TA : Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Perhotelan Pada New Cahaya Hotel Sidoarjo.

   

 

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI

ADMINISTRASI PERHOTELAN

PADA NEW CAHAYA HOTEL SIDOARJO

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

M. REZA PAHLEVIE 08.41010.0159

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA

x

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ...viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xv

DAFTAR GAMBAR ... xix

DAFTAR LAMPIRAN ...xxiii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Pembatasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 4

1.5 Manfaat ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 6

BAB II LANDASAN TEORI ... 8

2.1 Hotel ... 8

2.1.1 Tipe Hotel... 9

2.1.2 Operasional Hotel Secara Umum ... 9

2.1.3 Front Office ... 12

2.1.4 House Keeping ... 14

2.1.5 Food & Beverage ... 14

2.1.6 Travel Agent ... 15

xi

Halaman

2.3 Sistem Informasi ... 18

2.4 Quality Of Information ... 20

2.4.1 Time Dimension ... 21

2.4.2 Content Dimension ... 21

2.4.3 Form Dimension ... 22

2.4.4 Additional Characteristics ... .22

2.5 Sistem Administrasi ... 23

2.6 Konsep Basis Data ... 24

2.7 Software Engineering Body of Knowledge ... 25

2.7.1 Requirements ... 26

2.7.2 Desain ... 27

2.7.3 Construction ... 28

2.8 Bahasa Pemrograman PHP ... 29

2.9 Database MySQL ... 29

2.10 Testing dan Implementasi ... 30

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 31

3.1 Identifikasi Masalah dan Analisis Permasalahan ... 31

3.1.1 Alur Sistem Reservasi Saat Ini ... 36

3.1.2 Alur Sistem Check In Saat Ini ... 37

3.1.3 Alur Sistem Airport Shuttle Services Saat ini ... 40

3.1.4 Alur Sistem Mencatat Log Book Saat ini ... 41

3.1.5 Alur Sistem Welcome / Evening Drink Services Saat ini ... 43

xii

Halaman

3.1.7 Alur Sistem Wake Up Call Services Saat ini ... 45

3.1.8 Alur Sistem Restaurant Sales Saat ini ... 46

3.1.9 Alur Sistem Drugstore Sales Saat ini ... 47

3.1.10 Alur Sistem F&B Audit Saat ini ... 49

3.1.11 Alur Sistem Laundry Services Saat ini ... 50

3.1.12 Alur Sistem Night Audit Saat ini ... 52

3.1.13 Alur Sistem Check Out Saat ini ... 54

3.1.14 Alur Sistem Room Maintenance Saat ini ... 57

3.1.15 Alur Sistem Minibar & Rooms Charge Reporting Saat ini . 58 3.1.16 Alur Sistem HK Rooms Reporting Saat ini ... 60

3.1.17 Alur Sistem Bill Audit & Monthly Summary Reporting Saat ini ... 62

3.2 Permasalahan ... 65

3.2.1 Analisis Pada Alur Sistem Reservation ... 65

3.2.2 Analisis Pada Alur Sistem Check In ... 66

3.2.3 Analisis Pada Alur Sistem Airport Shuttle Services ... 66

3.2.4 Analisis Pada Alur Sistem Pencatatan Log Book ... 66

3.2.5 Analisis Pada Alur Sistem Welcome / Evening Drink ... 67

3.2.6 Analisis Pada Alur Sistem Breakfast Order ... 67

3.2.7 Analisis Pada Alur Sistem Wake Up Call Services ... 67

3.2.8 Analisis Pada Alur Sistem Restaurant Sales ... 68

3.2.9 Analisis Pada Alur Sistem Drugstore Sales ... 68

3.2.10 Analisis Pada Alur Sistem F&B Audit ... 68

xiii

Halaman

3.2.12 Analisis Pada Alur Sistem Night Audit ... 69

3.2.13 Analisis Pada Alur Sistem Check Out ... 69

3.2.14 Analisis Pada Alur Sistem Room Maintenance ... 70

3.2.15 Analisis Pada Alur Sistem Mini Bar & Rooms Charge Reporting ... 70

3.2.11 Analisis Pada Alur Sistem HK Rooms Reporting ... 70

3.2.12 Analisis Pada Alur Sistem Bill Audit & Monthly Summary Reporting ... 71

3.3 Solusi Permasalahan ... 71

3.3.1 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software Requirement) ... 72

3.3.2 Desain Sistem (Software Design) ...143

3.3.3 Context Diagram ...168

3.3.4 HIPO ...170

3.3.5 Data Flow Diagram ...175

3.3.6 Entity Relationship Diagram ...188

3.3.7 Struktur Basis Data ...190

3.3.8 Interface Design ...210

3.3.9 Desain Arsitektur Jaringan ...218

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ...220

4.1 Implementasi ...220

4.2 Penjelasan Penggunaan Aplikasi ...220

4.2.1 Halaman Utama ...221

4.2.2 Form Master ...222

xiv

Halaman

4.2.4 Report ...234

4.3 Uji Coba Fungsional dan Uji Coba Non-Fungsional ...237

4.3.1 Uji Coba Fungsional Pada Front Office ...238

4.3.2 Uji Coba Fungsional Pada Food & Beverage ...245

4.3.3 Uji Coba Fungsional Pada House Keeping ...247

4.3.4 Uji Coba Fungsional Pada Accounting ...248

4.3.5 Uji Coba Fungsional Pada Operational Manager ...248

4.3.6 Uji Coba Non-Fungsional ...249

4.4 Evaluasi Sistem ...253

4.4.1 Evaluasi Sistem Terhadap Stakeholder ...254

4.4.2 Pembahasan ...267

BAB V PENUTUP...269

5.1 Kesimpulan ...269

5.2 Saran ...269

DAFTAR PUSTAKA ...270

BIODATA ...271

xv

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1.1 Detail Permasalahan Berdasarkan Quality of Information ... 2

Tabel 2.1 Deskripsi Proses Administrasi Hotel Pada New Cahaya Hotel ... 18

Tabel 3.1 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder ... 32

Tabel 3.2 Penjelasan Alur Sistem Proses Reservasi ... 37

Tabel 3.3 Penjelasan Alur Sistem Check In Saat Ini ... 39

Tabel 3.4 Penjelasan Airport Shuttle Service Saat Ini... 41

Tabel 3.5 Penjelasan Alur Sistem Mencatat Look Book ... 42

Tabel 3.6 Penjelasan Alur Sistem Welcome atau Evening Drink Service ... 43

Tabel 3.7 Penjelasan Alur Sistem Breakfast Service ... 44

Tabel 3.8 Penjelasan Alur Sistem Wake Up Call Services ... 45

Tabel 3.9 Penjelasan Alur Sistem Restaurant Sales ... 47

Tabel 3.10 Penjelasan Alur Sistem Dragstore Sales ... 48

Tabel 3.11 Penjelasan Alur Sistem F&B Audit ... 50

Tabel 3.12 Penjelasan Alur Sistem Welcome atau Evening Drink Sales ... 52

Tabel 3.13 Penjelasan Alur Sistem Night Audit ... 53

Tabel 3.14 Penjelasan Alur Sistem Check Out ... 56

Tabel 3.15 Penjelasan Alur Sistem Rooms Maintenance... 58

Tabel 3.16 Penjelasan Alur Sistem Mini Bar & Rooms Charge Reporting ... 59

Tabel 3.17 Penjelasan Alur Sistem HK Rooms Reporting ... 61

Tabel 3.18 Penjelasan Alur Sistem Bill Audit & Monthly Summary Reporting . 63 Tabel 3.19 Room Rates ... 73

xvi

Halaman

Tabel 3.21 Inventaris Kamar ... 74

Tabel 3.22 Data Daftar Harga Inventaris Kamar ... 75

Tabel 3.23 Status Kamar ... 76

Tabel 3.24 Data Tamu ... 76

Tabel 3.25 Data Menu Restaurant ... 77

Tabel 3.26 Data Produk Dragstore ... 78

Tabel 3.27 Data Menu Breakfast ... 79

Tabel 3.28 Data Welcome atau Evening Drink ... 80

Tabel 3.29 Data Service ... 80

Tabel 3.30 Data Pengguna ... 81

Tabel 3.31 Detail Kebutuhan Fungsi Reservasi ... 86

Tabel 3.32 Detail Kebutuhan Fungsi Check In ... 92

Tabel 3.33 Detail Kebutuhan Fungsi Create Guest Folio... 93

Tabel 3.34 Detail Kebutuhan Fungsi Add Detail Guest Folio ... 95

Tabel 3.35 Detail Kebutuhan Fungsi Airport Shuttle Services ... 97

Tabel 3.36 Detail Kebutuhan Fungsi Wake Up Call Services ... 99

Tabel 3.37 Detail Kebutuhan Fungsi Night Audit ...101

Tabel 3.38 Detail Kebutuhan Fungsi Check Out ...106

Tabel 3.39 Detail Kebutuhan Fungsi Guest Folio Payment ...108

Tabel 3.40 Detail Kebutuhan Fungsi Guest Folio Settlement ...110

Tabel 3.41 Detail Kebutuhan Fungsi Welcome Atau Evening Drink ...112

Tabel 3.42 Detail Kebutuhan Fungsi Breakfast Order ...114

xvii

Halaman

Tabel 3.44 Detail Kebutuhan Fungsi Drugstore Sales...119

Tabel 3.45 Detail Kebutuhan Fungsi FB Reporting...121

Tabel 3.46 Detail Kebutuhan Fungsi Laundry Services ...126

Tabel 3.47 Detail Kebutuhan Fungsi Snack Bar Sales ...128

Tabel 3.48 Detail Kebutuhan Fungsi HK Rooms Maintenance ...130

Tabel 3.49 Detail Kebutuhan Fungsi HK Reporting ...132

Tabel 3.50 Detail Kebutuhan Fungsi Monthly Revenue Reporting ...136

Tabel 3.51 Detail Kebutuhan Fungsi Managerial Reporting...141

Tabel 3.52 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder Sesuai Sistem Baru ...144

Tabel 3.53 Jabatan ...190

Tabel 3.54 FB Type ...190

Tabel 3.55 Rooms Status ...191

Tabel 3.56 Service Type ...191

Tabel 3.57 Extra Accomodation Type ...191

Tabel 3.58 Company ...192

Tabel 3.59 Karyawan ...192

Tabel 3.60 Guest ...193

Tabel 3.61 Guest Folio ...193

Tabel 3.62 Detail Guest Folio ...194

Tabel 3.63 FB ...195

Tabel 3.64 Snack Bar ...195

Tabel 3.65 Detail Breakfast ...196

xviii

Halaman

Tabel 3.67 Detail FB Sales ...197

Tabel 3.68 FB Sales ...197

Tabel 3.69 Service ...198

Tabel 3.70 Detail Laundry Service ...199

Tabel 3.71 Laundry Service ...199

Tabel 3.72 Airport Shuttle ...200

Tabel 3.73 Extra Accomodation ...201

Tabel 3.74 Rooms ...201

Tabel 3.75 Wake Up Call ...202

Tabel 3.76 Rooms Maintenance ...202

Tabel 3.77 Check In ...203

Tabel 3.78 Check Out ...203

Tabel 3.79 Reservation...204

Tabel 3.80 Detail Reservation ...204

Tabel 3.81 Payment ...206

Tabel 3.82 Overtime ...206

Tabel 3.83 Retur Payment ...207

Tabel 3.84 Rooms Type ...207

Tabel 3.85 Sales Type ...208

Tabel 3.86 Breakfast Menu ...208

Tabel 3.87 WE Drink...208

Tabel 3.88 Detail WE Drink...209

xix

Halaman

Tabel 3.90 Tabel Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras ...219

Tabel 4.1 Penjelasan Form Login ...221

Tabel 4.2 Penjelasan Form Rooms Availability ...222

Tabel 4.3 Penjelasan Form Rooms Type ...223

Tabel 4.4 Penjelasan Form Master Rooms ...224

Tabel 4.5 Penjelasan Form Master Guest ...225

Tabel 4.6 Penjelasan Form Master Company ...225

Tabel 4.7 Penjelasan Form Reservation ...227

Tabel 4.8 Penjelasan Form Group Reservation ...227

Tabel 4.9 Penjelasan Form Reservation List ...228

Tabel 4.10 Penjelasan Form Reservation Advance Payment ...229

Tabel 4.11 Penjelasan Create Guest Folio ...230

Tabel 4.12 Penjelasan Guest Folio List ...231

Tabel 4.13 Penjelasan Expected Arrival...232

Tabel 4.14 Penjelasan Expected Depature ...233

Tabel 4.15 Penjelasan Restaurant Sales...234

Tabel 4.16 Penjelasan Restaurant Sales Report ...235

Tabel 4.17 Penjelasan Printview Checkin Report ...236

Tabel 4.18 Penjelasan Printview Revenue Report...237

Tabel 4.19 Uji Coba Fungsional Reservation ...238

Tabel 4.20 Uji Coba Fungsional Check In ...240

Tabel 4.21 Uji Coba Fungsional Create Guest Folio ...241

xx

Halaman

Tabel 4.23 Uji Coba Fungsional Check Out ...243

Tabel 4.24 Uji Coba Fungsional Guest Folio Payment ...243

Tabel 4.25 Uji Coba Fungsional Guest Folio Settlement ...244

Tabel 4.26 Uji Coba Fungsional Restaurant Sales ...245

Tabel 4.27 Uji Coba Fungsional Drugstore Sales ...246

Tabel 4.28 Uji Coba Fungsional House Keeping ...247

Tabel 4.29 Uji Coba Fungsional Monthly Revenue Reporting ...248

Tabel 4.30 Uji Coba Fungsional Managerial Reporting ...248

Tabel 4.31 Uji Coba Non-Fungsional ...249

Tabel 4.32 Uji Coba Fungsional Performance ...252

Tabel 4.33 Perbandingan Performance Administrasi Reservasi...264

Tabel 4.34 Perbandingan Performance Administrasi Guest Folio ...264

Tabel 4.35 Perbandingan Performance Administrasi Food & Beverages ...265

Tabel 4.36 Perbandingan Performance Administrasi Room Maintenance ...266

Tabel 4.37 Perbandingan Performance Monthly Revenue Reporting ...266

xxi

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Administrasi Hotel Pada New Cahaya Hotel Saat Ini ... 17

Gambar 3.1 Alur Sistem Saat Ini (Current System) ... 35

Gambar 3.2 Alur Sistem Proses Reservasi... 36

Gambar 3.3 Alur Sistem Check In Saat ini ... 38

Gambar 3.4 Alur Sistem Airport Shuttle Services Saat ini ... 40

Gambar 3.5 Alur Sistem Mencatat Log Book ... 42

Gambar 3.6 Alur Sistem Welcome atau Evening Drink Services ... 43

Gambar 3.7 Alur Sistem Breakfast Services ... 44

Gambar 3.8 Alur Sistem Wake Up Call Services ... 45

Gambar 3.9 Alur Sistem Restaurant Sales ... 46

Gambar 3.10 Alur Sistem Drugstore Sales ... 48

Gambar 3.11 Alur Sistem F&B Audit ... 49

Gambar 3.12 Alur Sistem Laundry Service ... 51

Gambar 3.13 Alur Sistem Night Audit ... 53

Gambar 3.14 Alur Sistem Check Out... 55

Gambar 3.15 Alur Sistem Rooms Maintenance ... 57

Gambar 3.16 Alur Sistem Mini Bar & Rooms Charge Reporting ... 58

Gambar 3.17 Alur Sistem HK Rooms Reporting ... 60

Gambar 3.18 Alur Sistem Bill Audit & Monthly Summary Reporting ... 62

Gambar 3.19 Alur Sistem Baru Reservasi ...149

Gambar 3.20 Alur Sistem Check In ...150

xxii

Halaman

Gambar 3.22 Alur Sistem Add Detail Guest Folio ...151

Gambar 3.23 Alur Sistem Airport Shuttle Services ...152

Gambar 3.24 Alur Sistem Wake Up Call ...153

Gambar 3.25 Alur Sistem Night Audit ...154

Gambar 3.26 Alur Sistem Check Out...155

Gambar 3.27 Alur Sistem Guest Folio Payment ...156

Gambar 3.28 Alur Sistem Guest Folio Settlement ...157

Gambar 3.29 Alur Sistem Welcome atau Evening Drink ...158

Gambar 3.30 Alur Sistem Breakfast Order ...159

Gambar 3.31 Alur Sistem Restaurant Sales ...160

Gambar 3.32 Alur Sistem Drugstore Sales ...161

Gambar 3.33 Alur Sistem F&B Reporting ...162

Gambar 3.34 Alur Sistem Laundry Services ...163

Gambar 3.35 Alur Sistem Snack Bar Sales...164

Gambar 3.36 Alur Sistem HK Rooms Maintenance ...165

Gambar 3.37 Alur Sistem HK Reporting ...166

Gambar 3.38 Alur Sistem Monthly Revenue Reporting ...167

Gambar 3.39 Alur Sistem Manager Reporting ...168

Gambar 3.40 Context Diagram ...169

Gambar 3.41 Diagram HIPO ...170

Gambar 3.42 Diagram HIPO Administrasi Front Office ...171

Gambar 3.43 Diagram HIPO Administrasi Food & Beverage ...172

xxiii

Halaman

Gambar 3.45 Diagram HIPO Accounting ...174

Gambar 3.46 Diagram HIPO Operational Manager ...175

Gambar 3.47 DFD Level 0 ...176

Gambar 3.48 DFD Level 1 Administrasi Front Office ...177

Gambar 3.49 DFD Level 1 Administrasi Food & Beverage ...178

Gambar 3.50 DFD Level 1 Administrasi House Keeping ...179

Gambar 3.51 DFD Level 1 Administrasi Accounting Monthly Reporting ...180

Gambar 3.52 DFD Level 1 Administrasi Managerial Reporting ...180

Gambar 3.53 DFD Level 2 Reservation...181

Gambar 3.54 DFD Level 2 Check In ...181

Gambar 3.55 DFD Level 2 Create Guest Folio ...181

Gambar 3.56 DFD Level 2 Add Detail Guest Folio ...182

Gambar 3.57 DFD Level 2 Airport Shuttle Services ...182

Gambar 3.58 DFD Level 2 Night Audit ...183

Gambar 3.59 DFD Level 2 Check Out ...183

Gambar 3.60 DFD Level 2 Guest Folio Payment ...184

Gambar 3.61 DFD Level 2 Guest Folio Settlement ...184

Gambar 3.62 DFD Level 2 Welcome Evening Drink...184

Gambar 3.63 DFD Level 2 Breakfast Order...185

Gambar 3.64 DFD Level 2 Restaurant Sales ...185

Gambar 3.65 DFD Level 2 Drugstore Sales ...185

Gambar 3.66 DFD Level 2 FB Reporting ...186

xxiv

Halaman

Gambar 3.68 DFD Level 2 Snack Bar Sales ...187

Gambar 3.69 DFD Level 2 Rooms Maintenance ...187

Gambar 3.70 DFD Level 2 HK Reporting ...187

Gambar 3.71 Conceptual Data Model(CDM) ...188

Gambar 3.72 Physical Data Model(PDM) ...189

Gambar 3.73 Master Rooms Type ...210

Gambar 3.74 Add Data Rooms Type ...210

Gambar 3.75 Edit Data Rooms Type ...211

Gambar 3.76 Master Rooms ...211

Gambar 3.77 Add Data Rooms ...211

Gambar 3.78 Edit Data Rooms ...212

Gambar 3.79 Master Guest ...212

Gambar 3.80 Add Data Guest ...212

Gambar 3.81 Edit Data Guest ...213

Gambar 3.82 Single Reservation ...213

Gambar 3.83 Reservation List ...214

Gambar 3.84 Expected Arrival...214

Gambar 3.85 Expected Departure ...214

Gambar 3.86 Hotel Bill ...215

Gambar 3.87 Restaurant Receipt ...215

Gambar 3.88 Check In Report...216

Gambar 3.89 Revenue Report ...216

xxv

Halaman

Gambar 3.91 Annual Occupancy Rate Report ...217

Gambar 3.92 Desain Arsitektur Jaringan ...218

Gambar 4.1 Form Login ...222

Gambar 4.2 Rooms Availability ...223

Gambar 4.3 Master Rooms Type ...224

Gambar 4.4 Master Rooms ...224

Gambar 4.5 Master Guest ...224

Gambar 4.6 Master Company ...225

Gambar 4.7 Single Reservation ...226

Gambar 4.8 Group Reservation ...227

Gambar 4.9 Reservation List ...228

Gambar 4.10 Reservation Advance Payment ...229

Gambar 4.11 Create Guest Folio ...230

Gambar 4.12 Guest Folio List ...231

Gambar 4.13 Expected Arrival...232

Gambar 4.14 Expected Departure ...233

Gambar 4.15 Restaurant Sales ...234

Gambar 4.16 Restaurant Sales Report ...235

Gambar 4.17 Check In Report...236

Gambar 4.18 Revenue Report ...237

Gambar 4.19 Pengelolaan Reservasi ...255

Gambar 4.20 Pengelolaan Check In ...255

xxvi

Halaman

Gambar 4.22 Pengelolaan Add Detail Guest Folio ...257

Gambar 4.23 Pengelolaan Night Audit ...257

Gambar 4.24 Pengelolaan Check Out ...258

Gambar 4.25 Pengelolaan Payment ...259

Gambar 4.26 Pengelolaan Bill Statement ...259

Gambar 4.27 Pengelolaan Penjualan Restaurant ...260

Gambar 4.28 Pengelolaan Penjualan Drugstore ...261

Gambar 4.29 Pengelolaan FB Reporting ...261

Gambar 4.30 Pengelolaan Rooms Status Maintenance ...262

Gambar 4.31 Data Revenue Report ...263

xxvii

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Organization ...272

Lampiran 2 Department / Division ...280

Lampiran 3 Identifikasi Masalah ...290

Lampiran 4 Analisa Permasalahan ...293

Lampiran 5 Menentukan Rencana Penyelesaian ...309

1

1.1 Latar Belakang Masalah

New Cahaya Hotel adalah perusahaan yang bergerak dibidang

perhotelan yang sudah berdiri sejak tahun 1994. Hotel yang berlokasi di daerah bandara internasional juanda ini, merupakan hotel bisnis dan transit yang menggunakan konsep syariah dalam pengelolaannya. Untuk memajukan bisnisnya, perusahaan tidak hanya memperbaiki dan memperbarui produknya saja(kamar dan fasilitas), melainkan pelayanan kepada tamu juga yang utama. Khususnya adalah proses administrasi hotel yang sangat berpengaruh terhadap kualitas pelayanan pada New Cahaya Hotel.

Proses administrasi hotel saat ini, terdapat 9 proses utama antara lain,

reservation, cancel reservation, check in, rooms maintenance, in house services,

front office(FO) cashier, audit, check out, dan house keeping(HK) rooms reporting. Proses administrasi hotel tersebut saat ini masih menggunakan pencatatan manual yang tidak terpusat dan tidak terhubung. Hal tersebut mengakibatkan beberapa masalah yang dapat menghambat kinerja petugas, dan dapat menurunkan kualitas pelayanan kepada tamu. Pada Tabel 1 akan dijelaskan secara detail permasalahan yang ada pada proses adminsitrasi hotel saat ini.

2

Tabel 1. Detail Permasalahan Berdasarkan Quality of Information (Bojic, 2008)

Berdasarkan penjelasan sebelumnya, dapat diketahui bahwa dari permasalahan yang dihadapi pada proses administrasi hotel tersebut bahwa perusahaan membutuhkan sistem informasi administrasi perhotelan yang terpusat

Proses Detail Permasalahan Check In Informasi data tamu dan history tamu yang tidak up to date Rooms Maintenance Update informasi perpindahan dan extend tamu yang lambat Audit Tidak up to date nya data tagihan tamu

Reservation Pengalokasian kamar tidak diperhitungkan dengan kondisi room extend di waktu tersebut

Audit tidak terintegrasinya antara FO counter dengan in house counter yang menyebabkan tagihan tamu yang belum mencerminkan kondisi saat itu Frequency Check In data history tamu yang pencatatannya masih manual menyebabkan petugas

lama dalam mencari data yang digunakan dalam proses check in, sementara data dibutuhkan setiap saat

Time Period Reservation Pengalokasian kamar tidak diperhitungkan dengan kondisi room extend di waktu tersebut

Reservation Pengalokasian kamar pesanan khusus yang sering terjadi kesalahan Reservation, Cancel

Reservation, Check in, Rooms Maintenance, In House Services, Check Out dan HK Rooms reporting

Informasi yang digunakan dalam pengelolaan dan alokasi kamar yang belum terintegrasi dan terpusat

reservation, cancel reservation, check in, rooms maintenance, in house paid services, FO cashier, audit dan check out

Informasi yang digunakan dalam pengelolaan akun tamu dalam pembayaran yang belum terintegrasi dan terpusat sering menyebabkan bill yang tak dibayar / kurang dalam pembayaran

In House Free Services Sering terjadinya ketidakcocokan data antar divisi pada proses pencatatan welcome / evening drink

In House Paid Services Sering terjadinya ketidakcocokan data antar divisi pada proses pencatatan tagihan settle bill tamu

Completeness Audit bill tagihan tamu yang sering tidak diterima secara menyeluruh

Conciseness Audit Pembuatan laporan yang masih belum merujuk pada managerial report (tidak ringkas)

Clarity Reservation Data reservasi yang sering kurang jelas dalam pencatatannya

Detail Reservation Pencatatan reservasi yang tidak detail dapat mengakibatkan diabaikannya pesanan khusus

Order In House Free Services Pencatatan data breakfast order yang tidak diurutkan sesuai dengan jam pesanan

Presentation Audit Pelaporan summary report yang disajikan dalam bentuk tabel Confidence in

Source

In House Free Services Informasi Welcome/Evening Drink berasal dari FO yaitu informasi check in dan extend room. Sedangkan data tersebut disampaikan oleh FO kepada HK, yang kemudian diberikan kepada F&B, sehingga mengurangi kepercayaan terhadap informasi

Reliability In House Free Services Informasi Welcome/Evening Drink berasal dari FO yaitu informasi check in dan extend room. Sedangkan data tersebut disampaikan oleh FO kepada HK, yang kemudian diberikan kepada F&B, data inputan tersebut sering tidak konsisten datanya terhadap kondisi dilapangan

F o rm D im en si o n A d d it io n a l C h a ra ct er is ti cs

Quality of Information (Paul Bocij) Permasalahan Timeliness Relevance Currency T im e D im en si o n Accuracy C o n te n t D im en si o n

dan terhubung, sehingga dapat meningkatkan efektifitas dalam memberikan informasi, serta efisiensi waktu dan tenaga dalam proses pengerjaannya di perusahaan. Khususnya dalam administrasi pelayanan kepada tamu hotel.

Pembangunan sistem informasi administrasi perhotelan ini bertujuan untuk membantu operasional perusahaan khususnya yang berkaitan dengan service kepada tamu hotel sehingga mampu menyelesaikan masalah yang ada. Sistem informasi ini diharapkan dapat membantu meningkatkan efisiensi waktu dan efektifitas proses untuk memberikan kemudahan dan kecepatan dalam akses informasi serta keakuratan data dan memberikan kemudahan dalam pengelolaan operasional sehingga diharapkan dapat meningkatkan produktifitas dan kualitas pelayanan kepada tamu hotel.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan yang sedang dihadapi oleh New Cahaya Hotel Sidoarjo saat ini, yaitu Bagaimana Merancang dan Membangun Sistem Informasi Administrasi Perhotelan Pada New Cahaya Hotel Sidoarjo yang efektif dan efisien.

1.3 Pembatasan Masalah

Adapun batasan-batasan masalah yang digunakan dalam Tugas Akhir ini adalah:

1. Tidak membahas manajemen inventaris drugstore, restaurant dan laundry.

4

3. Tidak membahas tentang keamanan web, namun lebih kepada keamanan

hak akses dari sistem yang akan dibuat.

4. Untuk pembayaran dilakukan dengan 2 cara yaitu, cash dan debit(EDC dan

transfer).

5. Sistem yang akan dibuat tidak meliputi proses freelance marketing payment.

6. Pada proses in house paid services, proses restaurant and drugstore sales

hanya meliputi proses penjualannya saja.

7. Laporan keuangan yang ada pada sistem yang akan dibuat hanya meliputi

laporan pendapatan saja.

1.4 Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka tujuan dari penyusunan tugas akhir ini adalah menghasilkan Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Perhotelan Pada New Cahaya Hotel Sidoarjo yang efektif dan efisien sehingga dapat meningkatkan produktifitas kualitas pelayanan administrasi kepada tamu hotel.

1.5 Manfaat

Adapun manfaat dari sistem informasi administrasi perhotelan yang telah dibuat adalah:

1. Membantu pihak front office Memberikan kemudahan serta mempercepat proses

a. Meminimalisir kesalahan administrasi front desk

b. Meningkatkan pelayanan kepada tamu khususnya pada proses reservasi,

check in, dan check out dan pembayaran

c. Meningkatkan kinerja front office

2. Membantu pihak house keeping

a. Memberikan kemudahan serta mempercepat proses yang ada pada house

keeping

b. Meminimalisir kesalahan dalam pencatatan administrasi pada house

keeping

c. Meningkatkan kinerja pada proses room status reporting

3. Membantu divisi Food & Beverage

a. Memberikan kemudahan serta mempercepat proses yang ada pada divisi

Food & Beverage

b. Meminimalisir kesalahan

c. Meningkatkan kinerja pada proses in house service

d. Meningkatkan pelayanan kepada tamu

4. Membantu Back office

a.Memberikan kemudahan serta mempercepat proses yang ada pada Back office

b. Meminimalisir kesalahan

c. Meningkatkan kinerja back office

6

5. Membantu Manajer Operasional

a. Mempermudah manajemen perusahaan

b. Memberikan informasi yang cepat guna pengambilan keputusan dalam

management perusahaan

c. Mempermudah pertanggung jawaban terhadap direksi

1.6 Sistematika Penulisan

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini membahas tentang latar belakang permasalahan yang saat ini sedang dihadapi, pembatasan masalah, tujuan pembuatan aplikasi, serta sistematika penulisan tugas akhir sebagai ringkasan materi dari tiap-tiap bab.

BAB II : LANDASAN TEORI

Landasan teori ini berisi tentang penjabaran teori-teori yang menjadi dasar penelitian dan yang akan dijadikan sebagai acuan analisis dan pemecahan permasalahan yang dibahas dalam Tugas Akhir ini. Teori yang diterangkan meliputi: Penjelasan administrasi hotel secara umum, administrasi hotel pada New Cahaya Hotel, dan SWEBOK.

BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini akan dijelaskan bagaimana awal proses penelitian ini dilakukan hingga menghasilkan sebuah perancangan yang diperoleh melalui beberapa tahapan seperti, pengumpulan data, identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan, serta dilanjutkan sampai dengan perancangan sistem, seperti document flow,

system flow, data flow diagram, desain ERD baik conceptual data model maupun physical data model, struktur basis data, dan interface.

BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai implementasi program atau aplikasi yang sudah dibuat, berdasarkan hasil analisis hingga perancangan dan akan dilakukan uji coba fungsional maupun non fungsional terhadap perangkat lunak yang dibangun. Tahap akhir adalah melakukan evaluasi terhadap uji coba yang sudah dilakukan.

BAB V : PENUTUP

Pada bab ini ada dua sub bab yakni kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan rangkuman singkat dari hasil seluruh pembahasan masalah dan saran berisi mengenai harapan dan kemungkinan lebih lanjut dari hasil pembahasan masalah.

8

BAB II

LANDASAN TEORI 2.1 Hotel

Kata hotel mulai digunakan sejak Abad 18 di London, Inggris. Saat itu yang disebut hotel adalah garni, sebuah rumah besar yang dilengkapi dengan sarana tempat menginap/tinggal untuk penyewaan secara harian, mingguan, atau bulanan. Kata hotel sendiri merupakan perkembangan dari bahasa Perancis, hostel, berasal dari kata Latin: hospes, dan mulai diperkenalkan kepada masyarakat umum pada tahun 1797 (Sri Perwani, 1993:2).

Hotel dapat di definisikan sebagai penggabungan dari semua definisi usaha pariwisata, akomodasi, boga, hiburan serta bisnis. Semua itu bisa terjadi dan ada dalam suatu hotel. Hotel memiliki ciri khas yang tidak dimiliki oleh usaha pariwisata yang mirip hotel, yaitu adanya layanan oleh pramusaji, tatagraha, dry cleaning, serta berbagai fasilitas lain dalam satu properti. Unsur kemewahan untuk hotel berbintang seperti adanya valet service, limousine, buttler, airport rep, excecutive lounge, coctail party, secretariat, teleconference, ball room, gala dinner dan fasilitas internet. (Soenarno, 2006:12)

Hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan untu menyediakan jasa penginapan, makan, minum serta jasa lainnya bagi umum yang dikelola secara komersial. Hotel memiliki lokasi, arsitektur dan fasilitas-fasilitas unggulnya masing-masing. Sehingga membuat calon tamu atau tamu merasa tertarik untuk datang dan menginap di hotel tersebut (Kurniasih,2007:3).

2.1.1 Tipe Hotel

Berdasarkan tipe hotel, Soenarno (2006:13) menjelasan bahwa hotel dapat dikelompokan lagi ke dalam beberapa kategori, yaitu:

a. Tipe hotel berdasarkan lokasi, yaitu: city hotel dan resort hotel

b. Tipe hotel bedasarkan area, yaitu: downtown hotel, surburban hotel, country

hotel, airport hotel, motel dan Inn

c. Tipe hotel berdasarkan tamu yang menginap, yaitu: hotel keluarga, official hotel,

hotel untuk rombongan, walk in hotel, traveler hotel, hotel wisatawan, businessman hotel, individual hotel, incentive hotel dan long staying hotel

d. Tipe hotel berdasarkan lama tamu tinggal, yaitu: transient hotel, residential hotel

dan semi residential hotel

e. Tipe hotel berdasarkan lama beroperasi, yaitu: full length operation hotel dan

seasonal hotel

f. Tipe hotel berdasrkan maksud kunjungan, yaitu bussines hotel, tourism hotel dan

convention hotel

g. Tipe hotel berdasarkan syarat sarana transportasi, yaitu: airport hotel,railway

hotel, harbor hotel dan bus station hotel

h. Hotel berdasrkan kemewahan, yaitu: luxurios hotel, boutique hotel dan normal

hotel

2.1.2 Operasional Hotel Secara Umum

Bisnis perhotelan secara umum dimulai dengan pemenuhan kebutuhan konsumen atas fasilitas, konsumsi, dan rekreasi. Dengan mempertemukan kebutuhan tamu dan pihak hotel selaku penyedia fasilitas tersebut, maka terjadilah jalinan bisnis yang didalamnya ada transaksi dan interaksi serta ada unsur etika dan

10

estetika, norma dan aturan main. Dengan penjualan fasilitas yang dinikmati oleh tamu maka hotel mendapatkan income yang kemudian didapatkan keuntungan yang dapat dipakai untuk mengembangkan usaha dan meningkatkan sarana dan fasilitas layanan (Soenarno, 2006:13).

Proses pelayanan hotel sejak tamu ingin memesan kamar sampai tamu meninggalkan hotel adalah sebagai berikut:

a. Reservation

Reservation adalah pemesanan tempat terlebih dahulu sebelum tamu datang ke hotel. Proses ini sangat penting supaya tamu mendapatkan jaminan akan tempat yang diinginkan ketika tiba di hotel. Permintaan reservasi hotel bisa datang langsung ke hotel. Permintaan reservasi kamar hotel bisa dengan telepon, fax, internet, email atau datang langsung ke hotel. Ada 3 macam reservasi, yaitu: Individual reservation, Group reservation and Corporate reservation. Urutan penerimaan reservasi dimulai dari memberi salam kepada tamu, menanyaan waktu pemakaian kamar, tipe kamar dan jumlah serta mencatat nama dan asal tamu, mencatat metode pembayaran yang digunakan, Kemudian mengkonfirmasi kembali data reservasi kepada tamu dan yang terahir mencatat dalam formulir reservasi. Untuk pembatalan reservasi, tamu yang ingin membatalkan reservasi akan dihitung apakah urang dari 7 hari dari tanggal kedatangan. Jika iya, maka tamu akan dikenakan denda sebesar biaya sewa kamar permalam. Jika tidak, tamu tidak dikenakan denda atau biaya apapun.

b. Check-In

Check-in adalah langkah administrasi kedua dalam penanganan tamu. Ketika tamu akan check-in, receptionist akan menanyakan apakah sudah melakukan

reservasi sebelumnya, jika sudah maka receptionis akan melengapi formulir registrasi tamu dengan indentitas lengkap tamu, foto copy kartu identitas tamu, mencatat kartu redit tamu atau meminta deposit sebagai jaminan selama menginap di hotel.

c. In-House

In-house adalah masa selama tamu tinggal di hotel. Tamu akan melakuan berbagai ativitas yang dapat dimasukan dalam dua kelompok, yaitu: transaksional adalah aktivitas transaksional tamu berbelanja di outlet yang ada di hotel dan menikmati fasilitas-fasilitas hotel yang berbayar. Kemudian yang edua adalah aktivitas non-transaksional adalah aktivitas tamu yang memang gratis disediakan oleh hotel.

d. Pembayaran

Sebelum check-out tamu akan melalui proses pembayaran yang mencakup biaya sewa kamar dan pembayaran transaksi-transaksi yang dilakuan selama menginap dihotel. Semua tagihan akan terkumpul di Front Office Cashier, Tamu akan melakukan pembayaran sesuai dengan metode pembayaran yang telah disepakati pada saat check-in. Beberapa pembayaran yang bisa dilakuan oleh tamu pada hotel,yaitu:

 Deposit adalah pembayaran yang dilakuan oleh tamu pada saat melauan pemesanan kamar atau check-in sebagai jaminan selama tinggal di hotel.

 Pre-payment adalah pembayaran yang dilakukan tamu selama tinggal di hotel dan sebelum check-out

 Guest bill adalah pembayaran pada saat tajmu selesai menggunakan fasilitas hotel

12

 Cash sales payment adalah pembayaramn pada saat tamu selesai menggunakan fasilitas hotel

 City ladger payment adalah tagihan tamu yang tidak dibayar pada saat tamu check-out kemudian dikirimkan kebagian piutang untuk di proses kepada orang atau perusahaan yang menjamin.

e. Check-Out

Proses check-out merupaan bagian akhir dari masa tinggal tamu di hotel. Pada saat check-out, tamu mengembalikan kunci kamar dan membayar semua transaksi termasuk makanan dan minuman yang dikonsumsinya selama tinggal dihotel.

2.1.3 Front Office

Front Office merupakan pusat informasi dan juga hampir segala kegiatan tamu seperti penerimaan dan pengiriman surat pengurusan barang, pembayaran rekening hotel, mengenai kehilangan barang, menampung keluhan-keluhan tamu dan juga tempat memberikan segala macam informasi baik dalam hotel maupun luar hotel (Maulana,2009:4). Dalam tugasnya memberikan pelayanan kepada tamu front office mempunyai hubungan langsung dengan kegiatan tamu. Adapun penjelasan hubungan antara departemen-departemen diatas adalah sebagai berikut: a. Hubungan Front Office dengan House Keeping

Housekeeping memiliki hubungan paling dekat dengan Front Office, karena dalam operasi sehari hari keduanya selalu saling bahu-membahu dalam memenuhi ekspresi tamu selama tinggal di hotel (Soenarno, 2006:236). Beberapa hal penting hubungan antara kedua departmen ini, yaitu:

Update data tentang status kamar dari vacant dirty (tamu sudah check out tapi belum di bersihkan oleh petugas housekeeping ) sehingga front office dapat menjual kamar tersebut. Sebaliknya, Housekeeping update status kamar bahwa fasilitas tidak lengap, agar front office tidak menjual kamar tersebut.

Pengecekan transaksi tamu, yaitu mini bar, laundry, amenity

(perlengkapan tambahan kamar yang diminta oleh tamu) yang kemudian diinformasikan ke front office untuk ditambahkan ke tagihan tamu.

Dari sisi front office, informasi yang sangat berguna bagi housekeeping adalah saat status kamar dari occupied (berpenghuni) menjadi vacant dirty sesaat setelah tamu check out. Informasi ini menjadi dasar eksekusi pembersihan kamar oleh housekeeping

b. Hubungan Front Office dengan food & Beverage

Departemen food &beverage merupakan sumber pendapatan hotel selain menjual kamar. Dengan memiliki layanan seperti restaurant, bar dan cafe. Tamu diharapkan melakukan transaksi sebesar-besarnya selama tinggal dihotel. Hubungan penting antara front office dengan food & beverage adalah:

Food & Beverage membutuhan informasi tamu yang check-in dan tamu yang sedang tinggal dalam hotel. Informasi tamu yang check-in akan menjadi acuan Food & Beverage dalam mempersiapkan welcome drink untuk tamu. Apalagi jika ada check in tamu rombongan, departemen food & beverage harus mempersiapkan makanan dan minuman yang cukup serta penambahan tempat jika diperlukan saat penyambutan tamu. Informasi tentang tamu yang sedang tinggal dalam hotel dibutuhkan untuk melakuan cas tagihan tamu setelah bertransaksi kamar yang telah di tempati oleh tamu. Front Office membutuhkan informasi tagihan tamu yang

14

bertransaksi di layanan food & beverage untuk direkap dan ditagih pada saat tamu check out.

2.1.4 House Keeping

Tata graha (House Keeping) adalah salah satu bagian yang terdapat dalam organisasi hotel yang mempunyai peranan dalam memberikan pelayanan kenyamanan dan kebersihan hotel. Tanggung jawab tata graha dapat dikatakan mulai dari pengurusan bahan-bahan yang terbuat dari kain seperti, taplak meja, sprei, sarung bantal, korden, dsb. Kemudian, tangung jawab berikutnya adalah menjaga kerapihan dan kebersihan ruangan beserta perlengkapannya dan sampai pada program pengadaan atau penggantian serta pemeliharaan ruangan hotel beserta perlengkapannya. Melihat ruang lingkup tanggung jawab tata graha atas hotel, maka hotel dapat terdiri dari kamar-kamar tamu, ruang rapat, ruangan umum, seperti lobby, corridor, restaurant, yang semuanya itu disebut front of the house . Disamping itu juga bertangung jawab atas kebersihan dapur, ruang makan karyawan, ruang ganti pakaian karyawan, ruang kantor yang disebut back of the house (Sulastiyono, 2008:181).

2.1.5 Food and Beverage

Bagian makanan dan minuman merupakan salah satu bagian yang terdapat dihotel yang mempunyai fungsi melaksanaan penjualan makanan dan minuman. Sekalipun melakukan fungsi menjual makanan dan minuman tetapi dibalik semua ini terdapat kegiatan-kegiatan yang sangat komplek. Kegiatan-kegiatan itu adalah melaksanaan usaha pengembangan produk makanan dan minuman, merencakan kegiatan-kegiatan yang dapat menarik tamu untuk makan dan minum di restaurant

hotel melakukan pembelian bahan-bahan makanan dan minuman, penyimpanan bahan-bahan makanan dan minuman serta perhitungan produk (Sulastiyono, 2008:183).

Oleh karena itu fungsi tersebut maka ruang gerak aktivitas bagian makanan dan minuman bisa dibagi menjadi dua fungsi ruang, yaitu ruang atau area yang dapat menghasilkan keuntungan atau disebut dengan the revenue producing areas seperti restaurant, bar, lounge service, banguette dan ruang atau area yang

memberika dukungan atau support dalam memberikan pelayanan atau disebut the

support service area seperti dapur, gudang minuman anggur dibawah tanah (cellar)

dan gudang umum (store), stillroom, tempat cuci peralatan makan dan memasak

(dishwashing). Dalam melaksanakan fungsinya kedua ruangan atau area tersebut bekerja secara sinergis yang merupakan satu kesatuan walaupun letaknya ada yang terpisah.

2.1.6 Travel Agent

Travel agent adalah badan usaha yang menyelenggarakan usaha perjalanan yang bertindak sebagai perantara dalam menjual atau mengurus jasa untuk melakuan perjalanan. Produk utama dari travel agent adalah ticketing, voucher hotel, paket wisata, voucher pertunjukan dan transportasi wisata (Sulastiyono, 2008:186). Dalam hal operasional sehari-hari, hubungan antara hotel dan travel agent dapat dijabarkan kronologisnya sebagai berikut :

a. Ada inspeksi dan pengenalan dari travel agent ke hotel untuk melihat fasilitas

dan layanan yang diberikan oleh hotel.

b. Hotel inspection dilakukan setelah ada kesepakatan watu kunjungan dengan

16

c. Pihak hotel menyediakan fasilitas sarana untuk dilihat dan ditinjau oleh travel

agent . Dalam inspeksi ini travel agent didampingi oleh sales manager hotel

d. Pihak hotel memberikan brosur, slide dan sarana promosi lainnya kepada travel

agent disertai harga untuk umum.

e. Kedua belah pihak kemudian membuat perjanjian kerjasama yang saling

menguntungkan. Hotel memberikan harga potongan khusus, misalnya 25% dari harga umum. Jika travel agent tersebut produktif maka hotel akan meningatkan diskon yang diberikan.

f. Travel agent mendapatan keuntungan dari selisih harga published rate.

g. Perhitungan pembayaran dilakukan setelah dua minggu tamu check out. Ada

juga karena telah berhubungan lama dan harmonis maka untuk pembayaran diberikan watu satu bulan.

h. Travel agent yang aktif akan mendapatan keuntungan lewat allotment atau pesan

kamar untuk diblok terlebih dahulu supaya tidak menjual kamar tersebut.

i. Pihak staff front desk akan memeriksa perjanjian yang telah disepakati dan

menerima tamu dan kemudian mengalokasian ke kamar dengan harga spesial.

j. Folio tamu dan semua transaksi yang berupa invoice (tagihan) akan ditagihkan

kepada travel agent.

k. pihak travel agent akan mengirimkan pembayaran paling lambat waktu dua

minggu sampai satu bulan kemudian.

Hotel yang bekerjasama dengan travel agent akan memperoleh banyak keuntungan karena travel agent dapat secara aktif mempromosikan hotel itu kepada para pelanggan yang menggunakan jasanya. Hotel akan memberikan insentif harga khusus dan penghargaan lain jika terbukti bahwa travel agent itu produktif. Namun

dalam kerja sama tersebut ada beberapa hal yang dapat dianggap sebagai suatu kerugian, antara lain adalah pada saat tamu ramai sekali. Optimasi harga kamar juga tidak akan dapat setinggi jika hotel menjual semua kamarnya kepada tamu lain yang berani membayar harga tinggi.

2.2 Adminsitrasi Hotel Pada New Cahaya Hotel

Menurut Yunita(2015), saat ini administrasi pada New Cahaya Hotel terbagi menjadi 4 fase antara lain, pre-arrival, arrival, occupancy, dan departure. Dari 4 fase tersebut, didalamnya terdapat proses-proses utama dalam administrasi hotel. Pada fase pre-arrival terdapat proses reservation, deposit dan cancel reservation. Pada fase arrival terdapat proses check in, deposit, change rooms, dan freelance marketing payment. Pada fase occupancy terdapat fase in house free service, in house paid services, rooms extend, pre-payment, dan audit. Dan pada fase departure terdapat proses check out, settle bill, dan house keeping(HK) rooms reporting. Pada Gambar 2.1 akan dijelaskan mengenai proses administrasi hotel pada New Cahaya Hotel beserta proses-proses didalamnya.

18

Dari Gambar 2.1 diatas dapat diketahui pembagian proses berdasarkan fase-fase pada administrasi hotel. Dari proses-proses tersebut akan dijelaskan pula secara detail mengenai deskripsi tiap-tiap prosesnya pada Tabel 2.1

Tabel 2.1 Deskripsi Proses Administrasi Hotel Pada New Cahaya Hotel

2.3 Sistem Informasi

Sistem Informasi dari kedua kata yaitu sistem dan informasi dengan definisinya masing-masing. Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada prosedur suatu sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaian suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekanan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang berinterasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Jogiyanto,2005:1).

No PIC Deskripsi

1 Reservation FO Tamu melakukan reservasi untuk booking kamar yang akan disewa 2 Cancel Reservation FO Pembatalan Reservasi

3 Check In FO Proses administrasi untuk registrasi tamu dan pengalokasian kamar

4.1 Change Room FO Memindahkan tamu ke kamar yang lain

4.2 Room Extend FO Apabila tamu yang sedang menginap, memperpanjang lama inapnya

5 Freelance Marketing Fee FO Proses pemberian komisi kepada taxi/travel yang membawa tamu untuk menginap

In House Free Services Administrasi untuk layanan gratis kepada tamu

a. Welcome/Evening Drink HK, F&B Pencatatan minuman gratis untuk tamu yang baru saja check in dan tamu yang extend b. Breakfast Order F&B Pencatatan breakfast yang dipesan oleh tamu

c. Wake up Call Request FO, HK pencatatan pesanan wake up call oleh tamu In House Paid Services Administrasi untuk layanan Berbayar kepada tamu a. Airport Shuttle (Escort) FO Jasa pengantaran tamu ke bandara

b. Restaurant Sales F&B Administrasi penjualan restaurant c. Drugstore Sales F&B Administrasi penjualan drugstore d. Laundry Services HK Administrasi Jasa Laundry FO Cashier & Account Management

7.1 Deposit FO Peninggalan deposit oleh tamu hotel

7.2 Pre-Payment FO Pembayaran rutin yang dilakukan oleh tamu extend secara berkala sebelum check out 7.3 Settle Bill FO Penutupan dan pembayaran total bill saat check out

8.1 Night Audit FO Proses pengecekan dan pembuatan tagihan tamu, serta pembuatan laporan harian 8.2 Bill Audit ACC Proses pengecekan pembayaran dan kelengkapan bill oleh accounting

9 Check Out FO Proses administrasi penutupan masa inap tamu dan pembayaran akhir tamu 10 HK Rooms Reporting HK Proses Administrasi pelaporan status kamar

Proses

6

7

8 Audit 6.2 6.1

4 Rooms Maintenance

Sistem informasi mempunyai karateristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu: mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran atau tujuan. Komponen sistem merupakan bagian-bagian dari sistem atau subsistem ini memiliki karakteristik tersendiri dan menjalankan suatu fungsi tersendiri. Sedangkan, definisi informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti yang menerimanya. Sumber dari informasi itu sendiri adalah data yang merupakan kata jamak dari bentuk tunggal. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu keadaan nyata (Jogiyanto,2005:8)

Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan. Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminan maksudnya. Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan memiliki nilai lagi.

Nilai dari informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkan. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatian bahwa yang digunakan dalam sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak didalam perusahaan. Sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditafsir nilai efektifitasnya.

20

Ada empat operasi dasar sistem informasi yaitu mengumpulkan, mengelola, menyimpan dan menyebarkan informasi. Informasi mungkin diumpulkan dari lingkungan luar dan memungkinkan didistribusikan kedalam atau luar organisasi. Sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi informasi formal dan informal. Sistem informasi formal adalah sistem informasi yang memiliki prosedur kebijaksanaan tertulis dalam dokumen. Sedangkan sistem informasi informal adalah sistem informasi yang memiliki prosedur dan kebijaksanaan tidak tertulis dalam dokumen (Parno, 2006:8).

Sistem informasi memiliki komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan(building block) yaitu blok masukan yang mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, blok model yang memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data, blok keluaran merupakan keluaran berupa informasi yang berkualitas dan dokumentasi, blok teknologi merupaan tool dalam sistem informasi, blok basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan blok kendali adalah pengendalian yang dirancang untuk menanggulangi gangguan terhadap sistem informasi (Jogiyanto, 2005:12).

2.4 Quality of Information

Bojic (2008) dalam bukunya menjelaskan bahwa, informasi dapat dikatakan memiliki beberapa karakteristik yang berbeda yang dapat digunakan dalam menjelaskan kualitasnya. Perbedaan antara baik dan buruknya suatu informasi dapat diidentifikasi dengan membandingkan berdasarakan kepemilikan beberapa atau semua atribut dari kualitas informasi tersebut. Terdapat 4 karakter utama dalam kualitas informasi yang masing-masing memiliki atribut.

2.4.1 Time Dimension

Dimensi waktu menggambarkan periode waktu bahwa informasi berkaitan dengan dan frekuensi di mana informasi tersebut diterima.

1. Timeliness. Informasi harus tersedia ketika dibutuhkan.

2. Currency. Informasi harus merefleksikan kondisi saat ini ketika disediakan.

3. Frequency. Selain informasi harus tersedia saat dibutuhkan, informasi juga harus

tersedia sesering yang dibutuhkan.

4. Time Period. Informasi harus dapat mencakup periode waktu yang tepat.

2.4.2 Content Dimension

Dimensi konten menggambarkan ruang lingkup dan isi informasi.

1. Accuracy. Informasi yang berisi kesalahan hanya memiliki nilai yang terbatas

dalam organisasi.

2. Relevance. Suplai informasi harus relevan pada situasi tertentu dan harus

memenuhi kebutuhan penerima informasi.

3. Completeness. Semua informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan

informasi dari penerima harus tersedia.

4. Conciseness. Hanya informasi yang relevan dengan kebutuhan pengguna yang

harus disajikan.

5. Scope. Ruang lingkup dari informasi yang disuplai harus ditentukan dengan

22

2.4.3 Form Dimension

Dimensi form menggambarkan bagaimana informasi disajikan kepada penerima informasi.

1. Clarity. Informasi harus disajikan dalam bentuk yang sesuai dengan penerima

yang dimaksud.

2. Detail. Informasi harus mengandung tingkat detil yang tepat untuk memenuhi

kebutuhan penerima informasi.

3. Order. Informasi harus disediakan dalam urutan yang tepat.

4. Presentation. Informasi harus disajikan dalam form yang ditentukan kepada

penerima informasi yang dituju.

5. Media. Informasi harus disajikan menggunakan medium yang tepat.

2.4.4 Additional Characteristics

Selain yang telah dijelaskan sebelumnya, ada juga beberapa tambahan lainnya.

1. Confidence in source. Penerima informasi lebih dimungkinkan untuk menerima

dan mempercayai informasi yang mereka peroleh jika diterima dari sumber yang telah akurat dan dapat diandalkan di masa lalu.

2. Reliability. informasi yang tersedia harus dapat diandalkan pada saat diperlukan

dan memiliki kualitas yang konsisten dengan atribut lain.

3. Appropriateness. Informasi yang diberikan harus sesuai/layak dengan kegiatan

penerima informasi.

4. Received by the correct person. Informasi harus diterima oleh penerima

informasi yang benar-benar membutuhkan.

2.5 Sistem Administrasi

Istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu ad dan ministrate yang artinya pemberian jasa atau bantuan, yang dalam bahasa inggris disebut Administration artinya to serve, yaitu melayani dengan sebaik-baiknya. Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2 pengertian yaitu:

1. Administrasi dalam arti sempit. Menurut Soewarno Handayaningrat mengatakan

“Administrasi secara sempit berasal dari kata administratie(bahasa Belanda)

yaitu meliputi kegiatan catat-mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik

mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan”(1988:2).

Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.

2. Administrasi dalam arti luas. Menurut The Liang Gie mengatakan “Administrasi secara luas adalah seragkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang

dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”(1980:9). Administrasi

secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya semua mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Pendapat lain mengenai administrasi dikemukakan oleh Sondang P.

Siagian mengemukakan “ Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara

2 orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan

24

tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa adminsitrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan melalui kerjasama dalam suatu organisasi berdasarkan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan.

2.6 Konsep Basis Data

Basis data adalah suatu kumpulan data operational lengkap dari suatu organisasi yang di organisir secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya (Marlinda, 2004:1).

Penyusunan basis data meliputi proses memasukan data kedalam media

penyimpanan data dan diatur dengan menggunakan perangkat Database

Management System(DBMS). Manipulasi basis data meliputi pembuatan pernyataan (query) untuk mendapatkan informasi tertentu, melakukan perubahan atau penggantian data serta pembuatan laporan.

Tujuan pembuatan DBMS adalah untuk menyediakan tinjauan abstrak dari data bagi user. Jadi sistem menyembunyikan informasi mengenai bagaimana data disimpan dan dirawat tetapi data tetap dapat diambil dengan efisien. Pertimbangan efisien yang digunakan adalah bagaimana merancang yang masih awam, tanpa mengetahui kompleksitas struktur data. Basis data menjadi penting karena munculnya beberapa masalah bila tidak menggunakan data yang terpusat, seperti adanya duplikasi data, hubungan antara data yang tidak jelas, organisasi dan update menjadi rumit.

2.7 Software Engineering Body of Knowledge (SWEBOK)

Menurut John Willey & Sons (2004) dalam bukunya menuliskan :

“SWEBOK mendeskripsikan pengetahuan secara umum tentang rekayasa

perangkat lunak yang dibagi kedalam 10 area pengetahuan (Knowledge Areas) atau

disebut KAs.” Software Engineering Body of Knowledge (SWEBOK) adalah

produk dari komite koordinasi rekayasa perangkat lunak disponsori oleh IEEE

Computer Society. SWEBOK sendiri mempunyai panduan yang disebut Guide to

the SWEBOK, yang mempunyai 5 tujuan utama sebagai berikut:

a. Untuk menyamakan sudut pandang yang konsisten tentang rekayasa perangkat

lunak diseluruh dunia.

b. Untuk memperjelas tempat dan menetapkan batas dari rekayasa perangkat lunak

dengan menghubungkan pada disiplin ilmu lain seperti ilmu komputer, manajemen proyek, teknik komputer dan matematika.

c. Untuk memberi karakter pada isi dari disiplin ilmu rekayasa perangkat lunak.

d. Untuk menyediakan akses topik ke SWEBOK

e. Untuk menyediakan pengetahuan dasar bagi pengembangan kurikulum serta

sertifikasi pribadu dan bahan perizinan.

Berikut adalah penjelasan tentang ruang lingkup pengetahuan atau yang disebut juga Knowledge Area (KA) yang digunakan sebagai panduan dalam mengembangkan aplikasi oleh penulis.

2.7.1 Requirement

Tahapan awal dalam membangun aplikasi, Software Requirements merupakan sebuah properti yang harus diperlihatkan dengan bertujuan untuk

26

mengotomatisasikan sebuah permasalahan sebuah tugas yang dihadapi oleh pengguna, membantu menganalisis proses bisnis perusahaan yang telah menggunakan aplikasi, menganalisis kekurangan yang ada dan lainnya (John Willey & Sons, 2004). Berikut penjabaran tentang beberapa tahapan yang ada pada

software requirement:

a. Requirement Elicitation

Tahapan awal dalam pemenuhan software requirements yang berkonsentrasi pada beberapa hal, darimana kebutuhan perangkat lunak itu sendiri dan bagaimana para pengembangan perangkat lunak dapat mengumpulkannya. Pada dasarnya, kegiatan ini menjabarkan tentang tiap individu dan tiap pemegang kendali sistem tersebut untuk membangun ketersinambungan antara pihak pengembang perangkat lunak dan pengguna perangkat lunak itu sendiri.

b. Requirement Analysis

Tahapan ini membahas tentang kegiatan menganalisis kebutuhan untuk :

1. Mendeteksi dan menyelesaikan permasalahan yang ada pada tiap-tiap

kebutuhan.

2. Menggali batasan yang ada pada perangkat lunak dan bagaimana perangkat

lunak tersebut akan berinteraksi dengan lingkungan.

3. Menguraikan kebutuhan sistem yang akan digunakan sebagai kebutuhan

perangkat lunak

c. Requirements spesification

Secara umum specification biasanya mengacu pada banyaknya jumlah pekerjaan atau kemampuan perangkat lunak tersebut dalam mencapai tujuannya, yang secara sistematis dapat dilihat kembali, dievaluasi dan di

terima. Dalam sebuah istilah pengembangan perangkat lunak. “software

requirements specification” secara khusus mengarah kepada hasil ketepatan,

atau penyamaan elektronik, yang dapat ditinjau, dinilai, dan dibenarkan.

d. Requirement Verification and Validation

Beberapa dokumen requirements di atas menjadi bahan dari tahapan validasi dan verifikasi. Kebutuhan verifikasi dan validasi berpusat pada pemeriksaan kebutuhan dari dokumen yang meyakinkan bahwa ini merupakan sistem yang benar. Kebutuhan yang ada di validasi untuk menjamin bahwa pengembang dari perangkat lunak tersebut dapat memahami kebutuhan yang akan dicapai. Penyesuaian kebutuhan untuk standar perusahaan sangat penting untuk diperhatikan bahwa kebutuhan tersebut dimengerti, konsisten, dan lengkap.

2.7.2 Desain

Menurut, John Willey dalam bukunya, Menurut definisi dari IEEE, desain adalah proses yang menggambarkan arsitektur, komponen, antar muka, dan karakteristik yang lain dari sistem atau komponen, serta juga sebagai hasil dari proses tersebut. (John Willey & Sons, 2004).

Menurut John Burch & Gary Grudnitski, desain adalah penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan memiliki fungsi. Analis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan kedalam bentuk physical

system dan logical model. Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan alat

yang tepat untuk digunakan dalam menggambarkan physical system.

Logical model dari sistem informasi lebih menjabarkan kepada user

28

Logical model dapat digambarkan dengan menggunakan diagram arus data (data flow diagram). (Burch, John & Grudnitski, Gary, 1986 : 461).

2.7.3 Construction

Software construction mengacu pada detil pembuatan dari sebuah

pekerjaan, perangkat lunak yang bermakna melalui kombinasi dari pengkodean. sebagai pembuatan detail dari suatu pekerjaan, menciptakan satu perangkat lunak yang penting yang di kombinasikan dengan code, proses verifikasi, testing unit, dan

testing yang terintegrasi, serta proses debuging. Software construction lebih sering

di hubungkan dengan proses desain dan proses testing. Hal ini dikarenakan proses tersebut saling ketergantungan satu sama lain, dimana software construction merupakan output dari desain software dan juga sebagai input dari software testing.

Software construction bertipikal memproduksi volume konfigurasi item yang lebih

tinggi dan juga di butuhkan dalam mengelola sebuah proyek perangkat lunak(file sumber, isi, test cases, dll). (John Wiley & Sons, 2004 : 65-67).

1. Software Contsruction Fundamentals

Pada tahap pertama yaitu, pendefinisian dasar tetang prinsip-prinsip yang digunakan dalam proses implementasi seperti minimalisir kompleksitas, mengantisipasi perubahan, dan membangun verifikasi.

2. Managing Construction

Bagian ini mendefinisikan tentang model implementasi, perencanaan implementasi, dan pengukuran pencapaian dari implementasi tersebut.

3. Practical Considerations

Bagian ini membahas tentang desain konstruksi, bahasa pemrograman yang digunakan, pengkodean, kualitas implementasi, proses pengetesan dan integrasi.

2.8 Bahasa Pemrograman PHP

Bahasa Pemrograman PHP adalah bahasa pemrograman yang bekerja dalam sebuah webserver.Script PHP harus tersimpan dalam sebuah server dan dieksekusi atau diproses dalam server tersebut. Dengan menggunakan program PHP, sebuah website akan lebih interaktif dan dinamis (Madcoms, 2011 :186 ).

2.9 Database MySQL

Database MySQL adalah jenis database yang sangat populer dan digunakan pada banyak website di internet sebagai bank data, selain itu Database MySQL juga dapat dijalankan dibeberapa platform, antara lain linux, windows, dan sebagainya (Madcoms, 2011 : 215).

2.10 Testing dan Implementasi

Tahap ini mendemonstrasikan sistem perangkat lunak yang telah selesai dibuat untuk dijalankan, apakah telah sesuai dengan kebutuhan yang telah di spesifikasikan dan dapat diadaptasi pada lingkungan sistem yang baru. Tahapan ini tertuang dalam suatu dokumen Test Plan, yang dimulai dari membuat Software

Testing fundamentals yang berisi tentang penjelasan penting mengenai terminology testing, kemudian selanjutnya merancang Test Levels yang terbagi antara target

30

Pada tahap berikutnya adalah mendefinisikan Test Techniques, yaitu tentang bagaimana teknik yang digunakan termasuk dasar-dasar pengetesan berdasarkan intuisi dan pengalaman serta teknik pengetesan secara teknik coding, teknik kesalahan, teknik penggunaan, dan teknik terkait lainnya. Tahap selanjutnya

adalah mendefinisikan Test – Related Measures, yaitu ukuran-ukuran pencapaian

testing yang telah dilakukan untuk kemudian dievaluasi kembali. Tahap terakhir

adalah mendefinisikan test Process yang berisi tentang aktivitas testing (England, John Wiley & Sons, 2004 : 73-74).

31

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini akan dibahas tentang identifikasi per masalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Perhotelan pada New Cahaya Hotel. Sebelum melakukan identifikasi dan analisis permasalahan, telah dilakukan pengumpulan data dengan teknik wawancara dan observasi yang dilakukan di New Cahaya Hotel.

3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan

Identifikasi permasalahan dilakukan pada saat setelah proses wawancara dilakukan, identifikasi dilakukan sampai menemukan titik permasalahan yang terjadi pada New Cahaya Hotel. Observasi dan wawancara digunakan untuk mendapatkan informasi serta membantu menganalisis aktifitas dan alur yang terjadi sehingga dapat menciptakan keefektifan dan keefisiensian bagi perusahaan.

Melalui analisis yang dilakukan, diperoleh kesimpulan bahwa permasalahan utama yang terjadi pada New Cahaya Hotel adalah pada sistem administrasi hotel. Dimana perusahaan mengalami masalah yang dikarenakan tidak terpusat dan tidak terhubungnya sistem administrasi hotel saat ini, sehingga dapat menyebabkan turunnya kualitas perusahaan dalam pelayanan administrasi. Beberapa masalah tersebut antara lain tidak tersedianya data histori tamu yang dibutuhkan saat check in yang berdampak pada lambatnya proses check in, pengelolaan guest billing yang sering terlambat berdampak pada proses check out yang lama serta tidak terbayarnya bill services, dan informasi yang

32

diberikan/diterima antar divisi yang tidak jelas dan tidak lengkap berdampak pada koordinasi administrasi yang sering terjadi kesalahan dalam penanganannya. Permasalahan lainnya yaitu tidak adanya laporan manajerial yang menyebabkan operational manager tidak mendapatkan informasi yang tepat untuk membuat keputusan.

Tahapan selanjutnya adalah melakukan analisis permasalahan. Analisis permasalahan digunakan untuk mendefinisikan suatu permasalahan dan cara mengatasi permasalahan tersebut. Dari hasil pengumpulan data yang dilakukan, diketahui beberapa dokumen mengenai peran (role), tanggung jawab (responsibility), aturan (rule), kebijakan (policy) serta stakeholder atau penguna yang terlibat dengan sistem yang sudah ada saat ini, yaitu Front Office, Food &

Beverage, House Keeping, dan Accounting. Secara garis besar proses bisnis

administrasi hotel dimulai dari reservasi, check in, airport shuttle services, wake up

call services, welcome/evening drink, breakfast order, restaurant sales, drugstore sales, laundry services, night audit, check out, dan House Keeping rooms reporting.

Sebelum menggambarkan proses bisnis menggunakan desain flowchart, perlu diketahui terlebih dahulu mengenai peran (role), tanggung jawab (responsibility), aturan (rule) dan kebijakan (policy) yang ada pada New Cahaya Hotel, lebih lengkapnya bisa dilihat pada Tabel 3.1.

Tabel 3.1 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder

STAKEHOLDER PROSES

BISNIS PHASE RULE POLICY

Front Office Reservation 1

R1.a.Pengecekan ketersediaan kamar

- R1.b.Petugas mencatat reservasi

pada kartu reservasi R1.c.Pengalokasikan kamar

STAKEHOLDER PROSES

BISNIS PHASE RULE POLICY

R1.d.Petugas membuat Nota Deposit Reservasi

R1.e.Petugas mencatat pada buku reservasi dan Buku kas harian

Check In 2

R2.a.Pengecekan reservasi

- R2.b.Pengecekan ketersedian

kamar

R2.c.Pengalokasian kamar R2.d.Konfirmasi Check In dan

Pembayaran

R2.e.Update Occupancy Board dan mencatat di Occupancy Report

Airport Shuttle Services

3

R3. Petugas Menginputkan Airport Shuttle Services Request. Airport Shuttle Services Request terbagi menjadi dua(2) yaitu: 1.Pick Up Services 2.Usher Services

P3. Pick up services tidak berbayar(free), sedangkan Usher services berbayar

Wake Up Call 7 R7. Petugas mencatat wake up

call request dari tamu -

Night Audit 12

R12.a.Petugas merekap tagihan akomodasi tamu dan tagihan services tamu

- R12.b.Petugas membuat daily

occupancy report dan

merekap Laporan kas harian

Check Out 13

R13.a.Cek Total Tagihan Tamu

- R13.b.Cek Inventaris Kamar

R13.c.Settle Bill

R13.d.Konfirmasi Check Out

Rooms

Maintenance 14

R14.Petugas FO melakukan update data pada tamu yang masa inapnya telah habis. Rooms maintenance terbagi

menjadi 2 yaitu:

1. Overtime

2. Extend Room

-

Food & Beverage

Welcome

Drink 5

R5. Petugas F&B mencatat welcome drink berdasarkan pesanan tamu

-

Breakfast

Order 6

R6. Petugas F&B mencatat breakfast order berdasarkan pesanan tamu

34

STAKEHOLDER PROSES

BISNIS PHASE RULE POLICY

Restaurant Sales

8

R8. Petugas Drugstore mencatat pesanan tamu pada captain order, yang diberikan pada petugas Kitchen untuk membuatkan nota restaurant.

-

Drugstore

Sales 9

R9. Petugas membuat nota drugstore berdasarkan permintaan tamu

-

F&B Audit &

Reporting 10

R10.a.Petugas membuat F&B daily summary report

- R10.b.Petugas merekap tagihan

F&B tamu untuk diserahkan pada divisi FO

House Keeping

Mencatat

Log Book 4

R4. Petugas Mencatat data guest

in house pada log book -

Laundry

Services 11

R11. Petugas HK mencatat data

laundry request dari tamu -

Snack bar 15

R15.Petugas mencatat Snack bar cost yang akan ditagihkan kepada tamu saat check out

-

HK Rooms

Reporting 16

R16.Petugas HK melaporkan perubahan status kamar cleaning room, extend cleaning rooms, dan out of order rooms.

P16. Petugas HK mendahulukan cleaning room pada reserved

rooms

Accounting

Bill Audit & Monthly Summary Reporting

17

R17.a.Accounting melakukan pengecekan kelengkapan bill

service dan bill akomodasi -

R17.b.Accounting membuat Monthly Summary Report

Dari peran (role), tanggung jawab (responsibility), aturan (rule) dan kebijakan (policy) yang didapatkan, selanjutnya adalah menggambarkan proses bisnis kedalam bentuk flowchart, sehingga diharapkan desain yang dirancang sesuai dengan peran, tanggung jawab, aturan, dan kebijakan yang ada di perusahaan. Serta dengan digambarkan flowchart, proses bisnis mengenai

Reservation hingga Check Out dan Bill Audit & Monthly Summary Reporting.

35 Document Flow Sistem Informasi Administrasi Hotel Saat Ini

Food & Beverage

Front Office House Keeping Accounting Operational

Manager P h as e START Reservation Check In Check Out Check Out ?

Welcome / Evening Drink Breakfast Order Restaurant Sales Laundry Services

HK Ro oms Reporting Rooms Maintenance Night Audit Bill Audit Buku Reservasi

Buku Kas Harian Nota Deposit

Reservasi

Data Guest In House Welcome/ Evening Drink List Breakfast Order List

Data Guest In House Drugstore Sales Restaurant BIll HK Activity Report Drugstore Bill Airport Shuttle Service Airport Shuttle Services Bill F&B Audit & Reporting F&B Guest Invoice F&B Guest Invoice

Mini Bar & Rooms Charge Reporting

Mini Bar & Rooms Charge List Laundry Bill Registration Form Guest Slip Occupancy Report Buku Kas Harian Nota Deposit

Check In

Vacant Dirty Rooms List

Restaurant & Drugstore Sales Report Restaurant Bill Drugstore Bill Laporan Kas Harian Guest Bill Laporan Kas Harian Occupancy Report Daily Revenue Report Guest Invoice List 1 1 2 2

Mini Bar & Rooms Charge List Occupancy Report Laundry Report Laundry Bill Laundry Report Laundry Bill Vacant Dirty Rooms List 3 3 5 5 Restaurant & Drugstore Sales Report Restaurant Bill Drugstore Bill Occupancy Report Check Out Book Laporan Kas

Harian

Guest Bill 6

6 7 Guest Slip Occupancy Report 4 4 7 HK Activity Report 8 8 Monthly Summary Report Monthly Summary Report FINISH Y N Mencatat Data pada Log Book Log Book Log Book

Log Book Log Book

9

9 9

36

3.1.1 Alur Sistem Reservation Saat Ini

Berikut ini merupakan alur sistem yang lebih detail untuk Alur Sistem Reservasi oleh Front Office New Cahaya Hotel .Dimana hasilnya dapat dilihat pada Gambar 3.2.

Reservasi

Front Office Guest

P

h

as

e

START

Cek Rooms Availability

Catat Reservasi pada Buku Reservasi & Reservation

Slip

Tersedia ?

Catat Pembayaran Melakukan

Pembayaran Deposit

FINISH

Reservation Slip

Buku Reservasi Nota Deposit

Nota Deposit Nota Deposit Nota Deposit

Buku Reservasi

Occupancy Board

N Y

Reservation Slip Buku Reservasi

1R.a

Bu ku Reservasi

Bu ku Reservasi

Occupan cy Bo ard

Nota Deposit

Reservation Request

Pembayaran Pembayaran

Reservation Request

1R.b

Gambar 3.2 Alur Sistem Proses Reservasi

Adapun penjelasan dari Alur Sistem Proses Reservasi dengan Gambar 3.2 dapat dilihat pada Tabel 3.2.

Tabel 3.2 Penjelasan Alur Sistem Proses Reservasi.

Phase No. Proses

Nama Proses

Input Proses Output

1 1 Cek Rooms

Availability a.Reservation Request b.Buku Reservasi c.Occupancy Board Proses ini menjelaskan tentang pengecekan ketersediaan kamar berdasarkan

reservation request . -

2 Decision a.Reservation

Request b.Buku Reservasi c.Occupancy Board Proses pengecekan ketersediaan kamar berdasarkan reservation request, apakah kamar tersedia atau tidak

-

2 1 Pencatatan

Reservasi Reservation Request Proses ini menjelaskan tentang proses pencatatan reservasi pada reservation slip dan buku reservasi.

a. Reservation Slip

b.Buku

Reservasi

2 Deposit

Payment

Pembayaran Proses ini

menjelaskan tentang proses pencatatan penerimaan pembayaran advance deposit untuk reservasi.

a. Nota Deposit

b. Buku

Reservasi

c. Reservation

Slip

3.1.2 Alur Sistem Check In Saat Ini

Berikut ini merupakan alur sistem yang lebih detail untuk alur sistem proses check in saat ini, yang bisa dilihat pada Gambar 3.3.

38 Check In Front Office Guest P h as e START Cek Rooms Availability Sudah Reservasi ? Nota Deposit 1R.a Menunjuk-kan Bukti Reservasi Nota Deposit Cek Reservasi Y N Buku Reservasi Reservation Slip Guest Slip Mencatat Registrasi Check In Available ? Occupan cy Board Buku Reserva si Occupan cy Board Mencatat Registrasi Check In FINISH N Buat Guest Bill Y Nota Deposit Registration Card Guest Slip Guest Bill Registration Card Guest Slip Melakukan Pembayaran 1 1 Pembayaran Pembayaran Check In Request Check In Request Konfirmasi Guest In House 2 2 Buat Nota Deposit Occupancy Board Occupancy Board Guest Bill Guest Bill Guest Bill Nota Deposit Nota Deposit 3 3

Guest In House Guest In House

2CI.b

2CI.a

Gambar 3.3 Alur Sistem Check In Saat Ini

Adapun penjelasan dari Alur Sistem Check In yang sesuai dengan Gambar 3.3 dapat dilihat pada Tabel 3.3.

3 Create Guest Folio Check Pending Guest Folio Show Pending

Data 60s

60ms

Choose Data 60ms

Create New Guest Folio

Create New

guest folio 60s 60ms

4 Add Detail Guest Folio

Check Pending Transaction

Show Pending

Transaction 3menit

60ms Choose

Transaction 60ms

Add Pending Detail Guest

Folio

Save Data 30s 60ms

6 Guest Folio

Payment Input Payment

Show Data

60s

40ms

Save Data 60ms

Print Payment Invoice

Show Data 5s

Print 7s

7 Guest Folio

Settlement Settlement

Show Data

4menit

50ms

Update 40ms

Print Hotel Bill Show Data 2s

Print 5s

Total 10,5menit 30s

3. Administrasi Penjualan Food & Beverages

Tabel 4.35 Perbandingan Performance Administrasi Food & Beverages

No Fungsi Proses Kegiatan

Estimasi Waktu (Manual) Asumsi Waktu (Sistem) 8 Restaurant

Sales Input

Restaurant Sales Add Detail 90s 60ms Add

Discount 30ms

Save Data 60ms

Print Restaurant Sales Invoice

Show Data 3s

Print 6s

9 Drugstore

Sales Input

Drugstore Sales

Add Detail

45s

60ms Add

Discount 30ms

Save Data 60ms

Print Drugstore Sales Invoice

Show Data 4s

Print 8s

266

4. Administrasi Room Maintenance

Tabel 4.36 Perbandingan Performance Administrasi Room Maintenance

No Fungsi Proses Kegiatan

Estimasi Waktu (Manual) Asumsi Waktu (Sistem) 10 Room

Maintenance Check Rooms Status List Show Data 1menit 60ms

Choose Data 60ms

Change Room

Status Save Data 60ms

Total 1menit 3s

5. Monthly revenue reporting

Tabel 4.37 Perbandingan Performance Monthly Revenue Reporting

No Fungsi Proses Kegiatan

Estimasi Waktu (Manual) Asumsi Waktu (Sistem) 11 Monthly

Revenue Reporting

Show Report Show Data

60menit

5s

Print Report Print 8s

Total 60menit 13s

6. Managerial Reporting

Tabel 4.38 Perbandingan Performance Managerial Reporting

No Fungsi Proses Kegiatan

Estimasi Waktu (Manual) Asumsi Waktu (Sistem) 12 Managerial

Reporting

Show Report Show Data

10menit 7s

Print Report Print 9s

Total 10menit 16s

Dari tabel-tabel perbandingan performance diatas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem yang telah dibuat, dapat meningkatkan efesiensi waktu sampai dengan 98%..

4.4.2 Pembahasan

Dari hasil Evaluasi yang telah di lakukan, dapat dilihat Sistem Informasi Administrasi Perhotelan, sudah memenuhi kebutuhan pengguna.

1. Administrasi Reservasi

Proses reservasi yang sebelumnya dilakukan secara manual, dengan adanya sistem informasi administrasi perhotelan, petugas dapat mengelola dalam waktu yang cepat dan proses yang mudah, khususnya dalam pencarian data tamu, pengecekan ketersediaan kamar, pengecekan expected arrival list, pengecekan expected departure list, penanganan check in, hingga penanganan check out.

2. Administrasi Guest Folio

Proses guest folio adalah pengelolaan tagihan tamu. Dengan adanya sistem informasi perhotelan, dapat lebih mudah dalam penanganannya. Serta meningkatnya kecepatan dalam melakukan settlement. Hal ini dikarenakan terpusat dan terintegrasinya sistem yang telah dibuat.

3. Administrasi Penjualan Food & Beverages

Proses pengelolaan penjualan food & beverages dalam proses penagihan bill nya, terdapat kemudahan prosesnya. Hal ini dikarenakan terpusat dan terintegrasinya sistem yang telah dibuat.

4. Administrasi Room Maintenance

Proses room maintenance dalam sistem yang telah dibuat, mampu mengatasi masalah keterlambatan pelaporan status kamar. Sistem juga memberikan informasi yang up-to-date mengenai guest log.

268

5. Monthly Revenue Reporting

Proses monthly revenue reporting menjadi lebih mudah dan cepat, dikarenakan sistem yang telah dibuat mampu memberikan informasi secara cepat.

6. Managerial Reporting

Dengan adanya sistem yang telah dibuat, proses managerial reporting mampu memberikan informasi berupa perbandingan hasil tiap bulan, yang berguna bagi operational manager dalam memberikan keputusan.

269 5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil uji coba dan evaluasi sistem terhadap rancang bangun sistem informasi perhotelan yang dilakukan pada bab IV, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem informasi dapat menunjukkan kesesuaian dengan kebutuhan fungsional dari pengguna dalam administrasi reservasi, administrasi guest folio, administrasi penjualan food & beverage, administrasi rooms maintenance, monthly revenue reporting, dan managerial reporting.

2. Berdasarkan uji coba performance yang telah dilakukan, menunjukkan bahwa sistem informasi yang telah dibuat mampu meningkatkan efisiensi waktu proses sampai dengan 98%.

5.2 Saran

Adapun saran yang dapat diberikan pada penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Sistem informasi ini dapat dikembangkan lebih luas lagi dengan menambahkan modul manajemen inventaris hotel, akuntansi, dan human resource, agar pihak hotel lebih optimal dalam melakukan pengelolaan perusahaan.

2. Penelitian dapat dikembangkan ke arah smart hotel dengan sistem yang tersinkronasi dengan pintu kamar hotel sebagai record keamanan pada perusahaan, sehingga perusahaan lebih mudah dalam pengelolaan perusahaan.

270

DAFTAR PUSTAKA

Bocij, Paul, 2008. Business Driven Information System. England: Pearson Education Ltd.

Burch, John & Grudnitski, Gary. 1986. Edisi Keempat, Information System Theory and Practice. New York : John Wiley & Sons, Chapter 2.13. Gie, The Liang. 1989. Materi Pokok Etika Administrasi Pemerintahan. Jakarta:

Universitas Terbuka, Depdikbud.

Handayaningrat, Soewarno. 1988. Administrasi Pemerintahan dalam Pembangunan Nasional. Jakarta: Haji Masagung.

Jogiyanto, H.M. 2005. Analisa dan Desain. Yogyakarta: Andi Offset.

John Willey & Sons. 2004. IEEE. Guide to the Software Egineering Body of Knowledge : SWEBOK A Project of the IEEE Computer Society. England: John Willey & Sons.Inc

Kurniasih, Sri. 2007. Prinsip Hotel Resort. Jakarta: Universitas Budi Luhur. Madcoms. 2011. Aplikasi Web Database dengan Dreamweaver dan PHP-MySQL.

Yogyakarta: Andi Offset.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Maulana, Akbar. 2009. Peranan Front Office Departement. Medan: Usu

Repository

Parno. 2006. Konsep Dasar Sistem Informasi. Jakarta: Universitas Gunadarma. Siagian, Soendang P. 1994. Organisasi Kepemimpinan dan Perilaku Administrasi.

Jakarta: Haji Masagung.

Soenarno, Adi. 2006. Front Office Management. Yogyakarta: Andi Offset. Sri Perwani, Yayuk. 1993. Teori dan Petunjuk Praktek Housekeeping Manual.

Yogyakarta: Natour Hotel Garuda.

Sulastiyono, Agus. 2008. Manajemen Penyelenggaraan Hotel. Bandung: Alfabeta. Yunita, Dhinie. 2015. Standard Operasional Prosedur Administrasi New Cahaya