Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Sebagai Alat Bantu Pengendalian Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan

SKRIPSI

SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN SEBAGAI ALAT BANTU PENGENDALIAN PADA

PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN

Oleh:

NAMA : YUDISTA ASRI WIRADA

NIM : 040503024

DEPARTEMEN : AKUNTANSI S-1

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi dengan judul:

Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Sebagai Alat Bantu Pengendalian pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.

Adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level Program S1 Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber data dan informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Dan apabila di kemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Universitas.

Medan, 17 Maret 2008 Yang Membuat Pernyataan

Yudista Asri Wirada 040503024

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.

Puji dan syukur dipanjatkan ke hadirat Allah SWT, atas segala cahaya, kekuatan dan keberkahan yang diberikan-Nya kepada penulis sehingga penulisan skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik. Skripsi ini disusun dengan tujuan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan pada Universitas Sumatera Utara guna memperoleh gelar Sarjana Ekonomi. Adapun judul skripsi yang disusun oleh penulis yaitu:

“Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Sebagai Alat Bantu Pengendalian pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan”

Penulis menyadari ada banyak kekurangan dalam penyusunan skripsi ini baik dari segi isi maupun penyajiannya yang diakibatkan oleh keterbatasan yang dimiliki penulis. Namun demikian, penulis akan tetap berusaha untuk memperbaiki diri agar menjadi lebih baik di masa mendatang.

Skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik berkat dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan ucapan Terima Kasih yang sebesar – besarnya pada seluruh pihak yang membantu penyelesaian skripsi ini, yaitu kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Arifin Akhmad, MSi., Ak., dan Bapak Fahmi Natigor, SE, M.Acc.,Ak., selaku Ketua dan Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

3. Bapak Drs. Hotmal Jafar, MM., Ak., selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan banyak bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan serta penyelesaian skripsi ini

4. Bapak Drs. Wahidin Yasin, Ak., selaku Dosen Pembanding I dan Bapak Sambas Ade Kesuma, SE, MSi., Ak., selaku Dosen Pembanding II yang telah memberikan banyak arahan dalam penyusunan skripsi ini

5. Ibu Dra. Salbiah, Msi, Ak., selaku Dosen Wali yang telah membantu selama masa perkuliahan penulis.

6. Seluruh Dosen Fakultas Ekonomi khususnya Departemen Akuntansi yang telah membimbing dan mendidik penulis selama masa perkuliahan

7. Para pegawai bagian administrasi khususnya Departemen Program Akuntansi S1: bang Chairil, bang Oyong, dan kak Dame, serta bagian pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu penulis dalam urusan administrasi selama masa perkuliahan dan penyelesaian skripsi ini

8. Bapak Harianto, SH., yang membantu penulis dalam melakukan riset guna penyusunan skripsi ini, Ibu Friska Sibuea yang banyak membantu dalam proses riset serta kepada seluruh staf PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan atas bantuan dan kerjasamanya sehingga skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik.

9. Keluarga yang memberikan banyak dukungan dan bantuan kepada penulis dalam penulisan skripsi ini sehingga dapat diselesaikan dengan baik, yakni: Khaidir (Abah), Dewi Mira Ida (Mama), dan adik – adikku M. Iqbal Wirada, Bagas A. Qamara, dan Bagus A. Syamsa.

10.Para sahabat yang selalu membantu dan mendukung penulis sejak awal perkuliahan hingga penyelesaian skripsi ini,, yaitu: Chika, Erny, Fika, Kiki, Maria, Yeni, Heni, Medika, serta teman – teman AkS1 ’04 lainnya yang tidak bisa disebutkan satu persatu. Terima kasih atas kenangan – kenangan indah yang tidak terlupakan.

Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan rahmat-Nya dalam kehidupan kita semua.

Medan, 17 Maret 2008 Penulis,

Yudista Asri Wirada 040503024

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana sistem akuntansi terhadap penggajian dan pengupahan yang diterapkan oleh PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan dapat memadai untuk membantu manajemen perusahaan dalam melakukan pengendalian.

Skripsi ini merupakan penelitian Deskriptif. Data primer dan sekunder dikumpulkan dengan metode wawancara dan observasi, kemudian data tersebut dianalisa secara deskriptif.

PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang perkebunan. Perusahaan ini memiliki banyak tenaga kerja dan memberikan gaji dan upah sebagai imbalan atas jasa mereka, dan untuk menangani masalah pembayaran gaji dan upah tersebut, perusahaan menerapkan suatu sistem akuntansi. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan untuk menangani penggajian dan pengupahan telah cukup memadai dalam membantu manajemen perusahaan dalam pengendalian gaji dan upah.

ABSTRACT

This research aims to know how is the accounting system of the payroll and remuneration applied by PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan can be adequate to assist the company management in doing control.

This skripsi use a descriptive research. The primary and secondary data collected by using interview and observation method, then the data would be analized descriptively.

PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan is a company specified in plantation sector. It has many employees and gives salary and wage as the fee for their services, and to handle the payment, it use an accounting system. The result of this research indicates that the accounting system applied by this company to handle the payroll and remuneration has enough adequate in assisting the management to do the control of salary and wage.

DAFTAR ISI

Halaman

PERNYATAAN ……….... i

KATA PENGANTAR ……….. ii

ABSTRAK ………. v

ABSTRACT………... vi

DAFTAR ISI ………. vii

DAFTAR GAMBAR………. ix

DAFTAR TABEL … ……… x

DAFTAR LAMPIRAN ………. xi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang………1

B. Batasan dan Perumusan Masalah ………..4

C. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian ……….5

D. Kerangka Konseptual ………6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Dan Unsur-Unsur Sistem Akuntansi ………...7

B. Pengertian Dan Tujuan Pengendalian Intern ………13

C. Unsur-Unsur Pengendalian Intern ……….16

D. Pengertian Gaji dan Upah ……….24

E. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan ………27

BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian ……….40

B. Jenis Data ……….40

C. Teknik Pengumpulan Data ………41

D. Metode Analisis Data ………41

E. Jadwal dan Lokasi Penelitian ……….41

BAB IV HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian ……….43

1. Gambaran umum PTP. Nusantara III (Persero) Medan ……….43

a. Sejarah Singkat Perusahaan ………43

b. Struktur Organisasi ……….46

c. Kebijakan perusahaan ……….51

2. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan ………..54

3. Sistem Pengendalian Intern Gaji dan Upah ………61

B. Analisis Hasil Penelitian 1. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan ………...63

2. Sistem Pengendalian Intern Gaji dan Upah ……….67

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ………70

B. Saran ………...71

DAFTAR PUSTAKA ……….73 LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman

DAFTAR LAMPIRAN

No. Judul

Lampiran 1 Struktur Organisasi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Lampiran 2 Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian

Lampiran 3 Bagan Alir Dokumen Sistem Pengupahan Lampiran 4 Proses Bisnis Pembuatan Daftar Gaji

Lampiran 5 Proses Bisnis Pembayaran Gaji Karyawan Kandir Lampiran 6 Tabel Jenjang Golongan Karyawan

Lampiran 7 Tabel Gaji Pokok dan Tunjangan Tetap Karyawan Lampiran 8 Perincian Gaji Take Home Pay

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana sistem akuntansi terhadap penggajian dan pengupahan yang diterapkan oleh PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan dapat memadai untuk membantu manajemen perusahaan dalam melakukan pengendalian.

Skripsi ini merupakan penelitian Deskriptif. Data primer dan sekunder dikumpulkan dengan metode wawancara dan observasi, kemudian data tersebut dianalisa secara deskriptif.

PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang perkebunan. Perusahaan ini memiliki banyak tenaga kerja dan memberikan gaji dan upah sebagai imbalan atas jasa mereka, dan untuk menangani masalah pembayaran gaji dan upah tersebut, perusahaan menerapkan suatu sistem akuntansi. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan untuk menangani penggajian dan pengupahan telah cukup memadai dalam membantu manajemen perusahaan dalam pengendalian gaji dan upah.

ABSTRACT

This research aims to know how is the accounting system of the payroll and remuneration applied by PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan can be adequate to assist the company management in doing control.

This skripsi use a descriptive research. The primary and secondary data collected by using interview and observation method, then the data would be analized descriptively.

PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan is a company specified in plantation sector. It has many employees and gives salary and wage as the fee for their services, and to handle the payment, it use an accounting system. The result of this research indicates that the accounting system applied by this company to handle the payroll and remuneration has enough adequate in assisting the management to do the control of salary and wage.

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan dunia bisnis mengharuskan perusahaan untuk memandang jauh ke depan dan mampu mengidentifikasi setiap peluang yang muncul serta merumuskannya dalam perencanaan jangka panjang perusahaan agar dapat berkompetisi dan memenangkan persaingan. Perusahaan juga diharapkan dapat terus tumbuh dan berkembang seiring berjalannya waktu. Untuk itu, perusahaan membutuhkan berbagai sumber daya, baik berupa sumber daya alam, modal, maupun sumber daya manusia. Agar kelangsungan hidup perusahaan terjamin maka perusahaan dituntut untuk mampu mengelola seluruh potensi sumber daya yang dimiliki dengan sebaik-baiknya.

Keberadaan sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan sangat penting karena mereka yang memprakarsasi terbentuknya perusahaan, mereka yang berperan membuat keputusan untuk semua fungsi dan mereka juga yang berperan dalam menentukan kelangsungan hidup perusahaan tersebut. Keterlibatan sumber daya manusia sebagai tenaga kerja dalam perusahaan dimulai dari awal kegiatan perusahaan, yaitu menyusun dan merencanakan tujuan perusahaan yang akan dicapai baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang, melaksanakan kegiatan operasional perusahaan dan pengendaliannya sampai kepada tercapai tujuan perusahaan tersebut. Atas sumbangan tenaga kerja dalam kegiatan usaha tersebut, maka perusahaan memberikan imbalan sebagai balas jasa kepada mereka berupa gaji dan upah.

Semakin besar suatu perusahaan maka semakin kompleks kegiatan usahanya, ini berarti semakin banyak pula tenaga kerja yang terlibat di dalamnya. Hal ini menimbulkan kesulitan bagi pemimpin untuk mengendalikan keseluruhan perusahaan seorang diri, sehingga perlu adanya pendelegasian wewenang kepada orang lain. Sebagai gantinya, diperlukan suatu pengendalian untuk menjaga sumber daya perusahaan agar terhindar dari berbagai kesalahan dan kecurangan yang mungkin terjadi. Untuk itulah dilakukan pengendalian intern dalam perusahaan.

Rencana dan prosedur yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan akan suatu alat pengendalian bagi kegiatan perusahaan disebut pengendalian intern. Pengendalian intern digunakan perusahaan antara lain untuk melindungi harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran dari data akuntansi, meningkatkan efisiensi dalam kegiatan operasi perusahaan, serta mendorong ketaatan terhadap kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Pengendalian intern yang baik menuntut adanya pemisahan tugas atau fungsi untuk kegiatan yang berhubungan yaitu antara tanggung jawab pelaksanaan, tanggung jawab pembukuan dan pembuatan laporan hasil-hasilnya. Pengendalian intern yang baik merupakan faktor kunci pengelolaan perusahaan yang efektif.

Pengendalian intern yang memadai harus didukung oleh sistem akuntansi perusahaan. Sistem akuntansi merupakan suatu rangkaian dari formulir-formulir, catatan-catatan, laporan-laporan, serta alat-alat lainnya yang dikoordinasikan sehingga dapat memberikan informasi kepada pemimpin perusahaan guna

memudahkan pengelolaan perusahaan. Dalam sistem akuntansi yang baik akan terdapat cara-cara pengendalian intern yang berjalan dengan sendirinya. Suatu bagian akan terkontrol oleh bagian lain melalui laporan yang sampai kepada pihak manajemen. Oleh karena itu terdapat suatu hubungan erat antara sistem akuntansi dengan pengendalian intern suatu perusahaan.

Dengan bertambahnya kompleksitas kegiatan perusahaan, maka dirancanglah sistem akuntansi untuk setiap kegiatan, salah satunya adalah untuk kegiatan penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk menangani transaksi penghitungan gaji dan upah karyawan serta pembayarannya. Sistem penggajian dan pengupahan yang efektif juga penting untuk menjaga hubungan baik antara karyawan dengan perusahaan pemberi kerja.

PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang bergerak dalam bidang usaha perkebunan, pengolahan dan pemasaran hasil perkebunan. Dilihat dari bidang usaha yang digeluti, dapat diketahui bahwa perusahaan memiliki banyak tenaga kerja dengan berbagai tingkatan. Perusahaan ini memberikan imbalan atas jasa tenaga kerjanya berupa gaji dan upah, dan telah menerapkan sistem akuntansi atas gaji dan upah untuk pengendalian gaji dan upah. Jumlah tenaga kerja yang relatif banyak menyebabkan pengeluaran untuk gaji dan upah cukup besar dan penting. Oleh sebab itu perusahaan dituntut untuk menerapkan sistem akuntansi yang baik untuk pengendalian gaji dan upah. Hal ini untuk menghindari berbagai kesalahan dan kecurangan yang akan merugikan perusahaan seperti adanya

karyawan fiktif atau pembayaran gaji dan upah kepada karyawan melebihi jumlah yang seharusnya. Pada pra riset yang dilakukan, penulis menemukan bahwa daftar hadir karyawan tidak memiliki pengaruh terhadap jumlah gaji yang diperoleh karyawan. Tidak ada sanksi terhadap keterlambatan dan ketidakhadiran karyawan ini mungkin akan mengurangi efisiensi dan kinerja perusahaan.

Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk mengetahui lebih dalam bagaimana penerapan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada perusahaan, apakah telah berjalan efektif sebagai sarana untuk melaksanakan pengendalian dalam sebuah skripsi yang berjudul “Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Sebagai Alat Bantu Pengendalian Pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan”.

B. Batasan dan Perumusan Masalah 1. Batasan Masalah

Agar tidak terjadi kesimpangsiuran di dalam penelitian yang dilakukan, maka permasalahan dalam penelitian ini akan dibatasi pada sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada Kantor Direksi PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.

2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut: “ Apakah sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang diterapkan oleh PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan sudah

memadai dan dapat membantu manajemen dalam pengendalian intern terhadap gaji dan upah?”

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang diterapkan oleh perusahaan sudah memadai dan dapat membantu manajemen dalam pengendalian intern terhadap gaji dan upah.

2. Manfaat Penelitian

Manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah:

1. Bagi penulis, sebagai media pembelajaran serta memperdalam pengetahuan penulis mengenai materi sistem akuntansi sebagai alat bantu pengendalian, khususnya pada kegiatan penggajian dan pengupahan.

2. Bagi perusahaan, dapat memberikan sumbangan pemikiran yang berguna bagi perusahaan yang menjadi objek penelitian penulis.

3. Bagi lingkungan akademis, sebagai referansi dan panduan dalam penelitian-penelitian sejenis dimasa mendatang.

D. Kerangka Konseptual

PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN

SISTEM AKUNTANSI

PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

PENGENDALIAN INTERN

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Dan Unsur-Unsur Sistem Akuntansi

Menurut James A. Hall (2001:5) “Sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (inter-related) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose).”

Definisi sistem menurut Mulyadi (2001:2) adalah sebagai berikut: “Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.” Dari definisi-definisi tersebut dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut:

1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.

2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. 3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.

4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

Suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Akuntansi sebagai suatu sistem informasi, mengidentifikasikan, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu badan usaha kepada beragam pengambil keputusan. Saat ini pengertian akuntansi sebagai sistem akuntansi lebih dikenal sebagai sistem informasi akuntansi.

Warren, Reeve, dan Fess (2005:226) mengemukakan bahwa: “Sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi operasi dan keuangan sebuah perusahaan.”

Mulyadi (2001:3) mendefinisikan sebagai berikut: “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, cacatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”

Dari definisi sistem akuntansi tersebut dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur suatu sistem akuntansi adalah:

1. Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi, serta merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dalam sistem akuntansi secara manual, media yang digunakan untuk merekam data transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas. Dalam sistem akuntansi dengan komputer digunakan berbagai macam media utnuk memasukkan data ke dalam sistem pengolahan data seperti: papan ketik (keyboard), optical and magnetic characters and code, mice, voice, dan touch sensors.

Adapun manfaat formulir antara lain:

a. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. Dalam formulir, setiap orang yang bertanggung jawab atas terjadinya

transaksi membubuhkan tanda tangan sebagai bukti pertanggung jawaban pemakaian wewenang atas pelaksaaan yang terjadi.

b. Merekam transaksi bisnis perusahaan. Semua data yang diperlukan untuk identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam formulir.

c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan.

d. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi yang lain.

Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam, yaitu dokumen sumber (source document) dan dokumen pendukung (supporting document). Dokumen sumber adalah dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu, sedangkan dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.

2. Catatan-catatan

Catatan yang digunakan terdiri atas jurnal, buku besar dan buku besar pembantu.

a. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan perusahaan. Salah satu cara untuk memproses data secara lebih efisien pada sistem

akuntansi manual adalah dengan memperluas jurnal umum dua kolom menjadi jurnal dengan banyak kolom (jurnal multikolom). Setiap kolom pada jurnal multikolom digunakan hanya untuk menampung transaksi yang mempengaruhi akun tertentu. Jurnal multikolom hanya memadai bagi perusahaan kecil, sedangkan bagi perusahaan besar penggunaannya tidak praktis. Oleh karena itu, penggunaan jurnal multikolom digantikan dengan beberapa jurnal khusus (special journal). Setiap jurnal khusus dirancang untuk mencatat satu jenis transaksi yang terjadi berulang-ulang. Jurnal khusus adalah suatu metode untuk mengikhtisarkan transaksi, yang merupakan bagian mendasar dari setiap sistem akuntansi. Jurnal khusus yang lazim digunakan untuk mencatat transaksi oleh perusahaan jasa berskala kecil dan menengah adalah:

1). Jurnal pendapatan (revenue journal) digunakan hanya untuk mencatat pendapatan jasa secara kredit (fees earned on account). Penjualan produk dicatat pada jurnal penjualan yang mirip dengan jurnal pendapatan.

2). Jurnal penerimaan kas (cash receipt journal) digunakan untuk mencatat semua transaksi yang melibatkan penerimaan kas, termasuk penjualan tunai dan penerimaan tagihan.

3). Jurnal pembelian (purchases journal) digunakan untuk merancang semua pembelian secara kredit (purchases on account).

4). Jurnal pembayaran kas (cash payment journal) digunakan untuk mencatat semua transaksi yang melibatkan pembayaran kas, antara lain pembelian tunai.

Dalam jurnal terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasilnya peringkasannya (berupa jumlah rupiah transaksi tertentu) kemudian diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar.

b. Buku besar

Buku besar utama (primary ledger), yang menampung semua akun neraca dan laporan laba rugi disebut sebagai buku besar umum (general ledger). Buku besar umum terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang disajikan dalam laporan keuangan.

c. Buku besar pembantu

Buku besar pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Setiap buku besar pembantu diwakili dalam buku besar umum oleh suatu akun perangkum yang disebut akun pengendali (controlling account). Oleh karena itu, hasil penjumlahan atas saldo pada buku besar pembantu harus sama dengan saldo pada akun pengendali yang bersesuaian. Dengan demikian, buku besar pembantu dapat dianggap sebagai buku besar kedua yang mendukung akun pengendali pada buku besar umum. Buku besar dan buku besar pembantu merupakan catatan

akuntansi akhir karena setelah data akuntansi keuangan dicatat pada buku-buku tersebut, proses akuntansi yang selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan.

3. Laporan

Laporan merupakan hasil akhir proses akuntansi. Laporan berisi informasi keluaran sistem akuntansi ini merupakan laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan ekuitas pemilik, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan. Seluruh laporan keuangan harus diidentifikasi dengan nama perusahaan, jenis laporan, dan tanggal atau periode waktu laporan tersebut. Data yang terdapat dalam laporan laba rugi, laporan ekuitas pemilik, dan laporan arus kas digunakan untuk periode waktu tertentu. Sementara data yang disajikan dalam neraca adalah untuk tanggal tertentu.

Menurut Firdaus A. Dunia (2005:91) sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip – prinsip dasar berikut ini:

1. Keseimbangan manfaat dan biaya. Oleh karena informasi khusus yang dihasilkan oleh suatu sistem akuntansi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan biasanya mahal maka dalam menyusun suatu sistem akuntansi harus mempertimbangkan keseimbangan antara manfaat dengan biaya.

2. Laporan yang efektif. Sistem akuntansi menghasilkan laporan. Agar laporan tersebut dapat digunakan secara efektif, maka laporan tersebut harus disusun tepat waktu, dapat dimengerti, dan dalam bentuk yang ringkas.

3. Dapat menyesuaikan dengan kebutuhan masa yang akan datang. Suatu sistem akuntansi harus fleksibel, sehingga dapat menyesuaikan dengan lingkungan yang selalu berubah. Dalam lingkungan yang selalu berubah maka informasi yang dibutuhkan juga berubah. Oleh karena itu sistem akuntansi harus dapat menyediakan informasi tersebut.

4. Pengendalian internal yang memadai. Sistem akuntansi harus dapat membantu manajemen dalam merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan.

Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001:19) adalah sebagai berikut:

1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah

ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.

3. Untuk memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.

4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

Dalam sistem akuntansi yang baik akan terdapat cara-cara pengendalian intern yang berjalan dengan sendirinya sehingga dapat meningkatkan mutu informasi, meningkatkan pengawasan internal check, melindungi harta benda perusahaan dan meningkatkan kepercayaan terhadap catatan akuntansi.

B. Pengertian dan Tujuan Pengendalian Intern

Pengendalian internal menurut Warren, Reeve, dan Fess (2005:227) adalah “Kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan perusahaan telah diikuti.”

Menurut Mulyadi (2001 : 163) mendefinisikan sistem pengendalian intern sebagai berikut: “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.”

Berdasarkan definisi-definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern memiliki peranan penting dalam perusahaan yakni untuk menghindari kesalahan-kesalahan dan kecurangan-kecurangan informasi usaha yang akan menyebabkan kerugian bagi perusahaan.

Dari definisi-definisi tersebut dapat pula diketahui apa yang menjadi tujuan pengendalian intern dalam suatu perusahaan, yaitu:

1. Menjaga kekayaan organisasi. Pengendalian intern dibentuk untuk mencegah hilang atau rusaknya kekayaan organisasi, serta untuk menemukan kekayaan yang hilang pada saat yang tepat.

2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Perusahaan harus memiliki data akuntansi yang dapat diandalkan dalam pengambilan keputusan dan operasional perusahaan. Pengendalian intern bertujuan untuk menguji ketelitian dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya dengan mencegah dan menemukan kesalahan-kesalahan pada saat yang tepat.

3. Mendorong efisiensi. Pengendalian intern dimaksudkan agar perusahaan terhindar dari pekerjaan-pekerjaan yang tidak perlu, mencegah pemborosan, serta mencegah penggunaan sumber-sumber dana yang tidak efisien.

4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Agar tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik maka manajemen perusahaan menyusun berbagai prosedur dan peraturan. Pengendalian intern memberikan jaminan akan ditaatinya prosedur dan peraturan tersebut oleh perusahaan.

Selain untuk tujuan-tujuan di atas, pengendalian intern juga harus dapat memudahkan pelacakan kesalahan baik yang disengaja maupun tidak sedemikian rupa sehingga memperlancar prosedur audit.

Pengendalian intern diharapkan mampu memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan mutlak, bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Artinya hasil yang diperoleh dari sistem tersebut tidak dapat menjamin bahwa harta perusahaan mutlak terjamin tidak diselewengkan untuk tujuan pribadi. Hal ini disebabkan bahwa bagaimanapun baiknya pengendalian intern yang diterapkan dalam perusahaan, keterbatasan yang ada akan dapat membuyarkan tujuan sistem tersebut. Beberapa keterbatasan bawaan yang melekat dalam setiap pengendalian intern misalnya adalah:

1. Kesalahan dalam mempertimbangkan keputusan karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, dan tekanan lainnya.

2. Gangguan dalam pengendalian yang disebabkan oleh kekeliruan, kelalaian dan keterbatasan kemampuan karyawan.

3. Kolusi yang dilakukan oleh individu-individu dalam perusahaan demi kepentingan pribadi.

4. Kurangnya dukungan dari pimpinan tertinggi perusahaan yang menyebabkan pengabaian oleh manajemen.

5. Biaya lawan manfaat. Pengendalian intern akan diterapkan sepanjang biaya yang dikeluarkan untuk itu lebih kecil dari keuntungan yang diperoleh dari penerapannya.

Menurut tujuannya, pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu: pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian intern administratif (internal administrative control). Pengendalian intern akuntansi merupakan pengendalian intern yang bertujuan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern akuntansi yang baik akan menjamin kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamakan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. Pengendalian intern administratif merupakan pengendalian yang bertujuan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

Agar`dapat berjalan dengan efektif, pengendalian intern memerlukan adanya pembagian tanggung jawab yang jelas dalam organisasi. Setiap fungsi harus ada penanggung jawab secara khusus. Tujuannya adalah agar setiap karyawan dapat mengkonsentrasikan perhatian kepada lingkup tanggung jawab masing-masing, sehingga tidak ada fungsi yang tidak tertangani.

C. Unsur-Unsur Pengendalian Intern

Unsur-unsur pengendalian internal menurut COSO yang dikutip dari Warren, Reeve, dan Fess (2005:229) terdiri dari:

1. Lingkungan pengendalian 2. Penilaian resiko

3. Prosedur pengendalian 4. Pemantauan dan monitoring 5. Informasi dan komunikasi

Unsur-unsur pengendalian intern diatas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Lingkungan pengendalian

Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian meliputi falsafah manajemen dan siklus operasi, struktur organisasi usaha, serta kebijakan personalia perusahaan.

2. Penilaian resiko

Semua organisasi menghadapi resiko. Manajemen harus memperhitungkan resiko ini dan mengambil langkah penting untuk mengendalikannya sehingga tujuan dari pengendalian intern dapat dicapai. Setelah resiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis untuk memperkirakan besarnya pengaruh dari resiko serta tingkat kemungkinan terjadinya, dan untuk menentukan tindakan-tindakan yang akan meminimumkannya.

3. Prosedur pengendalian

Prosedur pengendalian ditetapkan untuk memberi jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis dapat dicapai, termasuk pencegahan penggelapan. Prosedur pengendalian terdiri dari pegawai yang kompeten, perputaran tugas dan cuti wajib, pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan, pemisahan operasi, pengamanan aktiva dan akuntansi, serta tata cara pembuktian dan pengamanan.

4. Pemantauan dan monitoring

Pemantauan terhadap pengendalian intern akan mengidentifikasi dimana letak kelemahannya dan memperbaiki efektifitas pengendalian tersebut. Pengendalian intern dapat dipantau secara rutin atau melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin bisa dilakukan dengan mengamati perilaku karyawan dan tanda-tanda peringatan dari sistem akuntansi tersebut. Pemantauan melalui evaluasi khusus sering dilakukan bila terjadi perubahan-perubahan besar dalam hal strategi, manajemen senior, struktur usaha, atau operasi.

5. Informasi dan komunikasi

Ini merupakan unsur penting dalam pengendalian intern. Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian, dan pemantauan diperlukan oleh manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikan terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku.

Unsur pokok sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2001:164) adalah:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

Unsur pokok sistem pengendalian tersebut disajikan pada Gambar 1 berikut ini

:

Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern

Praktik yang sehat

Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

Gambar 2.1 :Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern

Sumber :Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta, hal 165

Unsur-unsur tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:

a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.

b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

Tujuan dari pemisahan fungsi ini adalah untuk membangun dan menciptakan internal check atau mekanisme saling uji antar fungsi yang saling dipisahkan. Struktur organisasi harus dilengkapi dengan uraian tugas (job description) yang mengatur tugas, hak, dan wewenang masing-masing pejabat beserta seluruh jajarannya sesuai fungsinya. Uraian tugas tersebut harus didukung oleh petunjuk prosedur (procedure manual) dalam bentuk peraturan-peraturan pelaksanaan tugas disertai dengan penjelasan mengenai pihak-pihak yang berwenang untuk mengesahkan suatu kegiatan. Agar prosedur dan peraturan-peraturan tersebut ditaati dengan mudah dapat digunakan bagan alir prosedur dan didukung oleh formulir-formulir.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya

Setiap transaksi terjadi atas dasar otorisasi pejabat yang berwenang untuk menyetujui transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Beberapa cara yang umumnya digunakan adalah:

a. Pengunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh pihak yang berwenang.

b. Pemeriksaan mendadak

c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi , tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.

d. Perputaran jabatan (job rotation)

e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak

f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya

g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Kualitas karyawan ditentukan oleh 3 aspek, yaitu pendidikan, pengalaman, dan akhlak. Pendidikan dan pengalaman berada pada satu sisi karena bersifat saling mengisi. Pendidikan yang rendah dapat diisi oleh pengalaman yang panjang. Sebaliknya, pengalaman yang pendek dapat diisi oleh pendidikan

yang sesuai dan panjang, meskipun dalam beberapa jenis pekerjaan, pengalaman mutlak diperlukan. Unsur akhlak sangat diperlukan untuk posisi-posisi jabatan yang berkaitan langsung dengan harta perusahaan.

Unsur mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Jika perusahaan mempunyai karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai pada batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Namun demikian, karyawan yang jujur dan kompeten bukan merupakan satu-satunya unsur pengendalian intern. Mereka dapat bosan dan tidak puas dengan pekerjaan, atau memiliki masalah pribadi yang dapat mengganggu pelaksanaan fungsi mereka, atau mungkin tujuan mereka tidak lagi sesuai dengan tujuan perusahaan. Oleh karena itu manajemen harus memilih tipe pengendalian yang dapat mengatasi penyebab mengapa individu dalam organisasi tidak mau dan/atau tidak mampu mencapai tujuan organisasi. Tipe pengendalian yang dapat diterapkan dikelompokkan menjadi :

a. Pengendalian utama: Pengendalian terhadap personel. b. Pengendalian tambahan:

Pengendalian terhadap keluaran, pengendalian terhadap tindakan tertentu, dan penghindaran organisasi dari perilaku individu yang tidak diharapkan.

Pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan sistem manual berbeda karakteristik pengendalian intern akuntansi-nya dengan perusahaan yang menggunakan sistem komputer. Perbedaannya dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Dalam sistem manual, pembagian tanggung jawab pelaksanaan suatu transaksi ke tangan beberapa orang atau departemen agar tercipta adanya cek silang (cross-check) dan spesialisasi pekerjaan klerikal, sedangkan dalam sistem komputer, karena ketelitian dan kecepatan pengolahan data dengan komputer, lebih sedikit diperlukan cek silang dalam pengolahan data, terutama yang menyangkut perhitungan dalam pengolahan data akuntansi.

2. Dalam sistem akuntansi manual dilakukan pemeriksanaan secara visual terhadap transaksi penting dan dokumen yang diproses melalui sistem, sedangkan dalam sistem komputer, komputer dapat melakukan berbagai pemeriksaan (edit) yang semula dilakukan oleh manusia melalui program komputer, sehingga mengurangi pekerjaan editing dokumen secara visual. 3. Sistem manual menitik beratkan pengendalian di tangan manusia, yang

dicapai dengan pembagian tanggung jawab pelaksanaan transaksi ke beberapa orang atau bagian, sedangkan sistem komputer menitikberatkan pengendalian melalui program komputer, sehingga pembagian tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan transaksi dapat dikurangi.

Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui bahwa unsur terpenting dalam pengendalian intern adalah karyawan. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, serta ahli dalam bidangnya, maka perusahaan dapat beroperasi dengan efisien dan efektif, meskipun hanya sedikit unsur pengendalian intern yang mendukungnya. Namun perlu juga dingat bahwa karyawan juga memiliki keterbatasan yang bersifat manusiawi sehingga agar tercipta

pengendalian yang baik, maka perusahaan perlu memiliki metode yang baik dalam penerimaan karyawan, mengembangkan kompetensi mereka, menilai prestasi dan memberikan kompensasi atas prestasi mereka.

D. Pengertian Gaji dan Upah

Mulyadi (2001 : 373) mendefinisikan upah dan gaji sebagai berikut:

Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan

Definisi gaji dan upah oleh Achmad S. Ruky (2001 : 8) adalah “Upah digunakan untuk menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu pendek, misalnya per hari atau malahan per jam. Gaji menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu lebih panjang biasanya sebulan.”

Berdasarkan kedua definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa perbedaan antara gaji dan upah adalah dari segi satuan waktu. Satuan waktu untuk gaji lebih panjang daripada satuan gaji untuk upah. Faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat “patokan gaji” (standar upah/gaji) perusahaan menurut Achmad S. Ruky (2001:110) adalah sebagai berikut:

1. Ketetapan pemerintah 2. Tingkat upah/gaji di pasaran 3. Kemampuan perusahaan

4. Kualifikasi sumber daya manusia yang digunakan 5. Kemauan perusahaan

Ketetapan pemerintah dalam hal ini adalah adanya Ketentuan Pemerintah tentang Upah Minimum Regional (UMR) atau Upah Minimum Sektoral Regional (UMSR) sebagai pegangan untuk menetapkan tingkat upah patokan bagi perusahaan. Tentu saja ini hanya berlaku untuk jabatan pelaksana tingkat rendah. UMR berfungsi sebagai jaring pengaman sosial untuk mencegah agar upah tidak melorot jauh dari di bawah daya beli pekerja.

Selain gaji dan upah, karyawan perusahaan kerapkali juga menerima jenis kompensasi lain seperti insentif serta berbagai macam fasilitas dan tunjangan. Pemberian berbagai jenis kompensasi tersebut merupakan bentuk penghargaan kepada karyawan sebagai balas jasa atas kontribusi yang mereka berikan kepada perusahaan. Insentif dibayarkan kepada karyawan yang kinerjanya melebihi standar yang ditentukan. Sedangkan pemberian fasilitas dan tunjangan diberikan berdasarkan kebijaksanaan perusahaan terhadap semua karyawan. Beberapa jenis tunjangan dan fasilitas yang umumnya diberikan antara lain:

1. Tunjangan tunai. Tunjangan merupakan segala pembayaran tambahan oleh pengusaha kepada karyawan berupa tunai dan diberikan secara rutin atau periodik, tanpa atau dengan persyaratan tertentu. Misalnya : tunjangan makan, tunjangan transportasi, tunjangan jabatan.

2. Tunjangan hari raya keagamaan. Tunjangan yang lebih dikenal dengan istilah THR ini adalah suplemen dari gaji/upah yang diberikan menjelang Hari Raya Keagamaan. Besarnya THR adalah sekurang-kurangnya satu bulan upah.

3. Pensiun. Hampir seluruh perusahaan menyediakan tunjangan ini. Program ini berbeda-beda di setiap perusahaan. Tunjangan pensiun biasanya diberikan setelah masa kerja karyawan berakhir di perusahaan tersebut. 4. Premi lembur (overtime premium pay) merupakan tambahan tarif per jam

apabila karyawan bekerja melampaui jam kerja normal. Tunjangan jenis ini diberikan kepada semua karyawan yang bekerja di luar jam kerja yang ditentukan.

5. Program pemeliharaan kesehatan karyawan dan keluarganya. Program ini merupakan salah satu program penting setelah gaji/upah dan tunjangan. Apabila program ini tidak dirancang dan dikelola dengan baik, dapat menjadi sumber ketidakpuasan pekerja. Program ini dapat berupa penunjukan dokter perusahaan, apotik, dan rumah sakit khusus, atau dengan sistem pengembalian biaya, atau dengan memanfaatkan program asuransi baik itu asuransi kesehatan maupun asuransi jiwa.

6. Pemberian beragam fasilitas seperti rumah dan kendaraan. Beberapa perusahaan memberikan fasilitas berupa rumah dan kendaraan dinas bagi karyawannya. Namun tidak seluruh karyawan memperoleh fasilitas tersebut melainkan berdasarkan kebijakan perusahaan masing-masing. Sebagai gantinya, karyawan yang tidak mendapatkan fasilitas tersebut diberikan tunjangan berupa tunjangan transportasi dan tunjangan rumah.

Berbagai jenis kompensasi tersebut pada umumnya diberikan kepada karyawan dengan tujuan sebagai berikut:

2. Mendorong mereka untuk berprestasi tinggi, dan

3. Mempertahankan karyawan yang produktif dan berkualitas agar tetap setia.

E. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2001:12) sebagai berikut “Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya”

Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan harus dirancang untuk membayar gaji dan upah secara tepat waktu, menyediakan data-data yang berguna bagi kebutuhan pengambilan keputusan manajemen, serta untuk memenuhi peraturan pemerintah. Setiap dokumen yang berhubungan dengan penggajian dan pengupahan harus dijaga dan disimpan secara lengkap dan baik untuk mencegah timbulnya berbagai masalah di masa mendatang. Bagan alir dokumen sistem penggajian dan pengupahan dapat dilihat pada lampiran 2 dan 3.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2001:374) adalah:

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah, 2. Kartu jam hadir,

3. Kartu jam kerja,

4. Daftar gaji dan daftar upah,

5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah, 6. Surat pernyataan gaji dan upah,

7. Amplop gaji dan upah, dan 8. Bukti kas keluar.

Adapun dokumen-dokumen tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

Dokumen-dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat-surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara (skorsing), pemindahan, dan lainnya. Tembusan dari dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah. 2. Kartu jam hadir

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan, dapat berupa daftar hadir biasa, atau berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.

3. Kartu jam kerja

Kartu jam kerja digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik untuk mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah, lalu dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan.

4. Daftar gaji dan upah

Dokumen yang berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lainnya.

5. Rekap daftar gaji dan daftar upah

Merupakan dokumen ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Distribusi biaya tenaga kerja dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap gaji dan upah.

6. Surat pernyataan gaji dan upah

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang berpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.

7. Amplop gaji dan upah

Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah tersebut terdapat informasi nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.

8. Bukti kas keluar

Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuatan daftar gaji dan upah.

Dokumen-dokumen tersebut di atas dihasilkan oleh berbagai fungsi yang terkait dengan sistem penggajian dan pengupahan. Fungsi-fungsi tersebut adalah sebagai berikut:

1. Fungsi Kepegawaian

Fungsi kepegawaian bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.

2. Fungsi Pencatat Waktu

Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji dan upah. 3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah

Fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar tersebut diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.

4. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun).

5. Fungsi Keuangan

Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank, memasukkan uang tunai ke amplop gaji dan upah setiap karyawan, serta membagikan kepada karyawan.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah: 1. Jurnal umum

2. Kartu harga pokok produk 3. Kartu biaya

4. Kartu penghasilan karyawan

Adapun catatan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Jurnal Umum

Jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam jurnal adalah bukti kas keluar.

Jurnal untuk mencatat biaya gaji dibuat dalam empat tahap berikut:

a. Tahap pertama. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar, bagian utang kewajiban gaji mencatat ke dalam register bukti kas keluar sebagai berikut:

Gaji dan Upah xxx

Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xxx

b. Tahap kedua. Berdasarkan bukti memorial, bagian jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal umum berikut:

Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya xxx Biaya Administrasi dan Umum xxx

Biaya Pemasaran xxx

Gaji dan Upah xxx

c. Tahap Ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap “lunas” oleh fungsi keuangan, bagian jurnal mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek sebagai berikut:

Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xxx

Kas xxx

d. Tahap Keempat. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar gaji, bagian kartu biaya mencatat biaya tenaga kerja ke dalam buku pembantu.

Jurnal untuk mencatat biaya upah dibuat dalam empat tahap sebagai berikut:

a. Tahap Pertama. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar, dicatat oleh bagian utang kewajiban upah ke dalam register bukti kas keluar:

Gaji dan Upah xxx

Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xxx

b. Tahap Kedua. Berdasarkan bukti memorial, bagian jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal umum berikut:

Barang dalam Proses-Biaya Tenaga Kerja xxx Biaya Overhead Pabrik yang Sesungguhnya xxx Biaya Administrasi dan Umum xxx

Biaya Pemasaran xxx

Gaji dan Upah xxx

c. Tahap Ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap “lunas” oleh fungsi keuangan. Bagian jurnal mencatat pembayaran upah karyawan ke dalam register cek sebagi berikut:

Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xxx

Kas xxx

d. Tahap keempat. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar upah, bagian kartu biaya mencatat tenaga kerja ke dalam dua buku pembantu: kartu harga produk dan kartu biaya.

2. Kartu harga pokok produk

Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam buku pembantu ini adalah rekap daftar upah.

3. Kartu biaya

Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.

4. Kartu penghasilan karyawan

Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Selain itu kartu ini digunakan juga sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan.

Menurut Mulyadi (2001:385) sistem penggajian dan pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir.

2. Prosedur pembuatan daftar gaji. 3. Prosedur distribusi biaya gaji.

4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. 5. Prosedur pembayaran gaji.

Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir.

2. Prosedur pencatatan waktu kerja. 3. Prosedur pembuatan daftar upah. 4. Prosedur distribusi biaya upah. 5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. 6. Prosedur pembayaran upah.

Setiap prosedur tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir. Pencatatan dapat menggunakan daftar hadir biasa yang harus ditandatangani oleh karyawan setiap hadir dan pulang, atau menggunakan

kartu hadir yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu.

2. Prosedur pencatatan waktu kerja

Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan di fungsi produksi sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.

3. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah

Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah karyawan diselenggarakan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Data yang digunakan antara lain adalah surat – surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.

4. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah

Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Hal ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.

5. Prosedur pembayaran gaji dan upah

Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah. Jika

jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master).

Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang efektif dalam perusahaan sangat penting. Hal ini disebabkan beberapa alasan berikut ini:

1. Karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian dan pengupahan atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk itu gaji dan upah harus dibayarkan secara akurat dan tepat waktu.

2. Penggajian dan pengupahan merupakan hal yang diatur oleh Peraturan Pemerintah.

3. Penggajian dan pengupahan serta pajak gaji dan upah yang berkaitan memiliki pengaruh yang signifikan terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan.

Sistem akuntansi penggajian harus didesain untuk memenuhi peraturan pemerintah dan juga kebutuhan informasi pihak manajemen. Catatan penggajian yang tidak lengkap atau salah tidak hanya akan mempersulit pengambilan keputusan, tetapi juga dapat mengakibatkan denda dan penahanan. Jadi, desain sistem penggajian yang efisien dan efektif adalah hal yang sangat penting.

F. Sistem Pengendalian Intern Gaji dan Upah

Sistem pengendalian intern penggajian dan pengupahan sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang memiliki banyak tenaga kerja guna mencegah kemungkinan kecurangan dan penyelewengan terhadap harta perusahaan.

Jaringan prosedur yang diterapkan dalam sistem pengendalian intern penggajian dan pengupahan akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan

yang dapat dipercaya guna menetapkan secara tepat dan teliti berapa gaji dan upah yang harus diterima oleh setiap karyawan. Ini sangat diperlukan untuk meminimalkan dan menghindarkan perusahaan dari peluang kecurangan yang mungkin timbul, seperti:

1. Adanya karyawan fiktif, yaitu dengan menerbitkan cek gaji ke orang lain yang tidak bekerja bagi perusahaan. Hal ini disebabkan pihak perusahaan terlanjur menerbitkan cek kepada karyawan yang telah diberhentikan karena nama karyawan belum dihapus dari data kepegawaian.

2. Penyiapan buku pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud mendapat pembayaran dua kali.

3. Menguangkan cek gaji dan upah yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan.

4. Membuat kesalahan dalam perhitungan, sehingga gaji dan upah yang diterima oleh karyawan maupun buruh lebih atau kurang dari yang seharusnya.

5. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain.

6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai pengeluaran.

7. Mencatat jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji dan upah.

Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2001:386) meliputi:

Organisasi

1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan.

2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Sistem Otorisasi

3. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.

4. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan kepada surat keputusan Direktur Keuangan.

5. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.

6. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatatan waktu.

7. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.

8. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

9. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

Prosedur Pencatatan

10.Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.

11.Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.

Praktik yang Sehat

12.Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.

13.Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.

14.Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. 15.Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan

penghasilan karyawan.

16.Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah.

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui dengan jelas bahwa salah satu unsur agar pengendalian intern penggajian dan pengupahan dapat tercipta dengan baik adalah adanya pemisahan tanggung jawab fungsional secara tegas. Sistem pengendalian intern yang baik terhadap gaji dan upah akan memberikan jaminan bahwa informasi yang dihasilkan sudah memadai dan dapat diandalkan dalam pengambilan keputusan oleh pihak-pihak yang memiliki kepentingan terhadap perusahaan.

BAB III

METODE PENELITIAN

Metode penelitian yang digunakan dalam skripsi ini adalah sebagai berikut:

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan oleh penulis adalah jenis penelitian deskriptif, yaitu suatu penelitian yang mendeskripsikan secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta dan sifat populasi atau suatu daerah, sehingga hanya merupakan pengungkapan fakta.

B. Jenis Data

Jenis data yang dikumpulkan terdiri dari:

1. Data Primer adalah data yang didapat dari sumber pertama yang merupakan data mentah yang kelak akan diproses untuk tujuan-tujuan tertentu sesuai dengan kebutuhan, misalnya dari individu atau perseorangan, antara lain contohnya adalah hasil wawancara dari pihak perusahaan

2. Data Sekunder adalah data yang telah diolah lebih lanjut sehingga lebih informatif dan telah menjadi dokumentasi di perusahaan. Data sekunder yang diperoleh antara lain sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaan, instruksi kerja dari sistem manajemen, dan bagan alir proses bisnis perusahaan.

C. Teknik Pengumpulan Data

Ada dua teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu:

1. Wawancara, yakni dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak perusahaan. Dalam hal ini wawancara dilakukan dengan kepala bagian sumber daya manusia, kepala urusan bagian gaji dan upah, dan pada bagian akuntansi, serta staf – staf yang kompeten.

2. Observasi, merupakan pengamatan yang dilakukan oleh penulis terhadap objek yang diteliti.

D. Metode Analisis Data

Analisis data dilakukan dengan menggunakan metode deskriptif yaitu suatu metode analisis data dimana data dikumpulkan, disusun, diinterpretasikan, dan dianalisis sehingga memberikan keterangan bagi pemecahan masalah yang dihadapi.

E. Lokasi dan Jadwal Penelitian

Penelitian berlokasi di kantor direksi PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan yang beralamat di Jl. Sei Batanghari No. 2 Medan 20122.

Jadwal penelitian direncanakan dapat dilihat pada tabel penelitian berikut ini :

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian

Kegiatan

Pelaksanaan Kegiatan Minggu Ke-

Nov. 07 Des. 07 Jan. 08 Feb. 08 Mar. 08

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 PROPOSAL PENELITIAN

Pencarian Data Awal Penyusunan Proposal Pengajuan Proposal Penyerahan Proposal

Kepada Dosen

Pembimbing

Bimbingan

Seminar Proposal PENELITIAN

Pengumpulan Data

Analisis Data

Penyusunan Penelitian Rencana Ujian

BAB IV

HASIL PENELITIAN C. Data Penelitian

1. Gambaran umum PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan a. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) berasal dari Perusahaan Perkebunan milik Belanda yang dinasionalisasikan oleh Pemerintah Republik Indonesia pada tahun 1957 menjadi Perusahaan Perkebunan Negara (PPN).

Pada tahun 1968, PPN direstrukturisasi menjadi beberapa kesatuan Perusahaan Negara Perkebunan (PNP) yang selajutnya pada tahun 1974 bentuk badan hukumnya diubah menjadi PT Perkebunan (Persero).

Guna meningkatkan efisiensi dan efektifitas kegitan usaha perusahaan BUMN, Pemerintah merestrukturisasi BUMN subsektor perkebunan dengan melakukan penggabungan usaha berdasarkan wilayah eksploitasi dan perampingan struktur organisasi. Diawali dengan langkah penggabungan manajemen pada tahun 1994, 3 (tiga) BUMN Perkebunan yang terdiri dari PT Perkebunan III (Persero), PT Perkebunan IV (Persero) , PT Perkebunan V (Persero) disatukan pengelolaannya ke dalam manajemen PT Perkebunan Nusantara III (Persero).

Selanjutnya melalui Peraturan Pemerintah No. 8 Tahun 1996 tanggal 14 Pebruari 1996, ketiga perseroan tersebut digabung dan diberi nama PT Perkebunan Nusantara III (Persero) yang berkedudukan di Medan, Sumatera Utara.

PT Perkebunan Nusantara III (Persero) didirikan dengan Akte Notaris Harun Kamil, SH, No. 36 tanggal 11 Maret 1996 dan telah disahkan Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. C2-8331.HT.01.01.TH.96 tanggal 8 Agustus 1996 yang dimuat di dalam Berita Negara Republik Indonesia No. 81 Tahun 1996 Tambahan Berita Negara No. 8674 Tahun 1996.

PT. Perkebunan Nusantara III yang berpusat di Medan, mempunyai Wilayah Kerja di 6 (enam) daerah Tingkat II di Propinsi Sumatera Utara, yakni :

1) Kabupaten Deli Serdang 2) Kabupaten Tebing Tinggi 3) Kabupaten Asahan 4) Kabupaten Simalungun 5) Kabupaten Labuhan Batu 6) Kabupaten Tapanuli Selatan

Sesuai akte pendirian perusahaan, maksud dan tujuan perusahaan adalah turut melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan dan serta program pemerintah dibidang ekonomi dan pembangunan Nasional pada umumnya, khususnya di sub sektor perkebunan dalam arti seluas-luasnya dengan tujuan memupuk keuntungan berdasarkan prinsip perusahaan yang sehat berlandaskan kepada azas :

1) Mempertahankan dan meningkatkan sumbangan bidang perkebunan bagi pendapatan nasional melalui peningkatan produksi dan pemasaran dari berbagai jenis komoditi perkebunan untuk kepentingan konsumsi dalam

negeri maupun ekspor, sekaligus dalam rangka meningkatkan ekspor non migas.

2) Memperluas lapangan kerja dalam rangka meningkatkan kesejahteraan rakyat pada umumnya serta meningkatkan taraf hidup karyawan pada khususnya.

3) Memelihara kelestarian sumber daya alam dan lingkungan, air dan kesuburan tanah.

PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan memiliki visi dan misi yang jelas dalam menjalankan usahanya. Visi dan misi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

1) Visi :

Menjadi Perusahaan Agro-Industri Berbasis Perkebunan yang Tangguh dan Kompetitif di Pasar Global

2) Misi :

a) Membangun usaha perkebunan dan industri hilir yang ramah lingkungan dengan teknologi yang tepat guna, sehingga diperoleh produksi yang maksimal, mutu yang baik, biaya yang efisien dan nilai tambah yang terus meningkat.

b) Mengembangkan kinerja pemasaran yang optimal, baik di dalam maupun di luar negeri, untuk memenuhi kepuasan pelanggan, yang pada gilirannya akan memperkokoh posisi & pangsa pasar perusahaan.

c) Meningkatkan keuntungan dan manfaat secara berkelanjutan bagi negara, pemegang saham, karyawan pada khususnya dan masyarakat pada umumnya, sesuai dengan amanat pendirian perusahaan.

b. Struktur Organisasi

Struktur organisasi memberikan rerangka untuk perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas entitas. Pengembangan struktur organisasi suatu entitas mencakup pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab di dalam suatu organisasi dalam mencapai tujuan.

Pada umumnya setiap organisasi memiliki struktur organisasi agar kegiatan usaha dapat dilakukan dengan baik, sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai dengan efektif. Yang membedakan struktur organisasi perusahaan besar dan kecil adalah tingkat kerumitan masalah yang dihadapi. Struktur organisasi setiap perusahaan disesuaikan dengan jenis dan kegiatan usaha yang dijalankan perusahaan.

Penyusunan struktur organisasi sesuai dengan prinsip organisasi yang dilaksanakan sebelum operasi fisik perusahaan, agar berjalan sebagaimana mestinya. Pembentukan struktur organisasi secara umum diikuti dengan penyusunan analisa jabatan dan uraian jabatan yang mempertegas pembagian pekerjaan, sehingga pekerja mengetahui siapa yang menjadi atasan, pekerjaan apa yang diharapkan darinya dan apa yang harus dikerjakan, apa yang menjadi hak dan kewajibannya dan lain sebagainya. Oleh karena itu, struktur organisasi sangat penting peranannya untuk menghindari ketidakpastian dalam melaksanakan aktivitas-aktivitas perusahaan.

Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero), Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) adalah badan tertinggi dalam organisasi Perusahaan. Dewan Komisaris (Dekom) berfungsi sebagai badan pengawas yang bertugas untuk kepentingan para pemegang saham. Pengelolaan Usaha sepenuhnya dikendalikan oleh para Direksi.

Komposisi dan Personalia Dewan Komisaris beserta Direksi ditetapkan oleh Menteri Negara Pendayagunaan BUMN Republik Indonesia, sedangkan Struktur Organisasi Perusahaan yang berlaku terhitung mulai tanggal 6 Mei 1996 ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan Direksi PT. Perkebunan Nusantara III No. III. BD/KPTS/R.01/1996. Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan dilampirkan pada lampiran 1.

Selanjutnya penulis akan menguraikan tugas dan tanggung jawab dari bagian-bagian yang berkaitan dengan masalah dalam penelitian ini.

1). Kepala Bagian Sumber Daya Manusia

Tugas-tugas Kepala Bagian Sumber Daya Manusia adalah:

a) Melaksanakan pengelolaan SDM berbasis kompetensi, kinerja dan kontribusi yang diberikan kepada Perusahaan, serta pembangunan system dan Training Program dalam rangka pemenuhan kompetensi.

b) Melaksanakan kegiatan Survei Kepuasan Karyawan, serta sosialisasi mengenai hak dan kewajiban karyawan.

c) Merekapitulasi, monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Sistem Penilaian karya serta melaksanakan SPK di bagian SDM.

e) Melaksanakan kegiatan rekrutmen SDM (kecuali Tenaga Kerja Pemanen/ penderes dan Gol IA di pabrik), kegiatan Promosi, kenaikan Golongan, Demosi dan Mutasi, serta proses Pemutusan Hubungan Kerja (PHK). f) Melaksanakan dan mengkoordinir program Asuransi Karyawan dengan

mengacu kepada ketentuan yang berlaku, serta melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan Kesejahteraan Karyawan.

g) Melaksanakan system penggajian dan remunerasi, serta monitoring dan evaluasi pelaksanaan system jenjang karir.

h) Menyusun sistem hubungan industrial untuk menciptakan hubungan yang harmonis antara manjemen dan karyawan.

i) Menyusun dan mengevaluasi struktur organisasi perusahaan dan unit kerja. j) Monitoring dan evaluasi kinerja bidang SDM.

k) Membuat dan mengusulkan Strategic Planning (SP) dan RJP, Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP)/ Rencana Kerja Operasional (RKO) Bagian SDM, monitoring dan evaluasi pelaksanaan RKAP/RKO Bidang SDM Kebun/Unit.

l) Menjamin bahwa kebijakan mutu, lingkungan dan SMK3 dimengerti, diterapkan dan dipelihara di bagian SDM.

m) Melaksanakan pengendalian sistem komputerisasi yang terintegrasi berbasis data base secara konsisten dan up to date.

2). Kepala bagian Pembiayaan

a) Membuat dan menyampaikan Laporan Manajemen (LM) interim dan tahunan kepada pemegang saham.

b) Membuat dan menyampaikan Laporan Keuangan (Konsolidasian) interim dan tahunan sesuai dengan pernyataan standar akuntansi keuangan kepada stake holders (pemegang saham, Bapepam, Instansi terkait lainnya).

c) Mempersiapkan bahan Rapat Umum Pemegang Saham yang berkaitan dengan data keuangan.

d) Monitoring dan evaluasi system internal control dalam rangka mengamankan asset perusahaan, serta Sistem Informasi Manajemen (SIM) agar berjalan sesuai dengan fungsi dan tujuan

e) Melaksanakan pemeriksaan kas, persediaan dan aktiva lainnya serta verifikasi penggunaan uang kerja dan administrasi keuangan Distrik/General Manajer dan Kebun/Unit secara periodik.

f) Melaksanakan kegiatan proses akuntansi yang meliputi aktiva, kewajiban, ekuiti, penjualan dan beban, serta penagihan piutang non niaga.

g) Melaksanakan evaluasi dan monitoring terhadap aktiva perusahaan, serta menindaklanjuti proses penghapusan aktiva perusahaan (piutang, persediaan, aktiva tetap dan aktiva lainnya).

h) Melaksanakan rekonsiliasi perkiraan internal, eksternal.

i) Monitoring dan evaluasi kinerja Bagian Pembiayaan,.kinerja keuangan anak perusahaan serta administrasi PIR.

j) Menyusun Strategic Planning (SP) dan Rencana Jangka Panjang (RJP) Bagian, Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP)/ Rencana Kerja Operasional (RKO) Bagian Pembiayaan, serta membuat dan menghimpun pedoman penyusunan RKAP.

k) Mengkoordinir pembuatan dan penyusunan RKAP dan RKO perusahaan dan proyeksi keuangan, serta memonitoring, evaluasi, dan pegawasan pelaksanaan RKO dan RKAP

l) Menindaklanjuti permintaan anggaran biaya (PPAB, DPBB, P4T dan P4S), membuat dan mendistribusikan laba rugi per unit kerja, menyusun proyeksi dan realisasi cash flow Perusahaan, serta monitoring dan evaluasi cash reserved.

m) Melindungi asset perusahaan dengan melaksanakan penutupan asuransi yang cukup.

n) Memenuhi kebutuhan modal kerja kebun dan unit kerja sesuai dengan pengajuan permintaan Distrik/General Manager, membuat laporan pemakaian modal kerja kebun dan unit kerja kepada Direksi.

o) Melaksanakan administrasi keuangan, penerimaan hasil penjualan dan hasil lainnya, melaksanakan pembayaran semua kewajiban perusahaan, melaksanakan administrasi perpajakan dan asuransi sesuai Peraturan Pemerintah di bidang Keuangan, serta mengusahakan sumber pendanaan yang mempunyai tingkat bunga rendah.

p) Melaksanakan Sistem Penilaian Karya (SPK).

q) Melaksanakan pengendalian system komputerisasi yang terintegrasi berbasis data base secara konsisten dan up to date.

r) Menerima, menyimpan dan mendistribusikan barang ke Kebun/ Unit Kerja.

s) Menjamin bahwa kebijakan mutu, lingkungan dan SMK3 dimengerti, diterapkan dan dipelihara di Bagian Pembiayaan.

3). Kepala Bagian Satuan Pengawasan Intern

a) Membantu Direktur Utama melakukan pengawasan intern dengan menjabarkan secara operasional baik perencanaan, pelaksanaan maupun pemantau tindak lanjut hasil audit.

b) Memberikan masukan untuk penyusunan dan penyempurnaan peraturan, ketentuan, sistem, prosedur ataupun administrasi pada umumnya yang berlaku pada perusahaan.

c) Menyusun pedoman dan mekanisme kinerja SPI.

d) Menyusun Internal Audit Charter (IAC) yang memformulasikan tujuan, kewenangan dan tanggung jawab fungsi audit internal untuk disahkan Direksi dan Komisaris.

e) Melakukan penilaian dan analisa dibidang keuangan, akuntansi dan kegiatan operasional lainnya melalui audit langsung maupun pengawasan secara tidak langsung.

f) Memberikan rekomendasi perbaikan dan informasi yang objektif atas kegiatan yang diaudit.

c. Kebijakan Perusahaan

Kebijakan perusahaan dituangkan dalam suatu Perjanjian Kerja Bersama. Kebijakan tersebut antara lain berisi tentang hari dan jam kerja. Dimana hari jam kerja kantor direksi adalah 5 (lima) hari dalam 1 (satu) minggu yaitu hari Senin s/d Jumat. Jam kerja 1 (satu) hari bagi kantor direksi adalah 8 (delapan) jam sehari

atau 40 (empat puluh) jam seminggu dengan ketentuan sebagai berikut: Senin s/d Kamis: Pukul 07.30 – 16.30 WIB, Jumat: Pulul 07.30 – 11.30 WIB.

Perusahaan memberikan imbalan kepada karyawannya berupa uang dan natura atas pekerjaan yang dilakukannya. Imbalan itu disebut take home pay.. Contoh perincian gaji Take home pay dilampirkan pada lampiran 8.

Take home pay terdiri dari:

1) Gaji, yaitu imbalan berupa yang yang diterima karyawan dari perusahaan atas tugas dan pekerjaan yang dilakukannya yang komponennya terdiri dari gaji pokok dan tunjangan tetap.

2) Catu beras, diberikan kepada karyawan yang terdiri dari: a) Karyawan diberikan sebesar 15kg

b) Istri/suami tidak bekerja 9 kg c) Tiap anak (maksimal 3 orang) 7,5 kg

3) Premi/lembur. Yang berhak memeperoleh uang lembur adalah karyawan golongan IA s/d IID. Perhitungan uang lembur didasarkan kepada Keputusan Menteri Tenaga Kerja Republik Indonesia Nomor 72 tahun 1984 tanggal 31 Maret 1984 tentang Dasar Perhitungan Upah Lembur, dengan perhitungan sebagai berikut:

Gaji Pokok + Tunjangan Tetap + Beras Pekerja 173

Perhitungan upah lembur ditetapkan sebagai berikut:

• Hari biasa. Untuk jam kerja lembur pertama harus dibayar upah lembur sebesar 1,5 (satu setengah) kali upah sejam. Untuk setiap

jam kerja lembur berikutnya harus dibayar upah sebesar 2 (dua) kali upah sejam.

• Hari istirahat mingguan/hari besar. Perhitungan upah kerja lembur untuk 7 (tujuh) jam kerja pertama, dibayar 2 (dua) kali upah sejam. Setelah 7 (tujuh) jam kerja, dibayar uang lembur sebesar 3 (tiga) kali upah sejam.

• Tanggal 1 Januari, 17 Agustus dan Hari Besar Keagamaan. Untuk 7 (tujuh) jam kerja pertama, dibayar uang lembur sebesar 3 (tiga) kali uang lembur 1 (satu) jam. Setelah 7 (tujuh) jam kerja pertama, dibayar uang lembur sebesar 4 (empat) kali uang lembur 1 (satu) jam.

4) Tunjangan jabatan, diberikan kepada karyawan yang menduduki strata IV sampai dengan VII karena fungsi dan statusnya.

5) Tunjangan struktural, diberikan kepada karyawan yang menduduki jabatan sebagai distrik manajer/general manajer, kepala bagian/kepala biro dan manajer yang ketentuannya diatur dalam peraturan perusahaan.

6) Tunjangan operasional, diberikan kepada karyawan yang menduduki jabatan kepala bidang, kepala urusan, asisten kepala, masinis kepala dan asisten yang ketentuannya diatur dalam peraturan perusahaan.

7) Tunjangan khusus, diberikan kepada karyawan yang dalam tugasnya mendukung kegiatan produksi yang besarnya sesuai ketentuan perusahaan. 8) Santunan dan bantuan sosial/fasilitas. Perusahaan juga memberikan

peraturan perusahaan. Misalnya: sewa rumah, transport, listrik, air, santunan sosial kepada seluruh karyawan sesuai masa kerja golongan, bantuan anak sekolah, kendaraan dinas bagi karyawan tertentu, pendidikan, dan lainnya.

Untuk lebih jelas dapat dilihat Tabel gaji pokok dan tunjangan karyawan pada lampiran 7.

2. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan meliputi adanya dokumen – dokumen, catatan – catatan yang digunakan, serta prosedur-prosedur yang membentuk sistem itu sendiri. Berikut ini akan diuraikan bagaimana sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.

Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan adalah sebagai berikut:

a. Dokumen pendukung perubahan gaji.

Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian sumber daya manusia pada kantor direksi. Dokumen-dokumen ini digunakan oleh fungsi pembuat daftar gaji sebagai dasar pembuatan daftar gaji. Dokumen pendukung perubahan gaji antara lain adalah:

1) Surat keputusan pengangkatan karyawan 2) Surat keputusan pemberhentian karyawan

3) Surat keputusan kenaikan jabatan 4) Surat keputusan mutasi karyawan b. Daftar hadir

Daftar hadir diisi oleh setiap karyawan dengan menggunakan sistem komputer pada saat masuk dan pulang kerja. Sedangkan untuk buruh lapangan daftar hadir diisi secara manual.

c. Daftar gaji dan daftar upah

Dokumen ini dibuat oleh bagian sumber daya manusia. Daftar ini berisi nama – nama karyawan, nomor induk karyawan, potongan-potongan gaji karyawan, serta jumlah gaji yang dibayarkan kepada setiap karyawan. d. Rekap daftar gaji dan daftar upah

Dokumen ini dibuat oleh bagian sumber daya manusia. Dokumen ini berisi ringkasan jumlah total pembayaran gaji dan upah serta potongan - potongan untuk bulan tertentu per departemen atau bagian.

e. Slip gaji dan upah

Dokumen ini dibuat oleh bagian sumber daya manusia. Dalam surat pernyataan gaji dan upah ini tercantum dengan jelas nama, nomor induk, jabatan serta golongan karyawan berikut dengan rincian gaji dan upah, tunjangan – tunjangan dan potongan – potongan yang diterima oleh karyawan tersebut. Dokumen ini dibuat rangkap dua yang harus ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan dan satu diantaranya dikembalikan ke urusan keuangan.

f. Bukti pengeluaran kas

Dokumen ini dibuat oleh bagian pembiayaan – urusan keuangan, setelah menerima memo perintah pembayaran yang telah mendapat persetujuan dari direksi. Bukti pengeluaran kas/bank ini dibuat lalu dikirim ke bank untuk pembayaran gaji/upah karyawan.

Adapun catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan adalah sebagai berikut:

a. Buku Jurnal b. Buku Besar

Kedua catatan tersebut ditangani oleh bagian pembiayaan – urusan akuntansi, dan proses pencatatannya telah terkomputerisasi menggunakan program data base.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan terdiri dari:

a. Prosedur Personalia

1). Prosedur Penerimaan Karyawan

Penerimaan karyawan dilakukan melalui perekrutan dengan pemberitaan di media massa, lalu diadakan seleksi dan training. Khusus untuk penerimaan karyawan Strata IV (Golongan IIIA) dilakukan dengan 2 cara, yakni:

a) Promosi. Promosi dilakukan pada karyawan perusahaan yang berada pada strata III, telah mengikuti tahapan jenjang karir yang

ditetapkan, serta mengikuti assessment. Tabel jenjang karir karyawan dapat dilihat pada lampiran 6.

b) Rekrutmen. Karyawan dapat direkrut dari pihak internal maupun eksternal perusahaan. Rekrutment dari internal perusahaan dilakukan bagi karyawan yang memangku golongan minimal IA, dengan masa kerja efektif 1 tahun, serta mempunyai penilaian kinerja baik. Menjalani seleksi dan wajib mengikuti training seperti calon karyawan dari eksternal perusahaan. Selama masa training, yang bersangkutan berstatus calon karyawan pimpinan dan berhak menerima gaji sebesar 80% dari gaji golongan IIIA/0 dan menerima hak-hak lainnya sesuai dengan golongan IIIA/0. Jika calon karyawan tersebut memenuhi persyaratan yang diajukan perusahaan maka akan dilakukan pengangkatan karyawan dengan surat pengangkatan karyawan, dan jika tidak maka akan dilakukan pemutusan hubungan kerja.

2). Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja

Setiap pemutusan hubungan kerja perusahaan merundingkan terlebih dahulu dengan Serikat Pekerja Perkebunan (SP Bun). Pemutusan hubungan kerja terdiri dari:

a) Pemberhentian dengan hormat. Pemutusan hubungan kerja ini terjadi karena karyawan yang bersangkutan mencapai batas usia pensiun, meninggal dunia, tidak cakap jasmani dan rohani, adanya penyederhanaan organisasi, efisiensi perusahaan, ataupun karena

adanya permintaan oleh karyawan yang bersangkutan untuk berhenti bekerja. Kepada karyawan – karyawan ini diberikan uang penggantian hak dan uang pisah sesuai Undang-Undang No. 13 Tahun 2003.

b) Pemberhentian dengan tidak hormat. Pemutusan hubungan kerja ini dilakukan karena karyawan yang bersangkutan melanggar peraturan disiplin perusahaan, dipidana penjara karena melakukan pelanggaran / kejahatan yang tidak berkaitan dengan jabatannya, atau melakukan pelanggaran berat terhadap larangan-larangan yang ditetapkan oleh perusahaan. Kepada karyawan yang diberhentikan karena alasan-alasan tersebut dapat mengurus sendiri hak pensiunnya kepada pihak Depenbun. Mereka juga tidak berhak mendapat bantuan pengobatan / perawatan kesehatan termasuk batihnya dan harus mengembalikan seluruh barang inventaris perusahaan yang dipergunakannya (jika ada) dalam keadaan lengkap dan baik.

b. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir

Setiap karyawan mengisi daftar hadir pada saat masuk dan keluar kantor di hari kerja. Karyawan di kantor direksi mengisi daftar hadir dengan menggunakan komputer. Sedangkan buruh di lapangan mengisi daftar hadir secara manual yang diawasi oleh mandor.

LAMPIRAN 4 PROSES BISNIS PEMBUATAN DAFTAR GAJI KARYAWAN

PIC : Kaur Kesra Duration : 1 bulan

PIC : Kabag 3.04 Duration : 1 minggu

PIC : Dir. Keu Duration : 1 minggu

PIC : Kabag. SDM Duration : 1 minggu

Sumber : PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan

Bezzeting karyawan pimpinan dan karyawan pelaksana kandir SKPTG

PKB

Kesepakatan antara perusahaan

Bagian SDM

-Pembuatan daftar gaji karyawan pimpinan AU-22 -Pembuatan perhitungan santunan sosial karyawan

pimpinan AU-23

-Pembuatan daftar gaji karyawan pelaksana AU-26 -Pembuatan stroke gaji karyawan pimpinan dan

karyawan pelaksana

-Pembuatan rekapitulasi gaji karyawan pimpinan dan pelaksana

-Pembuatan gajian kecil karyawan pelaksana

Bagian Pembiayaan

-Menerima daftar gaji karyawan pimpinan AU-22 dan daftar santunan sosial karyawan pimpinan AU-23

-Menerima daftar gaji karyawan pelaksana AU-26

-Menerima rekapitulasi gaji karyawan pimpinan dan karyawan pelaksana

-Menerima stroke gaji karyawan pimpinan dan karyawan pelaksana

-Membayar/mendroping uang gaji karyawan -Membayar pajak gaji karyawan

Direksi

persetujuan

Bagian SDM

Menerima copy daftar gaji yang telah ditandatangani karyawan

Lampiran 5

PROSES BISNIS PEMBAYARAN GAJI KARYAWAN KANDIR

PIC : Kepala Bagian Pembiayaan

PIC : Kaur. Keuangan/Kaur. Akuntansi Duration: 2 Hari

PIC : Kepala Bagian Pembiayaan Duration: 1 Hari

PIC : Kaur Keuangan Duration: 1 Hari

Sumber : PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan Daftar gaji karyawan dari

Bagian SDM

Bagian Pembiayaan

- Pemeriksaan - Rekap Gaji - MPP

- AU-12 Kas Bon - Membuat Cek/Giro

Direksi

persetujuan

Pembiayaan