Pengaruh Media Komunikasi Kantor Terhada
Pengaruh Media Komunikasi Kantor Terhadap
Keberlangsungan Kegiatan Kantor
Diajukan Sebagai Tugas Besar Manajemen Kantor Semester 4
Oleh Fahrul Rozi (165311041)
Program Studi D3 – Bahasa Inggris
Politeknik Negeri Bandung
E-mail: [email protected]
Abstrak
Komunikasi kantor sangatlah penting bagi kegiatan dan produktivitas kantor.
Komunikasi menciptakan persamaan persepsi dari komunikator ke penerima /
komunikan. Media akan membantu untuk membuat komunikasi lancar. Baik
komunikasi langsung maupun komunikasi tidak langsung sangat diperlukan di kantor,
tergantung pada kebutuhan masing-masing pihak atau divisi. Kejelasan tujuan dan
kesamaan makna dapat meningkatkan kinerja ekspektasi kantor. Untuk lebih jelasnya,
media komunikasi kantor memungkinkan perintah atau instruksi, saran, informasi dan
sebagainya tersampaikan, sehingga efisiensi dan efektifitas pencapaian tujuan kantor
akan terwujud.
Kata Kunci: Komunikasi kantor, media, tujuan.
Abstract
Office communication is very important for the office activities and productivities.
Communication creates the same perception from the communicator to the
receiver/communicant. It may use media to make it fluent. Both direct communication
and indirect communication are necessary in the office, depend on the needs of each
party or division. The clarity of purpose and similarity of meaning can improve the
performance of office expectations. For more details, office communication media
allows command or instruction, suggestions, information and so on to be delivered
quickly and clearly, so that the efficiency and effectiveness of the achievement of office
goals will be realized.
Keywords: Communication office, media, goals.
I.
Pendahuluan
1.1.
Latar Belakang Masalah
Kantor adalah tempat yang
sangat peting bagi berlangsungnya
kegiatan organisasi atau perusahaan.
Kantor juga adalah tempat untuk
bertukar informasi dan gagasan dari
satu pihak ke pihak lain demi
kelancaran dan produktivitas kegiatan
organisasi atau perusahaan. Dalam
sebuah organisasi atau perusahaan,
biasanya memiliki individu-individu
dari latarbelakang yang berbeda-beda
dan
diharuskan
untuk
saling
bekerjasama demi tercapainya tujuan
perusahaan.
Maka
dibutuhkan
komunikasi yang baik diantara mereka
untuk menghindari kesalahpahaman.
Sebagai seorang pemimpin atau
pemilik
perusahaan,
diperlukan
ketelitian dan pemahaman tentang
komunikasi kantor. Hal ini bertujuan
agar
pemimpin
atau
pemilik
perusahaan
tersebut
mampu
menyampaikan tujuan, mengawasi, dan
menilai kinerja pegawai sesuai dengan
tujuan dan rencana awal perusahaan.
Untuk menunjang hal tersebut,
diperlukan media komunikasi kantor
yang baik. Pengelolaan media
komunikasi
yang
baik
akan
menghasilkan output yang baik pula.
1.2.
Rumusan masalah
1. Apa yang dimaksud dengan
Komunikasi kantor?
2. Apa saja tujuan komunikasi kantor?
3. Apa saja media yang menunjang
komunikasi kantor?
4. Bagaimana
peran
media
komunikasi terhadap kegiatan
kantor?
1.3.
Tujuan
1. Untuk menjelaskan pengertian dan
maksud komunikasi kantor.
2. Untuk menjelaskan tujuan adanya
komunikasi kantor
3. Untuk
menyebutkan
media
komunikasi
yang
menunjang
komunikasi kantor.
4. Untuk menjelaskan peran media
komunikasi terhadap kegiatan
kantor.
II.
Kajian Pustaka
Menurut Carl I. Hovland
(Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi
Suatu Pengantar, 2005) komunikasi
yaitu
sebuah
proses
yang
memungkinkan
seseorang
(komunikator)
untuk
dapat
menyampaikan rangsangan, dengan
tujuan untuk dapat mengubah prilaku
orang lain (komunikan). Dengan kata
lain, komunikasi bukan hanya tentang
menyampaikan informasi, komunikasi
juga dapat mempengaruhi pandangan
dan sikap seseorang untuk melakukan
apa yang diharapkan oleh pemberi
informasi. Sedangkan menurut Pien
Supinah (2009), komunikasi adalah
suatu proses yang terjadi antara dua
orang atau lebih yang membentuk
pertukaran informasi satu dengan yang
lainnya yang akhirnya timbul saling
pengertian yang mendalam atau
terciptanya suatu kebersamaan makna.
Pien menegaskan bahwa komunikasi
bukan hanya tentang pendengar
mendengarkan yang disampaikan oleh
informan,
melainkan
adanya
pertukaran informasi dan pemahaman
antara keduanya.
Menurut Prajudi Atmosudirjo
(1982), kantor adalah unit organisasi
terdiri atas tempat, staf personel dan
operasi ketatausahaan guna membantu
pimpinan. Sedangan menurut Kamus
Besar Bahasa Indonesia, kantor adalah
balai (gedung, rumah, ruang) tempat
mengurus suatu pekerjaan atau juga
disebut tempat bekerja.
Pengertian media menurut
Santoso S. Hamijaya (Ahmad Rohani,
Media Instruksional Edukatif, 1997)
yaitu semua bentuk perantara yang
dipakai orang penyebar ide, sehingga
ide atau gagasan itu sampai pada
penerima.
Jadi, media komunikasi kantor
yaitu alat-alat atau sarana yang
menunjang seluruh kegiatan kantor
yang
berhubungan
dengan
penyampaian pesan dan interaksi antar
perangkat kantor, organisasi, dan
perusahaan.
Media
komunikasi
memudahkan
kelancaran
alur
komunikasi dalam kantor. Hal ini dapat
berdampak pada keselarasan dan
produktivitas kantor.
III.
3.1.
Pembahasan
Metode
Metode yang penulis gunakan
dalam paper tersebut adalah studi
pustaka dengan membaca beberapa
literatur dari beberapa sumber seperti
buku produk karya dosen, e-book,
materi perkuliahan, dan lain-lain.
3.2.
Pokok Bahasan
3.2.1. Pengertian
Komunikasi
Kantor
Menurut William I. Gordon,
(Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi
Suatu Pengantar, 2005) Komunikasi
secara ringkas dapat didefinisikan
sebagai suatu transaksi dinamis yang
melibatkan gagasan dan perasaan.
Komunikasi dapat dikatakan sebagai
kegiatan bertukar informasi atau ide
untuk suatu tujuan tertentu. Sedangkan
kantor adalah Unit organisasi yang
terdiri atas tempat, staff personel, dan
operasi ketatausahaan untuk membantu
pimpinan
perusahaan
(Prajudi
Atmosudirjo).
Komunikasi kantor adalah
kegiatan penyampaian informasi atau
ide baik antar karyawan, manajer,
klien, maupun pihak lain di dalam
kantor dengan tujuan tertentu.
Komunikasi dalam kantor juga
memungkinkan adanya persamaan
persepsi antara satu pihak dengan pihak
lainnya agar terhindar dari segala
kesalahpahaman yang mengakibatkan
kerugian bagi perusahaan atau
organisasi. Komunikasi kantor terbagi
menjadi dua, yaitu komunikasi verbal
dan juga komunikasi non-verbal.
Komunikasi verbal adalah
komunikasi yang dilakukan secara lisan
maupun tulisan (surat menyurat).
Dalam komunikasi verbal secara lisan,
nada, suara dan emosional pembicara
harus diperhatikan karena akan
berpengaruh terhadap kata-kata yang
dipilih. Juga, komunikasi secara lisan
dapat dilakukan secara face-to-face
(langsung). Sedangkan komunikasi
secara tulisan tidak perlu dilakukan
secara langsung.
Sedangkan komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang
dilakukan tidak menggunakan katakata (baik lisan maupun tulisan).
Biasanya
komunikasi
non-verbal
menggunakan simbol-simbol, seperti
bahasa tubuh, isyarat, ekspersi wajah
(mimik), dan kontak mata.
3.2.2. Tujuan Komunikasi Kantor
1. Untuk Memberikan Informasi
Komunikasi kantor bertujuan
untuk
memberikan
informasi
seputar perusahaan atau informasi
lain, baik dari atasan kepada
karyawan, dari karyawan kepada
atasan, maupun antar karyawan.
Informan atau pemberi informasi
harus memberikan informasinya
dengan jelas agar penerima
informasi dapat mengerti dan
menerima
informasi
tersebut
dengan baik.
William I Gorden (Deddy
Mulyana, Ilmu Komunikasi Suatu
Pengantar, 2005) menyebutkan
bahwa salah satu fungsi komunikasi
adalah
fungsi
informasi
/
instrumental. Maksudnya hal ini
berfungsi untuk memberitahukan
ataupun menerangkan suatu fakta
atau informasi.
2. Untuk Membujuk
Komunikasi juga mengandung
muatan yang persuasif, maksudnya
pembicara
menginginkan
pendengarnya mempercayai bahwa
informasi
dan
fakta
yang
disampaikan akurat dan layak
diketahui. Maka, fungsi komunikasi
dalam hal ini bertujuan untuk
mendorong, mengubah sikap serta
keyakinan, dan mengubah perilaku
atau menggerakkan tindakan.
[William I Gorden (dalam Deddy
Mulyana, Ilmu Komunikasi Suatu
Pengantar, 2005)]
Singkatnya, komunikasi dapat
bertujuan
sebagai
sarana
membujuk.
Maksudnya
sang
pembicara, baik atasan maupun
karyawan,
bertujuan
untuk
meyakinkan pendengar untuk
percaya ataupun melakukan apa
yang dimaksud atau disampaikan.
3. Untuk Mengevaluasi
Dalam kantor, komunikasi juga
bertujuan sebagai alat untuk
mengevaluasi. Maksudnya setiap
pencapaian atau hasil yang didapat
oleh perusahaan akan di nilai di
akhir tahun atau di akhir periode.
Manajer atau supervisor akan
mengumpulkan data perusahaan
dan kinerja pegawai untuk nantinya
diberi komentar, masukan, dan
apresiasi lainnya.
4. Untuk Memberikan Instruksi
Dengan komunikasi, atasan
atau supervisor suatu perusahaan
bisa memberikan petunjuk kegiatan
kantor kepada para pegawai atau
perintah prosedural langsung untuk
para pegawai. Juga, komunikasi
dapat
dimanfaatkan
untuk
memberikan
arahan
kepada
konsumen terkait produk atau jasa
suatu perusahaan.
Menurut Conrad (Tubbs dan
Moss, 2005), fungsi perintah/
instruksi berkenaan dengan angotaanggota organisasi mempunyai hak
dan kewajiban membicarakan,
menerima,
menafsirkan
dan
bertindak atas suatu perintah.
Tujuan dari fungsi perintah adalah
koordinasi
diantara
sejumlah
anggota yang bergantung dalam
organisasi tersebut.
5. Untuk Menyapa
Komunikasi kantor dapat juga
bertujuan
untuk
menyapa.
Maksudnya, seluruh perangkat
kantor,
baik
atasan/manajer,
supervisor, staff divisi, dan
karyawan, dapat berinteraksi satu
sama lain untuk sekedar bertegur
sapa ataupun saling bertukar
informasi.
3.2.3. Media Komunikasi Kantor
1. Media Informasi
Dalam kegiatan kantor, banyak
hal atau media yang dapat
menunjang komunikasi kantor yang
bersifat informasi agar informasi
yang disampaikan dapat diterima
dengan baik dan dimengerti. Contoh
media informasi dalam komunikasi
kantor adalah memo internal, surat,
dan pengumuman langsung yang
dapat digunakan ketika akan
mengadakan rapat, pertemuan,
maupun tugas penting lainnya.
Contoh lainnya adalah telpon
kantor, telpon pribadi, atau pun
media
social
yang
dapat
dimanfaatkan
untuk
berbicara
dengan klien seputar barang ataupun
jasa yang ditawarkan. Media
informasi lain yang menunjang
komunikasi dalam kantor adalah
buku pedoman pegawai dan standar
operasional kantor. Kedua media
tersebut bertujuan memberikan
arahan kepada para staff dan
pegawai seputar tugas, fungsi, dan
tujuan dalam kegiatan perusahaan
atau organisasi tersebut.
2. Media Persuasi
Komunikasi yang bertujuan
persuasif dapat dimanfaatkan untuk
berbagai hal yang akan berdampak
positif bagi perusahaan. Beberapa
media persuasive diantaranya adalah
iklan, surat penawaran, maupun
brosur yang dapat digunakan untuk
memperkenalkan produk, karya, dan
jasa agar konsumen, pendengar, dan
pelihat merasa tertarik dengan apa
yang ditawarkan.
Contoh media persuasif dalam
kantor lainnya adalah komunikasi
antar perangkat kantor dengan
tujuan untuk berkumpul dan salah
satu perwakilan karyawan bertindak
sebagai
penengah
untuk
menyelesaikan suatu masalah.
Contoh lainnya adalah laporan
daftar kebutuhan baru untuk
perusahaan yang dapat diajukan dari
staff ke manajer.
3. Media Evaluasi
Evaluasi
kinerja
ataupun
pencapaian perusahaan sangatlah
diperlukan
untuk
dijadikan
gambaran
target
pencapaian
perusahaan selanjutnya. Oleh karena
itu media evaluasi memiliki andil
penting bagi perusahaan. Manajer
ataupun
supervisor
patut
mempertimbangkan berbagai media
komunikasi yang bersifat evaluatif.
Contoh dari media evaluasi
adalah laporan kegiatan tahunan
perusahaan, laporan pengendalian
mutu,
maupun
laporan
pertanggungjawaban per periode
yang bertujuan untuk dijadikan
acuan tentang kesuksesan dan
kekurangan perusahaan dalam
periode yang ditentukan. Contoh
lainnya adalah laporan keuangan
yang berfungsi untuk mencegah
kehilangan aset perusahaan dan
mengatur keluar masuknya aset
perusahaan selama periode tertentu.
Media lainnya adalah arsip
prestasi kerja. Manajer dan
supervisor dapat memanfaatkan
arsip ini untuk menilai kinerja para
pegawai, apakah sudah sesuai
standar atau masih belum memenuhi
standar, yang selanjutnya akan
ditindaklanjuti
oleh
manajer
maupun supervisor.
4. Media Instruksi
Setiap perusahaan ataupun
organisasi memiliki petunjuk atau
instruksi untuk melakukan kegiatan
atau berkenaan dengan penggunaan
peralatan.
Agar
tidak
ada
kesalahpahaman, manajer ataupun
supervisor perlu membuat mediamedia instruksi yang mampu
mempermudah para karyawannya.
Contoh media instruksi adalah buku
petunjuk penggunaan alat kantor,
seperti prosedur penggunaan dan
perawatan mesin fotokopi, mesin
produksi,
maupun
prosedur
penggantian
atau
perbaikan
peralatan dan perlengkapan kantor.
Contoh lain untuk media
instruksi
adalah
petunjuk
penggunaan produk dan garansi bagi
konsumen atas produk dan jasa yang
perusahaan tawarkan. Hal ini
bertujuan untuk meningkatkan
kepuasan konsumen atau pengguna
produk dan jasa.
5. Media Untuk Menyapa
Untuk
meningkatkan
keharmonisan dan ketentraman
dalam kantor maupun antara
perusahaan dan konsumen, maka
diperlukan komunikasi-komunikasi
yang dapat menimbulkan rasa
percaya satu sama lain. Salah satu
caranya
adalah
dengan
menggunakan media komunikasi
untuk menyapa. Media untuk
menyapa akan sangat bermanfaat
demi kepercayaan para karyawan
maupun
konsumen
terhadap
perusahaan.
Contoh media untuk menyapa
adalah pembicaraan kecil dalam
kantor, seperti menanyakan kabar,
menanyakan
keadaan,
dan
menanyakan pekerjaan, baik antar
karyawan, maupun atasan terhadap
karyawan.
Atau
dapat
juga
menggunakan kartu ucapan, ucapan
di
sosial
media,
maupun
pembicaraan langsung tentang harihari tertentu, seperti hari ulang
tahun, perayaan kesuksesan, dan
lain-lain yang dapat meningkatkan
kebersamaan seluruh perangkat
kantor.
Untuk
meningkatkan
kepercayaan konsumen terhadap
perusahaan,
perusahaan
dapat
menyebarkan diskon ataupun kupon
gratis bagi calon konsumen. Hal ini
bertujuan untuk meningkatkan
minat dan kepercayaan konsumen
terhadap perusahaan.
3.2.4. Peran Media Komunikasi
Kantor terhadap Kegiatan
Kantor
Media komunikasi kantor
sangat berperan penting dalam
kehidupan perusahaan. Penggunaan
media komunikasi yang baik akan
menciptakan suasana yang baik juga.
Komunikasi
yang
baik
dapat
menciptakan atmosfir dan budaya baik
bagi perusahaan. Tujuannya adalah
untuk membentuk persamaan persepsi
atau tujuan. Hal ini dapat berdampak
terhadap produktivitas kantor.
Juga,
media
komunikasi
mempermudah
kerjasama
setiap
perangkat perusahaan untuk saling
bekerjasama sesuai dengan prosedur
dan tujuannya. Contohnya, media
komunikasi mempermudah kerjasama
antara satu divisi dengan divisi lainnya
dalam suatu perusahaan. Dengan
adanya media komunikasi pula,
perusahaan dapat berinteraksi dengan
konsumen dengan sangat mudah terkait
barang ataupun jasa yang ditawarkan.
Media komunikasi juga dapat
beperan sebagai media untuk membuat
keputusan.
Maksudnya,
media
komunikasi dapat membantu manajer
atau supervisor untuk membuat
keputusan yang akan berdampak bagi
berlangsungnya kegiatan kantor. Media
komunikasi juga dapat digunakan
untuk menganalisa faktor-faktor yang
baik bagi perusahaan, maupun faktorfaktor
yang
merugikan
atau
mengancam perusahaan. Selain itu,
media
komunikasi
dapat
juga
digunakan sebagai media untuk
berdiskusi
untuk
menentukan
keputusan secara musyawarah dan
disetujui oleh setiap perangkat kantor.
IV.
4.1.
Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan
Berdasarkan
uraian-uraian
sebelumnya, media komunikasi kantor
sangat berperan penting terhadap
berjalannya
kegiatan
kantor.
Sebagaimana fungsi dari media
komunikasi kantor tersebut yaitu untuk
media informasi, persuasi, evaluasi,
instruksi, dan untuk menyapa. Media
komunikasi juga dapat dimanfaatkan
dan dioptimalkan oleh seluruh
perangkat perusahaan, baik manajer,
Referensi
Mulyana,
Deddy.
2005.
Ilmu
Komunikasi Suatu Pengantar.
Bandung: PT Remaja.
Atmosudirdjo,
Prajudi.
1982.
Administrasi dan Manajemen
Umum. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Supinah, Pien. 2009. Wawasan
komunikasi. Diktat Mata Kuliah
Ilmu Komunikasi, Magister Ilmu
Komunikasi
Universitas
Muhammadiyah Jakarta, 16 Mei
2009.
supervisor, staff, maupun karyawan
sesuai tujuan dan kebutuhan masingmasing.
4.2.
Saran
Berdasarkan uraian sebelumnya
juga, media komunikasi kantor dapat
digunakan sesuai dengan fungsi dan
perannya dalam kegiatan kantor. Maka
dari itu, manajer dan supervisor perlu
mengatur dan merencanakan alur
komunikasi dengan baik, dan juga
memudahkan setiap karyawan untuk
saling berinteraksi sesuai dengan tugas,
fungsi, dan alur kegiatan dari satu divisi
ke divisi lain, ataupun dari perusahaan
ke luar perusahaan (perusahaan lain
ataupun konsumen).
Ahmad
Rohani.
1997.
Instruksional Edukatif.
Rineka Cipta.
Media
Jakarta:
Tubbs dan Moss, Conrad. 2005. Ilmu
Komunikasi. Jakarta: PT Gramedia.
Taufiqurrahman, Tajri. 2012. Definisi
Komunikasi Menurut Para Ahli.
Diunggah pada 21 September
2012.
https://catatankuliahkoe.wordpress
.com/2012/09/21/definisikomunikasi-menurut-para-ahli/
Pengecekkan Tingkat Plagiarisme via plagramme.com
Keberlangsungan Kegiatan Kantor
Diajukan Sebagai Tugas Besar Manajemen Kantor Semester 4
Oleh Fahrul Rozi (165311041)
Program Studi D3 – Bahasa Inggris
Politeknik Negeri Bandung
E-mail: [email protected]
Abstrak
Komunikasi kantor sangatlah penting bagi kegiatan dan produktivitas kantor.
Komunikasi menciptakan persamaan persepsi dari komunikator ke penerima /
komunikan. Media akan membantu untuk membuat komunikasi lancar. Baik
komunikasi langsung maupun komunikasi tidak langsung sangat diperlukan di kantor,
tergantung pada kebutuhan masing-masing pihak atau divisi. Kejelasan tujuan dan
kesamaan makna dapat meningkatkan kinerja ekspektasi kantor. Untuk lebih jelasnya,
media komunikasi kantor memungkinkan perintah atau instruksi, saran, informasi dan
sebagainya tersampaikan, sehingga efisiensi dan efektifitas pencapaian tujuan kantor
akan terwujud.
Kata Kunci: Komunikasi kantor, media, tujuan.
Abstract
Office communication is very important for the office activities and productivities.
Communication creates the same perception from the communicator to the
receiver/communicant. It may use media to make it fluent. Both direct communication
and indirect communication are necessary in the office, depend on the needs of each
party or division. The clarity of purpose and similarity of meaning can improve the
performance of office expectations. For more details, office communication media
allows command or instruction, suggestions, information and so on to be delivered
quickly and clearly, so that the efficiency and effectiveness of the achievement of office
goals will be realized.
Keywords: Communication office, media, goals.
I.
Pendahuluan
1.1.
Latar Belakang Masalah
Kantor adalah tempat yang
sangat peting bagi berlangsungnya
kegiatan organisasi atau perusahaan.
Kantor juga adalah tempat untuk
bertukar informasi dan gagasan dari
satu pihak ke pihak lain demi
kelancaran dan produktivitas kegiatan
organisasi atau perusahaan. Dalam
sebuah organisasi atau perusahaan,
biasanya memiliki individu-individu
dari latarbelakang yang berbeda-beda
dan
diharuskan
untuk
saling
bekerjasama demi tercapainya tujuan
perusahaan.
Maka
dibutuhkan
komunikasi yang baik diantara mereka
untuk menghindari kesalahpahaman.
Sebagai seorang pemimpin atau
pemilik
perusahaan,
diperlukan
ketelitian dan pemahaman tentang
komunikasi kantor. Hal ini bertujuan
agar
pemimpin
atau
pemilik
perusahaan
tersebut
mampu
menyampaikan tujuan, mengawasi, dan
menilai kinerja pegawai sesuai dengan
tujuan dan rencana awal perusahaan.
Untuk menunjang hal tersebut,
diperlukan media komunikasi kantor
yang baik. Pengelolaan media
komunikasi
yang
baik
akan
menghasilkan output yang baik pula.
1.2.
Rumusan masalah
1. Apa yang dimaksud dengan
Komunikasi kantor?
2. Apa saja tujuan komunikasi kantor?
3. Apa saja media yang menunjang
komunikasi kantor?
4. Bagaimana
peran
media
komunikasi terhadap kegiatan
kantor?
1.3.
Tujuan
1. Untuk menjelaskan pengertian dan
maksud komunikasi kantor.
2. Untuk menjelaskan tujuan adanya
komunikasi kantor
3. Untuk
menyebutkan
media
komunikasi
yang
menunjang
komunikasi kantor.
4. Untuk menjelaskan peran media
komunikasi terhadap kegiatan
kantor.
II.
Kajian Pustaka
Menurut Carl I. Hovland
(Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi
Suatu Pengantar, 2005) komunikasi
yaitu
sebuah
proses
yang
memungkinkan
seseorang
(komunikator)
untuk
dapat
menyampaikan rangsangan, dengan
tujuan untuk dapat mengubah prilaku
orang lain (komunikan). Dengan kata
lain, komunikasi bukan hanya tentang
menyampaikan informasi, komunikasi
juga dapat mempengaruhi pandangan
dan sikap seseorang untuk melakukan
apa yang diharapkan oleh pemberi
informasi. Sedangkan menurut Pien
Supinah (2009), komunikasi adalah
suatu proses yang terjadi antara dua
orang atau lebih yang membentuk
pertukaran informasi satu dengan yang
lainnya yang akhirnya timbul saling
pengertian yang mendalam atau
terciptanya suatu kebersamaan makna.
Pien menegaskan bahwa komunikasi
bukan hanya tentang pendengar
mendengarkan yang disampaikan oleh
informan,
melainkan
adanya
pertukaran informasi dan pemahaman
antara keduanya.
Menurut Prajudi Atmosudirjo
(1982), kantor adalah unit organisasi
terdiri atas tempat, staf personel dan
operasi ketatausahaan guna membantu
pimpinan. Sedangan menurut Kamus
Besar Bahasa Indonesia, kantor adalah
balai (gedung, rumah, ruang) tempat
mengurus suatu pekerjaan atau juga
disebut tempat bekerja.
Pengertian media menurut
Santoso S. Hamijaya (Ahmad Rohani,
Media Instruksional Edukatif, 1997)
yaitu semua bentuk perantara yang
dipakai orang penyebar ide, sehingga
ide atau gagasan itu sampai pada
penerima.
Jadi, media komunikasi kantor
yaitu alat-alat atau sarana yang
menunjang seluruh kegiatan kantor
yang
berhubungan
dengan
penyampaian pesan dan interaksi antar
perangkat kantor, organisasi, dan
perusahaan.
Media
komunikasi
memudahkan
kelancaran
alur
komunikasi dalam kantor. Hal ini dapat
berdampak pada keselarasan dan
produktivitas kantor.
III.
3.1.
Pembahasan
Metode
Metode yang penulis gunakan
dalam paper tersebut adalah studi
pustaka dengan membaca beberapa
literatur dari beberapa sumber seperti
buku produk karya dosen, e-book,
materi perkuliahan, dan lain-lain.
3.2.
Pokok Bahasan
3.2.1. Pengertian
Komunikasi
Kantor
Menurut William I. Gordon,
(Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi
Suatu Pengantar, 2005) Komunikasi
secara ringkas dapat didefinisikan
sebagai suatu transaksi dinamis yang
melibatkan gagasan dan perasaan.
Komunikasi dapat dikatakan sebagai
kegiatan bertukar informasi atau ide
untuk suatu tujuan tertentu. Sedangkan
kantor adalah Unit organisasi yang
terdiri atas tempat, staff personel, dan
operasi ketatausahaan untuk membantu
pimpinan
perusahaan
(Prajudi
Atmosudirjo).
Komunikasi kantor adalah
kegiatan penyampaian informasi atau
ide baik antar karyawan, manajer,
klien, maupun pihak lain di dalam
kantor dengan tujuan tertentu.
Komunikasi dalam kantor juga
memungkinkan adanya persamaan
persepsi antara satu pihak dengan pihak
lainnya agar terhindar dari segala
kesalahpahaman yang mengakibatkan
kerugian bagi perusahaan atau
organisasi. Komunikasi kantor terbagi
menjadi dua, yaitu komunikasi verbal
dan juga komunikasi non-verbal.
Komunikasi verbal adalah
komunikasi yang dilakukan secara lisan
maupun tulisan (surat menyurat).
Dalam komunikasi verbal secara lisan,
nada, suara dan emosional pembicara
harus diperhatikan karena akan
berpengaruh terhadap kata-kata yang
dipilih. Juga, komunikasi secara lisan
dapat dilakukan secara face-to-face
(langsung). Sedangkan komunikasi
secara tulisan tidak perlu dilakukan
secara langsung.
Sedangkan komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang
dilakukan tidak menggunakan katakata (baik lisan maupun tulisan).
Biasanya
komunikasi
non-verbal
menggunakan simbol-simbol, seperti
bahasa tubuh, isyarat, ekspersi wajah
(mimik), dan kontak mata.
3.2.2. Tujuan Komunikasi Kantor
1. Untuk Memberikan Informasi
Komunikasi kantor bertujuan
untuk
memberikan
informasi
seputar perusahaan atau informasi
lain, baik dari atasan kepada
karyawan, dari karyawan kepada
atasan, maupun antar karyawan.
Informan atau pemberi informasi
harus memberikan informasinya
dengan jelas agar penerima
informasi dapat mengerti dan
menerima
informasi
tersebut
dengan baik.
William I Gorden (Deddy
Mulyana, Ilmu Komunikasi Suatu
Pengantar, 2005) menyebutkan
bahwa salah satu fungsi komunikasi
adalah
fungsi
informasi
/
instrumental. Maksudnya hal ini
berfungsi untuk memberitahukan
ataupun menerangkan suatu fakta
atau informasi.
2. Untuk Membujuk
Komunikasi juga mengandung
muatan yang persuasif, maksudnya
pembicara
menginginkan
pendengarnya mempercayai bahwa
informasi
dan
fakta
yang
disampaikan akurat dan layak
diketahui. Maka, fungsi komunikasi
dalam hal ini bertujuan untuk
mendorong, mengubah sikap serta
keyakinan, dan mengubah perilaku
atau menggerakkan tindakan.
[William I Gorden (dalam Deddy
Mulyana, Ilmu Komunikasi Suatu
Pengantar, 2005)]
Singkatnya, komunikasi dapat
bertujuan
sebagai
sarana
membujuk.
Maksudnya
sang
pembicara, baik atasan maupun
karyawan,
bertujuan
untuk
meyakinkan pendengar untuk
percaya ataupun melakukan apa
yang dimaksud atau disampaikan.
3. Untuk Mengevaluasi
Dalam kantor, komunikasi juga
bertujuan sebagai alat untuk
mengevaluasi. Maksudnya setiap
pencapaian atau hasil yang didapat
oleh perusahaan akan di nilai di
akhir tahun atau di akhir periode.
Manajer atau supervisor akan
mengumpulkan data perusahaan
dan kinerja pegawai untuk nantinya
diberi komentar, masukan, dan
apresiasi lainnya.
4. Untuk Memberikan Instruksi
Dengan komunikasi, atasan
atau supervisor suatu perusahaan
bisa memberikan petunjuk kegiatan
kantor kepada para pegawai atau
perintah prosedural langsung untuk
para pegawai. Juga, komunikasi
dapat
dimanfaatkan
untuk
memberikan
arahan
kepada
konsumen terkait produk atau jasa
suatu perusahaan.
Menurut Conrad (Tubbs dan
Moss, 2005), fungsi perintah/
instruksi berkenaan dengan angotaanggota organisasi mempunyai hak
dan kewajiban membicarakan,
menerima,
menafsirkan
dan
bertindak atas suatu perintah.
Tujuan dari fungsi perintah adalah
koordinasi
diantara
sejumlah
anggota yang bergantung dalam
organisasi tersebut.
5. Untuk Menyapa
Komunikasi kantor dapat juga
bertujuan
untuk
menyapa.
Maksudnya, seluruh perangkat
kantor,
baik
atasan/manajer,
supervisor, staff divisi, dan
karyawan, dapat berinteraksi satu
sama lain untuk sekedar bertegur
sapa ataupun saling bertukar
informasi.
3.2.3. Media Komunikasi Kantor
1. Media Informasi
Dalam kegiatan kantor, banyak
hal atau media yang dapat
menunjang komunikasi kantor yang
bersifat informasi agar informasi
yang disampaikan dapat diterima
dengan baik dan dimengerti. Contoh
media informasi dalam komunikasi
kantor adalah memo internal, surat,
dan pengumuman langsung yang
dapat digunakan ketika akan
mengadakan rapat, pertemuan,
maupun tugas penting lainnya.
Contoh lainnya adalah telpon
kantor, telpon pribadi, atau pun
media
social
yang
dapat
dimanfaatkan
untuk
berbicara
dengan klien seputar barang ataupun
jasa yang ditawarkan. Media
informasi lain yang menunjang
komunikasi dalam kantor adalah
buku pedoman pegawai dan standar
operasional kantor. Kedua media
tersebut bertujuan memberikan
arahan kepada para staff dan
pegawai seputar tugas, fungsi, dan
tujuan dalam kegiatan perusahaan
atau organisasi tersebut.
2. Media Persuasi
Komunikasi yang bertujuan
persuasif dapat dimanfaatkan untuk
berbagai hal yang akan berdampak
positif bagi perusahaan. Beberapa
media persuasive diantaranya adalah
iklan, surat penawaran, maupun
brosur yang dapat digunakan untuk
memperkenalkan produk, karya, dan
jasa agar konsumen, pendengar, dan
pelihat merasa tertarik dengan apa
yang ditawarkan.
Contoh media persuasif dalam
kantor lainnya adalah komunikasi
antar perangkat kantor dengan
tujuan untuk berkumpul dan salah
satu perwakilan karyawan bertindak
sebagai
penengah
untuk
menyelesaikan suatu masalah.
Contoh lainnya adalah laporan
daftar kebutuhan baru untuk
perusahaan yang dapat diajukan dari
staff ke manajer.
3. Media Evaluasi
Evaluasi
kinerja
ataupun
pencapaian perusahaan sangatlah
diperlukan
untuk
dijadikan
gambaran
target
pencapaian
perusahaan selanjutnya. Oleh karena
itu media evaluasi memiliki andil
penting bagi perusahaan. Manajer
ataupun
supervisor
patut
mempertimbangkan berbagai media
komunikasi yang bersifat evaluatif.
Contoh dari media evaluasi
adalah laporan kegiatan tahunan
perusahaan, laporan pengendalian
mutu,
maupun
laporan
pertanggungjawaban per periode
yang bertujuan untuk dijadikan
acuan tentang kesuksesan dan
kekurangan perusahaan dalam
periode yang ditentukan. Contoh
lainnya adalah laporan keuangan
yang berfungsi untuk mencegah
kehilangan aset perusahaan dan
mengatur keluar masuknya aset
perusahaan selama periode tertentu.
Media lainnya adalah arsip
prestasi kerja. Manajer dan
supervisor dapat memanfaatkan
arsip ini untuk menilai kinerja para
pegawai, apakah sudah sesuai
standar atau masih belum memenuhi
standar, yang selanjutnya akan
ditindaklanjuti
oleh
manajer
maupun supervisor.
4. Media Instruksi
Setiap perusahaan ataupun
organisasi memiliki petunjuk atau
instruksi untuk melakukan kegiatan
atau berkenaan dengan penggunaan
peralatan.
Agar
tidak
ada
kesalahpahaman, manajer ataupun
supervisor perlu membuat mediamedia instruksi yang mampu
mempermudah para karyawannya.
Contoh media instruksi adalah buku
petunjuk penggunaan alat kantor,
seperti prosedur penggunaan dan
perawatan mesin fotokopi, mesin
produksi,
maupun
prosedur
penggantian
atau
perbaikan
peralatan dan perlengkapan kantor.
Contoh lain untuk media
instruksi
adalah
petunjuk
penggunaan produk dan garansi bagi
konsumen atas produk dan jasa yang
perusahaan tawarkan. Hal ini
bertujuan untuk meningkatkan
kepuasan konsumen atau pengguna
produk dan jasa.
5. Media Untuk Menyapa
Untuk
meningkatkan
keharmonisan dan ketentraman
dalam kantor maupun antara
perusahaan dan konsumen, maka
diperlukan komunikasi-komunikasi
yang dapat menimbulkan rasa
percaya satu sama lain. Salah satu
caranya
adalah
dengan
menggunakan media komunikasi
untuk menyapa. Media untuk
menyapa akan sangat bermanfaat
demi kepercayaan para karyawan
maupun
konsumen
terhadap
perusahaan.
Contoh media untuk menyapa
adalah pembicaraan kecil dalam
kantor, seperti menanyakan kabar,
menanyakan
keadaan,
dan
menanyakan pekerjaan, baik antar
karyawan, maupun atasan terhadap
karyawan.
Atau
dapat
juga
menggunakan kartu ucapan, ucapan
di
sosial
media,
maupun
pembicaraan langsung tentang harihari tertentu, seperti hari ulang
tahun, perayaan kesuksesan, dan
lain-lain yang dapat meningkatkan
kebersamaan seluruh perangkat
kantor.
Untuk
meningkatkan
kepercayaan konsumen terhadap
perusahaan,
perusahaan
dapat
menyebarkan diskon ataupun kupon
gratis bagi calon konsumen. Hal ini
bertujuan untuk meningkatkan
minat dan kepercayaan konsumen
terhadap perusahaan.
3.2.4. Peran Media Komunikasi
Kantor terhadap Kegiatan
Kantor
Media komunikasi kantor
sangat berperan penting dalam
kehidupan perusahaan. Penggunaan
media komunikasi yang baik akan
menciptakan suasana yang baik juga.
Komunikasi
yang
baik
dapat
menciptakan atmosfir dan budaya baik
bagi perusahaan. Tujuannya adalah
untuk membentuk persamaan persepsi
atau tujuan. Hal ini dapat berdampak
terhadap produktivitas kantor.
Juga,
media
komunikasi
mempermudah
kerjasama
setiap
perangkat perusahaan untuk saling
bekerjasama sesuai dengan prosedur
dan tujuannya. Contohnya, media
komunikasi mempermudah kerjasama
antara satu divisi dengan divisi lainnya
dalam suatu perusahaan. Dengan
adanya media komunikasi pula,
perusahaan dapat berinteraksi dengan
konsumen dengan sangat mudah terkait
barang ataupun jasa yang ditawarkan.
Media komunikasi juga dapat
beperan sebagai media untuk membuat
keputusan.
Maksudnya,
media
komunikasi dapat membantu manajer
atau supervisor untuk membuat
keputusan yang akan berdampak bagi
berlangsungnya kegiatan kantor. Media
komunikasi juga dapat digunakan
untuk menganalisa faktor-faktor yang
baik bagi perusahaan, maupun faktorfaktor
yang
merugikan
atau
mengancam perusahaan. Selain itu,
media
komunikasi
dapat
juga
digunakan sebagai media untuk
berdiskusi
untuk
menentukan
keputusan secara musyawarah dan
disetujui oleh setiap perangkat kantor.
IV.
4.1.
Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan
Berdasarkan
uraian-uraian
sebelumnya, media komunikasi kantor
sangat berperan penting terhadap
berjalannya
kegiatan
kantor.
Sebagaimana fungsi dari media
komunikasi kantor tersebut yaitu untuk
media informasi, persuasi, evaluasi,
instruksi, dan untuk menyapa. Media
komunikasi juga dapat dimanfaatkan
dan dioptimalkan oleh seluruh
perangkat perusahaan, baik manajer,
Referensi
Mulyana,
Deddy.
2005.
Ilmu
Komunikasi Suatu Pengantar.
Bandung: PT Remaja.
Atmosudirdjo,
Prajudi.
1982.
Administrasi dan Manajemen
Umum. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Supinah, Pien. 2009. Wawasan
komunikasi. Diktat Mata Kuliah
Ilmu Komunikasi, Magister Ilmu
Komunikasi
Universitas
Muhammadiyah Jakarta, 16 Mei
2009.
supervisor, staff, maupun karyawan
sesuai tujuan dan kebutuhan masingmasing.
4.2.
Saran
Berdasarkan uraian sebelumnya
juga, media komunikasi kantor dapat
digunakan sesuai dengan fungsi dan
perannya dalam kegiatan kantor. Maka
dari itu, manajer dan supervisor perlu
mengatur dan merencanakan alur
komunikasi dengan baik, dan juga
memudahkan setiap karyawan untuk
saling berinteraksi sesuai dengan tugas,
fungsi, dan alur kegiatan dari satu divisi
ke divisi lain, ataupun dari perusahaan
ke luar perusahaan (perusahaan lain
ataupun konsumen).
Ahmad
Rohani.
1997.
Instruksional Edukatif.
Rineka Cipta.
Media
Jakarta:
Tubbs dan Moss, Conrad. 2005. Ilmu
Komunikasi. Jakarta: PT Gramedia.
Taufiqurrahman, Tajri. 2012. Definisi
Komunikasi Menurut Para Ahli.
Diunggah pada 21 September
2012.
https://catatankuliahkoe.wordpress
.com/2012/09/21/definisikomunikasi-menurut-para-ahli/
Pengecekkan Tingkat Plagiarisme via plagramme.com