MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON

C. Mencatat Pesan Telepon

  Hal‐hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan telepon:

  1) Mencatat tanggal, waktu, nama penelepon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan untuk pimpinan dan tanda tangan penerima telepon

  2) Memindahkan segera ke lembar pesan telepon

  3) Meletakan pesan telepon di atas meja orang yang dituju

  4) Meletakan lembar pesan telepon pada tempatnya kembali Cara mencatat isi pesan, yaitu:

  1. Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok pembicaraanya saja. Kalimat utama dicatat, sedangkan kalimat penjelas tidak perlu dicatat.

  2. Diulangi kembali isi pea (konfirmasi), garis besarnya saja, supaya terhindar dari kesalahan

  3. Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis

D. Menangani Masalah Hambatan Bertelepon

  Ada dua faktor penghambat ketika bertelepon:

  1. Alat: suara berisik, timbul tenggelam, mengecil, tidak terdengar nada kontak, nada sambung tidak terdengar, atau sambungan terputus‐putus

  2. Pengguna telepon: orang yang ditelpon bersikap kurang baik, Agar percakapan dapat berjalan lancar, dapat digunakan alfabet komunikasi: A=Alfa

  J=Julie

  S=Sierra

  B=Bravo

  K=Kilo

  T=Tanggo

  C=Charlie

  L=Lima

  U=Uniform

  D=Delta

  M=Mike

  V=Victor

  E=Echo

  N=November

  W=Whiskey

  F=Foxtrot

  O=Oscar

  X=X‐ray

  G=Golf

  P=Papa

  Y=Yankey

  H=Hotel

  Q=Quebec

  Z=Zulu

  I=India

  R=Romeo

  DAFTAR PUSTAKA

  Honiatri, Euis. 2010. Mengaplikasikan Ketrampilan Dasar Komunikasi.Bandung. CV Armico