Penggunaan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

SISTEM INFORMASI AKUNTANSIPADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH :

M. NANDA FADLI SRG 102102160

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

i

KATA PENGANTAR

Bismillahirahmanirrahim

Puji dan syukur yang tiada hingga penulis panjatkan ke hadirat ALLAH SWT yang telah memberikan rahmad dan hidayat-Nya kepada penulis sehingga penulis akhirnya dapat menyelesaikan skripsi minor ini, Shalawat dan salam penulis sampaikan kehariban junjungan nabi besar Muhammad SAW yang dengan kebenarannya telah membawa manusia kedalam kebenaran yang penulis harapkan syafaatNya di hari akhir kelak, Amin.

Penulisan skripsi minor ini ditujukan untuk memenuhi salah satu syarat yang telah ditetapkan dalam rangka menyelesaikan program studi Diploma III pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun judul tugas akhir yang dipilih adalah “Penggunaan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

Penulis menyadari bahwa skripsi minor ini tidak luput dari kekurangan-kekurangan baik dari segi susunan, tata bahasa maupun dari segi ilmiah yang disebabkan karena masih terbatasnya ilmu pengetahuan dan pengalaman yang penulis miliki.

Skripsi minor ini penulis persembahkan kepada kedua orang tua penulis, atas semua doa, kasih sayang yang tak terhingga, pengorbanan tulus, dukungan baik moral maupun materil yang tidak akan mungkin terbalas, dan semangat yang telah diberikan kepada penulis.

1) Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac, Ak, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2) Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Ubiversitas Sumatera Utara.

3) Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4) Bapak Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak, selaku Dosen Pembimbing yang telah berkenan meluangkan waktu, tenaga dan fikiran untuk memberi bimbingan dan mengarahkan penulis sehingga skripsi minor ini dapat terselesaikan. 5) Terutama terima kasih yang sebesar-besarnya untuk kedua Orang Tua saya

yang selalu mendukung saya dalam mengerjakan Tugas Akhir ini baik secara moril maupun materil.

Penulis menyadari bahwa skripsi minor ini belum sempurna dan masih banyak kekurangan. Untuk itu penulis memohon maaf atas kesalahan dan kekurangan yang terdapat di dalamnya dan semoga skripsi minor ini dapat memberikan manfaat kepada pembacanya.

Medan, Juni 2013 Penulis

iii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Permasalahan ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

D. Sistematika Penulisan ... 4

1. Jadwal Penelitian ... 4

2. Laporan Penelitian ... 5

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU A. Sejarah Singkat ... 7

1. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 7

2. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi USU ... 9

3. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi ... 10

B. Struktur Organisasi ... 11

C. Job Description ... 19

D. Jaringan Usaha/Kegiatan ... 24

E. Kinerja Usaha Terkini ... 25

F. Rencana Kegiatan ... 26

C. Penerapan Komputerisasi dalam Pengolahan Data Akuntansi pada Perusahaan ... 31 D. Peranan Akuntansi Berbasis Komputer terhadap Aktivitas

Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 32 E. Kendala dan Dampak Komputerisasi terhadap Fungsi Akuntansi .. 38

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan ... 41

B. Saran ... 42

v

DAFTAR TABEL

No. Judul Halaman

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 5

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

   

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Menyadari bahwa perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan infomasi telah berkembang dengan sangat pesat. Hal ini menuntut setiap individu untuk peka terhadap perkembangan tersebut, karena perkembangan tersebut sangat berpengaruh terhadap dunia perekonomian, industri dan bisnis.

Dalam melaksanakan kegiatannya, perusahaan pada umumnya sangat memerlukan sistem akuntansi yang efisien dan efektif. Khususnya dalam menyajikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan manajemen maupun berbagai pihak diluar perusahaan yang memerlukannya. Informasi memang menjadi unsur penentu dalam pengambilan keputusan, baik oleh manajemen perusahaan maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan perusahaan.

Akuntansi juga memegang peranan penting dalam dunia usaha, karena akuntansi dapat memberikan informasi mengenai data yang dinyatakan dalam satuan uang. Untuk dapat mengumpulkan suatu data keuangan yang baik diperlukan suatu sistem informasi yang baik, karena dengan sistem informasi yang baik dapat diciptakan internal control yang memadai.

Teknologi merupakan salah satu karya ilmu pengetahuan yang berkembang. Teknologi merambah ke segala lini kehidupan masyarakat modern. Masyarakat modern menjadikan teknologi sebagai tolak ukur kualitas seseorang. Sehingga seseorang dituntut untuk menguasai segala perkembangan tekonologi yang ada Salah satu karya manusia dalam mengembangkan ilmu pengetahuan ialah teknologi komputer. Komputer ialah mesin yang memproses data fakta secara elektronis. Secara umum, pemrosesan data (data processing-DP) dapat didefenisikan sebagai satu seri dari tiga tahap, yaitu : 1. Mengumpulkan data, 2. Memanipulasi atau menangani data, 3. Mendistribusi atau mengirim keluar data atau informasi untuk tujuan tertentu.

Pengoperasian komputer berbeda pada setiap perusahaan karena perbedaan aktivitas perusahaan, kebijakan dan tujuan perusahaan. Dengan adanya perkembangan dan kemampuan komputer yang semakin maju dan canggih, maka pemrosesan, pencatatan dan penyimpanan data akan semakin cepat dan akurat. Perkembangan ini memberikan kemudahan bagi perusahaan khususnya manajemen dan pimpinan perusahaan dalam menyusun rencana-rencana serta dalam pengambilan keputusan yang cepat, relevan dan akurat.

Dengan landasan pemikiran diatas, dan pentingnya penerapan akuntansi berbasis komputer bagi sebuah perusahaan, maka peneliti memilih judul : “Penggunaan Komputer Sebagai Pengelolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi USU”, sebagai bahan penelitian..

3

 

B. Perumusan Permasalahan

Adapun rumusan masalah yang menjadi fokus peneliti penulis adalah sebagai berikut:

1. Apakah Fakultas Ekonomi USU telah menerapkan komputerisasi akuntansi untuk mengolah data keuangan?

2. Seberapa besar kebutuhan Fakultas Ekonomi USU pada system komputerisasi sebagai pengolah data keuangan?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

Suatu penelitian pada umumnya dilaksanakan untuk menghasilkan atau memenuhi beberapa tujuan yang hendak dicapai. Agar penelitian itu menggambarkan yang sebenarnya maka perlu dibatasi pembahasannya agar lebih terarah, sehingga tujuan penelitian dapat sejalan dan konsisten dengan judul permasalahan penelitian.

1. Untuk mengetahui penerapan komputer akuntansi pada Fakultas Ekonomi USU sebagai pegolah data keuangan

2. Mengaplikasikan secara langsung program software yang telah dirancang guna membantu mengoptimalkan tugas bagian-bagian tertentu

3. Sebagai syarat kelengkapan untuk kelulusan dari Fakultas Ekonomi USU.

2. Manfaat Penelitian

1. Untuk meningkatkan dan mengembangkan wawasan, kemampuan berpikir peneliti tentang penerapan komputer dalam pengelolaan data akuntansi.

2. Bagi peneliti, sebagai bahan perbandingan bagi peneliti dalam memahami praktek yang dilakukan perusahaan.

3. Untuk mengetahui sejauh mana penerapan aplikasi komputer akuntansi yang digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja pada

Fakultas Ekonomi USU.

D. Sistematika Penulisan

Dalam penyusunan tugas akhir ini, peneliti mempunyai sistematika penelitian yang terdiri dari jadwal penelitian dan laporan penelitian.

1. Jadwal Penelitian

Jadwal penelitian dilakukan saat peneliti melakukan magang di Fakultas Eonomi USU. Jadwal penelitian terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari persiapan melaksanakan penelitian, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data, pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir, serta penyempurnaan tugas akhir. Jadwal penelitian untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel jadwal penelitian dibawah ini.

5

 

Tabel

Jadwal Penelitian Tugas Akhir

Minggu Ke

Kegiatan 1 2 3

Persiapan

Pengumpulan Data Penulisan Laporan

2. Laporan Penelitian

Peneliti membuat suatu perincian sederhana tentang isi dari masing-masing bab dalam Tugas Akhir ini yang disusun secara sistematis sehingga uraian dapat lebih terarah. Untuk itu peneliti membagi pokok pembahasan dalam empat bab yaitu sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini merupakan bab permulaan yang menguraikan mengenai latar belakang, permasalahan, maksud dan tujuan penelilitian serta rencana penulisan akan dijelaskan mengenai jadwal survei/observasi dan rencana isi.

BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Bab ini menjelaskan gambaran umum dari perusahaan meliputi sejarah ringkas, stuktur organisasi dan personalia, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini serta rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini akan menjelaskan mengenai topik penelitian mengenai penerapan aplikasi komputer, dalam bab ini peneliti akan menjelaskan sistem komputerisasi dalam perusahaan, penerapan komputerisasi dalam pengolahan data akuntansi pada perusahaan, peranan akuntansi berbasis komputer terhadap aktivitas perusahaan, kendala dan dampak komputerisasi terhadap fungsi akuntansi.

BAB IV : PENUTUP

Bab ini merupakan bab terakhir dalam tugas akhir ini yang berisikan kesimpulan dari pembahasan bab-bab sebelumnya dan juga beberapa saran bagi kemajuan perusahaan.

   

7

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU

A. Sejarah Singkat

1. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tehnik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam

lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan

9

 

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961

.

a. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi USU

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

a) Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar,

b) Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,

c) Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN,

d) Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya,

e) Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

3. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi

Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan peka terhadap perubahan sosial, ilmu, dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan ialah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut :

a. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.

b. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.

c. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidangnya.

d. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masyarakat.

11

 

e. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.

f. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak sebagai ilmuwan.

B. Struktur Organisasi

Organisasi merupakan sekelompok orang yang berkerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu, sedangkan struktur organisasi adalah kerangka antara hubungan dari orang-orang atau unit-unit organisasi yang masing-masing memiliki tugas, tanggung jawab, dan wewenang tertentu.

Dalam menjalankan kegiatan perusahaan diperlukan suatu struktur organisasi serta uraian tugas yang jelas dari setiap orang atau unit organisasi yang terlibat dalam organisasi. Dengan demikian diharapkan adanya suatu kejelasan arah dan koordinasi untuk mencapai tujuan perusahaan dan masing-masing personil atau unit organisasi mengetahui dengan jelas dari mana mereka mendapat perintah dan kepada siapa mereka harus mempertanggung jawabkan hasil pekerjaannya.

Ada empat hal dasar yang dapat dilihat pada struktur organisasi yaitu: 1) Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai pembagian tugas serta

tanggung jawab kepada individu maupun bagian-bagian pada suatu organisasi,

2) Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai hubungan pelaporan yang ditetapkan secara resmi dalam suatu organisasi, tingkatan hirarki serta besarnya tentang kendali dari semua pimpinan di seluruh tingkatan organisasi,

3) Struktur organisasi menetapkan pengelompokan individu menjadi bagian organisasi dan pengelompokan bagian-bagian organisasi menjadi suatu organisasi yang utuh,

4) Struktur organisasi menetapkan sistem hubungan dalam organisasi yang memungkinkan tercapainya komunikasi, koordinasi, dan pengintegrasian segenap kegiatan organisasi baik secara vertikal maupun horizontal.

Tiga komponen pertama merupakan elemen-elemen yang bersifat statis, yang sesungguhnya tampak pada struktur diimplementasikan karena merupakan elemen yang sifatnya dinamis. Untuk melihat tugas dan tanggung jawab jabatan umumnya deskripsinya ditulis dalam daftar deskripsi jabatan. Dalam pencapaian tujuannya Fakultas Ekonomi USU menggunakan bentuk organisasi staf dan garis. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan hubungan diantara fungsi bagian-bagian atau posisi orang yang menunjukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda.

13

 

Sumber :Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara( 2013 ) Gambar 2.1. Bagan Struktur Organisasi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dekan dan Pembantu Dekan

Dewan Pertimbangan Fakultas

Ketua dan Sekretaris Departemen

Kepala Bagian Tata Usaha

Unit Penunjang

Ketua Program Studi Inter Departemen

Ketua Program Studi Intra Departemen

Ketua Lab/Studio/Bengkel

Kepala Sub Bagian Usaha Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Fakultas Rektor dan

Pembantu Rektor

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc (CTM), Sp.A(K)

Purek I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, MSc, Ph.D

Purek II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng

Purek III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si

Purek IV : Prof. Dr. Ningrum Natasha Sirait, SH, M.L.I

Purek V : Ir. Yusuf Husni

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan II:Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan II:Ami Dilham, SE, M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Ketua : Dr. MurniDaulay, SE, M.Si Sekretaris : Dr.Drs. MuslichLuthfi, MBA

Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS

15

 

: Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc,Ak

: Prof. Dr. Ramli, MS

: Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

: Ami Dilham, SE, M.Si

: Prof. Dr. Ritha F.Dalimunthe ,SE, M.Si

: Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS

: Prof. Dr. Rismayani, MS

: Prof. Dr. lic. rer.reg.Sirojuzilam, SE

: Prof. Erlina, SE, M.Si, Ph.D

: Dr. Syafruddin Ginting S, SE,MAFIS, Ak

: Dr. Isfenti Sadalia, ME

: Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si

: Irsad Lubis, SE, M.Soc.Sc, Ph.D

: Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak

: Dr.Murni Daulay, M.Si

: Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, M. Ec

DEPARTEMEN AKUNTANSI

Ketua : Dr. SyafruddinGinting S, SE, MAFIS, Ak Sekretaris : Drs. HotmalJa’far, MM, Ak

DEPARTEMEN MANAJEMEN

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris :Dra. Marhayanie, M.Si

DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE,M.Ec Sekretaris :Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si

PROGRAM STUDI S-1 AKUNTANSI

Ketua : Drs. FirmanSyarif, M.Si, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak

PROGRAM STUDI S-1 MANAJEMEN

Ketua : Dr. EndangSulistya Rini, SE,M.Si Sekretaris : Dra. FriskaSipayung, M.Si

PROGRAM STUDI S-1 EKONOMI PEMBANGUNAN

17

 

PROGRAM STUDI D-III KEUANGAN

Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si

Sekretaris : Drs. Syafrizal Helmi, SE, M.Si

PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. ChairulNazwar, M.Si, Ak

PROGRAM STUDI D-III KESEKRETARIATAN

Ketua: Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE,MM

Sekretaris : Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si

BAGIAN TATA USAHA

KepalaBagian Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN Kasub.Keuangan : Ahmad Faizul,SE, M.Si Kasub.UmumdanPerlengkapan : Sodali, SE

Kasub.Akademik : Dra. Cut Nilawati Kasub.Kemahasiswaan : Zailiana,S.Sos Kasub.Kepegawaian : Maslan, SE

LEMBAGA- LEMBAGA PENUNJANG Puslitbank

Pengarah : Drs.H.Arifin Lubis, MM, AK

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE,M.Ec

Kepala Unit Layanan: Hotmal Ja’far,SE,MM,Ak

BagianPerpustakaan

19 

 

   

C. Job Description

Pembagian tugas berdasarkan struktur organisasi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :

1. Sub Bagian Tata Usaha

Tugas dan tanggung jawabnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas,

b. Menghimpun menelaah peraturan perundang – undangan di bidang ketatausahaan, akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dann perlengkapan,

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan,

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan,

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat,

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas,

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas,

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi,

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas,

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

Tugas dan tanggung jawabnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian,

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat,

c. Melakukan administrasi akademik,

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik,

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum,

f.Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas,

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas

21 

 

   

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugas dan tanggung jawabnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian,

b.Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan,

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas,

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan

pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas,

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan,

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan,

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya,

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan,

i.Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan,

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian

Tugas dan tanggung jawabnya adalah :

a.Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b.Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai,

c.Melakukan urusan mutasi pegawai,

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional,

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru BesarTetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti,

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai,

g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional,

h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai,

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

23 

 

   

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugas dan tanggung jawabnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian,

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni,

c. Melakukan administrasi kemahasiwaan,

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan,

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi,

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas,

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa,

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan,

i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni, j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni,

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan

Tugas dan tanggung jawabnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian,

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan,

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan,

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan,

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan,

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan,

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

D. Jaringan Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

25 

 

   

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada

masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan( misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil,

b. Perkuliahan semester genap/ganjil,

c. Ujian semester genap/ ganjil dan ujian mid semester genap/ganjil,

 

27 

 

BAB III PEMBAHASAN

A. Sistem Informasi Akuntansi dan Sistem Komputerisasi

Sistem Akuntansi adalah suatu bagian dari sistem yang lebih besar yaitu sistem informasi manajemen, selain itu sistem akuntansi juga merupakan bagian khusus dari akuntansi yang berkaitan dengan prosedur-prosedur pengumpulan dan pelaporan data akuntansi. Definisi sistem adalah , “ Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama.

Dari definisi ini dapat dijelaskan bahwa sistem akuntansi adalah suatu rangkaian kegiatan untuk melaksanakan proses pengolahan data akuntansi secara efisien sehingga menghasilkan informasi keuangan yang berguna dalam pengambilan keputusan. Suatu sistem akuntansi disusun secara baik maka secara tidak langsung merupakan suatu alat pengawasan yang bertujuan mendukung suatu keabsaan transaksi, sehingga informasi atau laporan yang dihasilkan dapat dipercaya.

Dalam bagian terdahulu pengertian sistem akuntansi secara umum telah dijelaskan bila berkaitan dengan komputer maka sistem pengolahan data secara elektronik merupakan peralatan dan program yang digabung menjadi suatu instalasi komputer. Sistem komputer adalah suatu jaringan prosedur yang menggunakan sebuah mesin untuk mematuhi semua perintah yang berurutan dan

bisa memodifikasi instruksi dalam kegiatan-kegiatan pada perusahaan. Dalam hal ini perusahaan menggunakan suatu alat yang sekarang disebut komputer.

Berdasarkan definisi diatas dapat dikatakan bahwa sistem pengolahan data secara Electronics (EDP) merupakan bagian untuk melaksanakan proses pengolahan data non-finansial seperti data-data pegawai, literature buku di perpustakaan dan lain-lain. Proses akuntansi merupakan proses data, dimana dalam proses tersebut terdapat siklus yang dimulai dari transaksi sampai pada tahap pelaporan. Siklus akuntansi secara manual dan komputer pada dasarnya adalah sama, hanya berbeda pada teknisnya saja. Jika pada sistem manual penggunaan tenaga manusia, buku dan lemari arsip, sedangkan pada sistem komputerisasi menggunakan Central Processing Unit (CPU), dimana file-file disimpan dalam disk, disk drive, tape dan sebagainya. Pemakaian sistem manual biasanya diterapkan pada transaksi-transaksi usaha yang belum begitu banyak, tetapi semakin besar organisasi dan volume transaksi maka perlu dipertimbangkan untuk mengganti metode proses data dengan Electronics Data Processing(EDP).

B. Sistem Komputerisasi dalam Perusahaan

Kebanyakan informasi dalam perusahaan tumpang tindih (overlap) ke dalam lebih dari suatu ketegori tersebut. Untuk itu, guna menghindari terjadinya tumpang tindih dalam pengolahan data, maka Fakultas Ekonomi USU perlu mengikuti prosedur baku yang telah ada, atau dapat membuat prosedur sendiri, yang dianggap sesuai dengan kondisi parusahaan saat itu. Suatu sistem informasi manajemen memanfaatkan baik manusia maupun sumber modal/capital dimana

29 

 

   

yang terdiri dari peralatan/mesin pengolah data. Untuk itu Fakultas Ekonomi USU menggunakan dua sistem pengolahan data antara lain sebagai berikut :

1. Sistem pengolahan data secara manual dimana sebagian besar beban pengolahan data dilaksanakan oleh manusia,

2. Sistem pengolahan data secara otomatis (Electronics Data Processing/ EDP), dimana sebagian besar beban pengolahan data dilaksanakan oleh peralatan dan komputer.

Dimana kedua sistem pengolahan data yamg digunakan oleh perusahaan, ada beberapa tingkat kemutakhiran yang dapat dipakai. Tingkat kemutakhiran yang paling rendah dalam sistem pengolahan data dalam perusahaan adalah sistem yang seluruhnya manual, dimana orang melaksanakan semua fungsi pengolahan data. Sistem seperti ini biasanya diterapkan oleh perusahaan setempat atau (lokal). Dalam perusahaan sejenis ini, mungkin tidak satu orang pun yang ditugaskan secara khusus untuk menangani pengolahan data akuntansi. Adapun sebagai gantinya fungsi ini merupakan tugas tambahan yang ditangani oleh beberapa orang yang bertanggung jawab.

Keuntungan manusia sebagai pengolah data adalah, bahwa fleksibelitasnya atau kemampuanya untuk melaksanakan semua fungsi sistem pengolah data dan pertimbangannya yang dapat diandalkan, serta kemampuannya untuk menyesuaikan diri pada situasi yang tidak biasa (tidak dikenal dan belum terjadi sebelumnya). Hal ini dikarenakan manusia juga memiliki kelemahan sebagai pengolah data, yaitu lamban dan kurang dapat diandalkan ketelitiannya. Sebagian

besar sistem pengolahan data secara manual memanfaatkan satu atau lebih bentuk mesin khusus untuk dipergunakan dalam perusahaan. Jenis mesin tersebut biasa berbentuk; mesin tik yang dapat menambah kecepatan dan lebih enak dibaca, mesin kalkulasi yang dapat meningkatkan kecepatan dan ketelitian kalkulasi/perhitungan, cash register yang dapat mencatat, mengklasifikasikan dan mengontrol penerimaan uang, mesin duplikator yang dapat menghemat waktu dalam pembuatan tembusan/duplikat dokumen dan laporan, atau mesin pembukuan yang dapat mengkombinasikan mesin kalkulator dengan mesin tik.

Hal ini bukanlah merupakan daftar yang lengkap untuk seluruh jenis mesin perusahaan yang bisa diperoleh. Pada umumnya mesin-mesin jenis ini terbukti dapat meningkatkan kecepatan dan keandalan pengolahan data dalam sistem manual. Namun mesin-mesin itu masih membutuhkan bantuan manusia agar bisa berfungsi sebagaimana mestinya, sehingga peran manusia sebagai pengolah data tidak dapat dipandang rendah, meskipun pada kenyataannya mesin-mesin tersebut dapat meminimalisir kekurangan yang ada pada manusia dalam fungsinya sebagai pengolah data. Cepat atau lambat diakui bahwa kehadiran komputer akan membentuk suatu sistem tersendiri dalam suatu sistem informasi perusahaan.

Untuk saat ini Fakultas Ekonomi USU menggunakan komputer Pentium empat yang memiliki berbagai aplikasi-aplikasi yang berguna untuk proses pengolahan data dan penyampaian berbagai informasi akuntansi yang diperlukan oleh perusahaan agar proses pengolahan data dan penyampaian informasi lebih efektif dan efisien.

31 

 

   

C. Penggunaan Komputerisasi Dalam Pengolahan Data Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi USU

Peranan Electronics Data Processing (EDP) pada Fakultas Ekonomi USU, memiliki kedudukan yang cukup penting. Hal ini dapat terlihat dari berbagai kegiatan yang berhubungan dengan operasional perusahaan, selalu mengandalkan komputer dalam realisasinya, terutama dalam hal pemrosesan data akuntansi. Sebagai suatu instansi pemerintah yang bergerak di bidang jasa, maka perusahaan ini dalam penyusunan laporan akuntansinya juga tidak terlepas dari standar akuntansi yang telah berlaku secara umum. Guna menghasilkan informasi yang berguna dan selalu tepat waktu bagi berbagai pihak yang kompetisi atas laporan tersebut, maka diperlukan sistem akuntansi yang memadai, yang juga merupakan sistem yang berfungsi sebagai kerangka kerja prosedur yang harus dilakukan dalam mencatat transaksi yang terjadi, sampai menghasilkan informasi akuntansi yang baik.

Setiap perusahaan umumnya memiliki rencana anggaran dan pertanggungjawaban karena kedudukan laporan rencana anggaran dan pertanggungjawaban dalam perusahaan memiliki posisi yang penting. Sebab laporan rencana anggaran dan pertanggungjawaban tersebut tidak hanya dicermati oleh pihak intern perusahaan, tetapi juga pihak luar yang juga memiliki kepentingan di dalamnya. Pihak luar perusahaan yang dimaksud antara lain seperti kantor pajak untuk pemotongan gaji pegawai sesuai PPh Pasal 21. Pihak intern perusahaan dalam hal ini adalah manajemen yang terdiri dari Dekan,

Pembantu Dekan I , Pembantu Dekan II, dan Pembantu Dekan III juga memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil keputusan-keputusan.

Untuk mengetahui kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam peusahaan maka disusunlah suatu sistem akuntansi. Sistem ini dirancang guna menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar perusahaan maupun dalam perusahaan. Disamping itu, dengan diterapkannya sistem Electronics Data Processing (EDP), maka perusahaan dapat lebih efisien dan efekitif dalam penggunaan sumber daya yang dimiliki, serta dapat meminimalisasi biaya operasional perusahaan.

D. Peran Akuntansi Berbasis Komputer terhadap Aktivitas Perusahaan

Dalam hal ini pemrosesan dan pengolahan data pada Fakultas Ekonomi USU menerapkan sistem informasi akuntansi yang menggunakan sistem komputer yang disebut dengan Electronics Data Processing (EDP). Dimana perusahaan menggunakan komputer dan bentuk pengolahan data adalah secara semi komputer. Sebagai suatu instansi pemerintah yang bergerak di bidang jasa, maka instansi ini dalam menyusun laporan akuntansi tidak terlepas dari standar akuntansi yang terkumpul dan dapat menjadi informasi yang berguna baik pihak-pihak yang berkepentingan, maka dipelukan sistem akuntansi yang merupakan kerangka kerja dan prosedur yang harus dilakukan dalam mencatat semua transaksi yang terjadi sampai menghasilkan informasi yang lengkap. Dalam suatu perusahan, informasi keuangan sangat dibutuhkan oleh berbagai macam pihak

33 

 

   

yang berkepentingan. Pihak luar perusahaan seperti kantor pajak dan lain-lainya memerlukan informasi ini dalam kaitannya dengan kepentingan mereka. Disamping itu pihak intern perusahaan dalam hal ini adalah manajemen yang memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi dan mengambil keputusan-keputusan. Untuk mengetahui kebutuhan informasi agar pihak luar maupun dalam perusahaan maka disusunlah suatu sistem akuntansi. Sistem ini dirancang untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar perusahaan maupun dalam perusahaan.

Tujuan penyusunan sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Untuk menyediakan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan,

2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya, 3. Untuk memperbaiki pengawasan akuntansi dan pengecekan intern, atau untuk

memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan,

4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

Dalam perusahaan, sistem akuntansi disusun dan diproses secara manual. Dalam sistem semi komputer, sebagian data diolah melalui komputer dan sebagian lagi secara manual. Kemudian proses terakhir sesuai dengan siklus akuntansi yaitu, meneliti dokumen-dokumen secara berurutan dalam jurnal dan

setiap bulan dipindahkan atau diposting ke buku besar. Selanjutnya dibuat neraca saldo untuk menampung perkiraan. Untuk menghasilkan informasi yang lengkap diperlukan data dari bagian atau departemen. Adapun bagian-bagian yang bersangkutan dalam hal ini adalah:

1. Bagian administrasi dan keuangan,

2. Bagian biro rektor

Data dari masing-masing bagian tersebut langsung dikirim ke bagian akuntansi pusat secara cepat dan bagian akuntansi mengolah data tersebut sehingga menghasilkan laporan keuangan, melalui Electronics Data Processing (EDP).

Adapun format dari pemrosesan data akuntansi menggunakan komputer terdapat pada gambar berikut ini (dapat dilihat pada halaman berikutnya)

PEN     Struktur Un mengguna software, dipakai u akuntansi tediri dari NYIMPANA Dalam Flo Disk/Hard INT P PEN Data disus Data diola Pemrosesa ntuk mengo akan sistem cobol, dan untuk kepe dalam peru : AN DATA oopy disk TERN PERU impinan pe DAT NGELOMP sun, dikelom ah dalam CP

an Data Ak

olah data y m multi te n visual ba erluan adm usahaan ini INFO Lapor Lapora USAHAAN rusahaan   TA AKUNT POKAN DA mpokan dan PU dengan kuntansi de

yang ada sa erminal. Da asic, sedang ministrasi ad dibagi berd ORMASI KE ran Rencana an Pertangg dll N P TANSI ATA AKUN n dimasukan menggunak ngan Komp

aat ini Fak alam pemb gkan paket dalah Micc dasarkan pe EUANGAN a Anggaran, ungjawaban PENA Pihak Ketig NTANSI

n melalui ke kan program puter kultas Ekon buatan prog t-paket soft crosoft Ex eriode prose

N PE

, n,

AMPILAN a dan di Lu

eyboard m aplikasi nomi USU gram digun ftware lain xel. Proses es bulanan, ENAMPILA Melalui M dan Prin DATA uar Perusaha 35  telah nakan yang data yang AN DATA Monitor nter aan

a. Tutup Buku

Tahap ini dilakukan setiap akhir bulan atau sebelumnya harus dipastikan semua saldo buku adalah benar dengan mengacu pada catatan penerimaan dan pengeluaran kas yang berasal dari pengajuan biaya ke pusat. Proses ini disebut juga sebagai proses pemutakhiran master file selama sebulan, dimana seluruh transaksi diposting ke dalam setiap akun yang sesuai pada master file. Pada akhir proses ini akan dicatat akumulasi debit kredit serta jumlah saldo akhir bulan.

b. Laporan Bulanan

Setelah tutup buku program aplikasi ini menerbitkan fasilitas untuk menerbitkan laporan bulanan yaitu:

Rekapitulasi, yang merupakan rekapitulasi dari semua transaksi atas kode akun buku tertentu dan saldo akhir yang tercantum pada laporan ini harus sama dengan yang tercantum pada buku harian dengan kode buku yang sama.

Fakultas Ekonomi USU dalam penyusunan sistem informasi akuntansi dengan menggunakan sistem komputerisasi mempertimbangkan tiga hal pokok yang menjadi tujuan penyusunan :

1. Prinsip Cepat

Sistem akuntansi yang disusun harus mampu menyediakan data yang diperlukan dengan tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan.

37 

 

   

2. Prinsip Aman

Sistem akuntansi yang disusun harus dapat membantu menjaga harta milik perusahaan. Untuk tujuan tersebut sistem harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip internal kontrol yang memadai.

3. Prinsip Murah

Sistem akuntansi disusun dengan biaya yang relatif murah dalam arti manfaat yang akan diperolehnya harus lebih besar dengan biaya yang dikeluarkan. Dengan menggunakan sistem pengolahan data yang menggunakan komputer diatas membutuhkan manajemen yang akan terpenuhi sesuai dengan waktunya. Data tersebut diolah untuk menjadi suatu informasi, dilakukan atau dikerjakan secara bersama-sama oleh tiap-tiap bagian dan tidak hanya dilakukan oleh bagian akuntansi/keuangan. Informasi yang dilaporkan harus sesuai dengan tujuan yang ditetapkan. Informasi tersebut sangat berguna untuk menentukan jalannya usaha, seperti informasi tentang pendapatan maupun biaya yang dikeluarka. Hal ini menunjukan bahwa pihak manajemen dapat melihat kebijakan-kebijakan apa yang akan diambil untuk menentukan alternatif dan tindakan apa yang tepat untuk suatu proses pengambilan keputusan.

Dalam hal ini pengiriman informasi akuntansi kepada pihak manajemen, perusahaan menggunakan sistem akuntansi secara manual, periodik, bulanan, maupun tahunan. Adapun cara kerja yang dilakukan manajemen dalam pengambilan keputusan adalah dengan menganalisa keuangan. Adapun tujuan perusahaan membuat sistem informasi akuntansi adalah untuk mempermudah

dalam membuat laporan atau pertanggung jawaban dan mempermudah dalam pengambilan keputusan.

Kegunaan informasi bagi pihak manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah :

1. Sebagai bahan penyususnan perencanaan kegiatan perusahaan,

2. Sebagai bahan pengawasan perusahaan,

3. Sebagai dasar pengambilan keputusan,

4. Sebagai dasar untuk mengetahui posisi keuangan,

5. Memberikan pertanggungjawaban kepada beberapa pihak luar dan pusat.

Dalam perusahaan ini, keputusan manajemen untuk fakultas berasal dari pusat. Dalam hal ini fakultas mengirim informasi akuntansinya ke pusat sehingga pusat dapat memberikan keputusan manajemen . Dimana informasi akuntansi tersebut bagi manajemen dapat dipergunakan untuk menyusun rencana keuangan perusahaan dimasa yang akan datang.

E. Kendala dan Dampak Komputerisasi terhadap Fungsi Akuntansi

Dewasa ini penggunaan komputer telah diakui keunggulan serta keterlibatannya dalam dunia bisnis. Namun demikian, komputer sebagai ciptaan manusia tidak terlepas dari berbagai macam kendala-kendala. Fakultas Ekonomi USU yang telah menggunakan komputer dalam berbagai aktivitasnya juga

39 

 

   

1. Saldo kesalahan dalam menginput kode akun tutup buku dan pemindahan

Hal ini dikarenakan terlalu banyaknya kombinasi angka dari akun yang diinput, dimana kesalahan ditemukan pada saat laporan telah dicetak dan diperiksa kembali. Karena itu seorang user harus kembali ke file bulan sebelumnya dan memperbaiki kesalahannya, dimana pada saat kembali ke file sebelumnya pengimputan dan proses data dimulai dari awal lagi.

2. Saat mencetak mutasi gabungan sering terjadi kemacetan pada komputer

Hal ini terjadi karena kemungkinan bytes dalam memori telah penuh. Sebagai jalan keluarnya maka laporan bulanan sebelumnya telah ada di backup dan dihapus, dengan catatan data yang dihapus adalah data yang terdapat pada laporan sebelumnya.

3. Komputer terkena virus

Dimana dalam hal ini dapat mengakibatkan program tidak jalan maka sebagai jalan keluarnya pemeliharaan lebih ditingkatkan lagi, sehingga aktivitas tidak terkendala lebih lama. Selain itu kendala-kendala yang tidak terduga bisa saja terjadi, misalnya gangguan petir yang dapat menghambat pengimputan atau pemrosesan data.

Kendala yang ada selama ini dapat mempengaruhi internal kontrol yang ada diperusahaan. Kesalahan pada pengimputan kode akun, kemacetan komputer

dan komputer terkena virus menyebabkan pemrosesan data menjadi terkendala sehingga informasi yang dihasilkan dan dibutuhkan oleh pihak manajemen menjadi lambat dan tidak akurat. Akibatnya, laporan rencana anggaran dan pertanggungjawaban, dokumen, dan laporan lainnya tidak dapat diandalkan. Dimana, bila sistem pengamanan data dan aktiva tidak baik maka kemungkinan data dan aktiva tersebut akan habis dicuri. Karena itu bagian akuntansi atau bagian keuangan sangat mempunyai dampak yang berarti terhadap cara pengorganisasian perusahaan, pengambilan keputusan dan pendayagunaan fungsi akuntansi.

Salah satu dampak terhadap fungi akuntansi ialah bahwa fungsi tersebut harus membagi tanggung jawab terhadap aktivitas yang bervolume besar, sehingga pegawai bagian pembukuan lebih dilibatkan pada aktivitas perencanaan, koordinasi, dan pengawasan. Dengan kata lain, tanggung jawab semakin ditransfer ke fungsi sistem informasi, fungsi akuntansi akan menjadi informasi dalam kaitannya dengan output informasi tersebut. Dampak lain yang dapat kita lihat adalah komputer memberikan dukungan yang sangat besar pada fungsi akuntansi, yaitu komputer dapat menyajikan laporan rencana anggaran dan pertangungjawaban dan laporan lainnya dengan lebih akurat dan tepat waktu. Namun demikan kehadiran komputer tidak mempengaruhi pertanggungjawaban utama fungsi akuntansi yaitu pelaporan kepada pihak luar atau ekstern dan mengevaluasi prestasi informasi keuangan tersebut.

 

41 

 

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

1. Pengunaan komputer dalam sistem pengolahan data akuntansi dilingkungan fakultas belum sepenuhnya sempurna walaupun jumlah hardware dan program aplikasi yang dipakai dikatakan sudah memadai tetapi belum beralih kepada system on-line processing,

2. Walupun begitu banyak keuntungan yang perusahaan peroleh dengan menggunakan komputer, namun dibalik itu semua masih terdapat kendala-kendala yang dihadapi, seperti; teknisi perawatan komputer, kurangnya keahlian dalam pengunaan komputer dan hal-hal diluar dugaan manusia,

3. Dampak komputerisasi terhadap fungsi akuntansi biasanya berdampak positif, dalam hal ini fungsi dari tenaga kerja tidak berkurang hanya dialihkan dari pekerjaan yang rutin dan nonrutin dan monoton ke pekerjaan yang bersifat aktif dan memerlukan keahlian khusus. Dalam hal ini komputer telah memberikan dukungan yang besar pada fungsi akuntansi, namun demikan komputer tidak mempengaruhi tanggung jawab utama fungsi akuntansi yaitu melaporkan pada pihak luar dan mengevaluasi prestasi informsi keuangan.

B. Saran

1. Peningkatan kualitas bagi sebuah perusahaan sangat penting guna mengimbangi kompetisi antara sesama perusahaan sejenis. Oleh karena itu perusahaan sebaiknya selalu memperhatikan pengembangan kualitas, baik dari segi fasilitas perusahaan ataupun dari segi sumber daya manusia.

2. Penggunaan teknologi yang canggih terbukti mengingkatkan efisiensi waktu serta mengurangi biaya operasional. Namun, harus dibarengi dengan perawatan intensif. Oleh karena itu, perusahaan juga harus melakukan pengawasan dalam hal perawatan fasilitas perusahaan.

3. Pada bagian EDP sebaiknya harus terdapat pemisahan yang jelas dalam fungsi pengolahan data dan juga antar sistem manajer dengan operator.

4. Untuk mencegah terjadinya perangkapan tugas, ada baiknya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menambah personil untuk menangani administrasi perusahaan.

43 

 

   

DAFTAR PUSTAKA

Arrens, A. Alvin and, James K. Loebbecke. 2009. Auditing an Integrated Approach . New Jersey: Prentice hall of International.

Warren, Carl, S, James M Reeve, dan Philip E. Fess, 2008. Pengantar Akuntansi. Jakarta:

Salemba Empat

Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: UPP-STIM YKPN .Kusnadi, dkk. 2009. Pengantar Akuntansi Keuangan (Prinsip, Prosedur,

dan Metode). Jakarta: Universitas Sahid Jakarta. .Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat

Susanto, Azhar. 2008. Sistem Informasi Akuntansi, Manual Praktika Penyusunan Metode dan Prosedur. Bandung: Lembaga Informatika.

Rosdu, Samsulriadi. 2012. “Makalah Sistem Informasi Akuntansi Penggajian”.

(online),(http://adhydilodheys- samsulriadirosdu.blogspot.com/2012/01/sistem-informasi-akuntansi-penggajian.html)

 

 

dalam membuat laporan atau pertanggung jawaban dan mempermudah dalam pengambilan keputusan.

Kegunaan informasi bagi pihak manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah :

1. Sebagai bahan penyususnan perencanaan kegiatan perusahaan,

2. Sebagai bahan pengawasan perusahaan,

3. Sebagai dasar pengambilan keputusan,

4. Sebagai dasar untuk mengetahui posisi keuangan,

5. Memberikan pertanggungjawaban kepada beberapa pihak luar dan pusat.

Dalam perusahaan ini, keputusan manajemen untuk fakultas berasal dari pusat. Dalam hal ini fakultas mengirim informasi akuntansinya ke pusat sehingga pusat dapat memberikan keputusan manajemen . Dimana informasi akuntansi tersebut bagi manajemen dapat dipergunakan untuk menyusun rencana keuangan perusahaan dimasa yang akan datang.

E. Kendala dan Dampak Komputerisasi terhadap Fungsi Akuntansi

Dewasa ini penggunaan komputer telah diakui keunggulan serta keterlibatannya dalam dunia bisnis. Namun demikian, komputer sebagai ciptaan manusia tidak terlepas dari berbagai macam kendala-kendala. Fakultas Ekonomi USU yang telah menggunakan komputer dalam berbagai aktivitasnya juga mengalami kendala-kendala (khususnya dibidang akuntansi) yaitu :

1. Saldo kesalahan dalam menginput kode akun tutup buku dan pemindahan Hal ini dikarenakan terlalu banyaknya kombinasi angka dari akun yang diinput, dimana kesalahan ditemukan pada saat laporan telah dicetak dan diperiksa kembali. Karena itu seorang user harus kembali ke file bulan sebelumnya dan memperbaiki kesalahannya, dimana pada saat kembali ke file sebelumnya pengimputan dan proses data dimulai dari awal lagi.

2. Saat mencetak mutasi gabungan sering terjadi kemacetan pada komputer

Hal ini terjadi karena kemungkinan bytes dalam memori telah penuh. Sebagai jalan keluarnya maka laporan bulanan sebelumnya telah ada di backup dan dihapus, dengan catatan data yang dihapus adalah data yang terdapat pada laporan sebelumnya.

3. Komputer terkena virus

Dimana dalam hal ini dapat mengakibatkan program tidak jalan maka sebagai jalan keluarnya pemeliharaan lebih ditingkatkan lagi, sehingga aktivitas tidak terkendala lebih lama. Selain itu kendala-kendala yang tidak terduga bisa saja terjadi, misalnya gangguan petir yang dapat menghambat pengimputan atau

 

dan komputer terkena virus menyebabkan pemrosesan data menjadi terkendala sehingga informasi yang dihasilkan dan dibutuhkan oleh pihak manajemen menjadi lambat dan tidak akurat. Akibatnya, laporan rencana anggaran dan pertanggungjawaban, dokumen, dan laporan lainnya tidak dapat diandalkan. Dimana, bila sistem pengamanan data dan aktiva tidak baik maka kemungkinan data dan aktiva tersebut akan habis dicuri. Karena itu bagian akuntansi atau bagian keuangan sangat mempunyai dampak yang berarti terhadap cara pengorganisasian perusahaan, pengambilan keputusan dan pendayagunaan fungsi akuntansi.

Salah satu dampak terhadap fungi akuntansi ialah bahwa fungsi tersebut harus membagi tanggung jawab terhadap aktivitas yang bervolume besar, sehingga pegawai bagian pembukuan lebih dilibatkan pada aktivitas perencanaan, koordinasi, dan pengawasan. Dengan kata lain, tanggung jawab semakin ditransfer ke fungsi sistem informasi, fungsi akuntansi akan menjadi informasi dalam kaitannya dengan output informasi tersebut. Dampak lain yang dapat kita lihat adalah komputer memberikan dukungan yang sangat besar pada fungsi akuntansi, yaitu komputer dapat menyajikan laporan rencana anggaran dan pertangungjawaban dan laporan lainnya dengan lebih akurat dan tepat waktu. Namun demikan kehadiran komputer tidak mempengaruhi pertanggungjawaban utama fungsi akuntansi yaitu pelaporan kepada pihak luar atau ekstern dan mengevaluasi prestasi informasi keuangan tersebut.

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

1. Pengunaan komputer dalam sistem pengolahan data akuntansi dilingkungan fakultas belum sepenuhnya sempurna walaupun jumlah hardware dan program aplikasi yang dipakai dikatakan sudah memadai tetapi belum beralih kepada system on-line processing,

2. Walupun begitu banyak keuntungan yang perusahaan peroleh dengan menggunakan komputer, namun dibalik itu semua masih terdapat kendala-kendala yang dihadapi, seperti; teknisi perawatan komputer, kurangnya keahlian dalam pengunaan komputer dan hal-hal diluar dugaan manusia,

3. Dampak komputerisasi terhadap fungsi akuntansi biasanya berdampak positif, dalam hal ini fungsi dari tenaga kerja tidak berkurang hanya dialihkan dari pekerjaan yang rutin dan nonrutin dan monoton ke pekerjaan yang bersifat aktif dan memerlukan keahlian khusus. Dalam hal ini komputer telah memberikan dukungan yang besar pada fungsi akuntansi, namun demikan komputer tidak mempengaruhi tanggung

 

B. Saran

1. Peningkatan kualitas bagi sebuah perusahaan sangat penting guna mengimbangi kompetisi antara sesama perusahaan sejenis. Oleh karena itu perusahaan sebaiknya selalu memperhatikan pengembangan kualitas, baik dari segi fasilitas perusahaan ataupun dari segi sumber daya manusia.

2. Penggunaan teknologi yang canggih terbukti mengingkatkan efisiensi waktu serta mengurangi biaya operasional. Namun, harus dibarengi dengan perawatan intensif. Oleh karena itu, perusahaan juga harus melakukan pengawasan dalam hal perawatan fasilitas perusahaan.

3. Pada bagian EDP sebaiknya harus terdapat pemisahan yang jelas dalam fungsi pengolahan data dan juga antar sistem manajer dengan operator.

4. Untuk mencegah terjadinya perangkapan tugas, ada baiknya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menambah personil untuk menangani administrasi perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Arrens, A. Alvin and, James K. Loebbecke. 2009. Auditing an Integrated Approach . New Jersey: Prentice hall of International.

Warren, Carl, S, James M Reeve, dan Philip E. Fess, 2008. Pengantar Akuntansi. Jakarta:

Salemba Empat

Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: UPP-STIM YKPN .Kusnadi, dkk. 2009. Pengantar Akuntansi Keuangan (Prinsip, Prosedur,

dan Metode). Jakarta: Universitas Sahid Jakarta. .Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat

Susanto, Azhar. 2008. Sistem Informasi Akuntansi, Manual Praktika Penyusunan Metode dan Prosedur. Bandung: Lembaga Informatika.

Rosdu, Samsulriadi. 2012. “Makalah Sistem Informasi Akuntansi Penggajian”.

(online),(http://adhydilodheys- samsulriadirosdu.blogspot.com/2012/01/sistem-informasi-akuntansi-penggajian.html)