PENERAPAN SISTEM INFORMASI ACCOUNT PAYAB (1)
PENERAPAN SISTEM INFORMASI ACCOUNT PAYABLE DALAM
PENGENDALIAN INTERN
(STUDI KASUS PADA PT FRAMAS INDONESIA)
Candra Febrilyantri (55516110057), Cicih Indriwiani (55516110037), Elgina Sari
Novita (55516110086), Meiliana Kurniawati (55516110062), Sri Mulyati
(55516110036), Yuli Suryandari (55516110027)
Jurusan Magister Akuntansi, Fakultas Pasca Sarjana, Universitas Mercu Buana,
2016
Abstrak:
Akuntansi merupakan sistem informasi perusahaan yang komprehensif karena
memproses seluruh transaksi sampai menjadi dokumen berupa laporan keuangan.
Perannya adalah komprehensif, sistematis, dan menyeluruh dari data dan informasi atas
dasar dokumen dari semua elemen transaksi bisnis perusahaan secara keseluruhan.
Informasi yang dihasilkan dari sistem informasi yang terkandung dalam laporan
akuntansi, perhitungan, estimasi, dan analisis disampaikan kepada manajemen. Dalam
era globalisasi, peran sistem informasi sangat penting di berbagai bidang. Hal ini
memicu persaingan bisnis untuk menyediakan pelayanan yang terbaik kepada
konsumen. Selain memberikan pelayanan yang terbaik bagi konsumen, Perusahaan
juga harus berfokus pada penyediaan informasi yang cepat, tepat, akurat kepada
pengguna laporan keuangan, dan data keuangan lain yang berkontribusi dalam
pengambilan keputusan oleh manajemen. Sistem informasi diharapkan dapat
membantu perusahaan dalam mencapai tujuan tersebut. Salah satu sistem informasi
yang penerapannya sangat penting dalam perusahaan adalah Sistem Informasi pada
Account Payable atau Utang. Selain untuk memberikan informasi mengenai data-data
Utang atau Account Payable, sistem informasi dapat juga digunakan untuk aplikasi
Pengendalian Internal pada Account Payable. PT Framas Indonesia telah
mengaplikasikan Sistem Informasi Akuntansi dan Sistem Informasi Manajemen
dengan baik. Sebagian proses telah terkomputerisasi dengan baik, perusahaan tersebut
juga telah merancang prosedur pencatatan dan Internal Control pada Account Payable
dengan baik juga. Double cek juga dilakukan pada beberapa proses sehingga
meminimalisasi terjadinya kesalahan pembayaran.
1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Pembelian merupakan salah satu fungsi penting untuk kelancaran
operasional usaha perusahaan, dimana perusahaan akan mendapatkan pasokan
barang dari pemasok untuk pengadaan atau penyediaan barang akan
permintaan klien dapat dipenuhi dengan baik. Pembelian sendiri terbagi
menjadi dua, yaitu pembelian tunai yang terkait dengan pengeluaran kas atau
pembelian kredit terkait dengan utang usaha.
Kesalahan-kesalahan dalam melakukan pembelian barang dagang akan
berpengaruh buruk pada perusahaan tanpa adanya perencanaan dan
pengendalian yang tepat dalam melakukan pembelian yang memungkinkan
terjadinya pembelian yang terlalu sedikit atau terlalu banyak, harga beli yang
1
terlalu tinggi yang akhirnya akan merugikan perusahaan. Untuk itu
pengendalian atas pembelian dan persediaan akan sangat membantu
perusahaan mencegah kesalahan tersebut.
Untuk membantu pihak manajemen dalam pengendalian pembelian
bahan baku, suatu perusahaan biasanya mempunyai sistem terkomputerisasi
untuk hutang/account payable. Sistem ini merupakan salah satu jenis sistem
informasi yang diperlukan oleh perusahaan dalam menangani kegiatan
operasionalnya khususnya dalam hal pembelian bahan baku, untuk
menghasilkan informasi-informasi yang diperlukan oleh manajemen dan
pihak-pihak terkait lainnya sehubungan dengan pengambilan keputusan dan
kebijakan.
Dalam penelitian ini, penulis melakukan studi kasus pada PT Framas
Indonesia. PT Framas Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam
bidang produksi komponen sepatu yang belokasi di Cikarang Barat, Bekasi.
PT Framas sendiri merupakan salah satu vendor dari Adidas PT Framas
Indonesia didirikan pada tahun 1948 di Primasens, Jerman. Bahan baku
pembuatan komponen sepatu adalah biji plastik dan pigment, sehingga saldo
terbesar Account Payable PT Framas Indonesia berasal dari vendor kedua
bahan baku tersebut. Salah satu latar belakang pemilihan PT Framas Indonesia
untuk penelitian adalah skala perusahaan tersebut yakni skala Internasional dan
tergolong perusahaan yang besar, sehingga diharapkan informasi tentang
sistem hutang/Account Payable dapat diperoleh dengan maksimal.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, penulis
merumuskan permasalahan pada PT Framas Indonesia sebagai berikut:
a. Bagaimana flowchart utang/Account Payable?
b. Bagaimana penerapan sistem informasi utang/Account Payable?
1.3 Tujuan Penelitian
a. Untuk mengetahui arus flowchart atas hutang/Account Payable pada PT
Framas Indonesia
b. Untuk mengetahui bagaimana penerapan aplikasi sistem informasi
akuntansi atas hutang/Account Payable pada PT Framas Indonesia
1.4 Hipotesis
Ho : PT Framas Indonesia telah menggunakan sistem account payable
terkomputerisasi dengan baik
1.5 Manfaat Penelitian
Dari penelitian ini diharapkan agar pihak-pihak yang berkepentingan dapat
mengambil manfaat antara lain:
a. Bagi Penulis
Sebagai langkah konkrit untuk penerapan ilmu berdasarkan teori yang
selama ini di dapat, serta untuk menambah pengethaun tentang kondisi
perusahaan dan permaslaahn yang dihadapi sehingga dapat di ambil
kesimpulan yang tepat.
2
b. Bagi Perusahaan
Sebagai kontrol perusahaan agar penerapan sistem informasi
terkomputerisasi semakin baik dan terkendali.
c. Bagi Universitas
Sebagai bahan masukan dan referensi untuk penelitian selanjutnya yang
berhubungan dengan masalah yang ada.
2. Kajian Literatur
2.1 Hutang/Account Payable
Hutang merupakan salah satu sumber pendanaan eksternal yang
digunakan oleh perusahaan untuk mendanai kegiatan perusahaan. . Menurut
Munawir (2004) hutang adalah semua kewajiban keuangan perusahaan kepada
pihak lain yang belum terpenuhi, dimana hutang ini merupakan sumber dana
atau modal perusahaan yang berasal dari kreditor. Hutang merupakan
pengorbanan manfaat ekonomi masa datang yang mungkin timbul karena
kewajiban sekarang. Dalam pengambilan keputusan penggunaan hutang perlu
dipertimbangkan biaya tetap yang timbul akibat dari hutang tersebut, yaitu
berupa bunga hutang yang menyebabkan semakin meningkatnya laverage
keuangan.
Hutang dapat dibedakan menjadi dua, yaitu hutang jangka pendek dan hutang
jangka panjang.
a. Hutang jangka pendek
Hutang jangka pendek merupakan hutang yang memiliki waktu 1 tahun
dalam pelunasannya. Hutang jangka pendek memiliki dua manfaat, yaitu
fleksibilitas dan biaya yang lebih murah. Hutang jangka pendek pendek
fleksibel yakni dapat digunakan kapan saja perusahaan membutuhkannya,
apalagi perusahaan lebih kerap dihadapkan pada kebutuhan jangka pendek.
Sedangkan yang dimaksud biaya murah adalah pada umumnya pada
umumnya suku bunga hutang jangka pendek lebih rendah daripada hutang
jangka panjang, karena semakin panjang periode hutang maka bunga akan
semakin besar.
Jenis hutang jangka pendek meliputi: hutang dagang, hutang wesel,
penghasilan dibayar dimuka, hutang jangka panjang yang akan jatuh
tempo, dan biaya yang masih harus dibayar.
b. Hutang jangka panjang
Hutang jangka panjang merupakan hutang yang memiliki waktu
pembayaran lebih dari satu tahun sejak tanggal neraca dan sumber-sumber
untuk melunasi hutang jangka panjang yang bukan bersumber dari aktiva
lancar.
Hutang jangka panjang meliputi: HUtang oblogasi, saham, hipotek, hutang
dari lembaga keuangan, saham preferen dan modal ventura.
Untuk tujuan pelaporan, hutang di klasifikasi menjadi 2 jenis, yaitu:
a. Hutang lancar, hutang yang merupakan hutang yang akan jatuh tempo
dalam satu tahun dalam siklus operasional normal perusahaan. Selain itu,
hutang lancer biasanya dibayar dengan aktiva lancar. Jika hutang yang
telah di klasifikasi sebagai tidak lancar akan jatuh tempo di tahun depan,
maka kewajiban tersebut harus dilaporkan sebagai hutang lancar.
3
b. Hutang tidak lancar merupakan kewaiban yang jatuh temponya lebih dari
satu tahun, selain itu htang tidak lancar akan dibayar dengan penyerahan
aktiva tidak lancar yang telah diakumulasi untuk tujuan pelunasan
kewajiban.
Perbedaan antara kewajiban lancar dan tidak lancar adalah hal penting
karena berpengaruh terhadap rasio lancar perusahaan, dimana rasio lancar
ini menggambarkan kondisi likuiditas perusahaan yaitu kemampuan
perusahaan dalam membayar hutang lancarnya (Stice,2004).
2.2 Teori Kebijakan Hutang
2.2.1 Agency Theory
Agency theory secara prinsipal adalah pemegang saham dan agen adalah
manajemen yang mengelola perusahaan. Agency theorymenyebutkan
bahwa sebagai agen dari pemegang saham, manajer tidak selalu
bertindak demi kepentingan pemegang saham. Meskipun manajer
diangkat oleh pemegang saham sering terjadi konflik antara manajemen
dan pemegang saham. Manajemen perusahaan lebih cenderung untuk
memperoleh keuntungan sebesar-besarnya dengan biaya pihak lain,
karena pihak manajer cenderung tidak menyukai resiko. Menurut Jensen
dan Meckling (1976) menyatakan bahwa agency problem akan terjadi
apabila porporsi kepemilikan manajerial atas saham perusahaan kurang
dari seratus persen sehingga manajer bertindak untuk mengejar
kepentingan dirinya dan sudah tidak berdasar maksimalisasi nilai dalam
pengambilan keputusan pendanaan.
Masalah keagenan ini menimbulkan agency cost yaitu biaya yang
digunakan untuk mengontrol semua aktivitas yang dilakukan manajer
sehingga manajer dapat bertindak konsisten sesuai dengan perjanjian
kontrak. Biaya keagenan meliputi biaya pengawasan (monitoring)
terhadap aktivitas manajer, biaya ikatan (bonding) dalam menyakinkan
manajer bekerja untuk kepentingan prinsipal tanpa perlu pengawasan,
biaya sisa (residual loss) biaya perbedaan return yang diperoleh karena
perbedaan keputusan investasi antara prinsipal dan agen. Biaya 18
keagenan (agency cost). Ada beberapa alternatif untuk mengurangi
agency cost yaitu pertama, meningkatkan kepemilikan saham oleh
manajemen. Kedua, dengan menggunakan kebijakan hutang. Ketiga,
peningkatan dividend pay out ratio atau pembayaran dividen.
2.2.2 Signaling Theory
Signal atau isyarat (Brigham dan Houston, 2001) adalah tindakan yang
diambil manajemen perusahaan yang memberikan petunjuk bagi
investor tentang bagaimana manajemen memandang prospek
perusahaan. Perusahaan dengan prospek yang menguntungkan akan
mencoba menghindari penjualan saham dan mengusahakan setiap
modal baru yang diperlukan dengan cara lain, termasuk penggunaan
hutang yang melebih target struktur modal yang normal, sedangkan
perusahaan dengan prospek yang kurang menguntungkan akan
cenderung untuk menjual sahamnya. Pengumuman emisi saham
perusahaan umumnya merupakan suatu signal/isyarat bahwa
4
manajemen memandang prospek perusahaan tersebut suram. Apabila
perusahaan tersebut menawarkan penjualan saham baru, maka harga
saham akan menurun, karena dengan menerbitkan saham baru berarti
memberikan isyarat negatif yang kemudian akan menekan harga saham.
2.2.3 Pecking Order Theory
Pecking order theory merupakan teori yang menyatakan bahwa (1)
perusahaan lebih menyukai pendanaan internal yang berupa laba
ditahan, (2) apabila pendanaan eksternal diperlukan, maka perusahaan
akan menerbitkan sekuritas yang paling aman terlebih dahulu, dari
penerbitan obligasi, sekuritas berkarakteristik, penerbitan saham baru
(Brealey dan Myers, 1991). Sesuai dengan teori ini tidak ada suatu
target ratio, karena terdapat dua jenis modal sendiri, yaitu modal internal
dan eksternal. Modal sendiri yang berasal dari intern perusahaan lebih
disukai daripada modal ekstern.
2.2.4 Static Trade off Theory
Trade off theory merupakan teori yang menganggap bahwa penggunaan
hutang seratus persen sulit dijumpai, pada kenyataannya semakin tinggi
hutang maka semakin tinggi beban yang harus ditanggung. Semakin
tinggi hutang maka semakin tinggi juga kemungkinan kebangkrutan.
Teori trade off menjelaskan adanya hubungan antara pajak, risiko
kebangkrutan dan penggunaan hutang yang disebabkan keputusan
struktur modal yang diambil perusahaan (Brealey dan Myers,1991).
Teori ini membandingkan antara manfaat dan biaya atau keseimbangan
antara keuntungan dan kerugian atas pengunaan hutang.
Trade off theory berasumsi bahwa modal suatu perusahaan ditentukan
dengan mempertimbangkan manfaat pengurangan pajak ketika hutang
meningkat di satu sisi dan meningkatnya agency cost ketika hutang
meningkat pada sisi lain, ketika manfaat pengurangan pajak masih lebih
tinggi dibanding dengan perkiraan agency cost maka perusahaan masi
bisa meningkatkan hutangnya dan peningkatan hutang dihentikan ketika
pengurangan pajak lebih rendah dibanding agency cost.
2.3 Faktor Kebijakan Hutang
2.3.1 Kepemilikan Manajerial
Kepemilikan manajerial merupakan besaran persentase saham yang oleh
pihak manajemen perusahaan yang secara aktif ikut dalam pengambilan
keputusan perusahaan. Menurut Jensen dan Mecking (1976) struktur
kepemilikan menunjukan bahwa variabel yang penting dalam struktur
modal tidak hanya ditentukan oleh hutang dan ekuitas tetapi juga
ditentukan oleh presentase kepemilikan saham oleh manajemen dan
institusi. Agency problem dapat dikurangi apabila manajer memiliki
kepemilikan saham pada perusahaan. Hal ini dikarenakan terjadi
penyebaran pengambilan keputusan dan risiko. Manajer umumnya lebih
cenderung untuk menggunakan keuntungan untuk konsumsi, sehingga
menyebabkan beban hutang karena risiko kebangkrutan meningkat
sehingga agency cost meningkat dan menyebabkan nilai perusahaan
turun.
5
2.3.2 Kepemilikan Institusional
Kepemilikan institusional merupakan persentase kepemilikan saham
oleh investor-investor intitusional seperti perusahaan investasi, bank,
dan perusahaan lain. Kepemilikan saham institusional umumnya
bertindak sebagai pihak yang memonitor perusahaan. Adanya
kepemilikan institusional akan mendorong peningkatan pengawasan
yang lebih optimal terhadap kinerja manajemen, karena kepemilikan
saham mewakili suatu sumber kekuasaan yang dapat digunakan untuk
mendukung atau menolak keberadaan manajemen. Perusahaan dengan
kepemilikan institusional yang besar (lebih dari 5%) mengindikasikan
kemampuan memonitoring manajemen, semakin besar kepemilikan
institusional semakin kuat kontrol terhadap perusahaan dan semakin
efisien pemanfaatan aktiva perusahaan. Demikian proporsi kepemilikan
institusional dapat bertindak sebagai pencegah pemborosan yang
dilakukan oleh pihak manajemen. Hal ini berarti semakin besar
persentase saham yang dimiliki oleh intitusional akan membuat usaha
monitoring semakin efektif karena dapat mengendalikan perilaku
opportunistik oleh manajer. Tindakan monitoring tersebut akan
mengurangi agency cost kerena memungkinkan perusahaan
menggunakan hutang relatif rendah.
2.3.3 Profitabilitas
Profitabilitas merupakan suatu indikator kinerja manajemen dalam
mengelola kekayaan perusahaan yang ditunjukan dengan laba bersih yang
dihasilkan. Profitabilitas adalah tingkat keuntungan bersih yang mampu
diraih oleh perusahaan dan menjalankan kegiatan operasionalnya.
Profitabilitas menunjukan kemampuan dari modal yang diinvestasikan
dalam keseluruhan aktiva untuk menghasilkan keuntungan. Profitabilitas
merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan struktur
modal perusahaan, hal ini dikarenakan perusahaan yang memiliki
profitabilitas tinggi akan menggunakan hutang yang kecil karena laba yang
dimiliki tinggi sudah cukup untuk membiayai kebutuhan pendanaan
perusahaan. Pengukuran profitabilitas dapat dilakukan dengan
membandingkan tingkat Return On Invesment (ROI) yang diharapkan
dengan tingkat return yang diminta oleh investor dalam pasar modal. Jika
hasil yang diharapkan lebih besar dari hasil yang diminta, maka investasi
tersebut dapat dikatakan menguntungkan.
2.3.4 Struktur Aset
Struktur aset menggambarkan kekayaan perusahaan yang dapat dijadikan
jaminan dalam memperoleh hutang. Perusahaan yang memiliki struktur
aktiva besar akan lebih mudah untuk mendapatkan hutang dibanding
dengan struktur aktiva yang tidak fleksibel. Menurut Brigham dan Houston
(2001) perusahaan yang aktivanya sesuai untuk dijadikan jaminan kredit
akan lebih banyak menggunakan hutang karena investor akan memberikan
pinjaman karena memiliki jaminan.
2.4 Laporan Keuangan
Laporan keuangan adalah catatan informasi keuangan suatu perusahaan pada
suatu periode akuntansi yang dapat digunakan untuk menggambarkan kinerja
6
perusahaan tersebut. Laporan keuangan adalah bagian dari proses pelaporan
keuangan. Menurut PSAK No. 1laporan keuangan yang lengkap terdiri dari:
a. Neraca
Neraca merupakan laporan yang menggambarkan posisi keuangan yang
menunjukan aktiva, kewajiban, dan ekuitas dari suatu perusahaan pada
tanggal tertentu. Dalam neraca aktiva lancar dipisah dengan aktiva tidak
lancar dan hutang jangka pendek dipisah dengan hutang jangka panjang.
b. Laporan laba rugi
Laporan laba rugi merupakan ringkasan transaksi perusahaan, laporan ini
menjabarkan unsur-unsur pendapatan dan beban perusahaan sehingga
menghasilkan laba atau rugi bersih.
c. Laporan perubahan ekuitas
Laporan perubahan ekuitas merupakan laporan yang menggambarkan
peningkatan dan penurunanan aktiva bersih atau kekayaan selama periode
bersangkutan.
d. Laporan arus kas
Laporan arus kas merupakan bagian dari laporan keuangan yang
menghasilakan suatu periode akuntansi yang menunjukan aliran masuk dan
keluar uang perusahaan. Laporan ini sering digunakan sebagai indikator
jumlah arus kas di masa yang akan datang serta berguna untuk menilai
kecermatan atas taksiran arus kas yang telah dibuat sebelumnya.
2.5 Sistem Informasi Account Payable/Hutang
Sistem infoermasi akuntansi adalah suatu sistem yang diperlukan oleh
perusahaan dalam menangani kegiatan operasionalnya sehari-hari untuk
menghasilkan informasi-informasi akuntansi serta informasi lainnya mengenai
proses bisnis perusahaan yang diperlukan oleh manajemen dan pihak-pihak
terkait lainnya sehubungan dengan pengambilan keputusan dan kebijakan.
Menurut Baridwan (2005,p.1) mendefinisikan sebagai berikut ;
“Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah suatu komponen yang
mengkumpulkan, mengklafisikasikan, mengola, menganalisa, dan
mengkomunikasikan informasi keuangan serta pembuatan keputusan yang
relevan kepada pihakekstern perusahaan dan pihak intern perusahaan.”
Unsur-unsur sistem informasi akuntansi menurut M. Fakhri (2003) yakni
sistem informasi terdiri dari beberapa elemen yang penting yaitu pemakaian
akhir, sumber data, pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen database
serta umpan balik.
Sedangkan menurut Azhar Susanto(2008:72) komponen sistem informasi
akuntansi terdiri dari Hardware, Software, Brainware, Prosedur, Database serta
Jaringan komunikasi.
2.6 Penelitian Terdahulu
a. Penelitian yang dilakukan oleh Ayu (2013) tentang aplikasi sistem
informasi akuntansi terkomputerisasi hutang dan piutang pada PT Graha
Sarana Gresik.
b. Penelitian yang dilakukan oleh Indrajani (2008) tentang analisis dan
perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan hutang
7
3. Metodologi Penelitian
Dalam penelitian ini yang menjadi objek penelitian adalah PT Framas
Indonesia, yaitu PT Framas Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam
bidang produksi komponen sepatu yang belokasi di Cikarang Barat Bekasi. PT
Framas Indonesia didirikan pada tahun 1948 di Primasens, Jerman. Bahan baku
pembuatan komponen sepatu adalah biji plastik dan pigment, sehingga saldo
terbesar Account Payable PT Framas Indonesia berasal dari vendor kedua bahan
baku tersebut.
Jenis data yang digunakan peneliti adalah data dokumenter. Analisis data yang
digunakan adalah analisis kualitatif. Teknik analisis data pada penelitian ini dengan
menggunakan unsur-unsur sistem akuntansi pembelian, yakni diagram alir
(flowchart) pembayaran hutang, bagian-bagian yang terkait dalam sistem Account
Payable pada PT Framas Indonesia, serta dokumen-dokumen yang digunakan
dalam sistem Account Payable pada PT Framas Indonesia.
Mengingat keterbatasan waktu dalam penelitian, maka teknik analisis data pada
penelitian ini hanya menggunakan beberapa unsur dalam pengendalian intern
Account Payable, yaitu lingkungan perusahaan (bagian yang terkait dengan
Account Payable) dan aktivitas pengendalian.
4. Pembahasan
A. Flowchart Account Payable pada PT Framas
Untuk menjamin pembayaran sesuai dengan barang yang dibeli dan tepat waktu,
maka dibuatlah prosedur untuk proses pembayaran yang juga mencakup
prosedur Account Payable atau Utang.
Dokumen yang terkait antara lain adalah:
a. Invoice/tagihan dari Vendor/Supplier
b. Faktur Pajak
c. Delivery Note
d. PO (Purchase Order)
e. Bukti Tanda Terima (TTF)
f. Voucher Bank Payment
8
Diagram alir/ Flowchart dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1: Flowchart
B. Sistem informasi Account Payable pada PT Framas Indonesia
Software yang digunakan
PT Framas Indonesia menggunakan software WINLine-Mesonic.Software
Mesonic cukup simple, cepat dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan
perusahaan. Mesonic berdiri tahun 1978 dengan kantor pusat berlokasi di
Vienna, Austria. Mesonic menjangkau pasar Jerman pada tahun 80 an. Mesonic
mengembangkan 3 jenis produk yaitu:
a. WinLine Bussines ( meliputi Accounting & Cost Accounting, Asset
Management, Order/Invoice Entry, Inventory Management, HR, CRM)
b. WinLine Corporate ( meliputi Accounting & Cost Accounting, Asset
Management, Order/Invoice Entry, Inventory Management, Manufacturing,
HR,CRM)
c. WinLine Compact ( meliputi Accounting & Cost Accounting, Asset
Management, Order Entry, Inventory Mangement, Project Management,
9
Production, Quality Management System, Archive: Document Created in
WinLine)
Dalam hal ini PT Framas Indonesia menggunakan product solution Winline
Corporate.
Hardware dan software requirement yang dibutuhkan untuk mengakses
WinLine adalah:
a. Processor : Minimal Pentium III
b. Memory : Minimal 128 MB RAM
c. Graphics : Resolusi minimal 800 x 600, 256 warna
d. Hardisk : Minimal 400 MB
1. Sistem input data PT Framas
Dalam prosedur Account Payable, dokumen yang diperlukan antara lain
adalah PO/Purchase Order, Delivery Note, Invoice, dan Faktur Pajak.
Dokumen yang dapat tercakup dalam WinLine hanya Purchase Order dan
Delivery Note, karena Invoice dan faktur pajak Merupakan dokumen dari pihak
Eksternal. PO berasal dari PR (Purchase Requisition) yang dibuat oleh masingmasing departemen yang membutuhkan pembelian barang. PR mencakup kode
dan nama item yang akan dibeli. Maka, pada proses ini, data item harus dibuat
di dalam sistem. Setelah PR disetujui oleh kepala departemen, maka bagian
purchasing membuat PO, dalam tahap pembuatan PO diperlukan input data
kepada Supplier/Vendor mana pembelian akan dilakukan. Data supplier harus
mencakup Nama Supplier, Alamat Suplier, Payment Term/ Termin
Pembayaran, dan informasi mengenai kategori dari supplier.Setelah PO
disetujuai oleh manajemen maka PO dikirimkan kepada supplier/Vendor.
Gambar 4 : PR (Purchase Requisiton)
10
Gambar 8 : Purchase Order (PO)
2. Proses
Setelah barang dikirim oleh Supplier, dan diterima oleh bagian Gudang.
Bagian Gudang memeriksa kesesuaian surat jalan dengan barang yang diterima.
Setelah dikonfirmasi bahwa barang dan surat jalan sesuai. Bagian Gudang
membuat Internal Delivery Note atau IDN. Barang akan diserahkan kepada
departemen terkait dan sebagai bukti penyerahan, pihak yang menerima barang
berkewajiban menandatangani IDN. Setelah IDN ditandatangani oleh pihakpihak yang terkait.Bagian gudang menyerahkan IDN kepada bagian Accounting
untuk kelengkapan dokumen pembayaran.PT Framas Indonesia menerima
pengiriman Invoice setiap hari Selasa dan Kamis.Ketika Accounting menerima
Invoice dari supplier.Accounting mengumpulkan semua dokumen pendukung
(IDN, PO, Surat Jalan, dan dokumen pendukung lainnya). Setelah semua
dokumen lengkap Accounting menerbitkan INP (Internal Purchase Invoice)
sebagai dasar dalam jurnal. Ketika INP diterbitkan, secara otomatis akan
terbentuk batch jurnal yang dapat diidentifikasi melalui nomor ID.
11
Gambar 9 : IDN
Gambar 10 : INP
12
Dalam jurnal, besaran Account Payable akan otomatis terkonversi ke dalam
mata uang USD (laporan keuangan dalam satuan USD) sesuai dengan tanggal
transaksi dan nilai tukar yang telah diiput. Jurnal harus dicek sebelum diposting
untuk memastikan bahwa jumlah yang tertera di tagihan supplier sesuai dengan
harga PO. Sehingga dapat terminimalisir kelebihan/kekurangan bayar yang
disebabkan oleh kesalahan invoice.
3. Output PT Framas Indonesia
Setelah jurnal diposting amount payable akan secara otomatis terupdate
pada balance sheet dan subsidiary account sesuai dengan akun yang
bersangkutan.
Pada Balance Sheet PT Framas Indonesia Acoount Payable dibagi menjadi beberapa
kategori yaitu:
1. Payables COGS Import, adalah kategori untuk semua Account Payable/ Utang
Dagang atas pembelian Bahan Baku dan Bahan Penolong berkaitan dengan
produksi dilakukan yang secara Import.
2. Payable COGS Local, adalah kategori untuk semua Account Payable/ Utang
Dagang atas pembelian Bahan Baku dan Bahan Penolong berkaitan dengan
produksi yang dibeli dari supplier Lokal.
3. Payable Others Import, adalah kategori untuk semua Account Payable/ Utang
Dagang atas pembelian barang selain Bahan Baku dan Bahan Penolong yang tidak
berkaitan dengan produksi secara langsung dilakukan yang secara Import.
4. Payable Others Local, adalah kategori untuk semua Account Payable/ Utang
Dagang atas pembelian selain Bahan Baku dan Bahan Penolong tidak berkaitan
secara langsung dengan produksi yang dibeli dari supplier Lokal.
Informasi tersebut sangat berguna bagi manajemen dalam perencanaan keuangan,
karena dari kategori tersebut dapat diperoleh data yang akan mempengaruhi prioritas
pembayaran disesuaikan dengan kebutuhan produksi dan keputusan- keputusan lain.
Seperti kita ketahui dalam perencanaan keuangan Account Payable termasuk salah satu
unsur penting.
Sedangkan pada report subsidiary ledger, dapat diperoleh informasi mengenai besarnya
umur Account Payable, informasi umur payable dapat digunakan untuk antisipasi
terjadinya Utang Usaha yang bermasalah, contohnya utang yang tidak bisa diproses
pembayarannya karena faktur pajak yang bermasalah, atau harga yang tidak sesuai
dengan PO dan alasan-alasan lain. Sehingga Accounting dapat menentukan langkah
lebih lanjut untuk menyelesaikan masalah tersebut.
5. Kesimpulan dan Saran
5.1 Kesimpulan
PT Framas Indonesia telah mengaplikasikan Sistem Informasi Akuntansi dan
Sistem Informasi Manajemen dengan baik. Sebagian proses telah
terkomputerisasi dengan baik, perusahaan tersebut juga telah merancang
prosedur pencatatan dan Internal Control pada Account Payable dengan baik
13
juga. Double cek juga dilakukan pada beberapa proses sehingga
meminimalisasi terjadinya kesalahan bayar.
Namun menurut analisa kami, terdapat beberapa kelemahan pada Sistem
Informasi Akuntansi dan Manajemen, yaitu:
1. Dalam system ini, subsidiary ledger terbentuk berdasarkan data supplier
yang dibuat dalam system, dan jurnal yang diposting berasal dari IDN, IDN
terbit setelah surat jalan/bukti penerimaan barang diterima oleh bagian
gudang berdasarkan PO. Yang menjadi pokok permasalahan di sini adalah,
tidak semua Account Payable Perusahaan adalah benda berwujud. Sebagai
contoh, perusahaan juga mempunyai payable berupa tagihan listrik,
telepon, dan jasa lainnya. Karena biaya-biaya tersebut tidak memiliki surat
jalan dan tidak ada PO yang dibuat untuk biaya ini, maka accounting
membuat jurnal secara manual untuk biaya biaya tersebut.
2. Tagihan seperti biaya hotel tidak terinci secara detail pada list subsidiary
report, semua biaya hotel dikombinasikan ke dalam account “supplier
others”. Sedangkan untuk membuat perencanaan pembayaran, diperlukan
informasi secara rinci tentang nama supplier/penyedia jasa, tanggal jatuh
tempo, dan jumlah yang harus dibayar. Hal ini menyebabkan bagian
finance harus membuat file tersendiri yang berisi daftar utang yang diinput
secara manual.
3. Informasi Account Payable yang disediakan oleh system belum dapat
digunakan secara keseluruhan untuk membuat financial planning atau
perencanaan keuangan karena data yang terdapat dalam system kurang
update, dikarenakan prosedur otorisasi yang harus dilalui dalam
memposting suatu jurnal.
Dengan adanya pemaparan di atas, kesimpulan dari Hipotesis yakni Ho
diterima, dimana PT Framas Indoensia telah menggunakan sistem account
payable terkomputerisasi dengan baik.
5.2 Saran
Saran yang dapat kami berikan untuk mengatasi kelemahan sistem antara lain
adalah:
1. Untuk payable berupa jasa, dapat dibuat Internal PO pada system, dengan
harga estimasi, dan ketika tagihan datang, harga pada PO direvisi sesuai
besarnya tagihan. Sehingga Accounting tidak perlu membuat jurnal manual
yang dapat mengakibatkan kesalahan nomor akun, cost center, tanggal, dan
jumlah Payable.
2. Untuk penyedia jasa yang sering berganti-ganti, dibuatkan satu aplikasi
extension yang terhubung ke jurnal, dan di dalam text jurnal harus diisi
nama penyedia jasa, sehingga bagian finance dapat mendownload data dari
aplikasi tersebut dan tidak perlu membuat file secara manual.
3. Perusahaan harus lebih menyederhanakan prosedur pencatatan Account
Payable. Saat ini prosedur yang ada adalah dokumen payable harus melalui
4 tahap konfirmasi sebelum jurnal diposting yaitu, konfirmasi dokumen,
konfirmasi pajak, konfirmasi jurnal, dan konfirmasi manager. Karyawan
yang melakukan konfirmasi dokumen membuat jurnal setelah dokumen
lengkap. Saran yang dapat kami berikan, si pembuat jurnal harus
14
bertanggungjawab secara penuh terhadap jurnal yang dibuatnya. Sehingga
setelah pajak terkonfirmasi, jurnal dapat langsung diposting, tidak perlu
ada tahap konfirmasi jurnal, sehingga prosedur dapat lebih sederhana.
Referensi:
1. Adebayo Mudashiru, Idowu KA, Yusuf Babatunde, Bolarinwa SA (2013).
Accounting Information System as an Aid to Decision Making In Food and
Beverages Companies in Nigeria. Australian Journal of Business and Management
Research Vol.3 No.09 (26-33).
2. Morteza Ramazani and Akbar Allahyari (2013). Compatibility and Flexibility of
Accounting Information Systems. Journal of Emerging Trends in Computing and
Information Sciences Vol. 4 No. 3 (290-295).
3. Onaolapo A. A and Odetayo T. A (2012). Effect of Accounting Information System
on Organisational Effectiveness: A Case Study of Selected Construction in Ibadan,
Nigeria. American Journal of Business and Management Vo. 1 No. 4 (183-189).
4. Indrajani, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan
Hutang Usaha . Jakarta. 2008
5. Kartikaningrum, Ayu. Penerapan Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi
Terkomputerisasi atas Hutang dan Piutang pada PT Graha Sarana Gresik. 2013.
Universitas Pembangunan Nasional. Skripsi.
15
PENGENDALIAN INTERN
(STUDI KASUS PADA PT FRAMAS INDONESIA)
Candra Febrilyantri (55516110057), Cicih Indriwiani (55516110037), Elgina Sari
Novita (55516110086), Meiliana Kurniawati (55516110062), Sri Mulyati
(55516110036), Yuli Suryandari (55516110027)
Jurusan Magister Akuntansi, Fakultas Pasca Sarjana, Universitas Mercu Buana,
2016
Abstrak:
Akuntansi merupakan sistem informasi perusahaan yang komprehensif karena
memproses seluruh transaksi sampai menjadi dokumen berupa laporan keuangan.
Perannya adalah komprehensif, sistematis, dan menyeluruh dari data dan informasi atas
dasar dokumen dari semua elemen transaksi bisnis perusahaan secara keseluruhan.
Informasi yang dihasilkan dari sistem informasi yang terkandung dalam laporan
akuntansi, perhitungan, estimasi, dan analisis disampaikan kepada manajemen. Dalam
era globalisasi, peran sistem informasi sangat penting di berbagai bidang. Hal ini
memicu persaingan bisnis untuk menyediakan pelayanan yang terbaik kepada
konsumen. Selain memberikan pelayanan yang terbaik bagi konsumen, Perusahaan
juga harus berfokus pada penyediaan informasi yang cepat, tepat, akurat kepada
pengguna laporan keuangan, dan data keuangan lain yang berkontribusi dalam
pengambilan keputusan oleh manajemen. Sistem informasi diharapkan dapat
membantu perusahaan dalam mencapai tujuan tersebut. Salah satu sistem informasi
yang penerapannya sangat penting dalam perusahaan adalah Sistem Informasi pada
Account Payable atau Utang. Selain untuk memberikan informasi mengenai data-data
Utang atau Account Payable, sistem informasi dapat juga digunakan untuk aplikasi
Pengendalian Internal pada Account Payable. PT Framas Indonesia telah
mengaplikasikan Sistem Informasi Akuntansi dan Sistem Informasi Manajemen
dengan baik. Sebagian proses telah terkomputerisasi dengan baik, perusahaan tersebut
juga telah merancang prosedur pencatatan dan Internal Control pada Account Payable
dengan baik juga. Double cek juga dilakukan pada beberapa proses sehingga
meminimalisasi terjadinya kesalahan pembayaran.
1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Pembelian merupakan salah satu fungsi penting untuk kelancaran
operasional usaha perusahaan, dimana perusahaan akan mendapatkan pasokan
barang dari pemasok untuk pengadaan atau penyediaan barang akan
permintaan klien dapat dipenuhi dengan baik. Pembelian sendiri terbagi
menjadi dua, yaitu pembelian tunai yang terkait dengan pengeluaran kas atau
pembelian kredit terkait dengan utang usaha.
Kesalahan-kesalahan dalam melakukan pembelian barang dagang akan
berpengaruh buruk pada perusahaan tanpa adanya perencanaan dan
pengendalian yang tepat dalam melakukan pembelian yang memungkinkan
terjadinya pembelian yang terlalu sedikit atau terlalu banyak, harga beli yang
1
terlalu tinggi yang akhirnya akan merugikan perusahaan. Untuk itu
pengendalian atas pembelian dan persediaan akan sangat membantu
perusahaan mencegah kesalahan tersebut.
Untuk membantu pihak manajemen dalam pengendalian pembelian
bahan baku, suatu perusahaan biasanya mempunyai sistem terkomputerisasi
untuk hutang/account payable. Sistem ini merupakan salah satu jenis sistem
informasi yang diperlukan oleh perusahaan dalam menangani kegiatan
operasionalnya khususnya dalam hal pembelian bahan baku, untuk
menghasilkan informasi-informasi yang diperlukan oleh manajemen dan
pihak-pihak terkait lainnya sehubungan dengan pengambilan keputusan dan
kebijakan.
Dalam penelitian ini, penulis melakukan studi kasus pada PT Framas
Indonesia. PT Framas Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam
bidang produksi komponen sepatu yang belokasi di Cikarang Barat, Bekasi.
PT Framas sendiri merupakan salah satu vendor dari Adidas PT Framas
Indonesia didirikan pada tahun 1948 di Primasens, Jerman. Bahan baku
pembuatan komponen sepatu adalah biji plastik dan pigment, sehingga saldo
terbesar Account Payable PT Framas Indonesia berasal dari vendor kedua
bahan baku tersebut. Salah satu latar belakang pemilihan PT Framas Indonesia
untuk penelitian adalah skala perusahaan tersebut yakni skala Internasional dan
tergolong perusahaan yang besar, sehingga diharapkan informasi tentang
sistem hutang/Account Payable dapat diperoleh dengan maksimal.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, penulis
merumuskan permasalahan pada PT Framas Indonesia sebagai berikut:
a. Bagaimana flowchart utang/Account Payable?
b. Bagaimana penerapan sistem informasi utang/Account Payable?
1.3 Tujuan Penelitian
a. Untuk mengetahui arus flowchart atas hutang/Account Payable pada PT
Framas Indonesia
b. Untuk mengetahui bagaimana penerapan aplikasi sistem informasi
akuntansi atas hutang/Account Payable pada PT Framas Indonesia
1.4 Hipotesis
Ho : PT Framas Indonesia telah menggunakan sistem account payable
terkomputerisasi dengan baik
1.5 Manfaat Penelitian
Dari penelitian ini diharapkan agar pihak-pihak yang berkepentingan dapat
mengambil manfaat antara lain:
a. Bagi Penulis
Sebagai langkah konkrit untuk penerapan ilmu berdasarkan teori yang
selama ini di dapat, serta untuk menambah pengethaun tentang kondisi
perusahaan dan permaslaahn yang dihadapi sehingga dapat di ambil
kesimpulan yang tepat.
2
b. Bagi Perusahaan
Sebagai kontrol perusahaan agar penerapan sistem informasi
terkomputerisasi semakin baik dan terkendali.
c. Bagi Universitas
Sebagai bahan masukan dan referensi untuk penelitian selanjutnya yang
berhubungan dengan masalah yang ada.
2. Kajian Literatur
2.1 Hutang/Account Payable
Hutang merupakan salah satu sumber pendanaan eksternal yang
digunakan oleh perusahaan untuk mendanai kegiatan perusahaan. . Menurut
Munawir (2004) hutang adalah semua kewajiban keuangan perusahaan kepada
pihak lain yang belum terpenuhi, dimana hutang ini merupakan sumber dana
atau modal perusahaan yang berasal dari kreditor. Hutang merupakan
pengorbanan manfaat ekonomi masa datang yang mungkin timbul karena
kewajiban sekarang. Dalam pengambilan keputusan penggunaan hutang perlu
dipertimbangkan biaya tetap yang timbul akibat dari hutang tersebut, yaitu
berupa bunga hutang yang menyebabkan semakin meningkatnya laverage
keuangan.
Hutang dapat dibedakan menjadi dua, yaitu hutang jangka pendek dan hutang
jangka panjang.
a. Hutang jangka pendek
Hutang jangka pendek merupakan hutang yang memiliki waktu 1 tahun
dalam pelunasannya. Hutang jangka pendek memiliki dua manfaat, yaitu
fleksibilitas dan biaya yang lebih murah. Hutang jangka pendek pendek
fleksibel yakni dapat digunakan kapan saja perusahaan membutuhkannya,
apalagi perusahaan lebih kerap dihadapkan pada kebutuhan jangka pendek.
Sedangkan yang dimaksud biaya murah adalah pada umumnya pada
umumnya suku bunga hutang jangka pendek lebih rendah daripada hutang
jangka panjang, karena semakin panjang periode hutang maka bunga akan
semakin besar.
Jenis hutang jangka pendek meliputi: hutang dagang, hutang wesel,
penghasilan dibayar dimuka, hutang jangka panjang yang akan jatuh
tempo, dan biaya yang masih harus dibayar.
b. Hutang jangka panjang
Hutang jangka panjang merupakan hutang yang memiliki waktu
pembayaran lebih dari satu tahun sejak tanggal neraca dan sumber-sumber
untuk melunasi hutang jangka panjang yang bukan bersumber dari aktiva
lancar.
Hutang jangka panjang meliputi: HUtang oblogasi, saham, hipotek, hutang
dari lembaga keuangan, saham preferen dan modal ventura.
Untuk tujuan pelaporan, hutang di klasifikasi menjadi 2 jenis, yaitu:
a. Hutang lancar, hutang yang merupakan hutang yang akan jatuh tempo
dalam satu tahun dalam siklus operasional normal perusahaan. Selain itu,
hutang lancer biasanya dibayar dengan aktiva lancar. Jika hutang yang
telah di klasifikasi sebagai tidak lancar akan jatuh tempo di tahun depan,
maka kewajiban tersebut harus dilaporkan sebagai hutang lancar.
3
b. Hutang tidak lancar merupakan kewaiban yang jatuh temponya lebih dari
satu tahun, selain itu htang tidak lancar akan dibayar dengan penyerahan
aktiva tidak lancar yang telah diakumulasi untuk tujuan pelunasan
kewajiban.
Perbedaan antara kewajiban lancar dan tidak lancar adalah hal penting
karena berpengaruh terhadap rasio lancar perusahaan, dimana rasio lancar
ini menggambarkan kondisi likuiditas perusahaan yaitu kemampuan
perusahaan dalam membayar hutang lancarnya (Stice,2004).
2.2 Teori Kebijakan Hutang
2.2.1 Agency Theory
Agency theory secara prinsipal adalah pemegang saham dan agen adalah
manajemen yang mengelola perusahaan. Agency theorymenyebutkan
bahwa sebagai agen dari pemegang saham, manajer tidak selalu
bertindak demi kepentingan pemegang saham. Meskipun manajer
diangkat oleh pemegang saham sering terjadi konflik antara manajemen
dan pemegang saham. Manajemen perusahaan lebih cenderung untuk
memperoleh keuntungan sebesar-besarnya dengan biaya pihak lain,
karena pihak manajer cenderung tidak menyukai resiko. Menurut Jensen
dan Meckling (1976) menyatakan bahwa agency problem akan terjadi
apabila porporsi kepemilikan manajerial atas saham perusahaan kurang
dari seratus persen sehingga manajer bertindak untuk mengejar
kepentingan dirinya dan sudah tidak berdasar maksimalisasi nilai dalam
pengambilan keputusan pendanaan.
Masalah keagenan ini menimbulkan agency cost yaitu biaya yang
digunakan untuk mengontrol semua aktivitas yang dilakukan manajer
sehingga manajer dapat bertindak konsisten sesuai dengan perjanjian
kontrak. Biaya keagenan meliputi biaya pengawasan (monitoring)
terhadap aktivitas manajer, biaya ikatan (bonding) dalam menyakinkan
manajer bekerja untuk kepentingan prinsipal tanpa perlu pengawasan,
biaya sisa (residual loss) biaya perbedaan return yang diperoleh karena
perbedaan keputusan investasi antara prinsipal dan agen. Biaya 18
keagenan (agency cost). Ada beberapa alternatif untuk mengurangi
agency cost yaitu pertama, meningkatkan kepemilikan saham oleh
manajemen. Kedua, dengan menggunakan kebijakan hutang. Ketiga,
peningkatan dividend pay out ratio atau pembayaran dividen.
2.2.2 Signaling Theory
Signal atau isyarat (Brigham dan Houston, 2001) adalah tindakan yang
diambil manajemen perusahaan yang memberikan petunjuk bagi
investor tentang bagaimana manajemen memandang prospek
perusahaan. Perusahaan dengan prospek yang menguntungkan akan
mencoba menghindari penjualan saham dan mengusahakan setiap
modal baru yang diperlukan dengan cara lain, termasuk penggunaan
hutang yang melebih target struktur modal yang normal, sedangkan
perusahaan dengan prospek yang kurang menguntungkan akan
cenderung untuk menjual sahamnya. Pengumuman emisi saham
perusahaan umumnya merupakan suatu signal/isyarat bahwa
4
manajemen memandang prospek perusahaan tersebut suram. Apabila
perusahaan tersebut menawarkan penjualan saham baru, maka harga
saham akan menurun, karena dengan menerbitkan saham baru berarti
memberikan isyarat negatif yang kemudian akan menekan harga saham.
2.2.3 Pecking Order Theory
Pecking order theory merupakan teori yang menyatakan bahwa (1)
perusahaan lebih menyukai pendanaan internal yang berupa laba
ditahan, (2) apabila pendanaan eksternal diperlukan, maka perusahaan
akan menerbitkan sekuritas yang paling aman terlebih dahulu, dari
penerbitan obligasi, sekuritas berkarakteristik, penerbitan saham baru
(Brealey dan Myers, 1991). Sesuai dengan teori ini tidak ada suatu
target ratio, karena terdapat dua jenis modal sendiri, yaitu modal internal
dan eksternal. Modal sendiri yang berasal dari intern perusahaan lebih
disukai daripada modal ekstern.
2.2.4 Static Trade off Theory
Trade off theory merupakan teori yang menganggap bahwa penggunaan
hutang seratus persen sulit dijumpai, pada kenyataannya semakin tinggi
hutang maka semakin tinggi beban yang harus ditanggung. Semakin
tinggi hutang maka semakin tinggi juga kemungkinan kebangkrutan.
Teori trade off menjelaskan adanya hubungan antara pajak, risiko
kebangkrutan dan penggunaan hutang yang disebabkan keputusan
struktur modal yang diambil perusahaan (Brealey dan Myers,1991).
Teori ini membandingkan antara manfaat dan biaya atau keseimbangan
antara keuntungan dan kerugian atas pengunaan hutang.
Trade off theory berasumsi bahwa modal suatu perusahaan ditentukan
dengan mempertimbangkan manfaat pengurangan pajak ketika hutang
meningkat di satu sisi dan meningkatnya agency cost ketika hutang
meningkat pada sisi lain, ketika manfaat pengurangan pajak masih lebih
tinggi dibanding dengan perkiraan agency cost maka perusahaan masi
bisa meningkatkan hutangnya dan peningkatan hutang dihentikan ketika
pengurangan pajak lebih rendah dibanding agency cost.
2.3 Faktor Kebijakan Hutang
2.3.1 Kepemilikan Manajerial
Kepemilikan manajerial merupakan besaran persentase saham yang oleh
pihak manajemen perusahaan yang secara aktif ikut dalam pengambilan
keputusan perusahaan. Menurut Jensen dan Mecking (1976) struktur
kepemilikan menunjukan bahwa variabel yang penting dalam struktur
modal tidak hanya ditentukan oleh hutang dan ekuitas tetapi juga
ditentukan oleh presentase kepemilikan saham oleh manajemen dan
institusi. Agency problem dapat dikurangi apabila manajer memiliki
kepemilikan saham pada perusahaan. Hal ini dikarenakan terjadi
penyebaran pengambilan keputusan dan risiko. Manajer umumnya lebih
cenderung untuk menggunakan keuntungan untuk konsumsi, sehingga
menyebabkan beban hutang karena risiko kebangkrutan meningkat
sehingga agency cost meningkat dan menyebabkan nilai perusahaan
turun.
5
2.3.2 Kepemilikan Institusional
Kepemilikan institusional merupakan persentase kepemilikan saham
oleh investor-investor intitusional seperti perusahaan investasi, bank,
dan perusahaan lain. Kepemilikan saham institusional umumnya
bertindak sebagai pihak yang memonitor perusahaan. Adanya
kepemilikan institusional akan mendorong peningkatan pengawasan
yang lebih optimal terhadap kinerja manajemen, karena kepemilikan
saham mewakili suatu sumber kekuasaan yang dapat digunakan untuk
mendukung atau menolak keberadaan manajemen. Perusahaan dengan
kepemilikan institusional yang besar (lebih dari 5%) mengindikasikan
kemampuan memonitoring manajemen, semakin besar kepemilikan
institusional semakin kuat kontrol terhadap perusahaan dan semakin
efisien pemanfaatan aktiva perusahaan. Demikian proporsi kepemilikan
institusional dapat bertindak sebagai pencegah pemborosan yang
dilakukan oleh pihak manajemen. Hal ini berarti semakin besar
persentase saham yang dimiliki oleh intitusional akan membuat usaha
monitoring semakin efektif karena dapat mengendalikan perilaku
opportunistik oleh manajer. Tindakan monitoring tersebut akan
mengurangi agency cost kerena memungkinkan perusahaan
menggunakan hutang relatif rendah.
2.3.3 Profitabilitas
Profitabilitas merupakan suatu indikator kinerja manajemen dalam
mengelola kekayaan perusahaan yang ditunjukan dengan laba bersih yang
dihasilkan. Profitabilitas adalah tingkat keuntungan bersih yang mampu
diraih oleh perusahaan dan menjalankan kegiatan operasionalnya.
Profitabilitas menunjukan kemampuan dari modal yang diinvestasikan
dalam keseluruhan aktiva untuk menghasilkan keuntungan. Profitabilitas
merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan struktur
modal perusahaan, hal ini dikarenakan perusahaan yang memiliki
profitabilitas tinggi akan menggunakan hutang yang kecil karena laba yang
dimiliki tinggi sudah cukup untuk membiayai kebutuhan pendanaan
perusahaan. Pengukuran profitabilitas dapat dilakukan dengan
membandingkan tingkat Return On Invesment (ROI) yang diharapkan
dengan tingkat return yang diminta oleh investor dalam pasar modal. Jika
hasil yang diharapkan lebih besar dari hasil yang diminta, maka investasi
tersebut dapat dikatakan menguntungkan.
2.3.4 Struktur Aset
Struktur aset menggambarkan kekayaan perusahaan yang dapat dijadikan
jaminan dalam memperoleh hutang. Perusahaan yang memiliki struktur
aktiva besar akan lebih mudah untuk mendapatkan hutang dibanding
dengan struktur aktiva yang tidak fleksibel. Menurut Brigham dan Houston
(2001) perusahaan yang aktivanya sesuai untuk dijadikan jaminan kredit
akan lebih banyak menggunakan hutang karena investor akan memberikan
pinjaman karena memiliki jaminan.
2.4 Laporan Keuangan
Laporan keuangan adalah catatan informasi keuangan suatu perusahaan pada
suatu periode akuntansi yang dapat digunakan untuk menggambarkan kinerja
6
perusahaan tersebut. Laporan keuangan adalah bagian dari proses pelaporan
keuangan. Menurut PSAK No. 1laporan keuangan yang lengkap terdiri dari:
a. Neraca
Neraca merupakan laporan yang menggambarkan posisi keuangan yang
menunjukan aktiva, kewajiban, dan ekuitas dari suatu perusahaan pada
tanggal tertentu. Dalam neraca aktiva lancar dipisah dengan aktiva tidak
lancar dan hutang jangka pendek dipisah dengan hutang jangka panjang.
b. Laporan laba rugi
Laporan laba rugi merupakan ringkasan transaksi perusahaan, laporan ini
menjabarkan unsur-unsur pendapatan dan beban perusahaan sehingga
menghasilkan laba atau rugi bersih.
c. Laporan perubahan ekuitas
Laporan perubahan ekuitas merupakan laporan yang menggambarkan
peningkatan dan penurunanan aktiva bersih atau kekayaan selama periode
bersangkutan.
d. Laporan arus kas
Laporan arus kas merupakan bagian dari laporan keuangan yang
menghasilakan suatu periode akuntansi yang menunjukan aliran masuk dan
keluar uang perusahaan. Laporan ini sering digunakan sebagai indikator
jumlah arus kas di masa yang akan datang serta berguna untuk menilai
kecermatan atas taksiran arus kas yang telah dibuat sebelumnya.
2.5 Sistem Informasi Account Payable/Hutang
Sistem infoermasi akuntansi adalah suatu sistem yang diperlukan oleh
perusahaan dalam menangani kegiatan operasionalnya sehari-hari untuk
menghasilkan informasi-informasi akuntansi serta informasi lainnya mengenai
proses bisnis perusahaan yang diperlukan oleh manajemen dan pihak-pihak
terkait lainnya sehubungan dengan pengambilan keputusan dan kebijakan.
Menurut Baridwan (2005,p.1) mendefinisikan sebagai berikut ;
“Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah suatu komponen yang
mengkumpulkan, mengklafisikasikan, mengola, menganalisa, dan
mengkomunikasikan informasi keuangan serta pembuatan keputusan yang
relevan kepada pihakekstern perusahaan dan pihak intern perusahaan.”
Unsur-unsur sistem informasi akuntansi menurut M. Fakhri (2003) yakni
sistem informasi terdiri dari beberapa elemen yang penting yaitu pemakaian
akhir, sumber data, pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen database
serta umpan balik.
Sedangkan menurut Azhar Susanto(2008:72) komponen sistem informasi
akuntansi terdiri dari Hardware, Software, Brainware, Prosedur, Database serta
Jaringan komunikasi.
2.6 Penelitian Terdahulu
a. Penelitian yang dilakukan oleh Ayu (2013) tentang aplikasi sistem
informasi akuntansi terkomputerisasi hutang dan piutang pada PT Graha
Sarana Gresik.
b. Penelitian yang dilakukan oleh Indrajani (2008) tentang analisis dan
perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan hutang
7
3. Metodologi Penelitian
Dalam penelitian ini yang menjadi objek penelitian adalah PT Framas
Indonesia, yaitu PT Framas Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam
bidang produksi komponen sepatu yang belokasi di Cikarang Barat Bekasi. PT
Framas Indonesia didirikan pada tahun 1948 di Primasens, Jerman. Bahan baku
pembuatan komponen sepatu adalah biji plastik dan pigment, sehingga saldo
terbesar Account Payable PT Framas Indonesia berasal dari vendor kedua bahan
baku tersebut.
Jenis data yang digunakan peneliti adalah data dokumenter. Analisis data yang
digunakan adalah analisis kualitatif. Teknik analisis data pada penelitian ini dengan
menggunakan unsur-unsur sistem akuntansi pembelian, yakni diagram alir
(flowchart) pembayaran hutang, bagian-bagian yang terkait dalam sistem Account
Payable pada PT Framas Indonesia, serta dokumen-dokumen yang digunakan
dalam sistem Account Payable pada PT Framas Indonesia.
Mengingat keterbatasan waktu dalam penelitian, maka teknik analisis data pada
penelitian ini hanya menggunakan beberapa unsur dalam pengendalian intern
Account Payable, yaitu lingkungan perusahaan (bagian yang terkait dengan
Account Payable) dan aktivitas pengendalian.
4. Pembahasan
A. Flowchart Account Payable pada PT Framas
Untuk menjamin pembayaran sesuai dengan barang yang dibeli dan tepat waktu,
maka dibuatlah prosedur untuk proses pembayaran yang juga mencakup
prosedur Account Payable atau Utang.
Dokumen yang terkait antara lain adalah:
a. Invoice/tagihan dari Vendor/Supplier
b. Faktur Pajak
c. Delivery Note
d. PO (Purchase Order)
e. Bukti Tanda Terima (TTF)
f. Voucher Bank Payment
8
Diagram alir/ Flowchart dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1: Flowchart
B. Sistem informasi Account Payable pada PT Framas Indonesia
Software yang digunakan
PT Framas Indonesia menggunakan software WINLine-Mesonic.Software
Mesonic cukup simple, cepat dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan
perusahaan. Mesonic berdiri tahun 1978 dengan kantor pusat berlokasi di
Vienna, Austria. Mesonic menjangkau pasar Jerman pada tahun 80 an. Mesonic
mengembangkan 3 jenis produk yaitu:
a. WinLine Bussines ( meliputi Accounting & Cost Accounting, Asset
Management, Order/Invoice Entry, Inventory Management, HR, CRM)
b. WinLine Corporate ( meliputi Accounting & Cost Accounting, Asset
Management, Order/Invoice Entry, Inventory Management, Manufacturing,
HR,CRM)
c. WinLine Compact ( meliputi Accounting & Cost Accounting, Asset
Management, Order Entry, Inventory Mangement, Project Management,
9
Production, Quality Management System, Archive: Document Created in
WinLine)
Dalam hal ini PT Framas Indonesia menggunakan product solution Winline
Corporate.
Hardware dan software requirement yang dibutuhkan untuk mengakses
WinLine adalah:
a. Processor : Minimal Pentium III
b. Memory : Minimal 128 MB RAM
c. Graphics : Resolusi minimal 800 x 600, 256 warna
d. Hardisk : Minimal 400 MB
1. Sistem input data PT Framas
Dalam prosedur Account Payable, dokumen yang diperlukan antara lain
adalah PO/Purchase Order, Delivery Note, Invoice, dan Faktur Pajak.
Dokumen yang dapat tercakup dalam WinLine hanya Purchase Order dan
Delivery Note, karena Invoice dan faktur pajak Merupakan dokumen dari pihak
Eksternal. PO berasal dari PR (Purchase Requisition) yang dibuat oleh masingmasing departemen yang membutuhkan pembelian barang. PR mencakup kode
dan nama item yang akan dibeli. Maka, pada proses ini, data item harus dibuat
di dalam sistem. Setelah PR disetujui oleh kepala departemen, maka bagian
purchasing membuat PO, dalam tahap pembuatan PO diperlukan input data
kepada Supplier/Vendor mana pembelian akan dilakukan. Data supplier harus
mencakup Nama Supplier, Alamat Suplier, Payment Term/ Termin
Pembayaran, dan informasi mengenai kategori dari supplier.Setelah PO
disetujuai oleh manajemen maka PO dikirimkan kepada supplier/Vendor.
Gambar 4 : PR (Purchase Requisiton)
10
Gambar 8 : Purchase Order (PO)
2. Proses
Setelah barang dikirim oleh Supplier, dan diterima oleh bagian Gudang.
Bagian Gudang memeriksa kesesuaian surat jalan dengan barang yang diterima.
Setelah dikonfirmasi bahwa barang dan surat jalan sesuai. Bagian Gudang
membuat Internal Delivery Note atau IDN. Barang akan diserahkan kepada
departemen terkait dan sebagai bukti penyerahan, pihak yang menerima barang
berkewajiban menandatangani IDN. Setelah IDN ditandatangani oleh pihakpihak yang terkait.Bagian gudang menyerahkan IDN kepada bagian Accounting
untuk kelengkapan dokumen pembayaran.PT Framas Indonesia menerima
pengiriman Invoice setiap hari Selasa dan Kamis.Ketika Accounting menerima
Invoice dari supplier.Accounting mengumpulkan semua dokumen pendukung
(IDN, PO, Surat Jalan, dan dokumen pendukung lainnya). Setelah semua
dokumen lengkap Accounting menerbitkan INP (Internal Purchase Invoice)
sebagai dasar dalam jurnal. Ketika INP diterbitkan, secara otomatis akan
terbentuk batch jurnal yang dapat diidentifikasi melalui nomor ID.
11
Gambar 9 : IDN
Gambar 10 : INP
12
Dalam jurnal, besaran Account Payable akan otomatis terkonversi ke dalam
mata uang USD (laporan keuangan dalam satuan USD) sesuai dengan tanggal
transaksi dan nilai tukar yang telah diiput. Jurnal harus dicek sebelum diposting
untuk memastikan bahwa jumlah yang tertera di tagihan supplier sesuai dengan
harga PO. Sehingga dapat terminimalisir kelebihan/kekurangan bayar yang
disebabkan oleh kesalahan invoice.
3. Output PT Framas Indonesia
Setelah jurnal diposting amount payable akan secara otomatis terupdate
pada balance sheet dan subsidiary account sesuai dengan akun yang
bersangkutan.
Pada Balance Sheet PT Framas Indonesia Acoount Payable dibagi menjadi beberapa
kategori yaitu:
1. Payables COGS Import, adalah kategori untuk semua Account Payable/ Utang
Dagang atas pembelian Bahan Baku dan Bahan Penolong berkaitan dengan
produksi dilakukan yang secara Import.
2. Payable COGS Local, adalah kategori untuk semua Account Payable/ Utang
Dagang atas pembelian Bahan Baku dan Bahan Penolong berkaitan dengan
produksi yang dibeli dari supplier Lokal.
3. Payable Others Import, adalah kategori untuk semua Account Payable/ Utang
Dagang atas pembelian barang selain Bahan Baku dan Bahan Penolong yang tidak
berkaitan dengan produksi secara langsung dilakukan yang secara Import.
4. Payable Others Local, adalah kategori untuk semua Account Payable/ Utang
Dagang atas pembelian selain Bahan Baku dan Bahan Penolong tidak berkaitan
secara langsung dengan produksi yang dibeli dari supplier Lokal.
Informasi tersebut sangat berguna bagi manajemen dalam perencanaan keuangan,
karena dari kategori tersebut dapat diperoleh data yang akan mempengaruhi prioritas
pembayaran disesuaikan dengan kebutuhan produksi dan keputusan- keputusan lain.
Seperti kita ketahui dalam perencanaan keuangan Account Payable termasuk salah satu
unsur penting.
Sedangkan pada report subsidiary ledger, dapat diperoleh informasi mengenai besarnya
umur Account Payable, informasi umur payable dapat digunakan untuk antisipasi
terjadinya Utang Usaha yang bermasalah, contohnya utang yang tidak bisa diproses
pembayarannya karena faktur pajak yang bermasalah, atau harga yang tidak sesuai
dengan PO dan alasan-alasan lain. Sehingga Accounting dapat menentukan langkah
lebih lanjut untuk menyelesaikan masalah tersebut.
5. Kesimpulan dan Saran
5.1 Kesimpulan
PT Framas Indonesia telah mengaplikasikan Sistem Informasi Akuntansi dan
Sistem Informasi Manajemen dengan baik. Sebagian proses telah
terkomputerisasi dengan baik, perusahaan tersebut juga telah merancang
prosedur pencatatan dan Internal Control pada Account Payable dengan baik
13
juga. Double cek juga dilakukan pada beberapa proses sehingga
meminimalisasi terjadinya kesalahan bayar.
Namun menurut analisa kami, terdapat beberapa kelemahan pada Sistem
Informasi Akuntansi dan Manajemen, yaitu:
1. Dalam system ini, subsidiary ledger terbentuk berdasarkan data supplier
yang dibuat dalam system, dan jurnal yang diposting berasal dari IDN, IDN
terbit setelah surat jalan/bukti penerimaan barang diterima oleh bagian
gudang berdasarkan PO. Yang menjadi pokok permasalahan di sini adalah,
tidak semua Account Payable Perusahaan adalah benda berwujud. Sebagai
contoh, perusahaan juga mempunyai payable berupa tagihan listrik,
telepon, dan jasa lainnya. Karena biaya-biaya tersebut tidak memiliki surat
jalan dan tidak ada PO yang dibuat untuk biaya ini, maka accounting
membuat jurnal secara manual untuk biaya biaya tersebut.
2. Tagihan seperti biaya hotel tidak terinci secara detail pada list subsidiary
report, semua biaya hotel dikombinasikan ke dalam account “supplier
others”. Sedangkan untuk membuat perencanaan pembayaran, diperlukan
informasi secara rinci tentang nama supplier/penyedia jasa, tanggal jatuh
tempo, dan jumlah yang harus dibayar. Hal ini menyebabkan bagian
finance harus membuat file tersendiri yang berisi daftar utang yang diinput
secara manual.
3. Informasi Account Payable yang disediakan oleh system belum dapat
digunakan secara keseluruhan untuk membuat financial planning atau
perencanaan keuangan karena data yang terdapat dalam system kurang
update, dikarenakan prosedur otorisasi yang harus dilalui dalam
memposting suatu jurnal.
Dengan adanya pemaparan di atas, kesimpulan dari Hipotesis yakni Ho
diterima, dimana PT Framas Indoensia telah menggunakan sistem account
payable terkomputerisasi dengan baik.
5.2 Saran
Saran yang dapat kami berikan untuk mengatasi kelemahan sistem antara lain
adalah:
1. Untuk payable berupa jasa, dapat dibuat Internal PO pada system, dengan
harga estimasi, dan ketika tagihan datang, harga pada PO direvisi sesuai
besarnya tagihan. Sehingga Accounting tidak perlu membuat jurnal manual
yang dapat mengakibatkan kesalahan nomor akun, cost center, tanggal, dan
jumlah Payable.
2. Untuk penyedia jasa yang sering berganti-ganti, dibuatkan satu aplikasi
extension yang terhubung ke jurnal, dan di dalam text jurnal harus diisi
nama penyedia jasa, sehingga bagian finance dapat mendownload data dari
aplikasi tersebut dan tidak perlu membuat file secara manual.
3. Perusahaan harus lebih menyederhanakan prosedur pencatatan Account
Payable. Saat ini prosedur yang ada adalah dokumen payable harus melalui
4 tahap konfirmasi sebelum jurnal diposting yaitu, konfirmasi dokumen,
konfirmasi pajak, konfirmasi jurnal, dan konfirmasi manager. Karyawan
yang melakukan konfirmasi dokumen membuat jurnal setelah dokumen
lengkap. Saran yang dapat kami berikan, si pembuat jurnal harus
14
bertanggungjawab secara penuh terhadap jurnal yang dibuatnya. Sehingga
setelah pajak terkonfirmasi, jurnal dapat langsung diposting, tidak perlu
ada tahap konfirmasi jurnal, sehingga prosedur dapat lebih sederhana.
Referensi:
1. Adebayo Mudashiru, Idowu KA, Yusuf Babatunde, Bolarinwa SA (2013).
Accounting Information System as an Aid to Decision Making In Food and
Beverages Companies in Nigeria. Australian Journal of Business and Management
Research Vol.3 No.09 (26-33).
2. Morteza Ramazani and Akbar Allahyari (2013). Compatibility and Flexibility of
Accounting Information Systems. Journal of Emerging Trends in Computing and
Information Sciences Vol. 4 No. 3 (290-295).
3. Onaolapo A. A and Odetayo T. A (2012). Effect of Accounting Information System
on Organisational Effectiveness: A Case Study of Selected Construction in Ibadan,
Nigeria. American Journal of Business and Management Vo. 1 No. 4 (183-189).
4. Indrajani, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan
Hutang Usaha . Jakarta. 2008
5. Kartikaningrum, Ayu. Penerapan Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi
Terkomputerisasi atas Hutang dan Piutang pada PT Graha Sarana Gresik. 2013.
Universitas Pembangunan Nasional. Skripsi.
15