses pengecekan pada database karyawan apakah NIK tersebut terdaftar atau tidak. Jika tidak terdaftar maka sistem akan kembali kepada proses entry NIK.

Tetapi jika terdaftar maka sistem akan meneruskan ke proses entry password. Sama seperti proses sebelumnya, sistem akan melakukan pengecekan password apakah sesuai dengan NIK atau tidak.

Jika tidak maka kembali ke proses sebelumnya, bila sesuai maka sistem akan lanjut melakukan pengecekan pada database presensi apakah melakukan presensi untuk jam masuk atau jam pulang. Setelah semua proses selesai maka sistem akan menyimpan data ke database presensi. Sistem presensi komputerisasi selesai sampai di sini.

Pada sistem flow pembayaran gaji komputerisasi seperti yang terlihat pada gambar 4.2, sistem dimulai dengan proses memasukkan nomer dokumen pembayaran gaji, lalu dilakukan pengecekan pada database pembayaran gaji

apakah data sudah ada atau belum, jika belum maka akan dilanjutkan ke proses entry tanggal pembayaran, tetapi jika sudah ada maka sistem akan menampilkan data yang ada.

29

Setelah proses entry NIK maka sistem akan melakukan pengecekan apakah NIK yang dimasukkan terdaftar atau tidak pada database karyawan. Jika tidak terdaftar maka akan muncul pemberitahuan dan sistem akan kembali ke proses entry NIK. Jika NIK terdaftar maka akan lanjut ke proses entry bulan bayar.

Pada proses ini sistem akan melakukan pengecekan pada database pembayaran gaji apakah gaji sudah dibayar atau belum. Jika sudah maka muncul pemberitahuan, jika belum maka sistem akan melakukan perhitungan presensi karyawan yang datanya diambil dari database presensi. Setelah itu dilakukan proses penghitungan gaji yang juga mengambil data besarnya kompensasi kehadiran dari database kompensasi kehadiran. Setelah besarnya gaji diperoleh maka dilakukan penyimpanan data pembayaran gaji pada database pembayaran gaji.

! " #

$ %

# !

& ' '

(

& &

$ ! " # !

! # ! & &

%

! " ! ) _%

( # !

) !

Setelah itu sistem akan mencetak slip gaji yang akan diberikan kepada karyawan dan juga membuat laporan yang diberikan kepada manajer. Sistem pembayaran gaji komputerisasi selesai sampai di sini.

Pada sistem flow pengiriman komputerisasi seperti yang terlihat pada gambar 4.3, sistem dimulai dari proses entry nomer delivery order. Setelah itu dilakukan pengecekan pada database pengiriman apah data sudah ada atau belum. Jika belum ada maka dilanjutkan dengan proses-proses entry data yang lain, tetapi jika data sudah ada maka data yang ada tadi langsung ditampilkan.

Setelah proses-proses entry data dan pengecekan pada database selesai dilakukan maka proses selanjutnya adalah menghitung tarif. Setelah semua proses telah selesai, selanjutnya dilakukan proses penyimpanan pada database pengiriman. Setelah data-data pengiriman selesai disimpan lalu dibuatkan laporan yang nantinya diberikan kepada pihak manajer.

31

Pada sistem pembayaran upah komputerisasi seperti yang terlihat pada gambar 4.4, dimulai dengan proses entry nomer dokumen pembayaran. Sistem akan melakukan pengecekan pada database pembayaran upah apakah sudah ada atau belum. Jika sudah ada maka data ditampilkan tetapi jika belum dilanjutkan ke proses selanjutnya.

Setelah melakukan proses-proses entry data dan pengecekan pada database maka proses selanjutnya adalah penghitungan upah sesuai data-data yang ada. Setelah upah selesai dihitung maka selanjutnya data-data pembayaran upah tadi disimpan pada database pembayaran upah.

Selanjutnya sistem mencetak slip upah yang akan diberikan kepada sopir, dan juga mencetak laporan pembayaran upah yang diberikan kepada manajer.

4.2.2 Context diagram

Data Kompensasi Kehadiran Data Pajak

Laporan Presensi Data Minyak

Laporan Pengupahan Data Tarif

Data Kendaraan

Data Sopir

Data Jabatan Data Karyawan Laporan Penggajian Laporan Pengiriman Slip Upah

Slip Gaji Data Presensi

0 SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN & PENGUPAHAN

PT SJM SURABAYA + KARYAWAN

SOPIR

MANAJER OPERASIONAL

PERSONALIA

Gambar 4.5 Context Diagram

Diagram konteks pada gambar 4.5 menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem informasi penggajian dan pengupahan pada PT. Sinar Jatimitra.

4.2.3 HIPO

Pada HIPO yang terlihat pada gambar 4.6 menggambarkan hierarki proses-proses yang terdapat pada sistem informasi penggajian dan pengupahan pada PT. Sinar Jatimitra untuk level 0 dan 1.

Pada setiap level, proses-proses digambarkan secara urut dan sesuai dengan tingkatannya. Setiap proses yang mempunyai level yang sama (selevel) digambarkan secara sejajar dengan proses-proses lainnya.

33

Gambar 4.6 HIPO

Untuk HIPO pengelolaan data seperti pada gambar 4.7, terdapat 3 (tiga) sub proses yaitu input data, edit data, dan hapus data. Pada level di bawahnya masih terdapat sub-sub proses selanjutnya.

Gambar 4.7 HIPO Pengelolaan Data

Pada HIPO presensi terdapat sub proses ambil nik dan password, cek data karyawan, cek data presensi sekarang, dan simpan data presensi. HIPO presensi dapat dilihat pada gambar 4.8.

1 Pengelolaan Data 1.1 Input Data 1.2 Edit Data 1.3 Hapus Data 1.1.1 Input Data 1.1.2 Simpan Data 1.2.1 Cari Data 1.2.2 Edit Data 1.2.3 Simpan Data Terbaru 1.3.1 Cari Data 1.3.2 Hapus Data 0 Sistem Informasi Penggajian & Pengupahan PT. SJM

Surabaya 1 Pengelolaan Data 2 Presensi 3 Penggajian 4 Pengiriman 5 Pengupahan 6 Pembuatan laporan

Gambar 4.8 HIPO Presensi

HIPO penggajian seperti terlihat pada gambar 4.9, menggambarkan tingkatan pada proses penggajian. Pada proses penggajian terdapat 6 (enam) sub proses.

Gambar 4.9 HIPO Penggajian

Untuk HIPO pengiriman seperti terlihat pada gambar 4.10, hanya terdapat 3 (tiga) sub proses yaitu ambil data sopir kendaraan muatan dan tujuan, hitung transaksi pengiriman, dan simpan transaksi pengiriman.

Gambar 4.10 HIPO Pengiriman

4 Pengiriman

4.1 Ambil Data Sopir Kendaraan Muatan & Tujuan 4.2 Hitung Transaksi Pengiriman 4.3 Simpan Transaksi Pengiriman 3 Penggajian 3.3 Hitung Gaji Karyawan 3.4 Cek Data Penggajian 3.5 Simpan Transaksi Penggajian 3.2 Ambil Data Presensi Karyawan 3.1 Ambil Data Karyawan 3.6 Cetak Slip Gaji 2 Presensi 2.1 Ambil NIK dan Password 2.2 Cek Data Karyawan 2.3 Cek Data Presensi Sekarang 2.4 Simpan Data Presensi

35

HIPO pengupahan pada gambar 4.11, memperlihatkan sub proses pada proses pengupahan. Pada proses ini terdapat 6 (enam) sub proses.

Gambar 4.11 HIPO Pengupahan

Untuk HIPO pembuatan laporan terdiri dari 4 (empat) sub proses yaitu buat laporan penggajian, buat laporan pengupahan, buat laporan pengiriman, dan buat laporan presensi. HIPO pembuatan laporan dapat dilihat pada gambar 4.12.

Gambar 4.12 HIPO Pembuatan Laporan

4.2.4 Data flow diagram (DFD)

Pada DFD Level 0 seperti terlihat pada gambar 4.13, digambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem informasi penggajian ini. Pada DFD level 0 juga dapat dilihat proses-proses utama apa saja yang terdapat pada sistem informasi tersebut.

6 Pembuatan Laporan 6.1 Buat Laporan Penggajian 6.2 Buat Laporan Pengupahan 6.3 Buat Laporan Pengiriman 6.4 Buat Laporan Presensi 5 Pengupahan 5.3 Hitung Upah Sopir 5.4 Cek Data Pengupahan 5.5 Simpan Transaksi Pengupahan 5.2 Cari Data Pengiriman yg Sesuai 5.1 Ambil NIS Nama & Tgl

Pengiriman

5.6 Cetak Slip

Data Besarnya Kompensasi Lain Data Premi Pajak

Detil Kompensasi Kehadiran Detil Pajak

[Data Pajak]

[Data Kompensasi Kehadiran]

Data Presensi Global

Data Muatan Tunjangan Jabatan [Laporan Presensi] Detil Minyak [Data Minyak] Detil Karyawan [Laporan Pengupahan]

Data NIS & Nama

Data Pengiriman Sopir Data NIS Data Tujuan & Tarif

Data Nopol & Tonase

Detil Pengupahan Data Upah Tgl Tertentu

Detil Pengiriman

Data Presensi Karyawan

Data Pengiriman Global Data Upah Global

Data Gaji Global Data Gaji Bulan Sekarang Detil Gaji

[Slip Upah] Data NIK & Jabatan

[Slip Gaji]

[Laporan Penggajian] [Laporan Pengiriman]

Data Presensi Sekarang Detil Presensi Data NIK & Password

[Data Presensi] Detil Tarif Detil Kendaraan Detil Jabatan Detil Sopir [Data Tarif] [Data Kendaraan] [Data Sopir] [Data Jabatan] [Data Karyawan] KARYAWAN SOPIR MANAJER PERSONALIA OPERASIONAL 1 Pengelolaan Data + 1 Karyawan 2 Sopir 3 Jabatan 4 Kendaraan 5 Tarif 2 Presensi + 6 Presensi 3 Penggajian + 4 Pengiriman + 5 Pengupahan + 6 Pembuatan Laporan + 7 Pembayaran Gaji 8 Pengiriman 9 Pembayaran Upah 10 Minyak 12 Pajak 13 Kompensasi Kehadiran

Gambar 4.13 DFD Level 0

Pada gambar 4.14 terlihat DFD level 1 dari proses pengelolaan data. Level 1 merupakan penjabaran dari proses sebelumnya. Pada proses pengelolaan data terdapat beberapa proses yang digunakan untuk mengelola data master pada sistem informasi penggajian ini yaitu input data, edit data dan hapus data. Proses level selanjutnya dijabarkan pada DFD level 2.

Pada gambar 4.15 menggambarkan DFD level 2 dari proses input data. Pada level 2 ini diperlihatkan proses apa saja yang terkait dengan proses input data master. Pada proses input data master semua data master yang berhubungan dengan sistem akan diproses untuk disimpan pada database.

37

Data Karyawan Dicari Data Karyawan yg Dicari

Minyak Tujuan NoPol NIK Tgl Kode Status NIS

Data Kendaraan Dicari Data Kendaraan Dihapus Data Tarif Dihapus

Data Tarif Dicari Data Minyak Dihapus

Data Minyak Dicari

Data Karyawan Dihapus Data Sopir Dihapus Data Sopir Dicari Data Jabatan Dihapus Data Jabatan Dicari Data Pajak Dihapus Data Pajak Dicari

Data Kompensasi Dihapus Data Kompensasi Dicari

Kode Minyak Kode Tujuan Nomer Polisi Data Kendaraan yg Dicari Data Tarif yg Dicari

Data Minyak yg Dicari

Data Kendaraan Terbaru Data Tarif Terbaru Data Minyak Terbaru

Data Kompensasi Terbaru Data Pajak Terbaru

Data Jabatan Terbaru Data Sopir Terbaru

Data Karyawan Terbaru

Data Kompensasi yg Dicari Data Pajak yg Dicari

Data Jabatan yg Dicari Data Sopir yg Dicari Tanggal Status PPh21 Kode Jabatan NIS Sopir NIK Karyawan [Detil Minyak] [Data Pajak]

[Data Kompensasi Kehadiran]

[Detil Pajak] [Detil Kompensasi Kehadiran]

[Detil Tarif] [Detil Kendaraan] [Detil Sopir] [Detil Jabatan] [Detil Karyawan] [Data Minyak] [Data Sopir] [Data Jabatan] [Data Kendaraan]

[Data Tarif] [Data Karyawan] PERSONALIA OPERASIONAL 1 Karyawan 2 Sopir 3 Jabatan 4 Kendaraan 5 Tarif 10 Minyak 1.1 Input Data + 1.2 Edit Data + 1.3 Hapus Data + 11 Pajak

12 Kompensasi _Kehadiran

PERSONALIA

OPERASIONAL

Gambar 4.14 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data

Jenis Minyak Rincian Tarif & Tujuan

Spesifikasi Kendaraan Kompensasi Kehadiran Premi Pajak Kompensasi Jabatan Biodata Sopir Biodata Karyawan [Detil Minyak] [Detil Tarif] [Detil Kendaraan]

[Detil Kompensasi Kehadiran]

[Detil Jabatan] [Detil Pajak] [Detil Sopir] [Data Minyak] [Data Tarif] [Data Kendaraan]

[Data Kompensasi Kehadiran]

[Data Pajak] [Data Jabatan] [Data Sopir] [Detil Karyawan] [Data Karyawan] 2 Sopir 3 Jabatan 4 Kendaraan 5 Tarif 1 Karyawan OPERASIONAL 12 Kompensasi Kehadiran 11 Pajak PERSONALIA 10 Minyak 1.1.1 Input Data 1.1.2 Simpan Data

DFD level 2 Proses Edit Data seperti yang terlihat pada gambar 4.16 memperlihatkan proses-proses apa saja yang berhubungan dengan proses edit data master. Pada proses edit data akan mengelola data-data mana saja yang memungkinkan untuk dilakukan pengeditan oleh sistem. Setiap data store dikelompokkan berdasarkan bagian-bagian dari perusahaan yang menangani nantinya, atau didalam sistem ini disebut entity.

Data Minyak Teredit Data Tarif Teredit

Data Kendaraan Teredit

Data Kompensasi Kehadiran Teredit

Data Pajak Teredit Data Jabatan Teredit

Data Sopir Teredit

[Data Tarif Terbaru]

[Data Kendaraan Terbaru]

[Data Minyak Terbaru] [Data Kompensasi Terbaru] [Data Pajak Terbaru]

[Data Jabatan Terbaru] [Data Sopir Terbaru] Data Minyak yg Dimaksud

Data Tarif yg Dimaksud Data Kendaraan yg Dimaksud

[Data Karyawan yg Dicari]

[Data Jabatan yg Dicari] [Data Sopir yg Dicari]

[Data Pajak yg Dicari]

[Data Kompensasi yg Dicari]

[Data Kendaraan yg Dicari]

[Data Tarif yg Dicari]

[Data Minyak yg Dicari] Data Kompensasi Kehadiran yg Dimaksud

Data Pajak yg Dimaksud Data Jabatan yg Dimaksud

Data Sopir yg Dimaksud

[Kode Minyak] [Kode Tujuan] [Nomer Polisi] [Tanggal] [Status PPh21] [Kode Jabatan] [NIS Sopir]

Data Karyawan Teredit Data Karyawan yg Dimaksud

[Data Karyawan Terbaru] [NIK Karyawan] PERSONALIA 1 Karyawan 2 Sopir 3 Jabatan 11 Pajak

12 Kompensasi _Kehadiran 1.2.1

Cari Data

1.2.2

Edit Data

1.2.3

Simpan Data Terbaru

10 Minyak 5 Tarif 4 Kendaraan OPERASIONAL 1.2.1 Cari Data

Gambar 4.16 DFD Level 2 Proses Edit Data

DFD level 2 Proses Hapus Data seperti terlihat pada gambar 4.17, dapat dilihat proses-proses apa saja yang terdapat di dalamnya. Setelah data yang akan dihapus sesuai dengan yang dimaksud dilakukan penghapusan pada database

39

master yang sesuai dan tidak semua data yang ada pada sistem yang disimpan dalam data store bisa dihapus.

Data Kompensasi Kehadiran yg Dihapus Data Minyak yg Dihapus

Data Tarif yg Dihapus Data Kendaraan yg Dihapus

Data Pajak yg Dihapus Data Sopir yg Dihapus

Data Jabatan yg Dihapus

[Data Karyawan Dicari]

[Data Minyak Dihapus] [Data Tarif Dihapus]

[Data Kendaraan Dihapus]

[Data Kompensasi Dihapus] [Data Pajak Dihapus]

[Data Sopir Dihapus] [Data Jabatan Dihapus] [Minyak] [Tujuan] [NoPol] [Tgl] [Status] [NIS] [Kode]

[Data Minyak Dicari] [Data Tarif Dicari]

[Data Kendaraan Dicari]

[Data Kompensasi Dicari] [Data Pajak Dicari]

[Data Sopir Dicari] [Data Jabatan Dicari]

[Data Karyawan Dihapus]

Data Karyawan yg Dihapus [NIK]

12 Kompensasi _Kehadiran 11 Pajak 3 Jabatan 2 Sopir 1 Karyawan 10 Minyak 5 Tarif 4 Kendaraan PERSONALIA 1.3.1 Cari Data 1.3.2 Hapus Data OPERASIONAL 1.3.1 Cari Data

Gambar 4.17 DFD Level 2 Proses Hapus Data

DFD level 1 Proses Presensi seperti pada gambar 4.18 memperlihatkan proses-proses apa saja yang berhubungan dengan proses presensi yang dilakukan oleh karyawan.

Pada level ini juga dapat dilihat adanya proses verifikasi inputan yang masuk kedalam sistem. Setelah diproses inputan tadi akan disimpan kedalam sistem. Seperti yang dapat dilihat, proses presensi ini hanya dilakukan oleh karyawan dan tidak melibatkan entity yang lain.

[Detil Presensi]

Data Karyawan yg Mel ak ukan Presens i Data NIK & Password Karyawan yg Melakukan Presensi

Data NIK & Password Karyawan

[Data Pres ensi Sekarang] [Data NIK & Password] [Data Pres ensi]

KARYAWAN

1 Karyawan

6 Presensi

2.1 Ambil NIK dan

Pas sword

2.2 Cek Data Karyawan

2.3 Cek Data Presensi

Sek arang

2.4 Simpan Data

Presensi

Gambar 4.18 DFD Level 1 Proses Presensi

Pada DFD level 1 Proses Penggajian seperti pada gambar 4.19 digambarkan proses-proses apa saja yang terdapat pada proses penggajian. Proses penggajian ini digunakan unutk menghitung besarnya gaji yang akan diterima oleh karyawan nantinya.

Sistem akan menghasilkan slip gaji kepada entity karyawan. Proses dimulai dengan pengambilan data karyawan dan data presensi karyawan pada database.

Setelah didapatkan data yang sesuai dilakukan penghitungan gaji, setelah besarnya gaji didapatkan dilakukan pengecekan pada database penggajian, lalu data transaksi penggajian disimpan dan dilakukan pencetakan slip gaji bagi karyawan.

41

[Data Besarnya Kompensas i Lain] [Data Premi Paj ak ] [Tunj angan Jabatan]

Deti l Slip Gaji Deti l Transaksi Penggajian

Data Gaj i Karyawan Data Karyawan & Presensi Sebulan

Data NIK & Jabatan Karyawan

[Detil Gaji]

[Sl ip Gaji] [Data Gaj i Bul an Sekarang] [Data Presensi Karyawan]

[Data NIK & Jabatan]

KARYAWAN 1 Karyawan 7 Pembayaran Gaji 3.1 Ambil Data Karyawan 3.2 Ambil Data Presensi Karyawan 3.3 Hitung Gaji Karyawan 6 Presensi 3.4 Cek Data Penggajian

3.5 Simpan Trans ak si

Penggajian

3.6

Cetak Slip Gaji

3 Jabatan

12 Pajak

13 Kompensasi Kehadiran

Gambar 4.19 DFD Level1 Proses Penggajian

Pada gambar 4.20 dapat dilihat DFD level 1 Proses Pengiriman, yang merupakan gambaran dari proses untuk menangani transaksi pengiriman pada perusahaan. Pada proses pengiriman ditentukan berapa besar tarif yang harus dikeluarkan untuk sebuah pesanan pengiriman.

Dimulai dengan proses pengambilan data sopir, kendaraan, muatan dan tujuan pengiriman pada database, setelah itu dilakukan penghitungan transaksi pengiriman. Lalu setelah proses ini selesai dilakukan penyimpanan transaksi pengiriman pada database.

[Data Muatan]

Detil Transaksi Pengiriman Data Pengiriman

[Detil Pengiriman] [Data NIS]

[Data Tujuan & Tarif] [Data Nopol & Tonase]

8 Pengiriman 4 Kendaraan

5 Tarif 2 Sopir

4.1 Ambil Data Sopir Kendaraan Muatan &

Tujuan

4.2 Hitung Transaksi

Pengiriman

4.3 Simpan Transaksi

Pengiriman 10 Minyak

Gambar 4.20 DFD Level 1 Proses Pengiriman

DFD level 1 Proses Pengupahan seperti pada gambar 4.21, menggambarkan proses-proses untuk menghitung berapa besar upah sopir yang harus dibayar sesuai dengan data pengiriman. Sistem nantinya akan memberikan keluaran berupa slip upah kepada entity sopir.

Proses pengupahan dimulai dengan penyeleksian data pengiriman pada database sesuai dengan yang diinginkan. Setelah data didapatkan dihitung upah sopirnya dan dilakukan pengecekan pada database pembayaran upah. Setelah semua proses selesai lalu dilakukan penyimpanan pada database.

43

Detil Slip Upah Detil Transaksi Pengupahan

Data Upah S opir Data Pengirima n yg Sesua i Data Pe ngirima n yg Dica ri

[Slip Upah ]

[Detil P engupahan] [Data Upah Tgl Ter tentu]

[Data Pen girima n Sopir] [Data NIS & Na ma]

SOPIR

9 Pembayaran Upah 8 Pengiriman

2 So pir 5.1

Amb il NIS Nama & Tgl Pen girima n

5.2 Cari Data Pengirima n yg

Sesu ai

5.3

Hitung Upah Sopir

5.4 Cek Da ta Pengup ahan

5.5 Simpan Transaksi

Pengupahan

5.6 Cetak Slip Upah

Gambar 4.21 DFD Level 1 Proses Pengupahan

Pada DFD level 1 Proses Pembuatan Laporan seperti pada gambar 4.22, memperlihatkan bagaimana data pada proses-proses sebelumnya dibuat sebuah laporan yang berguna bagi entity manajer.

Laporan yang dihasilkan oleh sistem ini terdiri dari 4 (empat) laporan, yaitu laporan penggajian, laporan pengupahan, laporan pengiriman dan juga laporan presensiyang berasal dari masing-masing datastore. Pada praktiknya nanti tidak menutup kemungkinan untuk menambah dan mengembangkan laporarn yang telah ada sesuai dengan kebutuhan dari pihak manajemen PT. Sinar Jatimitra Surabaya.

[Data Presensi Global] [Laporan Presensi] [Laporan Pengupahan]

[Laporan Penggajian]

[Laporan Pengiriman] [Data Pengiriman Global]

[Data Upah Global] [Data Gaji Global]

MANAJER 7 Pembayaran

Gaji

9 Pembayaran Upah

8 Pengiriman

6.2 Buat Laporan

Pengupahan 6.1 Buat Laporan

Penggajian

6.3 Buat Laporan

Pengiriman

6.4 Buat Laporan

Presensi 6 Presensi

Gambar 4.22 DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan

4.2.5 Entity relationship diagram (ERD)

Pada ERD dibagi menjadi Physical Data Model (PDM) dan (Conceptual

Data Model (CDM). Untuk CDM seperti terlihat pada gambar 4.23, memperlihatkan hubungan antar tabel dalam database.

Hubungan ini berguna untuk menghubungkan antara tabel satu dengan lainnya. Terkadang pada CDM terdapat objek yang belum diimplementasikan pada PDM. CDM memperlihatkan data-data apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem atau proses bisinis nantinya.

Untuk PDM seperti yang terlihat pada gambar 4.24, menggambarkan struktur data pada database dalam keadaan sesunggguhnya. Pada PDM sturktur data, relationship field digambarkan secara jelas.

45 Mempunyai Mengirim Mendapatkan Status Mengangkut Melakukan Mendapatkan Melakukan Status Mempunyai PRESENSI Tanggal JamMasuk JamPulang JamLembur MenitLembur JamTerlambat MenitTerlambat KARYAWAN NIK Password NamaKaryawan TempatLahir TanggalLahir Alamat Kota KodePos JenisKelamin Agama NomerTelepon Hobby Foto Keterangan JABATAN KodeJabatan NamaJabatan GajiPokok TunjanganDinas PotonganASKES PotonganJAMSOSTEK Keterangan PAJAK Status Setahun Sehari KOMPENSASIKEHADIRAN TanggalBerlaku UangMakan UangT ransport PremiHadir PEMBAYARANGAJI NomerDokumen PembayaranBulan GajiPokok T unjanganDinas T otalGaji UangMakan PremiHadir UangTransport UangLembur RapelGaji PenerimaanLain T otalPenerimaanLain GajiKotor PotonganASKES PotonganJAMSOSTEK PotonganKoperasi PotonganBRI PotonganLain T otalPotongan GajiBersihSebelumPajak BiayaJabatan PTKP PPH21 GajiBersihSetelahPajak Keterangan SOPIR NIS NamaSopir NomerSIMB2 BerlakuSampai Alamat Kota KodePos NomerTelepon TanggalLahir KotaLahir JenisKelamin Foto Agama Hobby Keterangan KENDARAAN NomerPolisi Tonase JenisKendaraan Keterangan TARIF KodeTujuan NamaT ujuan Solar10 Upah10 Solar12 Upah12 Solar14 Upah14 SolarNissan UpahNissan Solar15 Upah15 Solar20 Upah20 UangTunggu UpahKernet PENGIRIMAN NomerDO TanggalDO TujuanAmbil RitAmbil UpahAmbil UpahKernetAmbil UangTungguAmbil UangTungguNominalAmbil TujuanKirim RitKirim UpahKirim UpahKernetKirim UangTungguKirim UangTungguNominalKirim TotalUpahKernet TotalUpah HargaSolar SolarAmbil SolarKirim TotalSolar BiayaSolar UpahSebelumPajak Bruto1 Tara1 Netto1 Bruto2 Tara2 Netto2 Susut Toleransi Klaim PEMBAYARANUPAH NomerDok TanggalDok Tanggal1 Tanggal2 TotalPendapatanNeto PTKP PKP PPH21 PendapatanDiterima HariKirim IuranWajib LaluLintas BonSolar JAMSOSTEK TotalPotongan UpahSopir TerimaBersih MINYAK KodeMinyak JenisMinyak HargaPerKg Keterangan

NOMERDO = NOMERDO KODETUJUAN = KODETUJUAN

KODEMINYAK = KODEMINYAK NIS = NIS

STATUS = STATUS

NOMERPOLISI = NOMERPOLISI NIS = NIS

NIK = NIK TANGGAL_PRESENSI = TANGGAL_PRESENSI

NIK = NIK

STATUS = STATUS KODEJABATAN = KODEJABATAN

PRESENSI TANGGAL_PRESENSI date JAMMASUK time JAMPULANG time JAMLEMBUR time MENITLEMBUR time JAMTERLAMBAT time MENITTERLAMBAT time KARYAWAN NIK long varchar KODEJABATAN long varchar STATUS long varchar PASSWORD long varchar NAMAKARYAWAN long varchar TEMPATLAHIR long varchar TANGGALLAHIR date ALAMAT long varchar KOTA long varchar KODEPOS long varchar JENISKELAMIN long varchar AGAMA long varchar NOMERTELEPON long varchar HOBBY long varchar FOTO long varchar KETERANGAN long varchar JABATAN

KODEJABATAN long varchar NAMAJABATAN long varchar GAJIPOKOK numeric(8,2) TUNJANGANDINAS numeric(8,2) POTONGANASKES numeric(8,2) POTONGANJAMSOSTEK numeric(8,2) KETERANGAN long varchar

PAJAK STATUS long varchar SETAHUN numeric(8,2) SEHARI numeric(8,2) KOMPENSASIKEHADIRAN TANGGALBERLAKU date UANGMAKAN numeric(8,2) UANGTRANSPORT numeric(8,2) PREMIHADIR numeric(8,2) PEMBAYARANGAJI NOMERDOKUMEN long varchar NIK long varchar PEMBAYARANBULAN long varchar GAJIPOKOK numeric(8,2) TUNJANGANDINAS numeric(8,2) TOTALGAJI numeric(8,2) UANGMAKAN numeric(8,2) PREMIHADIR numeric(8,2) UANGTRANSPORT numeric(8,2) UANGLEMBUR numeric(8,2) RAPELGAJI numeric(8,2) PENERIMAANLAIN numeric(8,2) TOTALPENERIMAANLAIN numeric(8,2) GAJIKOTOR numeric(8,2) POTONGANASKES numeric(8,2) POTONGANJAMSOSTEK numeric(8,2) POTONGANKOPERASI numeric(8,2) POTONGANBRI numeric(8,2) POTONGANLAIN numeric(8,2) TOTALPOTONGAN numeric(8,2) GAJIBERSIHSEBELUMPAJAK numeric(8,2) BIAYAJABATAN numeric(8,2) PTKP numeric(8,2) PPH21 numeric(8,2) GAJIBERSIHSETELAHPAJAK numeric(8,2) KETERANGAN long varchar SOPIR

NIS long varchar STATUS long varchar NAMASOPIR long varchar NOMERSIMB2 long varchar BERLAKUSAMPAI date ALAMAT long varchar KOTA long varchar KODEPOS long varchar NOMERTELEPON long varchar TANGGALLAHIR date KOTALAHIR long varchar JENISKELAMIN long varchar FOTO long varchar AGAMA long varchar HOBBY long varchar KETERANGAN long varchar

KENDARAAN NOMERPOLISI long varchar TONASE long varchar JENISKENDARAAN long varchar KETERANGAN long varchar

TARIF KODETUJUAN long varchar NAMATUJUAN long varchar SOLAR10 integer UPAH10 numeric(8,2) SOLAR12 integer UPAH12 numeric(8,2) SOLAR14 integer UPAH14 numeric(8,2) SOLARNISSAN integer UPAHNISSAN numeric(8,2) SOLAR15 integer UPAH15 numeric(8,2) SOLAR20 integer UPAH20 numeric(8,2) UANGTUNGGU numeric(8,2) UPAHKERNET numeric(8,2) PENGIRIMAN NOMERDO long varchar NIS long varchar NOMERPOLISI long varchar KODEMINYAK long varchar TANGGALDO date TUJUANAMBIL long varchar RITAMBIL integer UPAHAMBIL numeric(8,2) UPAHKERNETAMBIL numeric(8,2) UANGTUNGGUAMBIL integer UANGTUNGGUNOMINALAMBIL numeric(8,2) TUJUANKIRIM long varchar RITKIRIM integer UPAHKIRIM numeric(8,2) UPAHKERNETKIRIM numeric(8,2) UANGTUNGGUKIRIM long varchar UANGTUNGGUNOMINALKIRIM numeric(8,2) TOTALUPAHKERNET numeric(8,2) TOTALUPAH numeric(8,2) HARGASOLAR numeric(8,2) SOLARAMBIL integer SOLARKIRIM integer TOTALSOLAR integer BIAYASOLAR numeric(8,2) UPAHSEBELUMPAJAK numeric(8,2) BRUTO1 integer TARA1 integer NETTO1 integer BRUTO2 integer TARA2 integer NETTO2 integer SUSUT integer TOLERANSI integer KLAIM integer PEMBAYARANUPAH NOMERDOK long varchar NIS long varchar TANGGALDOK date TANGGAL1 date TANGGAL2 date TOTALPENDAPATANNETO numeric(8,2) PTKP numeric(8,2) PKP numeric(8,2) PPH21 numeric(8,2) PENDAPATANDITERIMA numeric(8,2) HARIKIRIM integer IURANWAJIB numeric(8,2) LALULINTAS numeric(8,2) BONSOLAR numeric(8,2) JAMSOSTEK numeric(8,2) TOTALPOTONGAN numeric(8,2) UPAHSOPIR numeric(8,2) TERIMABERSIH numeric(8,2) MINYAK KODEMINYAK long varchar JENISMINYAK long varchar HARGAPERKG numeric(8,2) KETERANGAN long varchar MELAKUKAN

NIK long varchar TANGGAL_PRESENSI date

MEMPUNYAI2 KODETUJUAN long varchar NOMERDO long varchar

Gambar 4.24 Physical Data Model

4.2.6 Struktur file

Seperti yang terlihat pada PDM gambar 4.24 sistem ini menggunakan 12 (dua belas) tabel untuk menyimpan data. Struktur file masing-masing tabel dapat dilihat pada tabel-tabel berikut:

47

Nama tabel : Karyawan

Field kunci : NIK, StatusPajak

Tabel 4.1 Struktur File Karyawan

Nama Field Tipe Data Ukuran Deskripsi

NIK Text 10 Nomer Induk Karyawan

Password Text 10 Password karyawan

NamaKaryawan Text 50 Nama karyawan

KodeJabatan Text 10 Kode jabatan karyawan

TempatLahir Text 50 Kota lahir karayawan

TanggalLahir Date Tanggal lahir karyawan

Alamat Text 50 Alamat karyawan

Kota Text 50 Kota alamat karyawan

KodePos Text 10 Kodepos alamat

JenisKelamin Text 10 Jenis kelamin

Agama Text 10 Agama karyawan

StatusPajak Text 10 Status pajak karyawan

NomerTelepon Text 10 Nomer telepon karyawan

Hobby Text 50 Hobby karyawan

Foto Text 10 Nama file foto karyawan

Keterangan Memo Keterangan tambahan

Pada file karyawan disimpan data karyawan-karyawan seperti yang dapat dilihat pada tabel 4.1. Data karyawan merupakan data master, dan memiliki field kunci NIK dan statuspajak. Primary key dari file karyawan ini adalah NIK. NIK karyawan merupakan nomer induk setiap karyawan yang unik dan berbeda antara satu karyawan dengan karyawan lainnya.

Nama tabel : Sopir

Field kunci : NIS, StatusPajak

Tabel 4.2 Struktur File Sopir

Nama Field Tipe Data Ukuran Deskripsi

NIS Text 10 Nomer Induk Sopir

NamaSopir Text 50 Nama karyawan

Nama Field Tipe Data Ukuran Deskripsi

BerlakuSampai Date Tanggal berlaku SIM

Alamat Text 50 Alamat sopir

Kota Text 50 Kota sopir

KodePos Text 10 Kodepos alamat

NomerTelepon Text 10 Nomer telepon sopir

TanggalLahir Date Tanggal lahir sopir

KotaLahir Text 50 Kota lahir sopir

JenisKelamin Text 10 Jenis kelamin sopir

StatusPajak Text 10 Status pajak sopir

Foto Text 10 Nama file foto sopir

Agama Text 50 Agama sopir

Hobby Text 10 Hobby sopir

Keterangan Memo Keterangan tambahan

Untuk file sopir secara umum sama dengan file karyawan hanya saja ada beberapa field yang berbeda seperti yang terlihat pada tabel 4.2, yaitu pada file sopir NIK digantikan dengan NIS (Nomer Induk Sopir).

Nama tabel : Pajak

Field kunci : Status

Tabel 4.3 Struktur File Pajak

Nama Field Tipe Data Ukuran Deskripsi

Status Text 10 Status pajak

Setahun Money PTKP dalam setahun

Sehari Money PTKP dalam sehari

File pajak seperti pada tabel 4.3, berisikan field-field untuk perhitungan pajak penghasilan pasal 21 (PPh21). Status-status pajak untuk karyawan dan sopir serta besarnya PTKP baik dalam hitungan hari maupun tahun disimpan pada file pajak.

Nama tabel : Jabatan

49

Tabel 4.4 Struktur File Jabatan

Nama Field Tipe Data Ukuran Deskripsi

KodeJabatan Text 10 Kode jabatan

NamaJabatan Text 50 Nama jabatan

GajiPokok Money Besarnya gaji pokok

TunjanganDinas Money Besarnya tunjangan

dinas

PotonganAskes Money Potongan Askes

PotonganJamsostek Money Potongan Jamsostek

Keterangan Memo Keterangan tambahan

File jabatan seperti yang dapat dilihat pada tabel 4.4, menyimpan data macam-macam jabatan pada perusahaan beserta kompensasi sesuai dengan jabatan tertentu. File jabatan memiliki filed kunci kodejabatan.

Nama tabel : Kompensasi Kehadiran

Field kunci : Tanggal

Tabel 4.5 Struktur File Kompensasi Kehadiran

Nama Field Tipe Data Ukuran Deskripsi

Tanggal Text 10 Nomer Induk

UangMakan Money Besarnya uang makan

UangTransport Money Besarnya uang transport

PremiHadir Money Besarnya premi hadir

File kompensasi kehadiran seperti yang dapat dilihat pada tabel 4.5, menyimpan data-data besarnya kompensasi yang diterima oleh karyawan setiap hari berdasarkan atas kehadiran karyawan tersebut di kantor. File kompensasi memiliki field kunci tanggal. Tanggal tersebut merupakan tanggal mulai berlakunya kompensasi tersebut.

Nama tabel : Presensi

Tabel 4.6 Struktur File Presensi

Nama Field Tipe Data Ukuran Deskripsi

NIK Text 10 Nomer Induk Karyawan

Tanggal Date Tanggal absensi

JamMasuk Time Jam masuk

JamPulang Time Jam pulang

JamLembur Time Lama lembur dalam jam

MenitLembur Time Lama lembur dalam

menit

JamTerlambat Time Lama terlambat dalam

jam

MenitTerlambat Time Lama terlambat dalam

menit

File presensi seperti yang dapat dilihat pada tabel 4.6, menyimpan data-data presensi setiap karyawan. Data-data-data tersebut dicatat dan disimpan setiap hari yang nantinya digunakan sebagai variabel perhitungan gaji karyawan. File presensi memiliki field kunci tanggal dan NIK. Kedua field ini digunakan sebagai primary key sehingga seorang karyawan hanya dapat melakukan satu kali presensi setiap harinya.

Nama tabel : Kendaraan

Field kunci : NomerPolisi

Tabel 4.7 Struktur File Kendaraan

Nama Field Tipe Data Ukuran Deskripsi

NomerPolisi Text 10 Nomer Induk Karyawan

TonaseKendaraan Text 10 Jumlah daya angkut

kendaraan

JenisKendaraan Text 50 Merk kendaraan

Keterangan Memo Keterangan tambahan

File kendaraan digunakan untuk menyimpan data-dat kendaraan perusahaan. Data-data ini berpengaruh nantinya dalam penentuan besarnya upah

51

yang akan diterima sopir dalam melakukan pengiriman. Seperti yang terlihat pada tabel 4.7, file kendaraan memiliki field kunci nomerpolisi.

Nama tabel : Minyak

Field kunci : KodeMinyak

Tabel 4.8 Struktur File Minyak

Nama Field Tipe Data Ukuran Deskripsi

KodeMinyak Text 10 Kode minyak

JenisMinyak Text 50 Nama dan jenis minyak

HargaPerKg Money Harga minyak per kg

Keterangan Memo Keterangan tambahan

Pada file minyak yang menjadi field kunci adalah kodeminyak. Pada file minyak disimpan data-data nama minyak yang menjadi muatan untuk pengiriman seperti yang terlihat dapa tabel 4.8, data-data minyak tersebut nantinya digunakan untuk melakukan tagihan pengiriman pada kantor pusat.

Nama tabel : Tarif

Field kunci : KodeTujuan, Tujuan

Tabel 4.9 Struktur File Tarif

Nama Field Tipe Data Ukuran Deskripsi

KodeTujuan Text 10 Kode tujuan pengiriman

Tujuan Text 50 Nama tujuan pengiriman

Solar10 Double Banyaknya solar yang

dipakai kendaraan 10 ton

Upah10 Money Upah pengiriman

kendaraan 10 ton

Solar12 Double Banyaknya solar yang

dipakai kendaraan 12 ton

Upah12 Money Upah pengiriman

kendaraan 12 ton

Solar14 Double Banyaknya solar yang

dipakai kendaraan 14 ton

Upah14 Money Upah pengiriman

Nama Field Tipe Data Ukuran Deskripsi

SolarNissan Double Banyaknya solar yang

dipakai kendaraan Nissan

UpahNissan Money Upah pengiriman

kendaraan Nissan

Solar15 Double Banyaknya solar yang

dipakai kendaraan 15 ton

Upah15 Money Upah pengiriman

kendaraan 15 ton

Solar20 Double Banyaknya solar yang

dipakai kendaraan 20 ton

Upah20 Money Upah pengiriman

kendaraan 20 ton

UangTunggu Money Uang tunggu pengiriman

UpahKernet Money Upah kernet

File tarif seperti pada tabel 4.9, digunakan untuk menyimpan data besarnya tarif setiap pengiriman berdasarkan tujuan dan kendaraan. Field kunci dari file tarif adalah kodetujuan dan tujuan. Kodetujuan nanti dihubungkan dengan nomerpolisi pada file kendaraan untuk menetukan besarnya tarif pengiriman.

Nama tabel : Pengiriman

Field kunci : NomerDO, NomerDokPembayaran

Tabel 4.10 Struktur File Pengiriman

Nama Field Tipe Data Ukuran Deskripsi

NomerDO Text 10 Nomer dokumen

TanggalDO Date Tanggal dokumen

NIS Text 10 Nomer Induk Sopir

NamaSopir Text 50 Nama sopir

NoPol Text 10 Nomer polisi

Jenis Text 50 Jenis kendaraan

Tonase Text 10 Daya angkut kendaraan

Muatan Text 50 Jenis muatan minyak

TujuanAmbil Text 50 Tujuan pengambilan

RitAmbil Double Rit pengambilan

UpahAmbil Money Upah pengambilan

UpahKernetAmbil Money Upah kernet

53

Nama Field Tipe Data Ukuran Deskripsi

TujuanKirim Text 50 Tujuan pengiriman

RitKirim Double Rit pengiriman

UpahKirim Money Upah pengiriman

UpahKernetKirim Money Upah kernet pengiriman

TotalUpahKernet Money Total upah kernet

UangTunggu Text 10 Uang tunggu

UangTungguNominal Money Uang tunggu nominal

TotalUpah Money Total upah

HargaSolar Money Harga solar yang berlaku

SolarAmbil Double Pemakaian solar saat

pengambilan minyak

SolarKirim Double Pemakaian solar saat

pengiriman minyak

TotalSolar Double Total solar yang

digunakan

BiayaSolar Money Biaya solar

UpahSebelumPajak Money Upah sebelum dikurangi

pajak

Bruto1 Double Bruto saat di timbangan

1

Tara1 Double Tara saat di timbangan 1

Neto1 Double Neto saat di timbangan 1

Bruto2 Double Bruto saat di timbangan

2

Tara2 Double Tara saat di timbangan 2

Neto2 Double Neto saat di timbangan 2

Susut Double Susut minyak

TanggalPosting Date Tanggal DO diposting

Status Text 10 Status posting

NomerDokPembayaran Text 10 Nomer dokumen

pembayaran DO

File pengiriman seperti yang terlihat pada tabel 4.10, digunakan untuk menyimpan transaksi pengiriman. File pengiriman memiliki field kunci nomerDO, setiap pengiriman memiliki satu nomerDO yang berbeda.

Nama tabel : PembayaranUpah

Tabel 4.11 Struktur File PembayaranUpah

Nama Field Tipe Data Ukuran Deskripsi

NomerDokumen Text 10 Nomer dokumen

pembayaran upah

Tanggal Date Tanggal pembayaran

NIS Text 10 Nomer induk sopir

Tanggal1 Date Tanggal pengiriman hari

pertama

Tanggal2 Date Tanggal pengiriman hari

kedua

TotalPendapatanNeto Money Total pendapatan

sebelum dikurangi pajak

PTKP Money Pendapatan Tidak Kena

Pajak

PKP Money Pendapatan Kena Pajak

PPH21 Money Besarnya pajak

penghasilan

PendapatanDiterima Money Pendapatan setelah pajak

File pembayaranupah digunakan untuk menyimpan data-data transaksi pembayaran upah. File pembayaran upah seperti pada tabel 4.11, memiliki field kunci nomerdokumen.

Nama tabel : PembayaranGaji

Field kunci : NomerDokumen, NIK

Tabel 4.12 Struktur File PembayaranGaji

Nama Field Tipe Data Ukuran Deskripsi

NomerDokumen Text 10 Nomer dokumen

pembayaran upah

Tanggal Date Tanggal pembayaran

PembayaranBulan Text Bulan pembayaran gaji

NIK Text Nomer Induk Karyawan

GajiPokok Money Besarnya gaji pokok

yang diterima

TunjanganDinas Money Besarnya tunjangan

dinas yang diterima

TotalGaji Money Total gaji yang diterima

UangMakan Money Besarnya uang makan

55

Nama Field Tipe Data Ukuran Deskripsi

UangTransport Money Besarnya uang transport

yang diterima

UangLembur Money Besarnya uang lembur

yang diterima

RapelGaji Money Besarnya rapel gaji yang

diterima

PenerimaanLain Money Penerimaan lain selain

dari kompensasi kehadiran

TotalPenerimaanLain Money Total penerimaan lain

GajiKotor Money Total penerimaan

ditambah gaji

PotonganAskes Money Potongan untuk Askes

PotonganJamsostek Money Potongan untuk

Jamsostek

PotonganKoperasi Money Potongan pinjamam pada

koperasi

PotonganBRI Money Potongan pinjaman pada

BRI

PPH21 Money Potonngan pajak atas

penghasilan yang diterima

PotonganLain Money Besarnya potongan lain

TotalPotongan Money Total seluruh potongan

GajiBersih Money Gaji bersih yang diterima

Keterangan Memo Keterangan tambahan

Pada file pembayarangaji seperti yang terlihat pada tabel 4.12, memiliki field kunci nomerdokumen. File pembayarangaji digunakan untuk mencatat semua detil transaksi penggajian karyawan setiap bulannya.

4.2.7 Desain I/O baru

Untuk desain I/O yang baru terdapat beberapa perubahan disesuaikan dengan kebutuhan pihak manajemen dan juga efektifitas sistem Pada proses presensi yang dahulunya menggunakan kartu cek clock pada sistem yang sedang berjalan, diubah dengan menambahkan modul presensi pada sistem yang baru seperti yang dapat dilihat pada gambar 4.25. Modul ini nantinya dapat

meminimalisasi kerusakan kartu cek clock akibat dari kesalahan kesalahan manusia maupun kurang perawatan terhadap kartu.

Gambar 4.25 Modul Presensi

Untuk mengelola transaksi pengiriman minyak, digunakan modul pengiriman minyak seperti pada gambar 4.26. Modul pengiriman minyak selain mencatat transaksi pengiriman juga melakukan perhitungan tarif secara otomatis.

Modul pembayaran gaji seperti yang terlihat pada gambar 4.27 digunakan untuk melakukan pengelolaan terhadap proses pembayaran gaji karyawan.

Pada modul pembayaran gaji tidak perlu lagi menghitung berapa jumlah kehadiran karyawan dan keterlambatan serta jumlah lembur pada bulan tertentu, karena semua penghitungan sudah dilakukan oleh sistem.

57

Gambar 4.26 Modul Pengiriman Minyak

Untuk proses transaksi pembayaran upah dikelola dengan menggunakan modul pembayaran upah sopir seperti yang dapat dilihat pada gambar 4.28. Sistem langsung melakukan pemilihan pengiriman yang dilakukan oleh seorang sopir setelah kita menentukan nama sopir yang dimaksud. Sehingga tidak perlu melakukan rekap atas DO pengiriman setiap 2 hari.

Gambar 4.28 Modul Pembayaran Upah Sopir

Laporan merupakan output terpenting pada suatu sistem. Karena dengan adanya laporan pihak manajemen dapat mengontrol kinerja perusahaan. Semua laporan dihasilkan secara otomatis oleh sistem. Seperti yang dapat dilihat pada gambar 4.29 yaitu laporan kehadiran karyawan.

Pada laporan kehadiran karyawan dapat ditentukan periode waktu yang diinginkan dan juga karyawan yang diinginkan. Sehingga jika hanya

59

menginginkan untuk melihat tingkat kehadiran seorang karyawan tidak perlu mencetak laporan kehadiran untuk seluruh.

PT. SINAR JATIMITRA

Surabaya LAPORAN KEHADIRAN

KARYAWAN

Periode: s/d Tanggal Cetak: No. Tanggal NIK Jam

Masuk Jam Pulang Lembur (Jam) Lembur (Menit) Terlambat (Jam) Terlambat (Menit)

Gambar 4.29 Laporan Kehadiran Karyawan

Pada laporan pengiriman minyak seperti pada gambar 4.30. Pihak operasional tidak perlu menghitung pengiriman secara manual setiap 2 hari sekali. Dengan laporan yang dihasilkan secara otomatis akan mengurangi kesalahan yang diakibatkan oleh manusia.

PT. SINAR JATIMITRA

Surabaya LAPORAN PENGIRIMAN MINYAK

DALAM KOTA

Periode: s/d Tanggal Cetak:

No D O

Tgl DO NIS

No

Pol Ambil R i t Kirim R i t Upah Kernet Uang Tunggu Total Upah Biaya Solar Upah Sbl. Pajak

Pembayaran gaji karyawan dapat dilihat pada laporan pembayaran gaji karyawan seperti pada gambar 4.31. Laporan ini juga dapat diatur periode waktu serta karyawan yang diinginkan.

PT. SINAR JATIMITRA

Surabaya LAPORAN PEMBAYARAN

GAJI KARYAWAN

Periode: s/d Tanggal Cetak:

No Dok

Tgl

Bayar NIK

Status PPh 21

Total Gaji

Total Penerimaan

Lain

Gaji Kotor

Total Potongan

Gaji Bersih

Gambar 4.31 Laporan Pembayaran Gaji Karyawan

Sama halnya dengan laporan-laporan sebelumnya, laporan pembayaran upah sopir seperti pada gambar 4.32 juga dapat diatur periode waktu dan sopir yang diinginkan.

PT. SINAR JATIMITRA

Surabaya LAPORAN PEMBAYARAN UPAH

SOPIR

Periode: s/d Tanggal Cetak:

No. Tanggal NIS Upah Borongan PPh 21 Upah Diterima

61

Sistem ini juga menghasilkan output untuk pihak di luar manajemen yaitu berupa slip. Slip gaji untuk karyawan seperti pada gambar 4.33 memperlihatkan perincian pendapatan yang diterima oleh seorang karyawan selama sebulan berikut dengan potongan-potongan.

Dengan adanya slip gaji maka pihak karyawan akan mengetahui berapa besar kompensasi yang ia terima dari perusahaan sesuai dengan besarnya kontribusi yang ia berikan pada perusahaan.

PT. SINAR JATIMITRA

Surabaya _{SLIP GAJI KARYAWAN}

Nomer

Dokumen :

Tanggal

Pembayaran :

NIK : Slip Gaji Bulan :

Nama Karyawan : Status PPh 21 :

I Gaji II. Penerimaan Lain III. Potongan

Gaji Pokok : Uang Makan : Pot. Askes :

Tunjangan

Dinas : Premi Hadir : Pot. Jamsostek :

Total Gaji : Uang Transport : Pot. Koperasi :

Uang Lembur : Pot. BRI :

Rapel Gaji : PPh 21 :

Penerimaan Lain : Pot. Lain : Total Penerimaan Lain : Total Potongan :

Gaji Kotor : Gaji Bersih :

Surabaya,

Dibayar oleh Diterima, Mengetahui,

(...) (...) (...)

Untuk sopir juga mendapatkan slip upah yang berisi perincian pengiriman yang telah dilakukannya selama 2 hari, seperti yang dapat dilihat pada gambar 4.34.

PT. SINAR JATIMITRA

Surabaya _{Slip Upah Sopir}

Nomer Dokumen : NIS :

Tanggal Pembayaran : Nama Sopir :

Tanggal Pengiriman : Status Pajak :

Total Upah Borongan : PTKP :

Biaya Solar : PKP :

Total Upah Kernet : PPh 21 :

Upah Sebelum Pajak : Diterima Sopir :

No DO

Tgl DO

Tujuan Ambil

Rit Tujuan Kirim

Rit Upah Borongan

Upah Kernet

Total Solar

Surabaya,

Dibayar oleh, Diterima, Mengetahui,

(...) (...) (...)

63

BAB V

IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

5.1 Sistem yang Digunakan

Dalam pengimplementasiannya, sistem ini membutuhkan dukungan

peralatan-peralatan lain, baik itu software (perangkat lunak) maupun hardware

(perangkat keras).

5.1.1 Software

Software yang dibutuhkan untuk mendukung sistem ini antara lain

software operating sistem (OS), software database, software report designer.

Untuk OS. yang digunakan adalah Microsoft Windows karena sistem ini berjalan

dalam platform windows. Untuk database yang digunakan untuk sementara ini

menggunakan Microsoft Access, pemilihan software ini dikarenakan

pertimbangan akan OS. yang digunakan serta biaya yang dianggarkan.

Sistem ini juga membutuhkan bantuan software report designer untuk

membuat laporan dengan menggunakan Seagate Crystal Report. Software ini

dikenal flexible dalam penyajian laporan.

5.1.2 Hardware

Untuk menjalankan sistem informasi ini dibutuhkan dukungan perangkat keras antara lain:

a. Alat input :

1. Keyboard (standard 101/102 key). 2. Mouse (standard ps/2 port)

87

romawi II dan III. Besarnya jumlah pada romawi I bergantung pada data jabatan masing-masing karyawan. Besarnya uang transport, premi hadir, uang makan dihitung dari perkalian antara data kompensasi lain dengan jumlah kehadiran karyawan. Untuk field Uang Lembur dihitung berdasarkan jumlah total jam dan menit lembur dikurangi dengan jumlah total jam dan menit terlambat, hasilnya nanti dalam jumlah menit dikalikan besarnya gaji pokok dibagi dengan 160 (angka 160 merupakan jumlah jam kerja dalam waktu satu bulan).

Gambar 5.23 Print Out Slip Gaji

Hasil atau besarnya jumlah uang lembur nantinya dapat berupa negatif bila jumlah total terlambat lebih besar daripada total lembur. Jika tidak ada rapel gaji maka tekan Enter pada field Rapel Gaji sehingga kursor akan berpindah ke field Penerimaan Lain, jika tidak ada penerimaan lain langsung tekan Enter, kursor akan berpindah ke field Potongan Koperasi, Potongan BRI dan Potongan Lain. Jika field –field tersebut tidak diisi makan secara otomatis akan diisi dengan

0 (nol). Untuk field Potongan Askes dan Potongan Jamsostek diambil dari data Jabatan masing-masing karyawan.

Untuk field PPh 21 dihitung dari gaji pokok dikurangi besarnya PTKP karyawan lalu hasilnya dihitung secara progresif. Untuk melakukan penyimpanan tekan tombol Simpan. Setelah disimpan maka tombol Cetak akan aktif, untuk melakukan pencetakan print out slip gaji karyawan tekan tombol Cetak. Print out slip gaji seperti yang dapat dilihat pada gambar 5.23.

Untuk menu Laporan mengatur tentang laporan-laporan apa saja yang bisa dihasilkan oleh sistem. Menu Laporan seperti yang dapat dilihat pada gambar 5.24, terdiri Laporan Presensi, Pembayaran Gaji, Pengiriman dan Pembayaran Upah serta laporan-laporan lainnya.

Sebagian besar laporan yang terdapat dalam sistem, untuk pengkategoriannya dapat diatur sesuai dengan periode tanggal yang diinginkan sebelum laporan dihasilkan.

Gambar 5.24 Menu Laporan

Misalkan Laporan Pengiriman yang diinginkan, maka pilih jenis laporan pada combo box, setelah itu tentukan periode tanggalnya dan apakah semua sopir ditampilkan atau sopir tertentu saja.

89

Setelah itu tekan tombol Ok untuk melanjutkan melihat laporan atau tekan tombol Batal untuk keluar dari menu. Setelah tombol Ok ditekan maka akan muncul laporan yang diinginkan seperti yang terlihat pada gambar 5.25.

Gambar 5.25 Laporan Pengiriman Dalam Kota

Jika ingin mencetak laporan klik ikon Print pada toolbar. Jika ingin mengekspor laporan ke format atau aplikasi lain klik icon Export. Untuk laporan-laporan lainnya secara umum untuk menghasilkannya sama hanya saja untuk pengkategoriannya saja yang mungkin berbeda.

90 PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Teknologi informasi semakin berkembang pesat dewasa ini. Hampir semua aspek usaha dan bisnis menerapkan sistem informasi dalam kegiatan operasionalnya. Sistem informasi menjadi sangat berguna dalam membantu kegiatan operasional perusahaan yang membutuhkan efektifitas dan efisiensi kerja yang tinggi.

Apabila sistem manual dirasa sudah tidak dapat mengakomodasi kegiatan operasional perusahaan, maka sudah tentu sistem informasi terkomputerisasi yang dapat menutupi kekurangan sistem yang sedang berjalan merupakan suatu kebutuhan yang mutlak.

Dengan dibuatnya sistem informasi penggajian dan pengupahan ini diharapkan banyak membantu mengatasi permasalahan PT. Sinar Jatimitra yang meliputi pengelolaan absensi, perhitungan gaji karyawan, pencatatan transaksi pengiriman, perhitungan upah sopir, pengelolaan database kepegawaian serta penyajian laporan-laporan yang dibutuhkan bagi perusahaan.

Karyawan dan para sopir pun merasa puas karena mereka mendapatkan kompensasi yang sesuai dengan kontribusi yang telah diberikan kepada perusahaan. Adanya informasi tentang gaji dan upah secara detail dan transparan akan memberikan kepuasan bagi kedua belah pihak baik pegawai maupun perusahaan.

91

6.2 Saran

Meskipun manfaat yang diberikan dengan dipakainya sistem yang baru ini sangat besar, namun dalam implementasinya masih dibutuhkan beberapa penyesuaian-penyesuaian. Penerapan sistem yang baru tidak dapat serta merta menggantikan sistem yang sedang berjalan, hal ini berhubungan dengan budaya dan lingkungan perusahaan.

Untuk lebih meningkatkan kemampuan dari sistem informasi penggajian dan pengupahan ini, maka masih dibutuhkan beberapa perbaikan dan penyesuaian diantaranya:

1. Pengkategorian laporan kurang dinamis. 2. Validasi inputan.

3. Belum ada penyajian laporan pembayaran pajak penghasilan secara otomatis. 4. Belum terintegrasi dengan aplikasi akuntansi yang sedang berjalan.

DAFTAR PUSTAKA

Imam, A. W., 2005, Pemrograman Visual Basic Cara Membuat Laporan dengan Crystal Report, Graha Ilmu, Yogyakarta.

Kristanto, A., 2003, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Gaya Media, Yogyakarta.

Nawawi, H. H., 2003, Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Bisnis yang Kompetitif, Gajah Mada University Press, Yogyakarta.

Prasetyo, D. D., 2004, Aplikasi Bisnis dan Perkantoran Menggunakan Visual Basic, Elex Media Komputindo, Jakarta.

Resmi, S., 2001, Perpajakan Teori dan Kasus, Salemba Empat, Jakarta.

Yuswanto, 2001, Panduan Belajar Microsoft Visual Basic 5.0 untuk Program Multi User, Prestasi Pustaka, Surabaya.