Metode Penelitian Data Penelitian 1. Gambaran Umum PT. Trust Finance Indonesia, Tbk

Yaitu melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak perusahaan, khususnya yang berhubungan langsung dengan data yang diperlukan diantaranya dengan staff bagian keuangan PT. Trust Finance Indonesia, Tbk dengan bantuan daftar lembar wawancara.

F. Metode Penelitian

Metode yang penulis gunakan dalam menganalisis data adalah deskriptif, yaitu suatu metode penganalisaan data dimana data dikumpulkan, disusun, diinterprestasikan, dianalisis sehingga memberikan keterangan bagi pemecahan masalah yang dihadapi. Universitas Sumatera Utara BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN

A. Data Penelitian 1. Gambaran Umum PT. Trust Finance Indonesia, Tbk

a. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Trust Finance Indonesia Tbk perusahaan dahulu PT. KIA Asia Finance, didirikan dengan akte notaries Maria Kristiani Soeharyo, SH No. 44 tanggal 12 Februari 1990. Akta pendirian ini telah disetujui oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. C2-1394.HT.01.01.Th.90 tanggal 13 Maret 1990 dan telah diumumkan dalam Tambahan Berita Negara Republik Indonesia No. 39 tanggal 15 Mei 1990. Anggaran Dasar Perusahaan telah mengalami beberapa kali perubahan, terakhir dengan Akta Notaris Robert Purba, SH No. 15 tanggal 11 Februari 2002 tentang perubahan nama Perusahaan dari PT. KIA Asia Finance menjadi PT. Trust Finance Indonesia Tbk. Akta ini memperoleh persetujuan dari Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. C-03015.HT.01.04.2002 tanggal 21 Februari 2002. Sesuai dengan pasal 3 Anggaran Dasar Perusahaan, ruang lingkup kegiatan Perusahaan adalah menjalankan usaha di bidang pembiayaan dalam bentuk penyediaan dana atau barang modal yang meliputi sewa guna usaha, anjak piutang, pembiayaan kartu kredit dan pembiayaan konsumen. Perusahaan memperoleh izin usaha lembaga pembiayaan dari Menteri Keuangan Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. Universitas Sumatera Utara 159KMK.062001 tanggal 3 April 2001 dan telah diperbaharui dengan Surat Keputusan No. Kep-078KM.62003 tanggal 24 Maret 2003.

b. Struktur Organisasi Perusahaan STRUKTUR ORGANISAN PT. TRUST FINANCE INDONESIA TBK

Board Of Commisioners Audit Commitee Board Of Directors Badan Pengawas Syariah Corporate Secretary Internal Audit Unit Usaha Syariah General Manager Branch Manager Marketing Dept. Surabaya Medan Pekan Baru Marketing Legal Accounting Collection Branch Mgr NAD Admin MO C. Service Collection Dept. Desk Coll. Field Coll. Eksekutor Fin Acc Dept. Accounting Treasury Taxation EDP Programmer Leg Surv C. Ana Litigat UKP Universitas Sumatera Utara

c. Aktivitas Perusahaan

Aktivitas perusahaan hanya meliputi pembiayaan konsumen berupa kenderaan leasing. Penjualan yang dilaksanakan oleh PT. Trust Finance Indonesia, Tbk melalui beberapa cara yaitu: 1. Tunai 2. Kredit

2. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Prosedur Penerimaan Kas

Adapun penerimaan kas dari PT. Trust Finance Indonesia, Tbk yaitu dari pembiayaan konsumen dan pembayaran dealer. Standar dan prosedur operasi untuk pembiayaan konsumen dimaksudkan sebagai pedoman baku yang dapat digunakan sebagai acuan pelaksanaan kerja untuk pembiayaan konsumen, penagihan dan penarikan, penjualan kembali kenderaan: - Permohonan Pembiayaan Konsumen Merupakan formulir untuk permohonan pengajuan pembiayaan dari nasabah berisi data pribadi perusahaan dan data kenderaan serta perhitungan pembiayaan. - Perjanjian Pembiayaan Konsumen dengan Penyerahan Hak Milik Secara Fiducia. Merupakan perjanjian yang mengikat kedua belah pihak atas pembiayaan konsumen. - Surat Kuasa Universitas Sumatera Utara Merupakan surat yang diberikan oleh nasabah kepada perusahaan apabila nasabah lalai dalam melakukan kewajiban-kewajiban sesuai dengan perjanjian pembiayaan dengan menyerahkan hak milik secara fiducia. - Surat Pernyataan Bersama Merupakan surat yang dibuat oleh nasabah bahwa yang bersangkutan telah menjual kenderaannya kepada perusahaan yang akan dijadikan objek pembiayaan konsumen. - Persetujuan Penutupan Kondisi Asuransi Merupakan surat perjanjian pembiayaan konsumen dengan menyerahkan hak-hak milik secara fiducia. - Berita Acara Serah Terima Merupakan berita acara serah terima kenderaan dari perusahaan dengan nasabah. - Surat Pernyataan Penghasilan. Merupakan surat yang menyatakan penghasilan suami dan istri dari nasabah yang disampaikan kepada perusahaan. - Surat Persetujuan Merupakan surat persetujuan pencairan pinjaman pembiayaan konsumen dengan syarat-syarat yang telah ditentukan. - Surat Persetujuan Nasabah Merupakan surat persetujuan yang dibuat nasabah apabila terdapat keterlambatan pembayaran, pembayaran yang dipercepat dan persetujuan penarikan kenderaan yang merupakan objek pembiayaan. - Surat Ijin Pengambilan Barang Universitas Sumatera Utara Merupakan surat ijin yang dibuat oleh nasabah untuk mengambil unit kenderaan yang menjadi objek pembiayaan karena keterlambatan pembayaran. - Payment Schedule Merupakan daftar pembayaran pembiayaan konsumen dari nasabah kepada perusahaan. - Kwitansi Merupakan bukti pembayaran pembiayan konsumen dari nasabah kepada perusahaan. - Surat Pesanan Merupakan surat yang diajukan ke dealer mobil sesuai dengan permohonan kredit konsumen yang telah disediakan. - Surat Pernyataan Transfer Merupakan surat yang dibuat oleh nasabah atas kesediaannya untuk mentransfer setiap bulan pembayaraannya ke rekening. - Nota Pencairan Kredit Merupakan formulir yang dibuat untuk meminta pencairan dana untuk pembiayaan konsumen. - Laporan Hasil Persetujuan Aplikasi Merupakan laporan rekapitulasi hasil persetujuan aplikasi dari Bagian Marketing Pusat ke kantor cabang. Prosedur Peenerimaan Kas PROSES DOKUMEN KETERANGAN Universitas Sumatera Utara Ditolak - Menyerahkan aplikasi kepada customer untuk diisi. - Setelah mengumpulkan beberapa data nasabah pada hari itu, MO membuat rekapan dan menyerahkan kepada surveyor untuk ditindak lanjuti Data Konsumen: - Pribadi konsumen - Pribadi wiraswasta Mengisi Applikasi Melaporkan hasil survey kepada marketing manager. Setelah menerima data aplikasi customer dari MO paling lama 1 hari dari data tersebut diserahkan, surveyor telah menindaklanjuti data customer tersebut Melaporkan hasil analisa kredit kepada Branch Manager Setelah menerima data dari surveyor pada hari itu juga melakukan analisa terhadap kredit tersebut MULAI DEALER Memberi informasi adanya custmomer yang butuh MARKETING OFFICER Menanggapi infomrmasi tersebut dan menghubungi CUSTOMER Mengisi applikasi dan melengkapi data-data yang dibutuhkan untuk pembiayaan konsumen SURVEYOR Melakukan pengecekan terhadap kebenaran data yang diberi konsumen baik via telepon maupun ke CREDIT ANALYST Melakukan analisa kredit pembiayaan konsumen apakah layak diberikan Prose s Applikasi Applikasi Data Konsume Laporan Survey Applika Data Konsum Laporan Survey Universitas Sumatera Utara Setuju PROSES DOKUMEN KETERANGAN Ditolak Melakukan pengecekan. Kelengkapan kebenaran doku men dari customer Berlanjut Berlanjut LEGAL CABANG Melakukan pengecekan terhadap kebenaran BRANCH MANAGER Mencek hasil analisa Prose Applika Data Konsum Laporan Survey Applika Data Konsum Laporan Survey Hasil Kredit Analis Universitas Sumatera Utara Setuju Ditolak Setuju PROSES DOKUMEN KETERANGAN Melakukan pengecekan terhadap data-data dan perjanjian serta pernyataan customer serta persetujuan dari GENERAL MANAGER Melakukan analisa kredit pembiayaan konsumen apakah Prose s DIREKSI Melakukan penilaian apakah disetujui atau Prose Berlanjut Berlanjut MARKETING OFFICER Mempersiapkan segala dokumen yang CUSTOMER Menandatangani perjanjian pernyataan Perjan Pernyataa n LEGAL CABANG Mencek Perjan Pernyataa n Perjan Pernyataa n Universitas Sumatera Utara customer Penjelasan: 1. Dealer memberikan informasi kepada Marketing Officer bahwa ada nasabah yang akan membeli mobil dengan menggunakan fasilitas pembiayaan konsumen. 2. Marketing Officer menanggapi informasi tersebut dan langsung menghubungi customer untuk pengisian aplikasi. MARKETING SUPPORT Mempersiapkan purchase BRANCH MANAGER Mencek dan MARKETING SUPPORT DEALER Mempersiapkan data BRANCH MANAGER Mencek dan DEALER Mempersiapkan kenderaan dan Selesai 1 2 PO Perjan Pernyataa n 2 PO 1 2 3 4 PO 1 2 3 4 PO 1 2 3 4 PO Universitas Sumatera Utara 3. Customer mengisi aplikasi dan melengkapi data-data yang dibutuhkan untuk pembiayaan konsumen dan menyerahkannya kepada Marketing Officer. 4. Setelah menerima aplikasi pembiayaan konsumen dari customer, marketing officer menyerahkannya ke surveyor. 5. Setelah mendapat data-data customer dari marketing officer, surveyor langsung melakukan pengecekan terhadap kebenaran data yang diberikan customer dan membuat laporan hasil survey. 6. Setelah mendapat data-data surveyor dan hasil survey, credit analyst melakukan analisa kredit apakah layak diberikan atau tidak, bagi yang memenuhi syarat diserahkan ke bagian legal untuk pengecekan keabsahan data sesuai dengan bahasa hukum. 7. Setelah mendapat data dari credit analyst, Legal melakukan pengecekan terhadap data-data yang diserahkan, kalau ada kekurangan dikembalikan kepada marketing officer untuk dilengkapi, bagi yang telah lengkap diserahkan kepada Branch Manager untuk ditindak lanjuti. 8. Branch Manager menrerima data-data yang telah dianalisa oleh surveyor, credit analyst dan Legal selanjutnya dilakukan pengecekan data tersebut apakah layak diberikan atau tidak. Bagi yang layak dilanjutkan kepada General Manager. 9. General Manager menerima data dari Branch Manager dan melakukan pengecekan data, bagi yang layak diserahkan kepada direksi untuk disetujui. 10. Direksi mereview ulang data-data aplikasi customer, hasil survey dan hasil analisa kredit, apabila disetujui diserahkan ke Branch Manager untuk ditindaklanjuti. Universitas Sumatera Utara Proses Kelengkapan Dokumen Pembiayaan Konsumen Proses Kelengkapan Dokumen Pembiayaan Konsumen meliputi: a. Marketing Officer mempersiapkan semuan dokumen yang menyangkut pembiayan konsumen yang terdiri dari: 1. Permohonan pembiayaan konsumen perorangan perusahaan 2. Perjanjian pembiayaan konsumen dengan penyerahan hak milik secara fiducia dibuat rangkap 3 dan didistribusikan sebagai berikut: a. Lembar 1 putih : Customer b. Lembar 2 kuning : Bagian Legal c. Lembar 3 biru : Bagian Marketing Support 3. Surat kuasa yang dibuat oleh customer kepada perusahaan, apabila customer lalai dalam melakukan kewajiban-kewajibannya dibuat rangkap 3 dan didistribusikan sebagai berikut: a. Lembar 1 putih : Customer b. Lembar 2 kuning : Bagian Legal c. Lembar 3 biru : Bagian Marketing Support 4. Surat pernyataan bersama yang dibuat oleh kedua belah pihak dibuat rangkap 3 dan didistribusikan sebagai berikut: a. Lembar 1 putih : Customer b. Lembar 2 kuning : Bagian Legal c. Lembar 3 biru : Bagian Marketing Support Universitas Sumatera Utara 5. Surat persetujuan yang dibuat oleh customer berisi persetujuan untuk melakukan pembayaran angsuran kredit bulanan sesuai dengan jangka waktu kredit, dibuat rangkap 3 dan didistribusikan sebagai berikut: a. Lembar 1 putih : Customer b. Lembar 2 kuning : Bagian Legal c. Lembar 3 biru : Bagian Marketing Support 6. Surat pernyataan penghasilan dibuat rangkap 2 dan didistribusikan sebagai berikut: a. Lembar 1 putih : Customer b. Lembar 2 kuning : Bagian Legal 7. Persetujuan penutupan kondisi asuransi dibuat rangkap 3 dan didistribusikan sebagai berikut: a. Lembar 1 putih : Customer b. Lembar 2 kuning : Bagian Legal c. Lembar 3 biru : Bagian Marketing Support 8. Surat ijin pengambilan barang dibuat rangkap 2 dan didistribusikan sebagai berikut: a. Lembar 1 : Customer b. Lembar 2 : Bagian Legal 9. Surat ijin pernyataan transfer dibuat rangkap 2 dan didistribusikan sebagai berikut: a. Lembar 1 : Customer b. Lembar 2 : Bagian Legal 10. Surat persetujuan dari suami atau istri sehubungan dengan fasilitas kredit yang telah diberikan dibuat rangkap 2 dan didistribusikan sebagai berikut: a. Lembar 1 : Customer Universitas Sumatera Utara b. Lembar 2 : Bagian Legal b. Customer perorangan perusahaan mengisi dan menandatangani surat perjanjian, surat pernyataan dan surat persetujuan lalu diserahkan kepada marketing officer. c. Setelah menerima surat perjanjian, surat pernyataan dan surat persetujuan dari customer perorangan perusahaan, marketing officer menyerahkan data-data customer ke Legal untuk dilakukan pengecekan terhadap kelengkapan dan keabsahan dokumen. d. Legal melakukan pengecekan atas surat perjanjian, surat pernyataan dan surat persetujuan dari customer perorangan perusahaan, apabila semua dokumen telah lengkap data customer ini diserahkan kepada marketing support. e. Setelah menerima surat perjanjian, surat pernyataaan dan surat persetujuan customer, marketing support langsung mempersiapkan pra purchasing order pra PO dibuat rangkap 2 dan didistribusikan sebagai berikut: - Lembar 1 putih : Customer - Lembar 2 kuning : Bagian Marketing Support f. Surat perjanjian, surat pernyataan, surat persetujuan dari customer dan pra purchasing order pra PO yang telah disiapkan langsung diserahkan ke Branch Manager untuk mendapatkan persetujuan dan ditandatangani. g. Setelah menerima data customer dan pra Purchasing Order yang telah ditandatangani markerting support menyerahkan data-data customer kepada Legal untuk diarsipkan. Pra purchasing order pra PO lembar 1 diserahkan ke dealer sedangkan lembar 2 diarsipkan. Proses Pembuatan Purchase Order Universitas Sumatera Utara Proses pembuatan purchase order meliputi: 1. Setelah menerima pra purchasing order dari marketing support, dealer melakukan konfirmasi ulang dan melengkapi kekurangan dokumen seperti yang dicantumkan di pra purchasing order ke marketing support. 2. Marketing support langsung mempersiapkan purchase order rangkap 4. Purchase order yang telah dibuat langsung diserahkan ke Legal untuk dilakukan pengecekan. 3. Setelah menerima purcase order dari legal, Branch Manager melakukan pengecekan kebenaran dan kelengkapan purchase order. Apabila sudah benar, purchase order tersebut langsung ditandatangani. 4. Purchase order rangkap 4 yang telah ditandatangani oleh Branch Manager, didistribusikan sebagai berikut: a. Lembar 1 putih : Show Room Dealer b. Lembar 2 merah : Marketing Officer c. Lembar 3 kuning : Keuangan d. Lembar 4 biru : Marketing Support 5. Marketing support melakukan konfirmasi ke customer bahwa kredit pembiayaan konsumennya telah disetujui dan purchase order segera diterbitkan ke dealer show room. 6. Atas dasar purchase order yang diterbitkan, dealer show room segera menyerahkan kenderaan barang kepada konsumen. Catatan: Tanggal kontrak pembiayaan konsumen ditetapkan pada saat perusahaan melakukan pembayaran ke dealer. Universitas Sumatera Utara Proses Pembayaran Dealer Proses pembayaran dealer meliputi: 1. Setelah menyerahkan kenderaan, dealer mengajukan penagihan kepada marketing support beserta dokumen pendukung kwitansi, BSTK, cover note BPKB, permohonan transfer, permohonan transfer refund asuransi, formulir A dan faktur. 2. Setelah menerima penagihan dari dealer, marketing support mempersiapkan nota pencairan rangkap 3 serta didistribusikan sebagai berikut: a. Lembar 1 putih : Keuangan b. Lembar 2 merah : Bagian Legal c. Lembar 3 kuning : Bagian Marketing Support 3. Setelah menerima nota pencairan dan dokumen pendukung dari marketing support, Branch Manager mengecek keabsahan semua dokumen. Apabila tidak ada masalah semua dokumen ini diserahkan ke Administrasi Cabang Pusat. 4. Setelah menerima nota pencairan dan dokumen Administrasi Cabang Pusat melakukan pengecekan dan menyerahkan nota pencairan ke General Manager dan Bagian Keuanganyang selanjutnya disetujui dan ditandatangani oleh 2 dari 3 Direksi. 5. Setelah menerima nota pencairan kredit, kwitansi penagihan invoice, BSTK, cover note dan faktur, Bagian Keuangan mencocokkan dengan purchase order yang ada didalam arsip keuangan. Bagian Keuangan membuat Bukti Kas Keluar dan membuat cek atau giro lalu menyerahkan cek atau giro beserta lampirannya ke Direksi untuk dimintakan persetujuan dan tandatangannya. Universitas Sumatera Utara 6. Dua dari tiga orang Direksi menandatangani nota pencairan dan Bukti Kas Keluar cek atau giro lalu menyerahkannya kepada Bagian Keuangan. 7. Setelah cek atau giro serta Bukti Kas Keluar ditandatangani Direksi, Keuangan melakukan proses pembayaran kepada dealer. 8. Setelah dilaksanakan pembayaran dengan cara transfer oleh Keuangan Pusat, copy bukti pembayarannya dikirimkan kepada Keuangan Cabang. 9. Setelah dilakukan pembayaran kepada dealer, bukti pendukung seperti BSTK, cover note, formulir A dan faktur diserahkan ke Bagian Legal. Sedangkan untuk kwitansi penagihan invoice, faktur dan foto copy cek giro diarsipkan di Keuangan serta dibukukan didalam program GL. Prosedur Pengeluaran Kas Pengeluaran kas pada PT. Trust Finance Indonesia, Tbk umumnya bertujuan untuk membiayai seluruh kegiatan operasional perusahaan dan pembayaran yang timbul dari pembelian barang dan jasa. Prosedur pengeluaran kas PT. Trust Finance Indonesia, Tbk dipisahkan atas: a. Pengeluaran Kas Kecil Standar dan prosedur operasi untuk tugas dan tanggung jawab di Bagian Keuangan dan Akuntansi untuk Administrasi Pengeluaran Kas Kecil, dimaksudkan sebagai pedoman baku yang dapat digunakan sebagai acuan pelaksanaan untuk transaksi pembayaran dan pengeluaran uang. Media yang digunakan sebagai berikut: - Kwitansi Universitas Sumatera Utara Merupakan tagihan dari supplier yang diajukan oleh supplier sehubungan dengan pembelian stationary atau barang kebutuhan lainnya. - Bukti Kas Keluar Formulir cetakan yang merupakan bukti pengeluaran kas atas setiap pembayaran yang dilakukan oleh kasir. - Kas Bon Sementara Formulir cetakan yang merupakan bukti permintaan kas bon dari bagian yang membutuhkan. - Permohonan Reimbursement Formulir cetakan yang merupakan bukti tagihan dari bagian yang membutuhkan sehubungan dengan kegiatan operasional bagian yang bersangkutan. Prosedur Pengeluaran Kas Kecil Prosedur pengeluaran kas kecil sebagai berikut: 1. Kas kecil menggunakan saldo tetap sebesar Rp. 2.500.000,- 2. Batas penggunaan kas kecil adalah sampai dengan Rp. 300.000,- untuk setiap transaksi. 3. Kas kecil akan dikeluarkan setelah ditandatangani oleh Head Departemen Branch Manager. 4. Jadwal pengambilan kas kecil adalah setiap hari. 5. Setelah saldo kas kecil sisa ± Rp. 500.000,- diisi kembali dengan membuat ringkasan dan dibukakan cek untuk mendapat persetujuan dari Branch Manager. Universitas Sumatera Utara Prosedur Pengeluaran Kas Kecil PROSES DOKUMEN KETERANGAN Bukti Kas Keluar Keuangan Form pembayaran reimbursement : - Keuangan - File Bon-bon: - Keuangan MULAI SUPPLIER Melakukan penagihan KEUANGAN Minta persetujuan Branch Manager dan melakukan BRANCH MANAGER Mencek dan menyetujui pembayaran sesuai dengan BAGIAN YANG MEMBUTUHKAN Kwitansi Bukti Kas Keluar Permohon an Bon-bon Universitas Sumatera Utara Bukti Kas Keluar Keuangan Form kas bon sementara: - Keuangan - File Bukti Kas Keluar Keuangan - Membuat laporan pertanggungjawaban kas kecil kepada General Manager - Membuat laporan keuangan kas kecil Penjelasan: 1. Supplier mengajukan kwitansi tagihan atas pembelian barang dibawah Rp. 300.000,- ke Kasir. 2. Setelah menerima kwitansi tagihan dari supplier, Kasir menyiapkan Bukti Kas Keluar dan uang dan melakukan pembayaran ke supplier. Khusus untuk pembayaran dibawah Rp. 300.000,- BRANCH MANAGER Mencek dan menyetujui pembayaran sesuai dengan KEUANGAN Memproses dan meminta persetujuan Branch Manager serta melakukan pembayaran BAGIAN YANG MEMBUTUHKAN KEUANGAN Memproses dan meminta persetujuan Branch Manager serta melakukan pembayaran BRANCH MANAGER Mencek dan menyetujui pembayaran sesuai dengan Selesaai Bukti Kas Keluar 1 Kas Bon 2 Kas Bon Sementara Bukti Kas Keluar Universitas Sumatera Utara 3. Setelah menerima kwitansi tagihan dari supplier apabila tagihan diatas Rp. 300.000,- Kasir menyiapkan Bukti Kas Keluar dan meminta persetujuan dari Keuangan. 4. Bagian Kasir membuat pertanggungjawaban kas kecil dan membuat cek untuk pengisian kas kecil dan mengajukan ke Branch Manager untuk minta tandatangan dan persetujuan. 5. Setelah mendapat persetujuan, Kasir mencairkan cek tersebut ke Bank. Untuk permomohonan reimbursement, prosedur yang diterapkan sebagai berikut: 1. Bagian yang melakukan reimburst mengisi formulir permohonan reimburst dan melampirkan bukti-bukti transaksi sebagai lampiran dan mengajukan ke Department Head. 2. Department Head mengecek kebenaran jumlah dan keabsahan transaksinya dan menyetujuinya selanjutnya diserahkan ke Bagian Keuangan. 3. Bagian Keuangan dan Akuntansi menerima reimburst dari Bagian yang bersangkutan dan mengecek kebenaran jumlah dan kelengkapan dokumen. Setelah semuanya sesuai maka reimburst ini diajukan ke Branch Manager untuk mendapatkan persetujuan. 4. Setelah mendapat persetujuan dari Branch Manager maka Bagian Keuangan dan Akuntansi menyiapkan dana untuk reimburst ini serta membuat Bukti Kas Keluar dan menyerahkannya ke Bagian yang bersangkutan. Catatan: Universitas Sumatera Utara 1. Penggantian biaya dilakukan sebulan sekali untuk biaya rutin, diserahkan pada Kasir paling lambat setiap tanggal 20. Penggantian biaya non rutin dilakukan sesuai dengan kebutuhan masing-masing departemen. 2. Reimbursement meliputi penggantian BBM, tol, parker, pulsa handphone dan penggantian biaya kenderaan khusus MO yang sudah dikeluarkan oleh karyawan yang telah disepakati sebelumnya. Selain biaya tersebut diatas tidak diganti. Prosedur kas bon sementara sebagai berikut: 1. Bagian yang membutuhkan mengisi formulir Kas Bon Sementara dan mengajukan ke Department Head. 2. Setelah mendapat persetujuan dari Department Head, formulir Kas Bon Sementara ini diajukan ke Bagian Keuangan. 3. Setelah menerima formulir Kas Bon Sementara, Bagian Keuangan mengecek approval dari Department Head apabila telah sesuai maka Bagian Keuangan menyiapkan cek giro serta bukti pengeluaran kas, selanjutnya diajukan ke Branch Manager untuk mendapatkan persetujuan dan tandatangan. 4. Setelah mendapat persetujuan dari Branch Manager maka Bagian Keuangan membuat Bukti Kas Keluar dan menyerahkannya ke Bagian yang bersangkutan. Catatan: Dana akan dikeluarkan oleh Kasir, setelah melalui prosedur pemeriksaan dan persetujuan. Formulir yang Digunakan dalam Prosedur Pengeluaran Kas Kecil 1. Formulir Permohonan Pengisian Kas Kecil PERMOHONAN PENGISIAN KAS KECIL PUSAT CABANG Periode Universitas Sumatera Utara No. Tanggal Keterangan D K Saldo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Saldo Tetap : Rp. 2.500.000,- Jumlah Pengeluaran Kas Kecil : Jumlah Dana yang Diisi Kembali : Tanggal Permohonan, Mengetahui, Dibuat oleh, Kasir Head Department Branch Manager Keterangan formulir permohonan pengisian kas kecil: 1. Pusat Cabang : Diisi sesuai kantor pusat kantor cabang 2. Periode : Diisi sesuai dengan periode pengisian kas kecil 3. No. : Diisi sesuai dengan nomor urut 4. Tanggal : Diisi sesuai dengan tanggal transaksi 5. Keterangan : Diisi sesuai dengan keterangan transaksi 6. Debit : Diisi sesuai dengan penerimaan kas kecil 7. Kredit : Diisi sesuai dengan pengeluaran kas kecil Universitas Sumatera Utara 8. Saldo : Diisi sesuai sisa dana kas kecil 9. Jumlah Pengeluaran Kas Kecil : Diisi sesuai jumlah akhir saldo kas kecil 10. Dibuat Oleh :Diisi sesuai nama terang dan tanda tangan kasir 11. Mengetahui, : Diisi se suai dengan Head Department Branch Manager 2. Formulir Ka s Bon Sementara PT. TRUST FINANCE IN DONESIA, Tbk KAS BON SEMENTARA No. : Tanggal : J umla h : Terbila ng : Depa rtemen : Keperluan : Diperta ngg ungjawabkan Tanggal : Pemoho n Mengeta hui, Head Departemen Diterima, Tanggal Tanggal Tanggal Universitas Sumatera Utara Kas Bon Sementara haru s Dipertanggungjaw abkan mak simal 5 hari setelah tanggal pengambilan Keterangan formulir kas bon sementara: 1. No. : Diisi dengan nomor urut Kas Bon Sementara 2. Tanggal : Diisi sesuai dengan tanggal pengajuan 3. Jumlah : Diisi sesuai dengan nominal 4. Terbilang : Diisi sesuai dengan jumlah rupiah 5. Departemen : Diisi sesuai dengan departemen yang mengajukan 6. Keperluan : Diisi sesuai dengan ringkasan keperluan 7. Dipertanggungjawabkan tgl : Diisi dengan rencana tanggal pertanggungjawaban 8. Pemohon : Diisi sesuai nama dan tanda tangan pemohon 9. Mengetahui, : Diisi sesuai nama dan tanda tangan Head Departemen 10. Menyetujui, :Diisi sesuai nama dan tanda tangan Direksi 11. Diterima, : D i i s i s e s u a i n a ma d a n t a n d a t a n g a n p en e r im a 12. Tanggal : Diisi sesuai dengan tanggal tanda tangan 3. Formulir Reimbursement PT. TRUST FINANCE INDONESIA, Tbk. PERMOHONAN REIMBURSEMENT Rutin Non Rutin Nama Karyawan : Jabatan : Universitas Sumatera Utara Departemen : Tanggal Claim : BBM Bensin : Biaya Tol : Parkir : Pulsa Handphone : Penggantian Biaya : Kenderaan Motor MO : TOTAL : Terbilang : Diajukan Oleh, Mengetahui, Head Departemen Diperiksa, Finance Disetujui, Direksi Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal Disetujui oleh 2 dari 3 Direksi Keterangan formulir permohonan reimbursement: 1. Rutin : Diisi X apabila pengajuan reimbursement rutin 2. Non Rutin : Diisi X apabila pengajuan reimbursement non rutin Universitas Sumatera Utara 3. Nama Karyawan : Diisi sesuai dengan nama karyawan 4. Departemen : Diisi sesuai dengan departemen yang mengajukan 5. Tanggal Klaim : Diisi sesuai dengan tanggal klaim 6. BBM Bensin : Diisi sesuai jumlah biaya 7. Biaya Tol : Diisi sesuai jumlah biaya 8. Parkir : Diisi sesuai jumlah biaya 9. Pulsa Handphone : Diisi sesuai jumlah biaya 10. Penggantian Biaya Kenderaan Motor MO : Diisi sesuai jumlah biaya 11. Total : Diisi sesuai total reimbursement 12. Terbilang : Diisi sesuai dengan nominal 13. Diajukan oleh, : Diisi sesuai nama dan tandatangan pemohon 14. Mengetahui, : Diisi sesuai nama dan tandatangan head department 15. Diperiksa, : Diisi sesuai nama dan tandatangan keuangan 16. Disetujui, : Diisi sesuai nama dan tandatangan Direksi 17. Tanggal : Diisi sesuai dengan tanggal tandatangan b. Pengeluaran Kas Besar Standar dan prosedur operasi untuk tugas dan tanggungjawab di Bagian Keuangan dan Akuntansi untuk Administrasi Pengeluaran Kas Besar, dimaksudkan sebagai pedoman baku yang dapat digunakan sebagai acuan pelaksanaan untuk transaksi pembayaran dan pengeluaran uang. Media yang digunakan sebagai berikut: - Kwitansi Universitas Sumatera Utara Merupakan tagihan dari supplier yang diajukan oleh supplier sehubungan dengan pembelian stationary ataupun barang kebutuhan lainnya. - Bukti Kas Keluar Formulir cetakan yang merupakan bukti pengeluaran kas atas setiap pembayaran yang dilakukan oleh kasir. - Kas Bon Sementara Formulir cetakan yang merupakan bukti permintaan kas bon dari bagian yang membutuhkan. - Permohonan Reimbursement Formulir cetakan yang merupakan bukti tagihan dari bagian yang membutuhkan sehubungan dengan kegiatan operasional bagian yang bersangkutan. Prosedur Pengendalian Pengeluaran Kas Besar Prosedur pengendalian pengeluaran kas besar sebagai berikut: 1. Bank menggunakan saldo tetap sebesar Rp. 10.000.000,- 2. Biaya operasional yang melebihi Rp. 300.000,- akan dikeluarkan melalui cek giro. 3. Jadwal pengambilan kas adalah setiap hari. Mekanisme Kerja Kas Besar sebagai berikut: 1. Supplier mengajukan kwitansi tagihan atas pembelian barang atau jasa diatas Rp. 300.000,- ke Bagian Keuangan. Universitas Sumatera Utara 2. Setelah menerima kwitansi tagihan dari supplier, Bagian Keuangan mengajukannya ke Branch Manager sesuai dengan Purchase Requestion yang telah disetujui oleh Direksi. 3. Setelah mendapat persetujuan dari Branch Manager, Bagian Keuangan menyiapkan cek giro dan Bukti Kas Keluar dan mengajukan ke Branch Manager. 4. Setelah cek giro serta Bukti Kas Keluar ditandatangani oleh Branch Manager, Bagian Keuangan membayar ke supplier. Permohonan reimbursement sebagai berikut: 1. Bagian yang melakukan reimburst mengisi formulir permohonan reimburst dan melampirkan bukti-bukti transaksi sebagai lampiran dan mengajukan ke Department Head. 2. Department Head mengecek kebenaran jumlah dan keabsahan transaksinya dan menyetujuinya selanjutnya diserahkan ke Bagian Keuangan. 3. Bagian Keuangan menerima reimburst dari Bagian yang bersangkutan, dan mengecek kebenaran jumlah dan kelengkapan dokumen. Setelah semuanya sesuai maka reimburst ini diajukan ke Branch Manager untuk mendapatkan persetujuan. 4. Branch Manager menerima reimburst dari Bagian Keuangan, melakukan pengecekan kebenaran jumlah dan kelengkapan dokumen. Setelah semuanya sesuai maka reimburst ini diajukan ke General Manager. 5. General Manager menerima reimburst dari Branch Manager, melakukan pengecekan kebenaran jumlah dan kelengkapan dokumen. Setelah semuanya sesuai maka reimburst ini diajukan ke Direksi. Universitas Sumatera Utara 6. Setelah mendapat persetujuan dari Direksi maka Bagian Keuangan menyiapkan cek giro untuk reimburst ini serta membuat Bukti Kas Keluar dan mengajukan ke Branch Manager. 7. Setelah cek giro ditandatangani Branch Manager maka Bagian Keuangan melakukan pembayaran dan membukukan dalam program GL. Catatan: Penggantian biaya dilakukan sebulan sekali untuk biaya rutin, diserahkan pada Kasir paling lambat setiap tanggal 20. Penggantian biaya non rutin dilakukan sesuai dengan kebutuhan masing-masing departemen. Formulir yang Digunakan dalam Prosedur Pengeluaran Kas Besar 1. Formulir Ka s Bon Sementara PT. TRUST FINANCE IN DONESIA, Tbk KAS BON SEMENTARA Universitas Sumatera Utara No. : Tanggal : J umla h : Terbila ng : Depa rtemen : Keperluan : Diperta ngg ungjawabkan Tanggal : Pemoho n Mengeta hui, Head Departemen Diterima, Tanggal Tanggal Tanggal Kas Bon Sementara haru s Dipertanggungjaw abkan mak simal 5 hari setelah tanggal pengambilan Keterangan formulir kas bon sementara: 1. No. : Diisi dengan nomor urut Kas Bon Sementara 2. Tanggal : Diisi sesuai dengan tanggal pengajuan 3. Jumlah : Diisi sesuai dengan nominal 4. Terbilang : Diisi sesuai dengan jumlah rupiah 5. Departemen : Diisi sesuai dengan departemen yang mengajukan 6. Keperluan : Diisi sesuai dengan ringkasan keperluan 7. Dipertanggungjawabkan tgl : Diisi dengan rencana tanggal pertanggungjawaban Universitas Sumatera Utara 8. Pemohon : Diisi sesuai nama dan tanda tangan pemohon 9. Mengetahui, : Diisi sesuai nama dan tanda tangan Head Departemen 10. Menyetujui, :Diisi sesuai nama dan tanda tangan Direksi 11. Diterima, : D i i s i s e s u a i n a ma d a n t a n d a t a n g a n p en e r im a 12. Tanggal : Diisi sesuai dengan tanggal tanda tangan 2. Formulir Reimbursement PT. TRUST FINANCE INDONESIA, Tbk. PERMOHONAN REIMBURSEMENT Rutin Non Rutin Nama Karyawan : Jabatan : Departemen : Tanggal Claim : BBM Bensin : Biaya Tol : Parkir : Pulsa Handphone : Penggantian Biaya : Kenderaan Motor MO : TOTAL : Terbilang : Diajukan Oleh, Mengetahui, Head Diperiksa, Finance Disetujui, Direksi Universitas Sumatera Utara Departemen Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal Disetujui oleh 2 dari 3 Direksi Keterangan formulir permohonan reimbursement: 1. Rutin : Diisi X apabila pengajuan reimbursement rutin 2. Non Rutin : Diisi X apabila pengajuan reimbursement non rutin 3. Nama Karyawan : Diisi sesuai dengan nama karyawan 4. Departemen : Diisi sesuai dengan departemen yang mengajukan 5. Tanggal Klaim : Diisi sesuai dengan tanggal klaim 6. BBM Bensin : Diisi sesuai jumlah biaya 7. Biaya Tol : Diisi sesuai jumlah biaya 8. Parkir : Diisi sesuai jumlah biaya 9. Pulsa Handphone : Diisi sesuai jumlah biaya 10. Penggantian Biaya Kenderaan Motor MO : Diisi sesuai jumlah biaya 11. Total : Diisi sesuai total reimbursement 12. Terbilang : Diisi sesuai dengan nominal 13. Diajukan oleh, : Diisi sesuai nama dan tandatangan pemohon 14. Mengetahui, : Diisi sesuai nama dan tandatangan head department 15. Diperiksa, : Diisi sesuai nama dan tandatangan keuangan 16. Disetujui, : Diisi sesuai nama dan tandatangan Direksi Universitas Sumatera Utara 17. Tanggal : Diisi sesuai dengan tanggal tandatangan

3. Pengendalian Intern Kas

Pengendalian intern kas yang dilakukan oleh PT. Trust Finance Indonesia, Tbk yaitu:

a. Pengendalian Pengamanan Fisik

1. Alarm pencurian 2. Brankas 3. Satpam perusahaan 4. Akses terbatas terhadap penggunaan uang kasbank 5. Akses terbatas terhadap catatan-catatan akuntansi dan fasilitas computer dengan menggunakan coding system. 6. Pembebanan tanggung jawab yang pasti secara tertulis kepada bagian administrasi bank, kasir, verifikasi, gaji dan upah, serta pajak untuk melaksanakan tugas-tugas sesuai dengan fungsinya.

B. Analisis Hasil Penelitian 1.