commit to user
20 BAB V
HASIL PENGAMATAN
A. Prosedur Pengadaan Barang
Pada bab ini penulis akan membahas mengenai hasil pengamatan terkait dengan prosedur pengadaanpembelian di PT. Kimia Farma cabang
Surakarta. Prosedur pengadaan barang produk Kimia Farma yang diberlakukandilakukan di PT. Kimia Farma cabang Surakarta berdasarkan
SOP Standard Operation Procedur terdiri dari 4 tahapan yaitu sebagai berikut ;
1. Tahap pemesanan barang 2. Tahap pengiriman barang
3. Tahap pengecekan barang 4. Tahap penyimpanan barang
Untuk lebih jelasnya hasil pengamatan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Tahap Pemesanan Barang .Sebelum melakukan pemesanan bagian logistikpembelian dan
manajer logistikkepala gudang melihat stok digudang, bila stok barang digudang hampir habis pembelian barang baru dilakukan sebagimana
dikemukakan oleh Ibu Farah petugas bagian pembelian sebagai berikut “Bila akan membelimemesan barang harus melihat stok barang digudang
bila stok barang akan habis maka akan dilakukan pembeliaan barang”. . Pemesenan barang biasanya berdasarkan surat pesanan yang
dibuat oleh bagian pembelian yang selanjutnya diserahkan kepada manajer logistik untuk mendapatkan persetujuan Manajer logistikkepala gudang
Cara memesan barang harus menggunakan surat pesanan yang berisi jenis dan jumlah barang yang akan dipesan. Setelah surat pesanan jadi dan
dicetak, bagian pembelianlogistik memberikan surat pesanan kepada manajer logistik untuk diteliti apakah barang yang dipesan sudah sesuai
commit to user
dengan stok gudang yang habis, setelah diteliti oleh manajer logistik surat pesanan ditandatangani oleh manajer logistik sekaligus manajer logistik
bertanggung jawab atas pemesenan barang tersebut. Dalam pengadaan barang dilakukan oleh devisibagian logistik gudang. Setelah surat pesanan
dikirim dari bagian logistikpembelian membuat deadline pengiriman barang, biasanya deadline dibuat 1 minggu setelah surat pesanan dikirim.
Setelah surat pesanan sudah jadi dan disetujui maka surat tersebut dikirim melalui sales PT. Kimia Farma Semarang yang sedang mengirim barang
ke PT. Kimia Farma cabang Surakarta. Pengiriman melalui sales bertujuan agar cepat sampai tujuan dan sekaligus menghemat biaya. Sebagaimana
dikemukakan oleh Ibu Farah petugas bagian pembelian sebagi berikut “surat pesanan dikirim melalui sales supaya surat pesanan cepat sampai
tujuan dan selain itu juga menghemat biaya pengiriman”. Bila surat pesanan sudah diterima pihak PT. Kimia Farma
Semarang akan memberikan konfirmasi lewat telepon kepada PT. Kimia Farma cabang Surakarta tentang barang yang dipesan.
2. Tahap Pengiriman Barang
Jika surat pesanan sudah sampai di PT. Kimia Farma Semarang selanjutnya
diproses oleh bagian logistik dan bagian logistik
mengambilkan barang yang sesuai dengan surat pesanan tersebut. Bila ada barang kosong disebabkan stok barang di PT. Kimia Farma Semarang
tidak ada maka barang yang dipesan akan di pending. Bila terjadi stok habis, pihak PT. Kimia Farma Semarang memberikan informasi kepada
PT. Kimia Farma cabang Surakarta bahwa barang yang dipesan tidak adastok
habis. Untuk
menghindari barang
pending bagian
logistikpembelian PT. Kimia Farma cabang Surakarta biasanya langsung membuat kembali surat pesanan yang berbeda untuk memberi informasi
bahwa barang yang dipesan pendingmemesan kembali barang yang tadi tidak ada diganti barang lain. Pengiriman surat pesanan dititipkan sales
commit to user
PT. Kimia Farma Semarang yang sedang mengirim barang pesanan, pengiriman barang pesanan biasanya dikirim melalui jalur darat.
Bila barang yang pending tadi lama tidak dikirim-kirim karena stok barang di PT. Kimia Farma Semarang masih kosong dan harus menunggu
sampai stok ada, maka bagian logistikpembelian harus membuat deadline, biasanya 1 minggu. Bila barang yang dipesan ada biasanya langsung
dikirin 2 hari setelah surat pesanan datang. Untuk pembatalan barang pesanan
dilakukan dengan cara memberitahu kepada PT. Kimia Farma Semarang dengan menggunakan
surat pesanan sebagimana dikemukakan oleh Ibu Farah petugas bagian pembelian sebagai berikut “Bila membatalkan barang pesanan karena
sudah habis waktu yang diberikan, bagian logistikpembelian harus memberitahu kepada PT. Kimia Farma Semarang dengan menggunakan
surat pesanan” 3. Tahap Pengecekan Barang
Pengecekan harus dilakukan bila barang yang dipesan sudah datang, kemudian dari bagian logistikpembelian menemui sales yang
mengirim barang tersebut dan meminta surat pesanan yang dikrimnya untuk dicek.
Pengecekan barang dilakukan bagian logistikpembelian dibantu oleh
karyawan-karyawan juga
dari bagian
gudang. Pengecekanpenyetokan barang biasanya meliputi jumlah dan jenis obat
yang dipesan yang sesuai dengan surat pesanan. Bila tidak sesuai dengan pesanan maka bagian pembelianlogistik harus membuat surat pesanan lagi
yang berisi keterangan barang yang dikirim kurangkelebihan maupun ada kesalahan jenis barang yang dikirim. Menurut pengamatan saya kesalahan
pengiriman barang biasanya terjadi pada jenis barang yang dikirim tidak sesuai dengan surat pesanan, kesalahan seperti ini akan menghambat
dalam penyimpanan barang. Setelah surat pesanan yang baru sudah dibuat
commit to user
dan diberikan kepada sales pengirim, kemudian bagian logistik mengambil surat pesanan yang salah dan melampirkan di surat pesanan yang baru.
Jika barang yang dikirim sudah sesuai dengan surat pesanan kemudian barang siap dimasukkan kedalam gudang yang dilakukan oleh
karyawan-karyawan bagian logistikgudang. 4. Tahap Penyimpanan Barang
Jika barang yang dipesan sudah sesuai dengan surat pesanan kemudian distok dan dimasukkan kedalam gudang oleh bagian logistik.
Dalam penyimpanan barang, barang disendirikandigolongkan menurut jenisnya masing-masing, contohnya : obat yang berbentuk kapsul tempat
sendiri selain itu terdapat juga obat dalam bentuk sirup, jika barang sudah cocok dengan surat pesanan selanjutnya copy surat pesanan tersebut
dimasukkan kedalam arsip oleh bagian logistikpembelian sebagai arsip pembelian
dan sebagai
bukti bila
ada pemeriksaan
arsip pembelianpengadaan dari kantor pusat. Dan yang asli biasanya dibawa
lagi oleh sales pengirim barang sebagai bukti pembelian barang dari kantor cabang.
Setelah semua barang disimpan dan ditempatkan ke tempat masing-masing, lalu dicatat dalam buku potongan. Buku potongan
digunakan untuk mengecekmenghitung obat
yang telah masuk ditambahkan dengan stok lama yang masih ada dan obat yang keluarobat
yang dipesan. Penghitungan stok biasanya dilakukan setiap 1minggu sekali. Cara penghitungan stok obat yaitu jumlah obat yang masih ada
dalam kardus ditambah obat yang sudah ada diluar kardus lalu dibagi dengan jumlah obat setiap kardusnya. Setiap pengambilan barang dari
pemesanretur barang dari pemesan semuanya akan dicatat dalam buku potongan oleh karyawan gudang
Untuk kondisi dan luas gudang penyimpanan barang sudah menunjang untuk penyimpanan barang yang banyak. Dilengkapi
peralatan-peralatan dan ruangan yang memadai untuk melakukan
commit to user
penyimpanan barang. Peralatan-peralatan dan ruangan kusus yang berada digudang adalah sebagai berikut :
1 Rak-rak obat 2 Alat pengukur suhu
Selain peralatan-peralatan, di gudang penyimpanan juga terdapat ruangan khusus yang hanya berisi obat-obat kerasjenis narkotika.
B. Berikut Diagram Alur Pengadaan Barang Kimia Farma di PT. Kimia Farma cabang Surakarta.
Kategori