Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Dalam Menunjang Keefektifan Pengendalian Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DALAM MENUNJANG KEEFEKTIFAN PENGENDALIAN INTERNAL

PENGGAJIAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh

VESTRY ARTA S 102102192

PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : VESTRY ARTA S

NIM : 102102192

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL : PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PENGGAJIAN DALAM MENUNJANG

KEEFEKTIFAN PENGENDALIAN PADA

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal………. Dosen Pembimbing

Iskandar Muda, SE, M.Si, Ak NIP. 1976070 5200212 1 002 Tanggal………. Ketua Program D III Akuntansi

Drs. Rustam, M.Si, Ak NIP. 19511114 198203 1 002 Tanggal………. DEKAN

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak NIP. 19560407 198002 1 001

i

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas segala kasih setia dan karunia-Nya, hingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Dalam Menunjang Keefektifan Pengendalian Internal Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”sebagai salah satu syarat untuk dapat menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Selama menyelesaikan Tugas Akhir ini penulis banyak di bantu oleh berbagai pihak baik dalam bentuk moril, materi, dorongan, serta bimbingan dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini, penulis menyampaikan penghargaan dan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi.

3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Bapak Iskandar Muda, SE, M.Si, Ak selaku Dosen Pembimbing penulis

yang telah bersedia meluangkan waktunya dalam memberi masukan, saran dan bimbingan, kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

ii

5. Bapak dan ibu Dosen yang telah mendidik penulis selama menjalankan perkuliahan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

6. Bapak dan Ibu Pegawai yang membantu Penulis dan berkenan memberikan kesempatan magang serta segala yang dapat mendukung proses pembuatan Tugas Akhir ini.

7. Terimakasih yang sebesar-besarnya kepada kedua Orangtuaku tercinta, Bapakku Drs.Jadi Sembiring dan Gloria br.Ginting yang telah memberikan banyak dukungan baik melalui dukungan Doa, Moril maupun Materi sehingga penulis semangat dalam menjalankan perkuliahan hingga penyelesaian Tugas Akhir dengan baik.

8. Terimakasih buat adik-adikku tersayang Lucy Amena Sembiring, James Ratur Sembiring, dan Olivia Hagaina Sembiring yang telah memberikan support dan doa yang begitu besar sampai penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

9. Begitu juga dengan sahabat-sahabat penulis mulai dari SMA sampai masa perkuliahan Marisi Hodnida Sihombing, Novaria Hutapea, Fitri Purba. Terimakasih buat persahabatan yang menyenangkan selama 6 tahun ini. Aku sayang kalian!

10. Buat teman-teman penulis semasa kuliah Cahya Mutiara, Erlinda Ang, Ilma Mawaddah, Leily Wahyuni Harahap, Mora Amalia Nasution, Satriani N Hutajulu, Ananta Widyasti Nasution, Nurul Ayu NI, Rizka Agustina, dan Inggit Dara Siregar, Novaria Sihombing, dan Mey Elyzabeth Pane. Terimakasih buat pertemanan selama kurang lebih tiga

iii

tahun di Fakultas Ekonomi. Terimakasih buat semangat, doa, kenangan yang menyenangkan selama perkuliahan ini. Aku sayang kalian teman – teman!

11. Buat kelompok 08 Magang gelombang 3A Ilma Mawaddah, Rizka Agustina, Nurul Oesman Fajar samosir, Syarifah Noor Lubis dan atas kerjasama dan kebersamaan selama magang.

12. Teman teman Jurusan Akuntansi stambuk 2010 grup C terimaksih buat 3 tahun pertemanan perkuliahan. Semoga kita semua sukses.

Penulis menyadari bahwa dalam Tugas Akhir ini masih terdapat banyak kekurangan baik dari segi isi maupun penyajian. Penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun yang dapat memperbaiki isi Tugas Akhir ini.

Akhir kata penulis sampaikan, semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi setiap orang yang membacanya. Tuhan Yesus Memberkati.

Medan, Juni 2013 Penulis

iv

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A.Latar Belakang Masalah ... 1

B.Rumusan Masalah ... 3

C.Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4

1.Tujuan Penelitian ... 4

2.Manfaat Penelitian ... 4

D.Rencana Penulisan ... 5

1.Jadwal Penelitian ... 5

2.Rencana Isi ... 5

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA ... 8

A.Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU ... 8

B.Visi dan Misi ... 9

C.Tujuan Fakultas Ekonomi USU ... 10

D.Struktur Organisasi dan Personalia ... 10

E.Rincian Tugas (Job Description) ... 15

v

G.Kinerja Kegiatan Terkini ... 22

H.Rencana Kegiatan ... 23

BAB III PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DALAM MENUNJANG KEEFEKTIFAN PENGENDALIAN INTERNAL PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA ... 25

A.Sistem Informasi Akuntansi Penggajian ... 25

1.Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 25

2.Sistem Penggajian ... 27

3.Pengertian Gaji ... 29

4.Dasar Hukum Penggajian ... 30

5.Unsur – Unsur Gaji ... 31

B.Prosedur Perhitungan Gaji ... 39

C.Pengendalian Internal Atas Penggajian ... 43

1.Pengertian Pengendalian Internal Atas Penggajian ... 43

2.Unsur-Unsur Pengendalian Internal Penggajian ... 48

D.Keefektifan Pengendalian Internal Atas Penggajian ... 50

E.Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Dalam Menunjang keefektifan Pengendalian Internal Penggajian .. 51

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 64

A.KESIMPULAN ... 64

B.SARAN ... 65

vi

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir 5 Tabel 3.1 Daftar Perhitungan Gaji ... 40 Tabel 3.2 Ketentuan PPh Pasal 21 ... 42

vii

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman

1 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam suatu lingkungan perusahaan, organisasi maupun lembaga (Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara) diperlukan suatu sistem organisasi yang baik dan berkualitas untuk mengatur manajemen dalam menjalankan kegiatan operasionalnya agar dapat menghasilkan teanga kerja yang teratur dan bekerja secara efektif dan efisien. Dalam hal ini Aktifitas operasi perusahaan sangat bergantung pada sumber daya manusia yang bekerja pada perusahaan. Agar perusahaan dapat bertahan dan semakin berkembang, maka diperlukan tenaga kerja yang berkualitas dengan tingkat prestasi yang berbeda sesuai dengan prestasi yang telah disumbangkan pada perusahaan.

Aktifitas penggajian merupakan aktifitas yang bersifat rutin dan dilakukan secara terus – menerus, karena itu diperlukan adanya suatu sistem informasi akuntansi penggajian agar dalam pelaksanaannya dapat terkoordinir dengan baik. Dengan adanya suatu sistem informasi akuntansi penggajian yang baik dalam suatu organisasi, maka diharapkan akan diperoleh suatu sistem informasi akuntansi yang pasti mengenai gaji sehingga organisasi tersebut dapat mengalokasikan biaya gaji seefisien mungkin dan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

Gaji merupakan suatu hal yang sangat sensitif karena memerlukan ketelitian untuk menentukan jumlah nominal yang harus dikeluarkan sesuai dengan kontribusi langsung karyawan ataupun pegawai maupun tenaga kerja yang bersangkutan dalam menjalankan kegiatan operasional, karena gaji merupakan unsur tersesar dalam penetapan, penggolongan pencatatan serta pembayaran sebagai biaya tenaga kerja

Untuk mengatasi kekeliruan akibat tidak teliti dan tidak tepatnya penetapan, penggolongan, pencatatan serta pembayaran atas gaji, maka perlu diatur tingkatan kerja yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Demikian juga mengenai ketentuan-ketentuan untuk kesejahteraan sosial para karyawannya harus ditetapklan kebijakan-kebijakan maupun sistem dan prosedur yang didukung dengan dokumen – dokumen ataupun catatan - catatan yang sesuai dengan peraturan yang berlaku pada perusahaan tersebut. Dalam suatu lembaga (Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara) apabila sistem informasi akuntansi tidak baik akan menimbulkan suatu gejala yang merugikan, misalnya terjadi pembayaran yang fiktif atau pengalokasian biaya tidak sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

Dalam suatu organisasi maupun lembaga (Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara) yang besar, pimpinan tidak mungkin mengendalikan kegiatan operasionalnya secara menyeluruh (tiap departemen) terhadap biaya tenaga kerja. Oleh karena itu, diperlukan sistem pengendalian internal yang tepat untuk menangani masalah penggajian.

Untuk menciptakan pengendalian internal yang tepat untuk menangani masalah penggajian diperlukan suatu sistem informasi akuntansi yang baik. Sistem informasi akuntansi ini merupakan suatu prosedur yang tepat yang diperlukan oleh organisasi untuk mengumpulkan dan mengolah data menjadi suatu informasi yang diperlukan oleh manajemen sebagai alat bantu pimpinan dalam merencanakan, mengawasi, dan mengambil keputusan yang baik bagi kegiatan arus penggajian.

Berdasarkan uraian diatas, maka dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis memilih judul: “ Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Dalam Menunjang Keefektifan Pengendalian Internal Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Rumusan Masalah

Setiap organisasi maupun lembaga pada umumnya selalu menghadapi masalah dalam menjalankan kegiatannya. Masalah merupakan faktor yang dapat menghambat kelancaran kegiatan yang dilakukan dalam mencapai tujuan sehingga perlu dicari penyebab dan cara penyelesaiannya. Adapun perumusan masalah yang akan dibahas dalam skripsi minor ini adalah sebagai berikut:

1. Apakah sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah efektif?

2. Apakah pengendalian internal atau penggajian yang ditetapkan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah efektif?

3. Apakah sistem informasi akuntansi penggajian berperan dalam menunjang efektifitas pengendalian internal atas penggajian?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Tujuan Penelitian yang dapat diperoleh setelah melakukan penelitian adalah:

a. Untuk mengetahui dan menilai apakah penerapan sistem informasi akuntansi penggajian yang ditetapkan perusahaan telah efektif; b. Untuk mengetahui dan menilai apakah pengendalian internal atas

penggajian yang ditetapkan perusahaan telah efektif;

c. Untuk mengetahui dan menilai apakah sistem informasi penggajian berperan dalam menunjang efektifitas pengendalian atas penggajian. 2. Manfaat Penelitian

a. Bagi organisasi ataupun lembaga, diharapkan penelitian ini dapat menjadi masukan yang berarti;

b. Bagi masyarakat khususnya, di lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, penulis berharap hasil penelitian ini dapat dimanfaatkan dalam menambah wawasan dan pengetahuan; c. Bagi penulis sendiri, panelitian ini diharapkan dapat memberikan

pengalaman berharga dalam membandingkan ilmu pengetahuan yang diperoleh selama kuliah maupun secara mandiri dengan penerapannya di masyarakat dan sebagai memenuhi salah satu syarat

menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumaetra Utara Medan.

D. Rencana Penulisan 1. Jadwal Penelitian

Berikut ini penjelasan dari jadwal survey/observasi penulis : T a b e l 1 . 1

Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir

NO KEGIATAN

MEI JUNI

III IV I II III

1 Pengajuan Judul

2 Pengajuan Dosen Pembimbing 3 Pengumpulan Data

4 Pengolahan dan Analisa Data 5 Penyusunan Tugas Akhir

6 Bimbingan dan Penyempurnaan Tugas Akhir 7 Pengesahan Tugas Akhir

2. Rencana Isi

Laporan penelitian terdiri dari empat bab, dimana setiap bab saling berkaitan. Hal ini sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan pembuatan tugas akhir yang telah ditetapkan bahwa susunan tugas akhir harus praktis dan sistematis. Oleh karena itu, laporan penelitian tugas akhir ini disusun sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai Latar Belakang Masalah, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian dan Rencana Penulisan.

BAB II : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai Sejarah Ringkas, Visi dan Misi, Tujuan Umum Pendidikan Tinggi, Struktur Organisasi dan Personalia, Job Description, Aktivitas/Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, serta Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi USU.

BAB III : PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DALAM MENUNJANG KEEFEKTIFAN PENGENDALIAN INTERNAL PENGGAJIAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai Sistem Informasi Akuntansi Penggajian yang terdiri dari : Pengertian Sistem Informasi Penggajian; Sistem Penggajian; Pengertian Gaji; Dasar Hukum Penggajian; Unsur-Unsur Gaji. Prosedur Perhitungan Gaji, Pengendalian Internal Atas Penggajian yang terdiri dari : Pengertian Pengendalian Atas Penggajian; Unsur-Unsur Pengendalian Internal Penggajian. Keefektifan Pengendalian

Internal Atas Penggajian, Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dalam Menunjang Keefektifan Pengendalian Internal Penggajian.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Sebagaimana akhir dari tugas ini, maka penulis akan mengambil kesimpulan dari penelitian yang dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan beberapa saran yang mungkin akan bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

8 BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara (USU) di prakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan Universitas Sumatera Utara berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November di peringati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Pada Tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan). PAAP kemudian menjadi program diploma tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Akuntansi, DIII Keuangan, DIII Kesekretariatan. Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik

Negara) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun 2003. Tanggal 11 November 2003, dimana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada. Pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan di bentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 Universitas Sumatera Utara telah memiliki 12 Fakultas.

B. Visi dan Misi

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : 1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar. 2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaa dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.

4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasisea selaku pelanggan (Customer) dan stakeholders lainnya.

5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

C. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Adapun tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.

2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.

D. Struktur Organisasi dan Personalia

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan dan keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi di perlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisensi dan efektifitas kerja dapat di wujudkan

melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada:

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, 2012. Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Ketua dan Sekretaris Departement Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Dewan Pembimbing Fakultas Ketua program Studi Intra Departement Ketua Lab/Studio/ Ketua Program Studi Inter Departement Ketua program Studi Intra Departement Ketua Lab/Studio/

Pimpinan Universitas Sumatera Utara

Rektor : Prof.Dr.dr. Syahril Pasaribu, DTM & H, M.Sc(CTM). Sp.A (K)

Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifly Nasution, M.Sc, Ph.D

Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng

Pembantu Rektor III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait,SH, M.LI

Pembantu Rektor V : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec. Ac

Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak

Pembantu Dekan I : Fahmi N. Nasution SE, M.Acc, Ak

Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

Dewan Pertimbangan Fakultas

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec. Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Anggota : Fahmi N. Nasution SE, M.Acc, Ak

Drs.H.Arifin Lubis, MM, Ak Ami Dilham, SE, M.Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Acc Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Prof. Dr. Rismayani, MS Prof. Dr. Ramli, MS

Prof. Dr. Syaad Afifuddin S,M.Ec Prof. Dr. Lic.rer.reg. Sirojuzilam, SE Prof. Erlina, SE, M.Si, Ph.D

Dr. Syafrudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA Dr. Isfenti Sadalia, ME

Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si Irsad, SE, M.Soc.Sc, Ph.D Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Dr. Murni Daulay, M.Si Dr. Drs. Muslich Lufti, M.B.A

Bagian Tata Usaha

Kep. Bag. Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub. Perlengkapan : Sodali, SE

Kasub. Pendidikan : Cut Nilawati, SE Kasub. Kemahasiswaan : Zailana, S.Sos Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE

Departemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si

Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si Akuntansi

Ketua : Syafrudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak

Program Studi

Program Studi S1 Ekonomi Pembangunan

Ketua : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, Sc, Ph.D Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si

Program Studi S1 Manajemen

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si Sekretaris : -

Program Studi S1 Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak

Program Studi DIII Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak Program Studi DIII Keuangan

Plt Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE,MSi Program Studi DIII Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM Sekretaris : -

E. Rincian Tugas (Job Description)

a. Adapun rincian tugas Dekan adalah sebagai berikut :

1. Melakukan pengawasan atas jalannya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II dan III pada masing-masing bagian.

2. Melakukan pengawasan atas pelaksanaan peraturan dan kebijaksanaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing-masing bagian

3. Mengawasi Pelaksanaan rencana Kerja Fakultas Ekonomi Uniersitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing-masing bagian.

b. Adapun rincian tugas Bagian Tata Usaha adalah sebagai berikut :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas

2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. 8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan

fakultas.

9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. 10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang

11. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

c. Adapun rincian tugas bagian Akademik adalah sebagai berikut :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

3. Melakukan administrasi akademik.

4. Melakukan penyususnan rencana kebutuhan sarana akademik. 5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. 6. Melakukan urusan kegiatan pertemusn ilmiah di lingkungan fakultas. 7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas.

8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

d. Adapun rincian tugas bagian akademik adalah sebagai berikut :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

3. Melakukan administrasi akademik.

4. Melakukan penyususnan rencana kebutuhan sarana akademik. 5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.

6. Melakukan urusan kegiatan pertemusn ilmiah di lingkungan fakultas. 7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas.

8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

e. Adapun rincian tugas bagian Umum dan Keuangan adalah sebagai berikut :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Mengumpulakan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggan.

3. Melakukan urusan persuratan dan kersiapan di lingkungan fakultas. 4. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan

pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. 5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban keuangan.

7. Melaukan pembayaran haji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

10. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan laporan bagian.

f.Adapun rincian tugas bagian kepegawaian adalah sebagai berikut :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT Bagian.

2. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian. 3. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. 4. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

5. Memverfikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

6. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengankatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

7. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. 8. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. 9. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

10. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

g. Adapun rincian tugas bagian kemahasiswaan dan alumni

1. Menyusun rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

3. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

4. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.

5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat Universitas.

7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. 10. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan

alumni.

11. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan.

h. Adapun rincian tugas bagian perlengkapan adalah sebagai berikut: 1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub

Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. 2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggan dan perlengkapan.

4. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.

5. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

6. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

F. Jaringan Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu : Penyelenggaran pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

G. Kinerja Kegiatan Terkini

Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah di gariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara beroentasi pada pendidikan, jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan program pendidikan adalah pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Semua kegiatan tersebut sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian serta pegabdian terhadap masyarakat.

Fakultas tentunya tetap memiliki kegiatan-kegiatan yang bersifat kerohanian seperti perayaan-perayaan hari besar keagamaan sehingga diharapkan para civitas akademik memiliki nilai dan norma keagamaan.

H. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahaiswa semester ganjil/genap 2. Perkuliahan semester ganjil/genap

3. Ujian mid semester, ujian akhir semester ganjil/genap 4. Wisuda mahasiswa

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut :

1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan

2. Peningkatan jumlah lulusan dengan lulus tepat waktu dan indeks prestasi yang lebih baik,

3. Memperbaiki ruang kuliah mahasiswa dan dosen serta ruang baca, 4. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa sesuai dengan

kurikulum yang ada,

5. Memberikan dorongan kepada dosen untuk melanjutkan program studi S2 atau S3 baik di dalam ataupun di luar negeri,

6. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima,

7. Meningkatkan kerja sama pihak fakultas dengan instansi luar maka jenis beasiswa yang diberikan kepada mahasiswa pun bertambah, 8. Melakukan inovasi data base Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa,

Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram,

9. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru diadakan latihan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru

10. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach, Workshop, Seminar, dan Lokakarya

11. Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah Umum yang diadakan pimpinan Fakultas.

12. Memberikan bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.

13. Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per Semester untuk meningkatkan nilai Akreditas masing-masing departemen yang lebih baik

25 BAB III

PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DALAM MENUNJANG KEEFEKTIFAN PENGENDALIAN INTERNAL PADA

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Sistem Informasi Akuntansi

1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penggajian

Dalam suatu lingkungan terutama dalam perusahaan (Fakultas Ekonomi Universitas sumatera Utara) pasti terdapat sistem informasi yang saling berhubungan yang telah diatur sedemikian rupa untuk menjalankan segala aktivitas, baik aktivitas internal maupun aktivitas eksternal yang terjadi di dalamnya untuk menghindari segala bentuk kekacauan agar aktivitas tersebut dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan peraturan yang ada. Tidak terkecuali dengan penggajian. Penggajian juga merupakan suatu kegiatan internal yang terjadi di lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas sumatera utara yang juga mempunyai sistem informasi akuntansi.

Banyak para ahli yang telah menjelaskan apa itu sistem yang sebenarnya. Berikut pengertian sistem informasi akuntansi menurut para ahli.

1. Menurut Mulyadi (dalam bukunya Sistem Akuntansi, 2001, Penerbit Salemba Empat, Hal.3), menjelaskan pengertian “sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”

2. Menurut Hall (dalam bukunya, Sistem Informasi Akuntansi, 2007, Penerbit Salemba Empat, Buku I, Edisi 4, hal.9) menjelaskan “sistem informasi (Information System) adalah seragkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna.”

3. Menurut Romney, dkk (1997:2)pengertian sistem informasi akuntansi yaitu "An accounting information system (AIS processes data and transaction to provide users with the information they need to plan, control and operate their business"

4. Menurut Bodnar dan Hopwood (1995:1), dalam bukunya mengemukakan pengertian sistem informasi yaitu "Accounting information system is a collection of resources, such as people and equipment, designed to transform financial and other data into information, this information is communicated to a wide variety of decision maker. Accounting information system perform this transformation with they are essentially manual systems or thoroughly computerized".

Dari bebarapa pengertian diatas mengenai sistem informasi akuntansi dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sekumpulan data yang menyajikan suatu informasi keuangan yang dapat digunakan oleh para akuntan maupun pengguna untuk mengambil keputusan yang baik dan benar dalam mengoperasikan perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Jadi, yang dimaksud dengan sistem informasi akuntansi penggajian untuk kebanyakan perusahaan yaitu suatu sistem, prosedur dan catatan atau formulir yang digunakan untuk menetapkan secara tepat dan akurat berapa gaji yang harus diterima oleh setiap pegawainya, berapa gaji yang harus dipotong,

misalnya untuk pajak penghasilan pegawai, pinjaman pegawai pada perusahaan serta gaji serta sisa gaji yang benar-benar dibayarkan kepada pegawai.

2. Sistem Penggajian

Menurut Hall, Sistem Informasi Akuntansi (2007:394) Pada umumnya terdapat 2 macam sistem penggajian, yaitu sistem manual dan sistem berbasis komputer. Sistem Penggajian Manual tugas utamanya dijelaskan dibawah ini :

a. Personalia

Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan ke departemen penggajian berbagai formulir kegiatan personalia (personnel action form).

b. Produksi

Karyawan produksi menyiapkan dua jenis kartu catatan waktu kerja (time record): kartu pekerja dan kartu waktu. Kartu ini kemudian dikirim ke bagian penggajian untuk menghitung jumlah cek pembayaran karyawan.

c. Akuntansi Biaya

Departemen Akuntansi Biaya menggunakan kartu pekerja untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP (work in process) sebagai tenaga kerja langsung atau overhead.

d. Penggajian

Departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi.

e. Departemen Utang

Staff administrasi utang usaha (accountc payable) memerikasa kebenaran daftar gaji dan menyiapkan dua salinan tanda terima pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut.

f. Pengeluaran Kas

Manajer di bagian pengeluaran kas menerima cek – cek penggajian memeriksanya dan kemudian menandatanganinya, lalu mengirimnya ke pusat pembayaran untuk didistribusikan kepada para karyawan. g. Buku Besar Umum

Departemen buku besar umum menerima rangkuman distribusi tenaga kerja dari bagian akuntansi biaya dan tanda terima pengeluaran kas dari utang usaha.

Sedangkan sistem penggajian berbasis komputer terbadi atas dua jenis yaitu :

a. Otomatisasi Sistem Penggajian Menggunakan Pemrosesan Batch

Dalam hal ini sistem penggajian Seringkali cocok dengan pemrosesan batch dan file berurutan. Departemen pemrosesan data menerima formulir kegiatan personalia, kartu pekerjaan, kartu waktu, yang dikonversi ke file digital. Program

b. Implikasi Pengendalian

Kekuatan dan kelemahan sistem ini sama dengan kekuatan dan kelemahan dalam sisten batch untuk sistem pengeluaran umum yang

dibahas sebelumnya. Sistem ini mengedepankan keakurata akuntansi dan mengurangi kesalahan dalam menulis cek. Selain itu, secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional, namun, untuk banyak jenis organisasi, tingkat teknologi ini cukup memadai.

3. Pengertian Gaji

Pada umumnya gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa, baik dalam bentuk gaji, upah, intensif, bonus maupun tunjangan yang diterima oleh karyawan atas kontribusi langsung oleh karyawan atau pegawai terhadap perusahaan yang bersangkutan.

Bagi karyawan gaji merupakan suatu hal yang sangat penting dan juga sangat sensitif karena menyangkut keterlibatannya dalam perusahaan yang nantinya akan mempengaruhi motivasi karyawan dalam memberikan jasanya kepada perusahaan yang bersangkutan.

Sedangkan bagi perusahaan, Gaji merupakan unsur pengeluaran kas rutin yang terjadi setiap bulan sehingga memerlukan ketelitian untuk menentukan jumlah yang akan dikeluarkan sesuai dengan efisiensi kerja karyawan atau pegawai ditambah dengan tunjangan – tunjangan maupun bonus yang dibenarkan.

Berikut akan diuraikan beberapa pengertian gaji menurut para ahli.

1. Menurut Mulyadi, Sistem Akuntansi (2001:373) “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan dan dibayarkan secara tetap per bulan.”

2. Menurut Armstrong dan Murlis (1995:7) “Gaji adalah bayaran pokok yang diterima seseorang, tidak termasuk unsur – unsur variabel dan tunjangan lainnya.”

3. Menurut Desller (1984:350) “Gaji adalah uang atau sesuatu yang diberikan kepada pegawai atas dasar waktu pelaksanaan pekerjaan berupa minggu, bulan, tahun dan bukan menurut jam atau hari.” 4. Menurut Patrick Hanks (1990:1144) definisi gaji dapat diuraikan

sebagai berikut : "A fixed payment made by an employer, often monthly, for profesional an office work".

5. Menurut Warren Reeve Fess (2006:7), pengertian gaji yaitu “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas jasa manejerial, administrative, atau jasa lain yang serupa. Tariff gaji biasanya disampaikan dalam satuan bulanan”.

4. Dasar Hukum Penggajian

Sebagai negara yang berlandaskan hukum dalam mengatur setiap tata kehidupan masyarakat didalamnya, demi kesejahteraan bangsa dan negara sudah pasti Undang – Undang di Indonesia juga mengatur keadilan dalam penggajian. Dasar hukum yang mengatur tentang keadilan penggajian di Indonesia diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1997 Tentang “Gaji Pegawai Negeri Sipil”.

Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai macam unsur – unsur gaji yang keseluruhannya disebut dengan biaya tenaga kerja. Menurut Sugiyarso dan Winarni (2005:97) dalam bukunya Dasar – Dasar Akuntansi Perkantoran, menjelaskan beberapa unsur gaji, yaitu :

1. Gaji pokok adalah gaji yang telah ditetapkan perusahaan berdasarkan kontrak kerjanya;

2. Premi adalah gaji tambahan yang diberikan kepada karyawan dikarenakan karyawan tersebut telah bekerja dengan baik melebihi standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan;

3. Lembur adalah gaji yang diberikan kepada karyawan yang melebihi jam kerja yang telah ditetapkan sebelumnya;

4. Bonus adalah upah yang diberikan perusahaan pada suatu tahun fiskal memperoleh keuntungan yang telah ditetapkan setelah berkonsultasi dengan pemerintah dan serikat kerja;

5. Catu merupakan gaji yang diberikan perusahaan kepada karyawan dalam bentuk barang misalnya minyak, gula, beras, dan sebagainya. 6. Perlengkapan dan sarana lain merupakan upah yang diterima

karyawan secara tidak langsung berupa bentuk jasa seperti hiburan, pelayanan kesehatan, dan transportasi.

Unsur yang telah dijelaskan diatas merupakan bagian dari strategi dan kebijakan perusahaan namun ada sebagian yang ditetapkan oleh Pemerintahan melalui Peraturan Perundang-Undangan. Misalnya cuti, izin, dana pensiun, dan asuransi kecelakaan.

Di dalam lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, gaji merupakan unsur terpenting bagi setiap pegawai baik bagi staff pengajar maupun pegawai per departemen sebagai arus kas masuk bagi mereka yang dapat mendorong dan memotiovasi mereka dalam bekerja. Sehingga hal ini memerlukan pengawasan yang cukup ketat agar tidak terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan seperti kesalahan pencatatan jumlah nominal gaji per pegawai maupun tindak penyelewengan. Adapun unsur – unsur gaji di lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Gaji Pokok Pegawai

Gaji yang diberikan kepada PNS / CPNS yang diangkat dalam satu golongan atau pangkat berdasarkan masa kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

2. Tunjangan

a. Tunjangan Istri / Suami

Tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil (PNS)/calon pegawai negeri sipil (CPNS) yang telah menikah yang sah menurut hukum sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

b. Tunjangan Anak

Tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil (PNS)/calon pegawai negeri sipil (CPNS) yang telah

mempunyai anak (baik anak kandung, anak tiri maupun anak angkat) yang belum berusia 21 tahun dan tidak/atau belum menikah dan tidak mempunyai penghasilan sendiri.

c. Tunjangan Beras

Tunjangan pangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil (PNS) dalam bentuk natura (beras) sebesar 10 kg per jiwa dalam bentuk natura (uang).

d. Tunjangan Jabatan

Tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil (PNS) yang menjabat dengan jabatan dan golongan tertentu menurut ketentuan yang berlaku.

e. Tunjangan Jabatan Struktural

Tunjangan yang berdasarkan pada sekretariat daerah, dinas daerah dan lembaga teknis lainnya.

f. Tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil (PNS) yang menjabat jabatan fungsional sebagaimana diatur dalam keputusan menteri yang membidangi pendayagunaan aparatur negara.

g. Tunjangan Pajak Penghasilan

Tunjangan ini biasanya disubsidi oleh pemerintah, tetapi dimasukkan juga kedalam potongan.

Potongan – potongan yang ada dalam lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang tertera dalam daftar gaji adalah sebagai berikut :

1. PFK Beras;

2. Simpanan Wajib 10 %; 3. Sewa Rumah;

4. Tunggakan;

5. Hutang Kelebihan; 6. Lain – lain;

7. Pajak Penghasilan; 8. Tabungan Perumahan.

Sumber gaji lain di lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

• Honorarium Program S-1 Ekstensi; • Honorarium Program S-1 Reguler; • Honorarium Program D-3

Menurut Mulyadi, Sistem informasi Akuntansi (2001:374) yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:

1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu

2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu

3. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu

4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.

Dalam lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara penerapan sistem penggajian tidak berbeda jauh dengan sistem penggajian pada instansi pemerintah lainnya. Sebagaimana telah diketahui sebelumnya bahwa sistem penggajian merupakan rangkaian dari kegiatan yang yang berkaitan secara menyeluruh antara satu dengan yang lain.

Hal – hal lain yang perlu diperhatikan dalam sistem penggajian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berdasarkan prosedur yang ada yang mempengaruhi besarnya jumlah nominal gaji pegawai, antara lain :

1. Laporan Absensi atau Buku Harian Dosen

Laporan Absensi dosen merupakan buku harian pencatatan jumlah kehadiran pegawai (dosen) dalam tugasnya untuk menjalankan proses belajar – mengajar di lingkungan fakultas sebagai salah satu syarat penentu perhitungan jumlah gaji berdasarkan jumlah kehadiran dosen.

2. Daftar atau Surat Keterangan Gaji

Daftar ini berisi jumlah gaji bruto pegawai dikurangi dengan potongan gaji (PPh Pasal 21, iuran, dll) untuk mempermudah perhitungan gaji.

3. Amplop Gaji

Halaman muka amplop berisi nama pegawai, nomor identitas pegawai, dan jumlah gaji yang diterima pegawai dalam jumlah tertentu.

4. Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat Accounting Chief ke bagian Finance Chief, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuatan daftar gaji. Sebelum dibahas lebih lanjut telebih dahulu penulis akan menjelaskan masalah dokumen secara umum. Menurut Mulyadi, Sistem Akuntansi (2001:374) , dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut :

1. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah

Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian beruapa surat – surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan.

2. Kartu Jam Hadir

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktuuntuk mencatat jam hadir setiap kayawan di perusahaan.

3. Kartu Jam Kerja

Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi eleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. 4. Daftar Gaji dan Upah

Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan – potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya. 5. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah.

Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.

6. Surat Penyertaan Gaji dan Upah.

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah.

7. Amplop Gaji dan Upah

Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah.

8. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dan daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Suatu sistem penggajian dikatakan baik apabila sistem penggajian tersebut memiliki prosedur yang berkaitan antara satu dengan yang lain. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, prosedur pencatatan gaji yang dilakukan adalah sebagai berikut :

Bertugas mengolah data dimana harus selalu dicek atau dipastikan apakah ada tidaknya perubahan yang tejadi. Bila terjadi perubahan maka akan secara otomatis berubah oleh database.

Setiap bulan bagian pembuat data mengajukan data-data tersebut ke biro rektor, di biro rektor bagian penguasa anggaran akan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM). Setelah itu, pihak Fakultas ke Kantor Perbendaharawan Negara agar dikeluarkannya Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) untuk disetuji.

2. Bendaharawan

Pada awal bulan, setiap tanggal 1, dana yang sudah dicairkan ditransfer ke Rekening Bank Mandiri. Bagian bendaharawan akan mengambil cek dan nomor Fakultas, setelah itu dana diambil ke Bank Mandiri. Setelah itu gaji akan dibagikan di Fakultas kepada pegawai maupun dosen.

Khusus untuk pegawai maupun dosen yang berada pada Golongan III dan Golongan IV, gaji akan dibayarkan langsung ke rekening masing-masing. Penggajian oleh pihak Fakultas adalah sesuai dengan daftar kehadiran yang telah dibahas sebelumnya dan tunjangan yang disediakan oleh fakultas (jika ada) sesuai yang dibutuhkan.

3. Internal Auditor

Tugas auditor dalam hal penggajian adalah mengawai setiap prosedur - prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaimana yang telah ditentukan.

B. Prosedur Perhitungan Gaji

Dalam lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara penghitungan gaji beserta biaya tunjangan lainnya kepada setiap pegawai maupun dosen dilakukan secara rutin setiap bulannya. Besar kecilnya Jumlah yang diterima setiap pegawai tentunya berbeda – beda sesuai dengan tingkat jabatan dan golongannya masing-masing yang telah ditentukan oleh pemerintah.

Seperti yang telah dibahas sebelumnya gaji pokok pegawai ataupun gaji bruto merupakan gaji yang diterima oleh pegawai merupakan gaji yang belum termasuk/atau dikurangkan dengan potongan-potongan yang ada yang diberlakukan. Sedangkan gaji bersih sebaliknya, gaji dasar yang diterima oleh PNS atau CPNS setelah dikurangi dengan potongan-potongan yang ada yang diberlakukan.

Berikut ini akan dijelaskan perhitungan penghasilan gaji bersih pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumater Utara tahun 2013.

Penghasilan

1. Gaji Pokok Rpxxx

2. Tunjangan Istri/Suami Rpxxx

3. Tunjangan Anak Rpxxx

Total Rpxxx

4. Tunjangan Lain-Lain (Perbaikan Penghasilan)

5. Tunjangan Jabatan Struktural Rpxxx

Tunjangan Jabatan Fungsional Rpxxx

Tunjangan Fungsional Lain Rpxxx

6. Tunjangan Umum Rpxxx

7. Tunjangan Tambahan Umum Rpxxx

8. Tunjangan Papua Rpxxx

9. Tunjangan Wilayah Terpencil Rpxxx

Jumlah Bruto Rpxxx

11. Tunjangan Pajak Penghasilan Rpxxx

12. Pembulatan Rpxxx

Jumlah Kotor Rpxxx

Potongan

1. Pfk Beras Rpxxx

2. Simpanan Wajib 10% Rpxxx

3. Sewa Rumah Rpxxx

4. Tunggakan Rpxxx

5. Hutang Kelebihan Rpxxx

6. Lain-Lain Rpxxx

7.Pajak Penghasilan Rpxxx

8. Tabungan Perumahan Rpxxx

Jumlah Potongan Rpxxx

Jumlah Bersih

Rpxxx

Tabel 3.1 Perhitungan gaji bersih Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber : Gaji induk untuk para pegawai Gol. I, Gol. II, Gol. III, Gol. IV pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Keterangan :

1. Gaji pokok besarnya sesuai dengan pangkat, golongan, serta ruang gaji menurut ketentuan yang berlaku

2. Tunjangan istri/suami sebesar 10% dari gaji pokok

3. Tunjangan anak sebesar 2,5% dari gaji pokok dalam hal keduanya-duanya suami/istri, pegawai negeri yang gaji pokoknya lebih tinggi 4. Tunjangan jabatan diberikan menurut ketentuan yang berlaku

5. Tunjangan pengabdian wilayah terpencil besarnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku

6. Tunjangan beras besarnya ditentukan sesuai dengan keputusan menteri keuangan

7. PPh besarnya 15% dari gaji pokok

8. Iuran Wajib Pegawai sebesar 10% dari gaji pokok

9. Taperum (Tabungan Perumahan dihitung berdasarkan besarnya golongan, yaitu :

• Golongan I = Rp3.000 • Golongan II = Rp5.000 • Golongan III = Rp7.000 • Golongan IV = Rp10.000

Adapun perhitungan potongan pajak sesuai dengan perhitungan PPh Pasal 21 pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ialah :

Keterangan Ketentuan Perpajakan Th. 1999 Tidak Kawin (TK) Rp 2.880.000,00

Kawin Tidak Ada Tanggungan (KO) Rp4.320.000,00 Kawin dengan Tanggungan 1 Orang (K1) Rp5.760.000,00 Kawin dengan Tanggungan 2 Orang (K2) Rp7.200.000,00 Kawin dengan Tanggungan 3 Orang (K3) Rp8.640.000,00 Biaya Jabatan (Maks.Diperbolehkan) Rp1.296.000,00 *Ketentuan besarnya pajak 1 tahun

Tabel 3.2 Ketentuan Perhitungan PPh Pasal 21 pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara

Dari keterangan diatas dapat kita tari kesimpulan, yaitu secara sistematis penghitungan gaji di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara dapat dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut :

GAJI POKOK + TUNJANGAN – POTONGAN = GAJI BERSIH

Adapun ketetapan jam kerja yang berlaku di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Hari kerja dan Jam Kerja Efektif

Hari kerja yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak berbeda dengan hari kerja pada departemen pemerintahan lainnya. Hari kerja terdiri dari 6 (enam) hari dalam 1 minggu yaitu hari senin sampai dengan hari sabtu. Secara rinci beserta jam kerja masing – masing hari ialah :

a. Senin – Kamis •Kelas Reguler

Masuk : Pukul 08.00 – 12.00 WIB Istirahat : Pukul 12.00 – 13.00 WIB Masuk kembali : Pukul 13.00 – 18.00 WIB •Kelas Ekstensi

Masuk : Pukul 17.00 – 21.30 WIB b. Jumat

•Kelas Reguler : Pukul 08.00 – 14.00 WIB

c. Sabtu

•Kelas Ekstensi : Pukul 08.00 – 14.00 WIB 2. Hari Libur

Sedangkan untuk hari libur atau hari bebas bekerja bagi para pegawai jatuh pada hari minggu dan hari – hari besar ataupun hari libur nasional lainnya. Pada hari – hari tertentu tersebut semua pegawai berhak untuk libur atau beristirahat sejenak dari segala aktivitas tanpa ada potongan gaji.

3. Cuti

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memberikan cuti kepada setiap pegawai. Cuti yang dimaksudkan pada Fakultas ini ada 2 macam, yaitu:

a. Cuti Tahunan selama 2 minggu, dan b. Cuti Melahirkan selama 2 bulan.

C. Pengendalian Internal atas Penggajian

1. Pengertian Pengendalian Internal atas Penggajian

Pengendalian merupakan hal yang diperlukan dalam setiap prosedur pekerjaan. Dalam suatu organisasi pengendalian merupakan suatu prosedur yang sangat dibutuhkan baik itu dalam pengendalian internal, maupun pengendalian eksternal. Pengendalian tersebut merupakan suatu kebijakan yang diambil oleh manajemen organisasi untuk menjalankan kegiatan

usahanya agar setiap sistem yang ada dapat bekerja secara efektif dan tersistematis.

Pengendalian internal terdiri dari beberapa kebijakan yang ditetapkan untuk memberikan keyakinan yang layak bahwa tujuan yang penting bagi organisasi akan terpenuhi. Istilah pengendalian internal mengisyaratkan tindakan – tindakan yang akan diambil dalam suatu organisasi untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas – aktivitas operasi.

Berikut ini beberapa pengertian pengendalian internala menurut para ahli antara lain:

1. Menurut Warren, Reeve, Fees (2005) “Pengendalian internal adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, memastikan bahwa perundang-undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya.”

2. Menurut Romney dan Steinbart (2006) “Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan handal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta kesesuaian dengan kebijakan yang ditetapkan.

3. Menurut Bodnar dan Hopwood (1995:8) “Pengendalian internal is an organization’s internal control consist of the polocies and prosedures established to provide reasonable assurance that spesific organizational objectives will be achieved.”

Sedangkan menurut Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pengendalian internala adalah pengawasan terhadap kegiatan/aktivitas yang ada dalam suatu wilayah kerja.

Jadi dari beberapa pengertian diatas penulis menarik kesimpulan bahwa pengendalian internal adalah rencana kebijakan yang dipergunakan untuk melindungi aktivitas dari penyalahgunaan, memberikan informasi yang akurat sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku untuk memberikan jaminan yang layak bahwa tujuan yang telah ditetapkan tercapai.

Menurut Arens dan Loebbecke (1997:290) yang diterjemahkan oleh Amir Yusuf tujuan pengendalian internal ialah :

1. Effectiveness and Efficiency of Operation

Pengendalian dalam organisasi dibutuhkan untuk mendorong efisiensi dan efektivitas pemakaian sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan, termasuk para personilnya untuk mengoptimalkan tujuan perusahaan. Manajemen harus memilki informasi yang akurat dalam menjalankan usahanya karena berbagai jenis informasi digunakan untuk mengambil suatu keputusan bisnis yang penting.

2. Reliability of Financial Reporting

Manajemen bertanggungjawab atas penyajian laporan keuangan kepada kreditur dan pemakai-pemakai lain. Manajemen memiliki tanggung jawab untuk meyakinkan bahwa informasi telah disajikan dengan layak sesuai dengan prinsip akuntansi yang berterima umum. 3. Complience With Applicable Laws and Regulations

Tujuan pengendalian internal adalah memastikan bahwa segala peraturan dan hukum yang telah ditetapkan manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan ditaati oleh karyawan dalam perusahaan.

Menurut La.Midjan (1999:279), pengendalian internal atas penggajian mempunyai prinsip-prinsip sebagai berikut :

1. Perlu diciptakan falsafah manajemen sebagai landasan gaya operasi perusahaan atas gaji untuk mendukung ketepatan dan kebenaran berikut atas efisiensi gaji yang dibayarkan berikut menghindari kemungkinan manipulasi atas upah.

2. Harus adanya organisasi internal yang memadai dimana terdapat pemisahan tugas yang serasi antara :

b. Fungsi penguasaan yang berwenang untuk menyetujui basarnya gaji.

c. Fungsi pencatatan yang mencatat atas absensi.

d. Fungsi perhitungan atas gaji oleh bagian akuntansi gaji, bagian akuntansi umum baik gaji kotor maupun gaji bersih.

e. Fungsi pembayaran gaji oleh bagian keuangan.

3. Harus ditetapkan pembayaran gaji yang tepat untuk karyawan yang tepat jangan sampai membayar gaji karyawan yang fiktif (tidak nyata).

5. Secara periodik harus dilakukan pengamatan atas pembayaran gaji dan pencatatan kehadiran.

6. Harus ada prosedur yang baik mengenai pembayaran gaji.

7. Dikembangkan pengawasan pihak ketiga mengenai kebenaran gaji yang diterima karyawan sesuai dengan prestasi kerjanya.

8. Untuk mengembangkan internal cek dengan menggunakan sistem pencatatan akan absensi.

9. Tunjangan dan potongan berikut penjumlahan yang benar dan telah melalui pengecekan.

10. Pemantauan penggunaan formulir-formulir penggajian.

Sedangkan menurut Alvin Arens (1999) tujuan pengendalian internal atas gaji adalah :

1. Pembayaran gaji yang dicatat adalah untuk pekerjaan yang secara akurat dilaksanakan oleh pegawai non fiktif.

2. Transaksi penggajian yang ada telah dicatat (kelengkapan).

3. Transaksi penggajian yang dicatat adalah jumlah waktu kerja aktual dengan tingkat upah semestinya.

4. Transaksi penggajian diklasifikasikan dengan memadai.

Demi terciptanya sistem informasi atas gaji serta pengendalian internal gaji yang baik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dilakukan pembayaran gaji dan pelaksanaannya melibatkan beberapa bagian yaitu sebagai berikut :

Bagian keuangan bertugas memeriksa kebenaran perhitungan gaji yang telah disajikan oleh kepala bagian keuangan kemudian diberikan kepada masing – masing kepala bagian lainnya.

2. Bagian Akuntansi

Bagian akuntansi bertugas menandatangani semua bukti pembayaran gaji lalu membukanya kedalam buku besar gaji.

3. Internal Auditor

Internal auditor bertugas mengawasi apakah prosedur pembayaran gaji berjalan dengan baik.

2. Unsur – Unsur Pengendalian Internal Penggajian

Menurut Mulyadi (2001:386) unsur-unsur pengendalian internal dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, yaitu :

Organisasi

1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan.

2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi

Sistem Otorisasi

3. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.

4. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan kerena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada Surat Keputuasan Direktur Keuangan.

5. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasrkan atas Surat Potongan Gaji dan Upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.

6. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.

7. Perintah lembut harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.

8. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

9. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

Prosedur Pencatatan

10.Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.

11.Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.

Praktik yang Sehat

12.Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.

13.Pemasukan kartu jam hadir dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.

14.Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.

15.Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.

16.Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

D. Keefektifan Pengendalian Internal atas Penggajian

Menurut Arens dan Loebbecke (1997) pengertian efektifitas adalah “effectiveness refers to the accomplishment of objective where as efficiency refers to resources used to achieve those objectives.”

Sedangkan menurut Anthonny Govindarajan (1995:111), pengertian efektifitas adalah “Effectiveness is determined by relationship between input and output.” Pengertian efektifitas diatas dapat juga dipahami sebagai derajat keberhasilan suatu organisasi. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa semakin besar kontribusi keluaran yang dihasilkan terhadap nilai sasaran tersebut, maka dapat dikatakan semakin efektif pula unit tersebut.

Dari kedua pengertian diatas kesimpulan yang dapat ditari adalah bahwa efektifitas adalah kemampuan suatu organisasi untuk memperoleh dan memanfaatkan sumberdaya yang ada sebaik mungkin dalam usahanya

mencapai tujuan organisasi. Sesuatu yang dikatakan dengan efektif adalah apabila kontribusi pengeluaran yang dihasilkan semakin besar terhadap nilai pencapaian sasaran tersebut. Efektifitas juga dapat dikatakan sebagai tolak ukur keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuan organisasi yang berhubungan dengan hasil operasi perusahaan.

E. Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dalam Menunjang Keefektifan Pengendalian Internal Penggajian

Menurut Romney, Steinbart (2005:199) Fungsi utama sistem informasi akuntansi atas penggajian adalah menyediakan pengendalian yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan – tujuan berikut ini :

1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar. 2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.

3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat. 4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.

5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian telah terpenuhi.

6. Aset (baik kas maupun data) dijaga dari kehilangan atau pencurian. 7. Aktivitas siklus manajemen penggajian dilakukan secara efektif dan

efisien.

Tujuan pengendalian internal atas penggajian adalah untuk menetapkan jumlah yang benar atas gaji yang dibayarkan kepada setiap karyawan dan untuk memperoleh keyakinan (jaminan) bahwa gaji yang dibayarkan adalah

kepada orang yang benar yang berhak menerimanya dan jumlah gaji yang dibayarkan sesuai dengan jumlah tercatat.

Untuk mencapai tujuan pengendalian internal atas penggajian, maka sistem informasi akuntansi atas penggajian mempunyai peranan yang sangat penting dimana sistem informasi akuntansi penggajian berperan dalam menyediakan dan mengkoordinir formulir, dokumen dan catatan yang memadai yang berguna dalam pengendalian internal penggajian.

Dengan kata lain, tujuan pengendalian internal penggajian dapat dicapai dengan melaksanakan komponen pengendalian internal penggajian dan peranan sistem informasi akuntansi penggajian dalam menyediakan dokumen, catatan, prosedur dan laporan.

Setelah melihat sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka dalam kesempatan ini penulis akan menguraikan sistem informasi akuntansi penggajian dalam menunjang keefektifan pengendalian internal penggajian.

Sistem informasi akuntansi penggajian yang telah diterapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah memadai sesuai dengan pembahasan yang telah diuraikan sebelumnya dalam tugas akhir ini. Semua unsur – unsur terkait dengan gaji telah lengkap dan didukung oleh catatan yang lengkap mengenai jumlah pegawai berdasarkan golongan dan masa jabatan, besarnya gaji, tunjangan serta potongan yang diperkenankan. Pengendalian benar-benar bekerja sesuai dengan informasi yang diinginkan sehingga terhidar dari segala bentuk kesalahan baik jumlah gaji yang

diberikan kepada pegawai, serta penerima gaji tidak jatuh kepada orang yang salah (pegawai fiktif), yang secara umum tercermin dengan adanya :

1. Tujuan

Secara umum tujuan diadakannya sistem informasi akuntansi penggajian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumater Utara bertujuan untuk meningkatkan kualiatas dari informasi tentang gaji yang dihasilkan dan membantu mengefektifkan pengendalian intern penggajian. Masalah gaji merupakan hal yang penting bagi perusahaan karena akan mempengaruhi prestasi, tingkat produktifitas kerja serta dedikasi pegawai kepada perusahaan.

2. Masukan

Dalam aktivitas penggajian, perusahaan telah melakukan pencatatan atas pembayaran gaji dan perhitungan dilaksanakan oleh bagian keuangan yang berpedoman pada keputusan gaji karyawan dari bagian personalia pada saat pengangkatan pegawai.

3. Keluaran

Adanya keluaran berupa mengkaji ulang laporan yang diberikan bagian personalia oleh manajer personalia dan dalam pendistribusian slip gaji karyawan diberikan kepada orang yang bersangkutan.

4. Penyimpanan Data

Segala bentuk data yang berkaitan dengan gaji, disimpan dalam bentuk arsip maupun file komputer.

Perusahaan selalu menggunakan komputer dalam mengolah datanya. Hal ini dilakukan untuk menjamin akurasi dan informasi yang dihasilkan.

6. Instruksi dan Prosedur

Instruksi dan prosedur yang terinci mengenai penggajian dapat dilihat melalui selebaran yang memuat mengenai keputusan direksi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maupun melalui buku – buku panduan yang diterbitkan.

7. Pengguna

Para pengguna sistem informasi akuntansi penggajian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah pejabat dan pegawai yang ada pada seksi administrasi dan keuangan serta seluruh pejabat dan pegawai lain yang ada di perusahaan.

8. Pengendalian dan Pengukuran Keamanan

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah diterapkan penggunaan password khusus untuk membatasi akses ke data penggajian dan penggunaan kartu hadir dan daftar tertulis yang akan dijadikan dasar besarnya gaji yang dibayarkan kepada pegawai. Sistem informasi akuntansi penggajian yang telah diterapkan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memadai tersebut disukung pula oleh terpenuhinya tujuan-tujuan sistem informasi akuntansi. Hal ini dapat mendukung pengendalian internal atas penggajian di perusahaan yang tercermin dari tujuan – tujuan sebagai berikut :

1. Untuk Mendukung operasi Sehari-hari Perusahaan

Sistem informasi akuntansi pada Fakultas ekonomi Unibersitas Sumatera Utara digunakan untuk mendukung operasi sehari – hari dalam perusahaan sehingga memudahkan manajemen perusahaan dalam melaksanakan kegiatan operasional perusahaan.

2. Untuk Mendukung Pengambilan Keputusan

Sistem informasi akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sangat berguna bagi manajemen dalam perusahaan untuk pengambilan keputusan internal perusahaan.

3. Untuk Memenuhi Kewajiban Berkenaan dengan Pengamanan

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sistem informasi akuntansi sangat berguna untuk memenuhi kewajiban berkenaan dengan pengamanan. Penggunaan sistem dengan menggunakan password khusus sangat membantu untuk menjaga keamanan informasi dalam perusahaan.

Dengan demikian jelaslah bahwa unsur-unsur dan tujuan sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mendukung keefektifan pengendalian internal penggajian yang memadai.

Berdasarkan pengendalian internal penggajian yang diterapkan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis akan menguraikan mengenai keefektifan pengendalian internal penggajian yang dinilai telah memadai. Hal ini dapat ditunjukkan dengan pelaksanaan

unsur-unsur pengendalian internal dalam perusahaan yang dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Lingkungan Pengendalian a. Nilai Etika dan Kejujuran

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ditetapkan peraturan yang tertulis antara lain mengenai jam masuk kerja, jam pulang kerja, dan hukuman disiplin yang berkaitan dengan ketidakhadiran seorang pegawai. Peraturan tersebut harus dikahui oleh semua pegawai yang kemudian untuk dijalankan dan dipatuhi dalam praktik kerja sehingga dapat menjadi etika dan perilaku karyawan. Dengan demikian nilai etika dan kejujuran dapat dijadikan dasar pengendalian yang dilakukan oleh manajemen perusahaan dalam mengurangi dan mencegah tindakan penyelewengan yang dilakukan oleh individu-individu dalam perusahaan.

b. Komitmen terhadap kompetensi

Karyawan yang berada pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berkompeten akan tugas yang ada dalam bagian-bagiannya, ditunjang dengan latar belakang yang memadai. 2. Dewan Komisaris atau komite Audit

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak terdapat Komite Audit yang bertanggungjawab secara langsung untuk mengawasi proses pelaporan keuangan, pengendalian internal, serta

ketaatan hukum dan peraturan, tetapi langsung ditangani oleh bagian Akuntasi. Kegiatan yang dilaksanakan sudah berjalan dengan baik, karena Dewan Direksi dan Komite Audit dalam perusahaan telah bekerja sama dengan baik, baik dengan Auditor Internal maupun Auditor Eksternal dalam melakukan tugasnya.

3. Falsafah Manajemen dan Gaya Operasi

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sangat ditekankan pengelolaan gaji dengan benar, tepat waktu, aman dan akurat sehingga dapat mendukung pengendalian internal penggajian. Fakultas juga selalu menekankan kepada pegawainya untuk mentaati kebijakan mengenai gaji dan sistem akuntansi penggajian yang berlaku di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Struktur Organisasi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki struktur organisasi yang mencerminkan garis wewenang dan tanggungjawab yang ada dalam pencapaian tujuan perusahaan. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari General Manager yang mebawahi beberapa departemen. General Manager dibantu secara langsung oleh Excecutive Secretary, Excecutive Assistant Manager, and Head Departemen. Hal ini juga didukung struktur organisasi dan Job Descibtion yang telah menggambarkan pelimpahan wewenang dengan jelas dan tegas sehingga dapat

mempermudah dalam proses pelaporan dan memperjelas tingkat kepemimpinan.

5. Pelimpahan Wewenang dan Tanggung Jawab

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pelimpahan wewenang dan tanggung jawab yang berkaitan dengan prosedur penggajian ditekankan pada bagian personalia yang melimpahkan wewenang pelimpahan data gaji kepada bagian Administrasi Personalia yang mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang dapat mempermudah dalam proses operasi perusahaan, selain itu dapat memperjelas dalam proses pelaporan dan memperjelas tingkatan kepemimpinan pada perusahaan. Kebijakan dan pelatihan sumber daya manusia.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat kebijakan khusus sehubungan dengan proses penerimaan, penempatan, pelatihan, promosi, maupun tindakan perbaikan dalam perusahaan serta mengenai dilaksanakannya program pelatihan sumber daya manusia. Pegawai yang terdapat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melewati masa percobaan kerja selama tiga bulan sebelum diangkat menjadi pegawai tetap dan sebelumnya telah diberitahukan mengenai sanksi–sanksi yang ada. 6. Risk Assesment (Perkiraan Risiko)

Untuk menghindari penetapan risiko dalam pengelolaan gaji, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan aplikasi

yang menggunakan payroll yang dapat memperkecil kesalahan yang terjadi sehingga perkiraan risiko yang mungkin timbul dapat diatisipasi.

7. Control Activities (Kegiatan Pengendalian)

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, hal-hal yang menyangkut aktivitas pengendalian dapat diukur sebagai berikut : a. Pemisahan Tugas yang Cukup

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, terdapat pemisahan tugas antar departemen yang ada dalam fakultas. Tujuannya adalah untuk menghindari segala bentuk kesalahan yang cukuop fatal yang berhubungan dengan transaksi penggajian.

b. Prosedur Otorisasi yang Jelas

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berbagai tindakan pengendalian dilakukan dengan memeriksa keakuratan, kelengkapan dan tingkat otorisasi transaksi. Tujuannya adalah dengan adanya pengolahan informasi yang berkaitan dengan penggajian dalam bentuk dokumen dan catatan-catatan yang dirangkap.

c. Dokumen dan Catatan yang Memadai

Dokumen dan catatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan objek dimana setiap transaksi diikhtisarkan melalui prosedur yang ada sehingga memberikan

jaminan bahwa setiap transaksi telah dicatat dengan benar. Sehingga tingkat keakuratan, kelengkapan dan otorisasi dalam transaksi penggajian dapat dilaksanakan secara memadai.

d. Pengendalian Fisik atas Aktiva dan Catatan

Untuk memenuhi syarat pengendalian fisik atas aktiva dan catatan, bagian personalia pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyediakan lemari arsip untuk menyimpan dokumen atau catatan penting. Pengendalian yang berhubungan dengan perlindungan peralatan, program dan berkas data komputer adalah dengan digunakan password khusus aset dari perbedaan perhitungan antara catatan pengendalian dengan hasil perhitungan fisik.

e. Informasi dan Komunikasi

Sitem informasi dan komunikasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah cukup memadai, sehingga manajemen mendapatkan informasi yang relevan, tepat waktu, dan akurat. Tujuannya adalah dengan adanya penggunaan alat bantu berupa komputer sehingga dapat memudahkan pengguna internal maupun eksternal untuk mengambil keputusan dalam transaksi penggajian.

f. Pemantauan

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diadakan program khusus untuk melakukan pemantauan secara

berkesinambungan mengenai aktivitas penggajian dan dilakukan evaluasi secara berkala terhadap pengendalian internal, sehingga apabila terdapat kelemahan atau kasalahan dalam kegiatan penggajiandapat segera diantisipasi.

Dengan diterapkan unsur-unsur pengendalian internal yang telah diuraikan di atas, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dinilai telah efektif dalam melaksanakan pengendalian internal penggajian pada perusahaan. Hal ini didukung pula dengan penerapan tujuan-tujuan pengendalian internal penggajian yang terpenuhi secara efektif yang tercermin dalam :

1. Eksistensi atau Keberadaan

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak memungkinkan dimasukkannya transaksi fiktif atau transaksi yang tidak ada dalam jurnal atau catatan akuntansi lainnya. Karena pihak yang berwenang selalu mengawasi dengan teliti transaksi – transaksi yang berhubungan dengan penggajian.

2. Akurasi

Pencatatan transaksi yang berhubungan dengan penggajian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diotorisasi dengan pantas oleh pihak yang dberwenang dalam perusahaan, apabila tedapat transaksi yang tidak diotorisasi dapat menyebabkan transaksi yang curang dan akan menimbulkan kecurangan yang jelas akan merugikan perusahaan.

berkesinambungan mengenai aktivitas penggajian dan dilakukan evaluasi secara berkala terhadap pengendalian internal, sehingga apabila terdapat kelemahan atau kasalahan dalam kegiatan penggajiandapat segera diantisipasi.

Dengan diterapkan unsur-unsur pengendalian internal yang telah diuraikan di atas, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dinilai telah efektif dalam melaksanakan pengendalian internal penggajian pada perusahaan. Hal ini didukung pula dengan penerapan tujuan-tujuan pengendalian internal penggajian yang terpenuhi secara efektif yang tercermin dalam :

1. Eksistensi atau Keberadaan

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak memungkinkan dimasukkannya transaksi fiktif atau transaksi yang tidak ada dalam jurnal atau catatan akuntansi lainnya. Karena pihak yang berwenang selalu mengawasi dengan teliti transaksi – transaksi yang berhubungan dengan penggajian.

2. Akurasi

Pencatatan transaksi yang berhubungan dengan penggajian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diotorisasi dengan pantas oleh pihak yang dberwenang dalam perusahaan, apabila tedapat transaksi yang tidak diotorisasi dapat menyebabkan transaksi yang curang dan akan menimbulkan kecurangan yang jelas akan merugikan perusahaan.

3. Kelengkapan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu menghindari kekeliruan dalam perhitungan gaji dan berbagai tahap, karena dalam proses pencatatannya ada penilaian struktur pengendalian internal yang memadai.

4. Klasifikasi

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara perkiraan transaksi gaji diklasifikasikan dengan pantas sesuai dengan bagan perkiraan klien yang dibuat dalam jurnal laporan keuangan, sehingga dapat dinyatakan dengan wajar.

5. Ketepatan Waktu

Transaksi penggajian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dicatat pada waktu yang tepat, agar laporan keuangan tidak salah saji. Bila transaksi dicatat sebelum atau sesudah waktu terjadinya, memperbesar kemungkinan transaksi tidak dicatat dalam jumlah yang pantas.

6. Posting dan Pengikhtisaran

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara transaksi penggajian perusahaan diikhtisarkan dalam bentuk jurnal dan berdasarkan perkiraan yang dicatat dalam buku besar dan berkas induk. Hal ini dilakukan untuk menjamin kebenaran klasifikasi dan pengikhtisaran.

Dengan demikian jelaslah bahwa telah terpenuhinya unsur-unsur dan tujuan-tujuan pengendalian internal penggajian yang diterapkan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah efektif.

65

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan diatas penulis dapat menarik kesimpulan dan saran yang semoga dapat bermanfaat bagi pembaca mengenai Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dalam Menunjang Pengendalian Internal Penggajian Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

A. KESIMPULAN

Berdasarkan survei yang penulis lakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, kesimpulan yang dapat penulis berikan sehubungan dengan masalah pengendalian intarnal atas gaji ialah :

1. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi dalam menangani masalah penggajian telah efektif yang didukung oleh dokumen dan catatan – catatan pendukung mengenai jumlah pegawai berdasarkan masa jabatan dan golongan, hari kerja dan jam kerja, daftar absensi manual dan berbasis komputer.

2. Pengendalian internal penggajian yang diterapkan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga telah efektif.

3. Sistem Informasi Akuntansi penggajian sangat berperan penting dalam menunjang keefektifan pengendalian internal penggajian.

B. SARAN

Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis mencoba memberikan beberapa saran yang dapat bermanfaat sebagai berikut :

1. Sistem Informasi Akuntansi yang efektif pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebaiknya dipertahankan dan diharapkan dapat meningkat untuk masa mendatang karena hal tersebut tentunya sangat bermanfaat bagi pihak fakultas sendiri. Karena Sistem informasi akuntansi tersebut mampu memberikan informasi yang akurat mengenai sistem penggajian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sehingga tidak ada anggapan adanya penyelewengan atau tindak penyelundupan yang terjadi di dalamnya. 2. Pengendalian internal gaji yang telah efektif juga sudah selayaknya

untuk dipertahankan dan juga diharapkan akan meningkat dimasa mendatang. Karena hal ini menyangkut akan hal yang sangat sensitif bagi pegawai yaitu masalah gaji yang merupakan hak yang diterima pegawai atas kontribusinya dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan yang nantinya akan sangat berpengaruh terhadap prestasi dan motivasi kerja bagi para pegawai.

3. Peranan Sistem informasi Akuntansi Penggajian dalam Menunjang Keefektifan Pengendalian Internal Pengajian Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dipahami dengan benar manfaatnya setiap pegawai terutama bagi departemen keuangan dan akuntansi sebagai pihak yang dominan terhadap masalah penggajian.

DAFTAR PUSTAKA

Arens,Alvin A dan James K, Loebbecke., 1996, dialihbahaskan oleh Amir Abadi Yusuf, Auditing Pendekatan Terpadu, edisi revisi, Jakarta : Penerbit Salemba Empat. Bodnar,George H. and William S. Hoopwood, 1995, Accounting Information System, sixthedition,

Englewood Cliffs, New Jersey: Prentice Hall. Inc.

Hall, James A. 2001, Sistem Informasi Akuntansi. Terjemahan Amir AbadiYusuf, Buku Satu, Edisi 21, Penerbit Salemba Empat,Jakarta.

Hank’s Patrick, 1990, Concice Dictionary,Glasgow William Collins Son & Co.

Indriantoro, Nur, 2002, Metodologi Penelitian Bisnis untuk Akuntansi dan

Manajemen, BPFE Yogyakarta.

L a M i d j a n , 1 9 9 5 ,S i s t e m I n f o r m a s i , P e n d e k a t a n M a n u a l P r a k t i k a P e n y u s u n a n M e t o d e d a n P r o s e d u r , E d i s i k e s e m b i l a n , Binanyanti, Bandung.

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit Salemba Empat,Jakarta.

Romney, Marshall B.Paul J. Steinbart, Barry E. Cushing, 1997, Accounting Information System, Seventh Edition, Addison Wesley Publishing Company, Inc, United State of America. Sugiyarso, G dan F Winarni, 2005, Dasar-dasar Akunransi Perkantoran, Penerbit

Media Pressindo, Yogyakarta.

Universitas Sumatera Utara (PT BHMN) 2007, Pedoman dan informasi Fakultas

Ekonomi 2007-2008,Medan.

Warrens, S Carl, James M Reeve, dan Philip E Fess, 2005, Pengantar Akuntansi. Edisi Kelima. Penerjemahan Aria Farahmita Amanaugrahani dan Taufik Hendra, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.