Trade off antara ongkos pembelian dan ongkos penyimpanan

34 Secara sederhana biaya persediaan terdiri dari biaya pembelian dan biaya penyimpanan dengan asumsi biaya-biaya yang lebih jauh lebih kecil dari kedua biaya ini. Biaya biaya pembelian dan penyimpanan saling bertolak belakang. Ilustrasi : Coba dibayangkan pada saat membeli “Mie Instan”, biaya pembelian mie instan misalkan dapat terdiri dari biaya transportasi dan biaya harga satuan. Jika jumlah pembeliannya sedikit maka harga per satuannya akan lebih mahal jika membeli dalam jumlah yang banyak. Contoh harga satuan adalah Rp. 1.200,-. Tetapi jika membeli dalam jumlah banyak misalkan 1 kardus isi 40 ternyata harganya Rp. 34.000,- dengan kardusnya. Kalau dihitung harga persatuannya menjadi Rp. 34.000,- dibagi 40 = 850. Demikian juga ongkos transportasinya jika anda membeli satu-satu maka akan membeli 40 biji kita akan mengeluarkan biaya transportasi 40 kali dibanding membelinya langsung 40 kali. Jadi biaya pembelian akan mengalami kecenderungan turun untuk jumlah item pembelian yang bertambah secara grafis biaya pembelian dapat digambarkan sebagai berikut : Gambar 6.1. Grafik biaya pembelian Di sisi lain biaya penyimpanan justru akan mengalami kenaikan seiring dengan jumlah barang yang disimpan. Hal ini 35 dapat dijelaskan dengan ilustrasi sebagai berikut: jika kita menyimpan mie instan dalam jumlah yang sedikit maka penyimpanannya dapat ditempatkan di tas sekolah, laci atau di almari dapur. Tetapi kalau kita menyimpan dalam jumlah banyak maka kita harus menyimpannya di tempat khusus misalkan gudang. Untuk menyimpan di gudang dibutuhkan investasi membangun gudangnya, menyediakan rak penyimpanannya, keamanan gudang dari pencuri, pengkondisian ruangan di dalam gudang agar barang yang disimpan tidak mengalami kerusakan. Juga biaya asuransi untuk menjamin kalau terjadi bencana alam seperti banjir, tanah longsor, angin putting beliung, tsunami atau kebakaran. Biaya asuransi dimaksudkan untuk menjamin jika terjadi bencana maka material yang disimpan dapat diganti oleh lembaga penjamin. Kalau digambarkan dalam bentuk grafik, maka biaya penyimpanan dapat digambarkan sebagai gambar berikut : Gambar 6.2. Grafik biaya penyimpanan Kedua biaya persediaan material di gudang yaitu biaya pembelian dan biaya penyimpanan kalau digabungkan akan membentuk grafik seperti pada gambar berikut ini : 36 Gambar 6.3. Grafik biaya persediaan Gambar 6.3. menjelaskan bahwa tren biaya persediaan material di gudang mengalami kecenderungan turun sampai titik minimal lalu akan naik lagi seiring dengan bertambahnya jumlah pesanan atau pembelian. Pada kasus ini tentu saja perusahaan menginginkan total ongkos persediaan yang terendah. Untuk menentukan biaya persediaan yang terendah dapat dilihat pada gambar berikut ini. Gambar 6.4. Grafik biaya pembelian optimal Total biaya persediaan terendah di dapat pada titik Q Q- bintang atau jumlah pesanan optimal. Untuk proses perhitungan 37 mendapatkan berapa jumlah pembelian atau pemesanan yang optimal dapat dilakukan dengan perhitungan sebagai berikut :

2. Mengantisipasi permintaan tak terduga

Selain untuk mendapatkan total biaya persediaan yang terendah, perusahaan juga mempertimbangkan faktor permintaan yang tak terduga. Masa depan adalah masa yang tidak pasti, artinya kita tidak bisa memastikan berapa permintaan produk besuk, minggu depan, bulan depan, tahun depan dan seterusnya. Perusahaan hanya dapat melakukan forecasting atau peramalan terhadap permintaan kebutuhan konsumen dengan cara melihat tren pembelian sebelumnya. Jika permintaan konsumen tidak dapat dipenuhi maka perusahaan akan kehilangan pembelian dan ini merupakan kerugian yang besar. Konsumen tentu akan berpikir untuk mengganti dengan produk yang sejenis yang ada di persediaan. Oleh karena itu perusahaan mempertimbangkan faktor permintaan tak terduga dengan mengadakan.

3. Mengantisipasi permintaan musiman

Permintaan dari konsumen akan suatu barang produksi atau jasa tidak bersifat konstan sepanjang waktu tetapi selalu mengalami perubahan untuk itu perlu dilakukan prediksi yang tepat terhadap pemenuhan kebutuhan konsumen. Persediaan di suatu gudang harus dapat memenuhi kebutuhan konsumen agar tidak terjadi kerugian karena kekurangan stok, demikian juga jangan sampai terjadi kelebihan stok karena akan meningkatkan biaya produksi dan kemandegan investasi. Permintaan konsumen terkadang mengikuti pola musiman seperti halnya pada hari raya lebaran, biasanya permintaan konsumen akan naik drastis demikian juga pada masa masuk sekolah biasanya permintaan keperluan sekolah seperti sepatu, tas, buku dan lainnya akan mengalami peningkatan yang sangat tinggi. Perubahan pola 38 konsumen seperti ini perlu diantisipasi untuk mengurangi total biaya produksi. Pola musiman juga terkadang melanda pada pemasok seperti pemasok bahan baku dari tanam-tanaman seperti gandum, cabai, beras, cengkeh, tembakau, dan lain sebagainya. Pada saat panen persediaan akan melimpah dan biasanya dibarengi dengan penurunan harga. Hal ini dapat dimanfaatkan oleh perusahaan untuk memperbanyak stok sampai waktu yang menguntungkan.

4. Mengantisipasi Fluktuasi Deman

Permintaan pasar selalu mengalami perubahan setiap saat sehingga perusahaan harus mengantisipasi stok persediaannya di gudang. Kelebihan maupun kekurangan stok akan menyebabkan kerugian sehingga persediaan stok di gudang harus direncanakan dan dikelola dengan profesional.

5. Memanfaatkan Potongan Harga kalau ada

Dalam strategi pemasarannya sering kali pemasok menerapkan diskon terhadap barang-barang tertentu dan biasanya diikuti dengan penjualan dalam jumlah yang cukup besar. Hal ini terkadang menjadi pertimbangan perusahaan untuk memanfaatkan kesempatan ini. Perusahaan harus menghitung apakah potongan harga karena diskon akan menyebabkan persediaan di gudang mengalami penuruan biaya total atau malah sebaliknya malah meningkatkan biaya penyimpannya.

6. Mengantisipasi kenaikan harga

Di masa krisis seperti sekarang ini yang melanda beberapa negara Amerika dan Eropa, harga-harga di pasaran tentu akan mengalami ketidakpastian. Barang-barang yang didatangkan dari luar negeri pasti akan terkena imbas fluktuasi harga dan biasanya cenderung naik karena pembayaran dilakukan dengan mata uang