Pengelolaan Arsip Dinamis Perkara Pidana Studi Kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan

Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana

(Studi Kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan)

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

oleh

Reza Nawafella Alya Parangu

NIM: 1112025100016

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1438 H/ 2016 M

i ABSTRAK

Reza Nawafella Alya Parangu (NIM: 1112025100016). Pengelolaan Arsip Dinamis Perkara Pidana Studi Kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Di bawah bimbingan Mukmin Suprayogi, M.Si. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2016.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana dan peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip tersebut, serta mengidentifikasi hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah observasi, wawancara, kajian pustaka, dan dokumentasi. Sedangkan, teknik analisis data meliputi reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Berdasarkan hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa Pengadilan Negeri Jakarta Selatan dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif perkara pidana menggunakan sistem penyimpanan ganda yaitu menurut subjek dan kronologi, selain itu azas penyimpanan yang digunakan adalah azas sentralisasi. Peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana pada PN Jaksel masih tergolong sederhana,yaitu terdiri atas lemari baja, rak besi, filing cabinet, beberapa peralatan atk, map, dan plastik pembungkus map, dan untuk menjaga suhu agar tetap lembab menggunakan kipas angin, namun demikian peralatan tersebut terbilang masih layak untuk digunakan. Dalam pengelolaan arsip pidana PN Jaksel ada beberapa hambatan atau kendala yang dihadapi, yaitu: beberapa aspek dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif belum dilakukan secara sistematis, khususnya dalam aspek penyusutan dan pemusnahan, belum adanya jadwal retensi arsip (JRA), ruangan yang tidak terlalu luas, dan terbatasnya fasilitas penunjang seperti komputer, AC dan sistem pengamanan.

ii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil’alamiin, puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, maha sumber ilmu yang telah memberikan nikmat jasmani dan rohani,

sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi berjudul “Pengelolaan Arsip

Dinamis Inaktif Perkara Pidana (Studi Kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan)”. Shalawat dan salam tak lupa penulis curahkan kepada junjunganku Baginda Rasulullah, Nabi Muhammad SAW, keluarga dan para sahabatnya. Semoga segala kasih sayangnya dapat terus kita rasakan hingga akhir perjalanan hidup kita. Aamiin YRA.

Bantuan dan partisapasi telah diberikan oleh berbagai pihak dalam peneyelesaian skripsi ini mulai dari awal studi, penyusunan proposal hingga skripsi ini siap dijilid. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta.

2. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil M.Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan

Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu perpustakaan dan

Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu perpustakaan

dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan sekaligus Dosen Pembimbing Skripsi yang telah berkenan untuk memberikan bimbingan dan pengarahan serta meluangkan pikiran, tenaga dan waktu dalam membantu penyelesaian skripsi ini.

iii

5. Bapak Nuryudi, M.LIS selaku Dosen Pembimbing Akademik yang

memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan skripsi ini.

6. Ibu Nurul Hayati, M.Hum, selaku Dosen Penguji I dan Bapak M. Azwar,

M.Hum, selaku Dosen Penguji II yang telah memberikan saran yang bermanfaat dan meluangkan pikiran, tenaga dan waktu dalam membantu menyelesaikan skripsi ini.

7. Seluruh Dosen Jurusan Ilmu perpustakaan yang telah memberikan ilmu

pengetahuan yang bermanfaat baik di bidang akademis, sosial, dan keagamaan.

8. Koordinator Arsip Pidana Pengadilan Negeri Jakarta Selatan yang sudah

mengijinkan penulis melakukan penelitian di lembaga yang bersangkutan.

9. Bapak Jul Rizal, SH.MH dan Bapak Dadang, sebagai narasumber yang telah

banyak membantu selama penulis melaksanakan penelitian di Arsip Pidana Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.

10.Kedua Orangtua ku, Bapak Ali Maksum dan Ibu Sulistyowati tercinta,

terimakasih bapak dan ibu telah mendidik, membimbing, memberikan bantuan moril dan materil serta untaian do’a yang tak pernah putus, nasehat, perhatian, dan memberikan semangat yang mendorong penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.

11.Kakak ku Kaukabilla Alya Parangu, dan Adik ku Nabil Bintang Ananda yang

telah memberikan dukungannya kepada penulis, serta seluruh keluarga besar penulis yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.

12.Sahabatku Endorse Sosialita: Pupu Ressy Lusita, Maria Tunggal, Nurfitriani

iv

Izzati. Terimakasih telah memberikan semangat, saran serta selalu memberikan keceriaan disela-sela kepenatan.

13.Teman-teman Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi angkatan 2012

khususnya IPI A: Alfi, Mae, Cesilia, Berliani, Lulu, Lala, Ratu, Stephanie, Almas, Mardiah, Diva, Dewi, Astrid, Luthfia, Reni, Ifah, Panggih, Roni, Ihsan, Ari, Djalinus, Braja, Sufaili, Adit, Farhan, Joese, yang sama-sama berjuang untuk menyelesaikan skripsinya, semoga kita semua menjadi orang-orang yang bermanfaat bagi diri sendiri dan orang lain. Aamiin YRA.

14.Teman-teman BMC: Eli Karlina, Eni Haryanti, Pupu Reslus, Nur Kumala,

Wulan Purnamasari, Febrilia Syifa, Yayah Asiyah dan semuanya yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang telah tinggal bersama selama beberapa tahun terakhir, terimakasih sudah mau berbagi suka, duka, canda, tawa dan bahagia. Dan terimakasih karena telah sama-sama mengingatkan untuk menyelesaikan skripsi secepatnya.

15.Teman-teman KKN LENTERA 2015 yang memberikan banyak pengalaman

selama pelaksanaan KKN di Desa Leuwisadeng, Bogor.

16.Semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini

yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, hanya do’a dan ucapan terimakasih yang dapat penulis sampaikan. Semoga Allah SWT membalas segala amal kebaikan kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan skripsi ini, Aamiin.

Kesempurnaan hanya milik Allah, dan ibarat ‘tiada gading yang tak retak’, demikian pula dengan penyusunan skripsi ini, tentu saja masih bertaburan sejumlah kekurangan dan kekeliruan, maka sudah sepantasnya skripsi ini butuh masukan

v

berupa kritik dan saran membangun. Dengan demikian, diharapkan skripsi ini dapat mendekati kesempurnaan itu sendiri. Akhir kata, dalam bentuk sekecil apapun, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca.

Jakarta, 3 Oktober 2016

vi DAFTAR ISI

ABSTRAK ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... iix

DAFTAR GAMBAR ... x

BAB I PENDAHULUAN A.Latar Belakang ... 1

B.Pembatasan dan Perumusan Masalah ... 7

C.Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 8

D.Definisi Istilah ... 9

BAB II TINJAUAN LITERATUR A.Arsip ... 11

1. Definisi Arsip ... 11

2. Nilai Arsip ... 13

3. Jenis Arsip ... 14

B.Peralatan Arsip Dinamis ... 19

C.Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif ... 20

1. Penciptaan dan Penerimaan Arsip ... 24

2. Penyimpanan Arsip ... 25

3. Pemeliharaan Arsip ... 30

4. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip ... 33

D.Hambatan dalam Pengelolaan Arsip Dinamis ... 36

vii

F.Penelitian Terdahulu ... 39

BAB III METODE PENELITIAN A.Jenis dan Pendekatan Penelitian ... 42

B.Pemilihan Informan ... 42

C.Teknik Pengumpulan Data ... 43

1. Data Primer ... 43

2. Data Sekunder ... 46

D.Teknik Analisis Data ... 47

1. Reduksi Data ... 47

2. Penyajian Data ... 47

3. Penarikan Kesimpulan ... 48

E.Teknik Penguji Keabsahan Data ... 48

1. Perpanjangan pengamatan ... 49

2. Trianggulasi ... 49

F.Tempat dan Waktu Penelitian ... 49

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A.Profil Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ... 51

1. Struktur Organisasi ... 53

2. Wilayah Yuridiksi ... 55

3. Waktu Kerja ... 56

4. Letak Geografis ... 56

B.Profil Arsip Pidana Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ... 56

C.Hasil Penelitian dan Pembahasan ... 59

1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ... 59

viii

2. Peralatan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana Pengadilan

Negeri Jakarta Selatan ... 69

3. Hambatan dalam Pengelolaan Arsip Pidana Pengadilan Negeri

Jakarta Selatan ... 70

BAB V KESIMPULAN

A.Kesimpulan ... 72

DAFTAR PUSTAKA ... 75 LAMPIRAN-LAMPIRAN

ix

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Informan ... 42

Tabel 3.2 Jadwal Penelitian ... 49

Tabel 4.3 Struktur Organisasi ... 54

Tabel 4.4 SDM ... 57

Tabel 4.5 Peralatan Arsip Pidana ... 57

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Jenis Arsip Secara Fungsional ... 15

Gambar 2.2 Arsip Dinamis ... 20

Gambar 2.3 Daur Hidup Arsip ... 23

Gambar 4.4 Struktur Organisasi ... 54

Gambar 4.5 Wilayah Yuridiksi PN Jaksel ... 55

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini, di era globalisasi terlihat bahwa pentingnya suatu informasi semakin meningkat yang menjadikan kebutuhan informasi menjadi sangat penting di rumah, di masyarakat luas dan terutama di instansi/organisasi, khususnya dalam instansi/organisasi arsip berperan untuk mendukung proses administrasi serta pelaksanaan fungsi manajemennya. Arsip adalah salah satu sumber informasi yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi di sebuah instansi/organisasi, setiap kegiatan administrasi yang terjadi akan selalu menghasilkan arsip.

Dalam surat Al-Qalam (68: 1)

Artinya: “Nùn. Demi pena dan apa yang mereka tuliskan.”1

Dalam tafsir Al Qurthubi, Al Walid bin Muslim meriwayatkan, dia berkata: Malik bin Anas menceritakan kepada kami dari Sumay budak Abu Bakar, dari Abu Shalih As-Saman, dari Abu Hurairah, dia berkata: Aku pernah

mendengar Rasulullah SAW bersabda, yang artinya:2

“Hal pertama yang Allah ciptakan adalah qalam (pena), lalu dia

menciptakan Nun yaitu wadah tinta. Itulah firman Allah Ta’ala: ‘Nun, demi Qalam.’ (Al-Qalam [68]:1). Setelah itu Allah berfirman kepada Qalam

(pena): ‘Tulislah!’ Qalam (pena) berkata ‘Apa yang akan saya tulis?’ Allah berfirman, ‘Apa yang telah dan akan terjadi sampai hari kiamat, baik itu

1 _{Pustaka ALFATIH, Al-}Qur’an & Terjemahannya_{, Al-Qalam (68: 1).}

2 _{Syaikh Imam Al Qurthubi, Tafsir Al Qurthubi. Penerjemah Ahmad Khatib, dkk (Jakarta:}

amal perbuatan, ajal, rezeki, atau pun jejak.’ Maka Qalam (pena) pun

menulis apa yang akan terjadi sampai hari kiamat. Setelah itu mulut Qalam (pena) ditutup, sehingga ia tidak dapat berbicara, dan ia tidak akan berbicara sampai hari kiamat.”

Setelah itu Allah berfirman,

ُ مَ قْلا َ

“Demi Qalam,” yakni Aku bersumpah

dengan Qalam, sebab ia dapat memerikan penjelasan seperti lidah. Sumpah itu

mengenai semua Qalam yang digunakan menulis oleh makhluk yang ada di

langit dan makhluk yang ada di bumi. Termasuk ke dalam pengertian itulah

ucapan seorang penyair Abu Al Fath Al Busti:3

ُْمِ ِفْيَسِبُ ًم ْ َيُ َطْبأاَُمَسْقأاَ ِإ

ُُ

ُُ

َُ ْجَ ْلاُ بِسْ َيُ َ ِمُ ه َ َع َ

َُ َرَ ْلا َ

ىَفَك

ُ

ُِمَ َقْل ِبَُمَسْقَأَُهَُ َأ ِرْهَ لاُ َ َمًُُُُُُُُُةَعْف ِر َ ُاَزِعُِ َتِ ْلاُ مَ َق

Artinya: “ Jika suatu hari para ksatria bersumpah dengan pedangnya

terhadap musuhnya yang mendatangkan kemuliaan dan penghormatan, maka (sesungguhnya) pena kitab dapat memberikan kemuliaan dan keluhuran di sepanjang masa, karena Allah telah bersumpah dengan

pena.”

Para penyair memilki banyak bait yang lebih mengistimewakan pena daripada pedang. Seorang penyair arab masa Abbasiyah, Ibnu al-Muqaffa berkata:

“Ungkapan lidah itu terasa hanya pada sesuatu yang dekat dan hadir,

sedangkap ungkapan tulisan itu berguna bagi yang menyaksikan dan yang tidak menyaksikan, bagi orang yang dulu dan yang akan datang. Ia seperti

orang yang berdiri sepanjang waktu.”

Tulisan merupakan bukti yang dapat diterima, penulisan untuk urusan kecil maupun besar tidak boleh diremehkan sehingga tidak hilang. Hal ini akan

menjadi adil, karena kesaksian yang tertulis lebih adil dan lebih dapat membantu menjelaskan kebenaran. Memang tidak ada yang abadi di dunia ini, tapi ada yang tetap ada setelah manusia itu tiada, inilah yang disebut dengan

menulis untuk keabadian.4

Arsip adalah salah satu bentuk tulisan yang abadi, disimpan untuk bukti di masa yang akan datang, disebutkan bahwa arsip adalah sebuah rekaman baik itu berupa tulisan, foto, film, mikro film, rekaman suara, dan lain sebagainya dalam segala macam bentuk dan sifatnya.

Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi karena arsip menampung beraneka ragam bahan informasi yang berguna, jika arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan.

Sebagai endapan informasi kegiatan administrasi dan manajemen, arsip akan terus tumbuh dan berkembang sejalan dengan semakin kompleksnya fungsi dari organisasi, dampaknya arsip semakin menumpuk secara tidak

terkontrol.5 Oleh sebab itu diperlukan adanya pengelolaan arsip, dengan

melaksanakan dan menyelenggarakan pengelolaan arsip yang konsisten dan sistematis dari mulai terciptanya arsip, pendistribusian arsip, penggunaan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan arsip, hingga pemusnahan arsip, tahap-tahap ini disebut dengan lingkar hidup suatu arsip .

4Bahron Ansori, Menulis untuk ‘Keabadian’. Mi’raj Islamic News Agency (MINA) 26

March 2016. Diakses pada 25 November 2016 dari www.mirajnews.com

5Mustari Irawan, “Manajemen Arsip Dinamis: Suatu Pendekatan Kearsipan”_{Suara Badar}

Adalah mustahil bila suatu instansi/organisasi dapat memberikan data dan informasi yang baik, lengkap dan akurat, apabila instansi/organisasi tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan oleh pemerintah.

Berdasarkan UU Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menimbang bahwa arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara. Oleh sebab itu, instansi/organisasi perlu untuk meningkatkan dan menyempurnakan pengelolaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, dan dapat berguna dalam mencapai tujuan.

Agar kegiatan administrasi di sebuah instansi/organisasi menjadi lancar diperlukan pengelolaan arsip yang baik, namun hal ini sering kali diabaikan, sering kali didapati bahwa bidang kerasipan belum mendapat perhatian yang baik dengan berbagai alasan seperti terbatasnya peralatan dan kurangnya SDM, hal ini terjadi hampir di sebagian instansi/organisasi baik itu pemerintah maupun swasta. Demi lancarnya sebuah pengelolaan arsip, maka perlu ditunjang oleh faktor-faktor kearsipan seperti pegawai arsip yang cakap dan profesional serta peralatan yang memadai, dengan demikian maka pengelolaan arsip terutama dalam hal penemuan kembali arsip dapat terlaksana dengan cepat dan tepat.

Suatu sistem penyimpanan arsip dapat dikatakan baik apabila arsip yang diperlukan mudah untuk ditemukan secara cepat dan tepat, sehingga diperlukan

pengelolaan arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan pengelolaan arsip dan penemuan kembali.

Salah satu arsip yang pengelolaannya penting untuk diperhatikan adalah arsip dinamis baik itu bersifat aktif maupun inaktif. Dikatakan penting karena arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya masih tinggi, masih digunakan dalam kegiatan administrasi instansi/organisasi. Dengan mengelola arsip dinamis aktif secara konsisten dan sistematis maka akan memudahkan dalam tindak kerja administrasi.

Selain itu, arsip dinamis inaktif adalah mulanya arsip dinamis aktif di mana arsip tersebut frekuensi penggunaanya telah menurun namun keberadaanya harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan di masa mendatang atau untuk memenuhi persyaratan retensi arsip sesuai dengan ketentuan

undang-undang.6

Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengan nilai kegunaanya. Retensi arsip harus dijadwalkan agar pengelolaan arsip dapat berjalan dengan baik. Jadwal retensi arsip disusun untuk menentukan jangka waktu pengelolaan dan pemusnahan arsip, serta penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), hal ini penting dalam pelaksanaan tugas suatu instansi/organisasi. Pentingnya jadwal retensi arsip (JRA) berkaitan dengan amanat Pasal 17 UU Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan yang

berbunyi “Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya

6 _{Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan mengelola}

Jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.”

Pengadilan Negeri Jakarta Selatan (yang kemudian di singkat PN Jakarta Selatan) merupakan sebuah lembaga peradilan di lingkungan Peradilan Umum yang berkedudukan di Jakarta Selatan. Sebagai Pengadilan Tingkat Pertama, PN Jakarta Selatan berfungsi untuk memeriksa, memutus, dan menyelesaikan perkara pidana dan perdata bagi rakyat pencari keadilan di wilayah Jakarta Selatan. Pengadilan dilarang menolak untuk memeriksa, mengadili, dan memutus suatu perkara yang diajukan dengan dalih bahwa hukum tidak ada atau

kurang jelas melainkan wajib untuk memeriksa dan mengadilinya.7

Sehubungan dengan tugas tersebut maka Pengadilan Negeri Jakarta Selatan memegang peranan penting dalam rangka menegakkan keadilan. Pengadilan Negeri Jakarta Selatan mengelola beberapa jenis arsip, salah satunya adalah arsip perkara. Ada dua jenis arsip perkara yaitu arsip perkara pidana dan arsip

perkara perdata.

Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia no. 25 tahun 2012 Pasal 1 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip, pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyimpanan, serta penyusutan dan pemusnahan arsip.

7Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, “Profil Pengadilan Negeri Jakarta Selatan” Diakses 2

Namun, observasi awal menunjukkan bahwa pengelolaan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan belum mengikuti ketentuan tentang kearsipan, hal itu dikarenakan belum adanya kebijakan tertulis mengenai jadwal retensi arsip sehingga salah satu kegiatan dari pengelolaan arsip yaitu penyusutan dan pemusnahan arsip belum berjalan sebagaimana mestinya, hal ini mengakibatkan volume penumpukan arsip dari tahun ke tahun semakin bertambah. Selain itu, peralatan pun tampaknya masih terbatas dalam pengelolaan arsip. Namun, arsip Pengadilan Negeri Jakarta Selatan khususnya arsip perkara pidana telah sistematis dalam penyimpanan arsipnya, disimpan dalam rak-rak baja dan lemari arsip sesuai dengan subjek dan kronologi.

Sejalan dengan hal tersebut, maka peneliti memutuskan untuk meninjau dan mengkaji lebih dalam lagi mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif.

Penelitian ini diberi judul “Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara

Pidana (Studi Kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan)”. B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

1. Pembatasan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, serta untuk memperjelas arah penelitian, maka peneliti perlu memberikan batasan masalah dalam penelitian ini. Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, peralatan yang digunakan pada kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, dan hambatan dalam pegelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.

2. Perumusan Masalah

Berdasarkan pembatasan masalah yang telah dikemukakan di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut :

a. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di

Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ?

b. Apa saja peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis

inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ?

c. Apa saja hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara

pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan dari penelitian ini, yaitu :

a. Untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di

Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.

b. Untuk mengetahui peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip

dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.

c. Untuk mengetahui hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif

perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.

2. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat, antara lain:

a. Manfaat Akademis

Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat mengembangkan kajian keilmuan di bidang kearsipan, digunakan sebagai bahan pertimbangan penelitian yang sejenis dan pengembangan studi kearsipan, selain itu dapat memberikan manfaat di kemudian hari ketika peneliti terjun lagsung ke dunia kerja.

b. Manfaat Praktis

Penelitian ini diharapkan dapat menjadi acuan dan memberikan kontribusi yang berguna bagi unit kearsipan pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana.

D. Definisi Istilah

1. Arsip Dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, dan digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Arsip dinamis yang di maksud di sini adalah arsip pidana.

2. Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah

menurun, namun sesekali masih dipergunakan sebagai referensi dalam penyelenggaraan administrasi pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.

3. Pengelolaan Arsip adalah proses kegiatan yang dilakukan dimulai dari

penciptaan dan penerimaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyimpanan, penyusutan, dan pemusnahan arsip.

4. Arsip pidana adalah arsip dinamis inaktif yang bernilai hukum pidana yang

tercipta di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.

E. Sistematika Penulisan Bab I Pendahuluan

Bab ini memuat argumentasi seputar penelitian, meliputi latar belakang, pembatasan masalah dan perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi istilah, dan sistematika penulisan. Bab II Tinjauan Literatur

Bab ini menjelaskan tentang landasan teori mengenai definisi arsip, jenis arsip, peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip dinamis, hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis, arsip perkara pidana dan penelitian terdahulu. Bab III Metode Penelitian

Bab ini membahas tentang jenis dan pendekatan penelitian, pemilihan informan, teknik pengumpulan data, teknik analisis data, keabsahan data dan jadwal penelitian.

Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan

Bab ini berisi tentang profil objek penelitian, hasil penelitian dan pembahasan tentang pengelolaan arsip dinamis perkara pidana studi kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.

Bab V Penutup

Bab ini merupakan bab akhir yang terdiri dari kesimpulan dari keseluruhan pembahasan dan saran terkait temuan-temuan hasil dari penelitian yang telah dilakukan.

11 BAB II

TINJAUAN LITERATUR A. Arsip

1. Definisi Arsip

Konsep arsip menurut pengertian Indonesia yang menyatukan records

dan archives menjadi satu nama, yaitu arsip, hanya saja records merupakan

arsip dinamis sedangkan archives dalam konteks Anglo-Saxon adalah arsip

statis.8 Jika mendengar kata arsip, secara langsung muncul pikiran tentang

tumpukan/kumpulan kertas kotor yang disimpan di ruangan yang penuh debu, pada kenyataanya, pegertian arsip bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat berarti naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta segala macam penciptaannya, dan yang dihasilkan atau di terima oleh sesuatu organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

Dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Pasal 1 Nomor 25 Tahun 2012 disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemeritah daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi, politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara.9 _{Dengan kata lain arsip adalah sebuah rekaman dari suatu}

kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang berfungsi sebagai sumber informasi.

Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) nomor 25 tahun 2012 tentang pedoman pemusnahan arsip bahwa arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan

pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.10 Sedangkan

menurut Basir Bartos Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang secara langsung digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan, dan penyelenggaraan administrasi negara.11

Arsip dinamis adalah arsip-arsip aparatur pemerintah/negara yang berbeda dalam lingkungan lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dan secara fungsionil masih aktuil dan berlaku, tetapi menuju ke arah pengabadian sesuai dengan fungsi, usia, dan nilainya. Dengan kata lain, arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Arsip dinamis memiliki berbagai kegunaan seperti untuk mengambil keputusan, keperluan dokumentasi, jawaban atas pertanyaan, dan sebagai

rujukan ataupun membantu tuntutan hukum.12

9 _{Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan}

10 _{Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2012 tentang}

Pedoman Pemusnahan Arsip

11

Bartos, Manajemen Kearsipan, h.109.

2. Nilai Arsip

Dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, The Liang Gie

mengemukakan bahwa arsip mempunyai 6 nilai yang disingkat dengan

ALFRED, yaitu:13

a. Nilai administrasi (administrative value)

b. Nilai hukum (legal value)

c. Nilai keuangan (fiscal value)

d. Niali penelitian (research value)

e. Nilai pendidikan (education value), dan

f. Nilai dokumentasi (documentary value)

Nilai ALFRED berkisar antara 0 s.d 100 dihitung berdasarkan jumlah persentase dari ke enam komponennya. Sehingga ada 4 (empat)

penggolongan arsip, yaitu sebagai berikut:14

a. Arsip vital (persentase nilai 90-100)

Arsip sangat peting dan tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini harus disimpan abadi di perkantoran yang bersangkutan. Contoh: akte pendirian perusahaan.

b. Arsip penting (persentase nilai 50-89)

Arsip ini melengkapi kegiatan rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan lama. Arsip ini simpan di file aktif selama lima tahun dan di file inaktif selama 25 tahun. Contoh: arsip bukti-bukti keuangan.

13

The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Ed.4 (Yogyakrta: Liberty,2000), h.117.

14

c. Arsip berguna (persentase nilai 10-49)

Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Disimpan di file aktif selama 2 tahun dan inaktif selama 10 tahun. Contoh: surat pesanan

d. Arsip tidak berguna (persentase nilai 0-9)

Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama arsip ini disimpan 3 bulan di file inaktif. Contoh: surat undangan dan memo

3. Jenis Arsip

a. Jenis-jenis arsip menurut UU No.43 Th 2009 tentang Kearsipan adalah

sebagai berikut :

1) Arsip Aktif

Arsip aktif adalah arsip yang masih dipergunakan secara terus menerus untuk kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi /kantor. Jenis arsip ini disebut pula

dengan active record(s) yang frekuensi penggunaannya paling

sedikit 10 kali setahun.

2) Arsip Inaktif

Pada jangka waktu tertentu arsip aktif akan mengalami penurunan kegunaan, karena nilai informasi yang terkandung telah selesai digunakan sehingga arsip tidak digunakan secara terus menerus tetapi hanya digunakan sesekali sebagai referensi atau alasan non operasional lainnya, arsip inilah yang kemudian disebut dengan arsip inaktif.

Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun, yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat

Arsip. Arsip inaktif dikenal juga dengan nama non-current record(s)

atau inactive record(s) di mana frekuensi penggunaanya kurang dari

10 kali dalam setahun.

3) Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

4) Arsip Vital

Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

5) Arsip Terjaga

Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan keberlangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

6) Arsip Umum

Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

b. Jenis arsip secara fungsional menurut Boedi Martono15

1) Arsip dinamis atau records adalah arsip yang masih berada pada

setiap organisasi yang dipelihara karena secara fungsional berlaku untuk menyelesaikan berbagai urusan.

Arsip dinamis (records) bila ditinjau dari tingkat dan lingkup

kepentingan dan kegunaanya dapat dibedakan menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.

a) Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi kegunaannya

untuk penyelenggaraan kerja masih tinggi, masih sering digunakan sebagai berkas kerja.

b) Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang tidak lagi digunakan

secara terus-menerus sebagai berkas kerja karena urusanya telah selesai. Tetapi masih digunakan sekali waktu sebagai bahan referensi atau alasan non-operasional lainnya.

15 _{Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis: Penyusustan dan Pemeliharaan Arsip}

(Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990), h.22

ARSIP

Dinamis (records)

Aktif (Current Records)

Inakif (Dormant Records) Statis

(Archives)

2) Bagi arsip yang tidak memiliki informasi penting baik sebagai bahan pertanggungjawaban kegiatan organisasi maupun kepentingan lainnya, arsip tersebut dimusnahkan. Namun, bagi arsip yang memiliki nilai informasi yang cukup penting, dipertahankan kelangsungan hidupnya dan disimpan permanen, jenis arsip inilah

yang disebut arsip statis (archives).

Arsip statis (archives) adalah arsip yang sudah tidak digunakan

lagi oleh organisasi, tetapi karena nilai informasinya cukup tinggi, masih memiliki nilai berkelanjutan (setelah nilai kegunaanya bagi manajemen telah selesai) maka arsip tersebut masih tetap disimpan dan dipelihara

c. Jenis arsip ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan16

1) Arsip otentik

Arsip otentik adalah arsip yang terdapat tanda tangan asli dengan tinta sebagai tanda keabsahan dari isi arsip tersebut (bukan fotokopi/film)

2) Arsip tidak otentik

Arsip yang berupa fotokopi, salinan dan sebagainya di mana di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta.

16

d. Menurut Penn dalam Enemute Basil Iwhiwhu membagi record dalam 3 bentuk, yaitu: 17

1) Aktif (active or current)

Arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan sehari-hari dalam pelaksanaan fungsi administrasi dan untuk membantu dalam mengambil keputusan, record dapat diklasifikasikan sebagai rahasia atau tidak rahasia tergantung dengan jenis informasi yang dikandungnya. Arsip aktif ini perlu dikelola secara efektif untuk penggunaan yang efisien.

2) Semi aktif (semi-active or semi-current)

Arsip inaktif adalah termasuk jenis arsip yang tidak sering digunakan namun, sesekali masih digunakan menjadi referensi. Arsip semi akif ini harus dipindahkan atau disimpan di record centre.

3) Inaktif (inactive or non-current)

Arsip inaktif adalah arsip yang sudah tidak diperlukan dalam

kegiatan sehari-hari, namun memiliki nilai abadi yang berharga di mana berisi informasi mengenai kegiatan dan fungsi dari suatu

lembaga/organisasi yaitu nilai sejarah/ nilai penelitian.

Pemusnahan/penghancuran arsip inaktif ini harus dilakukan dengan hati-hati.

17

Enemute Basil Iwhiwhu, “Management of Records in Nigerian Universities: Problems and Prospects,”The Electronic Library, vol.23, no.3, (2005), h. 348.

B. Peralatan Arsip Dinamis

Peralatan kearsipan adalah salah satu faktor pendukung keberhasilan dalam pengelolaan suatu arsip. Peralatan dan perlengkapan yang digunakan harus menunjang terlaksananya tujuan penataan arsip, yaitu dapat menyimpan dan menemukan kembali arsip secara cepat dan tepat. Berikut beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli peralatan arsip:18

1. Anggaran yang tersedia.

2. Besar ruangan yang dapat dimanfaatkan

3. Jenis-jenis arsip yang akan disimpan (ukuran, jumlah, berat, nilai, dan

sebagainya).

4. Frekuensi penggunaan arsip.

5. Tingkat pengamanan terhadap arsip yang disimpan.

Beberapa jenis peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam

pengelolaan arsip dinamis inaktif antara lain:19

1. Ordner

Ordner adalah semacam map dari karton tebal, dapat menampung banyak arsip, di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah diperforator atau dilubangi pinggirnya.

2. Rak Buku (Lemari Terbuka)

Rak buku seperti di perpustakaan yang terbuat dari kayu atau besi baja, digunakan untuk menyimpan ordner dan sejenisnya.

18 _{Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. (Bandung:}

Mandar Maju, 2003), h. 43.

19

3. Boks Arsip

Menurut Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 11 Tahun 2000 tentang Standar Boks Arsip, boks arsip adalah sarana tempat penyimpanan arsip inaktif dan arsip statis dalam bentuk kertas yang diletakkan dalam rak arsip, terbuat dari beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat dan pelapisnya. Boks arsip disarankan berwarna coklat, coklat muda, biru muda, dan warna lain yang tidak menyilaukan atau terlalu gelap.

Kertas bergelombang adalah karton yang dibuat dari satu atau beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat. Kertas medium adalah kertas yang dipakai sebagai lapisan bergelombang pada karton gelombang. Kertas lainer adalah kertas yang dipakai sebagai penyekat dan pelapis pada karton gelombang.

Beberapa jenis fasilitas lain yang digunakan dalam pengelolaan arsip

dinamis inaktif antara lain:20

1. Lemari tahan api

2. Sistem sembur air

3. Alarm pencuri dan api

4. Jasa fotokopi, facsimile, dll.

C. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif

Arsip dinamis harus dikelola agar bermanfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya. Pengelolaan arsip dinamis dalam bahasa asing dikenal

20

dengan record(s) management. Arsip dinamis dalam suatu organisasi terdiri dari arsip aktif yang frekuensi penggunaannya dalam kegiatan masih tinggi dan arsip inaktif yang frekuensi penggunaannya dalam kegiatan sudah

menurun. 21

Gambar 2.2 Arsip Dinamis

Manajemen arsip aktif adalah suatu pengelolaan arsip yang diciptakan dan dipergunakan oleh suatu organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan teknis/substantive dan administrasi/fasilitatif. Manajemen arsip dinamis inaktif adalah suatu pengelolaan dan penyimpanan arsip yang sudah tidak sering dipergunakan dalam kegiatan operasional organisasi, tetapi masih disimpan sebagai bahan refrensi, untuk memenuhi ketentuan refrensi, bernilai guna hukum atau alasan lainnya.

Manajemen arsip bertujuan untuk mempermudah pengguna arsip menemukan kembali informasi yang diperlukan dalam waktu yang tidak terlalu lama. Selain itu, pengelolaan arsip juga memungkinkan upaya pemeliharaan penyimpanan arsip dalam format yang dapat digunakan selama masih diperlukan.

Menurut Lundgren and Lundgrendalam Mustari Irawan

“Manajemen kearsipan pada dasarnya mengelola seluruh daur hidup

arsip (life cycle of record), pegelolaan arsip dinamis bertujuan untuk

21 _{Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis, h.22}

Arsip Dinamis

Aktif

mengontrol secara sistematis terhadap arsip dinamis sejak arsip tersebut diciptakan, disimpan, dipelihara, disusutkan dan dimusnahkan.”22

Dapat disimpulkan bahwa kegiatan manajemen kearsipan meliputi suatu siklus kehidupan arsip sejak lahir sampai mati. Khusus untuk arsip yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai sangat penting akan disimpan selama-lamanya di lembaga yang bersangkutan sebagai arsip abadi. Sedangkan arsip dinamis yang sudah tidak diperlukan di suatu lembaga tetapi mempunyai nilai nasional yang perlu dilestarikan selama-lamanya, harus dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan sebagai arsip statis.

Manajemen kearsipan meliputi suatu siklus arsip sejak lahir sampai

mati, hal tersebut juga diungkapkan oleh Elizabeth Shepherd and Geoffery Yeo

dalam bukunya Managing Records: A Handbook of Principles and Practice

“The records lifecycle is a concept in common use. It indicates that

records are not static, but have a life similar to that of biological organisms: they are born, live through youth and old age and then

die.”23

Hal senada juga diungkapkan oleh Rhoads dalam Enemute Basil Iwhiwhu “The Life-cycle concept of records is based on the fact that records have simiar to a biological organism – it is born (creation), it lives

(use and maintenance) and it dies (disposition).”24

Dari dua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa siklus hidup arsip mirip dengan organisme biologis, mereka lahir, hidup (digunakan dan dipelihara), dan kemudian mati (disusutkan dan dimusnahkan).

22

Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h. 12.

23 _{Elizabeth Shepherd and Geoffery Yeo, Managing Records: A Handbook of Principles}

and Practice, (London: Facet Publishing, 2003), h.5.

24 _{Enemute Basil Iwhiwhu,} “_{Management of Records in Nigerian Universities: Problems}

Menurut Sedarmayanti lingkaran hidup kearsipan (life span of records) atau biasa juga disebut dengan tahapan kehidupan arsip, dapat dibagi

menjadi tujuh yaitu: 25

1. Tahap penciptaan arsip, tahap awal dari proses kehidupan arsip. Arsip

dapat tercipta karena dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan misal; peraturan-peraturan, pemberian ijin, pemberian informasi ke pihak lain dan sebagainya atau arsip tercipta karena organisasi menerima dari pihak lain misal; surat permohonan, saran-saran, informasi, dan sebagainya.

2. Tahap pengurusan dan pengendalian, yaitu tahap di mana surat

masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.

3. Tahap referensi, yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses

kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.

4. Tahap penyusutan, adalah kegiatan pengurangan arsip.

5. Tahap pemusnahan, yakni pemusnahan terhadap arsip yang tidak

mempunyai nilai guna lagi bagi organisasi.

6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, di mana arsip yang sudah

menurun nilai gunanya (arsip inaktif) didaftar, kemudian dipindah

penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku.

7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah.

Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan.

Namun, daur hidup arsip sesungguhnnya dapat disederhanakan menjadi tiga fase yaitu fase penciptaan dan penerimaan arsip, penggunaan, pemeliharaan dan penyimpanan arsip, dan fase penyusutan dan pemusnahan

arsip sebagai masa istirahat arsip.26

1. Penciptaan dan Penerimaan Arsip

Arsip dinamis dimulai dengan penciptaan dokumen yang menjadi awal dari siklus arsip. Fase Penciptaan sebagai tahap awal arsip akan menentukan "perjalanan hidup" arsip selanjutnya. Pada fase inilah sesungguhnya cikal bakal suatu informasi akan menjadi arsip atau tidak. Oleh karenanya pengelolaan (manajemen) arsip dimulai pada fase penciptaan ini.

Dewasa ini, penciptaan arsip semakin berkembang dengan adanya mesin produksi yang lebih modern sehingga dengan mudah menciptakan arsip tanpa pembatasan. Semakin tinggi kegiatan dalam

26

Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h.13.

suatu organisasi maka semakin cepat pertambahan jumlah arsip sehingga diperlukan adanya kegiatan pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip untuk menanggulangi pertambahan volume arsip yang telah tercipta.

2. Penyimpanan Arsip

Arsip dapat disimpan dengan penataan terhadap arsip - arsip yang sudah dikelompokkan. Kegiatan penataan berkas ini merupakan kegiatan yang bersifat mengatur, menyusun dan menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis dan logis agar dapat ditemukan kembali dengan cepat, tepat, dan akurat.

Arsip dinamis aktif dan inaktif disimpan secara terpisah, arsip

dinamis aktif disimpan pada unit pencipta rekod (central file),

sedangkan arsip dinamis inaktif disimpan pada pusat rekod (record

center). Arsip dinamis dapat disimpan menggunakan 3 azas

penyimpanan, yaitu:27

a. Azas Sentralisasi

Azas sentralisasi adalah azas yang digunakan oleh organisasi untuk menyimpan arsip dinamis dalam satu unit kerja secara

terpusat. Semua arsip dinamis disimpan di pusat penyimpanan.28

Azas Sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat

penyimpanan arsip.29

27 _{Sedarmayanti, Tata Kearsipan, h.21.} 28 _{Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, h.62} 29 _{Sedarmayanti, Tata Kearsipan, h. 21}

Penyimpanan arsip secara sentral lebih afisien dan efektif bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil, rentang tugasnya pendek, tidak terlalu kompleks, beban kerja tidak terlalu besar dan lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu atap. Dengan menerapkan azas sentralisasi ini maka sistem penyimpanan yang digunakan akan menjadi standar, dan akan lebih mudah dalam pengendalian dan penelusurannya karena keseragaman sistem dan

prosedur.30

b. Azas Desentralisasi

Arsip dinamis akan disimpan di bagian unit yang bersangkutan, sehingga menghemat waktu ketika akan mencari informasi yang

relevan.31

Azas desentralisasi adalah azas yang digunakan suatu organisasi dalam menyimpan arsip dinamis berdasarkan unit kerja

masing-masing.32 Azas desentralisasi lebih efektif dan efisien jika diterapkan

pada organisasi yang relatif besar, dalam azas ini semua unit kerja diberikan otoritas untuk menyimpan dan mengelola arsip aktifnya masing-masing. Azas ini dapat diterapkan jika organisasi mempunyai rentang tugas yang panjang, beban kerja yang besar dan lingkup kerjanya tidak berada dalam satu gedung atau satu atap melainkan berpencar dan berjauhan, mempunyai kantor cabang atau

kantor perwakilan di beberapa tempat.33

30

Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h.14.

31 _{Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, h.62.} 32 _{Saiman, Manajemen Sekretaris, h.106.} 33 _{Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h.14.}

c. Gabungan

Azas gabungan adalah kombinasi dari azas sentralisasi dan azas desentralisigasi. Menerapkan azas sentralisasi dalam prosedur,

sistem, peralatan dan SDM dan desentralisasi dalam

pelaksanaannya. Prinsip azas ini adalah bahwa setiap unit kerja diberikan otoritas untuk melakukan penyimpanan dan pengelolaan arsip dengan kontrol atau pengendalian sistem secara terpusat oleh

suatu unit khusus di dalam organisasi.34

Dalam menyimpan arsip dinamis dapat menggunakan beberapa

sistem penyimpanan, yaitu:35

a. Alphabetic filing system

Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan arsip menurut sistem abjad. Penyimpanan arsip menurut abjad berarti arsip yang dihasilkan atau yang dibuat dan yang diterima oleh suatu kantor/lembaga yang di dalamnya termuat nama-nama seperti nama orang, nama organisasi, nama tempat atau nama wilayah atau nama pokok soal yang disimpan menurut tata urutan susunan abjad. Dengan demikian kode yang dipergunakan dalam penyimpanan

arsip adalah abjad.36

b. Subject filing system

Dalam filing sistem subjek yang dimaksud dengan subjek ialah

judul pokok masalah atau judul pokok soal, atau istilah yang lebih

34 _{Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h.14.} 35

E.Martono, Kearsipan: Rekod Manajemen dalam Praktek Perkantoran Modern, (Jakarta: Karya Utama, 1997), h. 78.

populer, atau subject hiding, yang terdapat dalam suatu surat.37 Sistem subjek adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pokok

soal atau pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya.38

Arsip-arsip disimpan dan diatur menurut pokok masalah yang terdapat dalam suatu arsip; misalnya arsip-arsip yang memuat masalah narkotika dihimpun dan disimpan menjadi satu dalam berkas tersediri, arsip yang memuat masalah pembunuhan dihimpun dan disimpan menjadi satu dalam berkas tersendiri kemudian arsip-arsip tersebut diurutkan menurut abjad, dan abjad yang dipergunakan adalah huruf pertama dari masing-masing pokok

masalah.39

c. Numerical filing system

Sistem nomor atau angka adalah sistem penyimpanan arsip dinamis dengan menggunakan urutan angka-angka sebagai pedoman untuk mengaturnya. Nomor dapat diberikan menurut

sistem seri (serial numeric) atau menurut sistem persepuluh atau

decimal numeric, misal; 00, 10, sampai dengan 90 atau 000, 100, 200, dan seterusnya sampai dengan 900. Jadi, nomor yang

dipergunakan bukanlah nomor yang tercantum pada surat.40

Dalam filing sistem nomor, setiap surat diberi nomor yang sudah ditentukan sebagai kode penyimpanannya, dan disimpan berdasarkan ketentuan nomor yang telah ditentukan tersebut.

37 _{Wursanto, Kearsipan 2, h. 101.}

38 _{A.W Widjaja, Administrasi Kearsipan (Jakarta: Rajawali Press,1986), h. 106.} 39 _{Wursanto, Kearsipan 2, h.102.}

d. Geographic filing system

Sistem wilayah atau sistem ilmu bumi adalah sistem penyusunan berdasarkan nama wilayah atau derah dari alamat surat. Arsip-arsip yang termasuk dalam suatu satuan wilayah atau daerah dihimpun dalam satu berkas, kemudian arsip tersebut dapat disusun menurut urutan abjad, abjad yang dipergunakan diambil dari huruf pertama

nama masing-masing wilayah atau daerah.41 Umumnya sistem ini

digunakan oleh kantor-kantor yang mempunyai cabang, atau

perwakilan kantor di wilayah tertentu.42

e. Chronological filing system

Sistem kronologis adalah sistem yang menyusun arsip berdasarkan waktu. Sistem kearsipan dengan menyimpan arsip surat ataupun dokumen lainnya berdasarkan hari, tanggal, bulan, dan

tahun.43

Tidak selamanya arsip akan disimpan, oleh sebab itu instansi/lembaga harus merumuskan jadwal retensi asip. Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.44

Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat dengan JRA merupakan alat yang sangat mendukung dalam pengelolaan arsip, karena dengan adanya JRA dengan mudah akan mengetahui arsip mana

41 _{Wursanto, Kearsipan 2, h. 184.}

42 _{Gina Madiana dan Iwan Setiawan, Kearsipan (Bandung: Armico, 1994), h. 159.} 43

Madiana dan Setiawan, Kearsipan, h. 165.

44 _{Peraturan Kepala ANRI No.13 Tahun 2014 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor}

yang akan disimpan dalam jangka waktu panjang, dalam jangka waktu pendek, serta mengetahui berapa lama arsip tersebut akan disimpan dan

kapan arsip tersebut akan dimusnahkan.45

Menurut Undang-undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menjelaskan bahwa jadwal retensi arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan

penyelamatan arsip.46

3. Pemeliharaan Arsip

Upaya untuk memelihara arsip terutama ditujukan untuk melindungi, mengatasi dan mengambil tindakan - tindakan untuk menyelamatkan fisik terutama informasi arsip, disamping menjamin kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan.

Pemeliharaan arsip inaktif harus memperhatikan dua faktor pokok, pertama faktor intern yang dapat menyebabkan kerusakan pada fisik arsip, sehingga perlu dilakukan tindakan untuk memelihara, menjaga dan mengamankan terhadap perusak kertas secara langsung. Kedua, faktor ekstern dari lingkungan di mana arsip tersimpan, yang dapat merusak arsip secara tidak langsung.

45 _{Oktarino Arizola dan Eva Rahmah. Pembuatan Jadwal Retensi Arsip (JRA) di Kantor}

Wali Nagari Kajai Kabupaten Pasaman Barat. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Vol.2, No. 2, Seri A, Maret 2014, h.1.

Berikut faktor yang menyebabkan kerusakan pada arsip yang

disebabkan dari dalam antara lain :47

a. Kertas

Kertas mempunyai kandungan baik itu bersifat pengawet maupun bersifat penghancur terhadap kertas itu sendiri, bahan-bahan yang digunakan untuk lapisan atas kertas terbuat dari kanji, cuka, garam mineral, yang merupakan bahan-bahan makanan yang menarik bagi serangga dan bagi pertumbuhan berbagai bakteri. Namun, sebaik apapun kertas yang kita gunakan, apabila perawatan dan penyimpaannya tidak baik, daya tahan kertaspun tidak akan bertahan lama.

b. Tinta

Sebaiknya tinta yang digunakan tidak menimbulkan aksi-aksi kimia yang menyebabkan kerusakan kertas yaitu tinta karbon yang terbuat dari arang hitam (langes), karena tinta yang terbuat dari getah kayu oak akan menimbulkan reaksi-reaksi kimia yang akan merusak kertas. Sekarang banyak percetakan yang menggunakan tinta karbon.

c. Pasta/Lem

Dalam menggunakan perekat harus dicarikan yang baik, jangan menggunakan perekat yang dibuat dari getah arab ataupun celluloce tape dan sejenisnya karena akan merusak kertas.

Sedangkan kerusakan dari faktor ekstern, yang dapat merusak arsip

secara tidak langsung, diakibatkan dari serangan luar antara lain :48

a. Kelembaban

Kelembaban udara yang tidak terkontrol akan mengakibatkan timbulnya jamur, pasta/lem hilang, kertas menjadi lemah dan merusak kulit.

b. Udara yang terlampau kering

Udara yang terlampau kering akan merusak kertas, kertas akan menjadi kering, kesat dan mudah patas. Kelembaban udara harus diatur sedemikian rupa, tidak melampaui 75º dan temperatur udara diantara 65º F dan 85º F.

c. Sinar matahari

Sinar matahari yang jatuh langsung di atas bundel-bundel kertas, karena sinar ultraviolet dapat membahayakan kertas-kertas, mengancam struktur molekul kertas dan kulit, yang mengakibatkan kertas menjadi buruk, coklat, dan tinta luntur.

d. Debu dan Serangga

Walaupun debu kecil, tetap dapat merusak kertas dan kulit. Sebaiknya pasang jaring kawat yang halus (wire mesh) pda pintu-pintu dan jendela-jendela, hal ini berguna untuk menyaring udara masuk dan menahan masuknya jenis-jenis serangga di dalam ruang penyimpanan arsip.

e. Jamur dan sejenisnya

Jamur adalah akibat langsung dari kelembaban dan temperatur udara yang tidak terkontrol.

4. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

Penyusutan arsip bukan sekedar masalah mendesak yang harus dilakukan karena banyak arsip yang tidak terkendali, berserakan, dan

menumpuk di sudut ruangan, tetapi juga terkait apresiasi pimpinan.49

Arsip - arsip yang telah semakin menurun frekwensi penggunaannya oleh organisasi atau digunakan kurang dari 10 kali dalam satu tahun dikatakan sebagai arsip inaktif. Arsip inaktif tersebut disimpan di pusat

arsip (Record Centres). Menurut Mabbs dalam Peterson dan Nathan

“ The need to establish records centres stems from the very large

quantities of records which are produced by modern administrative organizations and the necessity to keep them as economically as possible before they can be destroyed or transferred to the National

Archives.”50

Record centre digunakan untuk menjaga atau menyimpan arsip inaktif dengan jumlah yang sangat besar yang dihasilkan oleh organisasi administrasi secara ekonomis sebelum record inaktif tersebut dihancurkan atau dipindakan ke Arsip Nasional karena arsip inaktif tidak akan selamanya disimpan di Pusat Arsip (Record Centre), tetapi sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), arsip inaktif yang tidak bernilai guna tinggi, hanya memiliki nilai guna primer, akan

49 _{Machmoed Effendi, Implementasi Penyusutan Arsip di Lingkungan Universitas Gadjah}

Mada. Materi Rakor Penyusunan Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Tengah, 26 April 2011.

50 _{Peterson Dewah and Nathan Mnjama,} “_{An Assessment Of The National Archives Of} Zimbabwe’s Gweru Records Centre,” Esarbica Journal, vol.32, (1 February 2013), h.55.

dimusnahkan. Sementara arsip yang bernilai guna tinggi, memiliki nilai guna primer dan sekunder, akan diserahkan ke Arsip Nasional RI sebagai arsip statis. Pemusnahan dan penyerahan arsip harus melalui prosedur dan ketentuan peraturan perundang - undangan yang berlaku.

Dalam Undang-undang Republik Indonesia Pasal 1 No, 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Kegiatan - kegiatan yang dilakukan dalam proses penyusutan arsip meliputi :

a. Penilaian terhadap arsip yang sudah melampaui jangka simpannya.

b. Penyisihan dan seleksi arsip-arsip mana yang dapat dimusnahkan

dan yang akan disimpan.

c. Pendaftaran arsip dalam daftar pertelaan, pemusnahan dan

penyerahan arsip.

Fase penyusutan merupakan penentuan masa simpan arsip. Dalam fase ini ditentukan apakah suatu arsip harus dimusnahkan, dipindahkan atau disimpan secara permanen. Pengelolaan arsip inaktif pada dasarnya tidak dapat dilepaskan dari pengelolaan semasa aktifnya. Apabila pada masa aktifnya arsip dikelola dengan baik, maka pada masa inaktifnya akan menjadi baik, sehingga akan memudahkan proses penyusutan dan penataan arsip pada masa statis.

Pemusnahan arsip inaktif artinya pemusnahan arsip yang tidak diperlukan lagi bagi instansi/lembaga. Metode pemusnahan arsip meliputi pencacahan, pembakaran, pemusnahan kimiawi dan

pembuburan.51

a. Pencacahan

Pencacahan adalah metode yang sering digunakan di Indonesia dalam pemusnahan dokumen dan mikrofilm, yaitu menyobek menjadi potongan-potongan kecil menggunakan alat pencacah.

Berbagai macam jenis alat pencacah yaitu: Shredders, sebuah alat

pemotong yang menggunakan berbagai metode untuk memotong, menarik, menyobek kertas menjadi potongan-potongan kecil.

Disintegrator, menggunakan pemotong berputar sehingga

menghasilkan potongan dokumen berupa partikel kecil-kecil, alat jenis ini cocok untuk pengamanan tingkat tinggi. Ada pula berbagai alat pemotong lainnya, mulai dari mesin kecil yang dapat diletakkan di atas meja, sampai mesin besar yang mampu mencacah 2 ton kertas per jam, dan ada pula mesin pencacah yang dapat memotong kertas datar maupun gumpalan kertas.

b. Pembakaran

Pembakaran adalah metode yang telah lama dikenal, metode ini pernah dianggap sebagai metode paling aman namun pengalaman lapangan menunjukkan bahwa dokumen yang dibakar seringkali terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja ada dokumen

51

rahasia yang dapat diketahui lawan, dan kini metode pembakaran dianggap tidak bersahabat dengan lingkungan.

c. Pemusnahan Kimiawi

Pemusnahan kimiawi adalah pemusnahan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi guna melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan, termasuk mikrofilm. Pemusnahan kimiawi lebih hemat daripada pencacahan.

d. Pembuburan

Pembuburan atau pulping adalah metode pemusnahan dokumen rahasia yang ekonomis, aman, bersih, nyaman dan takterulangkan. Dokumen yang akan dimusnahkan dicampur air kemudian dicacah lalu dialirkan melalui saringan, hasil pembuburan berupa residu

kemudian dipompa ke hydraexcator yang memeras air sehingga

hasilnya adalah lapisan bubur, lapisan ini kemudian disiram air lagi lalu dibuang. Pembuburan banyak dilakukan oleh bank dan instansi/ lembaga yang menuntut pengamanan yang tinggi. Metodei ini

belum populer di Indonesia.52

D. Hambatan dalam Pengelolaan Arsip Dinamis

Berikut hambatan-hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis

menurut Ig Wursanto :53

1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila

sewaktu-waktu diperlukan kembali.

52

Sulityo Basuki. Pengantar Kearsipan, h.106.

2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.

3. Bertambahnya arsip dinamis inaktif tanpa diikuti dengan penyusutan

dan pemusnahan yang kemudian akan mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi.

4. Tatakerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan

modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.

5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai.

6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan

pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya

E. Arsip Perkara Pidana

Berkas kasus adalah file yang berisi dokumen-dokumen yang berhubungan dengan hal yang spesifik, dan peristiwa dengan waktu yang terbatas.

“A case file is a file that contains documents that relate to a specific, time-limited entity or event, such as person, event, project, or organization. A case file series is a set of files that deal with

similar types of cases.” 54

54 _{PWS Corporate Information Management,} “_{Record Management Tip: Record}

management advice prepared for GNWT records professionals by the Records management Unit,” Northwest Territories. no.12, february 2004, h.1.

Berkas kasus dengan waktu yang terbatas (time-limited) berarti bahwa suatu peristiwa atau tindakan harus berlangsung sebelum berkas kasus dibuka (dibuat), sebagai contoh; sebuah file proyek tidak akan dibuat sampai proyek tersebut direncanakan, file klien tidak akan dibuat sampai klien tersebut muncul. Serangkaian berkas kasus adalah satu set file yang berhubungan dengan jenis kasus yang sama.

Arsip berkas perkara adalah arsip yang memiliki nilai referensi dan dibutuhkan oleh pengacara untuk mengingatkan kembali apa yang sudah terjadi, dan juga digunakan untuk bahan penelitian sebagai perbandingan jika ada perkara yang mirip dengan perkara yang sudah ada sebelumnya.

Salah satu jenis arsip berkas perkara adalah arsip perkara pidana. Arsip perkara pidana tercipta dari setiap kasus hukum pidana yang terjadi, tindak pidana dapat dibagi menjadi 2, yaitu tindak pidana umum dan tindak pidana khusus. Tindak pidana umum adalah tindak pidana yang termasuk dan diatur dalam KUHP (kitab undang-undang hukum pidana) dan belum diatur secara tersendiri dalam Undang-undang khusus, yang termasuk dalam tindak pidana umum meliputi; kejahatan terhadap martabat presiden dan wakil presiden, pemalsuan, penghinaan, kejahatan asusila, membuka rahasia, pembunuhan, penganiayaan, pencurian, penggelapan, pelanggaran ketertiban umum dan lain sebagainya. Sedangkan tindak pidana khusus adalah tindak pidana yang pengaturannya berada diluar KUHP, dan telah diatur secara khusus pada Undang-undang Khusus, yang termasuk dalam

tindak pidana khusus meliputi; narkotika/psikotropika, korupsi, pencucian

uang, kejahatan HAM dan lain sebagainya.55

F. Penelitian Terdahulu

Penelitian yang relevan dengan judul penelitian ini diambil dari dua

judul skripsi. Penelitian sebelumnya pernah dilakukan oleh Widaryono

Mahasiswa Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab dan Ilmu Budaya, UIN Sunan Kalijaga, Yogyakarta, pada tahun 2010 dengan judul “Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah (KAPD) Kota Yogyakarta”. Skripsi ini diperoleh dari

repository UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Tujuan dari penelitian yang dilakukan tersebut adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah (KAPD) Kota Yogyakarta. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan menggunakan metode pengumpulan data melalui wawancara, observasi dan dokumentasi. Langkah-langkah dalam menganalisis data adalah dengan menggunakan metode reduksi data, penyajian data, dan pengambilan kesimpulan atau verifikasi. Hasil penelitian yang diperoleh menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta sudah sepenuhnya dilaksanakan sesuai dengan pedoman tata kearsipan yang ada. Perbedaan dengan penelitian yang penulis lakukan adalah pertama pada studi kasus, peneliti terdahulu bertempat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah (KAPD)

55 Hukum Prodeo, “_{Jenis-jenis Perbuatan yang Te}rmasuk Tindak Pidana.” _{Diakses 18}

Kota Yogyakarta sementara yang penulis teliti yaitu pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Perbedaan yang kedua adalah pada tujuan penelitian, peneliti terdahulu hanya bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah (KAPD) Kota Yogyakarta, sedangkan pada penelitian ini penulis bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif serta hambatan yang ada dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif. Persamaan dengan penelitian yang penulis lakukan yang pertama adalah pada salah satu tujuan yaitu untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip, persamaan kedua terletak pada metode penelitian yang digunakan yaitu deskriptif kualitatif, persamaan ketiga terletak pada teknik pengumpulan data yaitu observasi, wawancara, kajian pustaka dan dokumentasi, selain itu persamaan juga terletak pada teknik analisa data yang digunakan yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.

Penelitian kedua ditulis oleh Rinda Ayunda Mahasiswi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Fakultas Adab dan Humaniora, Jurusan Ilmu Perpustakaan pada tahun 2014 dalam skripsi yang berjudul “ Pengelolaan Rekod Pada Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidikan dan Tenaga Kependidikan (PPPPTK) Bisnis dan Pariwisata”. Skripsi ini diperoleh dari repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui kebijakan pengelolaan rekod, jenis rekod yang tercipta, pengelolaan rekod, dan kendala yang dihadapinya.

Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dan pendekatannya ialah kualitatif. Hasil penelitian adalah pengelolaan rekod di PPPPTK Bisnis dan Pariwisata Kebijakan pengelolaan rekod, belum ada secara tertulis akan tetapi menggunakan peraturan pemerintah. Jenis rekod yang tercipta di PPPPTK Bisnis dan Pariwisata ialah rekod aktif dan rekod inaktif. Sistem penyimpanan rekod berdasarkan subjek/masalah dan disusun berdasarkan tanggal surat datang. Proses penyimpanan rekodnya adalah azas gabung. Perbedaan dengan penelitian yang penulis lakukan adalah pertama pada studi kasus, peneliti terdahulu bertempat pada Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidikan dan Tenaga Kependidikan (PPPPTK) Bisnis dan Pariwisata sementara yang penulis teliti yaitu pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Perbedaan yang kedua adalah pada tujuan penelitian, peneliti terdahulu bertujuan untuk mengetahui kebijakan pengelolaan rekod, jenis rekod yang tercipta, pengelolaan rekod, dan kendala yang dihadapinya sedangkan pada penelitian ini penulis bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif dan hambatan yang ada dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif. Persamaan dengan penelitian yang penulis lakukan yang pertama adalah pada tujuan penelitian yaitu untuk mengetahui pengelolaan arsip dan kendala yang dihadapi. Persamaan kedua terletak pada jenis penelitian yang menggunakan deskriptif kualitatif.

42 BAB III

METODE PENELITIAN A. Jenis dan Pendekatan Penelitian

Dalam penelitian ini, jenis penelitian yang digunakan adalah jenis penelitian deskriptif. Penelitian deskriptif adalah metode penelitian yang menuturkan dan menafsirkan data yang berkenaan dengan fakta, keadaan, variabel, dan fenomena yang didapatkan di lapangan saat penelitian dan menyajikan dan

mendeskripsikan atau menjelaskan sesuatu hal seperti apa adanya.56 Metode

penelitian ini dipilih untuk mendeskripsikan atau menggambarkan secara umum bagaimana pengelolaan arsip dinamis di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.

Pendekatan penelitian yang dilakukan peneliti adalah dengan pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif adalah pendekatan yang dimaksudkan untuk menghasilkan data-data deskriptif berupa kata-kata tertulis, atau lisan dari

orang-orang yang dapat diamati sesuai dengan pendapat.57 _{Dengan pendekatan}

ini penulis menggambarkan temuan-temuan penelitian dan memperoleh pemahaman yang mendalam sehingga dapat ditarik kesimpulan.

B. Pemilihan Informan

Informan adalah orang yang memberi informasi atau orang yang menjadi

sumber data, bisa juga disebut orang yang diwawancarai.58 Informan adalah

orang yang diperkirakan menguasai dan memahami data , informasi, ataupun

fakta dari suatu objek penelitian.59

56

Subana M. Dasar-Dasar Penelitian Ilmiah (Bandung: Pustaka Setia, 2005), h. 89.

57 _{Lexy J. Moleong. Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya,}

2007), h.4.

58

Emzir, Metode Penelitian Kualitatif Analisa Data (Jakarta: Rajawali Press, 2010), h.53.

59

M. Burhan Bungin. Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, dan Ilmu Sosial Lainnya (Jakarta: Kencana, 2009), h. 108.

Kriteria informan yang akan menjadi narasumber adalah orang yang memahami tentang pengelolaan arsip yaitu kepala arsip dan staf/pegawai arsip pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Dalam melakukan penelitian kualitatif, penulis harus cermat dalam memilih narasumber (informan) yang akan di wawancarai, penulis megambil informan sebanyak 2 orang, yaitu:

Tabel 3.1 Informan

No. Nama Jabatan

1. Jul Rizal, SH.MH.

NIP. 19610731 198303 1 004

Panitera Muda Hukum & Koordinator Arsip Pidana

2. Dadang

NIP. 19620505 201408 1 001

Juru 1/c dan Staf Arsip Pidana

Penulis berharap dapat mendapatkan informasi mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana, peralatan yang digunakan dan hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana serta pengalaman yang beliau miliki.

C. Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan merupakan langkah awal yang penting dalam penelitian. Data yang terkumpul akan digunakan sebagai bahan analisis. Oleh karena itu, pengumpulan data harus dilakukan dengan sistematis, terarah, dan sesuai dengan masalah penelitian. Dalam penelitian ini, teknik pengumpulan data yang digunakan antara lain:

1. Data Primer

Data primer adalah data yang diambil langsung tanpa perantara, atau langsung dari sumbernya. Seorang penulis bisa mendapatkan data-data

primer dengan cara menyebarkan kuisioner, melakukan wawancara, atau melakukan pengamatan langsung terhadap suatu aktifitas pada

masyarakat.60 _{Dalam penelitian ini data diperoleh secara langsung dari hasil}

observasi lokasi penelitian yaitu arsip pidana Pengadilan Negeri Jakarta Selatan dan hasil wawancara dengan koordinator dan staff arsip pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.

a. Observasi

Observasi merupakan suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengadakan penelitian secara teliti, serta pencatatan secara sistematis. Data observasi berupa deskripsi faktual, cermat dan terinci mengenai keadaan lapangan, kegiatan manusia dan situasi sosial, serta konteks di mana kegiatan-kegiatan itu terjadi. Data itu diperoleh berkat adanya peneliti di lapangan dengan mengadakan

pengamatan secara langsung.61 Observasi merupakan metode

pengumpulan data yang sangat diperlukan dalam penelitian, apalagi dengan pendekatan kualitatif. Objek dari observasi ini adalah Unit Kearsipan Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, penelitian yang dilakukan pada teknik observasi ini dengan cara melihat dan mengamati langsung kegiatan pengelolaan arsip, mengumpulkan fakta-fakta, pernyataan-pernyataan yang merupakan hasil dari kenyataan untuk dibahas dalam hasil penelitian. Teknik observasi ini dilakukan untuk menjawab

60 _{Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar teori dan panduan}

praktispenelitian sosial bagi mahasiswa dan peneliti pemula (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 86-87.

rumusan masalah mengenai pengelolaan arsip perkara pidana, peralatan yang digunakan serta hambatan dalam pengelolaan arsip.

b. Wawancara

Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan informan atau orang yang diwawancarai, dengan atau tanpa menggunakan pedoman wawancara, di mana pewawancara

dan informan terlibat dalam kehidupan sosial yang relatif lama.62

Wawancara ini merupakan pembicaraan yang mempunyai tujuan dan didahului beberapa pertanyaan berkisar dari pertanyaan informal ke formal, untuk mendapatkan kejelasan mengenai permasalahan yang ada, khususnya yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Bentuk wawancara yang digunakan adalah wawancara tidak terstruktur, wawancara tidak terstruktur merupakan cara untuk memperoleh data bila subjek sulit mengekspresikan diri, pewawancara dapat memodifikasi pertanyaan yang akan diajukan. Dengan menggunakan wawancara tidak terstruktur diharapkan dapat memperoleh data yang lebih mendalam, lebih khusus dan lebih tepat dengan mengajukan pertanyaan tambahan untuk

mengurangi respon-respon yang tidak jelas.63 Teknik wawancara ini

dilakukan untuk mendapatkan hasil observasi awal dan menjawab

62 _{Bungin. Penelitian Kualitatif, h.108.}

rumusan masalah mengenai pengelolaan arsip dan hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di PN Jaksel.

2. Data Sekunder

Data Sekunder adalah data yang diperoleh atau dikumpulkan dari sumber-sumber yang telah ada. Data sekunder biasanya diambil dari dokumen-dokumen antara lain dari laporan, karya tulis, koran dan

majalah.64 Data sekunder dalam penelitian ini bersumber dari dokumentasi

dan kepustakaan, yang terdiri dari berbagai literatur dan artikel yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.

a. Kajian Pustaka

Kajian Pustaka merupakan suatu teknik mengumpulkan dan mempelajari dari perpustakaan yang berhubungan dengan masalah yang penulis bahas.

b. Dokumentasi

Dokumentasi adalah salah satu teknik pengumpulan data yang digunakan untuk menelusuri data historis. Secara detail bahan dokumenter terbagi beberapa macam yaitu: 1). Otobiografi, 2). Surat-surat pribadi, buku-buku catatan harian, memorial, 3). Kliping, 4). Dokumen pemerintah maupun swasta, 5). Cerita roman dan cerita rakyat, 6). Data di server atau di flashdisk, 7). Data tersimpan di web

site, 8). Foto-foto.65 Data dokumenter yang penulis peroleh di kantor

64

Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h. 87

8. Apa saja kendala dalam pengelolaan arsip pidana pada PN Jaksel ?

Jawab: kendalanya ga ada komputer. Jadi arsipnya masih manual belum terkomputerisasi. Ruangan juga ya apa adanya kaya gini, seharusnya sih dibesarin lagi ruangannya.

9. Dalam satu tahun, berapa banyak arsip pidana yang di terima bagian arsip pidana PN Jaksel ?

Jawab: banyak ya sekitar 800-1500 perkara, tapi itu belum semuanya benar-benar jadi arsip, jadi masih ada beberapa berkas yang mau banding atau kasasi.

10.Siapa saja yang dapat mengakses arsip pidana PN Jaksel ? dan bagaimana ketentuannya ?

Jawab: Hakim atau staf disini ya pasti, buat penelitian-penelitian juga bisa, buat keperluan kaya kamu gini lah keperluan akademis. Ketentuannya ya kalau dari luar disertai dengan surat pengantar.

11.Apakah arsip pidanan PN Jaksel telah mengadakan kegiatan pemusnahan arsip? berikan alasannya.

Jawab: Belum, karena dari atas juga belum ada perintahnya, seharusnya sih ya pemusnahan itu harus dilakukan.

12.Bagaimana cara pemusnahan arsip pidana PN Jaksel? (cara pemusnahan sesuai standar: dibakar, dilebur, dicacah)

Jawab: karena pemusnahan belum dilakukan. Tapi biasanya tu di bakar 13. Apakah ada saksi dalam pemusnahan arsip pidana ?

Jawab: kalau saksi ya harus ada kalau dalam pemusnahan, tapikan kita belum ada pemusnahan.

TRANSKRIP WAWANCARA PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PERKARA PIDANA STUDI KASUS PENGADILAN NEGERI JAKARTA

SELATAN

Nama Informan : Bpk. Dadang

Jabatan : Staff Arsip Pidana

Tempat Wawancara : Ruang Arsip Pidana Pengadilan Negeri Jaksel

Waktu Wawancara : 15 – September – 2016

1. Dalam salah satu bundel arsip pidana, berkas-berkas apa saja yang ada di dalamnya?

Jawab: 1 bundel misalkan 1 bundel itu ada dari 3 sampai 8, karena apa? Kan kalo arsip itu ada yang kecil ada yang besar jadi ya sesuai dengan tebal arsip nya yaa.... ada juga yang 1 itu tebel banget.

2. Bagaimana prosesnya sehingga berkas-berkas tersebut dapat menjadi arsip ?

Jawab: ya jadi gini misalnya dari satu perkara dari polisi kirim ke kejaksaan, dari kejaksaan kirim ke pengadilan terus dicek kelengkapannya baru kirim ke wakil hakim terus ditunjuk hakim untuk tata cara pidana terus sampai sidang kan. Ya setelah sidang selesai di cek lagi kelengkapannya kalo sudah lengkap langsung dikirim ke arsip pidana.

3. Apakah ada buku agenda arsip masuk ? Jika ada, bagaimana formatnya? Jawab: ada, namanya buku register. Formatnya sesuai dengan klasifikasi. Buku register ini sebenernya ada 7 jenis, dipisahin sesuai subjek ada narkotika, penipuan dan penggelapan, pencurian, penadahan, pembunuhan, lingkungan hidup dan imigrasi tapi kan kalo ada 7 buku register kaya gitu nanti ribet, jadi dibikin lah ini buku pintar, buku register pertahun yang mencakup semua subjek, biar semua staff bisa gampang nemuin arsip yang dibutuhkan gitu, jadi ga harus nunggu ada saya. Formatnya itu ada, nomor urut,nomor perkara, nama terdakwa, pasal, keterangan box sesuai klasifikasinya, keterangan lain.

4. Apakah ada buku agenda arsip keluar ? Jika ada, bagaimana formatnya? Jawab: ada, namanya register keluar. Formatnya sama kaya buku register tadi.

5. Bagaimana sistem penyimpanan arsip pidana PN Jaksel ?

Jawab: penyimpanannya pertahun, di susun di rak atau lemari sesuai dengan jenis perkara, setiap perkara itu di susun sesuai tanggal arsip perkara itu masuk ke sini.

6. Berapa lama arsip pidana ini disimpan ? Jawab: sekitar 30 tahun.

7. Perlengkapan apa saja yang menunjang dalam pengelolaan arsip pidana ? Jawab: Ada peralatan atk (pulpen, pensil), ordner, buku registrasi untuk mencatat arsip masuk biasanya ini kita sebut buku pintar yaa karena ini daftar biar gampang nemuin arsip, terus ini lemari-lemari besi,, kipas jadi ya masih sederhana gitulah

8. Apa yang dilakukan untuk pemeliharaan arsip pidana ?

Jawab: ... ya biar wangi dikasih kamper apa gitukan, supaya ga berdebu di plastikin arsipnya.

9. Apakah ada kendala dalam pengelolaan arsip pidana?

Jawab: ya kalo kendalanya mah tempat luas lapangannya, belum komputerisasi, terus ruangannya harusnya sejuk kan pengelolaan arsip mah harus wangi dan ga berdebu biar arsipnya juga ga cepet rusak.

LEMBAR OBSERVASI

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF PERKARA PIDANA (STUDI KASUS PENGADILAN NEGERI JAKARTA SELATAN)

No. Tanggal Lokasi Pengamatan Hasil Pengamatan

1. 01 Maret 2016 Arsip Pidana Pengadilan Negeri Jakarta Selatan

1. Penulis melakukan pengamatan terhadap SDM pada arsip pidana, didapati bahwa SDM berlatar belakang bukan dari bidang kearsipan, namun memiliki pengalaman yang cukup mumpuni dalam hal pengelolaan arsip.

2. 05 September 2016 Arsip Pidana Pengadilan Negeri Jakarta Selatan

1. Penulis melakukan pengamatan terhadap penyimpanan arsip, penulis menyimpulkan bahwa sistem yang digunakan dalam penyimpanan arsip pidana adalah sistem subjek, karena tertera dengan jelas setiap lemari terdapat papan nama subjek. 2. Selain itu, penulis juga

melakukan pengamatan terhadap peralatan yang menunjang dalam pegelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana, terlihat bahwa peralatan yang digunakan dalam pengelolaan tergolong masih sederhana, yaitu terdiri dari: lemari baja, rak besi, filing

cabinet, beberapa peralatan atk, kipas angin, map dan plastik pembungkus arsip.

BIODATA PENULIS

Reza Nawafella Alya Parangu. Lahir di Metro, Lampung pada tanggal 4 Juli 1995. Anak kedua dari tiga bersaudara dari pasangan Drs. Ali Maksum, Mz. M.Pd.I dan Dra. Sulistyowati, M.Pd.I. Penulis beralamat di Jl. Bukhori Muslim, Mojopahit RT/RW 012/006, Kecamatan Punggur, Lampung Tengah. Pendidikan yang telah ditempuh oleh penulis, antara lain: TK Pertiwi, Mojopahit (1999), kemudian penulis melanjutkan pendidikan di MI An-nur Guppi Mojopahit (2000-2006). Setelah lulus, penulis melanjutkan pendidikan di MTs Guppi 03 Astomulyo (2006-2009) dan dibarengi dengan pendidikan agama di TKA/TPA Babussalam (2006-2009). Kemudian setelah menamatkan pendidikan di MTs, pendidikan dilanjutkan ke MAN 1 Metro, Lampung (2009-2012). Pada tahun 2012 penulis melanjutkan pendidikan S1 di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dengan mengambil program studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab dan Humaniora (FAH), dan menulis skripsi yang berjudul Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana Studi Kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Selama menempuh pendidikan, penulis mendapatkan prestasi di bidang akademik juara II Matematika tingkat SD/MI Kecamatan Punggur, Lampung Tengah (2006). Anggota Pencak Silat Satria Muda Indonesia (2009-2011). Pada tahun 2015 melakukan Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), dan melaksanakan Kuliah Kerja Nyata di Desa Leuwisadeng, Bogor (2015).