ISMI MARDHANY R D1509045
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
i
PROSEDUR RETUR BARANG DI
PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION (KFTD) CABANG MANAHAN SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md.) dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
ISMI MARDHANY RACHMAWATI D1509045
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
(2)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
(3)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
(4)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv MOTTO
@
Berusaha semaksimal mungkin disertai doa, syukur dan sabar adalah
penenang hidupku. ( penulis )
@
Janganlah kehilangan rasa percaya diri hanya karena komentar jiwa –
jiwa kecil yang iri dengan kebaikan hidupmu. ( penulis )
@
Tidak ada kata terlambat untuk mengejar cita – cita. ( penulis )
(5)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
PERSEMBAHAN
F
Kedua orang tuaku, Ibuku dan ayahku yang
selalu memberikan semangat dan doa.
F
Kakakku Agus Tri Hananto yang senantiasa
selalu kusayangi dan memberikan dukungan.
F
Seseorang yang spesial, teman-teman dan
Sahabat-sahabatku.
(6)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
PERNYATAAN
Nama : ISMI MARDHANY RACHMAWATI
NIM : D1509045
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “ PROSEDUR RETUR BARANG DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION (KFTD) CABANG MANAHAN SURAKARTA ” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 6 Juni 2012 Yang membuat pernyataan,
(7)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini berjudul ” PROSEDUR RETUR BARANG DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION (KFTD) CABANG MANAHAN SURAKARTA “.
Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat kesuilitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari berbagai pihak, akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si selaku Dosen Pembimbing utama yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini.
2. Bapak Drs.Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Diploma Manajemen Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat menempuh perkuliahan dengan baik.
3. Bapak Prof. Drs. H. Prawito. Phd, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Drs. Rachman Budiana, Apt. MM selaku Branch Manager PT.
Kimia Farma Trading and Distribution.
5. Bapak Suhardi, selaku Kepala Gudang PT. Kimia Farma Trading and Distribution.
6. Bapak Bayu Yunianto, S. Farm. Apt selaku pembimbing peserta magang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution.
(8)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
7. Staff PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Ibu Farah, Mas Muladi, dan Mbak Anna.
8. Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan moral maupun material.
9. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III manajemen administrasi angkatan 2009.
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya, Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis.
Harapan Penulis, Semoga penyusunan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan.
Surakarta, 6 Juni 2012
(9)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
PERSETUJUAN ... ii
PENGESAHAN ... iii
MOTTO ... iv
PERSEMBAHAN ... v
PERNYATAAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
ABSTRAK ... xiii
ABSTRACT ... xiv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 2
C. Tujuan Pengamatan ... 2
D. Manfaat Pengamatan ... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 4
1. Tinjauan Pustaka ... 4
A. Prosedur ……….. ... 4
B. Retur Barang ... 8
C. Prosedur Retur Barang ... 11
2. Metode Pengamatan ... 11
A. Lokasi Pengamatan ... 11
B. Jenis Pengamatan ... 12
C. Sumber Data ... 13 Halaman
(10)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
D. Teknik Pengumpulan Data ... 13
E. Teknik Analisis Data ... 14
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ... 17
A. Gambaran Umum ... 17
B. Visi, Misi, dan Tujuan... 18
C. Budaya Perusahaan di PT. Kimia Farma Trading and Distribution ... 20
D. Susunan Organisasi Bagian Retur Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution ... 20
E. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution ... 24
BAB IV PEMBAHASAN ... 26
A. Prosedur Retur Barang ... 26
B. Diagram Alir Prosedur Retur Barang……….. 33
C. Dokumen Yang Terkait………... 35
D. Fungsi Yang Terkait………... 36
E. Hambatan Prosedur Retur Barang ... 38
BAB V PENUTUP ... 39
A. Kesimpulan ... 39
B. Saran ... 41
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
(11)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
(12)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Gb. 3.1. Struktur Organisasi PT. KFTD…………..……… 25
(13)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii ABSTRAK
ISMI MARDHANY RACHMAWATI, D1509045, PROSEDUR RETUR BARANG DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION CABANG MANAHAN SURAKARTA, Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012, 41 halaman.
Retur barang merupakan pengembalian barang dari konsumen karena barang tidak layak dijual dengan kondisi mendekati expired atau rusak. Untuk dapat mewujudkan perusahaan yang berdedikasi tinggi bagi masyarakat, maka PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) memberikan pelayanan dengan sebaik - baiknya seperti memberikan pelayanan pengembalian barang dagang atau yang biasa disebut dengan retur barang. Tugas Akhir ini bertujuan untuk menggambarkan pelaksanaan Prosedur Retur Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD).
Pelaksanaan pengamatan ini, menggunakan jenis pengamatan deskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan pelaksanaan Prosedur Retur Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Sumber data yang diperoleh dari informan, peristiwa atau aktivitas kemudian juga dari gambar. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah Observasi (Pengamatan), Interview (Wawancara), dan Riset Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan.
Hasil pengamatan yang dilakukan di Bagian Retur Barang, prosedur retur barang meliputi 8 tahap yaitu pengembalian barang, pemeriksaan form FPB, pembuatan rekapitulasi, pengiriman barang, pencocokkan barang, persetujuan nota retur, penerbitan nota retur, penerimaan nota retur ke konsumen. Dari hasil pengamatan prosedur retur barang sudah berjalan lancar tetapi masih ada hambatan-hambatan seperti pemberitahuan form FPB ke kantor cabang sering terlambat dan pengiriman barang yang tidak tepat waktu. Terkait dalam tahap pengiriman barang masih ada hambatan yaitu pengiriman yang sering tidak tepat waktu.
Adapun saran yang diberikan penulis untuk mengatasi hambatan dalam prosedur retur barang yaitu sebaiknya antara kantor cabang dengan kantor pusat tercipta kerjasama yang baik.
(14)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiv ABSTRACT
CANDRA AGUSTA IFAN ISYA’I, D1507088, DYNAMIC MANAGEMENT OF ARCHIVES IN OFFICE ON ARCHIVES AND LIBRARY CITY SURAKARTA, Final Study Program Administrative Management Diploma Program Faculty of Social and Political Science, Sebelas Maret University Surakarta, 2010, 50 page
In a very important organization of documents or archives, for archives as the memory center and source of information in order to conduct planning activities, analysis and responsible. This observation aims to find out how active archives and records management in the Office of the City Library and Archive staff only.
This research is a qualitative descriptive, namely to describe a number of data obtained from the Office of Library and Archive Surakarta which is then processed and analyzed so that conclusions can be drawn from these observations. In the analysis data using of qualitative descriptive method in determining methods of data analysis, conducted by observation, interviews, documentation and set the standard and the position of elements with one another so that they can be analyzed and pull in the conclusion.
Results of analysis of observations made in the Office of Surakarta City Archives and Library, the author concludes that active management of archives and records at the Archives and Library of Surakarta in accordance with prescribed procedures, and conducted by personnel who are experts in the field. But the existence of barriers that cause the active management of archives and records at the Archives and Library of Surakarta less than optimal. This is due to inhibiting factors include: lack of human resources to manage archives in the Office of Library and Archive Surakarta, places or buildings for the structuring and management of the archive is still not adequate, supporting facilities such as computer archives, fan, air conditioning and phone has not been fulfilled properly. These things hinder the creation of archives and records management optimization is active in the Archives and Library of Surakarta.
Results from these observations concluded that the archive is managed dynamically active in the Office of Surakarta City Archives and Library management is correct and in accordance with the procedures specified, but the process is not optimal due to the management of the factors inhibiting the archives and records management cause active in the Office of Archives and Library Surakarta city has not effectively enforced.
(15)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1 B A B I
P E N D A H U L U A N
A. Latar Belakang
PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah perusahaan publik sekaligus Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang berkomitmen penuh untuk melaksanakan tata kelola perusahaan yang baik sebagai suatu kebutuhan sekaligus kewajiban sebagaimana diamanatkan Undang-undang No. 19 Tahun 2003 tentang BUMN.
Untuk dapat mewujudkan perusahaan yang berkualifikasi baik dan berdedikasi tinggi bagi masyarakat, maka PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) memberikan pelayanan dengan sebaik - baiknya seperti memberikan pelayanan pengembalian barang dagang atau yang biasa disebut dengan retur barang sesuai prosedur – prosedur yang terdapat di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) tersebut.
Retur barang adalah pengembalian barang dagang yang disebabkan karena barang sudah expired atau rusak, kesalahan pengiriman, ataupun jumlah barang yang tidak sesuai dengan pemesanan.
Pentingnya retur barang ini didalam PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) yaitu sebagai pedoman dalam mengembalikan barang produk KF yang rusak atau expired agar kualitas persediaan barang di cabang terjamin dan para konsumen bisa lebih puas dengan produk KF.
Retur barang diberikan kepada para konsumen untuk membantu dalam pengembalian barang yang hampir expired atau rusak. Untuk menunjang kelancaran penanganan retur barang, perlu ditetapkan Prosedur Retur Barang yang efisien. Dengan kata lain, terdiri dari tahap demi tahap proses yang
(16)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
saling berkesinambungan. Berdasarkan pengamatan yang diperoleh penulis, retur barang dilaksanakan dalam jangka waktu 3 bulan sebelum ED.
Dalam pengurusan retur barang, diperlukan prosedur yang dilakukan secara sistematis untuk mewujudkan kepuasaan para pelanggan atau konsumen. Dengan kata lain, terdiri dari tahap demi tahap proses yang saling berkesinambungan.
Berdasarkan uraian tersebut, penulis tertarik untuk menyusun tugas akhir yang berjudul “ PROSEDUR RETUR BARANG DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION CABANG MANAHAN ”
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah
” Bagaimana prosedur retur barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan ? “
C. Tujuan Pengamatan
Dalam pelaksanaan suatu kegiatan, pada dasarnya mempunyai tujuan – tujuan tertentu. Demikian pula dalam pengamatan ini yang mempunyai tujuan sebagai berikut :
1. Tujuan Operasional
Untuk mengetahui gambaran tentang prosedur retur barang dagang PT. Kimia Farma Trading and Distribution.
2. Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis, pembaca, maupun bagi PT. Kimia Farma Trading and Distribution, baik sebagai
(17)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
pengetahuan, masukan dan bahan pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan prosedur retur barang dagang di perusahaan tersebut, sehingga dapat membenahi kekurangan dan menyempurnakan pelayanan yang diberikan.
3. Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi tugas akhir untuk memperoleh sebutan Ahli Madya (A. Md) pada program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret.
D. Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut : 1. Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan
langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di bangku kuliah.
2. Untuk mengetahui prosedur retur barang dagang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta.
3. Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan memnyempurnakan kegiatan penerimaan barang dagangan agar dapat memajukan perkembangan instansi yang bersangkutan.
(18)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4 B A B II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1. TINJAUAN PUSTAKA
A. PROSEDUR
1. Pengertian Prosedur
Kata prosedur berasal dari bahasa inggris yaitu ” procedure”. Menurut Kamus Inggris Indonesia, John M. Echols dan Hassan (1995: 448) procedure berarti cara jalan, tata cara yang tepat, aturan ketentuan yang dipakai. Akan tetapi kata procedure tersebut lazim digunakan dalam kosa kata bahasa Indonesia yang dikenal dengan kata prosedur.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1989:703) prosedur diartikan sebagai berikut:
a. Tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktifitas.
b. Metode langkah demi langkah secara eksak dalam memecahkan suatu problem.
Pengertian prosedur menurut Moekijat dalam Kamus Management (1984: 475-476) adalah sebagai berikut:
a. Prosedur-prosedur memberikan urutan menurut waktu
(chronologis) kepada tugas-tugas yang menentukan jalan dari serangkaian tugas-tugas demikian dalam kebijaksanaan-kebijaksanaan dan ke arah tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.
(19)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
b. Suatu prosedur adalah serangkaian dari pada tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan.
c. Urutan secara chronolgis (menurut waktu) dari pada tugas-tugas ini merupakan ciri dari pada setiap prosedur. Biasanya suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing-masing tugas harus diselesaikan.
d. Prosedur-prosedur menggambarkan cara atau metode dengan mana pekerjaan akan diselesaikan.
Dalam Intisari Manajemen, Harold koontz (1989: 124) menjelaskan bahwa prosedur adalah rencana yang menetapkan suatu metode penanganan yang dibutuhkan untuk aktivitas-aktivitas yang akan datang. Ia merupakan pedoman untuk bertindak, bukan untuk berpikir, dan ia menguraikan cara yang tepat untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu. Ia merupakan urut-urutan kronologis dan tindakan-tindakan yang dibutuhkan.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran prosedur merupakan suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan pada suatu perusahaan. ( The Liang Gie, 2000 : 187 )
Berdasarkan dari beberapa pendapat pendapat diatas, maka dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan serangkaian tugas atau metode yang saling berhubungan yang merupakan urutan waktu dan cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan. Suatu prosedur tidak dapat berdiri sendiri karena sudah merupakan suatu kebulatan dimana faktor-faktor didalamnya saling mempegaruhi dan mempunyai ketergantungan satu sama lain, karena dalam kehidupan organisasi manusia bukanlah suatu individu yang lepas dari satu sama lain namun terjalin dalam suatu format
(20)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
kerjasama guna mencapai tujuan pribadi dan tujuan organisasi dimana ia berada.
2. Manfaat Prosedur
Menurut Ida Nuraida ( 2008 : 36-37 ) prosedur sangat bermanfaat bagi tingkat manajerial maupun non manajerial dalam melaksanakan fungsi manajerial pada setiap devisi.
Manfaat prosedur antara lain : a. Planning – controling
· Mempermudah dalam mencapai tujuan.
· Merencanakan secara seksama mengenai beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai.
· Menghindari pemborosan atau mempermudah penghematan
biaya.
· Mempermudah pengawasan yang berkaitan dengan hal-hal
yang seharusnya dilakukan dan sudah dilakukan, menilai apakah pelaksaan pekerjaan sudah sesuai dengan prosedur atau tidak.
Apabila pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai dengan prosedur maka perlu diketahui penyebabnya hal ini dilakukan sebagai bahan masukan dalam tindakan koreksi terhadap pelaksanaan atau revisi terhadap prosedur. Dengan adanya prosedur yang telah dilakukan maka dapat disampaikan proses umpan balik yang membangun.
b. Organizing
· Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan, mengenai :
(21)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
· Bagaimana tanggung jawab setiap prosedur pada masing-masing devisi, terutama pada saat melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan bagian-bagian lain.
· Bagaimana proses penyelesaian suatu pekerjaan.
· Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekerjaan
kantor serta dokumen kantor yang diperlukan.
· Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih
baikdan lebih lancar serta menciptakan konsistensi kerja.
c. Staffing – leading
· Membantu atasan dalam memberikan training atau dasar-dasar instruksi kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama. Prosedur mempermudah orientasi pegawai baru. Sedangkan bagi pegawai lama training juga diperlukan apabila pegawai lama harus menyesuaikan diri dengan metode dan teknologi yang baru. Dengan demikian pegawai akan terbiasa dengan prosedur-prosedur yang baku dalam suatu pekerjaan rutin di kantor yang berisi tentang cara kerja dan kaitannya dengan tugas lain.
· Atasan perlu mengadakan conselling bagi bawahan yang
bekerja tidak sesuai dengan prosedur. Penyebab
ketidaksesuaian harus diketahui dan atasan dapat
memberikan pengarahan yang dapat memotivasi pegawai agar mau memberikan kontribusi yang maksimal bagi perusahaan.
(22)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
3. Prinsip dan Pentingnya Prosedur
Prosedur kerja membuat pekerjaan kantor dapat dilaksanakan lebih lancar, sehingga waktu penyelesaian lebih cepat. Prosedur kerja juga memberikan pengawasan lebih baik tentang apa dan bagaimana suatu pekerjaan telah dilakukan.
Prosedur kerja menjadikan setiap bagian berkoordinasi dengan bagian lain. Dengan adanya prosedur kerja maka pekerjaan dapat dikendalikan dengan baik dan tentu hal tersebut akan membuat penghematan yang besar bagi perusahaan.
Prinsip-prinsip prosedur harus sederhana, tidak terlalu rumit dan berbelit-belit. Prosedur kerja yang baik akan mengurangi beban pengawasan karena penyelesaian pekerjaan telah mengikuti langkah-langkah yang ditetapkan. Prosedur kerja yang ditetapkan haruslah prosedur yang telah teruji bahwa prosedur tersebut mencegah penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu. Artinya, prosedur harus memperhatikan arus pekerjaan.
Prosedur dibuat fleksibel, artinya bisa dilakukan perubahan jika terjadi hal-hal yang sifatnya mendesak.
B. RETUR BARANG
1. Pengertian Retur Barang
Menurut Mulyadi (2001:229), retur barang adalah
pengembalian barang dari konsumen karena tidak layak dijual dengan kondisi mendekati expired atau rusak. Pada dasarnya retur memang bukan hal yang merugikan, bahkan untuk kondisi tertentu dapat memperbaiki keadaan, misalnya overstock. Retur ini seringkali terjadi di dalam suatu perusahaan.
(23)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
2. Jenis – jenis Retur Barang
· Retur Pembelian
Retur Pembelian merupakan dokumen yang berisi data - data item barang yang dikembalikan kepada penjual karena kondisi tertentu misalnya berlebihan atau cacat / rusak. Retur pembelian bisa dilakukan dengan tunai dan kredit sesuai dengan kebutuhan perusahaan
Tipe Retur Pembelian :
1. Retur Pembelian Cash
Retur Pembelian Cash kepada penjual hanya digunakan jika
telah terdapat faktur pembelian secara cash, hal ini
dimungkinkan untuk validasi data hutang. Sehingga ketika melakukan proses retur Pembelian akan manambah Saldo Kas dan Barang Inventory akan berkurang.
2. Retur Pembelian Credit
Retur Pembelian Credit pada dasarnya digunakan untuk menyeimbangkan Nota faktur pembelian kredit sebagai Potong Hutang, sehingga dari Nota retur Pembelian Credit dapat digunakan sebagai alat Bayar Hutang pada penjual (Bayar Hutang dengan Potong Nota retur)
· Retur Penjualan
Menurut Mulyadi (2001:233), retur penjualan merupakan “ kegiatan yang terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan ”. Barang dagangan yang telah terjual ada kemungkinan akan dikembalikan oleh pembeli karena alasan kerusakan atau cacat.
(24)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
Jika penjualan dilakukan secara kredit, maka biasanya pihak penjual akan menyampaikan nota kredit ke pelanggan. Nota kredit ini berisi jumlah barang yang akan dikredit ke pelanggan serta akan mencantumkan alasan pengkreditan tersebut. Terjadinya retur penjualan dapat berdampak pada tingkat kredibilitas pelanggan kepada perusahaan khususnya jika kesalahan adalah dari pihak perusahaan.
Adapun fungsi yang terkait dalam retur penjualan adalah bagian penjualan, penerimaan gudang, dan akuntansi. Tahapan sistem retur penjualan adalah sebagai berikut :
a. menerima pemberitahuan mengenai pembelian barang yang telah dibeli pelanggan.
b. pemeriksaan kondisi barang yang dikembalikan
c. pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya
persediaan
d. membuat laporan dan mengevaluasi transaksi retur penjualan Informasi yang dibutuhkan manajemen atas transaksi retur penjualan, menurut Mulyadi ( 1993 : 233 ) adalah sebagai berikut 1. jumlah rupiah retur penjualan menurut jenis produk atau
kelompok produk selama jangka waktu tertentu. 2. jumlah berkurangnya piutang karena retur penjualan
3. jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli 4. nama dan alamat pelanggan
5. kuantitas harga yang dikembalikan
Berdasarkan uraian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa retur barang merupakan pengembalian barang dagang dari konsumen karena barang tidak layak dijual atau mendekati expired atau rusak, dimana PT.
(25)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) lebih mengutamakan pada retur penjualan.
C. PROSEDUR RETUR BARANG
Prosedur retur barang merupakan serangkaian tahap atau metode yang saling berhubungan dalam pengembalian barang dagang dari konsumen karena barang tidak layak dijual dan konsidi mendekati expired atau rusak yang mengutamakan pada retur penjualan.
Prosedur Retur Barang pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) menurut Standard Operating Procedure (SOP) meliputi 8 tahap, yaitu :
1. Pengembalian Barang
2. Pemeriksaan Form FPB
3. Pembuatan Rekapitulasi 4. Pengiriman Barang 5. Pencocokkan Barang 6. Persetujuan Nota Retur 7. Penerbitan Nota Retur
8. Penerimaan Nota retur ke konsumen
2. METODE PENGAMATAN
Berdasarkan dari perumusan masalah yaitu untuk mengetahui prosedur retur barang dagang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) Cabang Manahan Surakarta dan kendala yang di hadapi, maka dalam pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah prosedur untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang bersangkutan, antara lain :
(26)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
1. Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta.
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai berikut : a. Lokasi tersebut merupakan tempat magang.
b. Di dalam lokasi tersebut terdapat prosedur retur barang dagangan yang
akan dikaji dalam pengamatan ini.
c. Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan dilokasi tersebut.
2. Jenis Pengamatan
Berdasarkan pengamatan yang hendak dicapai, pengamatan ini lebih menitik beratkan pada pengamatan lapangan yaitu pengamatan yang dilakukan dengan cara datang langsung di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) Cabang Manahan Surakarta untuk memperoleh gambaran instansi yang menjadi objek pengamatan secara umum dan informasi yang diperlukan sesuai obyek pengamatan. Disamping itu juga, data yang diperoleh dari belajar mengerjakan tugas-tugas. Dalam hal ini obyek pengamatan adalah PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) Cabang Manahan Surakarta. Bentuk pengamatan yang digunakan adalah pengamatan diskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik. Dimana pengamatan yang dilakukan terbatas pada usaha untuk mengungkapkan suatu masalah, keadaan atau peristiwa sebagaimana adanya sehingga bersifat sekunder menggunakan fakta. Pengamatan kualitatif studi kasusnya mengarah pada pendiskripsian secara rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan studinya.
(27)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
3. Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari : a. Informan
Data yang diperoleh langsung melalui wawancara dan observasi yang kemudian diolah sendiri oleh penulis. Cara penyajian informasi yang terbuka dan mengikuti selera informan ini menuntut kemampuan khusus bagi para penulis di dalam pengumpulan data untuk bisa secara lentur dan juga kritis dalam memahami informasi yang memang penting yang secara langsung berdampak pada kemantapan kualitas pengamatannya.
b. Dokumen
Diperoleh mencatat data-data yaitu mengenai syarat-syarat retur barang, dokumen yang berkaitan dengan retur barang, prosedur retur barang sesuai Standard Operating Procedure (SOP), dan arsip-arsip yang ada di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) yang dapat mendukung kajian pengolahan data.
4. Teknik Pengumpulan Data
a. Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara dan informan. Wawancara yang dilakukan penulis pada pengamatan ini adalah wawancara tidak terstruktur yang disebut wawancara mendalam ( in-depth interview ) dimana pertanyaan yang diajukan bersifat “ open-ended“ dan mengarah pada kedalaman informasi, serta dilakukan dengan cara yang tidak secara formal terstruktur.
b. Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif, dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat, tetapi memainkan
(28)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang berkaitan dengan penelitian. Teknik observasi ini memberikan kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama penelitian. Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek pengamatan. Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat adalah prosedur retur barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD).
5. Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini, pengamat menggunakan Teknik Analisis Interaktif, yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang berkaitan dengan topik pengamatan. Pertanyaan yang diajukan kepada objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang ingin diperoleh.
Teknik Analisis Data meliputi : a. Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakan transformasi data yang muncul dari catatan-catatan lapangan. Langkah-langkah yang dilakukan adalah menajamkan analisis, menggolongkan atau pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian singkat, mengarah, membuang yang tidak perlu dan mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya dapat ditarik dan diverifikasi. Adapun data yang direduksi antara lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian. Kemudian masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi menurut sistematikanya.
(29)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
b. Sajian Data
Setelah data direduksi, langkah selanjutnya adalah penyajian (display) data. Penyajian data merupakan analisis merancang deretan dan kolom sebuah matriks untuk data kualitatif dan menentukan jenis serta bentuk data yang dimasukkan kedalam kotak-kotak matriks. Penyajian data diarahkan agar data hasil reduksi terorganisasikan dan tersusun dalam pola hubungan, sehingga semakin mudah dipahami. Penyajian data dapat dilakukan dalam bentuk uraian naratif, bagan, hubungan antar kategori, diagram alur ( flow chart ), dan sebagainya. Penyajian data dalam bentuk tersebut akan mempermudah peneliti memahami apa yang terjadi dan merencanakan kerja penelitian selanjutnya. c. Penarikan simpulan / verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau memahami makna/arti, keteraturan, pola-pola, penjelasan, alur sebab akibat atau proposisi. Penarikan kesimpulan sebenarnya hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh. Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data yang harus diuji kebenarannya, kekokohannya, dan kecocokannya yaitu yang merupakan validitasnya. Pada saat menarik kesimpulan awal, biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung tahap pengumpulan data berikutnya.
(30)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
Bagan 1.1
Model Analisis Interaktif ( HB. Sutopo, 2002 : 96 ) PENGUMPULAN
DATA
REDUKSI
DATA
SAJIAN
DATA
PENARIKAN SIMPULAN / VERIFIKASI
(31)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17 B A B III
DESKRIPSI LOKASI
A. Gambaran Umum
PT. Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) adalah anak perusahaan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. yang didirikan berdasarkan akta pendirian No. 07 tanggal 4 Januari 2003 yang dibuat di hadapan Notaris Ny. Imas Fatimah, S. H di Jakarta dan telah diubah dengan akta No. 42 tanggal 22 April 2003 yang dibuat di hadapan Notaris Nila Noordjasmani Soeyasa Besar, S. H . Akta ini telah mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman dan Hak Manusia Republik Indonesia dengan surat keputusan No : C-09648 HT.01.01 TH 2003 tanggal 1 Mei 2003. Sesuai dengan anggaran dasarnya, maksud dan tujuan perusahaan ialah melakukan usaha dalam bidang Distribusi dan Perdagangan. Saat ini jumlah cabang PT. KFTD sampai dengan akhir tahun 2010 adalah 43 cabang.
Tabel 3.1 :
Kondisi Kinerja Keuangan PT. KFTD 2007 – 2010
Uraian 2007 2008 2009 2010
Penjualan 100.00 % 100.00 % 100.00 % 100.00 %
HPP 87. 94 % 87. 61 % 88. 40 % 88. 02 %
Biaya 11. 14 % 10. 57 % 11. 29 % 11. 28 %
Laba 0. 62 % 1. 38 % 10. 17 % 0. 46 %
Jumlah prinsipal dan pertumbuhan pasar farmasi di Indonesia yang semakin berkembang merupakan pasar yang sangat potensial bagi perusahaan yang
(32)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
bergerak dibidang distribusi dan perdagangan produk farmasi dan alat kesehatan. Sebagai anak perusahaan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. dengan 43 cabang, kinerja PT. KFTD dipandang masih belum optimal (rendahnya rasio laba terhadap penjualan) dan karenanya perlu ditingkatkan agar nilai pemegang saham (Shareholder Value) lebih meningkat di masa mendatang. Potensi untuk meningkatkat shareholder value secara signifikan dipandang masih cukup besar dan untuk mencapainya PT. KFTD perlu melakukan transformasi.
B. Visi, Misi dan Sasaran
1. Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu organisasi harus dibawa dan berkarya, agar tetap konsisten dan dapat eksis, antisipatif, inovatif dan produktif. Visi juga merupakan suatu gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi.
Visi PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah :
“ Menjadi perusahaan terkemuka dibidang distribusi dan perdagangan produk kesehatan ( to be the greatest trading and
distribution company ) “
2. Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya visi yang dicita-citakan. Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok fungsi dari organisasi. Misi PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah:
(33)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
· Meningkatkan jumlah jaringan distribusi produk kesehatan baik
produk sendiri maupun principal pihak ketiga.
· Meningkatkan perdagangan dan pengadaan produk kesehatan di pasar
institusi.
· Meningkatkan perdagangan alkes dan diagnostik keagenan atau
private label. 3. Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan dicapai/ dihasilkan secara nyata oleh suatu perusahaan pada kurun waktu tertentu (satu tahun, satu semester, tiga bulan dsb.). Sejalan dengan tujuan yang telah disebutkan di atas, maka sasaran PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah :
• Memiliki jaringan distribusi sebanyak 60 cabang pada tahun 2015; • Memiliki 4 portofolio produk ( farmasi, alat kesehatan, reagensia, dan
diagnostika );
• Memiliki sistim informasi yang terintegrasi pada tahun 2012; • Memiliki supply chain yang efisien dan efektif;
• Memperoleh pertumbuhan penjualan rata – rata 16, 89 % per tahun;
• Memperoleh harga pokok penjualan < 88 % ( 2011 – 2013 ) dan < 87 % ( 2014 – 2015 );
• Memperoleh efisiensi biaya < 10 % ( 2011 – 2013 ) dan < 9 % ( 2014 – 2015 );
• Memperoleh laba bersih 1,15 – 2,5 % ( 2011 – 2013 ) dan > 3 % ( 2014 – 2015 )
(34)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
C. Budaya Perusahaan PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) Cabang Manahan
1. Innovative (I)
Adalah memiliki budaya berfikir out the box dan membangun produk unggulan.
2. Customers First (C)
Adalah mengutamakan pelanggan sebagai mitra atau rekan kerja.
3. Accountability (A)
Adalah bertanggung jawab atas kepercayaan yang dipercayakan oleh perusahaan dengan memegang teguh profesionalisme, integritas, dan kerja sama.
4. Responsibility (R)
Adalah memiliki tanggung jawab pribadi untuk bekerja tepat waktu, tepat sasaran, dan dapat diandalkan.
5. Eco Friendly (E)
Adalah menciptakan dan menyediakan baik produk maupun jasa layanan yang ramah lingkungan.
D. Susunan Organisasi Bagian Retur Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) Cabang Manahan
1. Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Retur Barang
Bagian Retur Barang mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu para konsumen dalam mengembalikan barang yang hampir expired atau rusak.
(35)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
2. Susunan Organisasi Bagian Retur Barang a. Kepala Cabang / Branch Manager
· Mengimplementasikan Visi dan Misi perusahaan cabang yang
dipimpin;
· Memastikan setiap perusahaan/bagian yang bekerja sebagaimana
seharusnya, sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan; · Menyusun strategi untuk pencapaian target yang diberikan oleh
perusahaan.
· Memiliki wewenang untuk mengambil keputusan dan kebijakan dalam memperlancar operasi perusahaan.
· Memeriksa laporan yang akan dikirim kekantor pusat dan laporan
tersebut dipertanggung jawabkan.
b. Manajer Logistik
· Bertanggung jawab atas keadaan barang yang ada di gudang.
· Bertanggung jawab atas barang yang masuk dari produksi / supplier.
· Membuat jadwal pengiriman, penerimaan, dan retur terhadap barang – barang.
· Membuat laporan logistik.
· Bersama administrasi melakukan stok opname dan retur barang
setiap bulannya
c. Asman Distribusi
· Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan
mengendalikan aktivitas pendistribusian barang yang diterima dari perusahaan lain dan barang yang akan didistribusikan ke perusahaan lain;
(36)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
· Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan
mengendalikan aktivitas-aktivitas, seperti: Pengiriman dan
penerimaan barang, pendistribusian barang dan
pendistribusian barang baik daerah solo maupun luar solo; · Melakukan evaluasi dan menindaklanjuti perbaikan operasi
penerimaan dan pengiriman barang;
· Bertanggung jawab terhadap seluruh proses penerimaan
pendistribusian ke bagian processing dan proses pengiriman, pendistribusian barang;
· Membuat laporan rekapitulasi;
· Mengelola sumber daya Sub Bagian Distribusi Terima dan kirim;
· Melaksanakan pengawasan melekat pada Sub Bagian Distribusi
Terima dan kirim;
· Membuat dan menandatangani pembukuan/neraca harian Sub
Bagian Distribusi Terima dan kirim;
· Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer
Distribusi.
d. Supervisor Logistik
· Melaksanakan pergudangan barang-barang
·Mengecek baik buruknya barang yang akan dijual ke konsumen
·Mengantar barang yang telah dipesan oleh konsumen
·Mengatur, mengelola, dan melaksanakan administrasi keuangan berdasarkan pedoman dan kebijakan serta prinsip-prinsip keuangan
·Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan pengawasan
pengadaan barang dan jasa
·Menerima dan menyimpan barang di gudang
(37)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
e. Supervisor Transito In
· Menerima barang pengembalian dan mencocokkan dengan FPB.
· Bila sudah cocok, mengkonfirmasikan ke cabang bahwa barang
telah diterima.
· Membuat laporan ke Manager Logistik untuk menerbitkan Nota
Retur.
f. Supervisor Transito Out
· Menerbitkan Nota Retur Rangkap 4
g. Pelaksana Gudang
· Melakukan penerimaan barang masuk dan pengeluaran barang
yang dipesan
· Memelihara barang – barang dengan sebaiknya
· Mengisi kartu stok pada saat barang masuk dan mengisinya sesuai dengan stok barang masuk dan barang keluar
· Mengecek barang masuk dan pengambilan barang yang dipesan
Tugas dan kegiatan utama bagian gudang : a. Koordinator gudang:
ü Bertanggung jawab kepada kepala cabang
ü Mengkoordinir petugas gudang dan pengantar barang
ü Bertanggung jawab terhadap keluar masuk barang
ü Bertanggung jawab terhadap keamanan barang
b. Petugas Gudang :
(38)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
ü Menerima dan menyimpan barang atas instruksi dari
coordinator gudang
E. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD)
Untuk lebih jelasnya struktur organisasi di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) dapat dijelaskan dalam diagram berikut ini.
(39)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
(40)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26 B A B IV
P E M B A H A S A N
A. PROSEDUR RETUR BARANG
Dalam pengamatan ini, penulis lebih memfokuskan pada prosedur retur barang di lingkungan PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD).
Setiap kegiatan pasti mempunyai prosedur atau urut-urutan langkah dalam penyelesaian. Begitu juga dengan prosedur retur barang di lingkungan PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD).
Menurut pengamatan kami, Prosedur Retur Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) menurut Standard Operating Procedure (SOP) meliputi 8 tahap, yaitu :
1. Pengembalian Barang
Pada tahap pengembalian barang dari konsumen yang komplain dikarenakan barang tidak sesuai dengan yang diharapkan. Ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh konsumen yang komplain, antara lain :
a. Retur dapat dilakukan jika barang cacat atau kesalahan barang yang tidak sesuai dengan yang dipesan;
b. Retur hanya bisa dilakukan 1 kali dalam satu pesanan;
c. Retur barang yang mendekati ED dapat dilakukan dalam jangka waktu maksimal 3 bulan / 6 bulan. Apabila barang tersebut masih dalam 1 box boleh dikembalikan, tetapi apabila barang sisa setengah tidak
(41)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
boleh dikembalikan karena PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) menjual barang secara utuh.
d. Retur hanya bisa dilakukan jika barang yang diterima mengalami cacat/rusak, kesalahan barang yang dipesan;
e. Barang yang akan diretur harus tetap memiliki label merk, dan belum pernah dipakai oleh pelanggan beraktivitas (hanya untuk dicoba/test pakai saja), karena rusak/cacat yang disebabkan pemakaian, baik yang disengaja maupun tidak, tidak dapat diretur;
f. Retur barang karena cacat/rusak hanya dapat ditukar dengan yang sama persis.
Jika persyaratan diatas sudah dipenuhi, maka konsumen dapat mengembalikan barang ke kantor cabang melalui outlet atau salesman yang datang ke tiap-tiap outlet. Kemudian bagian supervisor logistik akan menerima dan menyimpan barang yang telah dikembalikan dari outlet tersebut. Kemudian supervisor logistik akan membuat Form FPB dan barang itu akan dilaporkan ke kantor pusat yang berada di Jakarta Timur dengan memakai Form Pengembalian Barang (FPB) yang mencantumkan :
ü Nama Barang
ü Kemasan
ü Jumlah
ü No. batch dan ED
ü Ex NPI/Invoice
ü Ex Principal
ü Keterangan penyebab pengembalian barang
Pada tahap pengembalian barang ini, mnurut pengamatan penulis, konsumen yang komplain ke PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) karena disebabkan beberapa faktor seperti dibawah ini :
(42)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
a. Kesalahan dalam Pengiriman
Contoh : Apotik Padma memesan obat Piroxicam 10mg yang
berjumlah 20 box tetapi yang diterima Piroxicam 20mg. Dalam 1 bulan ada 3 outlet yang komplain karena salah pengiriman. Pada waktu pengemasan ke dalam plastik petugas gudang kadang kurang teliti memasukkan barang ke plastik.
b. Kadaluarsa / ED
Adalah batasan waktu yang dianjurkan oleh industri farmasi terhadap keamanan produk yang dihasilkan masih memenuhi persyaratan sesuai fungsinya.
Contoh : RS. Kasih Ibu memesan obat Paracetamol 1000 tablet. Setelah obat itu diterima ternyata obat tersebut mendekati ED.
Dalam 1 bulan ada 5 outlet yang sering komplain terhadap barang yang diterimanya karena barang tersebut mendekati ED.
c. Kemasan
Adalah wadah atau tempat yang digunakan untuk menutupi bahan jadi tersebut. Kemasan ini dapat rusak diakibatkan oleh pemindahan dari satu tempat ke tempat yang lain, temperatur atau cuaca lingkungan sekitar. Jika kemasan rusak, maka barang didalamnya akan rusak atau berdampak negatif bagi penggunanya.
Contoh : TO. 75 memesan obat Decolgen yang dalam kemasan
obat tersebut tidak layak dikonsumsi / rusak.
Dalam 1 bulan ada 2 outlet yang komplain akan barang yang diterimanya karena barang tersebut dalam kemasannya sudah rusak. Dari contoh – contoh diatas, faktor penyebab yang seringkali terjadi yaitu kadaluarsa / ED sehingga membuat para konsumen menginginkan untuk
(43)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
meretur barang – barang tersebut ke PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD).
2. Pemeriksaan Form FPB
Pada tahap pemeriksaan Form FPB, setelah form FPB dibuat oleh bagian Supervisor Logistik kemudian Form FPB tersebut akan dikirim ke bagian Manager Logistik yang berada di kantor pusat. Pengirimannya ini melalui fax. Tetapi terlebih dahulu Form FPB akan diserahkan ke bagian Branch Manager untuk diperiksa kebenarannya.
Berdasarkan pengamatan penulis, dalam tahap ini sering mngalami kendala yaitu dari kantor pusat sering telat memberi pemberitahuan apakah Form FPB tersebut sudah diterima atau belum. Dari kendala tersebut, bagian supervisor logistik di kantor cabang harus menanyakan lagi ke kantor pusat dan memastikan kalau form FPB telah diterima.
3. Pembuatan Rekapitulasi
Pada tahap pembuatan rekapitulasi, setelah form FPB dikirim ke kantor pusat kemudian form FPB akan diterima oleh bagian Asman Distribusi yang berada di kantor pusat kemudian bagian Asman Distribusi membuat rekapitulasi. Yang dimaksud rekapitulasi yaitu rincian tentang barang – barang yang akan di retur. Setelah rekapitulasi dibuat kemudian hasil rekapitulasi tersebut akan dilaporkan ke bagian Manager Logistik di kantor pusat untuk mendapatkan persetujuan FPB. Pada tahap ini pelaksanaannya lancar dan tidak ada kendala sedikitpun.
4. Pengiriman Barang
Pada tahap pengiriman barang, tahapan ini dilakukan setelah FPB disetujui oleh Manager Logistik yang berada dikantor pusat, kemudian bagian Supervisor Logistik mendapat informasi dari kantor pusat untuk
(44)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
mengirimkan barang yang diretur tersebut ke kantor pusat dengan menggunakan FPB yang telah disetujui tadi. Pengiriman barang ini dilakukan melalui fax.
Berdasarkan pengamatan penulis, dalam tahap pengiriman barang seringkali terjadi kendala yaitu pengirimannya tidak tepat waktu karena pada fax tersebut pengirimannya kadang ditunda sehingga membuat kantor pusat menunggu barang tersebut. Apabila pengiriman sering terlambat maka pembuatan nota retur juga akan lama. Jadi bagian supervisor logistik masih harus memastikan apakah barang tersebut sudah diterima oleh kantor pusat.
5. Pencocokkan Barang
Pada tahap pencocokkan barang, setelah supervisor logistik mengirim barang tersebut ke kantor pusat, tahap selanjutnya Transito - In dikantor pusat akan menerima barang pengembalian tersebut kemudian mencocokkannya dengan FPB sesuai no. batch dengan barang tersebut. No. batch yaitu nomor produksi / registrasi keluaran dari pabrik. Bila sudah cocok, barang yang telah diterima oleh kantor pusat tersebut akan dikonfirmasikan ke kantor cabang. Kemudian Transito – In dikantor pusat membuat laporan ke Manager Logistik agar menerbitkan nota retur.
Berdasarkan pengamatan penulis, pada waktu mengkonfirmasikan barang tersebut ke kantor cabang kadang terjadi kendala yaitu dalam pemberitahuannya sering telat sehingga juga akan menghambat pembuatan nota retur.
6. Persetujuan Nota Retur
Yang dimaksud Persetujuan Nota Retur yaitu meminta persetujuan ke bagian Manager Logistik untuk menerbitkan nota retur. Persetujuan nota retur dilakukan jika ada kebenaran tentang isi nota retur itu yang isinya antara lain keadaan barang yang akan diretur, jumlah
(45)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
barang, apakah akan diretur, waktu untuk retur barang (3 bulan/ 6 bulan sebelum ED). Setelah ada kebenaran tersebut kemudian bagian Manager Logistik yang berada dikantor pusat akan memberikan persetujuan nota retur dan bagian Manager Logistik akan memerintahkan Transito – Out untuk menerbitkan Nota Retur untuk dikirim ke kantor cabang.
7. Penerbitan Nota Retur
Pada tahap penerbitan nota retur, setelah bagian Manager Logistik memberikan persetujuan nota retur kemudian Transito – Out yang berada dikantor pusat akan menerbitkan nota retur dengan rangkap 4 yang akan diserahkan ke kantor cabang. Rangkap 4 tersebut antara lain :
1. Asli untuk cabang yang bersangkutan 2. Copy 1 untuk Transito – In
3. Copy 2 untuk Transito – Out 4. Copy 3 untuk bagian keuangan
Kantor pusat akan menyerahkan nota retur ke kantor cabang disertai dengan barang yang sudah diganti dengan barang yang baru yang masa EDnya lebih panjang.
Ketentuan Pembuatan Nota Retur :
a. Nota Retur dibuat dalam hal terjadi pengembalian Barang dari konsumen kepada PT. Kimia Farma yang jenisnya, typenya, jumlahnya, dan harganya sama. Retur hanya mungkin terjadi dalam transaksi penyerahan barang, dan tidak dapat terjadi dalam penyerahan jasa
b. Retur hanya mungkin terjadi dalam transaksi penyerahan Barang, dan tidak dapat terjadi dalam penyerahan jasa.
(46)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
c. Nota retur dibuat dalam rangkap 4 (empat); lembar pertama untuk kantor cabang, copy 1 untuk transito-in, copy 2 untuk transito-out, dan copy 3 untuk bagian keuangan.
d. Bentuk dan ukuran Nota Retur dapat disesuaikan dengan kebutuhan admnistrasi pembeli.
e. Nota retur yang tidak mencantumkan informasi minimal yang
disyaratkan tidak dapat diperlakukan sebagai nota retur. Nota Retur minimal harus memuat :
ü Nomor Urut Nota Retur.
ü Nomor Seri dan tanggal Faktur Pajak atas Barang Kena Pajak yang dikembalikan
ü Nama, Alamat, dan NPWP pembeli BKP yang dikembalikan.
ü Nama, alamat, NPWP penjual yang menerbitkan Faktur Pajak.
ü Jenis, kuantum, kemasan, diskon, dan harga jual Barang Kena Pajak
yang dikembalikan.
ü Tanggal pembuatan Nota Retur.
ü Tandatangan Pembeli.
8. Penerimaan nota retur ke konsumen
Pada tahap terakhir, setelah nota retur dan barang diterima oleh kantor cabang kemudian barang dan nota retur tersebut akan di serahkan kembali ke konsumen yang komplain. Cara mengembalikan barang yang diretur kepada konsumen yaitu melalui pengantar barang yang akan menyerahkan barang tersebut ke konsumen yang komplain.
(47)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
B.DIAGRAM ALIR PROSEDUR RETUR BARANG
Untuk lebih jelasnya prosedur retur barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) dapat dijelaskan dalam diagram berikut ini.
(48)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
(49)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
C.DOKUMEN YANG DIGUNAKAN DALAM PROSEDUR RETUR BARANG
Dalam melakukan prosedur retur barang tentu saja memerlukan
dokumen guna menjamin keandalan dan tingkat ketelitian dalam pencatatan akuntansi. Adapun dokumen yang digunakan dalam prosedur retur barang adalah :
1. Form FPB
Merupakan formulir yang mempunyai fungsi untuk mencatat aktivitas penerimaan barang – barang yang dikembalikan oleh konsumen karena cacat / rusak atau barang – barang tersebut tidak sesuai dengan barang yang dipesan oleh konsumen.
2. Laporan Rekapitulasi Barang
Dibuat untuk melaporkan hasil rincian data barang pada akhir laporan atau akhir hitungan.
3. Nota Retur
Merupakan nota yang dibuat dalam hal terjadi pengembalian barang dari konsumen kepada PT. Kimia Farma yang jenisnya, typenya, jumlahnya, dan harganya sama. Retur hanya mungkin terjadi dalam transaksi penyerahan barang, dan tidak dapat terjadi dalam penyerahan jasa.
Semua dokumen dalam prosedur retur barang ini sangat dibutuhkan
sebagai alat yang membantu keandalan dan tingkat ketelitian dalam pencatatan akuntansi serta sebagai bukti terjadinya retur barang.
(50)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
D. FUNGSI YANG TERKAIT
Fungsi yang terkait dalam prosedur retur barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah :
1. Bagian Branch Manager
Dalam prosedur retur barang, bagian branch manager bertanggung jawab penuh dalam kegiatan pengembalian barang atau retur barang. Selain itu, branch manager juga bertugas menerima form FPB dari supervisor logistik.
2. Bagian Supervisor Logistik
Dalam prosedur retur barang, supervisor logistik mempunyai tugas menyimpan barang yang telah dikembalikan dari outlet dan juga bertugas mengirim barang retur tersebut ke kantor pusat disertai dengan form FPB.
3. Bagian Manager Logistik ULS
Dalam prosedur retur barang, bagian manager logistik ULS memberikan persetujuan nota retur dan memerintahkan transito – out ULS untuk menerbitkan nota retur.
4. Bagian Transito – in ULS
Dalam prosedur retur barang, transito – in ULS bertugas menerima pengembalian barang kemudian mencocokkannya dengan FPB dan membuat laporan kepada manager logistik agar menerbitkan nota retur.
(51)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
5. Bagian Transito – out ULS
Dalam prosedur retur barang, transito – out ULS bertugas menerbitkan nota retur dan menyerahkannya ke kantor cabang.
(52)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
E. HAMBATAN PROSEDUR RETUR BARANG
Berdasarkan pengamatan penulis, dalam pelaksanaan prosedur retur barang tentunya tidak terlepas dari hambatan-hambatan atau kendala-kendala yang dapat menghambat prosedur retur barang. Adapun hambatan-hambatan yang dihadapi oleh prosedur retur barang dapat di identifikasikan antara lain : a. Barang sering mengalami keterlambatan pengirimannya.
b. Dalam penerimaan Form FPB, kantor pusat sering telat memberi pemberitahuan ke kantor cabang
(53)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39 BAB V
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Dari hasil pembahasan, penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa Prosedur Retur Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) secara garis besar yaitu meliputi :
1. Pengembalian Barang
@ Konsumen akan meretur barang yang telah diterimanya karena
kemasan rusak, mendekati ED, dan terjadi kesalahan pengiriman. Barang tersebut akan diterima dan disimpan oleh bagian Supervisor Logistik. Kemudian Supervisor Logistik membuat Form FPB dan barang tersebut akan dilaporkan ke kantor pusat memakai Form FPB.
2. Pemeriksaan Form FPB
@ Form FPB diserahkan terlebih dahulu ke bagian Branch Manager untuk diperiksa kenerannya. Kemudian FPB tersebut dikirim ke bagian Manager Logistik yang berada dikantor pusat.
Pada tahapan ini terdapat hambatan yaitu kantor pusat sering telat memberi pemberitahuan apakah form FPB tersebut sudah diterima atau belum..
3. Pembuatan Rekapitulasi
@ Form FPB diterima oleh bagian Asman Distribusi dikantor pusat kemudian Asman Distribusi akan membuat rekapitulasi dan
(54)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
melaporkan hasil rekapitulasi tersebut ke Manager Logistik untuk mendapatkan persetujuan FPB.
4. Pengiriman Barang
@ Setelah FPB mendapat persetujuan dari Manager Logistik di kantor
pusat kemudian bagian Supervisor Logistik dikantor cabang akan mengirimkan barang tersebut ke kantor pusat.
Pada tahapan ini terjadi hambatan yaitu pengiriman barang tidak tepat waktu.
5. Pencocokan Barang
@ Transito – In dikantor pusat menerima barang tersebut kemudian mencocokkannya dengan FPB yang telah disetujui. Pencocokkan disesuaikan no. batch dengan barang tersebut. Apabila sudah cocok, barang yang telah diterima akan dikonfirmasikan ke kantor cabang. Kemudian Transito – In membuat laporan untuk pembuatan nota retur.
6. Persetujuan Nota Retur
@ Pada tahap ini, bagian Manager Logistik akan memberikan
persetujuan nota retur dan memerintakan (Transito – Out) untuk menerbitkan nota retur.
7. Penerbitan Nota Retur
@ Pada tahap terakhir, Transito – Out ULS akan menerbitkan nota retur rangkap 4 yang akan diserahkan ke kantor cabang :
1. Asli untuk cabang yang bersangkutan 2. Copy 1 untuk Transito – In
3. Copy 2 untuk Transito – Out
(55)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
8. Penerimaan nota retur ke konsumen
@ Pada tahap terakhir, setelah nota retur dan barang diterima oleh kantor cabang kemudian barang dan nota retur tersebut akan di
serahkan kembali ke konsumen yang komplain. Cara
mengembalikan barang yang diretur kepada konsumen yaitu melalui pengantar barang yang akan menyerahkan barang tersebut ke konsumen yang komplain.
B. SARAN
Setelah penulis melakukan pengamatan dan pembahasan, terdapat beberapa saran yang diharapkan menjadi bahan pertimbangan untuk membantu mengatasi permasalahan yang timbul pada prosedur retur barang. Adapun saran-saran tersebut yaitu :
@ Dalam prosedur retur barang di PT. Kimia Farma Trading and
Distribution (KFTD) masih ditemukan beberapa hambatan-hambatan seperti dalam penerimaan Form FPB kantor pusat sering telat memberi pemberitahuan ke kantor cabang. Jadi PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) harus memastikan lagi ke kantor pusat apakah form FPB sudah diterima. Oleh sebab itu agar prosedur retur barang dapat berjalan dengan lancar harus ada kerjasama yang baik antara kantor cabang dengan kantor pusat yang bersangkutan.
(1)
commit to user D. FUNGSI YANG TERKAIT
Fungsi yang terkait dalam prosedur retur barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah :
1. Bagian Branch Manager
Dalam prosedur retur barang, bagian branch manager bertanggung jawab penuh dalam kegiatan pengembalian barang atau retur barang. Selain itu, branch manager juga bertugas menerima form FPB dari supervisor logistik.
2. Bagian Supervisor Logistik
Dalam prosedur retur barang, supervisor logistik mempunyai tugas menyimpan barang yang telah dikembalikan dari outlet dan juga bertugas mengirim barang retur tersebut ke kantor pusat disertai dengan form FPB.
3. Bagian Manager Logistik ULS
Dalam prosedur retur barang, bagian manager logistik ULS memberikan persetujuan nota retur dan memerintahkan transito – out ULS untuk menerbitkan nota retur.
4. Bagian Transito – in ULS
Dalam prosedur retur barang, transito – in ULS bertugas menerima pengembalian barang kemudian mencocokkannya dengan FPB dan membuat laporan kepada manager logistik agar menerbitkan nota retur.
(2)
commit to user
5. Bagian Transito – out ULS
Dalam prosedur retur barang, transito – out ULS bertugas menerbitkan nota retur dan menyerahkannya ke kantor cabang.
(3)
commit to user
E. HAMBATAN PROSEDUR RETUR BARANG
Berdasarkan pengamatan penulis, dalam pelaksanaan prosedur retur barang tentunya tidak terlepas dari hambatan-hambatan atau kendala-kendala yang dapat menghambat prosedur retur barang. Adapun hambatan-hambatan yang dihadapi oleh prosedur retur barang dapat di identifikasikan antara lain :
a. Barang sering mengalami keterlambatan pengirimannya.
b. Dalam penerimaan Form FPB, kantor pusat sering telat memberi
pemberitahuan ke kantor cabang
(4)
commit to user
39 BAB V PENUTUP
A. KESIMPULAN
Dari hasil pembahasan, penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa Prosedur Retur Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) secara garis besar yaitu meliputi :
1. Pengembalian Barang
@ Konsumen akan meretur barang yang telah diterimanya karena
kemasan rusak, mendekati ED, dan terjadi kesalahan pengiriman. Barang tersebut akan diterima dan disimpan oleh bagian Supervisor Logistik. Kemudian Supervisor Logistik membuat Form FPB dan barang tersebut akan dilaporkan ke kantor pusat memakai Form FPB.
2. Pemeriksaan Form FPB
@ Form FPB diserahkan terlebih dahulu ke bagian Branch Manager
untuk diperiksa kenerannya. Kemudian FPB tersebut dikirim ke bagian Manager Logistik yang berada dikantor pusat.
Pada tahapan ini terdapat hambatan yaitu kantor pusat sering telat memberi pemberitahuan apakah form FPB tersebut sudah diterima atau belum..
3. Pembuatan Rekapitulasi
@ Form FPB diterima oleh bagian Asman Distribusi dikantor pusat
(5)
commit to user
melaporkan hasil rekapitulasi tersebut ke Manager Logistik untuk mendapatkan persetujuan FPB.
4. Pengiriman Barang
@ Setelah FPB mendapat persetujuan dari Manager Logistik di kantor
pusat kemudian bagian Supervisor Logistik dikantor cabang akan mengirimkan barang tersebut ke kantor pusat.
Pada tahapan ini terjadi hambatan yaitu pengiriman barang tidak tepat waktu.
5. Pencocokan Barang
@ Transito – In dikantor pusat menerima barang tersebut kemudian
mencocokkannya dengan FPB yang telah disetujui. Pencocokkan disesuaikan no. batch dengan barang tersebut. Apabila sudah cocok, barang yang telah diterima akan dikonfirmasikan ke kantor cabang. Kemudian Transito – In membuat laporan untuk pembuatan nota retur.
6. Persetujuan Nota Retur
@ Pada tahap ini, bagian Manager Logistik akan memberikan
persetujuan nota retur dan memerintakan (Transito – Out) untuk menerbitkan nota retur.
7. Penerbitan Nota Retur
@ Pada tahap terakhir, Transito – Out ULS akan menerbitkan nota
retur rangkap 4 yang akan diserahkan ke kantor cabang :
1. Asli untuk cabang yang bersangkutan
2. Copy 1 untuk Transito – In
3. Copy 2 untuk Transito – Out
(6)
commit to user
8. Penerimaan nota retur ke konsumen
@ Pada tahap terakhir, setelah nota retur dan barang diterima oleh
kantor cabang kemudian barang dan nota retur tersebut akan di
serahkan kembali ke konsumen yang komplain. Cara
mengembalikan barang yang diretur kepada konsumen yaitu melalui pengantar barang yang akan menyerahkan barang tersebut ke konsumen yang komplain.
B. SARAN
Setelah penulis melakukan pengamatan dan pembahasan, terdapat beberapa saran yang diharapkan menjadi bahan pertimbangan untuk membantu mengatasi permasalahan yang timbul pada prosedur retur barang. Adapun saran-saran tersebut yaitu :
@ Dalam prosedur retur barang di PT. Kimia Farma Trading and
Distribution (KFTD) masih ditemukan beberapa hambatan-hambatan seperti dalam penerimaan Form FPB kantor pusat sering telat memberi pemberitahuan ke kantor cabang. Jadi PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) harus memastikan lagi ke kantor pusat apakah form FPB sudah diterima. Oleh sebab itu agar prosedur retur barang dapat berjalan dengan lancar harus ada kerjasama yang baik antara kantor cabang dengan kantor pusat yang bersangkutan.