PSI : Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian Pada UD. Dwi Mulya Plastik Sidoarjo.

UD. DWI MULYA PLASTIK

SIDOARJO

PROYEK SISTEM INFORMASI

Nama

: JUWANDY SADIKIN

NIM

: 06.39010.0019

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

ABSTRAK

UD.Dwi Mulya Plastik Sidoarjo merupakan perusahaan yang bergerak dibidang plastik yang berada di Sidoarjo. Manajemen dan pengelolaan pada perusahaan ini telah dilakukan secara terkomputerisasi, namun masih ada bagian yang belum terdapat laporan dalam setiap aktivitas kinerja karyawannya, antara lain masalah pengelolaan administrasi pegawai pada UD.Dwi Mulya Plastik Sidoarjo seperti pengelolaan absensi, cuti, lembur dan penggajian pegawai serta laporan-laporan yang dapat mendukung keputusan baik manajemen ataupun General Manager UD.Dwi Mulya Plastik Sidoarjo.

Pembuatan Sistem Informasi Rancang Bangun Sistem Administrasi Pegawai merupakan salah satu solusi yang sangat tepat untuk mengatasi masalah yang terjadi pada UD.Dwi Mulya Plastik Sidoarjo. Proses pembuatan sistem dimulai dari menganalisa sistem yang sedang berjalan, lalu hasil analisa diubah ke dalam bentuk document flow komputerisasi yang dibagi berdasarkan proses– proses transasksi yang ada. Dari document flow komputerisasi inilah dikembangkan sebuah sistem.

Dengan diterapkannya sistem ini pada UD.Dwi Mulya Plastik Sidoarjo, maka dapat mengurangi ketidak-optimalan kinerja karyawan. Sehingga pada akhirnya dapat meningkatkan produktivitas kinerja karyawan UD.Dwi Mulya Plastik Sidoarjo.

ix

ABSTRAK ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ... xvii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II HASIL SURVEY ... 7

2.1 Gambaran Umum Perusahaan ... 7

2.2 Visi ... 7

2.3 Misi ... 7

2.4 Tujuan ... 7

2.5 Sasaran UD. Dwi Mulya Plastik ... 8

2.6 Fasilitas Pelayanan ... 8

2.7 Struktur Organisasi ... 8

x

2.11 Analis Sistem Yang Sedang Berjalan ... 13

2.12 Dokumen Input Output ... 19

BAB III LANDASAN TEORI ... 19

3.1 Definisi Penilaian ... 19

3.2 Definisi Kinerja ... 19

3.3 Definisi Penilaian Kinerja Karyawan ... 19

3.4 Tujuan dan Manfaat Penilaian Kinerja ... 21

3.5 Konsep MBO ... 21

3.6 Prinsip Utama MBO ... 21

3.7 Proses dan Tahapan MBO ... 22

3.8 Alasan Penggunaan Metode MBO ... 23

3.9 Management By Objective yang Efektif ... 24

3.10 Kelebihan dan Kekurangan Management By Objective ... 25

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 26

4.1 Analisis Sistem ... 26

4.2 Desain Sistem ... 27

4.2.1 Document Flow Komputerisasi ... 27

4.2.2 Data Flow Diagram ... 31

4.2.3 Entity Relational Diagram ... 38

4.2.4 Struktur File ... 40

xi

5.2 Cara Setup Program ... 56

5.3 Penjelasan Pemakaian Program ... 62

5.3.1 Form Master ... 64

5.3.2 Form Transaksi ... 70

5.3.3 Form Laporan ... 79

BAB VI PENUTUP ... 81

6.1 Kesimpulan ... 81

6.2 Saran ... 81

DAFTAR PUSTAKA ... 82

1 1.1 Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi yang semakin pesat pada dewasa ini menuntut setiap badan usaha yang bergerak dalam sektor perekonomian untuk dapat mengantisipasi semua perubahan yang banyak terjadi. Salah satu kendala yang mungkin terjadi pada perusahaan yang akan melakukan pengembangan usahanya adalah saat perusahaan tersebut memerlukan suatu sistem yang dapat membantu jalannya pekerjaan atau kegiatan tersebut. Dengan membuat sistem untuk menunjang kemudahan didalam absensi, cuti, lembur, penggajian ataupun suatu sistem yang dapat digunakan untuk dapat menghasilkan laporan-laporan yang membantu didalam suatu perusahaan untuk menghasilkan keputusan didalam keputusan manajemen suatu perusahaan.

Sistem dibuat untuk dapat membantu jalannya suatu pekerjaan ataupun didalam suatu perusahaan. Karena di zaman serba modern ini, diharapkan didalam memperoleh segala macam bentuk informasi dapat diperoleh dengan cepat dan akurat. Informasi yang baik dan akurat sangat diperlukan agar pekerjaan didalam suatu perusahaan dapat berjalan lebih lancar. Disamping itu keluasan jangkauan informasi sangat diperlukan bila perlu beberapa bagian dari suatu unit kerja dapat memperoleh informasi yang diinginkan pada waktu yang diinginkan pula. Dengan kata lain informasi yang diinginkan dapat diberikan atau diperoleh kapan saja dan dimana saja. Untuk itu diperlukan suatu sistem yang dapat membantu jalannya pekerjaan atau kegiatan tersebut.

Berdasarkan survey yang dilakukan, pengelolaan administrasi kepegawaian pada UD.Dwi Mulya Plastik di Sidoarjo (yang selanjutnya akan disebut perusahaan) sudah menggunakan komputer sebagai alat bantu kerja dalam pengelolaan administrasi. Tetapi baru sebatas untuk mengetik data dan membuat laporan. Sistem yang secara khusus menangani atau mengelola data administrasi kepegawaian masih belum ada. Selama ini pengelolaan administrasi sering terjadi penumpukan data atau bahkan kehilangan data. Meskipun ada beberapa data yang sudah tersimpan dalam komputer, tetapi ada beberapa data yang masih disimpan ke dalam bentuk buku buku atau lembaran ynag penataannya tidak teratur sehingga menyulitkan bagi administrasi untuk memberikan informasi secara cepat dan akurat kepada atasan.

Berdasarkan perkembangan teknologi pada saat sekarang ini, proses atau kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan harus sudah mulai diarahkan pada sistem yang terkomputerisasi yaitu dengan berbasis komputer. Dengan melihat permasalahan yang ada, maka dibuatlah rancang bangun sistem informasi administrasi kepegawaian dengan maksud untuk membangun sebuah sistem yang berbasis komputerisasi yang dapat mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut serta meningkatkan kinerja perusahaan dalam mencapai visi dan misi perusahaan sehingga perusahaan mendapatkan keputusan yang tepat dalam mengambil tindakan serta mampu memberdayakan tanaga kerja manusia lebih maksimal dan perusahaan mampu melakukan perubahan dengan kualitas yang lebih baik dari sebelumnya.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan yaitu:

a. Bagaimana rancang bangun sistem informasi administrasi kepegawaian administrasi kepegawaian pada UD.Dwi Mulya Plastik di Sidoarjo antara lain pengelolaan absensi, cuti, lembur dan penggajian pegawai.

b. Bagaimana rancang bangun sistem informasi administrasi kepegawaian administrasi kepegawaian pada UD.Dwi Mulya Plastik di Sidoarjo menghasilkan laporan-laporan yang dapat mendukung keputusan baik manajemen ataupun General Manager UD.Dwi Mulya Plastik di Sidoarjo seperti pengelolaan absensi, cuti, lembur dan penggajian pegawai.

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah pada sistem adalah sebagai berikut: a. Proses Absensi

Absensi ini digunakan untuk menyimpan aktifitas pegawai yang terbagi menjadi 2 jenis yaitu untuk pegawai tetap dan pegawai tidak tetap. Seperti menyimpan jam masuk dan pulang kerja pegawai, menyimpan keterlambatan dan pulang cepat pegawai.

b. Proses Penggajian

Penggajian adalah sebuah proses pengolahan data gaji pegawai. Perhitungan gaji ini mempunyai rincian seperti gaji pokok, uang makan, uang transportasi, jabatan dan lembur serta setelah dikurangi dari banyaknya hari cuti.

1.4 Tujuan

Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Rancang bangun sistem informasi administrasi kepegawaian pada UD.Dwi Mulya Plastik di Sidoarjo dapat menyelesaikan permasalahan dalam administrasi kepegawaian pada UD.Dwi Mulya Plastik di Sidoarjo.

b. Rancang bangun sistem informasi administrasi kepegawaian pada UD.Dwi Mulya Plastik di Sidoarjo dapat menghasilkan laporan yang sesuai sehingga dapat digunakan dalam pengambilan keputusan baik manajemen ataupun General Manager pada UD.Dwi Mulya Plastik di Sidoarjo.

1.5 Manfaat

Manfaat yang diharapkan dalam pembuatan rancang bangun sistem sistem informasi administrasi kepegawaian ini Yaitu:

a. Bagian Personalia

Rancang bangun sistem informasi administrasi kepegawaian ini dapat membantu dalam kelancaran dan pengawasan terhadap kinerja pegawai pada UD.Dwi Mulya Plastik di Sidoarjo.

b. Bagian Pegawai

Rancang bangun sistem informasi administrasi kepegawaian yang terintegrasi dapat membantu dalam pengolahan data dan pemberian informasi yang dibutuhkan oleh atasan.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan rancang bangun sistem informasi administrasi kepegawaian pada UD. Dwi Mulya Plastik adalah sebagai berikut:

Bab pertama pendahuluan membahas tentang latar belakang UD. Dwi Mulya Plastik, sedangkan inti dari permasalahan akan digambarkan dalam perumusan masalah. Pembatasan masalahnya menjelaskan batasan-batasan dari rancang bangun sistem agar tidak keluar dari ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Tujuan penelitian berupa harapan dari hasil yang akan dicapai dari rancang bangun sistem tersebut.

Bab kedua hasil survey adalah menguraikan gambaran umum UD. Dwi Mulya Plastik, seperti lokasi UD. Dwi Mulya Plastik, keadaan, kondisi, situasi dan hal lain yang berkaitan dengan instansi atau lembaga tersebut. Membahas juga sejarah berdirinya, dan struktur organisasi UD. Dwi Mulya Plastik.

Bab ketiga landasan teori membahas tentang teori singkat yang berhubungan dengan pembuatan aplikasi ini, yang meliputi sistem pengolahan data, analisa, perancangan sistem informasi dan sistem komputer, dan teori-teori penunjang lainnya yang berkaitan dengan sistem tersebut.

Bab keempat analisis dan desain sistem membahas tentang prosedur dan langkah-langkah sistematis dalam menyelesaikan proyek ini. Bab ini juga berisi tentang System Flow, Context Diagram (CD), Data Flow Diagram (DFD),

Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur File dan Desain Input/Output (IO). Bab kelima implementasi dan pemabahasan membahas tentang sistem yang digunakan untuk mendukung jalannya aplikasi ini yang meliputi Hardware

maupun Software. Selain itu, di dalam bab ini juga menjelaskan tentang cara penggunaan dari aplikasi ini.

Bab keenam penutup membahas tentang kesimpulan atau ringkasan atau inti dari bab-bab sebelumnya dan bab ini juga memuat saran-saran yang bisa diterapkan untuk perbaikan dan pengembangan sistem selanjutnya

7 2.1. Gambaran Umum UD.Dwi Mulya Plastik

UD.Dwi Mulya Plastik Sidoarjo adalah suatu badan usaha yang bergerak didalam bidang produksi plastik yang beralamat di Desa Sidokepung, Rukun Tetangga 28, Rukun Warga 07, Sidoarjo. UD.Dwi Mulya Plastik didirikan oleh Bapak Sudarto di Kabupaten Sidoarjo pada sekitar 23 Februari 2009. Produksi dari hasil pabrik ini bertujuan untuk memberikan pelayanan didalam pembuatan plastik kepada seluruh masyarakat dan perusahaan yang lain secara umum serta dikhususkan untuk semua lapisan.

Keberadaan pabrik ini lebih bersifat sosial ekonomi dan lebih menekankan pelayanan kepada masyarakat maupun perusahaan. Uraian dbawah ini menjelaskan tentang gambaran UD.Dwi Mulya Plastik secara lebih detil.

2.1.1. Visi

Visi UD.Dwi Mulya Plastik adalah pembuatan plastik berkualitas pada masyarakat umum dan pabrik daerah yang berorientasi pada kepuasan pelanggan.

2.1.2. Misi

Misi UD.Dwi Mulya Plastik adalah adalah menyediakan dan mengembangkan plastik yang professional serta mengolah sumber daya secara efektif dan efisien.

2.1.3. Tujuan

Tujuan UD.Dwi Mulya Plastik adalah terwujudnya pelayanan yang prima, merata, terjangkau pabrik dan masyarakat yang didukung dengan SDM yang professional dengan unit kerja yang mandiri.

2.1.4. Sasaran UD.Dwi Mulya Plastik

Sasaran UD.Dwi Mulya Plastik yaitu:

a. Meningkatkan kualitas pelayanan pembuatan plastik yang berorientasi pada kepuasan pelanggan.

b. Meningkatkan SDM yang terdapat di daerah sekitar sehingga menjadi unit kerja yang professional.

2.1.5. Fasilitas Pelayanan

Fasilitas pelayanan yang dimiliki UD.Dwi Mulya Plastik yaitu: a. Telepon; dan Pos Pelayanan 24 jam.

2.2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi tersebut terdiri dari level manajemen (Direktur), Wakil Direktur, Kepala Tata Usaha, pegawai, administrasi, penjualan, laporan hingga pelaksanaan sebagaimana yang sudah tersetruktur dan dapat dilihat dari urutan yang telah ada. Dengan adanya struktur dapat diketahui beberapa bagian yang diperlukan seingga mendapatkan informasi yang di butuhkan untuk kedepannya. Dengan adanya struktur organisasi pihak perusahaan dapat mengetahui kekurangan dan kelebihan di setiap bagian dan apabila terdapat

kesalahan maka dapat di lakukan pembenaran. Struktur organisasi UD.Dwi Mulya Plastik dapat digambarkan pada Gambar 2.1. berikut :

2.3. Deskripsi Tugas

Dalam setiap instansi, sangat diperlukan kesinambungan dalam melakukan suatu pekerjaan. Pembagian pekerjaan mutlak diterapkan dalam setiap bagian yang ada di suatu instansi agar tidak terjadi kerancuan dalam pelaksanaannya. Dengan adanya pembagian pekerjaan dapat mempermudah perusahaan untuk mengetahui bagian apa saja yang diperlukan di setiap isntansi Berikut ini adalah deskripsi tugas dari tiap-tiap bagian:

a. Direktur

Mempunyai tugas membantu menyelenggarakan upaya penjualan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan mengutamakan upaya penjualan dan pemesanan yang di laksanakan secara terstruktur, terpadu dengan upaya peningkatan serta melaksanakan transaksi di setiap penjualan .

b. Wakil Direktur

Membantu Direktur di bidang pelayanan dan penunjang pelayanan serta pelaksanaan koordinasi dengan instansi terkait di bidang pelayanan.

c. Tata Usaha

Melaksanakan tata usaha kepegawaian, keuangan, prasarana dan sarana, pelayanan fungsi sosial serta penyusunan program dan pelaporan.

d. Informasi Teknologi

Melakukan penyebaran informasi, sarana teknologi dan kerjasama pelayanan. e. Personalia

Melakukan surat menyurat, kearsipan dan penggandaan serta administrasi kepegawaian dan penyusunan kebutuhan pendayagunaan tenaga pabrik.

f. Administrasi

Melakukan administrasi bidang keuangan serta sarana dan prasarana pabrik disetiap instansi terkait.

g. Pegawai

Melaksanakan kegiatan dibidang pelayanan, penjualan,pembelian, produksi di setiap golongan.

h. ID Pegawai

Menandai pegawai agar bekerja pada tiap golongan dan juga sebagai pengenal identitas diri setiap pegawai.

i. Golongan Pegawai

Mengatur pegawai agar bekerja pada tiap golongan dan instansi yang sudah di tentukan oleh perusahaan.

j. Administrasi

Melakukan administrasi bidang keuangan serta sarana dan prasarana pabrik serta melakuan pencatatan untuk perusahaan.

k. Golongan Gaji Pegawai

Melaksanakan penagaturan gaji kepegawaian di setiap instansi dan golongan. l. Tingkatan Lembur

Mengatur jumlah pembayaran lembur kepegawaian di setiap instantsi dan golongan dengan bukti yang dapat di pertanggungjawabkan kepada bagian administrasi.

m.Laporan

Melaksanakan kegiatan dibidang laporan untuk di berikan kepada pihak administrasi.

n. Laporan perperiodik

Bidang pelayanan laporan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan laporan secara menyeluruh.

o. Laporan tahunan

Melaksanakan pembuatan laporan pertahun untuk mengetahui target perusahaan dan memberikan keputusan kepada direktur.

2.3.1 Tugas dan Tanggung Jawab

Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab dalam UD.Dwi Mulya Plastik Sidoarjo.

a. Pengelola sistem informasi SDM.

1) Melaksanakan pencatatan dan penyimpanan data SDM (termasuk data pegawai, data cuti, data lembur dan data penggajian).

2) Menjamin tersedianya data laporan (termasuk laporan data pegawai, data lembur, data cuti dan data penggajian).

b. Pengelolaan administrasi perencanaan, pengadaan dan penempatan SDM 1) Menyusun rencana SDM jangka pendek dan jangka panjang.

2) Melakukan rekrutmen, seleksi dan grading personil.

3) Menyusun struktur organisasi dan perhitungan job valuenya c. Pengelolaan administrasi penilaian dan pengembangan SDM

1) Mengkoordinir kegiatan penyusunan Rencana Karir Individu (RKI). 2) Mengkoordinir penetapan Sasaran Kerja Individu (SKI) dan Sasaran

3) Mengkoordinir penilaian individu dan kelompok berdasarkan pencapaian SKI dan SKK.

4) Menyusun rencana pelatihan dan menyelenggarakan pelatihan. 5) Melakukan evaluasi pelatihan dan evaluasi efektifitas pelatihan. 6) Mengkoordinir proses sertifikasi keahlian/teknik.

d. Pengelolaan data untuk evaluasi sistem-sistem SDM

1) Melaksanakan perhitungan Job Value di tingkat Proyek dan level di bawah Manajer.

2) Melaksanakan evaluasi kualitas personil.

3) Mengkoordinir kegiatan evaluasi gap pejabat terhadap jabatan dan tindak lanjutnya.

e. Terselenggaranya Hubungan Industrial

1) Mengkoordinir pemenuhan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku. 2) Mengurus Jamsostek jaminan kesehatan, kesehatan kerja (medical check

up dll) dan klaim asuransi kecelakaan kerja.

3) Melaksanakan perhitungan gaji, lembur dan insentif.

2.3 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Dalam pengembangan teknologi informasi saat ini, dibutuhkan analisa dan perancangan sistem pengolahan data yang baik. Sistem pengolahan data tersebut diharapkan mampu meningkatkan kinerja pada Sistem Informasi Kepegawaian UD.Dwi Mulya Plastik Sidoarjo yang akan dibuat.

Metode ini membutuhkan analisis yang tepat, kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan perencanaan yang baik. Data dan informasi yang dibutuhkan ialah berkenaan dengan tujuan dari Sistem Informasi Kepegawaian pada UD.Dwi Mulya Plastik, selain itu juga data tentang pegawai, absensi, lembur, cuti, penggajian dan lain sebagainya. Informasi tentang kebutuhan Sistem Informasi (SI) diperlukan untuk menghasilkan perencanaan SI yang dapat mendukung Sistem Informasi Kepegawaian dan terintegrasi. Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa diperlukan basis data untuk menyimpan data

pegawai, absensi, lembur, cuti, laporan absensi, laporan lembur, laporan cuti, laporan penggajian dan lain sebagainya yang juga dibutuhkan.

Rencana kerja serta rancangan sistem yang menjadi landasan dalam pembuatan aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian pada UD.Dwi Mulya Plastik Sidoarjo adalah dengan menggunakan VB.Net 2005 dan menggunakan database Microsoft Access 2007. Berikut gambaran Dokumen Flow yang ada pada UD.Dwi Mulya Plastik Sidoarjo:

2.4.1. Dokumen Flow Absensi Pegawai

Dokumen Flow Absensi Pegawai ini dapat dilihat pada Gambar 2.2 Flow tersebut menggambarkan cara kerja prosedur dari proses absensi pegawai yang dijelaskan diatas. Proses absensi dimulai dari pegawai yang melapor pada bagian petugas setiap datang dan pulangnya. Kemudian petugas akan langsung mengentrykan pada program absensi.

2.4.2. Dokumen Flow Absensi Lembur Pegawai

Proses absensi Lembur dimulai dari pegawai yang melapor pada bagian kesekretariatan setiap pegawai yang bekerja sampai lembur. Kemudian bagian kesekretariatan akan langsung menginputkan pada program.

Dokumen Flow Absensi Lembur Pegawai ini dapat dilihat pada Gambar 2.3 Flow tersebut menggambarkan cara kerja prosedur dari proses absensi lembur pegawai yang dijelaskan diatas.

2.4.3. Dokumen Flow Absensi Cuti Pegawai

Proses pengambilan cuti dapat dilakukan apabila seorang pegawai telah mengajukan permohonan cuti pada bagian petugas. Kemudian dari petugas form permohonan cuti diberikan kepada bagian SDM. Setelah cuti disetujui maka bagian SDM akan menginputkan data cuti pada program.

Dokumen Flow pengambilan cuti ini dapat dilihat pada Gambar 2.4 Flow tersebut menggambarkan cara kerja prosedur pengambilan cuti yang dijelaskan diatas.

2.4.4. Dokumen Flow Penggajian

Proses penggajian dimulai dari pengecekan data pegawai di bagian keuangan. Pengecakan datanya pun dilihat dari posisi atau jabatan pegawai. Dokumen Flow Penggajian untuk pendataan pegawai ini dapat dilihat pada Gambar 2.5 Flow tersebut menggambarkan cara kerja prosedur dari proses pendataan pegawai yang dijelaskan diatas.

2.4.5. Dokumen flow Penjualan

Setelah proses pendataan pegawai, bagian keuangan memulai melakukan perhitungan penggajian sesuai dengan hasil pengecekan data sebelumnya. Dokumen Flow untuk penggajian pegawai ini dapat dilihat pada Gambar 2.6 Flow tersebut menggambarkan cara kerja prosedur dari proses penggajian pegawai yang dijelaskan diatas.

Gambar 2.7 Dokumen Flow Perhitungan Penggajian

2.4 Dokumen Input Output

Dalam melakukan proses-proses transaksi yang akan dilakukan dan demi tercapainya kelancaran kegiatan seperti pemesanan dan penjualan, pada umumnya dibutuhkan dokumen input maupun output. Oleh karena itu, di dalam

UD.Dwi Mulya Plastik Sidoarjo sendiri juga terdapat beberapa jenis dokumen input maupun output yang digunakan dalam melakukan berbagai transaksi.

Dokumen-dokumen yang digunakan oleh pihak UD.Dwi Mulya Plastik sampai saat ini masih berupa nota dan kwitansi sederhana, yang berupa dokumen input ialah kertas nota yang diberikan oleh pegawai sedangkan dokumen output adalah nota pembayaran penggajian, lembur, cuti kepada SDM dan kwitansi pembayaran. Dokumen input output tersebut dapat dilihat sebagai berikut:

a. Pada halaman 22, merupakan contoh dokumen yang berisikan daftar pegawai di UD. Dwi Mulya Plastik.

b. Pada halaman 23 merupakan contoh dokumen yang berisikan daftar tunjangan dari pegawai.

c. Pada halaman 24, merupakan contoh laporan penerimaan gaji pegawai

d. Pada halaman 25, merupakan contoh dokumen checklist pegawai, yang dalam dokumen ini berisikan jam kerja dari pegawai, barang yang diproduksi, jumlah barang yang diproduksi dan kegiatan lain yang dilakukan oleh pegawai yang berkaitan dengan pekerjaan.

e. Pada halaman 27, merupakan contoh laporan pengiriman barang, laporan ini disajikan dalam surat jalan yang berisikan nama pelanggan, tanggal pemesanan, nama barang, jumlah barang yang dipesan dan harga barang.

Dengan adanya hasil laporan maka perusahaan dapat dengan mudah mengetahui pegawai yang masuk dan yang tidak masuk sehingga memudahkan bagian proses accounting dan SDM menangani proses pengajian, dengan hasil laporan manager dapat mengambil keputusan yang tepat untuk memajukan perusahaan.

27

3.1.Penilaian Prestasi Kerja

Menurut Anwar Prabu Mangkunegara (2005: 12) “Evaluasi kinerja merupakan sarana untuk memperbaiki mereka yang tidak melakukan tugasnya dengan baik didalam organisasi”.

Management by Objectives (MBO) adalah metode penilaian kinerja karyawan yang berorientasi pada pencapaian target kerja. Pada metode MBO, setiap individu karyawan diberikan target kerjanya masingmasing, yang bersesuaian dengan sasaran kerja unit dalam satu periode kerja. Penilaian kinerja dalam metode MBO dilakukan di akhir periode mengacu pada realisasi target (Rifazka. 2009)

3.2.Konsep Dasar Sistem

Ada 2 (dua) pendekatan dalam mengartikan sistem. Pendekatan tersebut adalah procedural approach dan component approach. Secara pendekatan prosedur, sistem adalah rangkaian tahap yang saling berhubungan dan berurutan bekerja sama dalam mencapai suatu tujuan. (Al Bahra. 2005)

Sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem terdiri dari sistem-sistem bagian, tiap-tiap subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran dapat tercapai.

Sedangkan definisi yang lain tentang sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem juga merupakan kumpulan dari komponen-komponen peralatan model requirements, function dan interfac.

Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran. Tujuan biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Sasaran mementukan masukan dan keluaran yang dihasilkan. Sistem dikatakan berhasil jika mencapai sasaran dan tujuan.

3.3.Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi secara umum memiliki tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan/input, kemudian memprosesnya dengan penggabungan unsur data dan akhirnya memperoleh informasi/output.

Sistem Informasi Manajemen berfungsi untuk mengelola suatu sistem dengan penerapan manajemen yang baik sehingga menghasilkan suatu informasi yang dibutuhkan. Data-data yang sudah terkumpul kemudian diproses secara matang sehingga akan dihasilkan informasi yang baik. Informasi yang dikeluarkan berupa laporan-laporan yang lengkap seputar data yang ada dan melalui beberapa proses sistem informasi, seperti pengumpulan data, pemrosesan data dan sampai menghasilkan suatu output data yang diinginkan sesuai dengan tujuan akhir dari sistem informasi yang dikerjakan.

Namun komputer sebagai suatu sarana penunjang memiliki pula keterbatasan, karena hanya berfungsi sebagai pengolah data berdasarkan program

atau instruksi yang diberikan. Dalam hal ini peranan manusia masih tetap penting yaitu sebagai pengendali atas pengolahan data yang dilakukan komputer.

3.4.Analisis dan Perancangan Sistem

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap perancangan sistem. Langkah-langkah dasar dalam melakukan analisa sistem :

a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. c. Analyze, yaitu menganalisa sistem

d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis

Setelah analisis sistem dilakukan, tahap selanjutnya adalah perancangan sistem. Perancangan sistem dapat didefinisikan sebagai tahap setelah:

a. Perancangan sistem secara umum b. Perancangan sistem secara terinci

Perancangan sistem mempunyai dua tujuan utama, yaitu memenuhi kebutuhan kepada pemakai dan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram dan ahli teknik lainnya yang

terlibat. dimana semua perancangan dimulai dengan adanya system management yang baik dan terarah (Yuswanto 2006).

3.5.Interaksi Manusia dan Komputer

Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) atau Human-Computer

Interaction (HCI) adalah disiplin ilmu yang berhubungan dengan perancangan, evaluasi, dan implementasi sistem komputer interaktif untuk digunakan oleh manusia, serta studi fenomena-fenomena besar yang berhubungan dengannya. (Definisi oleh ACM SIGCHI). Struktur IMK dapat dilihat pada Gambar 3.1. Fokus interaksi manusia dan komputer antara lain yaitu:

a. Fokus adalah perancangan dan evaluasi antarmuka pemakai (user interface). b. Antarmuka pemakai adalah bagian sistem komputer yang memungkinkan

manusia berinteraksi dengan komputer.

3.6.Princip UCD

User Centered Design (UCD) atau Perancangan berbasis pengguna adalah filosofi perancangan yaitu:

a. Perspektif

Pengguna selalu benar, jika terdapat masalah dalam penggunaan sistem maka masalahnya ada pada sistem dan bukan pengguna.

b. Installasi

Pengguna mempunyai hak untuk dapat menginstall atau menguninstall perangkat lunak dan perangkat keras sistem secara mudah tanpa ada konsekuensi negatif.

c. Pemenuhan

Pengguna mempunyai hak untuk mendapatkan sistem dapat bekerja persis seperti yang dijanjikan.

d. Instruksi

Pengguna mempunyai hak untuk dapat menggunakan instruksi secara mudah (buku petunjuk bantuan secara online atau kontekstual pesan kesalahan), untuk memahami dan menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan secara efisien dan terhindar dari masalah.

e. Control

Pengguna mempunyai hak untuk dapat mengontrol sistem dan mampu membuat sistem menanggapi dengan benar atas permintaan yang diberikan.

f. Umpan Balik

Pengguna mempunyai hak terhadap sistem untuk menyediakan informasi yang jelas, dapat dimengerti, dan akurat tentang tugas yang dilakukan dan kemajuan yang dicapai.

g. Keterkaitan

Pengguna mempunyai hak untuk mendapatkan informasi yang jelas tentang semua prasyarat yang dibutuhkan sistem untuk memperoleh hasil terbaik.

h. Scope

Pengguna mempunyai hak untuk mengetahui batasan kemampuan sistem. i. Assistance

Pengguna mempunyai hak untuk dapat berkomunikasi dengan penyedia teknologi dan menerima pemikiran dan tanggapan yang membantu jika diperlukan.

j. Usability

Pengguna harus dapat menjadi penguasa perangkat lunak dan perangkat keras dan bukan sebaliknya. Produk harus dapat digunakan secara alami dan intuitif.

3.7. Sistem Pendukung Keputusan

3.7.1. Pengertian Sistem Pendukung Keputusan

Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah. Dalam usaha memecahkan suatu masalah mungkin membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.

Menurut Herbert A. Simon keputusan berada pada suatu rangkaian kesatuan, dengan keputusan terprogram pada satu ujungnya dan keputusan tak terprogram pada ujung lainnya.

a. Keputusan Terprogram, bersifat berulang dan rutin sedemikian sehingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perlu diperlakukan de novo (sebagai sesuatu yang baru) tiap kali terjadi. b. Keputusan Tidak Terprogram, bersifat baru, tidak terstruktur, dan jarang

konsekuen. Tidak ada metode yang pasti utk menangani masalah ini belum pernah ada sebelumnya, atau karena sifat dan struktur persisnya tak terlihat atau rumit, atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus.

3.7.2. Tahapan Pengambilan Keputusan

Tahapan Pengambilan Keputusan Menurut Yuswanto. Ada 4 tahapan yang harus dilalui manager saat memecahkan suatu masalah, yaitu:

a. Kegiatan Intelijen

Mengamati lingkungan mencari kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki.

b. Kegiatan Merancang

Menemukan, mengembangkan dan mengalihkan berbagai alternatif tindakan yang mungkin.

c. Kegiatan Memilih

Memilih suatu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia. d. Kegiatan Menelaah

33 BAB IV

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Dalam pengembangan teknologi informasi saat ini, dibutuhkan analisa dan perancangan sistem pengolah data yang baik. Sistem pengolah data tersebut diharapkan mampu meningkatkan kinerja pada Sistem Informasi Kepegawaian pada UD.Dwi Mulya Plastik yang akan dibuat. Metode ini membutuhkan analisis yang tepat, kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan perencanaan yang baik. Analisa merupakan cara untuk menganalisa permasalahan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil studi lapangan. Sedangkan desain sistem merupakan langkah yang harus ditempuh untuk menyajikan sebuah sistem informasi terorganisir dengan baik.

4.1 Analisis Sistem

Melihat sistem yang ada di UD.Dwi Mulya Plastik saat ini, masih banyak sekali kesalahan-kesalahan yang terjadi, antara lain seperti kesalahan dalam melakukan perhitungan, kesalahan dalam pengecekan lembur, cuti, penggajian, kesalahan dalam membuat laporan dan kesalahan-kesalahan lainnya. Akan tetapi, ada kalanya direktur UD.Dwi Mulya Plastik mencoba menggunakan sistem yang baru pada UD.Dwi Mulya Plastik supaya sistem yang ada saat ini dapat mengatasi kekurangan yang ada. Mungkin dengan adanya sistem yang baru kesalahan-kesalahan yang ada dapat diselesaikan dengan mudah. Apabila menggunakan sistem yang baru ini, otomatis akan banyak sekali terjadi perubahan-perubahan dari sistem yang ada sebelumnya, seperti melakukan cek

otomatis, pembuatan laporan absensi, lembur, cuti, penggajian otomatis dan lain-lain.

Untuk kedepannya, terutama dalam pengembangan sistem yang baru tersebut diharapkan dapat memberikan kemudahan dan untuk meminimalisasi kesalahan-kesalahan yang masih sering terjadi pada sistem yang sebelumnya. Untuk mengetahui sistem yang baru tersebut, bisa dilihat pada desain sistem seperti pembahasan berikut ini.

4.2 Desain Sistem

Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka dibuatlah sistem yang baru. Mendesain sistem baru sangat penting dilakukan sebelum membuat sistem. Hal ini akan memudahkan dalam mempelajari alur program dari sistem yang akan dibuat. Dalam desain sistem ini, hal pertama yang harus dilakukan adalah mulai membentuk suatu sistem baru yang telah terkomputerisasi. Dengan perancangan sistem yang ada dapat dengan mudah untuk membaca alur perusahaan sehingga dapat ditentukan dan di lihat untuk mangambil keputusan pemilik perusahaan untuk kemajuan perusahaan. Langkah-langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah membuat:

1. Sistem Flow 2. Context Diagram 3. Hierarchy Chart (HIPO) 4. Data Flow Diagram 5. Conceptual Data Model 6. Physical Data Model 7. Struktur File

4.2.1 Dokumen Flow Komputerisasi

merupakan diagram alir sistem yang dibuat, dimana sistem tersebut telah terkomputerisasi. Sistem ini dibuat agar terdapat kesesuaian antara sistem yang baru dengan kebutuhan user.

A. Dokumen komputerisasi Proses Absensi

Proses absensi dimulai dari pegawai yang melapor pada bagian petugas setiap datang dan pulangnya. Kemudian petugas akan langsung mengentrykan pada program.

Dokumen Flow Absensi Pegawai ini dapat dilihat pada Gambar 4.1 Flow tersebut menggambarkan cara kerja prosedur dari proses absensi pegawai yang dijelaskan diatas.

B. Dokumen komputerisasi Proses Lembur

Proses absensi Lembur dimulai dari pegawai yang melapor pada bagian kesekretariatan setiap pegawai yang bekerja sampai lembur. Kemudaian bagian kesekretariatan akan langsung menginputkan pada program.

Dokumen Flow Absensi Lembur Pegawai ini dapat dilihat pada Gambar 4.2 Flow tersebut menggambarkan cara kerja prosedur dari proses absensi lembur pegawai yang dijelaskan diatas.

C. Dokumen komputerisasi Proses Cuti

Proses pengambilan cuti dapat dilakukan apabila seorang pegawai telah mengajukan permohonan cuti pada bagian petugas. Kemudian dari petugas form permohonan cuti diberikan kepada bagian SDM. Setelah cuti disetujui maka bagian SDM akan menginputkan data cuti pada program.

Dokumen Flow pengambilan cuti ini dapat dilihat pada Gambar 4.3 Flow tersebut menggambarkan cara kerja prosedur pengambilan cuti yang dijelaskan diatas.

D. Dokumen komputerisasi proses penjualan

Proses penjualan dapat dilakukan apabila seorang costumer melakukan pemesanan yang kemudian di terima bagian penjualan, melakukan. Kemudian dari petugas bagian penjualan form permesanan diberikan kepada bagian administrasi. Setelah pemesanan disetujui maka bagian penjualan akan menginputkan data pemesanan pada program.

Dokumen Flow pengambilan penjualan ini dapat dilihat pada Gambar 4.4 Flow tersebut menggambarkan cara kerja prosedur penjualan yang dijelaskan diatas.

E. Dokumen komputerisasi Proses Penggajian

Proses penggajian dimulai dari pengecekan data pegawai di bagian keuangan. Pengecakan datanya pun dilihat dari posisi atau jabatan pegawai.

Dokumen Flow Penggajian untuk pendataan pegawai ini dapat dilihat pada Gambar 4.5 Flow tersebut menggambarkan cara kerja prosedur dari proses pendataan pegawai yang dijelaskan diatas.

Setelah proses pendataan pegawai, bagian keuangan memulai melakukan perhitungan penggajian sesuai dengan hasil pengecekan data sebelumnya. Dokumen Flow untuk penggajian pegawai ini dapat dilihat pada Gambar 4.6 Flow tersebut menggambarkan cara kerja prosedur dari proses penggajian pegawai yang dijelaskan diatas.

F. Dokumen komputerisasi Proses Perhitungan Penggajian

4.2.2 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang dapat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan secara logis.

A. Context Diagram

Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari Data Flow Diagram (DFD). Dalam Context Diagram ini terdapat 5 entity diantaranya adalah pegawai, SDM, Keuangan, Manager dan Petugas. Context Diagram dapat dilihat pada Gambar 4.7.

Pada external entity pegawai memberikan data file pegawai, absensi, cuti, lembur. External entity SDM, petugas memberikan slip gaji dan mendapatkan laporan data pendapatan, laporan data cuti dan lembur. Sedangkan Keuangan mendapatkan laporan gaji kemudian memberikan bukti pengiriman gaji. Manager mendapatkan laporan pembayaran gaji pegawai dan laporan-laporan cuti dan lembur.

B. Diagram Berjenjang

Setelah membuat context diagram, untuk selanjutnya yaitu membuat HIPO terlebih dahulu. Karena dengan adanya HIPO, alur proses dari sistem akan lebih teratur dan jelas. HIPO disini terdiri dari lima proses utama yaitu mengolah data, melakukan absensi, melakukan lembur, melakukan cuti , melakukan penggajian dan membuat laporan. Pada proses mengolah data dibagi lagi menjadi lima sub proses lagi yakni mengolah data pasien, absen, lembur, cuti dan penggajian. Untuk lebih jelasnya, diagram HIPO dari Sistem Informasi Kepegawaian UD.Dwi Mulya Plastik:

Gambar 4.8 HIPO Sistem Informasi Kepegawaian

C. DFD level 0 Sistem Informasi Kepegawaian

Berikut ini adalah Data Flow Diagram Sistem Informasi Kepegawaian, dari sinilah kita bisa mengetahui aliran data yang ada didalam sistem yang terstruktur. Dalam perancangan sistem Informasi penggunaan DFD adalah suatu cara yang mungkin harus digunakan, hal ini disebabkan supaya dapat mempermudah dalam memahami sistem yang ada dalam suatu perusahaan ataupun badan usaha. Data flow diagram dibagi menjadi 2 level, yaitu level 0 dan level 1. Dimana pada level 0 terdapat 6 proses yang terjadi dalam sistem informasi kepegawaian.

Mengirim Barang

Pemesanan

Laporan Penjualan

Meneria Nota Pemesenan Mengirm Nota Pemesanan

Mlakukan pengesahan nota Menerima Nota Pemesanan Menerima barang

Baca Penilaian Bca Pegw Membaca Pegw Baca Pegw Ubah Penilaian Baca Peg Baca Lembur Ubah Penggajian Baca Pegawai Ubah Absensi Ubah Lembur Baca Cuti Ubah Cuti

Laporan Cuti telah disetujui 3

Transaksi Pembayaran Gaji

Status dan Jabatan Pegawai Laporan Detil Gaji

Laporan Gaji Slip Gaji

Transaksi Penilaian

Rekapitulasi Penilaian 1 Laporan Data Penilaian yang sudah diACC

Rekapitulasi Penilaian 2

Laporan Cuti yang Telah disetujui Surat Pemberitahuan

Laporan Cuti yang telah disetujui 2 Data File Cuti Laporan Absensi Lembur 1

Laporan Absensi Lembur 2 Data File Lembur

Laporan Lembur 3 Data File Pegawai

Laporan Absensi 3

Data File Absensi

Laporan Absensi 2 Laporan Absensi 1 Transaksi Absensi PEGAWAI PEGAWAI PEGAWAI PEGAWAI PEGAWAI PEGAWAI PEGAWAI PEGAWAI PEGAWAI PEGAWAI PETUGAS PETUGAS KEUANGAN KEUANGAN KEUANGAN KEUANGA N MANAGER MANAGER MANAGER MANAGER SDM SDM SDM SDM 1 Absensi Harian 2 Lembur 3 Cuti 4 Penilaian Kerja 5 Penggajian 1 Pegawai 2 Absensi 3 Cuti 4 Lembur 5 Penggajian 6 Penilaian Penjualan Penjualan Penjualan Penjualan MANAGER KEUANGA N _KEUANGA N KEUANGA N 6 Penjualan

DFD level 1 Absensi Pegawai

Pada gambar 4.10 merupakan DFD Level 1 Absensi Pegawai dari sistem informasi kepegawaian pada UD.Dwi Mulya Plastik. DFD Level 1 tersebut terdiri dari proses utama yaitu pengolahan data, dan cetak laporan. Selain itu juga terdapat external entity yaitu pegawai,petugas, SDM dan manager.

E. DFD level 1 Proses Absensi

Sub Proses Absensi dari sistem informasi Kepegawaian pada UD.Dwi Mulya Plastik. DFD Level 1 tersebut terdiri dari 2 proses utama yaitu Proses Absensi dan Cetak Laporan Absensi. Selain itu juga tedapat enam external entity

dan 2 datastore.untuk lebih jelasnya dapat di lihat pada gambar di bawah berikut:

F. DFD level 1 Proses Lembur

Proses absensi lembur adalah proses dimana karyawan mendapatkan tugas tambahan. Apabila karyawan memiliki lembur maka tetap akan mencatatnya kedalam laporan absensi, tetapi pencatatan di laporan absensi lembur. Karyawan akan mendapatkan penghasilan tambahan berdasarkan ketentuan yang ada.

Bagian petugas tidak perlu lagi merekap laporan data karyawan berdasarkan data absensi dengan absensi lembur, karena laporan tersebut terbentuk setiap karyawan melakukan pemeriksaan di absensi tersebut. Dan semua data laporan tersebut dapat diketahui setiap saat. Dengan adanya sistem ini pihak perusahaan dapat berkembang dengan sendirinya, sehingga perusahaan dapat mengetahui perkembangan karyawan setiap saat. Adapun gambar dokumen flow baru absensi lembur dapat dilihat pada Gambar 4.2. Dimana pada gambar tersebut terdapat alur proses dari sistem absensi lembur.

G. DFD level 1 Proses Cuti

Pada proses pengambilan cuti tindakan petugas tidak hanya divalidasi di satu sisi saja, tapi dengan adanya sistem maka petugas juga menvalidasi dengan data yang ada pada data absensi. Karena saat karyawan telah menggunakan jatah cutinya maka data absensi mengenai tindakan apa saja yang akan didapatkan oleh karyawan akan berubah. Setelah proses pengambilan cuti selesai maka karyawan mendapatkan bukti cuti.

Laporan akan terbentuk secara otomatis. Dan semua data laporan tersebut dapat diketahui setiap saat. Adapun gambar dokumen flow baru pengambilan cuti dapat dilihat pada Gambar 4.3. Dimana pada gambar tersebut terdapat alur proses dari sistem pengambilan cuti.

H. DFD level 1 Proses Penggajian

Pada diagram alir ini dilakukan pada akhir periode tertentu. Dan untuk penggajian itu sendiri dilakukan oleh Keuangan. Setelah itu hasil penilaiannya diserahkan kepada bagian kesekretariatan. Pengolahan data penggajian dilakukan secara terkomputerisasi sehingga tidak menyusahkan pada waktu menentukan hasil perhitungan.

Laporan akan terbentuk secara otomatis. Dan semua data laporan tersebut dapat diketahui setiap saat. Adapun gambar dokumen flow baru Penggajian dapat dilihat pada Gambar 4.5. dan Gambar 4.6. Dimana pada gambar tersebut terdapat alur proses dari sistem Penggajian.

4.2.3. Entity Relational Diagram

Entity Relational Diagram (ERD) merupakan proses yang

menunjukkan hubungan antar entitas dan relasinya. ERD terbagi menjadi dua yaitu Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM).

A. Conceptual Data Model

Conceptual Data Model (CDM) adalah gambaran secara keseluruhan struktur sistem informasi. Dengan CDM kita bisa membangun design awal sistem informasi dan kita tidak perlu khawatir dengan detail implementasinya secara fisik. Dan melalui prosedur generation yang mudah, kita bisa melakukan generate CDM ke Physical Data Model (PDM).

Bentuk Conceptual Data Model dari sistem informasi kepegawaian UD.Dwi Mulya Plastik adalah sebagai berikut:

Gambar 4.15 Conceptual Data Model

LEMBUR MENGABSEN JABATAN PEG PENGGAJIAN PEG CUTI PEG LEMBUR PEG Pegawai NIK NAMA TGL LAHIR JENIS KELAMIN Status AGAMA TAHUN MASUK JABATAN PEGAWAI STATUS PEGAWAI ABSENSI TGL ABSEN JAM MASUK JAM PULANG Status KETERANGAN LEMBUR TGL LEMBUR JAM MULAI JAM SELESAI TOTAL JAM LEMBUR UANG LEMBUR TOTAL UANG LEMBUR

PENGGAJIAN TANGGAL PENGGAJIAN JABATAN TUNJANGAN INSENTIF TUNJ KELUARGA TUNJ DINAS CUTI NO CUTI JATAH CUTI MULAI CUTI SELESAI CUTI SISA CUTI KETERANGAN CUTI DEPARTMENT ID DEPART NAMA DEPART

B. Physical Data Model

Physical Data Model menggambarkan struktur data sebagaimana akan diimplementasikan oleh DBMS. Dalam PDM kita bisa mengoptimalkan database dengan memodifikasi tabel, kolom, index, referential integrity, view, physical storage, trigger dan stored procedure. Procedure database generation menerapkan hal itu dengan cara menyesuaikan dengan DBMS yang kita pilih.

Bentuk Physical Data Modeldari generate Conceptual Data Model untuk Sistem Informasi Kepegawaian UD.Dwi Mulya Plastik adalah sebagai berikut:

4.2.4 Struktur File

Dari hasil generate ERD di atas dapat dibuat database seperti pada uraian berikut:

A. Nama Tabel : Pegawai

Primary Key : NIK

Foreign Key : ID_Department

Fungsi : Untuk menampung data dari masing–masing pegawai.

Tabel 4.1 Tabel Pegawai

NO Field Type Data Length Constraint

01 NIK Text 10 Primary Key

02 ID_Department Text 10 Foreign Key

03 Nama Text 50

04 Tgl_Lahir Date

05 Jenis_Kelamin Text 10 06 Status_Perkawinan Text 10

07 Agama Text 10

08 Tahun_masuk Number

09 Posisi_Pegawai Text 20

10 Jabatan Text 30

11 Status_Pegawai Text 30

B. Nama Tabel : Department

Primary Key : ID_Department Foreign Key : -

Fungsi : Untuk mengetahui department yang ada di perusahaan.

Tabel 4.2 Tabel Department

NO Field Type Data Length Constraint

01 ID_Department Text 10 Primary Key

02 Nama_Department Text 50

C. Nama Tabel : Absensi Harian

Primary Key : Tgl_absen

Fungsi : Menampung data kehadiran pegawai. Tabel 4.3 Tabel Absensi Harian

NO Field Type Data Length Constraint

01 NIK Text 10 Foreign Key

02 Tgl_Absen Date Primary Key

03 Jam_Masuk Time

04 Jam_Pulang Time

05 Terlambat Time

06 Pulang_Cepat Time 07 Waktu_Terbuang Time

08 Status Text 50

09 Keterangan Text 100

D. Nama Tabel : Lembur

Primary Key : Tgl_Lembur Foreign Key : NIK

Fungsi : Menampung absensi pegawai yang bekerja diluar waktu jam kerja.

Tabel 4.4 Tabel Lembur

NO Field Type Data Length Constraint

01 NIK Text 10 Foreign

Key

02 Tgl_Lembur Date Primary

Key

03 Jam_Mulai Time

04 Jam_Selesai Time

05 Jumlah_Jam_Lembur Number 06 Uang_Lembur Currency 07 Total_Uang_Lembur Currency

E. Nama Tabel : Cuti

Primar Key : Mulai_Cuti Foreign Key : NIK

Tabel 4.5 Tabel Cuti

NO Field Type Data Length Constraint

01 NIK Text 10 Foreign Key

02 Jatah_Cuti Number

03 Mulai_Cuti Date Primary Key

04 Selesai_Cuti Date

05 Sisa_Cuti Number

06 Keterangan_Cuti Text 100

F. Nama Tabel : Penggajian Primary Key : NIK

Foreign Key : ID_Department

Fungsi : Untuk menampung data gaji pegawai per bulan.

Tabel 4.6 Tabel Penggajian

NO Field Type

Data

Length Constraint

01 NIK Text 10 Primary Key

02 ID_Department Text 10 Foreign Key 03 Tanggal Penggajian Date

04 Tunj_Jabatan Text

05 Tunj_Khusus Text

06 THR Text

07 Insentif Text

08 Tunj_Keluarga Text 09 Tunj_kinerja Text

10 Iuran Wajb Text

4.2.5. Desain Input Output

Desain Input Output ini dapat kita lakukan sebelum desain interface yang sesungguhnya kita buat dengan melalui program. Dengan desain ini, para user dapat membayangkan apakah sistem yang akan dibuat tersebut sesuai dengan kebutuhan yang ada di instansi tersebut. Jika ya, maka penulis dapat meneruskan dengan membuat program, jika tidak maka penulis harus membuat lagi desain

yang baru sampai desain tersebut disetujui oleh pengguna. Dengan desain ini, diharapkan antara pengguna dan penulis dapat bekerja sama sehingga program atau sistem yang baru dapat dibuat. Dalam system ini terdapat beberapa desain input dan output, antara lain :

A. Desain Input

Pada Gambar 4.22 merupakan gambar desain Login Sistem Informasi Kepegawaian. Form ini digunakan untuk masuk ke dalam sistem informasi kepegawaiannya, tidak semua karyawan bisa menggunakan form ini.

Gambar 4.17 Form Login

Pada Gambar 4.23 merupakan gambar desain input Maintenance Pegawai. Form ini digunakan untuk manambah dan mengubah data pegawai, terdapat 4 tombol yang digunakan dalam form ini. Tombol simpan digunakan untuk menambah data pegawai, penambahan data ini langsung tersimpan kedalam database, tombol ubah digunakan untuk mengubah data karyawan, setelah menggunakan tombol ini data pegawai pada database secara otomatis akan

terubah, tombol cancel digunakan membersihkan form sedangkan tombol menu utama digunakan untuk menutup form maintenance pegawai.

Gambar 4.18 Desain Input Maintenance Pegawai

Pada Gambar 4.24 merupakan gambar desain input untuk absensi pegawai. Form ini digunakan untuk menginputkan kehadiran para pegawai, baik waktu kedatangan maupun waktu kepulangan pegawai, dalam form ini terdapat 4 tombol, tombol simpan digunakan untuk menyimpan waktu kedatangan pegawai sedangkan tombol simpan digunakan untuk menyimpan waktu kepulangan pegawai, tombol cancel digunakan untuk membersihkan form dan tombol exit digunakan untuk keluar dari form absensi harian.

Pada Gambar 4.25 merupakan gambar desain input untuk lembur karyawan. Form ini digunakan untuk menginputkan data absensi lembur para pegawai, form ini pun terdapat 4 tombol, diantaranya tombol “cari dengan symbol … ” yang pertama digunakan untuk menyimpan waktu mulai lembur pegawai sedangkan tombol simpan kedua digunakan menyimpan waktu selesai lembur pegawai, tombol cancel digunakan untuk membersihkan form dan tombol exit digunakan untuk keluar dari form lembur.

Gambar 4.21 Desain Input Cuti

Pada Gambar 4.26 merupakan gambar desain input untuk cuti karyawan. Form ini digunakan untuk menginputkan data pegawai yang mengambil cuti, terdapat 3 tombol dalam form ini, yaitu tombol simpan digunkaan untuk menyimpan data pegawai yang mengambil cuti, secara otomatis data ini akan tersimpan pada database, tombol cancel digunakan untuk membersihkan form dan untuk tombol exit digunakan untuk keluar dari form cuti.

Pada Gambar 4.27 merupakan gambar desain input untuk penggajian karyawan. Form ini digunakan untuk perhitungan gaji pegawai, terdapat 3 tombol dalam form ini, yaitu tombol simpan, digunakan untuk menyimpan data penggajian pegawai ke dalam database, tombol cancel digunakan untuk membersihkan form dan tombol exit digunakan untuk keluar dari form penggajian.

Gambar 4.22 Desain Input Penggajian

B. Design Output

Pada Gambar 4.28 merupakan gambar desain output Laporan Data Pegawai. Form ini digunakan untuk menampilkan data pegawai yang telah tersimpan dalam database, terdapat 3 tombol dalam form ini yaitu tombol ok digunakan untuk menampilkan data karyawan sesuai dengan apa yang sudah

tersedia di combo_box yang dipilih oleh user, tombol cancel digunakan untuk membersihkan form dan tombol exit digunakan untuk keluar dari form.

Gambar 4.23 Desain Output Laporan Data Pegawai

Pada Gambar 4.29 merupakan gambar desain output laporan data absensi Pegawai. Form ini digunakan untuk menampilkan data absensi harian para pegawai. Terdapat 3 tombol dalam form ini, tombol ok digunakan untuk menampilkan data absensi sesuai dengan inputan user, tombol cancel digunakan untuk membersihkan form dan tombol exit digunakan untuk menutup form absensi harian.

Gambar 4.24 Desain output Absensi

Pada Gambar 4.31 merupakan gambar desain output laporan data Cuti Pegawai.Form ini digunakan untuk menampilkan data cuti para pegawai. Terdapat 3 tombol dalam form ini, tombol ok digunakan untuk menampilkan data cuti sesuai dengan inputan pengguna, tombol cancel digunakan untuk membersihkan form dan tombol exit digunakan untuk menutup form cuti.

Gambar 4.25 Desain Output Laporan Data Lembur

Pada Gambar 4.30 merupakan gambar desain output laporan data lembur Pegawai. Form ini digunakan untuk menampilkan data absensi lembur para pegawai. Terdapat 3 tombol dalam form ini, tombol ok digunakan untuk menampilkan data absensi lembur sesuai dengan inputan user, tombol cancel digunakan untuk membersihkan form dan tombol exit digunakan untuk menutup form absensi lembur.

Pada Gambar 4.31 merupakan gambar desain output laporan data Penggajian Pegawai. Form ini digunakan untuk menampilkan data gaji para pegawai. Terdapat 3 tombol dalam form ini, tombol ok digunakan untuk menampilkan data gaji sesuai dengan NIK yang diinputan user, tombol cancel digunakan untuk membersihkan form dan tombol exit digunakan untuk menutup form penggajian.

60

BAB V

IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

5.1 Sistem yang Digunakan

Hardware dan software yang dibutuhkan untuk menggunakan program Sistem Administrasi Pegawai Pada UD.DWI MULYA PLASTIK, yaitu:

a. Hardware

1. Microprocessor Pentium IV atau yang lebih tinggi

2. VGA dengan resolusi 800 x 600 atau yang lebih tinggi dan mendukung Microsoft Windows

3. RAM 512 atau yang lebih tinggi

b. Software

1. Sistem Operasi Microsoft Windows 2000 Server/Pro, XP/Pro/Home/7 2. Sql Server 2000

3. .NET Framework 2.0 4. Crystal Report Engine 5. Microsoft Office 2007

5.2 Penjelasan Pemakaian Program

Bab ini menjelaskan tentang hasil dari program yang telah dibuat beserta cara penggunaanya. Penjelasan program akan dimulai dari halaman home, dalam halaman home seperti yang terlihat pada Gambar 5.1 Tampilan Utama Aplikasi. Didalam tampilan utama terdapat menu login. Menu login digunakan

untuk validasi user dalam penggunaan program. Dalam menu login terdapat data

username dan password yang harus diisi oleh user, seperti pada Gambar 5.2. Jika

username atau password tidak cocok dengan yang ada pada database, maka akan muncul pesan error. Seperti pada Gambar 5.3 Tampilan error login.

Gambar 5.1 Tampilan Utama Aplikasi

Gambar 5.2 Tampilan Login Aplikasi

Untuk contoh, user memasukkan username admin dan password admin seperti yang terlihat pada Gambar 5.2 Tampilan login aplikasi user admin, maka

user dapat menggunakan program sesuai hak akses yang dimiliki, seperti pada Gambar 5.4 Tampilan menu user admin. Pada Gambar 5.4 Tampilan menu user admin digunakan untuk memaintenance master – master yang ada dalam aplikasi sistem administrasi pegawai pada UD.DWI MULYA PLASTIK Menu yang terdapat dalam hak akses admin ini meliputi: File, Menu, View, Data, Maintenance, Laporan.

Gambar 5.4 Tampilan Menu User Admin

5.2.1 Form Master

Aplikasi sistem administrasi pegawai terdapat menu-menu

maintenance. Maintenance tersebut berupa master – master aplikasi yang merupakan bagian penting dalam aplikasi tersebut. Menu-menu master digunakan untuk mengakses form-form master yang ada pada program. Form-form master digunakan mengelola data-data yang ada. Penjelasan tentang manfaat dan cara penggunaan masing-masing form master dijelaskan lebih detil pada penjelasan berikut ini.

A.Form Master Cuti

Form master cuti digunakan untuk mengelola data cuti pegawai yang terdapat pada sistem administrasi pegawai pada UD.DWI MULYA PLASTIK Setiap cuti memiliki kriteria – kriteria tersendiri. Seperti pada cuti tahunan memilik kuota 12 kali cuti dalam setiap periodenya. Berbeda dengan cuti besar, yaitu memiliki kuota 3 bulan atao 90 hari untuk cuti namun memiliki syarat yaitu cuti ini dapat berlangsung apabila pegawai telah bekerja aktif selama 5 tahun. Pada form maintenance master cuti seperti yang terlihat pada Gambar 5.5 Tampilan maintenance master cuti, hanya memiliki 3 field yang harus diisi. Untuk ID cuti masih harus terisi secara manual. Sedangkan jenis cuti hanya dapat memilih beberapa menu cuti yang telah tersedia oleh sistem administrasi pegawai. Untuk kuota dapat diisikan sebuah nilai yang sesuai dengan ketentuan yang sudah ada. Data cuti yang tersimpan dapat diketahui dari tampilan gridview yang ada pada form maintenace master cuti.

Setelah user admin menginputkan data dengan benar, maka langkah selanjutnya adalah menyimpan dengan menggunakan button save, jika data yang di inputkan benar, maka akan muncul sebuah messagebox seperti pada Gambar 5.6 Tampilan messagebox save. Ketika user lupa atau sengaja tidak menginputkan data pada textbox yang telah disediakan, kemudian user mengklik button save, maka akan muncul sebuah textbox error seperti pada Gambar 5.7 Tampilan messagebox error.

Gambar 5.6 Tampilan Messagebox Save

Gambar 5.7 Tampilan Messagebox Error

Data sudah tersimpan pada database tidak bisa dihapus, karena data master adalah data penting yang harus ada pada aplikasi. Oleh karena itu, terdapat button update yang berguna untuk merubah data yang telah ada pada database. Setelah user mengetahui data yang perlu dirubah, maka user dapat mengklik button update untuk merubah nilai data tersebut. Jika nilai yang diubah tersebut dianggap benar oleh sistem, maka akan muncul sebuah messagebox update, seperti yang terdapat pada Gambar 5.8 Tampilan messagebox update. Apabila user ingin membatalkan proses update, maka user dapat mengklik button cancel

dan akan muncul sebuah pertanyaan dalam messagebox seperti pada Gambar 5.9 Tampilan messagebox cancel.

Gambar 5.8 Tampilan Messagebox Update

Gambar 5.9 Tampilan Messagebox Cancel

Apabila user ingin keluar dari form ini, maka user dapat mengklik button keluar. Maka akan muncul sebuah pertanyaan dalam messagebox seperi pada Gambar 5.10 Tampilan messagbox keluar. Apabila user yakin untuk menutup form ini, maka pilih “ok”.

Gambar 5.10 Tampilan Messagebox Keluar

B.Form Master Personil

Form master libur digunakan untuk menginputkan data personil pegawai UD.DWI MULYA PLASTIK. Master personil adalah sebagai data yang penting untuk menjalankan aplikasi sistem administrasi ini, sehingga apabila

terdapat pegawai baru maka harus terdaftar pada sistem supaya dapat menjalankan aplikasi sistem administrasi ini sesuai dengan hak akses yang diberikan. Pegawai yang yang telah pensiun atau yang masih aktif dapat diketahui dari master personil. Untuk data personil atau pegwai yang sudah terdaftar dapat mengklik button show. Fungsi button save adalah untuk menyimpan data baru kedalam database, sedangkan button update adalah untuk memperbaharui atau merubah data yang sudah ada dalam database. Seperti yang terlihat pada Gambar 5.11 Tampilan maintenance master personil. Untuk melengkapi atau mengisi textbox unit kerja, user tidak dapat mengetikkan secara manual, karena textbox ini

disabled, sehingga user hanya mengklik button yang terletak pada samping textbox tersebut, maka akan muncul seperti pada Gambar 5.12Tampilan cari unit kerja.

Gambar 5.12 Tampilan Cari User

Setelah user admin menginputkan data dengan benar, maka langkah selanjutnya adalah menyimpan dengan menggunakan button save, jika data yang di inputkan benar, maka akan muncul sebuah messagebox seperti pada Gambar 5.14 Tampilan messagebox save. Ketika user lupa atau sengaja tidak menginputkan data pada textbox yang telah disediakan, kemudian user mengklik button save, maka akan muncul sebuah textbox error seperti pada Gambar 5.15 Tampilan messagebox error.

Gambar 5.14 Tampilan Messagebox Save

Gambar 5.15 Tampilan Messagebox Error

Data sudah tersimpan pada database tidak bisa dihapus, karena data master adalah data penting yang harus ada pada aplikasi. Oleh karena itu, terdapat button update yang berguna untuk merubah data yang telah ada pada database. Setelah user mengetahui data yang perlu dirubah, maka user dapat mengklik button update untuk merubah nilai data tersebut. Jika nilai yang diubah tersebut dianggap benar oleh sistem, maka akan muncul sebuah messagebox update, seperti yang terdapat pada Gambar 5.16 Tampilan messagebox update. Apabila user ingin membatalkan proses update, maka user dapat mengklik button cancel dan akan muncul sebuah pertanyaan dalam messagebox seperti pada Gambar 5.17 Tampilan messagebox cancel.

Gambar 5.17 Tampilan Messagebox Cancel

Apabila user ingin keluar dari form ini, maka user dapat mengklik button keluar. Apabila user yakin untuk menutup form ini, maka pilih “ok”.

C.Form Master Jabatan

D. Form master jabatan digunakan untuk menginputkan nama – nama jabatan yang terdapat pada instansi tersebut. Mulai dari jabatan yang paling bawah sampai atas. Seperti yang terdapat pada Gambar 5.18 tampilan maintenance master jabatan. Fungsi button save adalah untuk menyimpan data baru kedalam database, sedangkan button update adalah untuk memperbaharui atau merubah data yang sudah ada dalam database.

Gambar 5.18 Tampilan Maintenance Master Jabatan

Setelah user admin menginputkan data dengan benar, maka langkah selanjutnya adalah menyimpan dengan menggunakan button save, jika data yang

di inputkan benar, maka akan muncul sebuah messagebox seperti pada Gambar 5.19 Tampilan messagebox save. Ketika user lupa atau sengaja tidak menginputkan data pada textbox yang telah disediakan, kemudian user mengklik button save, maka akan muncul sebuah textbox error seperti pada Gambar 5.20 Tampilan messagebox error.

Gambar 5.19 Tampilan Messagebox Save

Gambar 5.20 Tampilan Messagebox Error

Data sudah tersimpan pada database tidak bisa dihapus, karena data master adalah data penting yang harus ada pada aplikasi. Oleh karena itu, terdapat button update yang berguna untuk merubah data yang telah ada pada database. Setelah user mengetahui data yang perlu dirubah, maka user dapat mengklik button update untuk merubah nilai data tersebut. Jika nilai yang diubah tersebut dianggap benar oleh sistem, maka akan muncul sebuah messagebox update, seperti yang terdapat pada Gambar 5.21 Tampilan messagebox update. Apabila user ingin membatalkan proses update, maka user dapat mengklik button cancel dan akan muncul sebuah pertanyaan dalam messagebox seperti pada Gambar 5.22Tampilan messagebox cancel.

Gambar 5.22 Tampilan Messagebox Update

Gambar 5.23 Tampilan Messagebox Cancel

Apabila user ingin keluar dari form ini, maka user dapat mengklik button keluar. Apabila user yakin untuk menutup form ini, maka pilih “X”.

E.Form Master Tunjangan

Form master tunjangan digunakan untuk menyimpan data tunjangan pegawai yang berbeda – beda dalam setiap jabatan. Tunjangan ini melengkapi dari gaji pokok pegawai. Fungsi button save adalah untuk menyimpan data baru kedalam database, sedangkan button update adalah untuk memperbaharui atau merubah data yang sudah ada dalam database. Seperti yang terlihat pada Gambar 5.24 Tampilan master tunjangan. Pada setiap jabatan masing-masing mempunyai nominal pembayaran yang sudag di tentukan UD.DWI MULYA PLASTIK sehigga pembayaran dapat dikontrol dengan mudah apabila terdapat perubahan jabatan pada karyawan.

Gambar 5.24 Tampilan Maintenance Master Tunjangan

Setelah user admin menginputkan data dengan benar, maka langkah selanjutnya adalah menyimpan dengan menggunakan button save, jika data yang di inputkan benar, maka akan muncul sebuah messagebox seperti pada Gambar 5.25 Tampilan messagebox save. Ketika user lupa atau sengaja tidak menginputkan data pada textbox yang telah disediakan, kemudian user mengklik button save, maka akan muncul sebuah textbox error seperti pada Gambar 5.26 Tampilan messagebox error.

Gambar 5.25 Tampilan Messagebox Save

Data sudah tersimpan pada database tidak bisa dihapus, karena data master adalah data penting yang harus ada pada aplikasi. Oleh karena itu, terdapat button update yang berguna untuk merubah data yang telah ada pada database. Setelah user mengetahui data yang perlu dirubah, maka user dapat mengklik button update untuk merubah nilai data tersebut. Jika nilai yang diubah tersebut dianggap benar oleh sistem, maka akan muncul sebuah messagebox update, seperti yang terdapat pada Gambar 5.27 Tampilan messagebox update. Apabila user ingin membatalkan proses update, maka user dapat mengklik button cancel dan akan muncul sebuah pertanyaan dalam messagebox seperti pada Gambar 5.28Tampilan messagebox cancel.

Gambar 5.27 Tampilan Messagebox Update

Gambar 5.28 Tampilan Messagebox Cancel

Apabila user ingin keluar dari form ini, maka user dapat mengklik button keluar. Apabila user yakin untuk menutup form ini, maka pilih tanda silang yang terdapat pada kanan atas.

F.Form Master Penggajian

Form master gaji pokok digunakan untuk menginputakn gaji pokok setiap pegawai yang memiliki jabatan. Seperti yang terlihat pada Gambar 5.29 Tampilan maintenance master gaji pokok. Kode gaji pokok akan terisi secara otomatis oleh sistem. User hanya memberin inputan ke dalam field gaji pokok. Untuk kode jabatan, user admin hanya mengklik button show untuk menampilkan jabatan yang ada. Seperti yang terlihat pada Gambar 5.30 Tampilan form cari gaji pokok.

Gambar 5.30 Tampilan Cari Unit Gaji pokok

Untuk melengkapi atau mengisi textbox cari jabatan, user tidak dapat mengetikkan secara manual, karena textbox ini disabled, sehingga user hanya menekan enter.

Setelah user admin menginputkan data dengan benar, maka langkah selanjutnya adalah menyimpan dengan menggunakan button save, jika data yang di inputkan benar, maka akan muncul sebuah messagebox seperti pada Gambar 5.31 Tampilan messagebox save. Ketika user lupa atau sengaja tidak menginputkan data pada textbox yang telah disediakan, kemudian user mengklik button save, maka akan muncul sebuah textbox error seperti pada Gambar 5.32 Tampilan messagebox error.

Gambar 5.32 Tampilan Messagebox Error

Data sudah tersimpan pada database tidak bisa dihapus, karena data master adalah data penting yang harus ada pada aplikasi. Oleh karena itu, terdapat button update yang berguna untuk merubah data yang telah ada pada database. Setelah user mengetahui data yang perlu dirubah, maka user dapat mengklik button update untuk merubah nilai data tersebut. Jika nilai yang diubah tersebut dianggap benar oleh sistem, maka akan muncul sebuah messagebox update, seperti yang terdapat pada Gambar 5.33 Tampilan messagebox update. Apabila user ingin membatalkan proses update, maka user dapat mengklik button cancel dan akan muncul sebuah pertanyaan dalam messagebox seperti pada Gambar 5.34 Tampilan messagebox cancel.

Gambar 5.33 Tampilan Messagebox Update

G.Form Master Penjualan

Form master penjuakan digunakan untuk menginputkan nama – nama vendor pembeli yang terdapat pada instansi tersebut. Mulai dari penjualan yang paling bawah sampai atas. Seperti yang terdapat pada Gambar 5.35 tampilan maintenance master penjualan. Fungsi button save adalah untuk menyimpan data baru kedalam database, sedangkan button update adalah untuk memperbaharui atau merubah data yang sudah ada dalam database. Untuk mengetahui nama vendor yang telah tersimpan dalam database, bisa dilihat dengan gridview disampingnya, seperti yang akan terlihat pada Gambar 5.40 tampilan form Penjualan

Gambar 5.40 Tampilan Form Penjualan

Setelah user admin menginputkan data dengan benar, maka langkah selanjutnya adalah menyimpan dengan menggunakan button save, jika data yang di inputkan benar, maka akan muncul sebuah messagebox seperti pada Gambar 5.41 Tampilan messagebox save. Ketika user lupa atau sengaja tidak menginputkan data pada textbox yang telah disediakan, kemudian user mengklik button save, maka akan muncul sebuah textbox error seperti pada Gambar 5.42 Tampilan messagebox error.

Gambar 5.42 Tampilan Messagebox Error

Data sudah tersimpan pada database tidak bisa dihapus, karena data master adalah data penting yang harus ada pada aplikasi. Oleh karena itu, terdapat button update yang berguna untuk merubah data yang telah ada pada database. Setelah user mengetahui data yang perlu dirubah, maka user dapat mengklik button update untuk merubah nilai data tersebut. Jika nilai yang diubah tersebut dianggap benar oleh sistem, maka akan muncul sebuah messagebox update, seperti yang terdapat pada Gambar 5.43 Tampilan messagebox update. Apabila user ingin membatalkan proses update, maka user dapat mengklik button cancel dan akan muncul sebuah pertanyaan dalam messagebox seperti pada Gambar 5.44 Tampilan messagebox cancel.

Gambar 5.43 Tampilan Messagebox Update

5.2.2 Form Transaksi

Menu-menu transaksi pada form utama terdiri dari empat menu, yaitu menu absensi, cuti, persetujuan cuti , dan penggajian. Form-form master digunakan mengelola data-data transaksi yang ada.

A.Form Transaksi Absensi

Form transaksi absensi digunakan untuk absensi pegawai yang hendak masuk kerja sampai absensi selesai kerja. Pada aplikasi ini user atau pegawai hanya menginputkan NIP yang kemudian klik button OK, maka untuk yang pertama data akan tersimpan sebagai absen masuk kantor, apabila pegawai tersebut terlambat masuk kerja seperti lebih dari jam 08.00 maka sistem akan secara otomatis akan menyimpan data keterlambatan pegawai tersebut. Setelah jam kerja selesai, maka pegawai harus menginputkan lagi NIPnya untuk absen pulang, apabila pegawai pulang tidak tepat pada jamnya yaitu pukul 17.00 maka sistem akan mencatat kekurangan jam kerja pada NIP tersebut. Seperti yang terlihat pada Gambar 5.62 Tampilan form absensi pegawai.dengan adanya system absensi tanpa harus login dapat memudahkan paegawai untuk tidak memasukan NIP dan PASSWORD sehingga lebih cepat dalam memasukan data absen pegawai.

Gambar 5.62 Tampilan Form Absensi Pegawai

Pada Gambar 5.63 MessageBox absen tersimpan berfungsi sebagai tanda bahwa absen pegawai tersebut telah tersimpan dalam sistem. Sedangakan pada Gambar 5.64 MessageBox absen telah terpenuhi adalah sebuah pesan yang disampaikan oleh sistem kepada user pegawai bahwa absensi NIP yang di inputkan telah terpenuhi, seperti absen masuk dan keluar kantor.

Gambar 5.63 MessageBox Absen Tersimpan

B.Form Transaksi Cuti

Form transaksi cuti digunakan untuk pegawai memohon cuti. Form ini dapat di akses ketika user pegawai login sebagai user yang telah dimilikinya. Seperti yang terlihat pada Gambar 5.65 Tampilan login user. Jika username dan password tidak cocok, maka akan muncul sebuah messagebox error, seperti yang terlihat pada Gambar 5.66 Tampilan error login.

Gambar 5.65 Tampilan Login User

Gambar 5.66 Tampilan Error Login

Sesudah user pegawai login, maka akan muncul beberapa menu yaitu: File, dan View. Seperti yang terlihat pada Gambar 5.67 Tampilan menu user. Pada Gambar 5.68 Tampilan permohonan cuti pegawai adalah salah satu contoh bentuk tampilan yang akan keluar ketika user pegawai akan mengajukan cuti. Data tersebut secara otomatis akan di tampilkan oleh sistem saat user tersebut login. Sehingga permohonan cuti dapat berjalan dengan cepat dan efisien. User pegawai hanya menentukan mulai dan akhir cuti saja yang kemudian klik OK

untuk mengetahui berapa lama pegawai tersebut akan mengambil cuti. Sistem akan memulai perhitungan cuti 7 hari dari tanggal sekarang.

Gambar 5.68 Tampilan Permohonan Cuti Pegawai

Pada Gambar 5.69 Tampilan message box permohonan cuti telah tersimpan menunjukkan bahwa cuti yang diajukan pegawai tersebut valid dan akan di proses lebih lanjut lagi untuk mendapatkan persetujuan. Pada Gambar 5.70 Tampilan daftar pegawai cuti merupakan tampilan form yang menunjukkan proses – proses berjalannya cuti yang telah di ajukan. Sehingga user pegawai dapat mengetahui sampai mana permohonan cuti tersebut telah di proses.

Setelah user pegawai selesai mengajukan cuti, maka user pegawai dapat logout dari aplikasi administrasi pegawai tersebut. Pilih file kemudian logout, maka user Menunjukkan bahwa user tersebut telah keluat dari aplikasi.

C.Form Transaksi Penjualan

Form transaksi penjualan digunakan oleh marketing dan accounting untuk memberikan persetujuan penjualan pegawai yang telah di ajukan. Sebelum menyetujui permohonan penjualan pegawai tersebut, marketing dan accounting harus terlebih dahulu untuk login ke dalam sistem. Untuk tampilan login marketing seperti yang terlihat pada Gambar 5.72 Tampilan login accounting . Assmen personalia dapat mengisikan username dan password dengan nik yang telah di punyai. Jika benar, maka akan muncul menu utama seperti pada Gambar 5.73 Tampilan menu marketing.

Gambar 5.73 Tampilan Menu Assmen Personalia

Setelah marketing login, maka untuk menyetujui pegawai yang telah mengajukan penjualan adalah dengan cara marketing memilih salah satu menu yaitu: data marketing personalia. Kemudian akan muncul seperti pada Gambar 5.74 Tampilan persetujuan penjualan pegawai. Kemudian accounting personalia hanya memilih data penjualan pegawai yang tampil pada gridview dengan status pada kolom assmen personalia. Setelah itu, data penjualan tersebut akan muncul pada textbox yang ada dibawahnya. Setelah itu marketing personalia dapat memberikan persetujuan atau tidak, dengan mengklik button disetujui atau ditolak. Jika data tersebut disetujui, maka kolom assmen personalia akan terisi dengan nama assmen personalia dan tanggal persetujuan. Ketika assmen personalia selesai transaksi persetujuan cuti pegawai, assmen dapat logout user dengan mengklik menu logout,

Gambar 5.74 Tampilan Penjualan Pegawai

D.Form Transaksi Penggajian

Form transaksi penggajian merupakan kewajiban yang berhak diterima oleh semua pegawai. Penggajian pegawai merupakan hal yang sangat vital karena itu harus tertangani dengan teliti dan cermat. Seperti yang terlihat pada gambat 5.80 Tampilan login accounting personalia. Kemudia akan muncul sebuah form utama seperti yang terlihat pada Gambar 5.81 Tampilan menu assmen personalia.

Dengan aplikasi ini penggajian pada pegawai terasa mudah karena ketika assmen personalia membuka menu penggajian, semua data gaji pegawai sudah tersedia, hanya tinggal klik button cari, maka akan muncul sebuah form seperti yang terlihat pada Gambar 5.83 Tampilan form cari penggajian. Setelah itu user assmen personalia tinggal memilih satu persatu data pegawai yang akan di rekord untuk disimpan dalam database penggajian. Besar kecilnya gaji pegawai dipengaruhi oleh jabatan dan status nikah seperti yang terlihat pada Gambar 5.82 Tampilan penggajian pegawai.

Gambar 5.83 Tampilan Form Penggajian

5.2.3 Form Laporan

Menu-menu form laporan digunakan untuk menampilkan laporan-laporan yang dihasilkan dari data-data master dan data-data transaksi. Dimana data-data tersebut dapat digunakan dalam mengambil keputusan. Laporan yang digunakan dalam sistem administrasi ini adalah: laporan cuti, absensi, rekap absensi, rekap gaji pegawai, dan laporan pelanggaran pegawai.

A.Form Laporan Cuti Pegawai

Form laporan cuti pegawai digunakan untuk memberikan informasi kepada atasan bahwa pegawai dalam dinas tersebut yang sering mengambil cuti. Selain itu, laporan cuti digunakan untuk pengarsipan data pegawai. Pada laporan cuti pegawai ini terdapat beberapa filter yang digunakan untuk menampilkan atau mencetak beberapa data yang dibutuhkan. Seperti yang terlihat pada Gambar 5.84 Tampilan laporan cuti pegawai.

Gambar 5.84 Tampilan Laporan Cuti Pegawai

B.Form Laporan Absensi Pegawai

Form laporan absensi pegawai digunakan untuk memberikan pelaporan atau informasi kepada atasan tentang kedisiplinan pegawai dalam bekerja. Hal ini dapat diketahui dari kolom keterlambatan dan kolom pulang cepat. Apabila kolom tersebut terisi berarti pegawai tersebut pernah terlambat, sehingga atasan dapat memberikan peringatan secara lisan kepada pegawai tersebut sebagai konsekuensi atas ketidakdisiplinan pegawai tersebut. Seperti yang terlihat pada Gambar 5.85 Tampilan laporan absensi pegawai. Pada tampilan

laporan absensi pegawai ini juga terdapat seleksi yang ingin di tampilkan sesusai dengan kebutuhan.

Gambar 5.85 Tampilan Laporan Absensi Pegawai

C.Form Laporan Penggajian Pegawai

Form laporan gaji pegawai digunakan untuk memberikan pelaporan gaji personal. Laporan gaji ini diperlukan untuk pembukuan perusahaan tentang gaji pegawainya. Pada laporan penggajian ini dapat memberikan informasi gaji pegawai yang dipilih oleh berdasarkan bulan dan tahun yang diminta. Seperti yang terlihat pada Gambar 5.87 Tampilan gaji pegawai

ketika assmen personalia membuka menu penggajian, semua data gaji pegawai sudah tersedia, hanya tinggal klik button cari, maka akan muncul sebuah form seperti yang terlihat pada Gambar 5.83 Tampilan form cari penggajian. Setelah itu user assmen personalia tinggal memilih satu persatu data pegawai yang akan di rekord untuk disimpan dalam database penggajian. Besar kecilnya gaji pegawai dipengaruhi oleh jabatan dan status nikah seperti yang terlihat pada Gambar 5.82 Tampilan penggajian pegawai.

89

Gambar 5.83 Tampilan Form Penggajian

5.2.3 Form Laporan

Menu-menu form laporan digunakan untuk menampilkan laporan-laporan yang dihasilkan dari data-data master dan data-data transaksi. Dimana data-data tersebut dapat digunakan dalam mengambil keputusan. Laporan yang digunakan dalam sistem administrasi ini adalah: laporan cuti, absensi, rekap absensi, rekap gaji pegawai, dan laporan pelanggaran pegawai.

A.Form Laporan Cuti Pegawai

Form laporan cuti pegawai digunakan untuk memberikan informasi kepada atasan bahwa pegawai dalam dinas tersebut yang sering mengambil cuti. Selain itu, laporan cuti digunakan untuk pengarsipan data pegawai. Pada laporan cuti pegawai ini terdapat beberapa filter yang digunakan untuk menampilkan atau mencetak beberapa data yang dibutuhkan. Seperti yang terlihat pada Gambar 5.84 Tampilan laporan cuti pegawai.

Gambar 5.84 Tampilan Laporan Cuti Pegawai

B.Form Laporan Absensi Pegawai

Form laporan absensi pegawai digunakan untuk memberikan pelaporan atau informasi kepada atasan tentang kedisiplinan pegawai dalam bekerja. Hal ini dapat diketahui dari kolom keterlambatan dan kolom pulang cepat. Apabila kolom tersebut terisi berarti pegawai tersebut pernah terlambat, sehingga atasan dapat memberikan peringatan secara lisan kepada pegawai tersebut sebagai konsekuensi atas ketidakdisiplinan pegawai tersebut. Seperti yang terlihat pada Gambar 5.85 Tampilan laporan absensi pegawai. Pada tampilan

91

laporan absensi pegawai ini juga terdapat seleksi yang ingin di tampilkan sesusai dengan kebutuhan.

Gambar 5.85 Tampilan Laporan Absensi Pegawai

C.Form Laporan Penggajian Pegawai

Form laporan gaji pegawai digunakan untuk memberikan pelaporan gaji personal. Laporan gaji ini diperlukan untuk pembukuan perusahaan tentang gaji pegawainya. Pada laporan penggajian ini dapat memberikan informasi gaji pegawai yang dipilih oleh berdasarkan bulan dan tahun yang diminta. Seperti yang terlihat pada Gambar 5.87 Tampilan gaji pegawai

94

DAFTAR PUSTAKA

Al-Bahra bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Prabu, Anwar. 2005. Evaluasi Kinerja SDM. Refika Aditama, Bandung Rifazka, Azki, 2009. Metode MBO. 20 Desember 2010,

http://www.ittelkom.ac.id/library/index.php?view=article&catid=20%3Ain formatika&id=476%3Ametode-mbo-&option=com_content&Itemid=15

Yuswanto.2006.pemrograman dasar visual basic.net. 07 Juni 2011