06210 MP Pelayanan Permohonan Surat Menyurat PS S 2

Manual Prosedur
Pelayanan Permohonan
Surat Menyurat
PS Magister THP

JURUSAN TEKNOLOGI HASIL PERTANIAN
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2014

Manual Prosedur
Pelayanan Permohonan Surat Menyurat
PS Magister THP
Jurusan Teknologi Hasil Pertanian
Fakultas Teknologi Pertanian
Universitas Brawijaya
Kode Dokumen
Revisi
Tanggal
Diajukan oleh


:
:
:
:

01001 06210
0
11 Februari 2014
Administrasi PS Magister THP

Dikendalikan oleh

Imam Rosidi, A.Md
NIP. 19630522 199802 1 001
: Sekretaris Jurusan

Disetujui oleh

Dr. Teti Estiasih, STP. MP.

NIP. 19701226 200212 2 001
: Ketua Jurusan

Dr. Agustin Krisna Wardani, STP. MSi.
NIP. 19690807 199702 2 001

I. Tujuan
Memberikan pedoman prosedur pelayanan permohonan surat menyurat bagi
Dekan FTP, Pembantu Dekan I FTP, Ketua Program Studi Magister THP,
administrasi jurusan THP, administrasi PS Magister THP, bagian umum
fakultas, dan mahasiswa.
II. Ruang Lingkup
Manual Prosedur pelayanan permohonan surat menyurat adalah panduan
yang memuat prosedur tentang proses yang berkaitan dengan kegiatan surat
menyurat (surat masuk dan pembuatan surat keluar) di PS Magister THP.
III. Pihak Terkait
a. Dekan FTP
b. Pembantu Dekan I FTP
c. Ketua Program Studi Magister THP
d. Administrasi Jurusan THP

e. Administrasi PS Magister THP
f. Bagian Umum Fakultas Teknologi Pertanian (FTP)
g. Mahasiswa
IV. Prosedur Pelayanan Permohonan Surat Menyurat
a. Surat Masuk dari Unit lain/Fakultas lain/Instansi lain
1. Surat masuk yang ditujukan kepada dekan/Pembantu Dekan I
FTP/Ketua Program Studi Magister THP dari instansi atau jurusan lain
diterima oleh Fakultas Teknologi Pertanian.
2. Dekan/Pembantu Dekan I FTP/ Ketua Program Studi Magister THP
menindaklanjuti surat masuk.
3. Untuk surat masuk yang ditujukan kepada dekan/pembantu dekan I,
dijawab/direspon oleh dekan melalui sekretaris dekan, sedangkan
surat masuk yang ditujukan kepada Ketua Program Studi (KPS)
Magister THP disampaikan ke administrasi jurusan THP.
4. Administrasi jurusan THP menyampaikan surat masuk untuk KPS
Magister THP melalui administrasi PS Magister THP.
5. Administrasi PS Magister THP memberikan surat masuk kepada KPS
Magister THP
6. KPS Magister THP menindaklanjuti surat masuk.
7. Administrasi PS Magister THP mengarsipkan surat masuk.

b. Surat Keluar dari PS Magister THP ke Unit lain dalam
FTP/Fakultas lain/Instansi lain
1. Dekan/Pembantu Dekan I FTP/KPS Magister THP memberikan memo
kepada administrasi PS Magister THP untuk pembuatan surat keluar
atau menjawab surat masuk.
2. Administrasi PS Magister THP membuat draft surat keluar.

3. Dekan/Pembantu Dekan I FTP/KPS Magister THP memeriksa draft
surat keluar.
4. Apabila ada revisi, administrasi PS Magister THP memperbaiki draft
surat keluar, apabila draft surat sudah sesuai, Dekan/Pembantu Dekan
I FTP/KPS Magister THP menandatangani surat keluar.
5. Administrasi PS Magister THP memberi nomor surat keluar, memberi
stempel, mengarsipkan dan mengirim ke unit dalam lingkup
fakultas/fakultas lain/instansi lain. Waktu yang diperlukan untuk
membuat surat keluar dari PS Magister THP ke unit lain dalam
FTP/Fakultas lain/Instansi lain yaitu 15 menit.

c. Surat Keluar dari Mahasiswa PS Magister THP ke Unit lain dalam
FTP/Fakultas lain/Instansi lain

1. Mahasiswa mengisi pengajuan surat keluar pada form yang telah
disediakan oleh administrasi PS Magister THP.
2. Administrasi PS Magister THP membuat surat keluar untuk
mahasiswa.
3. Untuk surat keluar di lingkungan FTP, administrasi PS Magister THP
meminta tanda tangan kepada KPS Magister THP, sedangkan surat
keluar untuk instansi luar atau fakultas lain ditandantangani oleh
Dekan/Pembantu Dekan I.
4. Surat keluar yang ditandatangani oleh KPS Magister THP selanjutnya
oleh administrasi PS Magister THP diberi nomor surat keluar, stempel,
diarsipkan dan dikirim ke instansi/fakultas lain.
5. Surat keluar yang ditandatangani oleh Dekan/Pembantu Dekan I
selanjutnya oleh administrasi PS Magister THP diberikan kepada
bagian umum FTP untuk pemberian nomor surat keluar, stempel,
pengarsipan dan pengiriman ke instansi/fakultas lain.
6. Waktu yang diperlukan untuk membuat surat keluar dari mahasiswa ke
unit lain dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain yaitu 1 (satu) hari.

V.


Bagan Alir
a. Surat Masuk dari Unit lain/Fakultas lain/Instansi lain

Mulai

Instansi/Jurusan lain

Dekan/ PD I
FTP/Ketua PS
Magister THP

Administrasi Jurusan
THP

Ketua PS
Magister THP
Administrai S2

Ketua PS Magister
THPAdministrasi S2


Administrasi S2

Mengirimkan surat yang ditujukan kepada
Dekan/PD I FTP/Ketua PS Magister THP

Surat Masuk

Menindaklanjuti surat masuk
melalui sekretaris dekan (5 menit)

Menerima surat masuk yang ditujukan kepada
Ketua PS Magister THP (1 menit)

Menerima surat masuk dari administrasi
jurusan melalui administrasi S2 (1 menit)

Menindaklanjuti surat masuk
(5 menit)


Mengarsipkan surat masuk
(1 menit)

Selesai

Arsip surat masuk

b. Surat Keluar dari PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas
lain/Instansi lain
Mulai

Dekan/ PD I
FTP/Ketua PS
Magister THP

Administrasi S2

Dekan/ PD I
FTP/Ketua PS
Magister THP


Memberikan memo kepada administrasi S2
untuk pembuatan surat keluar atau menjawab
surat masuk (5 menit)

Membuat draft surat keluar
(10 menit)

Memo pembuatan
surat

Draft surat keluar

Memeriksa dan mengoreksi draft surat keluar
(5 menit)

Administrasi
S2

Memperbaiki draft surat keluar

(5 menit)

Dekan/ PD I
FTP/Ketua PS
Magister THP

Menandatangani surat keluar
(1 menit)

Administrasi S2

Memberi nomor surat keluar,
stempel, mengarsipkan (1 menit)

Administrasi S2

Mengirimkan surat keluar ke unit
lain dalam FTP/Fakultas lain/instansi
lain (1 hari)


Selesai

Surat hasil revisi

Arsip surat keluar

c. Surat Keluar dari Mahasiswa PS Magister THP ke Unit lain dalam
FTP/Fakultas lain/Instansi lain
Mulai

Mahasiswa PS
Magister THP

Administrasi S2

Dekan/ PD I
FTP/Ketua PS
Magister THP

Mengisi pengajuan surat keluar pada form yg
telah disediakan oleh administrasi S2 (5 menit)

Membuat draft surat keluar
(10 menit)

Form pengajuan surat
keluar

Draft surat keluar

Memeriksa dan mengoreksi draft surat keluar
(5 menit)

Administrasi
S2

Memperbaiki draft surat keluar
(5 menit)

Dekan/ PD I
FTP/Ketua PS
Magister THP

Menandatangani surat keluar
(1 menit)

Administrasi S2

Memberi nomor surat keluar,
stempel, mengarsipkan (1 menit)

Administrasi S2

Mengirimkan surat keluar ke unit
lain dalam FTP/Fakultas lain/instansi
lain (1 hari)

Selesai

Surat hasil revisi

Arsip surat keluar

FORM PENGAJUAN SURAT KELUAR DARI MAHASISWA PS MAGISTER
THP ( 01001 09038 )