ANALISIS BEBAN KERJA ORGANISASI PEMERINT

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar belakang Penyelenggaraan pemerintahan yang efisien dan efektif menjadi

tuntutan di era globalisasi yang sarat dengan persaingan dan keterbatasan di segala bidang. Kenyataan tersebut menuntut profesionalisme sumber daya aparatur dalam pelaksanaan urusan pemerintahan. Hal ini sesuai dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian yang menyatakan bahwa sebagai unsur aparatur negara, pegawai negeri sipil harus memberikan pelayanan kepada masyarakat secara profesional.

Dalam rangka mencapai profesionalisme tersebut, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara melalui Surat Edaran (SE) Nomor: SE/28/M.PAN/10/2004 tanggal 14 Oktober 2004 Tentang Penataan PNS, mewajibkan setiap instansi baik pusat maupun daerah melaksanakan kegiatan berikut :

1. Melakukan penataan PNS dilingkungan unit kerja mengacu pada Keputusan Men.PAN Nomor:KEP/23.2/M.PAN/2004 tanggal 16 Pebruari 2004 Tentang Pedoman Penataan Pegawai.

2. Melaksanaan analisis jabatan yang mengacu pada Keputusan Men.PAN Nomor:KEP/61/M.PAN/6/2004 Tanggal 21 Juni 2004 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan.

3. Melaksanakan analisis beban kerja berdasarkan/ mengacu pada Keputusan Men.PAN Nomor:KEP/ 75/M.PAN/7/2004 Tanggal 23 Juli 2004 tentang pedoman perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja dalam rangka penyusunan formasi pegawai negeri sipil.

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

Departemen Dalam Negeri juga kemudian menyusun suatu Peraturan Nomor 4 Tahun 2005 tentang Pedoman Analisis Jabatan di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah. Peraturan ini kemudian ditindaklanjuti dengan Permendagri No. 12 tahun 2008 tentang pedoman analisis beban kerja di lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah yang merupakan panduan tentang uraian langkah-langkah dalam melakukan analisis beban kerja pada setiap unit organisasi di lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.

Pelaksanaan analisis beban kerja pada hakekatnya diharapkan agar terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi serta profesionalisme sumber daya manusia aparatur yang memadai pada setiap instansi serta mampu melaksanakan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan secara lancar dengan dilandasi semangat pengabdian kepada masyarakat, bangsa dan negara.

Menurut Simamora (1995 : 57), Analisis beban kerja adalah mengidentifikasi baik jumlah Pegawai maupun kualifikasi pegawai yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Pelaksanaan analisis beban kerja dapat menghasilkan suatu tolak ukur bagi pegawai/unit organisasi dalam melaksanakan kegiatannya, yaitu berupa norma waktu penyelesaian pekerjaan, tingkat efisiensi kerja, dan standar beban kerja dan prestasi kerja, menyusun formasi pegawai, serta penyempurnaan sistem prosedur kerja dan manajemen lainnya.

Hasil analisis beban kerja juga dapat dijadikan dasar untuk meningkatkan produktifitas kerja serta langkah-langkah lainnya dalam rangka meningkatkan pembinaan, penyempurnaan dan pendayagunaan aparatur negara baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun kepegawaian.

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

Secara empirik, banyak fenomena yang muncul dalam praktek penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi, seperti dipercaya atasan dalam melakukan banyak tugas, pada awalnya memang menyenangkan, tapi bila sudah melebihi kemampuan, terkadang kondisi cepat sakit atau perasaan jenuh yang kerap menyerang para aparat pemerintah, bisa juga disebabkan akibat beban kerja yang terlalu banyak sehingga Anda harus terus bekerja melebihi waktu kerja yang wajar (lembur). Selain beban kerja yang bertumpuk, melakukan pekerjaan yang sama dalam jangka waktu cukup lama, sepertinya sudah menjadi masalah sehari-hari bagi Aparat saat ini. Boleh-boleh saja bila Anda ingin menunjukkan dedikasi tinggi pada lembaga,tetapi bila ingin efektif dan menikmati pekerjaan, Anda pun harus memiliki rambu-rambu yang membatasi semangat anda tersebut.

Para aparat pemerintah yang memiliki beban kerja sangat berat, pasti akan sering mengeluh dengan atasan mereka tapi cobalah sesekali melepaskan lelah ditempat yang memungkinkan di kantor, pasti tak akan ada yang mengeluh atau menyalahkan pegawai. Permasalahannya, kadang aparat sendiri yang terlalu memaksakan diri untuk bisa menyelesaikan semua pekerjaan secepatnya. Pada dasarnya, stres juga bisa menjadi salah satu faktor paling efektif dalam membangkitkan semangat dalam bekerja. Sebagian orang kadang membutuhkan rasa stres agar tetap bisa berfikir waras. Stres juga mampu menstimulasi dan membuat anda merasa berharga, esensial dan vital bagi lembaga, pemikiran anda pun bisa bekerja lebih aktif, sehingga stres masih menjadi faktor yang bisa dimanfaatkan. Tapi di sisi lain, terlalu banyak hal-hal baik juga bisa menyebabkan hal yang tak baik.

Bila pegawai bekerja dengan tingkat stres tinggi secara terus menerus, lama kelamaan juga akan menimbulkan kejenuhan. Apalagi bila pekerjaan tersebut akhirnya banyak yang tak tertangani. Salah satu penyebab utamanya

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

karena terjadi ketidaksesuaian antara kompetensi pegawai dengan jabatan yang didudukinya. Ketidaksesuaian itu disebabkan oleh komposisi keahlian atau keterampilan pegawai yang belum proporsional. Demikian pula, pendistribusian pegawai masih belum mengacu pada kebutuhan nyata organisasi, dalam arti belum didasarkan pada beban kerja organisasi. Menumpuknya pegawai di satu unit tanpa pekerjaan yang jelas dan kurangnya pegawai di unit lain merupakan kenyataan dari permasalahan tersebut. Di sisi lain pembentukan organisasi cenderung tidak berdasarkan kebutuhan nyata, dalam arti organisasi yang dibentuk terlalu besar sementara beban kerjanya kecil, sehingga pencapaian tujuan organisasi tidak efisien dan efektif.

Berdasarkan permasalahan tersebut maka Pusat Kajian dan Pendidikan dan Pelatihan Aparatur II Lembaga Administrasi Negara ( PKP2A II LAN ) sebagai lembaga yang bertanggung jawab dalam Pengkajian dan Pendidikan dan Pelatihan Aparatur melaksanakan penelitian yang berjudul “Analisis beban kerja organisasi pemerintah Daerah ”.

B. Rumusan masalah Berdasarkan permasalahan di atas, kajian ini akan difokuskan untuk

menjawab rumusan permasalahan sebagai berikut :

1. Bagaimana jumlah beban kerja jabatan dan unit pada organisasi pemerintah daerah ?

2. Bagaimana jumlah kebutuhan pegawai/pejabat pada organisasi pemerintah daerah ?

3. Bagaimana efektivitas dan efisiensi jabatan serta unit kerja pada organisasi pemerintah daerah ?

4. Bagaimana prestasi kerja jabatan dan unit pada organisasi pemerintah daerah ?

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

C. Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah seperti dijelaskan sebelumnya, maka

tujuan penelitian ini adalah untuk :

1. Untuk mengetahui jumlah beban kerja jabatan dan unit pada Organisasi pemerintah daerah ?

2. Untuk mengetahui jumlah kebutuhan pegawai/pejabat pada organisasi pemerintah daerah ?

3. Untuk mengetahui efektivitas dan efisiensi jabatan serta unit kerja pada organisasi pemerintah daerah ?

4. Untuk mengetahui prestasi kerja jabatan dan unit pada organisasi pemerintah daerah ?

D. Manfaat Penelitian

1. Hasil Penelitian ini diharapkan dapat memberikan saran dan rekomendasi kebijakan kepada pemerintah daerah dalam hal :

a. Jumlah beban kerja jabatan dan unit

b. Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat

c. Efektivitas dan efisiensi jabatan serta unit kerja

d. Prestasi kerja jabatan dan unit

2. Pengetahuan yang diperoleh tentang langkah-langkah yang harus ditempuh oleh pemerintah daerah dalam upaya menangani permasalahan beban kerja sekaligus menjadi bahan referensi dalam melakukan pengkajian lebih lanjut.

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian organisasi

Siagian, mendefinisikan “organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang / beberapa orang yang disebut atasan dan seorang / sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.”

Hasibuan mengatakan “organisasi ialah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu.

Armosudiro mengatakan “organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.

Mooney berpendapat bahwa “Organization is the form of every human, association for the assignment of common purpose” atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian suatu tujuan bersama.

Bernard (1938) mengatakan bahwa “Organisasi adalah sistem kerjasama antara dua orang atau lebih (Define organization as a system of cooperative of two or more persons) yang sama-sama memiliki visi dan misi yang sama. Preston dan Zimmerer mengatakan bahwa “Organisasi adalah sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.” (Organization is a collection

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

people, arranged into groups, working together to achieve some common objectives).

Hal yang berbeda antara organisasi dan manajemen adalah organisasi sebagai alat atau wadah sekelompok orang dalam mencapai tujuan tertentu, sedangkan manajemen lebih mengarah kepada pengaturan atau pengelolaan untuk mencapai tujuan tersebut, adapun persamaan dari organisasi dan manajemen ialah sama-sama memiliki sasaran dan tujuan tertentu yang ingin dicapai.

Ada beberapa orang yang beranggapan bahwa sesungguhnya administrasi dan manajemen adalah sama, hanya saja istilah administrasi digunakan pada badan / organisasi pemerintah, sedangkan istilah manajemen dipergunakan untuk organisasi swasta. Administrator sama artinya dengan manajer, tetapi organisasi untuk pemerintah. Hal ini dapat dilihat pada penggunaan istilah manajer untuk perusahaan swasta yaitu diantaranya manajer pemasaran, manajer pembelian dan lain-lain. Serta kepala bagian administrasi keuangan, kepala bagian administrasi kepegawaian dan lain-lain. Jadi dapat disimpulkan bahwa hubungan antara administrasi organisasi dan manajemen adalah sebagai berikut :

1. Kepemimpinan merupakan arti dari manajemen

2. Melalui manajemen semua kegiatan di koordinir dan diarahkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.

3. Administrasi merupakan suatu kegiatan pelayanan, termasuk di dalam kegiatan administrasi adalah kegiatan pengelolaan atau manajemen administrasi dapat dilaksanakan di dalam atau diluar organisasi (formal).

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

4. Organisasi (formal) merupakan tempat dilaksanakannya kegiatan administrasi.

Adapun ciri-ciri dari organisasi adalah :

a. Adanya komponen (atasan dan bawahan)

b. Adanya kerja sama (cooperative yang berstruktur dari sekelompok orang

c. Adanya tujuan

d. Adanya sasaran

e. Adanya keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati

f. Adanya pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas Menyangkut hal itu pengertian organisasi juga merupakan

sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama, Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih, atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian tujuan bersama, organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

B. Pengertian analisis jabatan

Analisis Jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu. Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja. Contoh informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah uraian jabatan, syarat jabatan, berat ringannya pekerjaan, besar kecilnya risiko pekerjaan, sulit tidaknya pekerjaan, besar kecilnya tanggung jawab, banyak sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan pertimbangan- pertimbangan lain.

Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Output dari analisis jabatan adalah deskripsi jabatan (Job Description) dan spesifikasi jabatan (Job Specification).

Deskripsi jabatan (Job Description) menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung jawab, wewenang dan sebagainya. Sedangkan spesifikasi jabatan (Job Specification) adalah informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap pegawai agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Syarat tersebut antara lain : 1) Syarat pendidikan, 2) Syarat kesehatan, 3) Syarat fisik, dan 4) Syarat lain seperti status pernikahan, jumlah anggota keluarga, kepribadian tertentu dan sebagainya. Menurut French (1986), analisis jabatan adalah penyelidikan yang sistematis tentang isi

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawab jabatan/pekerjaan.

Sejumlah kategori informasi selalu terdapat pada analisis jabatan, termasuk di dalamnya aktivitas apa saja yang ada, mengapa, bagaimana serta kapan aktivitas tersebut dilakukan; juga berisi informasi tentang alat/mesin apa yang digunakan, apa yang dipertimbangkan dalam interaksi satu sama lain, kondisi kerja secara fisik dan sosial, pelatihan, ketrampilan dan kemampuan yang diisyaratkan dalam pekerjaan. Analisis jabatan yang baik juga dapat digunakan untuk memperbaiki efektivitas dan efisiensi staffing, penilaian, imbalan dan sebagainya.

Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan- pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Dari analisis jabatan dapat dibuat rancangan pekerjaan dan ditetapkan uraian pekerjaan. Dengan demikian analisis jabatan dapat memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia dan alat-alat yang digunakan.

Schuler (1992) berpendapat bahwa analisis jabatan adalah suatu proses penguraian dan pencatatan pekerjaan-pekerjaan. Sedangkan khusus uraian dan catatan tersebut adalah sasaran pekerjaan-pekerjaan yaitu tugas-tugas atau aktivitas dan kondisi yang meliputinya. Dasar dari analisis jabatan adalah spesifikasi pekerjaan yang tertulis secara mendetail tentang ketrampilan, pengetahuan dan kemampuan individu yang dibutuhkan oleh kinerja pekerjaan tersebut. Namun demikian, tidak semuanya berjalan baik. Uraian kerja yang termasuk didalamnya menginformasikan tentang standar kinerja, karakteristik tugas yang dirancang, dan karakteristik individu pekerja. Selain itu spesifikasi pekerjaan meliputi karaktersitik individu, interest dan preferensi yang kompatibel dengan pekerjaan atau memuaskan kinerja pekerjaan. Modifikasi

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

antara uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah untuk menjaga agar sasaran manajemen SDM seperti peningkatan produkstivitas dan kualitas hidup pekerja senantiasa terjaga.

1. Manfaat dan fungsi analisis jabatan

Beberapa kegiatan organisasi akan berjalan lebih baik hasilnya bila berlandaskan atau berpedoman pada analisis jabatan. Menurut Nitisemito (1992), analisis jabatan bermanfaat sebagai :

a) landasan untuk melaksanakan mutasi ;

b) landasan untuk melaksanakan promosi;

c) landasan untuk melaksanakan training/ pelatihan;

d) landasan untuk melaksanakan kompensasi;

e) landasan untuk melaksanakan syarat lingkungan kerja;

f) landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan. Sedangkan fungsi dari analisis jabatan adalah untuk :

a) Menentukan basis regional bagi struktur kompensasi;

b) Mengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan individu;

c) Menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan adanya deskriminasi dalam pengadaan SDM;

d) Merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datang;

e) Memadukan lamaran dan lowongan kerja yang ada;

f) Menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan bagi para karyawan;

g) Mengembangkan rencana-rencana pengembangan pegawai yang potensial;

h) Menetapkan standar prestasi kerja yang realistik;

i) Menempatkan karyawan sesuai dengan ketrampilannya; j) Membantu revisi struktur organisasi;

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

k) Memperkenalkan karyawan baru dengan pekerjaan mereka; l) memperbaiki alur kerja; m) Memberikan data sebagai fungsi saluran komunikasi; n) Menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi.

2. Sasaran analisis jabatan

a) Menentukan nilai pekerjaan yang memungkinkan untuk pemeliharaan hak pembayaran internal dan eksternal.

b) Memastikan perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan untuk pekerjaan yang sama.

c) Membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas dan

tanggung jawab untuk masing-masing pekerja.

d) Menyediakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan manakala

organisasi dalam kondisi “fit” hingga kondisi “istirahat”.

e) Menentukan kebutuhan rekrutmen dan informasi yang memungkinkan untuk membuat keputusan pekerja.

f) Sebagai dasar untuk memantapkan program dan pola pengembangan karier bagi karyawan.

g) Sebagai cara untuk menyampaikan pada pekerja potensi apa yang diharapkan dari mereka, kondisi kerja secara umum dan tipe individu yang bagaimana yang dapat memuaskan pekerjaan.

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

3. Tahapan analisis jabatan Gambar 1.1. Tahapan analisis jabatan

Output :

III.

Deskripsi Pengumpulan

i jabatan

a) Persiapan yang meliputi :

1) Merancang bentuk dan merencanakan penyelenggaraan analisis jabatan.

2) Koordinasi dengan semua pihak yang terlibat dalam analisis jabatan.

3) Mendapatkan gambaran tentang fungsi, arus proses, dan struktur organisasi yang akan dianalisis, berdasarkan hasil analisis yang pernah dilakukan (jika ada).

4) Mengadakan inventarisasi pekerjaan dan tenaga kerja yang ada sekarang.

b) Pengumpulan data dengan berbagai metode seperti :

1) Observasi, melakukan pengamatan langsung terhadap karyawan selama melaksanakan tugas. Baik untuk pekerjaan yang sederhana. Kelemahan : lambat, mahal, terkadang kurang akurat Kelebihan : memperoleh informasi dari tangan pertama, mengenal kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang digunakan secara riil.

2) Wawancara, bertatap muka langsung dengan karyawan dan atasannya.

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

3) Kuesioner, menggunakan daftar pertanyaan yang telah disusun sebelumnya. Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias, terkadang tanggapan kurang lengkap Kelebihan : biaya relatif murah, waktu efisien

4) Pelaporan, informasi diperoleh dari catatan yang disimpan karyawan (Log). Kelemahan : tidak dapat menunjukkan data penting, seperti kondisi kerja, peralatan yang digunakan, dan terkadang karyawan enggan untuk mengisi buku tersebut akibat kesibukannya sehingga data tidak lengkap.

5) Kombinasi, dengan menggabungkan metode yang ada. Yang masih dianggap terbaik adalah observasi dan wawancara karena mampu menghasilkan data pekerjaan yang akurat dan lengkap. Namun demikian, penggunaan kombinasi tersebut tergantung jenis pekerjaan yang akan dianalisis.

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk menetapkan metode analisis yang terbaik adalah :

a) Karakteristik pekerjaan (fungsi, tanggungjawab, dan kondisi)

b) Lokasi tempat kerja

c) Persiapan perndahuluan yang dilakukan oleh analisis

d) Sikap dan tanggapan karyawan

e) Standar kinerja yang ditetapkan

c) Klarifikasi data

Melakukan penyaringan, pemisahan dan peninjauan kembali informasi yang dikumpulkan agar diperoleh informasi yang akurat dan tidak bias.

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

4. Jenis analisis jabatan

a) Tradisional

1) Informasi yang dikumpulkan hanya mencakup tanggungjawab, kewajiban dan kualifikasi minimal untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan tertentu.

2) Tidak dapat digunakan untuk menyusun deskripsi pekerjaan karena tidak terdapat rincian stndar kinerja yang diharapkan.

b) Berorientasi hasil

1) Mencakup harapan organisasi terhadap karyawan

2) Mencakup keterkaitan antara tugas, standar kinerja, kecakapan dan kualifikasi minimal

3) Contoh pertanyaan yang diajukan :

a) Tugas : perilaku, kewajiban/tanggungjawab apa yang penting bagi perusahaan ?

b) Kondisi pekerjaan : bagaimana sifat pekerjaan atau syarat apa yang diperlukan agar pekerjaan terlaksana, petunjuk apa yang tersedia untuk membantu pekerja melaksanakan tugasnya ?

c) Standar kinerja : kinerja seperti apa yang diharapkan, baik berdasarkan standar kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu yang ditetapkan perusahaan ?

d) Kecakapan : kemampuan, pengetahuan dan ketrampilan apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas dengan standar minimal ?

e) Kualifikasi : pendidikan dan pengalaman apa yang dibutuhkan untuk mampu melaksanakan suatu pekerjaan ?

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

5. Keterkaitan analisis jabatan

Analisis jabatan memiliki keterkaitan dengan faktor lainnya seperti rekrutmen, seleksi, penilaian prestasi kerja, pelatihan, penggajian, dan sebagainya. Untuk mendapatkan kejelasan tentang keterkaitannya dengan factor lain tersebut maka dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Gambar 1.2. Hubungan Keterkaitan Analisis Jabatan

POGRAM

DESKRIPSI PENGEMBANGA

PERTIMBANGA

PEKERJAAN N Tugas

N LEGALITAS

Sasaran Kondisi Standarisasi

LINGKUNGAN

Karakteristik EXTERNAL

ANALISIS

PEKERJAAN

Tujuan Top Manajemen Teknologi

SPESIFIKASI JABATAN REKRUTMEN

Keterampilan Pengetahuan Kemampuan

AKTIVITAS LAIN

Prefensi Produktivitas

SDM

Kualitas Hidup

secara legal

Kinerja Pelatihan Penggajian

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

a) Keterkaitan analisis jabatan dengan rekrutmen dan seleksi Analisis jabatan menyajikan banyak sasaran dan berhubungan secara ekstensif dengan sejumlah aktivitas personalia. Sebagai contoh, dasar analisis pekerjaan dan perencanaan SDM organisasi dapat digunakan untuk mengetahui siapa yang akan direkrut. Tanpa perencanaan SDM dan analisis pekerjaan, organisasi tidak akan mampu menspesifikasikan tipe pegawai seperti apa yang dibutuhkan, bilamana direkrut dan dimana direkrut. Hal ini akan berakibat negatif pada produktifitas organisasi dan validitas masing-masing prosedur dan keputusan seleksi. Hanya dengan informasi analisis pekerjaan organisasi dapat memperlihatkan bahwa prosedur seleksi berkaitan dengan pekerjaan.

b) Keterkaitan analisis jabatan dengan penilaian kinerja dan pelatihan Untuk mengefektifkan evaluasi kinerja pekerja, metode penilaian yang digunakan haruslah merefleksikan kepentingan tugas dari pekerjaan. Hanya dengan menguji persyaratan ketrampilan untuk pekerjaan (yang didefinisikan sebagai spesifikasi pekerjaan), pelatihan dan promosi pekerja dapat diorganisasikan bersamaan dengan kebutuhan SDM yang diterjemahkan oleh aktivitas perencanaan SDM. Dengan kata lain, seleksi dan program pelatihan harus didasarkan pada kriteria adanya hubungan dengan pekerjaan.

c) Keterkaitan analisis jabatan dengan penggajian Salah satu bentuk perhatian terhadap individu pegawainya adalah penggajian. Analisis jabatan dapat digunakan untuk membantu menentukan seberapa besar layaknya seorang pegawai mendapatkan gaji/upah untuk jenis dan tingkat pekerjaan tertentu. Analisis jabatan juga penting untuk memastikan tingkat upah suatu pekerjaan. Adalah

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

adil mengaitkan tingkat upah dengan tingkat pekerjaan dan prestasi kerja.

d) Keterkaitan analisis jabatan dengan program perbaikan Program untuk memperbaiki organisasi seringkali meliputi perubahan rancangan pekerjaan. Tanpa memperhatikan hasil rancangan pekerjaan alamiah, tugas, sasaran dan kondisi yang baru harus dianalisis. Sejak awal, pekerjaan dirancang untuk individu. Hal ini lebih kompleks untuk menganalisis rancangan pekerjaan grup pergrup atau tim. Saat fokus kerja dipindahkan dari tugas individu ke tugas grup, hal ini akan lebih sulit untuk menganalisis apakah tugas masing-masing individu serta pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan individu memungkinkan. Salah satu konsekuensi hal ini berawal dari evaluasi pekerjaan dan rata-rata bayaran untuk pekerjaan spesifik untuk mengevaluasi ketrampilan dan pembayaran pengetahuan yang dimiliki pekerja.

e) Keterkaitan analisis jabatan dengan lingkungan internal Dua aspek lingkungan internal yang sangat erat kaitannya dengan analisis jabatan adalah target yang ditetapkan oleh top manajemen dan teknologi yang digunakan untuk menterjemahkan tujuan organisasi ke dalam bentuk program kegiatan. Tugas top manajemen menetapkan target yang hendak dicapai dalam program tersebut. Penetapan target dapat dilakukan secara sendiri oleh top manajemen atau bersama-sama dengan bawahannya. Bersamaan dengan penetapan target, maka ditetapkan pula kriteria evaluasi pekerjaan. Adanya penetapan target dan kriteria evaluasi akan sangat membantu bagi tercapainya tujuan organisasi. Berdasarkan penetapan target dan evaluasi pencapaian target inilah analisis jabatan dibuat.

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

f) Keterkaitan analisis jabatan dengan lingkungan eksternal Kaitan analisis jabatan dengan teknologi yang digunakan terletak pada rancangan pekerjaan. Berdasarkan rancangan pekerjaan tersebut dapat diketahui teknologi apa dan yang bagaimana yang semestinya diterapkan. Teknologi yang digunakan saat ini adalah evaluasi dalam analisa jabatan. Hasil analisis dapat menunjukkan tepat tidaknya teknologi yang digunakan serta pengaruh teknologi terhadap pencapaian tujuan organisasi.

6. Informasi analisis jabatan

Berdasarkan data yang dikumpulkan akan didapat dua output besar yaitu deskripsi/ uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Dari hasil uraian pekerjaan kemudian dapat dibangun formulir penilaian prestasi kinerja dan sistem klasifikasi pekerjaan. Sistem klasifikasi ini kemudian secara mantap digunakan untuk mengevaluasi dan sasaran kompensasi. Berdasarkan spesifikasi pekerjaan, maka rekrutmen dan seleksi dapat direncanakan serta dapat pula digunakan untuk merancang pelatihan pengembangan pegawai. Sejumlah informasi yang akan didapat dari hasil analisis jabatan dapat meliputi beberapa hal, seperti :

a) Orientasi pekerjaan (kapan, mengapa dan bagaimana kinerja karyawan), seperti :

1) Proses aktivitas kerja

2) Penggunaan prosedur

3) Catatan aktivitas (dokumentasi)

4) Tanggung jawab perorangan

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

b) Orientasi aktivitas kerja, seperti :

1) Kinerja perilaku menusia dalam bekerja (komunikasi, pengambilan keputusan, perasaan).

2) Gerakan dasar.

3) Permintaan pekerjaan perorangan.

c) Mesin, peralatan, perlengkapan dan berbagai alat bantu kerja yang digunakan.

d) Relasi pekerjaan yang bisa diukur dan yang tidak bisa diukur :

1) Proses material,

2) Pembuatan produk,

3) Pengetahuan yang dimiliki,

4) Jasa yang diberikan.

e) Kinerja, seperti :

a) Ukuran pekerjaan,

b) Standar kerja,

c) Tingkat kesalahan,

d) Aspek lainnya.

f) Isi pekerjaan, seperti :

1) Kondisi fisik kerja,

2) Jadwal kerja,

3) Konteks organisasi,

4) Konteks sosial,

5) Insentif (Uang dan nonuang).

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

g) Persyaratan Perorangan :

1) Pengetahuan dan ketrampilan yang berkaitan dengan pekerjaan.

2) Atribut diri (karakteristik, fisik, personalitas

h) Beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja.

7. Klasifikasi, desain, perancangan kembali pekerjaan

Hasil analisis jabatan/pekerjaan juga dapat digunakan untuk berbagai keperluan lain, seperti pengklasifikasian, membuat desain dan perancangan kembali suatu pekerjaan.

Klasifikasi pekerjaan dilakukan melalui proses pengelompokkan pekerjaan/jabatan tertentu berdasarkan jenis aktivitas yang dilakukan, kecakapan yang dibutuhkan ataupun faktor lain yang erat kaitannya dengan pekerjaan.

Desain pekerjaan bertujuan untuk mengatur penugasan kerja yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, teknologi dan keprilakuan. Sedangkan fungsinya adalah menetapkan kegiatan kerja seseorang / kelompok secara organisasional. Beberapa elemen yang tercakup dalam desain pekerjaan :

a) Elemen Organisasional, berkaitan dengan efisiensi yang mencakup :

1) Pendekatan mekanistik, mengidentifikasi setiap tugas suatu pekerjaan agar dapat diatur untuk meminimalkan waktu dan tenaga;

2) Aliran kerja, untuk menjaga keseimbangan kerja;

3) Praktek kerja, menyangkut cara pelaksanaan kerja yang ditetapkan.

b) Elemen Lingkungan, berkaitan dengan kemampuan dan ketersediaan SDM yang potensial.

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

c) Elemen Keprilakuan, mencakup :

1) Otonomi, tanggungjawab atas apa yang dikerjakan;

2) Variasi, menjauhkan dari kebosanan kerja;

3) Identifikasi tugas, kejelasan tugas yang dilaksanakan ;

4) Umpan balik, untuk mengetahui hasil kerja.

C. Pengertian Beban kerja

Menurut Komaruddin (1996 : 235) analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas. Sedangkan menurut Simamora (1995 : 57), Analisis beban kerja adalah mengidentifikasi baik jumlah Pegawai maupun kwalifikasi pegawai yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.

Menpan (1997), pengertian beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu dan pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja suatu unit organisasi, atau pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik manajemen lainnya. Lebih lanjut dikemukakan pula, bahwa pengukuran beban kerja merupakan salah satu teknik manajemen untuk mendapatkan informasi jabatan, melalui proses penelitian dan pengkajian yang dilakukan secara analisis. Informasi jabatan tersebut dimaksudkan agar dapat digunakan sebagai alat untuk menyempurnakan aparatur baik di bidang kelembagaan, ketatalaksanaan, dan

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

sumberdaya manusia. Menurut Heizer dan Render (1996 : 98) standar tenaga kerja adalah

jumlah waktu yang diperlukan rata-rata tenaga kerja, untuk mengerjakan aktivitas kerja khusus dalam kondisi kerja yang normal, atau dengan kata lain standar tenaga kerja dapat digunakan untuk menetapkan jumlah personil, agar mampu menghasilkan produksi yang diharapkan lembaga. Lebih jauh dikatakan, bahwa untuk menentukan standar tenaga kerja dapat dilakukan dalam empat cara, yakni berdasarkan pengalaman masa lalu, pengkajian waktu, standar waktu sebelum penentuan, dan pengambilan contoh kerja.

Handoko (1985 : 135) menyatakan, bahwa standar pekerjaan dapat diperoleh dari hasil pengukuran kerja atau penetapan tujuan partisipatif. Teknik pengukuran kerja yang dapat digunakan antara lain : studi waktu, data standar, data waktu standar yang telah ditetapkan sebelumnya, dan pengambilan sampel kerja (work sampling), di samping itu dikatakan pula, bahwa penetapan standar kerja dapat dilakukan melalui pembahasan antara manajer dengan para bawahannya, di mana materi pembahasan mencakup sasaran-sasaran pekerjaan, peranannya dalam hubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lain, persyaratan-persyaratan organisasi, dan kebutuhan pegawai. Proses penentuan standar kerja seperti ini sering menimbulkan komitmen pegawai, semangat kerja, kepuasan, dan motivasi yang lebih besar. Standar kerja, kadang-kadang juga ditetapkan secara partisipatif dengan pemimpin organisasi buruh, hal ini karena para pemimpin serikat pegawai memahami pentingnya melakukan perundingan tentang standar-standar pelaksanaan berbagai pekerjaan, dan perjanjian-perjanjian hasil perundingan ditulis dalam kontrak kerja.

Dessler (1993 : 85) mengemukakan, bahwa analisis pekerjaan adalah

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

prosedur untuk menentukan tugas-tugas dan hakekat pekerjaan, serta jenis orang yang perlu diangkat untuk melaksanakannya, atau dengan kata lain analisis pekerjaan menyediakan data tentang syarat pekerjaan yang digunakan untuk menyusun uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (job specification).

Lebih lanjut dikatakan pula, bahwa informasi yang dihasilkan oleh analisis pekerjaan dapat digunakan dalam rekrutmen dan seleksi, kompensasi, penilaian prestasi kerja, serta pendidikan dan pelatihan. Sedangkan Maitland (1993 : 42) mengatakan, bahwa analisis pekerjaan adalah proses mengumpulkan dan mempelajari informasi yang berkaitan dengan semua aspek dari suatu jabatan,dengan informasi tersebut, memungkinkan untuk mengambil keputusan yang tepat bagi kepentingan masa depan pekerjaan tersebut, serta sekaligus dapat diputuskan tipe orang seperti apa yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut dengan berhasil. Analisis pekerjaan yang sempurna dan menyeluruh, mencakup tujuan, posisi, tugas utama, kualitas yang diperlukan, dan lingkungan kerja. Selanjutnya Moekijat (1995 : 58) mengemukakan, bahwa analisis jabatan memberikan informasi tentang syarat-syarat tenaga kerja secara kualitatif serta jenis-jenis jabatan dan pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas, di samping itu dinyatakan pula, bahwa jumlah waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan adalah sama dengan jumlah keempat waktu berikut :

1. Waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan untuk bekerja yakni waktu yang dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan yang langsung berhubungan dengan produksi (waktu lingkaran/waktu baku/dasar)

2. Waktu yang digunakan dalam kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan dengan produksi (bukan lingkaran/non-cyclical time)

3. Waktu untuk menghilangkan kelelahan (fatigue time)

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

4. Waktu untuk keperluan pribadi (personal time). Lebih lanjut dikemukakan, bahwa jumlah orang yang diperlukan untuk

menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama dengan jumlah waktu untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepada satu orang. Namun demikian, untuk menentukan jumlah orang yang diperlukan secara lebih tepat, maka jumlah tersebut perlu ditambah dengan prosentase tertentu akibat ketidakhadiran pegawai.

Menurut Irawan dan Motik (1997 : 63) analisis jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga akan memberikan gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu, di samping itu dikemukakan pula, bahwa analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan- kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengorganisasikan pekerjaan/ jabatan, di mana hasilnya meliputi uraian jabatan (job description) dan syarat jabatan (job specification). Selanjutnya dinyatakan pula, bahwa dalam perencanaan sumberdaya manusia, selain kegiatan analisis jabatan juga diperlukan analisis beban kerja dan analisis kebutuhan tenaga kerja. Beban kerja adalah kapasitas produksi dikalikan waktu sedangkan kebutuhan tenaga kerja adalah beban kerja dibagi dengan rata-rata sumbangan tenaga Pegawai perbulan.

French (1986 : 137) menyatakan, bahwa analisis jabatan adalah penyelidikan yang sistematis tentang isi pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawab jabatan/pekerjaan. Sejumlah informasi yang diperoleh dari analisis jabatan meliputi : aktivitas apa saja yang ada, mengapa, bagaimana, serta kapan aktivitas tersebut harus dilakukan, disamping itu, terdapat juga informasi tentang alat/mesin apa yang digunakan, apa yang dipertimbangkan

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

dalam interaksi satu sama lain, kondisi kerja secara fisik dan sosial, pelatihan, ketrampilan, dan kemampuan yang disyaratkan dalam pekerjaan. Selanjutnya dikemukakan pula, bahwa analisis jabatan/pekerjaan yang baik juga dapat digunakan untuk memperbaiki efektivitas dan efisiensi staffing, penilaian, imbalan, dan sebagainya.

Cahyono (1996 : 235) berpendapat, bahwa analisis jabatan merupakan proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan cara mengamati, atau mengadakan interview terhadap pekerja dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor. Selain daripada itu dinyatakan pula, bahwa manfaat analisis jabatan adalah untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan efektivitas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang dalam organisasi.

Moeljadi (1992 : 93) mengatakan, bahwa perencanaan tenaga kerja dalam jangka panjang ditentukan oleh sisi permintaan lembaga, yaitu perkiraan kebutuhan tenaga kerja dan sisi penawaran yaitu ketersediaan tenaga kerja di pasar. Perkiraan kebutuhan tenaga kerja lembaga ditentukan oleh perkiraan tersedianya tenaga kerja di lembaga dan rencana-rencana lembaga. Sedangkan perkiraan tersedianya tenaga kerja itu sendiri, ditentukan dari analisis beban kerja, analisis perpindahan tenaga kerja dan analisis kelebihan atau kekurangan tenaga kerja. Analisis kelebihan atau kekurangan tenaga kerja lembaga, berkaitan dengan besarnya jumlah tenaga kerja yang ada pada lembaga tersebut berada pada kondisi berlebih atau kurang jika dikaitkan dengan beban kerja.

Analisis tersebut dapat dilaksanakan jika sudah diketahui beban kerjanya dan analisis beban kerja sendiri memberikan arahan tentang produktivitas. Produktivitas kerja dapat digambarkan dalam efisiensi

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

penggunaan tenaga kerja. Di mana tenaga kerja tersebut akan dapat digunakan secara efisien jika jumlah tenaga kerja yang ada seimbang dengan beban kerjanya. Handoko (1995: 139) menyatakan, bahwa spesifikasi pekerjaan adalah karakteristik manusia yang diperlukan suatu pekerjaan yaitu menyangkut pendidikan, latihan, pengalaman, persyaratan fisik dan mental.

Mintorogo dan Sudarmayanti (1992:38) menyatakan, bahwa untuk mencapai efisiensi perlu dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

1. Berhasil-guna (efektif), yaitu pekerjaan telah dilaksanakan dengan tepat target, dan tepat waktu.

2. Konomi, yaitu penggunaan biaya, tenaga, bahan, alat, waktu, ruangan, dan lain-lain secara tepat sesuai rencana.

3. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung-jawabkan secara tepat.

4. Pembagian kerja yang nyata berdasarkan beban kerja.

5. Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab, yaitu wewenang harus sama dan seimbang dengan tanggung jawabnya.

6. Prosedur kerja yang praktis untuk dapat dilaksanakan. Dari semua uraian pemikiran sebagaimana tersebut di atas, tersirat

makna bahwa dalam melaksanakan analis beban kerja diperlukan hal-hal berikut :

1. Hasil analisis jabatan yang berupa informasi jabatan.

2. Menetapkan jumlah jam kerja per hari.

3. Adanya satuan hasil.

4. Waktu penyelesaian dari tugas-tugas/produk.

5. Adanya standar waktu kerja.

6. Adanya beban kerja yang akan diukur.

7. Perhitungan jumlah pegawai yang dibutuhkan.

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

Untuk mengetahui tingkat keseimbangan antara beban kerja dan jumlah SDM, dapat dilakukan melalui penghitungan beban kerja dengan menggunakan rumusan normatif yang ditetapkan oleh Kantor MenPAN. Apabila hasil penghitungan menunjukkan ketidakseimbangan antara beban kerja dan jumlah SDM, maka upaya yang dapat dilakukan untuk mengatasi ketidakseimbangan tersebut adalah dengan pemberdayaan SDM (pendidikan/pelatihan, promosi, mutasi, demosi) dan rekrutmen pegawai. Dengan menggunakan informasi jabatan uraian tugas paling tidak dapat dilakukan perhitungan beban kerja, yaitu dengan cara menentukan indikator satuan hasil, waktu penyelesaian, standar waktu kerja, jumlah beban kerja, dan pegawai yang dibutuhkan yang dituangkan ke dalam bentuk formulir/matriks untuk memudahkan pengumpulan, pengolahan dan perhitungan ratio kekuatan pegawai dengan beban kerja, dalam hubungannya dengan kelembagan.

Thoha kemudian mengemukakan (1993 : 64), bahwa kelembagaan adalah organisasi yang terdiri dari unit-unit kerja, dimana unit-unit kerja terdiri dari beberapa jabatan. Tentunya berdasarkan jabatan yang ada dalam unit, maka pekerjaan akan dilaksanakan sesuai dengan tugas dan fungsi dari jabatan tersebut.

Penyelenggaraan pemerintahan yang efisien dan efektif menjadi tuntutan di era globalisasi yang sarat dengan persaingan dan keterbatasan di segala bidang. Kenyataan tersebut menuntut profesionalisme sumber daya aparatur dalam pelaksanaan urusan pemerintahan yang terjadi saat ini profesionalisme yang diharapkan belum sepenuhnya terwujud. Salah satu penyebab utamanya karena terjadi ketidaksesuaian antara kompetensi pegawai dengan jabatan yang didudukinya. Ketidaksesuaian itu disebabkan oleh komposisi keahlian atau keterampilan pegawai yang belum proporsional,

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

demikian pula pendistribusian pegawai masih belum mengacu pada kebutuhan nyata organisasi, dalam arti belum didasarkan pada beban kerja organisasi.

Menumpuknya pegawai di satu unit tanpa pekerjaan yang jelas dan kurangnya pegawai di unit lain merupakan kenyataan dari permasalahan tersebut,di sisi lain pembentukan organisasi cenderung tidak berdasarkan kebutuhan nyata, dalam arti organisasi yang dibentuk terlalu besar sementara beban kerjanya kecil, sehingga pencapaian tujuan organisasi tidak efisien dan efektif. Dalam rangka mencapai performance Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah yang diharapkan, dipandang perlu menyusun suatu Peraturan Menteri Dalam Negeri tentang Pedoman Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah yang merupakan panduan tentang uraian langkah-langkah dalam melakukan analisis beban kerja pada setiap unit organisasi di lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.

Pelaksanaan analisis beban kerja pada hakekatnya diharapkan agar terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi serta profesionalisme sumber daya manusia aparatur yang memadai pada setiap instansi serta mampu melaksanakan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan secara lancar dengan dilandasi semangat pengabdian kepada masyarakat, bangsa dan negara.

Hal dimaksud sesuai dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-pokok kepegawaian yang menyatakan bahwa sebagai unsur aparatur Negara Pegawai Negeri Sipil harus memberikan pelayanan kepada masyarakat secara profesional. Selain itu, pelaksanaan analisis beban kerja dapat menghasilkan suatu tolok ukur bagi pegawai/unit organisasi dalam melaksanakan kegiatannya, yaitu berupa norma waktu penyelesaian pekerjaan, tingkat efisiensi kerja, dan standar beban kerja dan prestasi kerja, menyusun formasi pegawai, serta penyempurnaan sistem prosedur kerja dan

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

manajemen lainnya. Hasil analisis beban kerja juga dapat dijadikan tolok ukur untuk meningkatkan produktifitas kerja serta langkah-langkah lainnya dalam rangka meningkatkan pembinaan, penyempurnaan dan pendayagunaan aparatur negara baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun kepegawaian. Upaya tersebut dapat dicapai melalui pelaksanaan analisis beban kerja pada setiap unit organisasi di lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah secara konsisten dan berkesinambungan.

Workload atau beban kerja merupakan usaha yang harus dikeluarkan oleh seseorang untuk memenuhi “permintaan” dari pekerjaan tersebut. Sedangkan Capacity adalah kemampuan/kapasitas manusia. Kapasitas ini dapat diukur dari kondisi fisik maupun mental seseorang. Penjelasan sederhananya seperti ini. Misalkan suatu pekerjaan kuli angkut mempunyai “demand” berupa mengangkat 100 karung per hari. Jika pekerja hanya mampu mengangkat 50 karung per hari, berarti pekerjaan tersebut melebihi kapasitasnya. Seperti halnya mesin,jika beban yang diterima melebihi kapasitasnya, maka akan menurunkan usia pakai mesin tersebut, bahkan menjadi rusak. Begitu pula manusia, jika ia diberikan beban kerja yang berlebihan, maka akan menurunkan kualitas hidup (kelelahan, dsb) dan kualitas kerja orang tersebut (tingginya error rate dsb), dan juga dapat mempengaruhi keselamatan dan kesehatan kerja.

Analisis Beban Kerja ini banyak digunakan diantaranya dapat digunakan dalam penentuan kebutuhan pekerja (man power planning); analisis ergonomi; analisis Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3); hingga ke perencanaan penggajian, dsb..

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH

Gambar 1.3. Analisis ergonomi Perhitungan Beban kerja setidaknya dapat dilihat dari 3 aspek, yakni

fisik, mental, dan penggunaan waktu. Aspek fisik meliputi perhitungan beban kerja berdasarkan kriteria-kriteria fisik manusia. Aspek mental merupakan perhitungan beban kerja dengan mempertimbangkan aspek mental (psikologis). Sedangkan pemanfaatan waktu lebih mempertimbangkan pada aspek penggunaan waktu untuk bekerja.