Pengelolaan arsip dinamis inaktif di unit kearsipan pusat penelitian dan pengembangan teknologi minyak dan gas bumi LEMIGAS

DAN GAS BUMI “LEMIGAS” SKRIPSI

Diajukan pada Fakultas Adab dan Humaniora untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

Disusun oleh :

Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1435 H/ 2014 M

i Program Studi : Ilmu Perpustakaan

Judul : Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Pusat Penelitian

dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi “LEMIGAS”

Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi untuk menunjang proses kegiatan administrasi dan manajemen. Penelitian ini membahas tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di unit kearsipan PPPTMGB“LEMIGAS” bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip inaktif di unit kearsipan dari tahap pemindahan sampai tahap penyusutan arsip. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, menggunakan teknik wawancara dan observasi. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” menemukan kendala dalam pengelolaan arsip inaktifnya, yaitu kurangnya perhatian pimpinan, kurangnya sumber daya manusia, serta kurangnya pelatihan atau sosialisasi tentang pengelolaan arsip. Penelitian ini dimaksudkan untuk peningkatan efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip khususnya di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”.

ii

KATA PENGANTAR

Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan kekuatan iman dan islam, taufiq, dan hidayahNya, sehingga penulis

dapat menyelesaikan skripsi ini. Syukur dengan mengucap Alhamdulillah, dan

dengan usaha maksimal dan tekad serta dorongan yang kuat dari orangtua tercinta dan saudara-saudaraku, akhirnya penulisan skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik, walaupun tentunya hambatan dan rintangan senantiasa menghampiri silih berganti. Namun atas izin Allah SWT semua kesulitan dan hambatan dapat diatasi.

Disadari sepenuhnya dengan kerendahan hati, bahwa penulisan skripsi ini tidak terlepas dari berbagai unsur yang turut andil dengan rela berpartisipasi dalam membantu proses penulisan skripsi ini dari awal hingga selesai. Maka penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam proses penyusunan skripsi ini, yaitu :

1. Bapak Dr. H. Abd. Wahid Hasyim, M.Ag selaku Dekan Fakultas Adab

dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS selaku ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si selaku sekretaris Jurusan Ilmu

Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

4. Ibu Lilik Istiqoriyah, M.Hum sebagai pembimbing skripsi yang telah sabar

membimbing dan memberikan banyak masukan dan saran dalam penulisan skripsi ini.

5. Seluruh Dosen Fakultas Adab dan Humaniora, khususnya Dosen Jurusan

ilmu Perpustakaan yang telah memberikan ilmunya kepada mahasiswa-mahasiswi Jurusan Ilmu Perpustakaan.

iii

6. Ibu Juariah, S.Ap selaku Pembimbing penulis di PPPTMGB “LEMIGAS”

yang telah memberikan informasi untuk penulisan skripsi ini.

7. Kedua Orangtuaku, Ayah dan Mama tercinta terima kasih untuk setiap

untaian doa, kasih sayang, perhatian, semangat, dan motivasi yang begitu besar sehingga bisa menyelesaikan skripsi ini.

8. Adik-adikku tersayang (Tiara, Tika) terima kasih atas segala doa,

dukungan, canda tawa yang selalu hadir menemani penulis disela peyelesaian skripsi ini.

9. Teman-teman seperjuanganku, Nur Afidah, Irmawati Azis, Dian Afrianti,

dan Intan Mayasari yang sering berbagi cerita dan saling memberikan semangatnya satu sama lain.

10.Sahabat terbaik, partnerku selama 4 tahun ini Khariryan Arga yang

senantiasa ada untuk memberikan dukungan, melantunkan doa, meluangkan waktu serta menawarkan segala macam bantuan terkait penyelesaian skripsi ini.

11.Teman-teman JIP Angkatan 2010, khususnya IPI C Agista, Ludfia,

Rochmah, Winda, Nurun, Rinda, Vidi, Syifa, Aufa, Riko, Zulfikar, Lutfan, Luki, Firly, Kibar, Azom, Oni, Tipung, Ajo, Aboy. Thanks ya sudah memberikan supportnya!

12.Teman-teman Gramedia GandariaCity, Ka Novellino, Ka Foury, Ka Amel,

Ka Indah, Alfian, Rianti, yang selalu memberikan semangat dan tidak bosan untuk mengingatkan untuk penyelesaian skripsi ini kepada penulis.

13.Seluruh staf Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” atas segala bantuan

kepada penulis untuk melakukan wawancara yang berhubungan skripsi ini.

14.Seluruh pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu telah

memberikan doa, dukungan dan menyemangati penulis dalam penulisan skripsi ini.

iv

Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini belum mencapai ukuran sempurna. Untuk kritik dan saran yang konstruktif dari pembaca sangat penulis harapkan. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi perkembangan Ilmu Perpustakaan khususnya dibagian kearsipan. Atas bantuan yang telah diberikan, penulis mengucapkan terima kasih.

Jakarta, Agustus 2014

Penulis

v LEMBAR PERNYATAAN

ABSTRAK……….…... i

KATA PENGANTAR………... ii

DAFTAR ISI……….….. v

DAFTAR TABEL………... ix

DAFTAR GAMBAR……….... x

DAFTAR LAMPIRAN………... xi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah………..… 1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah…………...………...….. 5

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian…………....……….……….. 6

D. Metode Penelitian…………....……….………….. 8

E. Definisi Istilah... 12

F. Sistematika Penulisan………...………...……...… 13

BAB II TINJAUAN LITERATUR A. Pengertian Arsip……….………... 15

vi

C. Manajemen Arsip………....……….….. 19

1. Manajemen Arsip Inaktif…………..………….…………... 20

2. Sistem Pengelolaan Arsip Inaktif... 21

2.1Pemindahan... 22

2.2Penataan dan Penyimpanan... 24

2.3Pelayanan... 25

2.4Pemeliharaan... 27

2.5Pemusnahan... 30

D. Sistem Penyimpanan Arsip... 36

1. Sentralisasi... 37

2. Desentralisasi... 40

3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi... 42

E. Pusat Arsip……….……... 43

F. Organisasi Kearsipan………..………... 45

G. Penelitian Terdahulu... 47

BAB III GAMBARAN UMUM A. Profil Organisasi…………..……….………..… 49

B. Organisasi Kearsipan...……….………. 50

C. Profil Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”... 52

D. Visi dan Misi………..……….……… 53

vii

G. Sumber Daya manusia PPPTMGB “LEMIGAS”…………..…. 58

BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN A. Prosedur Penelitian... 59

B. Profil Informan... 60

C. Teknik Pengolahan Data... 61

D. Hasil Penelitian dan Penjelasan... 62

1. Pengelolaan Arsip Inaktif di Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”... 62

1.1Pemindahan... 63

1.2Penataan dan Penyimpanan ... 63

1.3Penyusutan dan Pemusnahan... 65

2. Sarana dan Prasarana... 66

2.1 Fasilitas Ruang Penyimpanan... 66

2.2Akses dan Temu Kembali... 68

3. Kendala... 69

E. Analisis Hasil Penelitian... 76

BAB V PENUTUP a. Kesimpulan………..………... 87

viii

b. Saran………...………. 88

DAFTAR PUSTAKA………....………....………..……….... 90

LAMPIRAN

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Life Cycle of Records... 18

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PPPTMGB “LEMIGAS”... 54

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha... 54

Gambar 4.1 Sistem penomoran pada boks... 66

Gambar 4.2 Daftar arsip simpan... 68

Gambar 4.3 Lemari arsip listrik... 68

Gambar 4.4 Kode klasifikasi arsip berdasarkan masalah... 74

xi

1. Lampiran 1 Surat pengajuan dosen pembimbing skripsi

2. Lampiran 2 Surat tugas menjadi dosen pembimbing skripsi

3. Lampiran 3 Surat izin penelitian skripsi

4. Lampiran 4 Contoh Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif

5. Lampiran 5 Contoh Daftar Arsip yang dipindahkan

6. Lampiran 6 Jadwal Retensi Arsip

7. Lampiran 7 Kode Klasifikasi Arsip Minyak dan Gas Bumi

1

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Kearsipan mempunyai peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi bagi setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan, baik pada kantor-kantor Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Sumber informasi tersebut nantinya akan dibutuhkan untuk menunjang berbagai kegiatan organisasi seperti perencanaan, pengawasan, berkomunikasi serta reputasi organisasi. Organisasi membutuhkan akses informasi yang penting, seperti mendukung pengambilan keputusan, untuk tujuan operasional, sebagai bukti kebijakan dan aktivitas organisasi, serta untuk mengontrol volume informasi dan kemudahan operasional.1

Adalah mustahil suatu kantor dapat memberikan data dan informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan oleh Pemerintah.2 Maka kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting, informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif.

1

Jay Kennedy and Cherryl Schauder, Record Management : a guide to corporate record keeping (Australia: Longman Australia, 1998) h.8

Mengingat arti pentingnya, Pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan nasional. Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menimbang bahwa arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh Negara. Penyelamatan informasi yang ada pada arsip salah satunya dengan melaksanakan dan menyelenggarakan tata kearsipan yang konsisten dan sistematis mulai dari penciptaan arsip sampai dengan tiba waktu pemusnahannya.

Undang-undang tersebut membedakan arsip menurut fungsinya yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara dan disimpan selama jangka waktu tertentu.3 Arsip dinamis berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis ini disebut record.4

3

Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

4

3

Oleh karena itu, arsip sebagai salah satu sumber informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan (manajemen) yang tepat dalam menciptakan efektivitas, efesiensi, dan produktivitas organisasi. Untuk itulah dibutuhkan suatu manajemen arsip yang baik. Salah satu arsip yang pengelolaannya penting untuk diperhatikan adalah arsip dinamis inaktif. Dikatakan penting karena arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang jarang digunakan, jarang digunakan disini berarti dalam keperluan aktivitas bisnis sehari-hari namun keberadaannya harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan di masa mendatang atau memenuhi persyaratan retensi sesuai dengan ketentuan undang-undang.5

Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi “LEMIGAS” selanjutnya disebut PPPTMGB “LEMIGAS” adalah salah satu Unit Pelaksana Teknis yang berada di bawah Badan Penelitian Pengembangan Energi dan Sumber Daya Mineral sebagai lembaga Pemerintah yang menyelenggarakan penelitian, pengembangan dan pelayanan jasa teknologi minyak dan gas bumi nasional serta untuk kepentingan industri. Tugasnya selain melaksanakan penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi, juga mengumpulkan, mengolah, menginterprestasikan, menyimpan dan memperoleh kembali data dan

5 _{Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar memahami dan mengelola}

informasi, menyusun peristilahan teknis di bidang Minyak dan Gas Bumi serta memberikan pelayanan jasa teknologi dan konsultasi.6

Sehubungan dengan tugas tersebut maka PPPTMGB “LEMIGAS” memegang peranan penting dalam rangka menjalankan proses pembangunan khususnya di bidang penelitian. Hal tersebut menyebabkan terciptanya arsip dalam jumlah besar seperti arsip rencana penelitian dan pengembangan, pelaksanaan penelitian dan pengembangan, penyajian informasi, layanan jasa litbang, pembinaan kelitbangan, serta pemantauan dan evaluasi. Sehingga mengakibatkan adanya penumpukan arsip di berbagai tempat, baik di unit kerja atau unit pengolah maupun di unit kearsipan. Melihat kondisi yang terjadi sekarang di PPPTMGB “LEMIGAS” banyak arsip inaktif yang masih tersimpan di masing-masing unit kerja atau unit pengolah, selain dari pada itu unit kerja atau unit pengolah memindahkan arsip inaktifnya ke unit kearsipan masih dalam keadaan kacau, tidak adanya daftar pertelaan arsip yang dipindahkan, serta kurangnya perhatian pimpinan terhadap pentingnya arsip. Akibatnya fungsi arsip sebagai informasi, pusat ingatan, bahan bukti dan lain-lain belum dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin dalam rangka menunjang kebijaksanaan manajemen dalam melaksanakan tugas dan fungsi PPPTMGB “LEMIGAS”.

6 _{PPPTMGB “LEMIGAS”, 40 Tahun Lemigas Mengabdi 1965-2005 (Jakarta: PPPTMGB}

5

Berdasarkan alasan di atas penulis tertarik melakukan penelitian untuk tugas akhir, maka peneliti mengambil judul ”PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT KEARSIPAN PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI MINYAK DAN GAS BUMI “LEMIGAS””

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah 1. Pembatasan Masalah

PPPTMGB “LEMIGAS” memiliki masalah dan kendala dalam pengolahan arsip inaktifnya, kondisi tersebut ditandai dengan penumpukkan arsip yang diterima pada proses pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan yang belum sesuai dengan prosedur pedoman tata persuratan arsip yang digunakan di unit kearsipan. Karena itu dalam penelitian ini, masalah yang akan diteliti adalah : Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”?

Berdasarkan masalah yang dihadapi oleh PPPTMGB “LEMIGAS” tersebut, pengelolaan arsip memerlukan pembenahan segera. Mengingat permasalahan yang kompleks tersebut, peneliti merasa perlu untuk membatasi permasalahan yang akan diteliti yaitu pengelolaan arsip dinamis inaktif yang berbentuk dokumen tertulis. Pembatasan masalah ini dimaksudkan agar penelitian yang akan dilaksanakan tidak keluar dari pembahasan-pembahasan yang tidak

diperlukan, sehingga lebih terarah dan terfokus pada pembahasan yang semestinya.

2. Perumusan Masalah

Untuk mengetahui secara detail tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”, peneliti perlu mengetahui upaya-upaya apa saja yang telah dilakukan dan yang belum dilakukan oleh lembaga tersebut dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif. Sehingga rumusan masalah penelitian ini adalah :

a. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”?

b. Sarana dan prasarana apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif?

c. Kendala apa yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Secara umum, tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui secara jelas tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”. Untuk mencapai tujuan umum tersebut, perlu penjelasan mengenai tujuan-tujuan spesifik dari penelitian, yaitu:

7

a. Untuk mengetahui proses pengelolaan arsip dinamis inaktif yang ada di PPPTMGB “LEMIGAS”, meliputi penyusutan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif.

b. Mengetahui sarana dan prasarana penyimpanan arsip dinamis inaktif di lembaga tersebut.

c. Mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif tersebut.

Manfaat yang diharapkan melalui penelitian ini adalah : 1. Bagi instansi

Sebagai bahan masukan kepada Unit Kearsipan di PPPTMGB “LEMIGAS” untuk meningkatkan kualitas layanannya dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif.

2. Bagi keilmuan

Manfaat penelitian ini untuk keilmuan tentunya agar dapat menjadi salah satu acuan dalam mengembangkan ilmu khususnya di bidang pengelolaan arsip inaktif.

3. Bagi penulis

Penelitian ini tentunya dapat menambah wawasan dan ilmu pengetahuan tentang pengelolaan arsip khususnya arsip dinamis inaktif dan dapat memberikan manfaat di kemudian hari ketika peneliti terjun langsung ke dunia kerja.

D. Metode Penelitian

Dalam metode penelitian ini penulis akan mengemukakan hal-hal yang meliputi: jenis dan pendekatan penelitian, sumber data, teknik pengumpulan data, teknis analisis data.

1. Jenis dan Pendekatan Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif analisis yang bertujuan untuk memperoleh informasi mengenai pengelolaan arsip inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”. Penelitian deskriptif ini bertujuan untuk menggambarkan secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan yang diselidiki.7 Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif menghasilkan dan mengolah data yang sifatnya deskriptif seperti transkripsi wawancara, observasi, dan pengamatan lapangan, gambar, foto, rekaman video dan lain sebagainya.8 Pendekatan ini peneliti pilih karena lebih mudah apabila digunakan untuk mengungkap kenyataan yang sifatnya ganda, menyajikan secara langsung antara peneliti dan informan.9

7

Mohammad Natsir, Metode Penelitian (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2003), h. 54.

8

Fuad Hasan, Pendekatan Kualitatif Untuk Penelitian Prilaku Manusia (Jakarta: Lembaga Pengembangan Sarana Pengukuran Psikologi (LPSP3) Universitas Indonesia, 2001), h. 22

9

Lexy J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2000),h. 5.

9

2. Sumber Data

Sumber yang digunakan penulis untuk mendapatkan data atau informasi dalam penelitian ini adalah :

a. Riset Kepustakaan (Library Research)

Riset kepustakaan peneliti lakukan dengan mempelajari buku-buku, literatur-literatur, artikel-artikel, serta dokumen-dokumen yang terdapat di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”, bermaksud untuk mendapatkan gambaran tentang topik ini. b. Penelitian Lapangan (Field Research)

Penelitian lapangan ini bertujuan untuk mendapatkan data-data secara langsung dari objek penelitian. Untuk mendapatkan data-data tersebut, penulis mengadakan observasi (pengamatan) di lapangan serta wawancara dengan Kepala Sub Urusan Persuratan dan Arsip serta staf fungsional arsip di Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”.

c. Sampel

Sampel dalam penelitian kualitatif bukan dinamakan responden, tetapi sebagai nara sumber, atau partisipan, informan, teman, dan guru dalam penelitian.10 Informan dalam penelitian ini yaitu Kepala Sub Urusan Persuratan dan Arsip, Staf Fungsional Umum, dan Staf Fungsional Arsiparis di Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”.

3. Teknik Pengumpulan Data

Dalam pelaksanaan penelitian ini, peneliti menggunakan beberapa teknik untuk mempermudah pengumpulan data yang diperlukan. Teknik-teknik ini digunakan secara akumulatif dan saling melengkapi. Adapun beberapa teknik-teknik pengumpulan data tersebut adalah :

a. Observasi, teknik ini dilakukan untuk melihat, mengamati langsung aktivitas pengelolaan arsip pada aspek manajerial, mengumpulkan fakta-fakta, pernyataan-pernyataan yang merupakan hasil dari kenyataan untuk dibahas dalam hasil penilitian. Objek dari observasi ini adalah Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”.

b. Wawancara, teknik ini digunakan untuk memperjelas permasalahan yang ada, khususnya yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”. Bentuk wawancara yang digunakan adalah wawancara tidak terstruktur. Wawancara tidak terstruktur merupakan pendekatan yang optimal guna memperoleh data bila subjek sulit mengekspresikan diri. Bila itu terjadi, maka pewawancara dapat memodifikasi pertanyaan yang diajukan. Dengan wawancara tidak terstruktur dimungkinkan data yang lebih mendalam yaitu pertanyaan tambahan untuk mengurangi respon – respon yang

11

tidak jelas, agar dapat diperoleh jawaban yang lebih khusus dan lebih tepat.11

c. Dokumentasi, dilakukan untuk mencari data yang berupa catatan, brosur, arsip, notulasi rapat, agenda sebagainya.12 4. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakaan adalah melalui pendekatan deskriptif analisis,13 yaitu pendekatan dengan cara mendeskripsikan atau menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya dengan cara menyusun data, menjelaskan data, dan menganalisa data. Setelah data diperoleh melalui wawancara dengan para informan, maka selanjutnya percakapan yang direkam dalam wawancara tersebut dicatat atau dibuatkan transkripnya, untuk kemudian dianalisa.

Analisa ini merupakan proses penyederhanaan data ke dalam bentuk bahasa yang mudah dibaca dan diinterprestasikan tanpa mengurangi nilai ataupun isinya. Secara spesifik proses analisa data yang dilakukan oleh peneliti dalam hal ini adalah berdasarkan tahapan berikut ini :

a. Pengumpulan data penelitian melalui proses studi literatur, observasi, dan wawancara.

11

Lexy J. Moleong. Metode Penilitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2007), h. 190.

12

Suharsimi Arikunto. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik, cet. 8. (Jakarta: Rineka Cipta, 1992). h. 200.

b. Sebelum dianalisis secara matang, data hasil wawancara dibuatkan transkrip (salinan dalam bentuk tulisan)

c. Analisis data secara matang

d. Penyederhanaan data hasil analisis kedalam bentuk yang mudah dibaca dan di interprestasikan

e. Pembuatan laporan penelitian

E. Definisi Istilah

1. Arsip adalah simpanan surat-surat penting atau kumpulan warkat yang disimpan seara teratur.

2. Arsip Dinamis Aktif adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi.

3. Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun

4. Sistem Penyimpanan Arsip adalah pedoman atau ketentuan mengenai pelaksanaan pengurusan surat dan naskah lain yang disepakati oleh pihak-pihak pengambil keputusan didalam organisasi untuk diterapkan pada sistem kearsipan suatu organisasi 5. Sentralisasi adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit

kerja khusus yang lazim disebut unit kearsipan

6. Desentralisasi adalah setiap unit kerja mengolah arsipnya masing-masing.

13

7. Jadwal Retensi Arsip adalah penentuan jangka waktu penyimpanan arsip yang digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.

F. Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah pembahasaan skripsi ini secara sistematis maka penulis membagi menjadi kedalam lima(5) bab, sebagai berikut:

BAB I. PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis mengemukakan tentang: Latar Belakang, pembatasan masalah dan perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penilitian, serta sistematika penulisan.

BAB II. TINJAUAN LITERATUR

Bab ini membahas tentang pengertian sistem kearsipan, siklus hidup arsip, manajemen arsip, sistem penyimpanan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

BAB III. GAMBARAN TENTANG UNIT KEARSIPAN PADA PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

TEKNOLOGI MINYAK DAN GAS BUMI

Bab ini akan membahas tentang : sejarah singkat PPPTMGB “LEMIGAS”, profil organisasi kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS", visi dan misi, sumber daya manusia, tugas dan fungsi kearsipan di PPPTMGB “LEMIGAS”.

BAB IV. PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN

Bab ini merupakan hasil penelitian yang berisi tentang pemindahan, penataan, penyimpanan arsip dinamis di Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”, sarana dan prasarana penyimpanan arsip, serta penyusutan arsip dinamis pada pusat arsip.

BAB V. PENUTUP

Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran yang diberikan untuk bagian kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif.

15

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Pengertian Arsip

Menurut Widjaja arsip diartikan sebagai proses pengaturan dan penyimpanan surat secara teratur sehingga setiap saat diperlukan dengan

mudah dan cepat diketahui.12 Sedangkan menurut Barthos arsip (record) yang

dalam bahasa indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk

membantu daya ingat orang itu pula.13

Adapun pengertian arsip menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Di Indonesia pengertian arsip diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada pasal 1 ayat (2) yaitu: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

12

A.W Widjaja, Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar. (Jakarta: Grafindo, 1993)h.8

13

organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Dari pengertian mengenai arsip tersebut dapat dilihat bahwa suatu arsip mempunyai sisi pembahasan yang kompleks, yaitu arsip yang dilihat dari keberadaannya, sebagai suatu dokumen yang mempunyai nilai tertentu bagi instansi penciptanya karena mengandung data dan informasi, dan arsip yang ditinjau dalam pengelolaannya, mulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan arsip yang harus ditangani dengan baik jika ingin menghasilkan suatu efektifitas dan efesiensi di dalam temu balik arsip itu sendiri. Untuk mendapatkan pengelolaan yang baik dibutuhkan sebuah prosedur pengamanan arsip. Prosedur tersebut meliputi tahapan dalam siklus hidup arsip.

B. Siklus Hidup Arsip

Siklus hidup arsip dinamis terdiri dari beberapa tahap yaitu tahap penciptaan atau penerimaan dari luar organisasi (creation), tahap distribusi (distribution), tahap penggunaan (use), tahap pemeliharaan (maintenance), dan

disposisi akhir (disposition).14 Berikut adalah gambar siklus hidup arsip.

14

Betty R. Ricks [et all], Information and Image Management : a record system approach

17

Gambar 2.1 : Life Cycle of Records15

Gambar diatas menjelaskan siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan arsip berupa penulisan surat, memo, petunjuk (instruksi), formulir, laporan, dan sebagainya. Arsip tersebut kemudian didistribusikan kepada seseorang atau organisasi tertentu agar dapat digunakan untuk keperluan tertentu seperti pelaksanaan operasional, dasar tindakan tertentu, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian atau dokumentasi, sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memberikan

15

Judith Read-Smith [et all], Records Management (USA:South Western, 2002)

Maintenance Store/File Retrive Protect Use Decision Reference Inquires Legal Requirements Dispotition Transfer Retain OR Destroy Distribution Who gots the record?

Internal users External users Creation

(or receipt of record from outside he

tanggapan, sebagai referensi dan lain sebagainya. Kemudian arsip tersebut dipelihara dan disimpan secara sistematis (simpan aktif). Setelah menurun penggunaannya, arsip akan dipindahkan dan disimpan (simpan inaktif). Setelah melewati masa simpan inaktif, arsip akan dimusnahkan atau disimpan

permanen.16

Berdasarkan siklus hidup arsip tersebut, arsip yang tercipta setiap tahap

dapat dikelompokkan menjadi tiga fase yaitu :17

1. Rekod Aktif

Yaitu rekod yang diciptakan dan digunakan secara terus menerus untuk bisnis terkini dan dipelihara di tempat pembuatannya atau di tempat penerimaannya. Rekod jenis ini disimpan dan diolah di unit kerja masing-masing.

2. Rekod Semi-aktif

Yaitu rekod yang sudah jarang dibutuhkan untuk bisnis terkini. Rekod jenis ini biasanya dirujuk beberapa bulan sekali atau setahun sekali. Rekod ini dipindahkan dari unit kerja masing-masing ke central file.

16

T.R Schellenberg, Modern Archives. (Universitas Washington, 1995)h.36

17

Derek Charman, The Corporate Archivist and Records Management. (London:Butterworth,

19

3. Rekod Inaktif

Yaitu rekod semi-aktif yang frekuensi penggunaannya sudah menurun tetapi harus tetap disimpan dan dipelihara untuk memenuhi kebutuhan administratif, keuangan, hukum, sejarah, atau pemerintahan. Rekod semi-aktif yang tidak lagi dibutuhkan dipindahkan dari central file ke records center, inilah rekod inaktif. Selanjutnya rekod ini disimpan hingga masa retensinya tiba dan selanjutnya dinilai apakah dipindahkan ke Arsip Nasional atau dimusnahkan.

C. Manajemen Arsip

Definisi Manajemen arsip menurut Read-Smith et all yaitu “Pengendalian sistematis terhadap semua rekod, mulai dari penciptaan atau penerimaan, dan selanjutnya pemrosesan, distribusi, organisasi, penyimpanan,

dan temu kembali, hingga disposisi akhir.”18 Manajemen arsip merupakan

salah satu fungsi dalam setiap kegiatan organisasi. Pada dasarnya manajemen kearsipan melaksanakan fungsi-fungsi seluruh siklus hidup arsip, yang

mencangkup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan arsip,

penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif,

18

pemusnahan, penyimpanan secara permanen.19 Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta

mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan

profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien.20

Menurut Sauki manajemen kearsipan sangat diperlukan, yaitu :21

1. Sebagai pusat ingatan kolektif instansi (corporate memory)

2. Sebagai penyedia data/informasi bagi pengambilan keputusan

(decision making)

3. Sebagai bahan pendukung proses pengadilan (litigation support)

4. Penyusutan berkas kerja

1. Manajemen Arsip Inaktif

Manajemen arsip inaktif menurut ANRI adalah “Pengelolaan arsip inaktif di pusat arsip menggunakan sistem pengelolaan yang paling tepat sehingga mampu mencapai tujuan dan memenuhi prinsip-prinsip pengelolaan

arsip.”22 Pusat arsip adalah tempat dimana pengelolaan atau penataan arsip

inaktif diperlukan untuk kepentingan temu balik arsip sehingga pengelolaan fisik dan informasinya dapat dilakukan secara optimal.

19

Patricia E. Wallace [et all], Records Management Intregated Information Systems (New Jersey: Prantice Hall, 1992)h. 2

20

Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2007) h. 78

21

Sauki Hadiwardoyo, Manajemen Kearsipan : Sebuah Pengantar (Fakultas Sastra

Universitas Gadjah Mada, 1999)h.6

22

21

Manajemen arsip inaktif dalam Modul Manajemen Arsip Dinamis yang disusun oleh ANRI dapat diartikan sebagai pengelolaan arsip inaktif yang melibatkan berbagai unsur diantaranya sumber daya manusia, peralatan dan

sistem yang ada untuk mencapai tujuan.23

2. Sistem Pengelolaan Arsip Inaktif

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. Arsip yang sudah jarang digunakan tersebut, keberadaannya harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan atau memenuhi persyaratan retensi sesuai dengan ketentuan undang-undang. Arsip tersebut harus mengalami proses penyusutan, seperti yang dimaksud dalam Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012, harus dipindahkan dari unit kerja ke unit kearsipan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan tetap.

Arsip inaktif perlu dikelola secara profesional sehingga akan berdaya guna bagi organisasi. Adapun prosedur pengelolaan arsip inaktif menurut ANRI meliputi :24

23

Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta, 2001) h.98

24

2.1 Pemindahan

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada pasal 56 menyebutkan kegiatan penyusutan arsip meliputi :(a) pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; (b) pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan (c) penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

Waktu pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan harus ditentukan oleh garis haluan (policy) instansi yang bersangkutan, jadi bukan ditentukan oleh masing-masing unit pengolah. Ada arsip yang harus dipindahkan secara berkala, misalnya pada akhir tahun anggaran, dan ada pula yang dipindahkan secara terus menerus, artinya pemindahan dilakukan begitu arsip telah menjadi inaktif.

Pemindahan arsip-arsip inaktif dari unit kerja (central file) ke pusat arsip. Langkah-langkah dalam pemindahan meliputi :

a. Menentukan kapan suatu arsip dapat dipindah

Ini terkait dengan masalah penilaian arsip, yang telah dituangkan dalam Jadwal Retensi Arsip yang memuat periode pemindahan arsip secara

23

berkelanjutan. Menurut Sulistyo-Basuki lazimnya hal ini dilakukan

pada akhir tahun anggaran yang jatuh pada tanggal 31 Maret.25

b. Menentukan arsip yang akan dipindah

Kegiatan ini dilaksanakan berdasarkan JRA yang ada, tugas yang dilakukan oleh arsiparis cukup menyeleksi arsip-arsip yang akan dipindahkan berdasarkan JRA tersebut. Hasil dari penyeleksian ini akan dibuat daftar arsip yang akan dipindahkan, yang harus disampaikan ke pimpinan yang berwenang untuk memperoleh persetujuan.

c. Menyiapkan arsip yang akan dipindah

Menurut Read-Smith et all persiapan arsip yang akan dipindahkan termasuk melengkapi formulir yang dibutuhkan serta penataan ke

dalam boks.26 Setelah pimpinan menyetujui, maka arsiparis membuat

formulir atau daftar mengenai keterangan tentang : nama series arsip, deskripsinya, tahun, retensi, dan nomor boks. Arsip yang telah didaftar tersebut kemudian ditata didalam boks dengan ketentuan tetap mempertahankan penataan aslinya.

d. Penyiapan ruang simpan

Pusat arsip harus senantiasa menyediakan ruang dan sarana penyimpanan arsip, agar tidak terjadi suatu arsip yang telah dipindah ke pusat arsip namun tidak tersedia ruangan penyimpanannya.

25

Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia, 2003)h.304

26

e. Penerimaan arsip

Arsip yang baru dipindahkan dari central file ke record center, terlebih

dahulu harus diperiksa kelengkapan, kondisi, kesesuaiannya dengan daftar, sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman di waktu-waktu mendatang, serta membuat berita acara arsip pindah yang dilampiri daftarnya.

2.2 Penataan dan penyimpanan

yaitu prosedur penataan dan penyimpanan melalui tahapan-tahapan :

a. Pemeriksaan

Kegiatan ini adalah kontrol awal yang dilakukan dalam penyimpanan arsip. Pemeriksaan ini meliputi apakah arsip tersebut sudah benar-benar inaktif, kemudian diperiksa seriesnya. Series rekod adalah kumpulan arsip yang berkaitan yang biasanya digunakan dan disimpan sebagai satu kesatuan dan dapat dinilai sebagai satu kesatuan untuk

memutuskan periode retensi arsipnya.27

b. Pendeskripsian berdasarkan series arsip

Pendeskripsian harus memperhatikan hubungan antara arsip yang berasal dari unit kerja satu dengan yang lainnya, sehingga kegiatan deskripsi ini adalah pengetahuan atas seluruh koleksi arsip yang dimiliki organisasi.

27

25

c. Sortir dilakukan untuk pengelompokan antara arsip dan non arsip,

sekelompok arsip dan lain-lain. Non-arsip disini antara lain buku-buku,

majalah, koran-koran, amplop-amplop,

blanko-blanko/formulir-formulir kosong, dan sebagainya.28

d. Pentaan arsip dalam boks

Setiap boks hendaknyahanya berisi satu series arsip saja atau dengan series yang berdekatan dengan jadwal retensi yang sama. Setelah arsip dimasukkan kedalam boks, boks tersebut diberi nomor sesuai dengan nomor urut atau lokasi penyimpanannya.

e. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) yaitu istilah untuk penamaan

finding aids (alat bantu penemuan arsip) berupa daftar dengan kolom-kolom, kode, series dan deskripsi arsip, tahun, jalan masuk, nomor

boks, retensi dan keterangan.29

2.3 Pelayanan

Pelayanan dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian informasi yang terkandung dalam arsip. Prosedur pelayanan meliputi :

a. Permintaan

28

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta:Bumi Aksara, 2007)h.91

29

Permintaan penggunaan arsip sebaiknya disiapkan formulir permintaan dan dapat berfungsi sebagai alat pemesan rekod. Informasi yang harus

diberikan pengguna kepada arsiparis adalah sebagai berikut :30

1. Nomor boks (yang ditentukan oleh pusat arsip dinamis inaktif dan

dicatat pada formulir transfer arsip dinamis)

2. Judul folder atau deskripsinya

3. Nama, bagian, lokasi, dan nomor telepon peminta arsip dinamis

4. Perkiraan waktu peminjaman dan waktu pengembalian dapat dicatat

pada formulir.

b. Pencarian

Pencarian arsip dilakukan melalui Daftar Pertelaan Arsip. Series yang ada dalam daftar akan merujuk pada boks yang menunjukkan lokasi penyimpanan arsip.

c. Pengambilan arsip

Sebelum arsip diambil, terlebih dahulu menuliskan kata OUT atau KELUAR pada out indicator (tanda keluarnya arsip) yang didalamnya berisi minimal tanggal pengambilan, siapa yang meminjam, arsip apa saja yang dipinjam, dan waktu pengembaliannya.

d. Pencatatan

Mencatat arsip yang akan dipinjam baik berupa buku atau formulir atau sarana lainnya. Pencatatan tersebut bisa manual ataupun ke dalam

30

27

sistem komputer. Menurut Sulistyo-Basuki, dalam sistem manual, berkas arsip dinamis inaktif yang dipinjam untuk menggunakan formulir rangkap empat. Lembar pertama disimpan si pemakai, lembar kedua dimasukkan kedalam berkas yang dipinjam untuk mengenali peminjamannya, lembar ketiga disimpan pada boks kartu keluar dan lembar keempat disimpan pada boks yang disusun menurut tanggal

harus kembali. 31

e. Pengendalian

Pengendalian ini dilakukan untuk mengamankan arsip fisik maupun informasinya, sehingga dapat dimonitor sejauh mana arsip beredar.

f. Penyimpanan kembali

Setelah arsip yang dipinjam dikembalikan, maka penandaan pada sarana peminjaman bahwa arsip yang bersangkutan telah kembali untuk disimpan ditempat semula.

2.4 Pemeliharaan

Kegiatan pemeliharaan arsip adalah kegiatan perawatan dan pengamanan arsip guna menjamin kelestarian informasi yang terkandung di dalam arsip. Tujuannya agar arsip senantiasa terpelihara dengan baik, utuh, dan aman, terhindar dari segala kemungkinan dan resiko yang

31

merugikan, antara lain kerusakan dan kehilangan.32 Pengaruh yang dapat merusak arsip dan cara penanggulangannya :

a. Pengaruh yang dapat merusak arsip

1) Pengaruh biologis

Didaerah tropis kerusakan arsip disebabkan oleh faktor biologis, seperti :

a) Jamur

Jamur akan membusukkan selulosa kertas sehingga kertas/arsip menjadi kuning, coklat, atau bintik-bintik hitam. Jamur biasanya tumbuh di ruang penyimpanan yang terlalu gelap dan lembab.

b) Serangga

Serangga biasanya membangun sarang dibelakang tumpukan arsip, rak, laci, dan sebagainya, terutama pada tempat yang kurang penerangan.

2) Pengaruh kimiawi

Zat-zat yang terkandung di udara dalam ruangan penyimpanan arsip, seperti gas asidek, dan tinta, melalui proses reaksi kimia dengan bahan kertas/arsip akan menyebabkan kerusakan.

3) Pengaruh fisik arsip

32

Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Pedoman Tata Persuratan Dinas dan

29

Pada umumnya kondisi fisik arsip tidak sama, tergantung dari jenis dan mutu bahan yang dipakai. Kondisi tersebut umumnya sangat terpengaruh oleh derajat panas dan kadar kelembaban udara yang tidak stabil dalam ruangan penyimpanan arsip sehingga menyebabkan daya tahan arsip menurun.

4) Pengaruh debu

Di daerah tropis, debu tidak dapat dihindari walaupun berbagai saringan telah dipasang. Keadaan ini menyebabkan arsip menjadi kotor.

5) Pengaruh air

Apabila terkena air akibat banjir atau akibat lain, arsip akan menjadi kotor, mudah sobek, berkerut-kerut, serta tinta tulisannya luntur.

b. Penanggulangan

Penanggulangan faktor pengaruh yang dapat merusak arsip diusahakan beberapa cara yaitu:

1) Cara perawatan dari kerusakan oleh biologis dilakukan oleh

fumigasi, baik terhadap gedung/ruangan maupun terhadap arsip itu sendiri, dengan menggunakan zat kimia, antara lain, DDT atau gas hydrocyanic. Untuk menghindari jamur, zat kimia yang digunakan

penerangan, ventilasi udara perlu diatur, serta kelembaban udara harus terjaga dengan baik.

2) Ruangan arsip sebaiknya menggunakan sistem pendingin dengan

suhu 22-25 derajat celcius dengan kelembaban 45-55 %.

3) Cara membersihkan arsip dari kotoran debu yang baik dan benar

adalah membuka bungkus atau bundel di dalam ruangan yang bersih yang dilengkapi alat pemercik udara dan saluran udara untuk menyerap debu-debu dipermukaan kertas.

4) Untuk mengatasi kotoran atau kerusakan karena pengaruh air,

diperlukan seorang ahli

2.5 Pemusnahan

Kegiatan pemusnahan terdapat pada tahap penyusutan arsip, kegiatan ini untuk mengurangi volume arsip sehingga arsip yang sudah habis masa retensinya dapat dipisahkan agar dapat mengurangi penggunaan tempat. Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Tahapan yang perlu dilaksanakan adalah :

31

Langkah-langkah umum pelaksanaan penyeleksian menurut Sedarmayant i,33 adalah:

1. M enyiangi, yait u mem ilih at au mengambil yang t idak berguna, agar arsip berkurang.

2. M enyiapkan peralat an unt uk menampung arsip yang akan disusut kan.

3. M embuat cat at an at au daft ar t ent ang arsip yang akan disusut kan.

b. Pelaksanaan pemusnahan

Menurut Barthos pelaksanaan pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total, yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi

maupun bentuknya.34

Tata cara pelaksanaan pemusnahan arsip yaitu :

1. Instansi membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan

2. Daftar tersebut harus mendapat persetujuan dari Arsip Nasional

3. Membuat berita acara pemusnahan arsip

4. Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip

33

Sedarmayanti, Tata kearsipan dengan memanfaatkan teknologi modern. (Bandung:Mandar Maju, 2003)h.107

34

Adapun cara-cara penyusutan arsip telah diatur pada Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI Nomor : SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif Sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan Arsip. Cara-cara penyusutan arsip tersebut adalah sebagai berikut:

1. Pendaftaran arsip inakif, melalui kegiatan sebagai berikut:

a. Pendaftaran berupa pengumpulan data melalui survei terhadap

arsip-arsip inaktif yang ada dalam tanggung jawab bagian

b. Survei dilaksanakan oleh petugas

c. Membuat Daftar Ikhtisar Arsip yang merupakan ikhtisar dari seluruh

data yang terkumpul sebagai hasil survei. Daftar tersebut merupakan daftar kelompok/berkas arsip.

d. Daftar Ikhtisar selanjutnya digunakan untuk menyusun rencana

penanganan dan penataan kembali arsip inaktif.

2. Penataan kembali arsip inaktif, meliputi kegiatan sebagai berikut :

a. Arsip Kacau

Arsip ini adalah arsip yang penataannya dalam keadaan kacau dan tidak dapat disusun kembali seperti pada waktu aktifnya. Penanganannya yaitu :

33

(1) Dikelompokkan dan diatur kembali dengan menerapkan asas

asal-usul, sehingga arsip-arsip itu merupakan suatu kesatuan/kelompok yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari sumber asalnya, yaitu unit yang menciptakannya.

(2) Memilah arsip dari non arsip (seperti amplop, map, blanko-blanko

formulir dan sebagainya) dan duplikasi yang berlebihan.

(3) Bahan-bahan non arsip dapat dimusnahkan, sedangkan arsipnya :

(a) dikelompokkan menurut unit kerja

(b) berkas arsip dibungkus dan dicatat pada kartu

(c) kartu catatan disusun dan diberi nomor urut

(d) berkas-berkas arsip dimasukkan ke dalam boks arsip yang

diberi label/etiket yang memuat keterangan tentang berkas-berkas yang termuat pada kartu catatan dari berkas-berkas yang bersangkutan.

(e) dibuat Daftar Pertelaan Arsip Sementara

(4) Daftar Pertelaan Arsip Sementara baru dapat digunakan sebagai

pengendalian fisik dan belum dapat berfungsi untuk pengendalian informasi arsip.

(5) Atas dasar daftar pertelaan tersebut, instansi :

(a) belum dapat melaksanakan pemusnahan arsip menurut

ketentuan yang berlaku

(c) dapat sementara menyimpan arsipnya dalam keadaan yang lebih teratur

(6) Atas dasar Daftar Pertelaan Arsip dan Daftar Waktu Penyimpanan

Arsip itu, instansi :

(a) dapat menentukan jangka waktu penyimpanan arsipnya sesuai

dengan kebutuhan masing-masing.

(b) Dapat memusnahkan arsipnya sesuai dengan ketentuan yang

berlaku

(c) Dapat menyerahkan arsipnya kepada Arsip Daerah sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

b. Arsip Teratur

Arsip inkatif yang semasa aktifnya ditata berdasarkan suatu sistem tertentu dan masih utuh penataannya, ditangani sebagai berikut :

(1) Diperiksa kembali penataannya berdasarkan sistem yang digunakan

(2) Ditertibkan pengaturan fisiknya agar penemuan kembalinya dapat

lancar

(3) Arsip yang tidak diperlukan lagi oleh instansi, dipilah dan disiapkan

daftar pertelaannya untuk dimusnahkan sesuai dengan ketetuan yang berlaku.

35

(4) Arsip yang masih diperlukan dan akan disimpan oleh instansi,

ditentukan jangka waktu penyimpanannya dalam Daftar Waktu Penyimpanan Arsip.

(5) Bila waktu penyimpanan berakhir, dibuat Daftar Pertelaan Arsip

baik untuk keperluan pemusnahan ataupun penyerahan pada unit kearsipan

3. Pemusnahanan arsip inaktif

a. Bahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat langsung

dimusnahkan dengan sepengetahuan Pimpinan Instansi.

b. Arsip-arsip yang tidak diperlukan dapat dimusnahkan dengan ketentuan

sebagai berikut :

1) Untuk arsip yang menyangkut keuangan, terlebih dahulu perlu

mendengar pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan

2) Untuk arsip yang menyangkut kepegawaian terlebih dahulu perlu

mendengar pertimbangan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara

3) Untuk arsip yang menyangkut material dan pemilikan perlu

memperhatian ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk itu.

c. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal

baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan oleh dua orang pejabat dari bidang hukum dan atau bidang pengawasan instansi. Pemusnahan

dilakukan dengan membuat Daftar Pertelaan Arsip yang akan dimusnahkan dan Berita Acara pemusnahan Arsip.

Manfaat penyusutan yang konsisten dan sesuai prosedur dapat menghemat ruang penyimpanan, peralatan kearsipan, tenaga, waktu, dan biaya operasional.

D. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip adalah pedoman atau ketentuan mengenai pelaksanaan pengurusan surat dan naskah lain yang disepakati oleh pihak-pihak pengambil keputusan didalam organisasi untuk diterapkan pada sistem kearsipan suatu organisasi. Sistem penyimpanan yang ditetapkan akan bergantung kepada besar kecilnya organisasi, banyak sedikitnya naskah yang

harus diurus, sumber daya manusia, keuangan, dan peralatan yang dimiliki.35

Penyimpanan dan penataan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis menyimpan serta merawat arsip

untuk digunakan secara aman dan ekonomis.36 Penyimpanan dan penataan

mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan penemuan kembali dengan mudah apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.

35

Yohannes Suraja. Manajemen Kearsipan (Malang: Dioma, 2006)

36

Verawati, Analisis Pengelolaan Arsip Media Audiovisual Bidang Produksi Acara Pada Lembaga Penyiaran Publik (Medan:Universitas Sumatera Utara, 2010)h.8

37

Tujuan penyimpanan arsip menurut Widjaja yaitu :37

1. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai nilai

pakai yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan suatu persoalan atau proses pekerjaan.

2. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen dengan suatu sistem tertentu

sehingga apabila diperlukan dengan cepat ditemukan kembali.

3. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari

kemungkinan rusak, terbakar, atau hilang.

Sistem penyimpanan arsip tersebut terdiri dari sentralisasi, desentralisasi dan gabungan (sentralisasi dan desentralisasi). Masing-masing jenis sistem penyimpanan tersebut mempunyai kelemahan dan kelebihan tersendiri, seperti berikut :38

1. Sentralisasi

Sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut unit kearsipan. Dengan sentralisasi arsip

37

A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan.(Jakarta: Grafindo,1993)h.104

38

maka semua surat-surat kantor yang selesai diproses akan disimpan di unit kearsipan.Sentralisasi arsip yang murni dewasa ini agak sukar diterapkan, sebab banyak jenis arsip yang sukar dipisahkan dari suatu unit kerja yang menangani pengolahannya, misalnya kwitansi, laporan,

dan lain-lain.39 Sistem penyimpanan arsip secara sentral ini hanya

efisisen dan efektif bila dilaksanakan pada kantor kecil. sistem sentralisasi dapat diterapkan pada arsip tertentu. Adapun tingkatan dalam

sistem sentralisasi yang dimaksud ialah :40

1. Semua atau sebagian besar arsip dikelola oleh staf dari Unit

Kearsipan tersebut dan diawasi oleh staf dari pusat.

2. Semua arsip untuk kepentingan umum disimpan terpusat, sedangkan

yang murni untuk kepentingan departemen disimpan oleh departemen yang bersangkutan.

3. Semua arsip (tanpa kecuali) disimpan dalam suatu tempat.

Sistem penyimpanan sentralisasi mempunyai keuntungan dan kerugian. Adapun keuntungan dari sistem penyimpanan sentralisasi adalah sebagai berikut :41

1. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat

39

Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2003) h. 50

40

Laksmi, Fuad Gani, Budiantoro. Manajemen Perkantoran Modern(Jakarta: Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya (FIB) UI, 2007) h. 49

41

39

2. Petugas dapat mengonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan

kearsipan

3. Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan

4. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.

5. Struktur organisasi menjadi luwes

6. Penyebaran beban dikantor lebih baik sehingga dapat menghemat

biaya pelaksanaan pekerjaan

7. Memberikan kemungkinan bagi pelaksanaan pengkajian biaya dan

analaisis kantor

8. Memungkinkan membuat program pelatihan untuk mengebangkan

pekerjaan

9. Spesialisasi pekerjaan dapat dikembangkan (petugas arsip ahli)

10.Kemungkinan untuk lebih memperketat pengawasan arsip

11.Tugas manajemen kantor naik kedudukannya karena tanggung jawab

yang lebih besar untuk semua pekerjaan kantor.

Sedangkan kerugian dari sistem penyimpanan secara sentralisasi adalah :42

1. Sentralisasi arsip hanya efisisen dan efektif untuk organisasi yang

kecil

42

2. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam

3. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama

untuk memperoleh arsip yang diperlukan

4. Biaya pengawasan ditambahkan kepada biaya kantor keseluruhan

5. Pengelolaan formulir, arsip, dan bahan kantor oleh orang yang

mungkin tidak tahu penggunannya.

6. Departemen akan tertekan karena paksaan peraturan yang sama bagi

seluruh organisasi

7. Tugas dalam organisasi mungkin dilaksanakan bukan dalam urutan

kepentingan tetapi berdasarkan urutan penerimaan.

8. Kerahasiaan arsip dan informasi tidak terjamin jika ditempatkan pada

tempat yang terpusat.

2. Desentralisasi

Sistem penyimpanan desentralisasi setiap unit kerja mengolah arsipnya masing-masing. Sistem penyimpanan (filling system) yang digunakan masing-masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor yang bersangkutan. Kalau ada ketentuannya, setiap unit kerja harus tunduk kepada ketentuan tersebut. Kalau belum ada ketentuannya, unit kerja bebas menyelenggarakan kearsipannya sesuai dengan kemauan masing-masing. Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang

41

terpisahkan letaknya, sistem penyimpanan arsip secara desentralisasi sangat sesuai digunakan. Semua kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan dilaksanakan oleh unit masing-masing dan di tempat unit

kerja masing-masing.43

Sistem penyimpanan desentralisasi ini juga mempunyai keuntungan dan kerugian. Keuntungan sistem penyimpanan arsip secara desentralisasi

adalah :44

1. Pengolahan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja

masing-masing

2. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, Karena berada pada unit kerja

sendiri

3. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah

dikenal baik.

4. Tugas dilaksanakan oleh pejabat yang paling sesuai dengan prasyarat.

5. Efesiensi waktu lebih tinggi.

6. Pekerjaan diselesaikan berdasarkan urutan kepentingan satuan kantor

7. Kerahasiaan pekerjaan kantor terjaga.

8. Efektivitas perencanaan dan pengawasan dapat ditingkatkan.

43

Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2003) h. 56

44

Semua kerugian dari sistem penyimpanan secara desentralisasi adalah :

1. Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi, dan dapat

menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan

2. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap

unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.

3. Penataran dan latihan kerasipan perlu diadakan karena

petugas-patugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.

4. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan unit kerja, dan ini

merupakan pemborosan.

3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi

Kelemahan dari kedua sistem penyimpanan arsip, baik sentralisasi maupun desentralisasi, dapat diatasi dengan mengombinasikan kedua sistem tersebut. Sistem penyimpanan ini dapat disebut sebagai kombinasi sentralisasi dan desentralisasi arsip.Penanganan arsip secara kombinasi yaitu sebagai berikut : arsip yang masih aktif digunakan (active file) dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang digunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di unit kearsipan.

43

Dengan demikian penyimpanan arsip aktif dilakukan dengan sistem desentralisasi sedangkan arsip inaktif disimpan dengan sistem sentralisasi.

Pemindahan arsip dan prosedurnya harus dilakukan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan jadwal retensi yang telah disusun. Unit kearsipan juga melakukan pemusnahan arsip yang sudah tidak diperlukan lagi dengan panduan jadwal retensi. Sebelum dimusnahkan, arsip tersebut dipilih dan diteliti, apakah memang sudah perlu dimusnahkan atau masih mempunyai nilai-nilai tertentu bagi kepentingan nasional untuk dikirim ke Arsip Nasional sebagai arsip statis.

E. Pusat Arsip

Menurut Barthos pada dasarnya setiap lembaga Negara atau Badan

Pemerintahan mempunyai satu bagian arsip yang tugasnya mengelola arsip dinamis.Ruang lingkup bagian arsip disamping mengarahkan dan mengendalikan arsip aktif juga menyimpan dan mengelola arsip-arsip inaktif yang berasal dari unit-unit pengolah (satuan kerja) dalam lingkungan

Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan masing-masing.45 Pusat arsip

menurut Read-Smith et all yaitu arsip inaktif atau inactive record adalah

45

arsip yang tidak harus tersedia tetapi yang harus disimpan untuk tujuan

hukum, fiskal, atau sejarah.46

Pusat arsip adalah tempat penimpanan arsip inaktif sebagai fasilitas

yang didesain untuk arsip inaktif.47

Berkaitan dengan hal ini, ANRI mengatakan bahwa dalam mengelola

arsip inaktif hal penting harus diperhatikan adalah :48

a. Mengurangi volume arsip dinamis yang disimpan di unit-unit kerja

b. Melakukan kontrol terhadap pemindahan arsip aktif yang sudah

memasuki masa aktif

c. Menghemat tempat dan biaya penyimpanan arsip aktif

d. Mewujudkan sistem yang efisien untuk penemuan kembali arsip

inaktif apabila diperlukan untuk pengambilan keputusan

e. Menentukan program pemikrofilman arsip inaktif (apabila

diperlukan)

f. Memelihara keamanan secara menyeluruh bagi arsip dinamis yang

ada dalam suatu organisasi.

46

Judith Read-Smith[et all], Records Management(USA:South Western, 2002)h. 147

47

Ricks, Swafford dan Gow.Informations and image management, a records system approach

(USA:South-Western, 1992)h.147

48

45

F. Organisasi Kearsipan

1. Lembaga Kearsipan

Adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di

bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.49 Di Indonesia,

lembaga yang bertugas menjamin pemeliharaan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dan sebagai bahan bukti sejarah perjuangan bangsa serta menyelenggarakan pengembangan dan pembinaan seluruh kearsipan nasional adalah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). ANRI merupakan Lembaga Pemerintah Non Departemen yang berkedudukan di Ibukota RI dan berada langsung serta bertanggung jawab kepada Presiden.

2. Unit Pengolah

Satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan

arsip di lingkungannya (arsip aktif).50 Arsip aktif juga perlu diorganisir

dengan baik, biasanya berada pada masing-masing unit kerja dan tempat

penyimpanannya disebut central file. Unit-unit kerja inilah yang disebut

unit kerja pengolah.

3. Unit Kearsipan

49

Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

50

Pembedaan fungsi arsip mengakibatkan pula perbedaan terhadap penyelenggaraan pengorganisasiannya. Dalam Undang-Undang tentang Kearsipan secara tegas dinyatakan bahwa pengelolaan arsip inaktif dilaksanakan oleh unit kearsipan sebagaimana tertuang pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan Pada Lembaga Negara yaitu unit kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu Sistem Kearsipan Nasional (SKN) yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana, sarana, dan sumber daya lainnya. Pada pasal 6 ayat (2) dalam peraturan tersebut, unit kearsipan mempunyai fungsi dan tugas ;

a. Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya

b. Koordinasi pembinaan daftar, pemberkasan dan pelaporan serta

penyerahan arsip terjaga

c. Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi dalam

kerangka Sistem Kearsipan Nasional (SKN) dan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN)

d. Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya

e. Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada ANRI

f. Pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di

47

Tugas Unit Kearsipan menurut Budi Martono yaitu :51

1. Melakukan pembinaan kearsipan dinamis pada seluruh jajaran

organisasi

2. Menyimpan, memelihara, dan menyajikan arsip inaktif yang berasal

dari unit kerja

3. Melakukan penyusutan dengan memusnahkan arsip yang tidak bernilai

guna

4. Menyerahkan arsip statis ke ANRI

5. Mengelola pusat arsip

Atas dasar pertimbangan ekonomis dan efisiensi maka arsip-arsip inaktif harus dikelola dengan baik sesuai dengan peraturan dan tata kearsipan yang ada sehingga pada saat dibutuhkan tidak akan sulit untuk ditemukan kembali.

G. Penelitian Terdahulu

1. Pengelolaan Arsip Inaktif di Biro Keuangan Badan Pusat Statistik

(BPS), Zulfa Fiqriani, Skripsi, Universitas Indonesia, 2012

a. Membahas tentang pengelolaan arsip inaktif di Biro Keuangan

Badan Pusat Statistik (BPS).

51

Budi Martono, Penyusutan dan Pengamanan arsip dalam manajemen kearsipan.

b. Tujuannya mengetahui pengelolaan arsip inaktif di Bagian Arsip Biro Keuangan Badan Pusat Statistik (BPS) mulai dari tahap pemindahan ke bagian arsip sampai tahap penyusutan.

c. Penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif dengan metode

studi kasus.

d. Objek penelitian ini adalah Biro Keuangan Badan Pusat Statistik

(BPS)

2. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Studi Kasus IAIN Mataram, Rika

Kurniawaty, Tesis, Universitas Indonesia, 2010

a. Membahas tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di unit-unit

kerja di IAIN Mataram

b. Bertujuan mengidentifikasi dan menganalisis pengelolaan arsip

dinamis inaktif di unit-unit kerja IAIN Mataram.

c. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, teknik penelitian

menggunakan wawancara dan observasi, sedangkan analisis data menggunakan metode deskriptif.

49

BAB III

GAMBARAN UMUM

A. Profil Organisasi PPPTMGB “LEMIGAS”

Berdasarkan Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 0030 tanggal 20 Juli tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Energi Sumber Daya Mineral pada bagian kelima pasal 643 PPPTMGB “LEMIGAS” mempunyai tugas menyelenggarakan penelitian dan pengembangan teknologi kegiatan hulu dan hilir minyak dan gas bumi. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 643, PPPTMGB “LEMIGAS” menyelenggarakan fungsi:

a. Perumusan pedoman dan prosedur kerja

b. Perumusan rencana dan program penelitian dan pengembangan teknologi

berbasis kinerja.

c. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan teknologi kegiatan hulu

dan hilir minyak dang ass bumi, serta pengelolaan sarana dan prasarana penelitian dan pengembangan teknologi.

d. Pengelolaan kerja sama kemitraan penerapan hasil penelitian dan

pelayanan jassa teknologi surat kerja sama penggunaan sarana dan prasarana penelitian dan pengembangan teknologi.

e. Pengelolaan sistem informasi dan layanan informasi serta sosialisasi dan dokumentasi hasil penelitian dan pengembangan teknologi.

f. Penanganan masalah hukum atas kekayaan intelektual, serta

pengembangan sistem mutu kelembagaan penelitian dan pengembangan teknologi.

g. Pembinaan kelompok jabatan fungsional pusat.

h. Pengelolaan ketatausahaan, rumah tangga, administrasi keuangan, dan

kepegawaian pusat.

i. Evaluasi penyelenggaraan penelitian dan pengembangan teknologi di

bidang minyak dan gas bumi.

B. Organisasi Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”

Organisasi kearsipan sebagaimana tercantum dalam Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 052 tanggal 20 Oktober 2006 tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral menyebutkan bahwa :

Organisasi kearsipan menunjukkan jenjang pengolahan, pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan sehubungan dengan fungsi dan nilai guna arsip terdiri dari :

51

1. Unit Kearsipan III yaitu unit pengolah, sebagai unit pencipta arsip pada

semua tingkat sub unit. Penyelenggaraan kegiatan kearsipan dan unit pengolah meliputi :

a. Menciptakan, menyeleksi, mengelompokkan, menata, dan menyimpan

arsip aktif.

b. Menilai dan memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit

kearsipan II.

c. Membuat daftar arsip yang akan diserahkan ke unit kearsipan II.

2. Unit kearsipan II yaitu unit kearsipan pada tingkat unit penyelenggaraan

kegiatan kearsipan di unit kearsipan II meliputi :

a. Menyeleksi, mengelompokkan, menata atau menyimpan arsip inaktif.

b. Membudayakan atau menggunakan arsip aktif sebagai penunjang

pelaksanaan tugas sehari-hari.

c. Menilai dan memindahkan arsip inaktif dari unit kearsipan II ke unit

kearsipan I.

d. Melaksanakan penyusutan arsip di unit kearsipan II dan;

e. Meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan pada seluruh unit

pengolah di lingkungan unit kearsipan II.

3. Unit kearsipan I yaitu unit kearsipan pada tingkat unit utama,

penyelenggaraan kearsipan di unit kearsipan I meliputi :

a. Menyeleksi, mengelompokkan, menata, memelihara, dan menyimpan

b. Menyajikan data atau bahan informasi.

c. Melaksanakan penyusutan di unit kearsipan I

d. Melaksanakan mutu penyelenggaraan kearsipan pada seluruh init

kearsipan II dalam lingkungannya.

4. Unit kearsipan pusat Departemen, yaitu unit kearsipan untuk seluruh

lingkungan Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral. Unit ini berfungsi sebagai terminal yang mengatur penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional republik Indonesia (ANRI). Penyelenggaraan kegiatan kearsipan pusat Departemen meliputi :

a. Melaksanakan penataan arsip statis

b. Menyajikan data atau bahan informasi

c. Menilai dan memelihara arsip di unit kearsipan, arsip Departemen.

d. Meningkatkan mutu penyelenggaraan arsip statis ke ANRI

C. Profil Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”

Unit Kearsipan di PPPTMGB “LEMIGAS” berada dibawah Bagian Tata usaha, dan dipimpin oleh Kepala Urusan Persuratan dan Arsip. Tugas pokok unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” yang berfungsi sebagai Unit Kearsipan II adalah melaksanakan penataan, penyimpanan, pemeliharaan,

53

penyelenggaraan kearsipan untuk menyelenggarakan tugas tersebut, unit kearsipan mempunyai fungsi sebagai berikut :

a. Menyediakan bahan informasi secara tepat, cepat, lengkap, dan

menyeluruh.

b. Menyediakan alat bukti pertanggungjawaban.

c. Menyediakan bahan penelitian, sumber ingatan organisasi dan

penunjang kegiatan lainnya.

d. Melayani permintaan arsip, baik dari unit kerja atau unit pengolah

maupun dari luar instansi.

D. Visi dan Misi

Unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” mempunyai Visi dan Misi yaitu: Visi :

menjadikan arsip sebagai bukti yang autentik, terpercaya, lengkap, terkini, dapat diakses dengan cepat, tepat, dan aman.

Misi :

1. Memberdayakan setiap arsip sebagai tulang punggung manajemen

2. Menjadikan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja pegawai

3. Menjadikan arsip sebagai bukti yang sah di pengadilan

4. Melestarikan arsip sebagai bahan bukti pertanggungjawaban organisasi

5. Menyediakan arsip dan memberikan akses kepada yang membutuhkan

E. Struktur Organisasi

Struktur organisasi PPPTMGB “LEMIGAS” dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PPPTMGB “LEMIGAS”

Selanjutnya struktur Organisasi Bagian Tata Usaha PPPTMGB “LEMIGAS”

Gambar 3.2 : Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha PPPTMGB “LEMIGAS”

55

F. Deskripsi Kerja Urusan Persuratan dan Arsip PPPTMGB “LEMIGAS”

Berikut adalah deskripsi kerja pada Urusan Persuratan dan Arsip PPPTMBG “LEMIGAS” yang akan dibahas dari masing-masing bagian secara singkat, diuraikan sebagai berikut :

1. Kepala Urusan Persuratan dan Arsip

Tugas :

Memiliki tanggung jawab terhadap kegiatan operasional di Urusan Persuratan dan Arsip dan memastikan pengelolaan surat masuk dan surat keluar dan kearsipan berjalan dengan baik sesuai dengan standar operasional prosedur di Urusan Persuratan dan Arsip.

2. Penata Usaha Pemproses Persuratan Dinas

Tugas :

a) Pengelolaan arsip inaktif bidang afiliasi

b) Pemeliharaan arsip inaktif bidang afiliasi

c) Penomoran surat dinas bentuk khusus

3. Penata Usaha Surat Masuk

Tugas :

b) Pemeliharaan arsip inaktif produk hukum

4. Penata Usaha Surat Keluar

Tugas :

a) Penomoran surat keluar BLM dan BLM 1

b) Pengelolaan arsip inaktif bidang sarana mutu

c) Pemeliharaan arsip inaktif bidang sarana mutu

5. Caraka Extern

Tugas :

a) Pengantar surat dinas bidang keuangan

b) Pengelolaan arsip inaktif keuangan

c) Pemeliharaan arsip inaktif keuangan

6. Caraka Intern

Tugas :

a) Pengantar surat dinas dan distribusi surat

b) Pengelolaan dan pemeliharaan arsip inaktif bidang eksplorasi

7. Penata Usaha Persuratan Dinas

Tugas :

57

b) Pengelolaan arsip inaktif bidang program

c) Pemeliharaan arsip inaktif bidang program

8. Pengentry Data Surat Masuk dan Surat Keluar

Tugas :

a) Pemproses surat disposisi KAPUS

b) Penataan surat diposisi KAPUS

c) Pengelolaan dan pemeliharaan arsip inaktif kepegawaian

9. Arsiparis Pertama Bidang KP3T Proses

Tugas :

a) Pengelolaan arsip inaktif KP3T Proses

b) Pemeliharaan arsip inaktif KP3T Proses

10.Arsiparis Pertama Bidang Tata Usaha

Tugas :

a) Pengelolaan arsip inaktif bagian tata usaha

b) Pemeliharaan arsip inaktif bagian tata usaha

11.Arsiparis Penyelia

Tugas :

b) Pemeliharaan arsip inaktif bidang KP3T Eksploitasi

G. Sumber Daya Manusia di Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”

Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” memiliki sumber daya tenaga struktural yang mempunyai masing-masing latar belakang pendidikan yaitu :

1. Sarjana (S1) : 3 Orang

2. D3 : 1 Orang

3. SLTA : 6 Orang

Jumlah keseluruhan dari pegawai di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” adalah 10 orang.

Tabel 3.1 Rincian SDM

No. Jabatan Jumlah Kualifikasi Pendidikan Keterangan

1. Fungsional Arsiparis 3 Orang S1, dan SLTA -S1 Jurusan

Manajemen Kearsipan -SLTA, pelatihan kearsipan dari ANRI

59

BAB IV

PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN

Pada bab ini penulis akan memaparkan tentang hasil observasi dan wawancara di lapangan terhadap pengelolaan arsip dinamis inaktif di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” yang mencakup tentang pemeliharaan dan penyusutan arsip, serta hambatan yang dihadapi ketika melaksanakan pengelolaan arsip dinamis inaktif.

Mengawali penelitian ini penulis mengadakan observasi terlebih dahulu ke PPPTMGB “LEMIGAS”, adapun hal-hal yang diamati penulis yaitu kegiatan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan, serta pengolahan arsip dari penyimpanan hingga penyusutan. Kemudian data diperoleh dengan teknik wawancara terhadap pihak-pihak yang terkait subyek pokok studi, yang kemudian hasilnya diproses, lalu disajikan dalam bab ini.

A. Prosedur Penelitian

Penelitian ini merupakan pendekatan kualitatif yang menghasilkan dan mengolah data yang diperoleh melalui wawancara dan observasi serta pengamatan lapangan yang penulis lakukan selama penelitian ini.

B. Profil Informan

Dalam penelitian ini peneliti melakukan wawancara dan observasi di PPPTMGB “LEMIGAS” dilakukan pada 3 orang informan yang dapat memberikan informasi mengenai pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif.

Sebelum membahas hasil penelitian, terlebih dahulu diperkenalkan profil informan. Profil informan dicantumkan dalam bab ini dimaksudkan agar dapat diketahui sekilas tentang latar belakang informan yang menjadi narasumber dalam penelitian ini. Hal tersebut berhubungan dengan metodologi penelitian yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, yang membutuhkan informan untuk wawancara sebagai salah satu sumber data primer. Berikut ini biodata singkat 3 (tiga) orang informan yang dapat memberikan informasi mengenai pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”, diantaranya adalah :

1. Nama :Juariah, S.Ap

NIP :19610505 1982 03 2 001

Pendidikan :S1 Manajemen Kearsipan

Informan tersebut penulis pilih karena beliau selaku Kepala Sub Persuratan dan Arsip ditempat penulis melakukan penelitian, serta informan memiliki pengetahuan yang penulis butuhkan untuk

6. Siapa yang bertanggungjawab terhadap kepengurusan arsip? Bagian tata usaha

7. Adakah sosialisasi mengenai pengelolaan arsip?

Sekjen ESDM/ Biro umum yang mengadakan sosialisasi, karena kan mereka yang punya anggaran.

8. Kendala apa saja yang dihadapi dalam kepengurusan arsip?

Disini kita kekurangan staf, karena nggak sesuai sama arsip yang ada… disamping kekurangan pegawai, dari segikualitas juga sangat kurang. Mereka yang ada disinibukan yang memang latar belakang pendidikannya kearsipan. Jadi kurangnya pengetahuan terhadap pengelolaan arsip sanga tmempengaruhi kinerja dan produktivitas dalam hal mengelola arsipnya… 9. Apa upaya yang sedang dilakukan dalam mengatasi kendala tersebut?

Kita sekarang sedang melakukan digitalisasi arsip permanen, seperti sejarah berdirinya lemigas, arsip-arsip penting. Jadi bisa diakses langsung melalui computer, selain itu sistem pencariannya yang mudah.

Nama : Warlam, S.Mn

NIP : 19601109 1989 03 1 001 Jabatan : Fungsional Arsiparis Muda

1. Bagaimanakah prosedur arsip inaktif?

Arsip aktif dikelola oleh masing-masing unit, itupun kalau tenaganya tercukupi... kalau mereka (dari masing-masing unit) kewalahan menangani arsip yang sangat banyak, biasanya arsiparis dari unit kearsipan yang membantu. Setelah arsip aktif menjadi inaktif, arsip inaktif dipindahkan ke unit kearsipan.

2. Bagaimana penciptaan arsip di Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”? Dari arsip-arsip inaktif yang kita terima dari unit kerja

3. Apakah tugas unit kearsipan dalam proses pemindahan arsip dari Unit Pengolah ke unit kearsipan?

Tugasnya mendata aja, arsip apa, tahun berapa, terus di catat untuk kemudian disimpan disini.

4. Bagaimana proses pemindahan tersebut?

Arsip inaktif diseleksi dari unit kerja untuk dipindahkan ke unit kearsipan, arsip ada dua jenis fasilitatif dan substantif dilihat dari JRAnya.

5. Apa yang dilakukan pada arsip yang dipindahkan? Ditata berdasarkan masalah/subjek.

6. Adakah peraturan tertulis untuk arsip-arsip yang dipindahkan dari unit pengolah?

Kan bisa dilihat dari JRA, kalau sesuai atau tidak tergantung penilaian kembali, apakah arsip masih dibutuhkan atau tidak.

7. Adakah sosialisasi mengenai pengelolaan arsip?

Kayaknya gak ada sih ya, kita langsung praktek atau pengarahan langsung dilapangan. Jadi spontan aja pengarahannya..

8. Kendala apa yang dialami dalam proses pengelolaan arsip inaktif?

Kalau disini kendala banyak, kadang yang ngerti juga gak mau kerja, nuntut honor, ada juga yang punya arsip (peneliti) mau menyimpan arsipnya sendiri, selain itu juga kurangnya perhatian pimpinan seperti masalah anggaran, teknologi juga masih kurang. Bayangkan saja lemigas sebesar ini hanya memiliki 5 arsiparis, tentunya sangat kewalahan...dan sebenarnya tugas kami menangani arsip inaktif, Cuma karena tenaganya kurang jadi saya juga menangani arsip aktif, karena diminta sama bagian keuangan, jadi ya fleksibel aja... memang kerjaannya begitu, ya kita kerjain aja...

Nama : Wiji, S.Ap

NIP : 19600724 1983 03 1 002 Jabatan : FungsionalUmum

1. Bagaimana sistem penyimpanan arsip di PPPTMGB “LEMIGAS”?

Disini arsip disimpan berdasarkan masalah/subjek, itu ditempel di kardus-kardus yang berisi arsip untuk disusun dalam roll o’pack...

2. Bagaimana arsip dikelompokkan?

Dikelompokkan berdasarkan masalah, dan tahun. Misalnya tahun 2001, masalah Surat Keputusan.

3. Siapa saja yang dapat mengakses arsip tersebut?

Para pegawai atau kelompok kerja yang ada dilingkungan PPPTMGB “LEMIGAS”, mereka bisa pinjam atau photocopy sesuai keperluannya. 4. Bagaimana sistem dan proses penemuan kembalinya?

Kalau temu kembali bisa langsung ketempat penyimpanan, tapi ada buku yang mendata arsip yang disimpan, meskipun belum semua arsip terdata, karena keterbatasan tenaga.

5. Apakah ada kendala dalam proses penemuan kembali?

Kendalanya itu kan buku daftar arsip disimpan oleh pimpinan, dan kalau pimpinan sedang keluar kita bingung nyari dimana bukunya. Karena yang tau simpannya dimanakan hanya pimpinan. Jadi palingan kita cari langsung ke rak penyimpanan...

6. Apakah yang dilakukan terhadap arsip yang masa penyimpanannya telah habis?

Arsip yang telah habis masa penyimpanannya ya dimusnahkan, tapi sebelumnya dinilai dulu dari JRA, dan harus ada persetujuan dari pimpinan terkait serta melakukan uji petik, biasanya dibuatkan usul

musnah terlebih dahulu, tapi biasanya proses persetujuannya juga lama diprosesnya.

7. Kendala apa saja yang dihadapi dalam pengelolaan arsip inaktif?

Tentunya SDM, kan tidaksemuanya mau jadi arsiparis. Disini tenaga administrasi yang membantu kegiatan arsiparis. Kita tingkat terampilnya kurang...itu sih karena penerimaan pegawai sulit, minimal D3.

8. Apakah mengikuti diklat secara berkala?

Diklat belum ada lagi, ANRI penyelenggara tapi mungkin anggarannya terbatas, tapi sih ANRI pasti ngadain 1 tahun sekali pasti ada.

9. Apa kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip inaktif?

Kalau menurut saya, banyak tenaga pelaksana yang belum mengikuti diklat/seminar karena pegawai honorer, yang biasa mengikuti seminar itu PNS, sementara PNS sendiri pengetahuannya masih minim tentang kearsipan. Alasannya kalau tenaga honorer diikutsertakan dalam diklat, nanti mereka yang pintar...

RIWAYAT HIDUP

Peneliti dengan nama lengkap Gema Pertiwi Syafrianti Putri lahir di Jakarta pada tanggal 04 September 1993, putri pertama dari Bapak Syafril Chaniago dengan Ibu Susanti. Peneliti bertempat tinggal di Jl. Hankam Cidodol Rt.004/011 No.24 Kebayoran Lama, Jakarta Selatan. Menyelesaikan pendidikan dasar di SDN 013 Pagi Jakarta Selatan (tahun 2004). Kemudian melanjutkan sekolah menengahnya di SMP PGRI 26 Jakarta Barat (tahun 2007) dan SMA Makarya 1 Jakarta (tahun 2010). Pada tahun 2010 melanjutkan pendidikan pada program studi (S1) Jurusan Ilmu Perpustakaan pada Fakultas Adab dan Humaniora di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Menyelesaikan kuliahnya dengan menulis skripsi berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi “LEMIGAS””. Peneliti pernah menjalani Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Kementerian Hukum dan Ham selama satu bulan pada tahun 2013.