Performa 2011 Vol. 10, No.1: 29 - 40
Perancangan Sistem Kearsipan di Bagian Tata Usaha Jurusan Teknik Industri Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Bellinda Ratih Puspasari, Irwan Iftadi
∗
, dan Yuniaristanto
Jurusan Teknik Industri, Universitas Sebelas Maret
Jl. Ir. Sutami 36A, Surakarta 57126, TelpFax. 0271 632110 Abstract
This study consists of three stages. The first stage is to identify the current condition of archival records systems and mapped into the business process. The requirements of current system are analyzed by
considering the identification of current system. The requirements of the system will be used as a reference of the new system development. System improvements can be conducted by analyzing business
processes then make improvements by using the Business Process Improvement BPI. The archival records design is conducted by preparing the classification of records, designing the retention schedules,
improving the arrangement of order in filing cabinet, and calculating the cost of the system. The result of this study is the index list of records that is stored in filing cabinet by using the combination
classification of filing system, consist of subject filing system, alphabetical filing system, and chronological filing system. The design of archival records system is feasible to be developed in the
administration after analyzed by using the benefit-cost ratio BCR analysis. By implementing the system, the time required to search 20 records decrease 39.25 prior to implementation.
Keywords
: archive, records, filing system, business process improvement, retention schedule, benefit- cost ratio.
1. Pendahuluan
Kegiatan kearsipan di jurusan Teknik Industri dikelola oleh bagian Tata Usaha TU. TU memegang peranan yang sangat penting dalam menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan semua arsip yang dibutuhkan. Arsip yang disimpan di jurusan Teknik Industri dapat berupa hardfile dan softfile. Pengelolaan arsip yang dilakukan
sekarang masih bersifat manual dan dianggap sudah cukup baik.
TU menyimpan bermacam-macam arsip dan telah dikelompokkan berdasarkan subjeknya, kemudian disusun dalam folder arsip ordner. Masing-masing ordner diberi nomor
dengan tujuan untuk mempermudah dalam pencarian arsip yang disusun dalam lemari arsip. Penomoran yang dilakukan juga masih kurang jelas, ordner hanya diberi nomor secara acak
tanpa adanya metode khusus misalnya berdasarkan abjad, subjek, atau urutan waktu. Arsip- arsip tersebut masih sering tercampur antara subjek yang satu dengan subjek yang lainnya
walaupun sudah dikelompokkan atau penempatan arsip seringkali tidak sesuai dengan subjeknya karena kurang baiknya pengklasifikasian arsip di TU saat ini.
Kapasitas lemari arsip yang terbatas berbanding terbalik dengan banyaknya jenis arsip yang ada. Dibuktikan dengan ditemukannya beberapa arsip yang belum disusun ke dalam
ordner khusus, dan tidak diletakkan di dalam lemari arsip. Hal itu mengakibatkan adanya ketidakteraturan atas penataan ordner di TU. Layout lemari arsip di TU diletakkan berjauhan.
TU tidak mempertimbangkan jumlah, tingkat kepentingan, dan ke-update-an arsip. Hal ini dibuktikan dengan semua arsip terbaru disusun di tempat yang sulit untuk dijangkau dan belum
∗
Correspondance : iftadigmail.com
30 Performa 2011 Vol.10, No.1
diberi label. Penataan ordner di lemari arsip disusun berdasarkan nomor ordner, akibatnya, diperlukan waktu yang cukup lama dalam pencarian arsip. Hal ini dikarenakan staf TU harus
melihat daftar arsip terlebih dahulu untuk menemukan nomor ordner yang sesuai dengan jenis arsip yang akan disimpan. Jika dilihat dari segi efisiensi, maka dengan adanya ketidakteraturan
penataan arsip yang ada membuat petugas mengalami kesulitan dalam menemukan ordner.
Arsip akan terus bertambah setiap harinya seiring dengan berkembangnya kegiatan organisasi sehingga diperlukan perawatan arsip yang baik. Sistem kearsipan yang berlangsung
di TU saat ini belum mengenal adanya jadwal retensi arsip, yaitu kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Arsip yang ada akan terus menumpuk di
dalam ordner sehingga dapat menyebabkan file arsip rusak karena dipaksakan masuk ke dalam ordner yang telah terisi penuh. Ordner-ordner tersebut disusun rapat tanpa adanya jarak antar
ordner. Hal ini bertujuan agar ordner lainnya tidak jatuh pada saat mengambil ordner dari lemari arsip. Penataan ordner di lemari juga tidak tersusun rapi, hal ini disebabkan setelah
mengambil ordner untuk mencari file arsip, ordner tersebut diletakkan sembarangan di dalam lemari dan tidak disusun seperti semula sehingga petugas mengalami kesulitan mengambil dan
mengembalikan ordner ke dalam lemari.
Ketidaksesuaian antara dokumentasi jumlah arsip yang tersimpan dengan jumlah arsip aktual yang ada dipengaruhi oleh banyak faktor. Hal itu antara lain disebabkan karena adanya
file arsip yang hilang. Arsip maupun surat yang masuk ke TU tidak langsung diproses sehingga terjadi penumpukan di meja petugas. Sering terjadi pengambilan surat secara langsung oleh
pihak tertentu tanpa sepengetahuan TU sebelum surat tersebut diarsipkan, akibatnya petugas mengalami kesulitan dalam menemukan kembali arsip surat tersebut apabila dibutuhkan.
Ketidaksesuaian dokumentasi yang ada juga disebabkan karena TU belum mempunyai prosedur yang jelas, baik dalam pencatatan surat masuk dan surat keluar, maupun pencatatan
peminjaman arsip. Belum jelasnya prosedur tersebut juga mengakibatkan ketidakpastian ditemukannya file arsip tersebut sehingga proses pelayanan di TU menjadi terhambat.
Berdasarkan pertimbangan di atas, maka jurusan Teknik Industri mempunyai upaya dalam membangun sistem kearsipan sehingga arsip yang disimpan di jurusan bisa dikelola
dengan baik dan dapat diperoleh informasi yang dapat tersedia tepat pada waktunya .
2. Metode Penelitian
