operasional secara umum adalah sebagai berikut :
Pertama, Menganalisa informasi masa lalu dan lingkungan eksternal yang diantisipasi untuk mengetahui kekuatan, kelemahan,
kesimpulan dan tantangan yang dihadapi oleh perusahaan, kedua menyusun perencanaan yang trategis dan program-program kerja
untuk menentukan tujuan perusahaan dan ketiga mengkomunikasikan tujuan organisasi jangka panjang
khususnyadalam hal biaya operasional, strategi dan program- program kerja. Pada umumnya prosedur penyusunan anggaran
terdiri dari empat tahapan, yaitu Tahapan penentuan pedoman anggaran, Tahapan persiapan anggaran, Tahapan penentuan
anggaran danTahapan pelaksanaan anggaran.
D. Sistem Pengawasan Internal Biaya Operasional
Salah satu fungsi manajemen yang sngat penting dalam pelaksanaan aktivitas perusahaan adalah pengawasan atau pengendalian.Fungsi pengendalian
dalam perusahaan bertugas untuk mengendalikan semua pegawai perusahaan untuk mentaati peraturan-peraturan perusahaan sesuai dengan rencana, apabila
terjadi penyimpangan diadakan tindakan perbaikan.
Handoko 2003: 359Mengatakan bahwa : “Pengawasan adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan
organisasi dan manajemen tercapai.Ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan-kegiatan sesuai dengan yang direncanakan”. berdaya
guna dan efektif berhasil guna secara maksimal”. Sedangkan menurutKadarman dan Udaya 2003 : 159.
Pengawasan control merupakan usaha yang sistematis untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan, untuk merencang
sistem umpan balik informasi untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah
terjadi suatu penyimpangan dan mengukur signifikan penyimpangan tersebut serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan
untukmenjamin bahwa semua sumber daya perusahaan telah
Universitas Sumatera Utara
digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan.
Dari definisi di atas dapat dikemukakan bahwa pengawasan merupakan proses umpan balik yang bertujuan agar setiap bagian organisasi berfungsi dengan
efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi dapat dicapai dan dapat dilakukan penyempurnaan tujuan, rencana dan pelaksanaan. Menurut Mulyadi 2003 : 183
tujuan pengawasan atau pengendalian adalah sebagai berikut :
“Menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen”
Pada pelaksanaannya biaya operasional, dapat digunakan teknik sebagai berikut: 1.
Pengawasan biaya operasional dengan menggunakan angaran Jika anggaran dipakai sebagai alat pengawasan biaya operasional,
maka pada awal periode ditentukan anggaran biaya untuk setiap bagian departemen yang merupakan kegiatan fungsional.
2. Pengawasan dengan menggunakan standar
Tujuan pemakaian standar adalah untuk meningkatkan efisiensi kegiatan dengan cara mengaitkan antara prestasi dari kegiatan dengan biaya
yang terjadi. Untuk mengetahui apakah ada penyimpangan khususnya penyimpangan biaya, maka diperlukan suatu tolak ukur, yaitu dengan
membandingkan biaya standar dengan biaya aktual. Dalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan, diusahakan pada masing-
masingbagian dalam perusahaanuntuk menjalankan rencana yangtelah disusun padaawal tahun berjalan. Hal ini dilakukan agar pelaksanaanaktivitas
Universitas Sumatera Utara
perusahaan tidak berbeda atau bahkan menyimpang dari rencana semula untuk mencapai suatu sasaran perusahaan. Oleh sebab itu, untuk memastikan apakah
kegiatan operasional itu sesuai apa yang direncanakan, dilakukan pengawasan baik pada saat kegiatan sedang dilakukan stering control maupun setelah
kegiatan berlangsung past control. Pengawasan pada biaya operasional dilakukan perusahaan untuk
mengetahui apakah penggunaa biaya alam pelaksanaan kegiatan sesuai dengan yang telah direncanakan dala bentuk anggaran. Jika menyimpang, maka dilakukan
perbaikan terhadap faktor-faktor penyebab perbedaannya dan diusahakan agar penggunaan biaya tersebut tetap efektif dan efesien.
Pengawasan biaya operasional pada PT. Multi Raya Arttech dilaksanakan oleh satuan pengawasan intern perusahaan aspek pengawasan yaitu :
1. Pengawasan operasional
Dilakukan pimpinan melalui kegiatan operasi perusahaan.Pengawasan ini dilakukan pada saat kegiatan operasional
berlangsung.Biasanya, pimpinan melakukan pengawasan terhadap penggunaan biaya operasi sehari-hari atau pada kurun waktu tertentu.
2. Pengawasan akuntansi
Pengawasan yang dilakukan melalui prosedur-prosedut akuntansi dan pencatatan yang sesuai dengan PSAK. Karena sasaran pokok tertuju pada
pengelompokan biaya, maka perhatian yang lebih besar akan tertuju pada pengawasan akuntansi. Pengawasan akuntansi bertujuan untuk menciptakan
suatu sistem peranggungjawaban baya-biaya dan arus pekerjaan serta memberikan laporan singkat tentang hal-hal yang berkaitan
Universitas Sumatera Utara
denganpengawasan dan laporan statistik untuk mengetahui perkembangan orang-
orang yang bertanggungjawab atas biaya yang telah ditetapkan atau tidak. Disamping itu, pengawasan akuntansi juga dibutuhkan untuk
meyakinkan pimpinan, serta perusahaan dapat memanfaatkan kemajuan teknologi dengan cepat misalnya,Penggunaan komputer untuk mengerjakan
catatan-catatan dari kegiatan perusahaan, mengelompokkan biaya dan penyusunan laporan keuangan dengan cepat dan tepat.
Sistem akuntansi yang baik akan dapat menyajikan data keuangan yang dapat dipercaya dan juga akan memperkuat pengawasan intern karena dengan
sistem akuntansi akan terdapat suatu pengawasan yang bekerja dengan sendirinya built in, dalam hal ini melalui suatu sistem tertentu hasil suatu bagian akan
diawasi oleh bagian yang lain melaui berbagai laporan yang sampai ke tangan manajemen. Akan tetapi sistem yang baik saja belumlah cukup.Ia harus didukung
oleh unsur-unsur lain seperti rencana organisasi yang dapat memisahkan fungsi dan tanggung jawab secara tepat, praktek-praktek yang sehat dan harus diikuti dan
ditaati dalam melaksanakan tugas, personalia yang mutunya seimbang dengan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya. Semua unsur tersebut sama
pentingnya, merupakan dasar dari suatu pengawasan intern yang baik Di samping pengawasan operasional dan akuntansi, diperlukan juga sistem
akuntansi yang kuat dan pengawasan intern. Sistem pengawasan intern meliputi rencan organisasi dan semua metode serta kebijaksanaan yang terkoordinasi
dalam suatu perusahaan untuk mengamankan harta kekayaan, menguji ketepatan
Universitas Sumatera Utara
dan sampai seberapa jauh data akuntansi yang dapat dipercayai, menggalakkan efesiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan pimpinan yang telah
digariskan. Kedua aspek pengawasan tersebut diterapkan pada kedua golongan biaya
atau beban perusahaan ini, yaitu, biaya administrasi umum dan biayapemasaran.Sehubungan dengan pengawasan biaya maka terlebih dahulu
perlu diketahui sangat sukar bagi kita untuk memberikan penegertian atas apa biaya yang dimaksud, sehingga biaya dapat di golongkan ke dalam beberapa
penegertian sesuai dengan tujuan penggunaan dan biaya tersebut. 1.
Pengawasan anggaran biaya penjualan Langkah pertama yang sangat umum untuk pengawasan biaya
penjualan adalah pengelompokan baya menurut fungsi atau aktivitas. Adapun langkah-langkah yang disusun adalah sebagai berikut :
a. Penyusunan anggaran biaya penjualan berdasarkan estimasi jumlah
proyek b.
Pembebanan biaya pada setiap fungsi c.
Analisa penyimpangan Pengawasan yang dilakukan PT. Multi Raya Arttech adalah:
1 Pimpinan ikut terlibat dalam penyusunan anggaran
2 Membandingkan jumlah proyek dan nilai proyek dengan nilai
proyek dengan biaya penjualan yang terjadi 2.
Pengawasan anggaran biaya administrasi dan umum Pengawasan yang dilakukan PT. Multi Raya Arttechterhadap biaya
Universitas Sumatera Utara
administrasi dan umum adalah : a.
Membuat anggaran biaya administrasi dan umum pada awal periode b.
Mengalokasikannya secara tepat c.
Memeriksa bukti-bukti atau kwitansi-kwitansi yang terjadi 3.
Pengawasan anggaran biaya overhead a.
Membuat angaran biaya overhead dengan memperhatikan nilai proyek b.
Memperkirakan biaya pemeliharaan mesin dan menganalisanya c.
Menghitung penyusutan mesin Pada akhir periode akuntansi, biasanya akhir tahun dilaksanakan suatu
evaluasi atas pekerjaan yang dilakukan apakah sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan dari instruksi-instruksiyang telah dikeluarkan.Evaluasi ini
dilaksanakan secara langsung di setiap bagian dalam perusahaan serta melihat laporan laba-rugi perusahaan pada akhir periode. Hal ini ditunjukkan untuk
melihat koofesienprogram yang ada karena hasil tersebut juga dijadikan dasar bagi penyusunan anggaran periode masa yang akan datang.
E. Merancang Mendesain Sistem Pengawasan Internal Biaya Operasional
