Untuk mengendalikan aktivitas pembelian, maka diperlukan sistem dan prosedur pembelian,baik untuk bahan makanan segar maupun bahan kering. Berikut contoh
penjelasan prosedur pembelian bahan makanan yang terstruktur dengan baik. a.
Prosedur pembelian bahan pangan kering Hal pentingyang harus diperhatikan dalam prosedur pembelian bahan pangan
kering adalah pimpinan yang diberi wewenang untuk melakukan pembelian yang mengesahkan, serta formulir yang digunakan. Ada dua formulir yang digunakan
dalam prosedur pembelian bahan pangan kering, yaitu Formulir Permintaan Pembelian Barang FPPB dan Order Pembelian OP. FPPB dilengkapi oleh
bagian gudang jika persediaan bahan pangan kering sudh mendekati batas minimum. FPPB ini didistribudikan kepada bagian pembelian, bagian
pengendalian, haga pokok dan bagian akutansi. Berdasarkan FPPB ini bagian pembelian melengkapi formulir Order Pembelian yang telah lebgkap disahkan oleh
atasan yang berwenang kemudian dikirim ke rekanan yang ditunjuk. b.
Prosedur pembelian bahan makan segar Bahan segar dilakukan dengan menggunakan
Daily Market List.
Dalam formulir ini dicantumkan bahan makanan segar yang diperlukan untuk bagian
produksi harian bagian dapur. Bila bagian dapur memerlukan beberapa jenis bahan makanan segar maka yang berwenang yaitu
chef de cuisine
, akan menghubungi bagian gudang dan memberikan otoritas untuk kemudian disampaikan ke pada
petugas yang bertugas untuk berbelanja.
4. Metode pembelian bahan makanan
Metode pembelian bahan Makanan menjadi 3 yaitu : a.
Pembelian langsung Pembelian bahan makanan secara langsung ke pasar biasanya dilakukan di
institusi makanan yang melayani konsumen sedikit sekitar 50 orang, sehingga penyediaan bahan makanan masih dapat dibatasi dengan cara pembelian langsung.
Metode macam ini melalui prosedur yang sederhana. Pesanan dapat dilakukan melalui telepon, datang langsung ke pasar atau berdasarkan perjanjian antara
pembeli dan penjual. Metode pembelian ini diharapkan mengikuti prosedur
administrasi keuangan yang berlaku, harus ada bon pesanan, penerimaan dan pencatatan.
b.
Pembelian di pasar petani atau pasar nelayan
Petugas pembelian bahan makanan mendatangi langsung ke lokasi dimana petani dan nelayan menjual hasil pertanian dan tangkapan ikannya. Biasanya
pembelian ini hanya dilakukan untuk bahan makanan tertentu yang hanya tersedia secara musiman atau jumlahnya terbatas.
Keuntungan membeli langsung dari petani adalah pembeli dapat memperoleh bahan makanan dengan cara harus diperhitungkan biaya transpotasi antara pasar
dengan institusi karena akan mempengaruhi harga pembelian bahan makanan. c.
Pelelangan Cara pembelian semi resmi semacam ini adalah mengikuti prosedur
pembelian yang telah disebarkan dalam keppres No. 29-30 Tahun 1984 dan No.8 Tahun 1986 serta peraturan yang ditetapkan pemerintah daerah ataupun
penanggung jawab tertentu. Sebelum acara pembelian dimulai pihak institusi yang bertugas pada bagian pembelian bahan makanan harus telah mempersiapkan
ketentuan-ketentuan yang jelas mengenai : 1
Pokok-pokok perjajian dengan rekanan
2 Persyaratan dan ketentuan tentang pembayaran
3
Persyaratan dan spesifikasi bahan makanan
4
Harga standar
5 Jangka waktu penyelesaian kontrak
6 Penetapan sangsi-sangsi bila rekanan tidak memenuhi kewajiban baik
menurut ketentuan hokum ataupun pihak institusi.
7
Status hokum
8 Hak dan kewajiban para pihak yang terlibat dalam perjanjian kontrak
a Prosedur pelelangan
