1. Pengendalian dengan pengawasan fisik Dalam perusahaan kecil, biasanya pimpinan sekaligus
pemilikperusahaan, perencanaan dan pengendalian terhadap pelaksana rencana dilakukan secara langsung oleh pimpinan
perusahaan. Pimpinan perusahaan memiliki kemampuan yang memadai untuk merencanakan dan mengendalikan kegiatannya.
2. Pengendalian biaya dengan menggunakan akutansi historis Jika perusahaan berkembang, maka pimpinan perusahaan
tidak lagi dapat mengamati secara fisik, tetapi memerlukan catatan historis untuk merencanakan dan mengendalikan kegiatannya dari
periode ke periode.Untuk tingkat perkembangan tertentu pimpinan perusahaan cukup melakukan perencanaan dan pengendalian
dengan membandingkan catatan dari tahun ke tahun.
3. Pengendalian biaya dengan menggunakan anggaran statis dan biaya standar
Jika perusahaan semakin berkembang, pimpinan perusahaan tidak lagi menghadapi masalah bagaimana pelaksanaan kegiatan pada
tahun berjalan dengan apa yang telah dilaksanakan pada tahun sebelumnya, tetapi bagaimana pelaksanaan pada tahun berjalan
jika dibandingkan dengan yang seharusnya dilaksanakan pada tahun tersebut. Pada tingkat perkembangan ini, pimpinan
memerlukan anggaran dan standar sebagai alat untuk merencanakan dan mengendalikan kegiatannya.Pimpinan
perusahaan mulai memperbaiki sistem perencanaan dan pengendalian kegiatannya dengan membuat anggaran statis dan
biaya yang sederhana.
4. Pengendalian biaya dengan menggunakan anggaran fleksibel dengan biaya standar
Dalam kenyataannya, kapasitas yang direalisasikan seringkali menyimpang dari kapasitas yang direncanakan. Maka, cara
perencanaan dan pengendalian kegiatan perusahaan kemudian diperbaiki dengan mengembangkan anggaran fleksibel dengan
biaya standar. Anggaran fleksibel disusun untuk berbagai tingkat kapasitas yang direncanakan, sehingga anggaran ini menyediakan
tolak ukur prestasi yang mendekati kapasitas sesungguhnya yang dicapai.
5. Pengendalian biaya dengan pembuatanpusat-pusat pertanggungjawaban dan penerapan sistem akuntansi
pertanggungjawaban.
Dalam perusahaan besar, kegiatannya telah dibagi menjadi pusat-
pusat beberapa pertanggungjawaban.Perencanaan dan pengendaliankegiatan perusahaan dilaksanakan dengan mengembangkan
anggaran untuk setiap pusat pertanggungjawaban. Manajer pusat pertanggungjawaban dinilaiprestasinya dengan cara
membandingkan anggaran yang disusun dengan realisasinya. Setiap manajer pusat pertanggungjawaban hanya dinilai berdasarkan
hal-hal yang mereka kendalikan.
Universitas Sumatera Utara
Suatu Sistem Pengendalian Intern yang baik haruslah bersifat cepat, murah dan aman, sehingga perusahaan dapatmenjalankan operasinya dengan lancar,
terjamin keamanannya dan biaya pengawasan yang dibutuhkan relatif tidak mahal dan memenuhi unsur-unsur pengendalian.
Selanjutnya akan dibahas satu persatu unsur-unsur pengendalian intern tersebut.
1. Struktur organisasi
Struktur organisasi merupakan salah satu alat bagi manajemen atau pimpinan perusahaan untuk mengendalikan kegiatannya.
Proses pembentukannyadimulai dengan menetapkan kegiatan-kegiatan yang
harusdilaksanakan untuk mencapai tujuan perusahaan yang telahditetapkan.Setiap kegiatan akan dibagi kedalam unit-unitkegiatan yang
lebih kecil, dengan disertai perincian tugasdari masing-masing karyawan yang menjalankan tugasnya.Selanjutnya tugas tersebut dibagi-bagi dan
ditentukan bagian-bagian mana yang akan mengerjakan suatu tugasatau kelompok tugas tertentu.
2. Sistem wewenang dan Prosedur pembukuan.
Sistem wewenang dan prosedur pembukuandalam suatu perusahaan merupakan alat bagi manajemenuntuk mengadakan pengawasan terhadap
operasi dantransaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk mengklasifikasikan data akuntansi dengan tepat. Klasifikasidata akuntansi ini
dapat dilakukan dalam rekening-rekening buku besar yang biasanya diberi nomor kode dengan caratertentu dan dibuatkan buku pedoman mengenai
Universitas Sumatera Utara
penggunaan debit dan kredit masing-masing rekening. Pada Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas,sistem ini dapat
memberikan jaminan bahwa setiap penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan benar-benar terjadi dan juga merupakan penerimaan dan
pengeluaranyang berkaitan dengan aktivitas perusahaan dan prosedur yang dapat dirumuskan sebagai tata cara yang harus diikutidan ditaati dalam
melaksanakan sesuatu aktivitas. Pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi dapatdilakukan
melalui prosedur-prosedur yang ditetapkan lebihdahulu dan prosedur- prosedur yang akan disusun untuk seluruh kegiatan yang ada dalam
perusahaan.Prosedur yang baik adalah prosedur yangmencapai tujuannya dengan cara yang sederhana, membagi pekerjaan secara logis dan mudah
dipahami sehingga bakatkaryawan apat dimanfaatkan sebaik mungkin. Sedangkan prosedur yang efektif adalah prosedur yang dapatmemaksakan
kepatuhan.Kalau prosedur dirumuskan sebagai tata caramengerjakan sesuatu, maka prosedur pembukuan dapatdirumuskan sebagai tata cara pencatatan,
pelaporan atasoperasi-operasi yang ada dalam perusahaan. Dengan demikian sistem wewenang dan prosedur pembukuan
merupakan suatu tata cara pencatatan, pelaporan, serta pengesahan operasi- operasi dan transaksi-transaksi perusahaan yang sedemikian rupa sehingga
adanya terciptake absahan dan ketelitian pencatatan harta,hutang, modal, penghasilan dan biaya-biaya perusahaan.Dalam pelaksanaan
sistemwewenang dan prosedur pembukuan diperlukan adanya alat-alat untuk
Universitas Sumatera Utara
pengawasan akuntansi terhadap operasi-operasi dantransaksi-transaksi yang ada dalam perusahaan serta alatuntuk mengklasifikasikan data dalam struktur
rekeningyang formal.Alat-alat yang digunakan untuk pengawasanakuntansi terhadap operasi-operasi dan transaksi-transaksi,diciptakan melalui
perancangan catatan-catatan danformulir-formulir yang tepat, serta melalui perencanaanarus prosedur yang logis dalam melakukan pencatatan dan
prosedur otorisasi di antara departemen-departemen danseksi-seksi dalam departemen.Ada beberapa prinsip yang harus diikuti dalam pemakaian
formulirmenurut Yunus 1997 : 25yaitu :
Pertama, harus membantu suatu fungsi yang bergunadidalam hubungannya prosedur-prosedur yangtelah
dirancang dalam rangka melaksanakantujuan manajemen, kedua harus cukup sederhana sehingga dapat dipahamidengan jelas oleh
mereka yang akanmenggunakannya, mempermudah dalammelakukan pencatatan data dengan cepat, teliti,dan dengan
biaya yang rendah, dan ketiga harus dirancang untuk semua kemungkinan penggunaan, sehingga jumlah berbagai formulir itu
dapat ditekan dalam jumlah minimum.formulirHarus dirancang sedemikian rupa sehingga dapatdikerjakan dengan benar, sesuai
dengan prosedur-prosedur pengawasan yang telahditetapkan.
3. Praktek-praktek yang sehat
Setelah struktur organisasi dan sistemwewenang serta prosedur pembukuan disusun dengan baik,maka diperlukan adanya praktek-praktek
yang sehat untuk menjalankannya. Praktek-praktek yang sehat tersebut akandi bahas lebih lanjut dalam sub bagian tersendiri.
3. Pegawai yang cukup cakap
Pegawai yangcukupcakap adalah pegawai yang mampu melaksanakan tugas,
tanggungjawab, dan wewenang yang dibebankan kepadanya, sehingga tujuan perusahaan dapat dicapaidengan efisien.
Universitas Sumatera Utara
pegawai dengan cukup cakap untuk suatu pekerjaan bukan berarti pegawai yang tingkat pendidikannya tinggi, sehingga gajinya juga besar
tetapimungkin dengan pendidikan menengah sudah cukup, yang penting adalah latar belakang pendidikannya cukupmemadai untuk pekerjaan-
pekerjaan yang dilakukannya.Hal ini perlu dipertimbangkan agar dapat diperoleh pegawai yang cukup cakap tetapi juga ekonomis.Untuk
memperoleh pegawai yang cukup cakapsesuai dengan kebutuhan perusahaan, diperlukan adanyausaha-usaha yang tepat. Secara umum usaha ini
akanmencakup tiga proses :Dimulai semenjak penerimaan pegawai dilanjutkan dengan peningkatan keterampilan melalui program pendidikan
danlatihan yang berkesinambungan dan diakhiri dengan penilaian atas pelaksanaan pekerjaan dari pegawai.
Ketiga proses ini berlangsung terus menerus, mengingat usaha mendapatkan pegawai yang cukup cakap merupakan usahayang selalu
berkesinambungan.Proses penerimaan tenaga kerja merupakan proses yang sangat penting serta menuntut penelitian yangmendalam dan teliti terutama mengenai
kemampuan darisemua calon pegawai. Dari sini akan diperoleh bibit-bibityang baik untuk menempati jabatan didalam perusahaandan sebaliknya dari kesalahan
penerimaan tenaga kerjaakan membawa kegagalan bagi perusahaan. Dengan perencanaan yang memadai, akan memudahkan perusahaanmengetahui
beberapaorang karyawan, dan dimana posisinya serta persyaratan apa yang dibutuhkan perusahaan.Proses peningkatan keterampilan melalui program
pendidikan dan latihan yang berkesinambunganmerupakan tahap yang sangat
Universitas Sumatera Utara
penting dalam setiap usahamendapatkan pegawai yang cukup cakap. Pengawasan internal memiliki berbagai karakteristik, Auditor internal
dapat mengevaluasi untuk menetukan kesesuaiannya dengan kriteria yang ditetapkan seperti berikut ini:
1. Tepat waktu
Pengendalian seharusnya mendeteksi penyimpangan actual atau potensial sejak awal untuk menghindari tindakan perbaikan yang memakan
biaya. 2.
Ekonomis Pengendalian harus memberikan keyakinan yang wajardalam dalam
mencapai hasil yang diinginkan dengan biaya minimum dengan efek samping yang paling rendah.
3. Akuntanbilitas
Pengendalianharus membantu karyawan yang mempertanggungjawabkan tugas yang diberikan .
4. Fleksibelitas
Keadaan yang bisa berubah-rubah sewakti-waktu. 5.
Menentukan penyebab Tindakan korektif yang diambil segera biasa dilakukan bila
pengendalian tidak hanya mengidentifikasi masalah tetapi juga penyebabnya. 6.
Kelayakan Pengendalian harus memenuhi kebutuhan manajemen.Pengendalian
tersebut harus membantun dalam pencapaian tujuan tertentu dalam
Universitas Sumatera Utara
pencapaian tujuan dan rencana manajemen dan juga harus sesuai dengan karyawan dan struktur organisasi dari nonperasi.
Berdasarkan uraian diatas, penulis dapat menyimpulkan bahwa karakteristik penendalian yang dianut oleh perusahaan PT Multi Raya Arttech
adalah karakteristik fleksibelitas, artinya keadaan bisa berubah-rubah. Pengendalian yang akan mengakomodasi perubahan seperti ini harus lebih disukai
untuk menghindari kebutuhan akan adanya perubahan.
F. Evaluasi Sistem Pengawasan Internal Biaya Operasional
Kategori