Pengelolaan arsip pada bagian kerjasama sekretariat daerah pemerintah kota Surakarta Binder3

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA

SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH

KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam bidang

Manajemen Administrasi

Disusun Oleh :

ALBERTUS SENO ANINDITO SULAKSONO D1509001

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ii

PERSETUJUAN

PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH

KOTA SURAKARTA

Disusun Oleh :

ALBERTUS SENO ANINDITO SULAKSONO D1509001

Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing,

Drs. Budiharjo, M.Si NIP. 19540602 198601 1 001

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iii

PENGESAHAN

PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH

KOTA SURAKARTA

Disusun Oleh :

ALBERTUS SENO ANINDITO SULAKSONO D1509001

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari : Tanggal :

Tim Penguji Nama Tanda tangan

1. Penguji 1 Dra. Sudaryanti, M.Si ………..

NIP. 19570426 198601 2 002

2. Penguji 2 Drs. Budiharjo, M.Si ………..

NIP. 19540602 198601 1 001

Mengetahui,

Dekan, Ketua Program

Prof. Drs. Pawito, Ph. D. Drs. Sudarto, M. Si

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iv

MOTTO

1. Lebih baik terlambat dan mau mencoba sesuatu yang anda anggap benar daripada tidak sama sekali.

2. Kekuatan yang sesungguhnya tidak memukul dengan keras, tetapi tepat sasaran.

3. Anda harus bersabar menjadi sesosok ulat jika anda ingin menjadi sesosok kupu-kupu. (Antoine De Saint)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

v

PERSEMBAHAN

Kupersembahkan hasil karya Tugas Akhir ini teruntuk :

1. Orang tuaku yang selalu mendukung dan mendoakan.

2. Yang terhormat Bapak Ibu Dosen Pembimbing.

3. Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta.

4. Seluruh teman-temanku. 5. Almamater tercinta. 6. Seluruh pembaca.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vi

PERNYATAAN

Nama : Albertus Seno Anindito Sulaksono NIM : D1509001

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ;

“PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT

DAERAH PEMERINTAH KOTA SURAKARTA ”adalah betul-betul karya

sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Juni 2012 Yang Membuat Pernyataan,

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Kuasa, berkat rahmat, kehendak dan perkenan-Nya, penulis dapat menyelesaikan

penulisan tugas akhir ini, dengan judul “PENGELOLAAN ARSIP PADA

BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH KOTA

SURAKARTA ”.

Karena keterbatasan kemampuan, tugas akhir ini disusun dengan berbagai kekurangannya, sehingga guna kesempurnaannya untuk sekedar dijadikan referensi atau sumber informasi, sangat diharapkan usulan atau saran perbaikan dari berbagai pihak, dan atas budi baik tersebut. Dalam penulisan tugas akhir ini tidak lepas bantuan dari berbagai pihak, baik secara moril maupun materil, untuk itu penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Budiharjo, M.Si selaku dosen pembimbing tugas akhir yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini.

2. Ibu Dra. Sudaryanti, M.Si selaku penguji tugas akhir.

3. Bapak Drs. H. Marsudi, M.S. selaku pembimbing akademik telah membimbing selama menempuh studi dan memberi nasehat penulis. 4. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III

Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik.

5. Seluruh dosen pengajar Manajemen Administrasi yang telah memberikan ilmunya kepada penulis.

6. Bapak Drs. Hari Prianto selaku Kepala Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Kota Surakarta yang telah memberikan izin magang serta seluruh staf dan jajarannya.

7. Sekretariat Daerah Kota Surakarta.

8. Bapak Marwar dan Bapak Surono selaku petugas administrasi yang selalu membantu dan menyiapkan selama perkuliahan.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

viii

9. Teristimewa terhadap kedua orang tua dan keluarga besar penulis yang telah memberi dukungan moral maupun material.

10.Kawan-kawan Manajemen Administrasi tahun 2009 yang selalu menjadi penyemangat, teman berbagi, teman belajar, teman seperjuangan yang memberikan kesan yang tak terlupakan dan pelajaran berharga.

11.Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

12.Pihak lain yang telah banyak membantu penulis yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih yang sebesar-besarnya penulis ucapkan atas bantuan dan dukungannya selama ini.

Akhir kata, penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi para pembaca dan pihak yang berkepentingan.

Surakarta, Juni 2012 Penulis

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ix

DAFTAR ISI

JUDUL ... i

PERSETUJUAN ... ii

PENGESAHAN ... iii

MOTTO ... iv

PERSEMBAHAN ... v

PERNYATAAN ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI………...ix

DAFTAR GAMBAR ... xi

ABSTRAK ... xii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1

B. Rumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Pengamatan ... 3

D. Manfaat Pengamatan ... 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Pengelolaan ... 4

B. Pengertian Arsip ... 4

C. Jenis Arsip ... 7

D. Fungsi Serta Peran Arsip ... 9

E. Tujuan Arsip ... 11

F. Sarana Penataan Arsip ... 11

G. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan ... 15

H. Sistem Menata Arsip ... 16

I. Penemuan Kembali Arsip ... 19

J. Penyusutan Arsip ... 19

K. Pemusnahan Arsip ... 20

L. Masalah-masalah Dalam Pengelolaan Arsip ... 20

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

x BAB III DESKRIPSI LOKASI

A. Gambaran Umum Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah

Kota Surakarta ... 26 B. Susunan Kepegawaian dan Sarana Prasarana ... 27 C. Visi dan Misi ... 28 D. Pengelolaan Arsip di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah

Pemerintah Kota Surakarta ... 33

BAB IV PEMBAHASAN

A. Tahap – Tahap Pengelolaan Arsip ... 35 BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ... 42 B. Saran ... 42 DAFTAR PUSTAKA

PEDOMAN WAWANCARA LAMPIRAN

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xi

DAFTAR GAMBAR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xii

ABSTRAK

ALBERTUS SENO ANINDITO SULAKSONO. D1509001.

PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH KOTA SURAKARTA. Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2012. 42 halaman.

Pengelolaan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting bagi setiap organisasi atau instansi, karena dengan pengelolaan arsip yang baik dan benar akan memudahkan dalam menemukan kembali arsip bila sewaktu-waktu dibutuhkan, demikian pula di Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta bahwa pengelolaan arsip juga merupakan kegiatan yang sangat penting guna menunjang jalannya kegiatan pengelolaan arsip di Kantor tersebut.

Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui gambaran tentang pengelolaan arsip di Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta.

Jenis pengamatan yang digunakan yaitu deskriptif yaitu metode yang dapat memberikan gambaran, deskripsi dan memaparkan suatu peristiwa serta beberapa data yang berada di Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta.

Dari hasil pengamatan dapat diketahui bahwa pengelolaan arsip di Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta sudah sesuai prosedur dan dilakukan dengan tahapan-tahapan yaitu penataan arsip, fasilitas dalam penataan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip.

Dengan demikian saran yang dapat diberikan perlu adanya penambahan tempat atau ruang untuk pengelolaan maupun tempat penyimpanan arsip agar tidak terjadi penumpukan arsip yang belum dikelola karena terbatasnya tempat.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

1 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini kebutuhan akan suatu informasi sangatlah tinggi dan mutlak bagi semua organisasi atau perusahaan. Setiap organisasi baik yang berorientasi mengarah mencari keuntungan maupun yang tidak mencari keuntungan dipastikan mempunyai suatu unit kerja khusus di bidang administrasi, yang pada akhirnya berhubungan dengan kegiatan kearsipan.

Kegiatan suatu organisasi memerlukan banyak informasi dan data yang salah satu sumber dari data tersebut adalah arsip. Bentuk dari arsip bukan hanya tertulis tetapi juga sesuatu yang dapat dilihat dan didengarkan. Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam perjalanan hidup suatu organisasi, oleh karena itu untuk menjaga keawetan daur hidup sebuah arsip dari tahap penciptaannya, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya, sangat diperlukan sebuah sistem yang baik dan benar untuk menangani arsip. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan.

Fungsi arsip berperan penting dalam kehidupan dan perkembangan suatu organisasi terutama mengenai kegiatan-kegitan yang berlangsung dalam organisasi itu dikarenakan arsip menghasilkan sumbangan yang nyata bagi organisasi bila arsip dikelola dengan tepat sehingga penataan arsip menjadi bagian yang penting dan patut disorot pelaksanaannya di dalam organisasi. Apabila pengelolaan kearsipan tidak ditangani dengan selayaknya maka dipastikan dapat menjadi penghambat bagi kelancaran kegiatan organisasi.

Sistem pengelolaan arsip diperlukan agar setiap arsip dapat terawat dan terpelihara dengan sebaik-baiknya. Dengan kegiatan pengelolaan arsip yang tepat dapat menunjang kelancaran berbagai pekerjaan di suatu organisasi serta dapat memberikan informasi secara lengkap, riil dan akurat. Namun sejauh ini masalah kearsipan sepertinya masih kurang mendapat perhatian yang selayaknya dari

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

2

berbagai instansi yang ada, seperti hilangnya arsip karena sistem penyimpanan yang kurang sistematis. Arsip-arsip yang berada didalam instansi tersebut harus ditata secara teratur agar mempermudah dalam pencarian arsip apabila sewaktu-waktu arsip dibutuhkan.

Demikian halnya pada Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta, arsip mempunyai fungsi sebagai penunjang kelancaran dalam proses pelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam membuat keputusan secara cepat dan tepat dalam menghadapi suatu masalah. Semua itu tergantung pada ketepatan informasi yang terkandung di dalam arsip. Oleh karena itu sistem pengelolaan arsip diarahkan sesuai dengan kegunaan bagi kepentingan petugas arsip maupun pimpinan yang akan menggunakannya.

Bidang kearsipan jelas bukan bidang yang dapat di anggap remeh karena bidang ini juga cukup penting seperti bidang lainnya yang ada, hal itu tertera jelas dengan di buatnya undang-undang Nomor 7 tahun 1971 pasal (1) yang mendefinisikan arsip sebagai :

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Maka dari itu butuh keahlian dan ketrampilan khusus dalam mengelola arsip. Pola penempatan pegawai juga harus diperhatikan demi menunjang kelancaran kegiatan organisasi. Dengan demikian peran kearsipan sangatlah terasa nyata.

Disini penulis ingin menjelaskan mengenai pelaksanaan tata kearsipan yang khususnya mengenai pengelolaan arsip dan berusaha menjelaskannya mencapai ruang lingkup yang lebih luas dalam instansi tersebut.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

3

Dari uraian di atas, penulis mengambil judul sebagai berikut:

“PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA

SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH KOTA SURAKARTA”.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan hal-hal diatas yang telah dikemukankan maka masalah yang akan dibahas dalam penulisan ini adalah :

“Bagaimana Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kerjasama Sekretariat

Daerah Pemerintah Kota Surakarta ?”

C. Tujuan Pengamatan

Penelitian yang dilakukan di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta ini bertujuan :

1. Tujuan Operasional : Mengetahui tentang sistem Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta.

2. Tujuan Fungsional : Dapat dijadikan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kearsipan.

3. Tujuan Individual : Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan Ahli Madya (A. Md.) pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan

1. Memberi penjelasan mengenai pengelolaan arsip Pada Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta.

2. Sebagai wadah pembelajaran bagi pihak pihak yang berhubungan terutama dalam masalah kearsipan.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Pengelolaan

Menurut W. J. S. Poerwadarminta (2002 : 469) pengelolaan juga biasa diartikan penyelenggaraan suatu kegiatan. Pengelolaan bisa diartikan manajemen, yaitu suatu proses kegiatan yang dimulai dari, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya – sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Menurut T. Hani Handoko (1997 : 8) pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan dan pencapaian tujuan. Pengelolaan bisa diartikan manajemen, yaitu suatu proses kegiatan yang dimulai dari, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dari usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi.

Serta di situs blogger http://wordpress.com/ pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan.

Pengelolaan arsip dalam pengerjaan tugas akhir ini adalah suatu proses atau kegiatan dalam suatu organisasi demi mencapai tujuan dengan menggunakan sumber daya yang tersedia, dimulai dari kegiatan penataan, penyimpanan, penemuan kembali arsip, kegiatan pemindahan arsip sampai dengan pemusnahan arsip.

B. Pengertian Arsip

Menurut Suraja Yohannes (2006:32) dalam bahasa Latin arsip disebut sebagai Archivum atau Archium, dari kata-kata tersebut diterapkan dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “arsip” yang berlaku sampai sekarang. Disamping pengertian kata arsip dalam bahasa Indonesia, dikenal pula istilah File (dari

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

5

bahasa Latin Fillum, yang berarti tali), dan istilah Records, yang dipergunakan dalam kegiatan administrasi kearsipan.

Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut

Archief, sedang dalam bahasa Inggris disebut Archieve, kata inipun berasal dari

bahasa Yunani yaitu dari kata Arche yang berarti “permulaan”. Kemudian kata

Arche ini berkembang menjadi kata Archia yang berarti “catatan”. Selanjutnya

dari kata Arche berubah lagi menjadi kata Ar-cheion yang berarti “gedung pemerintahan”.

Arsip disini memiliki 2 pengertian, yaitu:

a. Organisasi, instansi atau lembaga yang mengelola serta menyimpan kumpulan naskah atau dokumen (data).

b. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan secara seksama.

Dibawah ini beberapa pendapat ahli mengenai definisi arsip :

1.

Peraturan Presiden No.31 Tahun 1961

TENTANG POKOK – POKOK KEARSIPAN

a. Pada umumnya wujud tulisan dan bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

b. Kumpulan surat – surat atau bahan – bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara physis dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

2. The Liang Gie (200 : 20)

Dalam kepustakaan asing menurut Margaret Odell dan Earl Strong dalam The Liang Gie (1996:115) DzWritten knowns facts of event and transactions of the organization. Record may

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

6

be in the form of correspondence, data; executed printed forms;

and cards, sheets, or books to which facts are posted”.

Yang diartikan kedalam bahasa Indonesia adalah

“Fakta – fakta tertulis yang diketahui tentang peristiwa – peristiwa dan kegiatan – kegiatan dari organisasi. Warkat – warkat itu dapat terwujud dalam bentuk surat – surat, data; barang – barang cetakan; kartu – kartu, lembaran – lembaran atau buku – buku dalam mana dicantumkan fakta.”

3. Menurut Ig. Wursanto (1991 : 12)

Kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Berdasarkan definisi dari beberapa ahli di tersebut, Arsip dapat didefinisikan sebagai kumpulan naskah–naskah atau dokumen dalam beberapa bentuk yang di dalamnya tertera keterangan – keterangan atau bukti akan suatu kejadian, sehingga pada saat di perlukan dapat dengan mudah ditemukan. Arsip merupakan naskah atau dokumen dinas yang disusun, dibuat dan diterima oleh semua satuan anggota organisasi dalam lingkungan Departemen dalam negeri dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam pelaksanaan tugasnya.

a. Dasar-dasar pengelolaan kearsipan :

1. Pengumpulan berkas yang punya nilai yuridis dan historis. 2. Penyimpanan berkas arsip harus secara sistematis dan

teratur.

3. Pengklasifikasian berkas dan retensi penyimpanan.

4. Penyusutan dan pemusnahan berkas sesuai dengan peraturan yang berlaku.

b. Penyelenggaraan pengelolaan kearsipan yang perlu diperhatikan oleh pegawai kearsipan :

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

7

1. Petugas harus mahir atau profesional dan menyenangi dalam mengelola arsip.

2. Prosedur kerja cukup sederhana.

3. Perlu ada pengaturan formulir yang sederhana dan mudah dalam pengisiannya.

C. Jenis Arsip

Ig. Wursanto (1991: 21-28) membagi jenis arsip dilihat dari beberapa segi:

1. Menurut subjek atau isinya

a. Arsip Keuangan

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti laporan keuangan, surat perintah membayar tunai, surat penagihan, dan daftar gaji.

b. Arsip Kepegawaian

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti daftar riwayat hidup pegawai dan absensi pegawai.

c. Arsip Pemasaran

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pemasaran seperti surat penawaran, surat pesanan, daftar harga barang, surat permintaan kebutuhan barang.

d. Arsip Pendidikan

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pendidikan seperti garis-garis besar program pengajaran (GBPP), satuan pelajaran, program pengajaran, daftar absensi siswa dan guru.

2. Arsip menurut sifat kepentingannya

a. Arsip nonessensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama (tidak penting). Contohnya antara lain : Surat atau kartu undangan, pengumuman hari libur, memo atau nota

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

8

tentang hal-hal yang tidak penting, dan lain-lain.

b. Arsip yang diperlukan (useful archives), yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan (arsip ini masih disimpan antara 2 atau 3 (tahun). Contohnya antara lain : Surat perintah jalan, Surat keterangan pegawai, Surat telegram, dan lain-lain.

c. Arsip penting (important archives), yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya. Apabila arsip ini hilang maka sulit untuk mencari penggantinya karena masih diperlukan atau dipergunakan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Contohnya antara lain :

Surat keputusan (penangkatan, pemindahan,pemberhentian) daftar sensus pegawai, laporan keuangan, berita acara pemeriksaan keuangan, dan lain-lain.

d. Arsip Vital (vital archives), yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selama-lamanya. Contohnya antara lain : akte pendirian perusahaan, daftar hasil ujian dinas pegawai, daftar hasil ujian jabatan pegawai, dokumen-dokumen kepemilikan tanah (gedung), buku induk pegawai dan lain-lain.

3. Arsip menurut fungsinya

a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip ini dapat dibedakan menjadi 3 macam menurut fungsi dan kegunaannya yaitu :

1. Arsip aktif yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

2. Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

9

dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. b. Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara

langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

4. Arsip menurut bentuk dan wujudnya

a. Surat

Setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggara kehidupan organisasi seperti naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan, notulen rapat, kuitansi, naskah berita acara, kartu pegawai, dan bon penjualan.

b. Pita rekaman c. Piringan hitam d. Mikro film

Film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan tergambar dalam ukuran yang sangat kecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Cetakan microfilm tersebut disebut

hard copy.

D. Fungsi Serta Peran Arsip

a) Fungsi arsip antara lain: 1) Fungsi Sejarah

Arsip yang merekam kejadian atau peristiwa dan informasi akan masa lampau dan menyuguhkan informasi untuk masa depan.

2) Fungsi Yuridis

Arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi yang memiliki fungsi sebagai penunjang legalitas atau alat bukti apabila dibutuhkan. 3) Fungsi Ilmu Pengetahuan

Arsip dapat digunakan sebagai bahan informasi untuk orang lain yang membutuhkan gunapenambah ilmu pengetahuan.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

10

4) Fungsi Informasi

Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi atau sumber ingatan apabila diperlukan.

b) Peran arsip yaitu :

1) Alat utama ingatan organisasi.

2) Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).

3) Nilai informasional yang perlu, misalnya untuk pengambilan keputusan.

4) Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

5) Nilai informasional dalam proses menuju penentuan kebijakan yang menyangkut banyak orang dan perlu memperhatikan kesinambungan serta perkembangan.

6) Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

7) Sebagai pedoman kerja.

8) Sebagai sumber informasi yang dipergunakan baik secara langsung atau tidak langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan, penelitian, evaluasi dan berbangsa dan bernegara.

9) Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Pentingnya dari sebuah fungsi arsip tersebut diatas sangat membantu bagi pihak perusahaan atau instansi karena dapat dipergunakan untuk membedakan jenis arsip, baik arsip tersebut arsip aktif ataupun arsip inaktif. Hal tersebut dilakukan dikarenakan tempat untuk menyimpan arsip berbeda-beda. Tempat Penyimpanan arsip secara tepat dan teratur dapat membantu dalam menemukan arsip kembali dengan mudah dan cepat apabila arsip tersebut sewaktu-waktu diperlukan.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

11

E. Tujuan Arsip

Tujuan dari arsip yaitu :

1. Untuk mengamankan arsip yang penting, baik dari bahaya pencurian atau kebakaran.

2. Untuk menjaga arsip, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan disuatu tempat tertentu, dengan sistem penyimpanan arsip.

3. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, jika sewaktu-waktu diperlukan.

4. Dapat menunjang terlaksananya peyusutan arsip yang berdaya guna dan berhasil guna.

F. Sarana Penataan Arsip

Menurut Sedarmayanti, (2005:50) sebelum proses menata arsip, terlebih dahulu perlunya untuk memahami tentang istilah serta sarana yang berkaitan dalam memperlancar pelaksanaan menata arsip.

Di bawah ini sarana yang perlu dipersiapkan jika memang dibutuhkan di instansi yang bersangkutan :

1. Indeks

Indeks sebagai alat untuk menunjukan isi masalah perihal suatu dokumen atau sekelompok dokumen. Indeks merupakan bahan kegiatan membuat, membentuk petunjuk, petunjuk keterangan, isi masalah, perihal di dalam satu atau sekelompok dokumen serta menyusun secara sistematis. Manfaat mengindeks adalah untuk mengelompokan atau menyatukan arsip yang kode dan kegiatannya sama ke dalam satu berkas, dan juga sebagai sarana untuk menemukan arsip kembali. Indeks dapat disusun sebagai berikut :

a. Menurut abjad seperti kamus (dictionary arrangement) ataupun secara sekelompok yang sejenis yang tersusun secara abjad.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

12

b. Menurut encyclopedia relative yaitu semua pokok masalah pertama yang setingkat disusun secara abjad, sedangkan masalah pokok ke dua, ketiga dan seterusnya yang merupakan bagian dari masalah pokok kedua dan seterusnya masing-masing disusun secara abjad sesuai dengan tingkatnya.

Mengindeks adalah suatu cara menentukan ciri atau tanda dari suatu dokumen, yang akan dijadikan petunjuk dan tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui dalam susunan mana dokumen tersebut, yaitu harus dimasukan kedalam file dari beberapa kata yang dapat dijadikan tanda pengenal sebaiknya ditentukan saja yang paling tepat dan sesuai sebagai tanda pengenal utama (main caption), sedangkan kata-kata lainnya dapat digunakan sebagai cross-reference.

Indeks dalam kearsipan lebih sering digunakan indeks masalah kecuali arsip kepegawaian yang sudah tentu tanda pengenalnya memakai nama-nama orang langsung. Di dalam kearsipan, masalah yang tersimpul di dalam surat atau naskah adalah berupa persoalan, perihal, gagasan atau kegiatan. Menentukan tanda pengenal masalah memerlukan pengolahan analitis untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pasti atas amanat surat yang bersangkutan. Untuk memperoleh kata yang tepat dan pasti dari suatu arsip, surat atau naskah maka harus diambil kata benda sebagai kata tangkap. Kata sifat dan kata keterangan lainnya di dalam indeks tidak dipakai sebagai kata tangkap melainkan sebagai keterangan yang memperjelas arti dan maksud untuk menyatakan adanya perbedaan dengan kata tangkap lainnya.

Kata tangkap untuk nama organisasi perlu diperhatikan atas nama organisasi itu dikenal masyarakat. Dengan demikian yang diambil adalah nama organisasi itu sendiri, sedangkan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

13

wadah dan fungsinya kegiatan hanya sebagai penjelas untuk membedakan dengan kata tangkap lainnya. Apabila organisasi memakai nama orang sebagai nama organisasi, maka nama orang itu tidak perlu dibalik-balik dengan menempatkan nama keluarga atau nama yang dianggap sebagai nama keluarga, tetapi diambil secara keseluruhan.

Nama badan-badan resmi (Pemerintahan) dan partai politik, kata tangkapnya tidak perlu dibalik-balik dalam indeks. Apabila badan atau organisasi tersebut lebih dikenal sebagai singkatan, maka sebaikya singkatan tersebut yang dijadikan kata tangkap untuk indeks. Indeks nama tempat diambil sebagai kata tangkapnya ialah nama sebenarnya.

Indeks nama orang, nama tunggal yang terdiri atau satu nama saja di ambil nama dirinya, nama ganda menggunakan nama terakhir dari nama ganda tersebut apabila terdapat nama keluarga yang majemuk maka dapat di manfaatkan tunjuk silang. Untuk nama orang yang terpisah-pisah dapat menggunakan nama keluarga, nama wanita yang telah menikah dapat menggunakan kata tangkap suaminya. Nama yang berubah-ubah kata tangkapnya adalah nama yang telah diubah paling akhir dan nama sebelumnya dapat dijadikan tunjuk silang. Sebutan, gelar, jabatan, pangkat kata tangkapnya adalah nama terakhir yang bukan merupakan gelar atau bagian dari gelar, tunjuk silang juga dapat dijadikan alternative jika namanya terlalu sukar.

2. Mengabjad

Mengabjad adalah mengatur susunan kata pengenal pertama berdasarkan urutan abjad A sampai dengan Z. terdapat tiga cara mengabjad diantaranya huruf demi huruf maksudnya meneliti setiap hurufnya karena setiap huruf menentukan letak dalam urutan. Kata demi kata maksudnya di

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

14

dalam kata pengenal dianggap satu kata berdiri sendiri dan menentukan letak urutan indeks.

3. Tunjuk Silang

Tunjuk silang adalah suatu cara untuk mempertemukan beberapa keterangan yang berbeda tetapi kesemuanya mengenai satu hal yang sama. Petunjuk silang ada 2 macam yaitu penunjuk langsung dan tidak langsung, petunjuk langsung adalah menunjukan tentang satu nama yang memiliki lebih dari satu .

4. Pola Klasifikasi Arsip

Klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip menurut urusan atau masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi yang menciptakan atau menghimpunnya. Pola klasifikasi menurut adalah penggolongan arsip berdasarkan atas isi keterangan yang terkandung didalam arsip.

Jika disimpulkan maka klasifikasi arsip adalah menghimpun dan mengelompokan arsip – arsip secara sistematis berdasarkan isi keterangan yang terkandung dalam arsip tersebut.

Tujuan pola klasifikasi arsip sebagai dasar penataan arsip secara sistematis, sedangkan guna klasifikasi arsip adalah :

2. Untuk mengelompokan arsip yang urusan atau masalahnya sama kedalam satu berkas.

3. Untuk mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

15

G. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

Peralatan dan perlengkapan kearsipan menurut Ig. Wursanto (1991: 32-60) adalah sebagai berikut :

1) Map merupakan lipatan kertas atau karton manila yang diperuntukkan menyimpan arsip.

2) Folder adalah lipatan kertas tebal atau karton manila yang berbentuk

persegi panjang diperuntukkan menyimpan , menempatkan sekelompok arsip di dalam file/filling cabinet. Folder memiliki tab untuk tempat kode dan indeks, letak tab tergantung pada sistem penataan yang digunakan apakah vertikal atau leteral.

3) Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang

dipergunakan sebagai penunjuk atau pemisah dalam penyimpanan sebuah arsip.

4) Filling Cabinet adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang

yang diletakkan secara vertikal dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Pada umumnya filling cabinet mempunyai dua, tiga, empat, atau lima laci.

5) Almari Arsip adalah suatu perabot kantor yang digunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.

6) Rak Arsip adalah sejenis almari yang tidak terdapat pintu digunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.

Sampai saat ini masih ada 3 bentuk peralatan penyimpanan utama yaitu;

1.Ordner.

Banyak digunakan pada perusahaan kecil, lembaga pemerintah bahkan beberapa bagian pada perusahaan besar, system yang biasa menggunakan peralatan ini adalah kronologis, baik secara sistem murni maupun kronologis digabung dengan sistem lain.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

16

2. Filling Cabinet.

Banyak digunakan pada kantor swasta, atau juga pada sistem sentralisasi dan desentralisasi. Alat penyimpanan ini efesien digunakan untuk semua sistem kecuali system kronolgis (karena tidak efisien dalam penggunaan hangingfolder).

3. Komputer.

Suatu sistem penyimpanan terbaru adalah penggunaan peralatan komputer. Sistem ini telah dikembangkan sebagai pengganti sistem manual, ordner dan filling cabinet. Karena ini menggabungkan sistem penyimpanan yang ada baik secara murni atau gabungan.

H. Sistem Menata Arsip

Arsip merupakan alat pengingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan, oleh sebab itu mengatur dan memlihara arsip sebaik mungkin agar memudahkan penemuan kembali warkat yang sewaktu- waktu diperlukan kembali merupakan suatu hal yang sangat penting. Untuk itu setiap organisasi harus dapat benar-benar mampu mengurus dan memelihara arsip tersebut agar mudah ditemukan dan terhindar dari kehilangan arsip- arsip penting.

Penataan arsip yang dilakukan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip

(Filing system). Filing System menurut Sedarmayanti (2005:195) adalah

pengaturan dan penyusunan berkas secara tertib dan sistematis, penyimpanan dan perawatannya untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

Dengan kata lain sistem penataan arsip (Filing system) adalah pengelolaan berkas – berkas yang diatur dengan sistematis agar berkas dapat tersipan dengan baik.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

17

1. Sistem Abjad (Alphabetical)

Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem abjad menurut Ig. Wursanto (1991:49) adalah :

“Penyimpanan dengan menggunakan sistem abjad berarti arsip yang dihasilkan atau yang dibuat dan diterima oleh suatu kantor/lembaga yang didalamnya termuat nama- nama seperti nama orang, nama organisasi, nama tempat atau nama wilayah, atau nama pokok soal disimpan menurut tata urutan susunan abjaddz.

Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem abjad menurut Sedarmayanti (2005:61) adalah: salah satu system menata arsip dengan menggunakan abjad (A sampai Z) sebagai kodenya.

Dari kedua definisi diatas penulis dapat menarik kesimpulan bahwa sistem penataan arsip menurut abjad adalah salah satu sistem yang pengkodeannya berdasarkan peraturan mengindeks, dengan penyusunan subjeknya sesuai dengan urutan A sampai dengan Z. Untuk penyusunannya dapat dibagai menjadi 4 golongan, yaitu : nama orang, nama perusahaan swasta, nama instansi pemerintah, dan nama organisasi sosial.

2. Sistem Masalah ( Subject )

Penyimpanan arsip berdasarkan sistem masalah menurut Ig. Wursanto (1991:101) adalah suatu perkataan atau anak kalimat yang dijadikan sebagai tanda penyebutan sesuatu hal dalam surat untuk keperluan penyimpanan surat tersebut menurut pokok masalah. Sedangkan menururt Sedarmayanti (2005:62) adalah sistem masalah atau perihal adalah salah satu sistem menata arsip yang didasarkan pada kegiatan yang berkenaan dengan masalah – masalah yang berhubungan dengan organisasi atau perusahan yang menggunakan sistem ini. Sehingga dapat disimpulkan sistem masalah adalah sistem yang berdasarkan kegiatan yang berkenaan dengan masalah yang berhubungan pada suatu perusahaan yang menggunakan sistem ini. Contoh penggunaan sistem

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

18

masalah, misalnya berkenaan dengan kepegawaian dikelompokan menjadi salah satu masalah pokok (subjek).

3. Sistem Nomor ( Numerical )

Menurut Ig. Wursanto (1991:121) adalah rangkaian angka tertentu yang dipergunakan untuk memberi tanda urutan pada suatu benda atau hal. Menurut Sedarmayanti (2005:63) sistem nomor adalah salah satu sistem menata arsip yang didasarkan kepada kelompok permasalahan yang diberi nomor tertentu. Dengan kata lain dapat disimpulkan sistem nomor adalah sistem yang berdasarkan kelompok permasalah yang diberi nomor tertentu, untuk dibuatkan daftar klasifikasi arsip.

4. Sistem Tanggal ( Chronological )

Menurut Ig. Wursanto (1991:198) dalam bidang kearsipan, tanggal surat dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam pengaturan dan penyusunan surat. Menurut Sedarmayanti (2005:64) sistem tanggal ini adalah salah satu sistem penataan arsip yang didasarkan pada urutan tanggal, yang mana pada umumnya tanggal termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Keseluruhan definisi diatas dapat ditarik kesimpulan sistem tanggal adalah sistem yang berdasarkan urutan tanggal bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal tersebut diambil dari datangnya surat yang dapat dijadikan pedoman dalam pengaturan dan penyusunan surat.

5. Sistem Wilayah ( Geographical )

Menurut Ig. Wursanto (1991:184) adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah. Arsip – arsip yang akan disimpan, penyusunan diatur menurut suatu wilayah atau daerah yang menjadi alamat surat. Menurut Sedarmayanti (2005:65) Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan arsip yang didasarkan pada daerah atau wilayah tertentu.

Bila disimpulkan sistem wilayah ini adalah sistem yang berdasarkan daerah wilayah tertentu, sesuai dengan pembagian yang

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

19

tertentu pula. Untuk sistem wilayah ini dapat dipergunakan nama daerah wilayah untuk pokok permasalahannya.

I. Penemuan Kembali Arsip

Dalam penemuan kemabli arsip atau retrieval terdapat 2 aspek pengertian, yaitu:

1. Penemuan kembali secara fisik/manual/konvensional :

Artinya bahwa penemuan kembali arsip dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga mesin.

2. Penemuan kembali secara informasi / mekanik / inkonvensional : Artinya bahwa penemuan arsip kembali dengan cara ini lebih banyak untuk menunjukan lokasi dengan menggunakan sarana elektronik ( computer ). Fisik arsip diambil dengan cara manual, jika hanya ingin mengetahui informasinya maka dilihat arsip yang terpilih.

Cara penyimpanannya misalnya melalui optical disk, flash disk dan

memory card.

Apabila ada pihak lain yang meminta / meminjam arsip yang disimpan, petugas arsip harus menempuh langkah-langkah sebagai berikut : a. Menanyakan jenis arsip yang disimpan.

b. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks. c. Melihat kartu Indeks untuk melihat kode arsip.

d. Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode dan mengantinya dengan Bon Pinjam arsip.

J.Penyusutan Arsip Penyusutan arsip menurut PP No. 34 Tahun 1979 ialah:

a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga- lembaga Negara atau badan-badan pemerintah masing-masing.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

20

c. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip Nasional. Penyusutan ditunjukan terhadap arsip-arsip yang jangka waktu penyimpanan atau retensinya telah habis. Jangka waktu penyimpanan arsip ditentukan oleh jadwal retensi arsip yang disusun berdasarkan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku. Maksud penyusutan adalah untuk penghemat:

a. Ruangan untuk penyimpanan. b. Biaya untuk pengadaan sarana.

c. Waktu dalam usaha pencarian kembali arsip yang disimpan.

K. Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan untuk menghancurkan arsip secara fisik dan identitas yang melekat di arsip. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.

Prosedur-prosedur dalam pemusnahan arsip adalah sebagai berikut: a. Pemusnahan arsip dapat dilakukan untuk arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi, arsip tersebut telah melampaui jangka waktu penyimpanan. b. Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai penyimpanan 10 tahun lebih, dilakukan dengan ketetapan pimpinan lembaga-lembaga negara yang terkait. c. Pemusnahan arsip secara total harus disaksikan oleh dua orang pejabat bidang hukum atau bidang pengawasan dari lembaga yang bersangkutan. d. Untuk pelaksanaan pemusnahan harus dibuat Daftar Pertelaan Arsip Banyak cara yang bisa dilakukan untuk memusnahkan arsip yaitu dengan bahan kimia, pembakaran, atau pulping (dibubur), dan dicacah.

L. Masalah-Masalah Dalam Pengelolaan Arsip

Menurut Ig Wursanto (1989 : 29) masalah-masalah dibidang kearsipan sebagai berikut :

1. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sempurna, sistem pemeliharaan kurang diperhatikan dan kurang sistematis, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

21

pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan. 2. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, dan tidak mengikuti

perkembangan ilmu kearsipan yang modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap. 3. Tatakerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu

kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.

4. Bertambahnya terus - menerus arsip-arsip tanpa di ikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mecukupi.

5. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.

M. METODE PENGAMATAN

Dalam metode penelitian ini akan diuraikan mengenai beberapa hal tentang teknik pengumpulan data, teknik pengambilan sampel, dan teknik analisis data.

1. Jenis pengamatan

Jenis pengamatan yang digunakan yaitu metode deskriptif kualitatif yang dapat memberikan gambaran, deskripsi dan memaparkan suatu peristiwa dan beberapa data yang berada di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta serta suatu penelitian ilmiah yang bertujuan untuk memahami suatu fenomena dalam konteks sosial secara alamiah dengan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

22

mengedepankan proses interaksi komunikasi yang mendalam antara peneliti dengan fenomena yang diteliti.

2. Lokasi Pengamatan

Lokasi dalam penelitian ini bertempat di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta dengan pertimbangan bahwa penanganan permasalahan mengenai arsip dilokasi tersebut cukup memadai dan menarik untuk diamati khususnya berkaitan dengan pengelolaan arsip. Penulis mengambil lokasi pengamatan tersebut karena penulis ingin mengetahui kenapa di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta yang merupakan intansi besar dalam hal pengelolaan arsip masih menerapkan pola yang sederhana dengan peralatan dan perlengkapan yang cukup memadai walaupun masih terhitung belum komplit serta belum adanya ruangan/tempat khusus guna menyimpan arsip.

3. Sumber data

Sumber Data merupakan sumber fakta atau keterangan dari suatu obyek yang diteliti, sumber data dalam Tugas Akhir ini adalah :

a. Narasumber (informan)

Jenis sumber data yang berupa manusia atau biasa disebut responden. Dalam hal ini adalah Pegawai Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta.

b. Dokumen

Dalam pengamatan ini diperoleh data dari beberapa surat-surat peribadi, buku atau catatan harian, surat kabar, atau dokumen pemerintah.

c. Peristiwa/kejadian

Data atau informasi dapat dikumpulkan dari peristiwa, aktivitas, atau perilaku sebagai sumber data yang berkaitan dengan sasaran penelitiannya. Peneliti dapat mengetahui proses bagaimana sesuatu

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

23

terjadi serta lebih pasti karena menyaksikan sendiri secara langsung di lapangan.

d. Riset Pustaka

Penulis telah membaca buku-buku yang berada di perpustakaan Universitas Sebelas Maret khususnya di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang berkaitan dengan topik permasalahan yang akan penulis bahas/angkat pada Laporan Tugas Akhir ini.

4. Teknik pengumpulan data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah : a. Observasi

Observasi yaitu suatu proses melihat, mengamati, dan mengamati serta merekam perilaku secara sistematis untuk suatu tujuan tertentu dan ini dilakukan secara langsung pada Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta.

b. Dokumentasi

Metode pengumpulan data kualitatif dengan melihat dan menganalisis dokumen-dokumen yang dibuat oleh subjek sendiri/orang lain tentang subjek.

c. Tehnik Analisis Data

Menurut H.B. Sutopo (2002:91-93), dalam proses analisi interaktif terdapat tiga komponen utama yang harus benar-benar dipahami oleh setiap peneliti kualitatif. Tiga komponen tersebut adalah :

1) Reduksi Data

Merupakan komponen pertama dalam analisis, merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi data dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus sepanjang pelaksanaan penelitian. Prosesnya diawali sebelum pelaksanaan pengumpulan data. Artinya, reduksi data sudah berlangsung sejak peneliti mengambil keputusan (meski

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

24

tidak disadari sepenuhnya) tentang kerangka kerja konseptual, melakukan pemilihan kasus, menyusun pelaksanaan penelitian dan juga waktu menentukan cara pengumpulan data yang akan digunakan.

2) Sajian Data

Sajian ini merupakan rakitan kalimat yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga bila dibaca, akan bisa mudah dipahami berbagai hal yang terjadi memungkinkan peneliti untuk berbuat sesuatu pada analisis atau tindakan lain berdasarkan pemahamannya tersebut.

3) Penarikan Simpulan dan Verifikasi.

Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses pengumpulan data terakhir. Simpulan perlu diverifikasi agar cukup mantap dan benar - benar bisa dipertanggungjawabkan. Pada dasarnya makna data harus diuji validitasnya supaya simpulan penelitian menjadi lebih kokoh dan lebih bisa dipercaya.

Untuk lebih jelasnya proses analisa data interaktif dapat dilihat dari gambar dibawah ini :

Gambar 2.1 : Proses Analisa Data Interaktif

Sumber : H.B. Sutopo(2002:98) PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULAN / VERIFIKASI

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

25

Penulis menggunakan Model Analisis interaktif (interaktif model of

analisis) dalam pengamatan ini, yang biasanya digunakan dalampenelitian.

Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam pengamatan ini adalah : 1. Pengumpulan data.

2. Melakukan analisas awal dari data yang diperoleh.

3. Melakukan penggalian data yang lebih mendalam, bila ternyata dalam menganalisisnya dirasa kurang mendalam.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

26 BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A. Gambaran Umum Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah pemerintah

Kota Surakarta

Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pemerintah Kota Surakarta dan Peraturan Walikota Surakarta Nomor 9 Tahun 2008 Tentang penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Kota Surakarta, tugas Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta adalah menyusun perumusan kebijakan pemerintahan daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah, pelaksanaan dan pelayanan administrasi, pembinaan serta fasilitasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan kebijakan pemerintahan daerah di bidang kerjasama.

Adapun Fungsi Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta antara lain :

1. Perumusan kebijakan pemerintahan daerah di bidang kerjasama;

2. Pengkoordinasian pelaksanaan tugas di bidang kerjasama; 3. Pelaksanaan sebagian urusan bidang kerjasama;

4. Pembinaan dan fasilitasi penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang kerjasama;

5. Pelaksanaan dan pelayanan administrasi dan teknis bidang kerjasama;

6. Pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan di bidang kerjasama;

7. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Asisten Pemerintahan sesuai tugas pokok dan fungsinya.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

27

B. Susunan Kepegawaian dan Sarana Prasarana

1. Susunan Kepegawaian

Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta pada tahun 2011 memiliki jumlah personil sebanyak 16 orang Pegawai Negeri Sipil yang dapat diuraikan sebagai berikut :

a. Berdasarkan Jabatan

No. Jabatan Jumlah %

1. Kepala Bagian 1 6,25%

2. Kepala Sub Bagian 2 12,5%

3. Staf 13 81,25%

b. Berdasarkan pangkat/golongan

No. Pangkat Gol Jumlah %

1. Pembina Tk. I IV b 1 6,25%

2. Penata Tk. I III d 3 18, 75%

3. Penata III c 2 12,5%

4. Penata Muda Tk. I III b 5 31,25%

5. Penata Muda III a 3 18, 75%

6. Pengatur Muda Tk. I II b 2 12,5%

c. Berdasarkan jenis kelamin

6 (enam) orang laki-laki atau sekitar 37,5 %; 10 (sepuluh) orang perempuan atau sekitar 62,5 % 2. Sarana dan Prasarana

No. Nama Barang Jumlah

1. Ruang kepala bagian 1

2. Ruang kantor 1

3. Kendaraan roda 4 2 4. Kendaraan roda 2 1 5 Mesin ketik manual 2

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

28

6 Lemari besi 2

7. Filling besi 8

8. Lemari kaca 1

9. Papan nama instansi 3

10. Mesin absensi 1

11. Kursi besi 10

12. Meja telepon 1

13. Kursi tangan 1

14. Kursi putar 6

15. Kursi lipat 17

16. Meja Biro 15

17. AC split 4

18. Kipas angin 3

19. PC unit 1

20. Laptop 1

21. Printer 1

22. Computer Compatible 3

23. Meja tamu 1

24. Proyektor + attachment . 1 25. Pesawat telepon 1

26. Faximile 1

C. Visi dan Misi

Visi dan Misi Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta yaitu :

a. Visi

Visi merupakan suatu keadaan atau harapan yang harus diwujudkan pada masa yang akan datang. Seperti diketahui bersama bahwa visi Pemerintah Kota Surakarta tahun 2010-2014 adalah "Meningkatkan Kesejahteraan Masyarakat dan Memajukan Kota Dilandasi Spirit Solo Sebagai Kota Budaya". Dengan mengacu pada Visi Kota Surakarta tersebut, maka visi Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

29

Kota Surakarta adalah "Optimalisasi Kerjasama Yang Bertumpu Pada Kearifan Lokal dan Upaya Mensejahterakan Masyarakat ".

Penyusunan visi Bagian Kerjasama tersebut didasarkan pada upaya Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta untuk ikut berpartisipasi dalam Pembangunan Kota Surakarta dengan mewujudkan kerjasama daerah yang berlandaskan pada keunggulan dan potensi yang dimiliki oleh Kota Surakarta.

Guna mewujudkan visi tersebut terdapat misi yang harus dilaksanakan. Misi Pemerintah Kota Surakarta antara lain :

1. Mengembangkan dan meningkatkan ekonomi kerakyatan melalui pengembangan sektor riil, pemberdayaan usaha mikro, kecil, menengah dan koperasi dengan fasilitasi kredit, menuntaskan penataan PKL, melanjutkan program revitalisasi pasar tradisional, meningkatkan kemampuan manajemen pedagang pasar serta mempromosikan keberadaan pasar dan pedagang.

2. Pengembangan budi pekerti, tata krama dan tata nilai budaya Jawa melalul ranah pendidikan, keteladanan, penyelenggaraan event-event dan program- program pendukung Iainnya.

3. Memperkuat karakter kota dengan aksentuasi Jawa dan melestarikan aset - aset budaya, baik yang tangible (bendawi) maupun intangible (tak bendawi).

4. Meningkatkan pelayanan dan perluasan akses masyarakat di bidang pendidikan, antara lain dengan program sekolah gratis, sekolah plus, bantuan pendidikan masyarakat, pengembangan sarana dan prasarana pendidikan, meningkatkan kualitas tenaga pendidik dan kependidikan.

5. Meningkatkan pelayanan dan perluasan akses masyarakat di bidang kesehatan, di antaranya melalui Program Pelayanan Kesehatan Masyarakat Surakarta (PKMS), meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan bersertifikasi ISO, makin

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

30

memberdayakan Posyandu Balita dan Lansia, perbaikan gizi masyarakat serta menekan angka kematian ibu dan bayi.

6. Meningkatkan akses ke lapangan kerja dengan titik berat pada menciptakan wirausahawan baru melalui pelatihan, bantuan permodalan dan membangun jejaring pemasaran produk.

7. Membuka lapangan kerja baru dengan menciptakan iklim investasi yang makin kondusif (Kota Ramah Investasi) dan suasana kota yang aman dan damai.

8. Meningkatkan sarana dan prasarana kota antara lain jalan dan jembatan, transportasi, air bersih, sanitasi dan drainase, penuntasan pemugaran rumah tidak layak huni (RTLH), penertiban hunian tak berizin, pengembangan ruang terbuka hijau dan pengelolaan persampahan.

9. Pengembangan brand image kota dengan melakukan penataan kawasan wisata, budaya dan perdagangan serta meningkatkan event-event bertaraf nasional dan internasional.

b. Misi

Sedangkan misi Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta adalah sebagai berikut :

a) Mendorong penyediaan pelayanan publik, sarana dan prasarana publik; b) Mendorong penyelesaian masalah-masalah daerah;

c) Mendorong pengembangan brand image dan promosi potensi kota; Guna mewujudkan misi tersebut, terdapat tujuan yang akan dicapai oleh Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta, yaitu :

a) Meningkatkan kerjasama di bidang pelayanan publik;

b) Meningkatkan kerjasama dalam penyelesaian masalah-masalah daerah; c) Meningkatkan kerjasama penyediaan sarana dan prasarana publik; d) Meningkatkan kerjasama daerah dalam upaya memperluas pencitraan

potensi dan daya tarik kota di tingkat nasional maupun internasional; e) Meningkatkan kerjasama regional;

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

31

f) Meningkatkan efektifitas dan produktifitas kinerja pelaksanaan kebijakan di bidang kerjasama.

1. Strategi

Guna tercapainya tujuan yang telah ditetapkan tersebut maka diperlukan strategi sebagai berikut :

a) Meningkatkan kerjasama antar daerah baik dari dalam negeri maupun luar negeri.

b) Meningkatkan kerjasama dengan lembaga pemerintah baik dalam negeri maupun luar negeri.

c) Meningkatkan kerjasama dengan pihak ketiga baik dari dalam negeri maupun luar negeri.

2. Sasaran

Sasaran yang hendak dicapai atau dihasilkan dalam kurun waktu 5 (lima) tahun adalah sebagai berikut :

a) Meningkatnya kerjasama di bidang penyediaan pelayanan publik; b) Meningkatnya kerjasama dalam penyelesaian masalah-masalah

daerah;

c) Meningkatnya kerjasama penyediaan sarana dan prasarana publik; d) Meningkatnya kerjasama daerah dalam upaya memperluas pencitraan

potensi dan daya tarik kota di tingkat nasional maupun internasional; e) Meningkatnya kerjasama regional;

f) Meningkatnya efektifitas kinerja pelaksanaan kebijakan di bidang kerjasama.

Adapun di tahun 2011 ini, sasaran utama yang hendak dicapai meliputi : a) Meningkatnya kerjasama di bidang penyediaan pelayanan publik;

dengan indikator sebagai berikut :

1. Jumlah kerjasama dengan pihak lain dalam penyediaan pelayanan publik;

2. Jumlah kebijakan kerjasama dengan pihak lain di bidang penyediaan pelayanan publik yang terselesaikan;

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

32

pelayanan publik;

4. Jumlah pelaksanaan urusan bidang kerjasama dalam penyediaan pelayanan publik;

5. Jumlah kegiatan pembinaan dan fasilitasi penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang kerjasama dalam penyediaan pelayanan publik.

b) Meningkatnya kerjasama dalam penyelesaian masalah-masalah daerah; Dengan indikator sebagai berikut :

1. Jumlah kerjasama dengan pihak lain dalam penyelesaian masalah-masalah daerah;

2. Jumlah rumusan kebijakan di bidang kerjasama tentang penyelesaian masalah-masalah daerah yang terselesaikan;

3. Jumlah kebijakan kerjasama dengan pihak lain dalam bidang kerjasama penyelesaian masalah-masalah daerah;

4. Jumlah pelaksanaan tugas di bidang kerjasama penyelesaian masalah- masalah daerah;

5. Jumlah pelaksanaan urusan bidang kerjasama penyelesaian masalah- masalah daerah;

6. Jumlah kegiatan pembinaan dan fasilitasi penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang kerjasama penyelesaian masalah-masalah daerah.

c) Meningkatnya kerjasama daerah dalam upaya memperluas pencitraan potensi dan daya tarik kota di tingkat nasional maupun internasional. 1. Jumlah kerjasama dengan pihak lain dalam upaya memperluas

pencitraan potensi dan daya tarik kota di tingkat nasional maupun internasional;

2. Jumlah kebijakan kerjasama dengan pihak lain dalam upaya memperluas pencitraan potensi dan daya tarik kota di tingkat nasional maupun internasional;

3. Jumlah pelaksanaan tugas di bidang kerjasama dalam upaya memperluas pencitraan potensi dan daya tarik kota di tingkat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

33

nasional maupun internasional;

4. Jumlah pelaksanaan urusan bidang kerjasama dalam upaya memperluas pencitraan potensi dan daya tarik kota di tingkat nasional maupun internasional;

5. Jumlah kegiatan pembinaan dan fasilitasi penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang kerjasama dalam upaya memperluas pencitraan potensi dan daya tarik kota di tingkat nasional maupun internasional.

d) Mengoptimalkan kinerja pelaksanaan kebijakan di bidang kerjasama.

D. Pengelolaan Arsip di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah

Pemerintah Kota Surakarta

Pengelolaan arsip di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta dilakukan melalui tahapan-tahapan. Tahap-tahap tersebut adalah sebagai berikut:

1) Penataan Arsip, melalui proses yang terdiri dari memisah-misahkan arsip, memeriksa lampiran, menyisihkan salinan yang akan dimusnahkan, mengelompokkan isinya dan menentukan title serta penempatan sekat.

2) Fasilitas Dalam Penataan Arsip yang terdiri dari alat-alat kearsipan seperti lemari arsip, computer dan sebagainya serta ruang arsip untuk menyimpan arsip.

3) Pemeliharaan Arsip yaitu upaya untuk memelihara arsip terutama ditujukan untuk melindungi, mengatasi dan mengambil tindakan - tindakan untuk menyelamatkan fisik terutama informasi arsip.

4) Pemindahan Arsip yaitu menyeleksi arsip, menentukan arsip sesuai daftar dan dilaksanakan menurut suatu jadwal tertentu yang disebut jadwal reterensi.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

34

5) Pemusnahan Arsip yang merupakan menghapus keberadaannya dari tempat penyimpanan arsip tersebut. Dalam pemusnahan arsip biasanya yang perlu diperhatikan adalah membuat daftar arsip, membuat berita cara pemusnahan dan disaksikan oleh pejabat yang berwenang.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

35 BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

Arsip merupakan kumpulan naskah–naskah atau dokumen dalam bentuk apapun baik dokumen, naskah dan sebagainya yang di dalamnya memberikan keterangan – keterangan atau bukti tentang suatu kejadian, sehingga pada saat di perlukan dapat dengan mudah ditemukan. Proses pengelolaan kearsipan sangat penting dalam kegiatan administrasi perkantoran. Dalam pengelolaan arsip membutuhkan prosedur dan penanganan yang baik oleh orang yang memang sudah ahli dibidang tata kearsipan.

Dalam bagian ini penulis menyajikan hasil pengamatan dan pembahasan pada Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta. Hal yang akan penulis bahas adalah sebagai berikut:

A. Di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta pengelolaan arsip dilakukan melalui tahapan-tahapan. Tahap-tahap tersebut adalah

1) Penataan Arsip

2) Fasilitas Dalam Penataan Arsip 3) Pemeliharaan Arsip

4) Pemindahan Arsip 5) Pemusnahan Arsip

Berikut ini adalah pembahasannya:

A. Tahap – Tahap Dalam Pengelolaan Arsip

Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang memiliki fungsi penting guna menunjang proses kegiatan yang dilakukan oleh sebuah organisasi ataupun intansi. Data kearsipan sangat diperlukan bagi setiap intansi pemerintah maupun swasta sehingga dalam kegiatan pengelolaannya harus dilakukan secara seksama, berikut merupakan tahap-tahap dalam pengelolaan arsip:

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

36

1) Penataan

Adapun tahap - tahap penataan berkasnya sebagai berikut:

a. Memisah-misahkan antara arsip yang sedang dikelola dengan arsip yang sudah tidak dipergunakan (untuk segera dimusnahkan). Hal itu dilakukan untuk mempermudah dalam kegiatan penataan. Bila tidak dipisahkan terlebih dahulu nantinya dapat tercampur antara arsip yang tidak lagi dipakai dengan yang masih terpakai.

b. Memeriksa lampirannya. Di dalam arsip sebagian terdapat beberapa lampiran yang mengandung data-data penting sehingga harus di periksa secara seksama.

c. Menyisihkan salinan-salinan atau copyan yang rangkap untuk segera dimusnahkan (apabila ada salinan yang rangkap). Hal itu dilakukan untuk menghindari terjadinya penumpukan berkas yang tidak terpakai yang dapat memakan tempat.

d. Mengelempokkan isinya. Sebelum ditata arsip sebaiknya dikelompokkan berdasarkan isinya sehingga bila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat diketemukan dengan cepat dan mudah.

e. Menentukan title atau indeks berkas. Hal itu berguna untuk membedakan dokumen yang satu dengan yang lainnya dalam suatu berkas (yang merupakan suatu kesatuan arsip) dalam rak atau lemari arsip.

f. Penempatan sekat dan folder bila memang diperlukan guna mempermudah dalam penemuan kembali arsip yang akan digunakan.

2) Fasilitas

Fasilitas merupakan sarana untuk melancarkan suatu kegiatan dalam pelaksanaan fungsi serta memberikan suatu kemudahan dalam menunjang kelancaran suatu kegiatan.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

37

Dalam kegiatan mengarsip dibutuhkan suatu fasilitas yang berupa peralatan dan perlengkapan demi menunjang kelancaran kegiatan pengelolaan arsip. Fasilitas kearsipan juga merupakan faktor pendukung kegiatan kearsipan. Berikut adalah fasilitas yang tersedia :

a. Alat-alat kearsipan.

Alat-alat kearsipan yang digunakan di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta antara lain:

i. Lemari arsip.

ii. Mesin mesin foto kopi. iii. Staples.

iv. Buku Ekspedisi. v. Alat pelubang kertas. vi. Bolpoin/spidol/pensil. vii. Tipex/penghapus. viii. Klip.

ix. Filling cabinet. x. Komputer xi. Mesin Ketik. xii. Map.

b. Ruang Kearsipan.

Di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta belum ada ruangan khusus yang digunakan untuk menyimpan arsip, sehingga pemeliharaan terhadap arsip yang ada tidak maksimal. Tidak terdapatnya ruangan khusus untuk penyimpanan arsip tersebut menandakan diperlukannya fasilitas atau peralatan kearsipan yang memadai dan semestinya juga terdapat ruangan khusus yang digunakan untuk menyimpan arsip. Hal ini bertujuan agar arsip-arsip mudah dalam hal perawatan dan pengawasannya.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

38

3) Pemeliharaan Arsip

Dalam situs www. arsipjatim. Go .id// Manajemen Arsip, sistem pemeliharaan upaya untuk memelihara arsip terutama ditujukan untuk melindungi, mengatasi dan mengambil tindakan - tindakan untuk menyelamatkan fisik terutama informasi arsip, disamping menjamin kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan. Pemeliharaan arsip harus memperhatikan dua faktor pokok yang dapat menyebabkan kerusakan pada fisik arsip, sehingga perlu dilakukan tindakan untuk memelihara, menjaga serta mengamankan terhadap perusak kertas secara langsung. Sedangkan, pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan. Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah,dan mengambil.

Langkah – langkah dan tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya serta pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara seperti :

a) Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip - arsip yang sudah rusak, atau yang sulit digunakan, agar dapat dipergunakan dan dapat disimpan kembali.

b) laminasi adalah menutup kertas arsip diantara 2 (dua) lemari plastik, sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab dan serangan serangga. Dengan cara itu,arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan. c) Sedangkan pengamanan informasi yang terkandung dalam

arsip ( isi ) dapat dilakukan dengan cara mengalih media ke dalam bentuk media lain, antara lain seperti: pada micro film, fich, dan ke media digital.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

39

Di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta langkah – langkah dan tindakan-tindakan yang diterapkan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya biasanya dilakuan dengan cara mengalih media ke dalam bentuk media lain, antara lain seperti: pada micro film, fich, dan ke media digital (disimpan di komputer).

4) Pemindahan Arsip

Pemindahan arsip menurut Amsyah (1989,215) Pemindahan dan pemusnahan arsip dilaksanakan menurut suatu jadwal tertentu yang disebut jadwal reterensi. Jadwal reterensi adalah jadwal yang berisikan daftar umur dari berbagai jenis arsip yang disimpan pada file aktif dan file inaktif untuk keperluan pemindahan dan pemusnahan arsip. Umumnya kantor – kantor mengelola kearsipan berdasarkan asas kombinasi sentralisasi – desentralisasi. Artinya, selama masih aktif arsip maka arsip dikelola dan disimpan pada unit kerja masing – masing, sedangkan arsip yang sudah inaktif dikelola dan disimpan pada unit arsip sentral. Dengan demikian akan ada selalu perpindahan arsip dari file aktif berpindah ke file inaktif. Petugas pemindahan diharapkan dapat melaksanakan pemindahan dengan cara:

a. petugas menyeleksi arsip – arsip yang akan dipindahkan.

b. petugas dapat menentukan berdasarkan umur – umur arsip yang ditentukan sesuai daftar.

c. Petugas harus dapat memperkirakan arsip mana yang masih diperlukan dan yang sudah tidak diperlukan (untuk file campuran harus dipilih lebih teliti). Untuk kantor yang mempunyai Unit Sentral Arsip, maka pemindahan berarti berpindah tempat dan pengawasan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

40

dari Unit Kerja ke Unit Sentral Arsip. Petugas harus membuat Berita Acara Pemindahan Arsip beserta daftar jenis arsip yang akan diserahkan, berita acara ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima.

Pemindahan arsip yang diterapkan di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta juga menurut suatu jadwal tertentu yang disebut jadwal reterensi. Kegiatan pemindahan biasa dilakukan oleh petugas kearsipan dan dibantu oleh beberapa pegawai di kantor tersebut. Cara yang dipakai adalah sebagai berikut:

a. petugas menyeleksi arsip – arsip yang akan dipindahkan. b. petugas dapat menentukan berdasarkan umur – umur arsip

yang ditentukan sesuai daftar.

c. Petugas harus dapat memperkirakan arsip mana yang masih diperlukan dan yang sudah tidak diperlukan.

5) Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip atau dokumen adalah menghapus keberadaannya dari tempat penyimpanan arsip tersebut. Hal tersebut adalah tindakan untuk menghancurkan atau memusnahkan arsip atau dokumen secara fisik yang tidak memiliki nilai namun penghancuran arsip tidak sepenuhnya dilakukan secara total sehingga dihilangkan identitasnya. Pemusnahan arsip yang dilakukan dikantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta dilakukan dengan cara:

a) Arsip disobek dengan cara yang baik dan benar.

b) Arsip dimusnahkan dengan cara dibakar bilamana diperlukan.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

41

c) Arsip dimusnahkan dengan menggunakan mesin penghancur kertas.

d) Arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi (habis masanya) tidak dibenarkan atau tidak diperbolehkan untuk dimanfaatkan dengan cara sebagai sampul surat atau dijual.

Biasanya dalam pemusnahan arsip perlu diperhatikan antara lain:

1. Membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan. 2. Memilah atau memeriksa kembali arsip yang akan

dimusnahkan.

3. Membuat berita acara pemusnahan arsip.

4. Disaksikan oleh beberapa kepala bagian atau pejabat yang berwenang.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

42 BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan di Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta, dapat diambil kesimpulan bahwa pengelolaan arsip pada Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta telah ditangani dengan baik sekalipun ditunjang dengan perlengkapan dan peralatan yang masih terhitung sederhana. Hal ini dapat diketahui dari:

1. Secara keseluruhan pengelolaan arsip sudah dilakukan sesuai prosedur yang ditentukan.

2. Pengelolaan arsip di Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta dilakukan melalui tahapan-tahapan:

a. Penataan Arsip

b. Fasilitas Dalam Penataan Arsip c. Pemeliharaan Arsip

d. Pemindahan Arsip e. Pemusnahan Arsip

B. Saran

Perlu adanya penambahan tempat atau ruang untuk pengelolaan maupun tempat penyimpanan arsip agar tidak terjadi penumpukan arsip yang belum dikelola karena terbatasnya tempat.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 1989. Manajemen Kearsipan. Gramedia Pustaka Utama: Jakarta

Handoko, T. Hani. 1997. Manajemen. Yogyakarta : BPFE.

Poerwadaminta, W.J.S. 2002. Kamus Umum Bahasa Indonesia. Jakarta : Balai Pustaka

Sedarmayanti. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Penerbit PT. Refika Aditama.

Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang : Dioma.

Sutopo, H. B. 2002. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Surakarta : Sebelas Maret University Press.

The Liang Gie. 1996. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty. Undang – undang No.7 Tahun 1971. Ketentuan – ketentuan Pokok Kearsipan.

Jakarta.

Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius. Wursanto, Ig. 1995. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius.

Wursanto, Ig. 1989. Paradigma Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Penerbit Amara Books.

Internet :

www.arsipjatim.go.id//ManajemenArsip http://www.duniaarsip.com/kelola-arsip/

http://www.duniaarsip.com/manajemen-kearsipan-dalam-pengelolaan-arsip.html/#more-362

http://wordpress.com/

http://maulana07.blogspot.com/2009/03/laporan-hasil-observasi-di-bidang-arsip.html?zx=88df6062abbeaa21

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

38

3) Pemeliharaan Arsip

Dalam situs www. arsipjatim. Go .id// Manajemen Arsip, sistem pemeliharaan upaya untuk memelihara arsip terutama ditujukan untuk melindungi, mengatasi dan mengambil tindakan - tindakan untuk menyelamatkan fisik terutama informasi arsip, disamping menjamin kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan. Pemeliharaan arsip harus memperhatikan dua faktor pokok yang dapat menyebabkan kerusakan pada fisik arsip, sehingga perlu

dilakukan tindakan untuk memelihara, menjaga serta

mengamankan terhadap perusak kertas secara langsung.

Sedangkan, pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan. Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah,dan mengambil.

Langkah – langkah dan tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya serta pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara seperti :

a) Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip - arsip yang sudah rusak, atau yang sulit digunakan, agar dapat dipergunakan dan dapat disimpan kembali.

b) laminasi adalah menutup kertas arsip diantara 2 (dua) lemari plastik, sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab dan serangan serangga. Dengan cara itu,arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan.

c) Sedangkan pengamanan informasi yang terkandung dalam

arsip ( isi ) dapat dilakukan dengan cara mengalih media ke dalam bentuk media lain, antara lain seperti: pada micro film, fich, dan ke media digital.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

39

Di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta langkah – langkah dan tindakan-tindakan yang diterapkan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya biasanya dilakuan dengan cara mengalih media ke dalam bentuk media lain, antara lain seperti: pada micro film, fich, dan ke media digital (disimpan di komputer).

4) Pemindahan Arsip

Pemindahan arsip menurut Amsyah (1989,215)

Pemindahan dan pemusnahan arsip dilaksanakan menurut suatu jadwal tertentu yang disebut jadwal reterensi. Jadwal reterensi adalah jadwal yang berisikan daftar umur dari berbagai jenis arsip yang disimpan pada file aktif dan file inaktif untuk keperluan

pemindahan dan pemusnahan arsip. Umumnya kantor –

kantor mengelola kearsipan berdasarkan asas kombinasi

sentralisasi – desentralisasi. Artinya, selama masih aktif arsip maka arsip dikelola dan disimpan pada unit kerja masing – masing, sedangkan arsip yang sudah inaktif dikelola dan disimpan pada unit arsip sentral. Dengan demikian akan ada selalu perpindahan arsip dari file aktif berpindah ke file inaktif. Petugas pemindahan diharapkan dapat melaksanakan pemindahan dengan cara:

a. petugas menyeleksi arsip – arsip yang akan

dipindahkan.

b. petugas dapat menentukan berdasarkan umur – umur arsip yang ditentukan sesuai daftar.

c. Petugas harus dapat memperkirakan arsip mana yang masih diperlukan dan yang sudah tidak diperlukan (untuk file campuran harus dipilih lebih teliti). Untuk kantor yang mempunyai Unit Sentral Arsip, maka pemindahan berarti berpindah tempat dan pengawasan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

40

dari Unit Kerja ke Unit Sentral Arsip. Petugas harus membuat Berita Acara Pemindahan Arsip beserta daftar jenis arsip yang akan diserahkan, berita acara ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima.

Pemindahan arsip yang diterapkan di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta juga menurut suatu jadwal tertentu yang disebut jadwal reterensi. Kegiatan pemindahan biasa dilakukan oleh petugas kearsipan dan dibantu oleh beberapa pegawai di kantor tersebut. Cara yang dipakai adalah sebagai berikut:

a. petugas menyeleksi arsip – arsip yang akan dipindahkan. b. petugas dapat menentukan berdasarkan umur – umur arsip

yang ditentukan sesuai daftar.

c. Petugas harus dapat memperkirakan arsip mana yang masih

diperlukan dan yang sudah tidak diperlukan.

5) Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip atau dokumen adalah menghapus keberadaannya dari tempat penyimpanan arsip tersebut. Hal tersebut adalah tindakan untuk menghancurkan atau memusnahkan arsip atau dokumen secara fisik yang tidak memiliki nilai namun penghancuran arsip tidak sepenuhnya dilakukan secara total sehingga dihilangkan identitasnya. Pemusnahan arsip yang dilakukan dikantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta dilakukan dengan cara:

a) Arsip disobek dengan cara yang baik dan benar.

b) Arsip dimusnahkan dengan cara dibakar bilamana

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

41

c) Arsip dimusnahkan dengan menggunakan mesin

penghancur kertas.

d) Arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi (habis masanya)

tidak dibenarkan atau tidak diperbolehkan untuk

dimanfaatkan dengan cara sebagai sampul surat atau dijual.

Biasanya dalam pemusnahan arsip perlu diperhatikan antara lain:

1. Membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan.

2. Memilah atau memeriksa kembali arsip yang akan dimusnahkan.

3. Membuat berita acara pemusnahan arsip.

4. Disaksikan oleh beberapa kepala bagian atau

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

42

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan di Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta, dapat diambil kesimpulan bahwa pengelolaan arsip pada Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta telah ditangani dengan baik sekalipun ditunjang dengan perlengkapan dan peralatan yang masih terhitung sederhana. Hal ini dapat diketahui dari:

1. Secara keseluruhan pengelolaan arsip sudah dilakukan sesuai prosedur yang ditentukan.

2. Pengelolaan arsip di Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta dilakukan melalui tahapan-tahapan:

a. Penataan Arsip

b. Fasilitas Dalam Penataan Arsip

c. Pemeliharaan Arsip

d. Pemindahan Arsip

e. Pemusnahan Arsip

B. Saran

Perlu adanya penambahan tempat atau ruang untuk pengelolaan maupun tempat penyimpanan arsip agar tidak terjadi penumpukan arsip yang belum dikelola karena terbatasnya tempat.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 1989. Manajemen Kearsipan. Gramedia Pustaka Utama: Jakarta

Handoko, T. Hani. 1997. Manajemen. Yogyakarta : BPFE.

Poerwadaminta, W.J.S. 2002. Kamus Umum Bahasa Indonesia. Jakarta : Balai Pustaka

Sedarmayanti. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Penerbit PT. Refika Aditama.

Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang : Dioma.

Sutopo, H. B. 2002. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Surakarta : Sebelas Maret University Press.

The Liang Gie. 1996. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty. Undang – undang No.7 Tahun 1971. Ketentuan – ketentuan Pokok Kearsipan.

Jakarta.

Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius. Wursanto, Ig. 1995. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius.

Wursanto, Ig. 1989. Paradigma Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta:

Penerbit Amara Books.

Internet :

www.arsipjatim.go.id//ManajemenArsip http://www.duniaarsip.com/kelola-arsip/

http://www.duniaarsip.com/manajemen-kearsipan-dalam-pengelolaan-arsip.html/#more-362

http://wordpress.com/

http://maulana07.blogspot.com/2009/03/laporan-hasil-observasi-di-bidang-arsip.html?zx=88df6062abbeaa21