Sistem Informasi Pengelolaan Obat Di UPTD Puskesmas Cimanggung Kab. Sumedang

i ABSTRAK

UPTD Puskesmas Cimanggung adalah sebuah instansi yang melayani kesehatan masyarakat di wilayah kerjanya. Sistem pengelolaan obat yang berjalan di Puskesmas Cimanggung, khususnya dalam penentuan stok awal obat tahunan, pengisian transaksi pengeluaran obat, pengisian transaksi penerimaan obat dan permintaan kebutuhan obat masih diarasa belum optimal karena sistem yang digunakan masih bersifat manual dengan tingkat kunjungan pasien dan kebutuhan obat yang tinggi. Dari hal tersebut terdapat beberapa kendala dalam pencarian data obat, rekapitulasi pengeluaran dan penerimaan obat serta pembuatan laporan. Untuk itu, diperlukan suatu sistem informasi yang dapat menangani masalah tersebut. Tujuan dilaksanakannya penelitian ini untuk mengetahui sistem yang berjalan, membuat perancangan, mengetahui pengujian dan implementasi sistem informasi pengelolaan obat. Kegunaan dari penelitian ini diharapkan mampu meningkatan kinerja pelayanan terutama pada pengelolaan obat di Puskesmas Cimanggung dan menambah wawasan pengetahuan teori maupun praktek serta sumbangan pemikiran bagi peneliti.

Langkah awal yang dilakukan dalam pengembangan sistem adalah dengan menentukan model sistem yang akan digunakan, dalam penelitian ini model sistem yang digunakan adalah model sistem Prototyping dengan melalui tahapan identifikasi kebutuhan, membuat, menguji, memperbaiki, dan mengembangkan versi produksi, dalam pengembangan sistem ini juga menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual Basic dengan menggunakan database Microsoft SQL Server 2000.

Pengembangan sistem informasi pengelolaan obat ini diharapkan akan mempermudah dalam penentuan stock awal obat, penginputan data penerimaan dan pengeluaran obat, serta dalam pembuatan laporan pengeluaran obat dan data kebutuhan obat di Puskesmas diharapkan dapat berjalan dengan optimal dengan kinerja yang efektif dan efesien sehingga dapat membantu pihak Puskesmas khususnya karyawan Puskesmas dalam melayani setiap pasien yang datang berobat.

ii

ABSTRACT

UPTD Puskesmas Cimanggung is an institution serving the public health in the work zone. Drug management system that runs on Cimanggung Health Center, especially in determining the initial stock of drugs per year, charging the drug expenditure transactions, charging a transaction of drugs and drug diarasa demand is still not optimal because the system is performed manually with the level of patient demand and high drug needs. From this there are several obstacles in the search for drug data, a summary of expenditure and receipt of medicines and prepare reports. This requires an information system that can handle the problem. The objective of this study to determine the execution of the current system, making the design, testing and implementation knowledge drug information management system. The usefulness of this study is expected to improve the quality of services offered, especially for drug treatment in Health Center Cimanggung and enriched the theory and practical knowledge and conceptual contribution to the researcher.

The initial steps taken in the development of this system is to determine the system model to be used, in this research model is a model system that is used with the system through the stages of needs identification Prototyping, creating, testing, repairing and developing the production version, in development of this system using Microsoft Visual Basic software using Microsoft SQL Server 2000 database.

Development of drug information management system is expected to ease in determining the initial stock of medicine, inputing data receipt and expenditure of medicines, as well as in the manufacture of medicines expenditure reports and data needs of medicines in health centers are expected to be optimized with an effective and efficient performance so that it can assist health center serving primarily in health care for every patient treatment center employees.

1

1.1. LATAR BELAKANG PENELITIAN

Kemajuan teknologi informasi yang cepat telah memicu setiap instansi dan perusahaan untuk terus meningkatkan kemampuannya dalam mengelola data dan informasi yang dimiliki dan dibutuhkannya. Dalam rangka mencapai tujuannya, suatu perusahaan memerlukan informasi yang tepat dan efisien. Untuk mengelola informasi tersebut perusahaan harus memiliki sebuah sistem informasi. Sistem informasi yang mendukung kebutuhan perusahaan/instansi sangat membantu sebuah manajemen perusahaan/instansi baik dalam menciptakan efisiensi dan efektivitas kerja perusahaan/instansi itu sendiri, maupun dalam meningkatkan pelayanan perusahaan/instansi terhadap pelanggan/kliennya. Pada gilirannya, sistem informasi ini dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan/instansi tersebut.

Maka dengan itu untuk memenuhi kebutuhan sebuah instansi dan perusahaan yang semakin maju baik dalam bidang tekhnologi maupun bidang lainnya, kebutuhan akan sistem yang memadai dan memenuhi kriteria sebagai sebuah sistem yang sesuai kebutuhan sangatlah dibutuhkan. Dalam hal ini komputer hanyalah sebagai alat bantu untuk membangun sebuah sistem supaya dapat berjalan dengan baik selain itu dapat mempermudah dalam penyimpanan dan pengambilan data.

Puskesmas Cimanggung adalah puskesmas yang menangani layanan kesehatan masyarakat, khususnya melayani pasien yang berada di kecamatan Cimanggung dan daerah setempat yang masih masuk dalam wilayah kabupaten Sumedang. Puskemas ini melayani beberapa penyakit umum dan juga penyakit lainya, pasien diberikan obat generic secara gratis yang sudah disediakan oleh pihak Dinas Kesehatan kabupaten Sumedang, setiap bulannya pihak Dinas Kesehatan akan meminta laporan berupa transaksi pengeluaran obat ke pasien dan stok obat Puskesmas ke Dinas. Setiap minggunya pihak Puskesmas memasukan data obat kedalam format laporan dalam bentuk Excel, yang setiap bulannya akan dikirim ke pihak Dinas Kesehatan oleh pihak Puskesmas.

Sampai saat ini UPTD Puskesmas Cimanggung masih menggunakan sistem yang manual dalam penentuan stok awal obat tahunan, pengisian transaksi penerimaan obat, pengisian transaksi pengeluaran obat yaitu dengan menggunakan aplikasi microsoft excel. Dimana aplikasi ini tidak cocok untuk pengolahan data, karena sering sekali mendapat hambatan dalam proses pencarian data obat dan adanya manipulasi data.

Dalam usaha pengembangan sistem diatas pihak puskesmas mengharapkan dalam output laporan data stock obat, penerimaan dan pengeluaran obat, data kebutuhan obat dapat diperoleh secara otomatis, efektif dan lebih praktis. Oleh karena itu pihak Puskesmas menginginkan sebuah aplikasi yang dapat menyelesaikan permasalan tersebut dengan cara membangun suatu Sistem Informasi Pengolahan Obat di UPTD Puskesmas Cimanggung.

Berdasarkan uraian diatas peneliti tertarik untuk mengambil judul

“SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN OBAT DI UPTD PUSKESMAS CIMANGGUNG KABUPATEN SUMEDANG”

1.2. IDENTIFIKASI DAN RUMUSAN MASALAH 1.2.1. Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang yang sudah dijelaskan sebelumnya, maka indentifikasi masalah yang ada di UPTD Puskesmas Cimanggung yaitu sebagai berikut :

1) Masih terdapat kesalahan dalam penentuan stock awal obat.

2) Kurang efektifnya dalam penginputan data penerimaan dan pengeluaran obat.

3) Beserta pembuatan laporan pengeluaran obat dan data kebutuhan obat di Puskesmas.

1.2.2. Rumusan Masalah

Dari identifikasi masalah diatas maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :

1) Bagaimana menganalisis Sistem Informasi Pengelolaan Obat yang bejalan di UPTD Puskesmas Cimanggung.

2) Bagaimana merancang Sistem Informasi Pengelolaan Obat di UPTD Puskesmas Cimanggung.

3) Bagaimana pengujian Sistem Informasi Pengelolaan Obat di UPTD Puskesmas Cimanggung.

4) Bagaimana mengimplementasikan Sistem Informasi Pengelolaan Obat di UPTD Puskesmas Cimanggung.

1.3. MAKSUD DAN TUJUAN PENELITIAN

1.3.1. Maksud Penelitian

Maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun Sistem

Informasi Pengelolaan Obat di UPTD Puskesmas Cimanggung, guna

membantu pengelolaan obat di UPTD Puskesmas Cimanggung sehingga

dapat berjalan dengan optimal dengan kinerja yang efektif dan efesien.

1.3.2. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

a) Untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan di UPTD Puskesmas Cimanggung.

b) Untuk membuat perancang sistem Informasi Pengelolaan Obat di UPTD Puskesmas Cimanggung.

c) Untuk mengetahui pengujian program di UPTD Puskesmas Cimanggung.

d) Untuk mengetahui implementasi sistem informasi pengelolaan obat di UPTD Puskesmas Cimanggung.

1.4. KEGUNAAN PENELITIAN 1.4.1. Kegunaan Praktis

Dengan adanya Sistem Informasi pengelolaan data obat ini diharapkan dapat bermanfaat bagi perusahaan diantaranya sebagai berikut :

1) Mempermudah pihak Puskesmas dalam pencarian data obat 2) Mempermudah pihak Puskesmas dalam pembuatan laporan

pengeluaran dan penerimaan obat.

3) Mampu meningkatan kinerja pelayanan terutama pada pengelolaan obat di UPTD Puskesmas Cimanggung

1.4.2. Kegunaan Akademis

a) Dapat memberikan masukan bagi pengembangan ilmu tentang aplikasi pengelolaan data.

b) Dapat menambah wawasan dan juga dapat menjadi bahan referensi khususnya bagi pihak-pihak yang berkaitan dengan hasil bahasan dalam penelitian ini untuk mengembangkan lebih jauh.

1.5. PEMBATASAN MASALAH

Dalam pelaksanaan penelitian ini penulis membatasi permasalahan yang akan di bahas agar pembahasan tidak menyimpang dan terarah serta dapat sesuai dengan yang diharapkan. Batasan-batasan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Jenis obat yang diberikan kepada pasien hanya obat generik saja, tidak melayani obat umum.

2. Sistem yang di bangun hanya dapat dijalankan pada bagian obat saja dan digunakan oleh admin obat.

3. Untuk operator hanya dapat menjalankan proses transaksi obat pada program yang di bangun.

1.6. LOKASI DAN WAKTU PENELITIAN

Lokasi penelitian mengenai Sistem Informasi Pengelolaan Obat dilakukan di UPTD Puskesmas Cimanggung Jl. Simpang – Parakan Muncang No.209 Kecamatan. Cimanggung Kabupaten.Sumedang.

Waktu penelitian dilaksanakan pada bulan February sampai dengan selesai. Berikut jadwal penelitian

Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan

Aktifitas

Waktu

Februari Maret April Mei Juni

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1

2 3 4

Identifikasi kebutuhan

Membuat prototype Menguji prototype Memperbaiki

prototype Mengembangkan

8

2.1. Konsep Dasar Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan system sebagai berikut, “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu” Abdul Kadir,(2003). Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan system sebagai berikut ini, “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.” Abdul Kadir,(2003).

2.1.1 Elemen Sistem

Pada dasarnya, sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu :

a. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (goal) untuk menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem menjadi terarah dan terkendali.

b.Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa wujud hal-hal berwujud (tamak secara fisik) maupun yang tidak tampak.

c. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transaformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna, pada sistem informasi proses dapat berupa suatu tindakan yang bemacam-macam.

d.Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu sistem informasi, saran, cetak laporan, dan sebagainya.

e. Mekanisme Pengendalian

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (Feedback) yang mencuplikan keluaran. Umpan balik ini digunakan unutuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

f. Batas Sistem

Batas sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem.

g.Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkunga bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa menguntungkan atau merugikan sistem itu sendiri, lingkungan yang merugikan tentu harus ditahan dan sikendalikan supaya tidak menggangu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan harus tetap dijaga, karena akan memacu kelangsungan hidup sistem.

Gambaran bentuk dasar suatu sistem dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

M a su k a n P ro s e s K e lu a ra n

M e k a n ism e P e n g e n d a lia n

T u ju a n

L in g k u n g a n B a ta s S is te m

U m p a n b a lik

Gambar 2.1. Bentuk Dasar Sistem ( Sumber : Abdul Kadir, 2003 )

2.1.2 Klasifikasi Sistem

Suatu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut ini. (Jogiyanto, H.M, 2008:6)

a. Sistem Menurut Bentuk Fisiknya 1. Sistem Abstrak (abstract system)

Sistem abstrak adalah system yang berupa pemikiran atau ide - ide yang tidak tampak secara fisik.

2. Sistem Fisik (physical system)

b. Sistem Menurut Terjadinya Sistem 1. Sistem Alamiah (natural system)

Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia.

2. Sistem Buatan Manusia (human made system)

Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.

c. Sistem Menurut Kejadian Masa Depan 1. Sistem Tertentu (deterministic system)

Sistem tertentu adalah sistem yang beroprasi dengan tingkah laku yang sudah dapat di prediksi.

2. Sistem Tak Tentu (probabilistic system)

Sistem tak tentu adalah system yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

d. Sistem Menurut Sifatnya

1. Sistem Tertutup (closed system)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya, sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar – benar tertutup, yang

ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar – benar tertutup).

2. Sistem Terbuka (open system)

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem lainnya.

2.2. Konsep Dasar Informasi

Informasi sangat di butuhkan di dalam suatu organisasi untuk pengambilan keputusan yang menentukan kesuksesan atau kegagalan suatu usaha.

2.2.1. Pengertian informasi

Pengertian dari informasi yang telah di kemukakan oleh Abdul Kadir(2003) adalah “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yangmenerimanya.”.Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yangmenggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.

Dasar Data

Input ( data )

Hasil Tindakan Data

(Ditangkap)

Keputusan Tindakan Penerima Output (information) Proses

(Model)

2.2.2. Siklus Informasi

Data yang merupakan bahan mentah yang harus diolah menggunakan model pengolahan data sehingga menjadi Informasi, dan

menghasilkan sebuah tindakan yang akan membuat sebuah data kembali. Siklus informasi ( information cycle ) ini oleh John Burch. Berikut gambar siklus informasi :

Gambar 2.2. Siklus Informasi ( Sumber : Jogiyanto, H.M, 2008 )

2.2.3. Kualitas Informasi

Kualitas dari informasi biasanya ditentukan oleh tiga hal, yaitu : a. Ketepatan dalam informasi atau akurat, berarti informasi

harus bebas dari kesalahan – kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya dan tidak menyesatkan.

b. Tepat pada waktunya (on time), berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

c. Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang di tunjang oleh tiga pilar diatas.

Gambar 2.3. Pilar Kualitas Informasi ( Sumber : Jogiyanto, H.M, 2008 )

Kualitas Informasi

A K U R A T

R E L E V A N O

N T I M

2.2.4. Nilai Informasi

Menurut Jogiyanto, H.M (2008:11) Suatu informasi dikatakan bernilai bila informasi lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian didalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Nilai dari Informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem, informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Pengukuran suatu nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectivennes atau cost benefit.

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi

Pengertian sistem informasi itu sendiri adalah sebagai berikut, “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,bersifat managerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan.”(Jogiyanto, H.M, 2008).

2.3.1. Komponen sistem informasi

Komponen-komponen sistem informasi adalah :

a. Hardware, terdiri dari komputer, peripheral (printer) dan jaringan.

b. Software, merupakan kumpulan dari perintah atau fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu.

c. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi.

d. Prosedur, dokumentasi prosedur atau proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi) dan teknis.

e. Manusia, yang terlibat dalam komponen manusia adalah seperti operator, pemimpin sistem informasi, dan sebagainya.

2.3.2. Kegiatan sistem informasi

Kegiatan yang dilakukan dalam sebuah sistem informasi adalah :

a. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.

b. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.

c. Output, menggambarkan suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses di atas tersebut.

d. Penyimpanan, menggambarkan suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

e. Control, menggambarkan suatu aktivitas untuk menjamin bahwa system informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

2.4. Pengertian Pengolahan Data

Menurut sumber internet (http://farmasi-istn.blogspot.com/ 2007/11/ pengelolaan-obat.html/ 20 Maret 2010 ). Pengelolaan obat adalah terciptanya sistem pengadaan yang efesien sehingga dapat menjamin ketersediaan obat yang tepat, jumlah yang cukup, harga wajar dan dengan standar kualitas yang telah dikenal dari sumber resmi dan dapat dipertanggung jawabkan. Selain itu juga terbentuknya sistem penyimpanan dan pengamanan persediaan yang menjamin perpindahan obat dari sumber pemasok sampai ke pengguna dengan prinsip cost effectiveness dan terpercaya, terhindar dari pemborosan, kerusakan dan kehilangan, serta menjamin stabilitas/kualitas obat .

2.5. Pengertian Puskesmas

Menurut sumber internet (http://privacy-gembelz.blogspot.com/2008/10/ mutu-layanan-organisasi-pusat-kesehatan.html/ 20 Maret 2010 ). Pengertian Puskesmas menurut Pedoman Kerja Puskesmas DEPKES-RI adalah suatu kesatuan organisasi kesehatan fungsional yang merupakan pusat pengembangan kesehatan masyarakat yang juga membina peran serta masyarakat disamping memberikan pelayanan secara menyeluruh dan terpadu kepada masyarakat di wilayah kerjanya dalam bentuk kegiatan pokok. Pusat kesehatan masyarakat (Puskesmas) merupakan ujung tombak dari peranan pemerintah dalam menyelenggarakan pelayanan kesehatan dasar bagi masyarakat luas.

Dengan kata lain Puskesmas mempunyai wewenang dan tanggung jawab atas pemeliharaan kesehatan masyarakat dalam wilayah kerjanya. Puskesmas merupakan perangkat pemerintah daerah tingkat II, sehingga pembagian wilayah kerja Puskesmas ditentukan oleh Bupati/Walikota, dengan saran teknis dari kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.

2.6. Definisi Obat Generik

Menurut sumber internet (http://obatgenerikberlogo.blogspot.com/ 20 Maret 2010). Obat generik adalah obat yang telah habis masa patennya (off

patent), sehingga dapat diproduksi oleh semua perusahaan farmasi tanpa perlu membayar royalti. Ada dua jenis obat generik, yaitu obat generik bermerek dagang dan obat generik berlogo yang dipasarkan dengan merek kandungan zat aktifnya. Dalam obat generik bermerek, kandungan zat aktif itu diberi nama (merek). Zat aktif amoxicillin misalnya, oleh pabrik ”A” diberi merek ”inemicillin”, sedangkan pabrik ”B” memberi nama ”gatoticilin” dan seterusnya, sesuai keinginan pabrik obat. Dari berbagai merek tersebut, bahannya sama: amoxicillin.

2.7. Definisi Sistem Informasi Pengelolaan Obat

Menurut sumber internet (http://apoteker-istn.blogspot.com/2010/03/ pengadaan-obat.html/ 20 Maret 2010). Sistem Pengelolaan Obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek seleksi dan perumusan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan obat. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa masing-masing tahap pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian yang terkait, dengan demikian dimensi pengelolaan obat akan dimulai dari perencanaan pengadaan yang merupakan dasar pada dimensi pengadaan obat di Rumah Sakit. Tujuan dari pengadaan yaitu untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggung jawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien, menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku

Sistem Informasi Pengelolaan Obat adalah suatu tatanan manusia atau peralatan yang menyediakan informasi untuk membantu pengelolaan obat di Puskesmas. Kemudahan akses dan informasi serta memudahkan monitoring evaluasi dan perbekalan kesehatan sebagai UPTD yang mengelola obat dan perbekalan kesehatan di lingkungan Dinas Kesehatan.

2.9. Pengertian Basis Data

Menurut Janner Simarmata (2009 : 1) Basis data adalah suatu aplikasi terpisah yang menyimpan suatu koleksi data. Masing-masing basis data memiliki satu API atau lebih yang berbeda untuk menciptakan, mengakses, mengelola, mencari dan mereplikasi data.

2.10. Pengertian Visual Basic

Menurut sumber internet (http://id.wikipedia.org/wiki/Visual_Basic/ 20 Maret 2010 ). Microsoft Visual Basic (sering disingkat sebagai VB saja) merupakan sebuah bahasa pemrograman yang menawarkan Integrated Development Environment (IDE) visual untuk membuat program perangkat lunak berbasis sistem operasi Microsoft Windows dengan menggunakan model pemrograman (COM), Visual Basic merupakan turunan bahasa pemrograman BASIC dan menawarkan pengembangan perangkat lunak komputer berbasis grafik dengan cepat, Beberapa bahasa skrip seperti Visual Basic for Applications (VBA) dan Visual Basic Scripting Edition (VBScript), mirip seperti halnya Visual Basic, tetapi cara kerjanya yang berbeda.

Para programmer dapat membangun aplikasi dengan menggunakan komponen-komponen yang disediakan oleh Microsoft Visual Basic Program-program yang ditulis dengan Visual Basic juga dapat menggunakan Windows API, tapi membutuhkan deklarasi fungsi luar tambahan.[1] Dalam pemrograman untuk bisnis, Visual Basic memiliki pangsa pasar yang sangat luas.[1]Dalam sebuah survey yang dilakukan pada tahun 2005, 62% pengembang perangkat lunak dilaporkan menggunakan berbagai bentuk Visual Basic, yang diikuti oleh C++, JavaScript, C#, dan Java.

2.10. Pengertian Microsoft SQL Server

Menurut sumber internet (http://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft _SQL_Server/ 20 Maret 2010 ). Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah Transact-SQL yang merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase. Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar.

21

3.1Objek Penelitian

Objek penelitian dari penulisan tugas akhir ini adalah UPTD Puskesmas Cimanggung Kab.Sumedang.

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Kesehatan merupakan salah satu bagian yang besar pengaruh terhadap penigkatan pembangunan manusia (PPM). Oleh karena itu, diperlukan adanya peran serta semua komponen masyarakat, meningkatkan dan melindungi kesehatan demi terwujudnya kesehatan. Hal ini sesuai dengan UU kesehatan No.23 tahuh 1992 yang menyebutkan bahwa pembangunan kesehatan bertujuan untuk meningkatkan kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud derajat kesehatan yang optimal.

Untuk mewujudkan hal tersebut, pembangunan kesehatan Nasional diarahkan untuk mencapai Visi Indonesia sehat 2010, yaitu masyarakat yang hidup dalam lingkungan dan dengan prilaku sehat memiliki kemampuan untuk menjangkau pelayanan kesehatan yang bermutu dan merata, serta memiliki derajat kesehatan yang optimal. Hal ini sesuai dengan visi pembangunan kesehatan di Kabupaten Sumedang berprilaku sehat dan hidup dalam lingkungan yang sehat.

Pembangunan kesehatan Kabupaten Sumedang tidak akan terwujud tanpa adanya kecamatan yang sehat, bagi masyarakat yang tinggal di wilayah kecamatan sesuai dengan keputusan Mentri Kesehatan No.128/menkes/sk/11/2004 tentang kebijakan dasar Puskesmas. Kecamatan Cimanggung yang terletak berbatasan dengan Kab. Bandung, merupakan kecamatan transisi dan agraris menuju industralisasi dengan dijadikan sebagian kawasan industri.

Puskesmas Cimanggung Kab. Sumedang ini didirikan pada tanggal 11 Maret 1988, yang pada awalnya bangunan tersebut adalah PUSTU (Puskesmas Bantu) yang kemudian di bangun menjadi UPTD Puskesmas Cimanggung setelah adanya otonomi daerah.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Untuk mewujudkan masyarakat sehat, Puskesmas mempunyai Visi dan Misi sebagai berikut :

3.1.2.1Visi Puskesmas Cimanggung

Visi merupakan gambaran menantang tenitang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra yang ingin di wujudkan Instansi Pemerintah, di dalam hal ini Puskesmas Cimanggung Kab. Sumedang memiliki visi yaitu terwujudnya masyarakat kecamatan Cimanggung yang sehat tahun 2013.

3.1.2.2Misi Puskesmas Cimanggung

Untuk mewujudkan visi yang telah ditetapkan, dirumuskan beberapa misi sebagai berikkut ;

1. Meningkatkan kemandirian individu, keluarga dan masyarakat untuk berprilaku sehat.

2. Meningkatkan lingkungan yang sehat dan bersih.

3. Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu, merata, dari jangkauan masyarakat.

4. Meningkatkan profesionalisme petugas.

5. Menjalin kemitraan dengan berbagai pihak yang berperan dalam pengenbangan kesehatan.

3.1.3 Struktur Organisasi

Gambar 3.1. Struktur Organisasi

KEPALA PUSKESMAS HJ. MUNAWARTI KA.SUBAG TATAUSAHA ENOK SOLEHA KEPEGAWAIAN Gin Gin TATAUSAHA Enok Soleha KEUANGAN Iis Aries SR

PERLENGKAPAN Dadang S PENG.PELAYANAN KESEHATAN Dr.Risana PENG.PEMBERDAYAAN

MASYARAKAT & KELUARGA Enung N, AMKeb PENG.PEMBANGUNAN BERWAWASAN KESEHATAN Evi Rosvianti,SKM PENYELING YUSMAN, AMKL PROMKES Evi Rosvianti,SKMi

K I A / KB Enung Nursih, AMKeb

G I Z I Iis Arie SR

UKS / LANSIA Lilis R JPKM Evi Rosvianti,SKM RAWAT JALAN Dr.Risana RUJUKAN MEDIK Pipin KES.GIMUL Drg.Ira T,MKes

P 2 P Roni Ramdani IMUNISASI Atang Hidayat PELAKSANA LABORATORIUM Solihin, AMKLab PELAKSANA JIWA Ajum Junaedi KESEHATAN MATA Pipin S PUSTU TEGALMANGGUNG Aan, AMK PUSTU SAWAH DADAP

Ajum Junaedi Bidan Desa Sawah Dadap Eneng K Bidan Desa Mangun Arga Siti R Bidan Desa Cihanjuang Eni Wartini Bidan desa Sindanggalih Elis, AMKeb Bidan desa Sukadana Vina M,AMKeb Bidan Desa Cikahuripan Eli Herawati Bidan Desa Sindang Pakuwon Novitasari,SKM Bidan Desa Cimanggung Titim A,AMKeb Bidan Desa Tegalmanggung

Rina R, AMKeb

Bidan Desa Sindulang Sri Mulyani

Bidan Desa Pasirnanjung Cici S, AMKeb

PENANGGUNG JAWAB OBAT

3.1.4 Deskripsi Tugas

Tabel 3.1. Deskripsi Tugas

No Nama Tugas Pokok Tugas Tambahan

1 Hj.Munawarti

- Sebagai Kepala UPTD

Puskesmas Cimanggung Kec. Cimanggung

- Penanggung jawab Seluruh Unit dan program di UPTD Puskesmas

Kec.Cimanggung

2 Drg. Ira Tantira, MKM

- Dokter Gigi Fungsional - Penanggung jawab BP Gigi

- Penanggung jawab program UKGS/UKGMD

- Koordinator

pembuatan laporan BP Gigi

3 Dr Risana Hacliastuti

- Dokter Umum Fungsional

- Penanggung jawab BP Umum - Penanggung jawab Imergensi

4 Dr.Rd Dodi Hamdani

- Dokter Umum Fungsional

- Penanggung jawab Kesehatan Haji - Petugas UKS

5 Lilis Rokayah - Perawat Fungsional

-Penanggung jawab Alat – alat

kesehatan/lmergensi - Petugas Lansia - Pembina Desa

6 Enok Soleha -Ka. Subag TU

- Bertanggung jawab yang ada

dilingkungan Puskesmas Cimanggung - Pembina Desa

7 Enung Nursih, AM. Keb

- Bidan Puskesmas - Penanggung jawab

Laporan KIA - Pembina Desa

8 Suryani, AM.Ken

- Bidan Koordinator - Penanggung Jawab KIA

- Pembina Desa - Pembuatan Laporan

ISPA

9 Ajum Junaedi

- Paramedis Fungsional - Penanggung Jawab pustu

Sawahdadap

- Pembuat Laporan Jiwa - Pembina Desa

10 Atang Hidayat

- Penanggung Jawab Imunisasi

- Penanggung jawab Penyakit Rabies - Pembina Desa

11 Solihin, AM. Ak

- Penanggung Jawab Labotarium

- Pembina Desa

12 Iis Aries Sri A

-Petugas Gizi - Bendaharawan

Puskesmas - Pembina Desa

13 Dadang uherman

- Paramedis Fungsional

- Pelaksana Program

UKGM

-Penanggung Jawab

Barang Inventaris

-Pembina Desa

14 Pipin Suparini

- Paramedis Fungsional -Penanggung Jawab

Program TB

-Pembina Desa

15 Yusman

- Pelaksana Kesling -Anggota Pembagian

Insentip Desa

-Pembina Desa

16 Novitasari

- Bidan Desa

Sindangpakuon

-Penanggung Jawab

Polindes

Sindangpakuon

17 Aan Juariah

- Penanggung Jawab PP

Tegalmanggung

-Penanggung Jawab

18 Roni

- Perawat Fungsional - Penanggung jawab

DBD dan P2P - Pembina Desa

19 Ahmad Ramdani

- Petugas Retribusi - Bendaharawan

Jamesmas - Pembina Desa

20 Enok Komalasari

- Penanggung Jawab Gudang Obat

- Pembina Desa

21 Evi Rosvianty SKM - Petugas

Pomkes

- Pembina Desa

22 Rindayani, AM.Keb

- Bidan Desa Tegalmanggug

- Penanggung Jawab Polindes

Sindangpakuon

23 Andrianingsih, AM.Keb

- Bidan Desa Cimanggung - Penanggung Jawab Polindes Cimanggung

24 Eni Wartini

- Bidan Desa Cihanjuang -Penanggung Jawab

Polindes Cimanggung

25 Vina Muryani, AM.Keb

- Bidan Desa Sukadana -Penanggung Jawab

Polindes Sukadana

26 Sri Mulyani

- Bidan Desa Sindulang -Penanggung Jawab

Polindes Sukadana

27 Eli Herawati

- Bidan Desa Cikahuripan -Penanggung Jawab

Polindes Cikahuripan

28 Eneng Kurniati

- Pembina Desa

Sawahdadap

-Penanggung Jawab

Polindes Sawahdadap

29 Siti Rohmah - Pembina Desa

Mangunarga

-Penanggung Jawab

Polindes Mangunarga

30 Cici Haryati AM.Keb - Pembina Desa

Pasirnanjung

-Penanggung Jawab

3.2Metode Penelitian

Dalam melakukan penelitian ini, penulis menggunakan metode deskriptif yaitu penelitian berdasarkan data-data perusahaan yang ada untuk di analisis, sehingga dapat diambil kesimpulan dari penganalisaan tersebut.

Ada pun pengertian deskriptif sebagai berikut. Penelitian Deskriptif adalah penelitian yang berorientasikan pemecahan masalah, ciri dari penelitian deskriptif pelaksanaan penelitiannya dilakukan setelah kejadian berlangsung. Jenis penelitian deskriptif sendiri dapat dikelompokkan dalam tiga kelompok, yaitu

a) apabila hanya mendeskripsikan data apa adanya dan menjelaskan data atau kejadian dengan kalimat-kalimat penjelasan secara kualitatif maka disebut penelitian deskriptif kualitatif;

b) Apabila dilakukan analisis data dengan menghubungkan antara satu variabel dengan variabel yang lain maka disebut deskriptif asosiatif; c) Apabila dalam analisis data dilakukan pembandingan maka disebut

deskriptif komparatif.

3.2.1 Desain Penelitian

Desain penelitian merupakan bagian dari perencanaan penelitian yang menunjukkan usaha peneliti dalam melihat apakah penelitian yang direncanakan telah memiliki validitas internal dan eksternal yang komprehensif. Desain penelitian pada umumnya mengandung unsur-unsur seperti berikut :

a) Fokus penelitian.

b) Paradigma penelitian.

c) Kesesuaian antara paradigma dengan teori yang dikembangkan.

d) Sumberdata yang dapat digali.

e) Tahapan penelitian.

f) Instrumen penelitian.

g) Rencana pengumpulan data dan pencatatannya.

h) Rencana analisis data.

i) Rencana tingkat kepercayaan dan kebenaran penelitian.

j) Rencana lokasi dan tempat penelitian.

k) Etika penelitian.

l) Rencana penulisan dan penyelesaian penelitian.

3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Data yang di gunakan dalam penelitian terdiri dari data Primer dan data Sekunder.

3.2.2.1Sumber Data Primer

Data primer diperoleh dari penelitian dan pengamatan secara langsung dari objek penelitian yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara dengan pihak yang terkait dengan penelitian ini.

Metodologi yang dilakukan untuk penelitian ini antara lain :

1. Wawancara

Wawancara yaitu mengadakan pembicaraan langsung dengan Manager Data mengenai objek permasalahan. Dalam penelitian

ini sumber yang di dapat dari hasil wawancara dengan kepala bagian obat di Puskesmas, ada beberapa pertanyaan yang diajukan untuk memperoleh hasil dari penelitian, seperti:

a) Bagaimana prosedur pengelolaan obat yang ada di puskesmas ini.

b) Bagaimana prosedur pengeluaran obat ke pasien yang ada di Puskesmas yang sedang berjalan saat ini.

c) Bagaimana prosedur penerimaan obat yang sedang berjalan di Puskesmas ini.

2. Studi Lapangan

Studi lapangan ini dilakukan dengan melakukan observasi yaitu pengamatan dalam pengumpulan data dengan catatan secara cermat dan sistematis. Dari Studi Lapangan ini peneliti mengamati sistem informasi pengelolaan obat yang berjalan saat ini.

3. Studi Pustaka

Studi pustaka dilakukan dengan mencari pustaka-pustaka yang menunjang skripsi yang akan dikerjakan. Pustaka tersebut dapat berupa buku-buku, laporan-laporan akhir, dan artikel.

3.2.2.2Sumber Data Sekunder

Data Skunder merupakan sumber data yang diperoleh secara tidak langsung dari objek penelitian melainkan peneliti mendapatkan data yang sudah jadi yang telah dikumpulan oleh pihak lain dengan metode baik komersial maupun non komersial. Data ini digunakan untuk mendukung informasi data primer yang diperoleh baik dari dokumen ataupun dari observasi langsung ke lapangan. Data sekunder diklasifikasikan menjadi dua yaitu :

3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Metode pendekatan dan pengembangan sistem ini meliputi metodologi pengembangan sistem untuk melaksanakan seluruh langkah yang diperlukan untuk menganalisis, merancang, mengimplementasikan, dan memelihara sistem informasi.

3.2.3.1Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan sistem yang dilakukan adalah dengan menggunakan pendekatan terstruktur, karena kebutuhan akan pengembangan sistem yang lebih baik mulai terasa dibutuhkan. Dengan hanya mengikuti systems life cycle saja tidak akan membuat pengembangan sistem informasi menjadi akan berhasil, tapi juga membutuhkan alat, dan teknik untuk mengembangkan sistem tersebut sehingga hasil akhir yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya diidentifikasikan dengan baik dan jelas.

Id e n tifik a s i K e b u tu h a n P e m a k a i

M e m b u a t P r o to ty p e

M e n g u ji P r o to y p e

M e m p e r b a ik i P r o to ty p e

M e n g e m b a n g k a n P r o d u k s i

3.2.3.2Metode Pengembangan Sistem

Langkah awal yang dilakukan dalam pengembangan sistem sistem adalah dengan menentukan model sistem yang akan digunakan. Dalam penelitian ini model sistem yang digunakan adalah model sistem Prototyping dengan struktur seperti pada gambar.

Gambar 3.2. Model Sistem Prototype ( Sumber : Abdul Kadir, 2003 )

Model system prototype ini memudahkan komunikasi antar developer dan klien, membuat klien mendapat gambaran awal dari prototype , membantu mendapatkan kebutuhan detil lebih baik namun demikian prototype juga menimbulkan masalah. Agar model ini bisa berjalan dengan baik, perlu disepakati bersama oleh klien dan developer bahwa prototype yang dibangun merupakan alat untuk mendefinisikan kebutuhan software. Model tersebut meliputi kegiatan aktifitas sebagai berikut :

a. Identifikasi kebutuhan: Pengembang dan klien bertemu dan menentukan tujuan umum, kebutuhan yang diketahui dan gambaran bagian-bagian yang akan dibutuhkan berikutnya. Detil kebutuhan mungkin tidak dibicarakan disini, pada awal Identifikasi kebutuhan.

b. Membuat Prototype : Pengembang mulai membuat prototype

c. Menguji Prototype : Klien menguji prototype kemudian memberikan kitikan dan saran untuk perbaikan.

d. Memperbaiki prototype : Pengembang melakukan perbaikan sesuai dengan masukan dari klien.

e. Mengembangkan Versi produksi : Pengembang merampung sistem sesuai masukan teraksir dari klien.

3.2.3.3Alat Bantu Analisis dan perancangan

Untuk dapat melakukan langkah-langkah sesuai dengan yang diberikanoleh metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, maka dibutuhkan alat untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa suatu gambar, diagram, atau grafik. Selain berbentuk gambar, alat-alat yang digunakan juga ada yang tidak berupa gambar atau grafik, seperti misalnya kamus data (data dictionary), pseudocode, serta formulir-formulir untuk mencatat dan menyajikan data.

1) Flow map

Flow Map digunakan untuk mendefinisikan hubungan antara bagian ( pelaku proses ), proses ( manual atau berbasis computer ), dan aliran data ( dalambentuk dokumen keluaran dan masukan ).

2) Diagram Kontek

Diagram kontek merupakan pola penggambaran system secara umum. Diagram kontek memiliki kelompok pemakai baik pihak internal maupun eksternal.

3) Data Flow Diagram (DFD)

Diagram aliran data atau Data Flow Diagram ( DFD ) adalah sebuah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak input menjadi output. DFD

merupakan gambaran sistem secara logika dan tidak tergantung pada hardware, software, struktur data, ataupun organisasi file yang digunakan. DFD dapat digunakan untuk menyajikan sebuah sistem atau perangkat lunak pada setiap tingkat abstraksi. Kenyataannya, DFD dapat dipartisi ke dalam tingkattingkat yang merepresentasikan aliran informasi yang bertambah dan fungsi ideal. Demikianlah, DFD memberikan suatu mekanisme bagi pemodelan fungsional dan pemodelan aliran informasi.

Di dalam menggambarkan suatu aliran data atau proses yang terjadi didalam suatu sistem, DFD menggunakan simbol-simbol yang memiliki artitersendiri dalam menerangkannya, yaitu sebagai berikut:

a. External Entity (Kesatuan Luar) b. Data Flow (Arus Data)

c. Process (Proses)

d. Data Storage (Penyimpanan Data)

Dari simbol-simbol DFD diatas mempunyai beberapa tingkatan sebagai berikut :

1) Diagram Konteks (Level Top) 2) Diagram Nol (Level Nol)

4) Kamus data

Menurut Jogiyanto, H.M (2008:725) Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu system informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis system dapat mengidentifikasi data yang mengalir di system dengan lengkap.

Kamus data mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut :

a. Nama Arus Data, kamus data yang dibuat harus berdasarkan data tang mengalir di diagram arus data.

b. Alias, perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau department satu dengan yang lainnya.

c. Bentuk data, perlu dicatat karena digunakan untuk mengelompokan kamus data kedalam kegunaannya sewaktu perancangan system.

d. Arus data, menunjukan dari mana data itu mengalir dan ke mana data akan menuju.

e. Penjelasan, untuk lebih memperjelas tentang makna dari arus data yang di catat di kamus data.

f. Periode, menunjukan kapan terjadinya arus data ini.

g. Volume, volume yang dicatat di kamus data ini adalah tentang volume rata-rata volume puncak dari arus data.

h. Struktur data, menunjukan arus data yang dicatat di kamus data terdiri dari item-item data apa saja.

5) Perancangan Basis Data

Menurut Janner Simarmata (2009 : 1) Basis data adalah suatu aplikasi terpisah yang menyimpan suatu koleksi data. Masing-masing basis data memiliki satu API atau lebih yang berbeda untuk menciptakan, mengakses, mengelola, mencari dan mereplikasi data.

1) Normalisasi

Normalisasi adalah suatu proses untuk mengubah suatu tabel yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah tabel atau lebih, yang tidak lagi memiliki masalah tersebut (Abdul Kadir, 2003). Masalah tersebut biasanya merupakan suatu ketidakkonsistenan (tidak normal) apabila dilakukan penghapusan (delete), pengubahan (update) dan pembacaan (retrieve) pada suatu basis data.

Bentuk normalisasi adalah suatu aturan yang dikenakan pada tabel-tabel dalam basis data dan harus dipenuhi oleh tabel-tabel tersebut pada level-level normalisasi. Ada macam-macam bentuk normalisasi, diantaranya adalah bentuk tidak normal, bentuk normal pertama, bentuk normal kedua dan bentuk normal ketiga. Aturan-aturan dalam masing-masing bentuk normalisasi tersebut adalah sebagai berikut (Abdul Kadir, 2003) :

a) Bentuk tidak normal

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan disimpan, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi dan data dikumpulkan apa adanya.

b) Bentuk normal pertama

Suatu tabel dikatakan dalam bentuk normal pertama (1NF) bila setiap kolom bernilai tunggal untuk setiap baris. Ini berarti bahwa nama kolom yang berulang cukup diwakili oleh sebuah nama kolom (tidak perlu ada indeks dalam memberi nama kolom).

c) Bentuk normal kedua

Suatu tabel berada dalam bentuk normal kedua (2NF) jika tabel berada dalam bentuk normal pertama, semua kolom bukan kunci primer tergantung sepenuhnya terhadap kunci primer. Suatu kolom disebut tergantung sepenuhnya terhadap kunci primer jika nilai pada suatu kolom selalu bernilai sama untuk suatu nilai kunci primer yang sama.

d) Bentuk normal ketiga

Suatu tabel berada dalam bentuk normal ketiga (3NF) jika tabel berada dalam bentuk normal kedua, setiap kolom bukan kunci primer tidak memiliki ketergantungan secara transitif terhadap kunci primer.

2) Tabel Relasi

Tabel adalah himpunan elemen-elemen data yang diorganisasikan menggunakan model kolom vertikal dan baris horizontal. Tabel juga merupakan ekuivalensi dari sebuah entitas dalam Entity Relationship Diagram (ERD).

a) Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD digunakan untuk menggambarkan hubungan antar penyimpanan data store yang terdapat pada DFD. ERD menggunakan sejumlah notasi atau symbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data. Pada model ini terdapat beberapa variasi mengenai istilah yang umum digunakan, yaitu :

1) Entity, adalah suatu objek yang mempunyai “eksistensi” dan terdefinisi. Entity digambarkan dalam bentuk empat persegi panjang.

2) Entity set, adalah kumpulan entity yang sejenis. Digambarkan dalam bentuk empat persegi panjang.

3) Relationship, adalah deskripsi sebuah hubungan antara entity set. Relationship digambarkan dengan belah ketupat.

4) Atribut, adalah suatu sifat dari entity yang berfungsi mengidentifikasikan entity tersebut. Atribut digambarkan dalam bentuk lingkaran atau elips.

5) Atribut set, adalah kumpulan dari atribut yang didefinisikan untuk suatu entityset.

6) Key atribut, adalah minimum dari atribut yang dapat digunakan untuk mengidentifikasikan suatu entity secara unik. Key atribut ini ditandai dengan garis bawah.

Pada suatu hubungan, tidak jadi masalah berapapun derajat hubungannya. Antar entity selalu ada tiga jenis hubungan biner, yaitu :

1) Satu ke satu (One to One Relationship) Yaitu hubungan antara entity pertama dengan entity kedua adalah satu berbanding satu. Gambar hubungan satu ke satu telihat pada gambar dibawah ini.

Gambar 3.3. one to one ( Sumber : Janner Simarmata, 2007)

2) Satu Ke Banyak (One to Many Relationship) Yaitu hubungan antara entity pertama dengan entity kedua adalah satu berbanding banyak atau dapat pula sebaliknya banyak berbanding satu. Gambar hubungan satu ke banyak telihat pada gambar dibawah ini.

Gambar 3.4. one to many ( Sumber : Janner Simarmata, 2007)

3) Banyak ke Banyak (Many to Many Relationship) Yaitu hubungan antara entity pertama dengan entity kedua adalah banyak berbanding banyak. Gambar hubungan banyak ke banyak telihat pada gambar dibawah ini.

Gambar 3.5. many to many ( Sumber : Janner Simarmata, 2007)

Kode obat

Pasien _mem Obat

Obat mem Jenis

3.2.4 Pengujian Perangkat Lunak

Pengujian perangkat lunak adalah proses untuk menemukan kesalahan sebelum di kirim kepada pengguna. Pengujian perangkat lunak merupakan kritis dari jaminan kualitas perangkat lunak dan merepresentasikan kajian pokok dari spesifikasi, desain, dan pengkodean.

Pentingnya pengujian perangkat lunak adalah untuk dapat menjalankan program dengan maksud mencari kesalahan, dan kasus uji yang baik yaitu kasus yang memiliki peluang untuk mendapatkan kesalahan yang belum diketahui. Pengujian dikatakan berhasil apabila dapat memunculkan kesalahan yang belum diketahui, dan pengujian yang baik bukan untuk memastikan tidak adanya kesalahan, tetapi untuk mencari sebanyak mungkin kesalahan yang ada pada program.

Tujuan adanya pengujian perangkat lunak :

1. Tujuan langsung :

a. Identifikasi dan menemukan beberapa kesalahan yang mungkin ada dalam perangkat lunak yang diuji

b. Setelah perangkat lunak dibetulkan, kesalahan diidentifikasi lagi dan dilakukan tes ulang untuk menjamin kualitas level penerimaan

c. Membentuk tes yang efisien dan efektif dengan anggaran dan jadwal yang terbatas

2. Tujuan tidak langsung :

a. Mengumpulkan daftar kesalahan untuk digunakan dalam daftar pencegahan kesalahan (tindakan corrective dan preventive).

Ada dua macam pendekatan pengujian :

1. Black box (functionality) testing

Pengujian Black box pengujian untuk mengetahui apakah semua fungsi perangkat lunak telah berjalan semestinya sesuai dengan kebutuhan fungsional yang telah didefinsikan. Pengujian ini terfokus pada spesifikasi fungsional dari perangkat lunak.

Metode Black Box memungkinkan perekayasa perangkat lunak mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional untuk suatu program

Tester dapat mendefinisikan kumpulan kondisi input dan melakukan pengetesan pada spesifikasi fungsional program. Dapat mengidentifikasi kesalahan yang berhubungan dengan kesalahan fungsionalitas perangkat lunak yang tampak dalam kesalahan output. Sumber data diperoleh dari internet, (http://www.docstoc.com/docs/20597100/Topik-5-Pengujian-Perangkat-Lunak/ 19 Mei 2010).

44 4.1.Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis yang berjalan pada UPTD Puskesmas Cimanggung Kab. Sumedang ini bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem untuk dijadikan landasan usulan perancangan analisis sistem yang sedang berjalan yang dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada pada UPTD Puskesmas Cimanggung Kab. Sumedang terutama pada pengelolaan obat.

4.1.1 Analisis Dokumen

Analisis dokumen merupakan kegiatan pengumpulan informasi mengenai dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu sistem. Tujuan dari analisis dokumen adalah mengetahui dan memahami dokumen-dokumen apa saja yang terlibat dan mengalir dalam suatu sistem yang sedang berjalan. Dokumen yang digunakan pada Sistem Pengelolaan Obat di UPTD Puskesmas Cimanggung Kab. Sumedang adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Resep

Sumber : UPTD Puskesmas

Fungsi : Menyimpan data resep yang telah diberikan Dokter

Item Data : No_resep, Tanggal, Nama_Obat, Dosis, Jenis_Pasien, Nama_Pasien, Jenis_Kelamin, Umur, Alamat

2. Nama Dokumen : Kartu Stok

Sumber : UPTD Puskesmas

Rangkap : -

Fungsi : Menyimpan data obat yang diterima dan yang dikeluarkan dari UPTD Puskesmas

Item Data : Jenis_Obat, Kemasan, No, Tanggal, Dari/Kepada, Penerima, Pengeluaran, Sisa_Stok, Paraf, Kadaluarsa.

3. Nama Dokumen : Catatan Harian Pengeluaran Obat

Sumber : UPTD Puskesmas

Rangkap : -

Fungsi : Menyimpan data pengeluaran obat harian ke pasien dari UPTD Puskesmas

Item Data : Dinas_Kesehatan_Kab/Kota, Puskesmas, Sub_Unit, Tanggal/Bulan/Tahun, No, Nama_Pasien, No.Rekam, Nama_Obat, Banyak, Jumlah

4. Nama Dokumen : Surat Bukti Barang Keluar ( SBBK )

Sumber : UPTD Gudang Farmasi

Rangkap : 3

Fungsi : Sebagai bukti barang keluar dari UPTD Gudang Farmasi.

Item Data : Diberikan_Kepada, Berdasarkan, Atas_Perintah, No.SBBK, Tanggal, No, Nama_Obat, Satuan, Pemberian, Jumlah, Ket.

5. Nama Dokumen : Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat

Sumber : UPTD Puskesmas

Rangkap : 4

Fungsi : Sebagai laporan pemakaian dan permintaan obat

Item Data : Puskesmas, Kecamatan, Kabupaten, Pelaporan/Periode, Permintaan/Periode, Dokumen, Nomor, Tanggal, kode, Nama_Obat, Kelas_Terafi, Satuan, Stock_Awal, Penerimaan, Persediaan,

Pemakaian, Sisa_Stock, Stock_Optimal, Permintaan, Pemberian, Ket, Jumlah_Kunjungan_Resep.

6. Nama Dokumen : Lampiran Berita Acara Penerimaan Barang

Sumber : UPTD Gudang Farmasi

Rangkap : 3

Fungsi : Sebagai bukti penerimaan barang

Item Data : UPTD_Puskesmas, Nomor, No, Nama_Obat,

Banyaknya, Satuan, Keterangan,

Panitia_Penerimaan_Obat.

7. Nama Dokumen : Lampiran Berita Acara Pemeriksaan Barang

Sumber : UPTD Gudang Farmasi

Rangkap : 3

Fungsi : Sebagai bukti pemeriksaan barang

Item Data : UPTD_Puskesmas, Nomor, No, Nama_Obat,

Banyaknya, Satuan, Keterangan,

4.1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan

Prosedur kerja yang terlibat dalam Sistem Informasi Pengelolaan Obat Di UPTD Puskesmas Cimanggung Kab. Sumedang adalah sebagai berikut :

Prosedur pengeluaran obat ke pasien yang sedang berjalan di UPTD Puskesmas sebagai berikut :

1. Pasien yang sudah mempunyai resep datang ke bagian obat, resep diserahkan kepada petugas di bagian obat.

2. Petugas akan melakukan pencarian obat sesuai yang terdapat pada resep, apabila obat yang diminta habis atau tidak ada di Puskesmas maka petugas akan membuat resep baru untuk menyarankan pembelian ke apotek luar Puskesmas.

3. Bila obat ada di Puskesmas petugas akan mencatat keterangan obat sesuai yang dibutuhkan pada resep. Kemudian Pasien dipanggil sesuai nama pada resep, obat akan diserahkan kepada pasien. 4. Kemudian petugas akan mencatat data resep di buku catatan

pengeluaran obat harian dan kartu stok obat.

Prosedur permintaan dan penerimaan obat yang sedang berjalan di UPTD Puskesmas sebagai berikut :

1. Untuk melakukan permitaan kebutuhan obat di UPTD Puskesmas, terlebih dahulu Bag.Obat membuat Laporan Pengeluaran dan

Lembar Permintaan Obat dengan mengambil datanya dari Kartu Stok Obat.

2. LPLPO dibuat 4 rangkap, LPLPO asli untuk Dinas Kesehatan, LPLPO rangkap1 untuk UPTD Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan kemudian rangkap 2 dan 3 disimpan di UPTD Puskesmas. LPLPO akan diserahkan kepada kepala UPTD Puskesmas untuk di tandatangan dan di cap/stempel. Kemudian LPLPO yang sudah di cap/stempel akan diserahkan oleh pihak UPTD Puskesmas kepada Dinas Kesehatan Kabupaten Sumedang. 3. Dinas Kesehatan akan melakukan verifikasi keabsahan, Apabila

LPLPO sudah memenuhi ketentuan yang sudah di tetapkan oleh Dinas kesehatan. Selanjutnya Dinas Kesahatan menerbitkan Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) sesuai alokasi obat didalam LPLPO, jika LPLPO tidak memenuhi ketentuan tersebut LPLPO akan di kembalikan ke UPTD Puskesmas untuk di perbaiki. 4. SPMB dibuat 2 rangkap, yang asli untuk UPTD Gudang Farmasi dan Pembekalan Kesehatan kemudian rangkap 1 disimpan di Dinas Kesehatan. SPMB diserahkan kepada UPTD Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan, kemudian UPTD Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan melakukan packing obat sesuai SPMB, setelah itu mengirimkan obat ke UPTD Puskesmas yang dituju. 5. Selanjutnya UPTD Gudang Faramsi dan Perbekalan Kesehatan

rangkap, yang asli disimpan di UPTD Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan, rangkap 1 untuk UPTD Puskesmas dan rangkap 2 untuk Dinas Kesehatan. Kemudian SBBK beserta obat akan dikirim ke UPTD Puskesmas.

6. Untuk keabsahan dalam jumlah, jenis dan mutu obat yang diterima UPTD Puskesmas terlebih dahulu melakukan pemeriksaan oleh Tim Pemeriksa dan penerima Barang UPTD Puskesmas, kemudian dibuat Berita Acara Pemeriksaan dan Penerimaan Obat (BAP2O). Tetapi apabila obat yang diterima tidak sesuai dengan SBBK yang dikeluarkan UPTD Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan maka UPTD Puskesmas Harus melakukan klarifikasi ke UPTD Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan, dan jika sudah sesuai Bag.Obat akan mencatat data obat yang diterima di kartu stok obat.

Ada

Pasien Bag Obat

Data resep _{Pencarian obat}

Catat keterang

an Obat

Data Obat

Data resep

Pencatat an pengelu

aran obat Pencatat

an resep baru Tidak

Data Resep baru

Pengelu aran Obat

Kartu Stock obat

1 Data resep

4.2.4.1 Flow Map

Flow Map Pengeluaran Obat Yang Sedang Berjalan

Tidak ya SBBK SPMB SPMB LPLPO LPLPO3 LPLPO2 LPLPO1

Bagian obat Kepala Puskesmas Dinas Kesehatan Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan Lembar Permintaan Obat Tandata ngan dan cap stempel Lembar Permintaan Obat A Verifikasi keabsahan Lembar Permintaan Obat Lembar Permintaan Obat Pengisian data SPMB LPO asli SPMB B LPO rangkap1 C Catat SBBK sesual SPMB SBBK asli 2 Pengisian Perminta an Ket.

LPO = Lembar Permintaan Obat

SPMB = Surat Perintah Mengeluarkan Barang SBBK = Surat Bukti Barang Keluar

BAP2O = Berita Acara Penerimaan dan Pemeriksaan Obat TimP2BP = Tim Pemeriksa dan Penerimaan Barang Puskesmas Kartu Stock obat 1 Pengelu aran Obat Buat Laporan Pengelua ran ‘Laporan Pengeluaran obat ‘Laporan Pengeluaran obat D 1

Flow Map Permintaan Obat Yang Sedang Berjalan

SBBK

Bagian obat Kepala Puskesmas Dinas Kesehatan Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan SPMB SBBK rangkap1 E SBBK rangkap2 F BAP2O Asli BAP2O Asli

BAP2O Asli BAP2O rangkap1 H BAP2O rangkap1 I 2 Tandata ngan dan cap stempel SBBK asli G Catat penerim aan obat Ket.

SPMB = Surat Perintah Mengeluarkan Barang SBBK = Surat Bukti Barang Keluar

BAP2O = Berita Acara Penerimaan dan Pemeriksaan Obat TimP2BP = Tim Pemeriksa dan Penerimaan Barang Puskesmas BAP2O dan SBBK klarifikasi Pemeriksaan penerimaan obat ya BAP2O dan SBBK klarifikasi Tidak BAP2O Asli BAP2O Asli BAP2O Asli Kartu Stock obat SBBK

Flow Map Penerimaan Obat Yang Sedang Berjalan

SISTEM INFORMASI PENGELOAAN OBAT PASIEN

Kepala Puskesmas

Dinas Kesehatan Gdng Farmasi

& Perkes

Data Resep

Data Obat

SBBK2, BAP2O1,LPLPO

SPMB SBBK

LPLPO1, BAP2O2, SPMB

BAP2O&SBBK1 LPLPO

4.2.4.2 Diagram Konteks

Diagram Konteks yang sedang berjalan pada Sistem Informasi Pengelolaan Obat di UPTD Puskesmas Cimanggung Kab. Sumedang sebagai berikut :

Diagram Konteks

PASIEN Dinas Kesehatan Gdng Farmasi & Perkes 1.0 Pencarian data Obat Data Resep 3.0 Catat keterangan obat 2.0 Catat resep baru Ada Tidak 4.0 Catat Obat Keluar Data Obat

Data Resep Baru

Kartu stok obat Data Resep Pengisian LPO & Lap.Pengelu aran Data Obat

LPO & Lap.Pengeluaran

Veryfikasi keabsahan Tidak Pengisian LPLPO & SPMB Ya SPMB Catat SBBK sesual SPMB SPMB Pembuatan BAP2O SBBK Klarifikasi SBBK Periksa data obat SBBK Catat penerimaan obat BAP2O & SBBK

Kartu stok obat Data SBBK Gdng Farmasi & Perkes Dinas Kesehatan

BAP2O & SBBK BAP2O & SBBK

4.2.4.3 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram Sistem Informasi Pengelolaan Obat yang sedang berjalan di UPTD Puskesmas Cimanggung Kab. Sumedang sebagai berikut :

DFD Sistem Informasi Pengelolaan Obat

4.1.3 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian dari Sistem Informasi Pengelolaan Obat di UPTD Puskesmas Cimanggung yang sedang berjalan, maka penulis mengevaluasi sistem tersebut sebagai berikut :

Tabel 4.1 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan

No Permasalahan Rencana Perancangan / Solusi

1.

Dalam proses pencatatan pengeluaran data obat harian ke pasien masih manual dengan mencatat ke buku catatan pengeluaran harian, sehingga kesuliatan mencari data sebelumnya.

Dengan adanya Sistem Informasi Pengelolaan Obat yang baru dengan menerapkan Aplikasi Pengelolaan obat dapat

mempermudah penginputan data pengeluaran obat.

2.

Sulitnya penentuan stok obat dengan mencatat setiap pengerimaan dan pengeluaran obat dengan menjumlahkan atau mengurangi stok obat yang ada di Kartu Stok Obat

Dengan adanya Sistem Informasi Pengelolaan Obat yang baru dengan menerapkan Aplikasi Pengelolaan obat dapat

mempermudah menentukan stok obat yang otomatis bertambah dan berkurang.

3.

Dalam pencarian data obat yang akan di masukan kedalam Lembar permintaan dan

Laporan pengeluaran masih kesulitan

Dengan adanya Sistem Informasi Pengelolaan Obat yang baru dengan menggunakan Aplikasi dapat mempercepat pencarian data obat untuk pengisian Lembar permintaan dan Lap.pengeluaran

4.2.Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan hasil rekomendasi analisis sistem. Dalam tahap perancangan, tim kerja desain harus merancang spesifikasi yang dibutuhkan dalam berbagai kertas kerja. Kertas kerja itu harus memuat berbagai uraian mengenai input, proses, dan output dari system yang diusulkan.

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan dari perancangan sistem adalah sebagai berikut :

1. Untuk memenuhi kebutuhan pada pemakai sistem.

2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemograman komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

Untuk mencapai tujuan ini, analisis sistem harus dapat mencapai sasaran- sasaran sebagai berikut :

1. Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah dipergunakan oleh pemakai sistem.

2. Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancangan bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpan data, metode-metode dan lain sebagainya.

4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Dalam sistem yang diusulkan terdapat beberapa perubahan dalam proses manual yang dilakukan kedalam proses komputerisasi, sehingga dapat mempermudah sistem bekerja yang sebelumnya.

4.2.3 Perancangan Prosedur Sistem yang Diusulkan

Perancangan Prosedur Sistem yang diusulkan melakukan beberapa perubahan pada proses manual yang dianggap lambat dalam proses kerjanya, prosedur yang diusulkan adalah sebagai berikut :

Prosedur pengeluaran obat ke pasien yang diusulkan :

1. Pasien yang sudah mempunyai resep datang ke bagian obat, resep diserahkan kepada petugas di bagian obat.

2. Petugas akan melakukan pencarian obat dalam database sesuai yang terdapat pada resep, apabila obat yang diminta habis atau

tidak ada di Puskesmas maka petugas akan membuat resep baru untuk menyarankan pembelian ke apotek luar Puskesmas.

3. Bila obat ada di Puskesmas petugas akan mencatat keterangan obat sesuai yang dibutuhkan pada resep. Kemudian Pasien dipanggil sesuai nama pada resep, obat akan diserahkan kepada pasien. 4. Kemudian petugas akan menginputkan data obat yang keluar

kedalam database, maka stok obat yang terpakai akan otomatis berkuarang.

Prosedur permintaan dan penerimaan obat yang diusulkan sebagai berikut :

1. Untuk melakukan permitaan kebutuhan obat di UPTD Puskesmas, terlebih dahulu Bag.Obat membuat Laporan Pengeluaran dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) dengan mengambil data obat dari database Puskesmas.

2. LPLPO dibuat 4 rangkap, LPLPO asli untuk Dinas Kesehatan, LPLPO rangkap1 untuk UPTD Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan kemudian rangkap 2 dan 3 disimpan di UPTD Puskesmas. LPLPO akan diserahkan kepada kepala UPTD Puskesmas untuk di tandatangan dan di cap/stempel. Kemudian LPLPO yang sudah di cap/stempel akan diserahkan oleh pihak UPTD Puskesmas kepada Dinas Kesehatan Kabupaten Sumedang.

3. Dinas Kesehatan akan melakukan verifikasi keabsahan, Apabila LPLPO sudah memenuhi ketentuan yang sudah di tetapkan oleh Dinas kesehatan. Selanjutnya Dinas Kesahatan menerbitkan Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) sesuai alokasi obat didalam LPLPO, jika LPLPO tidak memenuhi ketentuan tersebut LPLPO akan di kembalikan ke UPTD Puskesmas untuk di perbaiki. 4. SPMB dibuat 2 rangkap, yang asli untuk UPTD Gudang Farmasi dan Pembekalan Kesehatan kemudian rangkap 1 disimpan di Dinas Kesehatan. SPMB diserahkan kepada UPTD Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan, kemudian UPTD Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan melakukan packing obat sesuai SPMB, setelah itu mengirimkan obat ke UPTD Puskesmas yang dituju. 5. Selanjutnya UPTD Gudang Faramsi dan Perbekalan Kesehatan

menerbitkan Surat Bukti Barang Keluar (SBBK) yang dibuat 3 rangkap, yang asli disimpan di UPTD Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan, rangkap 1 untuk UPTD Puskesmas dan rangkap 2 untuk Dinas Kesehatan. Kemudian SBBK beserta obat akan dikirim ke UPTD Puskesmas.

6. Untuk keabsahan dalam jumlah, jenis dan mutu obat yang diterima UPTD Puskesmas terlebih dahulu melakukan pemeriksaan oleh Tim Pemeriksa dan penerima Barang UPTD Puskesmas, kemudian dibuat Berita Acara Pemeriksaan dan Penerimaan Obat (BAP2O). Tetapi apabila obat yang diterima tidak sesuai dengan SBBK yang

A da

P asien Bag O bat

D ata resep

Pencarian obat

D ata O bat

P encatat an resep

baru T idak

D ata R esep baru

D

a

ta

b

a

s

e

P

u

s

k

e

s

m

a

s

Input data pengeluaran obat

P encatat an keterang

an obat

D ata resep

dikeluarkan UPTD Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan maka UPTD Puskesmas Harus melakukan klarifikasi ke UPTD Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan, dan jika sudah sesuai Bag.Obat akan inputkan data obat beserta stoknya yang diterima kedalam database Puskesmas.

4.2.4.1 Flow Map

Flow Map Pengeluaran Obat yang Diusulkan

Tidak ya SBBK SPMB SPMB LPLPO LPLPO3 LPLPO2 LPLPO1

Bagian obat Kepala Puskesmas Dinas Kesehatan Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan Lembar Permintaan Obat Tandata ngan dan cap stempel Lembar Permintaan Obat A Verifikasi keabsahan Lembar Permintaan Obat Lembar Permintaan Obat Pengisian data SPMB LPLPO asli SPMB B LPLPO rangkap1 C Packing data obat sesuai SPMB SBBK asli 1 Ket.

LPO = Lembar Permintaan Obat

SPMB = Surat Perintah Mengeluarkan Barang

SBBK = Surat Bukti Barang Keluar

BAP2O = Berita Acara Penerimaan dan Pemeriksaan Obat

TimP2BP = Tim Pemeriksa dan Penerimaan Barang Puskesmas D a ta b a s e P u s k e s m a s

Cetak data LPO & Laporan Prmintaan Obat Input data Permintaan dan Laporan Pengeluaran Lembar Permintaan Obat ‘Laporan Pengeluaran obat D

Flow Map Permintaan Obat yang Diusulkan

SBBK

Bagian obat Kepala Puskesmas Dinas Kesehatan Gudang Farmasi dan Perbekalan Kesehatan SPMB SBBK rangkap1 E SBBK rangkap2 F BAP2O Asli BAP2O Asli

BAP2O Asli BAP2O rangkap1 H BAP2O rangkap1 I 1 Tandata ngan dan cap stempel SBBK asli G Ket.

SPMB = Surat Perintah Mengeluarkan Barang SBBK = Surat Bukti Barang Keluar

BAP2O = Berita Acara Penerimaan dan Pemeriksaan Obat TimP2BP = Tim Pemeriksa dan Penerimaan Barang Puskesmas BAP2O dan SBBK klarifikasi Pemeriksaan penerimaan obat ya BAP2O dan SBBK klarifikasi Tidak

Cetak BAP2O

BAP2O dan SBBK D a ta b a s e P u s k e s m a s SBBK

Input data obat yang diterima

Flow Map Penerimaan Obat yang Diusulkan

SISTEM INFORMASI PENGELOAAN OBAT PASIEN

Kepala Puskesmas

Dinas Kesehatan Gdng Farmasi

& Perkes

Data Resep

Data Obat

SBBK2, BAP2O1,LPO & Lap.pengeluaran

SPMB SBBK

LPO1, BAP2O2, SPMB

BAP2O&SBBK1

LPO & Lap Pengeluaran

4.2.4.2 Diagram Konteks

Diagram Konteks yang sedang berjalan pada Sistem Informasi Pengelolaan Obat di UPTD Puskesmas Cimanggung Kab. Sumedang sebagai berikut :

Diagram Konteks

PASIEN Dinas Kesehatan Gdng Farmasi & Perkes Data Resep 1.0 Proses Pengeluaran

Data Resep Baru

File Pengeluaran Obat Data Obat 3.0 Veryfikasi keabsahan LPLPO Tidak 4.0 Pengisian SPMB Ya 5.0 Packing obat sesuai SPMB SPMB SBBK Klarifikasi SBBK File Pengerimaan obat Data SBBK Gdng Farmasi & Perkes Dinas Kesehatan

BAP2O & SBBK BAP2O & SBBK Data Obat

Data Obat

LPO & Lap.pengeluaran

LPLPO & SPMB 6.0 Proses Penerimaan Obat Tidak Ya

File data obat

2.0 Proses Permintaan

4.2.4.3 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram Sistem Informasi Pengelolaan Obat yang Diusulkan di UPTD Puskesmas Cimanggung Kab. Sumedang sebagai berikut :

Data Flow Diagram

PASIEN Data Resep

Data Resep Baru

File Pengeluaran Data Obat 1.1 Pencarian data obat 1.2 Catat data

obat baru Tidak 1.3 Catat keterangan obat Ada Data Obat Data Obat 1.4 Input data pengeluaran obat Data Resep 2.1 Input data Permintaan dan Laporan Pengeluaran File Pengeluaran 2.2 Cetak data LPO

&Laporan Prmintaan Obat Dinas Kesehatan Gdng Farmasi & Perkes 3.0 Veryfikasi keabsahan LPO & Lap.pengeluaran

Tidak

4.0 Pengisian

SPMB Ya LPO & Lap.pengeluaran

LPO & SPMB

a DFD Level 1 Untuk Proses pengeluaran 1.0

Gambar 4.10. DFD level 1 untuk proses Pengeluaran 1.0

b DFD Level 1 Untuk Proses permintaan 2.0

Gdng Farmasi & Perkes Packing obat sesuai SPMB

5.0

SPMB SBBK

Klarifikasi SBBK File Pengerimaan

obat

Gdng Farmasi & Perkes

Dinas Kesehatan

BAP2O & SBBK

BAP2O & SBBK Pemeriksaan

Penerimaan Obat

6.1

Tidak Ya

Input data obat yang diterima

6.2

Cetak BAP2O 6.3

a DFD Level 1 Untuk Proses Penerimaan 2.0

4.2.4.4 Kamus Data

Kamus data berasal dari diagram hubungan entity dan dokumen-dokumen sumber input dari sistem informasi pengolahan obat di UPTD Puskesmas Cimanggung Kab. Sumedang. Kamus data ini dapat digunakan untuk membuat suatu program aplikasi.

Kamus data yang dipakai untuk membantu jalannya program adalah sebagai berikut :

1. Nama Data : Resep

Aliran Data : Entitas Pasien – proses 1.0

Volume : Setiap pasien yang akan mengambil obat

Keterangan : Menyimpan data obat yang telah diberikan Dokter

Struktur data : No_resep, Tanggal_Resep, Diagnosa, Nama_Obat, Dosis, Dokter, Nama_Pasien, Jenis_Pasien, Umur, Alamat

2. Nama Data : Data Obat

Aliran Data : Proses1 - Database Puskesmas

Volume : -

Struktur data : Kode, Nama_Obat, Kemasan, Satuan, Isi, Golongan, Jenis, Qty1, Qty2, Status

3. Nama Data : Surat Bukti Barang Keluar ( SBBK )

Aliran Data : Entitas UPTD Gudang Farmasi – Proses 7.0

Volume : Setiap barang yang di keluarkan UPTD Gudang Farmasi

Keterangan : Sebagai bukti barang keluar dari UPTD Gudang Farmasi.

Struktur data : No.SBBK, Tanggal_Keluar, Kode, Nama_Obat, Satuan, Asal.

4. Nama Data : Pengeluaran Obat

Aliran Data : Proses2.2 – Entitas Dinas Kesehatan

Volume : Setiap Laporan yang di keluarkan UPTD Puskesmas untuk Dinas Kesehatan

Keterangan : Sebagai laporan Pengeluaran obat

Struktur data : No_Resep, Tanggal_Resep, Kode, Dokter, Jenis_Pasien, Diagnosa, Catatan, Nama_Obat, Satuan, Qty, Dosis

5. Nama Data : Permintaan Obat

Aliran Data : Proses2.2 – Entitas Dinas Kesehatan-

Volume : Setiap Laporan yang di keluarkan UPTD Puskesmas untuk Dinas Kesehatan

Keterangan : Sebagai laporan Pengeluaran obat

Struktur data : No_Permintaan, Tanggal_Awal, Tanggal_Akhir, Kode, Nama_Obat, Satuan, Stock_Awal, Penerimaan, Persediaan, Pemakaian, Stock_Akhir, Permintaan,Asal, Ket

6. Nama Data : Berita Acara Penerimaan Obat

Aliran Data : Proses 7.0 – Entitas Kep.UPTD Puskesmas – Dinas Kesehatan – Gudang Farmasi

Volume : Setiap Penerimaan Obat yang datang ke UPTD Puskesmas

Keterangan : Sebagai bukti penerimaan obat

Struktur data : No_SBBK, Tanggal_Terima, Asal, Catatan_Terima, Kode, Nama_Obat, QtySatuan, Satuan, QtyKemasan, Kemasan, Total , Isi, Golongan, Jenis

4.2.4 Perancangan Basis Data

Rancangan basis data merupakan proses untuk menentukan isi dan pengaturan yang dibutuhkan untuk mendukung berbagai perancangan sistem.

4.2.4.1Normalisasi

Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data kedalam bentuk table atau relasi untuk menyatakan entitas dan hubungan sehingga terwujud satu bentuk basis data. Tahap proses normalisasi unutk menghasilkan bentuk normal diperlukan beberapa langkah sebagai berikut:

1. Bentuk Normalisasi Tidak Normal

{ No_Resep, Tanggal_Resep, Diagnosa, Nama_Obat, Dosis, Dokter, Jenis_Pasien, Kode, Nama_Obat, Kemasan, Satuan, Isi, Golongan, Jenis, Qty1, Qty2, Status, No.SBBK, Tanggal_Keluar, Nama_Obat, Satuan, Asal, No_Resep, Tanggal_Resep, Kode, Dokter, Jenis_Pasien, Diagnosa, Catatan_Keluar, Nama_Obat, Satuan, Stock, Qty, Dosis, No_Permintaan, Tanggal_Awal, Tanggal_Akhir, Kode, Nama_Obat, Satuan, Stock_Awal, Penerimaan, Persediaan, Pemakaian, Stock_Akhir, Permintaan, Asal, Ket, No_SBBK, Tanggal_Terima, Asal, Catatan_Terima, Kode, Nama_Obat, Stock, QtySatuan, Satuan, QtyKemasan, Kemasan, Total_Qty, Isi, Golongan, Jenis }

2. Bentuk Normalisai Pertama

={ No_Resep, Tanggal_Resep, Diagnosa, Dosis, Dokter, Jenis_Pasien, Kode, Nama_Obat, Kemasan, Satuan, Isi, Golongan, Jenis, Qty1, Qty2, Status, No.SBBK, Tanggal_Terima, Pemberian, Catatan_Keluar, Qty, No_Permintaan, Tanggal_Awal, Tanggal_Akhir, Stock_Awal, Penerimaan, Persediaan, Pemakaian, Stock_Akhir, Permintaan, Ket, Tanggal_Terima, QtySatuan, QtyKemasan, Asal, Catatan_Terima, Total_Qty}

3. Bentuk Normalisai Kedua

Obat = {Kode*, Nama_Obat, Kemasan, Satuan, Isi, Golongan, Jenis, Qty1, Qty2, Status}

Pengeluaran = {No_Resep*, Tanggal_Resep, Diagnosa, Dosis, Dokter, Jenis_Pasien, Qty, Catatan_Keluar}

Penerimaan = {No_SBBK*, Tanggal_Terima, Asal, Catatan_Terima, Jumlah }

Permintaan = {No_Permintaan*, Tanggal_Awal, Tanggal_Akhir}

4. Bentuk Normal Ketiga

Obat = {Kode*, Nama_Obat, Kemasan, Satuan, Isi, Golongan, Jenis, Qty1, Qty2, Status} Pengeluaran = {No_Resep*, Tanggal_Resep, Diagnosa,

Pengeluaran_Item = {No_Resep**, Kode**, Dosis, Qty} Penerimaan = {No_SBBK*, Tanggal_Terima, Asal,

Catatan_Terima}

Penerimaan_item = {No_SBBK**, Kode**,QtySatuan, QtyKemasan}

Permintaan = {No_Permintaan*, Tanggal_Awal, Tanggal_Akhir}

Permintaan ={No_Permintaan**, Kode**, Stock_Awal, Penerimaan, Persediaan, Pemakaian, Stock_Akhir, Permintaan}

Permintaan No_Permintaan* Tanggal_Awal Tanggal_Akhir Permintaan_Item No_Permintaan** Kode** Stock_Awal Penerimaan Persediaan Pemakaian Stock_Akhir Permintaan Penerimaan_Item No_SBBK** Kode** QtySatuan QtyKemasan Pengeluaran_Item No_Resep** Kode** Dosis Qty Penerimaan No_SBBK* Tanggal_Keluar Asal Catatan_Terima Pengeluaran No_Resep* Tanggal_Resep Diagnosa Dokter Jenis_Pasien Catatan_Keluar OBAT Kode* Nama_Obat Kemasan Satuan Isi Golongan Jenis Qty1 Qty2 Status

4.2.4.2. Relasi Tabel

Pengeluaran OBAT

Pengeluaran_Item

N

1

Penerimaan Pen

erim aan_{_Ite}

m N

1

Permintaan Permintaan_Item

N 1

No_SBBK

Kode Kode

Kode

No_Resep

No_Permintaan 4.2.4.3Entity Relationship Diagram

Suatu alat dalam bentuk bagan yang menggambarkan relasi dan entitas suatu informasi. Entitas atas objek yang datanya dicetak atau direkam yang kemudian diolah.

4.2.4.4 Struktur File

Digunakan untuk peracangan system, karena struktur file ini dapat menentukan struktur file basis data yang menunjukan struktur dari elemen data yang mengatakan panjang elemen data dan jenis data.

Tabel 4.2. dbo.Obat

NO NAMA FIELD TYPE SIZE KET

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Kode Nama_Obat Kemasan Satuan Isi Golongan Jenis Qty1 Qty2 Status Varchar Varchar Varchar Varchar Integer Varchar Varchar Integer Integer Varchar 20 100 20 40 4 5 5 4 4 10 Primary Key Nama Obat Kemasan Obat Satuan Obat Isi Obat Golongan Obat Jenis Obat Qty Satuan Qty Kemasan Status Obat

Tabel 4.3. dbo.Keluar

NO NAMA FIELD TYPE SIZE KET

1 2 3 4 5 6 No_Resep Tanggal_Resep Diagnosa Dokter Jenis_Pasien Catatan_Keluar Varchar Date/time Varchar Varchar Varchar Varchar 40 8 30 40 20 20 Primary Key Tanggal Resep Diagnosa Pasien Dokter Jenis Pasien Catatan User

Tabel 4.4. dbo.Keluar_Item

NO NAMA FIELD TYPE SIZE KET

1 2 3 4 No_Resep Kode Dosis Qty Varchar Varchar Varchar Integer 40 20 20 4 Foreign Key Foreign Key Dosis Obat Qty Obat

Tabel 4.5. dbo.Permintaan

NO NAMA FIELD TYPE SIZE KET

1 2 3 No_Permintaan Tanggal_Awal Tanggal_Akhir Varchar Date/Time Date/Time 40 8 8 Primary Key Tanggal Permintaan Tanggal Permintaan

Tabel 4.6. dbo. Permintaan_Item

NO NAMA FIELD TYPE SIZE KET

1 2 3 4 5 6 7 8 No_Permintaan Kode Stock_Awal Penerimaan Persediaan Pemakaian Stock_Akhir Permintaan Varchar Varchar Varchar Integer Integer Integer Integer Integer 40 20 20 4 4 4 4 4 Foreign Key Foreign Key

Stock Awal Obat

Total Penerimaan

Total Persediaan

Total Pemakaian

Stock Akhir Obat

Tabel 4.7. dbo.Terima

NO NAMA FIELD TYPE SIZE KET

1 2 3 4 No_SBBK Tanggal_Terima Asal Catatan_Terima Varchar Date/time Varchar Varchar 40 8 20 20 Primary Key

Tanggal Terima Obat

Asal Obat

Catatan Terima Obat

Tabel 4.8. dbo.Terima_Item

NO NAMA FIELD TYPE SIZE KET

1 2 3 4 No_SBBK Kode QtySatuan Qtykemasan Varchar Varchar Integer Integer 40 20 4 4 Foreign Key Foreign Key Banyak Satuan Banyak Kemasan

xvii

DAFTAR SIMBOL

1. Simbol Flow Map

SIMBOL NAMA KETERANGAN

Proses Merupakan proses komputer yang terjadi didalam aliran dokumen

Aliran Menunjukkan data – data yang mengalir pada sistem

Proses Manual Merupakan proses yang terjadi didalam Flow Map

File Store

Merupakan penyimpanan data

menunjukkan data yang disimpan kedalam suatu disk / harddisk

Dokumen Dokumen yang ada dalam Flow Map

Offline Storage Menunjukkan tempat penyimpanan data berupa arsip

2. Simbol Data Flow Diagram

SIMBOL NAMA KETERANGAN

Proses Menunjukkan kegiatan / kerja yang

dilakukan oleh orang, mesin atau komputer Terminator Menunnjukkan bagian dari luar

xviii Arus / Aliran

data

Menunjukkan arus dari proses

Data store Menunjukkan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file / database di sistem komputer

3. Simbol Diagram Entity Relationship

SIMBOL NAMA KETERANGAN

Entity Menunjukkan himpunan entitas

Garis Menunjukkan penghubung antara

himpunan relasi dengan himpunan entitas dan himpunan entitas dengan atributnya

Belah ketupat / Relationship

LEMBAR PENGESAHAN

SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN OBAT DI UPTD PUSKESMAS CIMANGGUNG KAB. SUMEDANG

HADIAN RIDWAN NULLOH 1.09.07.108

Telah disetujui dan disahkan di Bandung sebagai Tugas Akhir Pada Tanggal

... Mengetahui Pembimbing

Deasy Permatasari, S.Si, MT NIP. 4127.7026.005

Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Ketua Program Studi Manajemen Informatika

Prof.Dr.Ir.Ukun Sastraprawira, M.Sc NIP. 4127.70.006

Dadang Munandar, SE, M.Si NIP. 4127.7026.019

iii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Allah SWT karena atas rahmat, taufik dan hidayah-Nya laporan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan lancar. Tugas akhir

dengan judul “SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN OBAT DI UPTD

PUSKESMAS CIMANGGUNG KAB. SUMEDANG” ini diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program D3 Jurusan Manajemen Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

Dengan segala kerendahan hati dan rasa syukur, penulis banyak mengucapkan terima kasih yang tidak terhingga atas segala bantuan dan bimbingan yang telah diberikan kepada penulis, khususnya kepada :

1. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer

Indonesia Bandung.

2. Prof. Dr. Ir.Ukun Sastraprawira, Msc. Selaku Dekan Fakultas Teknik dan

Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

3. Dadang Munandar,SE M.SI selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika

Universitas Komputer Indonesia.

4. Wartika, S.Kom, M.Kom, selaku dosen wali kelas MI-20 jurusan

Manajemen Informatika..

5. Deasy Permatasari, S.Si, MT selaku dosen pembimbing yang telah banyak

iv

6. Seluruh Dosen Pengajar dan Staff karyawan di Universitas Komputer

Indonesia Bandung.

7. Hj. Munawarti, SKM selaku Kepala UPTD Puskesmas Cimanggung, beserta

seluruh karyawan di UPTD Puskesmas Cimanggung terima kasih atas kerja sama dan bantuanya.

8. Terima kasih untuk kedua orang tuaku yang tercinta, H. Badrudin dan Hj.

Kurniasih, dan adikku, Andrian Maulana yang tak henti-hentinya memberikan semangat, moril, materi, motivasi, terutama do’a.

9. Terima kasih untuk kekasihku Lulu Aryanti, beserta keluarganya untuk bapak

Karsum, mamah Yayan, a’ Adhi dan ade Ismi, terima kasih atas do’a, dukungan dan dorongan semangat yang tak henti-hentinya

10. Kepada seluruh sahabat di MI-20 angkatan 2007.

11. Terima kasih saya ucapkan untuk yang tidak bisa penulis sebutkan namanya

satu persatu.

Akhirnya atas segala bantuan, dukungan dan kebaikan yang telah diberikan dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis mengucapakan terima kasih semoga penyusunan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi penulis khususnya bagi pembaca pada umumnya.

Bandung, Juli 2010