Pembangunan Sistem Informasi Pengolahan Data Pesanan Dan Inventory Control Berbasis Client-Server Pada CV. Bali67 Advertising

SKRIPSI

Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia

FIRMANSYAH SALEH

10104898

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

i

PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN

DATA PESANAN DAN INVENTORY CONTROL BERBASIS

CLIENT-SERVER PADA CV.BALI67 ADVERTISING

Oleh

FIRMANSYAH SALEH 10104898

CV. Bali67 Advertising adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa

percetakan dan advertising. Berdiri sejak tahun 2007, CV. Bali67 Advertising

merupakan perusahan yang pertama kali memberikan layanan cetak digital dengan teknologi terkini, sekaligus yang pertama kali berdiri di Cilacap. Namun perusahaan tersebut sering mendapat masalah yang timbul diakibatkan oleh pengolahan data pesanan yang kurang terorganisir dan masih menggunakan

formorder yang ditulis tangan. Ini mengakibatkan kurang efisiennya pekerjaan

yang dikerjakan oleh banyak orang dengan mengandalkan form order. Kejadian

ini sering terjadi dan berdampak pada konsumen yang komplain akibat pesanan cetak digital yang dicetak tidak sesuai serta terlalu lama dikerjakan. Selain itu terkadang proses produksi terganggu akibat kurangnya bahan baku atau kelebihan bahan baku dan itu menyebabkan meningkatkan biaya produksi dan penurunan keuntungan perusahaan, kemudian transaksi yang dilakukan di dalam perusahaan tersebut juga kurang optimal dikarenakan belum terkomputerisasi. Untuk

memecahkan masalah tersebut dibuatlah sistem informasi berbasis client-server

yang hadir sebagai solusi yang paling efektif.

Dalam pembangunan aplikasi ini menggunakan metode waterfall. Untuk

metode aliran data dibuat menggunkan DFD (Data Flow Diagram). Model

fungsional dan ERD (Entity Relationship Diagram) untuk menggambarkan model

data. Dan metode MRP (Material Requirment Planning) digunakan dalam

mencari kebutuhan bahan baku.

Dengan dibangunnya sistem informasi ini bertujuan untuk mempermudah dan menghindari kesalahan-kesalahan dalam pencatatan transaksi, mempermudah pendistribusian data ke bagian yang terkait serta mengetahui berapa banyak kebutuhan bahan baku yang harus disiapkan atau dipesan sehingga proses produksi bisa berjalan lancar dan memenuhi laju permintaan pelanggan, dan meningkatkan kinerja dan efisiensi waktu.

Kata kunci: Inventory Cotrol, Material Requarment Planning (MRP), Economic

ii

INFORMATION DEVELOPMENT SYSTEM OF PROCESSING

DATA ORDERS AND INVENTORY CONTROL BASED ON

CLIENT-SERVER AT CV.BALI67 ADVERTISING

By

FIRMANSYAH SALEH 10104898

CV. Bali67 Advertising is company engaged in printing services and

advertising. Berdiri sejak tahun 2007, CV. Bali67 Advertising is the first company that provide digital printing services with latest technology, well that was first established in Cilacap. However, companies often get into trouble which arise due to the processing order data are less organized and still use formorder with a handwritten. This resulted in lack of efficiency of work done by many people to

rely form order. These events occur frequently and have an impact on consumer

complaints due to order digital prints that are printed are not suitable for too long

and done. Besides the production process is sometimes disrupted due to lack of

raw materials or raw materials and excess that led to increased production costs and the decline in corporate profits, then the transaction is carried out within the company is also less than optimal because not computerized. To solve these problems was made based information system client-server present as the most effective solution.

In this application development using the method waterfall. For the method of data flow is created using DFD (Data Flow Diagram). Functional model and ERD (Entity Relationship Diagram) to describe the data model. And MRP (Material Requirment Planning) method used in the search for raw material requirements.

With the construction of information system aims to simplify and avoid errors in recording transactions, facilitate the distribution of data to the relevant and to know how much material needs to be prepared or ordered so that the production process can run smoothly and meet the customer demand rate, and improve the performance and efficiency.

Keywords: Inventory Cotrol, Material Requarment Planning (MRP), Economic

iii

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas rahmat dan karunia yang telah dilimpahkan-Nya kepada penulis, sehingga dapat

menyelesaikan penyusunan skripsi yang berjudul “ Pembangunan Sistem

Informasi Pengolahan Data Pesanan Dan Inventory Control Berbasis

Client-Server Pada CV.Bali67 Advertising ”. Serta sholawat dan salam terhadap

junjungan semua kaum muslimin Rosululloh SAW.

Penulis menyadari bahwa hasil penelitian ini masih banyak kekurangan dan masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu saran dan kritik yang sifatnya membangun akan penulis terima dengan senang hati.

Dalam kesempatan ini, dengan segala kerendahan hati penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Mamaku tercinta Hj.Siti Rodjiyah yang selalu memberikan dukungan, baik

moril maupun materil, terima kasih atas doa dan kasih sayangmu selama ini.

2. Ayahku Saleh Djalil (alm) yang selalu mengawasiku dari jauh.

3. Ibu Kania Evita, S.pd.,M.Si. Selaku dosen wali.

4. Bapak Iskandar Ikbal S.T.,M.Kom. sebagai reviewer yang telah memberikan

waktu dan kesempatan, serta bantuan kepada penulis dalam penyusunan tugas akhir ini.

5. Ibu Dian Dharmayanti S.T. selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan

iv

6. Mbak Hani, Mbak Santi dan Mas Hendar, terima kasih atas bantuannya.

7. Keluargaku smuanya, Kak Lukman, Kak Ijal, dan Adiku Anis. I luv u All.

8. Buat temanku Deka Handayani yang selalu membantu saya disaat kesusahaan.

9. Serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu oleh penulis,

terima kasih atas segalanya.

Semoga amal baik semua pihak dibalas oleh Allah SWT dan semoga skripsi ini memberikan manfaat bagi para pembaca / penulis sebagai bahan masukan dan

perbandingan. Wassalammu’alaikum Wr.Wb.

Bandung, 10 Februari 2012

DAFTAR PUSTAKA

[1] “Konsep dasar sitem”

http://andhikaapriadi.blogspot.com/2010/09/konsep-dasar-sistem-informasi.html, 2 Desember 2011, 20.25 WIB.

[2] “Sitem” http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem,5 Desember 2011, 21.00 WIB.

[3] “Material Requirment Planning ”

http://wibisono.blog.uns.ac.id/2008/material-requirment-planning/,5 Desember 2011, 21.00 WIB.

[4] Kadir, A, (2004), Pemrograman Database dengan Delphi 7 Menggunakan ADO,

Yogyakarta: Andi.

[5] Fathansyah (2007), Basis Data, Informatika, Bandung.

[6] Jogiyanto, HM. (2005), Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi, Yogyakarta.

[7] MADCOMS, (2005), Program Aplikasi Terintegrasi Inventory & Hutang Piutang

dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report, Andi Offset, Yogyakarta.

[8] M.Siagian, Yolanda, (2005), Aplikasi Supply Chain Management Dalam Dunia

Bisnis, Grasindo, Jakarta.

[9] Herjanto, Eddy, (2001), Manajemen Operasi Edisi Ketiga, Gramedia, Jakarta [10] Ian Sommerville - Software Engineering 6th editionSoftware Engineering: Update

8th Edition by Ian SommervilleAddison Wesley | June 4, 2006 | ISBN: 0321313798 | 864 pages | PDF | 43,3 MB

[11] Azhar, Susanto., Sistem Informasi Manajemen: Konsep dan Pengembangan,

Lingga Jaya, 2004,Bandung.

[12] Yourdon, Edward, Just Enough Structured Analysis, 2006.

1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

CV. Bali67 Advertising adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa

percetakan dan advertising. Berdiri sejak tahun 2007, CV. Bali67 Advertising

merupakan perusahan yang pertama kali memberikan layanan cetak digital dengan teknologi terkini, sekaligus yang pertama kali berdiri di Cilacap.

Namun perusahaan tersebut sering mendapat masalah yang timbul diakibatkan oleh pengolahan data pesanan yang kurang terorganisir dan masih

menggunakan form order yang ditulis tangan. Ini mengakibatkan kurang

efisiennya pekerjaan yang dikerjakan oleh banyak orang dengan mengandalkan

form order. Kejadian ini sering terjadi dan berdampak pada konsumen yang

komplain akibat pesanan cetak digital yang dicetak tidak sesuai serta terlalu lama

dikerjakan. Ini dikarenakan kurangnya koordinasi antara front office, desainer dan

produksi apabila form order hilang atau salah dalam memberikan keterangan

didalam form order tersebut.

Selain itu terkadang proses produksi terganggu akibat kurangnya bahan baku atau kelebihan bahan baku dan itu menyebabkan meningkatkan biaya produksi dan penurunan keuntungan perusahaan, kemudian transaksi yang dilakukan didalam perusahaan tersebut juga kurang optimal dikarenakan belum terkomputerisasi. Permasalahan lain yang muncul adalah dalam penyusunan laporan, baik laporan mingguan maupun laporan bulanan dikarenakan semua dalam bentuk arsip.

Material Requirement Planning (MRP) dapat didefinisikan sebagai suatu teknik atau set prosedur yang sistematis dalam penentuan kuantitas serta waktu dalam proses pengendalian kebutuhan bahan terhadap komponen-komponen

permintaan yang saling bergantungan (Dependent demand items).

Perencanaan MRP ini mencakup semua kebutuhan akan semua komponen

MRP yaitu kebutuhan material, dimana terdapat dua fungsi dengan diterapkannya

MRP yaitu Pengendalian persediaan dan Penjadwalan produksi. Sedangkan tujuan

dari MRP itu sendiri adalah untuk menentukan kebutuhan sekaligus untuk

mendukung jadwal produksi induk, mengendalikan persediaan, menjadwalkan

produksi, menjaga jadwal valid dan up-to date, serta secara khusus berguna dalam

lingkungan manufaktur yang kompleks dan tidak pasti.

Untuk itu, agar tercapai jumlah produk yang diharapkan dan proses produksi tidak ada kendala dengan bahan baku yang dibutuhkan, baik itu kekurangan atau kelebihan yang mengakibatkan penambahan biaya tambahan yang memang tidak diharapkan oleh perusahaan, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang berguna untuk mengatur perencanaan pembelian bahan baku

dengan metode MRP (MaterialRequirementPlanning) ini.

Dari permasalahan tersebut CV.Bali67 memerlukan sistem yang dapat melakukan pengolahan data pesanan, data pemasok, data transaksi penjualan dan pembelian serta manajemen stok gudang yang dapat mempermudah karyawan dalampengolahan dan rekap data, juga dapat mempermudah karyawan dalam

pencarianinformasi. Dengan mengetahui harga bahan penyusun, data kebutuhan

material, struktur produksi dan biaya untuk persediaan material, kemudian dilakukan perbandingan biaya perencanaan persediaan dengan menggunakan

metode penentuan lotting dalam MRP dan tekniktersebut adalah EOQ (Economic

Order Quantity) dari teknik tersebut kemudian akan menghasilkan biaya simpan

dan biaya pesan.

1.2 Identifikasi Masalah

Sesuai dengan permasalahan yang telah disampaikan diatas maka identifikasi masalah adalah sebagai berikut :

1. Pengolahan data pesanan yang kurang terorganisir dan masih

menggunakan form order yang ditulis tangan mengakibatkan kinerja dan

efisiensi waktu menjadi berkurang.

2. Proses produksi terganggu akibat kurangnya bahan baku atau kelebihan

bahan baku.

3. Kurangnya koordinasi antara front office, desainer dan produksi.

4. Pembuatan laporan yang masih belum teratur dan terstruktur dengan baik.

Dari identifikasi masalah tersebut maka didapat rumusan masalah yang dirumuskan dalam pertanyaan sebagai berikut :

1. Bagaimana cara mengelola data pesanan dan inventory control pada CV.

Bali67 Advertising berbasis client-server.

2. Bagaimana cara mengetahui kebutuhan bahan baku untuk memproduksi

1.3 Maksud dan Tujuan

Berdasarkan permasalahan yang diteliti, maka maksud dan tujuan

pembangunan sistem informasi pengolahan data pesanan dan inventory control

pada CV. Bali67 Advertising berbasis client-server adalah:

1. Untuk mempermudah dan menghindari kesalahan-kesalahan dalam

pencatatan transaksi dan meningkatkan kinerja dan efisiensi waktu.

2. Mengetahui berapa banyak kebutuhan bahan baku yang harus disiapkan

atau dipesan sehingga proses produksi bisa berjalan lancar dan memenuhi laju permintaan pelanggan.

3. Untuk mempermudah pendistribusian data kebagian yang terkait.

4. Memberikan kemudahan dalam hal pembuatan laporan yang lebih akurat.

1.4 Batasan Masalah

Pembatasan masalah dilakukan agar penulisan skripsi dapat memberikan pemahaman yang terarah dan sesuai dengan yang diharapkan. Agar pembahasan tidak menyimpang dari pokok perumusan masalah yang ada, maka perlu adanya batasan sebagai berikut :

1. Sistem ini digunakan untuk mengelolah data pelanggan, data pegawai,

datajenis pesanan, data jabatan, data produk, data bom, data produksi, data pemasok, data transaksi pesanan pelanggan dan pembelian bahan baku,

data bahan baku, serta perhitungan kebutuhan bahan baku.

2. Sistem ini memberikan informasi mengenai transaksi penjualan dan

pembelian, hasil perhitungan biaya total persediaan bahan baku (Biaya simpan, dan biaya pesan).

3. Pada kasus ini hanya mengambil contoh kasus pada pemesanan Standing X

Banner uk 160x60.

4. Teknik perhitungan pada MRP menggunakan teknik EOQ (Economic

Order Quantity) mengetahui harga bahan penyusun, data kebutuhan

material, struktur produksi dan biaya untuk persediaan material.

5. Laporan yang diberikan sebatas laporan transaksi dengan format laporan

bulanan dan tahunan.

6. Software yang akan digunakan dalam membangun system informasi ini

menggunakan Borland Delphi XE serta database aplikasi menggunakan

MySQL Server 5.5 sebagai DBMS dan system operasi yang akan

digunakan adalah Microsoftwindows 7.

7. Metode pemodelan yang digunakan adalah aliran data terstruktur yaitu

DFD (Data Flow Diagram) dalam menggambarkan model fungsionalnya.

1.5 Metodologi Penelitian

Metedologi adalah kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin yang lainnya. Sedangkan metode adalah seperangkat langkah (apa yang harus dikerjakan) yang tersusun secara sistematis (urutannya logis) [1].

Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode deskriptif analisis yaitu dengan cara mengumpulkan data, menganalisa data, membuat suatu pemecahan masalah dan kemudian disusun untuk ditarik kesimpulan mengenai masalah tersebut. Ada dua teknik dalam metedologi penelitian yaitu teknik pengumpulan data dan teknik pengembangan sistem.

1.5.1 Tahap pengumpulan data

Teknik pengumpulan data dapat diperoleh secara langsung dari objek penelitian dan referensi-referensi yang telah diperoleh. Cara-cara yang mendukung untuk mendapatkan data adalah sebagai berikut:

a. Studi Lapangan.

Studi lapangan adalah pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengadakan penelitian keperusahaan. Studi lapangan ini dilakukan dengan 2 cara, yaitu:

1. Observasi.

Teknik pengumpulan data dengan mengadakan penelitian dan peninjauan langsung terhadap permasalahan yang diambil.

2. Wawancara.

Teknik pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung yang ada kaitannya dengan topik yang diambil.

b. Studi Literatur.

Studi literatur (library research) adalah mengumpulkan data melalui

buku-buku, situs internet, dan catatan kuliah yang erat kaitannya dengan tema dari tugas akhir.

1.5.2 Teknik Pengembagan Sistem.

Teknik pengembangan sistem menggunakan metode Waterfall, karena

metode ini terdiri dari tahap-tahap yang memberikan kemudahan, jika pada satu tahap tidak sesuai atau mengalami kesalahan maka dapat kembali ke tahap

Gambar 1.1 Fase-fase dalam Metode Waterfall [8]

Teknik analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan

paradigma perangkat lunak secara waterfall, yang meliputi beberapa proses

diantaranya:

a. Rekayasa Sistem (System Engineering).

Merupakan bagian dari sistem yang terbesar dalam pengerjaan suatu proyek, dimulai dengan menetapkan berbagai kebutuhan dari semua elemen yang diperlukan sistem dan mengalokasikannya kedalam pembentukan perangkat lunak.

b. Analisis (Analisis).

Merupakan tahap menganalisis hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek pembuatan perangkat lunak.

c. Perancangan (Design).

Tahap penerjemahan dari data yang dianalisis kedalam bentuk yang

d. Pengkodeaan (Coding).

Tahap penerjemahan data atau pemecahan masalah yang telah dirancang keadalam bahasa pemrograman tertentu.

e. Pengujian (Testing).

Merupakan tahap pengujian terhadap perangkat lunak yang dibangun.

f. Pemeliharaan (Maintenance).

Tahap akhir dimana suatu perangkat lunak yang sudah selesai dapat

mengalami perubahan–perubahan atau penambahan sesuai dengan

permintaan user.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan tugas akhir ini disusun untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

BAB 1 PENDAHULUAN

Menerangkan secara umum tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian, sistematika penulisan.

BAB 2. LANDASAN TEORI

Menerangkan sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, konsep dasar sistem, klasifikasi sistem, bentuk umum sistem, konsep dasar informasi, sistem informasi, siklus informasi, tahap pengolahan data, alat pengembangan berupa konteks diagram, diagram aliran data, kamus data,

pengertian basis data, tujuan basis data, perancangan basis data, software

BAB 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Meganalisis permasalahan sistem yang ada pada perusahaan, prosedur

transaksi, prosedur pesanan, analisis perhitungan MRP, analisis aliran

informasi yang meliputi kebutuhan data dan informasi yang dihasilkan, analisis kebutuhan non fungsional meliputi analisis pemakai, analisis perangkat keras dan perangkat lunak, analisis pengkodean, analisis konseptual basis data, analisis kebutuhan fungsional meliputi diagram konteks, diagram aliran data, spesifikasi proses, kamus data, perancangan sistem yang meliputi perancangan data skema relasi, perancangan struktur tabel, perancangan kode, perancangan antarmuka, perancangan laporan. BAB 4. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

Melakukan pengimplementasian data kedalam bentuk form dengan

mengunakan program Delphi XE sebagai pembangunan aplikasi dan

MySQL Server 5 sebagai database, pengujian dilakukan berdasarkan

skenario blackbox (kotak hitam) dan beta.

BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN

Berisi kesimpulan yang didapat dari hasil analis dan beberapa saran yang dapat membuat sistem ini supaya ke depannya lebih berkembang.

10

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1Tinjauan Perusahaan 2.1.1 Sejarah Perusahaan

Pada awal tahun 2005 percetakaan di kota cilacap belum ramai dan hanya beberapa percetakaan yang mampu bertahan menjalankan usahanya sampai sekarang. Seiring waktu banyak toko-toko yang mulai marak dan investor dari berbagai kota pun berdatangan untuk membuka lahan bisnisnya di kota cilacap ini.

Pada awal tahun 2007 ada sekumpulan anak muda yang memiliki kreatifitas, semangat untuk maju dan dari berbagai latar belakang yang berbeda berkumpul dan berbincang-bincang mengenai peluang usaha yang bagus di kota Cilacap. Ada yang mengatakan bahwa bisnis cetak digital di cilacap akan ramai dikarenakan lom ada yang mempunyai mesin cetak digital di wilayah tersebut. Kemudian mencari tempat yang tepat untuk membuka usaha tersebut yaitu di jalan bali no.67 Cilacap.

Tempat berdirinya CV.Bali67 tersebut awalnya hanya sebuah rumah dengan nama pemilik Hj. Siti Rodjiyah, kemudian direnofasi bagian rumah depan untuk usaha percetakaan. Pada tanggal 7 Februari 2007 anak-anak tersebut berkumpul dan berunding untuk menentukan dewan direksi, dan

menentukan layanan apa saja yang akan diberikan oleh CV. Bali67 Advertising

ini. Kemudian pada tanggal 9 Februari 2007, Djonny W.M., Donni Tri Prasetio, dan Lukmannul Hakim berangkat menuju notaris Naimah di jalan Jend. Ahmad

Yani No. 147 untuk mengesahkan perusahaan tersebut menjadi CV. Bali67

Advertising. Perusahaan tersebut merupakan percetakaan pertama di Cilacap

yang melayani cetak digital.

2.1.2 Logo Perusahaan

Gambar 2.1 Logo Perusahaan

Nama CV. Bali67 Advertising berasal dari alamat perusahaan bertempat,

dan advertising diambil karena layanan yang diberikan oleh CV. Bali67 advertising adalah berupa percetakan dan periklanan.

2.1.3 Visi

Menjadi perusahaan teknologi informasi dan komunikasi visual yang terdepan di Banyumas pada umumnya dan kota Cilacap pada khususnya.

2.1.4 Misi

Mengembangkan kreatifitas, meningkatkan mutu layanan, cepat, akurat dan tepat waktu dalam hal teknologi informasi dan komunikasi visual.

2.1.5 Tempat dan Kedudukan Perusahaan

Lokasi Usaha :

Jl. Bali No.67 Kebonmanis, Cilacap Utara, Cilacap 53235 - Indonesia No Telp : (0282)545538

2.1.6 Bentuk dan Badan Hukum Perusahaan

CV. Bali67 Advertising merupakan perusahaan persekutuan komanditer

(CV). CV. Bali67 Advertising didirikan oleh beberapa orang yang bergabung

dan memberikan modal untuk membuka usaha percetakaan bersama-sama yang

merupakan percetakan dan digital printing pertama kali didirikan di kota cilacap.

Menurut Ibu Naimah, SH, MH. Selaku notaris yang beralamat di Jl. Jend.

Ahmad Yani No.147 (1000) Cilacap, CV. Bali67 Advertising menandatangani

akta pendirian pada tanggal 7 Februari 2007 oleh pengurus perusahaan Djonny Widyaputra Markam dan terdaftar di pengadilan pada tanggal 9 februari 2007.

2.1.7 Bidang Pekerjaan Perusahaan

Pelayanan yang diberikan oleh CV. Bali67 Advertising adalah percetakan

dan sablon, digital printing, profil perusahaan, presentasi multimedia, desain

grafis dan logo, audio video auditing, gift dan souvenir.

2.1.8 Struktur Organisasi Perusahaan

2.2Landasan Teori

2.2.1 Konsep Dasar Sistem

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.[6]

Dari pengertian diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa suatu sistem merupakan elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.2.1.1Karakteristik Sistem

Suatu sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu memiliki

komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar

sistem (environment), penghubung (interprest), masukan (input), keluaran

(output), pengolah (process) dan sasaran (objective) dan tujuan (goal) [1].

1. Komponen Sistem (System Components)

Komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem baik besar maupun kecil, selalu

mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap

subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem

dapat mempunyai suatu yang lebih besar yang disebut supra system.

2. Batas Sistem (System Boundary)

Batas sistem merupakan daerah-daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem lainnya dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu

sistem menujukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (System Environment)

Lingkungan luar sistem dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari

sistem yang mempengaruhi operasi sistem yang dapat bersifat

menguntungkan dan dapat pula merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem yang harus dijaga dan dipelihara. Sedangkan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena akan mengganggu kelangsungan hidup sistem.

4. Penghubung Sistem

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Dengan penghubung akan terjadi interaksi antar subsistem, sehingga membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem (System Input)

Masukan adalah suatu energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan

dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal

(signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya

sistem tersebut dapat beroperasi. Contoh maintenance input di dalam sistem

komputer adalah program, yang digunakan untuk mengoperasikan komputer.

Sedangkan signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan

keluaran. Contoh signal input di dalam sistem komputer adalah data, yang

6. Keluaran Sistem (System Output)

Keluaran (Output) merupakan hasil dari energi yang diolah dan

diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

7. Pengolah Sistem (System Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya, yang bertugas untuk merubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem (System Objective)

Suatu sistem pasti memiliki tujuan (goal) atau sasaran (objective). Suatu

operasi sistem akan berguna dan berhasil apabila mencapai sasaran atau tujuannya. Sasaran sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

Input Proses Output Sub Sistem

Sub Sistem Sub Sistem

Sub Sistem Sub Sistem

Penghubung Batasan

Batasan

Gambar 2.3 Karakteristik system

2.2.1.2 Jenis Sistem

Ada berbagai tipe sistem berdasarkan kategori:

1. Atas dasar keterbukaan yaitu :

1. Sistem terbuka, dimana pihak luar dapat mempengaruhinya.

2. Atas dasar komponen yaitu :

1. Sistem fisik, dengan komponen materi dan energi.

2. Sistem non-fisik atau konsep, berisikan ide-ide.

2.2.2 Data dan Informasi

“Data adalah apapun dan semua fakta yang dikumpulkan, disimpan, dan

diproses oleh suatu sistem informasi, sedangkan informasi adalah data yang telah

diatur dan diproses sehingga dapat memiliki arti”(Romney, 2009, p.27)

Menurut Romney (2009), informasi adalah data yang telah diatur dan diproses sehingga memberikan manfaat bagi para penggunanya. Informasi dibutuhkan untuk mengambil keputusan atau untuk meningkatkan proses pengambilan keputusan. Ketika kuantitas dan kualitas informasi meningkat, user dapat membuat keputusan yang lebih baik.

2.2.2.1Data

Data adalah kumpulan dari fakta-fakta, kejadian-kejadian yang dapat berupa simbol, angka, huruf, dan lain-lain yang berguna bagi suatu pengolahan

data (process) atau sebagai masukan (input) bagi suatu proses.

2.2.2.1.1 Model Data

Data yang disimpan menggambarkan beberapa aspek dari suatu organisasi. Model data adalah himpunan deksripsi data level tinggi yang dikonstruksi untuk menyembunyikan beberapa detail dari penyimpanan level rendah. Beberapa manajemen basis data didasarkan pada model data relasional, model data hirarkis, atau model data jaringan.

2.2.2.1.1.1Model Data Hirarkis

Model hirarkis biasa disebut model pohon, karena menyerupai pohon yang dibalik. Model ini menggunakan pola hubungan orang tua-anak. Setiap simpul (biasa dinyatakan dengan lingkaran atau kotak) menyatakan sekumpulan medan. Simpul yang terhubung ke simpul pada level di bawahnya disebut orang tua. Setiap orang tua bisa memiliki satu (hubungan 1:1) atau beberapa anak

(hubungan 1:N), tetapi setiap anak hanya memiliki satu orang tua. Simpul –

simpul yang dibawahi oleh simpul orang tua disebua anak. Simpul orang tua yang tidak memiliki orang tua disebut akar. Simpul yang tidak mempunyi anak disebut daun. Adapun hubungan antara anak dan orang tua disebut cabang.

2.2.2.1.1.2Model Data Jaringan

Model jaringan distandarisasi pada tahun 1971 oleh Data Base Task

Group (DBTG). Itulah sebabnya disebut model DBTG. Model ini juga disebut

model CODASYL (Conference on Data System Languages), karena DBTG adalah

bagian dari CODASYL.

Model ini menyerupai model hirarkis, dengan perbedaan suatu simpul anak bisa memilki lebih dari satu orang tua. Oleh karena sifatnya demikian, model ini bias menyatakan hubungan 1:1 (satu arang tua punya satu anak), 1:M (satu orang tua punya banyak anak), maupun N:M (beberapa anak bisa mempunyai beberapa orangtua). Pada model jaringan, orang tua diseut pemilik dan anak disebut anggota.

2.2.2.1.1.3Model Data Relasional

Model relasional adalah model data yang paling banyak digunakan saat ini. Pembahasan pokok pada model ini adalah relasi, yang dimisalkan sebagai

himpunan dari record. Deskripsi data dalam istilah model data disebut skema. Pada model relasional, skema untuk relasi ditentukan oleh nama, nama dari tiap field (atau atribut atau kolom), dan tipe dari tiap field.

2.2.2.2 Informasi

Dari suatu pendapat dikatakan bahwa:

“Informasi adalah data yang diolah menjadi suatu bentuk tertentu yang

lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya”.

Berikut akan diperlihatkan gambar mengenai hubungan antara data dengan informasi :

Gambar 2.4 Perubahan data menjadi informasi dalam sistem informasi Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan atau pemrosesan data.

Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata, tetapi data merupakan bentuk yang masih mentah dan belum dapat memberikan arti banyak

Penyimpanan Data

Proses

Masukkan (Data)

Keluaran (Informasi)

bagi pemakai, sehingga perlu diolah lebih lanjut untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Dengan kata lain informasi adalah hasil dari pengolahan data.

Informasi dapat berupa dokumen, laporan, atau jawaban suatu pertanyaan. Dokumen merupakan catatan transaksi atau data perusahaan, sedangkan laporan merupakan informasi yang digunakan untuk membantu penagambilan keputusan yang baik.

Terdapat enam karakteristik yang membuat informasi menjadi berguna dan berarti :

1. Relevant, informasi adalah relevan bila dapat mengurangi ketidakpastian,

meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan dalam membuat prediksi, atau memastikan, membenarkan perkiraan.

2. Reliable, informasi adalah reliable bila bebas dari kesalahan atau bias dan

secara cepat menampilkan kejadian atau aktifitas organisasi.

3. Complete, Informasi adalah complete apabila dapat mencakup aspek-aspek

penting dari kejadian atau aktifitas yang diukurnya.

4. Timely, Informasi adalah timely bila dapat menyediakan tepat waktu bagi para

pembuat keputusan untuk menggunakannya dalam membuat keputusan.

5. Understandable, informasi ditampilkan dengan format yang dapat dibaca dan

dimengerti oleh pemakai.

6. Verifiable, Informasi adalah verifiable bila dua orang yang berpengetahuan

2.2.2.2.1 Nilai Informasi

Nilai Informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal yaitu

manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efekif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

2.2.2.2.2 Siklus Informasi

Agar data dapat menjadi lebih berarti dan berguna dalam bentuk Informasi, maka perlu diolah melalui suatu model tertentu. Data yang telah diolah tersebut kemudian diterima oleh penerima, lalu penerima membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan

ditangkap sebagai input, dan diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya

sehingga membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut dengan siklus Informasi

(information cycle) atau disebut pula siklus pengolahan data (processing cycles).

Gambar 2.5 Siklus informasi

2.2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis di dalam bukunya

Accounting Informatioon Systems mendefinisikan sistem informasi sebagai

“Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

Sedangkan menurut Susanto Azhar:

“Sistem Informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem komponen baik

phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data

menjadi informasi yang berguna“.

Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi merupakan perpaduan antara manusia, alat teknologi, media, prosedure dan pengendalian yang bertujuan untuk menata jaringan komunikasi sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat. Kegiatan yang terdapat pada sistem informasi antara lain :

1. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data yang akan

diproses

2. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk

menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah

3. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas

4. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data

5. Kontrol, suatu aktifitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut

berjalan sesuai dengan yang diharapkan

Sistem informasi dalam sebuah sistem meliputi pemasukan data ( input )

akan ditangkap kembali sebagai suatu input dan seterusnya sehingga membentuk siklus informasi yang dapat diperoleh dari sistem informasi sebagai sistem khusus dalam organisasi untuk mengolah informasi tersebut.

2.2.3.1Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan

istilah blok bangunan (building blok) yaitu:

a. Hardware yaitu suatu perangkat keras dalam komputer yang kita bisa

sentuh dan rasakan.

b. Software yaitu suatu perangkat lunak di dalam komputer yang berfungsi

untuk mengoperasikan suatu aplikasi di dalam sistem komputer.

c. Data yaitu sekumpulan karakter yang diterima sebagai masukan (input)

untuk sistem informasi dan disimpan serta diolah.

d. Prosedur yaitu suatu urutan pekerjaan tata usaha yang biasanya melibatkan

beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, dan disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang terjadi.

e. User yaitu orang yang terlibat dalam sistem informasi seperti operator,

pemimpin sistem informasi, dan sebagainya.

2.2.3.2Tujuan Sistem Informasi

Sistem Informasi memiliki beberapa tujuan, yaitu:

1. Integrasi sistem

a. Menghubungkan sistem individu/kelompok

b. Pengkolektifan data dan penyambungan secara otomatis

2. Efisiensi pengelolaan

a. Penggunaan basis data dalam upaya kesamaan keadministrasian data.

b. Pengelolaan data berkaitan dengan karakteristik Informasi.

c. Penggunaan dan pengambilan Informasi.

3. Dukungan keputusan untuk manajemen

a. Melengkapi Informasi guna kebutuhan proses pengambilan kebutuhan

b. Akuisisi Informasi eksternal melalui jaringan komunikasi

c. Ekstraksi dari Informasi internal yang terpadu.

2.2.3.3 Manfaat Sistem Informasi

Sistem Informasi memiliki beberapa manfaat, yaitu:

1. Menghemat tenaga kerja

2. Peningkatan efisiensi

3. Mempercepat proses

4. Perbaikan dokumentasi

5. Pencapaian standar

6. Perbaikan keputusan

2.2.4 Manajemen Persediaan

Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunaka untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk proses produksi atau perakitan , untuk dijual kembali, dan untuk suku cadang dari suatu peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu, barang dalam proses dan barang jadi [3].

Sistem pengendalian persediaan dapat didefinisikan sebagai serangkaian kebijakan pengendalian untuk menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga,

kapan pesanan untuk menambah persediaan harus dilakukan dan berapa bessar pesanan harus diadakan. Sistem ini menentukan dan menjamin tersedianya

persediaan yang tepat dalam kuantitas dan waktu yang tepat.

2.2.5 Material Requirment Planning (MRP)

Material Requirement Planning (MRP) dapat didefinisikan sebagai suatu

teknik atau set prosedur yang sistematis dalam penentuan kuantitas serta waktu dalam proses pengendalian kebutuhan bahan terhadap komponen-komponen

permintaan yang saling bergantungan. (Dependent demand items). (Gaspersz,

1998).[5]

Gambar 2.6 Sistem MRP

Strategi produksi digunakan untuk mengantisipasi agar terjadi keseimbangan antara pemasok material dan kebutuhan aktual pesanan. Ada dua

kategori yang disarankan yakni make to stock dan make to order. Make to stock

hanya dipakai untuk standard product sedangkan make to order digunakan pada

kedua definisi produk yakni standard product dan custom product. Perbedaan pada

strategi produksi make to order digambarkan pada tenggang waktu pengiriman

telah tersedia dan berada pada gudang barang jadi untuk mengantisipasi

permintaan aktual lainnya. Pada make to stock definisi produk yang digunakan

adalah standard product. Produk dapat dilakukan dengan waktu pengiriman yang lebih pendek karena telah tersedia di gudang barang jadi sehingga tenggang waktu

(lead time) lebih kecil dari make to order.

Make to order adalah membuat suatu produk sesuai dengan pesanan. Pada

strategi produksi make to order definisi produk yang digunakan adalah standard

product dan custom product.Variasi yang mungkin timbul pada make to order adalah bagaimana mengantisipasi level persediaan komponen atau material, serta

bagaimana dapat memenuhi order-order yang masuk ke perusahaan. Make to

order dapat dibagi atas : Assembly to order, build to order, completely make to

order dan engineer to order.

2.2.5.1 Tujuan MRP

Tujuan dari MRP untuk menghasilkan informasi persediaan yang mampu digunakan untuk mendukung melakukan tindakan secara tepat dalam melakukan produksi. Agar MRP dapat berfungsi dan dioperasionalisasikan dengan efektif. Ada beberapa persyaratan dan asumsi yang harus dipenuhi. Adapun persyaratan

yang dimaksud adalah : (Gaspersz, 1998) [3]

a) Tersedianya Jadwal Induk Produksi (Master Production Schedule),

yaitu suatu rencana produksi yang menetapkan jumlah serta waktu suatu produk akhir harus tersedia sesuai dengan jadwal yang harus diproduksi. Jadwal Induk Produksi ini biasanya diperoleh dari hasil peramalan kebutuhan melalui tahapan perhitungan perencanaan

produksi yang baik, serta jadwal pemesanan produk dari pihak konsumen.

b) Setiap item persediaan harus mempunyai identifikasi yang khusus. Hal

ini disebabkan karena biasanya MRP bekerja secara komputerisasi

dimana jumlah komponen yang harus ditangani sangat banyak, maka pengklasifikasian atas bahan, bagian atas bahan, bagian komponen, perakitan setengah jadi dan produk akhir haruslah terdapat perbedaan yang jelas antara satu dengan yang lainnya.

c) Tersedianya struktur produk pada saat perencanaan. Dalam hal ini tidak

diperlukan struktur produk yang memuat semua item yang terlibat dalam pembuatan suatu produk apabila itemnya sangat banyak dan proses pembuatannya sangat komplek. Walaupun demikian, yang penting struktur produk harus mampu menggambarkan secara gamblang langkah-langkah suatu produk untuk dibuat, sejak dari bahan baku sampai menjadi produk jadi.

d) Tersedianya catatan tentang persediaan untuk semua item yang

menyatakan status persediaan sekarang dan yang akan datang.

Suatu sistem MRP pada dasarnya bertujuan untuk merancang suatu sistem

yang mampu menghasilkan informasi untuk mendukung aksi yang tepat baik berupa pembatalan pesanan, pesan ulang, atau penjadwalan ulang.

Aksi ini sekaligus merupakan suatu pegangan untuk melakukan pembelian

dan/ atau produksi. Ada 4 macam yang menjadi ciri utama MRP, yaitu:

a. Mampu menentukan kebutuhan pada saat yang tepat, kapan suatu pekerjaan akan selesai / material harus tersedia untuk memenuhi permintaan produk yang dijadwalkan berdasarkan MPS yang direncanakan.

b. Menentukan kebutuhan minimal setiap item, dengan menentukan secara

tepat sistem penjadwalan.

c. Menentukan pelaksanaan rencana pemesanan, dengan memberikan

indikasi kapan pemesanan atau pembatalan suatu pesanan harus dilakukan.

d. Menentukan penjadwalan ulang atau pembatalan atas suatu jadwal yang

sudah direncanakan.Apabila kapasitas yang ada tidak mampu memenuhi pesanan yang dijadwalkan pada waktu yang dikehendaki, maka MRP dapat memberikan indikasi untuk melaksanakan rencana penjadwalan ulang (jika mungkin) dengan menentukan prioritas pesanan yang realistis. Seandainya penjadwalan ulang ini masih tidak memungkinkan untuk memenuhi pesanan, maka pembatalan terhadap suatu pesanan harus dilakukan.

2.2.5.2 Input MRP

Ada 3 Input yangdibutuhkan dalam konsep MRP yaitu (Nasution,1992) [9] :

1. Jadwal Induk Produksi (Master production schedule). Merupakan suatu

rencana produksi yang menggambarkan hubungan antara kuantitas setiap jenis produk akhir yang diinginkan dengan waktu penyediaannya.

2. Struktur Produk (Product structure Record & Bill of Material).Merupakan kaitan antara produk dengan komponen penyusunnya. Informasi yang dilengkapi untuk setiap komponen ini meliputi :

a. Jenis komponen.

b. Jumlah yang dibutuhkan.

c. Tingkat penyusunannya.

Selain ini ada juga masukan tambahan seperti :

1. Pesanan komponen dari perusahaan lain yang membutuhkan

2. Peramalan atas item yang bersifat tidak bergantungan.

3. Status Persediaan (Inventory Master File atau Inventory Status Record)

Menggambarkan keadaan dari setiap komponen atau material yang ada dalam persediaan, yang berkaitan dengan :

a. Jumlah persediaan yang dimiliki pada setiap periode ( on hand

inventory )

b. Jumlah barang dipesan dan kapan akan datang ( on order

Inventory )

c. Waktu ancang – ancang ( lead time ) dari setiap bahan.

Status persediaan ini harus diketahui untuk setiap bahan atau item dan diperbaharui setiap terjadi perubahan untuk menghindari adanya kekeliruan dalam perencanaan.

2.2.5.3 Proses MRP

Langkah - langkah dasar dalam penyusunan Proses MRP (Nasution,1992) [9] :

1) Netting (kebutuhan bersih) : Proses perhitungan kebutuhan bersih untuk

2) Lotting (kuantitas pesanan) : Proses penentuan besarnya ukuran jumlah pesanan yang optimal untuk sebuah item, berdasarkan kebutuhan bersih yang dihasilkan.

3) Offsetting (rencana pemesanan) : Bertujuan untuk menentukan kuantitas

pesanan yang dihasilkan proses lotting. Penentuan rencana saat pemesanan ini diperoleh dengan cara mengurangkan saat kebutuhan

bersih yang harus tersedia dengan waktu ancang-ancang (Lead Time).

4) Exploding: Merupakan proses perhitungan kebutuhan kotor untuk

tingkat (level) yang lebih bawah dalam suatu struktur produk, serta didasarkan atas rencana pemesanan.

Gambar 2.7 Langkah dan Proses MRP

2.2.5.4 Teknik Penentuan Lotting dalam MRP

Proses penentuan besarnya ukuran jumlah pesanan yang optimal untuk sebuah item, berdasarkan kebutuhan bersih yang dihasilkan dari masing masing

periode horison perencanaan dalam MRP ( material requirment Planning) [8].

1. Menyeimbangkan ongkos pesan (set up cost) dan ongkos simpan.

a) Biaya pemesanan ( order cost ) adalah biaya yang dikaitkan dengan

usaha untuk mendapatkan bahan atau bahan dari luar. Biaya pemesanan dapat berupa biaya penulisan pemesanan, biaya proses pemesanan, biaya materai / perangko, biaya faktur, biaya pengetesan, biaya pengawasan, dan biaya transportasi. Sifat biaya pemesanan ini adalah semakin besar frekuensi pembelian semakin besar biaya pemesanan.

b) Biaya Penyimpanan.

Komponen utama dari biaya simpan ( carrying cost ) terdiri dari :

a) Biaya Modal, meliputi : biaya yang diinvestasikan dalam

persediaan, gedung, dan peralatan yang diperlukan untuk mengadakan dan memelihara persediaan.

b) Biaya Simpan, meliputi : biaya sewa gudang, perawatan dan

perbaikan bangunan, listrik, gaji, personel keamanan, pajak atas persediaan, pajak dan asuransiperalatan, biaya penyusutan dan

perbaikan peralatan. Biaya tersebut ada bersifat tetap (fixed),

variabel, maupun semi fixed atau semi variabel.

2. Menggunakan konsep jumlah pesanan tetap. 3. Dengan jumlah periode pemesanan tetap.

Terdapat beberapa alternatif teknik yang digunakan dalam menentukan ukuran Lot yaitu sebagai berikut :

Eqonomic Order Quantity (EOQ) adalah teknik pemesanan dalam manajemen pengadaan yaitu cara perhitungan pemesanan bahan baku sekali pesan atau berangsur dengan biaya paling minimum [9].

Variabel-variabel berikut ini akan digunakan untuk menentukan biaya pesan, biaya simpan, dan menghitung kuantitas pemesanan optimal :

(Q* atau EOQ).

Q = Jumlah satuan per pesanan Q* = EOQ

D = Kebutuhan bahan baku (Annual Demand)

S = Biaya pesan per pesanan (Setup/Ordering Cost)

H = Biaya simpan/unit/hari (Holding/Carrying Cost)

Q* = EOQ =

Waktu optimal antar pesanan (T)

T* =

Jumlah pesanan optimal (N)

N =

OI = (

Current Inventori

+ SR)

–

NR

OI = Onhand Inventory (merupakan proyeksi persediaan yaitu jumlah

persediaan pada akhir suatu periode dengan memperhitungkan jumlah persediaan yang ada ditambah dengan jumlah item yang akan diterima atau dikurangi dengan jumlah item yang dipakai/dikeluarkan dari persediaan pada periode itu)

SR = Schedule Receipt (jumlah item yang akan diterima pada suatu periode tertentu berdasarkan pesanan yang telah dibuat)

Current Inventory = (jumlah material yang secara fisik tersedia dalam

gudang pada awal periode)

NR = Net Requirement (jumlah kebutuhan bersih dari suatu item yang

diperlukan untuk dapat memenuhi kebutuhan kasar pada suatu periode)

Kelebihan : Merupakan teknik yang mudah yang memasukkan parameterbiaya

dan teknik yang menentukan trade off antara biaya pesan,set up dan ongkos simpan.

Kekurangan : Metode ini mengabaikan kemungkinan permintaan yang akan datang

pada MRP. Teknik ini bukan teknik eksak sehingga sering mengakibatkan adanya sisa dari persediaan sehingga akan meningkatkan ongkos simpan.

2.2.5.5Output MRP

Keluaran MRP sekaligus juga mencerminkan kemampuan dan ciri dari MRP, yaitu : (Gaspersz, 1998)

a. Planned Order Schedule (Jadwal Pesanan Terencana) adalah penentuan

jumlah kebutuhan material serta waktu pemesanannya untuk masa yang akan datang.

b. Order Release Report (Laporan Pengeluaran Pesanan) berguna bagi

pembeli yang akan digunakan untuk bernegosiasi dengan pemasok, dan berguna juga bagi manejer manufaktur, yang akan digunakan untuk mengontrol proses produksi.

b. Changes to planning Orders (Perubahan terhadap pesanan yang telah direncanakan) adalah yang merefleksikan pembatalan pesanan, pengurangan pesanan, pengubahan jumlah pesanan.

c. Performance Report (Laporan Penampilan) suatu tampilan yang

menunjukkan sejauh mana sistem bekerja, kaitannya dengan kekosongan stock dan ukuran yang lain.

2.2.6 Basis Data (Database)

Berikut ini akan dikemukakan definisi dari basis data :

“Basis data (Database) adalah sekumpulan informasi bermanfaat yang

diorganisasikan kedalam tata cara yang khusus”.

Basis data (database) adalah kumpulan dari berbagai data yang saling

berhubungan satu sama lainnya. Basis data tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi dari tipe data, struktur, dan batasan dari data atau informasi

yang akan disimpan. Database merupakan salah satu komponen yang penting

dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi pada para pengguna. Penyusunan basis data meliputi proses memasukkan data kedalam media penyimpanan data, dan diatur dengan menggunakan perangkat

Sistem Manajemen Basis Data (Database Management System - DBMS).

“Managemen Sistem Basis Data (Database Management System / DBMS)

adalah perangkat lunak yang di desain untuk membantu dalam hal pemeliharaan

dan utilitas kumpulan data dalam jumlah besar”.

Manipulasi basis data meliputi pembuatan pernyataan (query) untuk

(update) data, serta pembuatan laporan dari data. Tujuan utama DBMS adalah

untuk menyediakan tinjauan abstrak dari data bagi user. Jadi system

menyembunyikan informasi mengenai bagaimana data disimpan dan dirawat, tetapi data tetap dapat diambil dengan efisien. Pertimbangan efisiensi yang digunakan adalah bagaimana merancang struktur data yang komplek, tetapi tetap dapat digunakan oleh pengguna yang masih awam, tanpa mengetahui kompleksitas stuktur data.

Mengapa basis data penting? Basis data menjadi penting karena munculnya beberapa masalah bila tidak menggunakan data yang terpusat, seperti

adanya duplikasi data, hubungan antar data tidak jelas, organisasi data dan update

menjadi rumit. Jadi tujuan dari pengaturan data dengan menggunakan basis data adalah :

1.Menyediakan penyimpanan data untuk dapat digunakan oleh organisasi

saat sekarang dan masa yang akan datang.

2.Cara pemasukan data sehingga memudahkan tugas operator dan

menyangkut pula waktu yang diperlukan oleh pemakai untuk mendapatkan data serta hak-hak yang dimiliki terhadap data yang ditangani.

3.Pengendalian data untuk setiap siklus agar data selalu up-to-date dan dapat

mencerminkan perubahan spesifik yang terjadi di setiap sistem.

4.Pengamanan data terhadap kemungkinan penambahan, modifikasi,

pencurian dan gangguan-gangguan lain.

Dalam basis data sistem informasi digambarkan dalam model entity

1.DDL (Data Definition Language)

Merupakan bahasa definisi data yang digunakan untuk membuat dan

mengelola objek database seperti database, tabel dan view.

2.DML (Data Manipulation Language)

Merupakan bahasa manipulasi data yang digunakan untuk memanipulasi

data pada objek database seperti table.

3.DCL (Data Control Language)

Merupakan bahasa yang digunakan untuk mengendalikan pengaksesan Data.

2.2.6.1 Istilah Basis Data

Istilah dalam basis data ada beberapa istilah seperti :

1. Elemen Data

Salah satu nilai tunggal dengan satu petunjuk nama dan deskripsi

karakteristik seperti tipe (char, int, varchar) dan panjang karakter atau digit.

2. Item Data

Merupakan referensi nama dan himpunan karakteristik elemen-elemen data yang menggambarkan suatu atribut. Atau merupakan tempat menyimpan

setiap atribut dari sebuah entitas. Contoh : Item data IdMahasiswa dapat

dikarakteristik dengan nomor digit 9 dengan nilai antara 000000001 sampai 999999999.

3. Field

Merupakan lokasi penyimpanan untuk salah satu elemen data. Atau suatu elemen yang memiliki atribut dan harga dan merupakan unit informasi

4. Record

Lokasi penyimpanan yang terbuat dari rangkain field yang berisi

elemen-elemen data yang menggambarkan beberapa entitas.

5. File

Sekumpulan record dari tipe tunggal yang berisi elemen-elemen data yang

menggambarkan himpunan entitas. Contoh : File mahasiswa yang berisi satu

record untuk tiap mahasiswa dalam sistem.

6. Akses Data

Merupakan satu cara dimana suatu program mengakses secara fisik

record-record dalam file penyimpan.

2.2.6.2 Normalisasi

“Normalisasi adalah suatu proses untuk mengorganisasikan file, untuk menghubungkan group elemen yang berulang-ulang dan merubah bentuk

database dari struktur pohon menjadi struktur hubungan”.

Aturan-aturan normalisasi dinyatakan dalam istilah bantuk normal. Yang merupakan suatu aturan yang dikenakan pada relasi-relasi dalam basis data yang

harus dipenuhi oleh relasi tersebut pada level-level normalisasi.

Beberapa level yang biasa digunakan pada normalisasi adalah :

1. Bentuk normal pertama (1NF).

Bentuk normal pertama adalah suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal pertama jika dan hanya jika setiap atribut bernilai tunggal untuk setiap baris.

2. Bentuk normal kedua (2NF)

Bentuk normal kedua didefinisikan berdasarkan dependensi fungsional. Suatu relasi berada dalam bentuk normal kedua jika dan hanya jika berada pada bentuk normal pertama dan semua atribut bukan kunci memiliki dependensi sepenuhnya terhadap kunci primer. Dalam ungkapan yang lebih praktis, bentuk normal kedua mensyaratkan setiap atribut bergantung kunci primer.

3. Bentuk normal ketiga (3NF).

Bentuk normal ketiga adalah suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal ketiga jika berada dalam bentuk normal kedua dan setiap atribut bukan kunci tidak memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer.

4. Bentuk normal Boyce-Codd (BCNF).

Bentuk normal Boyce-Codd adalah suatu relasi disebut memenuhi

bentuk normal Boyce-Codd dan hanya jika semua penentu

(determinant) adalah kunci kandidat (atribut yang bersifat unik). BCNF

merupakan bentuk normal sebagai perbaikan terhadap 3NF, tetapi tidak untuk sebaliknya karena bentuk normal ketiga pun mungkin masih

mengandung anomaly sehingga masih perlu dinormalisasi lebih lanjut.

2.2.7 E-R Diagram

Entity Relationship Diagram atau biasa dikenal dengan diagram E-R

secara grafis menggambarkan isi sebuah database. Diagram ini memiliki dua komponen utama yaitu entity dan relasi. Untuk melambangkan fungsi diatas maka digunakan simbol-simbol yang bisa dilihat pada daftar simbol.

1. Entity (Entitas)

Pada E-R diagram, entity digambarkan dengan sebuah bentuk persegi panjang. Entity adalah sesuatu apa saja yang ada didalam sistem, nyata maupun abstrak dimana data tersimpan. Entitas diberi nama dengan kata benda dan dapat dikelompokan dalam empat jenis nama, yaitu : orang, benda, lokasi kejadian (terdapat unsur waktu didalamnya).

2. Relationship (Relasi)

Pada E-R diagram, relationship dapat digambarkan dengan sebuah bentuk belah ketupat. Realationship adalah hubungan alamiah yang terjadi antara entitas. Pada umumnya relationship diberi nama dengan kata kerja dasar, sehinga memudahkan untuk melakukan pembacaan relasinya.

3. Atribut

Seacara umum atribut adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas maupun tiap relationship. Maksudnya adalah sesutau yang menjelaskan apa sebenarnya yang dimaksud entitas maupun relationship, sehingga sering dikatakan bahwa atribut adalah elemen dari setiap entitas dan relationship.

4. Kardinalitas

Kardinalitas relasi menunjukan jumlah maksimum tupel yang dapat berelasi dengan entitas yang lainnya. Dari sejumlah kemungkinan banyaknya hubungan yang terjadi dari entitas, kardinalitas relasi merujuk kepada hubungan maksimum yang terjadi dari entitas yang satu ke entitas yang lainnya dan begitu juga sebaliknya. Macam-macam kardinalitas relasi, yaitu :

a. One to one Relationship

Tingkat hubungann satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama, hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya.

A B

1

1

Gambar 2.8 One to One Relationship

b. One to many Relationship

Tingkat hubungan satu ke banyak adalah untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua.

A B

N

1

Gambar 2.9 One to Many Relationship

c. Many To One Relationship

Untuk banyak kejadian pada entitas yang pertama hanya dapat mempunyai satu hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua.

A B

1

N

Gambar 2.10 Many to One Relationship

d. Many to many Relationship

Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya, baik dilihat dari sisi entitas yang pertama maupun dilihat dari sisi yang kedua.

A B

N

N

Gambar 2.11 Many to Many Relationship

5. Key (Kunci)

Sebuah atribut atau set atribut yang nilainya mengidentifikasikan entitas

secara unik dalam suatu entitas. Key memiliki beberapa jenis sesuai dengan

kegunaannya masing-masing, yaitu primary key (kunci utama), foreign key (kunci

tamu).

2.2.8 DFD (Data Flow Diagram)

Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model

yang menjelaskan arus data mulai dari pemasukan sampai dengan keluaran data. Tingkatan DFD dimulai dari diagram konteks yang menjelaskan secara umum suatu sistem atau batasan sistem aplikasi yang akan dikembangkan. Kemudian DFD dikembangkan menjadi DFD tingkat 0 atau level 0 dan kemudian DFD level 0 dikembangkan lagi menjadi level 1 dan selanjutnya sampai sistem tersebut tergambarkan secara rinci menjadi tingkatan-tingkatan lebih rendah lagi.

DFD merupakan penurunan atau penjabaran dari diagram konteks. Dalam pembuatan DFD harus mengacu pada ketentuan sebagai berikut :

1. Setiap penurunan level yang lebih rendah harus mempresentasikan proses

tersebut dalam spesifikasi proses yang jelas.

2. Penurunan dilakukan apabila memang diperlukan.

3. Tidak semua bagian dari sistem harus ditunjukkan dengan jumlah level yang

Simbol-simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram menurut notasi Yourdan adalah sebagai berikut :

1. Proses

Proses adalah simbol pertama data flow diagram. Proses dilambangkan dengan lingkaran, dimana proses ini menunjukan bagian dari sistem yang mengubah satu atau lebih input dan output. Nama proses dituliskan dengan satu kata, singkatan atau kalimat sederhana.

2. Aliran Data

Aliran Data digambarkan dengan tanda panah. Aliran data juga digunakan untuk menunjukan bagian-bagian informasi dari satu bagian ke bagian lain. Pembagian nama untuk aliran ini menunjukan sebuah arti untuk sebuah aliran. Untuk kebanyakan sistem yang dibuat, aliran data sebenarnya mengambarkan data yakni angka, huruf, pesan, floating point, dan macam-macam informasi lainnya. 3. Simpanan Data

Simpanan data digunakan sebagai penyimpanan bagi paket-paket data. Notasi penyimpanan data digambarkan dengan garis horizontal yang pararel. Simpanan data merupakan simpanan data dari data yang berupa suatu file atau database di sistem komputer ataupun berupa arsip atau catatan manual. Nama dari simpanan data menunjukan nama filenya.

4. Terminator

Terminator digambarkan dengan sebuah kotak yang menggambarkan kesatuan

luar (eksternal entitty) yang berhungan dengan sistem. Kesatuan luar merupakan

kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, Organisasi

atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan

input atau output dari sistem.

2.2.9 Sistem Client-Server

Sistem client-server dapat mempunyai dua atau tiga tingkat setup

(pengaturan). Terhadap sebuah komputer yang berfungsi sebagai server (pusat)

dan beberapa komputer lainnya yang bersifat sebagai client. Beberapa bentuk

pelayanan yang dapat diberikan komputer server antara lain :

1. Mengontrol hak akses perangkat-perangkat yang ada dalam jaringan

2. Mengatur keamanan data dalam jaringan

3. Penggunaan perangkat, data dan sistem aplikasi komputer secara

bersama

Sistem client-server atau disebut juga sistem tersentralisasi diterapkan

pada sebuah sistem jaringan. Sistem client-server ini ditujukan untuk mengatasi

kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem sebelumnya. Sistem

client-server terdiri dari dua komponen utama yaitu client dan server. Client berisi

aplikasi basis data dan server berisi DBMS dan basis data. Setiap aktivitas yang

dikehendaki para pemakai akan lebih dulu ditangani oleh client. Bila ada proses

yang harus melibatkan data yang tersimpan pada basis data barulah client

Pada sistem client-server untuk memenuhi kebutuhan client akan

mengirimkan message (perintah) query pengambilan data. Selanjutnya, server

yang menerima message tersebut akan menjalankan query tersebut dan hasilnya

akan dikirim kembali ke client. Dengan begitu transfer datanya jauh lebih efisien.

Adapun bentuk dari sistem client-server yang sederhana adalah sebagai berikut :

Gambar 2.12 Bentuk Client-Server

2.2.9.1 Topologi Fisik

Berikut ini akan dijelaskan mengenai topologi fisik yang digunakan di dalam jaringan lokal diantaranya :

1. Linear Bus _{(Garis Lurus)}

Topologi Linear Bus (Garis lurus) terdiri dari satu jalur kabel utama

dimana pada masing-masing ujungnya diberikan sebuah terminator. Semua

nodes pada jaringan (file server, workstation, dan perangkat lainnya)

terkoneksi sebuah kabel utama (backbone). Jaringan-jaringan Ethernet dan

Gambar 2.13 Topologi Linear Bus

2. Star (Bintang)

Topologi model ini dirancang, yang mana setiap nodes (file server,

workstation, dan perangkat lainnya) terkoneksi ke jaringan melewati sebuah

concentrator.

Data yang dikirim ke jaringan lokal akan melewati concentrator

sebelum melanjutkan ke tempat tujuannya. Concentrator akan mengatur dan

mengendalikan keseluruhan fungsi jaringan, dan juga bertindak sebagai repeter (penguat aliran data). Konfigurasi pada jaringan model ini

menggunakan kabel Twisted Pair, dan dapat diguanakan pula kabel coaxial

atau kabel fiber optic.

3. Ring (Cincin)

Topologi Ring (Cincin) menggunakan teknik konfigurasi yang sama

dengan topologi star tetapi pada topologi ini terlihat bahwa jalur media

transmisi menyerupai suatu lingkaran tertutup menyerupai cincin (lingkaran), sehingga diberi nama topologi bintang dalam lingkaran atau

star-wired ring.

Gambar 2.15 Topologi Ring

4. Tree (Pohon)

Topologi model ini merupakan perpaduan antara topologi Linear

Bus dan Star, yang mana terdiri dari kelompok-kelompok dari workstation

dengan konfigurasi star yang terkoneksi ke kabel utama yang menggunakan

topologi Linear Bus. Topologi ini memungkinkan untuk pengembangan

jaringan yang telah ada, dan memungkinkan untuk mengkonfigurasi jaringan sesuai dengan kebutuhan.

2.3 Software Pendukung

Software pendukung yang digunkan dalam pembuatan aplikasi ini adalah Rad

Studio Delphi 2010dan MySQL Server 5.

2.3.1 RAD STUDIO DELPHI XE

Delphi adalah suatu program berbasis bahasa Pascal yang berjalan dalam

lingkungan Windows. Delphi telah memanfaatkan suatu teknik pemrograman yang

disebut RAD yang telah membuat pemrograman menjadi lebih mudah. Delphi

adalah suatu bahasa pemrograman yang telah memanfaatkan metode

pemrograman Object Oriented Programming (OOP). Secara ringkas, objek adalah

suatu komponen yang mempunyai bentuk fisik dan biasanya dapat dilihat (visual).

Object biasanya dipakai untuk melakukan tugas tertentu dan mempunyai

batasan-batasan tertentu. Sedangkan bahasa pemrograman secara singkat dapat disebut sebagai sekumpulan teks yang mempunyai arti tertentu dan disusun dengan aturan tertentu serta untuk menjalankan tugas tertentu.

Khusus untuk pemrograman database, Delphi menyediakan objek yang

sangat kuat, canggih, dan lengkap, sehingga memudahkan pemrogram dalam

merancang, membuat dan menyelesaikan aplikasi database yang diinginkan.

Selain itu, Delphi juga dapat menangani data dalam berbagai format database,

misalnya format MS-Access, SyBase, Oracle, FoxPro, Informix, DB2, MySQL dan

lain-lain. Format database yang dianggap asli dari Delphi adalah Paradox dan dBase.

2.3.2 MySQL

2.3.2.1Pengertian MySQL

MySQL adalah suatu perangkat lunak database relasi (Relational Database Management System atau RDBMS), seperti halnya ORACLE, Postgresql, MS SQL, dan sebagainya. MySQL AB menyebut produknya sebagai database open source terpopuler di dunia. Berdasarkan riset dinyatakan bahwa bahwa di platform Web, dan baik untuk kategori open source maupun umum, MySQL adalah database yang paling banyak dipakai. Menurut perusahaan pengembangnya, MySQL telah terpasang di sekitar 3 juta komputer. Puluhan hingga ratusan ribu situs mengandalkan MySQL bekerja siang malam memompa data bagi para pengunjungnya.

2.3.2.2Fiture MySQL

Kalau di seri 3.22 MySQL mulai diadopsi banyak orang dan meningkat populasi penggunanya, maka di seri 3.23 dan 4.0-lah terjadi banyak peningkatan dari sisi teknologi. Ini tidak terlepas dari tuntutan pemakai yang semakin mengandalkan MySQL, namun membutuhkan fitur-fitur yang lebih banyak lagi.

Seri 3.23. Di seri 3.23 MySQL menambahkan tiga jenis tabel baru: pertama MyISAM, yang sampai sekarang menjadi tipe tabel default; kedua BerkeleyDB, yang pertama kali menambahkan kemampuan transaksi pada MySQL; dan ketiga InnoDB, primadona baru yang potensial.

Seri 4.x. Di seri yang baru berjalan hingga 4.0 tahap alfa ini, pengembang MySQL berjanji akan menjadikan MySQL satu derajat lebih tinggi lagi. Fitur-fitur yang sejak dulu diminta akan dikabulkan, seperti subselek (di 4.1), union (4.0),

3.23.x), stored procedure (4.1), view (4.2), cursor (4.1 atau 4.2), trigger (4.1). MySQL AB tetap berdedikasi mengembangkan dan memperbaiki MySQL, serta mempertahankan MySQL sebagai database open source terpopuler.

2.3.2.3Keunggulan MySQL

Ada beberapa keungulan dari MySQL diantaranya adalah:

1. (MySQL begitu popular di kalangan Web adalah karena ia memang cocok

bekerja di lingkungan tersebut. Pertama, MySQL tersedia di berbagai platform Linux dan berbagai varian Unix. Sesuatu yang tidak dimiliki

Access, misalnya—padahal Access amat popular di platform Windows.

Banyak server Web berbasiskan Unix, ini menjadikan Access otomatis tidak dapat dipakai karena ia pun tidak memiliki kemampuan client-server/networking.

2. Fitur-fitur yang dimiliki MySQL memang yang biasanya banyak dibutuhkan

dalam aplikasi Web. Misalnya, klausa LIMIT SQL-nya, praktis untuk melakukan paging. Atau jenis indeks field FULLTEXT, untuk full text searching. Atau sebutlah kekayaaan fungsi-fungsi builtinnya, mulai dari memformat dan memanipulasi tanggal, mengolah string, regex, enkripsi dan hashing. Yang terakhir misalnya, praktis untuk melakukan penyimpanan password anggota situs.

3. MySQL memiliki overhead koneksi yang rendah. Soal kecepatan

melakukan transaksi atau kinerja di kondisi load tinggi mungkin bisa diperdebatkan dengan berbagai benchmark berbeda, tapi kalau soal yang satu ini MySQL-lah juaranya. Karakteristik ini membuat MySQL cocok bekerja dengan aplikasi CGI, di mana di setiap request skrip akan

melakukan koneksi, mengirimkan satu atau lebih perintah SQL, lalu memutuskan koneksi lagi. Cobalah melakukan hal ini dengan Interbase atau bahkan Oracle. Maka dengan load beberapa request per detik saja server Web/database Anda mungkin akan segera menyerah karena tidak bisa mengimbangi beban ini.

50

3.1Analisis sistem

Analisis sistem (system analysis) dapat didefinisikan sebagai penguraian

dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dangan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasikan permasalah-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. [4]. Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap perancangan sistem.Pada analisis sistem akan ditemukan beberapa data dan fakta yang akan dijadikan bahan uji dan analisis menuju pengembangan dan penerapan sebuah aplikasi sistem yang diusulkan.

3.1.1 Analisis Masalah

Dari hasil penelitian yang dilakukan, didapatkan suatu permasalahan yang didapat yaitu:

1. Pengolahan data masih dilakukan secara manual atau belum

terkomputerisasi.

2. Pada proses pengelolaan dan pendistribusian data pesanan dalam

pengerjaanya masih belum optimal dikarenakan untuk media penyimpanan datanya belum terstruktur dengan baik.

3. Dalam pencarian dan pengecekan data pesanan umumnya memakan waktu yang lama, sehingga dapat mempengaruhi kinerja menjadi lebih lambat dan informasi yang dihasilkan tidak akurat.

4. Sering kali tidak mengetahui dengan tepat dan akurat mengenai

informasi kelebihan atau kekurangan bahan baku.

Untuk itu perusahaan akan melakukan pembaharuan sistem yang lama kesistem yang memudahkan mereka untuk melakukan pengolahan data.Sistem yang baru ini harus mampu mengatasi kekurangan-kekurangan dari sistem yang lama.

3.1.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Analisis prosedur pada sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut, sehingga kelebihan dan kekurangan sistem dapat diketahui. Prosedur yang sedang berjalan diperusahaanterdapat2 prosedur diantaranya: prosedur pemesanan bahan baku, prosedur pemesanan cetak digital.

1. Prosedur Penawaran bahan baku

Prosedur pemesanan bahan baku adalah proses penawaran dari pemasok ke perusahaan. Adapun proses penawarannya adalah sebagai berikut:

1. Pemasok membawa atau mengirim surat penawaran kepada cv.bali67

advertising.

2. Kemudian surat itu diterima oleh divisi administrasi kemudian dicek

apakah ada daftar penawaran yang sudah pernah ditawarkan atau belum.

3. Apabila penawaran tersebut sudah pernah ditawarkan maka divisi administrasi akan membuat surat penolakan untuk pemasok bahwa penawaran yang pemesok berikan sudah pernah atau sudah ad yang menawarkan lebih dulu.

4. Apabila penawaran tersebut belum pernah ditawarkan maka bagian

divisi administrasi akan menyimpas surat penawaran tersebut dan membuatkan draft untuk dirapatkan oleh pihak perusahaan apakah akan mengambil penawaran tersebut atau menolaknnya.

5. Kemudian pihak menejer akan memberikan keputusan apakah

penawaran tersebut menguntungkan perusahaan atau tidak, apabila

tidak menguntungkan perusahaan maka draft tersebut akan

dikembalikan kembali kepada divisi administrasi kemudian dibuatkan surat penolakan kepada pemasok, apabila penawaran tersebut

menguntungkan perusahaan maka bagian divisi administrasi

membuatkan laporan daftar penawaran baru kemudian akan ditindaklanjuti pada pemesanan bahan baku.

Gambar 3.1 FlowmapProsedur Penawaran Bahan Bak

PEMASOK DIVISI ADMINISTRASI MANAJER

PROSEDUR PENAWARAN BAHAN BAKU

Pembuatan Draft Rapat Penawaran Pemasok Pembuatan Surat Penolakan Untuk Pemasok

Surat Penolakan C

Draft Rapat Penawaran Pemasok Pembuatan Laporan Penawaran Pemasok Laporan Penawaran Pemasok A4 Keterangan :

A1 = Arsip Surat Penawaran Pemasok Ditolak A2 = Arsip Draft Rapat Penawaran Pemasok Yang Ditolak A3 = Arsip Draft Rapat Penawaran Pemasok Yang Diterima A4 = Arsip Laporan Penawaran Pemasok

A5 = Arsip Draft Penawaran Pemasok Diterima

Draft Rapat Penawaran Baru Yang

Menguntungkan A3 Daftar Penawaran Pemasok Yang Ditolak A2 A1

Surat Penawaran C Surat Penawaran B

Surat Penawaran A

Surat Penawaran C Surat Penawaran B

Surat Penawaran A

Rapat Penawaran Pemasok

Bagus ? Ya Tidak

Surat Penawaran C Surat Penawaran B

Surat Penawaran A

Draft Rapat Penawaran Pemasok Surat Penawaran C

Surat Penawaran B Surat Penawaran A

Surat Penawaran C Surat Penawaran B

Draft Rapat Penawaran Pemasok Yang

Ditolak Surat Penawaran A Draft Rapat Penawaran Pemasok Yang

Diterima

Surat Penawaran A Draft Rapat Penawaran Pemasok Yang

Diterima Surat Penawaran C

Surat Penawaran B Draft Rapat Penawaran Pemasok Yang Ditolak

Surat Penawaran C Surat Penawaran B Surat Penolakan B

Surat Penolakan C Surat Penolakan B

Surat Penawaran A

2. Prosedur Pemesanan bahan baku

Prosedur pemesanan bahan baku adalah proses pemesanan dari perusahaan ke supplier bahan baku. Adapun proses pemesanannya adalah sebagai berikut:

1. Divisi administrasi akan mengecek laporan persediaan bahan baku,

apakah diperlukan untuk membeli bahan baku kembali atau tidak.

2. Apabila diperlukan untuk mebeli bahan baku kembali maka bagian

divisi administrasi akan membuatkan draft pemesanan bahan baku berdasarkan laporan persediaan bahan baku yang sudah ada.

3. Draft pemesanan bahan baku tersebut kemudian diberikan kepada

menejer dan kemudian dicek apakah diacc atau tidak, apabila tidak berarti ada kesalahan dalam menghitung persediaan bahan baku atau untuk sementara tidak dibutuhkan untuk membeli bahan baku karena masih mencukupi, apabila diacc maka

4. Divisi administrasi akan membuatkan PO (Purchase Order) berdasarkan

draft pemesanan bahan baku yang sudah diacc.

5. Kemudian bagian divisi administrasi memesan bahan baku kepada

pemasok perdasarkan PO yang sudah dibuat.

6. Setelah bahan baku sudah tiba pemesok memberikan faktur pemesanan

bahan baku dan kemudian dicek kembali oleh divisi administrasi berdsarkan jumlah bahan baku dan fisik bahan baku.

7. Apabila faktur dan bahan baku tidak cocok berdasarkan PO maka faktur

8. Apabila sesuai maka divisi administrasi akan melakukan pengecekan pembayaran bahan baku apakah pembayaran dilakukan dengan menghutang atau secara tunai.

9. Apabila pembayaran dilakukan secara tunai maka divisi administrasi

akan melakukan pembayaran berdasarkan faktur dan melakukan proses pengolahan data pembelian bahan baku kemudian membayar langsung kepada pemasok.

10.Apabila pembayaran dilakukan dengan cara menghutang maka divisi

administrasi akan membuatkan bon hutang.

11.Bon hutang tersebut akan diberikan kepada pemasok.

12.Kemudian divisi administrasi akan melakukan proses pengolahan data

pembelian bahan baku dan menyimpan file pembelian bahan baku dan membuatkan laporan hutang, laporan pembelian bahan baku, dan laporan persediaan bahan baku.

Adapun flowmap prosedur pemesanan bahan baku bisa dilihat pada

Gambar 3.2 Flowmap Prosedur Pemesanan Bahan Baku

Keterangan :

A7 = Arsip Laporan Persediaan Bahan Baku

A8 = Arsip Laporan Persediaan Bahan Baku Yang Sudah Dicek A9 = Arsip Draft Pemesanan Bahan Baku Yang Sudah Di ACC A10 = Arsip Purchase OrderBon Tunai

A11 = Arsip Faktur Pemesanan Bahan Baku Yang Sudah Sesuai (Hutang) A12 = Arsip Faktur Pemesanan Bahan Baku Yang Sudah Sesuai (Tunai) A13 = Arsip Persediaan Bahan Baku

A14 = Arsip Bon Hutang

A15 = Arsip Laporan Pembelian Bahan Baku A16 = Arsip Laporan Hutang

A35 = Arsip Laporan Keuangan

PEMASOK DIVISI ADMINISTRASI MANAJER

Laporan Persediaan Bahan Baku Pengecekan laporan Persediaan Bahan Baku Dengan Laporan Keuangan Draft Pemesanan Bahan Baku Draft Pemesanan Bahan Baku Validasi Pembuatatan Draft Pemesanan

Bahan Baku Berdasarkan Laporan Persediaan Bahan Baku Dan

Laporan Keuangan Draft Pemesanan Bahan BakuYang Sudah Divalidasi Draft Pemesanan Bahan BakuYang Sudah Divalidasi Pembuatatan Purchse Order A9 Purchase Order Purchase Order Pengecekan Faktur Dengan Purchase Order Faktur Pemesanan Bahan Baku Purchase Order Sesuai Dengan PO A10 Pengecekan Pembayaran Bahan Baku Pembayaran Pembayaran Secara Hutang ? Pembayaran Secara Tunai Pembuatan Bon Hutang Pembayaran Secara Hutang

Bayar Secara Tunai

Bon Hutang

Bayar Secara Tunai

Bon Hutang

Bon Hutang Faktur Pemesanan

Bahan Baku

Pembuatan Laporan Pembelian Bahan Baku

A14 Laporan Pembelian Bahan Baku A15 Ya Tidak Ya Tidak Pembuatan Laporan Hutang Bon Hutang Laporan Hutang A16 Pembuatan Laporan Persediaan Bahan Baku

Laporan Persediaan Bahan Baku

A13 Perlu Membeli

Bahan Baku ?

Ya Tidak

A7

Laporan Persediaan Bahan Baku Yang

Sudah Dicek

A8

Faktur Pemesanan Bahan Baku Tidak

Sesuai

Bon Hutang Faktur Pemesanan Bahan Baku Sesuai

Pembayaran Secara Tunai Faktur Pemesanan Bahan Baku Sesuai

(Tunai)

Draft Pemesanan Bahan BakuYang Sudah Divalidasi

Faktur Pemesanan Bahan Baku Sesuai

(Hutang)

Faktur Pemesanan Bahan Baku Sesuai

(Tunai) A11

A12 Faktur Pemesanan Bahan Baku Sesuai

(Hutang) A13

Pengolahan Data Pembelian Bahan Baku

Data Pembelian Bahan Baku Data Pembelian Bahan Baku A10 Purchase Order Purchase Order Faktur Pemesanan Bahan Baku Tidak

Sesuai

Faktur Pemesanan Bahan Baku Sesuai

Laporan Keuangan A35

Laporan Keuangan Laporan Persediaan

Bahan Baku Yang Sudah Dicek Laporan Keuangan Laporan Persediaan Bahan Baku A13 Laporan Keuangan A13

3. Prosedur Pelunasan Hutang Bahan Baku.

Prosedur pelunasanbahan baku adalah proses dimana pihak perusahaan akan melunasi sisa tau hutang bahan baku yang belum dibayarkan kepada pemasok, prosedur tersebut diantaranya:

1. Divisi administrasi membuat draft laporan pelunasan hutang bahan baku

berdasarkan laporan hutang dan kemudian memberikannya kepada menejer yang kemudian akan dicek apakah diacc atau tidak.

2. Apabila tidak diacc maka divisi akan membuatkan kembali draft yang

baru, apabila diacc maka divisi administrasi akan melakukan proses pembayaran hutang sesuai draft laporan pelunasan hutang yang sudah diacc. Kemudian dilakukan pembayaran hutang kepada pemasok.

3. Setelah dilakukan pembayaran hutang kepada pemasok, divisi

administrasi akan membuat laporan pelunasan bahan baku.

Adapun flowmap prosedur pelunasan hutang bahan baku bisa dilihat pada

205

5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, maka saran yang diharapkan adalah

pembangunan sistem informasi ini bisa dikembangkan seiring dengan perkembangan

spesifikasi kebutuhan pengguna sistem yang harus dipenuhi dalam mencapai tahap

BIODATA PENULIS

Nama : Firmansyah Saleh

NIM : 10104898

Tempat/Tgl. Lahir : Cilacap, 19 November 1985

Jenis Kelamin : Laki-Laki

Alamat : Jl. Bali No.67 Cilacap, Jawa Tengah

No. Telp./HP. : 081321668012

E-mail : fixa_dx3m@yahoo.co.id

Riwayat Pendidikan

1992 - 1998 : TK Srigunting Cilacap

1992 – 1998 : SD YKPP 02 Cilacap

1998 – 2001 : SLTP Islam Alirsyad Cilacap

2001 – 2004 : SMU MAN Cilacap

2004 - 2012 : Program Studi S1 Jurusan Teknik Informatika