Sistem Pengendalian Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara

(1)

UNIVERSITA S SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III

TUGAS AKHIR

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL KAS PADA FAKULTAS EKONOMI UNVERSITAS SUMATERA UTARA

Diajukan Oleh:

WINDA RIANA SARI HARAHAP Nim: 072102016

Guna MEmenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 2010

(2)

(3)

(4)

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirahim,

Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT, karena atas limpahan rahmat, rejeki dan ridho-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “Sistem Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.” Dimana tujuan dari pembuatan tugas akhir ini adalah guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan kelulusan pendidikan program Diploma pada fakultas Ekonomi USU. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih yang sebanyak-banyaknya kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga.M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi Jurusan D-3 Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Bapak Iskandar Muda, SE, M.Si selaku sekretaris Jurusan D-3 Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dra.SRI MULYANI,MBA,Ak selaku dosen pembimbing penulis yang telah banyak memberikan masukan dan arahan kepada penulis dan sabar membimbing penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

5. Kepada Staf Pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan data kepada penulis.

(5)

6. Ibunda Tercinta Siwi Pujiarti dan Ayahanda Tercinta Ismed Darwis Harahap, yang dengan penuh kesabaran telah membesarkan, mendidik dan yang tak henti-hentinya banyak memberikan dukungan atas penulis baik moril maupun materil, serta selalu mendoakan penulis disetiap kesempatan yang ada. Semoga tugas akhir ini dapat membuat ayahanda dan ibunda tercinta bangga dan bahagia terhadap penulis.

Akhir kata penulis memanjatkan doa dan syukur kehadirat Allah SWT atas segala bantuan dan rahmatnya yang telah diberikan, semoga akan memperoleh balasan yang berlipat ganda dariNya, dan Semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi yang menggunakannya, dan menjadi amal ibadah bagi penulis.

Amin yaa Rabbal Alamin ...

Medan, Agustus 2010 Penulis

(6)

DAFTAR ISI

Hal

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ……….. iii

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Permasalahan ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4

D. Rencana Penulisan ... 5

1. Jadwal Penelitian ………... 5

2. Rencana Isi ... 5

BAB II PROFIL INSTANSI / LEMBAGA A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7

1. Visi Fakultas Ekonomi USU ... 8

2. Misi Fakultas Ekonomi USU ... 9

3. Tujuan Fakultas Ekonomi USU ... 9

B. Jenis Usaha / Kegiatan ... 10

C. Struktur Organisasi ... 10

D. Job Description ... 16

E. Kinerja Usaha Terkini ... 21

(7)

BAB III TOPIK PENELITIAN

A. Pengertian Sistem Pengawasan Internal Kas ... 23

B. Tujuan dan Fungsi Pengawasan Internal Kas ... 30

C. Unsur-Unsur Pengawasan Internal Kas ... 34

D. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas FE USU... 36

E. Jenis-jenis Penerimaan dan Pengeluaran Kas FE USU .... 42

F. Sistem Pengawasan Internal Kas FE USU ... 44

BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 46

B. Saran ... 48 DAFTAR PUSTAKA

(8)

DAFTAR TABEL

Hal Tabel I.I : Tabel jadwal Penelitian ... 5

(9)

DAFTAR GAMBAR

Hal Gambar II.1 : Struktur Organisasi FE USU ... 12 Gambar III.1 : Prosedur Penerimaan Kas FE USU ... 38 Gambar III.II : Prosedur Pengeluaran Kas FE USU ... 41

(10)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dewasa ini perkembangan perekonomian perusahaan / instansi (dalam hal ini instansi pendidikan) yang besar selalu berhadapan dengan kendala-kendala yang berhubungan dengan pengawasan harta bendanya, khususnya masalah kas, dimana sebagian besar transaksi yang dilakukan perusahaan / instansi selalu melibatkan kas. Apalagi dengan perkembangan teknologi yang terjadi pada masa sekarang yang memungkinkan terjadinya penyalahgunaan kas, dengan demikian perusahaan harus lebih aktif dalam melakukan pengawasan terhadap kas.

Teknologi yang semakin maju mempengaruhi perkembangan pada setiap perusahaan maupun lembaga, baik swasta ataupun pemerintah. Masalah-masalah yang dihadapi oleh perusahaan / instansi juga semakin rumit terutama dalam penyajian laporan keuangan. Oleh karena itu, profesi akuntan memegang peranan yang sangat penting dalam membantu menyusun laporan keuangan. Dalam fungsi manajemen, pengawasan merupakan tanggungjawab yang tidak dapat diabaikan.

Setiap perusahaan memerlukan adanya prinsip akuntansi yang baik, terutama dalam hal pengelolaan kas. Kas sangat mempengaruhi transaksi dalam perusahaan. Oleh karena itu penggunaannya harus secara optimal. Optimal dalam

(11)

arti kata dapat menjaga keseimbangan antara jumlah yang cukup untuk menjaga kelancaran operasi perusahaan dan menghindari kas yang menganggur.

Dimana hal ini harus didukung oleh adanya struktur organisasi yang baik dan penempatan personil yang tepat.

Kas merupakan aset perusahaan yang paling lancar (likuid) dari seluruh aktiva yang ada. Dan kas juga merupakan aktiva yang paling harus dijaga. Hal ini disebabkan karena kas sangat mudah dialihkan atau dipindah tangankan karena kas tidak memiliki identitas kepemilikan. Oleh karena itu perusahaan / instansi harus melakukan pengawasan untuk melindungi kas. Ini disebabkan karena setiap transaksi yang dilakukan oleh suatu perusahaan / instansi selalu berhubungan dengan kas.

Oleh karena itu kas menjadi objek yang paling mudah untuk diselewengkan, sehingga banyak pihak yang berusaha menyelewengkan kas dengan berbagai cara. Oleh karena itu, maka perlu adanya pengawasan intern yang efektif terhadap kas. Apabila pengawasan internal terhadap kas dalam sebuah perusahaan / instansi berjalan dengan efektif maka penyalahgunaan kas dapat diketahui dengan mudah.

Didalam mencapai tujuannya perusahaan / instansi selalu menghadapi persoalan baik yang berasal dari dalam maupun dari luar. Dilihat dari ciri-ciri dan kepentingannya, kas selalu menjadi objek utama yang disalahgunakan, untuk itu diperlukan adanya pengawasan – pengawasan internal yang dapat mencegah terjadinya penyalahgunaan dan penyelewengan kas.

(12)

Pengawasan dapat diartikan sebagai alat untuk mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas perusahaan / instansi agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Salah satu cara untuk melaksanakan pengawasan adalah dengan menyusun sistem pengawasan internal kas yang memadai dan tentunya dapat dipertanggungjawabkan pelaksanaannya dalam mengamankan harta suatu perusahaan/ instansi, meningkatkan efisiensi dan mendorong karyawan untuk selalu mematuhi kebijakan – kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen sehingga kecurangan dan penyalahgunaan kas dapat diminimalisasi atau bahkan dapat dihindari. Dengan kata lain pengawasan internal yang baik didalam suatu perusahaan / instansi dapat menunjang keberhasilan setiap keputusan dan peraturan yang telah ditetapkan serta dapat mendukung keberhasilan operasi suatu perusahaan / instansi ( dalam hal ini lembaga pendidikan).

Pengawasan intern ini membutuhkan setidak-tidaknya pemisahan fungsi dan tugas didalam pengurusan kas, misalnya pemisahan tugas antara penerimaan dan pengeluaran kas. Untuk mencapai pengawasan yang baik ini perlu juga ditunjang dengan sarana-sarana, prosedur-prosedur, dan alat-alat sehingga tujuan akhir perusahaan dapat dengan lebih mudah tercapai.

Dengan landasan pemikiran diatas, maka penulis memilih judul “Sistem Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

(13)

B. Permasalahan

Sesuai dengan judul yang diambil maka penulis mengajukan masalah pokok yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini yaitu sejauh mana peran pengawasan internal kas baik secara operasional maupun dari sisi pembukuan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun perumusan masalah yang akan dibahas pada Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Bagaimana Sistem Pengawasan Internal Penerimaan Kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bagaimana Sistem Pengawasan Internal Pengeluaran Kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan penelitian

a. Untuk mengetahui bagaimana sistem pengawasan internal penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

b. Untuk mengetahui bagaimana sistem pengawasan internal pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

(14)

2.

Manfaat penelitian

Adapun manfaat penelitian yang ingin dicapai penulis adalah :

a. Bagi penulis, untuk menambah dan memperluas wawasan penulis mengenai pengawasan internal kas pada masa yang akan datang.

b. Bagi perusahaan, dapat digunakan sebagai masukan yang bermanfaat dalam melaksanakan pengawasan internal kas pada masa yang akan datang.

c. Bagi pembaca, dapat digunakan sebagai bahan penambah ilmu pengetahuan, dserta dapat dijadikan sebagai bahan perbandingan untuk melakukan penelitian di masa yang akan datang.

D. Rencana Penulisan 1. Jadwal penelitian

Penelitian ini dilakukan di fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl.T.M. Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini daspat dilihat pada tabel 1.1 dibawah ini :

NO Kegiatan

Minggu Ke

1 2 3

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan

(15)

Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selama beberapa minggu, yakni mulai tanggal 5 Juli 2010 – 3 Agustus 2010.

2. Rencana isi

Penulis akan memberikan gambaran rencana isi yang membuat lebih terarahnya penulisan Tugas Akhir ini penulis membagi luas pembahasan tugas akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul tugas akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan tugas akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini akan diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian, rencana penulisan yang mencakup jadwal survei dan rencana isi.

BAB II : PROFIL INTANSI / LEMBAGA

Bab ini meliputi sejarah singkat Instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan FE USU.

(16)

BAB III : TOPIK PENELITIAN

Pada bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat pengawasan intern dan juga mengenai pengertian dan fungsi kas, serta prosedur pengawasan intern kas yang diterapkan oleh instansi / lembaga. BAB IV : PENUTUP

Dalam bab ini penulis mencoba mengambil kesimpulan dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi FE USU di masa yang akan datang.

(17)

BAB II

PROFIL INSTANSI / LEMBAGA

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh ) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam

lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

(18)

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan

2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan

2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi USU di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

1. Visi Fakultas Ekonomi USU

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

(19)

2. Misi Fakultas Ekonomi USU

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut : a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

3. Tujuan Fakultas Ekonomi USU Tujuan Fakultas Ekonomi USU :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

(20)

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

B. Jenis Usaha / Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

(21)

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar II.I Berikut ini :

(22)

Gambar II.I Struktur Organisasi FE USU. Sumber : Fakultas Ekonomi USU

Rektor dan Pembantu Rektor Dewan Pertimbangan Fakultas Dekan dan Pembantu Dekan Ketua dan Sekretaris Departemen Kepala bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio /bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas

(23)

PIMPINAN FE USU

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Pembantu Dekan I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Pembantu Dekan II : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FE USU

Ketua : Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, M.Si Anggota : Prof. Bachtiar Hassan Miraza

Prof. Moenaf H. Regar, M.Acc Prof. Dr. Amrin Fauzi

Prof. Dr. Arnita Zainuddin, M.Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Prof. Dr. Syaad Afifuddin S., M.Ec Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Ami Dilham, SE, M.Si

Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Prof. Dr. lic. Rer. Reg. Sirojuzilam, SE Prof. Dr. Rismayani, MS

(24)

DEPARTEMEN FE USU Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak

PROGRAM DIPLOMA III FE USU Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaiti Lubis, SE, MBA BAGIAN TATA USAHA FE USU

Ka. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE Kasub. Pendidikan : Fepty Aniar, SE

Kasub. Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Kepegawaian : Kamariah, SE Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos Bendaharawan : Maslan, SE

(25)

LEMBAGA-LEMBAGA PENTING FE USU Puslitbank

Pengarah : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Unit Pelayanan

Kepala : Hotmal Jafar, SE, MM, Ak

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

(26)

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan

fakultas.

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan

dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

(27)

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum.

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas. d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan

(28)

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

(29)

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

(30)

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni. k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

(31)

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada

(32)

kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan( misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. 4. Wisuda mahasiswa.

(33)

BAB III

TOPIK PENELITIAN

Penulis telah menguraikan pengawasan intern yang telah ditetapkan oleh perusahaan / intansi dalam hal ini adalah fakultas ekonomi universitas sumatera utara. Dalam bab ini penulis akan menganalisa sekaligus mengevaluasi bagaimana relevansi antara teori yang diterapkan oleh perusahaan / instansi.

A. Pengertian Sistem Pengawasan Internal Kas

Maju mundurnya suatu perusahaan / instansi sangat bergantung pada cara pengelolaan manajemen yang diterapkan. Sedangkan berhasil tidaknya manajemen dalam menjalankan tugasnya akan tercermin dalam laporan keuangan yang disajikan, dalam hal ini pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen untuk menyelenggarakan seluruh rencana kegiatan yang telah ditetapkan agar dapat berjalan dengan baik.

Setiap perusahaan / instansi memerlukan kas dalam menjalankan aktivitas usahanya baik sebagai alat tukar dalam memperoleh barang atau jasa maupun sebagai investasi dalam perusahaan / instansi tersebut. Untuk lebih jelasnya mengenai pengertian kas, Standar Akuntansi Keuangan (2002 : 85) memberikan pengertian sebagai berikut : “Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas digunaka untuk membiayai kegiatan umum perusahaan”.

(34)

kas merupakan aktiva yang paling sering berubah. Hampir dalam setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas.

Menurut Soemarso, (2004 : 320) “ Kas adalah segala sesuatu , baik yang berbentuk uang atau bukan yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya”.

Kas dapat dikatakan merupakan satu-satunya pos yang paling penting dalam neraca. Karena berlaku sebagai alat tukar dalam perekonomian kita, kas terlihat secara langsung atau tidak langsung dalam hampir semua transaksi usaha. Hal ini sesuai dengan sifat-sifat kas yaitu :

1. Kas selalu terlibat dalam hampir semua transaksi perusahaan.

2. Kas merupakan harta yang siap dan muda untuk digunakan dalam transaksi serta ditukarkan dengan harta lain, mudah dipindahkan dan beragam tanpa tanda pemilik.

3. Jumlah uang kas yang dimiliki oleh perusahaan harus di jaga sedemikian rupa sehingga tidak terlalu banyak dan tidak kurang.

Pengelolaan kas dapat dikriteriakan sebagai berikut : 1. Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang sah. 2. Dapat digunakan setiap saat bila dikehendaki.

3. Penggunaannya secara bebas.

(35)

Kas terdiri dari saldo kas yang ditangan perusahaan dan termasuk rekening giro. Setoran kas adalah asset yang dimiliki untuk memenuhi komitmen kas jangka pendek, bukan untuk investasi dan dengan cepat dapat dijadikan menjadi kas. Arus kas adalah arus masuk dan merupakan salah satu dari beberapa elemen laporan keuangan yang dipublikasikan. Laporan keuangan yang lengkap terdiri dari komponen-komponen berikut ini:

1. Neraca.

2. Laporan Realisasi Anggaran 3. Laporan Arus Kas dan

4. Catatan atas Laporan keuangan.

Sebagai sebahagian dari laporan keuangan, laporan arus kas merupakan alat komunikasi artinya bahwa laporan arus kas itu adalah suatu alat yang digunakan untuk mengkomunikasikan kas dari suatu perusahaan tersebut. Dengan laporan arus kas para pemakai dapat mengevaluasi perubahan dalam aktiva bersih perusahaan / instansi, struktur keuangan termasuk likuiditas dan solvabilitas dan kemampuan untuk mempengaruhi jumlah serta waktu arus kas dalam rangka adaptasi dengan perubahan keadaan dan peluang.

Sedangkan Pengawasan berarti : mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana-rencana.

(36)

“ Pengawasan internal merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalagunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, memastikan bahwa perundang – undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya.”(Warren, Reeve, Fees, 2005:289). Sistem ini menciptakan pengawasan intern yang cukup terhadap kas, diperolehnya data akuntansi yang tepat dan dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha serta mendorong dipenuhinya kebijaksanaan pimpinan.

Sedangkan “Sistem pengawasan intern suatu organisasi terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diciptakan untuk memberikan jaminan yang memadai agar tujuan organisasi dapat dicapai.”(Abubakar, Erwin. 2001:83). Dari defenisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem yang menjadi alat pengawasan internal merupakan penekanan pada penggunaan, cara-cara dan prosedur-prosedur yang bertujuan untuk :

1. Melindungi harta atau aktiva perusahaan

2. Memeriksa kecermatan dan seberapa jauh kehandalan data akuntansi yang disajikan dapat dipercaya keabsahannya

3. Meningkatkan efisiensi kerja karyawan

4. Mendorong dipatuhinya kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan Jadi pada dasarnya, pengawasan internal kas bertujuan untuk melindungi harta perusahaan, dan berusaha sedapat mungkin menghindari penyelewengan dan penyalahgunaan harta perusahaan.

(37)

Pengawasan Internal Kas Meliputi 3 hal : 1. Pengawasan akuntansi

Pengawasan akuntansi meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang berhubungan dengan pengamanan harta kekayaan perusahaan dari catatan-catatan keuangan yang dapat dipercaya, oleh karena itu disusun sedemikian rupa untuk meyakinkan bahwa :

a. Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan persetujuan atau wewenang pimpinan, baik yang bersifat umum maupun khusus.

b. Transaksi-transaksi dicatat sedemikian rupa sehingga memungkinkan ikhtisar-ikhtisar keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi atau kriteria lain sesuai dengan tujuan ikhtisar tersebut dan menekankan pertanggungjawaban atas harta kekayaan perusahan / instansi.

c. Penguasaan atas harta perusahaan / instansi diberikan hanya dengan persetujuan atau wewenang pimpinan.

d. Jumlah aktiva / harta kekayaan perusahaan / instansi seperti yang tercantum dalam catatan perusahaan dicocokkan dengan aktiva / harta yang ada pada waktu yang tepat dengan tindakan yang sewajarnya diambil jika terjadi perbedaan.

(38)

2. Pengawasan administratif

Pengawasan administratif meliputi (tetapi tidak terbatas pada) rencana serta prosedur dan pencatatan yang berhubungan dengan proses pembuatan keputusan yang membuat pimpinan perusahaan untuk menyetujui atau memberi wewenang atas terjadinya transaksi-transaksi. Pemberian wewenang tersebut merupakan fungsi pimpinan perusahaan yang langsung berhubungan dengan tanggungjawab untuk mencapai titik tolak serta menciptakan pengawasan akuntansi atau transaksi.

3. Pengawasan penggunaan

Tujuan dari pengawasan ini adalah untuk mengetahui apakah suatu barang atau inventaris sudah benar penggunaannya. Penggunaan ini penting artinya guna menentukan nilai ekonomis aktiva tetap seperti keamanan atau keutuhan, keawetan, maupun pendayagunaan barang-barang yang ada.

Menurut Suharli (2006;173), “ kas dan setara kas adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat dapat dikonversi menjadi kas dalam jumlah tertentu tanpa harus menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan.”

Ciri-ciri sistem pengawasan internal yang baik adalah sebagai berikut : a. Struktur organisasi yang baik.

b. Sistem organisasi dan tanggungjawab yang jelas. c. Sistem akuntansi yang baik.

(39)

d. Kebijaksanaan personalia yang baik.

e. Badan atau staf internal auditor yang cakap. f. Dewan komisaris yang kompeten dan cakap.

Kas tidak mempunyai tanda kepemilikan khusus dan mudah dipindahtangankan. Sifat demikian itu mengakibatkan manajemen harus yakin bahwa :

a. Setiap pengeluaran kas telah sesuai dengan tujuan penggunaan yang telah ditetapkan

b. Kas yang seharusnya diterima memang benar-benar diterima c. Tidak ada penyalahgunaan terhadap kas perusahaan

Dari sifat-sifat kas tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa aspek perencanaan dan pengawasan internal terhadap kas harus mendapat perhatian yang serius oleh manajemen. Dimana setiap pengawasan internal terhadap kas harus diciptakan untuk melindungi dan mengamankan serta meningkatkan efektifitas dan efesiensi pengguna manajemen.

Secara garis besar pengawasan kas harus diarahkan kepada dua hal, yaitu : administrative dan accounting control sesuai dengan tanggungjawab manajemen terhadap kas yang secara umum terdiri dari :

(40)

b. Menghindari terjadinya kas yang menganggur.

c. Meningkatkan efisiensi operasi dan mencegah terjadinya kerugian – kerugian sebagai akibat dari adanya tindak penyelewengan kas atau penyalahgunaan wewenang.

Berikut ini diuraikan beberapa hal yang menyebabkan pentingnya pengawasan internal kas, mencakup :

a. Sebagian besar transaksi perusahaan yang terdiri dari uang kas dan transaksi lainnya yang secara tidak langsung mempengaruhi kas, tetapi akan melalui kas juga.

b. Kas merupakan aset yang paling lancar sehingga menjadi sasaran utama untuk melakukan penyelewengan dan manipulasi. perkreditan piutang disebabkan oleh pendebetan kas sehingga jika penerimaan kas salah, kemungkinan perkreditan juga akan salah.

c. Pendebetan hutang merupakan lawan dari perkreditan kas sehingga jika salah mendebet hutang berarti salah dalam penerimaan kas.

d. Kesalahan dalam perkiraan kas kemungkinan dikarenakan oleh adanya kesalahan pada perkiraan yang lainnya.

Jadi pada dasarnya, pengawasan internal kas bertujuan untuk melindungi harta perusahaan, dan berusaha sedapat mungkin menghindari penyelewengan dan penyalahgunaan harta perusahaan.

(41)

B. Tujuan dan Fungsi Pengawasan Internal Kas

1. Tujuan sistem pengawasan internal kas

Mengingat mayoritas transaksi diperusahaan melibatkan kas, maka pengawasan internal kas sangat diperlukan guna menghindari terjadinya penyelewengan yang dilakukan terhadap kas. Pengawasan internal kas tercakup dalam suatu pengawasan internal kas. Pada dasarnya tujuan pengawasan internal kas adalah :

a. Diperolehnya data / informasi mengenai kas yang sebenarnya.

b. Untuk mencek kecermatan antara dana dari catatan menurut pembukuan dengan saldo kas yang sebenarnya.

c. Untuk mencek pelaksanaan kegiatan / aktivitas mengenai kas sehingga apabila terjadi penyimpangan dari sistem yang diterapkan dapat diambil tindakan koreksi.

Pengawasan terhadap kas dapat diterapkan dengan cara, yaitu : 1) Pengawasan terhadap penerimaan kas.

Sumber penerimaan uang kas yang lazim dalam perusahaan berasal dari penjualan tunai, penerimaan kas pelunasan piutang untuk untuk penjualan kredit, dan penerimaan lainnya seperti hasil penjualan investasi sementara atau penjualan aktiva tetap perusahaan. Agar semua hasil penerimaan ini dapat diamankan dan menjadi milik perusahaan maka pengawasan intern yang baik

(42)

2) Pengawasan terhadap pengeluaran kas.

Sama halnya dengan penerimaan kas, pengeluaran kas juga harus dikelola sedemikian rupa sehingga tidak terjadi kesalahan atau kecurangan dalam pelaksanaannya yang mengakibatkan kerugian perusahaan. Pengeluaran kas biasanya berupa pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan / instansi untuk berbagai macam keperluan, misalnya pembayaran hutang, pembayaran gaji karyawan dan biaya-biaya lainnya.

Adapun tujuan dari sistem pengawasan internal kas adalah sebagai berikut: a. Menjaga keamanan harta milik perusahaan.

Tanggungjawab utama menjaga harta milik perusahaan dan mencegah serta menemukan kesalahan-kesalahan terletak ditangan manajemen, perlu adanya pengawasan internal yang baik agar dapat melimpahkan tanggung jawab secara tepat.

b. Menjaga ketelitian data akuntansi.

Sistem akuntansi dan administrasi sangat diperlukan guna menjaga ketelitian data akuntansi yang ada, sistem tersebut dapat berjalan baik dengan mengadakan formulir dan bukti pencatatan sebagai dasar pengawasan. Dengan adanya formulir atau bukti pencatatan yang tersedia, akan dapat diketahui apakah pencatatan itu dilakukan sesuai dengan ketentuan yang ada atau tidak.

(43)

c. Mewujudkan efisiensi kerja.

Untuk dapat mewujudkan efisiensi kerja, perlu dirancang suatu sistem dan prosedur operasional tiap-tiap bagian operasi perusahaan / instansi, sehingga pelaksanaan operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan tertib.

d. Membentuk dan menjaga kebijaksanaan manajemen.

Dengan adanya formulir-formulir, bukti pencatatan dan prosedur yang telah ditetapkan serta adanya pemisahan tanggungjawab yang jelas, diharapkan dapat membantu serta menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

2. Fungsi pengawasan internal kas

Fungsi pengawasan internal kas secara umum antara lain ialah untuk menjamin terselenggaranya pencatatan kas yang akurat, tersimpannya kas dengan aman dan adanya pengeluaran kas yang dilakukan dan disahkan oleh personil dan yang berwenang dan dengan jumlah yang benar. Ciri-ciri dasar dari sebuah pengawasan internal kas adalah sebagai berikut :

a. Secara khusus menetapkan tanggung jawab pengelolaan penerimaan kas.

b. Pemisahaan pengelolaan dan pencatatan penerimaan kas. c. Mendepositokan seluruh kas yang diterima setiap hari. d. Sistem voucher untuk mengendalikan pembayaran kas.

(44)

Terdapat tujuh macam fungsi struktur pengawasan internal kas secara rinci yang harus terpenuhi untuk mencegah setiap kesalahan yang mungkin terjadi di dalam pencatatan. Struktur pengawasan internal kas tersebut harus memberikan kepastian pada :

a. Setiap transaksi yang dicatat adalah sah (valid)

Struktur pengendalian internal kas tidak dapat memberikan transaksi fiktif, dan yang sebenarnya tidak terjadi di dalam catatan akuntansi lainnya.

b. Setiap transaksi diotorisasi dengan tepat.

c. Dalam hal ini, jika suatu transaksi tidak diotorisasi, maka dapat mengakibatkan otorisasi yang curang.

d. Setiap transaksi yang terjadi harus dicatat dan hal ini dilakukan guna mencegah hilangnya setiap transaksi dari catatan.

e. Setiap transaksi harus dinilai dengan cepat dan tepat.

Pengendalian yang memadai harus disertai dengan prosedur untuk menghindari kesalahan dalam perhitungan dan pencatatan transaksi pada berbagai langkah-langkah proses pencatatan.

f. Transaksi yang terjadi harus diklasifikasikan dengan tepat.

Pengklasifikasian perkiraan yang tepat sesuai dengan kode perkiraan klien harus dicatat dalam jurnal.

(45)

g. Transaksi yang terjadi dicatat pada waktu yang tepat.

h. Setiap transaksi dimasukkan dengan tepat kedalam catatan tambahan dan diikhtisarkan dengan benar.

C. Unsur-unsur Pengawasan Internal Kas

Adapun unsur-unsur yang menjadi syarat pengawasan internal adalah sebagai berikut :

1. Suatu rencana organisasi harus memiliki pemisahan fungsi secara tepat.

Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggungjawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggungjawab fungsional dalam organisasi harus dipisahkan berdasarkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.

2. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan yang layak untuk melaksanakan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta, hutang, dan pendapatan serta biaya.

Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk menghasilkan data keuangan yang tepat. Klasifikasi data keuangan dapat dilakukan dalam

(46)

rekening-rekening buku besar, Menurut AICPA, susunan rekening yang baik harus dapat memenuhi hal-hal sebagai berikut :

a. Membantu mempermudah penyusunan laporan – laporan dengan ekonomis, meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk menggambarkan dengan baik dan teliti semua harta, hutang, pendapatan, harga pokok dan biaya-biaya yang harus dirinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen didalam melakukan operasi. b. Menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat dalam

setiap rekening, memberi batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal, pendapatan, dan biaya-biaya.

3. Praktek-praktek yang sehat harus dijalankan didalam menjalankan tugas dan fungsi setiap bagian organisasi.

Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah :

Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.

a. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh suatu organisasi tanpa ada campur tangan dari organisasi lainnya. b. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak

(47)

c. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengawasan internal kas.

4. Pegawai yang cakap dan seimbang dengan tanggungjawabnya

Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengendalian internal. Apabila sudah disusun struktur organisasi yang tepat, prosedur-prosedur yang baik, tetapi tingkat kecakapan pegawai tidak memenuhi syarat-syarat yang diminta, bisa dipastikan bahwa sistem pengawasan tidak akan berhasil dengan baik.

D. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas FE USU 1. Prosedur penerimaan kas

Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi USU meliputi serangkaian proses pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan kas serta pertanggungjawaban kembali, proses ini dapat dilakukan secara manual ataupun menggunakan sistem terkomputerisasi.

Adapun prosedur yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi USU secara lebih rinci meliputi :

a. Setoran SPP Mahasiswa ke Biro Rektor.

b. Pihak Fakultas mengirimkan rencana Anggaran ke Biro Rektor.

(48)

d. Pihak Biro mengirimkan cek kepada Fakultas Ekonomi USU yang nilainya sesuai dengan Anggaran yang diajukan sebelumnya.

e. Fakultas melampirkan dokumen bukti penerimaan uang / cek.

f. Mencatat pada buku besar di Bagian Keuangan jumlah cek yang diterima dari Birek.

g. Cek/Dana tersebut dikelola oleh pihak Fakultas ( Bagian Keuangan Fakultas) untuk membiayai semua kebutuhan / kegiatan operasional Fakultas.

h. Bagian Keuangan membuat pembukuan atas pemakaian cek/dana tersebut.

i. Pembukuan tersebut berisi tentang Realisasi Anggaran yang akan diserahkan kepada Biro Rektor setiap bulannya sebagai pertanggungjawaban fakultas.

j. Jika terjadi kelebihan dana, maka dana tersebut akan dikembalikan lagi ke Biro Rektor.

Laporan yang dihasilkan dari prosedur penerimaan kas Fakultas Ekonomi USU adalah Laporan Realisasi Anggaran yaitu laporan yang menyajikan informasi realisasi, pendapatan, dan pembiayaan fakultas dalam suatu periode tertentu.

(49)

Prosedur Penerimaan Kas

(Seteleh disetujui)

Gambar III.1 : Prosedur Penerimaan Kas FE USU Sumber : Fakultas Ekonomi USU

Setoran SPP Mahasiswa Biro Rektor USU Fakultas

Mengajukan

R A

Mengirimkan

Fakultas Ekonomi

USU

Melampirkan Bukti Penerimaan cek Mencatat di Buku

Besar Keuangan Fakultas

Pengelolaan Dana Oleh

Fakultas

Pembukuan

Realisasi Anggaran Biro Rektor

(50)

2. Prosedur pengeluaran kas

Prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU meliputi serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi mulai pencatatan, penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada FE USU.

Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi USU meliput i:

a. Menerima berkas/kwitansi tagihan pembayaran. b. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang. c. Membuat bukti pengeluaran kas/cek dan mencetaknya.

d. Memaraf / meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti pengeluaran kas/cek.

e. Meminta pengesahan pejabat ( Pudek II ) yang berhak menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kas/bank.

f. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek / giro.

g. Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar pada cek/giro.

h. Mencatat pada buku kas atau buku besar keuangan setiap jumlah pengeluaran.

i. Membuat laporan dalam bentuk Realisasi Anggaran untuk selanjutnya dilaporkan kembali ke Birek USU.

(51)

Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU terdiri atas:

1) Kwitansi penagihan yang harus segera dibayar.

2) Kwintansi pembayaran dan bukti penerimaan lainnya merupakan dokumen sebagai tanda bukti pembayaran.

3) Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang diterbitkan oleh bendahara / pejabat Fakultas yang memiliki kewenangan.

4) Bukti transfer merupakan dokumen atau bukti apabila pembayaran dilakukan melalui transfer antar bank.

5) Buku besar pengeluaran kas merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat atau menggolongkan semua transaksi atas kejadian yang berhubungan dengan pengeluaran kas. 6) Buku besar pembantu merupakan catatan yang diselenggarakan oleh

fungsi akuntansi untuk mencatat transaksi-transaksi dan kejadian yang berisi rincian item buku besar untuk setiap rekening yang dianggap perlu.

(52)

Bagan Prosedur Pengeluaran Kas

Gambar III.2 : Prosedur Pengeluaran Kas FE USU Sumber : Fakultas Ekonomi USU

Menerima berkas tagihan pembayaran Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran

Membuat bukti pengeluaran kas

Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan pembayaran

Meminta pengesahan pejabat (Pudek II ) yang berhak menyetujui pembayaran Untuk pembayaran

melalui Bank dibuatkan Cek/Giro

Mencatat pengeluaran di Buku Besar keuangan

Membuat Laporan Realisassi Anggaran

(53)

E. Jenis-jenis Penerimaan dan Pengeluaran Kas FE USU

1. Jenis –jenis penerimaan kas

Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersumber dari :

a. Mahasiswa, berupa kewajiban pembayaran uang kuliah untuk program studi S1 reguler maupu n mandiri, Diploma III, Ekstensi, dll

b. Sumbangan pribadi

c. Sumbangan Instansi / perusahaan

Namun dalam Tugas Akhir ini penulis hanya membahas lebih dalam mengenai prosedur penerimaan kas yang berasal dari SPP Mahasiswa. Karena sumber inilah yang lebih bersifat rutin.

2. Jenis-jenis pengeluaran kas

Pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, baik keperluan operasi program S-1 reguler, mandiri, program Diploma III, dan ekstensi, secara umum mencakup :

a. Belanja pegawai

Belanja pegawai terdiri dari : 1) Pendidikan, mencakup :

(54)

• Dosen pembimbing dan penguji skripsi. • Seminar lokakarya.

• pelaksana Administrasi.

• Pengawas ujian/koreksi/panitia ujian. • Pembimbing praktikum / PKL. • Tim penilai karya ilmiah. • Penulisan karya ilmiah.

• Tim pengembangan program pendidikan.

2). Biaya penelitian.

3). Pengabdian kepada masyarakat.

4). Pembinaan dan pelayanan kesejahteraan masyarakat. 5). Pembinaan kerumahtanggaan dan lingkungan kampus. b. Belanja barang, mencakup :

1) Bahan. 2) Inventaris.

3) Langganan daya dan Jasa, seperti rekening telepon. 4) Penyelenggaraan, mencakup :

(55)

• Proses belajar-mengajar. • Seminar dan workshop.

• Penyelenggaraan ujian dan kegiatan ilmiah, Dies natalis, penataran.

c. Belanja pemeliharaan, mencakup : 1) Pemeliharaan perabot/ inventaris. 2) Pemeliharaan kendaraan operasional.

3) Pemeliharaan investasi dan peralatan/perabot penunjang. 4) Pemeliharaan gedung, Instalasi air dan listrik.

d. Belanja perjalanan, mencakup :

1) Perjalanan dinas tugas belajar dosen dan pegawai.

2) Bantuan perjalanan bagi tenaga akademik dan administrasi.

F. Sistem Pengawasan Internal Kas FE USU

1. Sistem pengawasan internal penerimaan kas Fakultas Ekonomi USU Untuk mengawasi prosedur penerimaan di Fakultas Ekonomi USU maka pihak manajemen menerapkan hal – hal berikut :

a. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara tegas dan pasti.

b. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap adanya pemasukan kas.

(56)

c. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, Misalnya berapa jumlah yang diterima dan siapa yang menerima.

d. Fungsi penerimaan kas dibedakan dengan fungsi pembukuan, keduanya dijabat oleh orang yang berbeda.

e. Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh yang berwenang setiap periodenya.

f. Untuk membuktikan kebenaran buku kas, Bukti bukti pendukung tetap disimpan oleh bagian keuangan.

g. Fakultas hanya menyimpan sejumlah kas yang cukup untuk kebutuhan fakultas sehari – hari dan selebihnya disimpan di Bank.

2. Sistem pengawasan internal pengeluaran kas Fakultas Ekonomi USU Sistem pengawasan yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :

a. Fakultas menetapkan bagian – bagian tertentu yang berwenang untuk menandatangani kwitansi, cek dan alat pembayaran lainnya dalam jumlah tertentu.

b. Penandatanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh sekurang – kurangnya oleh 2 bagian.

c. Semua kwitansi yang akan dibayar umumnya mempunyai nomor urut. d. Fungsi pengeluaran kas dan pembukuan dilakukan oleh orang yang

berbeda.

(57)

f. Bagian Keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulu memeriksa bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat pembayaran.

g. Setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung diberi tanda lunas dan diberi tanggal sesuai kapan transaksi tersebut terjadi.

(58)

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengawasan sistem internal kas pada Fakultas Ekonomi USU, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi USU dinilai sudah cukup baik karena dapat menunjang terbentuknya kesatuan perintah yang terarah dan pembagian tugas, fungsi, wewenang serta tanggung jawab yang jelas. Hal ini sangat membantu dalam pelaksanaan pengawasan internal kas yang dilakukan Fakultas.

2. Pengawasan internal merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalagunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, memastikan bahwa perundang – undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya.

3. Jenis pengawasan internal kas meliputi 3 hal ,yaitu : a. Pengawasan Akuntansi

b. Pengawasan Administratif c. Pengawasan Penggunaan

(59)

4. Sistem pengawasan internal penerimaan kas Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :

a. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara tegas dan pasti.

b. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap adanya pemasukan kas.

c. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, Misalnya berapa jumlah yang diterima dan siapa yang menerima.

d. Fungsi penerimaan kas dibedakan dengan fungsi pembukuan, keduanya dijabat oleh orang yang berbeda.

e. Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh yang berwenang setiap periodenya.

f. Untuk membuktikan kebenaran buku kas, Bukti bukti pendukung tetap disimpan oleh bagian keuangan.

g. Fakultas hanya menyimpan sejumlah kas yang cukup untuk kebutuhan fakultas sehari – hari dan selebihnya disimpan di Bank.

5. Sistem pengawasan internal pengeluaran kas yang dilakukan Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :

h. Fakultas menetapkan bagian – bagian tertentu yang berwenang untuk menandatangani kwitansi, cek dan alat pembayaran lainnya dalam jumlah tertentu.

(60)

j. Semua kwitansi yang akan dibayar umumnya mempunyai nomor urut. k. Fungsi pengeluaran kas dan pembukuan dilakukan oleh orang yang

berbeda.

l. Bagian keuangan membuat laporan pengeluaran setiap bulannya.

m. Bagian Keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulu memeriksa bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat pembayaran. n. Setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung diberi tanda

lunas dan diberi tanggal sesuai kapan transaksi tersebut terjadi.

6. Prosedur penerimaan kas dan pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU sudah cukup baik dengan adanya bukti-bukti yang dilaporkan & disimpan oleh pihak yang berwenang serta telah dilakukan pencatatan langsung dari penerimaan dan pengeluaran kas.

B. Saran

Untuk menambah manfaat penulisan tugas akhir ini, maka penulis memberinkan saran sesuai dengan kemampuan yang dimiliki antara lain :

1. Sistem pengawasan yang diterapkan di Fakultas Ekonomi USU hendaknya dapat dipertahankan dan dapat ditingkatkan terus – menerus, agar berkembangnya kemajuan pendidikan di Fakultas Ekonomi USU.

2. Meneliti catatan potongan harga dan membandingkan rincian cek yang tertulis pada duplikat bukti setoran yang disahkan bank dengan besarnya cek yang dicatat pada penerimaan kas, mencek kebenaran ayat jurnal penerimaan

(61)

kas, melakukan konfirmasi piutang,memisahkan tugas penerimaan kas dan tugas penerimaan surat – surat masuk serta cek yang diterima. .

3. Untuk menghindari terjadinya kecurangan dan penyelewengan kas pada Fakultas Ekonomi USU sebaiknya semua kwitansi yang telah dibayar, dicatat dalam suatu daftar menurut waktu pengeluarannya dan diparaf oleh si penerima kwitansi tersebut dan disesuaikan dengan tanggal dan nama pada kwitansi agar sesuai dengan yang tercatat dalam buku kas.

4. Jika memungkinkan sebaiknya dilakukan pemeriksaan secara berulang agar prosedur penerimaan dan pengeluaran kas di Fakultas Ekonomi USU jelas dan lebih lanjut adanya pemeriksaan oleh auditor internal.

(62)

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Erwin, 2001, Jurnal Ekonomi, Pertimbangan Intern Dalam Mengaudit Laporan Keuangan Perusahaan Kecil, Edisi April, BPFE USU; Medan.

Baridwan Zaki, 2003. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua, Badan Penerbit FE-UGM; Yogyakarta.

Harahap, Sofyan Syafri, 2001. Sistem Pengawasan Manajemen ( Management Control System), Pustaka Quantum; Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2002. Standar Akuntansi Keuangan, Salemba Empat; Jakarta.

Siamat, Dahlan. 2004. Manajemen Lembaga Keuangan, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia; Jakarta.

Soemarso S, R, 2004. Akuntansi Suatu Pengantar , Salemba Empat ; Jakarta Suharli, Michell, 2006. Akuntansi Untuk Bisnis Jasa dan Perdagangan, edisi

pertama, Graha Ilmu; Yogyakarta.

Smith Jay M. and Skousen, K. Fred, 1992. Intermediate Accounting, Terjemahan Nugroho Widjayanto, Edisi Kedelapan, Erlangga; Jakarta.

Warren, Carl S, James M. Reeve dan Philip E. Fess, 2005. Accounting, Salemba Empat; Jakarta.

(1)

f. Bagian Keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulu memeriksa bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat pembayaran.

g. Setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung diberi tanda lunas dan diberi tanggal sesuai kapan transaksi tersebut terjadi.

(2)

BAB IV PENUTUP