Media Pemesanan dan Formulir yang Ada di

Media Pemesanan dan Formulir yang Ada di
Reservasi
Media reservasi
Media reservasi merupakan bagian bagian atau alat alat yang biasa
digunakan dalam perhotelan untuk memasukan data pemesanan tamu,
maupun sebagai media perantara pemesanan antara tamu dan reservasi
1. Telepon
Pernakah kalian menggunakan telepon untuk berkomunikasi kepada orang
lain?
Iya, betapa hebatnya teknologi ini bukan? Telepon bisa menghubungkan
kita kepada orang atau pihak lain secara real time.
Dalam ilmu perhotelan telepon sudah sangat penting dan berperan dalam
hotel, dan sekarang yang saya bahas ini adalah tentang telepon yang
berfungsi dalam media reservasi hotel
Telepon digunakan sebagai media reservasi pada umumnya, selain mudah
digunakan kita tidak akan membuang waktu dan tenaga.
Tapi beberapa kekurangan yang didapat dalam menggunakan media
telepon antara lain,
Terkadang penerima telepon susah menanggapi dialek asal penelpon
Kemungkinan jaringan bisa terganggu karena beberapa factor seperti:
cuaca, dan keadaan geografis

Menurut skema reservasi melalui media telepon bisa dibayangkan seperti
ini

Reservation ---> Reserevation Form --->
Computer ---> Reservation Guest
2. Computer
Computer sudah tidak asing lagi pada kehidupan kita, maupun dunia
perhotelan.
Masa kini computer sudahlah sangat penting dalam media reservasi, ini
memudahkan kita dalam mengecek ketersediaannya kamar hotel,
memasukan data atau pesanan tamu hanya dengan mengecek system
yang sudah ada dalam computer, tidak hanya itu, para pemesan kamar
pun bisa mengeceknya langsung dari computer melalui situs resmi hotel
dalam web tentang jumlah kamar dan fasilitas yang tersedia.
Bahkan di beberapa hotel besar, computer sudah memiliki energy
listriknya tersendiri, ini untuk mengantisipasi apabila terjadi pemadaman
listrik sehingga computer tetap menyala dan data tidak akan hilang.
Ini membuktikan bahwa computer sangatlah berperan pada hotel maupun
pada media reservasi
3. Surat

Media reservasi melalui surat sudah tidak asing lagi, beberapa hotel
terkadang menerima surat dari para pemesan kamar.

Pemesanan melalui surat banyak dilakukan terutama pada pemesanan
dalam jumlah besar atau grup.
Dan penggunaan surat lebih efisien karena informasi yang disampaikan
lebih jelas dan mudah dipahami, Serta adanya bukti yang nyata apabila
timbul kesalahan mengenai pemesanan kamar.
Adapun kelemahan pemesanan kamar melalui surat yaitu dibutuhkan
waktu agar surat sampai pada pihak hotel. Maksudnya informasi
pemesanan kamar diperlukan waktu agar tersampaikan pada pihak hotel
karena diperlukannya pihak ketiga dalam pengiriman surat seperti post.
Adapun skema reservasi menggukan media surat
RESERVATION GUEST
RESERVATION
POST
LETTER

4. Facsimile
Setelah sebelumnya saya membahas tentang Istilah-Istilah Dalam

Bertelepon. Di dalam kesempatan kali ini saya akan membahas tentang
Cara Mengoperasikan Facsimile
Facsimile adalah suatu alat elektronik yang berfungsi sebagai fotocopy
jarak jauh. Dikatakan demikian sebab berita yang disampaikan sama
seperti yang diterima. Banyak reservation (pemesanan kamar hotel)
menggunakan media ini.
Keuntungan menggunakan facsimile
1)Pengiriman/penerimaan lebih cepat
2)Berita lebih mudah dimengerti
3)Beritanya diterima secara utuh, sama persis dengan yang dikirim.
Cara mengirimkan berita melalui facsimile
1)Masukkan kertas/dokukmen ke dalam mesin facsimile
2)Tekan tombol “Hook/RSV“
3)Tekan nomor fac yang dituju
4)Setelah nomor masuk ada 2 kemungkinan jawaban, yaitu:
a.Apabila facsimile tersebut berfungsi sebagai nomor facsimile saja, maka
jawabannya adalah bahwa berita siap diterima, fac tersebut akan
berbunyi tiiiiit… panjang.
b.Apabila facsimile juga berfungsi sebagai pesawat telepon, maka
sebelum fac masuk harus dijawab dulu, lalu si penjawab akan membuka

line pengiriman dapat diterima.
5)Apabila line yang dituju sedang kosong dan bisa masuk, maka jawaban
dari pengirim berbunyi facsimile/tertulis “Handshaking”.

6)Bila berita sedang masuk dan “On Line“, maka dalam sinyal akan
terpampang “Fac Transmitting“ lalu kertas yang kita kirim akan berputar.
Penanganan facsimile baik penerimaan maupun pengiriman dilakukan
atau menjadi tanggung jawab operator telepon. Banyak reservation
(pemesanan kamar hotel) menggunakan media ini.
5. Telegram adalah fasilitas yang digunakan untuk menyampaikan informasi
jarak jauh dengan cepat, akurat dan terdokumentasi. Telegram berisi
kombinasi kode yang ditransmisikan oleh alat yang disebut telegraf,
dengan menggunakan kabel-kabel yang menghubungkan satu lokasi
dengan lokasi yang lain melalui bawah laut
Jenis-jenis Telegram
Telegram dibagi menjadi dua jenis :
•
Telegram biasa
•
Telegram Indah

Telegram biasa berwarna biru muda, sedangkan telegram indah,
merupakan telegram yang dikirimkan khusus pada hari-hari tertentu
contohnya hari raya maupun tahun baru.
6. Web
Situs web (bahasa Inggris: web site) atau sering disingkat dengan istilah
situs adalah sejumlah halaman web yang memiliki topik saling terkait,
terkadang disertai pula dengan berkas-berkas gambar, video, atau jenisjenis berkas lainnya. Sebuah situs web biasanya ditempatkan setidaknya
pada sebuah server web yang dapat diakses melalui jaringan seperti
internet, ataupunjaringan wilayah lokal (LAN) melalui alamat internet yang
dikenali sebagai URL. Gabungan atas semua situs yang dapat diakses
publik di internet disebut pula sebagai World Wide Web atau lebih dikenal
dengan singkatan WWW. Meskipun setidaknya halaman beranda situs
internet umumnya dapat diakses publik secara bebas, pada prakteknya
tidak semua situs memberikan kebebasan bagi publik untuk
mengaksesnya, beberapa situs web mewajibkan pengunjung untuk
melakukan pendaftaran sebagai anggota, atau bahkan meminta
pembayaran untuk dapat menjadi aggota untuk dapat mengakses isi yang
terdapat dalam situs web tersebut, misalnya situs-situs yang
menampilkan pornografi, situs-situs berita, layanan surel (e-mail), dan
lain-lain. Pembatasan-pembatasan ini umumnya dilakukan karena alasan

keamanan, menghormati privasi, atau karena tujuan komersil tertentu.
7. E-mail
Surat elektronik atau pos elektronik (bahasa Inggris: email) adalah sarana
kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer (misalnya Internet).
Lima langkah dalam proses pengiriman e-mail
Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman
(dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang

dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet. Tapi ada
perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang
pembayarannya ditagih per pengiriman.
8. Personal (langsung)
Reservasi yang dilakukan oleh orang yang bersangkutan yang secara
langsung datang ke hotel.
Formulir Reservasi
formulir adalah lembaran kartu/kertas dengan ukuran tertentu yang
didalamnya terdapat data/informasi yang bersifat tetap dan juga bagian
lain yang diisi dengan bagian yang tidak tetap. Ketika permintaan
reservasi diterima semua data tentang tamu di catat pada formulir
reservasi. Bentuk dan disain formulir reservasi bisa jadi tidak selalu sama

antara hotel satu dengan hotel yang lainnya.
Sedangkan media reservasi kamar adalah alat pengantar atau
penghubung reservasi antara pihak pemesan dengan hotel. Macammacam formulir yang biasa digunakan adalah:
1. Reservation Form
Reservation form adalah format yang mencatat seluruh informasi
tentang permintaan tamu yang berkaitan dengan pemesanan kamar dan
fasilitas lainnya. Apabila sebuah permintaan reservasi telah diterima maka
seluruh informasi detail tentang calon tamu dicatat pada formulir
pemesanan kamar. Reservation Form di tiap-tiap hotel mungkin memiliki
bentuk dan desain yang berbeda-beda, namun meski demikian formulir
tersebut memiliki isi yang sama, yaitu tentang data calon tamu dan
perihal reservasi yang telah dilakukannya.
2. Reservation Diary
Reservation Diary, merupakan salah satu formulir di reservation section
yang digunakan untuk mencatat reservasi/pemesanan kamar yang
dilakukan dalam satu hari yang merupakan catatan harian reservasi atau
agenda reservasi. Pada umumnya Reservation Diary digunakan pada
hotel-hotel kecil. Catatan harian tentang reservasi penting untuk
disediakan guna memudahkan pihak hotel memperoleh data tentang
calon-calon tamu yang telah melakukan pemesanan kamar sebelumnya,

namun kemudian melakukan perubahan atau pembatalan.
3. Reservation Slip
Reservation Slip:kertas kecil yang berisi data pemesanan kamar yang
akan ditempatkan didalam reservation rack, penempatan reservation slip
ini disusun berdasarkan tanggal kedatangan tamu dan jenis
tamunya,untuk membedakan jenis tamu maka digunakan warna yang
berbeda ,antara lain warna merah muda untuk tamu VIP ,biru untuk tamu
rombongan,kuning untuk tamu yang berasal dari biro perjalanan,putih dan
hijau untuk tamu individu dan perusahaan namu hal ini tidak menjadi
acuan pokok setiap hotel.

4. Group Reservation Form
Group Reservation Form merupakan formulir reservasi yang dikhususkan
untuk mencatat pemesanan kamar oleh tamu rombongan yang pada
umumnya menggunakan jasa agen biro perjalanan.
5. Group Cancelaltion Form
Formulir ini digunakan untuk mencatat keterangan pembatalan
pemesanan kamar untuk tamu rombongan
6. Room reservation cancellation/change form
Formulir untuk mencatat informasi pembatalan dan perubahan

pemesanan kamar.
7. Reservation chart
Grafik reservasi memiliki semua tabel yang terdaftar dengan nomor,
jumlah dan jenis kamar, yang disediakan pada hari tertentu, waktu
pemesanan, nama di mana reservasi diadakan, dan jumlah orang dalam
grup.
8. Dencity chart
Density Chart atau formulir jumlah pesanan digunakan untuk mencatat
kamar-kamar yang dipesan untuk waktu yang akan datang dan kamar
yang sudah dihuni karena tamu sudah tinggal di hotel. Jadi dengan
diketahui jumlah kamar yang dipesan termasuk yang sudah ditempati
maka dengan mudah dapat dihitung jumlah kamar tersedia untuk dijual.
Jadi petugas harus memeriksa Density Chart untuk mengetahui ada atau
tidaknya kamar yang tersedia pada periode waktu yang dikehendaki atau
dipesan. Pada Density Chart nomor kamar tidak nampak tetapi kamarkamar dikelompokan bedasarkan jenisnya.
Dari jumlah kamar yang tersedia untuk dijual inilah FO Manager
menetapkan status kamar untuk periode waktu tertentu, yaitu:
1. Kamar yang tersedia untuk dijual (free sale)
2. Menjual kamar dgn persetujuan Manager (on request)
3. Tidak menerima pemesanan kamar (closed to sale)

Hotel-hotel menengah biasanya mempergunakan tabel peme-sanan
kamar yang berbentuk Density/Room Control Sheet. Kedua tabel, baik
konvensional maupun density, pada dasarnya memiliki tujuan yang sama,
yaitu untuk menyimpan data tamu yang mengadakan pemesanan. Dari
density chart dapat diketahui jumlah pemesanan kamar yang telah
diterima dan jumlah kamar yang masih dapat dipesan. Pada density chart,

saat reservasi kamar belum bisa ditentukan. Kamar baru ditentukan
minimum satu hari sebelum tanggal kedatangan tamu.
Cara pengisian Density chart:



Pengisian dilakukan dengan pensil.
Mempergunakan tanda strip atau garis pada kolom yang sudah




ditentukan

Pengisian dimulai dari tanggal tiba sampai satu hari sebelum berangkat.
Pengisian dimulai dengan garis yang mengikuti tempat yang kosong



dibawah tempat yang sudah terisi.
Pada density chart tidak perlu diisi tanda panah atau menulis seperti



pada conventional chart.
Bila terjadi pembatalan, tanda garis dapat dihapus mulai dari tanda yang
terakhir.

9. Reservation Confirmation
Pada umumnya, kofirmasi suatu reservasi dilakukan dengan mengirim
Reservation Confirmation. Beberapa bentuk konfirmasi reservasi,
diantaranya :
a. Berbentuk sebuah formulir cetakan.
Pre-printed Confirmation Form yang dikirimkan ke calon tamu biasanya
termasuk informasi untuk melengkapi Kartu Registrasi (Registration Form).
Pada saat tamu check in, form ini dibawa oleh tamu dan diserahkan
kepada resepsionis sebagai dasar untuk melengkapi Kartu Registrasi.
b. Bentuk Surat Personal (Personalized Letter)
Personalized Letter adalah surat reservasi dengan kalimat yang sudah
standar, didesain dengan kertas khusus dan dicetak dengan word
processor
KESIMPULAN
Tugas seorang petugas reservasi adalah mencatat dan memproses
pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam media.
Media pemesanan kamar adalah alat penghubung yang digunakan oleh
pihak pemesan dengan pihak hotel. Dengan media inilah pihak hotel
dapat dengan mudah melakukan pelayanan terhadap tamu dalam proses
reservasi, begitu pula dengan pihak tamu yang akan memesan kamar
dapat melakukan reservasi dengan baik.