Yaitu melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak perusahaan, khususnya yang berhubungan langsung dengan data yang diperlukan diantaranya dengan
staff bagian keuangan PT. Trust Finance Indonesia, Tbk dengan bantuan daftar lembar wawancara.
F. Metode Penelitian
Metode yang penulis gunakan dalam menganalisis data adalah deskriptif, yaitu suatu metode penganalisaan data dimana data dikumpulkan, disusun, diinterprestasikan,
dianalisis sehingga memberikan keterangan bagi pemecahan masalah yang dihadapi.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN
A. Data Penelitian 1. Gambaran Umum PT. Trust Finance Indonesia, Tbk
a. Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Trust Finance Indonesia Tbk perusahaan dahulu PT. KIA Asia Finance, didirikan dengan akte notaries Maria Kristiani Soeharyo, SH No. 44 tanggal 12 Februari
1990. Akta pendirian ini telah disetujui oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. C2-1394.HT.01.01.Th.90 tanggal 13 Maret 1990 dan telah
diumumkan dalam Tambahan Berita Negara Republik Indonesia No. 39 tanggal 15 Mei 1990. Anggaran Dasar Perusahaan telah mengalami beberapa kali perubahan, terakhir
dengan Akta Notaris Robert Purba, SH No. 15 tanggal 11 Februari 2002 tentang perubahan nama Perusahaan dari PT. KIA Asia Finance menjadi PT. Trust Finance
Indonesia Tbk. Akta ini memperoleh persetujuan dari Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. C-03015.HT.01.04.2002
tanggal 21 Februari 2002. Sesuai dengan pasal 3 Anggaran Dasar Perusahaan, ruang lingkup kegiatan
Perusahaan adalah menjalankan usaha di bidang pembiayaan dalam bentuk penyediaan dana atau barang modal yang meliputi sewa guna usaha, anjak piutang, pembiayaan kartu
kredit dan pembiayaan konsumen. Perusahaan memperoleh izin usaha lembaga pembiayaan dari Menteri Keuangan Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No.
Universitas Sumatera Utara
159KMK.062001 tanggal 3 April 2001 dan telah diperbaharui dengan Surat Keputusan No. Kep-078KM.62003 tanggal 24 Maret 2003.
b. Struktur Organisasi Perusahaan STRUKTUR ORGANISAN PT. TRUST FINANCE INDONESIA TBK
Board Of
Commisioners
Audit Commitee Board Of Directors
Badan Pengawas Syariah
Corporate Secretary Internal Audit
Unit Usaha Syariah General Manager
Branch Manager Marketing Dept.
Surabaya Medan
Pekan Baru Marketing
Legal Accounting
Collection Branch Mgr
NAD Admin
MO C. Service
Collection Dept. Desk Coll.
Field Coll. Eksekutor
Fin Acc Dept. Accounting
Treasury Taxation
EDP Programmer
Leg Surv
C. Ana Litigat
UKP
Universitas Sumatera Utara
c. Aktivitas Perusahaan
Aktivitas perusahaan hanya meliputi pembiayaan konsumen berupa kenderaan leasing. Penjualan yang dilaksanakan oleh PT. Trust Finance Indonesia, Tbk melalui
beberapa cara yaitu: 1. Tunai
2. Kredit
2. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Prosedur Penerimaan Kas
Adapun penerimaan kas dari PT. Trust Finance Indonesia, Tbk yaitu dari pembiayaan konsumen dan pembayaran dealer. Standar dan prosedur operasi untuk
pembiayaan konsumen dimaksudkan sebagai pedoman baku yang dapat digunakan sebagai acuan pelaksanaan kerja untuk pembiayaan konsumen, penagihan dan penarikan,
penjualan kembali kenderaan: - Permohonan Pembiayaan Konsumen
Merupakan formulir untuk permohonan pengajuan pembiayaan dari nasabah berisi data pribadi perusahaan dan data kenderaan serta perhitungan pembiayaan.
- Perjanjian Pembiayaan Konsumen dengan Penyerahan Hak Milik Secara Fiducia. Merupakan perjanjian yang mengikat kedua belah pihak atas pembiayaan konsumen.
- Surat Kuasa
Universitas Sumatera Utara
Merupakan surat yang diberikan oleh nasabah kepada perusahaan apabila nasabah lalai dalam melakukan kewajiban-kewajiban sesuai dengan perjanjian pembiayaan
dengan menyerahkan hak milik secara fiducia. - Surat Pernyataan Bersama
Merupakan surat yang dibuat oleh nasabah bahwa yang bersangkutan telah menjual kenderaannya kepada perusahaan yang akan dijadikan objek pembiayaan konsumen.
- Persetujuan Penutupan Kondisi Asuransi Merupakan surat perjanjian pembiayaan konsumen dengan menyerahkan hak-hak
milik secara fiducia. - Berita Acara Serah Terima
Merupakan berita acara serah terima kenderaan dari perusahaan dengan nasabah. - Surat Pernyataan Penghasilan.
Merupakan surat yang menyatakan penghasilan suami dan istri dari nasabah yang disampaikan kepada perusahaan.
- Surat Persetujuan Merupakan surat persetujuan pencairan pinjaman pembiayaan konsumen dengan
syarat-syarat yang telah ditentukan. - Surat Persetujuan Nasabah
Merupakan surat persetujuan yang dibuat nasabah apabila terdapat keterlambatan pembayaran, pembayaran yang dipercepat dan persetujuan penarikan kenderaan yang
merupakan objek pembiayaan. - Surat Ijin Pengambilan Barang
Universitas Sumatera Utara
Merupakan surat ijin yang dibuat oleh nasabah untuk mengambil unit kenderaan yang menjadi objek pembiayaan karena keterlambatan pembayaran.
- Payment Schedule Merupakan daftar pembayaran pembiayaan konsumen dari nasabah kepada
perusahaan.
- Kwitansi Merupakan bukti pembayaran pembiayan konsumen dari nasabah kepada perusahaan.
- Surat Pesanan Merupakan surat yang diajukan ke dealer mobil sesuai dengan permohonan kredit
konsumen yang telah disediakan. - Surat Pernyataan Transfer
Merupakan surat yang dibuat oleh nasabah atas kesediaannya untuk mentransfer setiap bulan pembayaraannya ke rekening.
- Nota Pencairan Kredit Merupakan formulir yang dibuat untuk meminta pencairan dana untuk pembiayaan
konsumen. - Laporan Hasil Persetujuan Aplikasi
Merupakan laporan rekapitulasi hasil persetujuan aplikasi dari Bagian Marketing Pusat ke kantor cabang.
Prosedur Peenerimaan Kas PROSES DOKUMEN
KETERANGAN
Universitas Sumatera Utara
Ditolak
- Menyerahkan aplikasi
kepada customer untuk diisi.
- Setelah mengumpulkan
beberapa data nasabah pada hari itu, MO
membuat rekapan dan menyerahkan kepada
surveyor untuk ditindak lanjuti
Data Konsumen: -
Pribadi konsumen
- Pribadi wiraswasta
Mengisi Applikasi
Melaporkan hasil survey kepada marketing
manager. Setelah menerima data
aplikasi customer dari MO paling lama 1 hari dari
data tersebut diserahkan, surveyor telah
menindaklanjuti data customer
tersebut
Melaporkan hasil analisa kredit kepada Branch
Manager Setelah menerima data dari
surveyor pada hari itu juga melakukan analisa
terhadap kredit tersebut
MULAI DEALER
Memberi informasi adanya custmomer
yang butuh
MARKETING OFFICER
Menanggapi infomrmasi tersebut
dan menghubungi
CUSTOMER
Mengisi applikasi dan melengkapi data-data
yang dibutuhkan untuk pembiayaan konsumen
SURVEYOR
Melakukan pengecekan terhadap kebenaran data
yang diberi konsumen baik via
telepon maupun
ke
CREDIT ANALYST
Melakukan analisa kredit pembiayaan konsumen
apakah layak diberikan
Prose s
Applikasi
Applikasi Data
Konsume
Laporan Survey
Applika Data
Konsum Laporan
Survey
Universitas Sumatera Utara
Setuju
PROSES DOKUMEN KETERANGAN
Ditolak Melakukan
pengecekan. Kelengkapan
kebenaran doku men dari customer
Berlanjut
Berlanjut
LEGAL CABANG
Melakukan pengecekan terhadap
kebenaran
BRANCH MANAGER
Mencek hasil analisa
Prose Applika
Data Konsum
Laporan Survey
Applika Data
Konsum Laporan
Survey Hasil
Kredit Analis
Universitas Sumatera Utara
Setuju
Ditolak Setuju
PROSES DOKUMEN KETERANGAN
Melakukan pengecekan terhadap
data-data dan perjanjian serta
pernyataan customer serta persetujuan dari
GENERAL MANAGER
Melakukan analisa kredit pembiayaan
konsumen apakah
Prose s
DIREKSI
Melakukan penilaian apakah
disetujui atau
Prose
Berlanjut Berlanjut
MARKETING OFFICER
Mempersiapkan segala dokumen
yang
CUSTOMER
Menandatangani perjanjian
pernyataan Perjan
Pernyataa n
LEGAL CABANG
Mencek Perjan
Pernyataa n
Perjan Pernyataa
n
Universitas Sumatera Utara
customer
Penjelasan:
1. Dealer memberikan informasi kepada Marketing Officer bahwa ada nasabah yang
akan membeli mobil dengan menggunakan fasilitas pembiayaan konsumen. 2.
Marketing Officer menanggapi informasi tersebut dan langsung menghubungi customer untuk pengisian aplikasi.
MARKETING SUPPORT
Mempersiapkan purchase
BRANCH MANAGER
Mencek dan
MARKETING SUPPORT
DEALER
Mempersiapkan data
BRANCH MANAGER
Mencek dan
DEALER
Mempersiapkan kenderaan
dan
Selesai
1 2
PO Perjan
Pernyataa n
2 PO
1 2
3 4
PO 1
2 3
4 PO
1 2
3 4
PO
Universitas Sumatera Utara
3. Customer mengisi aplikasi dan melengkapi data-data yang dibutuhkan untuk
pembiayaan konsumen dan menyerahkannya kepada Marketing Officer. 4.
Setelah menerima aplikasi pembiayaan konsumen dari customer, marketing officer menyerahkannya ke surveyor.
5. Setelah mendapat data-data customer dari marketing officer, surveyor langsung
melakukan pengecekan terhadap kebenaran data yang diberikan customer dan membuat laporan hasil survey.
6. Setelah mendapat data-data surveyor dan hasil survey, credit analyst melakukan
analisa kredit apakah layak diberikan atau tidak, bagi yang memenuhi syarat diserahkan ke bagian legal untuk pengecekan keabsahan data sesuai dengan bahasa
hukum. 7.
Setelah mendapat data dari credit analyst, Legal melakukan pengecekan terhadap data-data yang diserahkan, kalau ada kekurangan dikembalikan kepada marketing
officer untuk dilengkapi, bagi yang telah lengkap diserahkan kepada Branch Manager untuk ditindak lanjuti.
8. Branch Manager menrerima data-data yang telah dianalisa oleh surveyor, credit
analyst dan Legal selanjutnya dilakukan pengecekan data tersebut apakah layak diberikan atau tidak. Bagi yang layak dilanjutkan kepada General Manager.
9. General Manager menerima data dari Branch Manager dan melakukan pengecekan
data, bagi yang layak diserahkan kepada direksi untuk disetujui. 10.
Direksi mereview ulang data-data aplikasi customer, hasil survey dan hasil analisa kredit, apabila disetujui diserahkan ke Branch Manager untuk ditindaklanjuti.
Universitas Sumatera Utara
Proses Kelengkapan Dokumen Pembiayaan Konsumen
Proses Kelengkapan Dokumen Pembiayaan Konsumen meliputi: a. Marketing Officer mempersiapkan semuan dokumen yang menyangkut pembiayan
konsumen yang terdiri dari: 1. Permohonan pembiayaan konsumen perorangan perusahaan
2. Perjanjian pembiayaan konsumen dengan penyerahan hak milik secara fiducia dibuat rangkap 3 dan didistribusikan sebagai berikut:
a. Lembar 1 putih : Customer
b. Lembar 2 kuning : Bagian Legal c. Lembar 3 biru
: Bagian Marketing Support 3. Surat kuasa yang dibuat oleh customer kepada perusahaan, apabila customer lalai
dalam melakukan kewajiban-kewajibannya dibuat rangkap 3 dan didistribusikan sebagai berikut:
a. Lembar 1 putih : Customer
b. Lembar 2 kuning : Bagian Legal c. Lembar 3 biru
: Bagian Marketing Support 4. Surat pernyataan bersama yang dibuat oleh kedua belah pihak dibuat rangkap 3 dan
didistribusikan sebagai berikut: a. Lembar 1 putih
: Customer b. Lembar 2 kuning : Bagian Legal
c. Lembar 3 biru : Bagian Marketing Support
Universitas Sumatera Utara
5. Surat persetujuan yang dibuat oleh customer berisi persetujuan untuk melakukan pembayaran angsuran kredit bulanan sesuai dengan jangka waktu kredit, dibuat
rangkap 3 dan didistribusikan sebagai berikut: a. Lembar 1 putih
: Customer b. Lembar 2 kuning : Bagian Legal
c. Lembar 3 biru : Bagian Marketing Support
6. Surat pernyataan penghasilan dibuat rangkap 2 dan didistribusikan sebagai berikut: a. Lembar 1 putih
: Customer b. Lembar 2 kuning : Bagian Legal
7. Persetujuan penutupan kondisi asuransi dibuat rangkap 3 dan didistribusikan sebagai berikut:
a. Lembar 1 putih : Customer
b. Lembar 2 kuning : Bagian Legal c. Lembar 3 biru
: Bagian Marketing Support 8. Surat ijin pengambilan barang dibuat rangkap 2 dan didistribusikan sebagai berikut:
a. Lembar 1 : Customer
b. Lembar 2 : Bagian Legal
9. Surat ijin pernyataan transfer dibuat rangkap 2 dan didistribusikan sebagai berikut: a. Lembar 1
: Customer b. Lembar 2
: Bagian Legal 10. Surat persetujuan dari suami atau istri sehubungan dengan fasilitas kredit yang telah
diberikan dibuat rangkap 2 dan didistribusikan sebagai berikut: a. Lembar 1
: Customer
Universitas Sumatera Utara
b. Lembar 2 : Bagian Legal
b. Customer perorangan perusahaan mengisi dan menandatangani surat perjanjian, surat pernyataan dan surat persetujuan lalu diserahkan kepada marketing officer.
c. Setelah menerima surat perjanjian, surat pernyataan dan surat persetujuan dari customer perorangan perusahaan, marketing officer menyerahkan data-data
customer ke Legal untuk dilakukan pengecekan terhadap kelengkapan dan keabsahan dokumen.
d. Legal melakukan pengecekan atas surat perjanjian, surat pernyataan dan surat persetujuan dari customer perorangan perusahaan, apabila semua dokumen telah
lengkap data customer ini diserahkan kepada marketing support. e. Setelah menerima surat perjanjian, surat pernyataaan dan surat persetujuan customer,
marketing support langsung mempersiapkan pra purchasing order pra PO dibuat rangkap 2 dan didistribusikan sebagai berikut:
- Lembar 1 putih : Customer
- Lembar 2 kuning : Bagian Marketing Support
f. Surat perjanjian, surat pernyataan, surat persetujuan dari customer dan pra purchasing order pra PO yang telah disiapkan langsung diserahkan ke Branch Manager untuk
mendapatkan persetujuan dan ditandatangani. g. Setelah menerima data customer dan pra Purchasing Order yang telah ditandatangani
markerting support menyerahkan data-data customer kepada Legal untuk diarsipkan. Pra purchasing order pra PO lembar 1 diserahkan ke dealer sedangkan lembar 2
diarsipkan.
Proses Pembuatan Purchase Order
Universitas Sumatera Utara
Proses pembuatan purchase order meliputi: 1.
Setelah menerima pra purchasing order dari marketing support, dealer melakukan konfirmasi ulang dan melengkapi kekurangan dokumen seperti yang dicantumkan di
pra purchasing order ke marketing support. 2.
Marketing support langsung mempersiapkan purchase order rangkap 4. Purchase order yang telah dibuat langsung diserahkan ke Legal untuk dilakukan pengecekan.
3. Setelah menerima purcase order dari legal, Branch Manager melakukan pengecekan
kebenaran dan kelengkapan purchase order. Apabila sudah benar, purchase order tersebut langsung ditandatangani.
4. Purchase order rangkap 4 yang telah ditandatangani oleh Branch Manager,
didistribusikan sebagai berikut: a. Lembar 1 putih
: Show Room Dealer b. Lembar 2 merah
: Marketing Officer c. Lembar 3 kuning : Keuangan
d. Lembar 4 biru : Marketing Support
5. Marketing support melakukan konfirmasi ke customer bahwa kredit pembiayaan konsumennya telah disetujui dan purchase order segera diterbitkan ke dealer show
room. 6. Atas dasar purchase order yang diterbitkan, dealer show room segera menyerahkan
kenderaan barang kepada konsumen.
Catatan:
Tanggal kontrak pembiayaan konsumen ditetapkan pada saat perusahaan melakukan pembayaran ke dealer.
Universitas Sumatera Utara
Proses Pembayaran Dealer
Proses pembayaran
dealer meliputi: 1.
Setelah menyerahkan kenderaan, dealer mengajukan penagihan kepada marketing support beserta dokumen pendukung kwitansi, BSTK, cover note BPKB,
permohonan transfer, permohonan transfer refund asuransi, formulir A dan faktur. 2.
Setelah menerima penagihan dari dealer, marketing support mempersiapkan nota pencairan rangkap 3 serta didistribusikan sebagai berikut:
a. Lembar 1 putih : Keuangan
b. Lembar 2 merah : Bagian Legal
c. Lembar 3 kuning : Bagian Marketing Support 3. Setelah menerima nota pencairan dan dokumen pendukung dari marketing support,
Branch Manager mengecek keabsahan semua dokumen. Apabila tidak ada masalah semua dokumen ini diserahkan ke Administrasi Cabang Pusat.
4. Setelah menerima nota pencairan dan dokumen Administrasi Cabang Pusat melakukan pengecekan dan menyerahkan nota pencairan ke General Manager dan Bagian
Keuanganyang selanjutnya disetujui dan ditandatangani oleh 2 dari 3 Direksi. 5. Setelah menerima nota pencairan kredit, kwitansi penagihan invoice, BSTK, cover
note dan faktur, Bagian Keuangan mencocokkan dengan purchase order yang ada didalam arsip keuangan.
Bagian Keuangan membuat Bukti Kas Keluar dan membuat cek atau giro lalu menyerahkan cek atau giro beserta lampirannya ke Direksi untuk dimintakan
persetujuan dan tandatangannya.
Universitas Sumatera Utara
6. Dua dari tiga orang Direksi menandatangani nota pencairan dan Bukti Kas Keluar cek atau giro lalu menyerahkannya kepada Bagian Keuangan.
7. Setelah cek atau giro serta Bukti Kas Keluar ditandatangani Direksi, Keuangan melakukan proses pembayaran kepada dealer.
8. Setelah dilaksanakan pembayaran dengan cara transfer oleh Keuangan Pusat, copy bukti pembayarannya dikirimkan kepada Keuangan Cabang.
9. Setelah dilakukan pembayaran kepada dealer, bukti pendukung seperti BSTK, cover note, formulir A dan faktur diserahkan ke Bagian Legal. Sedangkan untuk kwitansi
penagihan invoice, faktur dan foto copy cek giro diarsipkan di Keuangan serta dibukukan didalam program GL.
Prosedur Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas pada PT. Trust Finance Indonesia, Tbk umumnya bertujuan untuk membiayai seluruh kegiatan operasional perusahaan dan pembayaran yang timbul
dari pembelian barang dan jasa. Prosedur pengeluaran kas PT. Trust Finance Indonesia, Tbk dipisahkan atas:
a. Pengeluaran Kas Kecil Standar dan prosedur operasi untuk tugas dan tanggung jawab di Bagian
Keuangan dan Akuntansi untuk Administrasi Pengeluaran Kas Kecil, dimaksudkan sebagai pedoman baku yang dapat digunakan sebagai acuan pelaksanaan untuk transaksi
pembayaran dan pengeluaran uang. Media yang digunakan sebagai berikut: - Kwitansi
Universitas Sumatera Utara
Merupakan tagihan dari supplier yang diajukan oleh supplier sehubungan dengan pembelian stationary atau barang kebutuhan lainnya.
- Bukti Kas Keluar Formulir cetakan yang merupakan bukti pengeluaran kas atas setiap pembayaran
yang dilakukan oleh kasir. - Kas Bon Sementara
Formulir cetakan yang merupakan bukti permintaan kas bon dari bagian yang membutuhkan.
- Permohonan Reimbursement Formulir cetakan yang merupakan bukti tagihan dari bagian yang membutuhkan
sehubungan dengan kegiatan operasional bagian yang bersangkutan.
Prosedur Pengeluaran Kas Kecil
Prosedur pengeluaran kas kecil sebagai berikut: 1.
Kas kecil menggunakan saldo tetap sebesar Rp. 2.500.000,- 2.
Batas penggunaan kas kecil adalah sampai dengan Rp. 300.000,- untuk setiap transaksi.
3. Kas kecil akan dikeluarkan setelah ditandatangani oleh Head Departemen Branch
Manager. 4.
Jadwal pengambilan kas kecil adalah setiap hari. 5.
Setelah saldo kas kecil sisa ± Rp. 500.000,- diisi kembali dengan membuat ringkasan dan dibukakan cek untuk mendapat persetujuan dari Branch Manager.
Universitas Sumatera Utara
Prosedur Pengeluaran Kas Kecil PROSES DOKUMEN
KETERANGAN
Bukti Kas Keluar Keuangan
Form pembayaran reimbursement :
- Keuangan
- File
Bon-bon: - Keuangan
MULAI
SUPPLIER
Melakukan penagihan
KEUANGAN
Minta persetujuan Branch Manager
dan melakukan
BRANCH MANAGER
Mencek dan menyetujui pembayaran
sesuai dengan
BAGIAN YANG MEMBUTUHKAN
Kwitansi
Bukti Kas Keluar
Permohon an
Bon-bon
Universitas Sumatera Utara
Bukti Kas Keluar Keuangan
Form kas bon sementara:
- Keuangan
- File
Bukti Kas Keluar Keuangan
- Membuat laporan pertanggungjawaban kas
kecil kepada General Manager
- Membuat laporan
keuangan kas kecil
Penjelasan:
1. Supplier mengajukan kwitansi tagihan atas pembelian barang dibawah Rp.
300.000,- ke Kasir. 2.
Setelah menerima kwitansi tagihan dari supplier, Kasir menyiapkan Bukti Kas Keluar dan uang dan melakukan pembayaran ke supplier. Khusus untuk
pembayaran dibawah Rp. 300.000,-
BRANCH MANAGER
Mencek dan menyetujui pembayaran
sesuai dengan
KEUANGAN
Memproses dan meminta persetujuan Branch Manager
serta melakukan pembayaran
BAGIAN YANG MEMBUTUHKAN
KEUANGAN
Memproses dan meminta persetujuan Branch Manager
serta melakukan pembayaran
BRANCH MANAGER
Mencek dan menyetujui pembayaran
sesuai dengan
Selesaai Bukti Kas
Keluar
1 Kas Bon
2 Kas Bon
Sementara
Bukti Kas Keluar
Universitas Sumatera Utara
3. Setelah menerima kwitansi tagihan dari supplier apabila tagihan diatas Rp.
300.000,- Kasir menyiapkan Bukti Kas Keluar dan meminta persetujuan dari Keuangan.
4. Bagian Kasir membuat pertanggungjawaban kas kecil dan membuat cek untuk
pengisian kas kecil dan mengajukan ke Branch Manager untuk minta tandatangan dan persetujuan.
5. Setelah mendapat persetujuan, Kasir mencairkan cek tersebut ke Bank.
Untuk permomohonan reimbursement, prosedur yang diterapkan sebagai berikut: 1.
Bagian yang melakukan reimburst mengisi formulir permohonan reimburst dan melampirkan bukti-bukti transaksi sebagai lampiran dan mengajukan ke Department
Head. 2.
Department Head mengecek kebenaran jumlah dan keabsahan transaksinya dan menyetujuinya selanjutnya diserahkan ke Bagian Keuangan.
3. Bagian Keuangan dan Akuntansi menerima reimburst dari Bagian yang bersangkutan
dan mengecek kebenaran jumlah dan kelengkapan dokumen. Setelah semuanya sesuai maka reimburst ini diajukan ke Branch Manager untuk mendapatkan
persetujuan. 4.
Setelah mendapat persetujuan dari Branch Manager maka Bagian Keuangan dan Akuntansi menyiapkan dana untuk reimburst ini serta membuat Bukti Kas Keluar
dan menyerahkannya ke Bagian yang bersangkutan.
Catatan:
Universitas Sumatera Utara
1. Penggantian biaya dilakukan sebulan sekali untuk biaya rutin, diserahkan pada Kasir
paling lambat setiap tanggal 20. Penggantian biaya non rutin dilakukan sesuai dengan kebutuhan masing-masing departemen.
2. Reimbursement meliputi penggantian BBM, tol, parker, pulsa handphone dan
penggantian biaya kenderaan khusus MO yang sudah dikeluarkan oleh karyawan yang telah disepakati sebelumnya. Selain biaya tersebut diatas tidak diganti.
Prosedur kas bon sementara sebagai berikut: 1.
Bagian yang membutuhkan mengisi formulir Kas Bon Sementara dan mengajukan ke Department Head.
2. Setelah mendapat persetujuan dari Department Head, formulir Kas Bon Sementara
ini diajukan ke Bagian Keuangan. 3.
Setelah menerima formulir Kas Bon Sementara, Bagian Keuangan mengecek approval dari Department Head apabila telah sesuai maka Bagian Keuangan
menyiapkan cek giro serta bukti pengeluaran kas, selanjutnya diajukan ke Branch Manager untuk mendapatkan persetujuan dan tandatangan.
4. Setelah mendapat persetujuan dari Branch Manager maka Bagian Keuangan
membuat Bukti Kas Keluar dan menyerahkannya ke Bagian yang bersangkutan.
Catatan:
Dana akan dikeluarkan oleh Kasir, setelah melalui prosedur pemeriksaan dan persetujuan.
Formulir yang Digunakan dalam Prosedur Pengeluaran Kas Kecil
1. Formulir Permohonan Pengisian Kas Kecil PERMOHONAN PENGISIAN KAS KECIL
PUSAT CABANG Periode
Universitas Sumatera Utara
No. Tanggal Keterangan
D K
Saldo
1 2
3 4
5 6
7 8
9 10
11 12
13 14
Saldo Tetap : Rp. 2.500.000,-
Jumlah Pengeluaran Kas Kecil :
Jumlah Dana yang Diisi Kembali : Tanggal Permohonan,
Mengetahui, Dibuat
oleh,
Kasir Head Department Branch Manager
Keterangan formulir permohonan pengisian kas kecil:
1. Pusat Cabang
: Diisi sesuai kantor pusat kantor cabang 2.
Periode : Diisi sesuai dengan periode pengisian kas kecil
3. No.
: Diisi sesuai dengan nomor urut 4.
Tanggal : Diisi sesuai dengan tanggal transaksi
5. Keterangan
: Diisi sesuai dengan keterangan transaksi 6.
Debit : Diisi sesuai dengan penerimaan kas kecil
7. Kredit
: Diisi sesuai dengan pengeluaran kas kecil
Universitas Sumatera Utara
8. Saldo
: Diisi sesuai sisa dana kas kecil 9. Jumlah Pengeluaran Kas Kecil : Diisi sesuai jumlah akhir saldo kas kecil
10. Dibuat Oleh :Diisi sesuai nama terang dan tanda tangan kasir
11. Mengetahui, : Diisi se suai dengan Head Department
Branch Manager
2. Formulir Ka s Bon Sementara
PT. TRUST FINANCE IN DONESIA, Tbk
KAS BON SEMENTARA No. :
Tanggal : J umla h :
Terbila ng : Depa rtemen :
Keperluan : Diperta ngg ungjawabkan Tanggal :
Pemoho n Mengeta hui,
Head Departemen Diterima,
Tanggal Tanggal Tanggal
Universitas Sumatera Utara
Kas Bon Sementara haru s Dipertanggungjaw abkan mak simal 5 hari setelah tanggal pengambilan
Keterangan formulir kas bon sementara: 1.
No. : Diisi dengan nomor urut Kas Bon Sementara
2. Tanggal
: Diisi sesuai dengan tanggal pengajuan 3.
Jumlah : Diisi sesuai dengan nominal
4. Terbilang
: Diisi sesuai dengan jumlah rupiah 5.
Departemen : Diisi sesuai dengan departemen yang mengajukan
6. Keperluan
: Diisi sesuai dengan ringkasan keperluan 7.
Dipertanggungjawabkan tgl : Diisi dengan rencana tanggal pertanggungjawaban 8.
Pemohon : Diisi sesuai nama dan tanda tangan pemohon
9. Mengetahui, : Diisi sesuai nama dan tanda tangan Head
Departemen 10. Menyetujui,
:Diisi sesuai
nama dan tanda tangan Direksi 11. Diterima,
:
D i i s i s e s u a i n a ma d a n t a n d a t a n g a n p en e r im a
12. Tanggal : Diisi sesuai dengan tanggal tanda tangan
3. Formulir Reimbursement
PT. TRUST FINANCE INDONESIA, Tbk. PERMOHONAN REIMBURSEMENT
Rutin Non Rutin Nama Karyawan :
Jabatan :
Universitas Sumatera Utara
Departemen : Tanggal Claim :
BBM Bensin : Biaya Tol :
Parkir : Pulsa Handphone :
Penggantian Biaya : Kenderaan Motor MO :
TOTAL : Terbilang :
Diajukan Oleh, Mengetahui,
Head Departemen
Diperiksa, Finance
Disetujui, Direksi
Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal Disetujui oleh 2 dari 3 Direksi
Keterangan formulir permohonan reimbursement: 1.
Rutin : Diisi X apabila pengajuan reimbursement rutin
2. Non Rutin
: Diisi X apabila pengajuan reimbursement non rutin
Universitas Sumatera Utara
3. Nama Karyawan
: Diisi sesuai dengan nama karyawan 4.
Departemen : Diisi sesuai dengan departemen yang mengajukan
5. Tanggal Klaim
: Diisi sesuai dengan tanggal klaim 6.
BBM Bensin : Diisi sesuai jumlah biaya
7. Biaya Tol
: Diisi sesuai jumlah biaya 8.
Parkir : Diisi sesuai jumlah biaya
9. Pulsa Handphone : Diisi sesuai jumlah biaya
10. Penggantian Biaya Kenderaan Motor MO
: Diisi sesuai jumlah biaya 11. Total
: Diisi sesuai total reimbursement 12. Terbilang
: Diisi sesuai dengan nominal 13. Diajukan oleh,
: Diisi sesuai nama dan tandatangan pemohon 14. Mengetahui,
:
Diisi sesuai nama dan tandatangan head department 15. Diperiksa,
: Diisi sesuai nama dan tandatangan keuangan 16. Disetujui,
: Diisi sesuai nama dan tandatangan Direksi 17. Tanggal
: Diisi sesuai dengan tanggal tandatangan
b. Pengeluaran Kas Besar Standar dan prosedur operasi untuk tugas dan tanggungjawab di Bagian Keuangan
dan Akuntansi untuk Administrasi Pengeluaran Kas Besar, dimaksudkan sebagai pedoman baku yang dapat digunakan sebagai acuan pelaksanaan untuk transaksi
pembayaran dan pengeluaran uang. Media yang digunakan sebagai berikut: - Kwitansi
Universitas Sumatera Utara
Merupakan tagihan dari supplier yang diajukan oleh supplier sehubungan dengan pembelian stationary ataupun barang kebutuhan lainnya.
- Bukti Kas Keluar Formulir cetakan yang merupakan bukti pengeluaran kas atas setiap pembayaran
yang dilakukan oleh kasir. - Kas Bon Sementara
Formulir cetakan yang merupakan bukti permintaan kas bon dari bagian yang membutuhkan.
- Permohonan Reimbursement Formulir cetakan yang merupakan bukti tagihan dari bagian yang membutuhkan
sehubungan dengan kegiatan operasional bagian yang bersangkutan.
Prosedur Pengendalian Pengeluaran Kas Besar
Prosedur pengendalian pengeluaran kas besar sebagai berikut: 1.
Bank menggunakan saldo tetap sebesar Rp. 10.000.000,- 2.
Biaya operasional yang melebihi Rp. 300.000,- akan dikeluarkan melalui cek giro. 3.
Jadwal pengambilan kas adalah setiap hari. Mekanisme Kerja Kas Besar sebagai berikut:
1. Supplier mengajukan kwitansi tagihan atas pembelian barang atau jasa diatas Rp.
300.000,- ke Bagian Keuangan.
Universitas Sumatera Utara
2. Setelah menerima kwitansi tagihan dari supplier, Bagian Keuangan mengajukannya
ke Branch Manager sesuai dengan Purchase Requestion yang telah disetujui oleh Direksi.
3. Setelah mendapat persetujuan dari Branch Manager, Bagian Keuangan menyiapkan
cek giro dan Bukti Kas Keluar dan mengajukan ke Branch Manager. 4.
Setelah cek giro serta Bukti Kas Keluar ditandatangani oleh Branch Manager, Bagian Keuangan membayar ke supplier.
Permohonan reimbursement sebagai berikut: 1.
Bagian yang melakukan reimburst mengisi formulir permohonan reimburst dan melampirkan bukti-bukti transaksi sebagai lampiran dan mengajukan ke Department
Head. 2.
Department Head mengecek kebenaran jumlah dan keabsahan transaksinya dan menyetujuinya selanjutnya diserahkan ke Bagian Keuangan.
3. Bagian Keuangan menerima reimburst dari Bagian yang bersangkutan, dan
mengecek kebenaran jumlah dan kelengkapan dokumen. Setelah semuanya sesuai maka reimburst ini diajukan ke Branch Manager untuk mendapatkan persetujuan.
4. Branch Manager menerima reimburst dari Bagian Keuangan, melakukan
pengecekan kebenaran jumlah dan kelengkapan dokumen. Setelah semuanya sesuai maka reimburst ini diajukan ke General Manager.
5. General Manager menerima reimburst dari Branch Manager, melakukan
pengecekan kebenaran jumlah dan kelengkapan dokumen. Setelah semuanya sesuai maka reimburst ini diajukan ke Direksi.
Universitas Sumatera Utara
6. Setelah mendapat persetujuan dari Direksi maka Bagian Keuangan menyiapkan cek
giro untuk reimburst ini serta membuat Bukti Kas Keluar dan mengajukan ke Branch Manager.
7. Setelah cek giro ditandatangani Branch Manager maka Bagian Keuangan
melakukan pembayaran dan membukukan dalam program GL.
Catatan:
Penggantian biaya dilakukan sebulan sekali untuk biaya rutin, diserahkan pada Kasir paling lambat setiap tanggal 20. Penggantian biaya non rutin dilakukan sesuai dengan
kebutuhan masing-masing departemen.
Formulir yang Digunakan dalam Prosedur Pengeluaran Kas Besar
1. Formulir Ka s Bon Sementara
PT. TRUST FINANCE IN DONESIA, Tbk
KAS BON SEMENTARA
Universitas Sumatera Utara
No. : Tanggal :
J umla h : Terbila ng :
Depa rtemen : Keperluan :
Diperta ngg ungjawabkan Tanggal :
Pemoho n Mengeta hui,
Head Departemen Diterima,
Tanggal Tanggal Tanggal Kas Bon Sementara haru s Dipertanggungjaw abkan mak simal 5 hari setelah
tanggal pengambilan
Keterangan formulir kas bon sementara: 1.
No. : Diisi dengan nomor urut Kas Bon Sementara
2. Tanggal
: Diisi sesuai dengan tanggal pengajuan 3.
Jumlah : Diisi sesuai dengan nominal
4. Terbilang
: Diisi sesuai dengan jumlah rupiah 5.
Departemen : Diisi sesuai dengan departemen yang mengajukan
6. Keperluan
: Diisi sesuai dengan ringkasan keperluan 7.
Dipertanggungjawabkan tgl : Diisi dengan rencana tanggal pertanggungjawaban
Universitas Sumatera Utara
8. Pemohon
: Diisi sesuai nama dan tanda tangan pemohon 9. Mengetahui,
: Diisi sesuai nama dan tanda tangan Head Departemen
10. Menyetujui, :Diisi
sesuai nama dan tanda tangan Direksi
11. Diterima, :
D i i s i s e s u a i n a ma d a n t a n d a t a n g a n p en e r im a
12. Tanggal : Diisi sesuai dengan tanggal tanda tangan
2. Formulir Reimbursement
PT. TRUST FINANCE INDONESIA, Tbk. PERMOHONAN REIMBURSEMENT
Rutin Non Rutin Nama Karyawan :
Jabatan : Departemen :
Tanggal Claim : BBM Bensin :
Biaya Tol : Parkir :
Pulsa Handphone : Penggantian Biaya :
Kenderaan Motor MO : TOTAL :
Terbilang :
Diajukan Oleh, Mengetahui,
Head Diperiksa,
Finance Disetujui,
Direksi
Universitas Sumatera Utara
Departemen
Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal Disetujui oleh 2 dari 3 Direksi
Keterangan formulir permohonan reimbursement: 1.
Rutin : Diisi X apabila pengajuan reimbursement rutin
2. Non Rutin
: Diisi X apabila pengajuan reimbursement non rutin 3.
Nama Karyawan : Diisi sesuai dengan nama karyawan
4. Departemen
: Diisi sesuai dengan departemen yang mengajukan 5.
Tanggal Klaim : Diisi sesuai dengan tanggal klaim
6. BBM Bensin
: Diisi sesuai jumlah biaya 7.
Biaya Tol : Diisi sesuai jumlah biaya
8. Parkir
: Diisi sesuai jumlah biaya 9. Pulsa Handphone
: Diisi sesuai jumlah biaya 10. Penggantian Biaya Kenderaan
Motor MO : Diisi sesuai jumlah biaya
11. Total : Diisi sesuai total reimbursement
12. Terbilang : Diisi sesuai dengan nominal
13. Diajukan oleh, : Diisi sesuai nama dan tandatangan pemohon
14. Mengetahui, :
Diisi sesuai nama dan tandatangan head department 15. Diperiksa,
: Diisi sesuai nama dan tandatangan keuangan 16. Disetujui,
: Diisi sesuai nama dan tandatangan Direksi
Universitas Sumatera Utara
17. Tanggal : Diisi sesuai dengan tanggal tandatangan
3. Pengendalian Intern Kas
Pengendalian intern kas yang dilakukan oleh PT. Trust Finance Indonesia, Tbk yaitu:
a. Pengendalian Pengamanan Fisik
1. Alarm pencurian 2. Brankas
3. Satpam perusahaan 4. Akses terbatas terhadap penggunaan uang kasbank
5. Akses terbatas terhadap catatan-catatan akuntansi dan fasilitas computer dengan menggunakan coding system.
6. Pembebanan tanggung jawab yang pasti secara tertulis kepada bagian administrasi bank, kasir, verifikasi, gaji dan upah, serta pajak untuk melaksanakan tugas-tugas
sesuai dengan fungsinya.
B. Analisis Hasil Penelitian 1.