Analisis Pemanfaatan Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada Bank Sumut. Medan : Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Arsip

  Arsip merupakan bagian yang sangat penting dalam sebuah organisasi baik organisasi pemerintahan maupun organisasi swasta. Peranan arsip sangat menunjang kemajuan suatu lembaga. Istilah arsip meliputi tiga pengertian,yaitu: a.

  Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan; b.

  Gedung/ruang penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen; c. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.

  Barthos (2007:1) menyatakan bahwa: Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk ataupun gambar bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.

  Menurut Martono (1990:10) bahwa pengertian “arsip pun bukan terbatas pada surat, tetapi semua bentuk perekam data dan informasi seperti foto, rekaman, film bahkan juga tape ataupun disc computer”.

  Menurut Lasa HS (2009:316) bahwa “arsip merupakan berkas pranata umum maupu swasta yang perlu disimpan dengan sistem tertentu secara permanen”. Arsip menurut Gie yang dikutip oleh Sutarto (1983:68) adalah “suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan

  .

  dapat secara tepat ditemukan kembali Menurut UU No. 43 tahun 2009 menyatakan bahwa:

  Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

  Berdasarkan pendapat di atas bahwa definisi arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi seperti foto, rekaman, film bahkan juga tape ataupun disc komputer yang disimpan secara sistematis dengan sistem tertentu karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara tepat ditemukan kembali.

2.1.1 Jenis Arsip

  1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan tiga macam yaitu: a.

  Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

  b.

  Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

  c.

  Arsip in-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

  

Arsip memiliki penggolongan yang berbeda-beda sesuai dengan fungsinya. Arsip dalam

setiap organisasi berbeda-beda dikarenakan fungsi arsip yang juga berbeda-beda.Menurut Widjaja (1986: 101) penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu:

2. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2.1.2 Peranan Arsip

  d. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

  e.

  Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

  b. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik) c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

  a. Alat utama ingatan organisasi

  Setiap organisasi atau instansi peran arsip berbeda- beda karena arsip dapat berperan sesuai dengan fungsinya dalam masing-masing organisasi. Menurut Sedarmayanti (2003: 19) peranan arsip adalah sebagai berikut:

  Dari pendapat di atas bahwa arsip memiliki peranan yang sangat penting bagi kelangsungan proses pada setiap kegiatan organisasi atau instansi.

2.1.3 Fungsi Arsip

  Wursanto (1991:28) menyebutkan fungsi dan kegunaan arsip/dokumen dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:

  1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan tiga macam yaitu: d.

  Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

  e.

  Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

  f.

  Arsip in-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari- hari.

2.1.4 Alur Hidup Arsip

  Arsip memiliki tahap-tahap pembentukan ataupun proses mulai dari penciptaan sampai dengan pemeliharaan arsip dan proses-proses tersebut memiliki fungsi-fungsi yang berbeda- beda. Sehingga informasi yang terdapat dalam arsip tersebut tidak musnah begitu saja.

  Bukan hanya manusia dan mahluk hidup lainnya saja memiliki daur hidup, arsip pun memiliki daur hidup yang menjelaskan tentang siklus arsip tersebut bagi organisasi. Seperti diketahui bahwa arsip memegang peranan penting dalam kelancaran kegiatan organisasi/lembaga/institusi yaitu sebagai informasi dan sebagai pusat ingatan.

  Martono (1990 : 10) menyebutkan pada dasarnya, ada tiga tahapan yang dilalui arsip dalam hidupnya (life cycle). Tahap tersebut ialah, tahap penciptaan (records creation), penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance) dan tahap istirahat (retirement).

1. Tahap Penciptaan

  Tahap penciptaan adalah suatu tahapan saat arsip mulai tercipta sebagai akibat bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam rangka pelaksanaan fungsinya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung berbagai data dan informasi. Semakin beragam atau kompleks tindakan yang dilakukan oleh suatu organisasi akan semakin beragam pula data dan informasi yang terkandung di dalamnya. Data dan informasinya akan mencerminkan tindakan tersebut. Ini menunjukkan bahwa arsip merupakan rekaman tindakan yang telah dilakukan organisasi.

  2. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan Pada tahap kedua ini arsip mulai aktif digunakan untuk berbagai keperluan. Data dan informasi yang terkandung di dalam arsip diperlukan sebagai bahan pengambilan keputusan, penetapan kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan dan kepentingan lainnya. Agar arsip dapat digunakan, arsip yang terdiri dari bermacam- macam tipe dan jenisnya itu perlu dikelola dengan baik dan benar. Arsip perlu diorganisir secara logis dan sistematis sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disediakan. Pada tahap kedua ini ada beberapa proses kegiatan yang dilakukan agar arsip dapat disediakan sewaktu-waktu diperlukan.

  Kegiatan yang dimaksud meliputi: pengurusan surat (mail handling), penataan berkas dan penemuan kembali (filing and retrieval).

  3. Tahap Istirahat Pada tahap istirahat arsip sudah mulai jarang diperlukan organisasi sebagai berkas kerja. Arsip tidak lagi secara terus menerus digunakan, karena urusannya telah selesai. Arsip diperlukan hanya sekali waktu. Pada tahap inilah arsip mulai dipikirkan untuk dikurangi jumlahnya, agar tidak memiliki nilai kegunaan atau menyimpan arsip secara permanen dengan menyerahkan kepada Arsip Nasional.

  Tujuan penyusutan arsip antara lain untuk mendapatkan efisiensi dan penghematan ruangan, peralatan dan tenaga. Tujuan lain adalah: a.

  Pendayagunaan arsip sebagai berkas kerja b.

  Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan arsip yang bernilai tinggi c.

  Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi Selanjutnya menurut Sedarmayanti (1992:17) lingkaran hidup kearsipan (life span of ) atau biasa juga disebut dengan tahapan kehidupan arsip, dapat dibagi menjadi tujuh

  records

  yaitu: a.

  Tahap penciptaan arsip. Merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip.

  Terciptanya arsip dapat terjadi karena dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan atau karena suatu organisasi menerima arsip dari pihak lain.

  b.

  Tahap pengurusan dan pengendalian. Merupakan tahap di mana surat masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.

  c.

  Tahap referensi. Merupakan surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.

  d.

  Tahap penyusutan. Merupakan kegiatan pengurangan atau penyiangan arsip.

  e.

  Tahap pemusnahan. Merupakan pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi bagi organisasi. f.

  Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun nilai gunanya (arsip in-aktif) didaftar, kemudian dipindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku.

  g.

  Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah. Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan.

  

Gambar 1. Siklus Hidup Arsip

  Sumber: Sedarmayanti (1992:17)

2.1.5 Klasifikasi Arsip

  Menurut Sulistyo-Basuki (1992:88) bahwa klasifikasi adalah deskripsi untuk menentukan subjek utama sebuah dokumen serta satu atau dua subjek sekunder serta mengungkapkannya dalam istilah yang paling tepat dan bahas documenter yang digunakan.

  Widjaja (1986:133) menyatakan bahwa klasifikasi atau penggolongan merupakan pekerjaan mengumpulkan bahan-bahan yang sama atau hampir sama atau ada hubungan erat sekali antara yang satu dengan yang lain dalam satu kelompok.

  Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat dijelaskan bahwa klasifikasi adalah penggolongan arsip atau dokumen dengan menentukan deskripsi isi dengan tujuan memudahkan penemuan kembali secara cepat dan mudah saat dibutuhkan.

  2.1.6 Penyusutan Arsip

  Kegiatan penyusutan arsip dilaksanakan apabila nilai guna arsip tersebut sudah berkurang atau fungsi arsip tersebut sudah tidak ada lagi sehingga dilakukan penyusutan arsip. Dalam peraturan pemerintah nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip desebutkan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: a.

  Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipandalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing.

  b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

  c. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional. Menurut Martono (1994:35) penyusutan arsip perlu dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a) Angka pemakaian

  b) Jadwal retensi

  c) Nilai kegunaan arsip

  d) Pemindahan arsip

  e) Pemusnahan arsip Dari pendapat diatas maka dapat kita ketahui bahwa penyusutan arsip dapat dilakukan apabila arsip tersebut sudah layak dimusnahkan sesuai dengan pedoman pemusnahan arsip.

  2.1.7 Jadwal Retensi Arsip

  Jadwal retensi arsip merupakan kegiatan pemusnahan arsip yang dilakukan dalam memanajemen arsip agar dapat mengetahui fungsi atau nilai informasi yang terdapat dalam arsip tersebut berguna atau tidaknya. Menurut Sedarmayanti (2003:103) jadwal retensi arsip adalah ”suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan”. Dengan demikian, jadwal retensi arsip merupakan suatu daftar yang menunjukan :

  1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja), sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file in aktif)

  2.Jangka waktu penyimpanan masing-masing/ sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip Nasional. Dari pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa jadwal retensi arsip adalah: daftar yang membedakan arsip yang masih aktif dengan arsip yang sudah tidak aktif lagi. Dan memiliki nilai fungsi yang berkurang. Guna Jadwal Retensi Arsip adalah:

  1) Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif 2) Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif. 3) Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.

2.2 Kearsipan

  Kearsipan merupakan suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.

  Menurut Wursanto (1991:216) mengemukakan bahwa: Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan.

  Sedangkan Menurut Sedarmayanti (2003) “kearsipan adalah sekelompok pengetahuan teratur yang mempelajari hal ihwal arsip dari perorangan, badan swasta, atau organisasi pemerintah yang sangat penting untuk keperluan penelitian atau sumber ingatan di kemudian hari”.

  Berdasarkan kedua pendapat di atas bahwa Kearsipan adalah salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip untuk keperluan penelitian atau sumber ingatan di

2.2.1 Tujuan Kearsipan Kearsipan mempunyai andil yang cukup penting bagi setiap kantor atau lembaga.

  Disampig sebaai pusat informasi, kearsipan diperlukan dalam rangka pengawasan kegiatan.

  Adapun tujuan kearsipan adalah sebagai berikut : 1.

  Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.

  2. Agar bisa dengan mudah didapatkan kembali arsip yang dibutuhkan tersebut dengan cepat dan tepat

  3. Agar terhidari dari pemborosan tenaga dan waktu dalam kegiatan pencarian arsip yang kita butuhkan

  4. Untuk menghemat tempat penyimpanan.

  5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.

  6. Untuk menjaga kelestarian arsip.

  7. Untuk menyelamatkan arsip isinya tentang informasi pertanggung jawaban, tentang perencanaan, tentang pelaksanaan, dan tentang penyelenggaraan suatu kegiatan kemasyarakatan. Barthos (2007:12) menyatakan bahwa “Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintahan”.

2.2.2 Sistem Manajemen Kearsipan

   Manajemen Kearsipan adalah suatu proses dimana sebuah organisasi mengelola,

  menyusun, menjaga, merawat arsip yang ada dalam organisasinya. Dimana arsip merupakan memori/”daya ingat” suatu organisasi atas kejadian – kejadian yang dialami. Dengan adanya manajemen kearsipan, suatu organisasi dapat dengan baik dalam mengelola sumber ingatan dalam organisasinya sehingga arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu – waktu diperlukan. Baik organisasi publik maupun swasta perlu atau sangat dianjurkan untuk mengelola, mengatur arsip ( baik berupa tulisan, film, rekaman, gambar, dan lain sebagainya) yang mereka terima ataupun yang mereka keluarkan selama kegiatan keorganisasian tersebut berlangsung.

  Amsyah (1992:4) mengemukakan bahwa: Pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati. Pendapat lain dikemukakan oleh Suraja (2006:62) bahwa: Manajemen kearsipan merupakan rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat dalam proses pengurusan arsip. Usaha pengelolaan kearsipan dilakukan melalui fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan pengendalian atau pengawasan terhadap arsip dan sumber daya yang ada untuk pengurusan kearsipan. Sedangkan menurut Patricia dalam Martono (1997:23) bahwa manajemen kearsipan adalah ”as the systematic control placed over life cycle of recorded from creation to ultimate

  

disposition or permanent storage of a records” (pengendalian secara sistematis atas daur hidup

  arsip dari penciptaan sampai dengan pemusnahan akhir atau penyimpanan arsip secara permanen).

  Proses dari sistem manajemen kearsipan itu semua menunjukkan daur hidup arsip. Selama fase proses, input (data, informasi, arsiparis, perlengkapan, uang) diproses melalui sistem dan memberikan output yang berupa arsip.

  Selanjutnya Menurut Ricks (1992:14) “manajemen kearsipan merupakan sistem tersendiri yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip (life cycle of a records)”. Berdasarkan pendapat di atas bahwa manajemen kearsipan adalah rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat dalam proses pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip.

2.2.3 Fungsi dan Tujuan Sistem Manajemen Kearsipan

  Manajemen arsip memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan,

lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan,

pemindahan dan pemusnahan arsip.

  Tujuan utama manajemen arsip adalah mampu menyediakan arsip relevan dan tepat pada

waktu yang cepat dengan biaya seefisien mungkin. Tujuan pengelolaan arsip menekankan pentingnya penyediaan dan pengamanan informasi yang cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus me-minimalisasi biaya operasional yang dikeluarkan. Untuk mencapai tujuan perlu diupayakan target kegiatan minimal sebagai berikut: a.

  Terselenggaranya sistem penyimpanan dan penemuan kembali yang efektif dan efisien.

  b.

  Terciptanya kontrol yang tepat untuk menjamin pemindahan arsip dari tempat yang mahal ke tempat yang lebih murah.

  c.

  Pengamanan seluruh arsip organisasi baik secara fisik maupun informasinya dari faktor penyebab kerusakan atau kehilangan arsip baik oleh bencana alam maupun oleh manusia.

  Menurut Wursanto (1991:16) Kearsipan adalah “proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan”.

2.2.4 Sumber Daya Manusia

  Suatu instansi/organisasi harus memiliki sumber daya manusia yang memliki potensi yang sesuai dengan bidang pekerjaannya untuk mewujudkan visi dan misi instansi/perusahaannya. Dalam menjamin efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip diperlukan

  unsur pendukung kerja, yakni SDM yang memiliki tanggung jawab dan mampu melaksanakn tugas pokok pekerjaannya serta cinta akan pekerjaannya.

  Berdasarkan Surat Keputusan Direksi PT Bank Sumut No.333/2005, untuk mengelola

dokumen/arsip perusahaan secara cepat, tepat, dan bertanggung jawab diperlukan sumber daya

manusia dengan persyaratan sebagai berikut: a.

  

Pendidikan Diploma Asip/Umum yang pernah mengikuti Diklat Kearsipan/minimal SMA

b.

  Berbadan Sehat c. Memiliki dedikasi dan loyalitas terhadap tugas d.

  Memiliki motivasi untuk menjadi arsiparis/petugas kearsipan e. Memiliki kemampuan dalam pengelolaan dokumen/arsip.

  Adapun tugas pokok pengelola dokumen/arsip adalah sebagai berikut: a.

  Melaksanakan kegiatan penataan dokumen/arsip b.

  Melaksanakan pengolahan dokumen/arsip c. Melaksanakan penyimpanan dokumen/arsip d.

  Melaksanakan kegiatan layanan dokumen/arsip e. Melaksanakan pembinaan dan evaluasi pengelolaan dokumen/arsip f. Memberikan teguran bag yang tidak melaksanakan pengelolaan dokumen Tanggung jawab pengelola dokumen/arsip a.

  Menjamin terselengaranya kegiatan pengelolaan dokumen/arsip perusahaan secara baik dan benar b.

  Bertanggungjawab terhadap keamanan dokumen/arsip baik fisik maupun kebocoran informasi Pembinaan sumber daya manusia Untuk meningkatkan kemampuan dan profesionalisme sumber daya manusia dalam

pengelolaan dokumen/arsip perusahaan,maka perlu adanya pendidikan dan pelatihan di bidang

kearsipan bagi sumber daya manusia keasipan di lingkungan PT. Bank Sumut

2.3 Arsip Nasional Republik Indonesia

  Arsip Nasional Republik Indonesia (disingkat: ANRI) merupakan salah sat No.

  43/2009 Tentang Kearsipan dalam rangka melaksanakan tugasdibidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

  ANRI mempunyai tugas yang sangat penting dalam penyelenggaraanyang sangat vital sebagai memori kolektif bangsa, selain itu ANRI juga berperan sebagai pembina Kearsipasesuai dengan Pasal 8 Ayat 1 dapat tergambar perjalanan sejarah bangsa dari masa ke masa. Memori kolektif tersebut adalah juga identitas dan harkat sebuah bangsa. Kesadaran akademis yang dilandasi oleh beban moral untuk menyelamatka dapat menghindari hilangnya yang berbudaya.

  Dalam Keputusan Presiden No.26 Tahun1974 Tentang Arsip Nasional Republik Indonesia dinyatakan bahwa “Arsip Nasional Republik Indonesia adalah lembaga pemerintah Non Departemen yang berkedudukan di Ibukota Republik Indonesia dan berada langsung di bawah serta bertanggung jawab kepada Presiden”.

2.3.1 Tugas Pokok

  ANRI mempunyai tugas yang sangat penting dalam penyelenggaraanyang sangat vital sebagai memori kolektif bangsa.

  Dalam Keputusan Presiden No.26 Tahun1974 Tentang Arsip Nasional Republik Indonesia dinyatakan bahwa “Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengembangan dan pembinaan seluruh kearsipan nasional untuk menjamin pemeliharaan arsip sebagai bahan pertanggung jawaban nasional dan sebagai bukti sejarah perjuangan bangsa”.

2.3.2 Kewenangan

  Dalam Keputusan Presiden No.26 Tahun1974 Tentang Arsip Nasional Republik Indonesia dinyatakan bahwa:

  1. Penyusunan rencansecara makro di kearsipan

  2. Penetapan dan penyelenggaraan kearsipanuntuk mendukung pembangunan secara makro

  3. Penetapan sistemdi bidang kearsipan

  4. Kewenangan lain yang melekat dan telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku

2.3.3 Manfaat

  ANRI sangatlah berperan penting guna membina dan membenahi kearsipan yang berada pada organisasi/instansi. ANRI memiliki fungsi menyelamatkan dan melestarikan arsip sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi/ instansi.

  Dalam Keputusan Presiden No.26 Tahun1974 Tentang Arsip Nasional Republik Indonesia dinyatakan bahwa Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai manfaat sebagai berikut: a. Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan penelitian dalam rangka usaha pengembangan kearsipan nasional; b. Mengembangkan dan membina tata kearsipan dinamis;

  c. Menyelenggarakan pembinaan tenaga kerja dan ahli kerasipan melalui pendidikan dan latihan; d.Menampung, menyimpan, dan merawat arsip-arsip statis yang diserahkan oleh

  Lembaga-lembaga Negara, Badan-badan Pemerintahan dan Badan-badan lainnya;

  e. Mengusahakan untuk mengamankan dan menampung arsip-arsip statis dari badan- badan swasta dan perorangan, yang dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan mempunyai nilai dan arti penting sebagai bahan bukti sejarah dan bahan pertanggung jawaban nasional; f. Mengolah dan mengatur arsip-arsip statis yang telah diserahkan untuk dapat disediakan dan digunakan bagi kegiatan pemerintahan,penelitian, dan kepentingan umum; g.

  Menyelenggarakan hubungan dan kerjasama dengan badan-badan di dalam dan di luar negeri sesuai dengan kebijaksanaan Pemerintah dan menurut peraturan-peraturan yang berlaku.