06211 MP Pelayanan Permohonan Surat Menyurat

Manual Prosedur
Pelayanan Permohonan
Surat Menyurat

JURUSAN TEKNOLOGI HASIL PERTANIAN
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2014

Manual Prosedur
Pelayanan Permohonan Surat Menyurat

Jurusan Teknologi Hasil Pertanian
Fakultas Teknologi Pertanian
Universitas Brawijaya
Kode Dokumen
Revisi
Tanggal
Diajukan oleh

:
:
:
:

01001 06211
0
11 Februari 2014
Koordinator Administrasi Jurusan

Dikendalikan oleh

Suniasih
NIP. 19670102 200112 2 001
: Sekretaris Jurusan

Disetujui oleh

Dr. Teti Estiasih, STP. MP.
NIP. 19701226 200212 2 001

: Ketua Jurusan

Dr. Agustin Krisna Wardani, STP. MSi.
NIP. 19690807 199702 2 001

I. Tujuan
Memberikan pedoman prosedur pelayanan permohonan surat menyurat bagi
ketua jurusan, administrasi jurusan Teknologi Hasil Pertanian (THP), dosen,
karyawan dan mahasiswa.
II. Ruang Lingkup
Manual Prosedur pelayanan permohonan surat menyurat adalah panduan
yang memuat prosedur tentang proses yang berkaitan dengan kegiatan surat
menyurat (surat masuk dan pembuatan surat keluar) di jurusan THP.
III. Pihak Terkait
a. Ketua Jurusan THP
b. Dosen Jurusan THP
c. Administrasi Jurusan THP
d. Bagian Umum Fakultas Teknologi Pertanian (FTP)
e. Mahasiswa
IV. Prosedur Pelayanan Permohonan Surat Menyurat

a. Surat Masuk untuk Jurusan THP
1. Surat masuk untuk ketua jurusan/dosen THP dari instansi atau jurusan
di luar THP diterima oleh Fakultas Teknologi Pertanian.
2. Fakultas meneruskan/menyampaikan surat kepada administrasi
jurusan THP.
3. Surat yang ditujukan kepada ketua jurusan diagendakan di
administrasi jurusan THP, sedangkan surat masuk untuk dosen dan
karyawan THP selanjutnya langsung diberikan kepada yang
bersangkutan.
4. Surat masuk diserahkan kepada ketua jurusan THP.
5. Ketua jurusan THP menindaklanjuti surat masuk.
6. Administrasi jurusan THP mengarsipkan surat masuk. Waktu yang
diperlukan untuk mengarsipkan surat masuk yaitu 5 menit.

Diagram Alir Pelayanan Surat Masuk untuk Jurusan
Mulai

Bag. Umum Fakultas

Menerima Surat dari Luar

(5 menit)

Bag. Umum Fakultas

Menyampaikan Surat ke Jurusan
(2 jam)

Adm. Jurusan

Mengagendakan Surat untuk
Kajur dan menggandakan untuk
diberikan Kajur lalu sisanya
diarsipkan (15 menit)

Adm. Jurusan

Surat dari luar

Buku Agenda
Surat Masuk

Mendistribusikan Surat untuk
Dosen atau Karyawan THP
langsung didistribusikan
(max 1 hari)

Selesai

b. Surat Keluar dari Ketua Jurusan THP ke Unit lain dalam
FTP/Fakultas lain/Instansi lain
1. Administrasi mendapatkan memo dari Ketua Jurusan untuk membuat
surat keluar atau menjawab surat masuk.
2. Administrasi jurusan membuat draft surat keluar.
3. Ketua Jurusan memeriksa draft surat keluar.
4. Apabila ada revisi, administrasi jurusan memperbaiki draft surat,
apabila draft surat sudah sesuai, ketua jurusan menandatangani surat
keluar.
5. Administrasi jurusan memberi nomor surat keluar, memberi stempel,
mengarsipkan dan mengirim ke unit dalam lingkup fakultas/fakultas
lain/instansi lain. Waktu yang diperlukan untuk membuat surat keluar

dari Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan ke unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain yaitu 15 menit.

Diagram Alir Pelayanan Surat Keluar ke Lingkungan FTP
Mulai

Ketua Jurusan

Membuat Memo untuk
pembuatan Surat Keluar atau
membalas Surat Masuk
(5 menit)

Adm. Jurusan

Menerima Memo pembuatan
Surat (1 menit)

Adm. Jurusan

Membuat draft Surat Keluar
(5 menit)

Ketua Jurusan

Memeriksa draft Surat Keluar
(1 menit)

Tidak
Sesuai

Buku Agenda
Surat Keluar

Perbaikan draft
Surat Keluar
(1 menit)

Ya

Adm. Jurusan

Penomoran, Pemberian Stempel,
Pengiriman dan Pengarsipan
Surat Keluar
(15 menit)

Selesai

Buku Agenda
Surat Keluar

c. Surat Keluar dari Mahasiswa THP ke Unit lain dalam
FTP/Fakultas lain/Instansi lain
1. Mahasiswa mengisi pengajuan surat keluar di buku surat keluar yang
telah disediakan oleh administrasi jurusan.
2. Administrasi jurusan membuat surat keluar untuk mahasiswa.
3. Administrasi jurusan meminta tanda tangan ke ketua jurusan.
4. Administrasi jurusan memberi nomor surat keluar, memberi stempel,
mengarsipkan dan mengirim ke unit dalam lingkup fakultas/fakultas

lain/instansi lain.
5. Waktu yang diperlukan untuk membuat surat keluar dari mahasiswa ke
unit lain dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain yaitu 1 (satu) hari.

Diagram Alir Pelayanan Surat Keluar untuk Mahasiswa
Mulai

Mahasiswa

Mengisi pengajuan Surat Keluar
di Buku Surat Keluar
(5 menit)

Adm. Jurusan

Membuat Surat Keluar untuk
Mahasiswa (5 menit)

Ketua Jurusan

Menyetujui tanda tangan Surat
Keluar (1 jam)

Adm. Jurusan

Memberikan Penomoran,
Pemberian Stempel, dan
Pengarsipan Surat Keluar
(15 menit)

Selesai

Buku Agenda
Surat Keluar

BUKU PENGAJUAN SURAT KELUAR DARI MAHASISWA THP
( 01001 09037 )

Dosen
Nama

NIM

Judul Penelitian
Pembimbing

Alamat Instansi Tujuan