Analisis Perencanaan Obat di RSUD Sultan Sulaiman Kabupaten Serdang Bedagai Tahun 2017
Lampiran 1
SURAT PERMOHONAN
BERSEDIA MENJADI INFORMAN PENELITIAN
Informan yang saya hormati,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama
: Nisya Dwi Amanda Pane
NIM
: 131000155
adalah mahasiswi Program Studi S1 Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas
Sumatera Utara akan melakukan penelitian yang berjudul : “ANALISIS
PERENCANAAN OBAT DI RSUD SULTAN SULAIMAN KABUPATEN
SERDANG BEDAGAI TAHUN 2017”.
Oleh karena itu, saya mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk menjadi informan
penelitian serta bersedia untuk saya wawancara. Identitas dan jawaban Bapak/Ibu
akan saya jaga kerahasiaannya dan hanya digunakan untuk kepentingan
penelitian.
Atas bantuan dan kerjasama yang telah diberikan, saya mengucapkan terima
kasih.
Medan, ..................................2017
Peneliti,
(Nisya Dwi Amanda Pane)
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 2
SURAT PERNYATAAN
BERSEDIA MENJADI INFORMAN PENELITIAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama
:
Umur
:
Jabatan
:
Pendidikan terakhir
:
menyatakan bersedia berpartisipasi menjadi informan dalam penelitian yang
dilakukan oleh saudari Nisya Dwi Amanda Pane mahasiswi Program Studi S1
Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara yang berjudul :
“ANALISIS PERENCANAAN OBAT DI RSUD SULTAN SULAIMAN
KABUPATEN SERDANG BEDAGAI TAHUN 2017”.
Saya menyadari bahwa penelitian ini bermanfaat untuk kepentingan ilmiah.
Identitas informan akan dijaga kerahasiaannya dan hanya digunakan untuk
kepentingan penelitian. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sukarela dan
penuh kesadaran tanpa ada paksaan dari pihak manapun.
Sei Rampah, ...........................2017
(..................................................)
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 3
PEDOMAN WAWANCARA MENDALAM
ANALISIS PERENCANAAN OBAT DI RSUD SULTAN SULAIMAN
KABUPATEN SERDANG BEDAGAI TAHUN 2017
I.
Identitas Informan
Nama
:
Umur
:
Jenis Kelamin
: Laki-laki / Perempuan
tahun
Pendidikan Terakhir :
Lama bekerja
:
Tanggal Wawancara :
II.
Daftar Pertanyaan untuk Informan Direktur
1. Apakah Bapak ada membentuk tim perencana obat untuk melakukan
perencanaan obat di rumah sakit?
2. Siapakah yang melakukan perencanaan obat di rumah sakit?
3. Apakah tugas dan tanggung jawab Bapak dalam melakukan perencanaan
obat di rumah sakit?
4. Apakah ada diberikan pelatihan kepada SDM perencana obat?
5. Apakah ada prosedur tertulis mengenai perencanaan obat?
6. Bagaimanakah alur tahapan perencanaan obat di rumah sakit ini?
7. Apakah di rumah sakit ini terdapat formularium rumah sakit?
8. Apakah ada terjadi kekosongan obat di rumah sakit?
Universitas Sumatera Utara
PEDOMAN WAWANCARA MENDALAM
ANALISIS PERENCANAAN OBAT DI RSUD SULTAN SULAIMAN
KABUPATEN SERDANG BEDAGAI TAHUN 2017
I.
Identitas Informan
Nama
:
Umur
:
Jenis Kelamin
: Laki-laki / Perempuan
tahun
Pendidikan Terakhir :
Lama bekerja
:
Tanggal Wawancara :
II.
Daftar Pertanyaan untuk Informan Kepala Instalasi Farmasi
1. Apakah ada
dibentuk
panitia
perencana
obat untuk melakukan
perencanaan obat di rumah sakit?
2. Siapakah yang melakukan perencanaan obat di rumah sakit?
3. Apakah tugas dan tanggung jawab Ibu dalam melakukan perencanaan obat
di rumah sakit?
4. Apakah Ibu ada mendapatkan pelatihan mengenai perencanaan obat?
5. Apakah ada prosedur tertulis mengenai perencanaan obat di rumah sakit?
6. Bagaimanakah alur tahapan perencanaan obat di rumah sakit ini?
7. Apakah perencanaan obat dilakukan untuk waktu satu tahun yang akan
datang?
8. Menurut Ibu, metode apa yang digunakan untuk merencanakan kebutuhan
obat?
9. Menurut Ibu, data apa saja yang dibutuhkan untuk menyusun rencana
kebutuhan obat di rumah sakit ini?
10. Bagaimana cara memilih jenis obat yang dibutuhkan di rumah sakit?
11. Apakah di rumah sakit ini terdapat formularium rumah sakit?
12. Bagaimana cara melakukan perhitungan jumlah kebutuhan obat yang akan
datang?
Universitas Sumatera Utara
13. Menurut Ibu, apakah ada kendala dalam melakukan perencanaan
kebutuhan obat?
14. Apakah ada terjadi kekosongan obat di rumah sakit? Bagaimana cara
mengatasinya?
15. Apakah ada obat yang kadaluarsa? Apa yang dilakukan terhadap obat
kadaluarsa tersebut?
Universitas Sumatera Utara
PEDOMAN WAWANCARA MENDALAM
ANALISIS PERENCANAAN OBAT DI RSUD SULTAN SULAIMAN KABUPATEN
SERDANG BEDAGAI TAHUN 2017
I.
Identitas Informan
Nama
:
Umur
:
Jenis Kelamin
: Laki-laki / Perempuan
tahun
Pendidikan Terakhir :
Lama bekerja
:
Tanggal Wawancara :
II.
Daftar Pertanyaan untuk Informan Kepala Gudang
1. Apakah ada dibentuk panitia perencana obat untuk melakukan perencanaan obat di
rumah sakit?
2. Siapakah yang melakukan perencanaan obat di rumah sakit?
3. Apakah tugas dan tanggung jawab Bapak dalam melakukan perencanaan obat di
rumah sakit?
4. Apakah Bapak ada mendapatkan pelatihan mengenai perencanaan obat?
5. Apakah ada prosedur tertulis mengenai perencanaan obat di rumah sakit?
6. Bagaimanakah alur tahapan perencanaan obat di rumah sakit ini?
7. Apakah perencanaan obat dilakukan untuk waktu satu tahun yang akan datang?
8. Menurut Bapak, metode apa yang digunakan untuk merencanakan kebutuhan obat?
9. Menurut Bapak, data apa saja yang dibutuhkan untuk menyusun rencana kebutuhan
obat di rumah sakit ini?
10. Bagaimana cara memilih jenis obat yang dibutuhkan di rumah sakit?
11. Apakah di rumah sakit ini terdapat formularium rumah sakit?
12. Bagaimana cara melakukan perhitungan jumlah kebutuhan obat yang akan datang?
13. Menurut Bapak, apakah ada kendala dalam melakukan perencanaan kebutuhan obat?
14. Apakah ada terjadi kekosongan obat di rumah sakit? Bagaimana cara mengatasinya?
15. Apakah ada obat yang kadaluarsa? Apa yang dilakukan terhadap obat kadaluarsa
tersebut?
Universitas Sumatera Utara
PEDOMAN WAWANCARA MENDALAM
ANALISIS PERENCANAAN OBAT DI RSUD SULTAN SULAIMAN KABUPATEN
SERDANG BEDAGAI TAHUN 2017
I.
Identitas Informan
Nama
:
Umur
:
Jenis Kelamin
: Laki-laki / Perempuan
tahun
Pendidikan Terakhir :
Lama bekerja
:
Tanggal Wawancara :
II.
Daftar Pertanyaan untuk Informan Kepala Bidang Pelayanan Medis dan
Keperawatan
1. Apakah ada dibentuk panitia perencana obat untuk melakukan perencanaan obat di
rumah sakit?
2. Siapakah yang melakukan perencanaan obat di rumah sakit?
3. Apakah tugas dan tanggung jawab Bapak dalam melakukan perencanaan obat di
rumah sakit?
4. Apakah ada prosedur tertulis mengenai perencanaan obat di rumah sakit?
5. Bagaimanakah alur tahapan perencanaan obat di rumah sakit ini?
6. Apakah perencanaan obat dilakukan untuk waktu satu tahun yang akan datang?
7. Apakah di rumah sakit ini terdapat formularium rumah sakit?
8. Apakah ada terjadi kekosongan obat di rumah sakit? Bagaimana cara mengatasinya?
Universitas Sumatera Utara
PEDOMAN WAWANCARA MENDALAM
ANALISIS PERENCANAAN OBAT DI RSUD SULTAN SULAIMAN KABUPATEN
SERDANG BEDAGAI TAHUN 2017
I.
Identitas Informan
Nama
:
Umur
:
Jenis Kelamin
: Laki-laki / Perempuan
tahun
Pendidikan Terakhir :
Lama bekerja
:
Tanggal Wawancara :
II.
Daftar Pertanyaan untuk Informan Kepala Seksi Penyusunan Program dan Staf
Perencanaan Bagian Obat
1. Apakah ada dibentuk panitia perencana obat untuk melakukan perencanaan obat di
rumah sakit?
2. Siapakah yang melakukan perencanaan obat di rumah sakit?
3. Apakah tugas dan tanggung jawab Bapak dalam melakukan perencanaan obat di
rumah sakit?
4. Apakah ada prosedur tertulis mengenai perencanaan obat di rumah sakit?
5. Bagaimanakah alur tahapan perencanaan obat di rumah sakit ini?
6. Apakah perencanaan obat dilakukan untuk waktu satu tahun yang akan datang?
7. Apakah ada terjadi kekosongan obat di rumah sakit? Bagaimana cara mengatasinya?
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 4
Matriks Wawancara
Tabel Matriks 1. Sumber Daya Manusia
Informan
Pernyataan
Apakah ada dibentuk tim perencana obat untuk melakukan perencanaan obat di
rumah sakit?
Informan 1 Ada tim perencanaan rumah sakit secara global, dalam hal ini bagian
perencanaannya yaitu seksi penyusunan program kami.
Informan 2 Tidak ada tim.
Informan 3 Kita tidak ada pakai tim.
Informan 4 Kalau timnya saya kurang tahu.
Informan 5 Tim perencanaan ada, tapi perencanaan rumah sakit secara global, untuk
pemesanan. Cuma kan saat ini kalau untuk pemesanan obat saya serahkan ke
staf perencanaan obat langsung.
Informan 6 Ada tim perencanaan rumah sakit, saya adalah stafnya untuk bagian obat.
Siapakah yang melakukan perencanaan obat di rumah sakit?
Informan 1 Untuk yang melakukan perencanaan obat ini ya itu saya berikan wewenang
ke bagian farmasi untuk membuatnya, tapi koordinasi sama kepala bagian
medik, ya kan. Lalu serahkan dan koordinasi juga ke perencanaan. Jadi nanti
yang buat kesimpulan, bagian perencanaan. Nanti mereka menghadap sama
direktur.
Informan 2 Yang buat perencanaannya itu kepala farmasi sama ada bantuan dari kepala
gudang. SK juga tidak ada. Kita yang buat karena wewenangnya ada di
bagian instalasi farmasi. Kami juga ada menerima usulan obat dari bagian
yanmed ke kami.
Informan 3 Ya itu kalau yang melakukan perencanaan itu kami, saya dengan kepala
farmasi, sifatnya mengusulkan ke bagian perencanaan rumah sakit untuk
nanti mereka yang mengadakan. SK penunjukan ke kami itu tidak ada.
Informan 4 Yang buat perencanaan obat itu dari farmasi. Tapi saya ada juga mengajukan
usulan yang diminta dokter itu ke farmasi.
Informan 5 Kalau perencanaan obat yang buat jumlah kebutuhannya dari farmasi.
Informan 6 Yang buat jumlah kebutuhannya dari farmasi.
Apa tugas dan tanggung jawab Anda dalam melakukan perencanaan obat?
Informan 1 Ya yang bertanggung jawab semua ini. Termasuk masalah pengeluaran dana
itu, itu semua tanggungjawab direktur.
Informan 2 Tugas ibu dalam perencanaan, ibu memantaulah pengeluaran obat dari
depan dari apotik pelayanan ya kan mana yang kurang-kurang, itulah ibu
rekap-rekap gitu, kan dipantau nanti kan kapan ada pengajuan lagi
dimasukkan, gitu. Ya kalau di kami di farmasi ini cuma menentukan jumlah
kebutuhan aja ya kan. Kami yaudah nanti mengusulkan, tapi tergantung
orang atas juga menyetujuinya berapa gitu, kadang berapa yang diusulkan
pun, gak semuanya ini kan tercapai. Orang itu yang mesan kan, kami
tinggal menunggu, menerima barang, mendistribusikan itu aja..
Informan 3 Kalau saya merekapkan, gitu, sifatnya mengusulkan. Oh ada juga sih, kalau
dokter atau pemakai yang lain gitu, ada yang tidak bertemu langsung atau
Universitas Sumatera Utara
tidak ke kami misalnya, dia itu minta pengadaan obat dan BHP nya melalui
yanmed memang. Lalu yanmed mengajukan usulan ke kami. Kalau secara
mendasar, dari itulah seperti dari farmasi baru diusulkan ke bagian
perencanaan, finalnya nanti di perencanaan. Obat itu diadakan atau tidak itu
di perencanaaan, gitu. Nanti tanya bagian perencanaan lah. Cuma kalo
berapa jumlah yang bisa dipesan oleh perencanaan nanti dikoordinasikan ke
kami lagi. Ya dikasitau misalnya dana kita kurang nih, gitu kan, atau
misalnya, ya itulah, ada berbagai macam lah, alasannya gitu kan, nanti
diberitahukan lagi, kira-kira itu yang bisa masih dipotong, yang jumlahnya,
misalnya yang kita minta banyak, dananya mungkin yang cukup hanya
untuk berapa gitu kan, nah mereka koordinasikan.
Informan 4 Kalo saya perannya mengajukan usulan yang diminta dokter itu, karna
dokter-dokter kan ada juga yang ke kami komunikasi. Misalnya Pak kabid
yanmed ini obat kami habis misalnya, untuk pesan lagi ke e-katalog, ya kita
usulkan, gitu..
Informan 5 Untuk obat, sebenarnya saya tugasnya untuk pemesanan, udah sampai situ
aja. Jadi jumlah pemesanan tergantung kami. Dari jumlah kebutuhan yang
diajukan farmasi, selama itu anggaran, apa yaa, dana, kita cukup, ya kita
pesan semuanya. Cuman kalau tidak cukup, biasanya kita sesuaikan dengan
kebutuhan yang mana skala prioritas, seperti itu. Itukan kita kembalikan ke
anggaran kita juga. Jadi jumlah pemesanan tergantung dari pihak kami,
cuman kita koordinasikan dengan bagian farmasinya lagi.
Informan 6 Saya membantu untuk melakukan pemesanan.
Apakah ada diberikan pelatihan kepada perencana obat?
Informan 1 Kalau pelatihan untuk farmasi ada, sudah pernah diberikan.
Informan 2 Kalau pelatihan ada, tapi ibu memang belum pernah ikut, karena ibu kan
baru ini. Pelatihannya setau ibu ada mengenai evaluasi penggunaan obat,
kepala farmasi sebelumnyalah yang pernah ikut.
Informan 3 Kalau pelatihan, sama kepala farmasi sebelumnya ada lah, karena dia
kepalanya. Kalau dalam setahun kita gak bisa tentukan berapa kali,
tergantung dana dari diklat ada apa nggak untuk itu, kadang bisa setahun itu
nggak ada pelatihan untuk farmasi.
Tabel Matriks 2. Prosedur
Informan
Pernyataan
Apakah ada prosedur tertulis mengenai perencanaan obat?
Informan 1 Kalau tertulis nggak ada.
Informan 2 Prosedur perencanaan yaa kalo secara tertulis gak ada. Prosesnya kami
lakukan sesuai sama yang dari dulu udah ada.
Informan 3 Gak ada prosedur untuk melakukan perencanaan secara tertulis. Kalau
sebelum saya juga udah seperti itu gitu, jadi kami meneruskan saja.
Informan 4 Saya kurang tahu kalau itu.
Informan 5 Kalau tertulisnya sih tidak ada.
Informan 6 Untuk secara tertulisnya nggak ada, memang udah dari dulu begitu.
Bagaimana alur tahapan perencanaan obat di rumah sakit ini?
Informan 1 Jadi direncanakan obat itu kan berdasarkan permintaan obat dari user.
Misalnya dia butuh apa obatnya. Udah gitu berdasarkan kunjungan pasien,
maka keluarlah perkiraan angka yang dibuat bagian farmasi. Sudah itu
Universitas Sumatera Utara
Informan 2
Informan 3
Informan 4
Informan 5
Informan 6
diajukanlah ke bagian perencanaan untuk dilakukan pemesanan. Tapi nanti
sebelum itu mereka menghadap ke direktur dulu.
Dari form permintaan tiap user, trus kami rekap. Baru sesuaikan sama
konsumsi yang lalu, penyakit terbanyak juga. Habis itu kami usulkan ke
bagian perencanaan untuk diadakan.
Kita setiap awal tahun atau akhir tahun berjalan, kita membagikan form
permintaan obat kepada seluruh user pengguna, disini maksudnya per poli,
per ruangan, misalnya, poli penyakit dalam, poli saraf, poli mata seperti itu.
Form tersebut nanti diisi dari setiap ruangan, apasih kebutuhan mereka, itu
kepala ruangannya yang bertanggung jawab. Baru dari permintaannya
pengguna itu akan dikumpulkan di gudang farmasi. Itulah tahapannya kan,
lalu dari kita, kita lihat, kita rekap, analisis kebutuhannya seperti apa.
Analisis kebutuhannya itu disesuaikan dengan 10 penyakit terbanyak, habis
itu, ehm masuk dia kedalam e-katalog atau tidak. Baru kebutuhan-kebutuhan
yang diberikan oleh pihak user. Sifatnya bidang farmasi itu hanya
mengumpulkan. Lalu diusulkan kepada kepala instalasi farmasi. Baru kepala
instalasi farmasi memverifikasi lagi, setelah itu instalasi farmasi melalui
kepala farmasi mengajukan ke bidang, maaf ke bagian perencanaan rumah
sakit untuk diadakan. Jadi, sifatnya farmasi hanya mengumpulkan, merekap
permintaan
obat,
mengusulkan,
menerima,
menyimpan
dan
mendistribusikan. Jadi, obat itu datang darimana, pabrikannya apa, harganya
bagaimana, pakai sistem e-katalog atau non e-katalog itu instalasi farmasi
tidak tahu, itu dibagian perencanaan. Jadi, perencanaan rumah sakit dalam
hal ini kan sekarang bagian perencanaan RS itu di kepala seksi penyusunan
program, baru stafnya yang khusus bidang obat itu kepala farmasi yang dulu,
seperti itu. Baru nanti ya kalau dari mereka itu kalau mau menanyakan
bagimana sistem pengadaannya itu tanya ke mereka apakah mereka upload
atau gimana-gimana itu mereka.
Awalnya dari permintaan dokter, user. Dari situ nanti farmasi merekap, lalu
kasih ke bagian perencanaan untuk pemesanan obatnya.
Tahapan obat disini, eee kalau tahapannya itu alur pertamanya itu dari
adanya beberapa permintaan dari user. Kita punya data dari situ. Setelah itu
direkap pihak farmasi, setelah direkap baru dipesan. Cuman apa yang
diminta dari user tetep di filter di perencanaan. Kita pake rekapan itu di ekatalog, kita cari semua. Kalau tidak ada, baru kita pesen mana yang obat ekatalog, mana yang obat non e-katalog. Dan nanti kita kaitkan dengan
anggaran rumah sakit, cukup nggak, kalau cukup memang dibutuhkan dan
sesuai dengan apa ya, proporsional dengan user, kita pesen langsung, ya
seperti itu. Kalau dana kita tidak ada, gimana kita mau mengadakannya, kan
gitu.
Ooo begini, awalnya kan dari permintaan user tadi, tapi tidak semua apa
yang dokter minta, rumah sakit sediakan, kan gitu, itu semua tergantung
dengan budget dan dana. Sebenernya itu kebijakan rumah sakit. Obat-obat
yang diluar e-katalog, seharusnya kan e-katalog, kalo yang diluar e-katalog
itu tergantung rumah sakit, kalau rumah sakitnya sanggup untuk
mengadakannya. Tidak semua permintaan dokter itu diikuti. Kan utamanya
itu e-katalog. Cuman kan kalo memang di e-katalog tidak ada, diluar ekatalog obat itu juga tetep kita pesen juga. Kalau rumah sakit sanggup, tidak
ada masalah, kan gitu.
Universitas Sumatera Utara
Apakah perencanaan obat dilakukan untuk waktu satu tahun yang akan datang?
Informan 2 Ada. Itu rencana kebutuhan obat pertahun. Itu biasanya dibuat waktu ada
pemberitahuan orang Kemenkes, itu kan mintanya biasanya bulan-bulan
enam. Ehmm untuk yang tahun 2017 sudah dikirim, berarti ini kami mau
buat yang untuk tahun 2018 lah. Tapi belum ada pemberitahuan, biasanya
kan diberitahukan orang itu dulu, dikirimkan lewat email. Tapi biasanya
setiap bulan pun ibu rasa ini juga orang itu mmm setiap bulannya ada
pertemuan dibahas lagi nanti dirombak lagi. Kadang ada keluhan obat yang
ini gimana, atau dokter nanti gak sesuai dengan obat-obat yang diadakan di
e-katalog kan meresepkan obat. Karena kan pemesanannya sekarang sistem
e-katalog gitu. Ini kan bisa juga kadang sekali sebulan gak pertahun lagi.
Informan 3 Dari farmasi sendiri ada di minta RKO kementrian kesehatan setiap
tahunnya, itu juga sebagai dasarlah, kebutuhan obat kita. Untuk di rumah
sakit ini, per triwulan kita buat, ya seperti itu sih. Dan itu kan setiap bulan
kita lihat juga ada obat yang kosong, itu bukan berarti tiga bulan sekali sih
tidak, gitu kan, setiap bulan kan kita lihat stock opname obat yang kosong ya
kalau memang obat itu memang obat yang lama atau memang kebutuhannya
itu memang fast moving ya terus kita minta lagi.
Informan 4 Kalau apa sebenernya on demand, sesuai kebutuhan. Artinya kadang-kadang
gini memang, kadang-kadang apanya. Kalo uang kita banyak, kita pesen di
e-katalog semua, beli semua, artinya untuk stok tahan berapa lama.
Informan 5 Kita buat sih triwulan. Cuma kalau apabila ada yang mendesak, urgent,
langsung kita pesan.
Informan 6 Per triwulan sih perencanaanya.
Tabel Matriks 3. Metode
Informan
Pernyataan
Metode apa yang digunakan untuk merencanakan kebutuhan obat di rumah sakit?
Informan 2 Kita pakai konsumsi yaa, melihat dari konsumsi obat yang terbanyak itu.
Tapi ada juga pake epidemiologi yaa, dilihat dari sepuluh penyakit terbsesar.
Informan 3 Kalau metodenya itu, metode konsumsi terbanyak. Habis itu
epidemiologinya sepuluh penyakit apa namanya itu kan, disini kan kita
sudah bisa taulah itu bahwa obat-obat yang fast moving itu seperti apa itemitemnya apa-apa aja ya gitu otomatisnya kan obat yang fast moving yang
memang setiap hari atau setiap bulannya itu pasti keluar kencang ya itu kita
banyakkan permintaannya, seperti itu.
Tabel Matriks 4. Data
Informan
Pernyataan
Data apa saja yang dibutuhkan untuk menyusun rencana kebutuhan obat?
Informan 2 Kalau data-data yang dibutuhkan itu ada daftar obat-obatan, stok awal,
penerimaan, pengeluaran, sisa stok, obat yang kadaluarsa, obat yang
mengalami kekosongan, pemakaian rata-rata perbulan, perkembangan pola
kunjungan, data jumlah penduduk yang dilayani, data jumlah kunjungan
kasus penyakit, daftar obat esensial nasional. Kalau untuk anggaran itu
pihak farmasi tidak tahu menahu.
Universitas Sumatera Utara
Informan 3
Data-data yang kami pakai untuk menyusun perencanaan itu ada daftar obat,
stok awal, penerimaan, pengeluaran, sisa stok, obat yang kadaluarsa, obat
yang kosong, pemakaian rata-rata tahunan, perkembangan pola kunjungan,
data jumlah penduduk yang dilayani, data jumlah kunjungan kasus penyakit,
daftar obat esensial nasional. Ada juga melihat alokasi dana dan anggaran
yang tersedia tapi itu bukan dari farmasi, dari perencanaan.
Informan 5 Kalau anggaran kita (bagian perencanaan rumah sakit) tahu berapa
jumlahnya, farmasi tidak tahu menahu masalah anggaran.
Informan 6 Untuk anggaran, bagian perencanaan yang mengetahuinya.
Darimana data-data untuk merencanakan obat tersebut diperoleh?
Informan 2 Data-data itu ada di gudang farmasi semuanya. Mulai dari stok awal,
penerimaan, pengeluaran, sisa stok, obat yang kosong stoknya, obat yang
kadaluarsa itu datanya ada di gudang farmasi, dari kartu stok. Untuk daftar
obat apa aja yang dibutuhkan itu datanya kami dapat dari form permintaan
dokter. Tapi untuk pemakaian rata-rata tahunan ini dihitung dari data yang
ada di kartu stok juga. Kalo perkembangan pola kunjungan ini didapat dari
apotik depan, data jumlah penduduk yang dilayani sama data jumlah
kunjungan kasus penyakit dari rekam medis. Dan untuk alokasi dana dan
anggaran yang tersedia itu farmasi tidak tahu menahu, itu dari perencanaan..
Informan 3 Untuk daftar obat yang dibutuhkan itu didapat dari form permintaan dokter
yang diberikan farmasi ke user. Kalau stok awal, penerimaan, pengeluaran,
sisa stok, itu datanya ada di gudang farmasi, dari kartu stok. Kita kan punya
kartu stock itu, dari situ kan kita kan bisa melihat stok-stok obat yang ada,
kita tau juga peredaran cepat atau lambat nya keluarnya obat kan gitu, karna
kan kalau cepat keluarnya obat berarti permintaan banyak. Dari kartu stok
juga tau mana obat yang kosong stoknya. Obat yang kadaluarsa ada juga
datanya di gudang farmasi. Untuk pemakaian rata-rata tahunan ini kami
hitung dari kartu stok juga. Kalo perkembangan pola kunjungan ini dari
apotik depan, data jumlah penduduk yang dilayani sama data jumlah
kunjungan kasus penyakit dari rekam medis. karna jumlah pasien itu pasti
berbanding lurus dengan permintaan obat. Jadi jika jumlah pasien meningkat
otomatis juga kan kebutuhan obat pasti meningkat. Kalo untuk alokasi dana
dan anggaran yang tersedia itu dari perencanaan.
Tabel Matriks 5. Pemilihan Jenis Obat
Informan
Pernyataan
Bagaimana cara memilih jenis obat yang digunakan di rumah sakit?
Informan 2 Obat yang ada di rumah sakit kita usahakan harus sesuai dulu sama ekatalog. Diutamakan obat-obat yang ada di e-katalog itulah, generik ya.
Karna pemesanannya memang lewat itu sekarang, ya kan. Ada juga yang
kadang nanti enggak, itu berdasarkan dari form permintaan dokter.
Informan 3 Obat yang digunakan di rumah sakit disesuaikan dengan e-katalog. Ada juga
dari form permintaan obat yang diberikan kepada seluruh user, dokter.
Apakah obat yang digunakan di rumah sakit sudah sesuai dengan e-katalog?
Informan 2 Seharusnya kan berdasarkan e katalog. Diutamakan obat-obat yang ada di ekatalog itulah, generik ya. Tapi nanti ada juga yang kadang nanti enggak.
Informan 3 Belum sesuai semua, ada juga yang diluar e-katalog nanti dipake, kalau gak
ada di e-katalog.
Universitas Sumatera Utara
Informan 4
Setelah adanya e-katalog itu memang obat harus sesuai itu, itulah kita
memang gaboleh diluar itu.
Informan 5 Kita usahkan harus sesuai dulu sama e-katalog karna pemesanannya
memang lewat itu sekarang. Tapi ada juga nanti yang diluar e-katalog.
Informan 6 Ada juga obat yang digunakan di luar dari e-katalog, obat itu juga tetep kita
pesen juga.
Apakah di rumah sakit ini terdapat formularium rumah sakit?
Informan 1 Ada formularium di rumah sakit ini. Udah dibentuk, udah dibuat, cuman
masih belum berjalan secara maksimal. Karena kita masi berkembang ini.
Informan 2 Draftnya udah ada, udah dikasi ke bagian yanmed. Cuma sampai saat ini
belum ada tindak lanjutnya. Apakah itu sudah sah menjadi formularium atau
gimana-gimananya belum ada konfirmasi.
Informan 3 Formularium rumah sakit itu sudah diajukan oleh itu namanya bagian KFT,
diajukan tahun 2016, di bulan Juli kalau nggak salah saya. Tapi belum
diadakan sampai saat ini. Realisasinya nanti coba ditanyakan ke bagian
pelayanan medis. Kalau apanya format dan apa ya kita bilang ininyalah,
ancang-ancangnya itu sudah siap kita sampaikan ke bagian manajemen, tapi
realisasi dari manajemen belum ada sampai sekarang.
Informan 4 Sudah, sudah ada kita buat draft formularium rumah sakit, sebagai standard
yang digunakan oleh rumah sakit kita. Artinya ini ya spesifik untuk rumah
sakit kita, rumah sakit Sultan Sulaiman. Kalo lain rumah sakit ya saya nggak
tau, bisa aja beda-beda.
Apa pedoman dalam pembuatan formularium rumah sakit?
Informan 1 Yang menyusun formularium itu orang farmasi. Jadi formularium itu
berdasarkan, DPHO, karena kita rumah sakit pemerintah, jadi obat-obatnya
itu obat yang ditanggung oleh BPJS. Jadi kita gabisa sembarangan
membuatnya.
Informan 2 Formularium ini dibuat berdasarkan e-katalog yaa. Dari form permintaan
dokter juga.
Informan 3 Dasar acuannya eee.. obat yang terus dipakai, abis itu formularium nasional,
abis itu obat yang ada di e-katalog. Itulah dasarnya.
Informan 4 Memang formularium itukan dibuat atas ada komitenya, komite farmasi dan
terapi. Jadi itu semua diundang dokter untuk pertemuan untuk membentuk
itu. Yang mereka butuhkan di masing-masing SMF yaa. Ada penyakit
dalam, ada anestesi, jadi mereka masukkan. Itulah yang kita pakai sebagai
formularium rumah sakit, acuannya, dengan pertimbangan bahwasanya
usulan dari dokter-dokter spesialis, gitu. Panduan pembuatan formularium
RS itu juga berdasarkan e-katalog.
Tabel Matriks 6. Perhitungan Jumlah Obat
Informan
Pernyataan
Bagaimana cara melakukan perhitungan jumlah kebutuhan obat yang akan datang?
Informan 2 Oh, itu berdasarkan sebelumnya, kebutuhan sebelumnya ya kan disini.
Biasanya kita lihat juga jumlah kunjungan, kan kalo meningkat kan biasanya
bisa ditambah 10 % gitu kan. Ibu garis besarnya ajalah ya. Untuk
menentukan Sisa stock.. eee yaa tiap ini kan orang ini stock opname.. tiap
akhir bulan, nanti kan didapat stock per 31 desembernya. Nah kalau
pemakaian rata-rata per bulan, itu dari ini pengeluaran resep sekali sebulan
Universitas Sumatera Utara
Informan 3
kan dihitung baru nanti setiap bulan itu direkap baru dibagi 12. Kalau jumlah
kebutuhan tahun 2017 inilah kan ada rumusnya pemakaian rata-rata perbulan
dikali 18. Gak tau ibu kenapa 18, ini uda dari kemenkesnya sendiri
formatnya. Kalau rencana kebutuhan tahun 2017 nya itu jumlah kebutuhan
dikurang sisa stock. Untuk pengadaan tahun 2017nya Kira-kira ditambah
sekitar 10 % dari yang rencana kebutuhan dari rumah sakit. Tergantung juga
jenis obatnya. Obat ini kan ada lagi tiga macam. Ada yang vital yang sama
sekali gak boleh gak ada gitu ya kan. Trus ada yang apa esensial, dia ini
sekitar dua harilah eh tenggang waktunya dua hari aja dia kosong bisa
ditolerir. Kalau RKO ini kan secara umum. Ada mungkin menghitung waktu
tunggu tapi untuk lebih jelasnya tanya kepala gudang aja ya. Biasanya yang
melakukan perhitungan ini, kepala farmasi. Ada jugalah bantuan dari kepala
gudang.
Dari farmasi sih mengajukan perencanaan itu jenis jumlah. Untuk
mengetahui jumlahnya misalnya 50, itu dari kecepatan penggunaannya itu
kan kita kan melihat dari kartu stock, kita bisa lihat bahwa obat itu memang
setiap hari keluar, otomatiskan yang kayak gini kan, inilah dasar nanti
dimasukkan kedalam kartu stock untuk apa namanya itu bukti pengambilan
obat dari gudang ini kan ke ruangan apotik maupun ke ruangan lainnya.
Baru dari sinilah itu akan dituangkan ke kartu stock otomatiskan nanti di
kartu stock itu muncul tuh jumlah akhir kita tuh berapa gitu ya kan ehm
yang ada digudang. Ya dari rekapan itulah kita oh yang ini udah sedikit lagi,
yang sedikit lagi itu langsung kita buat permintaan lagi seperti itu. Untuk
menentukan angkanya itu kita melihat dari yang sebelumnya kita perkirakan
bahwa apa namanya itu kan ada masukan tuh dari bagian apotik kan apa
namanya itu, jumlah pasien kita meningkat biasanya kita lebihkan sekitar
10% dari yang jumlah sebelumnya. Sekitar seperti itu setiap per item obat.
Ya itu tergantung juga apakah obat itu fast moving atau slow moving. Kalau
fast moving ya seperti itu dilebihkannya, kalau yang slow moving kita bisa
perkirakan, oh gak terlalu banyak kali gak terlalu signifikan permintaan dari
depan, ya biasa aja kita mintanya paling sekitar 2 hingga 5% ajalah kita
tingkatkan tapi gak terlalu besar peningkatannya. Kalau untuk perhitungan
waktu tunggu obat, itu dibagian perencanaan. Kita lebih apa namanya, itu
karna sifatnya farmasi ini yang minta nanti bagaimana dari distributor apa
segala macamnya, itu nanti yang berhubungan sama distributor bagian
perencanaan. Itu kan nanti berhubungan dengan ketersediaan obat di
distributor. Jangka waktu distributor bisa menyediakan itu, itu nanti di
perencanaan.
Tabel Matriks 7. Kendala
Informan
Pernyataan
Apakah ada kendala dalam melakukan perencanaan kebutuhan obat?
Informan 2 Kendala ya. Kalau perencanaan ini mungkin gak ada kendalanya. Paling
kalau data yang kita butuhkan ini gak lengkap. Berapa yang nyampe sama
kita gak sesuai sama yang kita usulkan, itu aja kendalanya.
Informan 3 Ya kalau kendalanya mungkin keterlambatan obat yang masuklah.
Keterlambatan biasanya bisa sekitar sebulan, dua bulan terlambat obat
masuknya. Kadang ada obat yang kita minta bisa dipenuhi, ada yang tidak.
Universitas Sumatera Utara
Tabel Matriks 8. Kekosongan Obat
Informan
Pernyataan
Apakah ada terjadi kekosongan obat di rumah sakit?
Informan 1 Kalau kekosongan tidak terjadi. Biasanya itu kita pesan, di penyedia itu
tidak ada bahannya, jadi tidak dikirim. Kita sampai saat ini usahakan obat
tetap ada untuk pasien.
Informan 2 Ya sering la dek. Biasanya karena obatnya lama nyampe, kadang lama di
pemesanan. Udah gitu berapa yang nyampe sama kita itu gak sesuai. Kadang
berapa yang diusulkan, gak semuanya ini kan tercapai. Gak sesuai inilah,
yang kita harapkan. Kalo ada kekosongan biasanya kami beritahu stok obat
yang kosong ke dokter. Ada ini kan istilahnya, sama lah perjalanan pasien
itu dari dokternya, biar jangan terjadi masalah nanti di farmasi.
Informan 3 Iya ada terjadi, ya kalau ada kekosongan langsung kita laporkan. ya mungkin
karna keterlambatan obat yang masuklah. Keterlambatan biasanya bisa
sekitar sebulan, dua bulan terlambat obat masuknya. Kadang ada obat yang
kita minta bisa dipenuhi, ada juga yang tidak.
Informan 4 Iya ada kekosongan obat. Itu bisa karena pasien kan banyak. Bisa juga
kadang-kadang stok kan habis, jadi artinya kita setting perencanaan untuk
tiga bulan stok bertahan. Inikan tergantung penggunaan, tergantung pasien.
Makin banyak pasien, makin banyak penggunaan obat itu. Jadi yang
harusnya stoknya tiga bulan, jadi dua bulan.
Informan 5 Kalau di rumah sakit, gini loh artinya kalau kekosongan ini tidak terjadi.
Seperti yang saya bilang tadi itu, kita pesan, di distributor itu tidak ada
bahannya, makanya tidak dikirim, gitu. Dan kalo anggaran rumah sakit
cukup, gak ada masalah, kita bisa pesen langsung. Kalau dana kita tidak ada,
gimana kita mau mengadakannya, kan.
Informan 6 Iya, kalau itu ada terjadi. Kalau itu mungkin dari penyedia ya, kalau yang
kita pesan gak bisa disediakan mereka. Kalo ada obat-obat yang diluar ekatalog. Kan utamanya itu e-katalog.
Bagaimana cara mengatasi kekosongan obat yang terjadi di rumah sakit?
Informan 2 Solusinya, biasanya kami kan yang pelayanan ini melapor lagi, konsultasi
lagi sama dokternya, apakah bisa di gantikan dengan alternatif yang lain
yang sama gitu kan indikasinya. Biasanya ada itu penggantinya. Misalnya
kayak micardis itu sempat kosong rupanya ada candesartan digantikan sama
itu. Atau misalnya gak perlu kali terapi ini, misalnya gak ada obatnya yauda
gak usah diresepkan gitu aja. Berarti gak perlu kali mungkin pasiennya kan.
Ya ini juga ada keluhan pasien karena obatnya nggak ada, cuma terakhir di
resepkan juga gitu keluar kalau perlu kali misalnya. Ya mau gak mau
pasienlah yang beli keluar.
Informan 3 Kalau pas diresepkan obatnya gak ada, caranya menjelaskan pada pasien itu,
gini, biasanya kalau pasien umum, pasien sendiri yang membeli ke apotik
luar. Tetapi kalau untuk pasien BPJS, obatnya tidak ada, kita paling
konfirmasi ke dokter dulu, kalau memang memungkinkan obat itu diganti
dengan obat yang lain, dengan jenis sama dan fungsinya juga sama, kita
usahakan itu terlebih dahulu. tapi kalau memang tidak bisa, paling pihak
farmasi akan mengajukan ke pihak manajemen lah, gimana, apakah obat itu
akan diusahakan atau tidak. Misalnya ada tiba-tiba nih ada jadwal mau
operasi butuh obat A misalkan gitu kan, kita langsung ajukan ke pihak
manajemen, ya tergantung pihak manajemen apakah disediakan atau tidak
Universitas Sumatera Utara
Informan 4
Informan 5
Informan 6
gitu, sistemnya nanti di manajemen. Permintaan mereka nanti kita buat surat
permintaan obat ke dirut, itu berdasarkan dari kebutuhan dari user dari
pengguna ya ini daftar permintaannya ini yang bisa perharian gitu yang
betul-betul kosong, dan sangat dibutuhkan sama pasien kita naikkan hari itu
juga. Kan misalnya kan gini kan tadi kita udah minta nih per tiga bulan, tapi
obat itu belum datang dan obat itu sudah kosong sementara dia hari ini obat
itu butuh kita ajukan lagi permintaan dengan surat resmi seperti ini gitu.
Ya kita usul lagi ini untuk pemesanan berikutnya.
Saat ini kalau obat yang dibutuhkan tidak ada di rumah sakit, biasanya kita
pesan langsung beli ke apotek, hanya saja itu dibatasi, berapa butuhnya aja,
tidak boleh lebih lebih, gitu. Langsung dibeli pada hari itu juga. Memang itu
kan terjadi seperti itu kan tidak setiap hari, apabila terjadi kekosongan, betul
betul kosong. Memang itu betul betul dibutuhkan, kita usahakan beli
langsung, Cuma sesuai dengan kebutuhan, tidak menumpuk dalam artian,
seperti itu. Sampai saat ini itu tetap terbeli diluar, kita tetapkan kebutuhan,
tidak menumpuk. Kita beli, cuman tidak berlebih, sesuai berapa yang
dibutuhkan.
Nanti kalo stok obatnya gak ada di rumah sakit kita akan usahakan dibeli
diluar. Hanya dibatasi jumlahnya, tidak berlebihan.
Tabel Matriks 9. Obat kadaluarsa
Informan
Pernyataan
Apakah ada obat yang kadaluarsa?
Informan 2 Iya ada.
Informan 3 Kalau itu ada.
Apa yang dilakukan terhadap obat kadaluarsa tersebut?
Informan 2 Obat yang kadaluarsa itu bisa ada yang karna itu jenis obat slow moving,
pola penyakit berubah jadinya obatnya numpuk, gak dipake. Untuk itu
dipisahkan sudah pasti, ada tempat khususnya, dibuat sesuai dengan setiap
tahunya kan gitu, tahun berapa tahun berapa dia expirednya. Mulai dari awal
kita rumah sakit dibuka, sampai dengan saat ini, belum ada pemusnahannya.
Seharusnya itu kan sudah bisa dimusnahkan, cuman kan memusnahkan itu
tidak hanya segampang itu, gitu, ada prosesnya lagi. Jadi sampai saat ini
obat kadaluarsa belum ada pemusnahannya, masih ada di farmasi.
Informan 3 Obat yang kadaluarsa ya bisa karena expired date nya kurang dari dua tahun,
sudah gitu jenisnya slow moving. Obat kadaluarsa itu kita pisahkan, kita buat
laporannya tersendiri ya itu setiap tahun kita laporkan, tapi sampai saat ini
obat kadaluarsa itu belum dimusnahkan, karna untuk pemusnahan obat
kadaluarsa itu harus ada perda. Dan peraturan daerah yang mengatur tentang
obat kadaluarsa itu belum ada sampai ke kita. Jadi obat yang kadaluarsa
masih ada kita simpan, karna kita kan rumah sakit daerah, seluruh barangnya
ini kan barang daerah, jadi kita tidak bisa musnahkan suka hati kita, harus
ada peraturan dari daerah. Dari direktur sendiri juga tidak bisa memberikan
peraturan, tapi dari kebijakan Pemkablah, dalam hal ini pemerintah Sergai.
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 5
LEMBAR OBSERVASI
ANALISIS PERENCANAAN OBAT DI RSUD SULTAN SULAIMAN KABUPATEN
SERDANG BEDAGAI TAHUN 2017
No.
1.
2.
3.
4.
5.
Variabel Observasi
Surat Keputusan panitia perencana obat
Struktur organisasi tim perencana obat
Prosedur tertulis perencanaan obat
Formularium rumah sakit
Data perencanaan obat :
Daftar obat-obat yang dibutuhkan
Stok awal
Penerimaan
Pengeluaran
Sisa stok
Obat hilang/rusak atau kadaluarsa
Kekosongan obat
Pemakaian rata-rata tahunan
Indeks musiman
Waktu tunggu
Stok pengaman
Perkembangan pola kunjungan
Data jumlah penduduk yang dilayani
Data jumlah kunjungan kasus penyakit
Standar terapi rumah sakit
Ya
Tidak
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 6
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 7
Data kekosongan stok obat di RSUD Sultan Sulaiman
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
Nama Obat
Alprazolam tab 0,5 mg
Alprazolam tab 1 mg
Amitripilin tab
Atracurium inj
Clindamisin kapsul 150 mg
Clindamisin kapsul 300 mg
Dipenhidramin inj
Fresofol (Recofol) inj
Furosemid inj
Garam oralit
Gentamisin salep kulit
Glukosa 10%
Ibuprofen tab 400 mg
Iliadin nasal spray 0,05%
Isoniazid (INH) 100 mg
Isoniazid (INH) 300 mg
Kandistatin drop suspensi 12 ml
KSR tab
Loperamid tab
Metil ergometrin tab
Nasacot spray
Omeprazole inj
Omeprazole kapsul
Ondansetron inj 4 ml
Pethidin inj
Prednison tab 5 mg
Rifampisin 450 mg
Simvastatin tab 10 mg
Streptomysin inj
Symbicort
Tramadol inj
Vit B6 tab
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 8
Data obat kadaluarsa di RSUD Sultan Sulaiman
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Nama Obat
Eritromisyn syrup
Kalsium Hidroksida pasta
Metilprednisolon 4 mg tablet
Rifampisin kapsul 600 mg
Tiamin tablet (Vit B1)
Tramadol kapsul
Paracetamol Drop
Parasetamol Drops
Piracetam injeksi 3 gr/ 15 ml
Cloramphenicol syrup
Myomergin inj
Aminofilin tab 200 mg
Garam Oralit
Zinc tablet 20 mg
Antasida DOEN tablet Kunyah
Jumlah
124
8
323
12
2
44
25
10
55
5
7
1
200
1500
1300
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 9
Gambar 1. Gudang Farmasi Rumah Sakit
Gambar 2. Ruang Tunggu Pasien Rawat Jalan Instalasi Farmasi
Universitas Sumatera Utara
Gambar 3. Kartu Stok Obat
Gambar 4. Dokumen Stock Opname
Universitas Sumatera Utara
Gambar 5. Draft Formularium Rumah Sakit
Gambar 6. Form Permintaan Ruangan
Universitas Sumatera Utara
Gambar 7. Wawancara dengan Kepala Instalasi Farmasi (Informan 2)
Gambar 8. Wawancara dengan Kepala Gudang Farmasi (Informan 3)
Universitas Sumatera Utara
Gambar 9. Wawancara dengan Kepala Bidang Pelayanan Medik dan Keperawatan
(Informan 4)
Gambar 10. Wawancara dengan Kepala Seksi Penyusunan Program (Informan 5) dan
Staf Perencanaan Bagian Obat (Informan 6)
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
SURAT PERMOHONAN
BERSEDIA MENJADI INFORMAN PENELITIAN
Informan yang saya hormati,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama
: Nisya Dwi Amanda Pane
NIM
: 131000155
adalah mahasiswi Program Studi S1 Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas
Sumatera Utara akan melakukan penelitian yang berjudul : “ANALISIS
PERENCANAAN OBAT DI RSUD SULTAN SULAIMAN KABUPATEN
SERDANG BEDAGAI TAHUN 2017”.
Oleh karena itu, saya mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk menjadi informan
penelitian serta bersedia untuk saya wawancara. Identitas dan jawaban Bapak/Ibu
akan saya jaga kerahasiaannya dan hanya digunakan untuk kepentingan
penelitian.
Atas bantuan dan kerjasama yang telah diberikan, saya mengucapkan terima
kasih.
Medan, ..................................2017
Peneliti,
(Nisya Dwi Amanda Pane)
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 2
SURAT PERNYATAAN
BERSEDIA MENJADI INFORMAN PENELITIAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama
:
Umur
:
Jabatan
:
Pendidikan terakhir
:
menyatakan bersedia berpartisipasi menjadi informan dalam penelitian yang
dilakukan oleh saudari Nisya Dwi Amanda Pane mahasiswi Program Studi S1
Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara yang berjudul :
“ANALISIS PERENCANAAN OBAT DI RSUD SULTAN SULAIMAN
KABUPATEN SERDANG BEDAGAI TAHUN 2017”.
Saya menyadari bahwa penelitian ini bermanfaat untuk kepentingan ilmiah.
Identitas informan akan dijaga kerahasiaannya dan hanya digunakan untuk
kepentingan penelitian. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sukarela dan
penuh kesadaran tanpa ada paksaan dari pihak manapun.
Sei Rampah, ...........................2017
(..................................................)
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 3
PEDOMAN WAWANCARA MENDALAM
ANALISIS PERENCANAAN OBAT DI RSUD SULTAN SULAIMAN
KABUPATEN SERDANG BEDAGAI TAHUN 2017
I.
Identitas Informan
Nama
:
Umur
:
Jenis Kelamin
: Laki-laki / Perempuan
tahun
Pendidikan Terakhir :
Lama bekerja
:
Tanggal Wawancara :
II.
Daftar Pertanyaan untuk Informan Direktur
1. Apakah Bapak ada membentuk tim perencana obat untuk melakukan
perencanaan obat di rumah sakit?
2. Siapakah yang melakukan perencanaan obat di rumah sakit?
3. Apakah tugas dan tanggung jawab Bapak dalam melakukan perencanaan
obat di rumah sakit?
4. Apakah ada diberikan pelatihan kepada SDM perencana obat?
5. Apakah ada prosedur tertulis mengenai perencanaan obat?
6. Bagaimanakah alur tahapan perencanaan obat di rumah sakit ini?
7. Apakah di rumah sakit ini terdapat formularium rumah sakit?
8. Apakah ada terjadi kekosongan obat di rumah sakit?
Universitas Sumatera Utara
PEDOMAN WAWANCARA MENDALAM
ANALISIS PERENCANAAN OBAT DI RSUD SULTAN SULAIMAN
KABUPATEN SERDANG BEDAGAI TAHUN 2017
I.
Identitas Informan
Nama
:
Umur
:
Jenis Kelamin
: Laki-laki / Perempuan
tahun
Pendidikan Terakhir :
Lama bekerja
:
Tanggal Wawancara :
II.
Daftar Pertanyaan untuk Informan Kepala Instalasi Farmasi
1. Apakah ada
dibentuk
panitia
perencana
obat untuk melakukan
perencanaan obat di rumah sakit?
2. Siapakah yang melakukan perencanaan obat di rumah sakit?
3. Apakah tugas dan tanggung jawab Ibu dalam melakukan perencanaan obat
di rumah sakit?
4. Apakah Ibu ada mendapatkan pelatihan mengenai perencanaan obat?
5. Apakah ada prosedur tertulis mengenai perencanaan obat di rumah sakit?
6. Bagaimanakah alur tahapan perencanaan obat di rumah sakit ini?
7. Apakah perencanaan obat dilakukan untuk waktu satu tahun yang akan
datang?
8. Menurut Ibu, metode apa yang digunakan untuk merencanakan kebutuhan
obat?
9. Menurut Ibu, data apa saja yang dibutuhkan untuk menyusun rencana
kebutuhan obat di rumah sakit ini?
10. Bagaimana cara memilih jenis obat yang dibutuhkan di rumah sakit?
11. Apakah di rumah sakit ini terdapat formularium rumah sakit?
12. Bagaimana cara melakukan perhitungan jumlah kebutuhan obat yang akan
datang?
Universitas Sumatera Utara
13. Menurut Ibu, apakah ada kendala dalam melakukan perencanaan
kebutuhan obat?
14. Apakah ada terjadi kekosongan obat di rumah sakit? Bagaimana cara
mengatasinya?
15. Apakah ada obat yang kadaluarsa? Apa yang dilakukan terhadap obat
kadaluarsa tersebut?
Universitas Sumatera Utara
PEDOMAN WAWANCARA MENDALAM
ANALISIS PERENCANAAN OBAT DI RSUD SULTAN SULAIMAN KABUPATEN
SERDANG BEDAGAI TAHUN 2017
I.
Identitas Informan
Nama
:
Umur
:
Jenis Kelamin
: Laki-laki / Perempuan
tahun
Pendidikan Terakhir :
Lama bekerja
:
Tanggal Wawancara :
II.
Daftar Pertanyaan untuk Informan Kepala Gudang
1. Apakah ada dibentuk panitia perencana obat untuk melakukan perencanaan obat di
rumah sakit?
2. Siapakah yang melakukan perencanaan obat di rumah sakit?
3. Apakah tugas dan tanggung jawab Bapak dalam melakukan perencanaan obat di
rumah sakit?
4. Apakah Bapak ada mendapatkan pelatihan mengenai perencanaan obat?
5. Apakah ada prosedur tertulis mengenai perencanaan obat di rumah sakit?
6. Bagaimanakah alur tahapan perencanaan obat di rumah sakit ini?
7. Apakah perencanaan obat dilakukan untuk waktu satu tahun yang akan datang?
8. Menurut Bapak, metode apa yang digunakan untuk merencanakan kebutuhan obat?
9. Menurut Bapak, data apa saja yang dibutuhkan untuk menyusun rencana kebutuhan
obat di rumah sakit ini?
10. Bagaimana cara memilih jenis obat yang dibutuhkan di rumah sakit?
11. Apakah di rumah sakit ini terdapat formularium rumah sakit?
12. Bagaimana cara melakukan perhitungan jumlah kebutuhan obat yang akan datang?
13. Menurut Bapak, apakah ada kendala dalam melakukan perencanaan kebutuhan obat?
14. Apakah ada terjadi kekosongan obat di rumah sakit? Bagaimana cara mengatasinya?
15. Apakah ada obat yang kadaluarsa? Apa yang dilakukan terhadap obat kadaluarsa
tersebut?
Universitas Sumatera Utara
PEDOMAN WAWANCARA MENDALAM
ANALISIS PERENCANAAN OBAT DI RSUD SULTAN SULAIMAN KABUPATEN
SERDANG BEDAGAI TAHUN 2017
I.
Identitas Informan
Nama
:
Umur
:
Jenis Kelamin
: Laki-laki / Perempuan
tahun
Pendidikan Terakhir :
Lama bekerja
:
Tanggal Wawancara :
II.
Daftar Pertanyaan untuk Informan Kepala Bidang Pelayanan Medis dan
Keperawatan
1. Apakah ada dibentuk panitia perencana obat untuk melakukan perencanaan obat di
rumah sakit?
2. Siapakah yang melakukan perencanaan obat di rumah sakit?
3. Apakah tugas dan tanggung jawab Bapak dalam melakukan perencanaan obat di
rumah sakit?
4. Apakah ada prosedur tertulis mengenai perencanaan obat di rumah sakit?
5. Bagaimanakah alur tahapan perencanaan obat di rumah sakit ini?
6. Apakah perencanaan obat dilakukan untuk waktu satu tahun yang akan datang?
7. Apakah di rumah sakit ini terdapat formularium rumah sakit?
8. Apakah ada terjadi kekosongan obat di rumah sakit? Bagaimana cara mengatasinya?
Universitas Sumatera Utara
PEDOMAN WAWANCARA MENDALAM
ANALISIS PERENCANAAN OBAT DI RSUD SULTAN SULAIMAN KABUPATEN
SERDANG BEDAGAI TAHUN 2017
I.
Identitas Informan
Nama
:
Umur
:
Jenis Kelamin
: Laki-laki / Perempuan
tahun
Pendidikan Terakhir :
Lama bekerja
:
Tanggal Wawancara :
II.
Daftar Pertanyaan untuk Informan Kepala Seksi Penyusunan Program dan Staf
Perencanaan Bagian Obat
1. Apakah ada dibentuk panitia perencana obat untuk melakukan perencanaan obat di
rumah sakit?
2. Siapakah yang melakukan perencanaan obat di rumah sakit?
3. Apakah tugas dan tanggung jawab Bapak dalam melakukan perencanaan obat di
rumah sakit?
4. Apakah ada prosedur tertulis mengenai perencanaan obat di rumah sakit?
5. Bagaimanakah alur tahapan perencanaan obat di rumah sakit ini?
6. Apakah perencanaan obat dilakukan untuk waktu satu tahun yang akan datang?
7. Apakah ada terjadi kekosongan obat di rumah sakit? Bagaimana cara mengatasinya?
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 4
Matriks Wawancara
Tabel Matriks 1. Sumber Daya Manusia
Informan
Pernyataan
Apakah ada dibentuk tim perencana obat untuk melakukan perencanaan obat di
rumah sakit?
Informan 1 Ada tim perencanaan rumah sakit secara global, dalam hal ini bagian
perencanaannya yaitu seksi penyusunan program kami.
Informan 2 Tidak ada tim.
Informan 3 Kita tidak ada pakai tim.
Informan 4 Kalau timnya saya kurang tahu.
Informan 5 Tim perencanaan ada, tapi perencanaan rumah sakit secara global, untuk
pemesanan. Cuma kan saat ini kalau untuk pemesanan obat saya serahkan ke
staf perencanaan obat langsung.
Informan 6 Ada tim perencanaan rumah sakit, saya adalah stafnya untuk bagian obat.
Siapakah yang melakukan perencanaan obat di rumah sakit?
Informan 1 Untuk yang melakukan perencanaan obat ini ya itu saya berikan wewenang
ke bagian farmasi untuk membuatnya, tapi koordinasi sama kepala bagian
medik, ya kan. Lalu serahkan dan koordinasi juga ke perencanaan. Jadi nanti
yang buat kesimpulan, bagian perencanaan. Nanti mereka menghadap sama
direktur.
Informan 2 Yang buat perencanaannya itu kepala farmasi sama ada bantuan dari kepala
gudang. SK juga tidak ada. Kita yang buat karena wewenangnya ada di
bagian instalasi farmasi. Kami juga ada menerima usulan obat dari bagian
yanmed ke kami.
Informan 3 Ya itu kalau yang melakukan perencanaan itu kami, saya dengan kepala
farmasi, sifatnya mengusulkan ke bagian perencanaan rumah sakit untuk
nanti mereka yang mengadakan. SK penunjukan ke kami itu tidak ada.
Informan 4 Yang buat perencanaan obat itu dari farmasi. Tapi saya ada juga mengajukan
usulan yang diminta dokter itu ke farmasi.
Informan 5 Kalau perencanaan obat yang buat jumlah kebutuhannya dari farmasi.
Informan 6 Yang buat jumlah kebutuhannya dari farmasi.
Apa tugas dan tanggung jawab Anda dalam melakukan perencanaan obat?
Informan 1 Ya yang bertanggung jawab semua ini. Termasuk masalah pengeluaran dana
itu, itu semua tanggungjawab direktur.
Informan 2 Tugas ibu dalam perencanaan, ibu memantaulah pengeluaran obat dari
depan dari apotik pelayanan ya kan mana yang kurang-kurang, itulah ibu
rekap-rekap gitu, kan dipantau nanti kan kapan ada pengajuan lagi
dimasukkan, gitu. Ya kalau di kami di farmasi ini cuma menentukan jumlah
kebutuhan aja ya kan. Kami yaudah nanti mengusulkan, tapi tergantung
orang atas juga menyetujuinya berapa gitu, kadang berapa yang diusulkan
pun, gak semuanya ini kan tercapai. Orang itu yang mesan kan, kami
tinggal menunggu, menerima barang, mendistribusikan itu aja..
Informan 3 Kalau saya merekapkan, gitu, sifatnya mengusulkan. Oh ada juga sih, kalau
dokter atau pemakai yang lain gitu, ada yang tidak bertemu langsung atau
Universitas Sumatera Utara
tidak ke kami misalnya, dia itu minta pengadaan obat dan BHP nya melalui
yanmed memang. Lalu yanmed mengajukan usulan ke kami. Kalau secara
mendasar, dari itulah seperti dari farmasi baru diusulkan ke bagian
perencanaan, finalnya nanti di perencanaan. Obat itu diadakan atau tidak itu
di perencanaaan, gitu. Nanti tanya bagian perencanaan lah. Cuma kalo
berapa jumlah yang bisa dipesan oleh perencanaan nanti dikoordinasikan ke
kami lagi. Ya dikasitau misalnya dana kita kurang nih, gitu kan, atau
misalnya, ya itulah, ada berbagai macam lah, alasannya gitu kan, nanti
diberitahukan lagi, kira-kira itu yang bisa masih dipotong, yang jumlahnya,
misalnya yang kita minta banyak, dananya mungkin yang cukup hanya
untuk berapa gitu kan, nah mereka koordinasikan.
Informan 4 Kalo saya perannya mengajukan usulan yang diminta dokter itu, karna
dokter-dokter kan ada juga yang ke kami komunikasi. Misalnya Pak kabid
yanmed ini obat kami habis misalnya, untuk pesan lagi ke e-katalog, ya kita
usulkan, gitu..
Informan 5 Untuk obat, sebenarnya saya tugasnya untuk pemesanan, udah sampai situ
aja. Jadi jumlah pemesanan tergantung kami. Dari jumlah kebutuhan yang
diajukan farmasi, selama itu anggaran, apa yaa, dana, kita cukup, ya kita
pesan semuanya. Cuman kalau tidak cukup, biasanya kita sesuaikan dengan
kebutuhan yang mana skala prioritas, seperti itu. Itukan kita kembalikan ke
anggaran kita juga. Jadi jumlah pemesanan tergantung dari pihak kami,
cuman kita koordinasikan dengan bagian farmasinya lagi.
Informan 6 Saya membantu untuk melakukan pemesanan.
Apakah ada diberikan pelatihan kepada perencana obat?
Informan 1 Kalau pelatihan untuk farmasi ada, sudah pernah diberikan.
Informan 2 Kalau pelatihan ada, tapi ibu memang belum pernah ikut, karena ibu kan
baru ini. Pelatihannya setau ibu ada mengenai evaluasi penggunaan obat,
kepala farmasi sebelumnyalah yang pernah ikut.
Informan 3 Kalau pelatihan, sama kepala farmasi sebelumnya ada lah, karena dia
kepalanya. Kalau dalam setahun kita gak bisa tentukan berapa kali,
tergantung dana dari diklat ada apa nggak untuk itu, kadang bisa setahun itu
nggak ada pelatihan untuk farmasi.
Tabel Matriks 2. Prosedur
Informan
Pernyataan
Apakah ada prosedur tertulis mengenai perencanaan obat?
Informan 1 Kalau tertulis nggak ada.
Informan 2 Prosedur perencanaan yaa kalo secara tertulis gak ada. Prosesnya kami
lakukan sesuai sama yang dari dulu udah ada.
Informan 3 Gak ada prosedur untuk melakukan perencanaan secara tertulis. Kalau
sebelum saya juga udah seperti itu gitu, jadi kami meneruskan saja.
Informan 4 Saya kurang tahu kalau itu.
Informan 5 Kalau tertulisnya sih tidak ada.
Informan 6 Untuk secara tertulisnya nggak ada, memang udah dari dulu begitu.
Bagaimana alur tahapan perencanaan obat di rumah sakit ini?
Informan 1 Jadi direncanakan obat itu kan berdasarkan permintaan obat dari user.
Misalnya dia butuh apa obatnya. Udah gitu berdasarkan kunjungan pasien,
maka keluarlah perkiraan angka yang dibuat bagian farmasi. Sudah itu
Universitas Sumatera Utara
Informan 2
Informan 3
Informan 4
Informan 5
Informan 6
diajukanlah ke bagian perencanaan untuk dilakukan pemesanan. Tapi nanti
sebelum itu mereka menghadap ke direktur dulu.
Dari form permintaan tiap user, trus kami rekap. Baru sesuaikan sama
konsumsi yang lalu, penyakit terbanyak juga. Habis itu kami usulkan ke
bagian perencanaan untuk diadakan.
Kita setiap awal tahun atau akhir tahun berjalan, kita membagikan form
permintaan obat kepada seluruh user pengguna, disini maksudnya per poli,
per ruangan, misalnya, poli penyakit dalam, poli saraf, poli mata seperti itu.
Form tersebut nanti diisi dari setiap ruangan, apasih kebutuhan mereka, itu
kepala ruangannya yang bertanggung jawab. Baru dari permintaannya
pengguna itu akan dikumpulkan di gudang farmasi. Itulah tahapannya kan,
lalu dari kita, kita lihat, kita rekap, analisis kebutuhannya seperti apa.
Analisis kebutuhannya itu disesuaikan dengan 10 penyakit terbanyak, habis
itu, ehm masuk dia kedalam e-katalog atau tidak. Baru kebutuhan-kebutuhan
yang diberikan oleh pihak user. Sifatnya bidang farmasi itu hanya
mengumpulkan. Lalu diusulkan kepada kepala instalasi farmasi. Baru kepala
instalasi farmasi memverifikasi lagi, setelah itu instalasi farmasi melalui
kepala farmasi mengajukan ke bidang, maaf ke bagian perencanaan rumah
sakit untuk diadakan. Jadi, sifatnya farmasi hanya mengumpulkan, merekap
permintaan
obat,
mengusulkan,
menerima,
menyimpan
dan
mendistribusikan. Jadi, obat itu datang darimana, pabrikannya apa, harganya
bagaimana, pakai sistem e-katalog atau non e-katalog itu instalasi farmasi
tidak tahu, itu dibagian perencanaan. Jadi, perencanaan rumah sakit dalam
hal ini kan sekarang bagian perencanaan RS itu di kepala seksi penyusunan
program, baru stafnya yang khusus bidang obat itu kepala farmasi yang dulu,
seperti itu. Baru nanti ya kalau dari mereka itu kalau mau menanyakan
bagimana sistem pengadaannya itu tanya ke mereka apakah mereka upload
atau gimana-gimana itu mereka.
Awalnya dari permintaan dokter, user. Dari situ nanti farmasi merekap, lalu
kasih ke bagian perencanaan untuk pemesanan obatnya.
Tahapan obat disini, eee kalau tahapannya itu alur pertamanya itu dari
adanya beberapa permintaan dari user. Kita punya data dari situ. Setelah itu
direkap pihak farmasi, setelah direkap baru dipesan. Cuman apa yang
diminta dari user tetep di filter di perencanaan. Kita pake rekapan itu di ekatalog, kita cari semua. Kalau tidak ada, baru kita pesen mana yang obat ekatalog, mana yang obat non e-katalog. Dan nanti kita kaitkan dengan
anggaran rumah sakit, cukup nggak, kalau cukup memang dibutuhkan dan
sesuai dengan apa ya, proporsional dengan user, kita pesen langsung, ya
seperti itu. Kalau dana kita tidak ada, gimana kita mau mengadakannya, kan
gitu.
Ooo begini, awalnya kan dari permintaan user tadi, tapi tidak semua apa
yang dokter minta, rumah sakit sediakan, kan gitu, itu semua tergantung
dengan budget dan dana. Sebenernya itu kebijakan rumah sakit. Obat-obat
yang diluar e-katalog, seharusnya kan e-katalog, kalo yang diluar e-katalog
itu tergantung rumah sakit, kalau rumah sakitnya sanggup untuk
mengadakannya. Tidak semua permintaan dokter itu diikuti. Kan utamanya
itu e-katalog. Cuman kan kalo memang di e-katalog tidak ada, diluar ekatalog obat itu juga tetep kita pesen juga. Kalau rumah sakit sanggup, tidak
ada masalah, kan gitu.
Universitas Sumatera Utara
Apakah perencanaan obat dilakukan untuk waktu satu tahun yang akan datang?
Informan 2 Ada. Itu rencana kebutuhan obat pertahun. Itu biasanya dibuat waktu ada
pemberitahuan orang Kemenkes, itu kan mintanya biasanya bulan-bulan
enam. Ehmm untuk yang tahun 2017 sudah dikirim, berarti ini kami mau
buat yang untuk tahun 2018 lah. Tapi belum ada pemberitahuan, biasanya
kan diberitahukan orang itu dulu, dikirimkan lewat email. Tapi biasanya
setiap bulan pun ibu rasa ini juga orang itu mmm setiap bulannya ada
pertemuan dibahas lagi nanti dirombak lagi. Kadang ada keluhan obat yang
ini gimana, atau dokter nanti gak sesuai dengan obat-obat yang diadakan di
e-katalog kan meresepkan obat. Karena kan pemesanannya sekarang sistem
e-katalog gitu. Ini kan bisa juga kadang sekali sebulan gak pertahun lagi.
Informan 3 Dari farmasi sendiri ada di minta RKO kementrian kesehatan setiap
tahunnya, itu juga sebagai dasarlah, kebutuhan obat kita. Untuk di rumah
sakit ini, per triwulan kita buat, ya seperti itu sih. Dan itu kan setiap bulan
kita lihat juga ada obat yang kosong, itu bukan berarti tiga bulan sekali sih
tidak, gitu kan, setiap bulan kan kita lihat stock opname obat yang kosong ya
kalau memang obat itu memang obat yang lama atau memang kebutuhannya
itu memang fast moving ya terus kita minta lagi.
Informan 4 Kalau apa sebenernya on demand, sesuai kebutuhan. Artinya kadang-kadang
gini memang, kadang-kadang apanya. Kalo uang kita banyak, kita pesen di
e-katalog semua, beli semua, artinya untuk stok tahan berapa lama.
Informan 5 Kita buat sih triwulan. Cuma kalau apabila ada yang mendesak, urgent,
langsung kita pesan.
Informan 6 Per triwulan sih perencanaanya.
Tabel Matriks 3. Metode
Informan
Pernyataan
Metode apa yang digunakan untuk merencanakan kebutuhan obat di rumah sakit?
Informan 2 Kita pakai konsumsi yaa, melihat dari konsumsi obat yang terbanyak itu.
Tapi ada juga pake epidemiologi yaa, dilihat dari sepuluh penyakit terbsesar.
Informan 3 Kalau metodenya itu, metode konsumsi terbanyak. Habis itu
epidemiologinya sepuluh penyakit apa namanya itu kan, disini kan kita
sudah bisa taulah itu bahwa obat-obat yang fast moving itu seperti apa itemitemnya apa-apa aja ya gitu otomatisnya kan obat yang fast moving yang
memang setiap hari atau setiap bulannya itu pasti keluar kencang ya itu kita
banyakkan permintaannya, seperti itu.
Tabel Matriks 4. Data
Informan
Pernyataan
Data apa saja yang dibutuhkan untuk menyusun rencana kebutuhan obat?
Informan 2 Kalau data-data yang dibutuhkan itu ada daftar obat-obatan, stok awal,
penerimaan, pengeluaran, sisa stok, obat yang kadaluarsa, obat yang
mengalami kekosongan, pemakaian rata-rata perbulan, perkembangan pola
kunjungan, data jumlah penduduk yang dilayani, data jumlah kunjungan
kasus penyakit, daftar obat esensial nasional. Kalau untuk anggaran itu
pihak farmasi tidak tahu menahu.
Universitas Sumatera Utara
Informan 3
Data-data yang kami pakai untuk menyusun perencanaan itu ada daftar obat,
stok awal, penerimaan, pengeluaran, sisa stok, obat yang kadaluarsa, obat
yang kosong, pemakaian rata-rata tahunan, perkembangan pola kunjungan,
data jumlah penduduk yang dilayani, data jumlah kunjungan kasus penyakit,
daftar obat esensial nasional. Ada juga melihat alokasi dana dan anggaran
yang tersedia tapi itu bukan dari farmasi, dari perencanaan.
Informan 5 Kalau anggaran kita (bagian perencanaan rumah sakit) tahu berapa
jumlahnya, farmasi tidak tahu menahu masalah anggaran.
Informan 6 Untuk anggaran, bagian perencanaan yang mengetahuinya.
Darimana data-data untuk merencanakan obat tersebut diperoleh?
Informan 2 Data-data itu ada di gudang farmasi semuanya. Mulai dari stok awal,
penerimaan, pengeluaran, sisa stok, obat yang kosong stoknya, obat yang
kadaluarsa itu datanya ada di gudang farmasi, dari kartu stok. Untuk daftar
obat apa aja yang dibutuhkan itu datanya kami dapat dari form permintaan
dokter. Tapi untuk pemakaian rata-rata tahunan ini dihitung dari data yang
ada di kartu stok juga. Kalo perkembangan pola kunjungan ini didapat dari
apotik depan, data jumlah penduduk yang dilayani sama data jumlah
kunjungan kasus penyakit dari rekam medis. Dan untuk alokasi dana dan
anggaran yang tersedia itu farmasi tidak tahu menahu, itu dari perencanaan..
Informan 3 Untuk daftar obat yang dibutuhkan itu didapat dari form permintaan dokter
yang diberikan farmasi ke user. Kalau stok awal, penerimaan, pengeluaran,
sisa stok, itu datanya ada di gudang farmasi, dari kartu stok. Kita kan punya
kartu stock itu, dari situ kan kita kan bisa melihat stok-stok obat yang ada,
kita tau juga peredaran cepat atau lambat nya keluarnya obat kan gitu, karna
kan kalau cepat keluarnya obat berarti permintaan banyak. Dari kartu stok
juga tau mana obat yang kosong stoknya. Obat yang kadaluarsa ada juga
datanya di gudang farmasi. Untuk pemakaian rata-rata tahunan ini kami
hitung dari kartu stok juga. Kalo perkembangan pola kunjungan ini dari
apotik depan, data jumlah penduduk yang dilayani sama data jumlah
kunjungan kasus penyakit dari rekam medis. karna jumlah pasien itu pasti
berbanding lurus dengan permintaan obat. Jadi jika jumlah pasien meningkat
otomatis juga kan kebutuhan obat pasti meningkat. Kalo untuk alokasi dana
dan anggaran yang tersedia itu dari perencanaan.
Tabel Matriks 5. Pemilihan Jenis Obat
Informan
Pernyataan
Bagaimana cara memilih jenis obat yang digunakan di rumah sakit?
Informan 2 Obat yang ada di rumah sakit kita usahakan harus sesuai dulu sama ekatalog. Diutamakan obat-obat yang ada di e-katalog itulah, generik ya.
Karna pemesanannya memang lewat itu sekarang, ya kan. Ada juga yang
kadang nanti enggak, itu berdasarkan dari form permintaan dokter.
Informan 3 Obat yang digunakan di rumah sakit disesuaikan dengan e-katalog. Ada juga
dari form permintaan obat yang diberikan kepada seluruh user, dokter.
Apakah obat yang digunakan di rumah sakit sudah sesuai dengan e-katalog?
Informan 2 Seharusnya kan berdasarkan e katalog. Diutamakan obat-obat yang ada di ekatalog itulah, generik ya. Tapi nanti ada juga yang kadang nanti enggak.
Informan 3 Belum sesuai semua, ada juga yang diluar e-katalog nanti dipake, kalau gak
ada di e-katalog.
Universitas Sumatera Utara
Informan 4
Setelah adanya e-katalog itu memang obat harus sesuai itu, itulah kita
memang gaboleh diluar itu.
Informan 5 Kita usahkan harus sesuai dulu sama e-katalog karna pemesanannya
memang lewat itu sekarang. Tapi ada juga nanti yang diluar e-katalog.
Informan 6 Ada juga obat yang digunakan di luar dari e-katalog, obat itu juga tetep kita
pesen juga.
Apakah di rumah sakit ini terdapat formularium rumah sakit?
Informan 1 Ada formularium di rumah sakit ini. Udah dibentuk, udah dibuat, cuman
masih belum berjalan secara maksimal. Karena kita masi berkembang ini.
Informan 2 Draftnya udah ada, udah dikasi ke bagian yanmed. Cuma sampai saat ini
belum ada tindak lanjutnya. Apakah itu sudah sah menjadi formularium atau
gimana-gimananya belum ada konfirmasi.
Informan 3 Formularium rumah sakit itu sudah diajukan oleh itu namanya bagian KFT,
diajukan tahun 2016, di bulan Juli kalau nggak salah saya. Tapi belum
diadakan sampai saat ini. Realisasinya nanti coba ditanyakan ke bagian
pelayanan medis. Kalau apanya format dan apa ya kita bilang ininyalah,
ancang-ancangnya itu sudah siap kita sampaikan ke bagian manajemen, tapi
realisasi dari manajemen belum ada sampai sekarang.
Informan 4 Sudah, sudah ada kita buat draft formularium rumah sakit, sebagai standard
yang digunakan oleh rumah sakit kita. Artinya ini ya spesifik untuk rumah
sakit kita, rumah sakit Sultan Sulaiman. Kalo lain rumah sakit ya saya nggak
tau, bisa aja beda-beda.
Apa pedoman dalam pembuatan formularium rumah sakit?
Informan 1 Yang menyusun formularium itu orang farmasi. Jadi formularium itu
berdasarkan, DPHO, karena kita rumah sakit pemerintah, jadi obat-obatnya
itu obat yang ditanggung oleh BPJS. Jadi kita gabisa sembarangan
membuatnya.
Informan 2 Formularium ini dibuat berdasarkan e-katalog yaa. Dari form permintaan
dokter juga.
Informan 3 Dasar acuannya eee.. obat yang terus dipakai, abis itu formularium nasional,
abis itu obat yang ada di e-katalog. Itulah dasarnya.
Informan 4 Memang formularium itukan dibuat atas ada komitenya, komite farmasi dan
terapi. Jadi itu semua diundang dokter untuk pertemuan untuk membentuk
itu. Yang mereka butuhkan di masing-masing SMF yaa. Ada penyakit
dalam, ada anestesi, jadi mereka masukkan. Itulah yang kita pakai sebagai
formularium rumah sakit, acuannya, dengan pertimbangan bahwasanya
usulan dari dokter-dokter spesialis, gitu. Panduan pembuatan formularium
RS itu juga berdasarkan e-katalog.
Tabel Matriks 6. Perhitungan Jumlah Obat
Informan
Pernyataan
Bagaimana cara melakukan perhitungan jumlah kebutuhan obat yang akan datang?
Informan 2 Oh, itu berdasarkan sebelumnya, kebutuhan sebelumnya ya kan disini.
Biasanya kita lihat juga jumlah kunjungan, kan kalo meningkat kan biasanya
bisa ditambah 10 % gitu kan. Ibu garis besarnya ajalah ya. Untuk
menentukan Sisa stock.. eee yaa tiap ini kan orang ini stock opname.. tiap
akhir bulan, nanti kan didapat stock per 31 desembernya. Nah kalau
pemakaian rata-rata per bulan, itu dari ini pengeluaran resep sekali sebulan
Universitas Sumatera Utara
Informan 3
kan dihitung baru nanti setiap bulan itu direkap baru dibagi 12. Kalau jumlah
kebutuhan tahun 2017 inilah kan ada rumusnya pemakaian rata-rata perbulan
dikali 18. Gak tau ibu kenapa 18, ini uda dari kemenkesnya sendiri
formatnya. Kalau rencana kebutuhan tahun 2017 nya itu jumlah kebutuhan
dikurang sisa stock. Untuk pengadaan tahun 2017nya Kira-kira ditambah
sekitar 10 % dari yang rencana kebutuhan dari rumah sakit. Tergantung juga
jenis obatnya. Obat ini kan ada lagi tiga macam. Ada yang vital yang sama
sekali gak boleh gak ada gitu ya kan. Trus ada yang apa esensial, dia ini
sekitar dua harilah eh tenggang waktunya dua hari aja dia kosong bisa
ditolerir. Kalau RKO ini kan secara umum. Ada mungkin menghitung waktu
tunggu tapi untuk lebih jelasnya tanya kepala gudang aja ya. Biasanya yang
melakukan perhitungan ini, kepala farmasi. Ada jugalah bantuan dari kepala
gudang.
Dari farmasi sih mengajukan perencanaan itu jenis jumlah. Untuk
mengetahui jumlahnya misalnya 50, itu dari kecepatan penggunaannya itu
kan kita kan melihat dari kartu stock, kita bisa lihat bahwa obat itu memang
setiap hari keluar, otomatiskan yang kayak gini kan, inilah dasar nanti
dimasukkan kedalam kartu stock untuk apa namanya itu bukti pengambilan
obat dari gudang ini kan ke ruangan apotik maupun ke ruangan lainnya.
Baru dari sinilah itu akan dituangkan ke kartu stock otomatiskan nanti di
kartu stock itu muncul tuh jumlah akhir kita tuh berapa gitu ya kan ehm
yang ada digudang. Ya dari rekapan itulah kita oh yang ini udah sedikit lagi,
yang sedikit lagi itu langsung kita buat permintaan lagi seperti itu. Untuk
menentukan angkanya itu kita melihat dari yang sebelumnya kita perkirakan
bahwa apa namanya itu kan ada masukan tuh dari bagian apotik kan apa
namanya itu, jumlah pasien kita meningkat biasanya kita lebihkan sekitar
10% dari yang jumlah sebelumnya. Sekitar seperti itu setiap per item obat.
Ya itu tergantung juga apakah obat itu fast moving atau slow moving. Kalau
fast moving ya seperti itu dilebihkannya, kalau yang slow moving kita bisa
perkirakan, oh gak terlalu banyak kali gak terlalu signifikan permintaan dari
depan, ya biasa aja kita mintanya paling sekitar 2 hingga 5% ajalah kita
tingkatkan tapi gak terlalu besar peningkatannya. Kalau untuk perhitungan
waktu tunggu obat, itu dibagian perencanaan. Kita lebih apa namanya, itu
karna sifatnya farmasi ini yang minta nanti bagaimana dari distributor apa
segala macamnya, itu nanti yang berhubungan sama distributor bagian
perencanaan. Itu kan nanti berhubungan dengan ketersediaan obat di
distributor. Jangka waktu distributor bisa menyediakan itu, itu nanti di
perencanaan.
Tabel Matriks 7. Kendala
Informan
Pernyataan
Apakah ada kendala dalam melakukan perencanaan kebutuhan obat?
Informan 2 Kendala ya. Kalau perencanaan ini mungkin gak ada kendalanya. Paling
kalau data yang kita butuhkan ini gak lengkap. Berapa yang nyampe sama
kita gak sesuai sama yang kita usulkan, itu aja kendalanya.
Informan 3 Ya kalau kendalanya mungkin keterlambatan obat yang masuklah.
Keterlambatan biasanya bisa sekitar sebulan, dua bulan terlambat obat
masuknya. Kadang ada obat yang kita minta bisa dipenuhi, ada yang tidak.
Universitas Sumatera Utara
Tabel Matriks 8. Kekosongan Obat
Informan
Pernyataan
Apakah ada terjadi kekosongan obat di rumah sakit?
Informan 1 Kalau kekosongan tidak terjadi. Biasanya itu kita pesan, di penyedia itu
tidak ada bahannya, jadi tidak dikirim. Kita sampai saat ini usahakan obat
tetap ada untuk pasien.
Informan 2 Ya sering la dek. Biasanya karena obatnya lama nyampe, kadang lama di
pemesanan. Udah gitu berapa yang nyampe sama kita itu gak sesuai. Kadang
berapa yang diusulkan, gak semuanya ini kan tercapai. Gak sesuai inilah,
yang kita harapkan. Kalo ada kekosongan biasanya kami beritahu stok obat
yang kosong ke dokter. Ada ini kan istilahnya, sama lah perjalanan pasien
itu dari dokternya, biar jangan terjadi masalah nanti di farmasi.
Informan 3 Iya ada terjadi, ya kalau ada kekosongan langsung kita laporkan. ya mungkin
karna keterlambatan obat yang masuklah. Keterlambatan biasanya bisa
sekitar sebulan, dua bulan terlambat obat masuknya. Kadang ada obat yang
kita minta bisa dipenuhi, ada juga yang tidak.
Informan 4 Iya ada kekosongan obat. Itu bisa karena pasien kan banyak. Bisa juga
kadang-kadang stok kan habis, jadi artinya kita setting perencanaan untuk
tiga bulan stok bertahan. Inikan tergantung penggunaan, tergantung pasien.
Makin banyak pasien, makin banyak penggunaan obat itu. Jadi yang
harusnya stoknya tiga bulan, jadi dua bulan.
Informan 5 Kalau di rumah sakit, gini loh artinya kalau kekosongan ini tidak terjadi.
Seperti yang saya bilang tadi itu, kita pesan, di distributor itu tidak ada
bahannya, makanya tidak dikirim, gitu. Dan kalo anggaran rumah sakit
cukup, gak ada masalah, kita bisa pesen langsung. Kalau dana kita tidak ada,
gimana kita mau mengadakannya, kan.
Informan 6 Iya, kalau itu ada terjadi. Kalau itu mungkin dari penyedia ya, kalau yang
kita pesan gak bisa disediakan mereka. Kalo ada obat-obat yang diluar ekatalog. Kan utamanya itu e-katalog.
Bagaimana cara mengatasi kekosongan obat yang terjadi di rumah sakit?
Informan 2 Solusinya, biasanya kami kan yang pelayanan ini melapor lagi, konsultasi
lagi sama dokternya, apakah bisa di gantikan dengan alternatif yang lain
yang sama gitu kan indikasinya. Biasanya ada itu penggantinya. Misalnya
kayak micardis itu sempat kosong rupanya ada candesartan digantikan sama
itu. Atau misalnya gak perlu kali terapi ini, misalnya gak ada obatnya yauda
gak usah diresepkan gitu aja. Berarti gak perlu kali mungkin pasiennya kan.
Ya ini juga ada keluhan pasien karena obatnya nggak ada, cuma terakhir di
resepkan juga gitu keluar kalau perlu kali misalnya. Ya mau gak mau
pasienlah yang beli keluar.
Informan 3 Kalau pas diresepkan obatnya gak ada, caranya menjelaskan pada pasien itu,
gini, biasanya kalau pasien umum, pasien sendiri yang membeli ke apotik
luar. Tetapi kalau untuk pasien BPJS, obatnya tidak ada, kita paling
konfirmasi ke dokter dulu, kalau memang memungkinkan obat itu diganti
dengan obat yang lain, dengan jenis sama dan fungsinya juga sama, kita
usahakan itu terlebih dahulu. tapi kalau memang tidak bisa, paling pihak
farmasi akan mengajukan ke pihak manajemen lah, gimana, apakah obat itu
akan diusahakan atau tidak. Misalnya ada tiba-tiba nih ada jadwal mau
operasi butuh obat A misalkan gitu kan, kita langsung ajukan ke pihak
manajemen, ya tergantung pihak manajemen apakah disediakan atau tidak
Universitas Sumatera Utara
Informan 4
Informan 5
Informan 6
gitu, sistemnya nanti di manajemen. Permintaan mereka nanti kita buat surat
permintaan obat ke dirut, itu berdasarkan dari kebutuhan dari user dari
pengguna ya ini daftar permintaannya ini yang bisa perharian gitu yang
betul-betul kosong, dan sangat dibutuhkan sama pasien kita naikkan hari itu
juga. Kan misalnya kan gini kan tadi kita udah minta nih per tiga bulan, tapi
obat itu belum datang dan obat itu sudah kosong sementara dia hari ini obat
itu butuh kita ajukan lagi permintaan dengan surat resmi seperti ini gitu.
Ya kita usul lagi ini untuk pemesanan berikutnya.
Saat ini kalau obat yang dibutuhkan tidak ada di rumah sakit, biasanya kita
pesan langsung beli ke apotek, hanya saja itu dibatasi, berapa butuhnya aja,
tidak boleh lebih lebih, gitu. Langsung dibeli pada hari itu juga. Memang itu
kan terjadi seperti itu kan tidak setiap hari, apabila terjadi kekosongan, betul
betul kosong. Memang itu betul betul dibutuhkan, kita usahakan beli
langsung, Cuma sesuai dengan kebutuhan, tidak menumpuk dalam artian,
seperti itu. Sampai saat ini itu tetap terbeli diluar, kita tetapkan kebutuhan,
tidak menumpuk. Kita beli, cuman tidak berlebih, sesuai berapa yang
dibutuhkan.
Nanti kalo stok obatnya gak ada di rumah sakit kita akan usahakan dibeli
diluar. Hanya dibatasi jumlahnya, tidak berlebihan.
Tabel Matriks 9. Obat kadaluarsa
Informan
Pernyataan
Apakah ada obat yang kadaluarsa?
Informan 2 Iya ada.
Informan 3 Kalau itu ada.
Apa yang dilakukan terhadap obat kadaluarsa tersebut?
Informan 2 Obat yang kadaluarsa itu bisa ada yang karna itu jenis obat slow moving,
pola penyakit berubah jadinya obatnya numpuk, gak dipake. Untuk itu
dipisahkan sudah pasti, ada tempat khususnya, dibuat sesuai dengan setiap
tahunya kan gitu, tahun berapa tahun berapa dia expirednya. Mulai dari awal
kita rumah sakit dibuka, sampai dengan saat ini, belum ada pemusnahannya.
Seharusnya itu kan sudah bisa dimusnahkan, cuman kan memusnahkan itu
tidak hanya segampang itu, gitu, ada prosesnya lagi. Jadi sampai saat ini
obat kadaluarsa belum ada pemusnahannya, masih ada di farmasi.
Informan 3 Obat yang kadaluarsa ya bisa karena expired date nya kurang dari dua tahun,
sudah gitu jenisnya slow moving. Obat kadaluarsa itu kita pisahkan, kita buat
laporannya tersendiri ya itu setiap tahun kita laporkan, tapi sampai saat ini
obat kadaluarsa itu belum dimusnahkan, karna untuk pemusnahan obat
kadaluarsa itu harus ada perda. Dan peraturan daerah yang mengatur tentang
obat kadaluarsa itu belum ada sampai ke kita. Jadi obat yang kadaluarsa
masih ada kita simpan, karna kita kan rumah sakit daerah, seluruh barangnya
ini kan barang daerah, jadi kita tidak bisa musnahkan suka hati kita, harus
ada peraturan dari daerah. Dari direktur sendiri juga tidak bisa memberikan
peraturan, tapi dari kebijakan Pemkablah, dalam hal ini pemerintah Sergai.
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 5
LEMBAR OBSERVASI
ANALISIS PERENCANAAN OBAT DI RSUD SULTAN SULAIMAN KABUPATEN
SERDANG BEDAGAI TAHUN 2017
No.
1.
2.
3.
4.
5.
Variabel Observasi
Surat Keputusan panitia perencana obat
Struktur organisasi tim perencana obat
Prosedur tertulis perencanaan obat
Formularium rumah sakit
Data perencanaan obat :
Daftar obat-obat yang dibutuhkan
Stok awal
Penerimaan
Pengeluaran
Sisa stok
Obat hilang/rusak atau kadaluarsa
Kekosongan obat
Pemakaian rata-rata tahunan
Indeks musiman
Waktu tunggu
Stok pengaman
Perkembangan pola kunjungan
Data jumlah penduduk yang dilayani
Data jumlah kunjungan kasus penyakit
Standar terapi rumah sakit
Ya
Tidak
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 6
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 7
Data kekosongan stok obat di RSUD Sultan Sulaiman
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
Nama Obat
Alprazolam tab 0,5 mg
Alprazolam tab 1 mg
Amitripilin tab
Atracurium inj
Clindamisin kapsul 150 mg
Clindamisin kapsul 300 mg
Dipenhidramin inj
Fresofol (Recofol) inj
Furosemid inj
Garam oralit
Gentamisin salep kulit
Glukosa 10%
Ibuprofen tab 400 mg
Iliadin nasal spray 0,05%
Isoniazid (INH) 100 mg
Isoniazid (INH) 300 mg
Kandistatin drop suspensi 12 ml
KSR tab
Loperamid tab
Metil ergometrin tab
Nasacot spray
Omeprazole inj
Omeprazole kapsul
Ondansetron inj 4 ml
Pethidin inj
Prednison tab 5 mg
Rifampisin 450 mg
Simvastatin tab 10 mg
Streptomysin inj
Symbicort
Tramadol inj
Vit B6 tab
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 8
Data obat kadaluarsa di RSUD Sultan Sulaiman
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Nama Obat
Eritromisyn syrup
Kalsium Hidroksida pasta
Metilprednisolon 4 mg tablet
Rifampisin kapsul 600 mg
Tiamin tablet (Vit B1)
Tramadol kapsul
Paracetamol Drop
Parasetamol Drops
Piracetam injeksi 3 gr/ 15 ml
Cloramphenicol syrup
Myomergin inj
Aminofilin tab 200 mg
Garam Oralit
Zinc tablet 20 mg
Antasida DOEN tablet Kunyah
Jumlah
124
8
323
12
2
44
25
10
55
5
7
1
200
1500
1300
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 9
Gambar 1. Gudang Farmasi Rumah Sakit
Gambar 2. Ruang Tunggu Pasien Rawat Jalan Instalasi Farmasi
Universitas Sumatera Utara
Gambar 3. Kartu Stok Obat
Gambar 4. Dokumen Stock Opname
Universitas Sumatera Utara
Gambar 5. Draft Formularium Rumah Sakit
Gambar 6. Form Permintaan Ruangan
Universitas Sumatera Utara
Gambar 7. Wawancara dengan Kepala Instalasi Farmasi (Informan 2)
Gambar 8. Wawancara dengan Kepala Gudang Farmasi (Informan 3)
Universitas Sumatera Utara
Gambar 9. Wawancara dengan Kepala Bidang Pelayanan Medik dan Keperawatan
(Informan 4)
Gambar 10. Wawancara dengan Kepala Seksi Penyusunan Program (Informan 5) dan
Staf Perencanaan Bagian Obat (Informan 6)
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara