tutorial APPLIKASI Keuangn BOS

APPLIKASI BOS 2013
TUTORIAL APLIKASI

ALPEKA BOS TS
• Aplikasi Laporan Pertanggung-jawaban BOS Tingkat Sekolah
• Aplikasi untuk mencatat data keuangan sekolah
(perencanaan dan realisasi) dan mencetak laporan BOS.
• Tidak dibatasi dari sumber dana BOS saja; sumber dana
lainnya juga bisa dicatat dalam Aplikasi ini.
• Satu buah File Aplikasi BOS dibatasi hanya untuk
pencatatan data keuangan sekolah selama satu tahun
anggaran saja.
• Untuk pencatatan data keuangan sekolah untuk tahun
anggaran lainnya, Anda dapat menggunakan file tersebut,
tetapi pada data umum tahun anggaran dirubah sesuai
dengan tahun anggaran yang dimaksud.

YANG HARUS DIPERHATIKAN
• Buat folder khusus untuk menyimpan file aplikasi, file
data dan file outputnya.
• Sebaiknya satu tahun folder untuk satu tahun

anggaran saja.
• Selalu membuat file backup untuk aplikasi dan
datanya
• Jangan lupa untuk saving file selama mengisi data

TAHAPAN PENGGUNAAN
SETTING PADA PROGRAM EXCEL

PENGATURAN PADA APLIKASI

PENGISIAN DATA & LAPORAN
Laporan

Data Transakasi

TAHAPAN PENGGUNAAN APLIKASI

Pengisian Data Awal
DATA UMUM
PROGRAM

SEKOLAH

GENERATE  MEMBUAT
FILE DATA

FILE DATA

RENCANA PENGELUARAN
REALISASI PENERIMAAN
Nama sheet:
RENCANA
PENERIMAAN
Nama sheet:
Rencana-keluar
Nama
sheet:
Realisasi-terima
Rencana-terima
REALISASI PENGELUARAN
Nama sheet:

Realisasi-keluar

BUAT LAPORAN & UPDATE
DATA UMUM
PROGRAM
SEKOLAH

UPDATE FILE
DATA

RENCANA

REALISASI

BUAT LAPORAN

LAPORAN
KEUANGAN & BOS

KETIKA PERTAMA KALI MEMBUKA

APLIKASI
• Harus selalu mengaktifkan makro :
– Pada excel 2007
– Pada excel 2010

SETELAH MAKRO DIAKTIFKAN
Setelah makro diaktifkan, maka akan
muncul tampilan seperti ini.
Bila setelah membuka aplikasi ini, terus
muncul tampilan ini berarti securit setting
makro pada tingkat yang paling rendah
Perhatikan kalimat ini:
Apakah sudah merubah setting ‘Regional
dan Language pada komputer ini?

Untuk melihat sudah disesuaikan atau
belum, silahkan klik tombol ini

TAMPILAN UNTUK SETING REGIONAL
Akan muncul tampilan seperti ini,

perhatikan tulisan dibawah Format.
Apabila tertulis Indonesia, berari
sudah benar dan langsung klik ‘OK’
atau ‘Cancel’. Bila bukan cari dan
pilih Indonesia. Klik pada panah
terbalik dikanan akan muncul daftar
negara
Kemudian klik ‘OK’.

TAMPILAN APLIKASI

Pengisian data transaksi
dilakukan pada file data
yang dibuat melalui menu
Generate

PERNJELASAN RINCI
• Menjalankan Aplikasi
• Menu “DEFINISI”
– Data Umum

– Progam Sekolah

• File Data
•
•
•
•

– Generate
– Update

Data transaksi
Contoh Transaksi Realisasi
Laporan
Merubah Setting

TERIMA KASIH

Menjalankan Aplikasi

Dobel klik pada file ini,
tekan ‘Enter’ untuk
membuka aplikasi

AKTIFKAN MAKRO KETIKA PERTAMA
KALI MEMBUKA APLIKASI
• Harus selalu mengaktifkan makro :
– Pada excel 2007
– Pada excel 2010

PERHATIAN
• Setiap kali membuka aplikasi jangan lupa
untuk mengaktifkan makro
• Bila makro sudah aktif, maka akan muncul
splash screen, bila splash screen tidak muncul
berarti makro masih belum aktif (masih di
blokir)
• Bila tombol yang ada tidak bisa diklik, bearti
makro masih belum aktif (masih di blokir)

Menu DEFINISI
• Untuk menset-up data umum sekolah
• Untuk memilih kegiatan yang dilaksanakan di
sekolah sesuai RKAS.

DATA UMUM
Data umum yang diisi
adalah informasi nama
sekolah dan nama yang
tandatangan di laporan
BOS

PROGRAM SEKOLAH
•

Pada aplikasi sudah ada daftar kegiatan sekolah yang terkait dengan
program dan sub program sekolah.
• Untuk mencari kegiatan bisa dengan dua cara, yaitu,
 Mencari dengan fasilitas ‘Find’ pada excel dengan ikon berbentuk
teropong.

 Mencari dari seleksi Program, kemudian pilih Sub Program dan baru
dicari kegiatannya
• Bila nama kegiatan cocok dengan RKAS/ RKT sekolah, maka pada kolom
sebelah kanan di pilih ‘Ya’
Program

Sub Program

Kegiatan

Pilih ‘Ya’ bila ada
dalam RKAS/RKT

MENCARI DENGAN KATA KUNCI
Klik icon teropong,
kemudian pada drop
down menu klik pada
‘Find’

Kemudian akan muncul

form ‘Find and Replace’,
ketikan kata kunci,
kemudian klik pada
‘Find Next’

KATA KUNCI DITEMUKAN

Salah satu kegiatan yang
mengandung kata kunci
yang ditemukan

Bila yang ditemukan
masih belum cocok, klik
lagi pada ‘Find Next’,
untuk mencari yang lain

MENAMBAH KEGIATAN
• Bila kegiatan belum ada pada daftar kegiatan, maka bisa
menambahkan kegiatan tersebut.
• Setiap kegiatan yang baru harus tahu masuk dalam

subprogram apa dan program apa.
• Setelah menambah kegiatan, lalu petakan komponen
BOS mana yang bisa membiayai kegiatan ini, pilih “Ya”
pada kolom komponen BOS yang bisa membiayai dan
lainnya pilih “Tidak”.
• Pilih ‘Ya’ pada kolom di sebelah kanan kegiatan
• Untuk mengetahui penjelasan komponen, arah kursor
pada judul kolom setiap komponen.

CARA MENAMBAH KEGIATAN
Arahkan kursor ke sudut kanan bawah dari tabel. Arahkan
kursor pada pojok kanan bawah tabel, sehingga kursor
berubah menjadi tanda panah diagonal
Drag kursor tersebut ke bawah sesuai dengan jumlah baris
yang akan ditambahkan

Geser
kearah
bawah

CARA MENAMBAH KEGIATAN

• Hasilnya seperti diatas.
• Selanjutnya yang harus dilakukan adalah mengetikan
kegiatan yang belum ada pada kolom N
• Kemudian pilih masuk ke sub program pada pada
kolom M
• Pilih masuk dalam komponen ke berapa dalam dana
BOS, dipilih pada kolom P sampai AB
• Pilih ‘Ya’ pada kolom O

CARA MENAMBAH KEGIATAN
Ketikan kegiatan baru pada
sel yang sudah tersedia
Pilih sub program dari drop
down list (combo box)

Pilih ‘Ya’ di kolom ini

Sesuaikan termasuk dalam
komponen mana untuk
sumber dana BOS, pilih ya
atau tidak. Dari komponen 1
sampai komponen 13

DATA FILE

GENERATE
• Generate: Berfungsi untuk membuat file data baru
untuk pencatatan transaksi keuangan
Klik ‘Generate’ -> Pilih folder -> beri nama file data -> Save

• Semua data transaksi disimpan pada file data, yang
terpisah dari file utama (Aplikasi), usahkan keduanya
dalam satu folder
• Data file selalu dibuat baru untuk setiap tahun
angaran dan disimpan pada folder yang berbeda

PILIH DIREKTORI DAN NAMA FILE DATA
Setalah klik ‘Generate’ pada menu ‘DATA FILE’, maka akan muncul tampilan
seperti gamba dibawah ini yang menampil nama file data yang default pada
folder default dari excel.
Pillih lokasi folder yang diinginkan dan bila perlu merubah nama file
Nama file dan folder tempat penyimpanan file data ini harus diingat

TAMPILAN FILE DATA
Setelah file data terbentuk, maka akan muncul tampilan seperti gambar ini,
yang menginformasikan file data sudah terbentuk, selanjutnya Klik ‘OK’.
Pengisian data dilakukan pada file ini

UPDATE
• Update: Berfungsi untuk mengupdate data
umum dan kegiatan sekolah, bila terjadi
perubahan pada data umum dan kegiatan
sekolah, perubahan data umum seperti
penggantian kepala sekolah, bendahara, atau
komite sekolah
Klik ‘Update, -> Pilih file -> Save
• Data file selalu dibuat baru untuk setiap
tahun angaran dan disimpan pada folder
yang berbeda

PILIH NAMA FILE DATA
FILE YANG AKAN DI UPDATE HARUS DITUTUP TERLEBIH DAHULU
SETELAH KLIK UPDATE, AKAN MUNCUL TAMPILAN INI
YANG MEMINTA NAMA FILE YANG AKAN DI UPDATE
JANGAN SALAH MEMILIH
FILE YANG AKAN
DIUPDATE, FILE YANG
DIPILIH ADALAH YANG DI
GENERATE OLEH
APLIKASI INI

PESAN SETELAH UPDATE
SETELAH PROSES UPDATE
SELESAI, MAKA AKAN MUNCUL
TAMPILAN SEPERTI INI.
SELANJUTNYA KLIK ‘OK’
UNTUK MELANJUTKAN
PENGISIAN DATA, BUKA FILE
DATA YANG BARU DI-UPDATE,
KEMUDIAN LAKUKAN
PENGISIAN SEPERTI BIASA.
DATA YANG DIISIKAN
SEBELUMNYA TIDAK HILANG,
KECUALI BELUM DI SAVE

DATA TRANSAKSI
 Satu file Aplikasi dan file data transaksi hanya untuk
transaksi satu tahun anggaran saja!
Data transaksi terdiri dari:
• Rencana: (pada sheets yang berwarna biru)
– Rencana penerimaan
– Rencana pengeluaran, sesuai dengan RKAS

• Realisasi: (pada sheets yang berwarna merah)
– Realisasi penerimaan
– Realisasi peng

Jangan lupa untuk memasukan transaksi pajak pada realisasi
penerimaan dan pengeluaran
Jangan lupa saving file data setiap saat dan di akhir
pencatatan transaksi
Jangan lupa melakukan back up data secara periodik

TAHUN ANGGARAN

• Setiap tahun anggaran meliputi 2 tahun ajaran.
Contoh untuk tahun anggaran 2013
• Triwulan Jan-Mar tahun anggaran 2013 -> Triwulan
yang sama tapi untuk tahun ajaran 2012/2013
• Triwulan Mei-Jun tahun anggaran 2013 -> Triwulan
yang sama tapi untuk tahun ajaran 2012/2013
• Triwulan Jul-Sep tahun anggaran 2013 -> Triwulan yang
sama tapi untuk tahun ajaran 2013/2014
• Triwulan Okt-Nov tahun anggaran 2013 -> Triwulan
yang sama tapi untuk tahun ajaran 2013/2014
Tahun Anggaran 2013
Jan

Feb

Mar Apr

Mei Jun

Jul

Tahun Ajaran 2012/2013
Jan

Feb

Mar Apr

Mei Jun

Ags

Sep

Okt

Nov Des

Tahun Ajaran 2013/2014
Jul

Ags

Sep

Okt

Nov Des

PENGISIAN RENCANA PENERIMAAN

Rencana penerimaan
dicatat pada sheet
“rencana-terima”

Transaksi rencana terima terdiri dari:
•Tahun pelajaran, dipilih dari list yang ada
•Sumber dana
•Besaran uang yang rencana diterima ,
ditulis pada kolom triwulan kapan dana
direncanakan akan turun
( Tahun pelajaran dan sumber dana tidak
perlu diketik, silahkan memilih langsung dari
daftar yang ada, klik tanda panah yang ada
disebelah kanan sel)

PENGISIAN RENCANA PENGELUARAN

Rencana penerimaan
dicatat pada sheet
“rencana-terima”

Transaksi rencana terima terdiri dari:
•Tahun pelajaran, dipilih dari list yang ada
•Sumber dana
•Subprogram peruntukan dana
•Komponen dana BOS Pusat
•Besaran uang yang rencana pengeluaran ,
ditulis pada kolom triwulan kapan dana
direncanakan akan dikeluarkan
( Kecuali angka dan keterangan, yang lain
tinggal pilih dari list yang ada)

REALISASI PENERIMAAN

Realisai penerimaan
dicatat pada sheet
“realisai-terima”

Transaksi penerimaan terima terdiri dari:
•ID, terisi otomatis
•Tanggal transaksi dengan format:
tgl/bln/thn
•Transakasi pada buku kas atau rekening
bang
•No bukti transakai
•Uraian transaksi
•Sumber dana
•Bila pemotongan pajak, pilih jenis pajak.
•Jumlah realisasi penerimaan
•Keterangan

REALISASI PENGELUARAN

Realisai pengeluaran
dicatat pada sheet
“realisai-keluar”

Transaksi penerimaan terima terdiri dari:
•ID, terisi otomatis
•Tanggal transaksi dengan format:
tgl/bln/thn
•Transakasi pada buku kas atau rekening
bang
•No bukti transaksi
•Uraian transaksi
•Sumber dana
•Sub program peruntukan
•Komponen BOS
•Jumlah realisasi penerimaan
•Keterangan

Contoh Pengisian Realisasi
Data keuangan sebagai berikut:
•Saldo tahun lalu di Bank Rp. 500.000,•Saldo tahun lalu di Kas Rp. 1.500.000,•Terima Dana BOS Pusat pada triwulan I melalui transfer Bank tanggal
15 Januari 2013 Rp.33.000.000,•Terima dana BOSDA Kabupaten pada triwulan I melalui transfer Bank
tanggal 14 Februari 2013 Rp 3.000.000,•Pengambilan uang BOS pusat untuk Bulan Januari 2013 pada tanggal
16 Januari 2013 sebesar Rp 11.000.000,•Pembayaran Honor Tenaga Eskul PMR bulan Januari 2013 tgl 17
Januari 2013 Rp 200.000,•Pemotongan PPh 21 Rp 20.000,•Pembayaran rekening listrik tanggal 17 Januari 2013 Rp 135.650,•Setor pajak Rp 20.000,- pada tanggal 31 Januari 2013

Pencatatan Realisasi Penerimaan
• Saldo tahun lalu di Bank, dicatat sebagai saldo pada tanggal
31 Desember tahun anggaran yang lalu. Transaksi berada di
Bank dengan sumber dana BOS Pusat
• Saldo tahun lalu di Kas, dicatat sebagai saldo pada tanggal
31 Desember tahun anggaran yang lalu. Transaksi berada di
Kas. dengan sumber dana BOS Pusat
• Dana BOS Pusat yang ditransfer dari Provinsi dicatat sebagai
realisasi penerimaan dengan sumber dana BOS Pusat dan
transaksi berada di Bank.
• Tanggal terima sesuai dengan tanggal masuk uang tersebut
di Bank

Pengisian Realisasi Terima: Saldo dan Terima
transfer di Bank
Pencatatan Saldo tahun anggaran lalu

Pencatatan Penerimaan BOS Pusat Tw 1

PENGAMBILAN UANG DARI BANK
Ambil Uang BOS Pusat
dari Bank

Uang Masuk Kas

Sebagai Realiasai Keluar

Sebagai Realiasai Terima

Tanggal pengambilan

Tanggal pengisian

Transaksi di Bank

Transaksi di Kas

Uraian Transaksi

Uraian Transaksi

Sumber Dana: BOS
Pusat

Sumber Dana: BOS
Pusat

Jumlah

Jumlah

Pencatatan Pengambilan dari Bank dan Pengisian Kas
Pengambilan sebagai realisasi pengeluaran dari Bank

Juga sebagai realisasi terima pada Buku Kas

Realsasi Keluar
• Semua pengeluaran dari Kas, dicatat sebagai
transaksi di kas.
• Setiap transaksi keluar dari kas harus ditulis:
Tanggal transaksi, jenis transaksi di Kas, kode
bukti, uraian transaksi, sumber dana, nama
kegiatan sekolah, komponen BOS yang
membiayai, dan jumlahnya

Pemotongan Pajak
• Setiap pengeluaran yang dipotong pajak, maka
potongan pajak dicatat pada realisasi masuk.
• Nilai yang tertulis pada pengeluaran adalah nilai
total plus pajak
• Pencatatan pajak yang dipotong sebagi realisasi
masuk dengan sumber dana pajak dan sebutkan
jenis pajaknya apakah itu PPN, PPh21, PPh22, atau
PPh23
• Ketika melakukan setoran pajak, maka dicatat
pada realiasi keluar, tetapi dengan sumber dana
pajak

Realisasi Keluar dari Kas
• Semua transaksi pengeluaran dari kas harus dicatat
pada transaksi realisasi keluar pada buku kas

Transaksi Yang Menimbulkan Pajak
• Setiap transaksi yang menimbulkan pajak, pajak yang
dipotong dan sebagai realisasi masuk tetapi sumber
dana adalah Pajak dan jenis pajak harus dipilih

Setoran Pajak
• Pajak yang disetorkan ke kantor pajak merupakan
pengeluaran dari Kas dengan sumber dana ‘Pajak’

Transaksi Lengkap
Pencatatan transaksi realisai terima

Pencatatan transaksi realisai keluar

LAPORAN KEUANGAN
• Laporan keuangan BOS yang
bisa dibuat sesuai dengan
Petunjuk Teknis pada
Permendikbud nomor 76
tahun 2012
• Laporan akan otomatis dibuat
setelah tahapan dikerjakan
• Laporan Keuangan yang bisa
dibuat adalah: BOS-K1, K2,
K3, K4, K5, K6, K7 dan K7a

Tahapan Pembuatan Laporan Keuangan
Pastikan Jenis laporan
sesuai yang diinginkan

Bila kotak ini berwarna
gelap, tidak perlu dipilih
Pilih periode laporan, bila
kotak berwarna gelap
tidak perlu dipillih
Pilih file data transaksi.
Klik tombol “Browse” ->
Pilih file data ->
Klik ‘Open’
Terakhir Klik pada tombol
‘ cetak laporan’

CETAK LAPORAN
• Setelah klik ‘cetak laporan’ maka laporan akan
dibuat dalam bentuk file excel, dengan format
sesuai dengan petunjuk teknis.
• File laporan bisa disimpan dalam hard disk
dengan memberi nama terlebih dahulu ( pilih
Save as)
• Pencetakan laporan seperti mencetak file
excel biasa.

TERIMA KASIH

SECURITY SETTING PADA EXCEL
Pada Option -> Trust
Center -> Macro Settings
Pastingkan pilihan
Macro Setting pada
bullet no dua dari atas

SETTING REGIONAL
Klik tombol bersamaan Window (

Akan muncul :

)+ R (

)

Ketikan pada kolom yang tersedia:
Intl.cpl kemudian klik OK

SETTING REGIONAL (2)
Pada kolom Format pilih:
Indonesian (Indonesia)
Jika pilihan sudah
Indonesia, maka regional
setting di komputer sudah
berlaku Indonesia

Kemudian Klik OK