Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

(1)

TUGAS AKHIR

PENERAPAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA

DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

Oleh :

NENCI YULINA S

102102096

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : NENCI YULINA S

NIM : 102102096

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : PENERAPAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

Tanggal... Dosen Pembimbing Tugas Akhir

(Drs. Hotmal Ja’far M.M, Ak) NIP. 19510425 198203 1 002

Tanggal………... Ketua Prodi Diploma III Akuntansi

(Drs. Rustam, M.Si, Ak)

NIP. 131 127 370

Tanggal………... Dekan Fakultas Ekonomi USU

(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac, Ak) NIP. 19560407 198002 1 001

(3)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : NENCI YULINA S

NIM : 102102096

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : PENERAPAN KOMPUTER SEBAGAI

PENGOLAH DATA DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN, 2013

(NENCI YULINA S) NIM. 102102096

(4)

sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir guna melengkapi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun judul tugas akhir ini adalah “Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

Dalam penulisan tugas akhir ini tidak mungkin dapat penulis selesaikan tanpa bantuan dari berbagai pihak, baik dukungan moril maupun materil. Untuk itu dari lubuk hati yang paling dalam, penulis menghaturkan rasa hormat dan ucapkan terima kasih atas bantuan dan bimbingan yang tiada terkira nilainya, kepada semua pihak yang terlibat. Pihak tersebut yaitu :

1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac, Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Hotmal Ja’far M.M, Ak selaku Dosen Pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu dan pikirannya untuk membimbing dan memberikan petunjuk kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. 5. Teristimewa untuk kedua Orang Tua penulis tercinta, B.Simanjuntak dan R

Br Sinambela yang telah membesarkan, mendidik dan memberikan kasih

(5)

sayang, doa, dukungan, semangat serta kesabaran sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya dengan baik. Semoga Tuhan Yesus Kristus selalu melimpahkan Kasih dan berkatNya kepada mereka.

6. Kakak dan adik-adik penulis tercinta, Aston Heri Armando Simanjuntak, Elisa Monica Simanjuntak dan Rizky Simanjuntak. Terima kasih atas dukungannya yang merupakan pendorong semangat bagi penulis.

7. Teman-Teman penulis semuanya, Duo Cengling (Dwi Armayanti, Gandi Lesmana), GO IPS (Iin Puspitasari Sembiring, Rina Tarigan, Dwi Ananda Putri, Sahala Tampubolon, Rehmalemna Barus, Haris Putra Manik, Iyara). Terima kasih buat dukungan dan motivasi yang kalian berikan.

8. Teman-temanku di Program Studi Diploma III Akuntansi stambuk 2010. Wan Ulfa Hanum, Razanah Isma, Seftira Eliza, Uthari Merida Putri, Irma Julanti Lubis, Arlia Novriany serta seluruh teman-teman DIII Akuntansi lainnya. Kalian adalah teman terbaikku saat berada di kampus ini yang telah banyak membantu dan memberikan dorongan dan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

9. Teman-teman seperjuangan selama magang Kelompok 42 : Egi Asykharillah Manurung, Razanah Isma, Arlia Novriany, Sandra Menova, Nur Hasanah. Lebih dari 8 minggu kita lewati bersama, terima kaish buat kerja sama yang kalian berikan.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi peningkatan mutu tugas akhir ini. Akhirnya

(6)

iii

Medan, 2013 Penulis

NENCI YULINA S NIM. 102102096

(7)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 3

C. Manfaat dan Tujuan Penelitian ... 3

1. Manfaat Penelitian ... 3

2. Tujuan Penelitian ... 4

D. Rencana Penulisan ... 4

1. Jadwal Survei/Observasi ... 4

2. Rencana Isi ... 5

BAB II FAKULTAS EKONOMI USU A. Sejarah Ringkas ... 7

B. Struktur Organisasi ... 10

C. Job Description ... 16

D. Jaringan Kegiatan ... 21

E. Kinerja Kegiatan Terkini... 21

(8)

A. Sistem Akuntansi dan Sistem Komputerisasi ... 24 B. Komputer sebagai Alat Sistem Informasi Akuntansi ... 26 C. Sistem Komputerisasi dalam Fakultas Ekonomi USU ... 27 D. Penerapan Komputerisasi dalam Pengolahan Data Akuntans pada

Fakultas Ekonomim USU ... 30 E. Penerapan Akuntansi Berbasis Komputer terhadap

AktivitasFakultas Ekonomi USU ... 31 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN ... ... 38 B. SARAN ... 39 DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

(9)

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Halaman Tabel 1.1 Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir ... 4

(10)

vii

Gambar 2.1 Struktur Organisasi FE USU ... 12 Gambar 3.1 Pemrosesan Data Akuntansi dengan Komputer ... 34

(11)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Menyadari bahwa perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan infomasi telah berkembang dengan sangat pesat, hal ini menuntut setiap individu untuk peka terhadap perkembangan tersebut, karena perkembangan tersebut sangat berpengaruh terhadap dunia perekonomian, industri dan bisnis.

Dalam melaksanakan kegiatannya, perusahaan pada umumnya sangat memerlukan sistem akuntansi yang efisien dan efektif. Khususnya dalam menyajikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan manajemen maupun berbagai pihak diluar perusahaan yang memerlukannya. Informasi memang menjadi unsur penentu dalam pengambilan keputusan, baik oleh manajemen perusahaan maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan perusahaan.

Akuntansi juga memegang peranan penting dalam dunia usaha, karena akuntansi dapat memberikan informasi mengenai data yang dinyatakan dalam satuan uang. Untuk dapat mengumpulkan suatu data keuangan yang baik diperlukan suatu sistem informasi yang baik, karena dengan sistem informasi yang baik dapat diciptakan internal control yang memadai.

Teknologi merupakan salah satu karya ilmu pengetahuan yang berkembang. Teknologi merambah ke segala lini kehidupan masyarakat modern. Masyarakat modern menjadikan teknologi sebagai tolak ukur

(12)

kualitas seseorang.

Salah satu karya manusia dalam mengembangkan ilmu pengetahuan ialah teknologi komputer. Komputer ialah mesin yang memproses data fakta secara elektronis. Secara umum, pemrosesan data (data processing-DP) dapat didefenisikan sebagai satu seri dari tiga tahap, yaitu :

1. Mengumpulkan data,

2. Memanipulasi atau menangani data,

3.Mendistribusi atau mengirim keluar data atau informasi untuk tujuan tertentu.

Komputer juga mempunyai banyak keunggulan-keunggulan dari pada pengolahan data akuntansi yang di lakukan secara manual atau pengolahan data akuntansi dengan lebih mengandalkan peranan manusia.

Penggunaan komputer jauh lebih baik daripada penggunaan secara manual, karena dengan komputer dapat dilakukan pengolahan dan penyimpanan data akuntansi dalam jumlah yang banyak, serta prosesnya berlangsung dalam waktu yang singkat sehingga lebih efektif dan efesien.

Pengoperasian komputer berbeda pada setiap perusahaan karena perbedaan aktivitas perusahaan, kebijakan dan tujuan perusahaan. Dengan adanya perkembangan dan kemampuan komputer yang semakin maju dan canggih, maka pemrosesan, pencatatan dan penyimpanan data akan semakin cepat dan akurat. Perkembangan ini memberikan kemudahan bagi perusahaan khususnya manajemen dan pimpinan perusahaan dalam menyusun rencana-rencana serta dalam pengambilan keputusan yang cepat, relevan dan akurat.

(13)

Di Fakultas Ekonomi USU banyak ditemukan data data keuangan yang perlu dikelola secara komputerisasi dengan sistem akuntansi yang efisien dan efektif. Dengan landasan pemikiran ini dan pentingnya penerapan akuntansi berbasis komputer bagi sebuat perusahaan, maka peneliti memilih judul “Peranan Komputer Sebagai Alat Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. B. Rumusan Masalah

Adapun rumus masalah yang menjadi fokus penelitian penulis adalah sebagai berikut :

1. Apakah Fakultas Ekonomi USU telah menerapkan komputerisasi akuntansi untuk mengolah data keuangan?

2. Seberapa besar kebutuhan Fakultas Ekonomi USU pada sistem komputerisasi sebagai pengolah data keuangan?

C. Manfaat dan Tujuan Penelitian 1. Manfaat Penelitian

Dari hasil penelitian ini diharapkan akan memperoleh manfaat sebagai berikut:

a. Bagi penulis

Untuk meningkatkan dan mengembangkan wawasan, kemempuan berpikir penulis tentang penerapan komputer dalam pengelolahan data akuntansi.

b. Bagi Fakultas Ekonomi

(14)

langkah selanjutnya mengenai penerapan komputer untuk mengolah data.

c. Bagi Peneliti Sejenis

Sebagai bahan masukan untuk menyempurnakan penelitian-penelitian sejenis berikutnya

2. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui :

a. Untuk mengetahui penerapan komputer akuntansi pada Fakultas Ekonomi USU sebagai alat pengolah data keuangan.

b. Sebagai syarat kelengkapan untuk kelulusan dari Fakultas Ekonomi USU.

D. Rencana Penulisan

1. Jadwal Survei/Observasi

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal ini dapat dilihat pada tabel 1.1 dibawah ini :

Tabel 1.1

Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir

NO KEGIATAN

Juni 2013

Juli 2013

I II III IV I II III IV 1 Pengajuan judul

2 Pengajuan dosen Pembimbing

(15)

3 Pengumpulan data

4 Pengolahan dan analisis data 5 Penyusunan tugas akhir

6 Bimbingan dan

penyempurnaan tugas akhir 7 Pengesahan tugas akhir

2. Rencana Isi

Rencana Isi terdiri dari 4 bab yaitu Bab Pendahuluan, Bab Profil perusahaan, yaitu profil Fakultas Ekonomi USU, Bab Pembahasan dan Bab Penutup.

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis menguraikan latar belakang masalah, rumusan masalah, manfaat dan tujuan penelitian, rencana penulisan yang terdiri dari jadwal survei/observasi dan rencana isi.

BAB II : FAKULTAS EKONOMI USU

Bab ini menguraikan tentang sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan kegiatan, kinerja kegiatan terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III : PENERAPAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA

(16)

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Bab ini menguraikan tentang sistem akuntansi dan sistem komputerisasi, komputer sebagai alat sistem informasi akuntansi , sistem komputerisasi dalam Fakultas Ekonomi USU, penerapan komputerisasi dalam pengolahan data akuntansi pada Fakultas Ekonomi USU, peran akuntansi berbasis komputer terhadap aktivitas Fakultas Ekonomi USU, dan peranan komputer sebagai pengolah data akuntansi pada Fakultas Ekonomi USU. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini merupakan kesimpulan dari apa yang telah ditulis dalam tugas akhir ini dan juga meliputi saran yang mungkin dapat bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

(17)

BAB II

FAKULTAS EKONOMI USU

A. Sejarah Ringkas

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai ciri khas tersendiri di dalam kelahirannya. Ciri khas itu dapat ditandai dengan sejarah lahirnya di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tehnik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan

(18)

ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan Diploma III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan

2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan

2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

(19)

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

(20)

c. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang kegiatan produktif dan pelayanan kepada masyarakat.

d. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.

e. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metedologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada didalam keahliannya.

f. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidangnya.

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.

Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

(21)

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Keunggulan dari struktur organisasi, antara lain adanya pembagian tugas yang jelas, koordinasi dapat dilakukan dengan baik, dan keahlian khusus yang diperlukan dalam melaksanakan tugas tertentu.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :

(22)

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber: Pedoman dan Informasi FE USU 2007-2008

Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio/ Bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekertaris Departemen Unit Penunjang Fakultas

(23)

1. PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M.&H.,Msc.(C.T.M.), Sp.A.(K) Pembantu Rektor I

Pembantu Rektor II

Pembantu Rektor III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si

Pembantu Rektor IV

Pembantu Rektor V

2. PIMPINAN FAKULTAS

Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution ,S.E, M.Acc, Ak. Pembantu Dekan I I : Drs. H. Arifin Lubis, M.M, Ak.

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, S.E, M.Si. 3. DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS Ketua : Dr. Murni Daulay,SE, M.S. Sekretaris : Dr. Muslich Luthfi.M.B.A

Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, M.B.A, M.A.F.I.S. Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, S.E, M.Si. Prof. Dr Azhar Maksum, M.Ec, Acc. Prof. Dr. Ramli, M.S.

Ami Dilham, S.E, M.Si.

Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc,Ak. Prof. Erlina, S.E, M.Si, Ph.D, Ak.

(24)

Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, S.E, M.A.F.I.S, Ak. Drs. Firman Syarif, S.E, M.Si, Ak.

Drs. H.Arifin Lubis, M.M, Ak. Irsyad Lubis, S.E, M.Soc.Sc, Ph.D Prof. Dr.lic.rer.reg. Sirojuzilam, S.E Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, S.E, M.Ec Prof. Dr. Paham Ginting, S.E, M.S Prof. Dr. Rismayani, S.E, M.S Dr. Endang Sulistya Rini, S.E,M.Si Dr. Isfenti Sadalia, S.E, PM.E 4. DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, S.E, M.Ec. Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si. Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, S.E, M.E. Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si. Akuntansi

Ketua : Dr. Syafruddin Ginting S, S.E, M.A.F.I.S., Ak. Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, M.M, AK.

PROGRAM STUDI S-1 Ekonomi Pembangunan

Ketua : Irsyad Lubis,S.E, M.Soc. Ph.D

(25)

Sekretaris : Paidi Hidayat, S.E. M.Si. Manajemen

Ketua : Dr.Endang Sulistiya Rini, S.E. M.Si Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si. Ak. Sekretaris : Mutia Ismail, S.E, M.M, Ak. PROGRAM DIPLOMA

Keuangan

Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, S.E, M.Si. Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak.

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak. Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, S.E, M.M. 5. BAGIAN TATA USAHA

Kep.Bag. Tata Usaha : Ridwan Saleh, S.H, CN. Kasub. Personalia : Maslan, S.E

Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul, S.E, M.Si Kasub. Perlengkapan : Sodali

Kasub. Akademik : Dra.Cut Nilawati Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.E.

(26)

C. Job Description

Berikut ini adalah job description dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugas :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas;

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang – undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan;

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan;

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan;

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas;

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan Pengabdian/Pelayanan kepada masyarakat;

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas; h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan

fakultas;

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi;

(27)

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas;

k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugas :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, Pengabdian/Pelayanan kepada masyarakat;

c. Melakukan administrasi akademik;

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik;

e. Mengumpulkan dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum;

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas; g. Melakukan administrasi penelitian dan Pengabdian/Pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas;

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugas :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

(28)

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan;

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas; d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan

pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas; e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan;

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan;

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, perkerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya;

h. Mengoperasikan sistem informasi keuangan;

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang keuangan; j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugas :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai; c. Melaksanakan urusan mutasi pegawai;

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional;

(29)

e. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan / pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap / Tidak Tetap / Emiritus, ijin dan cuti;

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai; g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional; h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai;

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugas :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni;

c. Melakukan administrasi kemahasiswaan;

d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan;

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi;

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas;

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan kemahasiswaan;

(30)

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan;

i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni; j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan;

k. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan dan alumni;

l. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugas :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan;

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan;

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan;

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan;

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan;

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

(31)

D. Jaringan Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

E. Kinerja Kegiatan Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat

(32)

tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan mahasiswa, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

(33)

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil 4. Wisuda mahasiswa

(34)

24 BAB III

PERANAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Sistem Akuntansi dan Sistem Komputerisasi

Sistem Akuntansi adalah suatu bagian dari sistem yang lebih besar yaitu sistem informasi manajemen, selain itu sistem akuntansi juga merupakan bagian khusus dari akuntansi yang berkaitan dengan prosedur-prosedur pengumpulan, pengklasifikasian, pengikhtisaran, pencatatan dan pelaporan informasi data akuntansi (keuangan) yang disediakan bagi perusahaan atau suatu organisasi bisnis. Menurut Hall (2007 : 6) “Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsitem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama.”

Dari definisi ini dapat dijelaskan bahwa sistem akuntansi adalah suatu rangkaian kegiatan untuk melaksanakan proses pengolahan data akuntansi secara efisien sehingga menghasilkan informasi keuangan yang berguna dalam pengambilan keputusan. Suatu sistem akuntansi disusun secara baik maka secara tidak langsung merupakan suatu alat pengawasan yang bertujuan mendukung suatu keabsaan transaksi, sehingga informasi atau laporan yang dihasilkan dapat dipercaya, hal ini sesuai dengan tujuan sistem akuntansi seperti yang dikemukakan oleh Samsul (1987: 58) yaitu:

1. Menyampaikan informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen, pemilik atau pemegang saham secara tepat dan cepat.

(35)

2. Menyediakan informasi yang diperlukan oleh pihak luar perpajakan, bank atau kreditor, dan lembaga-lembaga lainnya yang berkaitan dengan perusahaan.

3. Menyempurnakan kontrol melalui organisasi, prosedur-prosedur dan cara-cara lain untuk mengamankan harta kekayaan perusahaan. 4. Mengurangi biaya penyelenggaraan administratif ketingkat yang

lebih rendah dan pada nilai manfaatnya.

Dalam bagian terdahulu pengertian sistem akuntansi secara umum telah dijelaskan bila berkaitan dengan komputer maka sistem pengolahan data secara elektronik merupakan peralatan dan program yang digabung menjadi suatu instalasi komputer. Sistem komputer adalah suatu jaringan prosedur yang menggunakan sebuah mesin untuk mematuhi semua perintah yang berurutan dan bisa memodifikasi instruksi dalam kegiatan-kegiatan pada perusahaan. Dalam hal ini perusahaan menggunakan suatu alat yang sekarang disebut komputer.

Berdasarkan definisi diatas dapat dikatakan bahwa sistem pengolahan data secara elektronik (EDP) merupakan bagian untuk melaksanakan proses pengolahan data non-finansial seperti data-data pegawai, literature buku diperpustakaan dan lain-lain. Proses akuntansi merupakan proses data, dimana dalam proses tersebut terdapat siklus yang dimulai dari transaksi sampai tahap pelaporan. Siklus akuntansi secara manual dan komputerisasi pada dasarnya adalah sama, hanya berbeda pada teknisnya saja. Jika pada sistem manual penggunaan tenaga manusia, buku dan lemari arsip, sedangkan pada system komputer menggunakan Central Processing Unit (CPU), dimana file-file disimpan dalam disk, disk drive, tape dan sebagainya. Pemakaian sistem manual biasanya diterapkan pada transaksi-transaksi usaha yang belum

(36)

begitu banyak, tetapi semakin besar organisasi dan volume transaksi maka perlu dipertimbangkan untuk menggantikan metode proses data dengan Elektronik Data Processing (EDP).

B. Komputer sebagai Alat Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi merupakan sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, di proses menjadi informasi dan di distribusikan kepada para pemakai.

Pemakaian electronic data processing system dalam proses mengolah data telah memberikan manfaat yang sangat menguntungkan. Dengan sistem ini, maka data-data akuntansi dapat diolah secara cepat dengan nilai keakuratan yang tidak diragukan. Yang hasilnya dapat menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba rugi, neraca dan laporan arus kas. Penggunaan pada electronic data processing sangat membantu dalam meminimalisasikan kesalahan-kesalahan yang sering terjadi pada saat menyusun sebuah laporan keuangan, data-data yang mengalami kesalahan penjurnalan atau kesalahan pada saat memasukkan nilai perhitungan dapat dengan segera diperbaiki tanpa harus mengulang proses perhitungan dari awal.

Pada Fakultas Ekonomi USU, komputer juga berperan penting dalam sistem informasi. Setelah tahap demi tahap yang dimulai dari pengumpulan data, input data, dan pengolahan data dilakukan, maka komputer pada Fakultas Ekonomi USU berperan dalam halnya membuat informasi.

Penyediaan sistem informasi sebagai pendukung proses administrasi pendidikan pada sebuah perguruan tinggi merupakan suatu kepentingan yang

(37)

mutlak pada era saat ini. Di Fakultas Ekonomi USU bagian Tata Usaha mempunyai tugas mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan; melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat, dan melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. Semua informasi yang disediakan dapat digunakan dalam berbagai hal seperti menganalisa sampai sejauh mana peningkatan kinerja Fakultas, menganalisa keberhasilan perencanaan hingga sebagai alat untuk mengambil keputusan.

Disamping itu mahasiswa dapat mengisi KRS secara online agar lebih memudahkan prosesnya sesuai waktu yang sudah ditentukan, dan bagi calon mahasiswa mereka juga dapat mendaftar melalui registrasi secara online.

Selain itu Fakultas juga menyediakan banyak informasi yang perlu diketahui oleh mahasiswa, seperti informasi registrasi ulang untuk memasuki semester baru dan informasi penting lainnya yang akan sangat menunjang kemajuan serta kelancaran mahasiswa di dalam menuntaskan studinya. Kadangkala Fakultas juga memberikan informasi seputar dunia kerja dimana ada beberapa instasi atau perusahaan yang membutuhkan karyawan meski masih berstatus mahasiswa.

C. Sistem Komputerisasi dalam Fakultas Ekonomi USU

Kebanyakan informasi dalam perusahaan tumpang tindih (overlap) ke dalam lebih dari suatu kategori tersebut. Untuk itu, guna menghindari terjadinya tumpang tindih dala pengolahan data, maka Fakultas Ekonomi

(38)

USU perlu mengikuti prosedur baku yang telah ada, atau dapat membuat prosedur sendiri yang dianggap sesuai dengan kondisi perusahaan saat itu. Suatu sistem informasi manajemen memanfaatkan baik manusia maupun sumber modal/capital dimana yang terdiri dari peralatan/mesin pengolah data. Untuk itu Fakultas Ekonomi USU menggunakan dua sistem pengolahan data antara lain sebagai berikut:

1. Sistem pengolahan data secara manual dimana sebagian besar beban pengolahan data dilaksanakan oleh manusia,

2. Sistem pengolahan data secara otomatis (Electronic Data Processing/ EDP), dimana sebagian besar beban pengolahan data dilaksanakan oleh peralatan dan komputer.

Dimana kedua sistem pengolahan data yang digunakan oleh perusahaan ada beberapa tingkat kemutakhiran yang dapat dipakai. Tingkat kemutakhiran yang paling rendah dalam sistem pengolahan data dalam perusahaan adalah sistem yang seluruhnya manual, dimana orang melaksanakan semua fungsi pengolahan data. Sistem seperti ini biasanya diterapkan oleh perusahaan setempat atau lokal. Dalam perusahaan sejenis ini, mungkian tidak satu orang pun yang ditugaskan secara khusus untuk menangani pengolahan data akuntansi. Adapun sebagai gantinya fungsi ini merupakan tugas tambahan yang ditangani oleh beberapa orang yang bertanggung jawab.

Keuntungan manusia sebagai pengolah data adalah bahwa fleksibelitasnya atau kemampuannya untuk melaksanakan semua fungsi

(39)

sistem pengolah data dan pertimbangan yang dapat diandalkan, serta kemampuannya untuk menyesuaikan diri pada situasi yang tidak biasa (tidak dikenal dan belum terjadi sebelumnya). Hal ini karena manusia juga memiliki kelemahan sebagai pengolah data, yaitu lamban dan kurang dapat diandalkan ketelitiannya. Sebagian besar sistem pengolahan data secara manual memanfaatkan satu atau lebih bentuk mesin khusus untuk dipergunakan dalam perusahaan. Jenis mesin tersebut biasa berbentuk mesin tik yang dapat menambah kecepatan dan lebih enak dibaca, mesin kalkulasi yang dapat meningkatkan kecepatan dan ketelitian kalkulasi/perhitungan, cash register yang dapats mencatat, mengklasifikasikan dan mengontrol penerimaan uang, mesin duplikator yang dapat menghemat waktu dalam pembuatan tembusan/duplikat dokumen dan laporan, atau mesin pembukuan yang dapat mengkombinasikan mesin kalkulator dengan mesin tik.

Pada umumnya mesin-mesin jenis ini terbukti dapat meningkatkan kecepatan dan keandalan pengolahan data dalam sistem manual. Namun mesin-mesin itu masih membutuhkan bantuan manusia agar bisa berfungsi sebagaimana mestinya, sehingga peran manusia sebagai pengolah data tidak dapat dipandang rendah, meskipun pada kenyataannya mesin-mesin tersebut dapat meminimalisir kekurangan yang ada pada manusia dalam fungsinya sebagai pengolah data. Cepat atau lambat diakui bahwa kehadiran komputer akan membentuk suatu sistem tersendiri dalam suatu sistem informasi perusahaan.

(40)

Untuk saat ini Fakultas Ekonomi USU menggunakan komputer Pentium 4 (empat) yang memiliki berbagai aplikasi-aplikasi yang berguna yang diperlukan oleh perusahaan agar proses pengolahan data dan penyampaian informasi lebih efektif dan efisien.

D. Penerapan Komputerisasi dalam Pengolahan Data Akuntansi pada Fakultas Ekonomi USU

Peranan Electronik Data processing (EDP) pada Fakultas Ekonomi USU memiliki kedudukan yang cukup penting, ini dapat terlihat dari berbagai kegiatan yang berhubungan dengan operasional perusahaan, selalu mengandalkan komputer dalam realisasinya terutama dalam hal pemrosesan data akuntansi. Sebagai suatu instansi pemerintah yang bergerak di bidang jasa, maka perusahaan ini dalam penyusunan laporan akuntansinya juga tidak terlepas dari standar akuntansi yang telah berlaku secara umum. Guna menghasilkan informasi yang berguna dan selalu tepat waktu bagi berbagai pihak yang kompetisi atas laporan tersebut, maka diperlukan sistem akuntansi yang memadai yang juga merupakan sistem yang berfungsi kerangka kerja prosedur yang harus dilakukan dalam mencatat transaksi yang terjadi sampai menghasilkan informasi akuntansi yang baik.

Setiap perusahaan umumnya memiliki rencana anggaran dan pertanggungjawaban karena kedudukan laporan rencana anggaran dan pertanggungjawaban dalam perusahaan memiliki posisi yang penting. Karena laporan rencana anggaran dan pertanggungjawaban tersebut tidak hanya dicermati oleh pihak intern perusahaan, tetapi juga pihak luar yang juga

(41)

memiliki kepentingan di dalamnya. Pihak luar perusahaan yang dimaksud antara lain seperti kantor pajak untuk pemotongan gaji pegawai sesuai PPh Pasal 21. Pihak intern perusahaan dalam hal ini adalah manajemen yang terdiri dari Dekanat juga memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil keputusan-keputusan.

Untuk mengetahui kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam perusahaan maka disusunlah suatu sistem akuntansi. Sistem ini dirancang guna menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar perusahaan maupun dalam perusahaan. Disamping itu, dengan diterapkannya sistem Electronik Data Processing (EDP), maka perusahaan dapat lebih efesien dan efektif dalam penggunaan sumber daya yang dimiliki, serta dapat meminimalisasi biaya operasional perusahaan.

E. Penerapan Akuntansi Berbasis Komputer terhadap Aktivitas Fakultas Ekonomi USU

Dalam hal ini pemrosesan dan pengolahan data pada Fakultas Ekonomi USU menerapkan sistem informasi akuntansi yang menggunakan sistem komputer yang disebut dengan Electronik Data Processing (EDP). Dimana perusahaan menggunakan komputer dan bentuk pengolahan data adalah secara semi komputer. Sebagai suatu instansi pemerintah yang bergerak di bidang jasa, maka instansi ini dalam menyusun laporan akuntansi tidak terlepas dari standar akuntansi yang terkumpul dan dapat menjadi informasi yang berguna baik pihak-pihak yang berkepentingan, maka diperlukan sistem akuntansi yang merupakan kerangka kerja dan prosedur

(42)

yang harus dilakukan dalam mencatat semua transaksi yang terjadi sampai menghasilkan informasi yang lengkap.

Dalam suatu perusahaan, informasi keuangan sangat dibutuhkan oleh berbagai macam pihak yang berkepentingan. Pihak luar perusahaan seperti kantor pajak dan lain-lainnya memerlukan informasi ini dalam kaitannya dengan kepentingan mereka. Disamping itu pihak intern perusahaan dlam hal ini adalah manajemen yang memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil keputusan-keputusan. Untuk mengetahui kebutuhan informasi akuntansi. Sistem ini dirancang untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar perusahaan maupunss dalam perusahaan.

Tujuan penyusunan sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Untuk menyediakan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada,

baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. 3. Untuk memperbaiki pengawasan akuntansi dan pengecekan intern, atau

untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban perlindungan kekayaan.

4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

(43)

Dalam perusahaan, sistem akuntansi disusun dan diproses secara manual. Dalam sistem semi komputer, sebagian data diolah melalui komputer dan sebagian lagi secara manual. Kemudian proses terakhir sesuai dengan siklus akuntansi yaitu, meneliti dokumen-dokumen secara berurutan dalam jurnal dan setiap bulan dipindahkan atau diposting ke buku besar. Selanjutnya dibuat neraca saldo untuk menampung perkiraan. Untuk menghasilkan informasi yang lengkap diperlukan data dari bagian atau departemen. Adapun bagian-bagian yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1. Bagian administrasi dan keuangan 2. Bagian biro rektor

Data dari masing-masing bagian tersebut langsung dikirim ke bagian akuntansi pusat secara cepat dan bagian akuntansi mengolah data tersebut sehingga menghasilkan laporan keuangan, melalui Electronik Data processing (EDP). Pemrosesan data Akuntansi dengan komputer dapat dilihat di gambar 3.1 berikut ini :

(44)

Gambar 3.1

Pemrosesan Data Akuntansi dengan Komputer

Sumber : Komputer Akuntansi, Sumardi, Mulyadi, Yudhistira 2001:96 DATA AKUNTANSI

PENGELOMPOKAN DATA AKUNTANSI

PENYIMPANAN DATA Dalam Floppy

Disk/Hardisk

PENAMPILAN DATA Melalui Monitor

dan Printer INFORMASI KEUANGAN

Laporan Rencana Anggaran, Laporan

Pertanggungjawaban, dll

INTERN PERUSAHAAN Pimpinan Perusahaan

PENAMPILAN DATA

Pihak Ketiga dan di Luar Perusahaaan Data disusun, dikelompokan dan dimasukkan melalui keyboard

Data diolah dalam CPU dengan menggunakan program aplikasi

PENGELOMPOKAN DATA DENGAN MENGGUNAKAN APLIKASI SOFTWARE

(45)

Untuk mengolah data yang ada saat ini Fakultas Ekonomi USU telah menggunakan sistem multi terminal. Dalam pembuatan program digunakan sorfware, cobol, dan visual basic, sedangan paket-paket software lain yang dipakai untuk keperluan administrasi adalah Microsoft Excel. Proses data akuntansi dalam perusahaan ini dibagi berdasarkan periode proses bulanan, yang terdiri dari:

a. Tutup Buku

Tahap ini dilakukan setiap akhir bulan atau sebelumnya harus dipastikan semua saldo buku adalah benar dengan mengacu pada catatan penerimaan dan pengeluaran kas yang berasal dari pengajuan biaya ke pusat. Proses ini disebut juga sebagai proses pemutakhiran master file selama sebulan, dimana seluruh transaksi diposting ke dalam setiap akun yang sesuai pada master file. Pada akhir proses ini akan dicatat akumulasi debit serta jumlah saldo akhir bulan.

b. Laporan Bulanan

Setelah tutup buku program ini menerbitkan fasilitas untuk menerbitkan laporan bulanan yaitu:

Rekapitulasi, yang merupakan rekapitulasi dari semua transaksi atas kode akun buku tertentu dan saldo akhir yang tercantum pada laporan ini harus sama dengan yang tercantum pada buku harian dengan kode buku yang sama.

Fakultas Ekonomi USU dalam menyusun sistem informasi akuntansi dengan menggunakan sistem komputerisasi mempertimbangkan tiga hal

(46)

yang terjadi dalam penyususnan : 1. Prinsip Cepat

Sistem akuntansi yang disusun harus mampu menyediakan data yang diperlukan dengan tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan.

2. Prinsip Aman

Sistem akuntansi yang disusun harus dapat membantu menjaga harta milik perusahaan. Untuk tujuan tersebut sistem harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip internal kontrol yang memadai.

3. Prinsip Murah

Sistem akuntansi disusun dengan biaya relatif murah dalam arti manfaat akan diperolehnya harus lebih besar dengan biaya yang dikeluarkan.

Dengan menggunakan sistem pengolahan data yang menggunakan komputer diatas membutuhkan manajemen yang akan terpenuhi sesuai dengan waktunya. Data tersebut diolah untuk menjadi suatu informasi, dilakukan atau dikerjakan secara bersama-sama oleh tiap-tiap bagian dan tidak hanya dilakukan oleh bagian akuntansi/keuangan. Informasi yang dilaporkan harus sesuai dengan tujuan yang ditetapkan. Informasi tersebut sangat berguna untuk menentukan jalannya usaha, seperti informasi tentang pendapatan maupun biaya yang dikeluarkan, ini menunjukkan bahwa pihak manajemen alternatif dan tindakan apa yang tepat untuk suatu proses pengambilan keputusan.

Dalam hal ini pengiriman informasi akuntansi kepada pihak manajemen, perusahaan menggunakan sistem akuntansi secara manual,

(47)

periodik, bulanan, maupun tahunan. Adapun cara kerja yang dilakukan manajemen dalam pengambilan keputusan adalah dengan menganalisa keuangan. Adapun tujuan perusahaan membuat sistem informasi akuntansi adalah untuk mempermudah dalam membuat laporan atau pertanggungjawaban dan mempermudah dalam pengambilan keputusan.

Kegunaan informasi bagi pihak manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah: 1. Sebagai bahan penyusunan perencanaan kegiatan perusahaan,

2. Sebagai bahan pengawasan perusahaan, 3. Sebagai dasar pengambilan keputusan,

4. Sebagai dasar untuk mengetahui posisi keuangan,

5. Memberikan pertanggungjawaban kepada beberapa pihak luar dan pusat. Dalam perusahaan ini, keputusan manajemen untuk fakultas berasal dari pusat. Dalam hal ini fakultas mengirim informasi akuntansinya ke pusat sehingga pusat dapat memberikan keputusan manajemen. Dimana informasi akuntansi tersebut bagi manajemen dapat dipergunakan untuk menyusun rencana keuangan perusahaan dimasa yang akan datang.

(48)

38 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab terakhir ini, Penulis mengemukakan beberapa kesimpulan dan saran dari pembahasan bab-bab terdahulu tentang bagaimana penerapan Sistem Komputerisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun kesimpulan dan saran akan dikemukakan sebagai berikut:

A. KESIMPULAN

1. Dengan menggunakan sistem komputer, pengolahan data dapat dilakukan dengan cepat dan dapat meninimalkan terjadinya kesalahan.

2. Informasi yang dihasilkan dengan penggunaan sistem komputer lebih akurat dan mendapatkan banyak keuntungan dari penggunaan sistem komputer ini.

3. Dampak komputerisasi terhadap fungsi akuntansi biasanya berdampak positif, dalam hal ini fungsi dari tenaga kerja tidak berkurang hanya dialihkan dari pekerjaan yang rutin dan non-rutin dan monoton ke pekerjaan yang bersifat aktif dan memerlukan keahlian khusus. Dalam hal ini komputer telah memberi dukungan yang besar pada fungsi akuntansi, namun demikian komputer tidak mempengaruhi tanggung jawab utama fungsi akuntansi yaitu melaporkan pada pihak luar dan mengevaluasi prestasi informasi keuangan.

4. Penggunaan software dalam pengolahan data dan menghasilkan informasi sudah cukup optimal.

(49)

5. Dalam mengolah data transaksi keuangannya Fakultas Ekonomi Sumatera Utara menerapkan Sistem Informasi Akuntansi yang telah dilakukan secara bertahap dari secara manual ke sistem informasi yang berbasis komputer.

B. SARAN

1. Penggunaan teknologi yang canggih terbukti meningkatkan efisiensi waktu serta mengurangi biaya operasional. Namun, harus dibarengi dengan perawatan internsif. Oleh karena itu, perusahaan juga harus melakukan pengawasan dalam hal perawatan fasilitas perusahaan.

2. Fakultas sebaiknya melakukan pemberdayaan sumber daya manusia dalam pengelolaan komputer, seperti mengadakan pelatihan atas penggunaan komputer. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar fakultas dapat mengelola data dan menghasilkan informasi dengan efisien dan efektif.

3. Fakultas Ekonomi sebaiknya memiliki dua salinan cadangan untuk seluruh file secara terpisah. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadi hilangnya file akibat adanya virus ataupun gangguan lainnya.

(50)

DAFTAR PUSTAKA

Education, person. 2007. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 9, Jakarta: Penerbit Andi

Garrison, H.Ray. 2000. Akuntansi Manajerial. Edisi 9, Jakarta: Penerbit Andi Hall, James A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Keempat, Jakarta:

Salemba Empat

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi ketiga, Cetakan ketiga, Jakarta: Salemba Empat

Rama, Jones. 2008. Sistem Informasi Akuntansi I. Jakarta: Salemba Empat

Romnay, Marshall B, dan stainbart, John Pal. 2003. Accounting Information System. Buku satu, Jakarta: Salemba Empat

Sumardi, Mulyadi, Sucipto Toto, Suyipto. 2001. Komputer akuntansi. Jakarta: Yudistira

Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga

(51)

LAMPIRAN

BAGIAN AKADEMIK

(52)

(1)

Kegunaan informasi bagi pihak manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah: 1. Sebagai bahan penyusunan perencanaan kegiatan perusahaan,

2. Sebagai bahan pengawasan perusahaan, 3. Sebagai dasar pengambilan keputusan,

4. Sebagai dasar untuk mengetahui posisi keuangan,

(2)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

1. Dengan menggunakan sistem komputer, pengolahan data dapat dilakukan dengan cepat dan dapat meninimalkan terjadinya kesalahan.

2. Informasi yang dihasilkan dengan penggunaan sistem komputer lebih akurat dan mendapatkan banyak keuntungan dari penggunaan sistem komputer ini.

4. Penggunaan software dalam pengolahan data dan menghasilkan informasi sudah cukup optimal.

(3)

B. SARAN

(4)

DAFTAR PUSTAKA

Education, person. 2007. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 9, Jakarta: Penerbit Andi

Garrison, H.Ray. 2000. Akuntansi Manajerial. Edisi 9, Jakarta: Penerbit Andi Hall, James A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Keempat, Jakarta:

Salemba Empat

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi ketiga, Cetakan ketiga, Jakarta: Salemba Empat

Rama, Jones. 2008. Sistem Informasi Akuntansi I. Jakarta: Salemba Empat

Romnay, Marshall B, dan stainbart, John Pal. 2003. Accounting Information System. Buku satu, Jakarta: Salemba Empat

Sumardi, Mulyadi, Sucipto Toto, Suyipto. 2001. Komputer akuntansi. Jakarta: Yudistira

(5)

LAMPIRAN

BAGIAN AKADEMIK

(6)

LAMPIRAN BAGIAN KEUANGAN

Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara